Общая характеристика и совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации Управления ветеринарии

Общая характеристика и совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации Управления ветеринарии

Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика деятельности управления ветеринарии Тюменской области

1.1 Регламентация деятельности Управления ветеринарии Тюменской области

1.2 Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области

Глава 2. Современная система делопроизводства управления ветеринарии Тюменской области

2.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование современного делопроизводства

2.2 Состав и анализ оформления документации Управления ветеринарии

2.3 Технология работы с документами

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности управления ветеринарии тюменской области на основе автоматизации

3.1 Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

3.2 Подбор системы электронного документооборота для Управления ветеринарии Тюменской области

3.4 Техническое обоснование внедрения автоматизированных систем делопроизводства в Управлении ветеринарии Тюменской Области и расчет экономического эффекта от внедрения электронного документооборота

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Документы являются информационной основой деятельности любой организации, именно в документах содержится до 85% информационных ресурсов. Тем не менее, сегодня документационное обеспечение управления традиционно рассматривается как вторичная задача, призванная обслуживать процессы принятия управленческих решений. Но подробная вторичность не предполагает не высокую значимость процессов обработки документов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных.

Таким образом, основная проблема российского делопроизводства - это необходимость преодоления противоречия между централизованным бюрократическим делопроизводством, сложившимся в предшествующие десятилетия, и новым формирующим менеджментом, который нуждается в оперативной, более экономичной и гибкой системе работы со служебной документацией.

Разрешение этого противоречия требует обновления теории и практики традиционного делопроизводства, реформирования данной сферы деятельности.

Это обновление требует больших усилий, так как делопроизводство относится к наиболее инерционным системам, которые упорно сопротивляются нововведениям.

Основополагающую роль в решении проблем документирования должен сыграть закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией, удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения.

Таким образом, настоящая курсовая работа преследует своей целью изучение особенностей документирования деятельности, также исследование и подбор оптимального программного обеспечения для ведения делопроизводства Управления ветеринарии Тюменской области.

При подготовке настоящего исследования автору необходимо решить комплекс следующих задач:

üизучить нормативно-правовую и методическую базу, регулирующую документирование деятельности Управления ветеринарии Тюменской области;

üвыявить на основе анализа нормативно-правовых и методических актов правила документационного обеспечения деятельности Управления ветеринарии;

üохарактеризовать требования и правила составления отдельных видов документов;

üрассмотреть цели, задачи и этапы внедрения автоматизированных систем делопроизводства;

üдать характеристику некоторым программным системам автоматизации делопроизводства и документооборота обосновать эффективность предлагаемых документов путем оценки и расчета экономической эффективности.

Поставленные задачи обусловили структуру работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложения.

Эффективность документационного обеспечения управления (ДОУ) в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов, следовательно, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами. В основе работы службы делопроизводства всегда стояли учет, контроль и справочная работа по документам. Однако возможности быстрого поиска необходимых документов раньше ограничивались высокой трудоемкостью ведения необходимых справочных картотек, а многие запросы даже не ставились, так как для их выполнения требовался просмотр большого количества документов. Кроме того, бумажные картотеки, занимающие много места, использовались в делопроизводстве лишь 2 - 3 года, а затем сдавались в архив или уничтожались. Это делало крайне сложным выполнение тематических запросов, если нужные документы относились к разным делам и годам. Внедрение автоматизированных систем сделало возможным быстрое нахождение любого документа или группы документов и качественное выполнение множества тематических запросов, тем самым, повышая эффективность принятия управленческих решений.

Нормативно - методической базой для документирования деятельности любого, в частности муниципального учреждения, является следующее:

üГосударственная система документационного обеспечения управления;

üПостановление Госкомстата Российской Федерации от 6 апреля 2001 г. №26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

üГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Здесь говориться о правильности оформления, ведения и хранения документации, также оговаривается правильное расположение реквизитов любого управленческого документа.

Государственная система документационного обеспечения управления, в третьей главе, которой оговаривается организация документооборота в организации.

Документооборот ГСДОУ определяется так - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Порядок движения документов в организации закрепляется по схемам прохождения документов, которые разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

В целом ГСДОУ подробно описывает порядок прохождения документов в организации, с момента его получения и регистрации, до сдачи его в архив или отправки адресату.

Помимо этого определены и другие требования, применяемые к информационно поисковым системам; оперативному хранению документов; составлению номенклатуры дел; контролю исполнения документов; подготовке их к передаче в ведомственный архив; экспертизе ценности и т.д.

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты. Одним из таких регуляторов выступает ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет порядок оформления; общее количество реквизитов на бланке организации; порядок их расположения и т.д.

Локальное нормотворчество в работе представлено большим количеством организационно-правовых документов, таких как, Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, Инструкция по делопроизводству, Должностные инструкции. Эти документы в зависимости от значимости определяют порядок работы Управления, устанавливают требования к организации работы и др.

Автоматизация данного процесса работы с документами не только устраняет все недостатки, но и значительно расширяют возможности выполнения важнейших задач служб делопроизводства - контроль за исполнением документов и информационно-справочную работу по документам.

Сегодня проблема автоматизации делопроизводственных операций является весьма актуальной для многих организаций, учреждений и фирм самого разного уровня. К решению этой проблемы необходимо походить весьма осторожно, так как процесс внедрения автоматизированных систем только начался. Эта проблема в настоящее время интересует многих исследователей.

Так, Г.Ю. Максимович, пишет о том, что "традиционные способы хранения и поиска информации, преобладающие в отечественной практике, в условиях непрерывного активного роста объемов информационных потоков становится малоэффективными. Осознание этого факта приводит к необходимости применения принципиально новых методов и средств обработки, хранения и передачи информации, оперирующих с большими ее объемами в реальном времени. Такие методы и средства представляют современные компьютерные технологии".

С.Л. Кузнецов, говорит о том, что "по настоящему массовый переход от традиционных делопроизводственных технологий в обработке документов к автоматизированным только начался, и первым этапом в этой работе является внедрение автоматизированных систем регистрации документов".

Кузнецов рассматривает данную проблему с двух сторон. С одной стороны он пишет о том, что процесс автоматизации необходим и необратим в наше время, а с другой, что при внедрении автоматизированных систем специалисты начинают сталкиваться с новыми проблемами, которых раньше не существовало.

Эту же проблему рассматривает и О.А. Ефимова. Она делает попытку анализа современных систем автоматизации делопроизводства. Ефимова пытается определить структуру и задачи делопроизводства, рассматривает подходы и к автоматизации, делает анализ современных автоматизированных систем делопроизводства.

М.П. Бобылева пишет о том, что "в связи с расширением применения в учреждениях и организациях современных автоматизированных систем документооборота необходимо в первую очередь проанализировать всю структуру документооборота на данном предприятии. Этот анализ является одним из непременных условий подготовки к внедрению автоматизированных систем".

Помимо исследователей сегодня интерес к системам автоматизации ДОУ, традиционно называемых системами электронного документооборота (СЭД), проявляют и руководители многих организаций. Поэтому представляется важным оценить, как внедрение СЭД сказывается на работе в области ДОУ.

управление ветеринария электронный документооборот

Глава 1. Характеристика деятельности управления ветеринарии Тюменской области

1.1 Регламентация деятельности Управления ветеринарии Тюменской области

Тюменская область занимает большую часть Западно-Сибирской равнины и фактически делит территорию России на две большие части: западнее - Урал и Европейская часть страны, восточнее - Азиатская: Сибирь и Дальний Восток. Область отличается экстремальными природно-климатическими условиями на большей части своей территории - 90% ее отнесено к районам Крайнего Севера или приравнено к ним.

Становление ветслужбы Тюменской области совпадает с изданием Указа Президиума Верховного Совета РСФСР об организации Тюменской области 15 августа 1944 года.

