Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ"
ФАКУЛЬТЕТ КНИЖНОГО БИЗНЕСА
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И МУЗЕЕВЕДЕНИЯ
Кафедра документоведения и музееведения
Выпускная квалификационная работа
специалиста
Деятельность секретаря в системе
документационного и информационного обеспечения управления организацией
Выполнила студентка:
Егорова Марина Вячеславовна
Научный руководитель: Абдрахманова Зульфия Амуровна
Рецензент: Афонасьева Яна Валерьевна
ЧЕЛЯБИНСК 2013
Оглавление
Введение
Глава 1. Обследование Центральной станции связи Челябинской
дирекции связи
1.1 Общая характеристика организации
1.2 Предпроектное исследование организации деятельности секретаря
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД"
Глава 2. Анализ систем документационного и информационного
обеспечения на примере Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
2.1 Анализ результатов деятельности секретаря и его место в системе
ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД"
2.2 Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря
в системе ДОУ Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
Заключение
Список использованных источников и литературы источники
Приложения
Введение
Одной из основных современных тенденций
социально-экономического развития на сегодняшний день является информатизация
всех областей человеческой деятельности.
Особенно впечатляющим выглядит прогресс в
области информационных технологий, символами которого стали персональные
компьютеры, электронные записные книжки, средства мобильной связи, а в работе
государственных и частных предприятий активно применяются технологии Интернет и
электронная почта. Но на фоне бурного развития информационных технологий
произошло огромное увеличение объемов информации. Большие изменения спроса
информации стали предъявлять новые требования к организации
информационно-документационного обслуживания в организации, а также к службам,
занимающимся информационно-документационным обеспечением, одной из основных
задач которых является работа с документами: их анализ, подготовка, принятие
решений, организация и контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются
основным инструментом организации управления. В связи с повсеместно
компьютеризацией, современная жизнь немыслима без эффективного управления.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в
значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В
современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным
элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации
определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система,
пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и
приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах,
которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и
являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем
самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности
организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами
документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется
стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной
информатизацией общества.
Объектом исследования организация документооборота
организации. Предметом исследования стал процесс функционирования системы
документации в конкретной организации.
Базой исследования является отдел кадров
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД".
Целью выпускной квалификационной работы является
разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного и
информационного обеспечения управления на примере Центральной станции связи
Челябинской дирекции связи.
Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:
) изучить историю создания и организационную структуру
данного учреждения;
2) изучить организационные и нормативно-методические
документы, регламентирующие ее деятельность;
) описать стадии оргпроектной работы;
) проанализировать проблемы внедрения систем
электронного документооборота и дать рекомендации по их преодолению.
В процессе написания выпускной квалификационной работы
использовались нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных
органов исполнительной власти, управления), раскрывающие вопросы
функционирования системы кадрового делопроизводства. В частности Трудовой
кодекс Российской Федерации (3), устанавливает обязательность применения таких
локальных правовых актов как коллективный договор, соглашение, правила
внутреннего трудового распорядка, положения об использовании и защите
персональных данных в каждой организации независимо от её
организационно-правовой формы.
Гражданский кодекс Российской Федерации (2) устанавливает
правовые основы деятельности юридических лиц, а также документирования этой
деятельности. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к
содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют
юридические лица.
Федеральный закон "О персональных данных" (9)
обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его
персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной
жизни, личную и семейную тайну. Закон регулирует отношения, связанные с
обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации, а также
распространяется на традиционные технологии работы с документами, содержащими
персональные данные.
Федеральный закон "Об информации, информационных
технологиях и защите информации" определяет процессы функционирования
информации и документации в обществе (8).
В Постановление Госкомстата Российской Федерации "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты" (19) представлены формы первичной учетной документации,
которые должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими
деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны
рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
В качестве методического материала по
организации работы с документами, документированию управленческой деятельности
использованы научные, учебные, практические материалы, подготовленные ведущими
специалистами - документоведами.
секретарь документационное информационное обеспечение
В выпускной квалификационной работе были
использованы методы исследования: методы познания (описание, анализ,
наблюдение), общенаучные методы, документоведческие методы (анализ
документации, унификация документов, системный анализ).
Выпускная квалификационная работа состоит
из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и
литературы, приложений. Во введении сформулированы актуальность и практическая
значимость, объект, предмет исследования, цель, задачи, представлены степень
разработанности исследуемой проблемы, методы исследования, краткое содержание работы.
В первой главе рассматривается общая характеристика
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД".
Во второй главе сделан анализ системы
документационного и информационного обеспечения на примере Челябинской дирекции
связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
В заключении сделаны основные выводы по
выпускной квалификационной работе. В списке использованной литературы
приводится 53 источника. В тексте работы даны ссылки к списку использованной
литературы: первое число в круглых скобках означает номер библиографической
записи, второе - номер страницы источника.
Текст работы сопровождается 5 приложениями.
Глава 1.
Обследование Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
1.1 Общая
характеристика организации
Челябинская дирекция связи (далее дирекция) является
структурным подразделением Центральной станции связи - филиала открытого
акционерного общества "Российские железные дороги". Место нахождения
Дирекции: 454000, г. Челябинск, пл. Революции, д.3-А.
Дирекция в своей работе руководствуется Конституцией РФ,
федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ,
нормативно-правовыми актами субъектов РФ, уставом ОАО "РЖД",
соответствующими отраслевыми нормативными документами и Положениями. Дирекция не
является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО
"РЖД" на основании доверенности, выдаваемой начальнику дирекции и
Положения "О Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД".
Основными задачами Дирекции связи является следующее:
− Обеспечение технологической связью структурных
подразделений ОАО "РЖД" в границах обслуживания дирекции для
организации перевозочного процесса, управления структурными подразделениями ОАО
"РЖД", финансовыми ресурсами и персоналом, с приоритетом обеспечения
безопасности движения;
− оказание возмездных услуг связи в рамках
выданных федеральным органом исполнительной власти лицензий на оказание услуг
связи;
− осуществление иных видов деятельности,
предусмотренных законодательством РФ, внутренними документами ОАО
"РЖД".
Дирекции связи Центральной станции ОАО "РЖД" в
соответствии с возложенными на неё задачами выполняет следующие функции:
− разрабатывает и проводит мероприятия по
обеспечению безопасности движения поездов;
− осуществляет техническое, технологическое и
организационное руководство деятельностью региональных центров связи по
обеспечению безопасности и бесперебойного движения поездов, охраны труда,
техники безопасности и эффективного использования средств связи;
− организует бесперебойную работу средств связи,
в том числе специальной, и содержит в исправном состоянии сооружения,
устройства и аппаратуру связи, разрабатывает и проводит мероприятия по
предупреждению крушений, аварий и случаев брака в работе;
− представляет в Центральную станцию связи
предложения региональных центров по обновлению, модернизации и капитальному
ремонту устройств связи, в том числе специальной;
− развивает материально-техническую базу
региональных центров связи;
− обеспечивает в соответствии с требованиями
нормативных документов контроль за строительством, модернизацией и
реконструкцией, приобретением, внедрением, эксплуатацией и ремонтом
телекоммуникационных систем, объектов и средств связи, в том числе специальной,
региональных центров связи;
− участвует в работе рабочих и приемочных
комиссий по объектам, передаваемым в эксплуатацию дирекции;
− обеспечивает мобилизационную готовность систем
связи, в том числе специальной, находящейся в ведении дирекции, для работы в
чрезвычайных ситуациях;
− взаимодействует с правоохранительными органами
РФ по вопросам предоставления информации, необходимой для осуществления
оперативно-розыскных мероприятий;
− обеспечивает установленный в ОАО
"РЖД" режим серектности, организует и проводит в дирекции работу со
сведениями, составляющими государственную и коммерческую тайну, работу по
противодействию деятельности иностранным техническим разведкам и технической
защите информации;
− разрабатывает меры по защите инфраструктуры и
объектов связи, в том числе специальной, от террористических актов и актов
вандализма;
− организует изучение научно-технической
информации, распространение и внедрение передового опыта, осуществляет
методическое руководство изобретательской и рационализаторской деятельностью в
региональных центрах связи;
− проводит единую техническую политику,
обеспечивающую решение задач по приоритетным направлениям развития средств
связи, в том числе специальной;
− взаимодействует с территориальными органами
федеральных органов исполнительной власти в области использования полос
(номиналов) радиочастот для радиоэлектронных средств, систем железнодорожной
технологической радиосвязи, а также по вопросам присоединения технологической
сети связи ОАО "РЖД" к сети связи общего пользования;
− обеспечивает безопасные условия труда и охраны
труда в Дирекции и региональных центрах связи;
− ведёт в установленном порядке управленческий,
статистический учет и отчетность, представляет соответствующую отчетность в
Центральную станцию связи;
− планирует, контролирует и анализирует производственно-финансовую
деятельность региональных центров связи;
− проводит в Дирекции и региональных центрах
работу по организации труда, регулированию заработной платы и социальной защите
работников на основе единой социальной политики ОАО "РЖД" и коллективного
договора;
− взаимодействует с операторами связи по вопросам
оказания возмездных услуг связи, проводит маркетинговые исследования,
производит расчет стоимости услуг связи;
− осуществляет в установленном порядке проверки
исполнения региональными центрами связи нормативных документов ОАО
"РЖД";
− ведет делопроизводство и обеспечивает хранение
документов в установленном ОАО "РЖД" порядке.
