Бухгалтерский учет на предприятии и его автоматизация
1. Краткая характеристика ООО «Строймет»
Полное фирменное наименование Общества: общество с
ограниченной ответственностью «Строймет», сокращенное наименование ООО
«Строймет». Офис расположен по адресу: улица Раздольная, дом 35.
Кредо ООО «Строймет» - качественные строительные материалы и
индивидуальный подход к каждому клиенту.
Общество с ограниченной ответственностью «Строймет» является
коммерческой организацией, то есть основной целью деятельности является
извлечение прибыли. Основными видами деятельности является оптовая продажа
стройматериалов.
Бухгалтерский учет на предприятии полностью автоматизирован:
учет заработной платы, основных средств, материалов, учет кассовых и банковских
операций, учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в программе «1С:
Бухгалтерия 7.7.».
. Наличие технических средств обработки
бухгалтерской информации, их показатели качества, наличие локальной сети, ее
структура
Как отмечалось ранее, бухгалтерский учет на предприятии
полностью автоматизирован и ведется в программе «1С: Бухгалтерия 7.7.».
Показатели качества технических средств обработки
бухгалтерской информации.
АРМ 1 (Главный бухгалтер)
Процессор Intel Pentium IV, частота 2400 МГц,
оперативная память 512 МБ РС 3200.
Емкость жесткого диска С - 80 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор Samsung 913N
Принтер лазерный Canon MF3110, скорость печати 15
страниц в минуту.
АРМ 2 (Заместитель главного бухгалтера)
Процессор Intel Celeron, частота 700 МГц, оперативная память 128 МБ РС
100.
Емкость жесткого диска С - 80 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор Benq-17
АРМ 3 (Бухгалтер-кассир)
Процессор Intel Celeron, частота 2666 МГц, оперативная память 256 МБ РС
3200.
Емкость жесткого диска С - 40 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор Acer-15
Принтер лазерный HP 1018, скорость печати 20
страниц в минуту.
АРМ 4 (Менеджер по оптовой торговле)
Процессор AMD Atlon 1700 XP+, частота 1433 МГц, оперативная память 256 МБ РС
133.
Емкость жесткого диска С - 40 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор MAG-15
Принтер лазерный Canon LBP-2900, скорость печати 20
страниц в минуту.
АРМ 5 (Бухгалтер материального стола)
Процессор Intel Celeron, частота 700 МГц, оперативная память 128 МБ РС
100.
Емкость жесткого диска С - 40 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор SAMSUNG
АРМ 6 (Бухгалтер по заработной плате)
Процессор Intel Celeron, частота 700 МГц, оперативная память 128 МБ РС
100.
Емкость жесткого диска С - 40 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор SAMSUNG.
Secretary (Секретарь)
Процессор Intel Celeron, частота 466 МГц, оперативная память 128 МБ РС
100.
Емкость жесткого диска С - 10 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор Sync Master 551s.
Server
Процессор AMD Atlon 64 3800+, частота 1800 МГц, оперативная память 2x1024 МБ РС 3200
Емкость жесткого диска С - 80 ГБ, емкость диска D - 120 ГБ.
Монитор Sync Master 551s.
Обработка бухгалтерских задач в ООО «Строймет» осуществляется
на базе сетевой программы. Сетевая технология основана на организации
многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях компании и
организации информационной связи между ними. Она основана на создании единого
банка данных, и применении различного технического оборудования,
интегрированного в единое целое - сервер. Сервер осуществляет лишь хранение
информации, а все действия, связанные с обработкой данных производятся на рабочих
местах.
3. Изменение функций бухгалтера в связи с
автоматизацией
бухгалтер становится финансовым менеджером, от которого
требуют решения не только рутинных, но и аналитических задач, лежащих в основе
формирования управленческих решений;
знание методологий объективной оценки финансового состояния
предприятия;
умение работать с ценными бумагами;
умение подготавливать технические, программные и другие
средства к решению задач;
реализация процедур тестирования программ и технических
задач;
реализация процедур технического ведения и использования баз
данных;
значение методов адаптации технических и программных средств
к конкретным условиям функционирования экономического объекта;
умение работать в системах телекоммуникаций;
реализация функций конечного пользователя собственно в
процессах решения задач: получение результативной информации, ее
предварительный анализ, защита данных и др.
4. Перечень автоматизированных участков учета
данного экономического объекта
Учет операций по расчетному счету
С расчетного счета производятся, как правило, все денежные
платежи: поставщикам, налоги и взносы в бюджетные и внебюджетные фонды, возврат
кредитов, выдача наличных для выплаты заработной платы.
Для регистрации информации на счетах бухгалтерского учета о
зачислении и списании денежных средств по расчетному счету в программе «1:С
Бухгалтерия» предназначен документ «Выписка».
Учет кассовых операций
Эти операции связаны с приемом, хранением и расходованием
наличных денежных средств.
Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами
в «1:С Бухгалтерия» используется счет 50 «Касса».
Учет основных средств
Основные средства - это часть имущества, используемая в
качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ, оказании
услуг, либо для управления организацией, в течении периода, превышающего 12
месяцев.
Для ведения учета основных средств в «1:С Бухгалтерия»
предназначены документы: поступление основных средств, поступление
оборудования, передача оборудования в монтаж, ввод в эксплуатацию, перемещение,
списание основных средств.
Учет материалов
Материалы относятся к оборотным средствам однократного
использования и входят в состав материально-производственных запасов.
