- это функция, экстремальное (минимальное или максимальное) значение которой ищется на допустимом множестве в задачах математического программирования.
Целевой функцией ТК является:
F: x → max,
где: F - целевая функция,
x - полученная прибыль.
Целевая функция заключается в максимизации прибыли ТК при минимальных затратах.
Ограничения для F:
Z→ min,
K ≤ 101,
S ≤ 4200,
L ≤ 907000,
где: Z - затраты,
K - количество человек, работающих в магазине,
S - площадь всех занимаемых помещений в квадратных метрах,
L - расход на заработную плату в месяц в рублях.
2.2 Определение функции каждого элемента системы
Определим функции элементов СЭО с использованием теории множеств:
Fs = {Fu, Fr} U{Fvs},
где: Fs - функции системы ТК «СГ»,
Fu - множество функций управляющих элементов системы,
Fr - множество функций рабочих элементов системы,
Fvs - функции внешней среды.
Fvs = {f1, f2, f3, f4, f6},
где: f1 - контроль соблюдения законов и иных нормативных правовых актов РФ, регулирующих отношения в области защиты прав потребителей и при продаже отдельных предусмотренных законодательством видов товаров, выполнением работ, оказанием услуг;
f2 - осуществление контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения налоговых платежей, сборов;
f3 - выдача денежных средств с банковского счета;
f4 - предоставление отчета;
f5 - поставка товаров по оптовым ценам;
f6 - оплата купленного товара.
Fu = {Fd, Fz, Fo},
где: Fd - множество функций директора,
Fz - множество функций заместителей директора,
Fo - множество функций коммерческих и административных отделов.
Fd = {f4, f7, f8, f9, f10, f11, f12, f13, f14, f15, f16},
где: f4 - предоставление отчета;
f7 - управление зам. директора;
f8 - общее управление всеми отделами, рабочим персоналом, зам. директора по торговле стройматериалами и зам. директора по учету;
f9 - выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина;
f10 - формирование штата магазина;
f11 - составление бюджета магазина, контроль и оптимизация его расходной части;
f12 - проверка и отправка товарных заказов курским менеджерам;
f13 - обеспечение установленного режима работы магазина;
f14 - получение (в виде ведомости) средств фонда оплаты труда;
f15 - начисление зарплаты персоналу;
f16 - контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения, организация устранения неполадок.
Fz = {Fzd, Fzsm, Fzu},
где: Fzd - множество функций зам. директора,
Fsm - множество функций зам. директора по торговле стройматериалами,
Fzu - множество функций зам. директора по учету.
Fz = {f4, f8, f9, f10, f11, f12, f13, f14, f15, f16},
Все функции зам. директора ТК «СГ» совпадают с функциями директора, за исключением функции f7, т.к. управляемым зам. директора является он сам.
Fzsm = {f4, f17, f18, f19, f20},
где: f4 - предоставление отчета;
f17 - общее управление складом приемки / выдачи товара и подчиненным ему персоналом, отделом продаж и ПК-ми других отделов, ПК-ми отдела «строй площадка», отделом оперативного учета, операторами и бухгалтерами;
f18 - начисление зарплаты персоналу отдела;
f19 - выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника отдела;
f20 - принятие заказов от предприятий и организаций.
Fzu {f4, f14, f17, f21, f22, f23, f24, f25, f26},
где: f4 - предоставление отчета;
f14 - получение (в виде ведомости) средств фонда оплаты труда;
f17 - общее управление складом приемки / выдачи товара и подчиненным ему персоналом, отделом продаж и ПК-ми других отделов, ПК-ми отдела «строй площадка», отделом оперативного учета, операторами и бухгалтерами;
f21 - формирование информационной системы бухгалтерского учета и отчетности;
f22 - обеспечение контроля за расходованием средств фонда оплаты труда;
f23 - обеспечение порядка проведения инвентаризации и оценки имущества;
f24 - обеспечение своевременного перечисление налогов и сборов в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ и прочих денежных средств;
f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f26 - оказание методической помощи руководителям отделов и другим работникам ТК по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.
Fo = {Fah, Fsb, Fopt, Fak, Fns, Fsk, Fop, Fou},
Fsb - множество функций СБ,
Fopt - множество функций отдела оптовых продаж,
Fak - множество функций администрации кассы,
Fns - множество функций начальства смен охраны,
Fsk - множество функций склада приемки / выдачи товара,
Fop - множество функций отдела продаж,
Fou - множество функций отдела оперативного учета.
