Документационное обеспечение управления (на примере НУЗ 'Дорожная клиническая больница ОАО РЖД')

Оглавление

Введение

Глава 1. История создания, структура и правовая основа деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

.1      История создания и организационная структура ДКБ

.2      Анализ локальных нормативных правовых документов больницы

Глава 2. Порядок документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

.1 Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

.2 Порядок оформления кадровой документации

Глава 3. Организация документационного обеспечения в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

.1 Организация работы с входящими документами

.2 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

.3 Контроль исполнения документов

.3 Организация текущего и архивного хранения документов

Глава 4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

Комплексная система нормативного обеспечения оказания медицинской помощи и взаимосвязанных с ней процессов, работ, товаров и услуг расширяет возможности стратегического планирования, эффективного использования имеющихся ресурсов, регулирования и контроля затрат на лечение и охрану здоровья, позволяет более эффективно реализовывать защиту прав пациентов, осуществлять действенный контроль и регулировать деятельность учреждений здравоохранения.

Задача формирования единого нормативно-правового пространства системы охраны здоровья населения рассматривается как приоритетное направление и основа ее реформирования. В настоящее время вопросы охраны здоровья населения регулируются более чем 40 федеральными законами. Основополагающие законодательные акты определяют принципы деятельности и пути развития всей национальной системы здравоохранения.

В условиях недостаточного финансирования здравоохранения все большее значение приобретает реализация целевых программ в области охраны здоровья населения. Программно-целевое управление позволяет не только концентрировать ресурсы на приоритетных направлениях, но и осуществлять комплексный подход к решению наиболее актуальных проблем здравоохранения.

Целью модернизации российского здравоохранения является улучшение общественного здоровья на основе повышения доступности и качества медицинской помощи для широких слоев населения, развития профилактической направленности деятельности лечебно-профилактических учреждений и формирования здорового образа жизни при повышении эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов отрасли.

Одним из наиболее действенных инструментов повышения эффективности системы здравоохранения является применение современных методов диагностики и лечения, новейших лекарственных средств, компьютерных технологий в организации управления здравоохранением, качественное улучшение информационной обеспеченности отрасли.

Для эффективного решения этих задач необходимо применение комплексных медицинских информационных систем документационного обеспечения деятельности ЛПУ, позволяющих обрабатывать информацию по всей цепочке движения пациента: поступление - диагностика - лечение - реабилитация - мониторинг.

Особую роль в повышении эффективности объемов и качества оказываемых услуг играет персонал, или конкретный работник, который связывает свои интересы с ЛПУ как с местом работы, источником дохода, возможностью роста профессионального и социального статуса.

Внедрение в лечебный процесс новейших научно-технических достижений диктует необходимость качественных преобразований в профессионально-квалификационной структуре медработников, в повышении уровня их знаний, умений и навыков.

Таким образом, не вызывает сомнения актуальность настоящего исследования.

Объект дипломного исследования - организация документационного обеспечения управления в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ).

В качестве предмета исследования выступает организация документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (ДКБ) и его совершенствование.

Цель дипломной работы - проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности, предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами и повышению эффективности в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:

-       Описать историю, структуру и правовую основу деятельности ДКБ.

-       Охарактеризовать процессы документирования деятельности.

-       Проанализировать организацию работы с документами.

-       Сформулировать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения поставленной цели, для более глубокого решения задач в работе применялся аналитический метод исследования. В рамках дипломной работы был проанализирован комплекс специализированной литературы по вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления, обширная источниковая база, а также рассмотрены внутренние локальные нормативные акты организации. В дипломном исследовании широкое применение получил контент - анализ, т.е. анализ текста документа. В качестве дополнительных методов исследования были привлечены такие, как очное консультирование со специалистами и сотрудниками организации.

При написании дипломной работы были использованы различные источники, которые можно рассмотреть в пределах следующих групп:

.        Общегосударственное и федеральное законодательство по организации деятельности ЛПУ.

Конституция Российской Федерации определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации.

Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и другие обязательства.

Трудовой кодекс Российской Федерации освящает основные вопросы, касающиеся регулирования отношений между работником и работодателем организации, оформления документации по персоналу, определяет понятие трудового договора, его составление, дополнения, изменения, определены рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, а также рассмотрены особенности распределения труда отдельных категорий работников. Описаны нормы защиты трудовых прав работника при разрешении трудовых споров, ответственность за нарушение трудового законодательства.

Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан». Документ представляет собой совокупность правил, регламентирующих организацию здравоохранения в Российской Федерации. Признавая основополагающую роль охраны здоровья граждан как неотъемлемого условия жизни общества и подтверждая ответственность государства за сохранение и укрепление здоровья граждан Российской Федерации, стремясь к совершенствованию правового регулирования и закрепляя приоритет прав и свобод человека и гражданина в области охраны здоровья, настоящие Основы устанавливают правовые, организационные и экономические принципы в области охраны здоровья граждан.

Помимо вышеназванных источников деятельность ЛПУ регламентирует и ряд специализированных правовых документов о здравоохранении.

.        Законодательные, нормативные, правовые и методические документы в сфере делопроизводства, архивного хранения документов и использование ИТ в области документационного обеспечении управления.

Рассматривая источники, следует, прежде всего, проанализировать Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит базовую документоведческую терминологию, касающуюся информации и ее документирования. В 2010 году в федеральный закон были внесены изменения, которые коснулись прежде всего, введения самостоятельного определения термина электронный документ, термины электронное сообщение и электронный документ теперь в законе представляют отдельные терминологические единицы. В новой редакции также сказано, что информация, содержащаяся в государственных информационных системах признана официальной, а соответствующие органы обязаны обеспечить ее достоверность, актуальность, предоставить доступ и обеспечить безопасность.

ФЗ «О персональных данных» определил понятие персональные данные и сведения, которые относятся к персональным данным, а также установил порядок обработки персональных данных, методы их защиты и презумпцию их неразглашения. Отметим, что поводом для принятия этого закона послужили многочисленные факты кражи баз персональных данных государственных и негосударственных учреждений. Федеральный закон обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа к ним. Следует отметить последние изменения. Федеральный закон от 28.06.2010 N 123-ФЗ "О внесении изменений в статью 1 Федерального закона "О персональных данных" и статью 15 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации". С 01 июля 2010 года вступают в силу поправки в отдельные федеральные законы, в которых уточняется порядок размещения в сети Интернет текстов судебных актов. Федеральный закон от 23.12.2010 N 359-ФЗ "О внесении изменения в статью 25 Федерального закона "О персональных данных". Информационные системы персональных данных, созданные до 1 января 2011 года, должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 июля 2011 года".

Основным законом, регулирующим вопросы архивного хранения документов, следует признать Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учета, использование документации архивного фонда РФ и архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства об электронной цифровой подписи, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей. Закон, в частности, регулирует следующие виды отношений в области использования электронных подписей: использование различных видов электронных подписей; выдачу и использование сертификатов ключа подписи; проверку электронных подписей; оказание услуг удостоверяющих центров; аккредитацию удостоверяющих центров. В настоящее время идет активная законотворческая работа по разработке нового проекта закона, который учел бы недостатки данного и опирался бы на современную законодательную базу и накопленный международный опыт. В соответствии с новым законом Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" утратит свою силу в 2012 г.

Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регламентирует порядок использования государственного языка Российской Федерации на всей территории России, обеспечение права граждан на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры.

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»  охватывает сферы языкового общения, подлежащих правовому регулированию, и не устанавливает юридические нормы использования языков народов Российской Федерации в межличностных неофициальных взаимоотношениях, а также в деятельности общественных и религиозных объединений и организаций.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер, что с одной стоны дает большую самостоятельность службам документационного обеспечения управления на местах в регулировании вопросов документирования информации, однако на практике это, прежде всего, проявляется в отсутствии единообразия в оформлении документов в различных организациях и учреждениях.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Следует признать, что определения, используемые в стандарте, утратили во многом свою актуальность в связи с внедрением и повсеместным использованием информационных технологий в управлении и нуждаются в пересмотре, ряд федеральных законов, принятых в последнее время дополняет терминологическую базу, заложенную государственным стандартом, что не отменяет необходимости в его коренном пересмотре.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «СИБИД. Управление документацией» определяет свойства и функции документа регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Важную роль в решении проблемы юридической силы документа на машинном носителе сыграл ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации». Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», который не только не отменен с 1984 г., но и имеет статус общегосударственного стандарта в странах - членах СНГ. Данный стандарт определяет требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

ГОСТ 34.003-90 устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации.

При оформлении документов, подлежащих отправке, руководствуются постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», которое регулирует взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей.

«Государственная система документационного обеспечения» управления представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ нацелена на упорядочивание организационной структуры управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации ГСДОУ способствует решению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включают нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. Принятая в 1991 году, ГСДОУ как нормативный документ на настоящий момент по многим пунктам утратила свои позиции и не отвечает требованиям современного законодательства, однако, остается в статусе действующей.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, вступили в действие со 2 июля 2009 г., установив, тем самым, единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были разработаны для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Основные правила работы архивов организаций обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

С сентября 2010 года на территории РФ начал действовать новый "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Сроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Новый перечень внес существенные коррективы в сроки хранения отдельных категорий документов, поэтому при разработке или пересмотре номенклатур дел необходимо обратить внимание на изменение номеров статей по перечню, сроки хранения, а также заголовки дел.

При написании дипломной работы были использованы монографии, книги, издания признанных специалистов в области документационного обеспечения управления.

В работе коллектива авторов под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» рассматриваются вопросы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Характеризуется нормативно-методическая и законодательная база. Освещены вопросы организации работы с документами и правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их сдачи в архив.

Издание Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство», в котором рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 и организация работы службы делопроизводства. В книге так же выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и их обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, уничтожение.

В книге Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. «Документационное обеспечение управления» дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

В издании «Секретарское дело» Т.В. Кузнецова уделяет внимание улучшению работе с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятия документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдачи в архив. Следует отметить, что книги профессора Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, дополняются, обновляются, содержат актуальную и наиболее полную информацию по вопросам делопроизводства.

Книги А.Ю. Чуковенкова «Правила оформления документов» и М.В. Ларина «Оформление служебных документов» основаны на материалах ГОСТа Р 6.30-2003. В них изложены общие правила оформления документов в соответствии с этим ГОСТом. Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Книга В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления» освещает вопросы документирования и организации работы с документами. При этом автором приводится характеристика нормативно-методической базы делопроизводства, приводит критерии выбора средств организационной техники.

В книге М.Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства современного предприятия.

Нельзя также обойти вниманием несколько раз переиздававшееся еще одно практическое пособие М.Ю. Рогожина, ставшее действительно настольной книгой многих работников делопроизводственной службы. «Настольная книга секретаря» рассматривает как общие вопросы документирования, так и дает практически готовые образцы документов необходимых в работе предприятия, его структурных подразделений и службы по персоналу. Отдельно представлены особенности деловых документов повседневной работы - организационно-распорядительные, информационно-справочные и другие.

Самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами собраны в специальных справочных изданиях М.В. Стенюкова.

