формирование отчетности.
Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.
Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.
Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.
. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь
В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.
Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов в сфере документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.
Так, например, специалисты информационных технологий часто смешивают понятие «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и термин «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства, понимаемый как движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.
В связи с этим возникает «технологическая» проблема, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто осуществляемого с нарушениями действующих делопроизводственных норм.
В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениям и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также какой состав информации применяется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.
Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.
Именно на основе такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию та кой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.
Организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует введения и обязательного соблюдения всеми работниками организации единых правил работы с документами - по сути, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы с документами. Следует помнить, что только комплексная рационализация делопроизводства, распространяющаяся на все подразделения организации, приводит к заметному результату.
В настоящее время при комплексной автоматизации делопроизводства решаются во многом те же задачи, что и при проведении работ по организационному проектированию. Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т.е. будущим основным пользователям системы.
К сожалению, службы делопроизводств редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. Да и фирмы - разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем штате специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов и даже создание полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время - и организацию движения документов.
При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов н уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.
На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, с какой периодичностью создается. При наличии табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.
Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные формы (карточки, журналы) нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время существует фиксированный набор сведений (реквизитов), заносимых в регистрационную форму, закрепленный в Инструкции №4. С регистрацией теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации. Информационно-справочная работа - это, по сущности, главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня во организациях она налажена весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.
Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещается документ после завершения работы с ним, поэтому проведение автоматизации делопроизводства организации требует упорядочения текущего хранения документов, а именно разработки номенклатуры дел организации, в которой закрепляется не только место хранения документа после завершения его исполнения, но и сроки хранения всех документов, составляющих документационный комплекс организации.
Еще одна задача, решаемая системами автоматизации,- упорядочение хранения документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые соответствовали бы действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 г. №5.
При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов на электронных носителях и передачи их на хранение.
Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.
3. Средства автоматизации документационного обеспечения управления
Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.
Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также облегчающее управленческий труд и делающее его комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств - от канцелярских товаров до средств доставки, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, административно производственной связи и т.д., что делает работу управленца удобной и комфортной.
Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояние и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.д. К основным средствам технической обработки относятся средства регистрации и сбора информации, приема и передачи данных, их подготовки, средства обработки и отображения информации.
Средства вычислительной техники. Широкое применение вычислительной техники для создания и обработки документов началось с появлением в начале 1980-х гг. и повсеместным распространением персональных компьютеров, которые делятся на четыре класса: микро, малые (мини), большие и суперЭВМ.
МикроЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И те, и другие могут быть как многопользовательскими (мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы)), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.
МалыеЭВМ работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительными сторонами являются надежность и простота в эксплуатации.
БольшиеЭВМ (мейнфреймы) характеризуются большим объёмом памяти, высокими отказоустойчивостью и производительностью, а также надежностью и защищенностью данных, возможностью подключения большого числа пользователей.
СуперЭВМ - это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд операций в секунду.
Выделяют также сервер-компьютеры, предназначенные для обработки запросов от всех станций сети, представляющие этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющие их. Универсальный сервер называется сервер-приложением. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл. Также существуют серверы Cray (64 процессора).
Объективно необходимым компонентом любого вычислительного комплекса является программное обеспечение. Вопросы разработки и использования программного обеспечения вообще достаточно хорошо проработаны и широко освещены в научной и учебно-практической литературе. Применительно к проблемам ДОУ необходимы некоторые уточнения.
Так, общее определение содержания понятия «программное обеспечение» - совокупность программ обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Применительно к сфере ДОУ в рамках соответствующих технологий следует выделить из состава их программного обеспечения эксплуатационные документы, поскольку в соответствии со структурой компьютерных информационных технологий они относятся к организационно-методическому обеспечению.
Кроме того, в учебной и справочной литературе по-разному описывается структура программного обеспечения. В различных сочетаниях используются такие понятия, как общее программное обеспечение, системное программное обеспечение, базовое программное обеспечение, прикладное программное обеспечение, специальное программное обеспечение. При этом их содержание зачастую пересекается, что не дает возможности четко структурировать собственно программное обеспечение. Приводимая далее структуризация программного обеспечения технологий ДОУ основывается на четко выделенных и непересекающихся по содержанию выполняемых соответствующими программами функциях, при этом в совокупности обеспечивается необходимая полнота всего состава программного обеспечения.
В составе программного обеспечения выделяются:
·системное программное обеспечение;
·инструментальное обеспечение разработки программ;
·прикладное программное обеспечение.
Системное программное обеспечение представляет собой совокупность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций технологий ДОУ.