Работу Дирекции возглавляет начальник дирекции, назначаемый
на должность и освобождаемый от должности президентом ОАО "РЖД".
Начальник Дирекции действует на основе принципа единоначалия. Права,
обязанности и ответственность начальника Дирекции, условия оплаты его труда и
другие обязательства определяются Положением о Челябинской дирекции связи,
трудовым договором, заключаемым с ОАО "РЖД", и доверенностью,
выдаваемой генеральным директором Центральной станции связи. Дирекция связи
имеет достаточно сложную и разветвленную организационную структуру, которую по
её характеристикам управления можно отнести к линейно-функциональной (см.
Приложение 1).
Также Дирекция связи имеет ряд структурных подразделений
представленных на рисунке 1. Списочная численность работников дирекции, по
состоянию на 31.12.2012 г. согласно отчета 1-К (ДР.) составила 1673 человека,
на начало 2012 года 1704 человека. В течение 2012 года произошло снижение
численности на 31 человек.
В составе списочной численности дирекции наибольший удельный
вес приходится на Челябинский РЦС - 29,2%. Далее удельный вес распределился
следующим образом: на Оренбургский РЦС - 25,3%, Карталинский РЦС - 16,0%,
Курганский РЦС - 12,3%, Златоустовский РЦС - 13,4%, от общей численности
работающих. Удельный вес работников дирекции по категориям персонала
распределился следующим образом: рабочих - 27,4 %, руководителей - 4,3%, специалистов
- 68,0% и служащих - 0,3%. По сравнению с уровнем прошлого года удельный вес
работающих по категориям изменился незначительно.
Рис. 1. Структура региональных подразделений Челябинской
дирекции связи ОАО "РЖД"
За 2012 год в дирекцию были приняты 169 человек, из них 30
переводом и 139 со сторонних предприятий (из них 20 молодых специалистов, 5 из
рядов РА и 48 для прохождения практики), уволено 200 человек из них 24
переводом, 102 по собственному желанию (из них 67 на пенсию).
Фактическая укомплектованность Челябинской дирекции связи на
31.12.12 г. составляет 99,8% от утвержденного штатного расписания. По сравнению
с 2011 годом укомплектованность выросла на 3,1%.
Рассмотрим, какая оргтехники имеется в Челябинской дирекции
связи (см. Таблица 3)
Таблица 3.
Состав оргтехники отдела кадров Челябинской дирекции связи
Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
|
ПК - 2 шт.
|
Samsung
|
|
Принтер - 2 шт.
|
Canon Laser
Shot LBP2900
|
|
Сканер - 2 шт.
|
HP scan jet 2400
|
|
Копир
|
Копир Canon fc-128
|
|
Телефон - 2 шт.
|
Philips CD1801G
|
В таблице 4 представлены их функциональные возможности.
Таблица 4.1
Функциональные возможности оргтехники Canon Laser Shot
LBP2900
|
Максимальный
формат
|
A4
|
|
Максимальное
разрешение для ч/б печати
|
600x600 dpi
|
|
Скорость печати
|
12 стр/мин (ч/б
А4)
|
|
Время выхода
первого отпечатка
|
9.30 c (ч/б)
|
Таблица 4.2
Функциональные возможности оргтехники Копир Canon
fc-128
|
Скорость
копирования (1: 1, A4)
|
4
копий/мин
|
|
Максимальный
размер оригинала
|
A4
|
|
Управление
экспонированием
|
AE
(автоматическое) ручное
|
|
Фоторежим
|
нет
|
|
Размеры
копий
|
A6
- A4
|
|
Материалы
для копирования
|
Обычная
бумага OHP-пленки этикетки открытки
|
|
Максимальное
количество копий за один цикл
|
9
непрерывное копирование (F)
|
|
Питание
|
~
220-240 В, 50 Гц
|
|
Потребляемая
мощность
|
1,4
Вт (режим ожидания) 600 Вт (максимальная)
|
|
Габариты
(ШxДxВ
|
359
x 439 x 115 мм
|
|
Занимаемая
площадь
|
81,3
x 43,9 мм
|
|
Масса
|
7,6
кг (без упаковки) 10,07 кг (в упаковке)
|
Таблица 4.3
Функциональные возможности оргтехники Cканер hp scanjet 2400
|
Максимальный
формат бумаги
|
A4
|
|
Максимальный
размер документа
|
216x297
мм
|
|
Разрешение
|
1200x2400
dpi
|
|
Разрешение
(улучшенное)
|
999999x999999
dpi
|
|
Скорость
сканирования (цветн.)
|
цветной
снимок 10x15см - 45 сек
|
|
Скорость
сканирования (ч/б)
|
текст
А4 - 45 сек
|
|
Глубина
цвета
|
48
бит
|
Таблица 4.3
Функциональные возможности оргтехники Philips CD1801G
|
Дальность
действия
|
|
|
Дальность
(в помещении)
|
до
50 метров
|
|
|
Дальность
(откр. пространство)
|
до
300 метров
|
|
Режимы
работы
|
|
|
Тональный
режим работы
|
Да
|
|
|
Импульсный
режим работы
|
Да
|
|
Дисплей
на трубке
|
|
|
Текстовый
дисплей трубки
|
Да
|
|
|
Тех.
изготов. дисплея трубки
|
LCD
|
|
Монохромный
дисплей трубки
|
Да
|
|
Строк
дисплея трубки
|
2
|
|
Подсветка
дисплея трубки
|
Да
|
|
Цвет
подсвет. дисп. трубки
|
оранжевый
|
|
|
|
|
1.2
Предпроектное исследование организации деятельности секретаря Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
Объектом оргпроектной работы являются процессы формирования и
управления кадровыми ресурсами учреждения. Предметом - характеристика
организационных и методических аспектов деятельности кадровой службы
учреждения. Организационное проектирование подразумевает два этапа:
исследование, проектирование (см. Таблица 2).
Таблица 2.
План работ
|
№ п/п
|
Наименование
этапа
|
Трудоем- кость
|
Сроки
проведения
|
Число
исполнителей
|
|
|
|
начало
|
конец
|
|
|
1
|
Исследование
|
28
|
11.02.2013
|
11.03.2013
|
1 (Егорова М.
В.)
|
|
2
|
Проектирование
|
|
|
|
1 (Егорова М.
В.)
|
Предпроектное исследование является важной составной частью
подготовительных работ к проектированию. Его цель - точное определение состава,
объема, сроков исполнения предстоящих проектных работ и соответствующее их
документирование.
Основанием для составления детального плана выполнения
исследовательских работ служит рабочая программа исследования Челябинской
дирекции связи ОАО "РЖД" (см. Таблица 3). Рабочая программа - это
документ организационно-методического назначения, представляющий собой полный
перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследования
(23, с.83).
Таблица 3.
Рабочая программа исследования Челябинской дирекции
связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
|
№п/п
|
Наименование
работ
|
Методы сбора
данных
|
Источники
информации
|
Форма сбора,
обобщения, представления информации
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
1
|
Изучение
направлений деятельности, структуры, должностного и численного состава
Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД"
|
изучение
документов, анализ
|
Устав,
историческая справка, штатное расписание
|
описание,
таблица, схема организационной структуры
|
|
2
|
Изучение
нормативно - правовых и локальных документов, регламентирующих деятельность
Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД"
|
изучение
документов
|
Устав
администрации, Инструкция по делопроизводству администрации, штатное
расписание, Правила внутреннего трудового распорядка
|
описание,
таблица
|
|
3
|
Изучение
технологии обработки (входящих, исходящих, внутренних документов)
|
изучение
документов наблюдение,
|
деятельность
сотрудников инструкция по делопроизводству
|
описание,
таблица,
|
|
4
|
Изучения
Количественного и качественного состава вх, ис,. вн документов
|
изучение
документов
|
журналы
регистрации вх,. исх., вн. документов деятельность сотрудников инструкция по
делопроизводству
|
описание
|
|
5
|
Изучение
организации текущего хранения документов
|
наблюдение,
изучение документов
|
деятельность
сотрудников номенклатура дел
|
описание
|
|
6
|
Изучение
организации работы с обращениями граждан
|
опрос,
наблюдение
|
Инструкция по
делопроизводству, журналы регистрации, отчеты
|
описание
диаграмма
|
|
7
|
Изучение
автоматизированной системы обработки документов
|
изучение
системы электронного документооборота
|
АС:
"ДЕЛО-Предприятие" "ДЕЛО-Секретарь"
|
Описание
|
Согласно рабочей программе исследования, предпроектному
исследованию подлежат следующие вопросы:
- функции, задачи и структура учреждения;
- правовые акты, регламентирующие
деятельность учреждения;
- законодательные акты, регламентирующие
кадровое делопроизводство;
- локальные нормативные акты учреждения,
регламентирующие оформление трудовых правоотношений;
- должностные обязанности инспектора по
кадрам;
- процедуры оформления приема на работу
сотрудника
- кадровые документы (оформление и
содержание);
- система регистрации кадровых документов.
Каждая работа, намеченная в рабочей программе, проводится
соответствующим методом.
Метод исследования - это способ познания объективной
действительности. Способ представляет собой определенную последовательность
действий, приемов, операций (36, с.54).