К написанию дипломной работы были привлечены и периодические издания, которые можно разделить на две категории:

-       информационно-аналитические и научно-популярные журналы по специфике деятельности управления в здравоохранении;

-       специализированные журналы по вопросам документационного обеспечения управления.

Л.Р. Фионова в статье «Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления» освещает проблемы, возникающие при использовании нестандартных форм документов в управлении. О необходимости внедрения рациональной системы организации ДОУ в бизнес, базирующейся на инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел, альбоме и табеле унифицированных форм документов.

В статье Т.Р. Белой «Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ» рассмотрены организационные вопросы проектирования АС ДОУ, основные требования к техническому заданию на проектирование АС и к приемочной документации на АС. В приложении даны материалы о порядке разработки и согласования ТЗ, стадиях и этапах создания АС ДОУ, образцы оформления титульного листа ТЗ.

В статье В.С. Иритиковой «Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций» дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Статью отличает системность подхода, при этом даны и конкретные рекомендации.

Н.А. Носарева в своей статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» рассматривает расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с помощью статьи вполне реально осуществить самостоятельно.

Статья Т.А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел» дает рекомендации о составлении (или актуализации имеющейся) номенклатуры дел. В ней объясняется, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что - по его окончании.

В статье Е.М. Каменевой «Особенности оформления приказов и распоряжений» разобраны правила оформления каждого реквизита приказа и распоряжения - самых распространенных распорядительных документов.

В данной работе были использованы так же интернет-ресурсы: справочно-правовые сайты, сайты компаний разработчиков АСДОУ, электронные версии журналов по делопроизводству.

Структура дипломной работы построена в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, четырех глав и заключения.

Во введении определяются объект, предмет и цель исследования, анализируется источниковая база.

Первая глава характеризует предмет исследования: историю, структуру, правовую основу деятельности управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Вторая глава описывает порядок и правила документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Третья глава дипломного исследования содержит организацию документационного обеспечения деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В четвертой главе приводятся рекомендации автора по совершенствованию работы с документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В заключительной части подводятся итоги проделанной работы, и определяется соответствие полученных результатов задачам дипломного исследования. Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что сформулированные автором рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» носят универсальный характер и могут быть использованы службами делопроизводства аналогичных ЛПУ в целях построения эффективной и грамотной работы с документами.

Глава 1. История создания, структура и правовая основа деятельности Негосударственного учреждения здравоохранения «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» и основные направления его деятельности

.1 История создания, структура и правовая основа деятельности

Дорожная клиническая больница Куйбышевской железной дороги, начало которой было положено во второй половине XIX века, - одно из старейших лечебных учреждений Поволжья и г. Самары. Это многопрофильный медицинский комплекс, включающий в себя поликлинику №1, поликлинику №2 на ст. Кинель, терапевтический и хирургический стационары, располагающий высококвалифицированными кадрами и самой современной материально-технической базой.

Лечебно-диагностический и реабилитационный процессы обеспечивают более 300 врачей и около 700 средних медицинских работников. Среди них 2 доктора медицинских наук, 11 кандидатов медицинских наук, 48 специалистов высшей и 68 - первой квалификационной категории. Одиннадцати врачам присвоено звание «Заслуженный врач Российской Федерации», 17 человек удостоены высшей награды отрасли - Знака «Почетному железнодорожнику».

На базе больницы работают кафедры медицинского университета хирургического, терапевтического и педиатрического профилей, обеспечивая консультации больных профессорами, доцентами, докторами и кандидатами медицинских наук.

В конце XIX века экономика Самарской губернии настоятельно требовала новых путей перемещения продукции. В 1876 г. в Самаре было учреждено управление по строительству новой Самаро-Уфимской железной дороги. Особенность строительства трассы заключалась в ее прохождении по малонаселенной местности, в необходимости привлечения рабочей силы из других губерний, большой сложности в решении элементарных бытовых вопросах во временных поселках строителей. Практически полное отсутствие медицинского контроля при приеме на работу, за качеством питьевой воды и организацией питания, контроля против заноса заразных заболеваний обуславливали высокий уровень эпидемической заболеваемости, травматизма, кожных заболеваний. Начало временной эксплуатации дороги на отдельных ее участках, окончание строительства железнодорожных станций и при них поселков, населенных работниками железной дороги и членами их семей, положило начало создания системы медицинского обеспечения на железнодорожном транспорте.

В январе 1877 года, к официальному началу движения поездов, была организована медицинская служба дороги, которую возглавил врач Станиславский Станислав Станиславович. 1-й округ обслуживал врач Капелянский Даниил Матвеевич, 2-й округ - врач Вертель Владислав Вацлович. Созданный в Самаре приемный покой остался и после окончания в 1878 г. строительства дороги. Вместе с врачами работали фельдшеры и акушерки. Эти медики-первопроходцы работали в совершенно новых условиях - линейная растянутость объектов обслуживания (станции и полустанки, разъезды, казармы путевых рабочих), многосторонность требования с учетом контингента как собственно железнодорожников, так и членов их семей и прислуги. Решались вопросы размещения приемных покоев, их оснащения, порядок лекарственного обеспечения, порядок обслуживания выездов на станции и где не было приемных покоев, порядок взаимодействия и взаиморасчетов со сторонними лечебными учреждениями за обследование и стационарное лечение. Возникла необходимость медицинского освидетельствования работников, связанных с безопасностью движения. В поездах стали появляться больные пассажиры - вопросов возникало больше, чем имелось на них ответов. Медицинское обслуживание железнодорожников Самарского узла осуществляла больница на 24 койки.

С 1913 г. за счет дополнительного здания, реконструированного и приспособленного под больницу, железнодорожная больница на улице Сенной (ныне Буянова) была доведена до 55 коек общего профиля. Стационар состоял из 11 палат, двух перевязочных, двух операционных, двух врачебных кабинетов, двух ванных комнат, кухни, ватерклозетов. Были выделены комнаты под аптеку, дежурный кабинет, ожидальня. Старшим врачом больницы был Петр Константинович Гоняет.

В 1922 г. лечебная сеть Самарского узла состояла из Приемного покоя, самарской железнодорожной больницы на 75 коек и Заразной больницы на 50 коек. В 1923 г. после приспособительных работ в здании на улице Воскресенской (ныне Пионерской) Приказом Дорздравотдела была открыта Дорожная терапевтическая больница на 85 коек. В Дорожной больнице по улице Сенной, где были до этого общие койки, было предписано развернуть 70 коек хирургического профиля (хирургически, гинекологические оперативные и консервативные и родильные). В 1923 году была организована и начала работать детская консультация. Это был первый этап в организации и развитии специализированной стационарной помощи на Самарском железнодорожном узле.

В 1939 г. под стационар был передан комплекс зданий по улице Желябова, коечный фонд больницы увеличился до 350коек.

В 1947 г. Главным врачебно-санитарным управлением МПС было утверждено «Положение о дорожной больнице». В 1948 г. приказом начальника железной дороги им. В.В. Куйбышева было проведено объединение лечебных учреждений Куйбышевского ж.д. узла.

В 1949 г. Объединенная Дорожная клиническая больница вступила многопрофильным, качественно новым лечебным учреждением, в оперативном подчинении которой находились терапевтическая и эпидемическая больницы ст. Куйбышев.

апреля 1970 г., тогда еще в Куйбышеве, на улице Ново-Садовая была открыта Дорожная больница хирургического профиля № 2. Издавна это место люди называли Солнечной поляной, и больницу, быстро завоевавшую авторитет одной из лучших в городе, так и повелось называть - «больница на Солнечной».

В 1982 г. все железнодорожные больницы г. Куйбышева (терапевтический стационар, хирургический стационар, поликлиника) объединили в Дорожную клиническую больницу. С тех пор объединение лечебных учреждений на 500 коек упрочило свои позиции и неоднократно занимало первые места среди железнодорожных больниц бывшего СССР и новой России. С 1 января 2005 г. Государственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара» ФГУП «Куйбышевская железная дорога» было переименовано в Негосударственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

Сегодня Дорожная клиническая больница обслуживает около 50-тысяч пациентов, примерно половина из которых, железнодорожники и члены их семей.

Негосударственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее - ДКБ) создано на основании решения совета директоров открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Учредителем ДКБ на ст. Самара является открытое акционерное общество «Российские железные дороги» (далее - ОАО «РЖД»).

ДКБ в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами федеральных органов исполнительной власти в области здравоохранения и транспорта, внутренними документами Учредителя, локальными документами учреждения, настоящим уставом, а так же договором, заключенным между Учредителем и Учреждением.

ДКБ является некоммерческой организацией, не преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, переданное ему Учредителем в оперативное управление, смету, расчетный счет, круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием, и другие реквизиты индивидуальной идентификации, необходимые для его деятельности.

Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию доврачебной, скорой и неотложной, амбулаторно-поликлинической, стационарной (в том числе и дорогостоящей специализированной) медицинской помощи по соответствующим медицинским специальностям, включая проведение профилактических медицинских, диагностических и лечебных мероприятий и медицинских экспертиз, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов.

Предметом деятельности ДКБ является: медицинская деятельность, деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, фармацевтическая деятельность, научно-исследовательская деятельность, а так же деятельность по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, включающая в себя работу с материальными ценностями мобилизационного резерва, в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Учредителя.

ДКБ несет в установленном законодательством Российской Федерации порядке ответственность за:

качество оказываемой гражданам медицинской помощи, ее соответствие санитарно-гигиеническим требованиям и установленным профессиональным стандартам, а так же надлежащее выполнение функций, отнесенных к предмету деятельности;

жизнь и здоровье пациентов во время оказания медицинской помощи;

нарушение прав и свобод пациентов и работников;

иные противоправные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Руководство ДКБ осуществляет Учредитель - ОАО «РЖД».

Оперативное управление ДКБ осуществляет главный врач, назначенный Учредителем.

Главный врач ДКБ действует на основе законодательства Российской Федерации, настоящего устава и внутренних документов Учредителя, по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации и настоящим уставом к его компетенции, действует на принципах единоначалия.

Главный врач ДКБ выполняет следующие функции:

без доверенности действует от имени учреждения, представляет его интересы во всех организациях, а так же органах государственной и муниципальной власти;

утверждает по согласованию с Учредителем штатное расписание;

принимает на работу и увольняет с работы работников, распределяет должностные обязанности, заключает и расторгает с ними трудовые договоры, поощряет, налагает взыскания, а также выполняет другие права и обязанности работодателя в отношениях с работниками;

организует и осуществляет методическое обеспечение медицинской деятельности;

издает приказы и распоряжения, обязательные для выполнения всеми работниками и пациентами;

устанавливает ставки заработной платы, включающие надбавки, доплаты, иные выплаты стимулирующего и компенсационного характера, должностные оклады работников в соответствии с установленными Учредителем условиями оплаты труда;

осуществляет контроль качества оказываемых медицинских услуг;

обеспечивает правильный подбор и расстановку кадров, создает необходимые условия для повышения квалификации работников;

обеспечивает соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, санитарно-гигиенических норм, правил охраны труда и техники безопасности;

обеспечивает ведение бухгалтерской, статистической и иной отчетности, а также ее представление в соответствующие органы государственной власти и Учредителю.     

