Формирование единого информационного пространства фирмы

Формирование единого информационного пространства фирмы

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретико-методические аспекты формирования единого информационного пространства в организации

1.1 Понятие информационного пространства, характеристики, основные компоненты

.2 Цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации

.3 Процесс формирования единого информационного пространства в организации

.4 Построение эффективного информационного пространства и методы оценки его функционирования

Глава 2. Анализ информационного пространства ООО «Миранта»

2.1 Общая характеристика ООО «Миранта»

.2 Анализ информационных потоков в ООО «Миранта»

.3 Анализ основных компонентов информационного пространства в ООО «Миранта»

.4 Анализ эффективности компонентов информационного пространства ООО «Миранта»

Глава 3. Совершенствование информационного пространства ООО «Миранта»

.1 Определение функций и задач информационного пространства ООО «Миранта»

.2 Разработка информационных потоков в ООО «Миранта»

.3 Формирование компонентов нового информационного пространства ООО «Миранта»

.4 Анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ВВЕДЕНИЕ

Залогом успеха современного предприятия в немалой степени является его способность обеспечить эффективную обработку информации и своевременную доставку ее потребителям. Правильно организованные прием, хранение, обработка и анализ данных позволяют оценить состояние дел компании, производить планирование на ближайшее будущее и оценку дальнейших перспектив, своевременно принимать решения об изменении политики ведения бизнеса, реорганизации структуры, техническом перевооружении, своевременном выполнении планов продаж и производства, эффективно использовать время сотрудников с наибольшей пользой для компании. Актуальность вопросов формирования единого информационного пространства в организации объясняется возможностью увеличить эффективность бизнеса, а также существованием различных способов приема, передачи, хранения и представления информации и возможностью применения интегрированных решений, сопрягаемых друг с другом и с существующими программами.

Теоретической основой исследования являются

работы в области проектирования информационных систем и автоматизированной обработки экономической информации Васюхина О. В., Варзунова А. В;

современная монографическая и периодическая литература по моделированию и проектированию распределенных БД для различных информационных систем;

реализации их физической структуры и обеспечения достоверности и целостности информации в работах Рагулина П.Г., Советова Б.Я.

Инструментом исследования послужили методы построения структурных схем, таблиц, расчетов, иллюстрирующих процесс организации информационного пространства организации.

Цель данной работы заключается в изучении процесса формирования единого информационного пространства организации.

Поставленная цель предопределяет необходимость решения следующих основных задач:

проанализировать понятия информационного пространства, характеристик, основных компонентов;

определить цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации;

изучить процесс формирования единого информационного пространства в организации и методы оценки его функционирования;

проанализировать информационные потоки, основные компоненты и эффективность информационного пространства ООО «Миранта»;

разработать меры по совершенствованию информационных потоков и компонентов единого информационного пространства ООО «Миранта»;

провести анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта».

Объектом исследования является коммерческое предприятие ООО «Миранта».

Предметом исследования является научно-теоретическое и практическое содержание процесса формирования единого информационного пространства организации в современных российских условиях.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили обоснованные в трудах отечественных и зарубежных авторов принципиальные положения и выводы, которые охватывают широкий круг взаимосвязанных проблем и получены как в рамках общественных наук (социология, теория управления, теория организаций и др.), так и в рамках оперативного, стратегического менеджмента, сетевого планирования и управления, информационных технологий в менеджменте.

Информационную базу исследования составляют российская и зарубежная монографическая литература, публикации в периодической печати, учетные, статистические данные исследуемого предприятия.

Предполагаемая практическая значимость дипломной работы заключается в том, что ее рекомендации носят целенаправленный характер в условиях рыночной экономики и позволяют повысить эффективность деятельности менеджеров и сотрудников в ООО «Миранта».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Понятие информационного пространства, характеристики, основные компоненты

Строго научного определения понятия «единое информационное пространство» до сих пор не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» в различных смысловых интерпретациях, применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Так, например, в опубликованной в 1995 году «Концепции формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов», это понятие использовалось для обозначения «совокупности баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей».

