Роль систематики в познании организации
Роль
систематики в познании организации
Ведение
Организационные процессы пронизывают все виды
деятельности человека в экономической, социальной, политической, духовной,
идеологической, семейно-бытовой и других сферах. Острые и хронические болезни
социальной системы, локальные и глобальные кризисы, возрастающая борьба за
природные ресурсы, конкуренция из-за рынков сбыта, безработица, обнищание все
большей части населения планеты - все это заставляет рассматривать
организационную науку как востребованную самим процессом развития человечества,
а организационные задачи - как наиважнейшие.
Необходимость обобщения организационного опыта и
создания теоретических основ организации осознавалась российскими экономистами
еще в начале прошлого века, подтверждением этому служат работы А.А. Богданова,
С.Н. Булгакова, В.П. Воронцова, А.В. Чаянова, Н.Д. Кондратьева, М.И.
Туган-Барановского и др. Да и сама революция 1917 г. была совершена под
лозунгом смены одной формы организации общества на другую.
Организационные формы управления всегда были
уязвимым звеном в цепи экономического развития России. Во главу организации
хозяйства страны никогда не ставились интересы и цели простых людей, на которых
и основывается любая социальная система. Не отсутствие ресурсов, талантов,
работоспособности у наших людей, а безграмотность управляющих, незнание и
непонимание законов и принципов развития сложных систем плюс острый дефицит
чести и совести в недрах управляющей подсистемы являются основными причинами
перманентного системного кризиса в нашей стране.
Государство и народ (управляющая и управляемая
подсистемы) на протяжении тысячелетней истории России не доверяют друг другу,
создавая тем самым питательную среду для постоянного расстройства и
неустойчивости экономической системы. Управляющая подсистема (государственные
чиновники, номенклатура) не пыталась и не пытается разобраться в
основополагающем вопросе - вопросе согласования целей системы с целями своих
элементов - в причинах устойчивости и неустойчивости, в тенденциях поведения
системы на разных этапах ее жизненного цикла. Даже те системные свойства,
которые лежат на поверхности (нам их ежечасно демонстрируют природные системы),
такие, как принцип разнообразия, принцип целеполагания, принцип иерархии,
принцип эмерджентности или синергизма, принцип коэволюции систем и т.д., упорно
игнорируются лидерами управляющей подсистемы. Наша отечественная история
поставляет нам другие факты: взамен принципа разнообразия - принцип
единомыслия, вместо системного мышления - «новое мышление», вместо «ассоциации
свободных и равных производителей» - капитализм для узкого, избранного круга не
лучших представителей общества.
Экономика XXI
в. все больше отходит от экономики, движимой капиталом, все заметнее ее переход
к экономике, основанной на системных знаниях, на понимании элементами системы
своего места и роли в макросистеме. Современный организационный опыт
свидетельствует, что среди ресурсов макросистемы важнейшее значение приобретает
интеллектуальный ресурс человечества, от которого зависит выработка целей
будущего развития.
Весь XX
в. и начало XXI в. можно
характеризовать как время постоянного нарастания комплексных проблем, требующих
для своего разрешения не только все большей информации, но и новых методов и
форм организации. Теория организации базируется, с одной стороны, на
достижениях фундаментальных и прикладных наук, с другой - на повседневной
практике организационной деятельности человека. Теория организации мыслится как
наука об организации организаций.
Главный постулат «Теории организации» - это
постулат о закономерности развития: организационные системы развиваются по
объективно существующим законам. Эти законы познаваемы, они могут быть выявлены
и целенаправленно использованы при определении тенденций развития
систем-организаций, а также при решении практических задач создания,
проектирования, функционирования и ликвидации организаций.
Одним из базовых понятий в «Теории организации»
является понятие системы. По мере усложнения типов производств усложняются и
отношения во всех сферах человеческой деятельности. Возникают задачи, решение
которых невозможно без использования понятия комплексного системного подхода.
Системное мышление - не дело свободного выбора, а производственная
необходимость. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие
целостности объекта, на выявление многообразных типов связей в нем и сведение
их в единую теоретическую картину. Таким образом, данная работа будет посвящена
исследованию системного и антисистемного подходов к организации.
системный подход организация
Системный подход в теории
организации. Эволюция
понятия
«система»
Одним из базовых понятий в «Теории организации»
является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется
в других отраслях знаний. Понятие системы имеет длительную историю. Еще в
античности был сформулирован тезис о том, что целое больше суммы его частей.
Стоики истолковывали систему как мировой порядок. Платон и Аристотель большое
внимание уделили особенностям системы знания и системе элементов (основных
качеств и свойств) мироздания. Понятие системы органически связано с понятиями
целостности, элемента, подсистемы, связи, отношения, структуры, иерархии,
многоуровневости и др. Термин используется, когда хотят охарактеризовать
сложный объект как единое целое. Обычно система определяется как совокупность
элементов (объектов), объединенных некоторой формой регулярного взаимодействия
или взаимозависимости для выполнения заданной функции. В понятие «система» на
разных этапах ее рассмотрения можно вкладывать разное содержание, говорить о
системе как бы в разных ее формах, в зависимости от задачи, которую ставит
перед собой исследователь. В философском словаре: система - совокупность
элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих некоторое
целостное единство. Согласно общей теории систем:
Система - это реальная или мыслимая совокупность
частей (элементов, сущностей), целостные свойства которой определяются связями
(отношениями, взаимодействиями) между частями.
Система - это ограниченное множество
взаимодействующих элементов.
Физиолог П.К. Анохин в известной работе «Теория
функциональной системы» (1970 г.) привел 12 формулировок понятия системы разных
авторов. В учебнике В.Н. Волковой и А.А. Денисова «Основы теории систем и
системного анализа» (1999 г.) авторы говорят уже о 30 определениях понятия
«система». Сейчас таких формулировок можно было бы собрать в несколько раз
больше.
