Рис. 1 Форма номенклатуры дел
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.
Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.
Офисные системы также должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:
ввод, подготовка и редактирование документов;
регистрация документов;
совместная работа над документами;
контроль исполнения документов;
создание баз данных (хранение документов);
прием и пересылка документов;
систематизация документов, формирование дел;
подготовка к хранению и архивное хранение дел.
Глава 2 Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства
.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
Конституцию РФ;
международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов;
законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
В первую очередь надо дать определение понятию документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы необходимы для:
осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
соблюдение требований нормативно - правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание - фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура - это внешний вид и расположение частей содержания.
Контекст - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами - определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
включение документов в систему управления документами;
регистрацию;
классификацию;
доступ и защиту;
хранение и обеспечение сохранности документов;
использование документов, контроль их движения и использования;
экспертизу ценности документов;
отбор документов на хранение или уничтожение.
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.
Правовой акт - официальный письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений
Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах, нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.
Правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав - установленный государством свод правил, регулирующих:
правовой статус государственного образования - устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
правовой статус международной организации - форма или составная часть международного договора;
правовой статус конкретных юридических лиц - учредительный документ.
Федеральный закон - нормативно - правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ.
Федеральный конституционный закон - федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания.
Кодекс - "собрание законов", сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.
Подзаконный акт - правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон, принимается на основании и во исполнение законов.
Указ - собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить Конституции и законам данного государства.
Постановление - правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.
Распоряжение - один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.
Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом в порядке осуществления единоначалия.
Правила - форма нормативно - правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого - либо рода деятельности.
Инструкция - подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно - техническую деятельность.
Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.
Заключение
Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.
Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.
Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.
Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.
Еще раз подчеркну, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.
Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.
Библиографический список
Нормативно-правовые акты
1.Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ
.ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2009.
. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Госстандарт России, 1998.
Учебники и справочная литература
А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М.: Издательство «Омега-Л», 2008.
Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2008. - №16. с. 80-81.
Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. - 2007. - № 12. - с. 42-44.
Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. - 2008. - № 3. - с. 4-15.
Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. - 2009. - № 8. - с. 13-16.
Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко - 2-е изд., испр. - М.: РИОР, 2009.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. - с. 456
Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.
Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. - 2008. - № 7. - с. 25-30.
Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. - 2009. - № 1. - с. 9-12.
Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - с. 427
М.B. Кирсанова Современное делопроизводство: Учебное пособие, 4-е изд., - М-Новосибирск: ИНФРА-М - Сибирское соглашение, 2008.
Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008.
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009.
Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2009.
Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № 7. - С.66-78.
Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - № 8.
Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7.