Исследование функций и целей организации

Исследование функций и целей организации

Федеральное агентство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Российский государственный гуманитарный университет

Филиал в г. ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНом

Исследование функций и целей организации

Курсовая работа по теории организации

студентки 3-его курса специальности

«Государственное и муниципальное управление» 1-й группы з/о

Гаврилова Анита Дмитриевна

Доктор эконом. наук

Зав. каф. Э - УиПД

О.В. Николаев

Железнодорожный 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Глава 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Миссия организации

.2 Цели организации

.2.1 Классификация целей организации

.2.2 Свойства целей организации. Требования к целям

.2.3 Формирование целей организации

Глава 3. ИССЛЕДОВАНИЕ ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Функция планирования

.1.1 Стратегическое планирование

.2 Функция организации

.2.1 Организационная функция: взаимодействия и полномочия

.3 Функция мотивации

.3.1 Теории мотивации: содержательные и процессуальные

.4 Функция контроля

.4.1 Стороны контроля: организационная и поведенческая

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение 1. Предпосылки для формирования миссии

Приложение 2. Примеры формулировок миссии

Приложение 3. Построение «пирамиды целей»

Приложение 4. Примеры ключевых целей организации

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что общество состоит из огромного количества различных организаций. Большинство людей всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, членами которых они являются или с которыми вступают в контакт.

Абстрагируясь от отдельных, частных аспектов, можно сказать, что основными составляющими любой организации являются входящие в нее люди, цели, для реализации которых она создана и существует, и функционирование (управление), формирующее и приводящее в движение потенциал организации.

Любое начинание должно иметь какую-нибудь цель. Установление целей является одной из главных задач организации, ради достижения которых она формируется, функционирует и развивается как целостная система. Для организации процесс выбора глобальной цели (миссии) и формирования целей является очень важным фактором на пути к успеху. Целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь ориентиры чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь, целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация - это объединение людей, преследующих определенные цели.

Функциональная характеристика организации отвечает на вопрос, что и как делается в организации. Основные функции являются общими для любых организаций независимо от характера выполняемой деятельности. Выделяют следующие общие функции: планирование, организация, мотивация и контроль. К ним относят также подфункцию координации, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальных функции.

Для успешного управления организацией необходимо выполнение всех функций в комплексе, следовательно, вопрос изучения их состава и природы всегда актуален.

Целью курсовой работы является исследование функций и целей организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

дать определение организации, рассмотреть ее основные понятия;

исследовать цели организации, а также важнейшую из них - миссию;

исследовать основные функции организации: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

При написании курсовой работы использовались:

Общегосударственные нормативно - правовые акты, такие как: Гражданский кодекс Российской Федерации.

Литература по исследуемой теме: учебные пособия по теории организации Акимовой Т.А., Латфуллина Г.Р., Мильнера Б.З., в которых рассматриваются цели и функции организаций, а также литература по отдельным аспектам исследуемой темы следующих авторов: Круглова М.И., Франчука В.И.

Материалы периодической печати;

Информационно - справочные издания.

Полный библиографический список представлен в конце курсовой работы.

Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложения. Структура курсовой работы обусловлена поставленными в исследовании задачами. В первой главе дается определение организации, рассматриваются ее основные понятия. Глава вторая посвящена исследованию целей организации. В третьей главе рассматриваются общие функции организации.

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Мир бизнеса очень сложен. В нем действует множество фирм. Они отличаются друг от друга размерами, разнообразием видов выпускаемой продукции, способами владения собственностью.

Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой; в других, как средство достижения цели; в следующих, как взаимодействие ее членов по поводу преобразования полученных ресурсов в требуемый продукт и т. д.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации определяет организацию как юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Большой экономический словарь дает следующее определение:

Организация - 1) строение, устройство чего-либо; 2) совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры; общественное объединение, государственное учреждение; 3) составная часть управления, суть которой заключена в координации действий отдельных элементов системы, достижении взаимного соответствия функционирования ее частей.

Одним из определений, используемых в теории организации, является следующее:

Организация - это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Из этого определения следуют требования, которым должна соответствовать группа, чтобы считаться организацией:

) Наличие хотя бы двух человек, которые считают себя частью данной группы;

) Наличие у этих людей единой цели;

) Эти люди намеренно работают вместе, чтобы достичь цели.

