Информационное обеспечение работы с персоналом

Содержание

Введение

. Состав информационного обеспечения процесса управления персоналом в организации

.1 Характеристика персональной информации в процессе управления

.2 Состав информационного обеспечения, необходимого для принятия кадровых решений

. Техническое и информационное обеспечение системы управления персоналом

.1 Техническое обеспечение системы управления персоналом

.2 Информационное обеспечение системы управления персоналом

Заключение

Список литературы

Введение

К числу важнейших проблем, связанных с использованием современных технологий в информационной среде работы организации, фирм и других различных форм собственности можно отнести отсутствие необходимого теоретического обоснования и практических рекомендаций, предоставляемых новейшими компьютерными средствами в сфере управления персоналом в предпринимательских структурах.

В этой связи встает задача по обобщению и распространению инновационного опыта, накопленного в области применения современных технологий, как в России, так и за рубежом. Отсутствие последних в их систематизированном и целенаправленном виде и обусловило выбор темы данного учебного пособия, направленного на совершенствование процесса управления персоналом организации и фирм в условиях углубления рыночных отношений и еще не сложившейся цивилизованной политики конкуренции в России.

Актуальные проблемы, связанные с принятием кадровых решений, разрабатывали: Т.В. Корнилова, Л.В. Карташова, И.К. Тихомиров, Р. Доусон, Е.В. Троицкая, Н.Ф. Пушкарев, В.В. Глушенко, А.В. Никольский, Н.Э. Васильева и др.

Следует отметить, что использование компьютерных кадровых систем в значительной степени повышает эффективность трудовой деятельности персонала на всех уровнях управления. Это объясняется тем, что в последнее десятилетие многократно увеличились информационные потоки, что во многом повлияло на оптимальность принятия кадровых решений в процессе управления персоналом.

Цель курсовой работы - изучить информационное обеспечение работы с персоналом.

1. Состав информационного обеспечения процесса управления персоналом в организации

.1 Характеристика персональной информации в процессе управления

Процессы, связанные с автоматизацией работы кадровой службы фирмы, предусматривают создание требуемых программных продуктов, позволяющих быстро и качественно получить требуемую информацию о работе фирмы. Современная компьютерная система по управлению персоналом должна представлять собой комплекс взаимосвязанных задач, исключающий дублирование ввода информации и обеспечивающий доступ к данным всех служб предприятия, в них заинтересованных.

Внедрение компьютерной системы, как показывает практика, обеспечивает повышение эффективности управления персоналом на основе оперативных данных о состоянии работников предприятия (за счет достоверности, целостности данных и компьютеризации обработки персональной информации).

При этом предоставляется возможность учета кадровых данных по работникам, включая профессию, образование, состав семьи, стаж работы и т.д.). Кроме того, обеспечивается учет перемещений по должностям, профессиям, подразделениям и т.д.

Компьютерная система управления персоналом, в отличие от системы учета персонала, - это другой уровень задач (так же, как и задачи, стоящие перед дирекцией по работе с персоналом, имеют мало общего с задачами существовавших ранее на предприятиях отделов кадров).

Таким образом, переход от учета к управлению персоналом - это не столько добавление новых процессов, сколько расширение возможностей по регулированию наличного или потенциального состава персонала, анализу его состояния, планированию необходимых изменений и финансов, прямого оперативного доступа к информации о персонале и др.

Информация о персонале должна отвечать требованиям, указанным в таблице.

Требования, предъявляемые к персональной информации предприятия

Под персональной информацией понимается совокупность знаний о работнике, т.е. сведения, уменьшающие неопределенность знаний о кандидате на должность или работнике фирмы. Информация является одним из ценных ресурсов, который используется в управленческой деятельности, особенно это относится к принятию кадровых решений.