В данном определении, по мнению автора, не учитывается необходимость предметной ориентации информационного пространства, что приводит к его стихийной организации. Также в данной трактовке не находит отражения необходимость организации систем аналитической обработки и представления информации в удобной для разных групп пользователей форме.

Дж. Джекли, С. Брунн и К. Роузман определили взаимодействие в пространстве как «взаимодействие людей, выраженное пространственными характеристиками». «На личностном уровне познаваемые расстояния становятся базой для принятия индивидуальных решений в пространственном взаимодействии. В исследовательских целях использование обобщенных моделей становится по определению своеобразной мерой расстояния, по которой все взаимодействия индивидуумов распределяются в зависимости от времени, стоимости, других, каких угодно сложных отношений между происхождением и целью взаимодействия».

Рассматривая категорию «информационное пространство» становится возможным изучать более подробно такие свойства объектов и процессов как их упорядоченность, объем, интенсивность, плотность. Этот аспект приобретает важное значение в управлении хозяйственными системами. Вместе с тем «принципиальное отличие пространства как формы общественного бытия от всех иных разновидностей пространства заключается в том, что его возникновение и развитие всецело связано с деятельностью общественного субъекта (общества в целом, социальной группы, индивида).

Т. Закупень информационное пространство рассматривает как территорию, «охваченную» информацией, информационными ресурсами и инфраструктурой, в рамках которого все субъекты имеют одинаковые возможности получения, передачи и всех других манипуляций с информацией в любой точке этого пространства». Примеры аналогичных определений есть у Е. Прохорова, М. Мизинцевой и других современных исследователей-экономистов. Следует также отметить, что под информационными продуктами в данном случае понимается документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей. Информационные услуги - действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами.

По мнению А. Калининой, информационное пространство целесообразно определять как вид пространства, выделенный на основе признания эндогенности информационного фактора производства, включающий отношения хозяйствующих субъектов по поводу, как этого фактора, так и соответствующих условий, ресурсов и продуктов их деятельности. Применение структурной рекурсии к хозяйственной системе микроуровня позволяет получить для каждой из них на разных уровнях внутрисистемное информационное пространство, отражающее аспекты их внутренней среды.

Однако создание единого информационного пространства промышленного холдинга как совокупности предметно-ориентированных информационных систем, обусловливает значительные вложения финансовых средств, что приводит к увеличению трансформационных затрат в краткосрочном периоде.

Выделяя основные информационные потоки, образуемые и подлежащие оперативному управлению предприятием, такие как: процессы реализации и учет остатков продукции (информационные системы товарного учета); процессы производства (разнообразные автоматизированные системы учета производства); движение денежных средств (информационные системы бухгалтерского учета) и прочие, целесообразно в процессе построения единого информационного пространства интегрировать три первых вида информационных потоков и актуально необходимые из группы «прочие» (информация о конкурентах: ассортимент продукции, прайс-листы, объемы производства и реализации; нормы сырья и материалов; необходимые справочники и базы данных; внутренняя информация для интегрированных пользователей).

Таким образом, в результате менеджмент получает систему поддержки принятия решений, используя которую возможно получение максимального количества оперативной, актуальной информации, действуя внутри одной информационной «оболочки». При условии присоединения графического интерфейса системы автоматизированной отчетности и использования Интернет-технологий, пользователь имеет доступ к аналитической информации в режиме реального времени. Информационной базой для принятия оперативных управленческих решений служит информация, которая аккумулируется, обрабатывается и анализируется в различных функциональных отделах предприятия, которые, в свою очередь, получают информацию из внутренних и внешних источников.

Анализ мнений исследователей по вопросу информационного пространства позволяет нам сформулировать определение данного термина.

Информационное пространство - совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих:

информационное взаимодействие организаций и граждан;

удовлетворение их информационных потребностей.