Главный врач ДКБ несет ответственность перед пациентами, государством и Учредителем за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации, установленными квалификационными требованиями, трудовым договором и настоящим уставом.

ДКБ получает право на осуществление медицинской деятельности и льготы, предоставляемые законодательством Российской Федерации, со дня выдачи ему лицензии.

ДКБ самостоятельно осуществляет свою деятельность в пределах, определяемых законодательством и настоящим Уставом.

Место нахождения ДКБ: Агибалова ул., д. 12, г.о. Самара. Она состоит из трех территориально разрозненных подразделений поликлиника № 1 (Агибалова ул., д. 12), терапевтический стационар (Аксакова ул., д. 13), хирургический стационар (Ново-Садовая ул., д. 176) и поликлинику № 2 на ст. Кинель (Советская ул., д.11, г. Кинель).

Организационную структуру организации можно определить как совокупность функциональных областей и уровней управления, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей организации (предприятия). Основными элементами данной структуры организации являются ее подразделения (отделы), созданные на различных уровнях управления, и связи между ними.

Организационная структура НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» имеет следующий вид:

Рис. 1. Организационная структура НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Анализируя организационную структуру ДКБ можно выделить несколько уровней управления:

ОАО «РЖД»;

Департамент здравоохранения ОАО «РЖД»;

Региональная дирекция Куйбышевской железной дороги;

Главный врач;

Руководители структурных подразделений;

Специалисты.

Все структурные подразделения ДКБ участвуют в документационном обмене. Согласно своим функциям, каждое подразделение разрабатывает соответствующие документы, которые передаёт в другие подразделения, другим предприятиям и организациям. В основном, это организационно-правовые и распорядительные документы, на основе которых принимаются управленческие решения, и специфические документы, регламентирующие выполнение производственных операций филиала.

В ДКБ сложилась централизованная система делопроизводства. Вся документация стекается в приемную главного врача, где проходит регистрацию, там же и осуществляется хранение дел.

Организация работы с документами возложена на секретаря и его помощника (курьера). Приемная главного врача располагается на 3 этаже здания поликлиники в административном блоке. Это большой просторный кабинет, расположенный перед кабинетом главного врача. Приемная разделена на две зоны: рабочую и зону для посетителей. Рабочая зона оснащена удобной офисной мебелью, техникой - ПК, сканером, принтером, факсом, мини-АТС. В своей работе секретарь пользуется компьютерной сетью, которая связывает разрозненные подразделения (терапевтический и хирургический стационары, поликлиники № 1 и № 2) и программой «1:С. Офис: менеджер». В этой программе осуществляется регистрация входящей и исходящей документации, контроль за исполнением документов и поручений. Помимо компьютерной регистрации документации, ведутся журналы приказов по основной деятельности, протоколов собраний и другие.

В ДКБ на ст. Самара на данный момент внедряют систему электронного учёта работы - инновационные информационные технологии позволяют повысить прозрачность системы медобслуживания, сэкономить время врачей и пациентов, повысить уровень контроля качества работы.

Компьютерная система учёта работает уже два с половиной года. Она охватывает поликлинический корпус больницы, хирургический корпус на Солнечной, терапевтический - на Желябова и поликлинику в Кинеле. Всего в сети работают более 400 компьютеров.

Одна из главных задач электронной системы учёта - это сопоставление и анализ различных данных: медицинских, экономических, статистических, социологических. В частности, информационная система позволяет более гибко подходить к расходам на лечение.

Наряду с экономией материальных средств IT- технологии позволяют беречь временной ресурс. Во-первых, врачи тратят меньше времени на документацию и прочую бумажную работу. Соответственно, больше времени уделяется осмотру пациентов и уходу за ними. А это очень сказывается на качестве лечения: одно только общение с хорошим внимательным врачом благоприятно отражается на здоровье больного, а производительность труда самого доктора повышается. Во-вторых, введённая в больнице система штрихкодирования не только облегчает работу врачам, но и экономит время пациентов. Им стало комфортнее и удобнее, так как компьютеризация регистратуры позволила максимально сократить время записи постановки на учёт, получения талонов на приём, и в результате - отсутствие очередей. То же можно сказать и про выписку больничных листов. Система штрихкодов позволяет моментально считывать информацию о данных пациента. В результате, регистрация пациентов проходит вдвое быстрее. Кроме того, отпала необходимость разбирать почерк врача, т.к. печатные буквы легко и приятно читать. Здесь мы видим пример культуры производства.

Очень важная задача, которую решает информатизация рабочих процессов в клинике, это обеспечение прозрачности лечебного процесса.

Говоря о функции контроля, следует отметить, что наличие единой электронной базы данных историй болезней, которая ведётся в режиме реального времени, позволяет внутренним экспертам анализировать лечебный процесс, что позволяет оперативно проводить его корректировку. Электронный вариант истории эксперт может посмотреть в любое время. Возможность проведения экспертизы лечебного процесса в режиме реального времени даёт широкие возможности для повышения качества и прозрачности медицинской помощи.

Также в реальном режиме времени можно получить общую оценку заболеваемости населения: просмотреть статистику за неделю, день, месяц, увидеть, как изменяется заболеваемость, проследить её сезонность, сравнить положение в 5-7 участках и целенаправленно, точечно влиять на ситуацию. Компьютеризация отрасли позволит руководителям здравоохранения более точно управлять ею дистанционно. Это технологии будущего. Сейчас большинство учреждений пользуются накопительными базами данных, которые не позволяют оперативно реагировать на какие-либо изменения.

Подводя итог вышесказанному нужно отметить, что Дорожная клиническая больница Куйбышевской железной дороги является одним из старейших лечебных учреждений Поволжья и г. Самары, создана на основании решения совета директоров ОАО «РЖД». Учредителем ДКБ на ст. Самара является ОАО «РЖД». Оперативное управление осуществляет главный врач, назначенный Учредителем.

Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию медицинской помощи, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов.

Организационную структуру организации можно определить как совокупность функциональных областей и уровней управления, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей организации.

В ДКБ на ст. Самара на данный момент внедряют систему электронного учёта медицинского обслуживания пациентов - инновационные информационные технологии позволяют повысить прозрачность системы оказания медицинской помощи, сэкономить время врачей и пациентов, повысить уровень контроля качества работы.

.2 Анализ локальных нормативно-правовых документов

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Автор в своей работе рассматривает локальные организационно-правовые документы ДКБ на ст. Самара - устав, штатное расписание и должностные инструкции, на предмет правильности и соответствии оформления требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Основным видом организационно-правовой документации является устав.

Под уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

В уставе НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» определяются: наименование организации, место ее нахождения, порядок управления деятельностью и другие сведения, предусмотренные законом. Устав утвержден распоряжением ОАО «РЖД» № 2899р от 07.07.2004 г. и подписан президентом ОАО «РЖД» Г.М. Фадеевым.

Устав состоит из следующих разделов:

1. Общие положения;

2. Цели и предмет деятельности учреждения;

3. Управление учреждением;

4. Имущество и средства учреждения;

5. Отчетность и контроль деятельности учреждения;

6. Регламентация деятельности учреждения;

7. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Устав оформлен на стандартных листах бумаги формата А4. Прошит и пронумерован на 9 листах. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывается: вид документа (УСТАВ), организационно-правовая форма юридического лица, его индивидуальное название, гриф утверждения устава. (См. Приложение № 1).

Текст Устава составлен корректно, не перегружен лишней информацией. Замечаний к оформлению Устава нет, но есть замечания к распоряжению об утверждении Устава: не указал год в реквизите «дата», оттиск печати заходит на подпись утверждающего лица - президента ОАО «РЖД» Г.М. Фадеева.

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений учреждения, общую штатную численность и численность структурных подразделений.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность учреждения, предусмотрено Уставом об учреждении. Документ оформлен на бланке организации, согласован с главным бухгалтером, утвержден главным врачом НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Структура и штатная численность учреждения утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом главного врача учреждения.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименование и штатная численность.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность учреждения, состав должностей и размеры оплаты труда работников.

В штатном расписании фиксируются сведения:

структурное подразделение (наименование и код);

профессия (должность);

количество штатных единиц;

оклад;

надбавки;

месячный фонд заработной платы;

примечания.

Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за учреждение в целом, с учетом имеющихся в учреждении неполных штатных единиц.

Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений учреждения, в том числе главным бухгалтером, заместителем руководителя учреждения, утверждается приказом главного врача. Изменения в штатное расписание вносятся приказом главного врача.

Титульный лист документа исследуемого учреждения исполняется на общем бланке и содержит:

полное наименование учреждения;

наименование вида документа;

номер и дату написания документа;

место составления (написания);

заголовок к тексту документа;

подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

гриф утверждения с утверждающей подписью главного врача.

Следует отметить, что ошибок в оформлении штатного расписания ДКБ нет, оно оформлено на бланке унифицированной формы Т-3 в соответствии с предъявляемыми к данному виду документации требованиями.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются место работника в системе управления юридическим лицом, основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностные инструкции в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» составляются заведующими отделений.

Основой для разработки должностных инструкций на персонал любой организации являются квалификационные характеристики по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ. В основу должностных инструкций медицинского персонала закладываются нормы Постановления Минтруда России «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников здравоохранения Российской Федерации».

Поскольку номенклатура (классификатор) специальностей специалистов с высшим медицинским и фармацевтическим образованием в учреждениях здравоохранения Российской Федерации постоянно дополняется новыми специальностями, в основу должностных инструкций закладываются и требования квалификационных характеристик на соответствующих специалистов, утверждаемых министерством здравоохранения в пакете с иными типовыми организационно-правовыми документами.

Еще одна категория документов, которые используются при разработке должностных инструкций - типовые положения о структурных подразделениях учреждения здравоохранения и положения о специалистах, утверждаемые Министерством здравоохранения и соцразвития РФ.

В должностные инструкции среднего медицинского персонала включаются квалификационные характеристики специалистов со средним медицинским и фармацевтическим образованием, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения РФ «О номенклатуре специальностей среднего медицинского и фармацевтического персонала», а также положения о специалистах со средним и фармацевтическим образованием, утвержденным тем же актом.

В квалификационных характеристиках Минздрава России основной упор делается на знания и умения. Это объясняется тем, что характеристики предназначены для аттестации на присвоение квалификационных категорий, для определения уровня специалиста теоретической подготовки и практических навыков.

Квалификационная характеристика такого рода является основой для оценки знаний и умений специалиста при проведении квалификационного экзамена на получение сертификата специалиста.

Модель характеристики специалиста со средним медицинским образованием следующая:

1.      Общие положения.

.        Должностные обязанности (общие знания и умения, специальные

знания и умения - манипуляции, операции, методики)

.        Права.

.        Ответственность

.        Примечание.

(См. Приложение № 2).

Должностная инструкция оформлена на 3 листах, на фирменном бланке больницы. Содержание должностной инструкции соответствует требованиям к данной специальности, однако следует отметить, что в разделе «Общие положения» не прописаны требования к квалификации сотрудника и некорректно рубрицирован «раздел 3. Права».

В оформлении и содержании должностной инструкции допущены следующие нарушения:

.        Составлена на человека, а должна быть составлена на должность, с согласованием падежного окончания: должностная инструкция медицинского статистика.