По стадиям образования персональная информация может быть как первичной, так и вторичной. Первичная информация, как правило, возникает и фиксируется непосредственно в процессе найма работника на фирму. После обработки она превращается во вторичную и используется в управлении персоналом при решении множества задач. Вторичная информация подразделяется на промежуточную, которая подвергается последующей обработке, и результативную, которая является окончательно обработанной и служит оперативным материалом для руководства кадровой службы и фирмы в целом.

По степени стабильности различают постоянную информацию, которая не изменяется в течение длительного времени или никогда (Ф.И.О., дата рождения, место рождения и т.д.), условно-постоянную информацию, которая сохраняется неизменной до года (нормы времени на выполнение операций), и переменную информацию, которая может изменяться (сведения о занимаемых должностях, зарплате и т.д.).

По роли в управлении различают нормативно-справочную информацию (обычно постоянная или условно-постоянная, различные законодательные акты, кодекс законов о труде, должностные инструкции), текущую (или оперативную), содержащую сведения на определенный момент времени и накапливаемую за какой-то период времени.

Информация группируется по фазам управления (прогнозная, плановая, учетная, контрольная, отчетная, аналитическая) и по функциям управления (подбор, оценка, создание резерва, повышение квалификации и т.д.).

По отношению к управляемому объекту различают внешнюю и внутреннюю, входную, промежуточную и выходную информацию.

Информационная потребность - это достаточно сложная социально-экономическая категория. Работники фирмы могут быть охарактеризованы с помощью информации, которая отражает состояние, движение и изменение в период их трудовой деятельности. Совокупность всех данных о персонале предприятия представляет собой информационную структуру, необходимую для более эффективной работы с персоналом.

Состав персональных учетных сведений, как правило, обосновывается перечнем задач, решаемых с помощью ПЭВМ. Необходимо помнить, что от своевременности обеспечения руководства информацией, от полноты и достоверности ее зависит качество принимаемых решений по найму, отбору и использованию персонала на конкретной фирме.

Известно, что кадровые системы на 70-80% - справочники, рассчитанные на своевременное получение информации по обращенным к ним запросам. Следовательно, в их основе должна лежать система управления базами данных (СУБД) с развитыми возможностями и удобные средства работы с классификаторами. Поэтому при знакомстве с системами следует уделять внимание технологическим аспектам, аналитическим возможностям и средствам подготовки отчетов.

.2 Состав информационного обеспечения, необходимого для принятия кадровых решений

компьютерный управление информационный кадровый

Процесс выработки решений неразрывно связан с процессами переработки и усвоения информации. Чем выше эффект от использования информации, тем быстрее будут внедряться прогрессивные достижения и передовой опыт. Перед управляющим органом стоят три задачи, связанные с информационными процессами: получение информации, переработка и использование ее в интересах управления, генерирование и передача новой информации.

В настоящее время возникла острая необходимость усиления информационной деятельности в органах управления фирмой с целью обеспечения руководящих работников этих органов информацией, необходимой для принятия оптимальных решений.

широтой исполняемых обязанностей, увеличивающихся в зависимости от должностного уровня;

важностью вопросов, от решения которых зависит развитие того или иного направления;

отсутствием в полном объеме информации по проблеме, требующей принятия решения.

Деятельность руководителей предполагает частые изменения информационных потребностей и возникновение новых, поэтому необходимо обеспечить оперативное информационное обслуживание руководителя.

Информация для руководителей служит основой для принятия эффективного решения. Для руководителя требуется полная и проанализированная информация, содержащая по всем основным вопросам достаточно полное изложение.

Для этой цели создаются совершенные автоматизированные системы, способные фильтровать информацию и выделять из нее необходимые руководителю сведения и факты.

При использовании информации важно тщательно взвешивать ее необходимость и достаточность, так как избыток или недостаток информации для руководителя может привести к ошибкам в принятии решений.

Проблема информационного обеспечения руководителя, как правило, решается информационными службами, которые готовят и представляют необходимую информацию, пригодную для быстрого и правильного принятия решения.