Определение системы постоянно эволюционировало.
Л. фон Берталанфи - определил систему как «комплекс взаимодействующих
компонентов» или как «совокупность элементов, находящихся в определенных
отношениях друг с другом и со средой». В Большой Советской Энциклопедии
«система - объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов,
явлений, а также знаний о природе и обществе». Позднее в определение «система»
вводится понятие цели: в трактовке Анохина «системой можно назвать только такой
комплекс избирательно вовлеченных компонентов, взаимодействие и взаимоотношение
которых приобретает характер взаимосодействия компонентов для получения
фокусированного полезного результата». Подчеркнув, что «взаимодействие
компонентов» является общим для всех формулировок, Анохин аргументирует
недостаточность самого по себе взаимодействия для любого системного процесса.
Он аргументирует ключевое значение результата (цели) деятельности, направленно
ограничивающего множество произвольных взаимодействий. Таким образом, в
определение системы вносится «цель».
Ю.И. Черняк, объектом исследования которого были
экономические системы, вводит в определение системы наблюдателя. «Система есть
отражение в сознании субъекта (исследователя, наблюдателя) свойств объектов и
их отношений» решении задачи исследования, познания». Позднее, он же: «Система
есть отображение на языке наблюдателя (исследователя, конструктора) объектов,
отношений и их свойств решении задачи исследования, познания». Таким образом,
сопоставляя эволюцию определения системы следует отметить, что вначале в
определении появляются «элементы и связи», затем - «цель», затем - «наблюдатель».
В экономических системах, если не определить наблюдателя (лицо, принимающее
решение, т.е. ЛПР), то можно не достичь цели, ради которой создается система.
С некоторой условностью все понятия «системы»
можно поделить на три группы:
1. Определения, принадлежащие к первой
группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между
ними, которые существуют объективно, независимо от наблюдателя. Задача
наблюдателя - выделить эту систему из окружающей среды, т.е., как минимум,
определить ее входы и выходы, а как максимум, подвергнуть анализу ее структуру,
выяснить механизм функционирования ее элементов, связи, и воздействовать на нее
в нужном направлении. В таком понимании система - объект исследования и
управления.
2. Определения второй группы рассматривают
систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель,
имея перед собой цель, конструирует систему как некоторое абстрактное
отображение реальных объектов. При этом абстрактная система понимается как
совокупность взаимосвязанных переменных, представляющих те или иные свойства,
характеристики элементов, объектов, которые рассматриваются в данной системе. В
этой трактовке понятие системы смыкается с понятием модели. Говоря о синтезе
системы, имеют в виду ее макромодель, анализ же совпадает с микромоделированием
ее отдельных элементов и процессов.
. Третья группа определений представляет
компромисс между двумя первыми. Система здесь - искусственно создаваемый
комплекс элементов (людей, процедур, технологий, научных теорий и т.д.),
предназначенный для решения сложной организационной, технической, экономической
задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды,
но и создает, синтезирует ее.
Система, с одной стороны, является реальным
объектом и одновременно - абстрактным отображением связей действительности,
моделью. Однако во всех трех группах определений термин «систему» включает в
себя понятие о целом, состоящем из взаимосвязанных, взаимодействующих,
взаимозависимых частей. Причем свойства этих частей зависят от системы в целом
и, наоборот, свойства системы - от свойств, входящих в нее частей. Во всех
случаях имеется в виду наличие среды, в которой система существует и
функционирует. Для исследуемой системы среда может рассматриваться как надсистема,
соответственно ее части - как подсистемы. Более полное определение, включающее
элементы и связи, и цель, и наблюдателя, а иногда и язык отображения системы,
помогают более конкретно сформулировать проблему, определить задачи, наметить
основные этапы системного исследования. Однако во всех этих определениях не
упомянуто очень важное свойство систем, которое будет нас интересовать.
Поэтому придется ввести дополнение. Системой
условимся называть такое сочетание элементов, которое в совокупности приобретает
новое качество: у элементов этого качества не было, а у системы оно появляется.
"Мозг человека состоит из нейронов, которые сами, введение в теорию
организации по себе не способны к какому-либо разумному действию. Но в своей
совокупности они рождают некое системное свойство, присущее этой совокупности,
которое мы называем мышлением. Его изучение не сводится к изучению свойств
отдельных нейронов, - это действительно системное свойство совокупности
нейронов. Другими словами, система обладает особыми системными свойствами.
Изучение свойств кооперативных взаимодействий представляется важнейшим
направлением современной науки. На примере мозга мы рассмотрели эффект
кооперативности элементов материальной системы. Но и в абстрактных системах,
которые полностью конструируются человеком, это системное свойство ярко
проявляется. Так, если мы возьмем просто набор слов: «мира», «у», «два»,
«есть», «человека», «нас», «один», «который», «творил», «от», «мы», «века»,
«другой», «по», «наших», «мере», «сил», то вряд ли нам удастся выделить в нем
какой-то смысл. Этот набор слов-элементов не будет системой в нашем понимании.
А теперь расставим слова в определенном порядке и получим известное
четверостишие из стихотворения Н. Заболоцкого.