.        Отсутствуют регистрационный номер и дата документа.

.        В грифе утверждения оттиск печати заходит на собственноручную подпись главного врача.

.        Не допускается проставление точек в заголовках разделов.

.        Не правильно пронумерованы страницы - не ставится номер на первой и расположение должно быть по центру сверху, а не снизу в правом углу.

.        В конце должностной инструкции выделен раздел «Примечание», о том, что в инструкцию могут быть внесены изменения, однако, все изменения в организационно-правовую документацию должны оформляться соответствующим приказом.

.        Допущена ошибка в реквизите согласования:

есть подпись заведующего отделением, с указанием его Ф.И.О., но не проставлена дата его согласования;

нет подписи юрисконсульта, хотя должность и Ф.И.О. специалиста указаны, не проставлена дата его согласования.

Таким образом, проанализировав локальные нормативные правовые документы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», можно сделать вывод, что учреждение осуществляет свою деятельность на основе федеральных и региональных законодательных и нормативных актов в области управления в здравоохранении.

Автор в этой главе рассматривает локальные организационно-правовые документы ДКБ на ст. Самара - устав, штатное расписание и должностные инструкции, на предмет правильности и соответствии оформления требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Глава 2. Организация документирования в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

.1 Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

Организационно-распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

В деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов в ДКБ практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов:

1 изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса;

2 подготовка проекта распорядительного документа;

3 согласование документа;

4 подписание документа.

Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на числовые данные, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо. Секретарь ДКБ проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного.

В деятельности организаций различаются: приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при утверждении структуры и штатов и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.). Регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для лечебно-профилактического учреждения видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

В ДКБ текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов РДМО, департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа ДКБ начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца и кавычек). Текст приказа обычно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа содержат формулировки различных по характеру исполнения действий. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводиться либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от «_»_____г. №_  считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то указываются соответствующие пункты.

Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов производится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и состоят из порядковых номеров.

Приказы по основной деятельности в ДКБ регистрируются в «Журнале» приказов, содержащем графы:

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ (См. Приложение № 3) в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил следующие недочеты:

.        Не соответствуют установленным размерам границы зоны, отведенной на реквизит «название организации» - 30 мм, а должно быть в соответствии с ГОСТом 20 мм.

.        В реквизите «дата приказа» год указывается двумя цифрами, вместо четырехзначного обозначения (2011).

.        Нет необходимости указывать реквизит «место издания», т.к. в названии организации оно уже указано «на станции Самара».

.        Заголовок приказа не должен располагаться по центру, а в левой части.

.        Слово ПРИКАЗЫВАЮ должно писаться с новой строки без абзаца, а не в продолжении текста и заглавными буквами.

.        Каждый новый пункт должен начинаться глаголом в неопределенной форме: «Возложить», «Обеспечить» и т.д.

.        Инициалы ответственного за исполнение лица должны располагаться перед его фамилией.

.        Оттиск печати не должен ставиться на подпись главного врача.

.        При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» не должно использоваться сокращение «Исп.» и «Тел.». В исправленном варианте отметка должна выглядеть так: Гулязин Александр Иванович 303-34-66

Информационно-справочные документы: письма, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки

К информационно-справочным документам, используемым в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, составленные ДКБ, и, в соответствии с рекомендациями Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию, сформулированы замечания к оформлению, в частности:

-       Отсутствует код причины постановки налогоплательщика на учет.

-       В письмах - ответах в тексте документа используется фраза «На Ваш запрос от…». Поскольку данная информация уже присутствует в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа», можно считать использование данной фразы в тексте документа тавтологией, такая избыточность препятствует восприятию основной информации в тексте.

-       В письмах, имеющих конкретного адресата, известного учреждению по неоднократному обмену документами, не используется личное обращение. Подобная практика ведения деловой переписки недопустима, демонстрирует неуважение к адресату и показывает непрофессионализм сотрудников.

-       При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» используется сокращение «исп.» и «тел.», контактный телефон располагается на одной строке с фамилией, а должен указываться на следующей строке.

-       Не правильно оформляется приложение, после слова приложение должно ставиться двоеточие, потом указывается название приложения, количество листов в скольки экземплярах, правильно должно выглядеть так:

Приложение: «Паспорт района» на 2 л. в 1 экз.

-       При подписании письма исполняющим обязанности лицом в шаблоне оставляется должность непосредственного руководителя - главного врача и

его инициалов и фамилии, а необходимо указывать фактическую должность и фамилию подписывающего лица. Должно быть так:

Автором были обнаружены ряд ошибок в оформлении протоколов в ДКБ.

В отношении содержания протоколов можно отметить, что нет четкого деления на логические составные текстовой части данного вида документа: не определен председатель и секретарь заседаний, после указания на вид документа сразу перечисляются присутствующие. Нормативными и методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления, а также практикой составления и оформления такого вида документа, как протокол, закреплен следующий порядок оформления: лица, указанные во вводной части документа (председатель и секретарь), в обязательном порядке должны подписывать протокол. Таким образом, отсутствие упоминания указанных должностных лиц во вводной части протокола может служить основанием для опротестования юридической силы подписанного документа.

Следующий документ, наиболее часто использующийся в ДКБ - это докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Докладная записка в ДКБ, как правило, адресуется главному врачу, заведующему отделения и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности ДКБ, выполнении заданий по командировке, проверке (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника ДКБ, так и по указанию главного врача или заведующего отделением. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки в ДКБ состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: «Докладываю в порядке информации», «Прошу Вашего решения» и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) главной медицинской сестрой, заведующими отделений Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Докладная записка подписывается составителем.

Главным врачом проставляется резолюция по изложенным в докладной записке вопросам и ставится на контроль, при этом устанавливается срок выполнения решений по излагаемому вопросу.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности.

Объяснительная записка в ДКБ составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа ДКБ или программы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В объяснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Объяснительная записка подписывается составителем, подготовившим документ.

Докладная и объяснительная записки в ДКБ оформляются на стандартном листе А4, пишутся от руки составителем. На взгляд автора, необходимо создать трафаретные тексты для такого рода документов, что позволит оперативно обрабатывать данные документы и своевременно решать вопросы текущей деятельности ДКБ, а также облегчит способ написания должностными лицами докладных и объяснительных записок.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности ДКБ, а также для подтверждения сведений о ее работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В ДКБ справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. В названии справок кратко должно быть отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки должна быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Справка должна подписываться уполномоченным на то лицом ДКБ и заверяется оттиском печати.

Справки личного характера выдаются сотрудникам ДКБ для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

Типовые справки, например о работе, доходах работника ДКБ, автор рекомендует оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом.

Вследствие этого, можно сказать, что справки имеют постоянный характер оформления, не противоречащий нормам законодательства на составление такого рода документа. Единственное, что можно отметить это неправильно расположение оттиска печати (расположен на подписи должностного лица). Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица.

Акты комиссионных поверок (См. Приложение № 4, 5, 6) оформлены с рядом однотипных ошибок:

в большей части актов в реквизитах, содержащих указание на фамилии и инициалы должностных лиц, используется неправильно расположение этих данных: инициалы проставляют перед фамилией, в то время как государственным стандартом предусмотрено обратное расположение при упоминании должностных лиц;

при оформлении реквизита «гриф утверждения» в актах слово УТВЕРЖДАЮ пишут прописными буквами и некорректно проставлен оттиск печати. Для приведения в соответствие правил оформления и расположения реквизитов на данном документе с действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству, рекомендуется слово УТВЕРЖДАЮ печатать заглавными буками, а оттиск печати проставлять таким образом, чтобы он захватывал наименование должности подписывающего лица, слово УТВЕРЖДАЮ и часть собственноручной подписи.

Подводя итог данной главе, следует сказать, что в деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы. Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов: изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа.

В деятельности организации различаются: приказы по основной деятельности и личному составу. Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил недочеты.

Информационно-справочными документами, используемыми в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» являются письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, сформулированы замечания к оформлению, был обнаружен ряд ошибок в оформлении протоколов. К часто использующимся в ДКБ можно отнести докладную и объяснительные записки, справки. Нужно отметить, что акты комиссионных поверок оформлены с рядом однотипных ошибок

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в ДКБ необходимо разработать унифицированные формы наиболее часто встречающихся видов документов, внести типовые формы в Инструкцию по делопроизводству как приложение, что позволит соблюдать аналогичное оформление всех видов документов, ускорит процесс их составления, а соответственно оптимизирует деятельность работников документационного обеспечения управления.

.3 Порядок оформления кадровой документации

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках учреждения, персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Организация имеет право внести дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты, утверждённые Госкомстатом форм документов, должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все изменения, вносимые в формы, должны быть оформлены соответствующими распорядительными документами организации.

Одной из наиболее важных функций отдела кадров НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовой кодекс Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров в ДКБ. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

свидетельство ИНН;

документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

диплом или иной документ о полученном образовании;

сертификат специалиста;

свидетельство о квалификационной категории;

пройденный медицинский осмотр;

пройденный инструктаж по охране труда.

Прием на работу без предъявления этих документов не допускается.

Приказ о приеме на работу в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» осуществляется, как правило, с прохождением испытательного срока продолжительностью от 1 до 3 месяцев.

Приказ о приеме на работу соответствует унифицированной форме № Т-1 и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При анализе приказов о приеме на работу сотрудников в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (См. Приложение №7) выявлено постоянное нарушение - приказы подписывает и. о. главного врача Е.В. Казымова, а в реквизите подпись стоит должность главный врач А.А. Рогачев. В исправленном варианте это должно выглядеть так:

Еще в приказе имеются недочеты: отсутствуют код по ОКПО и табельный номер работника.

При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу работодатель обязан ознакомить его с:

правилами внутреннего трудового распорядка;

коллективным договором, действующим в учреждении;

положением об оплате труда;

положением о премировании;

порученной работой, условиями труда и разъяснить его права и обязанности;

проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.

Трудовой договор работника НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (См. Приложение № 8) состоит из разделов:

.        Предмета договора.

.        Права и обязанности сторон.

.        Рабочее время и время отдыха.

.        Оплата труда.

.        Срок действия, изменение и прекращение трудового договора.

.        Заключительные положения

Также есть рекомендации по оформлению смысловой части трудового договора, согласно действующему законодательству, целесообразно включать в него следующие пункты - требования к знаниям работника при осуществлении деятельности, а именно обязанность знать:

законы Российской Федерации и иные нормативные правовые акты по вопросам здравоохранения;

методы оказания неотложной медицинской помощи;

теоретические знания по своей специальности, по организационной, диагностической, консультативной, профилактической работе;

современные методы диагностики, лечения и лекарственного обеспечения пациентов;

разрешенные и внедренные в практику новейшие методики, технологические приемы лечения, диагностики и лекарственного обеспечения пациентов; а также обязанность при отсутствии специальных знаний и практических навыков в области внедренных в использование новейших методик и технологических приемов активно овладевать на технологической и методологической базе учреждения указанными навыками и знаниями, в том числе путем приобретения профессиональных практических навыков в порядке и на условиях, определяемых внутренними локальными правовыми нормами больницы;

основы врачебно- трудовой экспертизы;

способы взаимодействия с другими врачами-специалистами, различными профильными службами, учреждениями, организациями, в том числе со страховыми компаниями;

основы функционирования бюджетно-страховой медицины и обеспечения санитарно-профилактической и лекарственной помощи населения;

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

правила внутреннего трудового распорядка, нормы об охране конфиденциальной информации, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Необходимость указанных знаний касается в основном принимаемых на работу медицинских работников.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор предупредив об этом руководство ДКБ в письменной форме за две недели. По истечении этого срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.         