В организациях зачастую много баз данных, различных хранилищ информации. Поводов для обмена информации еще больше. При этом основные виды коммуникаций - это телефон, личный контакт один на один, совещание, планерка и т.п. Результатом коммуникаций становятся личные записи, протоколы, решения. Весь обмен информацией идет в основном устно, после контакта появляется еще больше вопросов чем было, а для ответов на них нужно новое подобное событие. Процесс взаимодействия может занимать много время, у многих людей, а после получения результата оказывается, что все ожидали увидеть совсем другое. На бумажных носителях так же идет обмен информацией - это более формализованные и официальные способы делового общения: например приказ, инструкция и т.п. Доступность бумажной информации низка, а влияние на ее содержание имеет ограниченный круг лиц. К этому прилагается большое количество сопутствующих техник и правил: например правила проведения совещания. Такой стиль работы накладывает ограничения и на систему управления, ведь полноценный и оперативный доступ ко всей информации имеет ограниченный круг лиц. Решением этих проблем становится формирование единого информационного пространства. В процессе формирования единого информационного пространства может возникнуть ряд негативных обстоятельств:

нехватка знаний/навыков у сотрудников;

отсутствие технических возможностей для оперативного и полноценного обмена информацией;

сопротивление сотрудников и/или руководства;

отсутствие необходимых ресурсов для реализации;

отсутствие информации.

В настоящее время наиболее существенным из вышеперечисленных проблем может являться отсутствие необходимой информации и сопротивление руководство. Остальные проблемы решаются проще. Многие информационные системы нетребовательны к техническим ресурсам, их освоение для людей, пользующихся офисными программами и интернетом, не требует больших усилий, стоимость их так же не высока. Но зачастую отсутствие информации о существующих возможностях не позволяет сделать необходимые шаги в нужном направлении. Кроме того, ключевым вопросом изменений может стать необходимость смены закрытой кулуарной культуры и иерархической структуры на открытые и демократичные варианты управление. Информация - это власть и открывая информацию для широкого круга сотрудников, менеджеры должны быть готовы к распределению власти и изменению формы управления в организации. Для многих организаций простое изменение информационной среды в организации может привести к глубоким переменам во всех сферах деятельности.

При разработке любых программных продуктов существует проблема устаревания программы на момент ее создания и как следствие этого необходимость модификации ее сразу после окончания разработки. Поэтому важными становятся два требования к разрабатываемым в настоящее время программным продуктам и ИАС в частности. Первое - система должна быть открыта, а не являться вещью в себе, изменения в которую могут внести только люди, ее разработавшие. Технологии, которые используются во время разработки должны быть современными и учитывать тенденции развития программного обеспечения. Этот пункт относиться как к механизмам, которые реализуются разработчиками программного продукта, так и к тем средствам, которые используются во время разработки.

Во-вторых, популярностью в настоящее время пользуются программные продукты, которые либо несут в себе средства модификации программ, либо являются настолько простыми и универсальными, что не требуется их доработка. Разработка сред со своими собственными средствами и языками модификации данных является несколько усложненным и невыгодным при использовании, поскольку сомнительно, что собственный язык будет настолько лучше уже существующих, чтобы имело смысл его изучать и использовать в качестве стандартного на данном предприятии. Кроме того, проблема запаздывания разработки в этом случае увеличивается.

В-третьих, при разработке ИАС должен соблюдаться модульный принцип организации приложений и данных поскольку в этом случае могут производиться дополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

Основными компонентами информационного пространства являются:

) информационные ресурсы,

) средства информационного взаимодействия

) информационная инфраструктура.

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, базах данных и знаний и т.д.).

Информационные ресурсы можно классифицировать следующим образом:

) По отношению к предприятию: внутренние и внешние.

) По способу хранения (передачи): бездокументарные, документарные и электронные.

) По типу источника(пользователя): персональные, коллективные (группа, структурное подразделение и общекорпоративные.

) По доступности: общедоступные, частично закрытые (только для группы лиц) и закрытые (для нескольких лиц).