До указанного срока административное и методическое руководство госветучреждениями, размещенными на территории вновь организованной Тюменской области, осуществлялось отделом ветеринарии и областной ветеринарии лабораторией управления сельского хозяйства Омского облисполкома.

Областная ветеринарная служба с государственной инспекцией образована в соответствии с Законом "О ветеринарном деле на территории РСФСР", распоряжением Совета Министров РСФСР от 30.10.1991 г. №1129-Р и распоряжением Администрации Тюменской области № 593 от 10.04.1992 г.

Ветеринарная служба является самостоятельным структурным подразделением при управлении сельского хозяйства и продовольствия Администрации Тюменской области. Образована в целях повышения эффективности ветеринарного обслуживания животноводства области и улучшения управления ветеринарной службой на основе повышения самостоятельности и инициативы подразделений, входящих в состав ветеринарной службы, координации их деятельности в вопросах организации и осуществления мероприятий по профилактике заболеваний животных и ликвидации их при возникновении, повышение сохранности и продуктивности животных, укрепления материально-технической базы.

Ветеринарная службы организовала и координировала работу подчиненных ей организаций и учреждений:

.Областной противоэпизоотический отряд;

2.Областная ветеринарная лаборатория;

.Межрайонные ветеринарные лаборатории;

.Станции по борьбе с болезнями животных, птицы, рыб;

.Городские ветеринарные станции.

Предприятия, организации и учреждения, входящие в административное подчинение областной ветеринарной службы сохраняют хозяйственную самостоятельность и права юридического лица.

Основными задачами ветеринарной службы были:

.Руководство ветеринарным делом, совершенствование организации мероприятий по предупреждению и ликвидации заразных и незаразных болезней животных, птиц, рыб, пчел и диких зверей во всех предприятиях и находящихся в личной собственности граждан;

2.Осуществление контроля за выполнением требований ветеринарного Устава и ветеринарного законодательства при переработке продукции животноводства в целях успешной борьбы с болезнями животных;

.Руководство подчиненными организациями и учреждениями, расположенными на территории области;

.Проведение ветеринарных мероприятий по защите животных от оружия массового поражения;

.Охрана населения от болезней, общих для человека и животных;

.Организация внедрения достижений науки в ветеринарии и передовой практики в производство.

Распоряжением администрации Тюменской области № 635-р от 18.07.1994 г. Областная ветеринарная служба с ветинспекцией преобразована в Управление ветеринарии с государственной ветеринарной инспекцией Администрации Тюменской области.

Вследствие преобразований, структура Управления ветеринарии с государственной ветеринарной инспекцией Администрации Тюменской области приобрела следующий вид:

.Руководство

2.Отдел организации противоэпизоотических мероприятий;

.Отдел ветеринарно-санитарной экспертизы;

.Подотдел лечебно-профилактических мероприятий;

.Общий отдел.

Сеть подчиненных предприятий сохранилась, также были сохранены все функции, которые выполняла Ветеринарная служба.

Постановлением Правительства Тюменской области № 28-п от 18.05.2005 г. Управление ветеринарии Администрации Тюменской области переименовано в Управлением ветеринарии Тюменской области.

На сегодняшний день Управление ветеринарии Тюменской области имеет устойчивую структуру (Приложение 1) и четкое разделение функций по отделам:

.Начальник Управления ветеринарии Тюменской области

2.Заместитель начальника Управления

.Отдел госветнадзора

.Отдел надзора за безопасностью продукции животного происхождения и лабораторного контроля

.Отдел противоэпизоотических и специальных ветеринарных мероприятий

.Отдел бухгалтерского учета и отчетности

.Общий отдел

Управление ветеринарии Тюменской области (далее - управление ветеринарии) является уполномоченным органом исполнительной власти Тюменской области в сфере ветеринарии с подведомственными ему государственными организациями ветеринарии, обладает правами юридического лица, имеет гербовую печать, открывает счета в соответствии с действующим законодательством.

Управление ветеринарии имеет в своем подчинении:

§областной противоэпизоотический отряд;

§областную, межрайонные, районные ветеринарные лаборатории;

§районные, городские станции по борьбе с болезнями животных с соответствующими подразделениями.

Организации и учреждения, подчиненные управлению ветеринарии, сохраняют хозяйственную самостоятельность и права юридического лица.

Управлению ветеринарии подконтрольны все предприятия, учреждения, организации, находящиеся на территории области, осуществляющие свою деятельность в области ветеринарии, кроме предприятий, организаций, учреждений федерального значения.

Финансирование деятельности управления ветеринарии осуществляется за счет средств областного бюджета.

В своей деятельности управление ветеринарии руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, постановлениями, приказами и указаниями Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, законодательством Тюменской области, настоящим Положением.

Свою деятельность управление ветеринарии осуществляет во взаимодействии с другими структурными подразделениями Тюменской области. По специальным вопросам управлению ветеринарии подчинены все расположенные на территории области ветеринарные службы, для которых указания управления ветеринарии являются обязательными.

Основными задачами управления ветеринарии является:

Реализация федеральных, областных целевых программ по предупреждению и ликвидации карантинных и особо опасных (по перечню, утверждаемому федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере агропромышленного комплекса, включая ветеринарию) болезней животных, включая сельскохозяйственных, домашних, зоопарковых и других животных, рыб, пчел, и осуществление областных планов ветеринарного обслуживания животноводства.

Руководство ветеринарной службой области и ее совершенствование на основе науки и практики ведения ветеринарного дела.

Защита человека от болезней, общих для человека и животных.

Охрана территории области от заноса заразных болезней животных, в том числе из иностранных государств.

Задачи в области ветеринарии осуществляет государственная ветеринарная служба области во взаимодействии с ведомственными ветеринарно-санитарными и производственными ветеринарными службами.

Разработка и реализация мер по эффективному расходованию государственных и муниципальных средств и рациональному использованию государственного и муниципального имущества в курируемой сфере.

В соответствии с поставленными задачами Управления ветеринарии выполняет следующие функции:

Управление ветеринарии осуществляет руководство и контроль за деятельностью областных, районных, городских ветеринарных организаций и учреждений, подчиненных управлению ветеринарии.

Составляет проекты финансирования ветеринарно-санитарных мероприятий и смет расходов на содержание ветеринарных организаций и учреждений, непосредственно подчиненных управлению ветеринарии, вносит в органы государственной власти Тюменской области предложения о размерах ассигнований из областного бюджета, необходимых для проведения противоэпизоотических мероприятий на предприятиях и организациях независимо от форм собственности.

Изучает ветеринарно-санитарное и эпизоотическое состояние объектов животноводства и на основе анализа разрабатывает соответствующие мероприятия по предупреждению и ликвидации болезней животных.

Совместно с органами санитарно-эпидемиологического надзора области разрабатывает мероприятия по профилактике болезней, общих для человека и животных.