При исследовании используются следующие методы:
- изучение документов;
- наблюдение;
- анализ
- графический метод;
- статистический метод;
- фотография рабочего дня;
Охарактеризуем каждый из перечисленных методов предпроектного
исследования. Изучение документов - один из основных методов, которыми
начинается обследование. Изучению подлежат законодательные и нормативные
материалы о создании, задачах, функциях организации, нормативные и методические
материалы по организации делопроизводства, учетные формы (журналы, реестры),
списки постоянных корреспондентов, графики и маршруты движения документов,
регистрационные формы (27, с.41).
Метод наблюдения заключается в непосредственном присутствии в
учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих
процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать
необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить
данные, полученные другими методами. Метод наблюдения используется для
выявления характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения,
организации секретарского обслуживания, организации работы по приему,
обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности
компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест
сотрудников, состояний архива.
Анализ - это расчленение, разложение объекта исследования на
составные части. Он лежит в основе аналитического метода исследования.
Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых
операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в
оргпроектных работах. Они используются при изучении документов, наблюдении,
оформлении результатов анализа фотографии рабочего дня, самофотографии рабочего
дня, хронометража, анкетировании.
Графический метод тесно сочетается со статистическим методом,
который предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций
и явлений. Он позволяет расположить исходные данные в форме таблиц и графиков.
Для определения характера загрузки рабочего времени основных
категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых
отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня
(ФРД).
Таким образом, предпроектное исследование является важной
составной частью подготовительных работ к проектированию, тем самым помогая
реализовывать целевые задачи: определение состава, объема, сроков исполнения
предстоящих проектных работ и соответствующее их документирование.
Глава 2.
Анализ систем документационного и информационного обеспечения на примере
Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
2.1 Анализ
результатов деятельности секретаря и его место в системе ДОУ Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
Документационное обеспечение управления является важной
составной частью процессов управления и принятия управленческих решений,
существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия
управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки,
анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом
связаны с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) -
это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы
с официальными документами. Термин "документационное обеспечение
управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в
современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь
идет о компьютерных технологиях работы с документами. В свою очередь термин
"делопроизводство" преимущественно используется при описании
организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. По мнению
Т.В. Кузнецовой (25, с.186) ДОУ предполагает не только создание документов, но
также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию
документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности
предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления.
Как считает Л. Доскова (22, с.37), документационное
обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в
системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы
управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и
движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или
получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
ДОУ - вид обеспечения управления предприятием, который
включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и
управляющих воздействий по изменению ее состояния. Основой документационного
обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный
цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой
службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие
подразделения. Определение документационного обеспечения управления сразу же
позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных,
но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
) документирование;
) организация работы с документами (управление документацией
предприятия).
По мнению М.Ю. Рогожина (37, с.49), документирование
управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно
определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей
информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных
документов. С другой стороны, документационное обеспечение системы управления
персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми
документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных
стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным
подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.
Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его
важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.
Рис. 1. ДОУ и его важнейшие составляющие
Таким образом, ёёДОУ охватывает вопросы
документирования, организации работы с документами в процессе осуществления
управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. В
рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная
система, и как всякая целостная система обладает известным количеством
конкретных компонентов, частей.
Система управления любой организацией включает в себя как
обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).
Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе
управления организацией представлено на рисунке 2.
Рис. 2. Место подсистемы документационного обеспечения
управления в системе управления организацией
Согласно логике декомпозиции системы управления организацией,
представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения
управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.
Однако, по мнению А. Петрова (35, с.29), документационное
обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во
всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе
управления персоналом. Это обстоятельство отвечает требованию функционирования
автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном
подходе. К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала
относятся:
наличие большого количества составных элементов, связанных
между собой информационными каналами передачи данных;
наличие общей цели управления для всей системы и частных
целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы,
цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного
уровня;
наличие персонала в качестве элементов управления и контроля
на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость
сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в
процессе выполнения функций ДОУ.
Основными задачами документационного обеспечения управления
являются:
) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.
) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора,
обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации
этих процессов.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников
вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все
более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно
так:
руководство теряет целостную картину происходящего;
структурные подразделения, не имея информации о деятельности
друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает
качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние
контакты;
это приводит к падению производительности и вызывает ощущение
недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование
новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
для производственных предприятий увеличение штата может
повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных
инвестиций;
оказывается, что штат увеличен, производительность упала,
производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в
увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и
уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее
расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли
или увеличения дефицита государственного бюджета.
Таким образом, система документационного обеспечения система,
которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе
осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения
документов:
) Документирование представляет собой создание документов,
т.е. их составление оформление согласование и изготовление.
) Организация работы с документами - обеспечение движения
(документооборота), поиска, хранения и использования документов.
) Систематизация архивного хранения документов - определение
правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования
для поддержки принятия управленческих и других решений.
Таким образом, от технологии организации работы с документами
и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и
эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов
деятельности организации, т.к. без налаженной системы документационного обеспечения
управления трудно построить эффективное управление на предприятии.
В Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между
несколькими подразделениями (см. Рис. 3).
Рис. 3. Подразделения, осуществляющие функции по
делопроизводству в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД"
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими,
исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами
осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о
проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые
выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить
объективную картину информации для оперативного управления. А также
аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в
Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" (см. Рис. 4).
Рис. 4. Контроль исполнения документов
Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц,
квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС
"Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота
Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД". Форма сводки учета
объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО
"РЖД" от 05.01.2006 № 1.
В данной форме, которая заполняется каждым структурным
подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе
обращений граждан), исходящих и внутренних документов.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота,
в Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" разделяют следующим
образом:
Входящие
Исходящие
Внутренние
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества
входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
Таблица 1.
Документооборот Челябинской дирекции связи Центральной
станции связи - филиала ОАО "РЖД"
|
Наименование
документа
|
Количество
документов
|
Абсол. изм, шт
|
Темп роста, %
|
|
2011
|
2012
|
|
|
|
Входящие
|
734
|
1140
|
406
|
55,3
|
|
Исходящие
|
1344
|
1729
|
385
|
28,6
|
|
Приказы в том
числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу
|
2045 842 650
553
|
2173 943 639
591
|
128 101 11 38
|
6,3 12,0 1,7
6,9
|
|
Внутренние В
том числе - финансовые - служебные
|
3444 1622 1822
|
3005 1680 1325
|
-439 58 497
|
-17,7 3,6 27,3
|
|
Итого
|
7567
|
8047
|
480
|
Произведем анализ объема документооборота в течение одного
года на примере 2012 года (см. Таблица 2).
Таблица 2.
Анализ объема документооборота Челябинской дирекции связи
Центральной дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" помесячно
|
Месяц
|
Виды документов
|
|
Входящие
|
Исходящие
|
Приказы
|
Внутренние
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Январь
|
122
|
186
|
226
|
299
|
|
Февраль
|
118
|
192
|
209
|
274
|
|
Март
|
96
|
124
|
184
|
235
|
|
Апрель
|
107
|
149
|
211
|
219
|
|
Май
|
91
|
117
|
107
|
210
|
|
Июнь
|
94
|
163
|
192
|
308
|
|
Июль
|
102
|
195
|
168
|
312
|
|
Август
|
43
|
101
|
185
|
175
|
|
Сентябрь
|
90
|
109
|
132
|
243
|
|
Октябрь
|
99
|
136
|
191
|
257
|
|
Ноябрь
|
93
|
115
|
189
|
251
|
|
Декабрь
|
85
|
142
|
179
|
222
|
|
Итого
|
1140
|
1729
|
2173
|
3005
|
Наибольший поток входящих документов пришелся на январь,
февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими
причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты
государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие
другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых
результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и
февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в
тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая
бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих
документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило,
состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров
со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности
предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано
с периодом отпусков.
Графически данная таблица представлена на рис. 5
Рис. 5. Изменение количества документов Челябинской дирекции связи
Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" по годам
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что
наибольшая доля документов как в 2011 году, так и в 2012 году приходилась на
внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на
439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении
необходимой информации за счет локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2012 года (6,3 %) вызван
повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача
руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного
порядка. На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам,
а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.
Рис. 6. Контроль исполнения документов
Рис.7. Формы регистрации документов Челябинской дирекции связи
центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
В табл.3 представлена группировка видов документов по основным
подразделениям, а также анализируется их динамика.
Таблица 3.
