Формирование и анализ информационных систем
Содержание
Введение
Краткая характеристика организации
Информационные ресурсы организации и их применение
Значение ИС в достижении стратегических целей организации
Основные направления стратегии развития ИС, рекомендуемые для данной организации
Факторы, влияющие на выбор информационной стратегии
Анализ управленческих действий по направлениям
Вывод
Список литературы
Введение
Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Существует много видов информационных систем: системы обработки данных, информационные системы управления, маркетинговые системы, системы бухгалтерского учета и другие, используемые в различных организациях.
В современных условиях возрастают требования к информатизации всех сфер жизнедеятельности человека. Это обусловлено появлением новых форм управленческой и производственной деятельности, и является стимулом для перехода к информационному обществу, в котором предоставление информации заинтересованным лицам основано на применении информационных систем.
Тем не менее, в Российской Федерации имеет место существенное: отставание в сфере развития информационных систем по сравнению с развитыми странами.
Целью данной курсовой работы является формирование и анализ информационных систем.
Объектом исследования в данной курсовой работе является общество с ограниченной ответственностью «На связи».
Предметом исследования является информационное обеспечение и уровень информатизации в данной организации.
Краткая характеристика организации
Общество с ограниченной ответственностью «На связи» основано 20 января 2007 года, является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании устава, действующего законодательства РФ. Место нахождения организации: г. Пермь, ул. Луначарского д.23, офис №4. Целями деятельности общества являются расширение рынка товаров и услуг в сфере страхования, а также извлечение прибыли. ООО «На связи» является профессиональным брокером на рынке страхования и сотрудничает с наиболее рейтинговыми страховыми компаниями. Среди них: «Росгосстрах», «Ренессанс», «Альфа-страхование», «Ресо-гарантия», «Ингосстрах», «Согласие», «Военно-страховая компания».
К основным видам деятельности относятся:
. Брокерская деятельность.
. Предоставление брокерских услуг по ипотечным операциям.
.Вспомогательная деятельность в сфере страхования и негосударственного пенсионного страхования.
. Деятельность страховых агентов.
Основными заказчиками являются как физические, так и юридические лица. К юридическим лицам относятся организации с большим парком автотранспорта, так как преимущественное направление организации - страхование транспортных средств.
На данный момент в организации работает 7 человек. У каждого сотрудника имеется свой персональный компьютер. В последующем, планируется расширение штата сотрудников и соответственно увеличение количества компьютеризованных рабочих мест.
Административная структура организации стандартна. Исполнительным органом организации является директор. Ему подчиняется начальник отдела страхования. Отдел страхования состоит из 5-ти сотрудников: начальника и страховых консультантов.
Должностные обязанности сотрудников:
. Директор (руководство в соответствии с действующим законодательством в пределах предоставленной компетенции всеми видами деятельности организации, а также организация взаимодействия всех структурных подразделений организации).
. Начальник отдела страхования:
возглавляет работу по проведению имущественного и личного страхования на закрепленном за ним участке и ведет учетно-аналитическую работу по уже заключенным договорам страхования.
Принимает активное участие в формировании агентской сети участка и контролирует работу страховых агентов по проведению обязательного и добровольного страхования клиентов в соответствии с правилами и инструкциями.
Еженедельно анализирует экономические показатели поступления страховых платежей на закрепленном участке и несет ответственность за выполнение квартального прогноза платежей в количественных и качественных показателях.
Проверяет работу страховых консультантов и своевременно принимает меры по устранению выявленных недостатков в их работе.
. Страховые консультанты:
осуществляют операции по заключению договоров имущественного и личного страхования.
Анализируют состав регионального контингента потенциальных клиентов, обслуживает физических лиц, представляющих учреждения, организации и предприятия различных форм собственности.
Проводят аргументированные беседы с потенциальными и постоянными клиентами с целью заинтересовать их в заключении или продлении договоров страхования (жизни и здоровья, движимого и недвижимого имущества, предпринимательской и коммерческой деятельности и др.).
Информационные ресурсы организации и их применение
Информация - самый ценный ресурс в нашей организации. Это основа работы. Но обладая только актуальной информацией, можно скорректировать работу отдела. Поэтому для эффективного управления продажами, а также автоматизации продаж страховых продуктов организации используется внутренняя программа «Insurance». Доступ к данной программе имеют все сотрудники организации с разными правами доступа.