Управление осуществляет контроль за:

§выполнением предприятиями, учреждениями, организациями области и гражданами федерального и областного законодательства по вопросам ветеринарии;

§организацией диагностической и лечебной работы, выполнением планов противоэпизоотических мероприятий (включая мероприятия по предупреждению и ликвидации болезней, общих для человека и животных), а также организацией ветеринарного надзора;

§ветеринарно-санитарным состоянием объектов животноводства, предприятий и организаций, осуществляющих заготовку, хранение и переработку продукции и сырья животного происхождения, кроме объектов федерального значения;

§ветеринарно-санитарным состоянием рынков, базаров, ярмарок и проведением мероприятий, направленных на профилактику пищевых отравлений людей;

§выполнением ветеринарно-санитарных правил при экспорте-импорте животных, птиц, пушных зверей, пчел, рыб, продуктов животноводства, а также сырья животного происхождения;

§исполнением ветеринарного законодательства на мясокомбинатах, рыбокомбинатах, молокозаводах, хладокомбинатах и других предприятиях по переработке и хранению продуктов животноводства, а также предприятиях по их заготовке и торговле, рынках, базарах, ярмарках, выставках;

§доброкачественностью кормов;

§использованием денежных средств и специальной техники, оборудования, выделенных на проведение ветеринарных мероприятий, содержание ветеринарных учреждений, строительство, ремонт производственных, помещений жилищного фонда государственной ветеринарной сети;

§применением в животноводстве и ветеринарии биологических, химических и других препаратов, а также проведением мероприятий по обеспечению радиационной и бактериальной безопасности животных;

§ветеринарно-санитарной обработкой транспортных средств, используемых для перевозки животных, продуктов и сырья животного происхождения;

§составлением и выполнением планов работ областными и районными ветеринарными организациями и учреждениями, непосредственно подчиненными управлению ветеринарии;

§целевым и рациональным использованием бюджетных средств в пределах полномочий Управления.

По результатам контроля информирует руководителей предприятий, организаций и учреждений о выявленных нарушениях зоогигиенических норм и ветеринарно-санитарных правил с целью привлечения виновных лиц к ответственности в установленном порядке.

Управление ветеринарии:

§организует ликвидацию очагов заболеваний на всех объектах животноводства Тюменской области путем подготовки и представления на утверждение Правительства Тюменской области проекта распоряжения о наложении карантина, организации проведения диагностических мероприятий, контроля за перемещением животных в карантинной зоне, вакцинации животных, лечения животных;

§рассматривает технико-экономические обоснования на проектно-сметную документацию строительства животноводческих помещений и ферм, предприятий по убою скота, переработке и хранению продуктов и сырья животного происхождения, утилизационных и комбикормовых заводов, кроме объектов федерального значения;

§принимает участие в подборе и расстановке кадров руководителей областных, городских ветеринарных учреждений, главных ветврачей районов, директоров ветеринарных лабораторий и главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий.

Разрабатывает мероприятия по внедрению достижений науки и передового опыта, направленных на обеспечение благополучия ветеринарно-санитарного состояния животноводства, повышения продуктивности животных.

Планирует перспективное развитие и размещение ветеринарно-санитарных объектов в области.

Разрабатывает и представляет на утверждение Правительства Тюменской области и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации планы основных противоэпизоотических мероприятий.

Ведет статистический учет движения карантинных болезней, падежа животных на территории области по формам статистического учета и отчетности в соответствии с требованиями Госкомитета Российской Федерации. Анализирует и обобщает данные, разрабатывает и вносит на рассмотрение Правительства Тюменской области соответствующие предложения.

Определяет потребность государственных ветеринарных учреждений и сельскохозяйственных организаций в ветеринарных специалистах, разрабатывает меры по обеспечению их кадрами, организует и проводит курсы повышения квалификации ветеринарных специалистов.

Дает заключение на:

§проекты отвода земельных участков под строительство и выбор мест забора воды для животноводческих помещений и ферм, предприятий по убою скота, переработке и хранению продуктов и сырья животного происхождения, утилизационных и комбикормовых заводов, кроме объектов федерального значения;

§новые биологические препараты, государственные санитарно-технические условия, изобретения и рационализаторские предложения в ветеринарии и представляет их в вышестоящий ветеринарный орган;

§соответствие зоогигиеническим нормам и ветеринарно-санитарным требованиям вводимых в эксплуатацию производственных и ветеринарных объектов на животноводческих фермах и комплексах, предприятиях мясной и молочной промышленности, предприятиях по переработке и хранению продуктов и сырья животного происхождения.

Создает в установленном порядке необходимый резерв биологических препаратов, медикаментов, антибиотиков, дезинфицирующих средств и распоряжается его использованием.

Прочие функции осуществляются согласно Закону Российской Федерации "О ветеринарии" и другим нормативным актам Российской Федерации.

Для обеспечения выполнения своих задач и функций управление ветеринарии имеет право:

Требовать от должностных лиц предоставления документов и сведений для выяснения противоэпизоотического состояния животных, ветеринарно-санитарного состояния животноводства, а также проведения мер, обеспечивающих профилактику и ликвидацию болезней животных и птиц.

Устанавливать причины, условия возникновения и распространения заразных болезней животных и небезопасных в ветеринарно-санитарном отношении продуктов животноводства.

В соответствии со ст.9 Закона РФ "О ветеринарии" начальник управления, его заместители имеют право беспрепятственно посещать и обследовать предприятия, учреждения и организации с целью проверки исполнения ими ветеринарного законодательства Российской Федерации, проведения противоэпизоотических и других ветеринарных мероприятий и соблюдения действующих ветеринарных правил, предъявлять предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам требования о проведении противоэпизоотических и других ветеринарных мероприятий, об устранении нарушений ветеринарного законодательства Российской Федерации, а также осуществлять контроль за выполнением этих требований.

Вносить предложения в органы государственной власти и местного самоуправления:

§о запрещении ввоза и вывоза из районов, отдельных хозяйств и области животных, продуктов и сырья животного происхождения в случаях неблагополучия по заразным заболеваниям животных;

§о создании в установленном Законом Российской Федерации "О ветеринарии" порядке чрезвычайных противоэпизоотических комиссий;

§о введении на отдельных территориях области карантина, других ограничений, направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов заразных и массовых незаразных болезней животных;

§о приостановлении хозяйственной деятельности предприятий, организаций, учреждений и граждан в случаях нарушения ими Закона Российской Федерации "О ветеринарии", невыполнения решений соответствующих органов государственного ветеринарного надзора;

§иные предложения в соответствии с действующим законодательством.

Давать руководителям предприятий, организаций, отдельным гражданам обязательные для исполнения указания по убою или уничтожению животных в случаях заболеваний их особо опасными заразными болезнями, а также об уничтожении, переработке или ином использовании продуктов и сырья животного происхождения, признанных в связи с заболеваниями животных непригодными к употреблению.

Приостанавливать или запрещать впредь до проведения необходимых мероприятий и устранения имеющихся нарушений Закона Российской Федерации "О ветеринарии" производство, хранение, реализацию продукции животноводства.

Привлекать в лице начальника управления - Главного государственного ветеринарного инспектора Тюменской области и его заместителей к ответственности должностных лиц предприятий, организаций, учреждений и граждан за нарушение ветеринарного законодательства Российской Федерации.

Давать заключение о соответствии зоогигиенических норм к ветеринарно-санитарным требованиям вводимых в эксплуатацию объектов на животноводческих фермах, в рыбоводных хозяйствах, на предприятиях по переработке и хранению продуктов и сырья животного происхождения.

Управление ветеринарии несет ответственность за:

oблагополучное эпизоотическое состояние всех объектов (кроме объектов федерального значения) животноводства, птицеводства, пушного звероводства, кролиководства, пчеловодства, рыбоводства, а также животных, находящихся в личной собственности граждан и подсобных хозяйств предприятий, организаций и учреждений;

oвыполнение ветеринарных мероприятий организациями и учреждениями непосредственного подчинения;

oдоведение в установленные сроки директивных документов вышестоящих органов (приказов, инструкций, правил, наставлений) по вопросам ветеринарии, обязательных для исполнения районными, городскими, областными государственными ветеринарными подразделениями;

oсвоевременную информацию об эпизоотическом и ветеринарно-санитарном состоянии сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий и внесение необходимых предложений по профилактике и ликвидации заболеваний животных.

Начальник управления ветеринарии одновременно является Главным государственным ветеринарным инспектором Тюменской области, назначается на должность и освобождается от должности Губернатором области по согласованию с Министерством сельского хозяйства Российской Федерации.