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) в исследуемом учреждении соответствует унифицированной форме № Т-8 (См. Приложение № 9).

Анализируя наиболее распространенные ошибки в оформлении данного вида приказов, можно сказать, что отсутствуют код по ОКПО и табельный номер сотрудника, а также при подписании приказа И.О. Главного врача Е.В. Казымовой остается должность самого главного врача А.А. Рогачева и его инициалы и фамилия, что является существенным нарушением.

В каждом структурном подразделении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» составляется свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения.

Отдел кадров формирует сводный, единый график учреждения. При разработке и утверждении графика отпусков учитываются требования Трудового кодекса Российской Федерации о подготовке этого документа не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Из утвержденного сводного графика отпусков делаются выписки для структурных подразделений и передаются под расписку руководителям подразделений, которые в свою очередь знакомят с ними подчиненных. Для оформления графика отпусков в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» используется унифицированная форма № Т-7, табличная часть которой содержит следующие графы: фамилия, имя, отчество; табельный номер; наименование структурного подразделения; должность; вид отпуска; за какой период; количество календарных дней; дата начала и окончания отпуска; примечания.

График отпусков визируется начальником отдела кадров, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается главным врачом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

После подписания главным врачом заявления работника о предоставлении ему отпуска в отделе кадров издается приказ о предоставлении отпуска работнику. (См. Приложение № 10).

Недостатком рассматриваемого документа является отсутствие даты и подписи ознакомления работника с приказом.

Трудовая книжка работника является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В новой Инструкции по заполнению трудовых книжек прежние правила уточнены и дополнены в связи с изменением трудового законодательства Российской Федерации.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в учреждении свыше 5 дней, в том числе на временных нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся специалистом отдела кадров ДКБ на ст. Самара в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее пяти дней, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке точно соответствуют тексту приказа по личному составу.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Ознакомиться с оформлением трудовой книжки работника НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» можно в приложении № 11.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек записи производятся без сокращений. Например, «приказ», а не «Пр.». Однако, в трудовых книжках НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» запись приказ сокращали (Пр.). Это является недостатком. Кроме того, печать с названием организации располагается в левой стороне разворота, заходя на графы даты, чего не должно быть, печать должна располагаться в пределах 3 графы.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе), заполнены в порядке, предусмотренном Инструкцией, на основании соответствующих документов,

После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) должен заверить правильность внесенных сведений. В нашем случае имеется существенное нарушение - подпись работника отсутствует.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки подписана также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего поставлена печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т.п. Ссылки на эти документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.

Трудовая книжка является личным документом работника, на весь период его работы она хранится в отделе кадров. Отделом кадров НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность и место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на руководителей и специалистов ОАО «РЖД». Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включают в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их создания или составления) в следующей последовательности:

анкета с фотографией (АКУ-1);

дополнение к анкете (АКУ-2);

копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

копии свидетельства о дополнительном профессиональном образовании;

копии дипломов о повышении квалификации;

копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

автобиография (АКУ-5);

представление;

характеристика;

заявление;

медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерацией);

трудовой договор;

приказ о назначении (приеме на работу);

опись документов, имеющихся в личном деле (АКУ-4).

На всех работников ДКБ на ст. Самара заводят личные карточки, унифицированной формы № Т-2, необходимые для анализа состава и учета движения кадров.

Все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).

Карточка состоит из четырех страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые сведения о сотруднике. Блоки в зависимости от содержания имеют анкетную или табличную форму.

В представленной личной карточке (См. Приложение № 12) мы видим ряд недостатков - отсутствует: дата составления, табельный номер, буква алфавита, характер работы, вид работы, пол. Это является существенными ошибками в заполнении Т-2. В пункте 7 не отмечена профессия. Пункт 10 - состав семьи, тоже не заполнен. Нет даты и подписи работника в конце второй страницы. В раздел IV Аттестация внесены не все данные, отсутствует дата последнего подтверждения высшей категории. В разделе V - отсутствуют данные о повышении квалификации, хотя в личном деле имеются копии свидетельств о всех обучениях. В разделе VII (награды, почетные звания) отмечается пребывание сотрудника на листке нетрудоспособности, что вообще не соответствует назначению раздела. Это существенные и грубые замечания, которые свидетельствуют о некомпетенции работника кадровой службы.

Заполненные личные карточки в ДКБ на ст. Самара систематизированы по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту.

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.

Большим плюсом в кадровой деятельности ДКБ на ст. Самара является использование программного обеспечения для автоматизации кадрового учета - система «Кадры», которая была внедрена в 2008 г. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в ДКБ на ст. Самара.

Программная система «Кадры» предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:

ведения штатного расписания предприятий;

ведения картотеки личных карточек работников;

ведения табеля учета использования рабочего времени;

ведения карточек командировок;

формирования отчетов и справок;

поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям.

Сотрудники отдела по управлению персоналом отмечают удобство работы в данной системе. Таким образом, система «Кадры» позволяет персоналу ДКБ на ст. Самара снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Таким образом, совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении. Следовательно, одной из наиболее важных функций отдела кадров является правильное документирование трудовых правоотношений.

Автор рассмотрел основные документы кадрового делопроизводства: приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказ о расторжении трудового договора, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска работнику, трудовую книжку, личные карточки и проанализировал наиболее распространенные ошибки в их оформлении.

Глава 3. Организация документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Документооборот как технологический процесс НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» делится на несколько частей - потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определённом направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

В документационном обеспечении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» выделяют три основных потока документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами. Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте и одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Таблица № 1 Справка об объеме документооборота в ДКБ:

В ДКБ рост количества документов обусловлен:

увеличением количества проверяющих инстанций (медицинские страховые компании), увеличением контролирующих органов, все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, а для подстраховки, на всякий случай;

незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

неквалифицированное документирование распорядительной деятельности, например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения (часто приходят документы из департамента здравоохранения ОАО «РЖД» со сроком исполнения текущей даты), противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок разъяснительного характера;

несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т.д.;

отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач (так лечебные учреждения Куйбышевской железной дороги для решения многих правовых вопросов должны обращаться за разрешением в вышестоящие региональную дирекцию медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге и департамент здравоохранения ОАО «РЖД») вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения;

отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей (различные не утвержденные виды отчетов часто дублируют одну и ту же информацию);

широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере.

Таким образом, в числе причин, влияющих на увеличение документооборота в ДКБ, автор видит как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. Еще к причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

При организации работы службы ДОУ учитывается объем документооборота. По рекомендациям ГСДОУ при количестве документов от 10 до 25 тыс. в год, как в ДКБ, необходима организация службы ДОУ (группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников).

В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» существует централизованная система делопроизводства, при которой все основные делопроизводственные функции выполняются секретарем главного врача.

Рис. 2. Организация движения документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Итак, в документационном обеспечении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» выделяют три основных потока документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

В ДКБ централизованная система делопроизводства. Вся документация стекается приемную главного врача, где проходит регистрацию, там же и осуществляется хранение дел. Отмечается рост количества документов по сравнению с предыдущими годами.

3.1 Организация работы с входящими документами

В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» чаще всего поступают документы из вышестоящих организаций: Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, Департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Управления Куйбышевской железной дороги, Региональной дирекции медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, страховых медицинских компаний, коммерческих организаций, от граждан (физических лиц).

Чаще всего в ДКБ поступают: приказы, указания, распоряжения, письма различного характера, факсограммы, телеграммы.

Работа с входящими документами включает следующие основные этапы:

-        доставка и прием документов;

-        первичная обработка документов;

         предварительное рассмотрение документов;

         рассмотрение документов руководством предприятия;

         передача на исполнение должностным лицам (структурным

         подразделениям);

         осуществление контроля исполнения документов;

         приём исполненного документа и помещение его в дело;

         последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения).

Документы срочные и особо важные поступают по факсу, а наибольшее количество документов доставляет курьер больницы или из почтового отделения.

Прием входящей деловой корреспонденции производится секретарём ДКБ на ст. Самара. Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности и вложений принятой корреспонденции;

проверку правильности ее адресования (корреспонденцию, которая доставлена ошибочно, секретарь возвращает или пересылает по назначению);

вскрытие конвертов, и уничтожение упаковки. Не уничтожаются конверты от поступающих документов только в том случае, если по конверту нельзя определить:

-              адрес отправителя,

-        время отправки и получения документа,

         при получении личных документов;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- проставление штампов с отметкой «Входящий № » на документах, подлежащих регистрации (учет документов);                                                             

- заполнение регистрационных журналов (регистрация документов).

В рассматриваемом учреждении регистрация входящих документов происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал «Входящих документов» в программе «1: С.Офис: менеджер». Этот журнал содержит следующие поля:

Секретарь распределяет корреспонденцию на регистрируемую и нерегистрируемую в соответствии с содержанием и назначением поступающих документов. В ДКБ нет перечня нерегистрируемой корреспонденции, однако на практике, не подлежат регистрации следующие документы:

-        рекламные материалы (письма, каталоги, буклеты);

-        сообщения о совещаниях,

         сообщения о конференциях и их программы;

         письма, присланные для сведения;

         поздравительные письма и пригласительные билеты;

         печатные издания (книги, газеты, журналы);

         телеграммы и письма с пометкой «Лично»;

         документы первичного бухгалтерского учёта (банковские счета, кредиты, справки и другие);

         копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

         документы, адресуемые общественным организациям.

Этот список по мере необходимости может пополняться. В каждой организации для удобства должен быть разработанный службой делопроизводства или секретарём и утверждённый руководителем перечень нерегистрируемых документов. Однако, в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» подобный перечень отсутствует, он носит формальный характер и документального подтверждения не имеет, что в свою очередь показывает, что в организации отсутствует чёткое деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Сведения о зарегистрированных поступивших документах заносятся в компьютерной программе «1:С.Офис-менеджер» в Журнал регистрации входящей корреспонденции.

В дальнейшем зарегистрированная деловая корреспонденция проходит этап предварительного рассмотрения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания поступившего документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Бухгалтерские счета сразу передаются в бухгалтерию.

По результатам предварительного рассмотрения секретарь принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных). Запросы из страховых компаний передаются в отдел анализ медицинских услуг.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

После этого секретарь подает документы на рассмотрение главному врачу НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, а потому требующие решения руководителя. Главный врач накладывает резолюцию с указанием действий, исполнителей и сроков исполнения.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль, последние также передаются соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. При этом документы, которые адресованы для исполнения сразу нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им одновременно - в копиях. Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляется в день поступления данных документов в организацию. В приложении № 13 представлена блок-схема работы с входящими документами.