Fah = {f4, f25, f27, f28, f29, f30, f31},
где: f4 - предоставление отчета;
f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f27 - общее управление секретарями, электриком и уборщицами;
f28 - обеспечение хозяйственной деятельности ТК (руководство работами по благоустройству объекта, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.);
f29 - ведение учета в рамках своей компетенции;
f30 - контроль рационального расходования материалов и средств;- выполнение работ по организации табельного учета, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
Fsb = {f4, f32, f33, f34},
где: f4 - предоставление отчета;
f32 - общее управление начальством смен охраны, охранниками, складом приемки / выдачи товара и подчиненным ему персоналом;
f33 - обеспечение надежной защиты объектов предприятия от краж и других преступных посягательств, пожаров, аварий, актов вандализма, стихийных бедствий, общественных беспорядков и т.п.;
f34 - контроль и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря, средств связи, видеонаблюдения и прочей техники СБ.
Fopt = {f4, f17, f20, f35, f36},
где: f4 - предоставление отчета;
f17 - общее управление складом приемки / выдачи товара и подчиненным ему персоналом, отделом продаж и ПК-ми других отделов, ПК-ми отдела «строй площадка», отделом оперативного учета, операторами и бухгалтерами;
f20 - принятие заказов от предприятий и организаций;
f35 - поиск и привлечение оптовых покупателей;
f36 - предоставление товара покупателям.
Fak = {f4, f37, f38, f39, f40, f41, f42, f43, f44},
где: f4 - предоставление отчета;
f37 - управление кассирами;
f38 - подсчет общей выручки, включая кредиты;
f39 - сдача наличных средств инкассации;
f40 - обеспечение голосовых объявлений внутри ТК;
f41 - оформление доставки товара;
f42 - оформление самовывоза товара покупателем;
f43 - оформление дисконтной карты (карта скидок);
f44 - принятие жалоб от покупателей.
Fns = {f4, f34, f45, f46, f47, f48},
где: f4 - предоставление отчета;
f34 - контроль и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря, средств связи, видео наблюдения и прочей техники СБ;
f45 - управление охранниками;
f46 - проверка присутствия работников по графику;
f47 - проведение инструктажа по технике безопасности;
f48 - проверка соблюдения техники безопасности.
Fsk = {f4, f25, f36, f49, f50, f51, f52, f53, f54, f55},
где: f4 - предоставление отчета;
f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f36 - предоставление товара покупателям;
f49 - отправка товара;
f50 - принятие товара;
f51 - хранение товарного запаса;
f52 - управление кладовщиками;
f53 - управление грузчиками, водителями погрузчиков и водителями грузовиков;
f54 - контроль и содержание в исправном состоянии техники склада;
f55 - отправка актов боя/брака товара.
Fop = {f4, f25, f49, f50, f55, f56, f57, f58, f59, f60},
где: f4 - предоставление отчета;
f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f49 - отправка товара;
f50 - принятие товара;
f55 - отправка актов боя/брака товара;
f56 - хранение принятого товара;
f57 - управление ПК-ми других отделов;
f58 - составление и отправка товарных заказов директору;
f59 - составление и отправка товарно-кассового отчета директору;
f60 - составление актов боя/брака товара.
Fou = {f4, f61, f62, f63, f64, f65, f66, f67},
где: f4 - предоставление отчета;
f61 - управление операторами;
f62 - приём заявок на поставку продукции от клиентов ТК;
f63 - своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов;
f64 - систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии;
f66 - внос новых цен и наименования товаров в базу данных;
f67 - консультация покупателей по ассортименту и ценам.
Fr = {Fskr, Fe, Fub, Foh, Fk, Fpk, Fps, Fopr, Fb, Fks, Fg, Fvp, Fvg},
где: Fskr - множество функций секретарей,
Fe - множество функций электриков,
Fub - множество функций уборщиц,
Foh - множество функций охранников,
Fk - множество функций кладовщиков,
Fpk - множество функций ПК-ов других отделов,
Fps - множество функций продавцов-консультантов отдела «строй площадка»,
Fopr - множество функций операторов,
Fb - множество функций бухгалтеров,
Fks - множество функций кассиров,
Fg - множество функций грузчиков,
Fvp - множество функций водителей погрузчиков,
Fvg - множество функций водителей грузовиков.
Fskr = {f68, f69, f70, f71},
где: f68 - выполнение работ по организации табельного учета, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов;- информационно-справочное обслуживание ТК и документационное обеспечение его деятельности;- организационное обеспечение деятельности руководства;- ведение кадровой документации и кадрового учета.