Информационная инфраструктура (ИИ) - это организация взаимодействия информационных потоков (при этом несущественно какой носитель).

Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий который включает в себя:

организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно- технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

обучение сотрудников организации;

использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;

проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

обеспечение безопасности информации;

работу службы эксплуатации и внедрения;

наполнение базы данных;

Обеспечением создания информационного пространства организации, использующей компьютерные технологии должны обеспечивать следующие службы (отделы или лаборатории):

. Техническая служба. Функции - работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования.

. Служба эксплуатации и внедрения. Функции - работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала.

. Группа разработки программного обеспечения.

В процессе разработки и установления единого информационного пространства используют информационные технологии.

Информационная технология - система методов и способов использования информационно-вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, поиска, обработки и распространения информации.

Данные - факты, обработанные и представленные в формализованном виде (т.е. на каком либо носителе) для дальнейшей обработки.

Автоматизированная информационная система - совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и производства вычислений. ИС может быть проанализирована, построена и управляема на основе общих принципов построения системы. ИС является динамической и развивающейся. При построении ИС необходимо использовать системный подход. ИС следует воспринимать как человеко-машинную (средства, обеспечивающие взаимодействие с компьютером).

Информационная система (ИС) - по законодательству РФ - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Информационные системы предназначены для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

Информационно-аналитическая система - это часть программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

ИС развиваются в двух направлениях:

разработка ИС, в основе которых лежит производственный цикл;

разработка ИС, в основе которых лежит цикл принятия решения.

Основными свойствами ИС являются:

расширяемость (масштабируемость);

мобильность (переносимость);

интероперабельность;

распределённость;

многоплатформенность;

поддержка общепринятых стандартов;

обеспечение целостности данных;

производительность;

дружественность к пользователю;

Архитектуру ИС можно представить в виде 5-ти уровней:

. Уровень автоматизируемых функциональных задач (функциональные требования).

. Уровень прикладных программных комплексов, реализующих функциональные требования.

. Уровень интеграции, включающий компоненты, реализующие внутреннее взаимодействие программных комплексов ИС и внешнюю интеграцию с внешними системами.

. Уровень информационного обеспечения (баз данных) - совокупность объектов нормативно-справочной информации и оперативных данных, которые создаются, хранятся и обрабатываются в ИС.

. Уровень инфраструктуры, включая организационную, техническую составляющие и компоненты обеспечения информационной безопасности. Компоненты инфраструктуры обеспечивают функционирование компонентов верхних уровней ИС.

Одним из особо важных аспектов функционирования информационного общества является создание такого общего ресурса, который позволил бы беспрепятственно создавать и потреблять информацию во всех областях жизнедеятельности человека

Основные характеристики единого информационного пространства.

. Единое информационное пространство организации базируется на новых распространённых технологиях и обеспечивает масштабируемость, расширяемость и хорошие интеграционные возможности, благодаря этому существенно облегчается внедрение бизнес-приложений (электронный документооборот, системы автоматизации бизнес-процессов, корпоративные порталы и т.д.);

. Единое информационное пространство организации поддерживает географическое расширение бизнеса и информационную интеграцию филиалов, поддерживает Интернет-доступ к корпоративным приложениям и рабочим данным.

. Единое информационное пространство организации может обслуживаться и управляться централизованно (включая все оборудование и программное обеспечение в региональных офисах, если таковые есть), что позволяет снизить себестоимость обслуживания инфраструктуры, прогнозировать расходы и повысить оперативность в решении инцидентов;

. Все информационные ресурсы компании находятся на центральных серверах офиса, в отношении которых проводятся мероприятия по защите от несанкционированного доступа, архивации рабочей информации, антивирусной защите, что позволяет снизить риск потери важных данных и несанкционированного доступа к ним, и в целом повышает стабильность работы информационных систем компании;

. Даже без внедрения специальных бизнес-приложений ИТ-инфраструктура в базовом варианте обеспечит для организации: разграничение прав доступа к данным, корпоративную почту, сетевые рабочие папки, архивирование данных, централизованную антивирусную защиту, межсетевой экран и т.д.