Начальник управления ветеринарии - главный государственный ветеринарный инспектор Тюменской области имеет заместителей, назначаемых и освобождаемых от должности Губернатором области:

§руководит деятельностью управления ветеринарии и несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций, организует работу, распределяет обязанности между заместителями и утверждает должностные обязанности работников управления ветеринарии;

§является распределителем средств, выделенных на проведение противоэпизоотических мероприятий, и капитальных вложений, предназначенных на строительство и реконструкцию производственно-технической базы подведомственных организаций и учреждений государственной ветеринарной службы области, а также на приобретение специализированной ветеринарной техники, приборов и лабораторного оборудования;

§разрабатывает и осуществляет мероприятия по организации стиля, методов работы управления ветеринарии, укреплению исполнительской дисциплины работников;

§издает приказы, дает указания, обязательные для исполнения организациями, учреждениями, имеющими в своем составе ветеринарную службу;

§назначает и освобождает от занимаемой должности работников управления ветеринарии;

§разрабатывает перспективные и годовые планы подготовки и повышения квалификации рабочих кадров;

§обеспечивает оперативное и правильное ведение делопроизводства в соответствии с действующими инструкциями;

§обеспечивает рассмотрение в установленном порядке предложений, заявлений, жалоб граждан, осуществляет их личный прием;

§утверждает штатные расписания аппарата управления ветеринарии и подведомственных организаций и учреждений в пределах установленной численности работников, а также соответствующие сметы расходов на их содержание в пределах утвержденных на соответствующий период бюджетных ассигнований;

§представляет для согласования курирующему заместителю Губернатора кандидатуры на должности заведующих отделами;

§поощряет отличившихся работников, применяет дисциплинарные взыскания к нарушителям трудовой и исполнительской дисциплины, формирует резерв кадров на выдвижение и организует работу с ними;

§представляет курирующему заместителю Губернатора области кандидатуры на должности руководителей межрайонных, районных ветеринарных лабораторий, областных государственных ветеринарных организаций, руководителей станции по борьбе с болезнями животных, госветинспекторов городов и районов;

§направляет курирующему заместителю Губернатора области необходимые материалы для решения вопроса об освобождении от занимаемой должности руководителей межрайонных, районных ветеринарных лабораторий, областных государственных ветеринарных организаций, руководителей станции по борьбе с болезнями животных, госветинспекторов городов и районов.

Начальник управления ветеринарии представительствует по всем вопросам, входящим в компетенцию управления ветеринарии, во всех государственных и общественных предприятиях, организациях и учреждениях, судебных органах, выдает доверенности (в том числе с правом передоверия), а также заключает от имени управления ветеринарии хозяйственные договоры.

Реорганизация и ликвидация управления ветеринарии Тюменской области осуществляется на условиях и в порядке, предусмотренных действующим законодательством.

1.2 Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области

Основным нормативно-правовым актом, регулирующим деятельность Управления является Конституция РФ, которая оговаривает практически все стороны деятельности любого учреждения, организации, предприятия, независимо от форм их собственности.

Управлении ветеринарии в своей деятельности руководствуется множеством правовых актов, среди них на первом месте стоит Закон РФ "О ветеринарии". Под ветеринарией понимается область научных знаний и практической деятельности, направленных на предупреждение болезней животных и их лечение, выпуск полноценных и безопасных в ветеринарном отношении продуктов животноводства и защиту населения от болезней, общих для человека и животных.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации. Будучи основным законом Российской Федерации, Конституция также определяет круг свобод и прав граждан в части осуществления ими своих интересов.

Закон РФ "О стандартизации" регулирует отдельные стороны работы с информацией и документацией, устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов.

Предпосылки создания в России единого информационного пространства в 1995 году побудили Правительство принять закон, который регулировал бы отношения, связанные с появлением в государстве помимо природных ресурсов еще и такой категории, как информационные ресурсы. Базовым законом информационного законодательства является федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации", который устанавливает отношения в сфере информационного обмена в едином информационном пространстве. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

. Порядок документирования информации;

. Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней;

. Порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Вопросы оформления многих документов в учреждении также находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи (Федеральный закон "О связи", правила предоставления услуг телеграфной связи, почтовой связи, утвержденные постановлениями Правительства России), так как в своей деятельности Управлению ветеринарии Тюменской области часто приходится обмениваться информацией путем переписки, а данное законодательство как раз содержит требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информатизации, Постановлениях Правительства "Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ, "Об улучшении информационного обеспечения населения РФ и др.

Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене от 4 июля 1996 года № 85-Ф направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ "О государственной тайне от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Начальник Управления несет персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности учреждения. Вопросы, касающиеся хранения документов, нашли свое отражение в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г. , направленные на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими. Но в силу того, что данный законодательный акт устарел, в 2004 году приняли новый закон. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации". Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами является ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления), которая устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Основная цель ГСДОУ упорядочение документооборота организации, сокращений количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствования работы аппарата управления. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Глава 2. Современная система делопроизводства управления ветеринарии Тюменской области

2.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование современного делопроизводства

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления, причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышении качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

В развитие основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

нормативные документы министерств ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных другими законодательными актами;

документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации;

должностные лица организации при работе с документами руководствуются требованиями основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общероссийских и отраслевых нормативных и методических документов;

общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления России, субъектов РФ и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии;

общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышая их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств;

единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, отраслевых стандартов, стандартов субъектов РФ и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику субъекта (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перченей документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации. Будучи основным законом Российской Федерации, Конституция также определяет круг свобод и прав граждан в части осуществления ими своих интересов.

Закон РФ "О стандартизации" регулирует отдельные стороны работы с информацией и документацией, устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов.

Базовым законом информационного законодательства является федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации", который устанавливает отношения в сфере информационного обмена в едином информационном пространстве. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

. Порядок документирования информации;

. Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней;

. Порядок правовой защиты информации.

Вопросы оформления многих документов в учреждении также находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи (Федеральный закон "О связи", правила предоставления услуг телеграфной связи, почтовой связи, утвержденные постановлениями Правительства России), так как в своей деятельности Управлению ветеринарии Тюменской области часто приходится обмениваться информацией путем переписки, а данное законодательство как раз содержит требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи.

Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене от 4 июля 1996 года № 85-Ф направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ "О государственной тайне от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Начальник Управления несет персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности учреждения. Вопросы, касающиеся хранения документов, нашли свое отражение в. Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации". Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" №1212 от 01.11.1999 г.

Постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации" №268 от 27.12.1995 г.

Постановление Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" №26 от 06.04.2001 г.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

ГОСТ Р 6.30. - 2003 "Унифицированная системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению".

ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца".

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ 1.5-2002 "Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, содержанию и обозначению".

2.2 Состав и анализ оформления документации Управления ветеринарии

Процесс управления регулируется с помощью права. В первую очередь это касается определения статуса субъектов и объектов правового положения каждого звена управления любой организацией (самостоятельный функциональный орган или самостоятельный исполнитель, подчиняющийся непосредственному руководителю), связано с точностью определения цели и задачи его деятельности, способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые он вступает с другими звеньями управления.

Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование деятельности Управления делами, все документы создаваемые в данном учреждении можно разделить на несколько систем:

üорганизационно-правовой документации;

üраспорядительной документации;

üсправочно-информационной документации.

Оптимальный режим управления организацией может быть обеспечен, лишь путем сочетания возможности требовать. Именно взаимодействие предписания, дозволения и запрета - один из конкретных методов правового регулирования.