Все многообразные организации характеризуются общими чертами:

они функционируют в определенной внешней среде и зависимы от нее. Эта среда включает экономические условия, деятельность конкурентов, запросы и поведение потребителей, общественные взгляды, действующие законы и другие составляющие. Они оказыва­ют влияние на все, что происходит внутри организации;

разделение труда. Вся работа в организации разделяется на отдельные специализированные задания. Так образуются подразделения, называемые отделами или службами, которые выполняют свои виды работ.

Таким образом, существуют три составляющие организации:

люди;

цели;

функционирование (управление).

Каждую организацию можно представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы из внешнего мира, на выходе - отдает созданный продукт. Поэтому любая организация осуществляет три процесса:

получение ресурсов из внешнего окружения;

изготовление продукции;

передача ее во внешнюю среду.

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени - есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание следующих составляющих: цели; структура; технология; ресурсы (кадры); организационная культура.

Цели - это основные задачи организации.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Технологии, включающие в себя технические средства, способы их комбинирования и использования для получения продукта, создаваемого организацией.

Основными для организации ресурсами являются кадры - основа любой фирмы. Без людей нет организации, организация живет и функционирует только потому, что в ней есть люди. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Организационная культура, являясь всепронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние, как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде.

Схема 1. Факторы и переменные внешней и внутренней среды организации

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимодействие организации с внешней средой обеспечивает возможность существования, жизнедеятельность организации, а также ее устойчивость, т.е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей.

Внешние факторы оказывают влияние на все элементы и процессы внутри организаций. Их можно разделить на две основные группы.

Первую составляют факторы общего внешнего окружения организаций, которые отражают состояние общества, экономики, природной среды и не связаны непосредственно с конкретной организацией. Это внешняя среда косвенного воздействия, в которую входят: политика, экономика, международные отношения, социально-культурные факторы, право и т. д.

Ко второй группе относятся факторы непосредственного окружения организаций, которые непосредственно связаны, взаимодействуют с ними. Это внешняя среда прямого воздействия: потребители, поставщики, собственники, конкуренты, деловые партнеры, регулирующие органы, нормативно-правовая база и т.д.

Влияние факторов внешней среды на деятельность организаций весьма сложно, неоднозначно и изменчиво. Причем указанные факторы находятся в состоянии тесного взаимовлияния, изменение в одном из них приводит к изменениям в других.

Глава 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Миссия организации

Первым и, может быть, самым существенным решением при создании организации будет выбор ее целей. Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как ее миссия. Общая цель организации образует фундамент для установления ключевых целей и разработки стратегии развития. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.

Миссия определяет то, для чего создана и существует организация, придает действиям людей осмысленность и целенаправленность, позволяющие осознавать не только то, что они должны делать, но и для чего они осуществляют свои действия.

Миссия - смысл существования организации. Прежде чем разрабатывать стратегию любой фирмы, необходимо определить предназначение данной фирмы, сформулировать роль и место фирмы на рынке, сферу ее деятельности, а также перечень тех товаров и услуг, которые она собирается предоставлять или уже предоставляет.

При разработке миссии учитываются следующие группы факторов:

Истории возникновения и развития организации, ее традиций, достижений и промахов, сложившийся имидж.

Существующий стиль поведения и способ действия собственников и руководителей.

Ресурсы, т. е. все то, чем организация может управлять: наличные денежные средства, признанные продуктовые марки, уникальные технологии, талант сотрудников и т. п.

Окружающая среда, представляющая совокупность всех факторов, которые воздействуют на возможности организации достигать своих целей с помощью выбранных стратегий.

Отличительные достоинства, которыми обладает организация.

Формулировка миссии организации должна содержать следующее:

Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий.

Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

Культура организации.

Схема 2. Формулировка миссии организации

Миссия может быть эффективна лишь тогда, когда:

она действительно может помочь предприятию стать лучше;

в ней сконцентрировано истинное видение будущего организации на рынке;

ее разделяют большинство сотрудников предприятия.

Миссия организации означает попытку ответить на вопрос, в чем состоит конечный смысл деятельности организации. Она обычно довольно широка по масштабу и зачастую выглядит как описание долгосрочных перспектив организации.

Можно привести несколько причин, по которым организация должна сформулировать свою миссию:

сосредоточить сотрудников организации на общей цели;

сформулировать основу для распределения ресурсов;

создать или изменить климат, или культуру организации;

обеспечить трансформацию целей организации в рабочую структуру;

ввести систему формального планирования в организации.

Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решений только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство цели, имеющее существенное значение для успеха организации.

