Совершенствование документационного обеспечения управления салонов красоты

Совершенствование документационного обеспечения управления салонов красоты

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра информатики

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

ТЕМА: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ САЛОНОВ КРАСОТЫ

Иркутск 2010

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного развития индустрии красоты, расширения рынка услуг в этой области и возросшей в разы конкуренции в данной отрасли экономики, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность салона красоты.

Документированная информация составляет основу управления. Его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В этих условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, а следовательно на документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы всего аппарата управления, организацию и культуру труда всего салона. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени управленца тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [1]. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в салонах красоты. Не смотря на популярность такого рода организаций, уровень подготовки документов здесь остается весьма невысоким. Зачастую в салоне красоты нет никакой системы ведения документов, не говоря уже об электронном документообороте. Как правило, руководитель салона красоты ограничивается минимальным пакетом документации, разрешающей ведение бизнеса и несколькими основными организационно-распорядительными документами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и ГСДОУ [2].

Объектом дипломной работы является технология совершенствования документационного обеспечения управления в салонах красоты, следовательно, предметом - организация и технология документационного обеспечения деятельности салонов красоты на примере салона красоты «Леди Босс».

В ходе дипломной работы были выявлены недостатки в организации делопроизводства и сформулированы основные предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в салоне красоты.

Целью написания дипломной работы является анализ существующего документационного обеспечения управления в салоне красоты, а также разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

ознакомление с организационной структурой салона красоты;

изучение функций, задач, основных документопотоков салона красоты;

разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников. В первой главе рассматриваются структура и функции салона красоты, на примере салона красоты «Леди Босс», и сложившийся на данный момент уровень документационного обеспечения управления.

Во второй главе подробно рассматриваются предложения по оптимизации, рационализации и совершенствованию работы с документами и по внедрению автоматизированных систем управления. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

ГЛАВА 1. САЛОН КРАСОТЫ «ЛЕДИ БОСС»: ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

.1 История создания салона красоты «Леди Босс»

Индустрия красоты остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу отдельным сегментом экономики.

Сегодня все большее внимание человек уделяет заботе о себе, своем здоровье и внешности, поскольку внешний вид играет немаловажную роль в жизни каждого. Зачастую, положение человека в обществе, его материальное состояние и социальный статус требуют соответствующего внешнего вида.

Салон красоты «Леди Босс» был открыт 30 апреля 2009 года, с целью оказания комплексных услуг по уходу за внешностью. Ценовая категория салона - немного выше среднего уровня. Изначально салон позиционировался как салон люкс класса, но сразу после открытия стало понятно, что данная ценовая категория абсолютно не востребована на рынке, по крайней мере в условиях наступившего кризиса.

В настоящее время в салоне воплощаются новейшие технологии, такие как холодное наращивание волос, сахарная депиляция, однако в организации труда есть очень много пробелов, что обуславливается недостаточной подготовкой руководителей в данной отрасли.

Салон красоты «Леди Босс» является развивающейся и молодой компанией, способной внедрять на своей базе современные технологии управления.

1.2 Задачи, функции и структура салона красоты «Леди Босс»

Салон красоты «Леди Босс» по форме собственности является предприятием, учрежденным индивидуальным предпринимателем без образования юридического лица Бебия Рамином Шалвовичем.

Салон красоты «Леди Босс» имеет учредительное удостоверение салона красоты и имеет право на оказание бытовых услуг населению по уходу за внешностью.

Салон красоты «Леди Босс» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности салона красоты является извлечение прибыли, предметом деятельности - оказание бытовых услуг населению.

Основными направлениями деятельности салона красоты являются:

парикмахерские услуги;

услуги мастеров маникюра и педикюра;

услуги косметолога, включающие уход за телом и лицом;

продажа косметических средств;

предоставление солярия;

В настоящее время организационная структура салона только формируется и документально не утверждена. Примерная структура салона красоты «Леди Босс» представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1 - Структура салона красоты «Леди Босс»

Структуру салона можно отнести к линейной, так как в салоне работает всего 15 человек и на отделы деления не производится. Должностной состав салона красоты «Леди Босс»:

парикмахера;

маникюрных мастера;

косметолога;

педикюрных мастера;

администратора;

уборщица;

заместитель директора;

директор;

В непосредственном подчинении у директора находится заместитель директора, который фактически выполняет все функции директора, являясь руководителем салона красоты «Леди Босс», и заместителю директора непосредственно подчиняются администраторы, а весь остальной персонал подчиняется напрямую администраторам [3].

1.3 Организация документационного обеспечения управления салона красоты «Леди Босс»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления [2] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба ДОУ в салоне красоты «Леди Босс» отсутствует, как таковой сложившейся системы документации в салоне нет, кроме того, в салоне нет специалиста, целенаправленно занимающегося документацией, и заместитель директора и администраторы оформляют документы на свое усмотрение. Однако, следует заметить, что за основу используются унифицированные формы, либо бланки документов, согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 [4].

Всю работу с документами осуществляют заместитель директора и администраторы. Администраторы занимаются оперативным управлением, а заместитель директора стратегическим. Таким образом, в компетенцию администраторов входит контроль работы персонала, организация работы с клиентами, оформление заявок поставщикам, продажа продукции, заместитель директора контролирует работу администраторов, планирует деятельность салона, занимается вопросами рекламы салона красоты, решает все финансовые вопросы.

Документационное обеспечение управления салона не автоматизировано, и документы ведутся в бумажном виде, поскольку предприятие основано всего год назад, директор пока еще не рассматривал варианты внедрения систем электронного документооборота, и тем более систем автоматизированного управления. В документном фонде салона красоты «Леди Босс» формируются 3 потока:

Учредительная документация;

Финансовая документация;

Кадровая документация;

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

.4 Документы, определяющие организацию делопроизводства в салоне красоты «Леди Босс»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в салоне красоты «Леди Босс» служба делопроизводства отсутствует и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились, то и саму инструкцию здесь никто не разрабатывал.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила приема и процесса создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [2] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [5]. Утверждается инструкция директором. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота.

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив [6].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации [7]. Проект инструкции по делопроизводству, подготовленный мной, дан в приложении № 1.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников салона красоты и квалификационные требования к ним должны быть закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В салоне красоты должностные инструкции находятся в стадии разработки, и все работники на данный момент руководствуются распоряжениями администраторов и заместителя директора.

.5 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [8].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [2] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [9].