Слова те же, но в такой их расстановке, в такой
их связи появилось новое качество - смысл. Теперь они образуют систему. Само
определение системы показывает нам одно из ее основных свойств: она состоит из
элементов. Эти элементы принято называть подсистемами. В приведенных строках
подсистемами являются слова. Но каждое из этих слов мы вправе считать
самостоятельной системой. И тогда подсистемами слова будут буквы. По отношению
же к процитированным строкам буквы будут под-подсистемами. Еще одно важное
свойство систем заключается в том, что любая из них сама является частью
какой-то, еще большей, системы. То же четверостишие является частью всего
стихотворения. Стихотворение будет для этой цитаты подсистемой. Для слова
надсистемой была бы фраза, для буквы надсистемой является слово. А фраза для
буквы будет уже над-надсистемой, а стихотворение для буквы будет
над-надсистемой. Такая многоэтажная структура носит название иерархии систем.
Каждый «этаж» этой иерархии называют рангом систем. В нашем примере мы
рассмотрели ранг стихотворения, ранг процитированного четверостишия, ранг слова
и ранг буквы. Если бы понадобилось, то мы могли бы заметить, что
процитированный отрывок состоит из четырех крупных подсистем - четырех фраз,
т.е. выделили бы еще один ранг. В другом случае можно было бы отметить, что для
букв может быть надсистемой слог, и только потом - слово, и т.д. Функции рангов
не совпадают между собой. Таким образом, одно из важнейших понятий в теории
систем - функция. Система приобретает свойство делать нечто, чего элементы
делать не умели. Вот это и есть функция системы. Функция - это то, что система
делает, то, ради чего она создана: буква создана, чтобы обозначать определенный
звук - это функция буквы; автомобиль создан для того, чтобы перевозить - это
его функция; министерство финансов создано для координации и контроля за
денежными потоками и т.д.
Откуда же берутся функции систем? Кто задает
системе функцию?
Функцию системы определяют ее надсистемы.
Кроме умения увидеть вертикальную составляющую
системы (подсистемы, надсистемы), необходимо предвидеть и ее горизонтальную
составляющую. Это линия времени, линия жизни системы. У каждой системы, на
каждом ранге было свое прошлое и «есть» свое будущее. Опять-таки, это может
быть видоизменение самой системы, а может быть смена функции. Многие процессы развития,
происходящие в природе, в биологических, технических, социальных системах
описываются внешне похожими кривыми, получившими название S-образных
кривых. Системы не вечны: они возникают, переживают периоды становления,
расцвета, упадка и, наконец, сменяются другими системами. Типичная история
жизни системы показана на рисунке, где на оси абсцисс отложено время, а на оси
ординат - один из главных показателей системы, в нашем случае - количество
выпускаемого товара Q.
Рис. Типичная кривая развития системы во времени
Возникнув, новая система не сразу начинает
массовый выпуск товаров: идет период «обрастания» системы необходимыми
элементами, позволяющими реализовать главную функцию системы. Система
эффективно развивается, ассимилируя множество усовершенствований как в
технологии, так и в организации. С какого-то момента темпы развития
замедляются. Обычно это происходит после возникновения и обострения
противоречий между данной системой и другими системами или надсистемой (внешней
средой). Некоторое время система продолжает развиваться, но темпы развития
падают, следует исчерпание всех ресурсов, питающих развитие системы: старение
технических принципов изделия, потеря потребителей и пр. В дальнейшем система
может находиться долгое время без изменений (зона стабилизации) или быстро
регрессирует. На смену системе А приходит система В.
Таким образом, линия времени так же
«предопределена», как и вертикальная иерархическая линия. Будущие системы на
ней уже «есть», но не в материальном виде, а в виде закономерностей развития
данного типа систем. Эти закономерности имманентны, т.е. присущи системам самим
по себе. Они не зависят от воли отдельного человека. Но вполне поддаются
изучению и могут сознательно применяться для развития этих систем. Человек
свободен создавать, развивать или менять системы, но выживут только те из них,
которые согласуются с определенными закономерностями, присущими развитию
систем. Все организации являются системами. В курсе «Теория организации»
объектом изучения являются организационные системы, в которых главными
элементами являются люди, а важнейшими отношениями выступают социальные и
экономические. Независимо от целей организации - производственных,
экономических, образовательных, политических, медицинских - все они относятся к
классу организационных систем и имеют все признаки открытой, динамической
системы. Организационная система - это целостное образование направленного
действия, состоящее из организационно взаимосвязанных элементов (людей,
коллективов) и обладающее функцией.
В середине XX
в. большое значение для понимания поведения больших, сложных систем приобрели
кибернетика, системный подход и системный анализ. Они быстро получили широкий
спектр практических приложений в различных областях знания.
Системный подход к организации
Весь XX
в. можно охарактеризовать как век постоянного нарастания комплексных проблем,
требующих для своего разрешения все больше информации и участия специалистов
различных областей знаний. Все острее ощущается потребность в специалистах
«широкого профиля», обладающих знаниями не только о «своей системе», но и о
надсистемах, и в смежных областях знания, умеющих эти знания обобщать. По мере
усложнения типов производств усложняются и отношения во всех сферах
человеческой деятельности. Возникают задачи, решение которых невозможно без
использования понятия комплексного системного подхода.
Для обобщения дисциплин, связанных с
исследованием и проектированием сложных социальных систем чаще используется
термин «системные исследования» или «системный подход». В настоящее время
системный подход используется и подвергается осмыслению философами, биологами,
кибернетиками, физиками, инженерами, экономистами и другими специалистами.
