Процессы коммуникации в администрации Новгородского муниципального района

Процессы коммуникации в администрации Новгородского муниципального района

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты исследования коммуникаций как элемента системы управления персоналом

.1 Сущность коммуникаций в организации

.2 Общая характеристика коммуникационных процессов в организации их виды

.3 Роль коммуникаций в управлении персоналом

Глава 2. Анализ коммуникационных систем и процессов и их влияния на управление персоналом в Администрации Новгородского района

.1 Организационная характеристика Администрации Новгородского района

.2 Кадровая характеристика Администрации Новгородского района

.3 Анализ коммуникационных процессов в системе управления персоналом в Администрации Новгородского района

Глава 3. Разработка предложения по совершенствованию коммуникаций в системе управления персоналом в Администрации Новгородского муниципального района

.1 Мероприятия по совершенствование коммуникационных процессов в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района

.2 Снижение коммуникационных барьеров в системе управления персоналом Администрации

.3 Оценка социально-экономической последствий мероприятий

Заключение

Библиографический список

Приложение 1

Приложение 2

Введение

В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.

Информация - это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации.

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Кроме того, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Все это определяет актуальность изучения вопроса роли коммуникаций в системе управления персоналом современных организаций.

Предметом исследования данной работы выступает оценка влияния коммуникационных процессов на управление персоналом в Администрации Новгородского муниципального района.

Объектом исследования являются процессы коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района.

Целью дипломного проекта является оценка влияния коммуникаций в процессе управления персоналом муниципальной службы и разработка предложений по усилению их роли в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района.

Для достижения указанной цели в работе поставлены следующие задачи:

. Дать общую характеристику коммуникаций в современных организациях.

. Рассмотреть роль коммуникаций в системе управления персоналом.

. Дать организационную характеристику деятельности Администрации Новгородского муниципального района.

. Проанализировать систему управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района.

. Изучить особенности коммуникационных процессов в Администрации и их влияния на эффективность системы управления персоналом.

. Разработать предложения по повышению коммуникативной эффективности в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района.

Теоретическую базу исследования составляют книги, учебники и статьи в периодической печати, посвященные вопросам формирования и использования кадрового резерва, среди которых можно выделить Моисееву А.П., Кудрявцеву Е.И., Шекшни С.В., Коха Р., Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. и других.

В качестве методов исследования использовались изучение специальной литературы, посвященной теме исследования, а также нормативно-правовой базы, анализ кадровой документации, опрос и анкетирование персонала.

Дипломный проект состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты исследования коммуникаций как элемента системы управления персоналом

.1 Понятие коммуникаций в организации

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации.

Цели коммуникации могут быть следующими:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектом и объектом.

2. Совершенствование межличностных коммуникаций в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов и координация их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникационные потоки информации в организации можно обобщенно представить в виде следующей схемы.

Рис. 1. Информационные потоки в организации

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления. Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.

Тот, кто передает информацию, является отправителем или источником. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса.

В результате проведенных исследований формируется сообщение, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение сообщения представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

Сообщение поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. В качестве каналов используется сама среда и различные технические устройства и приспособления. Так, например, разговор двух лиц может осуществляться непосредственно по телефону или по радио.

Тот, кого достигло, и кому было адресовано послание, является получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь - это реакция получателя на информацию отправителя. Она появляется в результате обмена участниками процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель - получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая и косвенная.

Наконец, последним элементом процесса коммуникации является результат коммуникации, который представляет собой изменение в поведении получателя, которые происходят вследствие передачи сообщения. Это могут быть изменения:

·   в знаниях получателя;

·   в установках получателя;

·   изменения явного поведения получателя сообщения;

Эффективная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении как организационной системой в целом так и её частными подсистемами. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинённым, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

От умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией, зависит в большой степени эффективность управления человеческими ресурсами.

Основной формой общения в организации, несмотря на появление альтернативных электронных средств, остаётся личное общение.

В коммуникации переплетаются два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, меморандумы, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail). В контексте межличностных коммуникаций я считаю необходимым остановиться на рассмотрении общих особенностей форм вербальной и невербальной коммуникации личности как таковой а не описывать, перечисляя достоинства и недостатки выше обозначенных методов коммуникации в рамках рассматриваемого типа (устная, письменная). Поскольку отдельный сотрудник, прежде всего индивидуальность, личность. Корни поведения которого следует искать именно в поведении личности.

Если коммуникация рассматривается как процесс, то информация - это то, что передается в ходе этого процесса. Циркулирующая в организации информация, к созданию которой причастен человек, называется социальной. Если в роли источника выступает субъект управления, то речь идет об «управленческой информации».

Афанасьев В.Л. предлагает различать информацию в зависимости от того, какие функции управленческого процесса она обслуживает. Информацию, которую кладут в основу решения, называют исходной. Информацию, которая используют в ходе реализации решения, называют организационной информацией. Любое управленческое решение сопровождается определенными нормами, предписаниями, правилами, рекомендациями. Такого рода информация называется регулирующей. На завершающем этапе управленческого цикла фигурирует учетно-контрольная информация. Важно также деление информации на внешнюю (взаимодействие с окружающей средой) и внутреннюю (циркулирующую внутри организации).

Двусторонняя направленность - основной принцип управления коммуникациями. Все теоретики и практики, работающие в этой области, разделяют представление об управлении коммуникациями как «об инициации и поддержании с определенной целью отношений между организацией и окружающей средой». Это достаточно расплывчатое определение, но отражает суть процесса.

Управление коммуникациями находится на границе организации. Его функция состоит в поддержании контактов (отношений), в том числе и с теми. Кто не разделяет интересы организации. С точки зрения управления коммуникациями таковыми являются, с одной стороны, управленческая верхушка организации, а с другой - внутренняя и внешняя среда, представленная в виде различных аудиторий. Предметом управления коммуникациями является зона конфликта, этот факт не вызывает у специалистов никаких возражений. В наши дни коммуникации по-прежнему, а даже в первую очередь, остаются средством формирования политики. Это связано с тем, что политика, которая пользуется наибольшей поддержкой, и есть собственно легитимная политика организации. В результате за ее коммуникациями закрепилась специальная функция, и она заняла первое место среди прочих управленческих инструментов - маркетинга, финансов, планирования и управления производством. Связи с общественностью переросли в управленческий инструмент и стали объектом планирования и контроля.

Легитимность компании зависит от способности компании сохранять свое место в системе рыночных отношений. Поэтому и коммуникация должна соответствовать условиям двойной легитимности: внутренней, признаваемой за руководителем и его подчиненными, и внешней, признаваемой экономическими, политическими и нравственными авторитетами, находящимися вне компании.

В этом свете коммуникации выступают в качестве стратегического инструмента, что указывает на расширение круга функциональных обязанностей специалиста по управлению коммуникациями и повышение организационного уровня, на котором происходит формирование решений в этой области.

1.2 Общая характеристика коммуникационных процессов в организации их виды

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации. Основные функции коммуникации:

) информативная - передача истинных или ложных сведений;

) интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например согласовать действия, распределить функции, повлиять на настроение, убеждения, поведение собеседника, используя различные формы воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

) перцептивная - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Коммуникационный процесс включает пять этапов.

этап - начало обмена информацией, когда отправитель должен ясно представить, «что именно» (какую идею и в какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

этап - воплощение идеи в слова, символы, в сообщение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации; речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т.д.

этап - передача информации через использование выбранных каналов связи.

этап - получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли - этот процесс называют декодированием.

этап - сообщения об исполнении - этап обратной связи - отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

Руководитель от 50 до 90% времени тратит на коммуникацию, ведь он должен довести информацию до подчиненных и получить от них требуемую реакцию, а также осуществлять информационное взаимодействие с коллегами и вышестоящим руководством. 80% зарубежных руководителей считают, что обмен информацией - одна из самых сложных проблем в организациях, а неэффективные коммуникации - это главное препятствие на пути достижения успешной деятельности фирмы, ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей.

Эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации. Выделяют следующие виды коммуникаций:

- формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения;

-        неформальные коммуникации (например канал общения между друзьями, канал распространения слухов);

         вертикальные (межуровневые) коммуникации: сверху вниз и снизу вверх;

         горизонтальные коммуникации - обмен информацией между различными отделами для согласования действий;

         межличностные коммуникации - устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.

Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем со старшими.

Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвержен искажениям, поскольку у работников одного уровня взгляды совпадают чаще. Более того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных, идущих сверху вниз, - приказной. Сообщения, движущиеся снизу вверх, содержат главным образом информацию обратной связи о производственной деятельности.

Организационные структуры, как правило, препятствуют горизонтальным потокам информации между индивидами различных подразделений. Предполагается, что сообщения движутся по ступеням иерархии до общего начальника, а затем направляются вниз. Естественно, это замедляет скорость горизонтальных сообщений. А. Файоль защищал идею специально предусмотренных механизмов поперечной коммуникации в организации, заметив, что имеется много видов деятельности, успех которых зависит от их быстрого исполнения, и что необходимо найти способы сочетания должного почтения к иерархическим каналам с удовлетворением потребности в быстрых действиях. Такой особый горизонтальный канал формальной коммуникации называют «мостиком Файоля».

Вертикальные коммуникации - это коммуникации, идущие от начальника к подчиненным. Вертикальные коммуникации могут осуществляться в двух направлениях. По нисходящей идет информация от начальника к подчиненным относительно того, какие работы им надо выполнять. Это может быть информация о приоритетах, технических задачах, рекомендациях, процедурах и правилах и т.д. По восходящей подчиненные предоставляют руководителю отчеты о выполненной работе. Это также может быть информация о возникшей проблеме, различные вопросы, новые идеи, жалобы, споры и т.д.

Вертикальные коммуникации соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Данные коммуникации служат каналом передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикальных коммуникаций решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы.

Диагональные коммуникации - это связь функциональных руководителей с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении и связь сотрудников подразделений с другими функциональными руководителями.

Способы преодоления внутриорганизационных коммуникационных барьеров могут быть следующими:

·   Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях должны представлять потребности в информации, как собственные, так и своих подчиненных; должны научиться оценивать количественную и качественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

·   Управленческие действия. Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного - вот дополнительные действия, подвластные руководителям.

·   Системы обратной связи. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи.

·   Системы сбора предложений. Они разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации и игнорирования идей на пути сверху вниз.

·   Современная информационная технология. Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.

