Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

1.1 Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники, выполняющие свои функции за пределами организации. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством. Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы.

Организации могут выдавать под отчет деньги на:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы): ОС и МПЗ; канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы, связанные с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле и т.п.

2. Представительские расходы.

. Командировочные расходы: расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, расходы на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы по оплате услуг связи, расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Выдача на хозяйственные нужды производится материально ответственным лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Список лиц, имеющих право на получение указанного аванса, утверждается приказом руководителя.

Выдача на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя организации. Служебной командировкой является поездка работника, по распоряжению руководителя организации, в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Срок командировки устанавливается руководителем, фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру. Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации. Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

С 2012 года вступило новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, которое внесло изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с п. 4.4. Положения, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст. 137 ТК РФ. Следует обратить внимание на то, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки: проверки авансового отчета бухгалтерией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами. Во первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых - нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих - не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет». Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06. №36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации». При этом ЦБ ссылается на «Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993. №40, который утратил силу отмечая, что согласно п. 10, п. 11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами. Но, учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных, такая позиция банков представляется не последовательной. При этом, согласно п. 2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004. №266-П: «Клиент - юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

Оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.

Иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы. Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.

. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.

. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет». Форма данного документа (№АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и предоставляется для последующей обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы. В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним. Такими документами могут быть: товарный чек, кассовый чек, товарная накладная, счет-фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов), акт выполненных работ (оказанных услуг), командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование подотчетных сумм, наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе - проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета. В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются. После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем организации. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода - возвращаются сотруднику.

Пример заполнения авансового отчета представлен в Приложении 1.

В соответствии со ст. 252 НК, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы. При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

чек контрольно-кассовой техники;

слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

. Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов. В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут / квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут / квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

. Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений п. 18 Положения.

Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке). Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм. Указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

1.2 Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета. При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, предназначен активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

по дебету этого счета отражаются суммы, выданные под отчет, а также суммы, выданные в возмещение перерасхода, в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов;

по кредиту - суммы, израсходованные подотчетными лицами в соответствии с утвержденным авансовым отчетом, а также суммы неиспользованных авансов.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. На основании авансовых отчетов бухгалтер делает проводки:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств) - выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.

Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов), Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей), Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.

Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов), Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Аналитический учет по счету 71 ведется в журнале-ордере №7 по каждой сумме, выданной под отчет. До записи итогов журнала-ордера. №7в Главную книгу их сверяют с записями по корреспондирующим счетам в других учетных регистрах. Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме №4 и строка бухгалтерского баланса «прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев», журнал-ордер №7 и другие регистры учета по счету 71.

1.3 Налоговые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и / или реализацией готовой продукции (работ, услуг). Так, для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы: на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения; суточные или полевое довольствие; на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.). Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения прибыли.

По статье «наем жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на, обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Не облагаются налогом на доходы физических лиц, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в соответствии с законодательством РФ.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюджетом при соблюдении определенных условий. При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур. При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по НДС»). В общем случае расходы по учету командировочных расходов на территории РФ отражаются следующими проводками:

Содержание хозяйственных операцийКорреспондирующие счетаДебетКредитВыдан работнику в подотчет аванс на командировочные цели7150На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы на продажу) без учета НДС20, 25, 26. (44)71Отражена сумма НДС от стоимости произведенных расходов на проживание и проезд1971Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание19-110Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчетной суммы5071

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.1 Цель и задачи аудита расчётов с подотчетными лицами

Цель аудита расчётов с подотчетными лицами - сформировать мнение о достоверности показателей бухгалтерской отчётности аудируемого лица, отражающих соответствие порядка ведения бухгалтерского учёта действующему законодательству РФ.

Данная цель определяется федеральным стандартом №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности».

Основными задачами аудита являются:

Проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

Оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:

. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

Авансовые отчеты;

Командировочные удостоверения;

Журнал учета работников, выбывающих в командировки;

Журнал учета работников, прибывающих в командировки;

Инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте.

. Прочие документы и учетные регистры:

Приказы на направление работников в командировки;

Первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки и др.);

Приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

Приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

Договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;

Акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

Контракты с иностранными партнерами, договоры;

Письма-приглашения;

Учетная политика организации (в части порядка выдачи использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);

Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?

Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?

Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

Рисунок 1 - Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

2.2 Порядок проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

) Проверка расходов на командировки.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами.

В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8.02.2002. №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

) Проверка представительских расходов. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским. Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Анализ приведенных нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:

данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);

указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);

цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;

представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).

К представительским относятся расходы (п. 2 ст. 264 НК РФ):

на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

на буфетное обслуживание во время переговоров;

на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные (неперечисленные) расходы (например, оплата проезда железнодорожным или авиационным транспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы), по мнению автора, не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, а значит, не должны учитываться при налогообложении прибыли.

) Проверка хозяйственных расходов. Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, п. 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными.

) Сверка данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами и остатками по счетам синтетического учета. При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 синтетического учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

) Сверка данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными бухгалтерской отчетности. Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;

соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

) Обобщение результатов и анализ ошибок, выявленных в ходе аудита. Ошибки, обнаруженные в процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:

на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);

на правильность определения финансовых результатов;

на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;

на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.

Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности.

При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

2.3 Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами

подотчетный лицо аудиторский суточный

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

. Общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита.

. Аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения. Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.

План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании Плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности. Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.

Заключение

Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т.е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания). Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.

С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц и командировочные расходы.

Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Для учета взаимоотношений организации со своими работниками, связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет, объектами которого являются работники - подотчетные лица.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Список источников

1.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 03.12.2012) // СЗ РФ от 07.08.2000. - №32. - Ст. 3340.

2.Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // СЗ РФ от 12.12.2011. - №50. - ст. 7344.

.Федеральный закон от 30.12.08 г. 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (ред. от 21.11.2011) // СЗ РФ от 05.01.2009. - №1. - ст. 15.

.Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // Экономика и жизнь. - 2000. - №46.

.Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 №373-П (утв. Банком России 12.10.2011 №373-П) // Вестник Банка России от 30.11.2011. - №66.

.Агеева Ю.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера / Ю.Б. Агеева, А.Б. Агеева. - М.: Бератор, 2005. - 127 с.

.Анненкова Е. Расчеты с подотчетными лицами в 2012 году / Е. Анненкова // Главбух. - 2012. - №6.

.Аудит: конспект лекций / Сост. Н.В. Зубкова. - Воронеж: АОНО ВПО «ИММиФ», 2009. - 68 с.

.Кочинев Ю.Ю. Аудит. Теория и практика / Ю.Ю. Кочинев. - СПб.: Питер, 2010. - 448 с.

.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с.

.Шеремет А.Д. Аудит: Учебник / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 352 с.