Системное программное обеспечение офисных технологий включает:
·тестовые и диагностические программы;
·антивирусные программы;
·операционные системы;
·программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;
·командно-файловые процессоры (оболочки).
Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов вычислительной системы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.
Антивирусные программы служат для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также профилактики - предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом(например, Acronis AntiVirus, Comodo Antivirus, Dr. Web, Антивирус Касперского, NOD32, Norton AntiVirus). В определенной степени эти программы могут быть использованы в технологиях документационного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.
Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:
·тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
·обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;
·обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой .
Операционные системы классифицируются следующим образом:
)однопользовательские однозадачные (MS-DOS, DR-DOS);
)однопользовательские многозадачные (OS/2, Windows 95/98/2000/XP/Vista);
)многопользовательские (системы семейства Unix, Linux);
)сетевые операционные.
Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных обеспечивают целостность файловых систем и выполнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.д.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объединение, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.д.). Несмотря на общий характер перечисленных операций, они во многом отвечают специфике большинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкретных реализациях указанных технологий.
Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий 3.11 для операционной системы MS DOS, Total Commander для операционной системы Windows 95/98/2000/XP/Vista, Midnight Commander и различные графические оболочки для UNIX-подобной операционной системы Linux).
Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям применения те или иные функциональные программы для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не входящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление работ по программированию, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в индивидуальном порядке.
Прикладное программное обеспечение - это совокупность программных комплексов, обеспечивающих решение конкретных задач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.
Применительно к документационному обеспечению управления прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности традиционно классифицируются следующим образом:
·системы подготовки текстовых документов;
·системы обработки финансово-экономической информации;
·системы управления базами данных;
·личные информационные системы;
·системы подготовки презентаций;
·экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
·системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
·прочие системы.
Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера (табл. 2.2). Они включают:
·текстовые редакторы;
·текстовые процессоры;
·настольные издательские системы.
Таблица 2.2 Офисные программные системы и их функции
Выполняемые функцииОфисные системыMicrosoft Office 2010 (фирма Microsoft)WordPerfect Office X5 (фирма Corel)SmartSuite 9.8 (фирма IBM)Open Office 3.3 (фирма Oracle)LibreOffice 3.3 (фирма The Document Foundation)123456Работа с текстомWord 2010Lord Perfect X5Lotus Word ProOpen Office WriterLibreOffice WriterОбработка таблицExel 2010Quattro Pro X5Lotus 1-2-3Open Office CalcLibreOffice CalcРабота с базами данныхAccess 2010ParadoxLotus ApprachOpen Office BaseLibreOffice BaseРабота с презентациямиPower Point 2010Presantation X5Lotus Freelance GraphicsOpen Office ImpressLibreOffice ImpressЛичный информационный менеджерOutlook 2010Mozilla Thunderbird for Word Perfect OfficeLotus Organizer_Создание бизнес-публикацийPublisher 2010Ventura 10Lotus Fast site_
Все представленные в табл. 2.2 офисные программные системы работают в операционной среде Windows. Наиболее распространенной системой является Мicrosoft Office. Это повлияло на функциональные возможности остальных систем, которые поддерживают обработку файлов, созданных в рамках Microsoft Office.
В операционной среде Linux создано большое количество средств создания и обработки документов, но наиболее известной является офисная система ОреnOffiсе, по своему составу и возможностям аналогичная системе StarQffice.
Средства телекоммуникационной техники. Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network - LAN) - компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети все равно относят к локальным.
Чаще всего термин «локальные сети» понимается буквально, т.е. как сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры. Однако предельные возможности современных локальных сетей позволяют соединять десятки тысяч компьютеров. Определение LAN как системы для непосредственного соединения многих компьютеров подразумевает то, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких-либо посредников и в единой среде.
Наиболее точно определить LAN можно как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи; по сути компьютеры, объединенные LAN, образуют единый виртуальный компьютер, ресурсы которого доступны всем пользователям сети. Следовательно, скорость передачи по локальной сети должна расти по мере увеличения производителей ПК. На данный момент минимальной скоростью LАN считается 100 мегабит в секунду. Достоинствами LAN являются малое число ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках.
Выделяют еще один класс сетей: городские или региональные сети (Metropolitan Area Network - MAN). По характеру такие сети ближе к глобальным, однако их внутренняя структура больше напоминает локальные.
Все применяемые виды сетей имеют ряд недостатков. Они:
·требуют дополнительных, иногда значимых, материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала;
·требуют приема на работу администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам (для больших сетей - бригады администраторов);
·ограничивают возможность перемещения компьютеров, так как в этом случае требуется перекладка кабеля;
·представляют собой прекрасную среду для распространения вирусов, что влечет дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы;
·резко увеличивают возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.