2). Межличностные барьеры - обусловленные психологическими и социальными факторами. К ним относятся:

. Барьеры, обусловленные восприятием. Они могут возникать вследствие следующих причин:

·   По причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Из этой характеристики следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Информация, вступающая в противоречие с опытом человека или ранее усвоенными им знаниями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом и понятиями.

·   Существование преград, обусловленных социальными установками людей. Если имеет место неудачный опыт взаимодействия с определенным работником или работниками, то по всей вероятности, на процесс обмена информацией оказывают влияние установки людей, например, их негативное отношение друг к другу.

2. Семантические барьеры. Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое он ему придал. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Семантические барьеры могут создавать коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде.

. Невербальные барьеры. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная коммуникация происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица - все это примеры невербальной коммуникации. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как произносятся слова. Имеются в виду интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п. То, как произносятся слова, может существенно изменять их смысл.

Как и семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.

. Плохая обратная связь. Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который ему изначально был предан. Существует множество причин, по которым сообщение может быть не понято.

1. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможная. Когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в их силах. Многим кажется, что слушать - означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания.

Способами преодоления межличностных барьеров в процессе коммуникации могут быть следующими:

·   Научиться навыкам эффективного слушания.

·   Прояснять свои идеи перед началом их передачи. Это означает, что необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые должны стать объектами передачи.

·   Быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам. Не следует жалеть сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова и выражения.

·   Следить за языком собственных поз, жестов и интонациями. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, можно добиться большей ясности и понимания передаваемых слов.

·   Излучать открытость. Следует избегать скороспелых оценок, суждений и стереотипов.

·   Добиваться установления обратной связи. Это можно сделать задавая вопросы, оценивая жесты, позы и интонацию человека, контролированием первых результатов работы, проведение политики открытых дверей.

Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются друг с другом, чтобы;

• выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);

• получить или предоставить информацию (профессиональная цель);

• оказать влияния на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью совпадает с целью управления персоналом организации - добиться необходимого для компании поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

.3 Роль коммуникаций в управлении персоналом

Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления. С точки зрения масштабов управленческие коммуникации делятся на две большие группы:

·        между организацией и ее средой;

·        между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п.

Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирования требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие организацию, разделены на три типа:

• благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации;

• искомые аудитории, в которых заинтересована сама организация при условии их позитивности;

• нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п.

По содержанию такое взаимодействие может быть:

• информационным;

• административным;

• техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого влияние осуществляют межфункциональные органы - комитеты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий.

С помощью второго происходит объединение элементов управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации - совету директоров, правлению, штаб-квартире.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, при обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

По характеру взаимодействие в организации может быть:

прямым;

косвенным.

Прямое основывается на контактах сторон.

Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. Однако сегодня в крупных организациях оно возможно в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты взаимодействуют опосредованно, т.е. через кого-то, скажем, через заместителей или руководителей низового уровня.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до исполнителей.

Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Организация не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлении сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень.

Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, требует решения руководителя организации.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними.

Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей.

В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информации.

При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой межличностный обмен информацией. Изучение межличностных коммуникаций с целью их управляемости имеет наибольшую значимость.

В межличностных коммуникациях главным является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности.

Во-первых, межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех.

Во-вторых, она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выходить на нужного респондента.

Межличностная коммуникация более свободна от формальных, регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. Кроме того, при личном общении эффект восприятия может быть усилен за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника.

И последнее, в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи.

Нельзя переоценить значимость обратной связи, поскольку именно от нее зависит эффективность межличностных коммуникаций.

Правильные последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих формальных и неформальных механизмов, посредством которых передатчик может проверить, насколько правильно было интерпретировано его сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется прежде всего эффективностью или неэффективностью обратной связи.

Условия эффективности обратной связи:

. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.

. Конкретность. Обратная связь должна обеспечивать реципиентов конкретной информацией, благодаря которой могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.

. Описательность. Обратная связь должна иметь скорее описательный характер, чем оценочный, и содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.

. Полезность. Обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.

. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться вовремя, так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.

. Готовность. Для эффективности обратной связи требуется готовность работников ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.

. Ясность и достоверность. Если информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников.

В процессе межличностных коммуникаций выделяются три основные фазы.

. Докоммуникативная фаза характеризуется запросами и ожиданиями аудитории.

. Коммуникативная фаза отражает процесс непосредственной реализации запросов.

. Послекоммуникативная фаза отличается использованием полученной информации.

Представленные фазы в межличностном общении лежат в основе установления методов, средств и способов коммуникации. К их числу относятся: текст (слово), другие символы (рисунки), действие (невербальные коммуникации).

Универсальным средством межличностных коммуникаций является язык. В процессе коммуникации язык реализуется в виде отдельных текстов. Именно текст является той структурной единицей простейшего акта общения, которая определяет поведение коммуниканта.

К коммуникативным символам также относятся рисунки, схемы, диаграммы, модели, макеты и т.д. В большинстве случаев они используются для пояснения словесных сообщений, так как позволяют наглядно иллюстрировать преподносимую идею и считаются мощным визуальным средством изображения.

За последние десять лет произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации.

Конец 80-х и начало 90-х годов называли «зарей информационной эры», когда использование информации считалось важнее процесса ее создания, хранения или передачи с помощью электронных средств. Это был естественный переход от компьютерной эры, в ходе которой вычислительная мощность и возможности ЭВМ выросли до беспрецедентных размеров, а стоимость вычислений резко снизилась. Сегодня такие же колоссальные изменения происходят в области телекоммуникаций. Люди имеют возможность доступа к информации, совместного ее использования и передачи с такой скоростью и так дешево, как никогда раньше.

Непосредственное отношение к компьютеризированным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. Действительно, границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся менее заметными. В настоящее время компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникационные сети становятся более компьютеризированными. В дополнение к компьютерам в телекоммуникационных системах используют телефоны и телевизионные технологии, беспроводные мобильные радиосистемы, использующие оптоволоконные кабели.

Телекоммуникационные системы предполагают, что пользующиеся ими люди выполняют свою работу или часть ее на дому, а связь с офисами поддерживается посредством компьютерных линий связи.

Исследования показывают, что преимущества телекоммуникаций для работников заключаются в отсутствии отвлекающих моментов, уменьшении затрат времени и денег на общение, возможности снизить расходы на рабочую одежду, проводить больше времени с членами семьи или обеспечить уход за ними. Выгоды для организаций состоят в повышении производительности труда, в снижении потребности в рабочих площадях, в возможности привлечения талантливых людей, живущих в отдаленных местностях, в повышении уровня лояльности работников. Более того, в обмен на домашний комфорт некоторые индивиды увеличивают свой рабочий день и интенсивность труда.

Электронная почта представляет собой коммуникативную компьютерную систему, позволяющую мгновенно передавать сообщения конкретному и множеству адресатов, которые будут храниться в их персональном компьютере до тех пор, пока их не прочтут. С помощью системы Интернет (стремительно растущей информационной среды, связывающей компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут получать информацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер.

Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов, а также для обмена по электронному стандарту. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователю возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, производить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи, удобство пользования. Однако самым существенным недостатком выступает отсутствие непосредственного личного контакта, связанные с этим трудности точной передачи информации, интерпретации эмоций и чувств.

В организациях наряду с электронной почтой и интеллектуальными автоответчиками используются электронные доски объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой информации. Помимо поддержания контактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе компаний.

Некоторые компании создают виртуальные, не нуждающиеся в помещениях и рабочих столах офисы, в которых основными средствами производства являются компактные коммуникационные средства - электронная почта, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы, системы проведения видеоконференций. Вооруженные ими сотрудники могут выполнять работу не только на дому, но практически в любом месте - в офисах заказчиков, в автомобилях, в ресторанах и т.д. Однако не следует забывать о риске утраты возможностей социальных взаимодействий.

С целью управления коммуникациями служба управления персоналом прежде всего формирует коммуникационный регламент организации. Коммуникационный регламент - организационный документ (локальный нормативный акт), который определяет, сотрудники в каких должностях, каким образом, по каким вопросам, с кем именно могут вступать во взаимодействие. Таким образом, организация получает документ, определяющий структуру и содержание формальных коммуникаций. Чем большее соответствие будет установлено между коммуникационным регламентом и функциональной структурой организации, тем меньше в организации останется оснований для направленных неформальных и формализованных межличностных ситуаций.

Коммуникационный регламент содержит подробное описание коммуникативных форм взаимодействия, в том числе - группового взаимодействия. К этим формам относятся особые коммуникативные мероприятия, призванные упорядочить и интенсифицировать процесс управленческих и иных профессиональных коммуникаций. В числе коммуникативных мероприятий можно выделить:

-    Собрание - мероприятие, направленное на оповещение сотрудников о принятых решениях и основных способах их реализации;

-        Совещание - мероприятие, направленное на выявление рассогласования профессиональных точек зрения на конкретный предмет;

         Оперативное совещание - мероприятие, направленное на определение актуальных приоритетов деятельности и текущих проблем;

         Заседание - мероприятие, направленное на оценку рассогласования ранее принятых планов и реальных результатов;

         Конференция - мероприятие, направленное на информирование сотрудников подразделений по вопросам, относящимся к предметам ведения других подразделений

Кроме перечисленных мероприятий для повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций служба управления персоналом проводит специальные PR-акции - внутриорганизационные праздники по поводу значимых событий - выпуска первой партии продукции или последнего экземпляра в серии, начала или завершения сезона, пуска новой линии оборудования, освоения новой технологии и т.д.

Хорошо отлаженная система коммуникаций позволяет повышать эффективность деятельности, так как:

1.  Позволяет экономить время на переговоры и обсуждения;

2.       Организует пространство взаимодействия, что позволяет фиксировать коммуникацию как форму профессиональной деятельности и включать ее в план работы;

.        Упорядочивает содержание коммуникаций, удерживает ее в рамках организационных и профессиональных норм и правил;

.        Активизирует взаимодействие сотрудников, работающих в разных подразделениях и на разных управленческих уровнях.

Коммуникационные технологии могут быть созданы не только службой управления персоналом организации. Эти технологии могут быть заказаны консалтинговой фирме, так как именно данный вид технологий наиболее универсален и не так сильно зависит от специфики организации, как остальные технологии управления персоналом.

Глава 2. Анализ коммуникационных систем и процессов и их влияния на управление персоналом в Администрации Новгородского района

.1 Организационная характеристика Администрации Новгородского района

Администрация Новгородского муниципального района является исполнительно-распорядительным органом Новгородского муниципального района.

Администрация Новгородского муниципального района обладает правами юридического лица.