Система имеет следующие функции:
Учет выполнения плана продаж по агентам
Учет договоров всех видов страхования.
Учет договоров страхования по агентам.
Получение страховых взносов.
Формирования плана платежей.
Начисление и выплата комиссионного вознаграждения.
Учет бланков строгой отчетности.
Формирование отчетов брокера в страховые компании.
При работе с клиентами, страховой консультант заносит данные в нашу базу, программа подготавливает договор страхования и после проверки выводит его на печать. Это позволяет клиенту тратить минимум времени на оформление договора, а консультанту минимум усилий. Программа автоматически производит расчет страховой премии по нескольким страховым компаниям.
По окончанию недели, программа формирует отчеты о продажах, а также график выполнения плана по каждому консультанту. Данные показатели обсуждаются на совещании, которое проводится каждую пятницу. Это позволяет всем сотрудникам владеть актуальной информацией о состоянии текущих дел.
Значение ИС в достижении стратегических целей организации
Стратегические цели представляют собой результаты, которых стремится достичь компания в перспективе. Стратегические цели разбиваются на четыре блока:
Финансы.
Клиенты.
Бизнес-процессы.
.Рост и обучение.
Стратегической целью организации ООО «На связи» в блоке «Финансы» на 2012 год является рост доходов на 30% по отношению к прошлому году. Этого можно добиться, развивая отношения с клиентами и повышая производительность. Для этого необходимо усовершенствовать внутреннюю программу «Insurance». Нужно добавить напоминание о дне рождении клиентов, а также рассылку поздравлений на праздники. Это поможет установить более прочные отношения с клиентом.
Стратегической целью организации ООО «На связи» в блоке «Клиенты» на 2012 год является увеличение клиентской базы на 80% по отношению к прошлому году. Для этого необходимо подключить sms-сервис, который бы уведомлял клиентов об акциях, проводимых страховыми компаниями, а также постоянно проводить обучение консультантам по продуктам и услугам страховых компаний.
Для достижения стратегической цели, указанной в блоке «Клиенты», необходимо поставить множество стратегических целей в блоке «Бизнес-процессы». Укажем некоторые:
Своевременное уведомление клиентов
Уменьшение количества отказов (работа с возражениями)
Повышение эффективности процесса продаж
Улучшение качества обслуживания
Своевременная доставка полисов до клиентов
Для реализации всех указанных стратегических целей в блоках «Финансы», «Клиенты», «Бизнес-процессы» необходимо постоянное обучение сотрудников организации. Умение управлять качеством обслуживания и процессом заключения договора, а также его дальнейшего сопровождения, необходимо для сохранения клиентской базы. Привлечение клиентов строится на умении общаться и вести переговоры, способность знать и понимать клиентскую среду, потребности покупателей, формулировать предложение ценности и успешно провести сделку требует навыков, которым необходимо обучать.
Основные направления стратегии развития ИС, рекомендуемые для данной организации
Под разработкой стратегии развития ИС понимается согласование целей бизнеса и используемых информационных технологий. Или, в чуть другой формулировке - как используемые информационные технологии могут поддерживать текущую и будущую деятельность организации, поддерживать имеющиеся у организации конкурентные преимущества и дать новые.
Более детально разработка стратегии ИС выливается в определение основных направлений развития, а также конкретных целей и задач на ближайшие 2-4 года по направлениям:
Оказываемые пользователям информационные услуги;
Организационная структура информационной службы.
Цели и задачи информационных услуг организации ООО «На связи»:
Информация должна быть доступна для пользователя в любое время, что повысит уровень продаж (для этого необходимо создать информационный ресурс - портал про страхование);
Информация должна быть всегда актуальной (необходимо обновлять информационный ресурс);
Разработка единых правил и стандартов работы в системе, что позволит увеличить производительность труда и избежать многих типичных ошибок в работе;
Обеспечение оптимальной информационной безопасности, для удаленного оформления договора страхования через интернет;
Используемые приложения, технические и программные средства, сети:
Для работы страховых консультантов используется внутренняя программа для оформления договоров «Insurance». Интерфейс программы и некоторые отчеты изменили свою форму, поэтому часть работы консультанты делают вручную. Необходимо обновить некоторые компоненты программы для повышения производительности труда;
Для поиска клиентов консультанты используют мобильный телефон и электронный почту. Денежный счет телефона пополняется вручную, с помощью счета, соответственно, если консультант заранее не уведомил руководство о необходимости пополнения счета, его работа приостанавливается до момента перечисления денег на счет. Для отсутствия простоев в работе необходимо настроить автоматическое пополнение счета с лимитом списания.