Информация для руководителя должна нести в себе элемент оценки, прогноза и быть достоверной, актуальной, кроме того, содержать максимально обобщенные данные. Современные информационно-поисковые системы выдают необходимые для этой цели документы. Однако это не значит, что они помогут обнаружить требуемые фактографические данные и обобщенные сведения. Такие информационные операции, как отбор, обобщение, реферирование, систематизация, а также перевод, предполагают оценку содержания информации, а это не входит в обязанности информационно-поисковых систем.

Между потребителями информации - руководящим работником, принимающим решение, и информационно-поисковой службой, осуществляющей многоаспектный поиск документов, должно быть еще одно звено - центр по информационному обеспечению, выполняющий важнейшие функции, это:

накопление и систематизация источников документов;

отбор релевантных документов для последующей аналитической работы;

аналитическая обработка отобранных документов;

создание информационного материала и представление его руководителю в удобной для восприятия форме.

В процессе информирования руководителя образуется иерархическая цепочка потребителей информации. Информационные работники вместе со специалистами, непосредственно ответственными за информационное обеспечение, являются первыми потребителями информации.

Следствием их совместной работы является изучение проблемы в целом и подготовка информационного материала. При этом работники, осуществляющие подготовку информационных материалов и потребители информации, абоненты автоматизированной системы располагаются в следующей последовательности:

информационные работники, осуществляющие отбор и аналитическую обработку документов;

информационные работники, ответственные за информационное обеспечение по конкретному направлению;

референты и работники аппарата управления, ведущие информационную подготовку решений;

руководящие работники, ответственные за проведение политики в организациях.

Однако существуют два аспекта проблемы информационного обеспечения руководителей, с которыми приходится считаться:

руководитель не знает, что у него нет определенной информации до тех пор, пока он в ней не нуждается;

руководитель зачастую не знает, какая информация ему нужна.

Следствием этого является, во-первых, то, что информация всегда необходима срочно, и во-вторых, возникает необходимость почти всегда сузить запрос, сделать его более специфическим. Это означает, что запрос изменяется, сужается или расширяется по мере проведения поиска ответа на запрос.

Информационное обеспечение руководителя редко представляет собой ситуацию типа «запрос-ответ». В большинстве случаев - это запрос, требующий срочного ответа и, кроме того, не всегда ясно сформулированная его цель и окончательный вариант. Положительно решить эту проблему можно лишь при тесном контакте информационной службы с руководителем.

Система информирования руководителя должна строится в соответствии с реально существующей потребностью в информации, учитывающей специфику обслуживания руководящих работников. Если специалисту вполне достаточно для удовлетворения своей информационной потребности обратиться к специализированным фондам, то руководящему работнику при принятии решения такое обращение, по меньшей мере, нерационально. Чтобы руководителю меньше тратить времени на сбор, чтение и обработку информации, она должна поступать к нему в обобщенном виде.

Система информирования работников организации

Степень обобщения должна возрастать в зависимости от возрастания должностного ранга руководителя, потому что экономия рабочего времени специалиста при изучении решаемой проблемы практически прямо пропорциональна обобщенности информации, которой он располагает.

Исследования подтверждают, что повышение степени обобщенности информации является решающим фактором повышения эффективности труда конкретного руководителя. В системе информационного обеспечения руководителя существует горизонтальная и вертикальная интеграция обработки информации, характеризующейся различной степенью обобщения информации.

В подготавливаемых информационных материалов для руководителя должны освещаться:

важнейшие результаты исследования, которые могут способствовать ускорению научно-технического прогресса;

тенденции развития данной отрасли в стране и за рубежом;

экономические и торгово-политические вопросы;

тенденции международного разделения труда и коопераций;

положение на мировом рынке в отношении проблем и задач данной отрасли;

проблемы, связанные с управлением и планированием экономики и т.д.

Зависимость, которая возникает между процессом принятия решения и информацией, можно охарактеризовать следующим образом: каждое решение (естественно, при условии, что речь идет о решении правильном и рациональном) должно приниматься в результате серии предварительных действий.