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот салона красоты за последний год, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении салона красоты выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [8], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

бланк салона красоты «Леди Босс» для письма;

общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8]. Внутренние документы салона красоты по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Учредительное удостоверение, инструкции и т.п.);

Распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и администраторами;

Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в салоне красоты при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

.6 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в салоне красоты осуществляется централизованно администратором.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно администратор возвращает или пересылает по назначению.

Согласно государственным стандартам, первичная обработка должна заканчиваться распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. В рамках салона красоты входящая корреспонденция не регистрируется, а передается на рассмотрение директору непосредственно.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.1.

Схема 1.1 - Оперограмма движения входящих документов

1.7 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. [2]

После подписания руководителем, исходящий документ передается ответственному лицу для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

В данном случае в салоне красоты исходящие документы проходят упрощенный режим, в условиях отсутствия службы ДОУ документы готовятся и отправляются администратором. Регистрации документов не проводится, и только сохраняются копии.

Порядок работы с исходящими документами в салоне красоты приведен в схеме 1.2.

Схема 1.2 - Оперограмма движения исходящих документов

1.8 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [8]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [10]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска. [11]

Несмотря на то, что салон красоты «Леди Босс» существует всего один год, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время администратором ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления [2], Основными правилами работы ведомственных архивов [10], Перечнем документов с указанием сроков хранения [12], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

наименование организации;

название вида документа;

место составления;

на какой год;

название разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для салона красоты «Леди Босс», представлена в приложении №8.

1.9 Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [8].

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [8]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В салоне красоты «Леди Босс» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел проводит заместитель директора. Контроль за правильным формированием дел в этом салоне осуществляется непосредственно директором.

Анализируя работу заместителя директора по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[10]

документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

в дело подшиваются документы с разными сроками хранения.

Таким образом, при формировании дел, заместителю директора необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [2].

Дела салона красоты подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится заместителем директора или ответственным лицом, уполномоченным на это директором.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. [10]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). [10]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. [2] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

ГЛАВА 2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ САЛОНА КРАСОТЫ «ЛЕДИ БОСС»

.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения салона красоты

В результате анализа системы документационного обеспечения управления салона красоты «Леди Босс» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, должностная инструкция администратора и заместителя директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [2] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. [5]

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив[6].

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в салоне более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Среди нормативных документов салона красоты «Леди Босс» отсутствует должностная инструкция администратора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому администратор выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий [13].

Должностная инструкция необходима администратору для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой [14].

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

определяет его задачи, функции, права и обязанности;

позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

устанавливает организационные основы работы секретаря.[14]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей администратора предлагается его должностная инструкция.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

Общие положения.

Основные задачи и функции.

Обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимосвязи по должности.

Оценка деятельности [14].

Так как администратор салон красоты является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям [15]. В целях совершенствования работы с документами в салоне красоты «Леди Босс» предлагается внедрить одну из уже применяемых в индустрии красоты компьютерных программ по управлению салоном красоты, позволяющим вести в салон е красоты электронный документооборот и адаптированных под нужды отдельно взятого салона.

2.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [16], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [17];

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

осуществление контроля за исполнением поручений;

поиск документов [18].

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

определиться с финансовыми затратами [19].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [20].

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки.

2.3 Обзор компьютерных программ для управления салоном красоты

.3.1 Общее описание программы «Universe-Красота»

Программное обеспечение «Universe-Красота» предназначено для эффективного управления предприятиями индустрии красоты:

Салонами красотыцентрами

Студиями экспресс маникюра

Солярий клубами

Косметологическими центрами

Парикмахерскими

Компьютерная программа «Universe-Красота» представляет собой комплексную систему управления предприятиями индустрии красоты. Внедрение программы позволяет полностью автоматизировать работу Вашего салона красоты на всех уровнях работы: от обслуживания клиентов и начисления заработной платы сотрудникам, до долгосрочного планирования и учета финансовых потоков [21].

Основными пользователями программы являются:

управляющий (директор),

администратор салона красоты,

менеджер по работе с клиентами,

кладовщик.

2.3.2 Решаемые задачи

В первую очередь, учет в салоне красоты:

Учет денежных средств, поступающих от клиентов, как наличных, так и безналичных, ведение текущих расходов салона красоты, учет расхода материалов, используемых при оказании услуг, продаж товаров и услуг, начисления заработной платы, эффективности рекламы, посещаемости клиентов.

Во-вторых, автоматическое ведение документации в салоне красоты:

Автоматическое формирование отчетов администратора (лист ежедневного отчета администратора, журнал предварительной записи клиентов, отчет о входящих звонках, отчет по текущим затратам, картотека клиентов салона красоты), автоматическое формирование отчетов бухгалтера (журнал поступления и движения товаров, журнал движения расходных материалов, журнал движения товаров на продажу, состояние склада, отчет о начислении заработной платы), автоматическое формирование отчетов для руководителя (финансовый отчет по деятельности предприятия, отчет по проданным товарам, отчет по оказанным услугам, отчет по расходам предприятия, отчеты по клиентской базе, отчеты об эффективности рекламных акции).

В-третьих, поднятие имиджа салона красоты и увеличение конкурентных преимуществ:

Владение полной информацией о клиенте, позволяет разработать такую систему общения с клиентом, которая будет давать максимальный эффект по уровню обслуживания, а также по продажам как услуг так и товаров, автоматическая рассылка рекламных предложений и поздравлений клиентам, введение в салоне красоты системы клиентских пластиковых карт. Учет дисконтных программ, накопительных систем, депозитов [21].

2.3.3 Преимущества программы «Universe-Красота»

Программа «Universe-Красота» не является модернизацией торговых, ресторанных, гостиничных программ, а изначально разрабатывалась как система управления предприятиями индустрии красоты, что позволяет при внедрении полностью учесть специфику работы каждого предприятия.

В программе реализовано свойство «универсальности», что позволяет ее с легкостью внедрять на любых предприятиях индустрии красоты: салонах красоты, парикмахерских, spa-центрах, ногтевых и солярий студиях.

Понятный и удобный интерфейс значительно упрощает процесс освоение программы и обучения пользователей.

Процесс установки программы занимает не более 5 минут и не требует глубоких компьютерных знаний от пользователя.

Все данные программы хранятся в одном файле, что существенно облегчает установку, пере установку и обслуживание системы.