Для эффективной организации управленческой деятельности необходимо документально зафиксировать основные составляющие управленческой деятельности:

структуру и правовой статус конкретного органа управления;

порядок функционирования органов управления;

фиксирование функций, распределение полномочий, ранжирование задач, персонализацию ответственных должностных лиц;

осуществления деятельности органов управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры необходимо придать документальную форму правилам регулирования выполняемых работ, оказываемых услуг, определить перечень вопросов подлежащих рассмотрению в конкретном случае и подчинить их заранее установленным требованиям.

Отражение такого рода вопросов нашло себя в таких организационно-правовых документах Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, инструкциям по различным видам деятельности, штатном расписании.

Систему организационно-правовых документов от других видов документов отличает ряд особенностей:

во-первых, организационно-правовые документы основаны на нормах административного права, являются юридической основой деятельности организации и поэтому обязательны для исполнения;

во-вторых, с точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным (они действуют до их отмены либо до замены и утверждения новых);

в-третьих, разработка организационных документов, как правило, возлагается на руководство хозяйствующего субъекта, с привлечением юридической службы и высококвалифицированных специалистов, хорошо ориентирующихся в особенностях организационного и функционального построения организации.

Специфическая направленность этой системы документации позволяет условно разделить ее на два типа: учредительную, на основании которой действует организация как хозяйствующий субъект, и функциональную, регулирующую отдельные стороны деятельности организации.

Наиболее значимыми документами системы организационно-правовой документации Управления ветеринарии из группы функциональных документов являются Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, штатное расписание и должностная инструкция.

Правовым актом, устанавливающим статус, функции, права, обязанности и ответственность обособленных подразделений является Положение.

Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области состоит из следующих разделов:

. Общие положения;

. Основные задачи управления ветеринарии;

. Функции управления ветеринарии;

. Права управления ветеринарии;

. Ответственность управления ветеринарии;

. Руководство управления ветеринарии;

. Реорганизация и ликвидация управления ветеринарии.

В первом разделе "Общие положения" кратко обозначен статус Управления ветеринарии Тюменской области, в частности сказано, что "Управление ветеринарии Тюменской области является уполномочены органом исполнительной власти Тюменской области в сфере ветеринарии с подведомственными ему государственными организациями ветеринарии…", перечислены организации, находящиеся в непосредственном подчинении, а также указаны законодательные нормативно-методические документы, на основе которых разработано это Положение.

раздел Положения ставит перед Управлением определенные задачи, которые можно было бы свести к общему знаменателю - реализация федеральных, областных целевых программ по предупреждению и ликвидации карантинных и особо опасных болезней животных и разработка и реализация мер по эффективному расходованию и использованию бюджетных средств и вверенного имущества.

В разделе 3 "Функции управления ветеринарии" четко очерчен круг функций, возложенных на Управление. Достаточно подробно прописан контроль за деятельностью предприятий, организаций и частных лиц, так или иначе задействованных в агропромышленном комплексе. Также на Управление возлагаются такие функции, как организация ликвидации очагов заболеваний на всех объектах животноводства Тюменской области; разработка мероприятий по внедрению достижений науки и передового опыта; ведение статистического учета движения карантинных болезней и падежа животных; планирование перспектив развития и размещения ветеринарно-санитарных объектов в области и т.д.

Для обеспечения выполнения своих задач и функций управление ветеринарии имеет права, которые описаны в разделе 4 "Права управления ветеринарии". Согласно тексту Положения представители Управления вправе требовать от должностных лиц предоставление документов и сведений для выяснения противоэпизоотического состояния животных; беспрепятственно посещать и обследовать предприятия, учреждения и организации с целью проверки исполнения ими ветеринарного законодательства РФ и т.д. и т.п.

Правонаделение влечет за собой наложение ответственности, которая не менее категорична. В частности сказано, что Управление несет ответственность за благополучное эпизоотическое состояние всех объектов; выполнение всех ветеринарных мероприятий организациями и учреждениями непосредственного подчинения; своевременное информирование об эпизоотическом и ветеринарно-санитарном состоянии сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий.

Раздел 6 "Руководство управления ветеринарии" оговаривает полномочия начальника Управления, также описан порядок его назначения и отстранения от должности. Весомый акцент сделан на то, что начальник Управления несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций.

Последний раздел Положения говорит, что "…реорганизации и ликвидация управления ветеринарии Тюменской области осуществляется на условиях и в порядке, предусмотренном действующим законодательством".

Положение оформлено на общем бланке Управления. Обязательными реквизитами положения являются наименование организации, также необходимо указать наименование вышестоящей организации (учреждения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Еще одним важным документом из системы организационно-правовой документации является штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Создается штатное расписание для нормирования численности штатного персонала организации, состава его административно-управленческого аппарата. На основе штатного расписания строится работа Управление ветеринарии по подбору работников (при наличии вакансий), составлению планов повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы Т-3. Текст оформляется в виде таблицы, которая содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке организации, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель начальника Управления ветеринарии, проходит процедуру согласования главным бухгалтером, утверждается начальником Управления.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий правовое положение работника в организации. Данные документы являются действенным средством управления и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм и выполнение определенных трудовых функций, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием, а также на основе квалификационных характеристик из квалификационного справочника должностей руководителей и других служащих.

К порядку полготовки, составления и оформления должностной инструкции предъявляется ряд требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в Управлении ветеринарии Тюменской области:

во-первых, должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений Управления по согласованию с юрисконсультом. Утвержденные начальником Управления посредством издания соответствующего приказа;

во-вторых, должностная инструкция работника Управления ветеринарии оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения Управления ветеринарии, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу.

в-третьих, текст должностной инструкции работника всегда излагается от третьего лица в безличной форме.

Регулируя различные аспекты деятельности Управления ветеринарии, система организационной документации служит той нормативно-методической базой, которая необходима как для эффективного функционирования всей организации, так и для составляющей информационно-документационного обеспечения его деятельности.

Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения и т.д.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Подготовка проектов распорядительных документов организации осуществляется следующим образом:

инициирование распорядительного документа (обоснование необходимости принятия управленческого решения);

сбор и анализ информации по вопросу;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование проекта документа;

внесение проекта распорядительного документа;

подписание (принятие) документа;

доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказы по основной деятельности издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов проводят только на основе новых приказов. Подписываются приказы по основной деятельности начальником. Подготавливает приказ секретарь. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения начальника. Проект приказа до подписания согласовывают с должностными лицами, отвечающими за данные вопросы. Можно осуществлять и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы.

Процесс принятия решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Все документы информационно-справочной системы можно условно поделить на две группы.

Первая группа документов отражает деятельность органов управления и коллегиальных органов Управление ветеринарии - постоянных и временных комиссий и т.д.

Вторая группа документов образуется в деятельности отдельных должностных лиц организации. Среди этой группы документов можно выделить деловую переписку, выполняющую коммуникативную функцию, а также докладные и служебные записки, справки, отображающие фактическое положение дел в Управления ветеринарии.

К первой группе можно отнести протоколы и акты, составляемые на заседании комиссий и т.д. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем бланке Управления ветеринарии Тюменской области. Обязательными реквизитами протокола, согласно требованиям инструкции по делопроизводству организации, являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Особую группу в системе информационно-справочных документов Управления ветеринарии составляют акты - документы, составленные несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Причины составления акта в Управлении могут быть различными, отсюда возникает большое разнообразие актов: акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема законченных объектов строительства; проведения испытаний; расследования несчастных случаев, аварий. Инструкция по делопроизводству Управления ветеринарии выделяет общие для всех видов актов особенности подготовки и оформления.

Наиболее многочисленная группа документов, образующихся в деятельности Управления ветеринарии - служебные письма. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Это предопределяет их видовое разнообразие: запросы, уведомления, приглашения, претензии.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4. Управления, обязательными реквизитами письма являются наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать и разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны четко отражать смысл, а многословие мешает выделить суть документа.