Не следует считать, что информация необходима только на этапе непосредственной подготовки решения, так как это означало бы, что предварительная подготовка решения не требует никакой информации.

На этом этапе подготовки решений идет анализ фактического состояния объекта, который производится на основе контроля информации. Эта информация должна быть: своевременной, достоверной, достаточной, обобщенной, комплексной. На данном этапе также осуществляется поиск, сбор и обработка необходимой для принятия решений информации.

При этом необходимо принимать во внимание прогнозную информацию о будущем состоянии объекта управления и окружающей среды с тем, чтобы предвидеть возникновение и появление конфликтной ситуации.

Основными источниками исходной информации для прогнозирования служат:

статистическая, финансово-бухгалтерская, оперативная отчетность организации;

научно-техническая документация по результатам выполнения НИОКР, обзоры, проспекты, каталоги и другая информация;

патентно-лицензионная документация.

Учитывая значительное дублирование информации, используемой при прогнозировании, целесообразно использовать единые базы данных, формулированные по принадлежности к объектам прогнозирования и планирования. В этом случае проблему информационного обеспечения прогнозирования следует решать комплексно с развитием АСУ.

На этом этапе определения варианта принятия решений следует оценить обстановку на основании полной, достоверной и своевременной информации. При разработке вариантов решения следует пользоваться одними и теми же подходами и методами получения информации и выполнения расчетов, так как в противном случае в исходную информацию будут привноситься разные по величине погрешности.

Обеспечение многовариантности, как условия повышения качества и эффективности решения, означает необходимость перерабатывать не менее трех вариантов по достижению цели.

Выбор метода решения осуществляется путем просмотра ранее собранной информации. Выработанный проект решения следует всесторонне обсудить на специальном совещании высококвалифицированных специалистов и производственников. Цель обсуждения - внесение замечаний и дополнительной информации к проекту решения, а также анализ того, найдется ли наилучший вариант.

На этапе принятия решения руководитель единолично или коллегиально анализирует решение, приложенные к нему материалы и выбирает окончательный вариант. Принятое решение фиксируется и оформляется соответствующими документами.

Полученная информация в ходе выполнения решения обрабатывается в целях прогнозирования его выполнения. На основании этой информации определяется наличие отклонений.

Информационное обеспечение принятия решений осуществляется посредством функционирования информационных систем, которые позволяют определять сбор, хранение, накопление, поиск и передачу необходимых данных.

Информационная система включает:

информационные ресурсы;

материальные ресурсы;

каналы циркулирования информации;

определенный контингент работников.

Информационная система характеризуется рядом параметров таких, как:

объемом основных массивов информации;

пропускной способностью каналов информационной системы;

способностью хранения единицы информации;

временем реакции системы на разные виды информационных работ;

быстродействием системы и т.д.

Информационные системы можно классифицировать по различным критериям, раскрывающим ту или иную особенность.

Существуют два подхода к разработке систем информационного обеспечения: функциональный и системный.

При функциональном подходе каждое структурное подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь при этом на собственном документировании, методах информирования информации, каналах связи и архивах.

Этот подход обусловлен тем, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Работники сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты решений.

При системном подходе информационное обеспечение формируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой как последовательными, так и параллельными связями на основе единых данных. Этот подход возможен при обследовании процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления. Для этого весь процесс управления делится на творческие и технические работы, что связано с его детализацией.

Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, отражающиеся в многократности ее использования.

Системный подход предполагает разделение системы информационного обеспечения на составляющие. Их описание и установление взаимосвязей требуют единообразия форм представлений данных, систем показателей и классификации. Интегрированная система управления включает в себя:

систему управления.

Следует отметить, что автоматизированные информационные системы базируются на средства вычислительной техники.

2. Техническое и информационное обеспечение системы управления персоналом

.1 Техническое обеспечение системы управления персоналом

Функционирование службы управления персоналом организации и внедрение автоматизированных систем управления кадрами требует целого комплекса технических средств. Основу комплекса технических средств составляют ПЭВМ.