Заключительным этапом работы с входящими документами является их прием и помещение в дела. Исполненные документы должны приниматься от должностных лиц (структурных подразделений) организации для помещения дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Автор рассматривает входящее письмо на имя главного врача (См. приложение № 14). Отметка о регистрации входящего документа располагается в правом нижнем углу, секретарем отмечен входящий № 3/695, где - 3 - это индекс входящих документов, а 695 - порядковый номер. Дата регистрации 07.04.2011 г. указана правильно. Следует отметить, что при наложении резолюции и.о. главного врача допускает ряд нарушений - не указывает должности исполнителей, не определяет задачу, не определяет срок исполнения данного запроса.

Порядок прохождения входящих документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» представлен в оперограмме движения входящих документов (См. Приложение № 15).

Подводя итог анализа организации работы с документами в ДКБ можно сделать вывод, что одной из наиболее важных функций секретаря НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» является работа с входящей документацией.

Работа с входящими документами включает следующие основные этапы: доставка и прием документов; первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; рассмотрение документов руководством предприятия; передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям); осуществление контроля исполнения документов; приём исполненного документа и помещение его в дело; последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения).

.2 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Из НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» отправляются чаще всего письма-ответы на запросы, во исполнение указаний и приказов, обращения граждан, гарантийные письма, факсы об исполнении заданий и поручений вышестоящих организаций, справки, содержащие оперативную информацию, телеграммы. Адресатами являются Министерство здравоохранения и социального развития Самарской области, департамент здравоохранения ОАО «РЖД», региональная дирекция медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, узловые и отделенческие больницы ОАО «РЖД», управление и предприятия Куйбышевской железной дороги, коммерческие организации, граждане.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (адресатам), включает следующие основные этапы:

-        проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

-        регистрация документов;

         подготовка документов к отправке;

         передача подготовленных к отправке документов курьеру;

         помещение контрольных экземпляров документов в дела;

         последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их на уничтожение).

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в приемную главного врача для отправки, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей секретарём НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ:

         имеет все необходимые реквизиты, включая полные и точные адресные данные;

         имеет краткое содержание или заголовок;

         подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом организации;

         имеет сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений;

         указан исполнитель и его телефон контакта;

         имеет, вне зависимости от количества адресов рассылки, контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в папку;

         имеет опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адреса;

         в необходимых случаях имеет, кроме того, отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке.

После подписания главным врачом НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», исходящий документ возвращается секретарю для регистрации.

В приложении № 16 указана блок-схема работы с исходящими документами.

На исходящих документах учреждения проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из индекса дела и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документа (См. Приложение № 17).

Регистрация исходящих документов НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» ведется в программе «1:С. Офис: менеджер» в журнале «Исходящих документов», содержащем следующие поля:

Регистрация проводится путем дачи исходящего номера и проставлении даты в реквизите документа «Исходящий №» и внесения справочных данных о документе в компьютерной программе «1:С.Офис-менеджер» в Журнале исходящей документации. Однако в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» этап регистрации состоит в основном из проставления даты и исходящего номера на документе и внесения справочных данных о документе (в Журнал исходящей документации вносятся: № документа, дата его подписания, адресат, наименование документа, краткое содержание, кем подписан документ, отметка об исполнении).

Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Подготовка документов к отправке включает:

-        проставление на конвертах (наклейках на упаковки) адресных данных;

-        фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

         вложение документов в конверты (упаковки);

         заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается в транспортировочную тару после чего доставляется в почтовое отделение. Следует отметить, что большая часть документов в ДКБ на ст. Самара отправляется через курьера. После отправки деловой корреспонденции вторые экземпляры исходящих документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Порядок работы с исходящими документами НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» приведён в оперограмме движения исходящих документов (См. Приложение № 18).

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» для целей и нужд внутреннего характера, включает следующие основные этапы:

-        подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа;

-        редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

         согласование уточненного варианта текста документа;

         оформление окончательного варианта текста документа;

         утверждение (подписание) документа;

         регистрация документа;

         тиражирование документа;

         передача рабочих экземпляров документа соответствующим

         должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

         помещение контрольного экземпляра документа в папку;

         последующее хранение и работа с документом (до передачи его на уничтожение).

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

1 по распоряжению (указанию) должностного лица НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», которому подчинен данный сотрудник;

2 в инициативном порядке;

3 во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа в ДКБ ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя

из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста в ДКБ используются:

-        типовые (унифицированные) тексты, разработанные в учреждении здравоохранения для подготовки данного вида документов;

-        материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

         положения законодательства РФ в области здравоохранения, регламентирующие вопросы деятельности ЛПУ (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

-   требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности больницы (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

В ДКБ подготовка предварительного варианта текста документа осуществляется на персональном компьютере (ПК). Подготовленный вариант текста документа распечатывается на принтере. Последующие редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью уточнения (дополнения) его структуры и содержания, а также для выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа в ДКБ вносится редакционная правка, посредством которой:

-        уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

-        уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

         из текста изымаются повторы и длинноты;

         в текст включаются дополнительные фрагменты текста,

         делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

         обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

-        достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого, отредактированный текст корректируется контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершает процедуру редактирования и корректирования его контрольная распечатка.

Согласование уточненного варианта текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста), либо если в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Как правило, согласование производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа или путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа, последний передается ответственным исполнителем на оформление. Оформление проекта документа производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений (дополнений) по результатам согласования и приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается секретарю для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю организации лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ должен передаваться ответственным исполнителем на регистрацию секретарю. В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» регистрация подготовленного внутреннего документа происходит в приемной главного врача, регистрация происходит в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированный документ тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Все внутренние документы, поступающие на имя главного врача регистрирует секретарь главного врача.

Журнал передвижения документации внутри больницы включает в себя следующие графы:

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности.

Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с Номенклатурой дел, которая создана в организации. Последующее хранение и работа с документом производятся исходя из практической потребности в документе.

Порядок работы (блок-схема) с внутренними документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» представлен в Приложении № 19.

Ошибками в организации работы с внутренними документами в ДКБ является их долгое согласование, иногда отмечается утеря документа. Об оформлении проанализированных внутренних документов можно отметить уже типичные замечания по отметкам: утверждения, об исполнении документов и подписи документа

Таким образом, работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» заключается в: проверке правильности оформления и приеме документов от ответственных исполнителей; регистрации документов; подготовке документов к отправке; передача подготовленных к отправке документов курьеру; помещение контрольных экземпляров документов в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов. Исходящая документация проходит обязательную регистрацию.

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами в ДКБ для целей и нужд внутреннего характера, включает моменты: подготовка предварительного варианта текста документа; согласование и оформление текста документа; утверждение (подписание) документа; регистрация документа; передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам; последующее хранение. Автор проводит анализ типичных ошибок в оформлении исходящих и внутренних документов.

3.3 Контроль исполнения документов

В основе организации контроля исполнения служебных документов в ДКБ на ст. Самара лежат принципы:

заблаговременности;

объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;

открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;

системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;

индивидуального подхода.

Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы больницы.

Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности больницы применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов - Региональной дирекции медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, департамента здравоохранения ОАО «РЖД».

Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического отдела Региональной дирекции медицинского обеспечения приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле у секретаря в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического отдела обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение начальника РДМО.

Внутренний контроль в ДКБ на ст. Самара, проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений РДМО, департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области осуществляет секретарь больницы.

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ДКБ на ст. Самара такую оценку дает главный врач либо по его поручению заместитель главного врача. Если главный врач согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как секретарем, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет секретарь главного врача.

В ДКБ на ст. Самара обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю секретарь распечатывает отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через приемную на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем, не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Секретарь сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Секретарь несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, секретарь пишет служебную записку на имя главного врача указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.

Секретарь обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим отделом РДМО.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности больницы.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

3.4 Организация текущего и архивного хранения документов

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения в ДКБ хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела, в ДКБ эта функция возложена на секретаря.

При формировании дел в ДКБ соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

включают в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела др.);

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который осуществляется согласно Основным правилам работы архивов организаций.

Текущее хранение документов в ДКБ осуществляется в приемной главного врача в бумажных папках в специальных шкафах.

Между НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» и Управлением Куйбышевской железной дороги ОАО «РЖД» заключен договор, на основании которого архивная служба последнего принимает к себе на хранение все документы, возникающие в результате деятельности больницы.

На первом этапе архив совместно с секретарем определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел в ДКБ проводится секретарем и его помощником или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Для обеспечения комплектования архива в ДКБ на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для учреждения здравоохранения.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации каждый год после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с главным врачом, ответственными лицами.

В период подготовки дел структурным подразделением ДКБ к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Оформляется акт передачи дел в архив.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив Управления Куйбышевской железной дороги сотрудниками архива.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются в ДКБ и хранятся постоянно в отделе по управлению персоналом.

Можно отметить, что в ДКБ организовано текущее, посредством хранения документов в структурном подразделении и архивное (заключение договора с архивом Управления Куйбышевской железной дороги) хранение документов.

кадровая документация нормативный оформление

Глава 4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара АОА «РЖД»

В результате проведенного дипломного исследования автором были проанализированы порядок документирования деятельности и организация работы с документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». В целях устранения выявленных недостатков и улучшения качества работы автор рекомендует разработать и внедрить:

инструкцию по документационному обеспечению управления;

общую номенклатуру дел;

программное обеспечение Domino «Lotus Notes».

.Инструкция по документационному обеспечению управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Проанализировав организацию работы с документами, автор выявил следующие ошибки: в оформлении реквизитов документов, оформление и ведение кадровой документации и самом порядке документирования. В целях исправления указанных недочетов было принято решение о разработке и внедрении к использованию в деятельности ДКБ указанной Инструкции.

Поскольку разработка Инструкции процесс очень ответственный и трудоемкий на данный момент она готова не полностью. По согласованию с главным врачом ДКБ после защиты дипломного проекта планируется ее дальнейшая доработка и использование в деятельности службы ДОУ. Автор предложил следующий план:

. Порядок составления и оформления служебных документов

.1. Общие требования

.2. Основные правила оформления документов

. Порядок подготовки, оформления, прохождения и контроля за исполнением распорядительных документов

3.1. Подготовка распорядительных документов

3.2. Требования к составлению распорядительных документов

4. Прием, учет, регистрация, прохождение и отправка корреспонденции

4.1. Прием документов

4.2. Порядок регистрации входящих документов

.3. Порядок прохождения документов

.4. Контроль исполнения входящих документов

.5. Сроки исполнения входящих документов

.6. Порядок регистрации и отправления исходящих документов

. Подготовка и проведение совещаний

. Организация контроля и порядок исполнения поручений главного врача

1. Общие положения. В них определяется единая система организации документационного обеспечения управления, устанавливает правила и порядок работы с документами в НУЗ «ДКБ на ст. Самара ОАО «РЖД», ее отделах и обязательна, для исполнения всеми сотрудниками. При разработке использовались действующие правила, положения, методические указания, нормативные акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

. Порядок составления и оформления служебных документов.

.1. Общие требования. В этом разделе описываются виды документов, дается определение реквизитам.