1.2 Цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации

Цели формирования единого информационного пространства организации диктуются проблемами, возникающими при его отсутствии.

До внедрения единого информационного пространства на предприятии сотрудники пользуются локальными программами. Проблемы с их стыковкой между собой значительно затрудняют оперативное управление предприятием. Складской учет, сбыт, расчет заработной платы, ведение главной книги, - все эти важные задачи решаются средствами разрозненных продуктов. Из разных отделов к руководству предприятия могут поступать противоречивые сведения. К примеру, в отделе сбыта могут не знать о задолженности перед контрагентом при бартерных операциях, поскольку документы снабжения оформлялись в другом подразделении. Использование единого информационного пространства снимает эти проблемы. Все необходимые для работы оперативные бизнес-данные становятся актуальны, достоверны и согласованы между собой. В результате удается вновь вовлечь в хозяйственный оборот средства, "замороженные" в расходных материалах и комплектующих, оптимизируются расчеты с госбюджетом и коммерческими партнерами предприятия. Предприятие получает дополнительные ресурсы для развития производства, и внедренные информационные системы управления становятся существенным фактором успешной работы предприятия.

Таким образом, главной целью работ по формированию информационного пространства является обеспечение взаимодействия всех информационных потоков организации на удобной основе с учетом интересов пользователей и компании в целом.

Внедрение информационного пространства способствует:

получению более рациональных вариантов решения задач, за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;

замене бумажных носителей данных на электронные;

обеспечению достоверной информации;

уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

отысканию новых рыночных ниш;

привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Имеется ряд важных конкретных задач, эффективное решение которых возможно только путем формирования единого информационного пространства:

. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе информационного общения.

. Автоматизация всех возможных операций по обработке информации и подготовке отчетов.

. Увязка в одной программе всех действий сотрудников.

. Обеспечение информационной безопасности.

. Сохранение и развитие деловых контактов сотрудников.

. Создание условий взаимовыгодного использования информационных ресурсов компании.

. Взаимодействие и срочное оповещение всех сотрудников в случае непредвиденных обстоятельств на предприятии с целью срочного реагирования и моментального принятия решений.

. Беспрепятственное распространение открытой информации о деятельности компании и результатах деятельности.

. Обеспечение упрощенного доступа сотрудников к информационным ресурсам компании с целью выполнению служебных обязанностей.

. Координация действий сотрудников

Основные принципы единого информационного пространства:

. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

При формировании единого информационного пространства организация получает:

эффективное использование персоналом рабочего времени: в следствии стабильной и быстрой работы бизнес-приложений, удобному и бесперебойному доступу сотрудников к нужным рабочим данным в офисе или вне его; благодаря исправной и бесперебойной работы серверного оборудования, офисной техники и рабочих станций сотрудников;

сохранность рабочих данных и защита конфиденциальной коммерческой информации;

порядок в организации ИТ-инфраструктуры, предсказуемый и прозрачный бюджет на её поддержание и развитие;

снижение риска простоя организации, благодаря централизации управления информационными ресурсами организации и оперативности, предсказуемости решения технических проблем.

1.3 Процесс формирования единого информационного пространства в организации

Процесс формирования единого информационного пространства, информатизация бизнес-процессов и процессов управления предприятия представляют собой непрерывный процесс, продолжающийся с разной степенью интенсивности на протяжении всего срока функционирования процесса или организации. Это связано с рядом объективных обстоятельств. Во-первых, даже при наличии чёткого плана информатизации затраты на её осуществление в полной мере чаще всего весьма существенны и не могут быть реализованы единовременно. Во-вторых, всё, что касается информационных технологий имеет тенденцию быстрого морального старения. Так, парк ПЭВМ требует смены каждые 5-6 лет, программное обеспечение требуется обновлять ещё чаще.