Программу можно приобрести как в локальной версии (использование на одном компьютере) так и в сетевой версии (на нескольких компьютерах, соединенных локальной сетью), в зависимости от потребностей пользователя.

Сетевая версия программы не требует выделения специализированного сервера и может устанавливаться на стандартных компьютерах пользователя.

Программа поддерживает операционные системы Windows 2000/2003/XP/Vista.

Программа написана на языке С++ и использует базу обработки данных Firebird, что позволяет получать хорошую производительность системы даже после нескольких лет ее работы.

Программа «Universe-Красота» не является конфигураций к платформе 1С, и соответственно не требует ее приобретения.

В программе реализовано полное разграничение прав доступа, что позволяет для каждого сотрудника открыть только ту часть программы, которая необходима ему для работы.

Доступ в программу возможен только с USB-ключом, что полностью защищает Ваши данные от несанкционированного доступа.

В программе реализовано автоматическое резервное копирования данных.

В стоимость программы уже входит сопровождение и техническая поддержка в течение года.

.3.4 Система пластиковых карт

Одним из основных разделов программы «Universe-Красота» является система пластиковых карт. Система клиентских карт - это дополнительный стимул для привлечения клиентов. В зависимости от поставленных задач, Возможно внедрение на предприятие любой модели использования карт.

Клиентские карты в программе «Universe-Красота» могут выполнять следующие функции:

Платежная

Используется для ежедневного расчета. При выдаче карты клиенту присваивается индивидуальный номер лицевого счета, по которому происходит движение финансовых средств. Расчет может вестись в двух валютных системах. Предусмотрены: учет безналичных платежей, оплаты с кредитных карт и взаиморасчетов по бартеру.

Дисконтная

Для каждой отдельной карты могут быть заданы два типа скидок - персональная или накопительная, в зависимости от заданных параметров. Шкала величины скидок и периода времени задается в настройках программы.

Кредитная

В каждом индивидуальном случае есть возможность устанавливать предельную сумму, на которую клиенту услуги оказываются в кредит. Такой вид карт востребован для постоянных клиентов.

Как правило, все вышеуказанные свойства карт комбинируются для получения наиболее удобного для пользователя варианта.

2.3.5 Настройки системы и прав доступа

Для обеспечения конфиденциальности информации в программу заложено три уровня доступа к каждому окну программы для любого из пользователей:

полный доступ;

только чтение;

доступ запрещен.

В программе предусмотрена ограниченная возможность удаления информации. Сделано это во избежание несанкционированного удаления, которое может привести к недостоверности базы данных, и, как следствие, к недостоверности получаемой информации.

Для облегчения отображаемых списков (товары, услуги, клиенты, сотрудники) и сохранения целостности базы данных в программе существует понятие «активность». Например, Вы давно не работаете с каким либо товаром или услугой, чтобы информация о них не загружала рабочих окон, Вы делаете «неактивным» данный товар или услугу. При этом вся информация о них в базе сохраняется, а в повседневной работе Вы их не видите.

Возможность работы программы от нескольких юридических лиц. Данная возможность позволяет более гибко подходить к организации деятельности салона. Предположим, что у одного юридического лица есть лицензия на оказание косметологических услуг, а у другого на реализацию алкогольной продукции. Не нужно создавать еще одно для совмещения двух функций. В программе Вы можете выписывать документы как от одного лица, так и от другого.

2.4 Общее описание программы «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты»

Конфигурация «Салон красоты» разработана для учета деятельности салонов красоты, парикмахерских и других организаций подобной направленности. Типовое решение не является самостоятельной программой и предназначено для использования совместно с компонентой «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» [21].

Программа имеет следующие функциональные возможности:

ведение справочной информации о клиентах и сотрудниках салона;

работа с клубными картами (учет клубных карт различных видов, идентификация клиента по клубной карте или по ключу от шкафчика, учет и контроль оплаты клиентами членских взносов, заморозка карт, блокировка потерянных карт);

учет обслуживания клиентов;

учет оплаты товаров и услуг, ведение депозитных счетов клиентов (предварительная оплата услуг, продажа абонемента, пополнение счета, оплата при выходе из салона, предоставление скидок, оформление оплаты);

ведение складского учета (из отчетов можно получать оперативную информацию об остатках материалов на складах и у мастеров);

формирование оперативных отчетов;

взаимодействие с другими программами ( реализован механизм выгрузки данных в программу «1С:Торговля и склад». Программа «1С:Торговля и склад» предоставляет возможность выгружать данные в программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Упрощенная система налогообложения» в виде бухгалтерских проводок. Кроме того в программе «1С:Торговля и склад» пользователь может настроить правила формирования бухгалтерских проводок по разным операциям);

взаимодействие с внешним оборудованием (кассовый терминал под управлением программы «Супермаг УКМ», фискальный регистратор «Штрих-ФР-Ф», терминал сбора данных Opticon PHL -1300).

Возможность инвентаризации, списании недостачи и оприходования излишков.

Контроль минимальных остатков материалов в реальном времени и напоминание о необходимости закупки.

Автоматическое списание материалов по нормативам на каждую услугу.

Настраиваемые отчеты по движению товаров и материалов, по статистике расхода материалов на каждую услугу или вид услуг.

Учет сотрудников и оборудования.

Хранение ФИО и контактных данных сотрудников.

Возможность напоминания о днях рождениях и других датах (например, дата окончания действия мед. книжки).

Учет графиков работы сотрудников. Автоматическое заполнение графиков работы.

Расчет заработной платы сотрудникам.

Ведение индивидуальных и общих схем начисления заработной платы.

Автоматический расчет заработной платы по схемам, введенным пользователем. Реализованы наиболее часто используемые схемы оплаты.

Печать расчетных листков за любой период (день, неделя, месяц) по каждому сотруднику.

Учет выплаты заработной платы сотрудникам, а так же прочей выдачи денежных средств сотрудникам.

Отчет по популярности сотрудников у клиентов.

Отчет по выработке сотрудников по категориям выработки.

Отчет по взаиморасчетам с сотрудниками.

Учет оборудования, необходимого для выполнения работ.

Резервирование времени работы оборудования, напоминания по оборудованию (например, дата технического обслуживания).

Запись клиентов.

Ведение интерактивного журнала записи:

отображение уже назначенных заявок клиентов.

отображение доступности рабочего времени сотрудников и оборудования.

удобный переход между датами.

ввод основных документов одним кликом.

вывод напоминаний в календаре записи.