Поскольку степень детализации миссии зависит от конкретной компании и ситуации на рынках, где она работает, рекомендуется, при разработке миссии, учитывать четыре основных стратегических цели, которые стоят перед любой компанией на любом рынке, и озвучивать приоритеты компании относительно каждой из этих целей:

Общественная. Вклад компании в местное сообщество и решение компанией конкретных общественных проблем.

Клиентская (потребительская). Удовлетворение конкретных запросов конкретных клиентов. Учет потребностей поставщиков и партнеров.

Организационная. Удовлетворение запросов конкретной организационной системы, в структуре которой работает данная организация.

Предпринимательская. Выполнение условий устойчивого развития бизнеса компании, путем удовлетворения потребностей его участников и совладельцев.

Миссия не должна нести в себе конкретные указания относительно того, что, как и в какие сроки следует делать организации. Она задает основные направления движения организации и отношение организации к процессам и явлениям, протекающим внутри и вовне ее.

Очень важно, чтобы миссия была сформулирована предельно ясно, была понятна всем субъектам, взаимодействующим с организацией, в особенности всем членам организации. При этом миссия должна быть сформулирована таким образом, чтобы она исключала возможность неоднозначного толкования, но в то же время оставляла простор для творческого и гибкого развития организации. Формирование миссии - это не только выработка положений миссии, а доведение этих положений до сотрудников и принятие этих положений последними. Организация обретает миссию тогда, когда члены организации согласны с ней и следуют в своей деятельности ее положениям.

Миссия организации - это элемент общей цели, который выделяет данную организацию среди других и обозначает масштаб ее деятельности, вид продукции и тип рынка. Хорошо разработанное обоснование миссии фирмы должно четко и последовательно соотноситься со структурой и специфическими целями организации.

Таким образом, миссия - это не только то, чем является организация, это и то, чем она хочет быть, и каким образом хочет этим стать.

Поэтому выработка миссии является исключительно важным решением для организации - для ее настоящего и будущего.

2.2 Цели организации

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, т.е. цели - это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Существует и много других определений целей вообще и целей организации в частности. Их определяют как мотив, как некое идеальное состояние, как ситуацию в будущем и т.п. Все эти определения верны и отражают тот контекст, в котором они рассматриваются. Цель можно определить через понятие миссии - как конкретизацию миссии в форме доступной для управления процессом ее реализации.

Схема 3. Разработка целей организации

Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования; цели лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в организации; наконец, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Цели следует рассматривать в качестве ориентиров, в соответствии с которыми функционирует организация. Правильно выбранные ориентиры предопределяют успех организации, и, наоборот, ошибки на этом пути могут поставить под угрозу ее существование.

Многообразие работ, выполняемых в организации, соответствует многообразию целей. Цели можно разделять по таким ключевым критериям как: период времени, содержание, повторяемость, структура организации, функциональные подсистемы и т.д.

По периоду времени цели подразделяются на следующие типы:

Стратегические. Период, на который устанавливаются стратегические цели, зависит от состояния внешней среды организации. Стратегические цели включает в себя описание основных планов организации на период в 1-5 лет. Кроме того, в этих планах указывается количество и сроки капиталовложений в развитие фирмы приблизительно на тот же период времени.

Тактические. Эти и последующие цели логически развертываются из стратегических целей. Такие цели охватывают период от года до 3-5 лет.

Оперативные. Это цели на уровне конкретных задач, которые должны быть выполнены за 1 год, за полгода, за квартал, месяц, неделю, рабочий день и т.д. Эти цели имеют, как правило, четкое количественное выражение.

По содержанию цели могут быть экономическими (прибыль, дивиденды, расходы), социальными (социальное обеспечение работников организации), организационными (предусматривающие изменения в структуре организации), техническими (развитие техники и технологий), научными, политическими, экологическими и т.д.

По повторяемости цели могут быть периодически повторяемые, постоянно решаемые и разовые.

По структуре организации выделяют цели организации и цели подразделений. Эти цели не могут противоречить друг другу и должны соответствовать стратегическим целям.

По функциональным подсистемам можно выделить цели, устанавливаемые для подсистем маркетинга, производства, финансов и т.д.

По уровню, к которому они относятся, цели делятся на общие и специфические.

Исходя из периода времени, необходимого для их реализации, цели разделяются на долгосрочные и краткосрочные.