Структура Администрации Новгородского муниципального района утверждается Думой Новгородского муниципального района по представлению Главы Новгородского муниципального района.

Структурные подразделения Администрации Новгородского муниципального района осуществляют свою деятельность на основании положений, утверждаемых Главой Новгородского муниципального района.

Администрация Новгородского муниципального района обладает следующими полномочиями:

) обеспечение исполнения решений Думы Новгородского муниципального района, постановлений и распоряжений Главы Администрации Новгородского муниципального района, распоряжений первого заместителя, заместителей Главы Администрации Новгородского муниципального района в пределах своих полномочий;

) организация в границах Новгородского муниципального района электро- и газоснабжения поселений;

) дорожная деятельность в отношении автомобильных дорог местного значения вне границ населенных пунктов в границах Новгородского муниципального района, а также осуществление иных полномочий в области использования автомобильных дорог и осуществления дорожной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

) создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения между поселениями в границах Новгородского муниципального района;

) участие в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма и экстремизма на территории Новгородского муниципального района;

) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций на территории Новгородского муниципального района;

) организация охраны общественного порядка на территории Новгородского муниципального района муниципальной милицией;

) организация мероприятий межпоселенческого характера по охране окружающей среды;

) организация предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти Новгородской области; организация предоставления дополнительного образования детям (за исключением предоставления дополнительного образования детям в учреждениях регионального значения) и общедоступного бесплатного дошкольного образования на территории Новгородского муниципального района, а также организация отдыха детей в каникулярное время;

) организация оказания на территории Новгородского муниципального района (за исключением территорий поселений, включенных в утвержденный Правительством Российской Федерации перечень территорий, население которых обеспечивается медицинской помощью в медицинских учреждениях, подведомственных федеральному органу исполнительной власти, осуществляющему функции по медико-санитарному обеспечению населения отдельных территорий) первичной медико-санитарной помощи в амбулаторно-поликлинических, стационарно-поликлинических и больничных учреждениях, скорой медицинской помощи (за исключением санитарно-авиационной), медицинской помощи женщинам в период беременности, во время и после родов;

) организация утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов;

) утверждение схем территориального планирования Новгородского муниципального района, утверждение подготовленной на основе схемы территориального планирования Новгородского муниципального района документации по планировке территории, ведение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности, осуществляемой на территории Новгородского муниципального района, резервирование и изъятие, в том числе путем выкупа, земельных участков в границах Новгородского муниципального района для муниципальных нужд;

) выдача разрешений на установку рекламных конструкций на территории муниципального района, аннулирование таких разрешений, выдача предписаний о демонтаже самовольно установленных вновь рекламных конструкций на территории муниципального района, осуществляемые в соответствии с Федеральным законом от 13.03.2006 №38-ФЗ "О рекламе";

) формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

) содержание на территории Новгородского муниципального района межпоселенческих мест захоронения, организация ритуальных услуг;

) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав Новгородского муниципального района, услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

) организация библиотечного обслуживания населения межпоселенческими библиотеками, комплектование и обеспечение сохранности их библиотечных фондов;

) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав Новгородского муниципального района, услугами по организации досуга и услугами организаций культуры;

) создание условий для развития местного традиционного народного художественного творчества в поселениях, входящих в состав Новгородского муниципального района;

) организация и осуществление мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории Новгородского муниципального района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

) создание, развитие и обеспечение охраны лечебно-оздоровительных местностей и курортов местного значения на территории Новгородского муниципального района;

) организация и осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на территории Новгородского муниципального района;

) осуществление мероприятий по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья;

) создание условий для развития сельскохозяйственного производства в поселениях, расширения рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, содействие развитию малого и среднего предпринимательства, оказание поддержки социально ориентированным некоммерческим организациям, благотворительной деятельности и добровольчеству;

) обеспечение условий для развития на территории Новгородского муниципального района физической культуры и массового спорта, организация проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий Новгородского муниципального района;

) организация и осуществление мероприятий межпоселенческого характера по работе с детьми и молодежью;

) осуществление в пределах, установленных водным законодательством Российской Федерации, полномочий собственника водных объектов, установление правил использования водных объектов общего пользования для личных и бытовых нужд.

) осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Новгородского муниципального района федеральными и областными законами;

) реализация иных полномочий в соответствии с федеральными и областными законами, Уставом муниципального образования.

Администрация Новгородского муниципального района по поручению Думы Новгородского муниципального района или по согласованию с ней принимает к своему рассмотрению любой вопрос местного значения Новгородского муниципального района, за исключением вопросов, находящихся в исключительной компетенции Думы Новгородского муниципального района

Администрация Новгородского муниципального района, при необходимости, создает ведомственные, межведомственные и иные комиссии для обеспечения осуществления своих полномочий.

Администрация Новгородского муниципального района осуществляет муниципальные заимствования от имени Новгородского муниципального района.

Администрация Новгородского муниципального района принимает решения об образовании земельного участка, в состав которого в первую очередь включаются неиспользуемые земельные участки и земельные участки худшего качества с их оценкой по кадастровой стоимости, выделенные из земельных долей, собственники которых не распоряжались ими в течение трех и более лет с момента приобретения прав на земельную долю (невостребованные земельные доли).

Глава Новгородского муниципального района является по должности Главой администрации Новгородского муниципального района, руководит ее деятельностью на принципах единоначалия.

Глава Новгородского муниципального района подконтролен и подотчетен населению и Думе Новгородского муниципального района.

Глава Новгородского муниципального района избирается населением Новгородского муниципального района на основе всеобщего равного прямого избирательного права при тайном голосовании в порядке, определенном областным законом 18.09.2002 № 69-ОЗ «О выборах Глав муниципальных образований».

Схема организационной структуры Администрации Новгородского муниципального района приведена в Приложении 1.

Организационная структура Администрации Новгородского муниципального района относится к линейно-функциональному типу.

В связи с этим можно сказать, что с одной стороны, нагрузка распределена равномерно и незначительна для главы муниципального образования, подразделения выполняют конкретные функции в своей сфере деятельности, но с другой стороны, не всегда достаточно точно определена ответственность за принимаемые решения, возможны конфликты между подразделениями за использование бюджетных средств.

Можно отметить следующие характерные особенности структуры управления Администрации Новгородского муниципального района:

подразделения выполняют широкий спектр функций в рамках своей компетенции;

подразделения обладают необходимыми полномочиями для выполнения своих функций;

каждое подразделение несет ответственность в рамках своей компетенции;

численность сотрудников сильно различается от отдела к отделу - часть подразделений нуждается в дополнительных кадрах, в то время как в других, возможно, необходимы сокращения численности персонала.

Подразделением Администрации Новгородского муниципального района, которое занимается кадровыми вопросами, является комитет муниципальной службы.

Задачи комитета:

• организационное обеспечение деятельности Главы муниципального района, Думы Новгородского муниципального района, Администрации муниципального района;

• обеспечение взаимодействия Администрации муниципального района с органами местного самоуправления поселений, иными органами по вопросам реализации законодательства о местном самоуправлении;

• обеспечение выполнения задач, определенных избирательным законодательством для органов местного самоуправления;

• организация, в соответствии с действующим законодательством, муниципальной службы в Администрации муниципального района, осуществление кадровой работы;

Комитет муниципальной службы находится в подчинении Первого Заместителя Главы Администрации Новгородского муниципального района.

Конкретную функцию по управлению персоналом осуществляет сектор кадровой работы.

Сектор кадровой работы является подразделением Администрации района, образованным для обеспечения деятельности администрации, ведения кадрового делопроизводства, обеспечения единой кадровой политики администрации, организации повышения квалификации муниципальных служащих, прогнозирования и планирования потребностей в кадрах.

.2 Кадровая характеристика Администрации Новгородского района

В Администрации Новгородского муниципального района работает 98 человек. Персонал учреждения можно классифицировать по нескольким категориям.

Во-первых, персонал Администрации Новгородского муниципального района разделяется на руководителей и специалистов.

К категории руководителей относится Глава Администрации и руководители комитетов и отделов.

Также персонал Администрации Новгородского муниципального района разделяется на категории муниципальных должностей.

В таблице 1 представлена характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по категориям муниципальных должностей.

Таблица 1

Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по муниципальным должностям в 2010-2011 году

В 2011 году произошло сокращение численности персонала Администрации Новгородского муниципального района. Была сокращена численность высших ведущих и старших должностей муниципальной службы - на 3 человека.

Рис. 2. Динамика численности персонала Администрации по должностям муниципальной службы

Далее дадим характеристику персонала управления по полу, возрасту и уровню образования. Эти данные, на наш взгляд, также целесообразно представить в разрезе муниципальных должностей. Половозрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района приведена в таблице 2-3.

Таблица 2

Возрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2010 году по должностям муниципальной службы

В 2010 году численность мужчин составляла 17% от общей численности персонала - 14 человек. Основная возрастная категория персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2010 году - сотрудники в возрасте от 51 до 55 лет, что является скорее отрицательным фактором, однако среди служащих также есть и молодежь - 28 человек в возрасте до 35 лет.

Таблица 3

Качественная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2011 году по должностям муниципальной службы

Половозрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района позволила выяснить, что соотношение мужчин и женщин среди работников организации в 2011 году изменилось незначительно - доля мужчин выросла до 18%.

По возрастным характеристикам изменений также практически не происходило.

На рисунке 3 показана динамика персонала по полу.

Рис. 3. Динамика персонала Администрации Новгородского муниципального района по полу

Из диаграммы видно, что численность женщин за два года снизилась на 3 человека, а численность мужчин не изменилась. При этом в структуре должностей соотношение по полу претерпело изменения в 2011 году - снизилась численность женщин на ведущих, главных и младших должностях.

Рис. 4. Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по возрасту в 2010-2011 гг.

В 2011 году по сравнению с 2010 годом только по возрастным группам до 30 лет, 41-45 лет, 46-50 лет, 56-60 лет и старше 60 лет численность персонала осталась неизменной. Численность персонала по остальным категориям сократилось на 1 человека, всего на 3 человека. На наш взгляд, это не сказалось отрицательно на возрастной структуре персонала Администрации Новгородского муниципального района, так как соотношение возрастных категорий практически не изменилось, и в 2011 году основная доля персонала находилась в возрасте до 46 лет, что говорит о хороших перспективах для Администрации Новгородского муниципального района в том случае, если будут приняты меры по удержанию и развитию молодых служащих.

Далее необходимо дать характеристику персонала по уровню образованию в динамике за 2 года. Данные представлены в таблице 4.

Таблица 4

Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по образованию в 2010-2011 гг.

