Система государственного делопроизводства в России: история и современность

Система государственного делопроизводства в России: история и современность

Введение

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Делопроизводство в России также имеет древнюю и содержательную историю, изучение которой важно и актуально и для нашего времени. Возникновение системы делопроизводства неразрывно связано с государственным управлением и на протяжении всей истории косвенно или напрямую регламентировалась государственными законодательными актами.

Каждая новая историческая эпоха привносила свои формы и виды документов и совершенствовала основные технологии делопроизводства. Большинство реквизитов документов, способы обработки документов, этапы документооборота дошли до нас и существуют сегодня в усовершенствованном виде.

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы. На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса. Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

Цель моего исследования - изучение исторического опыта в развитии системы делопроизводства в России и анализ тенденций его современного развития

Основные задачи исследования:

Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.

Изучить виды документов, принципы и технологии делопроизводства на различных этапах его развития

Изучить историю законодательного регулирования отечественного делопроизводства

Проанализировать состояние современной законодательной и нормативной базы регулирования системы делопроизводства в нашей стране.

Выявить основные тенденции современного развития ДОУ.

При подготовке дипломной работы мною были использованы труды таких известных историков и документоведов, как С.М. Соловьев, Б.А. Рыбаков, А.Н. Сахаров, С.М. Каштанов, Л.В. Черепнин, К.Г.Митяев, Н.Б.Варламов, Н.П. Ерошкин, Н.Ф Демидов, Т.В. Кузнецовой и др.

Особо следует выделить учебное пособие «История делопроизводства в СССР», монографии К.Г. Митяева «История и организация делопроизводства в СССР», Н.Б. Варламова «История развития нормативно-методической базы ДОУ», и книга М.П. Илюшенко «История делопроизводства в России (до 1917 г)»

Источниками для написания работы стали также правовые акты различных периодов российской истории такие как - «Соборное Уложение» 1649 г., «Генеральный Регламент» 1720 г., «Общего учреждения министерств» 1811 г. и другие и, конечно, современное российское законодательство, регулирующее делопроизводство и архивное дело в нашей стране.

Поставленные цель и задачи исследования предопределили структуру дипломной работы, которая состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Система государственного делопроизводства в дореволюционной России <C:\Documents and Settings\Admin\Мои документы\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\IGXVGKZZ\Documents and SettingsСкрябинаМои документыУниверситетдипломлето 2011Татьяна" l>

.1 Делопроизводство в Киевской Руси в период феодальной раздробленности

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Из договоров Древней Руси с Византией можно видеть складывавшуюся систему управления раннефеодального государства. Так, по договору 911 г. во главе союза племен стоял светлый князь, которому принадлежало право ведения внешних сношений, и он опирался на верхушку господствующего класса светлых бояр. Статья 1 договора 944 г. подтверждает, что великий князь осуществлял важнейшие государственные функции совместно с видными представителями господствующего класса: «Наш великий князь Игорь и его бояре».

Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов (VI-VII вв.) - предков восточных славян, которые вели переговоры по территориальным вопросам, о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.

Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями - сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор «мира и любви», заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дипломатическим признанием Древней Руси мировой державой.

В «Повести временных лет» рассказывается о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводятся тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг.. воссоздается картина переговоров. Устные клятвенные договоры («просто словесем») заменены «писанием и клятвою твердою».

Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911 г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство с мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, Олег не ратифицировал документ, не было равенства в титулатуре (великий киевский князь назван «светлым» князем).

При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре «великий князь русский», русское посольство ведет переговоры с самим императором.

На исходе IX в. Русь заключает договоры «мира и любви» с варягами, уграми, болгарами. По текстам договоров можно видеть, как выделялись категории лиц, связавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, посол, младший чин посольства - секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.

Обмен оригиналами и копиями договоров, порядок подписания грамот (византийским императором и русскими послами), процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Очевидно, существовал штат писцов. В договоре 911 г. назван писец: «Ивановым написанием...» Упоминание писца встречается в частных и церковных актах.

Вырабатывается процедура удостоверения документа. Договор о мире был записан на «двою харатью», т. е. на две грамоты. Грамота 911 г. от греческой стороны скреплена собственноручной подписью императора («своею рукой») и христианским обрядом («честным крестом»). О подписи императора есть указание и в грамоте 944 г. Грамоты 911 и 944 гг. не подписаны русской стороной. Русские экземпляры договора 911 г. удостоверены клятвой послов: «Мы же кляхомся ко царю вашему по закону и по покону языка нашего». Договор 944 г. скреплен группой дружинников, и они принесли клятву в константинопольской церкви св. Ильи. Грамота Святослава 971 г. скреплена печатями послов. Практика удостоверения экземпляра, идущего от имени другой стороны, именно печатями послов известна в Византии с давнего времени.

Внутренняя жизнь государства также требовала определенных фиксированных установлений. О документировании определенных действий имеются сведения в договоре 911 г., в статье 13 которого говорится о том, что право наследования осуществляется не только по обычаю, но и по завещанию, т. е. завещательному распоряжению.

Усиление государства, развитие экономических, политических, культурных связей оказывали большое влияние на документирование и организацию работы с документами, на протяжении XI в. создается первый вариант русского феодального права - Русская Правда - постановления уголовного и процессуального права. Она складывалась на основе древних славянских обычаев. Древнейшая Правда - Правда Ярослава (30-е годы XI в.) - первый письменный сборник русских законов, определивший единую систему наказаний за преступления, возможным прототипом своим имел уставы и уроки княгини Ольги. Дополнения к Правде Ярослава - Устав мостникам и Покон вирный, а также Правда Ярославичей (1072) окончательно оформили принципы феодального права. Собственность князей была ограждена не только военной силой, но и писаным законом. В XI - начале XII в, эти документы были объединены: появилась Краткая Правда.

Накануне распада Киевской Руси на отдельные княжества в 1120-1130-е годы создается наиболее полный свод феодальных законов - Пространная Правда, включавшая в себя все ранее изданные законы, ставшие тематическими разделами нового законодательства.

Таким образом, запись юридических норм велась или в области внешних сношений, где «покон русский» сталкивался с законом других стран, или в княжеском хозяйстве со штатом сборщиков штрафов и дани. Широкое распространение имеет такой документ, как ряд. Согласно Русской Правде наименование вида документа «ряд» - древнейшая рядная грамота - это разного рода соглашения, договоры о вступлении в зависимые отношения и завещания.

Период, когда Киевская Русь распалась на полтора десятка самостоятельных княжеств, - период феодальной раздробленности (XII - конец XV в.). По подсчетам историков, в середине XII в. насчитывалось 15 княжеств, в начале XIII в. - примерно 250. Русь в этот период представляла собой совокупность княжеских, боярских, монастырских вотчин.

Феодальные княжества были вполне сложившимися государствами. Их князья имели титул «великий», обладали всеми правами суверенных государей; они «думали с боярами о строе земельном и о ратех», т. е. распоряжались внутренними делами, имели право «войны и мира», издавали свои уставные грамоты. При дворе каждого князя велась летопись.

Аппарат управления в княжествах состоял из дворцовой и вотчинной администрации. Во главе первой стоял дворецкий, отдельными отраслями княжеского хозяйства («путями») управляли «путные бояре» - стольники, сокольничие, конюшие, ловчие. Государственная территория, не входившая в состав дворцового управления, составляла «черные» волости и города, куда посылались наместники и волостели, назначаемые из бояр и «вольных слуг». Они получали города и волости в «кормление», т. е. с правом собирать в свою пользу «кормы» - поборы с населения, судебные и торговые пошлины.

Совещательным органом при князе оставался совет - Боярская дума. В ее состав входили бояре - знатные богатые землевладельцы, представители местной высшей церковной иерархии и должностные лица из системы дворцового управления.