Долгосрочные цели - четкие, простые, соразмерные положения, содержащие описание результатов, которые фирма стремится достигнуть в период от 3 до 5 лет. Когда произведен анализ долгосрочных целей, работающий в фирме персонал составляет для себя общее представление о том, в каком направлении будет развиваться производство.

Краткосрочные цели - играют дополнительную роль в процессе постановки целей. Эти цели определяют, что должно быть сделано немедленно для установления соответствия между краткосрочными результатами и долгосрочными перспективами, а также создания основы для наблюдения и контроля над выполнением стратегических решений, принятых ранее.

Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они «подчинены» им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.

Кроме всем известных видов целей, более всего применяющихся на практике, есть и менее распространенные классификации, например, по приоритетности: особо приоритетные, приоритетные и остальные.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации, так и по количественной оценке этих параметров. Выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов. Этими областями являются:

доходы организации;

работа с клиентами;

потребности и благосостояние сотрудников;

социальная ответственность.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в организациях устанавливаются цели, являются следующие:

прибыльность

положение на рынке

производительность

финансовые ресурсы

мощности организации

разработка, производство продукта и обновление технологии

изменения в организации и управлении

человеческие ресурсы

работа с покупателями

оказание помощи обществу

2.2.2 Свойства целей организации. Требования к целям

Цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели плохо или неверно определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации. Большой опыт человечества по установлению целей позволяет выделить несколько ключевых требований, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели. Правильнее сказать, можно выделить следующие свойства целей:

соподчиненность, то есть цели подсистем вышестоящего уровня обусловливают цели подсистем нижестоящего уровня;

развертываемость, которая выражается в том, что общая цель конкретизируется несколькими локальными, частными целями. Развертываемость может осуществляться по содержанию, по времени, по уровню;

соотносительная важность.

Можно выделить также следующие требования к целям:

во-первых, цели должны быть достижимыми. Конечно, в целях должен быть заключен определенный вызов для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей;

во-вторых, цели должны быть гибкими. Цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении;

в-третьих, цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или каким-то другим объективным способом оценить, была ли цель достигнута;

в-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки ее следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию ее достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать ее, а, следовательно, знать, что их ожидает впереди;

в-пятых, цели должны быть совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные - долгосрочным;

в-шестых, цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и, в первую очередь, для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники.

Естественно, что очень трудно свести воедино при установлении целей разнонаправленные интересы субъектов влияния. Собственники ожидают, что организация обеспечит высокую прибыль, большие дивиденды, рост курса акций и безопасность для вложенных капиталов. Сотрудники желают, чтобы организация платила им высокую зарплату, давала интересную и безопасную работу, обеспечивала условия для роста и развития, осуществляла хорошее социальное обеспечение и т.п. Для покупателей организация должна предоставить продукт по подходящей цене, соответствующего качества, с хорошим обслуживанием и другими гарантиями. Общество требует от организации, чтобы она не наносила ущерба окружающей среде, помогала населению и т.п.

2.2.3 Формирование целей организации

Процесс формирования целей в организации состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды, на второй - выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации.

Правильно организованный процесс формирования целей предполагает прохождение четырех фаз:

Выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении. Влияние среды сказывается не только на установлении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния среды.

Установление целей для организации в целом. При установлении целей для организации в целом важно определить, что из широкого круга возможных характеристик деятельности организации следует взять за основу.

Построение иерархии целей. Установление иерархии целей предполагает определение целей для всех уровней организации, достижение которых отдельными подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей.

Особенность иерархического построения целей в организации состоит в следующем:

во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения.

во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня.

Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Схема 4. Иерархия целей

Установление индивидуальных целей. Для того чтобы иерархия целей внутри организации обрела свою логическую завершенность и стала реально действующим инструментом достижения целей организации, она должна быть доведена до каждого отдельного работника. В этом случае реализуется одно из самых важных условий успешной деятельности организации: каждый работник как бы включается через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей организации.

Установленные цели должны иметь статус закона для организации, для всех ее подразделений и. для всех членов. Цели организации выражают результат, к которому призваны стремиться работники, объединившиеся в организацию для совместного труда, или то состояние, к которому они намерены прийти в результате совместной деятельности.

Глава 3. ИССЛЕДОВАНИЕ ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Любой вид человеческой деятельности может быть представлен как совокупность отдельных операций, выполняемых участниками этой деятельности. А в управленческой деятельности такие операции принято называть функциями, которые своей целью имеют обеспечение работы организации в целом или ее подразделения в заданном режиме.