Приоритетные направления информатизации должны быть ориентированы на специфику предприятия, структуру его управления, финансовые возможности информатизации.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия можно разбить на несколько этапов.

Этап 1. Анализ бизнес-процессов организации.

Одной из основ бизнеса является организация бизнес-процессов. Их эффективность или неэффективность оказывают прямое влияние на показатели бизнеса в целом. Процессы формируются и развиваются по мере роста и развития бизнеса. Если бизнес-процессы не описаны, то происходит снижение эффективности, прозрачности и управляемости бизнеса, возникает угроза серьезных рисков проектов по их автоматизации.

В состав работ по анализу бизнес-процессов входят:

сбор информации о бизнес-процессах, интервью с руководителями и экспертами, анализ документов;

описание и моделирование бизнес-процессов для получения ясных и однозначных представлений о бизнес-процессах;

выработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов позволит руководителю значительно повысить прозрачность и управляемость бизнеса, а также значительно снизить риски при автоматизации.

При сборе информации о бизнес-процессах собирается информация о стратегических целях компании-заказчика, определяются существующие проблемы в деятельности компании и уточняются ограничения в части проведения проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов: бюджет, сроки и т.д.

В результате формируется «Отчет об обследовании», в котором формируется дерево целей компании с привязкой к бизнес-процессам, а также уделяется особое внимание «узким местам» процессов. В заключении к отчету дается оценка целесообразности продолжения проекта по формированию концепции построения информационной системы.

Этап 2.

На втором этапе проводится анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов с точки зрения их влияния на достижение стратегических целей компании. Затем разрабатывается несколько вариантов решений и их сравнение по ряду критериев, позволяющих клиенту принять решение в пользу одного из них:

ориентировочная стоимость реализации каждого решения;

полнота реализации поставленных задач;

влияние решения на компанию в целом;

сроки реализации каждого решения;

проектные риски.

В результате руководитель имеет документ «Карта решений», в котором представлен анализ информации, собранной на этапе обследования предприятия, определены цели проекта автоматизации, а также разработаны 2-3 возможных варианта архитектур информационной системы предприятия.

Этап 3: Формирование требований к информационной системе.

На третьем этапе проводится детальный анализ бизнес-процессов. В процессе анализа детализируются проектные рамки и определяются функции бизнес-процессов, подлежащие автоматизации. На основе детальных проектных рамок формируются требования к средствам автоматизации, включающие в себя:

функциональные требования к средствам автоматизации;

технические требования к аппаратным и другим техническим средствам, обеспечивающим работу автоматизируемой системы;

организационные требования к процессу внедрения системы, охвату подразделений, включенных в работу системы и пр.;

требования к интеграции внедряемой системы с уже существующими в компании информационными системами;

требования к безопасности и защите информации, которую должна обеспечить внедряемая система;

Этап 4. Проектирование.

На этапе проектирования программистами и специалистами должны быть точно и полностью определены основные потоки данных системы, правила связывания и обработки данных, АРМы на которых будет вводиться и изменяться информация. Кроме того, необходимо определить группы пользователей и права их доступа.

При проектировании этой системы к ее архитектуре могут предъявляться следующие требования:

использование архитектуры клиент-сервер;

организация АРМов специалистов и руководителей как контейнеров, содержащих унифицированные модули клиентских приложений;

каждый отдельный модуль приложения клиента должен обеспечивать работу с каким-либо объектом сферы управления.

Таким образом, рабочие места в процессе разработки и сдачи в эксплуатацию могут расширяться за счет новых компонент без потери работоспособности уже существующих. Такой подход к архитектуре системы позволяет в дальнейшем производить изменения и развитие системы независимыми разработчиками. Если объект присутствует в системе, его клиентский модуль может быть легко включен в любой АРМ, или на его основе создан новый АРМ.

Этап 5

Решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах. Информатизация этого уровня может быть представлена в виде следующего набора мероприятий.