К числу наиболее юридически значимых (т.е. придающих документу юридическую силу) реквизитов относятся: подпись; дата документа; печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.

Предъявляются требования к тексту служебных документов, его соответствие действующему законодательству.

Бланк письма в ДКБ содержит реквизиты:

1эмблему;

2полное наименование организации;

3справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты).

4трафаретные части: дата, регистрационный номер документа и ссылка на исходящие данные (дату и регистрационный номер) входящего документа;

5адресат;

Бланк распорядительного документа содержит реквизиты:

6эмблему;

-наименование соответствующего вида документа ("Приказ");

трафаретные части: дата, регистрационный номер документа полное наименование должности главного врача, его инициалов.

2.2. В основных правилах оформления документов автор отмечает об обязательном и правильном указании в документах:

ссылок на исходящие данные (дату и номер документа), на который дается ответ;

названия его вида (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.);

логичном разделении текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, их нумерация;

- нумерации страниц;

даты подписания или утверждения;

- регистрационного номера;

- адресата, в состав адресата входит наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя, почтовый адрес:

- подписи руководителя, включающей наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию должностного лица, например:

отметки об исполнителе;

3. Порядок подготовки, оформления, прохождения и контроля за исполнением распорядительных документов.

3.1. В разделе подготовка распорядительных документов прописаны их правила и мотивы создания, авторы, законодательная и справочная основа.

3.2. В этом пункте автор определяет требования к составлению распорядительных документов:

- что, распорядительные документы, разрабатываемые в организации, должны иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»;

- к бланку документа;

к заголовку, например: Приказ (о чем?) О реорганизации отдела

к расстоянию между заголовком и текстом;

- к тексту документов, он должен состоять из двух основных частей: констатирующей и распорядительной, поручение о контроле;

- к подписи.

4. Прием, учет, регистрация, прохождение и отправка корреспонденции.

4.1. Прием документов заключается в:

- приеме, первоначальной обработке, распределении и регистрации поступающей корреспонденции производится в централизованном порядке назначенным специалистом;

- проверке правильности доставки;

- сортировке, корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату.

вскрытии конвертов и проверки соответствия адресата, целостности упаковки, наличии вложенных документов и приложений к ним, правильное написание фамилии, имени, отчество адресата, а также наличие подписи на документе.

4.2. Порядок регистрации входящих документов, заключается в том, что:

Все документы, поступившие в ДКБ, подлежат регистрации в приемной, не подлежат регистрации:

7   материалы информационно-справочного и рекламного характера;

8   периодические издания (газеты, журналы и др.);

9   поздравительные открытки, приглашения и т.п.

- на полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс журнала входящей корреспонденции по номенклатуре дел и отделенный от него косой чертой порядковый входящий номер, количество листов (включая приложение). Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу;

- поступление документа фиксируется в едином "журнале регистрации входящей корреспонденции (электронная база данных);

- при регистрации должен в ДКБ соблюдается принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз.

4.3. Порядок прохождения документов в ДКБ:

- определяется предварительное рассмотрение документов в день их поступления. Корреспонденция с пометкой «срочно» обрабатывается немедленно;

- зарегистрированный документ передается тому должностному лицу, в адрес которого он поступил;

документы, поступившие в адрес главного врача, передаются через секретаря на рассмотрение с целью определения исполнителей;

-после рассмотрения и наложения главным врачом резолюции, копия документа передается указанному в резолюции должностному лицу под роспись;

передача документов с резолюцией главного врача исполнителям производится только через секретаря, который заносит резолюции в единый журнал регистрации входящей корреспонденции;

передача документов на исполнение без регистрации и резолюции не допускается;

документы вторично не регистрируются.

.4.Контроль исполнения входящих документов. Организация контроля исполнения входящих документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение:

- включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, информирование главного врача о состоянии исполнения документов;

- осуществляется назначенным специалистом;

особый контроль за исполнением запросов, поручений из вышестоящих организаций; решений протоколов совещаний;

информация об исполнении представляется назначенным специалистом на рассмотрение по требованию.

.5.Сроки исполнения входящих документов:

- в ДКБ исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания документа, а для поступивших документов - с даты их регистрации в приемной;

- устанавливаются главным врачом;

- учитывается содержание документа и практические возможности его исполнения;

- применяются типовые сроки исполнения.

.6. Порядок регистрации и отправления исходящих документов, предложенный автором в ДКБ:

перед подачей на подпись главному врачу проверяется правильность оформления документа в соответствии с требованиями данной Инструкции в приемной;

- подписанные руководством документы в тот же день должны сдаваться в приемную для регистрации и отправки;

- документ регистрируется в едином журнале регистрации исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку;

приказы главного врача регистрируются в отдельном журнале;

исходящий номер состоит из номера дела по номенклатуре дел, индекса отдела, подготовившего ответ, и порядкового номера;

- отправка, а также выдача на руки адресатам документов без регистрации не допускается;

- копия отправленного документа вместе с оригиналом документа, на который дается ответ, подшивается в дело и хранится приемной.

. Подготовка и проведение совещаний в ДКБ.

Совещания, заседания и другие мероприятия проводятся в соответствии

с планами работы, определяются должностные лица, ответственные за подготовку совещания, заседания, состав участников, дата и время проведения совещания, а также перечень вопросов, выносимых на рассмотрение. По результатам проведения совещания оформляется протокол, который подписывается секретарем и утверждается председателем. Решения, принятые на совещаниях (выписки из протоколов) в течение суток с момента их утверждения главным врачом доводятся до исполнителей для организации работы.

Подготовка заседания совещательного органа включает: подготовку и представление членам совещательного органа (не позднее чем за 3 дня до дня заседания) повестки и материалов по вопросам заседания:

10организацию регистрации участников;

11оформление протокола и доведение его до членов совещательного

12органа;

- своевременное (не позднее чем за 5 дней до дня проведения заседания) представление повестки заседания совещательного органа (утвержденной председателем).

. Организация контроля и порядок исполнения поручений главного врача.

- Организация системы контроля в организации направлена на обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

На контроль в обязательном порядке ставятся приказы и другие документы, в которых определены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения.

- Ответственность за исполнение документов возлагается на заместителя, отвечающего за данное направление работы.

- Контролю подлежит исполнение:

13документов вышестоящих органов и управления;

14распоряжений, поручений главного врача;

15служебных документов;

16обращений граждан;

17планов работы организации.

- Контроль исполнения документов включает:

18контроль за сроками исполнения;

19непосредственную проверку хода исполнения;

20проверку качества исполнения;

- учет и анализ результатов исполнения.

Поручение - указание главного врача, выраженное в устной или письменной форме. Ответственным за своевременное и качественное исполнение поручений является должностное лицо, которому оно адресовано и несет персональную ответственность за его исполнение.

- В поручении, как правило, устанавливается срок его исполнения.

Контроль и анализ выполнения поручений руководителя осуществляет назначенное лицо.

- Снятие документов и поручений с контроля производится после их полного исполнения и утверждения руководителем. Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа или справки об исполнении (служебной записки).

- Снять документ или поручение с контроля может только руководитель, определивший необходимость контроля.

2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

В ДКБ имеются номенклатуры дел по структурным подразделениям (См. Приложение № 20), но нет общей. Автор предлагает разработать общую номенклатуру дел для всей ДКБ начальнику отдела по управлению персоналом. Процесс составления номенклатуры очень трудоемкий и займет много времени для анализа всех документов, прошедших в ДКБ за последние 3 года.

Автор предлагает следующий принцип составления номенклатуры.

Номенклатуру дел ДКБ следует оформлять на общем бланке больницы. Номенклатура дел должна быть завизирована руководителем Управления архива Куйбышевской железной дороги, подписана секретарем и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается главным врачом.

После утверждения номенклатуры дел ДКБ структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел ДКБ на предстоящий календарный год должна составляться в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается главным врачом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела должен состоять из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс отделения интенсивной терапии и реанимации, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел «Акты списания сильнодействующих и наркотических средств».

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Пример: «Отчеты о деятельности стационара, докладные записки» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале следует расположить заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы Региональной дирекции медицинского обеспечения, расположить перед заголовками дел с приказами главного врача. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела желательно употребить термин «документы», а в конце заголовка в скобках указать основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных медицинских конференций (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам совещаний в ДКБ».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

. Программное обеспечение службы ДОУ «Lotus Notes». В документационной деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» используется программа «1:С. Офис-менеджер», но ее функциональные возможности достаточно узки, они сводятся к регистрации входящих и исходящих документов. На взгляд автора целесообразно приобретение программы, которая бы поддерживала не только функции регистрации, но и функции контроля исполнения, согласования документов. Автор предлагает внедрить в работу программу «Lotus Notes». Тем более, что подобная программа в течение 6 лет успешно используется в вышестоящей организации - региональной дирекции медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге.

Положительные моменты в использовании этой программы в том, что отмечается:

повышение эффективности работы;

простота и удобство использования.

К задачам, которые программа решает в процессе своей деятельности можно отнести: обеспечение быстрой обработки документов; переход от бумажной работы к электронной; постановка качественного исполнения поручений; ускорение обработки заявок; организация совместной работы; обеспечение надежного хранения документов.

Функции, выполняемые программой «Lotus Notes»:

         регистрация документов;

         поиск документов;

         управление процессами обработки документов;

         подготовка и согласование документов;

         отслеживание местоположения документов;

         формирование отчетов;

         контроль исполнения резолюций и поручений;

         оповещение пользователей;

         архив документов;

         управление справочной информацией;

         разграничение прав доступа;

         поддержка распределенных структур.

Ожидаемые результаты от работы программы «Lotus Notes»такие: повышение эффективности совместной работы; повышение прозрачности бизнес процессов; повышение исполнительской дисциплины; снижение затрат на бумагу; сокращение времени выполнения однотипных операций; простота и удобство работы с системой.

Особенности этой программы в том, что она:

         Предоставляет полнофункциональный интерфейс, обеспечивающий единую точку доступа к электронной почте, календарям, контактам, мероприятиям, мгновенным сообщениям, Web-каналам, офисным документам, средствам для совместной работы и бизнес-приложениям.

         Позволяет пользователям эффективно управлять постоянно растущими папками входящих сообщений с помощью функций полнотекстового поиска, делегирования прав, фильтрации и сортировки почты, просмотра по темам обсуждения и меток.

         Позволяет повысить производительность работы пользователей за счет настраиваемых виджетов, способных распознавать определенные шаблоны текста в документах Lotus Notes; по распознанному тексту можно щелкнуть для выполнения соответствующего действия, связанного с данным виджетом, - например, для получения сведений о номере рейса, указанном в электронном письме.

         Позволяет пользователям мгновенно находить других людей и связываться с ними благодаря функции уведомления о присутствии, визитным карточкам и системе обмена мгновенными сообщениями, доступной из папки входящих сообщений и календаря.

         Позволяет устранить или минимизировать ущерб от вирусных программ благодаря надежным функциям обеспечения безопасности.

         Позволяет повысить эффективность бизнеса за счет технологии составных приложений, обеспечивающей интеграцию различных специализированных решений и данных из различных систем. Благодаря этому конечные пользователи получают доступ ко всем данным с помощью единого представления.