Группировка видов документов по подразделениям Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
|
Подразделение
|
2011 год
|
2012 год
|
|
Кол., шт.
|
%
|
Кол., шт.
|
%
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Департамент
управления делами
|
400
|
5,3
|
378
|
4,7
|
|
Департамент
бухгалтерского учета
|
765
|
10,1
|
742
|
9,2
|
|
Департамент
планирования и бюджетирования
|
685
|
9,1
|
693
|
8,6
|
|
Департамент по
организации, оплате труда и мотивации
|
587
|
7,8
|
610
|
7,6
|
|
Управление
планирования и нормирования материально-технических ресурсов
|
720
|
9,5
|
759
|
9,4
|
|
Департамент
пассажирских сообщений
|
732
|
9,7
|
695
|
8,6
|
|
Департамент по
организационно-штатным вопросам
|
145
|
1,9
|
159
|
2,0
|
|
Департамент
вагонного хозяйства
|
411
|
5,4
|
418
|
5,2
|
|
Департамент
безопасности
|
297
|
3,9
|
331
|
4,1
|
|
Департамент
капитального строительства
|
193
|
2,6
|
198
|
2,5
|
|
Департамент
электрификации и электроснабжения
|
102
|
1,3
|
92
|
1,1
|
|
Департамент
пути и сооружений
|
124
|
1,6
|
161
|
2,0
|
|
Департамент
управления имуществом
|
78
|
1,0
|
95
|
1,2
|
|
Департамент
экономической конъюнктуры и экономического развития
|
118
|
1,6
|
174
|
2,2
|
|
Центральная
заводская лаборатория
|
93
|
1,2
|
99
|
1,2
|
|
Департамент
управления персоналом
|
399
|
5,3
|
442
|
5,5
|
|
Департамент
корпоративных коммуникаций
|
270
|
3,6
|
220
|
5,4
|
|
Правовой
департамент
|
105
|
1,4
|
128
|
1,6
|
|
Прочие отделы и
службы
|
1343
|
17,7
|
1653
|
20,5
|
|
Итого
|
7567
|
100
|
8047
|
100
|
Наибольшая доля документов приходится на департамент
бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления
планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также
департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая доля документов в
бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый -
обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения
финансово-материальных потоков предприятия.
Количество документов департамента планирования и
бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов
пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов;
во-вторых, Челябинская дирекция связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет
за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной
деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных
положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации
данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков
подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это,
безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного
обеспечения управления. Документооборот в Челябинской дирекции связи
Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" обрабатывается с
помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно
упрощает работу с документами.
На примере работы секретаря, хотелось бы показать, как
происходит работа с документами на данном конкретном предприятии. Так в
наблюдательном листе отражен один рабочий день Вяткиной Ларисы Николаевны,
секретаря отдела кадров Челябинской дирекции связи.
Рабочее место сотрудника находится на втором этаже
пятиэтажного здания. Общая площадь рабочего места составляет 16 м2 на троих
человек. Рабочее место оснащено столом, сейфом, шкафом, креслом. Из технических
средств оргтехники имеется - сканер, принтер, компьютер, факс, телефон.
Процесс работы включается в себя:
· Своевременно готовить документы для
начальника отдела.
· Вести протоколы совещаний отдела.
· Организовывать кадровый документооборот,
регистрировать входящую и исходящую документацию.
· Осуществлять телефонную связь сотрудников
отдела.
· Готовить распоряжения о делегировании
полномочий.
· Составлять нормативные документы по
распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
· Вести учет рабочего времени сотрудников
отдела (табель, отпуска, больничные).
· Готовить документы для составления бюджета
отдела.
· Составлять заказы на обеспечение
сотрудников отдела визитными карточками.
· Готовить списки дней рождения сотрудников
фирмы.
· Составлять заказы на обеспечение
сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
· Составлять реестр проездных документов
сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
· Составлять заказы на подписку печатных
изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
· Соблюдать правила конфиденциальности при
работе с личной информацией сотрудников.
Фотография рабочего дня секретаря
|
№ п/п
|
Наименование
элементов работы
|
Начало ч., мин.
|
Окончание ч.,
мин.
|
Общее время
Мин.
|
Выработка
единицы работы
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
1.
|
Включение ПК
|
8.00
|
8.02
|
2 мин
|
|
|
2
|
Работа с
документами. Просмотр приказов
|
8.02
|
8.12
|
10 мин
|
7 шт
|
|
3
|
Телефонный
разговор (по работе)
|
8.12
|
8.15
|
3 мин
|
|
|
4
|
Разговор с
коллегами (лично)
|
8.15
|
8.20
|
5 мин
|
|
|
5
|
Чаепитие
|
8.20
|
9.10
|
50 мин
|
|
|
6
|
Решение
экономических вопросов с бухгалтером
|
9.10
|
9.30
|
20 мин
|
|
|
7
|
Телефонный разговор
(по работе)
|
9.30
|
9.45
|
15 мин
|
|
|
8
|
Работа с ПК
|
9.45
|
10.30
|
45 мин
|
|
|
9
|
Работа с
документами
|
10.30
|
10.50
|
20 мин
|
10 шт
|
|
10
|
Ушла с рабочего
места по личным надобностям
|
10.50
|
10.57
|
7 мин
|
|
|
11
|
Разговор с
коллегами (лично)
|
10.57
|
11.10
|
13 мин
|
|
|
12
|
Работа с ПК
|
11.10
|
12.00
|
50 мин
|
|
|
13
|
Телефонный
разговор (по работе)
|
12.00
|
12.15
|
15 мин
|
|
|
14
|
Работа с
документами
|
12.15
|
12.40
|
25 мин
|
8 шт
|
|
15
|
Телефонный
разговор (по работе)
|
12.40
|
12.50
|
10 мин
|
|
|
16
|
Решение
вопросов по работе с коллегами
|
12.50
|
13.00
|
10 мин
|
|
|
17
|
Обед
|
13.00
|
14.00
|
60 мин
|
|
|
18
|
Ушла на
совещание
|
14.00
|
16.20
|
180 мин
|
|
|
19
|
Телефонный
разговор (по работе)
|
16.20
|
16.35
|
15 мин
|
|
|
20
|
Работа с ПК
|
16.35
|
16.50
|
15 мин
|
|
|
21
|
Ушла с рабочего
места по личным надобностям
|
16.50
|
16.57
|
7 мин
|
|
|
22
|
Приводит в
порядок рабочее место
|
16.57
|
17.00
|
3 мин
|
|
Таким образом, рабочий день секретаря состоит из:
· Решение вопросов по работе - 30 минут
· Работа с документами - 55 минут
· Количество документов - 25 шт.
· Разговор с коллегами (лично) - 18 минут
· Работа с ПК - 110 минут
Далее в таблице представлен баланс затраты рабочего времени
секретаря.
Таблица 7.
Баланс затрат рабочего времени. Наблюдатель: Наблюдаемый:
Егорова Марина отдел кадров. Вячеславовна секретарь Вяткина Лариса Николаевна
17.02.2013
|
№ п/п
|
Наименование
Элемента работы
|
Время в мин.
|
В % от общего
времени
|
Примечание
|
|
1
|
Включение ПК
|
2 мин
|
0,416
|
|
|
2
|
Работа с
документами
|
55 мин
|
11,44
|
25 шт
|
|
3
|
Телефонный
разговор
|
57 мин
|
11,856
|
|
|
4
|
Разговор с
коллегами (лично)
|
18 мин
|
3,744
|
|
|
5
|
Чаепитие
|
50 мин
|
10,4
|
|
|
6
|
Работа с ПК
|
110 мин
|
22,88
|
|
|
7
|
Уход с рабочего
места
|
14 мин
|
2,912
|
|
|
8
|
Решение
вопросов по работе
|
30 мин
|
6,24
|
|
|
9
|
Обед
|
60 мин
|
12,48
|
|
|
10
|
Уход на
совещание
|
140 мин
|
29,12
|
|
|
11
|
Приводит а
порядок рабочее место
|
3 мин
|
0,624
|
|
То есть, операции соответствующие функциям составляют 94,016%
от общего рабочего времени, остальное время остается на операции не
соответствующим функциям: 5,984%. Следовательно, Сотрудник достаточно загружен.
Также можно сделать следующие выводы: во время рабочего времени занимался
решением личных вопросов по телефону (18 мин), также была замечена медленная
работа за ПК, занимается посторонними делами не соответствующими функциям, Т.о.
в качестве улучшения скорости работы за ПК рекомендуется направить на курсы
повышения квалификации; запретить пользоваться во время рабочего времени
служебным телефоном для решения личных вопросов.
Так как секретарь ведет кадровую документацию, то ему
необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по
мере замены нормативно-методических актов новыми. Но помимо того, что секретарь
нужно знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь
представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он
складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря
творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря
технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у
секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в
том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров,
сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д. Как видно,
секретарь перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою
перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать
количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени
на выполняемые секретарем виды.
Секретарь может воспользоваться следующими актами:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
Укрупненные нормативы времени на работы по
делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР
и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42);
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии
и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы
(утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984
г. №189/11-64).;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров и др.
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в
квалификационной характеристике. Квалификационная характеристика - это
нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику,
иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его
подготовки.
Приведем примерную квалификационную характеристику секретаря:
Должностные обязанности: Выполняет технические
функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или
подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди
исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные
переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его
отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых
руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени,
месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и
оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием
по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные
материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя
руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с
принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям
подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их
работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений
руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей,
проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки
сдает в архив.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы,
другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов,
касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее
подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила
пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной
системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда;
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила
внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.
Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или
среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной
программе без предъявления требований к стажу работы.
Подводя итог можно сказать следующее - исследование системы
ДОУ персоналом Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило ряд
существенных проблем, которые требуют системного решения.
Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения
управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических
материалов, регламентирующих работу с документами:
на предприятии нет инструкции по делопроизводству,
должностных инструкций ряда сотрудников;
не используются общегосударственные нормативы по оформлению
документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила
работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками
хранения";
документы на предприятии хранятся децентрализовано, что
затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также
информационно-справочную работу по документам.