Организация управления Новгородской республики отличалась от системы управления княжеств. Элементами политической системы Новгорода были вече, посадник, тысяцкий, боярский совет во главе с архиепископом Новгородской Софии. Юридически высшим органом считалось вече - собрание полноправных жителей города мужского пола. Однако реальная власть принадлежала совету. Он формировался из бояр и высших чинов новгородской администрации - посадника, тысяцкого, старост городских концов. Совет решал важнейшие вопросы государственной жизни: подбирал кандидатуры князя, посадника, тысяцкого, готовил необходимые документы к вечевому собранию, решал вопросы внешней политики. Кандидатуру князя обсуждали в совете, затем ее рекомендовали вече, после чего с князем заключали договор, регламентировавший его права и обязанности. Договор с князем, а также торговые договоры с иностранцами скреплял архиепископ. В конце существования Новгородской республики великий князь посылал в Новгород своего наместника.

Во время монголо-татарского ига XIII-XV вв. система власти на Руси претерпела небольшие изменения. Хан взял себе право назначать князя. Каждый князь получал ярлык, который летописец определяет как ханскую грамоту, разрешавшую князю владеть землями, которые ему принадлежали. Ярлыки получали и митрополиты. Сохранялась структура местной власти. Золотоордынские ханы осуществляли непрямое управление завоеванными территориями. Их требования ограничивались двумя условиями: признание хана верховной властью и уплата дани. Для сбора дани хан назначал своих представителей - баскаков, функции которых впоследствии стали выполнять русские князья.

В целом после распада Киевского государства законы принимаются в форме уставов великих и удельных князей по отдельным вопросам. В результате дробления государства законодательство становится более локальным. Исключение составляли законы (судные грамоты) Новгородской и Псковской республик.

Документирование различных сторон общественной жизни нового периода проявилось в создании большого количества документов по вопросам внутреннего управления и внешней политики.

К XIV в. верховная власть осуществляла управление путем указных грамот, в которых давались распоряжения князя своим правителям на местах. Актами местного самоуправления были: кормленые грамоты (о передаче княжеским слугам той или иной территории «в кормление»), доходные списки, определявшие круг и характер сборов, уставные грамоты, определявшие порядок местного управления в «черных» волостях (регламентация повинностей и полномочий наместников).

Политические взаимоотношения между отдельными «великими» князьями оформлялись договорами, в которых устанавливались границы княжеств, порядок решения государственных споров, условия выдачи беглых крестьян и холопов. Главное в договоре - условия неприкосновенности владений: «Тебе знати своя вотчина, а мне знати своя отчина».

Феодальное землевладение и хозяйство регулировались многочисленными разновидностями грамот, оформлявшими акты дарения, раздела и передачи земли и зависимых людей, залога частной собственности, купли-продажи, обмена и т. д. (данные, раздельные, духовные, купчие, ме-новные грамоты).

Определенную группу актов составляли грамоты, укреплявшие право феодала на работника производства. Взаимоотношения наемных работников с хозяином, условия их работы фиксировались в специальных записях.

Документами суда были судные списки (протоколы), правые грамоты (судные списки с приговорами суда), бессудные грамоты, выданные без судебного разбирательства, мировые.

От XII-XV вв. дошло наибольшее количество берестяных грамот - писем граждан по самым различным поводам: просьба дать взаймы деньги, приглашение на похороны, просьба прислать чистое белье и пр. Они представляли собой и долговые расписки, завещания, любовные письма.

Создаются навыки, вырабатываются определенные правила составления различных видов документов. Наибольшее значение в их оформлении придавалось удостоверению документа. Так, из дошедших до нас жалованных грамот большинство удостоверены печатями (металлическими или восковыми), которые привешивались к документу. В ряде случаев в XIV в. печати прикладывались. На духовных грамотах до XIV в. ставилась печать князя, с 20-30-х годов XIV в. - печать князя и митрополита.

Согласно Новгородской Судной грамоте, решения совместного суда посадника и наместника великого князя скреплялись княжеской печатью, а позднее - вечевыми печатями посадника и тысяцкого.

Появляются и подписи. Так, на одной жалованной грамоте Дмитрия Донского имеется подпись его сподвижника Тимофея Васильевича (Вельяминова). В других актах феодального землевладения и хозяйства указывались имена послухов (свидетелей).

Начиная примерно с Ивана III в обращении к великому князю все, в том числе удельные князья, называли себя холопами. В подписи перед именем писали слово «холоп».

Определялся порядок выдачи судебных актов: они должны были оплачиваться пошлинами, скрепляться подписью дьяка и печатью великого князя или боярина. Красная печать, «обыкновенно на снурке висящая», удостоверяла, что снабженный ею законодательный акт исходит от верховной власти. Двинская Судная грамота устанавливала, что наместник получал пошлину за скрепление грамоты печатью, дьяк - за написание судебного документа.

Документы, дошедшие до нас в подлиннике, написаны в большинстве своем на пергаменте. Но и в этот период продолжается традиция оставлять записи на стенах храмов. Так, на стене Софийского собора сделана купчая запись начала XII в. на землю Бояна, которую купила вдова князя Всеволода. Сделка оформлена при 12 послухах.

Развитием документирования была вызвана потребность в ускорении письма. Устав уступает место полууставу, а затем скорописи. Расширяется применение бумаги.

С возрастанием роли документа в суде, дипломатии, хозяйстве при дворах князей, вечевых собраниях начал складываться штат дьяков, подьячих, которые занимались делопроизводством. Таким образом, формируется канцелярия. Так, Новгородское вече имело вечевую избу, где делопроизводство велось вечевым дьяком. Имелась особая вечевая печать, которая считалась печатью Великого Новгорода, т. е. государственной. В статье 8 Новгородской Судной грамоты определялся размер пошлин, взимавшихся за привешивание печатей.

При псковском Троицком соборе находился ларь (государственный архив и вечевая канцелярия), которым ведал ларник. Он был и хранителем псковской печати.

Упоминание о писцах имеется во многих документах. Например, в «рукописании» (завещании) галицко-волынского князя Владимира Васильевича (около 1287 г.) записано: «Володимир же повело писцю своему Федорцю писать грамоты». Известны имена отдельных московских писцов XIV в..

Дьяки документально оформляли рассмотрение вопроса в суде, весь ход судопроизводства: «...судье велети своему дьяку тое дело записать». Дьяк вел протокол судебного заседания, записывал показания участников заседания («розкащиков»), которые должны были ознакомиться с записью и в знак согласия с нею приложить свои печати.

Итак, с появлением государственных образований увеличивается сфера применения письменной фиксации межгосударственных общений и управленческих действий. Число видов и разновидностей документов возрастает с развитием производства, классовых отношений, укрепления государства. С XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов: это писцы княжеской, вотчинной и городской канцелярий. Устанавливались правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки. Определялся порядок уплаты писчих пошлин за составление документа («писцу десять кун, за пергамент две ногаты»), за привешивание печати. Новгородской Судной грамотой (ст. 9 и 28) определялось время исполнения документа: два месяца для рассмотрения земельных споров («земное орудье») и один месяц для рассмотрения других дел.

Создаются княжеские и государственные (архив Троицкого собора в Пскове) архивы. Последним придавалось большое значение в приобретении документом юридической силы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров их необходимо было юридически оформить документом, копия которого подлежала хранению в архиве Троицкого собора.

Однако, несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов, и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. В условиях феодальной раздробленности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована.

1.2 Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.

Первыми учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до XVIII века.

Приказы были общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским) хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами. Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные. Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный - ведал земельными делами, Оружейная палата - изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский, Казанский, Сибирский.