Образовательная структура персонала характеризуется очень хорошо - все служащие Администрации имеют высшее образование. То есть в 2010 и в 2011 году доля сотрудников с высшим образованием составляла 100%.

Последней характеристикой является оценка стажа служащих Администрации. Она представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Характеристика служащих Администрации Новгородского муниципального района по стажу работы

коммуникация управление персонал администрация

Персонал Администрации является достаточно опытным, хотя обращает на себя внимание неравномерность распределения персонала по стажу - наибольшая численность служащих со стажем работы от 5 до 10 лет а также стажем работы от 20 до 25 лет.

Подводя итог проведенной характеристике служащих Администрации Новгородского муниципального района можно сделать вывод, что в 2011 году качественная характеристика служащих была удовлетворительной, а сокращение численности персонала, вызванное мероприятиями по оптимизации численности персонала, не нарушила эффективной работы Администрации Новгородского муниципального района.

.3 Анализ коммуникационных процессов в системе управления персоналом в Администрации Новгородского района

Коммуникационные процессы, проходящие в Администрации, оказывают влияние на все элементы работы, в том числе на систему управления персоналом. Цель данного раздела - провести анализ влияния коммуникационных процессов на эффективность работы с персоналом.

Система коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района включает в себя следующие элементы (рисунок 6).

Рис. 6. Элементы системы коммуникаций Администрации

Дадим характеристику перечисленных элементов.

В Администрации Новгородского муниципального района, как и в любой организации, протекают различные коммуникационные процессы. Их можно разделить на внутренние и внешние коммуникации.

Внутренние коммуникации - это информация, которая передается сотрудниками организации друг другу, т.е. внутри Администрации. При этом внутренние коммуникации подразделяются формальные и неформальные. Формальные коммуникации в свою очередь включают в себя горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Внешние коммуникации - это контакты организации с внешней средой, получаемая оттуда информация и передаваемые контактным аудиториям сведения.

Горизонтальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района - это связи между линейными руководителями одного уровня, а также между работниками различных подразделений. Интенсивность коммуникационных процессов, происходящих на одном уровне управления, зависит от того, насколько взаимосвязанной является деятельность подразделений, осуществляющих горизонтальные коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района осуществляются путем запросов со стороны линейных руководителей о предоставлении им необходимой информации, а также в простом обмене информацией между подразделениями.

Внутри различных отделов Администрации Новгородского муниципального района коммуникационные процессы протекают по схеме «всеканальной» коммуникационной сети.

Информация, передаваемая при осуществлении горизонтальных коммуникаций, может быть искажена из-за существования внутренних барьеров, препятствующих эффективному обмену информацией между линейными руководителями.

При осуществлении горизонтальных коммуникаций обратная связь осуществляется в виде обоюдного обмена информацией и совместной выработки решений. Результатом горизонтальных коммуникаций является улучшение или ухудшение работы участников коммуникационного процесса, в зависимости от полученной ими информации. Если данная информация являлась продуктивной и достоверной, то она должна помочь сотрудникам организации в работе. Если же информация была недостоверной и неправильной, то она может повредить работе и привести к выполнению лишних, дублирующихся и несвоевременных работ.

Горизонтальные связи в Администрации Новгородского муниципального района носят линейный характер.

Вертикальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района - это связь между главой Администрации и линейными руководителями, а также коммуникации между руководителями различных отделов и их подчиненными.

Вертикальные коммуникации между главой Администрации и линейными руководителями осуществляется в двух направлениях. По нисходящей информация от главы Администрации поступает к руководителям комитетов и отделов в форме ежедневных запросов о ходе выполнения работ и получении от них текущей информации. По восходящей линейные руководители направляют главе сельсовета доклады о своей работе и дают отчеты о выполнении порученных им заданий.

Такая связь представляется достаточной при отсутствии помех на пути передачи информации снизу вверх и сверху вниз. Для устранения помех в Администрации Новгородского муниципального района принято получать все распоряжения лично у главы Администрации, и все важные вопросы согласовывать непосредственно с ним. Это обеспечивает передачу информации без посредников и, следовательно, снижает риск ее искажения.

Коммуникационной сетью при осуществлении вертикальных коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района является сеть «Y», при которой участники коммуникационного процесса взаимодействуют не между собой, а лишь общаются с одним участником коммуникационного процесса, расположенном в центре сети. В данном случае глава Администрации собирает у себя всю полученную от линейных руководителей информацию, не распространяя ее среди других участников коммуникационного процесса. Такой сбор информации позволяет главе Администрации осуществлять оперативное управление организацией.

Что касается вертикальных коммуникаций между линейными руководителями и их подчиненными, то они осуществляются также в форме запросов о ходе выполнения работ со стороны руководителей подразделений и предоставления отчетов со стороны работников. При этом по нисходящей линейными руководителями может передаваться информация, которая исходит непосредственно от них, а могут передаваться распоряжения главы Администрации, касающиеся непосредственных исполнителей и выполняемой ими работы.

В таких подразделениях Администрации Новгородского муниципального района, как бухгалтерия, информация передается функциональным руководителем отдельно по каждому подчиненному в зависимости от выполняемой тем работы. Эта информация передается также по коммуникационной сети «Y».

Обратная связь при осуществлении вертикальных коммуникаций проявляется в виде передачи подчиненными руководителю того, как они намереваются решать возникшую проблему. Результатом вертикальных коммуникаций является выполнение приказов и распоряжений, поступивших сверху. Об эффективности коммуникаций можно судить по данным результатам - если работа выполнена качественно и соответствует распоряжению руководителя, то, значит, коммуникационный процесс протекал эффективно. Если же нет, значит, существовали какие-то помехи, помешавшие адекватному восприятию переданной информации.

Для устранения помех и искажений при передаче информации при осуществлении вертикальных коммуникаций линейных руководителей со своими подчиненными приняты непосредственные контакты руководителей с исполнителями работ, что также способствует улучшению обратной связи и повышению результативности работы.

Диагональные коммуникации - это связь линейных руководителей с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении и связь сотрудников подразделений с другими линейными руководителями.

Обратной связью при диагональных коммуникациях является обмен информацией между различными подразделениями, а результатом - изменение деятельности подразделений вследствие полученной информации или распоряжений.

Кроме того, в Администрации Новгородского муниципального района существуют еще и неформальные коммуникации. Они осуществляются в рамках различных неформальных групп, возникающих между работниками организации вследствие личных симпатий и привязанностей. Коммуникационные сети и коммуникационные стили в рамках неформальных групп различны и зависят от количества участников неформальной группы, направления общения между ее членами и наличия внутри группы неформального лидера, осуществляющего общую координацию деятельности данной группы.

Каналы коммуникации, используемые в Администрации Новгородского муниципального района, различаются в зависимости от участников коммуникационного процесса.

При осуществлении внутренних коммуникаций в Администрации используются такие каналы, как телефонная связь и различные письменные носители информации - приказы, распоряжения, отчеты, различного рода справки и т.д. Однако самым распространенным и эффективным является канал прямой связи, т.е. непосредственный контакт источника информации и ее получателя. Такой канал исключает помехи и искажения.

Приказы и распоряжения используются при вертикальных нисходящих коммуникациях, а отчеты и доклады - при вертикальных восходящих и при горизонтальных коммуникациях.

При диагональных коммуникациях чаще всего используется телефонная связь.

При осуществлении контактов с внешней средой в Администрации Новгородского муниципального района широко используется еще и такое средство, как компьютер. При помощи компьютера сотрудники организации могут получить любую информацию из внешней среды, при этом такое средство обеспечивает хорошую обратную связь.

Кроме того, при контактах с внешней средой используются также телефон, факс и различная деловая документация.

Средства коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района можно разделить на вербальные и невербальные. Виды вербальной коммуникации: устная, письменная речь, слушание. Невербальная коммуникация - это документация, электронная почта, печатные и электронные носители информации, а также особенности поведения человека в процессе коммуникации.

Методы коммуникации, используемые в Администрации Новгородского муниципального района весьма различны, они отличаются в зависимости от используемого типа и средства коммуникаций, как показано в таблице 5.

Таблица 5

Методы коммуникаций, используемых в Администрации

Роль коммуникаций в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района может быть отражена с помощью рисунка 7.

Рис. 7. Коммуникационные технологии в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района

Коммуникации в системе подбора, отбора и найма персонала включают в себя:

контакты с организациями, осуществляющими подбор персонала;

контакты с кандидатами на вакантную должность в процессе подбора;

собеседования в процессе отбора;

анализ информации о кандидатах, как устной, так и письменной;

контакты с руководителями подразделений, в которые осуществляется подбор персонала.

Коммуникации в процессе формирования корпоративной культуры Администрации - это:

доведение путем различных средств и методов правил поведения и морали муниципальных служащих;

информирование о целях и ценностях Администрации;

обеспечение обратной связи со служащими.

Коммуникации для управления конфликтами включают в себя:

контакты с участниками конфликта;

контакты с наблюдателями конфликта и руководителем сотрудников, конфликтующих в процессе межличностного или межгруппового конфликта;

анализ вербальной и невербальной информации, полученной из различных источников о сути конфликта;

диалоги в процессе разрешения конфликта;

участие в подготовке письменной документации (например приказов) о разрешении конфликтов.

Коммуникации в процессе взаимодействия руководителей и подчиненных:

беседы о стиле руководства, используемого руководителями;

разработка правил дистанционного и личного общения в конкретных коллективах.

Коммуникации для управления поведением персонала - это:

разработка письменных стандартов поведения персонала;

беседы с нарушителями дисциплины;

подготовка документов по результатам дисциплинарного анализа и доведение их до служащих.

В состав коммуникаций для проведения организационных изменений входят:

проведение информационной кампании об организационных изменениях: беседы с персоналом, с руководителями, подготовка приказов и информационных листков;

беседы с сотрудниками, которые сопротивляются организационным изменениям;

обеспечение диалога между руководителями и служащими.

Для анализа того, как именно осуществляется передача коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района, было проведено анкетирование персонала при помощи анкеты, представленной в Приложении 2.

В опросе принимало участие 50 человек.

Ответ на первый вопрос показал, что большинство служащих считает коммуникации в организации недостаточно эффективными - так ответили 45% опрошенных служащих. 30% служащих считает коммуникации достаточно эффективными. Такие ответы свидетельствуют о том, что в настоящее время существуют резервы для повышения эффективности коммуникационных процессов в организации.

На рисунке 8 показана характеристика эффективности коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района.