Системный подход вошел в современную теорию организации управления как особо
востребованная методология научного анализа и мышления. Способность к
системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю,
менеджеру. Системное мышление - не дело свободного выбора, а производственная
необходимость. К сожалению, мышление человека несистемно: люди не успели в
процессе эволюции выработать системное видение мира. Наше воображение создает
усеченный образ объекта, который требуется изучить, исследовать с целью
изменения или усовершенствования объекта. Г.С. Альтшулер в книге «Найти идею»
пишет: «Если в задаче сказано «дерево», человек видит именно дерево. Начинается
перебор вариантов. Дерево становится то больше, то меньше... Ответ не найден,
задача признана неразрешимой. Это обычное мышление. Системное мышление зажигает
одновременно, ""как минимум, три экрана: видны надсистема (группа
деревьев), система (дерево) и подсистема (лист). Это минимальная схема. Для
решения системных задач требуется включить и другие экраны, которые помогут
посмотреть на систему в развитии, во времени. «Девять (минимум девять!) экранов
системно и динамично отражают системный и динамичный мир». Рассмотрим пример
задачи из книги Г. Альтшулера с использованием многоэкранной схемы системного
мышления.
Цель системного подхода,- опираясь на изучение
объективных закономерностей развития систем, дать правила организации мышления
по многоэкранной схеме.
Системный подход ориентирует исследователя на
раскрытие целостности объекта, на выявление многообразных типов связей в нем и
сведение их в единую теоретическую картину. В настоящее время под системным
подходом понимают направление методологии научного познания и социальной
практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем.
Соответственно, суть системного подхода в теории организации заключается в
представлении об организации как о системе. Кроме этого системный подход
представляет любую систему как подсистему: над любой системой есть надсистема,
которая находится на более высоком уровне иерархии систем. Системный подход
представляет собой определенный этап в развитии методов познания, методов
исследования и конструирования, способов описания и объяснения природных или
искусственно создаваемых объектов. Наиболее широкое применение системный подход
находит при исследовании сложных развивающихся объектов - многоуровневых
иерархий, как правило, самоорганизующихся биологических, психологических,
социальных, экономических и других систем, одним словом, - организаций.
На основании вышеизложенного сформулируем
определение системного подхода.
Системный подход - это методологическое
направление в науке, основная задача которого состоит в разработке методов
исследования и конструирования сложноорганизованных объектов - систем разных
типов и классов.
Можно встретить двоякое понимание системного
подхода:
· с одной стороны, это рассмотрение,
анализ существующих систем,
· с другой - создание,
конструирование, синтез систем для достижения целей.
Применительно к экономическим организациям чаще
всего под системным подходом понимают комплексное изучение объекта как единого
целого с позиций системного анализа. Таким образом, системный подход шире
системного анализа, системный подход - это направление, методология, которая
немыслима без системного анализа.
Действительно, на практике системный подход
реализуется чаще всего в виде системного анализа. Системный анализ используется
как один из важнейших методов в системном подходе, как эффективное средство
решения сложных, обычно недостаточно четко сформулированных проблем.
Соответственно системный анализ сводится к уточнению проблемы и ее
структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических
методов, нахождению критериев их решения, детализации целей. Системный анализ
можно считать дальнейшим развитием идей кибернетики: он исследует общие закономерности,
относящиеся к сложным системам, которые изучаются любой наукой.
Системный анализ - совокупность методов и
средств исследования и конструирования сложных объектов, прежде всего методов
обоснования решений при создании и управлении техническими, экономическими и
социальными системами.
Применительно к социальным системам системный
анализ используется как один из важнейших методов системного управления
организацией.
Системный анализ возник в 60-х гг. XX
в. как результат развития исследования операций и системотехники. Он
применяется главным образом к исследованию искусственных (возникших при участии
человека) систем, причем в таких системах важная роль принадлежит деятельности
человека. Согласно принципам системного анализа возникающая перед обществом та
или иная сложная проблема (прежде всего проблема управления) должна быть
рассмотрена в целостном контексте - как система во взаимодействии всех ее
компонентов, чаще всего как организация компонентов, имеющая общую цель. Однако
реальные материальные системы архисложны, и поэтому для целей системного
анализа используются модели, отражающие свойства реальной системы в
определенном приближении, т.е. в процессе системного анализа необходимо
построить объяснительную модель, более или менее отражающую реальную систему.
Построение и развитие объяснительных моделей
начинается со сбора информации и анализа разрозненных фактов, позволяющих
сделать определенные обобщения и выявить эмпирические закономерности. Далее
переходят к определению механизмов, реализующих эти закономерности. Можно
утверждать: если существует какая-то подтвержденная фактами закономерность, то
существуют и механизмы, обеспечивающие проявление этой закономерности. Познание
этих механизмов может помочь объяснить и предвидеть поведение системы. В конце
концов задача любой науки и есть предвидение.
Важной особенностью системного анализа является
единство используемых в нем формализованных и неформализованных средств и
методов исследования. При формальном рассмотрении организаций как неких системных
единиц используют несложные вспомогательные концепции «черных ящиков» и «белых
ящиков».
Черный ящик (blackbax)
- понятие кибернетики, с помощью которого пытаются справиться с трудностями при
изучении сложных систем. Представление системы в виде черного ящика означает,
что при настоящем уровне знаний мы не можем проникнуть вглубь данной системы
(или подсистемы) и разобраться, каковы внутренние закономерности, преобразующие
ее входы и выходы. Однако мы можем изучать поведение этих входов и выходов,
т.е. зависимость изменений на выходе от изменений на входе. Многократный учет
позволяет открыть закономерность между поведением входов и выходов и предвидеть
поведение системы в будущем, а значит, управлять ею. Хотя метод «черного ящика»
имеет прогностическое значение, он не позволяет вывести конструктивные
рекомендации о том, какие необходимы изменения в системе для того, чтобы она
лучше функционировала с позиций достижения целей. Иногда, если известен закон
преобразования, связь между входом и выходом можно представить в аналитической
форме. Таким образом, «черный ящик» - это объект, который воспринимает входные
сигналы и генерирует выходные сигналы, предварительно ассоциируя их с входом по
некоторому закону.
Нахождение объяснительных механизмов поведения
системы при воздействиях помогает выявить новые закономерности, открыть новые,
ранее неизвестные факты.