В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума - приговоры; от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел.

В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей - профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах - до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.

Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи - товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» - переписывал начисто. Затем «старый» подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа - «списка» указывались особенности его матицы, иногда указывалось место ее хранения.

В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов.

Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV-XV вв. характеризует великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию.

Формируется группа людей, единственным занятием которых становиться государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата. Первым названы думные чины: боярин - высший сановник, близкий к князю; окольничий - второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют дети боярские - низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - «думцев» уже в четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными администраторами на местах.. Думные чины давались лицам, родственным с царской фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих, думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела, решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем»

Всевластие князя ограничивалось особым институтом - местничеством: служебное положение, раз занятое предком, переходило к его потомкам, т. е. иерархия должностей соответствовала родословной. Отменено местничество только в 1682 г.

Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела « жалобщиков своего приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.

Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин-дьяк, который оформлял духовные грамоты. С XV в. дьяк (по С. М. Соловьеву - высшее звание « человека пера».) включается в состав судей: бояре и окольничие осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки учувствовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца. Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод ( на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячии, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями- структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».

Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), в которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служивого человека, в том числе делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.

Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов. Формулировали и записывали царские указы и приговоры думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты(например Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.

Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих ( проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памятки и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячие «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справкой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.) В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.

На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась показчиками или специальными « дьячками у письменных дел» Памятники русского права. М., .С середины XVI в.частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими- писцами - профессионалами, которые «кормились пером».По месту своей работы - городские площади - они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.

Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы». Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.

В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.

Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.

Существовали специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.

На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17 х 45 см), или на три части в ширину (полосы 15 х 34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав». На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», т. е. исправлял, текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».

Переписанный начисто документ поступил на просмотр и на подпись дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему « с приписью». В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в часности судебного решения. .

Подпись («припись») начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе, а кончалась на другой стороне листа под текстом.Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один став с другим надпись «сстав»

На исходящих (посыльных) документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого става. Независимо от нопосредственного исполнителя документы адресовались царю: «Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея великая и малые и белыя России самодержцу».

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов - скоропись, Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела - столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и т. д. Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки». Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.

По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т. п.

Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали расспросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.

В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.

Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.

Особое внимание уделялось хранению документов.Судебник1550 г. установил чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них- в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна».

Итак, можно сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

1.3 Коллежское делопроизводство

Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В - для регистрации документов вышестоящих органов, С и D - для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменения.

В первой четверти XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений, соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства - абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти. Неограниченная власть государя нашла законодательное определение в Уставе о наследии престола 1722 г. и других актах. Воинский устав 1716 г. гласил: «...его величество есть самовластный монарх, который никому на свете в своих делах ответу дать не должен...».

Глава государства был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711 г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного хозяйства. Сенат заменил Боярскую думу. Однако в отличие от последней он выполнял законодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие своего существования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право принимать постановления по вопросам, которые коллегии не могли решить самостоятельно, а также посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени (до 1721 г.). Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в. - более 100.

В период с 1726 г. до конца XVIII в., когда при императорах стали возникать как высшие законодательные и распорядительные учреждения различные советы и кабинеты - Верховный тайный совет (1726-1730), Кабинет Ее Императорского Величества (1731-1741), Совет при Высочайшем Дворе (1769-1801) и др., - Сенат был подчинен им. Он должен был отчитываться перед ними и исполнять их предписания. Постепенно он превратился в исполнительное учреждение, решавшее текущие вопросы управления. За Сенатом осталась лишь роль высшего суда - судебная апелляция.

В 1719 г. был определен состав канцелярии Сената: обер-секретарь, секретари, переводчик, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, переплетчик, вахмистр - их обязанности были регламентированы. Вопросы решались коллегиально.

Опираясь на дворянство и нарождавшуюся буржуазию, абсолютный монарх осуществлял управление через центральные органы государства. На новом этапе экономического и политического развития приказное управление, находившееся в руках бояр, враждебно относились к преобразованиям Петра С 1711 г. его канцелярия занималась вопросами комплектования штатов новых учреждений (коллегий) и определением должностных окладов. Составлялись ведомости, содержавшие обобщенные сведения о гражданских чинах, на основе которых определялись штаты коллегий.

Первым центральным учреждением нового типа была открытая в 1699 г. в Москве Бурмистерская палата, ведавшая посадским населением, - предшественница Главного магистрата, созданного в 1720 г. на правах коллегии. К концу первой четверти XVIII в. вместо 44 приказов "было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Главными считались три коллегии: Чужестранных дел, Военная, Адмиралтейская. Коммерц-коллегия, Мануфактур-коллегия и Берг-коллегия ведали торговлей и промышленностью. Компетенцией Камер-, Штатс- и Ревизион-коллегий были финансы. Юстиц-коллегия ведала судопроизводством, Вотчинная - дворянским землевладением. Главный магистрат управлял городами.

Особое место занимала Духовная коллегия (Святейший правительствующий синод), игравшая роль высшего органа церковной власти. Для решения некоторых вопросов проводились совместные конференции Синода и Сената под председательством императора.

Коллегии получили право издания указов по вопросам, входившим в их ведение. Им подчинялись местные органы власти в губерниях - губернские канцелярии во главе с губернаторами.

Вводя коллегиальное управление, Петр I ставил задачи обеспечения более высокой работоспособности учреждений, повышения ответственности и ограничения злоупотреблений чиновничества. Согласно Духовному регламенту коллегиальное учреждение «совершеннейшее есть и лучшее, нежели единоличное правительство».

Преимущество коллегий над приказами заключалось в различии принципа управления (коллегиальное обсуждение и решение дел), единообразии структуры, более четком разграничении функций, строгой законодательной регламентации их прав, обязанностей.

Однако в послепетровский период коллегиальный принцип управления был существенно изменен, а к концу столетия фактически ликвидирован.

Учреждения XVIII в. отличались от учреждений предшествующего периода способом их создания: объявлением закона или реформой. Статус, устройство каждого государственного учреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались в Сенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практической деятельности был составлен общий регламент - Генеральный, который был утвержден 28 февраля 1720 г. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегий. Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России, определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 г.

Положения Генерального регламента были дополнены и развиты Адмиралтейским и Духовным регламентами. Первый устанавливал обязанности большого круга должностных лиц, штат канцелярских служителей в 17 человек, правила оформления указов с подписями всех членов присутствия. Второй развил главу Генерального регламента «О преимуществе коллегий», подчеркнув, что коллегиальное обсуждение проявляет истину, позволяет избежать пристрастного решения. Решением, принимаемым коллегиально, достигается, по мысли авторов, большее повиновение. Так составители документа Духовного ведомства обосновывали целесообразность замены патриаршества Синодом.

Генеральный регламент устанавливал большую дифференциацию должностей и должностных обязанностей.

Коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии. Регламент определял состав присутствия коллегии: президент, вице-президент, советники, асессоры; обязанности его членов, порядок проведения заседания. Предписывалось «всем мнение свое свободно и явственно объявлять по правому своему разумению и совести, невзирая на персону». С тем чтобы высшее должностное лицо не оказывало давления на низшего по должности члена присутствия, предлагалось первым высказывать свое мнение асессорам, затем советникам и после них - вице-президенту и президенту. В случае если при принятии решений голоса разделялись поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовал президент.

Подробно была описана организационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегии. Он готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговаривалась очередность подготовки дел: сначала - «дела государевы», а затем - «частные», притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, как секретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранил печать коллегии.

Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией. Актуариус регистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал за оформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящих документов. Все эти лица - канцеляристы - составляли тексты документов, копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранных языков, для устных переводов была должность толмача, За порядком в канцелярии надзирал экзекутор.

Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе XXXVI Генерального регламента. Это положение было развито пунктом 14 Табеля о рангах. Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право. Указом Петра I от 10 ноября 1721 г. предписывалось Сенату организовать школу, «где учить подьячих их делу, а именно «цыфири», и как держать книги, ко всякому делу пристойные». Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма. Порядок работы местных учреждений, их структура и функции были определены некоторыми законодательными актами Петра I. Однако законченную форму эти вопросы приобрели в законе «Учреждения для управления губерний» от 7 ноября 1775 г. Губернские и уездные учреждения получили развитое внутреннее устройство: общее присутствие (коллегиальный орган), состоявшее из советников и асессоров. Оно решало основные вопросы, входившие в компетенцию данного учреждения, заседания присутствия протоколировались за подписью всех его членов.

В ходе образования новых государственных учреждений создавался новый тип государственного чиновника, получая за службу денежное жалованье, которое определялось должностью и перемещениями по службе, чиновник XVIII в. попадал в большую зависимость от верховной власти, чем служилый человек XVII в. Думный чин, например, обеспечивался землей и крестьянами, был экономически независим. Боярин не терял своего чина, не участвуя в заседаниях Думы, тогда как сенатор, выбывший из Сената, утрачивал свое звание.

Деятельность должностных лиц XVII в. не была так детально регламентирована, как в XVIII в. В 1718 г. были опубликованы закон «Должность Сената и инструкции должностным лицам, при нем состоящим» и «Инструкция о должности секретарей экспедиции Коллегии иностранных дел и прочих членов ее канцелярии». Генеральный регламент предписывал действовать в соответствии с инструкциями, регламентами и указами.

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата. Изменился состав документов. Законодательные и распорядительные акты назывались указами, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В названии документов, особенно правовых актов, появилась иноязычная терминология. Например, закон о государственной службе назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях и повинностях - Плакатом, военно-уголовный кодекс ~ Воинским артикулом и т. д.

Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица вышестоящему учреждению или лицу называлось доношением или донесением, донесение об исполнении - экзекуцией. Сообщение низшего должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанных соподчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды, как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию; патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или ученой степени; аттестат, содержащий сведения о наградах и других отличиях; послужной (формулярный) список. Челобитные нередко назывались прошениями или прошениями челобитчиков. Вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги.70-м годам XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, а в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности.

Законодательство XVIII в. уделяло большое внимание составлению документов. Так, все виды договоров, кроме мелких сделок, должны были заключаться в письменной форме. Закон от 19 июля 1700 г. требовал, чтобы и в цеховых заявлениях и в челобитных излагалось лишь «прямое дело», т. е. сущность жалобы. В документировании судебной деятельности упростилась форма вызова сторон в суд. Извещение о вызове могло быть и устным. Оно выдавалось на основании поступившей челобитной или искового заявления. В процессуальном действии, наоборот, усилилось значение письменного его оформления. Закон 1715 г.

В Генеральном регламенте 1720 г. давались общие правила составления документов, регламентировалось написание отдельных реквизитов. Так, в протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, состав присутствующих. «Важные» документы «сочинял» секретарь, другие - «прочие канцелярские служители». Составлять документы предписывалось в соответствии с уставами и резолюциями.

Такие документы, как дипломы, патенты, составлялись по «генеральным формулярам», т. е. образцам. Обязательность составления документов по образцам предусматривалась многими законодательными актами. Так, в «Регламенте или уставе Главного магистрата» от 31 января 1721 г. были даны детальные схемы рапортов, ведомостей, представлявшие собой целую программу статистико-экономического описания городов и их обывателей, формуляры присяги должностных лиц. В Уставе «О наследии престола» от 5 февраля 1722 г. приведен формуляр клятвенного обещания.. В указе от 5 ноября 1723 г. «О форме суда» давался образец составления челобитной, подчеркивались требования краткости и четкости изложения. Содержание челобитной должно было излагаться по пунктам. Судебное следствие велось по отдельным пунктам челобитной.

«Учреждение для управления губерний» 1775 г. регламентировало порядок оформления частноправовых актов. Они должны были быть написаны на гербовой бумаге, подписаны участниками сделки и свидетелями.

Изменилась в XVIII в. и форма документа, определенное влияние на которую оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца бумаги разной стоимости. Изображения клейма (государственный герб - двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумаги: «большое клеймо», «среднее» и «меньшее». Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, в 1720-1723 гг. цена листа не указывалась. Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.

Изменение формы документа повлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом, автор указывался в подписи, дата составления документа ставилась над текстом и т. д. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг. документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имели авторскую подпись.

Правила удостоверения документов подробно описаны в Генеральном регламенте:| протоколы подписывались всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел скрепу (подпись) секретаря. Указом 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо Коська, Богдашко, Ивашка - Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами», «рабишками». Указами от 4 апреля 1714 г. и от 7 марта 1726 г. определено «посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью». Документы удостоверялись печатью. Глава XII Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.

Генеральным регламентом определялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах.

Принимали документы секретари. Причем и в Генеральном регламенте, и в «Учреждениях для управления губерний» подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т. е. в самом учреждении. Указы царя и Сената предписывалось распечатывать президенту или вице-президенту коллегии, старший советник принимал и распечатывал письма от других коллегий и из провинций. Регламентировался порядок приема доношений: они принимались в коллегии («а не в дому» президента), вскрывались секретарем в присутствии членов коллегии, регистрировались и назначался день рассмотрения дела. Особо оговаривались порядок приема доносителей или челобитчиков в коллегии, а также разбор прошений. Отметку о поступлении в верхнем правом углу или по верхнему полю первой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления, номер, пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель, принимая документ, расписывался в квитанционной книге.

Задачу охраны документов ставила и их регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «...по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале («повседневной записке») давалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов - коллегии и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» документа, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено». Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения для управления губерний» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых - реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.

За исполнением решений, принятых коллегией, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены», т. е. в нее вносились все документы, прежде всего указы царя и Сената, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.

Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним в губерниях устанавливался «поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.

В настольном реестре местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому решению разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов - «архив». В Генеральный регламент 1720 г. была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хранятся в канцеляриях и конторах три года. Это - так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы, кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с роспискою архивариусу».

Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегии для документов по учету доходов и расходов.

Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х годах XVIII в. генеральным межеванием в 1768 г. при Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив - «межевая архива». Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.

Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собой законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформлялась деятельность архивов.

Нарушение установленных правил документирования, хранения и использования документов (хищение документов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашение решений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитков лишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.

1.4 Министерское делопроизводство

На рубеже XVIII-XIX вв. Россия представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство, находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. Для укрепления центрального правительственного аппарата манифестом от 8 сентября 1802 г. были созданы первые восемь министерств.

Министры единолично решали наиболее важные вопросы, не вмешивались в текущие дела коллегий. Из-за смешения коллегиального и единоличного начал в управлении не было четкости в распределении функций между коллегиями, это делало аппарат громоздким и малоспособным к оперативному управлению. Поэтому в отдельных министерствах начал утверждаться принцип единоначалия, который повсеместно распространился после преобразований 1810-1811 гг.

Законодательным актом от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам» были уточнены и разграничены функции ряда министерств: внутренних дел, полиции, просвещения, финансов, коммерции, Главного управления духовных дел иностранных исповеданий. Закон от 25 июня 1811 г. «Общее учреждение министерств» установил «предметы ведения государственных дел» 13 министерств, определил систему их взаимоотношений с другими учреждениями и четкую и единообразную структуру. Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра. При министре существовал совет «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». Совет министра являлся совещательным органом, в который входили директора департаментов.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, которые делились на отделения, отделения - на столы. Директора департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. В крупных по объему компетенции департаментах создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие, которое, как и совет при министре, не являлось коллегиальным органом управления.