Fe = {f72, f73, f74, f75, f76},
где: f72 - где: поддержание исправного состояния, безаварийную и надежную работу обслуживаемых устройств и электрооборудования;- монтаж новых электрических сетей;- проведение планово-предупредительного ремонта.- обеспечение правильной эксплуатации, своевременного качественного ремонта электрических сетей ТК;- ликвидирует неисправности в работе устройств, их ремонт, монтаж и регулировку.
Fub = {f77, f78, f79},
где: f77 - уборка помещений магазина;
f78 - сборка и уборка мусора в установленное место;
f79 - контроль работы светильников в санитарных узлах и наличия средств туалета.
Foh = {f80, f81, f82, f83, f84, f85},
где: f80 - охрана ТК и материальных ценностей;
f81 - проверка документов у проходящих через служебный вход лиц;
f82 - контроль за ввозом и вывозом (выносом) материальных ценностей и товара;
f83 - досмотр вещей, а также личный досмотр рабочих;
f84 - предупреждение и пресечение правонарушений на охраняемых объектах;
f85 - задержание лиц, пытающихся незаконно вывезти (вынести) материальные ценности с охраняемого объекта или подозреваемых в совершении правонарушений, и сопровождение их в караульное помещение или отделение милиции.
Fk = {f25, f36, f49, f50, f53, f86},
где: f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f36 - предоставление товара покупателям;
f49 - отправка товара;
f50 - принятие товара;
f53 - управление грузчиками, водителями погрузчиков и водителями грузовиков;
f86 - обеспечение соблюдения правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности.
Fpk = {f41, f42, f49, f50, f87, f88, f89, f90, f91, f92},
Fps = {f41, f42, f49, f50, f87, f88, f90, f91, f92},
где: f41 - оформление доставки товара;
f42 - оформление самовывоза товара покупателем;
f49 - отправка товара;
f50 - принятие товара;
f87 - консультирование покупателей по имеющимся в продаже товарам;
f88 - проверка товара перед продажей;
f89 - оформление гарантии;
f90 - оформление заявок на поставку продукции для клиентов ТК;
f91 - наблюдение за техническим состоянием оборудования отдела;
f92 - уборка пыли на витринах и товарах отдела.
Fopr = {f62, f63, f64, f65, f66, f67},
где: f62 - приём заявок на поставку продукции от клиентов ТК;
f63 - своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов;
f64 - систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии;
f65 - ведение необходимых журналов, отчетов и другой документации (в т.ч. в электронном виде);
f66 - внос новых цен и наименования товаров в базу данных;
f67 - консультация покупателей по ассортименту и ценам.
Fb = {f22, f25, f93, f94},
где: f22 - обеспечение контроля за расходованием средств фонда оплаты труда;
f25 - участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей;
f93 - ведение информационной системы бухгалтерского учета и отчетности;
f94 - участие в проведении инвентаризации и оценки имущества.
Fks = {f42, f95, f96, f97, f98, f99},
где: f42 - оформление самовывоза товара покупателем;
f95 - прием оплаты купленного товара;
f96 - выдача сдачи покупателю;
f97 - делать скидку обладателям дисконтных карт;
f98 - выбивать и отдавать чеки покупателям;
f99 - выдача заработной платы работникам ТК.
Fg = {f100, f101, f102, f103},
f101 - погрузка;
f102 - разгрузка;
f103 - уборка упаковочного материала.
Fvp = {f100, f101, f102, f103, f104},
где: f100 - проверка целостности груза;
f101 - погрузка;
f102 - разгрузка;
f103 - уборка упаковочного материала;
f104 - ремонт техники и контроль ее исправного состояния.
Fvg = {f100, f102, f103, f104, f105},
где: f100 - проверка целостности груза;
f102 - разгрузка;
f103 - уборка упаковочного материала;
f104 - ремонт техники и контроль ее исправного состояния;
f105 - доставка товаров покупателям.
2.3 Разработка структурно-функциональной организации системы
Разработка структурно-функциональной организации системы представлена в Приложении 2 на рисунке 2.1.
Обозначения структурно-функциональной схемы:
- точечный красный штрих обозначает объединение управляющих элементов, на основании идентичности почти всех функций;
пунктирный синий штрих обозначает границы функционирования системы: внутри него расположены элементы, представляющие собой самостоятельные системы, с которыми взаимодействует система ТК;
- представляет собой направленность действия функции по отношению к какому-либо элементу системы.
Вывод: в ходе функционального описания СЭО как системы были выявлены многочисленные системные функции, обеспечивающие управление и взаимодействие подчиненных ему элементов. Но, тем не менее, из структурно-функциональной схемы следует, что некоторые элементы (например, ИФНС, Банк и др.) при взаимодействии с данным СЭО не находятся под его контролем и имеют самостоятельность. Это свидетельствует о том, что в структуре функциональных связей присутствуют самостоятельные системы, взаимодействие с которыми обеспечивает достижение цели данного СЭО.