Факторы, влияющие на выбор информационной стратегии
В организации ООО «На связи» можно выделить следующие факторы, влияющие на выбор информационной стратегии:
Набор возможностей, которые предлагает система:
Перечень страховых компаний, с которыми можно работать в системе;
Формирование отчетности в различных формах по компаниям;
Пролонгация текущих договоров и создание новых;
Формирование заявлений по шаблонам страховых компаний, на основании данных, введенных в базу;
Возможность автоматического расчета стоимости договора страхования в нескольких компаниях с учетом их особенностей.
Стоимость системы. Для повышения производительности выполняемых работ, на мой взгляд, так как организация небольшая, можно приобрести подключение к информационной системе, находящейся в интернете, чем разрабатывать и постоянно обновлять свою систему
Сроки внедрения системы. На мой взгляд, внедрение данной системы можно выполнить в течение 3-4 месяцев, так как в системе небольшое количество внедряемых модулей, но большой объем настроек системы, включая всю отчетность и сам интерфейс системы.
Анализ управленческих действий по направлениям
Управление ИТ/ИС проектами
В условиях конкурентной рыночной среды к ИТ-проекту следует относиться как к самостоятельному инвестиционному проекту, то есть как к способу инвестирования средств в качественное улучшение управления компанией.
На сегодняшний день методология управления проектами доказала свое право считаться одним из самых эффективных способов успешной реализации проектов.
Универсальные знания и методы управления проектами позволяют решать такие задачи, как:
Определение целей проекта;
Подготовка обоснования проекта;
Его структурирование (подцели, подпроекты, фазы и т.д.);
Определение финансовых потребностей и источников финансирования;
Подбор поставщиков, подрядчиков и других исполнителей (на основе процедур торгов и конкурсов);
Подготовка и заключение контрактов;
Расчет сметы и бюджета проекта;
Определение сроков выполнения проекта и разработка графика реализации;
Контроль за ходом выполнения проекта и внесения корректив в план реализации;
Если относиться к ИТ-проекту, как к инвестиционному, то сама эта позиция предполагает получение прибыли от реализации проекта через некоторый промежуток времени. Поэтому уже в самом начале проекта необходимо пользоваться хорошо известной методикой определения эффективности. Это подразумевает выделение некоторых хорошо известных показателей (например, увеличение прибыли, сокращение оборотных средств, сокращение эксплуатационных и управленческих затрат, минимизация налоговых выплат и др.), и построение соответствующих моделей с дисконтированием денежных потоков по расчетным периодам. Выделение этих параметров и их оценка в конкретном ИТ-проекте является, безусловно, обязательной и непростой задачей, требующей отдельного рассмотрения. Особенностью ИТ-проектов является тот факт, что не всегда их эффективность выражается в деньгах. Время как параметр эффективности проекта также имеет право на существование. Например, снижение времени на осуществление какой-то операции в результате осуществления ИТ-проекта, является очень хорошим эффектом. Информационная система сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может лишь повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных. Увеличивает же прибыльность способность менеджмента принимать эффективные решения на основе этой информации.
Говоря об управлении проектами, несколько слов необходимо сказать о системном подходе.
Суть системного подхода заключается в решении конкретной проблемы. Любой проект является динамической системой, состоящей из взаимосвязанных элементов, и одновременно сам является составным компонентом другой, более сложной, динамической системы.
Успешность реализации любого проекта зависит от четкости формулирования целей и задач, какие цели преследует организация, какие результаты, и в каком виде организация планирует получить.
Результат проекта формулируется в виде цели.
Цели проекта необходимо формулировать с учетом интересов всех заинтересованных сторон. Для выявления всех целей, в том числе и скрытых, рекомендуется проводить декомпозицию целей, то есть расщепление главной цели на подцели и т.д.
Управление людскими ресурсами
ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние - это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.
Существующая структура будет модернизироваться.
Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.