Учет поступления, перемещения, реализации товаров
Под товарами понимается часть материально-производственных
запасов организации, приобретенная или полученная от других юридических и
физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной
обработки.
В программе «1:С Бухгалтерия» синтетический учет собственных
товаров ведется на счете 41 «Товары» в разрезе субсчетов. Аналитический учет
ведется в разрезе номенклатуры (субконто вида «Номенклатура»), комитета
(субконто вида «Контрагенты»), договоров (субконто вида «Основание») в
количественном и стоимостном измерениях.
Для автоматического начисления заработной платы в программе
предназначен документ «Назначение заработной платы» из подменю заработная плата
меню «Документы».
. Используемые программные средства для решения
задач, принципы их выбора, анализ достоинств и недостатков
ООО «Строймет» для ведения, автоматизированного
бухгалтерского учета применяет компьютерную бухгалтерскую программу «1С:
Бухгалтерия» 7.7.
Данная программа является универсальной системой для
автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать системы
учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных
типов деятельности.
«1С: Бухгалтерия» - это программа, в которой очень удобно
работать как бухгалтеру, так и руководителю. Программа ориентирована на
привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. В удобной
форме составлено меню программы, содержится линейка пиктограмм, с помощью
которой можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, возможен
пересчет остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов
за любой интервал времени. Имеется возможность формирования и печати всех
необходимых первичных документов. Обеспечивается ведение учета в валюте,
хранения курсов валют и автоматическая их переоценка.
. Технология решения задач на произвольно
выбранном участке учета в разрезе этапов реализации технологического процесса
(начального, подготовительного, основного)
Подготовительный этап выполняется при
внедрении проекта. Осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о
руководстве, главном бухгалтере.
Рис. 1
Рис. 2
Выполняется подготовка технических, программных,
информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана
счетов (их добавление, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения
аналитического учета), ввод остатков, установка расчетного периода.
Начальный этап выполняется периодически
по мере ввода в программу переменных данных с различных первичных документов.
Производится через функцию «Журнал операций».
Для автоматического оформления операций по поступлению
наличных денежных средств в кассу организации в «1С: Бухгалтерии» предназначен
документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 1).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций,
приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для
принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом работают дважды:
сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем в конце рабочего дня
или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят.
В ООО «Строймет» одна единица выполняет функции, как
бухгалтера, так и кассира, поэтому первичные документы проводятся
непосредственно в момент выписки.
Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная
форма документа.
Рис. 3
Рис. 4
После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на
кнопку «Печать», проверить правильность составления первичного документа и
распечатать его.
При проведении документа автоматически формируется операция с
проводкой по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета, выбранного в форме
документа.
Для автоматического оформления операций по выдаче наличных
денежных средств из кассы организации в «1С: Бухгалтерия» предназначен документ
«Расходный кассовый ордер».
Для выписки расходного кассового ордера заполняется экранная
форма документа.
При проведении документа автоматически формируется операция с
проводкой по кредиту счета 50 «Касса» и дебиту счета, выбранного в форме
документа.
Основной этап завершается режимом
«Отчетность». На данном этапе происходит формирование выходных форм.
Все поступления и выдачи наличных денег ООО «Строймет»
учитываются в кассовой книге. Для ее составления, а также для составления
отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга».
Для составления отчета следует выбрать пункт «Кассовая книга»
в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период, за который
необходимо сформировать отчет. Кроме того, кассовую книгу можно сформировать из
журнала кассовых документов по кнопке «Кассовая книга».
При выводе на печать кассовая книга распечатывается на двух
листах 1-Отчет кассира (подшивается вместе с первичным документами) 2 -
Вкладной лист кассовой книги (подшивается за месяц).
Компьютерная бухгалтерская программа 1С «Бухгалтерия», версия
7.7, позволяет формировать карточки и анализ по счетам учета денежных средств.
Карточка счета формируется путем выбора пункта «Карточка
счета» меню «Отчеты» главного меню программы.
После заполнения формы необходимо нажать кнопку
«Сформировать» и сформировать отчет.
По аналогичной схеме формируются: жунал-ордер (ведомость) по
счету, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и Главная книга.
Программа 1С «Бухгалтерия» 7.7 позволяет осуществлять
оперативный контроль за ведением кассовой дисциплины, а также составление
бухгалтерской отчетности в автоматизированной форме.
. Информационные связи, реализуемые внутри
бухгалтерии экономического объекта, внешние связи
бухгалтерский технический локальный сеть
В ООО «Строймет» используется распределенная база данных. Она
представляет собой разнесенные по различным каталогам - сегментам базы.
Логическая организация базы, при этом, остается централизованной.
Внешние связи: интернет, электронная почта.
Электронная почта облегчает общение и обмен данными между
пользователями по телефонной сети. К ее преимуществам относятся: оптимальное
использование рабочего времени как отправителя, так и получателя информации,
передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, постоянный
доступ к электронному почтовому ящику.
С помощью интернета организация управляет средствами на своем
счету в банке («Клиент банк»), ищет информацию в различных сайтах.
Интернет подключен с помощью модема ADCL Router DSL 500-T D-Link. Его преимущества:
1. высокая скорость при подключении и скачивании;
2. удобный многопользовательский режим с минимальной
потерей скорости;
3. свободная телефонная линия при постоянном
подключении;
4. Более широкие возможности для использования VPN (виртуальной частной
сети) - используется для работы удаленных офисов (автозаправочных станций) с
базами данных головного офиса.