Общие бланки для составления организационно-распорядительной
документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк
формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так
как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.
Анализируя методы составления писем сотрудниками Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", можно
отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в
бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются
своими представлениями о составлении и оформлении документации.
На многих документах нет реквизитов "Код формы
документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит
"Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе
документа и направлении документа в дело.
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность
организации не составляются. Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них
отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата
документа", "Справочные данные об организации", "Место
составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок
к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования
документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения
текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не
используется общий бланк.
Из проведенного анализа следует, что:
документы в Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД"
составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;
необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе
которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;
следует организовать централизованное оформление документов
секретарем, знающим требования делопроизводства.
В Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" нет
документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции,
поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами
сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или её
несвоевременному получению сотрудниками, т.к. на предприятии полностью
отсутствует регистрация входящих и исходящих факсов.
Из вышесказанного следует, что в Челябинской дирекции связи
ОАО "РЖД" не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в
ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по
контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения
руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, зачастую
минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в
зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство
предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не
устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения
руководства носят устный характер.
Отсюда следует, что необходимо разработать систему
регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов,
подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное
установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей.
Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через
секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с
указанием сроков исполнения документов.
Хранение документов в Челябинской дирекции связи ОАО
"РЖД" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия
документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела
или не формируются вообще или формируются с нарушением требований
"Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в
дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными
сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют. На
предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения.
Номенклатура дел не составлена.
Относительно организации информационно-справочной работы в
системе ДОУ следует констатировать, что на предприятии, несмотря на наличие
персональных компьютеров, отсутствует автоматизированная система учета
документов (т.е. система электронного делопроизводства).
Ввиду этого возможность быстрого поиска необходимого
документа по какому-либо поисковому признаку невозможна. Поиск может
осуществляться только средствами поиска документов операционной системы.
Поисковые признаки ограничены лишь именем, типом файла, его размером и датой
создания. Возможность полнотекстового или же расширенного поиска отсутствует,
т.к. такой поиск, во-первых, занимает большое количество времени, а, во-вторых,
занимает определённые (немалые) ресурсы персонального компьютера.
Распределенного доступа к хранящейся информации и её защиты
от несанкционированного доступа, как и градации доступа к документам, на
предприятии также не существует. Несмотря на подключение отдельных компьютеров
предприятия к сети Интернет, локальная сеть, объединявшая несколько компьютеров
различных подразделений в единый информационный комплекс, не построена.
Таким образом, на предприятии полностью отсутствует
организация архивного хранения документов, а, значит и информационно-справочная
работа в системе ДОУ Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" находится
на неудовлетворительном уровне.
2.2
Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря в системе ДОУ
Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
Исследование системы документационного обеспечения управления
Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило, что для
совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и
организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус,
функции, ответственность и организацию работы секретариата.
В этот комплекс должны входить следующие документы:
положение о функциональной службе ДОУ;
должностная инструкция секретаря по ведению делопроизводства.
Современный офис уже невозможно представить без компьютерной
техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях
специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют
компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.
В то же время компьютерные технологии позволяют
автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования
документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной
работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения
документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование
документов), прием-передача документов до организации полнотекстового
электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи
для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения
отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий.
Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия
достаточно проста в реализации.
Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и
в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и
технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда
делопроизводственных функций.
Поэтому автором настоящей выпускной квалификационной работы
предлагается программа и план для совершенствования системы документационного
обеспечения Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД", представленный в таблице 4.
Таблица 4.
План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД"
|
Мероприятия
|
Ответственный
|
Сроки
выполнения
|
|
1. Разработка должностных
инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению
делопроизводства
|
Юрист
|
05.201
|
|
2. Разработка
Положения о функциональной службе ДОУ
|
Юрист
|
06.2013
|
|
3. Создание
инструкции по делопроизводству
|
Юрист
|
07.2013
|
|
4. Внедрение
системы электронного документооборота
|
Директор
|
08.2013 -
10.2013
|
. Должностная инструкция - это документ, определяющий
правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции
работников, их права, обязанности и ответственность. Должностная инструкция
секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов,
подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором
фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной
формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД
. Положение о функциональной службе - это документ,
предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и
определяющий ее роль и место в системе управления организации. Положение должно
разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается,
согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться
руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение
является приказ директора Челябинской дирекции связи Центральной станции
связи - филиала ОАО "РЖД".
Положение должно быть разработано в соответствии с
требованиями УСОРД составляется на общем бланке с угловым расположением
реквизитов.
. Для регламентации ведения дело производства, составления и
оформления документов в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД" необходимо создание инструкции по делопроизводству.
Инструкция должна состоять из следующих разделов:
. Общие положения.
. Правила составления и оформления документов.
. Составление и оформление основных видов документов.
. Организация документооборота.
.1 Порядок движения и обработки входящих документов.
.2 Порядок движения и обработки исходящих документов.
.3 Порядок движения и обработки внутренних документов.
. Регистрация документов.
. Контроль исполнения документов.
. Систематизация документов.
.1 Разработка номенклатуры дел.
.2 Формирование дел
. Подготовка документов к архивному хранению.
.1 Экспертиза ценности документов.
.2 Описание документов постоянного и временного (свыше десяти
лет) сроков хранения.
.3 Обеспечение сохранности дел.
.4 Передача дел в архив
Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:
примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которых ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационно-контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с
указанием сроков хранения;
контрольные формы;
форма номенклатуры дел;
акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками
хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.
Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать
весь делопроизводственный процесс в Челябинской дирекции связи Центральной
станции связи - филиала ОАО "РЖД". Любой сотрудник при работе с
документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и
рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.
Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена
на общем бланке Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала
ОАО "РЖД", подписана секретарем и утверждена приказом директора.
Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать
документы в дела и организовать архив предприятия.
Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по
персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы
служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных
документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции,
ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.
По мнению автора настоящей выпускной квалификационной работы,
комплекс мер и разработка организационно-нормативных документов, будут
способствовать более рациональному распределению функций и должностных
обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению
трудозатрат и более чёткому и эффективному функционированию данного структурного
подразделения.
. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные
технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа
и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не
требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях,
предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для
хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации,
организовать доступ к документам.
Хранение документов в памяти компьютера предполагает
электронную форму представления документа. Основной технологией перевода
бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование -
это технологический процесс, в результате которого создается графический образ
бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа
в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее
широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить
высокое качество распознавания и удобство применения.
Для организации хранения большого объема информации, доступа
к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз
данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных
делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения,
осуществление справочной работы по документам организации, составление описей
документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по
истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении
документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы
данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе
нормативно-методических документов, определяющих порядок решения
рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз
данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в
освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных
обязанностей.
Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к
совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД":
) через регламентацию документационного обеспечения;
) на основе использования современных информационных
технологий.
Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным
правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем
весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные
разработки.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует
подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со
следующим набором критериев для классификации:
на каких технических платформах работает система и как это
согласуется с политикой предприятия в этой области;
какие объемы хранимой информации ориентирована система,
согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
какова организация распределения, хранения и обмена
документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;
определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от
доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной
информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на
этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей её
меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения
системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет
высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных
возможностей.
Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу
с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла,
начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное
качество дает возможность настраивать систему на различные специфические
участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением
электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской
документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и
индексирования), что актуально для Челябинской дирекции связи
Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Очевидно, что
полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные
маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным
ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений,
когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит,
оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с
последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или
в ее структурные подразделения;
. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и
внутренних документов организации;
. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри
организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование
(визирование) документов;
. Списание документов в дело в соответствии с принятой в
организации номенклатурой дел;
. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений
граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и
своевременности исполнения документов;
. Поиск документов и получение статистических отчетов по
документообороту организации;
. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения
или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Также система автоматизации делопроизводства и
документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети,
объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных
подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной
деятельности.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота
(например, система "Дело" или "Босс-референт") также
позволит:
. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного
процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих
местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие
места" в документообороте и работе персонала;
. При переходе на работу с электронными копиями документов
полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу,
выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно
помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать
тематику или ключевые слова для поиска.
Согласно результатам исследований, полученных российскими и
западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от
работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы
только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика
компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно
теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти
их;
. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В
порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных
консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе
с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет
25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а
уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до
80%.
Так как на предприятии Челябинской дирекции связи Центральной
станции связи - филиала ОАО "РЖД" оплата площадей для хранения
документации не производится (помещения не в аренде), то экономический эффект
от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота
(например, системы "ДЕЛО-предприятие") рассчитаем от роста
производительности труда сотрудников, составляющей 25-50%. Уменьшение времени
обработки одного документа даст возможность увеличить либо объём, либо качество
выполняемой секретарём работы (например, позволит осуществить совершенствование
системы ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД").
Стоимость внедрения данной системы на рабочем месте секретаря
составляет 9500 руб., однако при запуске системы в администрации, имеющей более
10 компьютеров, расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом
(см. Таблицу 5).