3. Информационное описание выбранного СЭО как системы
3.1 Определение информационных потоков СЭО
Представим описание информационных потоков системы на теоретико-множественном языке:
Is = {Iu, Ir} U{Ivs},
где: Is - множество информационных потоков системы ТК «СГ»,
Iu - множество информационных потоков управляющих элементов системы,
Ir - множество информационных потоков рабочих элементов системы,
Ivs - множество информационных потоков внешней среды.
Ivs = {i1, i2, i3, i4, i5, i6},
где: i1 - комиссиальная проверка;
i2 - контроль электронных банковских счетов и документов перевода денежных средств;
i3 - электронный перевод, наличные средства;
i4 - отчет о проделанной работе;
i5 - отправка товара;
i6 - заявка на поставку товаров;
i7 - запись в книге жалоб.
Iu = {Id, Iz, Io},
где: Id - множество информационных потоков директора,
Iz - множество информационных потоков заместителей директора,
Io - множество информационных потоков коммерческих и административных отделов.
Id = {i8, i9, i10, i11, i12, i13},
где: i8 - сведения о медицинском состоянии сотрудников магазина, сертификаты качества на продукцию
i9 - приказ;
i10 - трудовой договор;
i11 - товарно-кассовый отчет;
i12 - электронные файлы содержащие перечень наиболее продаваемых за месяц товаров;
i13 - ведомость общей суммы трудовых выплат и ведомость трудовых выплат ТК.
Iz = {Izd, Izsm, Izu},
где: Izd - множество информационных потоков зам. директора,
Ism - множество информационных потоков зам. директора по торговле стройматериалами,
Izu - множество информационных потоков зам. директора по учету.
Iz = {i8, i10, i11, i12, i13, i14},
Все информационные потоки зам. директора ТК «СГ» совпадают с функциями директора, за исключением потока i9, т.к. приказы может издавать только директор, и нового потока управления персоналом для заместителя i14 - распоряжения.
Izsm = {i4, i14, i15},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i15 - ведомость трудовых выплат ТК.
Izu {i2, i4, i14, i16, i17},
где: i2 - контроль электронных банковских счетов и документов перевода денежных средств;
i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i16 - проверка ведомости трудовых выплат ТК и остатка средств фонда оплаты труда;
i17 - контроль проведения инвентаризации и оценки имущества.
Io = {Iah, Isb, Iopt, Iak, Ins, Isk, Iop, Iou},
где: Iah - множество информационных потоков АХО,
Isb - множество информационных потоков СБ,
Iopt - множество информационных потоков отдела оптовых продаж,
Iak - множество информационных потоков администрации кассы,
Isk - множество информационных потоков склада приемки / выдачи товара,
Iop - множество информационных потоков отдела продаж,
Iou - множество информационных потоков отдела оперативного учета.
Iah = {i4, i14},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения.
Isb = {i4, i14},
информационный множественный системный
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения.
= {i4, i14, i18, i19},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i18 - личные встречи, телефонные переговоры и т.д.;
i19 - каталог, номенклатурные документы.
Iak = {i4, i14, i20, i21, i22},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i20 - сдача выручки;
i21 - мягкие чеки;
i22 - пластиковая карта;
Ins = {i4, i14, i23},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i23 - журнал регистрирования рабочих;
Isk = {i4, i5, i14, i24, i25},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i5 - отправка товара;
i14 - распоряжения;
i24 - отправка товара покупателям;
i25 - акты боя/брака товара.
Iop = {i4, i5, i12, i14, i25, i26},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i5 - отправка товара;
i12 - электронные файлы содержащие перечень наиболее продаваемых за месяц товаров;
i14 - распоряжения;
i25 - акты боя/брака товара;
i26 - товарно-кассовый отчет (сдается один раз в месяц).
Iou = {i4, i14, i27},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения;
i27 - консультация покупателей по ассортименту и ценам.
Ir = {Iskr, Ie, Iub, Ioh, Ik, Ipk, Ips, Iopr, Ib, Iks, Ig, Ivp, Ivg},
где: Iskr - множество информационных потоков секретарей,
Ie - множество информационных потоков электриков,
Iub - множество информационных потоков уборщиц,
Ioh - множество информационных потоков охранников,
Ik - множество информационных потоков кладовщиков,
Ipk - множество информационных потоков ПК-ов других отделов,
Ips - множество информационных потоков продавцов-консультантов отдела «строй площадка»,
Iopr - множество информационных потоков операторов,
Ib - множество информационных потоков бухгалтеров,
Iks - множество информационных потоков кассиров,
Ig - множество информационных потоков грузчиков,
Ivp - множество информационных потоков водителей погрузчиков,
Ivg - множество информационных потоков водителей грузовиков.