Возможность быстрой предварительной записи клиентов, контроль записи на нерабочее или занятое время сотрудника.

Запись одной заявкой к нескольким мастерам.

Удобный подбор работ в заявку.

Автоматическое бронирование времени оборудования, рабочего помещения, кабинета, если оно необходимо для оказания услуги.

Учет движения денежных средств и оплат.

Учет денежных средств в разрезе касс.

Анализ движения денежных средств по статьям движения.

Возможность ввода 4 видов оплаты услуг и товаров клиентами:

Наличные.

Безналичные.

Сертификатом.

За счет фирмы.

Отчет по видам оплат и суммам за любой период.

Учет подарочных сертификатов и абонементов на услуги:

Учет выданных сертификатов и абонементов и остатков номинала по ним.

Преимущества и сервисные возможности

Назначение заданий пользователям с возможностью напоминания.

Разделение доступа к данным для администратора салона, кладовщика и руководителя.

Возможность печати штрих-кодов для услуг и материалов и подбора в документы без мыши и клавиатуры с помощью сканера штрих-кодов.

Индивидуальные настройки пользователей.

Возможность облегчения интерфейса за счет отключения неиспользуемого функционала.

Возможность построения распределенной базы данных для сетей салонов красоты (только в версии ПРОФ).

Получить подробную информацию и заказать демонстрацию можно в любом из офисов компании.

Конфигурация «БИТ: Красота 8» не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы в зависимости от варианта поставки необходимо наличие установленной платформы «1С:Предприятие 8.1» [21].

.5 «Салон Менеджер»

«Салон Менеджер» - недорогая и удобная в использовании компьютерная программа учета для администраторов и менеджмента парикмахерских, салонов красоты, косметологических, спа-центров, соляриев. Программа не имеет отношения к другим хорошим программам бухгалтерского учета. Для работы программы учета и управления салоном красоты не нужны дополнительные модули.

Электронная очередь и предварительная запись - основной раздел программы, в котором сведена вся информация на текущий день о работающих сотрудниках, назначенных посещениях клиентов, выполняемых или выполненных заказах. В этом окне производится предварительная запись на любую дату, переход на ввод данных о клиенте и переход на оплату заказа или продажи.

База клиентов салона - поможет вам называть их по имени, давать скидки за повторные посещения или большие заказы, поздравлять их с днем рождения и приглашать в салон.

Отчеты помогут выстроить рейтинги клиентов. По каждому из клиентов вы сможете сделать необходимые для работы заметки и сохранить фотографию, полученную, например, с помощью компьютерного подбора причесок. Отслеживайте по какой рекламе приходят клиенты. Специальный отчет поможет вам сформировать рейтинг ваших рекламных кампаний.

База сотрудников салона - позволяет вести учет работников салона, отслеживать информацию об их квалификации, качестве оказываемых услуг, отзывы клиентов о мастере, личная информация.

Касса - в этом разделе хранятся и производятся все транзакции по продаже товаров и услуг. Для каждой транзакции создается отдельная строка записи. Для одного клиента можно объединить покупку нескольких позиций. В низу кассового окна будет выдаваться общая стоимость заказа. В случае, если у клиента есть скидка, то она будет считаться автоматически. Количество демонстрируемых записей можно ограничить диапазоном дат.

Склад и товары - учет движения препаратов и оборудования внутри салона, отслеживание продаж препаратов, планирование закупок.

Учет товаров - в этом разделе хранятся данные и производятся транзакции по приему товаров на склады, их продаже или списанию.

По каждому товару можно просмотреть количество остатка на каждом из складов, цену закупки, цену для продажи сотрудникам или клиентам. В строке поиска можно быстро отыскать новую запись. Здесь же можно удалить или отредактировать записи. Также можно продать товар клиенту или сотруднику. В этом случае автоматически откроется окно кассы.

Графики работы - («четные-нечетные», «четные - утро, нечетные - вечер», «день через день», «двое через двое» и другие. В нашей программе можно присвоить каждому из сотрудников свой график работы и он будет автоматически отображаться в предварительной записи. Для создания графика можно воспользоваться Мастером создания графика, в котором уже введены основные существующие схемы работы или создать график вручную).

Дисконтные карты - программа может автоматически присваивать скидки клиентам по достижении определенной суммы услуг или количеству посещений. Также, вы можете сами присваивать скидку клиенту. Размер скидок настраивается. Скидка будет автоматически вычитаться из стоимости услуги.

2.6 Успешный цирюльник 2

«Успешный цирюльник 2» - информационная система для управления салоном красоты, парикмахерской, косметологическим или спа-центром. Использование самых современных технологий в области автоматизации позволило реализовать инструмент, способный повысить для Вас эффективность управления и контроль над «красивым бизнесом».

Основные функциональные особенности системы:

Планирование и контроль обслуживания клиентов

Регистрация заявок клиентов на оказание услуг:

Предварительная запись клиента.

Резервирование необходимых расходных материалов на предоставление выбранной услуги.

Перечень услуг салона от парикмахерских до косметологии, прайс-лист на них.

Использование различных видов дисконтных карт клиентов при формировании стоимости оказанных услуг.

Система накопительных, постоянных скидок для клиента (в процентах от суммы услуги).

Планирование загрузки мастеров.

Сохранение истории взаимоотношений с клиентами: «клиент обслужен», «клиент отказался», «клиент не пришел».

Просмотр оказанных услуг за произвольный период времени по каждому мастеру, клиенту, виду услуг и другим аналитическим признакам.

Клиенты:

Программа позволяет сохранять индивидуальную информацию о клиентах.

Личные данные:

Инициалы;

Адрес;

Контактные телефоны;

Дата рождения;

Семейное положение;

Адреса электронной почты;

Фотоматериалы;

Данные дисконтной карты клиента;

Размер постоянной скидки клиента.

Рассылка поздравлений и рекламных предложений по электронной почте.

Сотрудники:

В программе возможно сохранение следующей информации по сотрудникам:

Личные данные:

Инициалы;

Паспортные данные;

Номер страхового свидетельства;

Адрес;

Адреса электронной почты;

Занимаемая должность;

Фотоматериалы.

Оклад, базовый процент (в соответствии с типом оплаты труда), бонус.

Схема оплаты труда:

% от каждой услуги;

Фиксированный % от суммы услуг;

Оклад;

Оклад + % от каждой услуги;

Оклад + фиксированный % от суммы услуг;

Фиксированный % (от оборота - материалы).