Произведем примерный расчёт стоимости установки СЭД для 12
компьютеров СГМУП (предположительно использующих СУБД MS SQL). Исходя из табличных
данных, имеем:
(9500 * 5 + 9000 * 7) = 110500 рублей.
Таблица 5
Стоимость внедрения системы "ДЕЛО-предприятие"
При минимально возможной экономии (что составляет около 25%
от размера ежемесячной заработной платы 12-ти сотрудников, использующих СЭД
"ДЕЛО-предприятие") с минимальной заработной платой, равной 20000
руб., дополнительная прибыль составит: 20000 * 12 * 25/100 = 60000 рублей.
Таким образом, затраты на приобретение и установку СЭД в
размере 110500 рублей окупят себя менее чем за 2 месяца.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации
делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических
мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе
внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и
производственной информацией.
В конечном счёте, при внедрении системы электронного
делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами
организации, выявляются её резервы и перспективы роста.
Заключение
Сложившиеся формы и методы работы с
документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и
документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная
информатизация общества, широкое распространение новых информационных и
коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и
современного менеджмента привели к усилению роли информации в
социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического
ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет
документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые
предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в
организациях - управлению документацией на методологии информационного
менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого
внимания к следующим моментам:
. Изучение информации как научной
категории, познание законов и закономерностей информационных процессов
методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В
процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в
знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это
преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов,
которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.
Информационные процессы протекают в
информационных системах - совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих
единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и
информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру
организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе
создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация
приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную
роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта
субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции
Итак, функционирование документа в
организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на
материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем
самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от
понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких
строгих требований.
. Для управленческого документа
существенным является носитель информации. Носители документной информации
изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных
технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации
которых принципиально отличаются от "бумажных". Человек способен
воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических
процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и
логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как
жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.
3. Существует специфика электронных документов, особенно в
части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых
форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом
важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных
документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы
договоров между участниками электронного обмена информацией.
Допиши по своему диплому, что рекомендуешь, какие недостатки
выявила
Зульфия Амуровна, я бы вот это хотела бы написать в качестве
недостатков.. но в дипломе уже есть такой текст во 2 главе.. не знаю что еще
написать по недостаткам.
Актуальные проблемы системы ДОУ в Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
Исследование системы документационного обеспечения управления
персоналом Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД" выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного
решения.
Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения
управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических
материалов, регламентирующих работу с документами:
на предприятии нет инструкции по делопроизводству,
должностных инструкций ряда сотрудников;
не используются общегосударственные нормативы по оформлению
документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила
работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками
хранения";
документы на предприятии хранятся децентрализовано, что
затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также
информационно-справочную работу по документам.
Общие бланки для составления организационно-распорядительной
документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк
формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так
как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.
Анализируя методы составления писем сотрудниками Челябинской
дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", можно
отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в
бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются
своими представлениями о составлении и оформлении документации.
На многих документах нет реквизитов "Код формы
документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит
"Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе
документа и направлении документа в дело.
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность
организации не составляются. Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них
отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата
документа", "Справочные данные об организации", "Место
составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок
к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа",
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме
того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на
констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется
общий бланк.
Из проведенного анализа следует, что:
документы в Челябинской дирекции связи Центральной станции
связи - филиала ОАО "РЖД" составляются и оформляются с нарушением
требований ГОСТ;
необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе
которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;
следует организовать централизованное оформление документов
секретарем, знающим требования делопроизводства.
В Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД" нет документально оформленного ответственного за
получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы,
так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере
корреспонденции или её несвоевременному получению сотрудниками, т.к. на
предприятии полностью отсутствует регистрация входящих и исходящих факсов.
Из вышесказанного следует, что в Челябинской дирекции связи
Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" не соблюдаются
требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии.
Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так
как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к
сотрудникам, зачастую минуя руководство, и исполнение документов проводится
сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство
предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не
устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения
руководства носят устный характер.
Отсюда следует, что необходимо разработать систему
регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов,
подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное
установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей.
Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через
секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с
указанием сроков исполнения документов.
Хранение документов в Челябинской дирекции связи Центральной
станции связи - филиала ОАО "РЖД" осуществляется децентрализованно.
Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих
местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением
требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно:
документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся
документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел
отсутствуют. На предприятии не используют типовой перечень документов со
сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.
Относительно организации информационно-справочной работы в
системе ДОУ следует констатировать, что на предприятии, несмотря на наличие
персональных компьютеров, отсутствует автоматизированная система учета
документов (т.е. система электронного делопроизводства).
Ввиду этого возможность быстрого поиска необходимого
документа по какому-либо поисковому признаку невозможна. Поиск может
осуществляться только средствами поиска документов операционной системы.
Поисковые признаки ограничены лишь именем, типом файла, его размером и датой
создания. Возможность полнотекстового или же расширенного поиска отсутствует,
т.к. такой поиск, во-первых, занимает большое количество времени, а, во-вторых,
занимает определённые (немалые) ресурсы персонального компьютера.
Распределенного доступа к хранящейся информации и её защиты
от несанкционированного доступа, как и градации доступа к документам, на
предприятии также не существует. Несмотря на подключение отдельных компьютеров
предприятия к сети Интернет, локальная сеть, объединявшая несколько компьютеров
различных подразделений в единый информационный комплекс, не построена.
Таким образом, на предприятии полностью отсутствует
организация архивного хранения документов, а, значит и информационно-справочная
работа в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД" находится на неудовлетворительном уровне.
Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать
документы в дела и организовать архив предприятия.
Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по
персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы
служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных
документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции,
ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.
Список
использованных источников и литературы источники
Опубликованные
1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном
голосовании 12 декабря 1993 г.) от 12.12.1993 // Рос. газ. - 1993. - № 237.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая,
вторая, третья и четвертая) от 14.11.2002 № 138-ФЗ [Электронный ресурс] /
"Консультант Плюс". - Режим доступа: www.consultant.ru/popular/gkrf1.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
// Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - 7 января. - № 1. -
Часть 1. - Ст.3.
4. Уголовный кодекс Российской Федерации
от 13.06.1996 № 63-ФЗ (с изм. от 14.02.2008 г.) // Собрание законодательства
Российской Федерации. - 1996. - 17 июня. - № 25. - Ст.2594.
5. Федеральный закон от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О
некоммерческих организациях" // Собрание законодательства Российской
Федерации. - 15 января 1996 г. - №3. - Ст.145.
6. Федеральный закон Российской Федерации
"Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от
27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006.
- 31 июля. - № 31. - Ч.1. - ст.3448.
7. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года
№ 152-ФЗ "О персональных данных" // Собрание законодательства
Российской Федерации. - 2006. - 31 июля. - № 31. - Ч.1. - ст.3451.
8. Закон Российской Федерации от 21 июля
1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (в ред. от 22 августа 2004
г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - № 41. -
Ст.8220-8235.
9. Федеральный закон Российской Федерации
"О коммерческой тайне" от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ // Собрание
законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 32. - ст.3283.
10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 7 с.
11. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.
12. "Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей",
утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля
2003 г. № 225 "О трудовых книжках" [Электронный ресурс] /
"Консультант Плюс". - Режим доступа: http://www.consultant.ru /
online / base /? req = doc; base=LAW; n=46689.
13. Инструкция по заполнению трудовых книжек",
утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
[Электронный ресурс] / "Консультант Плюс". - Режим доступа:
http://www.consultant.ru /online/base/? req=doc; base=LAW; n=44948.
14. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата
РФ от 06.04.2001 № 26 [Электронный ресурс] / "Консультант Плюс". -
Режим доступа: http://www.consultant.ru <http://www.consultant.ru>
/online/base/? req =doc; base=LAW; n=47274.
15. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, утверждены постановлением Госкомстата России от 06
апреля 2001 г. № 26 [Электронный ресурс] / "Консультант Плюс". -
Режим доступа: http://nalog. consultant.ru/doc31666.
16. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения управления. - М.: Главархив СССР ВНИИДАД, 1991. -
75 с.
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД,
2005.
18. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и
предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1989.
19. Основные правила работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). - М.: Росархив, 2005. - 107 с.
20. Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих: Постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г.
N 37. - М.: ИНФРА-М, 2001.
21. Информационные системы и технологии в экономике и
управлении. Под ред. Трофимова В.В. - М., Юрайт, 2010. - 355 с.
22. Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009. - 481 с.
23. Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство и документационное обеспечение
управления при помощи технологий Cognitive Technologies. - URL:
http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm. htm
24. Костогрызов А.И., Петухов А.В., Щербина А.М. Основы оценки, обеспечения и повышения
качества выходной информации в АСУ организационного типа. - М.: Изд.
"Вооружение. Политика. Конверсия”, 2004. - 318 с.
25. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М,
2001. - 522 с.
26. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления).4-е изд. испр. и допол. - М., Управление персоналом. - 2003. - 296
с.
27. Курьянов С. Статья "Простая автоматизация сложных процессов" //
Директор № 11 - 2007. - С.24.
28. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения
управления в современных условиях // АКДИ "Экономика и жизнь",
5.11.2007. - С.12.
29. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. - М.,
2001. - 502 с.
30. Модин А.А. Основы разработки и развития АСУ. - М.: Наука, 2001. - 260 с.
31. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы
внедрения и использования // Наука и техника. - 2006. - № 11. - С.11 - 19.
32. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности
организации // Управление человеческим потенциалом. - 2008. - № 2. - С.22 - 33.
33. Онлайн-энциклопедия делопроизводства. - URL:
<http://www.termika.ru>
34. Орлов А.И. Менеджмент. Онлайн учебник. М.: Издательство "Изумруд",
2003. - URL: http://www.aup.ru/books/m151/3_6. htm
<http://www.aup.ru/books/m151/3_6.htm>
35. Официальный сайт ЗАО "1С". Продукт
"Управление производственным предприятием". - URL: <http://v8.1c.ru/enterprise/>
36. Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности
// Кадровик. Кадровый менеджмент. 2006. - № 12. - С.42.
37. Портал компании "ЛокОФИС". Статья "VIP -
лицензии и коробочные версии ИС". - URL: <http://www.locis.ru/prod2/>
38. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: "Юстицинформ",
2005. - 342 с.
39. Сайт компании "Дело-софт". Цены и условия
поставки. - URL: http://www.delo-soft.ru/pricelist.html
40. Сайт компании "Монолит - инфо". Статья
"Новые продукты "МОНОЛИТ-ИНФО". - URL: http://www.ci.ru/inform8_97/monolit. htm
<http://www.ci.ru/inform8_97/monolit.htm>
41. Санкина Л. Система документационного обеспечения в системе управления
персоналом // Электронная библиотека журнала "Справочник кадровика".
- URL: <http://www.termika.ru>
42. Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с
англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. - М.: Экономика, 1997.
- 521 с.
43. Статья "Документопоток". - URL: www.termika.ru
<http://www.termika.ru>
44. Статья "Совершенствуем документационное обеспечение
управления предприятия". - URL: http://www.uprav. biz/materials/management/view/1471.html
<http://www.uprav.biz/materials/management/view/1471.html>
45. Степанова С.Б., Соболев, П.Я. Экономическое обоснование создания и внедрения
АСУ / под ред.С. Б Степановой. - М.: 2010. - 258 с.
46. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по
документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис,
2003. - 160 с.
47. Филенко Е.Н. Развитие понятия "документ" с внедрением новых
информационных технологий // Делопроизводство. - 2006. - № 3. - С.64-65
48. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд
специалиста // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - №
8. - С.14 - 23.
49. Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих
организаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - №
3. - С.68-82
50. Янковская В.Ф. Организация движения внутренних документов (на примере движения
распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005.
- № 12. - С.33.
51. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 7. - С.11.
Неопубликованные
Устав
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД".
Положение
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД".
52. ПОЛОЖЕНИЕ устанавливающее порядок обработки персональных
данных работников Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД", а также их права и обязанности в этой области.
53. Должностная инструкция Секретаря-делопроизводителя
Приложения
Приложение 1
Утверждаю
Директор
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД".
____________ А.А. Симонян
"_____"_____________2010 г.
Должностная инструкция
Секретаря-делопроизводителя. Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет должностные
обязанности, права и ответственность секретаря - делопроизводителя.
.2 Секретарь-делопроизводитель относится к категории
технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом
директора предприятия по представлению начальника отдела кадров предприятия.
1.3 На должность секретаря-делопроизводителя назначается
лицо, имеющее профессиональное начальное образование и специальную подготовку.
.4 Секретарь-делопроизводитель непосредственно подчиняется
директору предприятия.
.5. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель
руководствуется:
нормативными документами и методическими материалами
по вопросам выполняемой работы;
- Уставом предприятия;
Правилами трудового распорядка;
Приказами, распоряжениями директора предприятия
(лица его замещающего);
настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь-делопроизводитель должен знать:
положения, инструкции, другие руководящие материалы
и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений;
машинопись;
правила орфографии и пунктуации;
порядок расположения материала при печатании
различных документов;
правила эксплуатации оргтехники, диктофонов,
магнитофонов;
правила пользования приемно-переговорными
устройствами;
стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка, правила
техники безопасности и пожарной безопасности.
правила и нормы охраны труда
Положение о конфиденциальности информации в СГМУП
"Городской рынок"
II. Обязанности
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и
обслуживанию работы руководителя предприятия и структурных подразделений.
2.2. Ведение делопроизводства.
.3. Организация приема посетителей.
Секретарь-делопроизводитель обязан:
Выполнять технические функции по обеспечению и
обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
- Получать необходимые руководителю сведения от
подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению сотрудников.
Организовывать телефонные переговоры руководителя,
принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые
сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
Осуществлять работу по подготовке заседаний и
совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), вести и оформлять протоколы.
Обеспечивать рабочее место руководителя
канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать
условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передавать и принимать информацию по
приемно-переговорным
устройствам.
Печатать по указанию руководителя различные
материалы.
- Вести делопроизводство, принимать поступающую, на
имя руководителя
корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в
соответствии с
принятым на предприятии порядком и передавать после ее
рассмотрения
руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для
использования в процессе их работы, либо подготовки ответа.
Следить за сроками выполнения поручений
руководителя, взятых на контроль.
- Принимать документы на подпись руководителю.
Организовывать прием посетителей.
Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки
сдавать в архив.
Готовить документы для тиражирования на множительной
технике, а также копировать документы на ксероксе.
III. Права
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства
предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей
инструкцией.
.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
.4. Обращаться к руководству для оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Результаты работы и ответственность
4.1. Основным критерием оценки работы секретаря является
качественное
выполнение возложенных должностных обязанностей согласно
установленным срокам.
.2. Секретарь несет ответственность за ненадлежащее
исполнение требований
настоящей должностной инструкции, в том числе за:
несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка,
противопожарной
безопасности, техники безопасности на рабочем месте и
производственной
дисциплины.
причинение материального ущерба, разглашение конфиденциальной
информации - в пределах, определенных действующим
административным,
уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3 В зависимости от характера и последствий
нарушений секретарь может быть
привлечен к материальной, дисциплинарной,
административной или уголовной
ответственности в порядке, предусмотренном
законодательством Российской
Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с
"Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и
других служащих", утвержденного постановлением Министерства труда и
социального развития РФ от 21 августа 1998г. №37 (в ред. от 21 января 2000 г.)
Заместитель директора Ф.И.О.
Начальник отдела кадров Ф.И.О.
Юрисконсульт Ф.И. О.
Инженер по охране труда Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен (а): Ф.И.О.
Приложение 2
|
ФИЛИАЛ ОАО
"РЖД" ЦЕНТРАЛЬНАЯ СТАНЦИЯ СВЯЗИ ЧЕЛЯБИНСКАЯ ДИРЕКЦИЯ СВЯЗИ
|
УТВЕРЖДАЮ:
Начальник Челябинской дирекции связи ___________________В.А. Бочков
"_____" _________________ 20 г.
|
|
пл. Революции,
3а, г. Челябинск, 454000 Тел.: (351) 268-41-27, факс: (351) 268-49-77
|
|
|
|
|
Приложение 3.
Номенклатура дел по кадровым вопросам
Челябинской дирекции связи Центральной станции связи -
филиала ОАО "РЖД".
|
№ п/п
|
№ дела
|
Вид документа
|
Сроки хранения
|
примечание
|
|
1
|
НСК-1
|
Переписка по
вопросам трудоустройства; переписка о приеме, распределении, перемещении,
учете кадров.
|
5 л.
|
|
|
2
|
НСК-2
|
Личные дела
(трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления, автобиографии,
копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики,
листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) а) руководители
организации Б) работников
|
Пост. 75 лет
|
|
|
3
|
НСК-3
|
Личные карточки
работников (в том числе временных работников)
|
75 лет
|
|
|
4
|
НСК-4
|
Подлинные
личные документы (трудовые книжки)
|
До
востребования
|
Не востребованные
- не менее 50 лет
|
|
5
|
НСК-5
|
Кадровый резерв
руководящих работников НС и РЦС
|
5 лет
|
|
|
6
|
НСК-6
|
Список
(штатно-списочный состав) работников
|
пост
|
|
|
7
|
НСК-7
|
Документы
(приказы, справки, сметы, акты и др.) по проведению культурно-массовых и
спортивных мероприятий)
|
5 лет
|
|
|
8
|
НСК-8
|
Книга движения
трудовых книжек и вкладышей к ним
|
50 лет.
|
|
|
9
|
НСК-9
|
Книга приема,
перемещения и увольнения работников
|
75 лет
|
После
увольнения
|
|
10
|
НСК-10
|
Документы
(приказы, реестры и др.) по оформлению служебных командировок
|
5 лет
|
Для заграничных
командировок 10 лет
|
|
11
|
НСК-11
|
Графики
отпусков
|
1 год
|
|
|
12
|
НСК-12
|
Приказы о
предоставлении отпусков (очередных, учебных, без сохранения заработной платы
и др.)
|
3 года
|
|
|
13
|
НСК-13
|
Документы
(приказы, списки, реестры и др.) для оформления служебных и по личным
надобностям транспортных требований
|
3 года
|
|
|
14
|
НСК-14
|
Документы,
справки, отчеты по РЦС и сводные по Дирекции.
|
Пост.