Рис. 8. Характеристика эффективности коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района

Второй вопрос анкеты предназначен для оценки того, для чего чаще всего используются коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района. Он призван выявить также их доминирующий характер - формальный или неформальный. Ответы на данный вопрос представлены на рисунке 9.

Рис. 9. Характер использования коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района

Чаще всего по оценке служащих Администрации Новгородского муниципального района коммуникации используются для неформального общения между служащими. Однако 70% коммуникаций в Администрации все же носят формальный характер - это обмен деловой информацией между подразделениями и служащими, получение поручений от руководства и отчет руководителям о проделанной работе. Кроме того, служащие отмечают, что достаточно часто коммуникации используются для информирования о проведении организационных изменений, самых различных. В Администрации Новгородского муниципального района изменения в ней происходят достаточно часто, и руководство теми или иными способами доводит о них информацию до персонала.

Отвечая на третий вопрос большинство опрошенных - 65% - ответили, что руководство информирует персонал о проведении мероприятий в зависимости от того, какие изменения оно намеревается проводить. 15% ответили, что никогда не информирует, однако это те самые работники, которые работают в Администрации недавно, и при которых не происходило никакого рода мероприятий и изменений. 20% человек ответили, что информирует редко.

При ответе на четвертый вопрос работники Администрации Новгородского муниципального района большинством отметили, что чаще всего руководство сообщает об изменении режима работы.

Относительно ответа на пятый вопрос, 80% человека сказали, что высшее руководство - глава Администрации Новгородского муниципального района сообщает о проведении организационных изменений линейным руководителям, а те, в свою очередь, сообщают об этом своим подчиненным. 6 человек отметили, что руководство ничего не сообщает о проведении организационных изменений. Четверо из них - те, кто недавно работает в Администрации Новгородского муниципального района. Остальные 20% служащих считают, что глава Администрации и его заместители не сообщают, но особенно и не скрывают проведение организационных изменений. Такой ответ свидетельствует о том, что до таких служащих информация о проведении организационных изменений доходит в виде слухов, возможно, претерпев различные изменения, что не может не повлиять на отношение таких служащих к организационным изменениям.

% опрошенных - в их числе служащие считают, что руководство Администрации Новгородского муниципального района оказывает психологическую поддержку персоналу при проведении организационных изменений. 30% - на младших и старших муниципальных должностях ответило, что руководство не оказывает поддержки персоналу.

Седьмой вопрос призван выявить, что, по мнению служащих, мешает эффективным коммуникациям в организации. Распределение ответов представлено на рисунке 10.

Рис. 10. Основные проблемы в коммуникационных процессах Администрации Новгородского муниципального района

В качестве основной проблемы, мешающей эффективным коммуникациям в Администрации Новгородского муниципального района, опрошенные служащие называют сокрытие руководством части информации. Это говорит том, что служащие Администрации считает, что руководство не информирует их обо всем, что происходит в Администрации, и о чем персонал имеет право знать, и что часто это сказывается на эффективности работы служащих. Такая проблема как наличие большого числа посредников при передаче информации является второй по популярности в Администрации Новгородского муниципального района. Данная проблема является довольно распространенной в организациях с большим число уровней и подразделений. В процессе передачи информации через множество каналов информация искажается. Ряд служащих считает, что эффективным коммуникациям мешает ограниченность средств коммуникации. Такой ответ характерен в основном для служащих на старших и младших муниципальных должностях.

Оценка эффективности устных и письменных коммуникаций представлена на рисунке 11.

Рис. 11. Характеристика эффективности устных и письменных коммуникаций

Для большинства служащих более эффективной является устная коммуникация. Хорошая устная коммуникация в большей степени зависит от того, насколько ясно отправитель представляет себе, какая информация должна быть передана, как он использует словарный запас, чтобы донести до получателя свое сообщение, насколько в открытой манере он взаимодействует с получателем, чтобы тот чувствовал себя свободным для высказывания противоположной точки зрения, запроса дополнительной информации или отражения своих сомнений. Предпочтения устной коммуникации связаны с тем, что она дает возможность немедленной обратной связи и обмена мнениями, а также уточнения информации. Письменная коммуникация - хороший метод оповещения сразу всех заинтересованных лиц, позволяющий передавать большие объемы информации, которую сложно воспринимать после первого ознакомления. Она позволяет повторно обратиться к присланной отправителем информации и защищает отправителя от причуд человеческой памяти и избирательности восприятия. Однако при письменных коммуникациях нет возможности обменяться мнениями, что составляет суть действительного общения. Письменные коммуникации достигают своих целей лишь в тех случаях, когда люди читают и могут понять материал. Именно поэтому ее считают более эффективной только 35% служащих Администрации Новгородского муниципального района.

Только 20% служащих Администрации Новгородского муниципального района всегда имеют доступ к нужной им информации. В основном так ответили руководители различных уровней. 65% служащих только иногда получают доступ к той информации, которая им необходима в текущий момент. Это приводит к тому, что часть информации становится неактуальной, а ее несвоевременное получение снижает эффективность работы персонала. 15% служащих не получают доступа к той информации, которая им нужна.

С точки зрения эффективности использования коммуникаций в управлении персоналом, является необходимым изучение осведомленности персонала о различных аспектах трудовой деятельности. Оценка информированности представлена на рисунке 12.

Рис. 12. Информированность персонала об аспектах трудовой деятельности

В наибольшей степени служащие осведомлены о системе оплаты труда. Менее всего - с правилами трудового распорядка - их содержание примерно знает только 40% служащих. Вообще по всем предложенным к оценке аспектам трудовой деятельности наблюдается недостаточная информированность. Так, обращает на себя внимание недостаток информации по системе премирования, что говорит о том, что руководители в рамках подразделений самостоятельно решают вопросы распределения премий, не информируя персонал о том, на основании чего это происходит.

Эффективная работа персонала должна основываться на том, что служащие помогают организации достичь определенных целей. Отсюда вытекает необходимость знакомства персонала с текущими целями организации. Оценка осведомленности персонала о текущих целях организации представлена на рисунке 13.

Рис. 13. Осведомленность персонала о текущих целях организации

Только 20% служащих считают, что они знают, какие цели в настоящее время стоят перед Администрации Новгородского муниципального района. 45% служащих оценивают свои знания целей организации как частичные. 35% не имеют представления о тех целях, которых стремиться достичь Администрации Новгородского муниципального района. Это показатель того, что информирование персонала о текущей общей деятельности компании является недостаточным.

Персонал должен быть знаком с кадровой политикой и кадровой стратегией организации. Это также является показателем эффективности использования коммуникаций в управлении персоналом. Данные представлены на рисунке 14.

Рис. 14. Знание персоналом кадровой политики и кадровой стратегии Администрации Новгородского муниципального района

Знания данных аспектов управления персоналом являются еще более ограниченными, чем знание организационных целей. Только 10% служащих знают, чем заключается кадровая стратегия и на что направлена кадровая политика Администрации Новгородского муниципального района. 25% служащих не знают содержания кадровой политики и кадровой стратегии, 65% - знают только частично. Персонал не осведомлен о том, в каком качестве воспринимает руководство организации трудовые ресурсы и как оно намеревается их эффективно использовать. Это снижает отдачу от персонала.

Следующий вопрос анкеты представляет оценку владения служащими информацией, относящейся к их работе. Она представлена на рисунке 15.

Рис. 15. Владение служащими информацией, относящейся к их работе

Опрос показал, что в большей степени служащие владеют информацией о тех знаниях и навыках, которые требуются от них на их должностях. Даная информация частично прописана в должностной инструкции, и служащие имеют к ней доступ. Довольно ограниченно служащие осведомлены о рамках ответственности на своем рабочем месте. Только половина служащих знает о производственных задачах, которые стоят перед Администрацией как органом местного самоуправления. Чуть больше половины служащих владеет информацией о том, какие ресурсы они могут использовать в своей работе. Такой низкий уровень информированности не может не сказаться отрицательно на эффективности работы персонала.

Последний вопрос анкеты призван оценить, считают ли служащие Администрации Новгородского муниципального района предоставляемую им информацию достаточной. Результаты оценки представлены на рисунке 16.

Рис. 16. Оценка уровня достаточности информации

Большая часть служащих Администрации Новгородского муниципального района считают, что информация которые предоставляется им в процессе работы, является недостаточной. С учетом степени осведомленности о различных аспектах трудовой деятельности, которую выявили предыдущие вопросы, это утверждение является обоснованным. Только 25% служащих полагают, что владеют информацией в достаточной степени. Преимущественно так ответили руководители разных уровней.

Проведенное исследование показало, что в настоящее время информационная и коммуникативная политика в Администрации Новгородского муниципального района, как вообще, так и в области управления персоналом, является недостаточно эффективной. Персонал не осведомлен о многих важных вопросах, касающихся работы Администрации Новгородского муниципального района в целом и их непосредственной работы в частности.

Коммуникационные системы в управлении персоналом в Администрации Новгородского муниципального района используются достаточно ограниченно. В следующей главе даны рекомендации по их развитию и совершенствованию.

Глава 3. Разработка предложения по совершенствованию коммуникаций в системе управления персоналом в Администрации Новгородского муниципального района

.1 Мероприятия по совершенствование коммуникационных процессов в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района

Индивидуальные планы-задания - это документы, которые призваны максимально уточнить и разъяснить обязанности и функции, закрепленные за специалистом на конкретный отрезок времени в соответствии с выполняемыми им задачами.

Цель таких планов-заданий - сократить и устранить в работе служащих такие моменты, как непонимание своих обязанностей, несоблюдение сроков выполнения работ, частые консультации с руководителем и т.п.

При разработке индивидуального плана-задания учитываются:

функции и обязанности, закрепленные за специалистом;

задачи, стоящие перед специалистом в конкретный период времени;

приобретенный практический опыт и профессиональные навыки служащего;

особенности рабочего стиля;

текущие и перспективные задачи органа местного самоуправления, его структурного подразделения.

Индивидуальное задание предназначено для планирования и оценки деятельности исполнителя за месяц руководителем подразделения.

Содержащиеся в индивидуальных заданиях данные могут быть использованы при подведении итогов работы, для анализа загрузки и отношения к работе сотрудников подразделения, а предлагаемая система оценки - как стимул повышения квалификации, творческого отношения к работе.

Индивидуальное задание выдается исполнителю до начала планируемого месяца и содержит перечень порученных ему работ с указанием их конкретных результатов, сроков и трудоемкости выполнения каждой работы в отдельности.

Руководителю подразделения предоставляется право в исключительных случаях вносить в индивидуальные задания обоснованные и взаимоувязанные изменения и дополнения.