График работы сотрудника может формироваться по стандартному шаблону работы («Через день», «День через два»), либо указываться индивидуально.

Просмотр графика работы сотрудника за любой период времени.

Учет заработной платы сотрудников:

Учет начисленной и фактически выплаченной заработной платы каждого мастера;

Учет выдачи авансов, премий, штрафов;

Учет условий выплаты заработной платы мастерам по индивидуально выбранному расчетному периоду (месяц, неделя, каждый день).

Учет наличия расходных материалов у мастеров:

Учет выдачи мастерам расходных материалов;

Просмотр остатков расходных материалов по каждому мастеру на определенную дату;

Автоматическое списание материалов с мастера по факту оказания услуги.

Складской учет:

Система позволяет вести складской учет движения товарно-материальных ценностей.

Возможность использования двух типов складов: «Основного» - для обслуживания клиентов и «Склада-магазина» для прямой продажи товаров.

Списание товарно-материальных ценностей по факту обслуживания клиентов происходит по соответствующим нормам расхода.

Остатки товаров формируются на каждый день и ведутся в разрезе складов и мастеров.

За произвольно выбранный период времени просмотр прихода и расхода товаров по каждому складу.

Ведение классификаторов типов товаров, поставщиков и др. позволяет быстро получать аналитические срезы информации.

Ведение первичных складских учетных документов (приходная и расходная накладная).

Анализ работы салона:

Специально разработанный инструментарий позволяет руководителю за любой интересующий период получить информацию, характеризующую работу предприятия в целом:

Сводный анализ работы и консолидация управленческой отчетности нескольких салонов красоты.

Структура выручки по оказанным услугам и типам услуг.

Структура выручки по мастерам.

Динамика объема выручки за произвольный период.

Анализ отказов клиентов от оказания услуг и уровня обслуживания.

Ожидаемые поступления по услугам.

Сравнительный анализ начисленной и фактически выплаченной заработной платы мастерам.

Для формирования произвольных отчетов после нажатия одной кнопки нужная информация передается в Excel.

В системе определены 2 пользовательские роли: «Менеджер» и «Руководитель». Пользователи с правами «Менеджера» отвечают за ведение справочников и ввод оперативной информации о работе салона. «Руководитель» также имеет возможность доступа к аналитическим возможностям системы.

Существует однопользовательская и сетевая версия системы. В комплект поставки программы входит CD диск, инструкция, ключ защиты.

Технические особенности:

Встроенная система напоминаний;

Разграничение прав доступа для пользователей;

Возможность информирования клиентов о новинках, отправка поздравлений по электронной почте;

Программа поддерживает операционные системы Windows 2000/2003/XP/Vista. Программа написана на языке Delphi и использует систему управления базами данных Firebird. Доступ в программу защищен электронным ключом защиты Guardant, что полностью защищает Ваши данные от несанкционированного доступа. В отличие от аналогичных программ в этом случае не требуется помощь программиста ни для установки, ни для настройки системы. Как показывает практика, необходимость иметь сотрудника, квалифицированного в области компьютерных технологий, является одной из основных проблем при внедрении программного обеспечения на предприятии. В нашем случае Вы просто следуете рекомендациям инструкции по установке, и через пятнадцать минут система готова к работе. Пользователям программы «Успешный цирюльник 2» оказывается информационная, техническая, а также методическая поддержка. При посещении нашего сайта или позвонив по контактным телефонам, пользователь может получить исчерпывающий ответ на свой вопрос.

.7 Анализ компьютерных программ для управления салоном красоты

На рынке существуют и успешно продаются несколько программ по автоматизации учета и управления в салонах красоты. Речь пойдет о четырех из них. Мы обсудим «Салон Менеджер», «Ажур», «Universe-Красота» и «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты».

Обсуждать плюсы и минусы программ бессмысленно, так как они выявляются исключительно в процессе работы. Поэтому мы ограничимся функциональными возможностями и ценой каждого из представленных программных продуктов. Стоит сразу отметить, что все программы призваны выполнять стандартный, определенный набор функций, свойственный той области, в которой они применяются. В данном случае это индустрия красоты и здоровья. Набор основных возможностей одинаков как у «Салон Менеджер» так и у «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты».

Это:

Подготовка расписания салона и графика работы сотрудников.

Ведение карточек сотрудников и клиентов.

Ведение справочников процедур, материалов, товаров.

Подготовка прайс-листа предприятия.

Осуществление предварительных записей клиентов к мастерам, на солярии.

Регистрация выполненных процедур и использованных материалов.

Учет движения материалов и товаров.

Учет кассы и банка, расчет с подотчетными лицами.

Произведение расчета зарплаты сотрудников и налогов по зарплате.

Регистрация продаж через специализированное рабочее место.

Выполнение оперативного контроля через отчеты.

Со всеми перечисленными функциями каждая из представленных программ успешно справляется. Еще одной особенностью данных продуктов является их локализация для использования в сети. Пользователем программы может стать любой работник, от администратора до директора, при условии, что компьютеры в рамках салона объединены в сеть.

В каждой из программ удобно реализован интерфейс. И не обязательно быть продвинутым пользователем, для того чтобы начать работу. Интуитивно понятные кнопки, модули, закладки и проводники просто не позволят запутаться. Но не стоит думать, что программы поставляются без предложения по обучению персонала. Например, в стоимость «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты» входит двухдневный курс «Эффективное использование компьютерной программы «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты».

Перейдем к особенностям каждой из программ. Так как при одинаковом наборе основных функций, у каждой из них есть определенные отличительные характеристики.

«Салон Менеджер» - программа постоянно совершенствуется разработчиками за счет обратной связи с клиентами. Обновления доступны бесплатно. Специальный отчет помогает сформировать рейтинг ваших рекламных кампаний. Также существует возможность построить рейтинг клиентов.

«Ажур» - поддерживает работу группы территориально удаленных предприятий. Количество подключаемых рабочих мест неограниченно. Мощная база для ведения бухгалтерии. Также бесплатны обновления.

«Universe-Красота» - существует автоматическая рассылка рекламных предложений и поздравлений Вашим клиентам. Позволяет хранить все данные программы в одном файле, как на компьютере, так и на внешнем носителе данных.

«1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты» - руководитель, находясь на своем рабочем месте, может независимо наблюдать за всеми рабочими процессами, проходящими в салоне. В программу заложена система работы с различными страховыми компаниями. Специальная технология поможет скрыть программу в случае необходимости. Для этого нужно просто выключить компьютер, после чего программа станет "невидимой" для посторонних.