|
|
|
15
|
НСК-15
|
Справки по
личному составу (по месту требования)
|
1 год
|
|
|
16
|
НСК-16
|
Документы по
работе в программах ЕКАСУТР, ЕКАСУФР.
|
5 лет
|
|
|
17
|
НСК-17
|
Документы
(приказы, согласования, представления и др.) о назначении на должность и
освобождении от должности
|
Пост.
|
|
|
18
|
НСК-18
|
Документы
(приказы, переписка и др.) о случаях хищения.
|
Пост.
|
|
|
19
|
НСК-19
|
Документы по наложению
дисциплинарных взысканий (протоколы, объяснения, приказы)
|
1 год.
|
|
|
20
|
НСК-20
|
Документы
(заявления, приказы, докладные) об исполнении обязанностей.
|
5 лет.
|
|
|
21
|
НСК-21
|
Документы о
работе комиссии по распределению путевок.
|
5 лет.
|
|
|
22
|
НСК-22
|
Документы
(приказы, распоряжения, формы, справки, отчеты и др.) по работе с фондом
"Благосостояние"
|
Пост.
|
|
|
23
|
НСК-23
|
Документы
(приказы, протоколы, справки и др.) по работе комиссии по социальной
поддержке работников и неработающих пенсионеров.
|
5 лет.
|
|
|
24
|
НСК-24
|
Документы
(приказы, протоколы, переписка и др.) о награждениях и поощрениях работников
|
Пост.
|
|
|
25
|
НСК-25
|
Документы
(приказы, распоряжения, ходатайства, личные дела и др.) о работе жилищной
комиссии
|
Пост.
|
|
|
26
|
НСК-26
|
Документы
(приказы, справки, переписка, отчеты и др.) по работе с БФ "ПОЧЕТ"
|
Пост.
|
|
|
27
|
НСК-27
|
Документы
(приказы, распоряжения, списки и др.) по работе комиссии о прохождении
работниками Дирекции медицинских осмотров
|
1 год пост
|
В составе
личного дела
|
|
28
|
НСК-28
|
Документы по
участию коллективов Дирекции в соревнованиях коллективов железных дорог ОАО
"РЖД".
|
Пост.
|
|
|
29
|
НСК-29
|
Документы
(приказы, справки и др.) по проведению адаптации работников НС и РЦС
|
1 год
|
|
|
30
|
НСК-30
|
Документы
(приказы, анкеты, отчеты и др.) по проведению анкетирования увольняющихся
работников
|
1 год
|
|
Ведущий специалист по управлению персоналом Г.Н. Бабинцева
Приложение 4
УТВЕРЖДАЮ:
Начальник Челябинской
дирекции связи
__________________
Бочков В. А.
"___"________ 2008 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
устанавливающее порядок
обработки персональных данных работников Челябинской дирекции связи Центральной
станции связи - филиала ОАО "РЖД", а также их права и обязанности в
этой области
Работодатель и его представители обязаны соблюдать следующие
общие требования при обработке персональных данных работника:
1.
Определение
объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника Работодатель
осуществляет в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым Кодексом РФ, иными
федеральными законами.
2.
Обработка
персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях
обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, обеспечения
личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой
работы и обеспечения сохранности имущества, содействия работникам в
трудоустройстве, обучении и продвижении по службе.
3.
Персональные
данные работника могут быть получены только от него самого. Если указанные
данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен
быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное
согласие.
Работодатель обязан сообщить работнику о
целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а
также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказ
работника дать письменное согласие на их получение.
. Работодатель не имеет права получать и
обрабатывать следующие персональные данные работника:
·
о
членстве работника в общественных объединениях или его профсоюзной
деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
·
о
политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника;
·
информацию,
нарушающую личную тайну работника, тайну переписки, тайну телефонных
переговоров, почтовых и иных сообщений, без согласия работника, кроме как на
основании судебного решения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами
трудовых отношений, Работодатель вправе получать и обрабатывать данные о
частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.
При
принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права
основываться на персональные данные работника, полученные исключительно в
результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
6.
Защита
персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты
должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке,
установленном федеральным законом.
7.
Работники
и их представители должны быть ознакомлены под расписку с настоящим Положением,
а также иными документами организации, устанавливающими порядок обработки
персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
8.
Работники
не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
9.
Работодатели,
работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты
персональных данных работников.
10. К документам и материалам, содержащим
информацию необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, относятся:
1)
документы,
предъявляемые при заключении трудового договора:
·
паспорт
или иной документ, удостоверяющий личность;
·
трудовая
книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или
работник поступает на работу на условиях совместительства;
·
страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования;
·
документы
воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную
службу;
·
документ
об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении
на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
·
другие
документы, установленные Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами,
указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства
Российской Федерации. Может предусматриваться необходимость предъявления при заключении
трудового договора дополнительных документов.
2) документы о составе семьи работника,
необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных
обязанностей;
3)
документы
о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он
должен пройти предварительный и периодические осмотры;
4)
документы,
подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным
основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве,
нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и
др.);
5) документ о беременности работницы и
возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда,
гарантий и компенсаций;
) и другие документы, которые Работодатель
имеет право получать и обрабатывать в соответствии с действующим
законодательством РФ.
Среди персональных данных работника должны
быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы
(распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а
также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях,
примененных к работнику. В период действия трудового договора среди
персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.
2. ХРАНЕНИЕ И
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
Использование персональных данных
работника осуществляется в целях обеспечения соблюдения нормативных правовых
актов Российской Федерации, обеспечения личной безопасности работников,
контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности
имущества, содействия в обучении и продвижении по службе.
Хранение и использование персональных
данных работников осуществляется с применением унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных нормативными
актами РФ.
Конкретные права, обязанности, действия
работников, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных
данных, определяются должностными инструкциями.
Персональные данные относятся к категории
конфиденциальной информации.
Не допускаются сбор, хранение,
использование и распространение информации о частной жизни, а также информации,
нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных
переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его
согласия, кроме как на основании судебного решения.
Персональные данные не могут быть
использованы в целях причинения имущественного и морального вреда работникам,
затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
3. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
При передаче персональных данных работника
Работодатель обязан:
·
обеспечить
конфиденциальность персональных данных работника;
·
не
сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия
работника, за исключение случаев, когда это необходимо в целях предупреждения
угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным
законом;
·
предупредить
лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть
использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц
подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные
данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников
в порядке установленном федеральными законами;
·
не
сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного
согласия;
·
осуществлять
передачу персональных данных работника в пределах одной организации в
соответствии с правилами, установленными настоящим Положением;
·
разрешать
доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам;
·
не
запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех
сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником
трудовой функции;
·
передавать
персональные данные работника представителям работников в порядке,
установленном настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми
персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными
представителями их функций.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
РАБОТНИКОВ В ОБЛАСТИ ПОРЯДКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
В целях обеспечения защиты персональных
данных, хранящихся у Работодателя, работники имеют право на:
·
предоставление
персональных данных Работодателю только в случае заключения трудового договора;
·
требовать
от Работодателя при обработке персональных данных работников соблюдения
нормативных актов Российской Федерации, регламентирующих указанные
правоотношения, а также правил, установленных настоящим Положением;
·
полную
информацию об их персональных данных при обработке этих данных;
·
свободный
бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий
любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев,
предусмотренных федеральным законом;
·
определение
своих представителей для защиты своих персональных данных;
·
доступ
к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их
выбору;
·
требование
об исключении или исправлении неверных или неполны, персональных данных, а
также данных, обработанных с нарушением требований Трудового Кодекса РФ, иных
федеральных законов, а также настоящего Положения. При отказе Работодателя
исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в
письменной форме Работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием
такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет
право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
·
требование
об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или
неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них
исключениях, исправлениях или дополнениях;
·
обжалование
в суде любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке
и защите его персональных данных.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА
НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА, РЕГУЛИРУЮЩЕГО ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Лица, виновные в нарушении норм,
регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут
дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную
ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Ведущий специалист по управлению персоналом
Г.Н. Бабинцева
Согласовано: Юрисконсульт Н.А. Мельник
Приложение 5
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ
ДОРОГИ" ("ОАО "РЖД")
ФИЛИАЛ
ЦЕНТРАЛЬНАЯ СТАНЦИЯ СВЯЗИ
Челябинская дирекция связи
ПРИКАЗ
"_______" __________________ 2008 г. г. Челябинск №
_____________________
О создании системы защиты персональных данных
работников Дорожной дирекции связи
В целях организации всесторонней и полной защиты персональных
данных работников Дорожной дирекции связи, на основании статей 85, 86, 87, 88, 89,
90 Трудового Кодекса Российской Федерации и для упорядочения кадрового
делопроизводства
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Утвердить
прилагаемое Положение, устанавливающее порядок обработки персональных данных
работников Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО
"РЖД".
2. Ведущему специалисту по управлению персоналом Бабинцевой
Г.Н.:
.1 Обеспечить защиту персональных данных работников
предприятия в соответствии утвержденным Положением.
.2 Составить список уполномоченных лиц, имеющих право на
получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование
персональных данных работников. Ознакомить всех под роспись.
.3 Довести до сведения всех работников дирекции принятое
Положение.
. Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего
специалиста по управлению персоналом Бабинцеву Г.Н.
Начальник дирекции В.А. Бочков