         Позволяет пользователям продуктивно работать даже в автономном режиме благодаря усовершенствованной технологии репликации.

         Позволяет упростить управление списками разрешенных и заблокированных адресов за счет интеграции с Lotus Protector for Mail Security непосредственно в папке входящих сообщений Lotus Notes.

Подведя итог вышесказанному можно предусмотреть положительный результат внедрения в документационную деятельность НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» инструкции по документационному обеспечению управления, общей номенклатуры дел, программы «Lotus Notes».

Заключение

Целью написания данной дипломной работы является анализ технологии работы с документами НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», её научная и практическая значимость состоит в анализе и разработке рекомендаций по совершенствованию деятельности медицинского учреждения.

Внедрение в здравоохранении новейших научно-технических достижений диктует необходимость высокого уровня документационного обеспечения управления в ЛПУ, но эта сфера деятельности мало освещена. Следует отметить, что и в ДКБ ранее не проводился глубокий и системный анализ организации работы с документами, этим и объясняется актуальность выбранной темы.

Автор рассмотрел и проанализировал историю создания, организационную структуру, правовую основу деятельности, порядок документирования и организацию документооборота ДКБ, в результате чего выяснилось, что:

1.      Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию медицинской помощи, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов. Основными локальными нормативными правовыми документами являются - устав, штатное расписание и должностные инструкции.

.        В ДКБ централизованная система делопроизводства. Отмечается рост количества документов по сравнению с предыдущими годами. Следует сказать, что в деятельности ДКБ используются документы: организационно-распорядительные - приказы, информационно-справочные - письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Автор рассмотрел основные документы кадрового делопроизводства и проанализировал наиболее распространенные ошибки в их оформлении.

3.      В документационном обеспечении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» выделяют три основных потока документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние:

- работа с входящими документами включает в себя: доставку и прием документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; рассмотрение документов руководством больницы; передача на исполнение должностным лицам; осуществление контроля исполнения документов; приём исполненного документа и помещение его в дело; последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения);

работа с исходящими документами заключается в: проверке правильности оформления и приеме документов от ответственных исполнителей; регистрации документов; подготовке документов к отправке; передача подготовленных к отправке документов курьеру; помещение контрольных экземпляров документов в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов;

работа с внутренними документами складывается из: подготовки предварительного варианта текста документа; согласовании и оформлении текста документа; утверждении (подписание) документа; регистрации документа; передача экземпляра документа ответственным должностным лицам; последующее хранение.

В данной дипломной работе были рассмотрены документы, создаваемые в результате деятельности ДКБ, на соответствие их с рекомендациями, действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства, и в результате проведенного анализа были отмечены замечания к оформлению реквизитной части документов, организации работы с документами и их текущему и архивному хранению.

В ходе проведённых исследований обуславливается объективная необходимость следующих действий и изменений:

.        Разработать инструкцию по документационному обеспечению управления, что позволит соблюдать правильное оформление всех видов документов, ускорит процесс их составления, а соответственно оптимизирует деятельность секретаря.

.        Разработать общую номенклатуру дел, которая представит собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ДКБ, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

.        Внедрить программное обеспечение «Lotus Notes» как наиболее эффективную систему электронного документооборота, позволяющую решать самый широкий круг задач, возникающих в процессе работы с документами. Внедрение автоматизированной системы представит возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок при подготовке отчетной документации, обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится - это положительно повлияет на работоспособность сотрудников.

Рациональная организация работы с документами - это одно из основных условий правильного и успешного функционирования такого общественно-значимого учреждения города, как НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Список использованных источников и литературы

.        Источники

1.      Конституция Российской Федерации 1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW; n=18001. - Загл. с экрана.

.        Гражданский Кодекс Российской Федерации [Текст] - М.: Изд-во Эскмо, 2010.

.        Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года №197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.12.2010 N 387-ФЗ).//Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

.        Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=720001. - Загл. с экрана.

.        Федеральный закон от 27.07.2010 г. N 227-ФЗ «О внесении изменений в ФЗ от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=103797;div=LAW;dst=1000000007. - Загл. с экрана.

.        Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. ФЗ -149. (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ)// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72073. - Загл. с экрана.

.        Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152- ФЗ «О персональных данных» (в ред. Федерального закона от 23 декабря 2010 года n 359-фз). [Электронный ресурс]: база данных нормативов и документов. - М., 2011. - Режим доступа: http://www.sklad-zakonov.ru/cgi?req=doc;base=LAW;n=72. - Заглавие с экрана.

.        Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»// Российская газета (Федеральный выпуск) 07.06.2005. № 3789.

.        Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федерального закона от 2 июля.2010 № 612 - ФЗ) // Российская газета. 27 октября 2004 г. №3614.

.        Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан» от 22.07.1993г. ФЗ -5489-1. // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72061. - Загл. с экрана.

.        Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=LAW;n=31813. − Загл. с экрана.

.        Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»// Правовой сервер

Много законов [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа: http:// www.mnogozakonov.ru/catalog/date/2005/4/15/28813. − Загл. с экрана.

.        ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 СИБИД. Управление документацией.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

.        ГОСТ 34.003-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. / Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=391114. - Загл. с экрана.

.        ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=28003. - Загл. с экрана.

.        ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации.// Консалтинговая группа «Термика»,разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М.,2011. - Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1661html - Загл. с экрана.

.        ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

.        Государственная система документационного обеспечения управления.// Консалтинговая группа «Термика»,разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М.,2011. - Режим доступа:http://www.termika.ru/dou/docs/gsdou.html - Загл. с экрана.

.        Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2010. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=law;n=88695. - Заглавие с экрана.

.        Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. [Электронный ресурс]: сайт федерального архивного агентства. Режим доступа - http://archives.ru - Заглавие с экрана.

.        Основные правила работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД в 2002г.). // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44595 Заглавие с экрана.

.        Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения""// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104953. Загл. с экрана.

.        Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» [Текст]. //Российская газета (Федеральный выпуск) 01.06.2003. № 3181.

.        Устав НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», 2004 г.

.        Должностные инструкции сотрудников НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

.        Документы текущего делопроизводства НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

.        Литература

1.      Амирский В.И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / В.И. Амирский. - М. 2008. - 182 с.

.        Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Документы по персоналу предприятия [Текст]/ М.И. Басаков. - Ростов н/Д: "МарТ", 2006. - 198 с.

3.       Быкова Т.А., Делопроизводство [Текст] /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М, 2006. - 284 с.

4.      Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА, 2004. - 324 с.

.        Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство. Документооборот и нормативная база: практическое пособие [Текст] /О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова Д.Е.-М, Дело-пресс, 2008. - 220 с.

6.       Кирсанова М.Б. Современное делопроизводство [Текст] / М.Б. Кирсанова. - М., 2009. - 246 с.

7.      Корнеев И.К. Секретарское дело [Текст]/ И.К. Корнеев.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008 г. - 268 с.

.        Кочкарев А.В. Из века XIX в век XXI [Текст] / А.В. Кочкарев. - Самара:ООО «РА ДСМ», 2002. - 230 с.

.        Краткий словарь видов и разновидностей документов [Текст] - М.: ВНИИДАД, 1974. - 540 с.

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2010. - 288 с.

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления [Текст]. / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: Юнити-Дана, 2009. - 310 с.

.        Кузнецова Т.В. Секретарское дело [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: Изд-во ЮНИТИ, 2009. - 296 с.

13.     Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М, 2008. - 260 с.

14.    Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебник. / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова - М.: МЦФЭР, 2007. - 340 с.

.        Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст] / М.В. Ларин, А.Н. Сокова - 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2008. - 140 с.

.        Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления [Текст] / В.В. Паневчик. - М.: Высшая школа, 2008. - 224 с.

.        Рогожин М..Ю. Организация делопроизводство предприятия [Текст] / М.Ю. Рогожин. - М.: РДЛ, 2009. - 286 с.

.        Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2008. - 408 с.

.        Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2007. - 272 с.

.        Соснова Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству [Текст] /Л.В. Соснова. - МЦФЭР, 2006. - 268 с.

.        Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] /М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2008. - 298 с.

.        Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] /М.В. Стенюков.. - М.: Приор, 2009. - 342 с.

.        Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству [Текст] /М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2010. - 318 с.

.        Труханов Л.В. Стандарты кадрового делопроизводства [Текст] / Л.В. Труханов, Ю.В. Фирсова.- М., 2008. - 284 с.

.        Труханович А.В. Справочник по кадровому делопроизводству [Текст]/ А.В. Труханович, Д.Л. Щур. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2006. - 336 с.

.        Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированые системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст] / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. - М.: Дело, 2009. - 218 с.

. Периодические издания

1.      Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ [Текст] /Т.Р. Белая // Секретарское дело. -2007.- № 8.- С. 40-49.

.        Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел [Текст] /Т.А. Быкова//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12. - С. 36-41.

.        Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций

[Текст] /В.С. Иритикова//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - № 5. - С.24-30.

4. Каменева Е.М.Особенности оформления приказов и распоряжений [Текст] /Е.М. Каменева// Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2011. - № 1. - С. 21-25.

5.      Кузнецова Т. В. Новые изменения унифицированных форм кадровых документов [Текст] /Т.В. Кузнецова //Секретарское дело. - 2007. - № 2. - С. 5.

6. Носарева Н.А. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению [Текст] /Н.А. Носарева//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 9. - С.17-23.

7.      Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений [Текст] /Е.А. Степанов// Секретарское дело. - 2009. - № 1.- С. 17.

8.      Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления [Текст] /Л.Р. Фионова // Делопроизводство. - 2006.-№ 1.- С. 16-20.

. Интернет ресурсы

1.      Справочно- правовая система Гарант [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа:http://www. garant.ru. - Заглавие с экрана.

.        Справочно- правовая система Консультант [Электронный ресурс] - М., 2005. - Режим доступа:http://www. consultant.ru.- Заглавие с экрана.

.        Консалтинговая группа «Термика», разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М.,2011. - Режим доступа: http://www.termika.ru/ - Заглавие с экрана.

.        Сайт российского производителя и поставщика систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа: http://www.eos.ru. - Заглавие с экрана.

.        Официальный сайт компании разработчика АС ДОУ Lotus Notes [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа: http://www.lotusnotes.ru. - Заглавие с экрана.

.        Электронная версия журнала «Документ.ru» [Электронный ресурс] - М., [2006-]. - Режим доступа: http://www.document.ru. - Заглавие с экрана.

.        Электронная версия деловых журналов для кадровиков, юристов, директоров [Электронный ресурс] - М., [2006-]. - Режим доступа: http:// www.delo-press.ru. - Заглавие с экрана.

.        Официальный сайт национального союза кадровиков [Электронный ресурс] - М., 2010. - Режим доступа: http://www.kadrovik.ru. - Заглавие с экрана.

.        Электронная версия журнала «Управление персоналом» [Электронный ресурс] - М., 2011. - Режим доступа: http://www.top-personal.ru. - Заглавие с экрана.

.        Электронная версия практического журнала по работе с персоналом «Кадровое дело» [Электронный ресурс] - М., 2010. - Режим доступа: http://www.kdelo.ru. - Заглавие с экрана.