Группу информационно-справочных документов, адресованных руководству Управления ветеринарии и излагающих вопрос с выводами и предложениями составителя, называют докладными записками. Обычно докладной запиской информируют руководство организации об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.

В случае если нужно довести до сведения руководства организации необходимость совершения каких-либо действий, готовится такой вид докладной записки как предложение.

В объяснительной записке содержится сообщение должностного лица организации, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке Управления делами, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Документом, содержащим описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, являются справки. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Документы информационно-справочной системы Управления ветеринарии неоднородны по характеру выполняемых функций и решаемых задач. Информационно-справочные документы организации не содержат поручений как распорядительные, не регулируют какие-либо управленческие действия, как организационно-правовые. Тем не менее, именно качество информационно-справочных документов определяет качество принимаемых управленческих решений.

2.3 Технология работы с документами

Конечный результат управленческой деятельности любого предприятия зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Главную роль в системе делопроизводства играет документ. С позиции документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени пространстве в целях хранения и общественного использования.

Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных организационно - распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.

Поскольку распорядительные документы составляют значительное по объему число от общего количества всех документов, а также именно с помощью этих документов, в первую очередь, осуществляется функция управления, эта группа документов является наиболее значимой и распространенной в системе управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные и информационно-справочные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения, письма, служебные записки и т.д.

Подготовка и составление документов происходит по указанию начальника. Проект документа должен быть корректным, логически последовательным, по возможностям кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству и нормативным актам администрации Тюменской области.

Документы должны оформляться на фирменных бланках. Если они создаются в двух или более организаций, то оформляются без применения бланков. Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

указание организации - автора; наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); заголовок документа;

адресование и датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа (визирование); удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа.

Вся поступающая в аппарат управления корреспонденция принимается работниками канцелярии. Пакеты с пометкой "Лично", обращения граждан, адресованные "лично" не вскрываются, а передаются в пакетах адресату.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступающим из налоговых органов, арбитражных судов, городских районных судов и к документам, присланным без реквизитов, когда только по сведениям, указанным на конвертах, можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Документы со штампом "Подлежит возврату" по исполнении должны быть возвращены в канцелярию со справкой об исполнении.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые в аппарате, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета (или в специальном журнале). При регистрации обязательны следующие реквизиты в журналах учета: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в Управлении регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Документу при регистрации присваиваются номера, которые состоят из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и даты регистрации документа. Документы регистрируются по видам: постановления, приказы, распоряжения по личному составу, входящая и исходящая корреспонденция. Поступившие приказы, распоряжения, указания, постановления, письма и жалобы регистрируются в отдельных разделах книг учета. Регистрационный штамп (номер) проставляется в правом нижнем углу первого листа.

Зарегистрированные документы передаются канцелярией в тот же день на рассмотрение генеральному директору или лицу, его замещающему.

Если документ взят на контроль, то на нем ставится штамп "Контроль", а в карточке (журнале) регистрации делается необходимая отметка.

Поступающие в Управление ветеринарии или переданные лично обращения граждан (предложения, просьбы, жалобы и заявления) на имя начальника регистрируются канцелярией в отдельном журнале с присвоением регистрационного номера и указание даты регистрации.

Обращения граждан после регистрации руководству. Резолюция должна определять содержание поручения, при необходимости конкретные сроки его исполнения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и организацию контроля, иметь дату и подпись.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате управления, правильно составленные положения об отделах и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в аппарате управления; высокое качество подготовки документов.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в поручении первым. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.

Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов, извещения (при необходимости) об этом заинтересованных лиц. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполненному документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в Управлении составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие, судебные дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника на предприятии;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа (черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются);

помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформляются отдельно, о чем в документе делается отметка;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

подшивать в дело не более 250 листов (4 см.);

не помещают в дело документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки) и подлежащие возврату.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления) формируются в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы и распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов и распоряжений по личному составу.

Документы, прошедшие все стадии делопроизводства и сформированные в дела, по истечении сроков хранения в организации сдаются в архив. Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:

на обложке тушью должно быть написано: название отдел; индекс дела; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, если дело состоит из нескольких томов; дата дела; количество листов; срок хранения; архивный шифр дела.

На завершенные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, составляются описи дел.

Проанализировав документацию, нашедшую отражение в деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, а также организацию документооборота учреждения, можно сделать вывод, что организационную форму делопроизводства в исследуемой организации можно назвать централизованной. Так как такая форма делопроизводства присуща в основном организациям с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь, единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности управления ветеринарии тюменской области на основе автоматизации

3.1 Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

В настоящее время во всех государственных учреждениях, всех уровней власти, так или иначе используются системы электронного документооборота. Управление ветеринарии не стало исключением. Но в связи с тем, что АСДОУ в Управлении ввели еще в 2002 году она уже "морально" устарела. Так как в XXI веке - веке космических технологий, науки, в том числе и компьютерная, не стоят на месте, появляется необходимость привлекать более новые и более совершенные технологии.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т, д.), средств программной поддержки и т.д. Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным, прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office) a также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

-обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

-создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

-исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

-обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

-сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации

-обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов, с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Теперь определим круг задач автоматизации документационного обеспечения управления. Под системой автоматизации делопроизводства будем понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства не зависимо от объекта автоматизации (органа государственной власти, торговой компании, коммерческого банка или др. организации).

В государственном стандарте термин "делопроизводство" приравнивается к термину "документационное обеспечение управления" и определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Таким образом, отметим, что задача делопроизводства подразделяется на задачи документирования и организации работы с документами.

Вплотную к задачам делопроизводства примыкает задача организации архивного хранения документов.

На основании вышесказанного выделяем следующий перечень задач, подлежащих автоматизации:

-документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

-организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

-систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Таким образом, при выборе АСДОУ необходимо учитывать то, что она должна, прежде всего, выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме.

3.2 Подбор системы электронного документооборота для Управления ветеринарии Тюменской области

Как уже говорилось выше выбор и внедрение новой АСДОУ необходимы для оптимизации процессов документооборота. Данное исследование преследует своей целью выбор необходимой, и удовлетворяющей всем показателям, системы автоматизированного документооборота.

Введение крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4-8 человек), состоящая из сотрудников Заказчика и исполнителя. Эта группа в дальнейшем возьмет на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.

Применение подобных технологий вызвано двумя факторами: во-первых, организация обычно заинтересована в том, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле, чем привлечение сторонних специалистов.

Процесс внедрения обычно состоит из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:

. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов.

. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

. Установка и настройка программного обеспечения.

. Обучение персонала организации.

. Опытная эксплуатация.

. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

. Сдача в промышленную эксплуатацию

Сравним системы (включив в описание несколько наиболее популярных на российском рынке систем):

Система "Дело-96" (ЗАО "Электронные офисные системы").

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей:

.Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

2.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

.Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

.Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

.Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

.Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

.Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

.Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

.Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

.Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

.Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

.Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства;

.Хранение электронных образов документов;

.Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

.Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.

Система "Office Media" ("Inter Trust").

Программный комплекс Office Media, предназначен для решения следующих основных задач:

.Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции;

2.Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации;

.Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства;

.Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами;

.Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них;

.Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров;

.Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

.Информационно-аналитическая работа;

.Управление проектами;

.Управление персоналом;

.Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Система "ЭСКАДО" ("InterProCom LAN").

Система автоматизации документооборота ЭСКАДО ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем.

Система обеспечивает следующие возможности:

.Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями;

2.Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации;

.Создание, учет, хранение и обработку различных типов документов (входящие, исходящие, электронную почту и др.);

.Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержку различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.);

.Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота;

.Организацию факсимильной / почтовой рассылки;

.Поддержку электронной подписи и факсимиле.