Исполнитель, выполнив ту или иную работу, проставляет в индивидуальном задании ее фактическую трудоемкость и срок исполнения. Если работа не выполнена или выполнена не своевременно, а также в других необходимых случаях, он делает соответствующие объяснительные записи в колонке «Примечание».

Заполнив указанные данные по всем позициям, исполнитель работ подписывает индивидуальное задание и в последний день планируемого месяца сдает его руководителю.

Руководитель подразделения в трехдневный срок со дня получения от исполнителей заполненных ими индивидуальных заданий производит оценку выполненных работ по критериям качества и своевременности исполнения, а также по сложности. Кроме того, выносится индивидуальная общая оценка.

По качеству возможны 4 оценки - неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо, отлично. Оценка «неудовлетворительно» ставится если полученные исполнителем работы результаты не соответствуют требованиям разработанного задания, формулировки пункта 3 индивидуального задания или другим условиям, при нарушении которых работу нельзя считать выполненной. При неудовлетворительной оценке исполнитель не получает баллов за выполненную работу.

Оценка «удовлетворительно» означает, что работа выполнена, но не вполне соответствует предъявленным требованиям, необходима ее доработка с целью исправления допущенных ошибок и устранения недостатков. При оценке «удовлетворительно» исполнитель получает за работу 0,5 балла.

Оценка «хорошо» (0,75 балла) означает, что работа выполнена в целом в соответствие с предъявленными требованиями.

Оценка «отлично» (1,0 балл) ставится в том случае, если исполнитель выполнил работу без каких-либо замечаний и проявил не только добросовестность, но и личную инициативу, находчивость, творческий подход к делу.

По сложности устанавливаются четыре оценки, соответствующие четырем категориям сложности: при этом за единицу сложности принимается работа, полностью соответствующая квалификационным требованиям, предъявляемым к данному специалисту и записанным в его должностной инструкции в пунктах «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Работы, не полностью соответствующие или несоответствующие знаниям и опыту работника оцениваются соответственно в баллах: 0,75 (2-я категория сложности) и 0,5 (1-я категория сложности).

Наоборот, работы, выполнение которых требует более высокой квалификации, чем та, которой должен обладать специалист, оцениваются повышающим повещающим коэффициентом 1,25 (4-я категория сложности).

Коэффициент выполнения работы по времени рассчитывается как отношение запланированного на выполнение данной работы времени к фактически затраченному времени.

Общая оценка получается как средняя всех частных показателей. Например, если выполненная работа оценивается по качеству выполнения на «хорошо» (0,75 балла), по сложности относится к работам 3-ей категории сложности (1,0 балл) и выполнена на 1 день раньше (Квр = 1,25), то общая оценка будет: (0,75 + 1,0 + 1,25)/3 = 1

В необходимых случаях руководитель делает записи в колонке «Примечания» поясняющие мотивы, по которым он избрал ту или иную оценку выполняемых работ.

Исполнитель должен быть ознакомлен с полностью заполненным и подписанным руководителем индивидуальным заданием.

Оперативное совещание для служащих Администрации - эффективный метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы органов местного самоуправления.

Главными целями проведения оперативного совещания являются: установление конкретных виновников, неполадок и определение мер по их исправлению, также прогнозирование возможных нарушений и отклонений от планов и графиков.

Совещания служат также целям воспитания ответственности, расширения кругозора и повышения деловой квалификации служащих Администрации.

Оперативные совещания должны проводиться в Администрации один раз в неделю (по пятницам) Главой Администрации, его заместителями.

Постоянное время проведения совещаний - с 15 до 16 часов.

Повестка дня оперативного совещания охватывает вопросы, рассмотрение которых вызывается необходимостью.

В работе совещания принимают все структурные подразделения Администрации, уставленные начальниками. Персональный состав участников совещания определяется исходя из принятой повестки дня, о чем соответствующие специалисты и руководители отделов Администрации уведомляются не позже, чем за три дня до проведения вещания.

Во время совещание обсуждаются только вопросы, соответствующие повестки дня, которые не удалось согласовать и решить в рабочем порядке.

Если на совещания выносятся вопросы, которые могли быть решены в рабочем порядке, то они обсуждаются, но ответственным за их решение должностным лицам делается замечание.

В заключительном слове ведущий совещания информирует собравшихся о мере наказания виновного должностного лица.

Результаты совещания фиксируются в протоколе и вручаются всем лицам, которые должны быть проинформированы.

Все принятие совещанием решения и мероприятие ставятся на контроль секретаря Главы Администрации. Форма контроля - контрольная карточка (рисунок 17).

Устанавливается следующий регламент производственного совещания:

При участии в работе совещания представителей сторонних организаций им предоставляется время для выступления согласно их просьбе.

Повестку дня оперативного совещания, исходя из указаний руководства и с учетом информации всех служб и отделов, в Администрации Новгородского муниципального района должно готовить комитет управление делопроизводства и контроля, находящееся в подчинении Первого Заместителя Главы Администрации.

Глава Администрации делает общий доклад, в котором обращается внимание на имеющие место или возможные нарушения плана работ, содержатся сведения о результатах работы за истекший период, оценка деятельности подразделений, сведения о ближайших задачах, данные контроля о выполнении решений предыдущих совещаний.

В зависимости от принятой повестки дня, основной доклад или содоклад могут делать также Заместители Главы Администрации.

В обязанности управления по делопроизводству и контролю по ведению оперативных совещаний вменяются такие:

         ведение протокола;

         заполнение контрольных карточек, а такие их сбор и обработка накануне очередного совещания;

         оповещение специалистов, а также представителей сторонних организаций, которые по данной повестке дня должны персонально присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установлений срок.

Во время совещания все должны придерживаться общей дисциплины проведения оперативного совещания:

–       не опаздывать;

–       говорить конкретно и коротко, не спорить по мелочам;

–       не ограничиваться критическими замечаниями и претензиями, а завершая выступление своими предложениями;

–       не подменять обсуждение деловых вопросов сведением личных счетов или борьбой за престиж;

–       сдерживать свои эмоции, быть корректным по отношению к другим, не допускать нападок и упреков в оскорбительной форме;

–       не прерывать выступающего, вопросы и замечания высказывать только после разрешения ведущего и не все сразу;

–       не заниматься посторонними делами и разговорами;

–       не курить.

Ведущий открывает оперативное совещание, информируя собравшихся это необходимо, о порядке работы, задачах и целях совещания и т.д.; контролирует ход обсуждения; выступает с заключительным словом, в котором оценку работе отдела, указывает на узкие места; формулирует решения, и замечания участникам, выясняет претензии к ведению совещания, и, требуется, уточняет распорядок и повестку дня следующего совещания.

Обязанности секретаря совещания по контролю исполнения решений совещания заключается в следующем:

-    ежедневно просматривать контрольные карточки;

-        по мере необходимости напоминать исполнителям работ о приближающихся сроках исполнения документов и решений;

         при исполнении, делать на основании информации ответственного исполнителя соответствующую отметку в контрольной карточке. Все участники совещания обязаны до его начала отметиться у секретаря. В начале совещания секретарь подает список присутствующих ведущему совещания.

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

выполнения решений и мероприятий

делового оперативного совещания

от «____» _______________ 201_г.

Рис. 17. Контрольная карточка оперативного совещания

Заслушиваются объяснения только тех должностных лиц, в работе которых имели место отмеченные в докладе нарушения, и тех, кто имеет к ним непосредственное отношение (по вине последних произошло нарушение или оно может быть устранено с их помощью).

Каждый участник совещания имеет право выступить с объяснениями, а также вопросами, замечаниями и претензиями два раза, соответственно установленному регламенту.

.2 Снижение коммуникационных барьеров в системе управления персоналом Администрации

Все виды коммуникаций (как письменные, так и устные) должны быть своевременны и уместны. Сотрудники часто жалуются, что получают неактуальную информацию, либо их просто поздно информируют, либо, когда их информируют по финансовым или экономическим вопросам, это бывают лишь плохие новости. Наиболее вероятная причина неудач заключается в том, что эффективные коммуникации - это тяжелый труд, он требует значительных навыков и тщательного обдумывания нужд своих служащих и готовности осуществлять коммуникации на различных уровнях.

На рисунке 18 представлена схема эффективных коммуникаций, которую предлагается использовать в Администрации Новгородского муниципального района.

Рис. 18. Двусторонние каналы коммуникации

Реализация данной схемы коммуникаций должна основываться на следующих принципах.

Во-первых, необходимо удовлетворять личные потребности служащих в получении информации, имеющей непосредственное отношение к нему (ней), а именно: система оплаты; часы и условия работы, благосостояние, техника безопасности и охрана здоровья, статус и руководители (люди, которые непосредственно отдают ему(ей) приказы, кто является его(ее) подчиненными), условия отдыха и дополнительные льготы; условия прекращения контракта о найме; отпуск; дисциплина (штрафы и правила); процедура разбора жалоб; главные руководители и представители профсоюза; перспективы, изменения, оказывающие влияние на служащих (новый руководитель, условия труда, реорганизация предприятий, изменение положения офиса и т. д.).

Во-вторых, следует обеспечивать служащих всей информацией, относящейся к их работе, такой, как: навыки и умения; ресурсы; насколько гибким он (она) может быть в своей работе; факторы, влияющие на выполнение работы (сфера ответственности, производственные задачи); факторы, влияющие на окружение на работе; изменения во всем перечисленном.

В-третьих, необходимо предоставить информацию, расширяющую диапазон интересов служащих в сферах, не имеющих прямого и непосредственного отношения к ним, так называемую "базовую информацию", содержащую задачи высшего руководства; цели обучения и дальнейшего образования; цели всего предприятия; информацию о политике организации и финансах, изменениях и т. д.

В Администрации Новгородского муниципального района существует необходимость проводить более формальные заседания, помимо ежедневного неформального общения с служащими, чтобы гарантировать обмен всей необходимой информацией. Для повышения информированности персонала о текущих целях и делах органа местного самоупарвления, предлагается проведение брифинговых групп.

Брифинговые группы являются средством распространения информации и обсуждения ее по каскадному принципу. Руководитель высшего звена проводит заседание со своими непосредственными служащими и сообщает им определенную информацию. Затем они, в свою очередь, передают эту информацию на совещаниях со своими подчиненными и т.д. - до руководителей самого низшего уровня, только тогда считается, что все уровни организации ознакомлены с данной информацией.
Этот подход целесообразен для передачи информации и подготовки обсуждений по таким вопросам, как, например, предстоящие изменения, которые окажут влияние на организацию в целом и на работу ее служащих, или успехи функционирования организации и ее отдельных подразделений, или рассмотрение изменений, которые могут быть полезными в будущем, и т. д.