Особенности каждого из обсуждаемых программных продуктов не ограничиваются перечисленными выше. Учитывая универсальность программ и гибкость в настройке, каждая из них, по сути, является уникальным инструментом для повышения эффективности работы. Теперь уточним цены. Диапазон таков:

«Салон Менеджер» - 8 000 рублей (с доставкой экспресс почтой ЕМС).

«Ажур» - 15 000 рублей.

«1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты» - 17 000 рублей ( Локальная версия 4.1 "Конфигурация к 1С", в стоимость не входит лицензионная версия 1С "Торговля + склад" версия 7.7 проф).

«Universe-Красота» - 24 700 рублей (Локальная версия на 1 рабочее место).

Обобщенная схема работы программ.

Проанализировав представленные программные продукты, следует заметить, что все они построены на основе работы с базами данных, во всех программах используются 3 основные базы данных:

Клиенты;

Мастера (персонал);

Услуги.

Работа программ построена на взаимодействии этих баз данных с таблицей, в которой записано время работы. Таким образом, можно изобразить схему работы программ, которая будет отображать только основные функции:

Схема 2.1 - Основные функции работы программ

Далее на каждую базу данных накладываются дополнительные связки и функции, на основании истории использования этих функций программы строят отчеты.

Условно можно разделить каждую программу на 3 раздела:

Работа с клиентами;

Работа с персоналом;

Работа с товарами и услугами.

Сравнение программных продуктов я осуществила по этим основным разделам, поскольку различные функции добавляются к основной базе данных каждого раздела.

Сравнение дополнительных функций, касающихся раздела «работа с клиентами».

В этом разделе у каждой программы присутствует функция, позволяющая обслуживать клиентов. Она может выглядеть как журнал предварительной записи, диалоговое окно или как таблица. Неизменно то, что в каждой программе с помощью этой функции можно ввести нового клиента или выбрать из уже имеющейся базы данных, присвоить ему какое-либо значение из базы данных «услуги» и определить на позицию в таблице «время». Таким образом, организуется работа с клиентом, но кроме этого каждая программа дает дополнительные возможности.

Так в программе «Universe-Красота» в этот раздел добавлены такие функции, которые позволяют:

Вести учет накопительной системы скидок;

Вести учет депозитов клиентов;

Работать с корпоративными клиентами;

Использовать систему пластиковых карт;

Делать выписки клиентам группы услуг (абонементов);

Печатать квитанции клиентам;

Вести предварительную запись клиентов;

Вести рейтинг посещаемости клиентов;

Записывать историю визитов по каждому клиенту;

Создавать отчет по потерянным клиентам;

Оценивать эффективность рекламных акций;

Создавать отчеты по новым клиентам.

В отличие от программного продукта «Universe-Красота», «1С: Предприятие» предлагает свой вариант раздела «Работа с клиентами», в который входят:

Хранение произвольных данных по клиенту с использованием свойств;

Хранение истории посещений клиента;

Хранение фотографии клиента;

Учет взаиморасчетов с клиентами, возможность работы в кредит и внесение предоплаты;

Отправка СМС-сообщений клиентам из программы (только в версии ПРОФ).

Запись одной заявкой к нескольким мастерам.

Автоматическое бронирование времени оборудования, рабочего помещения, кабинета, если оно необходимо для оказания услуги.

Программа «Салон менеджер» не предлагает по данному разделу дополнительных возможностей, ограничиваясь уже названными.

В любом случае во всех программных продуктах достаточно полно отражены потребности современного салона красоты касательно организации работы с клиентами, вплоть до того, что установлены напоминания о днях рождениях клиентов. В дополнение, каждая программа позволяет формировать отчеты по историям посещений клиентов и соответственно анализировать рынок потребителей, что позволяет определять потребности клиентов, востребованность и доступность той или иной услуги и планировать дальнейшую деятельность.

Сравнение дополнительных функций, касающихся раздела «Работа с персоналом».

В любой программе обязательным наполнением раздела является база данных с личными сведениями о работниках, к ним относятся: фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения об образовании, паспортные данные, семейное положение и др. В разных программах дополнительно в этот раздел включаются функции, позволяющие оперировать этими данными. Кроме того ведется учет рабочего времени и заработка каждого работника. Так в программе «Universe-Красота» этот раздел дополнен функциями:

Вход/выход по персональным картам;

Работа с пластиковыми картами сотрудников;

Автоматический расчет заработной платы;

Выдача авансов;

Система штрафов и премий;

Формирования графика работы мастеров;

Сравнительный анализ работы персонала;

Загруженность сотрудников;

Рейтинг мастеров по клиентам;

Сводная ведомость по заработной плате;

Постоянные клиенты по каждому мастеру;

Отчет по выданным материалам сотруднику;

Остатки материалов по сотрудникам;

Анализ перерасхода материалов.

В свою очередь функция расчета заработной платы в этом разделе представлена очень широко и вписывается в условия работы любого салона красоты независимо от принятой в салоне системы оплаты труда, также программа позволяет вручную настраивать расчет заработной платы для каждого сотрудника индивидуально. Самыми распространенными схемами являются:

Оклад;

Повременная;

Процент;

Повременная + процент;

Процент - цена продукции;

Оклад + процент;

Процент - себестоимость;

Оклад + процент - себестоимость.

Процент (по ставкам)

Программа «1С:предприятие» предлагает разделе «Работа с персоналом» не только учет сотрудников, точнее их личной информации, и расчет заработной платы но и:

Возможность напоминания о днях рождениях и других датах (например, дата окончания действия мед. книжки);

Автоматическое заполнение графиков работы;

Ведение индивидуальных и общих схем начисления заработной платы.

Печать расчетных листков за любой период (день, неделя, месяц) по каждому сотруднику.

Учет выплаты заработной платы сотрудникам, а так же прочей выдачи денежных средств сотрудникам.

Отчет по популярности сотрудников у клиентов.

Отчет по выработке сотрудников по категориям выработки.

Отчет по взаиморасчетам с сотрудниками.

Учет оборудования, необходимого для выполнения работ.

Резервирование времени работы оборудования, напоминания по оборудованию (например, дата технического обслуживания).

Примерно тот же набор функций реализован в программном продукте «Салон менеджер» и «Успешный цирюльник 2», глобальных отличий между этими программами в разделе «работа с персоналом» не наблюдается.