Система "Optima Workflow" ("Оптима").

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

централизованное хранение документов в электронном виде;

-формализацию процедур создания и обработки документов;

единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система "Босс-Референт" (компания "Ай-Ти").

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим.

.Учетная обработка всех видов документов.

2.Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

.Связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

.Распределенный документооборот.

При выборе системы, прежде всего, необходимо учитывать то, на сколько данный программный продукт соответствует основным задачам делопроизводства (Приложение 2).

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средства проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач используя их в качестве отдельных компонент. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод.

.Таким образом, наибольшее предпочтение при автоматизации ДОУ отдано специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота (Дело-96, Система "Office Media").

Данные программные продукты предоставляют наиболее широкий ассортимент функций, необходимых для эффективной работы Управления ветеринарии.

3.4 Техническое обоснование внедрения автоматизированных систем делопроизводства в Управлении ветеринарии Тюменской Области и расчет экономического эффекта от внедрения электронного документооборота

Предложенные для внедрения системы электронного документооборота практически полностью отвечают требованиям, которые предъявляются к ним для более эффективной реализации

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

списание документов в дело;

формирование и передачу дел в архив предприятия и ведение архива;

рассылка исходящей корреспонденции;

подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;

поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе АИС ДОУ следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным же фактором все-таки является функциональная полнота системы. То есть, если АИС ДОУ может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении АИС ДОУ на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой АИС ДОУ, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях, пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему, как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Эксплуатационные характеристики выбираемой АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев выбора системы. Оценивать выбираемую систему с точки зрения эксплуатационных характеристик целесообразно со следующих позиций:

.Ввод в действие;

2.Масштабируемость;

.Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы;

.Протоколирование работы пользователей;

.Администрирование и обеспечение надежной работы.

1. Ввод в действие является важнейшим этапом освоения системы. Понятно, что продолжительность ввода в действие АИС ДОУ от момента ее приобретения до начала ее эксплуатации следует по возможности минимизировать. Поэтому при выборе системы надо учесть статистические данные по ее вводу в действие у других потребителей и состав требуемых мероприятий по ее освоению. Одним из необходимых мероприятий помимо установки и настройки системы, обучения ИТ специалистов является обучение пользователей.

. В процессе эксплуатации АИС ДОУ количество рабочих мест, как правило, увеличивается. Документооборот предприятия охватывает все его подразделения, но автоматизировать все их сразу даже при наличии на это возможностей, крайне сложно. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность поэтапного подключения требуемого количества рабочих мест, обеспечивая тем самым постепенную автоматизацию различных подразделений и филиалов предприятия.

. Современная АИС ДОУ должна поддерживать несколько механизмов контроля доступа, которые помимо аутентификации пользователей, включают несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и прочие), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также создавать ролевые группы пользователей с различными привилегиями (например, группа начальников отделов).

. Одной из составляющих информационной безопасности эксплуатируемой АИС ДОУ является протоколирование всех действий пользователей. Это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и так далее). Ведение протокола работы дает возможность избежать или разрешать конфликтные ситуации при совместной работе пользователей над документами.

. АИС ДОУ должна иметь удобные средства администрирования, позволяющие назначать и изменять ролевые функции пользователей по отношению к документам и функциям системы, выполнять настройки системы в соответствии организационной структурой предприятия и изменять их при изменении его структуры. Для аналитической работы над документами система должна предусматривать отнесение документов к различным темам и другим классификационным признакам.

Выбираемая АИС ДОУ должна быть устойчивой к неизбежным сбоям и отказам, которые могут возникнуть по любым программно техническим причинам в период ее эксплуатации. Важнейшими свойствами являются:

-независимость функционирования рабочих мест друг от друга;

-время восстановления сеанса работы рабочего места при его аварийном завершении;

-способы обеспечения целостности данных;

-резервирования и копирования данных с целью минимизации возможных потерь при отказе системы в целом.

При внедрении любой информационной системы обычно встает вопрос: "Есть ли смысл тратить на это деньги и окупятся ли затраты когда-нибудь?". Существует целый ряд методик, которые позволяют оценить экономический эффект от внедрения электронного документооборота, однако насколько эти методики отражают действительность?

На стадии принятия решения о приобретении системы электронного документооборота встречается распространенная ошибка, когда считают объем капиталовложений по стоимости лицензий, хотя стоимость лицензий в проекте внедрения системы электронного документооборота обычно не превышает 30% от всей стоимости владения ПО.

Если лицензия на программное обеспечение для автоматизации документооборота стоит 120 у. е. на рабочее место, то исходя из практики 30% стоимости лицензии от стоимости всего проекта, полная стоимость каждого рабочего места будет около 400 у. е.

Многое зависит от выбранной системы, на базе которой будет производиться автоматизация документооборота. Полная стоимость рабочего места может быть от 100 у. е. за рабочее место до нескольких тысяч. Далее в расчетах мы будем придерживаться стоимости в 400 у. е. за рабочее место.

Кроме стоимости лицензии можно выделить следующие основные составляющие:

-приобретение дополнительного серверного оборудования (предполагается, что компьютеры пользователей не требуют модернизации, приобретается только отдельный сервер для системы документооборота);

-установка системы электронного документооборота;

-адаптация под специфику организации;

-интеграция с другими информационными системами;

-обучение сотрудников-пользователей.

Ранее мы уже выбрали систему электронного документооборота, полная стоимость рабочего места каждого сотрудника, в которой будет около 400 у. е. Теперь определим какие выгоды получит организация от автоматизации документооборота:

-уменьшение количества претензий, не обработанных в срок, приводящих к выплате неустоек контрагентам и штрафов государству;

-сокращение времени на рутинную работу с документами сотрудников подразделений, формирующих доход организации;

-повышение исполнительской дисциплины - своевременная реализация распоряжение руководителя.

Расчеты будут основываться на следующих сведениях, частично принятых условно:

-количество сотрудников - 50;

-годовой доход - 5 000 000 у.е.;

-прибыль от дохода - 20% (1 000 000 у.е.);

-штрафы от дохода 0,5% (25 000 у.е.);

-прибыль, полученная за счет новых услуг - 7% (350 000 у.е.);

-средние затраты на одного работника в год (заработная плата, налоги, накладные расходы) - 48 000 у.е.

В результате внедрения системы электронного документооборота ожидается уменьшение на 9% штрафов за счет исключения утраты важных документов и своевременности предоставления информации контрагентам и в государственные организации.

В результате этого за год штрафы сократятся на 2250 у. е. Сокращение времени на рутинную работу. Из указанных 50 сотрудников 7 человек заняты согласованием договоров (юристы, менеджеры проектов и т.д.).

Ежедневно около одного часа эти сотрудники тратят на согласование документов и поиск договорной документации (речь идет именно о рутинной работе по оформлению и розыску документов). Система автоматизации позволит в два раза сократить это время. При 8-часовом рабочем дне высвобождается 30 минут, что составляет 6% рабочего времени.

Шесть процентов от оплаты рабочего времени семи сотрудников при средних затрат на одного сотрудника в 48000 у.е. в год составляют экономию в 20160 у. е. (7х48000х6%=20160).

Один из основных факторов эффективности - освобождение работников от непродуктивного труда, связанного с поиском, оформлением и маршрутизацией документов. Любая информационная система - это инструмент, позволяющий повысить эффективность, а наличие или отсутствие этого эффекта зависит от способа его использования.

Современная система электронного документооборота предназначена, в первую очередь, для облегчения труда ключевых сотрудников и избавление их от непродуктивной работы по поиску и оформлению документов. В результате автоматизации документооборота возникает возможность переложить некоторые функции с высококвалифицированных сотрудников на менее опытных за счет регламентации маршрутов прохождения и способов оформления документов.