Функции организации многообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из таких подходов может быть разделение функций на общие и специализированные. К общим принято относить: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Иногда к этим функциям относят и координацию, но чаще ее считают подфункцией, обеспечивающей согласование и взаимодействие остальных функций.

Схема 5. Взаимосвязь общих функций организации

Планирование заключается в выборе целей и плана действий по их достижению, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней и внутренней среды.

Организация. По средствам данной функции происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними, исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала; организация работы, т.е. обеспечение работы необходимыми ресурсами и определение способов выполнения.

Мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.

Контроль заключается в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

Координация - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как он определяется координируемыми процессами.

Все эти функции организации являются равно значимыми и очень важными для любой организации, функционирующей на реальном рынке и в реальных условиях.

Специализированные функции включают в себя управление: производством; экономикой и финансами; персоналом; маркетингом; технической политикой и инновациями.

Рассмотрим более подробно основные функции организации.

.1 Функция планирования

Планирование - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всех управленческих функций. Другие функции: организация, мотивация и контроль ориентированы на выполнение стратегических планов.

Наиболее существенным при планировании является выбор цели организации. Планирование исключает выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватны поставленной цели.

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь.

Характерными признаками, связанными с планированием являются:

во-первых, планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в будущем. Поэтому его надежность зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого служат разного рода отчеты.

во-вторых, планирование следует начинать от так называемых «узких» мест, таких сфер, в которых возможность влияния на развитие дел более ограничена.

в-третьих, качество планирования во все большей степени зависит от компетенции сотрудников, их глубоких знаний и интуиции.

в-четвертых, системы планов снижают риски, но не являются гарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое планирование душит новые идеи, так как не может дать вдохновения, подсказывающего следующий шаг.

3.1.1 Стратегическое планирование

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени.

Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план. Стратегический план должен разрабатываться скорее с точки зрения перспективы всей корпорации, а не конкретного индивида и должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Стратегический план придает организации определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников, продавать изделия или услуги. Наконец, стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию.

Стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле. Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации. Стратегическое планирование дает основу для принятия решения. Формальное планирование способствует снижению риска при принятии решения. Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации.

Важным механизмом увязки стратегии является разработка планов и ориентиров: тактики, политики, процедур и правил. Тактика представляет собой конкретные краткосрочные стратегии. Политика представляет общие ориентиры для действий и принятия решений. Процедуры предписывают действия, которые должны быть предприняты в конкретной ситуации. Правила точно указывают, что следует делать в конкретной ситуации.

Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. После выбора основополагающей общей стратегии ее необходимо реализовать, объединив с другими организационными функциями.

.2 Функция организации

Организовать - значит создать некую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Исходными предпосылками выполнения функции организации являются следующие факторы:

Учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);

Учет возможностей своих исполнителей;

Правильная расстановка персонала.

Смыслом организационной функции является установление и поддержание определенного порядка в деятельности. Для того чтобы организация могла выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда.

Схема 6. Выполнение функции организации

.2.1 Организационный процесс: взаимодействия и полномочия

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. Существует два основных аспекта организационного процесса:

Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

Делегирование полномочий.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Чтобы понять, как эффективно осуществлять делегирование, необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи - организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности.

.3 Функция мотивации

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Под мотивом понимают активные движущие силы, определяющие поведение людей. Мотивация - это система факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определенной задачи.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других работников к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достижения целей организации. Цепочка взаимосвязи основных факторов, обуславливающих поступки человека, выглядит следующим образом: внешняя среда - потребности - интересы - побуждение - решение действовать - установка - поступок (действие). Упрощенную модель процесса мотивации можно представить состоящей из трех элементов:

Схема 7. Модель процесса мотивации

Функция мотивирования в процессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших, поскольку основным действующим лицом является личность работника. Осуществляя эту функцию, стоит придерживаться следующей схемы действий:

Знание самых существенных потребностей исполнителей.

Учет личностных особенностей исполнителей.

Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений.

Применение индивидуального подхода к работникам, когда это требуется.

Учет межличностных отношений внутри организации.

Умение поощрять работников.

Оказание поддержки и помощи исполнителям решений.

Знание об отношении к труду у работников.

Доброжелательность в обращении с подчиненными.

Проявление терпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями.

Уважение к подчиненным.

Знание себя и особенностей своего поведения.

.3.1 Теории мотивации: содержательные и процессуальные

Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные. Однако чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сначала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию, их можно удовлетворить вознаграждениями.

Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.

Содержательные теории мотивации, в первую очередь, стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Для достижения мотивации необходимо обеспечить воздействие мотивирующих факторов, таких как: ощущение успеха, продвижение по службе, признания со стороны окружающих, ответственность, рост возможностей.

Контроль - одна из основных функций организации. Функцию контроля в том или ином виде приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль - главный инструмент выработки политики и принятия решения.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция организации. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления организацией. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Осуществление функции контроля - это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. И контролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других.

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

организация цель мотивация контроль

3.4.1 Стороны контроля: организационная и поведенческая

В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

В организационной стороне контроля выделяют четыре стадии:

Установление норм деятельности или стандартов, т.е. точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Эта стадия опирается на целевое планирование.

Отбор данных о фактическом состоянии дел как результат исполнения или измерения того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики.

Оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок.

Выработка и осуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначального плана.

Контроль должен, прежде всего, ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным.

Поведенческая сторона контроля. Человеческий фактор при контроле - это психологическая реакция подчиненных на контролируемые функции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - все то, что не совпадает с представлениями о свободе личности. Однако возможен другой подход: контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля. Измерение результатов с помощью заданных стандартов позволяет определить, какие действия нужно предпринимать в конкретной ситуации.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных экономических условиях немногие фирмы вообще формулируют свою миссию, у них существует только одна цель - получение наибольшей прибыли при наименьших издержках. И руководство этих предприятий считает, что была бы прибыль, а все остальное приложится.

Однако, правильно сформулированные цели предприятия это как минимум половина успеха его деятельности. Ведь цели предприятия определяют стратегию поведения фирмы на рынке и многое другое.

Организация не может функционировать без целевых ориентиров. Целевое начало в деятельности организации задается, в первую очередь, тем, что ее деятельность находится под влиянием интересов различных групп людей. Целевое начало в функционировании организации отражает интересы таких групп или совокупностей людей как: собственники организации, сотрудники организации, покупатели, деловые партнеры, местное сообщество и общество в целом.

Наиболее глобальной целевой установкой является миссия, разрабатывающаяся на весь срок существования организации. Она отражает то, для чего создана и существует организация. Цели - это более конкретные целевые установки. Цели должны быть определенными во времени, конкретными, адресными, достижимы и непротиворечивыми.

Цели организации связаны с ее основными функциями:

цели являются исходной точкой планирования;

цели лежат в основе построения организационных отношений;

на целях базируется система мотивирования, используемая в организации;

цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Четыре функции организации - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

При выполнении каждой функции решаются определенные задачи.

Для функции планирования важным является постановка целей, составление плана работы.

Для функции организации - управление выполнением общегрупповых целей.

Для мотивации - знание и учет потребностей работников, своих возможностей.

Для функции контроля - обнаружение и предупреждение проблем.

Для эффективного управления организацией, несомненно, необходимо выполнение всех функций в комплексе.

Подводя итог курсовой работы, можно отметить, что цели и функции организации взаимосвязаны между собой и являются важными составляющими в жизненном цикле и управлении организацией.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

. Источники

Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 30. 11. 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ - 05. 12. 1997. - № 32. - ст. 3301 (ред. от 18. 07. 2009 г.).

. Литература

Акимова Т.А. Теория организации : учеб. пособие для вузов / Т.А. Акимова. - М. : ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 367 с.

Гусаров А.В. Определение миссии организации / А.В. Гусаров // Менеджмент в России и за рубежом. - 2004. - № 3. - С. 13-15.

Круглов М.И. Стратегическое управление компанией : учебник для вузов / М.И. Круглов. - М. : Русская Деловая Литература, 2007. - 768 с.

Латфуллин Г.Р. Теория организации : учебник для вузов / Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко. - СПб. : Питер, 2004. - 395 с.

Мильнер Б.З. Теория организации : учебник / Б.З. Мильнер - Изд. 5-е, перераб. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2005. - 720 с.

Франчук В.И. Основы построения организационных систем / В.И. Франчук. - М. : Экономика, 2008. - 438 с.

. Справочные и информационные издания

Борисов А.Б. Большой экономический словарь / А.Б. Борисов. - М. : Книжный мир, 2003. - 895 с.

Приложение 1.

Предпосылки для формирования миссии*

Приложение 2.

Примеры формулировок миссии*

Приложение 3.

Построение «пирамиды целей»

Приложение 4.

Примеры ключевых целей организации