Iskr = {i4, i28},
где: i4 - отчет о проделанной работе.
i28 - табельного учет, графики отпуска и распорядка рабочего дня, организационное обеспечение деятельности руководства;
Ie = {i4},
где: i4 - отчет о проделанной работе.
Iub = {i4},
где: i4 - отчет о проделанной работе.
Ioh = {i4, i29},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i29 - составление перечня ввозимых и вывозимых (выносимых) материальных ценностей и товара.
Ik = {i4, i14},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i14 - распоряжения.
= {i4, i5, i21, i27, i30, i31, i32}, = {i4, i5, i21, i27, i31, i32},
i5 - отправка товара;
i21 - мягкие чеки;
i27 - консультация покупателей по ассортименту и ценам;
i30 - оформление гарантии;
i31 - контроль исправности технического оборудования отдела;
i32 - уборка пыли на витринах и товарах отдела.
Iopr = {i4, i27},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i27 - консультация покупателей по ассортименту и ценам.
Ib = {i4, i16, i33},
где: i4 - отчет о проделанной работе;
i16 - обеспечение контроля за расходованием средств фонда оплаты труда;
i33 - участие в проведении инвентаризации и оценки имущества.
Iks = {i20, i34, i35, i36, i37},
где: i20 - сдача выручки;34 - установка печати на мягком чеке;
i35 - выдача сдачи покупателю;
i36 - скидку обладателям дисконтных карт;
i37 - выдача кассовых чеков;
Ig = {i38, i39},
где: i38 - погрузка и разгрузка товара;
i39 - погрузка упаковочного материала.
Ivp = {i38, i39},
где: i38 - погрузка и разгрузка товара;
i39 - погрузка упаковочного материала.
Ivg = {i5, i40},
где: i5 - отправка товара;
i40 - разгрузка товара.
3.2 Разработка информационной организации системы
На этапе оформления мягкого чека возникает ряд проблем: общая сумма покупок высчитывается только в заполнительной форме документа, в спроектированном чеке общую сумму вводят вручную; необходимо три копии документа, ручного заполнения ф.и.о. продавца, подтверждения данных документов администрацией кассы. Все эти условия замедляют процесс торговли.
С помощью средств программирования системы «Кристалл» необходимо осуществить автоматический перенос общей суммы из формы ввода в сформированный чек. Чтобы каждый раз не указывать количество печатных копий можно осуществить в опциях печати создание готового набора заданий печати, в котором установить количество распечаток документа. Также можно заранее ввести реквизиты всех продавцов отдела, а не только старшего, чтобы осуществить автоматизированный ввод ф.и.о. продавца.
Вывод: в ходе информационного описания СЭО ТК «СГ» было определено многозначное множество информационных потоков. У систем с таким количеством данных осуществляется очень сложный и запутанный обмен информацией, который, безусловного, нуждается в упрощении.
Заключение
В ходе выполнения курсовой работы была достигнута основная цель: разработка структурно-функциональной организации системы, на основе методов теории систем и системного анализа. Также для системы была определена целевая функция с заданными ограничениями, при которых она может быть достигнута. Разработана структурная организация системы ТК «СГ», выявлены её основные элементы и взаимосвязи между ними. Система представлена в виде взаимодействующих элементов с использованием теоретико-множественного описания. Также разработана структурно-функциональная организация системы: определены основные функции элементов и установлено, что целевая функция системы не совпадает с функциями отдельных элементов. Разработано информационное описание системы, указаны виды информации, циркулирующие в системе, установлено, что между собой информацией могут обмениваться элементы разных уровней, также указаны информационные потоки внешней среды, которые влияют на деятельность системы.
Литература
1. Пер. с англ. под. ред. В.Я. Алтаева и Э.Л. Наппельбаума «Общая теория систем» // М.: Мир, 1986.
. Черняк Ю.И. «Системный анализ в управлении экономикой» // М.: Экономика, 1975.
. Дж. Диксон «Проектирование систем: изобретательство, анализ и принятие решений» // М.: Мир, 1969.
. Клиланд Д., Кинг В. «Системный анализ и целевое управление». // М.: Сов.радио, 1974.
. Филлипс Д., Гарсиа - Диас А. «Методы анализа сетей» // М.: Мир, 1984.
. Лекции по предмету «Теория систем и системный анализ».