С изменением структуры государственного аппарата происходила реорганизация делопроизводства, которому придавалось большое значение в организации управления. Делопроизводство основывалось на четкой постановке задач и вопросов деятельности каждого органа управления. Конкретизация «Общего учреждения министерств» 1811 г. находила отражение в уставах и положениях каждого министерства. Их «точность, полнота, ясность» ставились в прямую взаимосвязь с организацией делопроизводства: «...тем производство дел будет правильнее и число их менее. Постепенное уменьшение числа дел есть самый главный признак благоустройства министерства, а умножение их есть знак расстройства и смешения».

Законом 1811 г. было установлено единообразие производства дел во всех министерствах.

Единообразными по функциональному назначению стали канцелярии - структурные части учреждений, где сосредоточивалось «все письмоводство». Четко определялись их структура, задачи. Например, в манифесте «Образование Государственного совета» 1810 г. есть специальный раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав (государственный секретарь, статс-секретари, докладывающие дела в департаментах Совета, и их помощники), структура (пять отделений), описывается «образ производства дел». По «Общему учреждению министерств» 1811 г. в каждом министерстве была создана канцелярия для решения как общих дел, относившихся ко всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и осуществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министерства, подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и департамент: отделения, столы. Для выполнения технической работы предусматривался большой штат секретарей, писцов, переводчиков. Помимо общей канцелярии министерства в департаментах, имевших несколько отделений, «для общей связи письмоводства» создавалась при директоре «особенная канцелярия».

Регламентация организации и порядка деятельности учреждений оформлялась рядом документов. Так, Государственный совет за подписью императора издавал «учреждения» (они определяли создание присутственного места или власти, их состав, «предметы ведения», т. е. функции). Комитет министров, а в отдельных случаях Государственный совет, утверждал уставы (правила управления какой-либо отраслью), положения, определявшие правила деятельности сословных учреждений. В грамотах излагались права и привилегии классов. Этот комплекс документов дополнялся издаваемыми министерствами правилами, наказами, рескриптами, инструкциями, циркулярами.

По своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка («отношения») присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Среди внутренних документов, прежде всего, выделяются «докладные дела и бумаги» - документы, отражающие подготовку вопроса к слушанию: докладная записка, представление. Процесс рассмотрения вопроса фиксировался в журналах заседания, протоколах, мемориях (краткое изложение журнала). Решения оформлялись определениями или приговорами. Для их исполнения или доведения до сведения составлялись указы, предписания, выписки из журналов, доклады. Вид документа в этом случае определялся уровнем учреждения и его компетентностью.

В XIX в. пополнился состав финансовых документов: государственная роспись, финансовая смета, дневная кладовая записка (записка о вкладах) и др. Особой категорией документов были отчеты: финансовые («отчеты в суммах»), о результатах деятельности («отчеты в делах»). План улучшения работы министерства назывался «отчетом в видах и предложениях».

К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи, ведомости дел.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. Собственно письмами были отношения, сообщения, ведения, уведомления, доношения, представления, рапорты. Высшие чиновники посылали друг другу «официальные письма».

Законами был определен порядок обмена документами всех учреждений. Так, Комитет министров посылал указы, выписки из журналов, доклады, правила. Сенат обменивался с Синодом посредством взаимных ведений, с учреждениями и лицами, не подчиненными Сенату, - копиями со своих определений, с учреждениями и лицами, подчиненными Сенату, - указами; канцелярия Сената посылала министрам запросы, на которые департаменты министерств отвечали отношениями. Департаменты, отделения и общие собрания Сената обменивались между собой ведениями и известиями

Министры посылали на имя императора в Государственный совет и Комитет министров доклады, отчеты, представления или записки, в министерство финансов - планы (табели) расходов на следующий год. Между собой министерства обменивались отношениями или сношениями, с департаментами министерства и губернаторами - предложениями и предписаниями, получая от них представления, докладные записки и ежедневные мемории (сведения о текущих делах).

Губернские учреждения получали от Сената указы, от губернаторов - предложения, от равных себе учреждений - сообщения и отношения, в вышестоящие учреждения посылали рапорты, донесения, представления. Законы подробно определяли также порядок документируемых отношений уездных и городских учреждений.

Переписку с частными лицами составляли так называемые просительские дела и бумаги, которые выделялись в особую группу. Просительские документы подавались частными лицами в присутственные места и властям. Большую часть документов этой группы составляли прошения. В них обычно излагалась просьба. Насчитывалось несколько видов прошений: «тяжебные» (о праве собственности и владения), исковые (о договорах, вознаграждениях за убытки, обиды), встречные (с предъявлением обратного иска против истца), мировые (о прекращении спора или иска по взаимному соглашению), доносы (о преступлениях, злоупотреблениях или проступках) и т. п.

Второй вид просительских документов составляли жалобы - прошения, подаваемые тяжущимися сторонами в высшие учреждения на решения и действия других учреждений или должностных лиц.

К третьему виду просительских документов относились отзывы - документы, подаваемые высшему в уголовном судопроизводстве учреждению с жалобой на приговоры низшей судебной инстанции.

Большой группой документов в делопроизводстве учреждений XIX в. являлись акты. Законы понимали под актами довольно широкий круг документов. Прежде всего, это документы, которые в определенной форме фиксировали политические или экономические сделки, договоры. К актам относились также документы гражданского состояния. И наконец, актами называли все документы, могущие служить доказательством при решении гражданских дел. О видах актов, порядке их составления и засвидетельствования подробно говорится в «Законах гражданских», опубликованных в томе X Свода законов Российской империи. Виды актов определялись их содержанием и порядком засвидетельствования. Законы предусматривали составление трех видов актов: укрепления имущества, состояния и актов присутственных мест..

Регламентировался не только состав документов, но и порядок их составления. Ко многим законам прилагались формы документов часто с описанием структуры текста и следующей рекомендацией. Давались формы трафаретных текстов ответов министра, управляющего экспедицией, губернатора и т. д. Этим преследовалась цель упрощения и сокращения объема документа, четкого формулирования сути вопроса. В XIX в. появилось большое количество практических разработок, руководств по составлению документов, которые часто оформлялись в виде письмовников и пособий для чиновников.

Регламентировалось четкое оформление внешних признаков документа. Предписывалось, например, обозначать вид документа: «На каждой бумаге должно быть означено именование оной (указ, сообщение, рапорт и тому подобное)».

Правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Равные присутственные места в адресовании документов друг другу употребляли предлог «В» («В Правительствующий Сенат», «В палату гражданского суда»). При направлении документа в нижестоящие учреждения адресат писался в дательном падеже («Тульскому губернскому правлению», «Белевскому уездному суду»).

Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания.

Сложились правила подписания документов. Право подписи документов имели начальствующие лица. Вид подписи зависел от характера документа, соподчиненности учреждений и отдельных лиц. На официальных отношениях, отчетах и других документах, посылавшихся в высшие инстанции, ставилась скрепа.

В 1830 г. часть реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали писать на бумаге заранее, т. е. заготавливать бланки «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских служащих».

Законами было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки) составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа. Известен, например, факт, когда с писателя И.А. Гончарова, работавшего в Министерстве финансов в должности переводчика, было взыскано шесть рублей за употребленную в департаменте вместо гербовой простую бумагу.

Законодательное установление общего порядка документирования, определение нормативными актами министерств форм документов по отдельным частным случаям делало процесс составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы, несмотря на требования краткого и ясного изложения, оставались длинными и многословными.

Процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

порядок вступления дел;

движение их или собственно так называемое производство;

отправление дел; ревизия; отчеты.

Таким образом, четко выделяются основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, контроль за исполнением и отправка.

«Порядок вступления дел» регламентировал направление основных документопотоков. Исполнение («движение или собственно производство дел») было определено отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министра, общего присутствия департамента, особенных установлений (канцелярий при директоре департамента).

Документы могли поступать непосредственно министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов, секретные документы. В отделениях канцелярии министра исполнялись секретные документы (с надписью «в собственные руки»), а также те, «кои по важности своей требуют особенного его (министра) распоряжения». Кроме того, выделялась еще одна важная функция канцелярии министра - правильное распределение документов по департаментам, наблюдение, «чтоб бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах».

В департаменты поступали предписания министра, документы на имя министра, присылаемые из его канцелярии, документы департаментов того же или другого министерства, представления местных учреждений, отзывы на предписания министра, а также требуемые сведения и ведомости.

Распределяя документы по департаментам, директор канцелярии проставлял дату поступления и докладывал о них министру. На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужное». Предписания министра и документы с надписями «нужное» и «в собственные руки» немедленно передавались директору департамента. Эти пометки обязывали директора на следующий день дать необходимые сведения или исполнить документ. Такие документы регистрировались в «особенном кратком реестре» канцелярии. После исполнения документы скреплялись директором департамента и представлялись на подпись министру. Остальные документы распределялись директором канцелярии по отделениям или столам для исполнения согласно резолюции министра. Документы дополнялись необходимыми сведениями и докладывались директору департамента начальниками отделений. В законе указывалось: «В прекращении излишней переписки бумаги докладываются в подлиннике без особенных выписей». По документам, требовавшим разъяснения и справок, составлялась за подписью начальника отделения и скрепою столоначальника записка. Справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, «коими они были составлены».

Документы, относившиеся к переписке департаментов, исполнялись в отделениях, скреплялись начальником отделения и представлялись на подпись директору. Начальник отделения мог подписывать документы, содержавшие какие-либо сведения, запросы, справки. Столоначальник скреплял их.

В совещательном органе министерства (совете министра) рассматривались документы об изменении управления, дополнении и изменении законов, производстве в чины и определении наград, а также привилегии на изобретения, жалобы на департаменты. В совет министра эти документы поступали из канцелярии министра или департамента с записками, где излагалось мнение директора департамента.

Решение совета записывалось в журнал, который представлялся министру директором канцелярии. Согласие министра фиксировалось собственной записью его в журнале: «исполнить». Поскольку совет не имел исполнительской власти, то после утверждения его мнений министром исполнение документов передавалось департаментам.

По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени». Документы «текущие» исполнялись по заранее установленным срокам и правилам. К ним относились срочные ведомости, донесения, представления по личному составу. Решения по этим документам принимались в департаментах, исполнялись они в отделениях. Из документов «текущих сроков» министру представлялась переписка с лицами, равными по положению, и документы, им выбранные, чаще всего о награждениях, увольнении и т.п. Документы «чрезвычайных сроков» нельзя было исполнить на основе действовавших узаконений, и разрешение вопросов, затронутых в них, требовало «особенных, чрезвычайных» мер - издания дополнений к узаконениям. Документы, «не терпящие времени», - это срочные документы, чаще всего связанные с интересами казны.

В первую очередь исполнялись документы «чрезвычайные» и «не терпящие времени». Однако срок исполнения и этих документов был значительным. Он колебался от двух до шести недель, но «никак не более шести месяцев со дня вступления дела». И это не удивительно, ибо каждый документ, в том числе и срочный, должен был пройти сложный путь по всем ступеням бюрократической лестницы. Так, документы, решения по которым принимал министр, не могли миновать рассмотрения их в департаменте, а оттуда они спускались в отделения, столы, а затем вновь поднимались по той же «лестнице», дополнительной ступенькой которой могло быть общее присутствие департамента. О чрезмерном числе документов и волоките в их прохождении много писали современники, а впоследствии исследователи.

В 1858 г. было опубликовано описание порядка прохождения документов в земском суде, губернском правлении, департаменте министерства и совете министра - «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России», которое дает яркое представление о бюрократическом характере исполнения документов в государственных учреждениях России. Так, в одном из местных учреждений (земском суде) документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте министерства - 34, в совете министра 45 операций.

Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министра, в департаменте, отделении.

В канцелярии министра велся общий журнал поступивших документов, в котором излагалось краткое содержание документа, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата поступления. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались только те документы, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к ведению департаментов.

Общий и частный журналы для входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеления, во второй - документы на имя министра, в третьей - секретные.

Точно так же все документы, поступавшие в департаменты, регистрировались в общем журнале, который делился на три части. В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй - документы, поступавшие от министра и других лиц и учреждений, в третьей - секретные. Кроме того, для записи срочных («нужных») документов велся особый реестр, который находился у директора департамента.

После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.

Регистрировались и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих», - говорилось в «Общем учреждении министерств».

В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исходящих документов - общий и частный. В общий журнал вносились все документы с «самым кратким означением их содержания», в частном журнале документы записывались «во всем их пространстве (от слова до слова)».

Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй - переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы. Для записи последних велся еще особый частный журнал.

После регистрации в общем журнале в отделениях документы отправлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий (отпусков). Кроме того, документы, которые отправлялись по почте или с рассыльным, записывались в рассыльную книгу, где указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, его номер. Специальное место отводилось под расписку за документ. На отправляемых документах ставилась печать департамента или канцелярии министра. Печать с изображением губернского, уездного или другого герба и наименованием учреждения имелась в каждом присутственном месте.

В «Общем учреждении министерств» особым этапом делопроизводства объявлялась «ревизия дел» - проверка исполнения документов. В учреждениях велись настольные реестры «для отметок о всем том, что по каждому делу учинено». В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен присутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы отправлены. Кроме того, велась «роспись нерешенным делам». Документы вносились в нее в порядке поступления, и отмечалось, кем какой документ исполняется. Исполненные документы заносились в «роспись» или «опись делам решенным».

В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов - дело. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета министров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному во просу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала.

К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вида, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.

Все входящие и исходящие («отписки») документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или столоначальника. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) прошнуровывались.

Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом.

Для хранения дел в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законодательству текущий архив составляли «документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел», окончательный архив - «дела, не подлежащие более решению и исполнению», т. е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет..

В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Для сдачи дел в архив составлялась опись всех дел за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии.

В учреждении составлялись два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: «Принять в архив на законном основании». Второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась надпись: «Сдать в архив на законном основании». В архиве составлялись два вида описей: общая, по алфавиту всех дел, и частная, разделенная на столько частей, сколько было отделений в департаменте.

Заведовал архивом архивариус. У него был помощник, в штате архива были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архивариус должен принимать в архив дела, оконченные производством, пронумерованные, имеющие внутреннюю опись. Архив не имел права выдавать дело или выписку из документов без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.

Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллегиального принципа управления принципом единоначалия сопровождалась детальной регламентацией процесса документирования законодательными нормами. Совещательный порядок рассмотрения и решения дел, введенный Петром I, сохранился только в судебных учреждениях. В начале XIX в. возникли новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления.

Четкое выделение в законодательстве уровней документирования и обработки документов, закрепление за структурными подразделениями и чиновниками определенных обязанностей в работе с документами, строжайшая регламентация составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов, призванная упорядочить делопроизводство, на практике нередко приводили к усилению волокиты, многолетнему «путешествию» документов по инстанциям.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. Б. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Глава 2. Советское делопроизводство

.1 Делопроизводство в период с 1917 по 1945 год

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы). Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления - их исполнительные комитеты (исполкомы).