Представим себе, что мы изучаем принцип работы
некоторой неизвестной электрической схемы. Подаем сигналы на ее входы,
определяем, как меняются токи и напряжения на выходах, т.е. выявляем некоторые
закономерности функционирования, опираясь на известные в электротехнике законы,
пытаемся понять, что за схема скрыта в «ящике». Строим модель предполагаемой
схемы и проверяем, совпадает ли ее реакция с реакциями «черного ящика». Чем
больше совпадений, тем ближе к реальной схеме. Успехи в анализе и
конструировании систем могут быть условно представлены как постепенное
замещение «черных ящиков» «белыми ящиками».
Белый ящик - это система, состоящая из известных
компонентов, соединенных известным образом и преобразующих сигналы по известным
алгоритмам или законам.
Следует о модели, с помощью которой можно
исследовать свойства и поведение системы.
Представления, которые складываются у нас о тех
или иных системах, условно можно называть моделями. Все мышление человека - по
сути моделирование на основании имеющейся информации, и другого способа мыслить
у человечества пока нет. Любое представление об объекте (системе), любое
обобщение имеет свою область применимости. И в рамках этой области применимости
оно будет совершенно правильным, а за пределами - вполне может оказаться
неверным. Многие наши проблемы возникают не потому, что мы пользовались
неправильной моделью, а потому, что мы ее применяли не там, где она может
работать. С построением мысленных моделей окружающего связана еще одна
интересная вещь. Уже давно было замечено, что одно и то же явление можно
описать по-разному, построить разные модели, но ни одна из них не будет
исчерпывающей.
Единственно правильной модели в принципе не
может быть. В разных случаях удобными могут оказаться разные модели одного и
того же явления, в зависимости or
задачи исследования. Системное мышление требует нового взгляда на модели: не
может быть отображена реальность (сложная система) единственно правильной
моделью системы. В нашем сознании вполне могут сосуществовать и сотрудничать
разные, даже взаимоисключающие модели. И в разных случаях, в разных ситуациях
мы сможем применять ту модель, какая лучше будет отражать данное явление в
данном случае.
Время «одной, но правильной» модели безвозвратно
уходит в прошлое. Слишком много вреда человечеству стало приносить стремление
любой ценой к единственной модели - «истине». Системный анализ учит не
противопоставлять модели, а объединять их, пользуясь по любому поводу теми,
которые в данном случае, в данной области применимости удобнее, легко
переходить с одной модели на другую. Короче говоря, учиться полимодельному
мышлению.
Итак, в рамках приведенных определений системный
подход и системный анализ выступают в качестве методологии исследования сложных
объектов посредством представления их в качестве систем, моделирования этих
систем и их анализа. Именно системный анализ позволяет выявить условия,
приводящие к наилучшим результатам функционирования и оптимизации системы. При
этом любой объект рассматривается не только как неразделимое, единое целое, но
и как система взаимосвязанных составных элементов, их свойств и качеств.
Соответственно системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее
структуризации в набор задач, решаемых с помощью экономико-математических
методов, детализации целей, нахождению критериев оптимизации, конструированию
эффективной организации для достижения целей.
Структура и функционирование
организации с позиций системного подхода
Социальная организация как система
Объектом нашего изучения являются
организационные системы, т.е. системы, которым присуща функция управления
(сознательная, целенаправленная деятельность) и в которых главными элементами
являются люди.
Любая система, в набор элементов которой входит
человек, называется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, организацию
следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими
отношениями в них выступают социальные и экономические.
Говоря о социальной системе, будем представлять
ее как динамическую систему, т.е. систему, изменяющуюся во времени. Как
правило, это нелинейные системы, с нелинейными взаимодействиями и нелинейными
законами развития, для которых имеет смысл использование понятия «траектория
развития».
Происходящие изменения в системе накапливаются,
в результате система теряет стабильность и переходит на другую траекторию и
развивается дальше в других границах стабильности. Такую потерю стабильности в
теории систем называют бифуркацией, а момент перелома траектории, или перехода,
называют точкой бифуркации. Исходя из внешних и внутренних условий, конкретная
система может проходить несколько состояний бифуркации, что в к4нце концов
определит траекторию ее жизненного цикла. Несколько вариантов возможных
траекторий развития некой сложной системы представлены на рисунке.
Рисунок. Множество возможных аттракторов и
фактическая траектория развития системы: Q
- один из основных параметров, характеризующих развитие системы; 1-6 -
возможные траектории развития системы; А, Б - возможные варианты фактического
развития системы
Рассмотрим вариант А. сходя из совокупности
внешних и внутренних условий на момент зарождения системы, начало ее развития
идет по траектории 5, но очень быстро происходят изменения каких-то важных
параметров для ее развития во внешней или внутренней среде. Система вынуждена
перейти на ближайшую к ней траекторию 4, соответствующую новым условиям.
Какое-то время система более или менее стабильно развивается, но изменения,
происходящие во внешней среде (например, товар или услуги, которые производит
эта бизнес-система, перестают удовлетворять потребителя, или цены на сырье
подскочили в несколько раз и т.п.), так быстро накапливаются, что управляющая
подсистема не успевает принять своевременные, эффективные решения и
бизнес-система скатывается вниз.
Совсем по-другому развивается система по
варианту Б. Свой путь она начинает с траектории 2, но, сумев вписаться во
внешнюю среду и оптимизировать внутренние процессы, она переходит на более
высокий уровень организации и занимает траекторию 3.
Предвидя изменения, происходящие на рынке
товаров, услуг или поставщиков, управляющая подсистема вовремя делает ставку на
нововведения (новый товар, новую услугу) и не только остается на рынке, но и
занимает более выгодную нишу. Предвидеть развитие бизнес-системы могут хорошо
образованные менеджеры, умеющие системно мыслить.