Сравнение раздела «Работа с товарами и услугами»

Раздел «Товары и услуги» это качественное содержание работы любого салона красоты, он отражает как материальную, так и финансовую деятельность, позволяет вести учет материалов, продаж, а также позволяет увидеть насколько широко в салоне предлагаются услуги, ведется торговля. Данный раздел наиболее объемный и сложный, по своей сути он заключает в себе 2 базы данных, связанных между собой, а также неразрывно связанной с базой данных по персоналу. В каждой программе этот раздел представлен по-разному и помимо основной функции учета дополняется всевозможными аналитическими.

Рассмотрим на примере программы «1С:предприятие», в данной версии этот раздел включает в себя:

Хранение информации о номенклатуре материалов и товаров;

Удобный учет номенклатуры по произвольным характеристикам (цвет, объем, размер и т.д.);

Автоматический пересчет количества из одной единицы измерения в другую;

Учет номенклатуры по местам хранения;

Учет поступления от поставщиков и учет взаиморасчетов с ними;

Перемещение между местами хранения, выдача материалов мастеру;

Возможность инвентаризации, списании недостачи и оприходования излишков;

Контроль минимальных остатков материалов в реальном времени и напоминание о необходимости закупки;

Автоматическое списание материалов по нормативам на каждую услугу;

Настраиваемые отчеты по движению товаров и материалов, по статистике расхода материалов на каждую услугу или вид услуг;

Ценообразование

Ведение нескольких прейскурантов на одни и те же позиции (для частных клиентов, корпоративных клиентов и т.д.);

Установка цен с любой даты и хранение всей истории цен;

Возможность устанавливать автоматические скидки:

По номенклатуре;

По контрагенту;

Накопительные;

По времени прихода клиента;

Возможность печати прайс-листа с предварительной настройкой внешнего вида;

Учет оказанных услуг и продаж:

Быстрый ввод документа продаж на основании заявки;

Единый документ на отражение всех операций - продажа работ, материалов, товаров, сертификатов, ввод оплаты;

Быстрый подбор работ, материалов товаров в документ;

Использование штрих-кодирования для заполнения документа;

Автозаполнение материалов по нормам;

Автоматический расчет скидок;

Возможность указания разных мест хранения для материалов и товаров;

Отчеты по продажам с группировками по периодам, видам услуг, сотрудникам;

Ежедневный отчет администратора с информацией о продажах, оплатах, движении денег за день.

В программе Universe красота представлены следующие функции:

Отслеживание критического остатка на складе.

Отслеживание сроков регламентного обслуживания.

Возможность учета себестоимости и цены товаров/услуг в двух валютной системе.

Работа с "составными" товарами/услугами (т.е. включающими в свой состав другие товары/услуги).

Расчет себестоимости и рентабельности товара/услуги.

В качестве дополнения эта программа позволяет вводить сезонные скидки на отдельные группы товаров, формирование состав услуг, распечатывать прайс-листы как для клиентов, так и для внутреннего использования, этикетки и ценники на товары, производить автоматический пересчет продажных цен товаров/услуг с приходом новой партии товаров

Программный продукт «Салон менеджер» позволяет в данном разделе:

Осуществлять ведение склада с формированием всех складских документов;

По мере пробивки чеков на какие-либо услуги происходит списание товаров со склада, входящих в калькуляцию. Калькуляцию можно легко изменять по факту выполненной услуги;

Автоматическое формировать заказы на поставку заканчивающихся (недостающих) товаров;

Получать различные отчеты за любой период времени:

кассовые отчеты за любые интервалы времени;

отчеты по мастерам, товарам (услугам) и клиентам салона;

складские отчеты;

отчеты по зарплате (начисляемые по целому ряду схем);

отчет по рекламе, показывающий эффективность рекламных источников;

отчеты по предложениям, претензиям высказанными клиентами;

отчеты по дням рождениям и по подаркам;

отчеты по посещениям;

отчет по балансовым отношениям с клиентами;

рейтинги (мастеров, товаров (услуг) и клиентов по любым позициям;

отчет об эффективности скидок и акций, проводимых в салоне,

отчет и графики о временной загруженности салона (по дням и часам, позволяет определить даты и время проведения акций и распродаж),

отчет по «потерянным клиентам» позволит понять, сколько клиентов «уходит» от каждого мастера.

печать открыток клиентам и конвертов с их адресами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При рассмотрении существующего уровня документационного обеспечения салона красоты были определены основные нормативные документы, согласно которым выстраивается вся система документационного обеспечения управления в салоне красоты. В качестве базовых нормативных документов использованы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГСДОУ, согласно которым введены определения документов и правила их оформления.

Для автоматизации процессов документационного обеспечения управления возможно как использование уже готовых программных продуктов, так и создание собственного. Тем не менее, следует отметить, что сейчас рынок таких продуктов достаточно разнообразен и удовлетворяет всем потребностям современных салонов красоты. Наиболее обширным и многофункциональным является приложение «Салон красоты 7.7» для программы «1С:Предприятие», однако данный продукт уместен в больших салонах красоты или СПА-центрах и не всегда рентабелен в рамках салонов с небольшим оборотом клиентов и денежных средств. Здесь логичнее применить программу «Салон - менеджер».

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, салона красоты «Леди Босс» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

разработан нормативный документ для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству;

предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

разработана должностная инструкция администратора;

предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;

при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

правильно оформлять обложки дел - указывать все необходимые реквизиты;

при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров.

Таким образом, в дипломной работе выделены пути совершенствования документационного обеспечения управления салонов красоты и предложены проекты инструкции по делопроизводству и должностной инструкции администратора салона красоты.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

документ салон красоты

1.     Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

2.      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

.        Майсюк М.И. Социологическое исследование на тему: «Анализ современного состояния документационного обеспечения управления в салонах красоты». ИГЛУ, Кафедра информатики, 2010, 8 с.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Издательство стандартов, 2003.

.        Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.

.        Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.

.        Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

.        ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

.        Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.

.        Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.

.        Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

.        Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

.        Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.

.        Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.

.        Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С. 30-34.

.        Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

.        Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

.        Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

.        Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

.        Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

.        Майсюк М. И. Курсовая работа на тему: «Анализ компьютерных программ для управления салоном красоты», ИГЛУ, кафедра информатики, 2009, 43с.

.        Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

.        Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

.        Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

.        Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

a.     Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.

.       Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

27.    Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

.        Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38.

.        Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

.        Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

.        Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

.        Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

.        Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.

