. Предварительно с ними могут быть ознакомлены соответствующие специалисты.
После рассмотрения руководителем документы возвращаются в канцелярию для переноса в экземпляры РКК резолюции и внесения отметки о направлении дальнейшего движения документа. По завершении этой операции документ с одним экземпляром РКК направляется в структурное подразделение на исполнение.
Документы, с которыми должны работать несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно (в копиях). Оригинал документа передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий и поручений по документу.
В целях избежания возвратного перемещения документа от руководителя в канцелярию внесение в РКК указанных записей и передачу документа на исполнение может выполнять секретарь руководителя.
В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов руководителем. Однако документы, полученные из канцелярии, повторно не регистрируются. Факт их поступления фиксируется включением поступившей вместе с документом РКК в справочно-контрольную картотеку подразделения. После рассмотрения руководителем документы передаются специалистам. В РКК записывается резолюция и делается отметка о передаче документа.
Перемещение документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами осуществляется через документационную службу и с экземпляром РКК, который в период работы с документом хранится в соответствующей картотеке. Все перемещения обязательно отражаются в РКК. По документам, зарегистрированным в канцелярии, эта информация сообщается в группу регистрации канцелярии для внесения ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной картотеке. Передача документов без информирования об этом документационной службы не допускается.
Этап исполнения документов (документирования управленческих решений и действий) является единым звеном в технологических схемах обработки и движения поступивших и отправляемых или внутренних документов. В обработке поступивших документов это завершающий этап, для отправляемых и внутренних документов - начальный этап обработки и движения.
Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:
·исполнение документов (составление ответного или инициативного документа, его машинописное изготовление, согласование, визирование, подписание и утверждение);
·регистрация;
·экспедиционная обработка - для отправляемых документов;
·передача на рассмотрение, принятие решения и исполнение - для внутренних документов.
Составление ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.
Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.
Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.
Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.
Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для использования в работе (нормативные, инструктивные и др.), информирования по основным вопросам деятельности, обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы. Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план; Ознакомлен (дата, подпись).
Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам. Содержание решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону. Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов. При необходимости письменного подтверждения устного сообщения учреждению возвращается поступивший от него документ с заверенной печатью резолюцией руководителя или решением (справкой) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом. документ канцелярия перемещение исполнение
Проект документа согласовывается составившим его специалистом с руководителями заинтересованных структурных подразделений, в отдельных случаях - с юридической службой, общественными организациями или другими учреждениями. Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.
Затем согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.
Руководитель учреждения подписывает наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом. Основную массу документов подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений. Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.
После подписания отправляемые и внутренние документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему). Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы - секретарем структурного подразделения. Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет правильность оформления документа, наличие подписи необходимого уровня, виз, приложений, всех экземпляров документа и материалов, использовавшихся при его составлении, в том числе поступившего документа со всеми приложениями и отметкой об исполнении. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.
Регистрационный номер (индекс) инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ. Индекс распорядительных документов, протоколов и актов состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре. Все прочие документы, не отправляемые за пределы учреждения, порядкового номера не имеют, им присваивается индекс дела по номенклатуре. Индекс документа проставляется в бланках и РКК.
Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.
На инициативные отправляемые документы и внутренние документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов. Карточки на распорядительные документы могут формировать тематические (кодификационные) картотеки.
После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист - составитель документа указывает вид отправления (заказное письмо, нарочным и т.д.). Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения - курьерами. Докладные записки, справки и другие подобные документы передаются адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Дальнейшая работа с документами, не отправляемыми за пределы учреждения (внутренними документами), соответствует технологии обработки и движения поступивших документов. При передаче этих документов они комплектуются экземплярами РКК, что позволяет исключить их повторную регистрацию в документационной службе структурных подразделений.
Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях - секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. В экспедиции выполняются следующие операции по обработке отправляемой корреспонденции:
·проверка комплектности и правильности оформления документов,
·сортировка их по адресатам,
·написание на конверте почтового адреса и наименования адресата,
·фальцевание (складывание) листов,
·конвертование,
·проставление знака почтовой оплаты и штампа учреждения,
·заклеивание конвертов,
·составление реестров на заказную и ценную корреспонденцию
·передача корреспонденции в почтовое отделение.
Документы, направляемые одному адресату, отправляются в одном конверте.
Таким образом, документооборот как процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документов (документной информации), обеспечивает решение управленческих задач и функционирование органов управления.
Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль за своевременным и фактическим выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документах, предложений, заявлений и жалоб граждан.
Виды контроля
Существует два вида контроля за исполнением документов:
·контроль по существу решения вопроса,
·контроль за сроками исполнения задания.
Контроль исполнения документа по существу затронутых в нем вопросов осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов и специалисты несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений.
Контроль за сроками фактического исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в документационной службе учреждения и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящимся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.
Задачи срокового контроля
Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:
·фиксировать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;
·корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;
·информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;
·напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;
·фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;
·анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Главными функциями, выполняемыми документационной службой в процессе контроля за сроками исполнения документов, являются ведение
·предупредительного (текущего) контроля и
·последующего (итогового) контроля.
Предупредительный (текущий) контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования специалисту, руководству структурного подразделения и учреждения о приближении срока окончания исполнения и необходимости завершения работы по документу или поручению.
Последующий (итоговый) контроль проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения контролируемых документов. Последующий контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.
В основе технологии контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов. При централизованной регистрации документов функции контроля также выполняются централизованно.