Любая социальная система представляет собой
некую целостность, у которой, как при эволюции любой нелинейной динамической
системы, периоды спокойного развития, когда происходит медленное накопление
изменений, сменяются периодом бифуркаций, периодом перехода из одного канала
развития в другой. Таким образом, развитие социальной системы, как и любой
другой сложной динамической системы, происходит по следующей схеме. До
какого-то времени система эволюционирует по заданной траектории развития:
происходит медленное накопление новых особенностей и в какой-то момент ее развитие
теряет устойчивость или согласованность с развитием системы высшего уровня и
происходит переход на новую траекторию развития.
Понятия «организация», «организационная система»
и «социальная система» в нашей работе являются синонимами, так как ориентируют
науку и практику прежде всего на поиски закономерностей механизмов соединения
разнородных компонентов в единое, целостное эффективное образование. Как видим,
принцип усложнения организационных форм в процессе эволюции распространяется не
только на природные, но и на социальные системы. При этом адекватно этим
усложнениям должны изменяться и подходы к организации и управлению.
Увеличивается объем оперативной и структурной информации о системах,
усложняются процедуры, позволяющие принимать оптимальные решения, а в силу
того, что значительно сложнее становится внутренняя и внешняя среда, большие
трудности возникают и при реализации решений. Организационной системе присущи
все основные свойства и признаки сложных систем, перечисленных в параграфе.
Для того чтобы любая большая социальная система
могла функционировать, достичь определенных целей, необходима управляющая
подсистема. Таким образом, организационную систему можно разделить на две
подсистемы - управляющую и управляемую. В свою очередь в управляющей подсистеме
можно выделить два блока: блок определения целей и блок регулирования. Функции
управляющей системы выполняет система органов управления (формирование целей,
планирование, координация, контроль...). Управляемая подсистема, как правило,
состоит из трех блоков: основное производство; вспомогательное производство и
блок по обслуживанию деятельности.
Организация находится в постоянном движении, нет
«неподвижного состояния вещей», но есть относительно устойчивые их состояния.
Выше, рассматривая понятие «организация», мы говорили, что, с одной стороны,
это объект, с другой - процесс. Если объект характеризуется уровнями
организации, то процессы различаются темпами, интенсивностью информационных
потоков, изменяющих эти уровни. Именно в информационном аспекте проявляется
взаимосвязь объектов и процессов. Действительно, оперативная, рабочая
информация, отражающая содержание всевозможных процессов, рождает, формирует и
совершенствует различные, относительно устойчивые структуры. В свою очередь
образовавшиеся вновь структуры (объекты) вызывают новые циклы оперативной
информации.
Социально-экономические системы - открытые
системы. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими системами
энергией, материальными потоками и информацией. Деловая организация - прежде
всего открытая система. Успех фирмы связывается с тем, насколько удачно фирма
вписывается во внешнюю среду - экономическую, научно-техническую,
социально-политическую. Вся внутрифирменная структура управления выстраивается
согласно этим внешним условиям, а изменения, происходящие в ней, есть не что
иное, как ответ фирмы на изменения во внешней среде. Говоря о социальных
системах как об открытых, следует помнить, что любая такая система имеет
границы, которые определяются пределом распространения внутреннего управляющего
воздействия самой системы. А внешней средой системы является область вне
реализации внутреннего управляющего воздействия системы, т.е. область, не
находящаяся под контролем лица, принимающего решение (ЛПР).
В организации переплетаются и уживаются интересы
личностей и групп, устанавливаются правила и нормы отношений, дисциплина и
творчество. У каждой организации - своя миссия, культура, имидж. Организации
изменяются в соответствии с требованиями окружающей среды и погибают, когда не
способны их выполнить. Класс социально-экономических систем несравненно
сложнее, чем класс социо-технических систем. Дело в том, что если в последних
управляемой подсистемой является техника, управление носит детерминированный
характер, т.е. человек задает команду - машина реагирует определенным образом,
то в социальных системах за функции управления, исполнения, контроля отвечает
человек, он является и субъектом, и объектом управления. Свобода воли и
разнообразие индивидуумов не позволяют получать на выходе определенный
результат. Такие системы, как мы уже говорили выше, относятся к классу наиболее
сложных, вероятностных систем.
Долгое время экономические системы рассматривали
как полузакрытые, а порой и как закрытые системы, и это приводило к абсурдным
решениям. Командно-административная система в бывшем СССР как сугубо закрытое,
жестко детерминированное образование, с людьми-винтиками сама себя лишила
возможности разнообразия и отбора лучшего. Она гасила инициативу, проявление
активности, изжила предпринимательство. Идеология управления предприятием,
отраслью, страной, как закрытой системой, привела к абсурдным решениям. Можно
вспомнить десятки таких решений. Например, абсурдным было решение о
строительстве Байкальского целлюлозно-бумажного комбината, ущерб от которого в
200 раз превышает стоимость выпускаемой им продукции, абсурдно было на тучных
черноземах строить автозавод в Тольятти, абсурдно ввозить продукты сельского
хозяйства, имея в стране половину мировых площадей чернозема. Из-за таких
решений к настоящему времени утрачена значительная часть ценнейших природных
ресурсов. В настоящее время можно с уверенностью сказать, что важной чертой
современной парадигмы управления является взгляд на любую социальную
организацию, как на открытую, динамическую вероятностную систему со всеми
вытекающими отсюда последствиями. Большое значение придается взаимодействию
элементов с внешней средой, а также информации, коммуникациям, мотивации,
социальной защите, организационной культуре и организационному поведению.