Использование брифинговых групп может быть чрезвычайно полезным средством информирования служащих о событиях, происходящих в их организации. Более 10 лет тому назад были выявлены следующие преимущества внедрения системы брифинговых групп в организации:

. Система требует от организации определения ответственности отдельных менеджеров за неудачу и разъяснения информации служащим.

. Она может быть средством быстрого и точного распространения информации с использованием обычных каналов, например: от старшего менеджера к линейному менеджеру, от менеджера к руководителю низшего звена, от руководителя низшего звена к рабочим группам.

. Так как данный метод - это метод непосредственного, лицом к лицу контакта, служащие могут задать свои вопросы менеджеру, обладающему более полной информацией, и получить на них ответы.

. Система позволяет менеджеру считать себя лицом, имеющим доступ к надежной информации и передающим ее; это способствует тому, что служащие придерживаются такого же мнения.

Обращаем внимание на то, что большее внимание в приведенной выше цитате отведено процессу информирования, а не вовлечения служащих. В последние 10 лет все больше менеджеров стали понимать, что применение системы брифинговых групп только для информирования служащих и ответов на возникающие у них вопросы приведет лишь к неполному использованию их потенциала. Такое ограничение является отражением весьма распространенной точки зрения служащих, считающих свое участие в делах организации необязательным.

Введение любой новой формы коммуникаций предполагает тщательную подготовку и руководство. Если в организации преобладает климат недоверия, то служащие будут рассматривать любую инициативу как очередную манипуляцию руководства. Потребуются значительные усилия, чтобы преодолеть такое отношение, часто даже путем предоставления служащим возможности участвовать в обсуждении вопросов, которые обычно не рассматриваются, с тем чтобы показать, что их точка зрения принимается во внимание. Это уже выходит за рамки простого информирования и относится к области консультирования.

Для того, чтобы преодолеть сопротивление и недоверие персонала по введению новых форм коммуникаций, в том числе брифинга, необходимо проведение тщательной информационной кампании. Она основана на следующих принципах.

. Должна быть четко обозначена цель проведения организационных изменений. При этом руководство должно дать понять каждому служащему его роль в проведении организационных изменений. Если изменения предполагают увеличение нагрузки и изменение функций, которые выполняет работник, то такое увеличение должно сопровождаться соответствующим увеличением заработной платы. Кроме того, руководство должно позаботиться в случае необходимости о перераспределении нагрузки между различными работниками, чтобы не оказалось, что у одного сотрудника больше функций, чем он может осуществлять, а у другого меньше, чем указано в должностной инструкции.

. Подробное описание всего хода проведения организационных изменений. Важно дать служащим понять, какие последствия могут повлечь за собой организационные изменения. Лучшее время для преодоления сопротивления персонала - это время до их возникновения. Это также поможет выявить недостатки, которые содержит процедура проведения изменений, и вовремя их устранить, пока они не коснулись кого-либо из работников и не привели к увольнению одного или нескольких служащих.

. При преодолении сопротивления персонала проведению организационных изменений руководство предприятия может прибегнуть к убеждению. Для этого необходимо выяснить, какие основные моменты вызывают недовольство персонала, и подготовить соответствующие аргументы для убеждения служащих в том, что им нечего бояться. Кроме того, убеждение действует эффективнее внушения, так как позволяет добиться длительного воздействия на персонал и того, что служащие будут достаточно долго поддерживать руководство в стремлении провести организационные изменения, если, конечно, руководству удастся убедить служащих в своей правоте.

. Проведение «вентилирующих совещаний» также позволит узнать мнение служащих относительно предстоящих изменений и с помощью разумной и убедительной аргументации устранить все опасения и недовольства. Возможность обсудить свои страхи непосредственно с руководством в кругу служащих, которые разделяют твое мнение, в случае, если руководству удастся убедить служащих в необходимости проведения изменений и в их пользе для организации, поможет сплочению коллектива и поспособствует тому, что служащие все вместе будут стремиться к тому, чтобы помочь руководству реализовать организационные изменения.

. Руководство может при помощи коммуникационных потоков и подачи соответствующей информации вызвать недовольство персонала текущим положением. Однако это следует делать осторожно, чтобы вызвать у служащих желание изменить положение и участвовать в его изменение. Неумелое использование коммуникационных потоков может усилить недовольство персонала и привести к тому, что часть служащих захочет уволиться из Администрации.

. Самое главное, чтобы все служащие могли получить информацию о проведении организационных изменений. Информирование работников является предпосылкой для успешной реализации мероприятий по изменению. Поэтому руководство должно позаботиться о проведении информационной кампании, которая позволит всем служащим быть в курсе происходящих изменений и высказать свое мнение по поводу их проведения. Это повысит доверие работников к руководству организации, даст им понять, что с их мнением считаются, переведет их из разряда объектов организационных изменений в разряд субъектов, т.е. работники смогут принимать участие в проведении организационных изменений. Добившись этого один раз, руководство сможет рассчитывать, что впоследствии персонал всегда будет поддерживать намерение руководства проводить изменения в Администрации, для того, чтобы персонал работали более продуктивно и производительно.

Проведенное исследование выявило недостаточную эффективность системы коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района.

Основной проблемой является недостаточная информационная открытость руководства и «дозирование» информации, которая передается по нисходящей исполнителям работ.

Можно дать следующие рекомендации по снижению коммуникационных барьеров в Администрации Новгородского муниципального района:

. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

. Системы обратной связи. Создание в организации систем обратной связи. Один из вариантов - перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой - опрос работников для получения различной информации.

. Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящики для предложений, телефонная сеть для анонимной передачи сообщений. Кружки качества.

. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.

. Современная информационная технология. ПК, электронная почта уменьшают поток телефонных разговоров. В настоящее время каналами коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района являются телефонная связь, компьютерная связь, а также различные письменные носители информации - справки, отчеты, разнообразные документы.

.3 Оценка социально-экономической последствий мероприятий

Оценка результативности проектов совершенствования системы и технологии управления персоналом требует определения экономических и социальных последствий их реализации.

Социальные последствия проектов проявляеться в возможности достижения позитивных, а также избежания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

При осуществлении данного проекта по совершенствованию коммуникаций путем использования индивидуальных планов-заданий и проведения оперативных совещаний в Администрации Новгородского муниципального района можно ожидать следующих результатов:

- исполнитель сам принимает решение на выполнение того или иного задания и руководитель предоставляет ему такую возможность;

-        появление у работника определенной свободы и самостоятельности, возможность самостоятельно определять график и интенсивность работы по выполнению конкретного задания;

         возможность самостоятельно определить способы и методы выполнения задания в рамках трудовой дисциплины в Администрации Новгородского муниципального района;

         реализуются и развиваются индивидуальные способности персонала, вплоть до выполнения заданий не свойственных профильному отделу, если работник обладает необходимыми навыками и информацией;

         высокая информированность персонала, так как наглядно видны задачи всей Администрации Новгородского муниципального района;

         большие возможности для коммуникаций как вертикальных, так и горизонтальных, поскольку в разработке многих документов участвуют практически все отделы Администрации Новгородского муниципального района;

         отсутствие таких понятий как «это не входит в круг моих обязанностей», «а почему это не поручили другому отделу» и т.п., и как следствие отсутствие большинства конфликтных ситуаций как с руководством так и в коллективе;

         минимизация физических и интеллектуальных перегрузок персонала и как следствие повышение стрессоустойчивости;

         дает возможность руководителю оценить персонал и подготовить кадровый резерв, а персоналу возможность «быть замеченным», проявляя такое важное качество как ответственность за принятое решение.

Расчет экономических результатов следует начинать с определения тех непроизводственных факторов, действие которых благоприятно влияет на эффективность управления персоналом в связи с осуществлением того или иного мероприятия по совершенствованию функционирования той или иной подсистемы системы управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района (табл. 6).

Таблица 6

Непроизводственные факторы повышения экономической эффективности от совершенствования функционирования отдельных подсистем системы управления персоналом организации

Знак «+» означает, что совершенствование функционирования соответствующей подсистемы системы управления персоналом организации может дать экономический эффект (экономический результат) в сфере управления за счет соответствующего непроизводственного фактора.

Годовой фонд времени одного работника в 2011 году составлял 1820 часов.

Снижение затрат на осуществление функций осуществляется по формуле:

Где n - количество функций управления

 - значение i-ой статьи расходов до и после мероприятий, руб.

m - количество статей расходов

Ру = 1*(182,3 - 120,1) = 62,2 тыс. руб.

Повышение качества осуществления функций рассчитывается по формуле

Где  - коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления до и после мероприятий.

Рассчитаем данный коэффициент для всех 5 функций, оцениваемых по данному критерию, указанных в таблице 3.5.

Эффект от снижения текучести управленческих работников определяется по формуле:

Где Зд - среднедневной заработок одного работника, руб.;

Чд - количество человеко-дней неработы в связи с увольнением или обучением вновь принятого работника;

Кс - коэффициент, учитывающий размер единого социального налога;

Кд - коэффициент, учитывающий дополнительную заработную плату.

Р = 2000*40*1,3*1,15 = 119,6 тыс. руб.

Совокупный экономический эффект составит:

,2 + 243,1 + 119,6 = 424,9 тыс. руб.

Можно сделать вывод, что сделанные предложения позволят Администрации Новгородского муниципального района сократить расходы на управление персоналом и получить существенный экономический эффект от их внедрения.

Заключение

Коммуникации - обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов и действий. Процесс коммуникаций состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются: отправитель, сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного управления.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования.

Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному положению, по направленности общения.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры, менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.

Для организации эффективных коммуникаций в управлении персоналом необходимо правильно строить и использовать коммуникационные сети.

К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

Управленческие коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию. Именно посредством коммуникации осуществляется управление.

В дипломной работе оценивалась эффективность коммуникаций в системе управления персоналом в Администрации Новгородского муниципального района.

Коммуникационные процессы, проходящие в Администрации, оказывают влияние на все элементы работы, в том числе на систему управления персоналом. В дипломной работе был проведен анализ влияния коммуникационных процессов на эффективность работы с персоналом.

Большая часть служащих Администрации Новгородского муниципального района считают, что информация которые предоставляется им в процессе работы, является недостаточной. С учетом степени осведомленности о различных аспектах трудовой деятельности, которую выявили предыдущие вопросы, это утверждение является обоснованным. Только 25% служащих полагают, что владеют информацией в достаточной степени. Преимущественно так ответили руководители разных уровней.