Деценетрализованная регистрация осложняет контроль исполнения документов, так как функции контроля осуществляются в множестве пунктов регистрации документов. Документы, зарегистрированные в канцелярии учреждения, контролируются на двух уровнях: в контрольном подразделении канцелярии и секретарями в структурных подразделениях.
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответных и других документов, внесения изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.
Учитывая низкий уровень исполнительской дисциплины в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Обязательному контролю исполнения подлежат предложения, заявления и жалобы граждан, запросы депутатов и решения заседаний совета и собраний трудового коллектива. Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложении к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в табеле документов. По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства.
Типовые сроки исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления. Для документов, не указанных в перечне контролируемых документов, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.
Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.
Продление типовых и индивидуальных сроков исполнения для всех категорий и видов документов допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.
Выполнение контрольных операций организуется таким образом, чтобы в любой момент руководители, специалисты и документационная служба имели достоверную и полную информацию о ходе исполнения каждого документа.
Этапы контроля исполнения документов
В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:
- постановка документов на контроль;
- ведение контроля;
- снятие документов с контроля;
- анализ исполнительской дисциплины учреждения.
1. Этап постановки документов на контроль включает в себя:
·выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;
·заполнение на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки (раздела);
·контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства; внесение в РКК резолюции и передача документа в подразделение, специалисту;
·помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.
Выявление контролируемых документов производится в документационной службе при их предварительном рассмотрении. Основным критерием отбора является содержание документа. При этом документационная служба руководствуется перечнем документов, требующих обязательного контроля. Часто состав отобранных контролируемых документов уточняется в процессе рассмотрения документов руководством учреждения или подразделения. Необходимость контроля за сроками получения ответов на инициативные отправляемые документы определяется при их подписании.
Начало цикла контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступивших, внутренних и отправляемых инициативных документов. Документы, поставленные на контроль при рассмотрении руководством, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК в процессе переноса в РКК резолюции. При контроле исполнения сложных документов (например, приказов, планов, заключений и т.д.), содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими структурными подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, в документационной службе заполняются дополнительные комплекты РКК на каждое задание (поручение). Комплекты РКК заполняются также в тех случаях, когда контролируется исполнение устного поручения руководства, при возвращении к документу, ранее считавшемуся исполненным, и в других аналогичных случаях.
Систематизированный массив дополнительных экземпляров РКК на контролируемые документы образует контрольную картотеку канцелярии и контрольные разделы картотек в структурных подразделениях. Справочные картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан имеют самостоятельный контрольный раздел.
Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека (раздел) формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений:
·для карточек на просроченные документы и
·для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок.
РКК располагаются по ячейкам картотеки в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. При большом объеме контролируемых документов и значительном количетсве структурных подразделений контрольная картотека канцелярии для удобства строится по подразделениям или группам корреспондентов, а внутри - по срокам исполнения документов. Часто в картотеке выделяются рубрики на поступившие, отправленные и внутренние документы.
В конце каждого месяца, но не позднее чем за 2-3 дня до его окончания, в основной массив картотеки из дополнительного отделения переставляются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.
Специалистам, занятым исполнением документов, не рекомендуется формировать свои контрольные картотеки, так как сопровождающие этот процесс технические операции отнимают значительное дополнительное время. Планирование работы и самоконтроль более правильно организовывать на основе рациональной систематизации документов в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого может эффективно использоваться подвесное хранение документов в рабочем столе специалиста.
В целях снижения трудоемкости контрольной работы в структурных подразделениях в некрупных учреждениях контроль за исполнением внутренних документов и получением ответа на инициативные отправленные документы следует осуществлять не с помощью РКК, а путем размещения копий документов в специальной папке-регистраторе по срокам исполнения и предполагаемым датам получения ответов.
2. Этап ведения контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. К этим операциям относятся:
·внесение в РКК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста другому;
·устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» РКК;
·составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде);
·регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;
·внесение в РКК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава работающих над документом специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в картотеке;
·выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей и специалистов.
Данные операции выполняются одновременно канцелярией учреждения и секретарями структурных подразделений. Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение.
3. Этап снятия документа с контроля состоит из следующих операций:
·принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения документационной службе;
·внесение отметки об исполнении документа в РКК;
·информирование канцелярии учреждения об исполнении документа, находившегося на централизованном контроле;
·перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;
·подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководителя, сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесенного изменения в плановые и иные документы). Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания подготовленного отправляемого ответного или внутреннего документа.
Операции по снятию документа с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа переносится секретарем из контролируемого документа в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленной отметки об исполнении не допускается. При централизованном контроле исполнения документов в учреждении секретарь направляет оформленную карточку или по телефону сообщает о факте исполнения в канцелярию для снятия документа с контроля.
Освобождающийся после снятия документа с контроля экземпляр РКК должен использоваться для формирования вспомогательного справочного раздела, облегчающего многоаспектный поиск информации об исполненных документах.
4. Этап анализа исполнительской дисциплины делится на операции:
·составление итоговых перечней, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;
·передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения;
·выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.
Документационная служба учреждения и структурных подразделений обязана регулярно вести анализ состояния исполнения документов, Гласное демократическое обсуждение результатов анализа исполнительской дисциплины должно стать важным критерием при определении степени морального и материального поощрения всех работников аппарата управления и действенной преградой на пути бюрократизации управленческого процесса.
Литература
1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.
2.Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.
.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998 - 137 с.
.Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
.Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.
8.Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005 - 336 с.
9.Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
10.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.