Основной принцип разделения труда между человеком и машиной состоит в том, что технике передаются формализованные, наиболее трудоемкие операции и технические процедуры по преобразованию информации, а человек сохраняет за собой основные аналитические и управленческие функции, экономический анализ, принятие решений, контроль и т.д.

В результате перевода ряда операций на ЭВМ значительно сокращаются затраты труда на ручные, малопроизводительные операции и увеличиваются элементы аналитического, творческого труда. Исследования показывают, что с внедрением автоматизированных систем управления аналитическая работа специалиста увеличивается более чем в полтора раза, несколько сокращается проверка документов, на треть - вычислительные операции и т.п. Одновременно с сокращением операций возникают новые трудоемкие виды работ: формулировка задач для ЭВМ, подготовка и корректировка исходной информации.

Примером использования ПЭВМ для решения кадровых задач может служить отбор кандидатов на замещение вакантных должностей, обладающих наиболее рациональным сочетанием личностных и деловых качеств, учет состава и движения кадров, подготовка данных о личном составе кадров по запросу органов управления, подготовка данных для форм государственной статистической отчетности и т.п.

Целесообразна реализация модульного принципа построения автоматизированной системы работы с кадрами, что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции.

Так, один из вариантов построения информационной системы по кадрам включает пять следующих модулей.

«Штаты» - формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом.

«Приказы» - подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением.

«Кадры» - формирование базы данных о сотрудниках, включая сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.

«Справки» - поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.

«Статистика» - подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени.

На последующих этапах развития системы решаются задачи:

аттестации кадров;

подбора и расстановки кадров;

планирования потребности и расстановки специалистов и др.

Возможность выбора наилучшего варианта из нескольких, позволяет шире использовать ПЭВМ для планирования перемещения и продвижения работника.

Постановка на ЭВМ целого ряда аналитических и расчетных задач являются примерами новых, более современных и точных способов управления кадрами.

.2 Информационное обеспечение системы управления персоналом

Информационное обеспечение системы управления персоналом служит для выработки правильных и рациональных решений, а также для осуществления контроля за деятельностью по их выполнению. Это ни что иное как совокупность исполненных решений по размещению, объему и формам организации сведений, циркулирующих в системе управления в процессе ее функционирования.

В его состав входят:

) оперативная информация;

) нормативно-справочная информация;

) классификаторы информации технико-экономического характера;

) системы документации, среди которых выделяют специальные и унифицированные.

В свою очередь использована, может быть не вся информация, а лишь та, которая соответствует предъявляемым к ней требованиям. Так она должна быть:

) комплексной (отражает технологическую, техническую, социальную и организационную стороны деятельности при их связи с внешними условиями);

) оперативной и систематичной;

) достоверной;

Информационное обеспечение системы управления персоналом представлено двумя большими группами:

) внемашинным

) внутримашинным.

Первое включает системы классификации и кодирования сведений, управленческой документации, организации, хранения и внесения изменений в документированную информацию.

Второе заключается в совокупности сигналов, сообщений и документов в воспринимаемой человеком форме.

Если в первом случае мы имеем дело с движением документов планового/учетно-отчетного содержания по прямой связи и по обратной, то во втором - с информационной базой и непосредственно с программами организации, накопления, поддержания актуальности и доступа к указанной базе.

Технический прогресс обусловил использование персональных компьютеров во всех структурных подразделениях организации. Поэтому возникает вопрос, связанный с организацией данных на жестком диске компьютера. Это достаточно сложная структура, предполагающая наличие банка данных, включающего множество баз данных. Здесь информация не только накапливается, но и поддерживается в актуальном состоянии.

Разработка подобного информационного обеспечения осуществляется в соответствии с рядом организационно-методических требований. В основном они касаются организации работы с программами, возможности обновления информации и контроля за состоянием баз.