Заключение

При подведении итогов проделанной работы у автора сложилось мнение об информационно - документационной составляющей деятельности Управления ветеринарии Тюменской области. Если рассматривать процесс документирования в узком смысле, то под ним понимается "запись информации на различных носителях по установленным правилам".

В случае рассмотрения документирования в широком смысле, с позиции менеджмента и юриспруденции, то оно выполняет функцию обеспечения принятых управленческих решений юридической силой.

Выявленная на основе анализа нормативно-правовых и методических актов, исследований по теме совокупность правил документирования деятельности Управления ветеринарии как раз и выполняет функцию придания юридической силы решений стратегического и оперативного управления.

В работе были рассмотрены и охарактеризованы особенности подготовки документов и оформления, описаны основные этапы подготовки документов. Рассмотрены нормативно-правовые акты, регулирующие данную проблему, где законодательно закреплены не только те этапы подготовки и создания, которые проходят документы, но и основы работы с документами, закрепленные в Инструкции по делопроизводству Управлении ветеринарии.

Рассмотрев вопросы документационного обеспечения деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, можно сделать несколько выводов.

Во-первых, конкретизация и законодательно оформленные правила ведения дел в значительно "облегчили" жизнь руководителям. Соблюдение требований законодательства и юридических норм при оформлении и создании документов, а также наличие предусмотренных законом и грамотно составленных документов позволяет избежать возникновения многих конфликтных ситуаций в деятельности Управления.

Во-вторых, нормативно-методическая и организационно-правовая база документирования деятельности Управления значительно расширилась и дает возможность Управлению регламентировать практически все аспекты своей деятельности.

В-третьих, анализ организационно-правовой документации показал, что наличие в организации этих документов и их оформление в соответствии с законодательством и стандартами является важным фактором организационно - правовой и экономической стабильности. Организационно-правовое регулирование документационного обеспечения деятельности в настоящее время отражает все значимые аспекты создания и оформления необходимой документации.

Однако, несмотря на все плюсы, продолжает существовать опасность дублирования отдельных видов документов на различных уровнях управления, что влечет за собой нецелесообразность создания некоторых документов, точнее сказать даже целых массивов. Бороться с этим излишеством можно только с помощью уменьшения масштабов бюрократизации и "переписывания" документов.

В-четвертых, следует отметить, что все требования и правила по ведению документации, образующейся в деятельности Управления, соблюдены, все процедуры по обработке документов (входящая, исходящая и внутренняя документация), основаны на положениях соответствующих нормативно-методических документов, организация документооборота в обществе поставлена надлежащим образом.

В целом документирование деятельности Управления ветеринарии Тюменской области полностью соответствует, требованиям предъявляемым законодательными и нормативно-методическими документами к данной организационно-правовой форме, что полностью соответствует положениям закрепленным в организационных документах.

Для оптимизации процессов создания и движения документов, автор исследования предложил несколько вариантов решения.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список источников и литературы

Источники:

. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Официальный текст по состоянию на 1 октября 1997 г. - М.: ИНФРА - М; НОРМА, 1997. - 94с.

. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья. Официальный текст по состоянию на 1 января 2002 г. - М.: ИНФРА - М; НОРМА, 2002. - 424с.

. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002г. №138-ФЗ

. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ (с изменениями от 24,25 июля 2002г.) // Российская газета. - 2001 г. №256.

. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004г. №125-ФЗ // Российская газета. - 2004. - 1 ноября.

. ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" №77-ФЗ от 23 ноября 1994 г. (с изменениями и дополнениями от 27 декабря 2000г., 11 февраля 2002г.) // Российская газета. - 2002. - 1 марта.

. Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене от 4 июля 1996 года № 85-Ф

. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" №24-ФЗ от 12 января 1995г. // СЗ РФ. - 1995. - №8. - Ст.609.

. Закон РФ "О ветеринарии" № 4979-1 от 14.05.1993 г. // Собрание законодательства РФ. - 1993. - №25. - ст.4968.

. Закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1993г. №5154-1 // Собрание законодательства. - 1993-Ст.256

. Закон РФ "О государственной тайне" от 21 июля 1993 года № 5485

. Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информатизации №25 от 20 января 1994 г.

. Постановление Правительства "Об улучшении информационного обеспечения населения РФ" №15 от 12 января 1996г.

. Постановление Правительства "Об информационном обеспечении предпринимательства РФ" №145 от 1 декабря 1994г.

. Закон Тюменской области "О ветеринарии в Тюменской области" от 23.12.2004 №1876.

. Положение от 18 мая 2005 г. "Об управлении ветеринарии Тюменской области", утв. Постановлением Правительства Тюменской области от 18 мая 2005 г. №28-п.

. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР 1991.

. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра образца. М.: Госстандарт, 1987. - 15с.

. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 1998

. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 2003.

. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1993 г.

. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: ВНИИДАД, 2000 23. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР 1986.

. Инструкция по делопроизводству в Управлении ветеринарии Тюменской области, утв. Начальником Управления ветеринарии Тюменской области 01.12.2004 г.

Литература:

. Альтшулер И. Системы документооборота копилка модулей, объектов, данных. PC Week/RE, Обзоры, № 20 (44), 2002г.

. Артемьев В. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности. ЦБ РФ. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96".

. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота. Компания "Электронные офисные системы", Открытые системы № 1 (21) 2004г.

. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С.68

. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота, АО ВЕСТЬ, Открытые системы, № 1 (21) 2003г.

. Гавердовский А. Что СУД грядущий нам готовит? Основные тенденции развития систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 2004г.

. Голенцова Е. "Кроха сын к отцу пришел". Три основных вопроса систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 2003г.

. Ефимова О. Приключения документов в России. Отечественный документооборот: прошлое и настоящее. Электронный офис, Май-июнь 2002г.

. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации. // Секретарское дело. - 2000. - №4. - С.37-42.

. Захаров О. Что такое электронный документооборот. КомпьютерПресс. Апрель 2005г.

. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Информационные технологии №2 2004г.

. Козлов М. Автоматизация делопроизводства как новая программная индустрия. КомпьютерПресс. Апрель 2003г.

. Кондратенков А. Дело-96 версия V новый релиз системы-лидера. Информ-Ревю. №4 (24) апрель2003г.

. Красилов Н., Косякин И., Черных Д. Об одной модели документооборота. Корпорация Галактика, АО "Новый Атлант", Открытые системы № 1 (21) 1997г.

. Кузнецов С.Л. Проблемы автоматизации офиса на ежегодных конференциях // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С.38-41.

. Максимович Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. - №4. - С.49

. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты.computerworld Россия. Новости. № 15, 2004г.

. Lotus Notes как основа построения корпоративных коммуникационных систем и среды для групповой работы. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 2005г.

. Наумов А. LinkWorks: от автоматизации офиса до управления производством. "Анкей. Информационные системы", Открытые системы, № 1 (21) 2004г.

. Предложения по созданию корпоративной информационной системы на платформе Lotus Notes. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 2005г.

. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 2003. - С.41.

. Синюшин К. DOCFLOW'97 как зеркало российского рынка систем автоматизации делопроизводства. Электронный офис. Концепции. Май-июнь 2002г.

. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур /Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО "Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 2003. - 225 с.

. Стретович Я., Г. Филиппова. Об одном подходе к автоматизации документооборота. Открытые системы, № 4, 2003г

. Чубуков А. Программы электронного документооборота: новые разработки российских фирм. PC Week/RE, Обзоры, № 22 (46), 2004г.

. Ян Д., Анисимович К. Электронный документооборот и русский язык. КомпьютерПресс. Июль 2005г