Проведенное исследование показало, что в настоящее время информационная и коммуникативная политика в Администрации Новгородского муниципального района, как вообще, так и в области управления персоналом, является недостаточно эффективной. Персонал не осведомлен о многих важных вопросах, касающихся работы Администрации Новгородского муниципального района в целом и их непосредственной работы в частности.

Коммуникационные системы в управлении персоналом в Администрации Новгородского муниципального района используются достаточно ограниченно.

В качестве мер по совершенствованию коммуникаций в системе управления персоналом рекомендуется:

. Использование индивидуальных планов-заданий для служащих Администрации.

. Проведение оперативных совещаний для устранения недостатков в работе служащих.

. Устранение коммуникационных барьеров в системе управления персоналом.

. Для повышения информированности персонала о текущих целях и делах органа местного самоуправления, предлагается проведение брифинговых групп.

Введение любой новой формы коммуникаций предполагает тщательную подготовку и руководство. Если в организации преобладает климат недоверия, то сотрудники будут рассматривать любую инициативу как очередную манипуляцию руководства. Потребуются значительные усилия, чтобы преодолеть такое отношение, часто даже путем предоставления сотрудникам возможности участвовать в обсуждении вопросов, которые обычно не рассматриваются, с тем чтобы показать, что их точка зрения принимается во внимание. Это уже выходит за рамки простого информирования и относится к области консультирования.

Для того, чтобы преодолеть сопротивление и недоверие персонала по введению новых форм коммуникаций, необходимо проведение тщательной информационной кампании.

Библиографический список

1.         Авдеев В.В. Управление персоналом: технология формирования команды. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 326 С.

2.       Алексеева М.М. Планирование деятельности организации. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 246 С.

.        Андросова Л.А. Экономика труда. Учебное пособие. - Пенза: Пензенский Государственный Университет, 2005. - 160 С.

.        Антонова С.Г. Информационная культура личности. Вопросы формирования// Высшее образование в России.-2009.-№1.-С.82-89.

.        Афанасьев В.Г. Системность и общество. - М.: Политиздат, 1980. - 324 С.

.        Базаров Т.Ю. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремина. - М.: Юнити, 2007. - 327 С.

.        Бездольный А.М., Бочарова С.П., Земелянская Е.В. Психология управления. - Харьков: ООО Фартуна-пресс, 2008. - 464 С.

.        Берглезова Т. В. Проблемы управления процессами формирования и использования кадрового потенциала предприятия // Корпоративный менеджмент. - 2009. - № 4. - С. 54-59

.        Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М., 2005. - 561 С.

.        Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Экономистъ, 2003. - 528С.

.        Граждан В. Д. Теория управления: Учебное пособие /В.Д. Граждан.- М.: Гардарики, 2005. 416 С.

.        Гудкова Т.В. Культура фирмы как фактор повышения эффективности ее функционирования // Вестник МГУ. Сер. 6. Экономика. - 2005. - № 6. - С. 53-64

.        Дятлов В.А., Кибанов А.Я. Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебное пособие для студентов экономических вузов и факультетов. - М.: «Издательство ПРИОР», 2008. - 559 С.

.        Журавлев П.В., Карташов С.А. Маусов Н.К., Одегов Ю.Г. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. - М.: Экзамен, 2009. - 377 С.

.        Зайцев Г.Г. Управление персоналом: Учебное пособие. - СПб.: Издательство Северо-запад, 2008. - 692 С.

.        Зверинцев А.В. Коммуникационный менеджмент. - СПб.: Союз, 2007. - 267 С.

.        Зуб А.Т. Невербальные коммуникации в управленческой деятельности: эволюционно-биологический аспект/А.Т.Зуб// В. Моск. ун-та. Сер. 18 Социология и политология. - 2000. - № 2. - С. 109-122.

.        Лазарев С. Система ценностей каждой организации // Служба кадров. - 2008. - № 7. - С. 64-96

.        Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под. ред. Кабушкин Н.И. 5-е издание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002-336 С.

.        Кадровый менеджмент и психология управления: крат. Курс лекций / Горбунова М.Ю. - М.: Изд-во ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008-224 С.

.        Калачева Л.Л. Социология и экономика труда: учеб. пособие. - Новосибирск : Изд-во НГТУ, 2005. - 308 С.

.        Кнышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Кнышова Е.Н.-М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2005 - 258 С.

.        Комарова, А. Бизнес-коммуникации: их роль и значение на рынке труда/А.Комарова// Служба кадров. - 2002. - № 10. - С. 24.

.        Коробко В.И. Теория управления: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент организации». - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009-383С.

.        Котлер Ф. Основы маркетинга. - Спб: АО «КОРУНА», 2008. - 700С.

.        Криволуцкая, Т. Секреты эффективного общения: как избежать потерь информации в ходе личного контакта/Т.Криволуцкая// PR в России. - 2002. - № 4. - С. 20-27

.        Кудрявцева Е.И. Управление персоналом. Учебная тетрадь. - Спб.: Межотраслевой институт повышения квалификации, 2008. - 157 С.

.        Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия; Учебное пособие/ Под ред. П.В. Шеметова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск; НГАЭиУ, 2008. - 312 С.

.        Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М,2007-79 С.

.        Моисеева А.П. Коммуникационный менеджмент: учебное пособие. - Томск, Изд-во ТПУ, 2007. - 104 С.

.        Никитин А. В., Кольцов Н. А., Самарина Н. А. и др. Анализ трудовых показателей: Учеб. пособие для вузов / Под ред. П. Ф. Петроченко. 4-е изд., перераб. - М.: Экономика, 2009. - 288 С.

.        Оганесян И.А. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - Минск: Амалфея, 2008. - 574 С.

.        Одегов Ю. Г., Абдурахманов К. X., Котова Л. Р. Оценка эффективности работы с персоналом: Методологический подход: Учебно-практическое пособие. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2011. - 752 С.

.        Оливер С. Стратегия в паблик рилейшнз. - Спб.: Изд-во «Нева», 2003. - 156 С.

.        Организационное поведение: Учебник для вузов / под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой. - Спб: Питер, 2004-432 С.

.        Основы теории коммуникации: учебник / под ред. Проф. М.А. Василика. - М.: Гардарики, 2003-615 С.

.        Психология менеджмента: Учебник / Под ред. проф. Г.С. Никифорова. - СПб.: Издательство Санкт-Петербургского университета, 2009.-572 С.

.        Пушкарев Н.Ф. и др. Управление персоналом современной фирмы: учеб. пособие / Н.Ф. Пушкарев, С.Е. Лакутин, Н.Н. Пушкарев. - М.: Хронограф, 2010. - 471 С.

.        Самыгин С.И, Столяренко Л.Д., Шило С.И., Ильинский С.В. Салимжанов И.Х. Управление персоналом/Под ред. С.И. Самыгина. Серия «Учебники, учебные пособия». - Ростов н/Д: «Феникс», 2009. - 512 с.

.        Страдубинский Э.С. Как управлять персоналом. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. - 244 С.

.        Степаненко И. Проблемы рационального использования труда специалистов//АПК: экономика, управление. - 2008,- № 4. - С. 18-21

.        Теория управления: учебник / под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2005-304 С.

.        Турчинов А.И. Профессионализация и кадровая политика: проблемы развития теории и практики: учеб. пособие / А.И. Турчинов. - М.: Вильямс, 2008. - 310 С.

.        Управление персоналом организации / под ред. А. Я. Кибанова. - 5-е изд. - М., 2005. - 350 С.

.        Файбушевич С.Н. Управление кадрами в организации: персональный менеджмент. - СПб: Изд-во Санкт-петербургского университета экономики и финансов, 2005. - 294 С.

.        Фионин В.И., Терешин А.А. Показатели эффективности управления //Российский экономический журнал. - 2009 - № 8.

.        Фролов С. С., Социология организаций: Учебник. - М.: Гардарики, 2001. - 384 С.

.        Хентце И. Теория управления кадрами в рыночной экономике. - М.: Международные отношения, 2010. - 445 С.

.        Холл, Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты/Р.Х.Холл. - СПб: Питер, 2001-512 С.

.        Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. (Серии "Библиотека журнала «Управление персоналом»") - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002. - 368 С.

Приложение 1

Организационная структура Администрации Новгородского муниципального района

Приложение 2

Анкета для опроса служащих Администрации

1. Насколько эффективными являются коммуникации в вашей организации?

□ Очень эффективны

□   Достаточно эффективны

□   Недостаточно эффективны

□   Неэффективны

1. Для чего чаще всего используются коммуникации в вашей организации?

□  Неформальное общение между сотрудниками

□   Обмен деловой информацией между подразделениями

□   Передача поручений от руководства к исполнителям

□   Отчет о проделанной работе непосредственному руководителю

□   Информирование о проведении организационных изменений

1. Всегда ли руководство информирует персонал о том, что будут проводится какие-либо мероприятия или изменения?

·   всегда

·   редко

·   в зависимости от изменений

·   никогда

2. О каких изменениях руководство сообщает сотрудникам охотнее всего?

·   изменение режима рабочего дня

·   реструктуризация предприятия

·   сокращение штатов

·   расширение производства

·   изменение системы контроля

3. В какой форме руководство сообщает о проведении тех или иных мероприятий?

·   проводит совещания для всего персонала

·   сообщает руководителям отделов, а те в свою очередь информируют своих подчиненных

·   не сообщает, но и не скрывает

·   не сообщает ничего

4. Оказывает ли руководство информационную поддержку персоналу при проведении изменений?

·   да

·   нет

7. Что, на ваш взгляд, мешает эффективности коммуникаций в вашей организации?

·   ограниченность средств коммуникации

·   большое число посредников при передаче информации

·   сокрытие руководством части информации

8. Какие коммуникации вы считаете более эффективными?

□ Устные

□   Письменные

. Всегда ли вы имеет доступ к нужной вам информации?

·   да

·   иногда

·   нет

10. Насколько вы информированы о следующем? (оцените в процентах, от 0 до 100)

□ система оплаты труда

□   система распределения премий

□   режим труда и отдыха

□   правила трудового распорядка

□   техника безопасности

□   правила отчетности

. Вы информированы о текущих целях организации?

□ Да

□   Частично

□   Нет

. Вы знакомы с кадровой политикой и стратегией организации?

□ Да

□   Частично

□   Нет

. Насколько вы осведомлены о следующем? (оцените в процентах, от 0 до 100)

□ Знания и навыки на вашей должности

□   Ресурсы для выполнения работы

□   Ответственность при выполнении

□   Производственные задачи

. Считаете ли вы информацию, предоставляемую вам, достаточной?

□ Да

□   Нет