Сущность организации с точки зрения
системного подхода
Общество состоит из множества организаций, с
которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни - общества в
целом, экономики, науки, культуры, образования, обороны, даже личной жизни.
Овладение знаниями об этом позволяет обоснованно и профессионально подходить к
формированию организаций, к пониманию и регулированию протекающих в них
процессов, к определению курса действий и руководству его реализацией в
интересах достижения поставленных целей.
Организация представляет собой сознательно
координируемое социальное образование с определенными границами,
функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или
целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, «социальное
образование» - то, что организация состоит из людей или групп лиц,
взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют лица,
являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную
сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и
предполагает необходимость в координации.
Организация имеет относительно определенные
границы, которые могут меняться со временем. Члены организаций, на которых
возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение
установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что
человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей,
чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он создает
интегрированные, кооперативные системы поведения.
Определение организации предусматривает
необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура
организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто
докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели
взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное
соотношение централизации и децентрализации.
Комплексность рассматривает степень
дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или
разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень
территориального распределения частей организации.
Формализация - заранее разработанные и
установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые
организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие
имеют вес типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут
и чего не могут делать.
Соотношение централизации и децентрализации
определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие
решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень
централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими
руководителями, в других случаях принятие решений децентрализовано,
ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения
централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой
организационной структуры управления.
Важно подчеркнуть, что организации заранее
проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам
достижения установленных целей. При проектировании организации используется
представление о ней как об организме, действующем рационально и
целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы
достижения цели. Этот подход качественно отличается от широко распространенных
методов повышения эффективности организаций - таких, как традиционное
расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер
ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных
организационных процедур.
Характеристика предназначения организации в
обобщенном виде включает:
· предлагаемые продукты или услуги;
· место и роль в системе рыночных
отношений;
· цели организации (выживание, рост,
доходность);
· технологию (процессы, инновации);
· философию (базовые взгляды,
ценности, мотивации);
· внутреннюю концепцию (источники
силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);
· внешний образ, имидж
(ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).
Жизненный цикл организации
Организации зарождаются, развиваются, добиваются
успехов, ослабевают и прекращают свое существование. Новые организации
формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются
навсегда. Умеющие адаптироваться процветают, негибкие - исчезают. Руководитель
должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать,
насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.
Именно поэтому широко распространено понятие о
жизненном цикле организаций как о предсказуемых их изменениях с определенной
последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного
цикла, можно видеть: существуют отчетливые этапы, через которые проходят
организации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не
случайными.
Концепции жизненного цикла уделяется большое
внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для
объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования,
роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные
характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного
цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на
соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.
1. Этап предпринимательства. Организация
находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели
являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к
следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.
2. Этап коллективности. Развиваются
инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации.
Коммуникации и структура в рамках организации остаются в сущности
неформальными. Члены организации затрачивают много времени и демонстрируют
высокие обязательства.
. Этап формализации и управления:
Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются
процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по
выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации.
Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия
решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким
образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной
опасности.
. Этап выработки структуры. Организация
увеличивает выпуск своих продуктов и расширяет рынок оказания услуг.
Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура
становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений
децентрализован.
. Этап упадка. В результате конкуренции,
сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою
продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования
новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно тех, кто
обладает наиболее ценными специальностями. Количество конфликтов нередко
увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки
задержать упадок. Механизм выработки и принятия решений централизован.
Рассмотрим характерные черты каждой стадии
развития организации.
Рождение. Основатели организации выявляют
неудовлетворенные требования потребителя или социальные нужды.
Целеустремленность, способность рисковать и преданность делу характеризуют этот
этап. Нередко используется директивный метод руководства,
Детство. Это - опасный период, поскольку
наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после
возникновения организации. Из мировой статистики известно, что огромное число
организаций небольшого масштаба терпят неудачу из-за некомпетентности и
неопытности руководства. Каждое второе предприятие малого бизнеса терпит крах в
течение двух лет, четыре из пяти предприятий - в течение пяти лет своего
существования. Задача этого периода - быстрый успех. Цели - здоровое
существование и развитие, а не простое выживание. Нередко вся работа
выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего
успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и
его первоначальной командой.
Отрочество. Во время этого переходного периода
рост организации осуществляется, как правило, несистематично, рывками;
организация все больше набирает силу, однако координация проводится ниже
оптимального уровня. Более организованные процедуры постепенно заменяют
рискованную страсть к успеху. Налаживается планирование, разработка бюджетов,
прогнозов. Расширяется прием на работу специалистов, что вызывает трения с
прежним составом. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль
непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое
планирование, координацию, управление и контроль.
Ранняя зрелость. Отличительные признаки этого
периода - экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются
структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются
полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки
эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы
производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако
начинают проявлять себя тенденции бюрократизма, борьбы за власть, местничества,
стремление добиваться успеха любой ценой.
Расцвет сил. Имея в правлении акционеров,
организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура,
координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и
инновации, совершенствование всех частей и децентрализация. Принимается
концепция структурных подразделений, результаты деятельности которых измеряются
полученной прибылью. Новая продукция, рынок сбыта и технологии должны быть
управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала - более
отточены. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями
организация нередко переоценивает свои успехи и возможности.
Полная зрелость. Имея компетентное, но не всегда
ответственное руководство, организация действует практически сама по себе.
Весьма часто устанавливается нежелательное состояние всеобщего благодушия.
Несмотря на то, что картина доходов вполне приемлема, темпы роста замедляются.
Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием
внешнего давления. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко
игнорируются руководством.