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, которые ставила новая власть.

Охарактеризуем кратко события первого этапа становления делопроизводства в СССР.

После революции в октябре 1917 г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. Впервые годы был принят ряд следующих законодательных актов:

декрет Совета народных комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан и в переписке указания на чины и титулы;

декрет СНК от 24 декабря 1917 г. «О порядке издания приказов или распоряжений»;

постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;

постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920 гг.). Не хватало также технических средств для оформления документов, а так же ощущалась острая нехватка таких примитивных средств канцелярии, как бумаги и чернил.

В связи с необходимостью коренного улучшения системы управления народным хозяйством страны и ведения служебной документации, в 20-е годы в рамках научной организации труда (НОТ) и научной организации управленческого труда (НОУТ) в СССР начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения. На первых порах был проведен ряд Всероссийских конференций, созданы в Таганроге и Казани научно-исследовательские институты, сделавшие определенный вклад в оптимизацию работы советских учреждений. В эти годы шла активная и успешная работа теоретиков и практиков управления.

Сегодня неоправданно забыты такие советские ученые - энтузиасты научной организации труда и управления, как А.К. Гастев - ученый, поэт, автор многих работ по научной организации труда, не потерявших актуальности и в настоящее время, организовавший в 1920 г. Центральный институт труда (ЦИТ) и руководивший им до 1938 г., П.М. Керженцев - общественный деятель, дипломат, объективно и критически оценивший в своих трудах работу аппарата управления того времени, рекомендации которого по исправлению недостатков не устарели и для наших дней, и ряд других ученых и практиков.

В 1922 г. Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. Позднее на базе отдела нормализации был создан отдел административной техники с задачами обследования госаппарата, оказания помощи в улучшении деятельности органов управления на местах и т. д.

В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. В результате их совместных исследований были заложены основы для формирования терминологии делопроизводства, классификации, стандартизации и унификации документов, технологии работы с документами в аппарате управления, а также взаимосвязи делопроизводственных служб учреждений и архивных организаций. Были разработаны стандарты оформления служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм и других управленческих документов.

Специальным подразделением ИТУ - Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). Так же под стандартизацию попадали средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 1928 г. ИТУ совместно с архивной службой страны (Центрархив РСФСР) были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых предлагались рекомендации по составлению перечней документов и дел, обращающихся в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции, и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны, по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

В 20-30-е годы развивались системы специальной документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству.

В 1936 г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.

Однако, в 30-е годы, в связи с закрытием ИТУ и отсутствием в стране единого организационного центра, вопросы дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения управления стали весьма актуальными.

В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

механизация труда "канцелярских" работников;

проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая Отечественная война.

Война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники делопроизводства ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Несмотря на объективные трудности, вызванные войной, государство продолжало совершенствовать работу управленческого аппарата.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Однако и в этот раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов, установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления деятельности государства.

Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

делопроизводство русь россия

2.2 Делопроизводство в период с 1945 по 1991 год

Важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования технических средств.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления

Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.

Одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 г.г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по документационному обеспечению управления.

С этого времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время - факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На непростом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований.

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило вторую редакцию ЕГСД, названную Единая государственная система документациного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. - ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», который также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Глава 3. Делопроизводство в современной России

Новый этап истории отечественного делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др. В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново.

С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе с ними. Однако, нельзя не отметить, что большинство ныне современных нормативных акты напрямую адресованы государственным органам власти и государственным организациям. Однако их положения рекомендованы и для делопроизводства в негосударственных организациях.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

Конституцию РФ;

Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ

законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ (часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ, часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ, часть третья от 26.11.2001 № 146-ФЗ часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (в ред. от 08.11.2008) (ГК РФ), составляющий основу гражданского законодательства в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В нем содержится одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи, т.е. условия признания ее юридической силы. Эта норма получила развитие в ряде последующих законодательных актов. С 1 января 2008 г. введена в действие часть четвертая ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг.

Трудовой Кодекс РФ определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании, наложении взысканий и поощрений и прочее.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих гостайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях к числу правонарушений относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Одним из базовых законов для делопроизводственных структур государственных органов управления Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства. Как и в большинстве крупных законодательных актов, специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по видам документов. Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Закон закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме "в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным каналам связи.

Правовой основой организации информационных процессов является сегодня Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ.

Закон регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

В соответствии с данным Федеральным законом правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, которые устанавливают:

принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;

право собственности на информацию и права обладателя информации;

категории информации на уровне доступа к ней;

порядок правовой защиты.

На основании ст. 11 требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон. В законе содержится определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Очень важным является определение Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» условий признания юридической силы электронного документа. Современным законодательством установлена возможность использования многих документов, в том числе и правовых, полученных из автоматизированных информационных систем.

Автоматизированные информационные технологии широко применяются и в других управленческих ситуациях, поэтому важнейшей проблемой в настоящее время является возможность удостоверения документов на электронных носителях. На ее решение до недавнего времени был направлен Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 8 апреля 2011 года вступил в силу новый закон - «Об электронной подписи» от 06.05.2011 № 63, который значительно расширяет сферу использования и допустимые видов электронных подписей. Он содержит понятие электронной цифровой подписи и устанавливает, что она может использоваться во всех видах гражданско-правовых отношений. В Законе также закреплен основной признак, присущий всем видам электронной подписи - возможность использования подписи для идентификации подписавшего информацию в электронно-цифровой форме физического или юридического лица. При этом сохраняется активно используемое положение действующего закона о том, что правила использования электронной подписи в корпоративной информационной системе устанавливаются решением владельца такой системы или соглашением участников отношений.

Федеральный закон "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. N 152 регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Положения Закона, детально прописывают принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций, независимо от их форм собственности. В Закон включено положение ст.23, согласно которому государственные и частные организации обязаны соблюдать действующие правила хранения документов, т.е. их отбор, подготовку к архивному хранению, упорядочивание архивных документов. Особо подчеркивается необходимость соблюдения действующих правил хранения документов по личному составу. Кроме перечисленного, Закон предусматривает создание архивов организаций, а также порядок передачи документов этих архивов на дальнейшее хранение в случаях ликвидации (банкротства), реорганизации, присоединения организаций - собственников архивных документов.

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, с последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"., который вступил в силу с января 2010 г. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом. По любому вопросу жизнедеятельности гражданин РФ может получить исчерпывающую информацию, за исключением тех сведений, которые затрагивают государственную, военную тайну и некоторые другие сведения.

В Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» определены органы власти и управления, которым разрешено изображать тот или иной вариант герба на бланках, установлены три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», регламентируют использование государственного языка в официальных документах. Данные законы определяют, что официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на государственном языке - русском. Тексты документов (бланков, печатей, штампов) с наименованием государственных органов, организаций, учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации. В субъектах Федерации официальное делопроизводство ведется также на государственных языках данных республик. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, учреждениями в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.). Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов.

В последнее время все чаще правила составления, оформления, обработки документов закрепляются в стандартах организаций, которые входят в систему стандартизации Российской Федерации. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в ред. от 09.05.2005) «О техническом регулировании» определил состав национальной системы стандартизации, принципы стандартизации, в числе которых добровольное применение национальных стандартов. Закон установил категории документов в области стандартизации, в том числе:

национальные стандарты;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты организаций.

Стандарты организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Сегодня службы ДОУ государственных органов и организаций всех форм собственности руководствуются следующими ГОСТами:

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65. Данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Требования стандарта распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Государственный стандарт устанавливает: состав и расположение реквизитов и состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов документов .