Заключение

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом имеет два аспекта: внутренний и внешний.

К внутреннему относится то, что с точки зрения права информационно-аналитическое обеспечение предусматривает накопление, систематизацию, использование персональных данных, другие виды операций с кадровой информацией только в рамках действующего законодательства.

С точки зрения политики эта работа предполагает, что объем и характер запрашиваемых у гражданина сведений при вступлении организации с ним в отношения найма не превысят необходимого максимума.

С организационной точки зрения предполагается, что информационно-аналитическая работа унифицирована, т.е. есть общий подход и к самому перечню запрашиваемых у человека сведений при поступлении на работу, и к способу их получения.

К внешнему аспекту информационно-аналитического обеспечения управления персоналом относится комплекс мероприятий по оповещению общественности о принципах и практике работы со служащими в федеральных органах власти, в органах власти субъектов Федерации, в органах местного самоуправления.

В целом информационно-аналитическое обеспечение работы с людьми в сфере труда имеет принципиальное значение для повышения профессионализма работников, укрепления деловых должностных отношений, нравственности и порядка.

Список литературы

1.     Автоматизированные системы управления в народном хозяйстве / Под ред. проф. В.С. Синяка. - М.: Экономика, 2010.

2.      Алексеева Е.Ф., Стефанюк В.Л. Экспертные системы (состояние и перспективы). - М.: Статистика, 2009.

.        Ашмарина С.И., Гороховицкая Т.Н. Инновационно-информационный персонал развития промышленности региона. Монография. - М.: Машиностроение, 2010.

.        Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2011.

.        Гринберг А.С. Компьютеризированные системы технологии управления. - Минск, 2010

.        Грэхем Х.Т., Беннетт Р. Управление, человеческими ресурсами. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.

.        Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2008.

.        Дятлов В.А. и др. Управление персоналом. - М.: 2010.

.        Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2011.

.        Журавлев П.В. и др. Персонал. Словарь понятий и определений. - М.: Экзамен, 2009.

.        Журавлев П.В. и др. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. - М.: Экзамен, 2009.

.        Ильина М.В. Принципы, средства и технологии реализации концепций управления. - М.: Хронограф, 2008.

.        Инновационный менеджмент / Под. ред. Оголевой Л.Н. - М.: Инфра - М, 2011.

.        Информационные системы в управлении производством / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 2010.

.        Информационные системы для руководителей / Под ред. Ф.И. Перегудова. - М.: Финансы и статистика, 2009.

.        Информационные системы управления: перспективы на следующие 10 лет. - М.: МГУ, 1989. - М.: РАГС, 2010.

.        Келли Г., Армстронг Р. Тренинг принятия решений. - СПб.: Питер, 2011.

.        Князевская Н.В., Князевский В.С. Принятия рисковых решений в экономике и бизнесе. - М.: Контур, 2008.

.        Компьютерные технологии обработки информации. - М.: Финансы и статистика, 2010.

.        Коптевич Л.С. Информационные технологии оптимальных решений и реинжиниринг в повышении эффективности менеджмента. - Минск: БЭГУ, 2000.

.        Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: Инфра-М, 2011.

.        Корниенко В.И. Команда: формирование, управление, эффективность. - Пермь: ЗУИЭП, 2009.

.        Ларичев О.И. Выявление экспертных знаний. - М.: Наука, 2009.

.        Ларичева И. Теория и практика принятия решений: Учебник для ВУЗов. - М.: Логос, 2011.

.        Лебедева И.П. Японские корпорации: стратегия развития. - М.: Вост. Литер-ра, 2010

.        Литвак Б.Г. Экспертные системы и принятие решений. - М.: Потент, 2010.

.        Литвинов И.П., Литвинов И.И. Стиль управленческой деятельности. - СПб.: ЛИНЭЛ'Н, 2010.

.        Макаров И.К. Управление персоналом. Схемы и комментарии. - М.: Юриспруденция, 2009