Старение. Этот тип никогда бы не наступил, если
бы руководство организации постоянно осознавало необходимость обновления.
Конкуренты неизменно покушаются на долю организации на рынке. Бюрократическая
волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций,
громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям - все это, вместе взятое,
создает условия для «закупорки артерий». Мильнер Б.З. указывает, что очень
трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате
организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую
систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в
приобретающую ее корпорацию. Организация откатывается назад, и вновь начинается
борьба за ее выживание.
Обновление. Организация в состоянии подняться из
пепла как Феникс. Это может сделать новая команда руководителей, уполномоченных
на проведение реорганизации и осуществление плановой программы внутреннего
организационного развития.
Заключение
Таким образом, одним из базовых понятий в «Теории
организации» является понятие системы. Весь XX
в. можно охарактеризовать как век постоянного нарастания комплексных проблем,
требующих для своего разрешения все больше информации и участия специалистов
различных областей знаний. Все острее ощущается потребность в специалистах
«широкого профиля», обладающих знаниями не только о «своей системе», но и о
надсистемах, и в смежных областях знания, умеющих эти знания обобщать. По мере
усложнения типов производств усложняются и отношения во всех сферах человеческой
деятельности. Возникают задачи, решение которых невозможно без использования
понятия комплексного системного подхода. Для обобщения дисциплин, связанных с
исследованием и проектированием сложных социальных систем чаще используется
термин «системные исследования» или «системный подход». В настоящее время
системный подход используется и подвергается осмыслению философами, биологами,
кибернетиками, физиками, инженерами, экономистами и другими специалистами.
Системный подход вошел в современную теорию организации управления как особо
востребованная методология научного анализа и мышления. Способность к
системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю,
менеджеру. Системное мышление - не дело свободного выбора, а производственная необходимость.
К сожалению, мышление человека несистемно: люди не успели в процессе эволюции
выработать системное видение мира. Наше воображение создает усеченный образ
объекта, который требуется изучить, исследовать с целью изменения или
усовершенствования объекта.
Системный подход ориентирует исследователя на
раскрытие целостности объекта, на выявление многообразных типов связей в нем и
сведение их в единую теоретическую картину. В настоящее время под системным
подходом понимают направление методологии научного познания и социальной
практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем.
Соответственно, суть системного подхода в теории организации заключается в
представлении об организации как о системе. Кроме этого системный подход
представляет любую систему как подсистему: над любой системой есть надсистема,
которая находится на более высоком уровне иерархии систем. Системный подход
представляет собой определенный этап в развитии методов познания, методов
исследования и конструирования, способов описания и объяснения природных или
искусственно создаваемых объектов. Наиболее широкое применение системный подход
находит при исследовании сложных развивающихся объектов - многоуровневых
иерархий, как правило, самоорганизующихся биологических, психологических,
социальных, экономических и других систем, одним словом, - организаций.
Современные формы организации, которые
сконцентрировали в себе огромное количество «идей, людей и вещей», породили
интегральный характер организационных вопросов. Особенно актуальными для
современных компаний являются вопросы организационного проектирования, которые
тесно связаны с организациями будущего. Условия, в которых приходится
действовать современным организациям, требуют от менеджера системного мышления.
Нарастающее усложнение, комплексность
современных задач, необходимость их решения в единстве технических,
экономических, экологических, социальных и организационных аспектов; нарастание
скорости изменений; дефицит ресурсов; усиление роли человеческого фактора;
новые формы взаимодействия науки и бизнеса; глобализация конкуренции и
кооперации; требования международной стандартизации - все это вызывает
неизбежность системного подхода к проектированию организационных систем,
необходимость учета внешних и внутренних факторов организации, причем в их
динамическом развитии и изменении.
Список литературы
.Авдеев
Р.Ф. Философия информационной цивилизации. - М., 1994.
.Акофф.
Планирование будущего корпорации. М., 1985.
.Альтшуллер
Г.С. Найти идею: Введение в теорию решения изобретательских задач. Новосибирск,
1986.
.Анохин
П.К. Теория функциональной системы. М., 1970.
.Беляев
А.А., Коротков Э.М. Системология организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2000.
.Берталанфи
Л. Общая теория систем. Критический обзор // Исследования по общей теории
систем. - М.: Прогресс, 1969.
.Блауберг
И.В., Юдин Э.Г. Становление и сущность системного подхода. - М.: Наука, 1973.
.Богданов
А.Л. Всеобщая организационная наука. Тектология. Т. 1. СПб.: Изд-во М.И.
Семенова, 1912.
.Богданов
А.Л. Всеобщая организационная наука. Тектология. Т. 2. Механизм расхождения и
дезорганизации. - М., 1917.
.Большой
экономический словарь. - М., 2003.
.Большой
энциклопедический словарь. М., 2000.
.Боулдинг
К. Общая теория систем - скелет науки // Исследования по общей теории систем. -
М.: Прогресс, 1969.
.Виханский
О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 1996.
.Волкова
В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник - СПб.,
1997.
.Генкин
Б.М. Основы управления персоналом. М., 1996.
.Герчикова
И. Н. Менеджмент. М., 1995.
.Глухов
В. В. Менеджмент. СПб., 2002
.Гончаров
В.В. Руководство для высшего управленческого персонала (в 2-х томах). - М.,
1997.
.Грейсон
Дж. К., Делл К. Американский менеджмент на пороге XXI века: Пер. с англ. - М.,
1991.
.Грейсон,
О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХ века. М., 1991.
.Зигерт
В., Ланг Л. Как руководить без конфликтов. М., 1990.
.Злотин
Б.Л., Зусман А.В. Решение изобретательских задач. М., 1991.
.Концепция
самоорганизации в исторической ретроспективе. - М., 1994.