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ 7.1-2003. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание, общие требования и правила составления» устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений.

Стандарт распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, издателями, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 г. № 573-ст. Настоящий стандарт устанавливает Форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

С 1 июля 2007 г. введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Он соответствует международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation - Records management - General (IDT). Необходимость появления такого стандарта продиктована временем. В настоящее время с выходом на зарубежные рынки многие организации разрабатывают и внедряют у себя системы менеджмента качества, особое место в которых занимают корпоративные стандарты по управлению документацией. Национальный стандарт должен стать основой разработки корпоративных стандартов. Он регулирует процессы управления документами всех форматов и на всех носителях, как в государственных, так и в негосударственных организациях; содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами. Кроме того, в стандарте содержатся руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами в организациях.

Второй эшелон нормативных актов составляют Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства.

Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:

указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной и коммерческой тайной.

Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;

Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.

Указы дают не только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категории сведений, отнесенных государственной тайне.

К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно - розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.

Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;

Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;

Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

Следующий нормативно-правовой документ Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена" от 12 мая 2004 г. №611. В нем выражаются цели по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена посредством информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию сетей "Интернет".

Кроме законодательных актов, документационное обеспечение управления в государственном учреждении базируется на целом ряде нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

Основным нормативным документом являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Данный нормативный акт регулирует и регламентирует порядок составления, оформления документов, а также систему организации работы с ними, т.е. порядок регистрации, обработки, осуществления информационно-справочной работы по документам, исполнения и т.д. В дополнение в данным Правилам 23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Ранее были изданы еще два важных Постановления, имеющих прямое отношение к службе ДОУ:

постановление Правительства РФ "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" от 19 января 2005 г. №30;

постановление Правительства РФ "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005г. №452.

В регламенте прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти, выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

К важным нормативным документам следует отнести также Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). В нем определены правовые положения и функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

В Примерном Положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ (утв. приказом Росархива от 17.03.1998 № 19). Определены права и функции центральной экспертной комиссии, порядок ее назначения, состав, сфера деятельности.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим деятельность ведомственных архивов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, ДОУ и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 - 98).

В настоящее время в делопроизводстве учреждений и организаций Российской Федерации используются два основных Перечня:

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Перечни предназначены для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, для определения сроков хранения и обора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Очевидно, что дальнейшее развитие системы российского делопроизводства - это постепенный переход к безбумажному электронному документообороту.

На государственном уровне переход к ЭД уже начал осуществляться в системе органов федеральной исполнительной власти. 22 сентября 2009 г. Постановлением Правительства РФ № 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Необходимость данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между федеральными и муниципальными органами власти.

Положение определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного документооборота.

Межведомственный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем электронного документооборота. В числе участников межведомственного электронного оборота называются:

Федеральные органы государственной власти.

Администрация Президента РФ.

Аппарат Правительства РФ.

В Положении подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями, т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота. Обмен информацией может быть как общедоступной, так и информацией, содержащей служебную тайну.

В настоящее время разворачивается формирование систем межведомственного электронного документооборота.

Создание технико-технологической его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная служба охраны РФ.

Данная служба, в частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические средства (во временное пользование).

На развитие системы электронного документооборота, безусловно, направлен и уже упоминавшейся мною новый закон «Об электронной подписи».

Заключение

История российского документоведения имеет обширную и долгую историю, начиная с истории древней Руси.

В этот период главным образом документируются правовые отношения: создаются объемистые правовые акты, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот, разного рода житийные записи (о найме, продаже работников в рабство и т. п.). Постепенно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, складывались устойчивые формы расположения отдельных элементов текста распространенных документов (формуляры), т. е. появились первые ростки типизации и унификации документов. Расширение практики документирования привело к необходимости привлечения к работе с документами церковных служителей - псаломщиков и дьяков. В истории известен факт специальной подготовки из детей бояр судейских секретарей, писцов при князьях, дьяков в созданной для этого особой школе.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для безопасного их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, в церквях и монастырях. В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в «вечевой избе» - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода».

Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15-17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда название данной технологии работы с документами - «столбцовое делопроизводство».

Развитие порядка документоведения в Петровской России и России XIX века охарактеризован созданием мощной системы бюрократической государственной машины - и закрепления правил и порядка ведения дел на общегосударственном уровне, что имеет свои прямые следствия и в настоящем порядке устройства данного рода деятельности.

Не останавливалась работа по развитию документоведения и советское время закрепляя приобретенный опыт прошлых поколений и привнося своё видение по данному вопросу отражающее влияние крайне централизованного государственного строя и централизованной экономики.

Переход к новому экономическому порядку вызвал к жизни множество изменений коснувшихся также и всей документоведческой деятельности. Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.

Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.

Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.

Еще раз подчеркнем, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.

Конечно, отчасти это обусловливается самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов, до "глубинки" с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.

Положительным фактором является то, что в последние годы активизировалось издание научно-методической, учебной литературы по делопроизводству, хотя многие издания основываются, к сожалению, уже на отмененных нормативных актах.

Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

Список источников и литературы

1.Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.

2.ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 «название»- Издательство стандартов - М. 2003

.«Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

.«Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

.Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

.Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

.Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

.Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной организации. - М.: Высшая школа, 1984.

.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - М.: ЭКСМО, 2006.

.Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. - Казань, 1989.

.Варламов Н.Б. «История развития нормативно-методической базы ДОУ» - СПб., 2004.

.Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991.

.Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.

.Демидов Н.Ф. Служебная бюрократия в России и ее роль в формировании абсолютизма. М., 1987.

.Дрогобыцкий И.Н. проектирование автоматизированных информационных систем: организация и управление. - М.: Финансы и статистика, 1992.

.Дьяков В.П. Internet. Настольная книга пользователя - М.: СОЛОН-Р, 2001.

.Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

.Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. - М.: Высшая школа, 1988.

.История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1974.

.Иконников В.С. Опыт русской историографии. М., 2007.

.Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.

.Илюшенко М.П. История делопроизводства в России(до 1917 г). - М.: РГГУ, 2007.

.Каштанов С.М. Русские княжеские акты X-XI вв.(до 1380г.) Археографический ежегодник за 1974 год.

.Космотаров М.Н. Секретарское дело №4/2001- С.28-32.

.Кузнецова Т.В. Введение в специальность. Документоведение и окументационное обеспечение управления»: учебное пособие. - М.: РГГУ, 2003.

.Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. - 2004. - № 4. - С. 12-18.

.Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: Просвещение, 1986.

.Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.

.Павленко Н.И. У истоков русской бюрократии//Вопросы истории. 1989

.Памятники русского права М., 1952, Вып. 1.

.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие. - М., 2002.

.Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.

.Российское законодательство X-XX веков М., 1985.

.Рыбаков Б.А. Киевская Русь и русские княжества XII-XIII вв. М., 1982.

.Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII в. / С.В. Русакова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 81-87.

.Сахаров А.Н. Дипломатия Древней Руси IX - первая половина X в. М. 1980.

.Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917- 1970). - М., 1973.

.Соловьев С.М. История России с древнейших времен. М., 1962.Кн VII.

.Сокова А.Н. Делопроизводство №2/2004 - С.4-7 , Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.).

.Стенюков М.В. Справочник секретаря - М.: Издательство ПРИОР, 1999.

.Сидоренко, Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 89-92.

.Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI столетия. М., 1984; Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985.

.Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII - нач. XX в. / Л.Е. Шепелев. - СПб.: Искусство - СПб, 1999.

.Черепинин Л.В. Русская палеография. М., 1959.

.Фельзер А.Б. Направление и методы совершенствования документационного обеспечения руководящего персонала. - Киев: Знание, 1985.