.        Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

.        Веселов П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. - 120 с.

.        Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

.        Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. - 56 с.

.        Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. - 271 с.

.        Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

.        Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

.        Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.

.        Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

.        Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.

a.     Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 81-84.

.       Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.

45.    Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. №3. С. 13-19.

.        Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000 - 232 с.

.        Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.

.        Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.

.        Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

. Общие положения

.1. Настоящая Инструкция устанавливает в салоне красоты «Леди Босс» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников салона красоты «Леди Босс».

.3. Обеспечение сотрудников салона красоты «Леди Бос» техническим оборудованием и средствами осуществляет заместитель директора; необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями - администратор.

. Правила подготовки и оформления документов

.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 - 2003 и образцами документов салона красоты «Леди Босс».

.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

В делопроизводстве салона красоты устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на бланках письма с центрованным расположением реквизитов за подписью директора или его заместителя.

.3. Документы салона красоты «Леди Босс» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

.4. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый директором салона красоты «Леди Босс» или, в его отсутствие, - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед салоном красоты. Посредством приказа ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как директор, так и заместитель.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности.

В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма (отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ» (в приказе) и «ОБЯЗЫВАЮ» (в распоряжении).

.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наиме­нование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись.

.1. Наименование организации - Салон красоты «Леди Босс»

.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголо­вок к тексту на документе формата А5.

.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, при­нимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.10. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2010 года.

.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах ре­гистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

.5. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой сторо­не документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

.7. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним орга­низациям, подписываются директором. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом.

Две и более подписей ставится в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информа­ционного или аналитического характера могут подписываться исполни­телем в пределах его полномочий.

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается).

В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

.8. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

положения о предприятии;

отчеты и балансы;

текущие и перспективные планы;

структура и штатные расписания;

акты о приеме продукции;

акты о расходовании материалов;

акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

слово УТВЕРЖДАЮ;

должность лица, утвердившего документ;

личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

дата утверждения.

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа.

.9. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Редакция журнала «Дорогое удовольствие»

, Иркутск, Урицкого ул., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

, г. Иркутск, ул. Костычева, 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример:

, г. Тула,

ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес.

Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

.10. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поруче­нии первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право со­зыва исполнителей и координации их работы.

.11. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример: Приложение:

. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1

к приказу генерального директора

.00.00. №__

.12. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостовере­ния их подлинности.

Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:

слово СОГЛАСОВАНО;

должность лица, согласовавшего документ;

личная подпись и ее расшифровка;

дата согласования.

. Организация документооборота

.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется администратором салона красоты. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Директора, передается его заместителю.

.1.2. Документы, поступившие на имя Директора, передаются администратором ему на рассмотрение.

.1.3. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

.2 Порядок подготовки исходящих и внутренних документов

.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем Салона красоты «Леди Босс», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части.

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На № __ от ___» с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Директору или его заместителю.

.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться соответствующему должностному лицу не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: «В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата».

.3 Организация контроля исполнения документов

.3.1. В салоне красоты «Леди Босс» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Директор салона красоты «Леди Босс».

.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Директора возлагается на заместителя директора.

.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль».

.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Директора.

.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

.3.7. Исполнитель обязан давать Заместителю директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться заместителю директора не позднее установленной даты исполнения.

.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Директором, необходимо сообщить заместителю директора, который определяет новый срок.

.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством салона красоты «Леди Босс». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

.4. Составление номенклатуры дел

.4.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве салона красоты «Леди Босс».

.4.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и другие подобные материалы.

.4.3. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.

.4.4. Составление заголовков «Разная переписка2, «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается.

.4.6. Образец номенклатуры дел:

номенклатура дел

на 20__ год

Заместитель директора

Подпись И.О.Фамилия

.4.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года

4.5. Формирование и оформление дел

.5.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел - салона красоты «Леди Босс».

.5.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

.5.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

.5.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

.5.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

.5.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры.

.5.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

название организации - Салон красоты «Леди Босс»;

номер дела по номенклатуре;

заголовок дела;

год заведения или квартал года;

том дела;

срок хранения.

4.6 Экспертиза ценности документов

.6.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

.6.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) Салона красоты «Леди Босс». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники. ЭК назначается приказом Директора, им же определяется количественный состав комиссии.

.6.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

.6.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

.6.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ЭК салона красоты «Леди Босс» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

Итого: _______________ дел за годы ___________.

Описи дел за ____________ годы утверждены ЭК.

.6.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Директором.

.6.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

.6.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

.6.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет другой сотрудник, уполномоченный заместителем директора.

.7 Передача дел в архив

.7.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в архиве. Ответственность за сохранность документов несет Директор.

.7.2. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения Директора.

.7.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

.7.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом Директора и принять меры к его поиску, восстановлению.

.7.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

. Общие положения

.1. Администратор является специалистом по оперативному руководству салоном красоты, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

.2. На должность администратора назначается лицо, имеющее высшее образование.

.3. В своей работе администратор руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 - 2003, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

.4. Администратор должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в салоне красоты, нормы служебного этикета

.5. Секретарь должен уметь:

работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel;

работать с клиентами салона;

грамотно предлагать все услуги, предоставляемые салоном.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей администратора является работа с клиентами и оперативное руководство деятельностью салона красоты, для выполнения которого администратор осуществляет следующие виды работ:

.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, выбирает документы, требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору.

.2. Готовит рабочие места мастеров.

.3. Проверяет готовность мастеров и наличие необходимого оборудования и препаратов на процедуры.

.4. Осуществляет прием, запись клиентов, осуществляет консультирование клиентов.

.5. Осуществляет контроль выполнения заказанных процедур.

.6. Контролирует сохранность инструментов и другого имущества салона.

.7. Организует выполнение указаний и поручений директора.

. Права

Администратор имеет право:

.1. Обращаться к директору или его заместителю за информацией по вопросам руководства деятельностью салона красоты.

.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

. Ответственность

Администратор несет административную ответственность за:

.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации

.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

. Взаимосвязи по должности

Администратор взаимодействует:

.1. со всеми мастерами, работающими в салоне:

.2. с техническим персоналом;

.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

. Оценка деятельности

Администратор в своей деятельности обязан:

руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

. Порядок пересмотра должностной инструкции.

.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены директором.

Директор ____________ Р.Ш. Бебия

С инструкцией ознакомлен:

Администратор_____________ Ф.И.О.