К основным ее недостаткам следует отнести:
Существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
Наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
. Рационализация организационной структуры фирмы;
. Максимальная занятость всех работников;
. Высокий профессиональный уровень;
. Интеграция профессиональных функций за счет использования
Оценка стоимости владения ИТ/ИС
Концепция оценки совокупной стоимости владения ИТ (Total Cost of Ownership - ТСО)
Методика по определению TCO включает следующие этапы работ:
Сбор данных по существующим активам ИС предприятия, процессам управления ИТ, а также операциям конечных пользователей ИТ.
Формирование модели совокупных затрат предприятия на ИТ и определение эффективности существующих затрат на эксплуатацию информационной системы.
Сравнение совокупных затрат предприятия на ИТ с лучшими мировыми практиками и/или затрат на ИТ в отдельных филиалах или подразделениях между собой.
Определение вариантов изменения TCO в зависимости от возможных вариантов развития информационной системы, связанных с внедрением приложений, развитием инфраструктуры, обучением и повышением квалификации персонала или внедрением новых процессов управления ИТ.
Защита информационных ресурсов
Построение системы безопасности информации и ее функционирование должны осуществляться в соответствии со следующими принципами:
. Законность: предполагает осуществление защитных мероприятий и разработку системы безопасности информации организации в соответствии с действующим законодательством;
. Системность: системный подход к построению системы защиты информации предполагает учет всех взаимосвязанных, взаимодействующих и изменяющихся во времени элементов, условий и факторов, существенно значимых для понимания и решения проблемы обеспечения безопасности информации;
. Комплексность: комплексное использование методов и средств защиты компьютерных систем предполагает согласованное применение разнородных средств при построении целостной системы защиты, перекрывающей все существенные (значимые) каналы реализации угроз и не содержащей слабых мест на стыках отдельных ее компонентов;
. Непрерывность защиты: непрерывный, целенаправленный процесс, предполагающий принятие соответствующих мер на всех этапах жизненного цикла;
. Своевременность: предполагает упреждающий характер мер для обеспечения безопасности информации;
. Преемственность и совершенствование: предполагают постоянное совершенствование мер и средств защиты информации;
. Разумная достаточность (экономическая целесообразность); предполагает соответствие уровня затрат на обеспечение безопасности информации ценности информационных ресурсов и величине возможного ущерба;
. Персональная ответственность: предполагает возложение ответственности за обеспечение безопасности информации и системы ее обработки на каждого сотрудника в пределах его полномочий;
. Принцип минимизации полномочий: означает предоставление пользователям минимальных прав доступа в соответствии с производственной необходимостью;
. Взаимодействие и сотрудничество; предполагает создание благоприятной атмосферы в коллективах подразделений;
. Гибкость системы защиты: для обеспечения возможности варьирования уровня защищенности средства защиты должны обладать определенной гибкостью;
. Простота применения средств защиты: механизм защиты должны быть интуитивно понятен и прост в использовании, без значительных дополнительных трудозатрат;
. Научная обоснованность и техническая реализуемость: информационные технологии, технические и программные средства, средства и меры защиты информации должны быть реализованы на современном уровне развития науки и техники, научно обоснованы с точки зрения достижения заданного уровня безопасности информации и должны соответствовать установленным нормам и требованиям по безопасности информации;
. Специализация и профессионализм: предполагает привлечение к разработке средств и реализаций мер защиты информации специализированных организаций, имеющих опыт практической работы и государственную лицензию на право оказания услуг в этой области, реализация административных мер и эксплуатация средств защиты должна осуществляться профессионально подготовленными специалистами;
. Обязательность контроля: предполагает обязательность и своевременность выявления и пресечения попыток нарушения установленных правил безопасности.
Вывод
информационный ресурс управленческий стратегия
Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.
Для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.
Внедрение информационных систем может способствовать:
получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;
освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
обеспечению достоверности информации;
замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в организации;
уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.
В данной работе была рассмотрена информационная система организации ООО «На связи», а также дана оценка ее информационным технологиям.
Список литературы
1.Управление информационными ресурсами: 17 - модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. Годин В.В., Корнеев И.К. - М.: «Инфра-М», 2000.
.Костров А.В., Основы информационного менеджмента. М: Финансы и статистика, 2009 г.
.Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. 7-е изд. / Пер. с англ. под ред. Д.Р. Трутнева. - Спб.: Питер, 2005.
.Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента. Практикум: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2005.
.Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М.: ДМК Пресс, 2002.