К основным понятиям теории сети относятся:
·абонент (узел, хост, станция) - устройство, подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является ПК, а также сетевой принтер или любое другое периферийное устройство;
·сервер - абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.
Серверов в сети может быть несколько, совсем необязательно, что сервером является самый мощный компьютер. Серверы бывают выделенными и не выделенными. Выделенный сервер занимается только сетевыми заданиями, а невыделенный - выполняет и другие задания;
·компьютер-клиент, называемый также рабочей станцией.
Каждый компьютер может одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимаются не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения. В этом случае приложения, которые отдают ресурсы, являются серверами, а потребляющие их - клиентами.
Средства организационной техники. В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, различных офисах и организациях такие средства стали называть офисной организационной техникой (оргтехникой). Это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.д., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в ДОУ для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи (факсимильная и модемная связь).
Организационная техника составляет материальную базу программных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, другим отрицательным последствиям.
Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе, а средством - оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность.
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и др.
Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.
Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов. Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.
Комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название средств оргтехники. Классификация средств оргтехники уточняется и конкретизируется с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники (табл. 2.3)
Таблица 2.3 Группы организационной техники
ГруппаСредстваСредства копирования и оперативного размножения документовКопирование: электрофотографическое (ксерокопирование), термографическое, диазографическое; фотографическое; электронографическое Размножение: офсетная, трафаретная и гектографическая печать; ризографияСредства составления и изготовления текстов документовРучные пишущие средства (карандаши, ручки), пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, ноутбуки, специализированные программные продукты для персональных компьютеровСредства обработки документовМашины: адресовальные, маркировальные, фальцевальные, брошюровальные, переплетные, уничтожающие, для нанесения защитной пленки на документы, бумагорезательные и др.Средства хранения, поиска и транспортировки документовКонверты, папки, файлы, лотки, шкафы, ящики, стеллажи, картотеки, конвейеры, транспортеры пневмопочта, электронные средства хранения информации (CD-ROM, USB-флеш)Специализированное оборудованиеБанковское оборудование (счетчики денег, дететоры валют и др.), таможенное оборудование, средства презентации Охранные системы безопасности офиса, системы терморегуляции, озонирования и кондиционированияМебель для офисаСтолы, стулья, шкафы, стеллажи и др.Канцелярские товары и расходные материалы для оргтехникиНастольные приборы, химические средства, бумага, карандаши, ручки, скрепки и др.
Выбор оргтехники должен производиться с учетом:
·организационной структуры организации;
·функциональных взаимосвязей ее подразделений;
·технологии выполнения основных и вспомогательных операций по делопроизводству.
Основные показатели, влияющие на выбор технических средств, подразделяются на две группы: организационные и технические.
К организационным показателям относятся: объемы и виды документации, при создании которой будет использовано данное средство; сроки создания, обработки документа; требования к качеству обработки документа; защита от несанкционированного доступа к содержанию текста документа; экономическая эффективность от использования, в том числе стоимость.
Техническими показателями являются: производительность и совместимость в работе с другими техническими средствами; долговечность (время от начала эксплуатации до полного износа); надежность (способность сохранять работоспособность в течение некоторой наработки без вынужденных перерывов); ремонтопригодность (показатель, характеризующий время обнаружения и устранения отказов, неисправностей).
С одной стороны, механизация и автоматизация документационных процессов повысила эффективность труда работника офиса, уменьшив долю ручного труда в общих затратах. С другой стороны, современная офисная техника изменила условия труда, что вызвало появление новых факторов производственной сферы (различные виды излучений, химические вещества и т.д.). Кроме того, работа с офисной техникой ужесточила требования к профессиональным и личностным качествам работников офиса, таким как быстрота и точность двигательных реакций, возможность длительного напряжения памяти, внимание, оперативность мышления.
4. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
.1 Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления
Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.
АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:
·документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
·обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
·обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);
·защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;
·обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;
·автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);
·осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.
Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:
·во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
·организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
·поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;
·система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;
·укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;
·снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;
·качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.
При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.
Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.
В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В итоге приходится реализовывать дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах их эксплуатации и развития, взаимодействия различных организаций. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.
И, тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они дают возможность децентрализовать делопроизводство в любой степени при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля - вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.
Создаются предпосылки для реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.
Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.
Решается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ дает возможность организовать работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.
АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.
АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов приема и т.д.
АС ДОУ формирует единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.
Список использованной литературы
1)Технология и автоматизация делопроизводства : Т38 учеб. Пособие: в 2 ч. / В.В. Паневчик [и др.] ; под ред. В.В. Паневчика. - Минск : БГЭУ,2012. - Ч. 2. - 335с.