Оснащение оборудованиемУстановка программного обеспеченияОрганизация обслуживанияРазработка методических указанийРисунок 1 - Информатизация первого уровня

Решение задач такого уровня информатизации требует привлечения специалиста для организации всех мероприятий, соответствующих этому этапу. Круг обязанностей такого специалиста должен быть отражён в должностных инструкциях. Можно указать основные из них:

) данный специалист должен знать принципы организации локальной вычислительной сети, уметь устанавливать всё необходимое для функционирования сети, системное программное обеспечение, уметь диагностировать неисправности сети и при необходимости производить текущий ремонт;

) установка системного программного обеспечения рабочих станций (операционной системы, офисных программ);

) антивирусная защита вычислительной сети, обновление антивирусных баз, текущая проверка сети на вирус;

) отслеживать гарантийные и прочие ремонты оборудования, связь с фирмами, осуществляющими ремонт оборудования, заявки на ремонт;

) установка программного обеспечения по заявкам сотрудников.

Перечень обязанностей указывает на то, что для обслуживания компьютерной сети требуется специалист достаточно высокой квалификации, имеющий знания системного программиста. В то же время, часть обязанностей могут выполнять специалисты средней квалификации без специальной системной подготовки.

Этап 6.

Рассмотрим содержание данного этапа информатизации предприятия (рис. 2).

Автоматизация работы подразделенийАвтоматизация управления подразделениямиРазработка БД экономической информацииАвтоматизированная подготовка отчетности и статистических данныхРазработка электронного каталога информацииИспользование информационной системы для организации документооборотаИспользование электронной почтыРисунок 2 - Содержание второго этапа информатизации

Реализация второго этапа информатизации требует затрат и дополнительных ресурсов. В основном, это связано с необходимостью иметь специалиста-информатика для разработки, поддержания и развития информационной системы, модернизации программного обеспечения. Характер работ на этой стадии информатизации, в основном, носит прикладной характер. В зависимости от сложности разрабатываемого программного обеспечения требуется и различная степень квалификации специалиста.

Прикладное программное обеспечение может быть приобретено через сеть фирм, занимающихся разработкой подобных программных продуктов. Однако при небольших потоках данных такое приобретение может оказаться не рентабельным. Кроме того, информация рекламных материалов по тем или иным программным продуктам часто не соответствует действительному качеству данного продукта. Поэтому приобретению того или иного программного продукта должно предшествовать детальное знакомство с его возможностями и знакомство с Демо-версиями.

Практическая рекомендация для реализации второго этапа информатизации - это создание хотя бы минимальной группы разработчиков с привлечением в такую группу, как штатного программиста, так и квалифицированных сотрудников для лучшего представления предметной области.

Этап 7.

Этот этап информатизации на предприятии ориентирован на разработку Internet технологий, с последующим использованием этих технологий в бизнес-процессах. В качестве основного элемента информатизации предприятия на этом этапе выступает Internet представительство во всемирной сети. Перечислим наиболее значимые задачи из них:

) размещение информации рекламного характера с целью повышения имиджа и расширения клиентуры;

) организация оперативной текущей информационной среды для сотрудников;

) обеспечение доступа к контактам предприятия для внешних пользователей;

) организация безопасности информации;

) организация телеконференций и консультаций;

) реализация некоторых бизнес-процессов;

) проведение маркетинговых исследований через электронные средства коммуникаций.

Средства электронной коммерции в настоящее время являются необходимым инструментом маркетинга предприятия. Сайт компании в свою очередь является одним из базовых элементов информационной системы. Рынок создаваемых информационных систем имеет значительные размеры, что обуславливает существование высокой конкуренции притом, что большинство потребителей чувствительны к запрашиваемым ценам. С другой стороны, для обеспечения конкурентоспособности продукции и услуг важно учитывать все требования, предъявляемые к информационной системе.

Реализация задач этого этапа требует присутствия отдела специалиста-информатика достаточно высокой квалификации, а также специалиста в области маркетинга и маркетинговых исследований. Затраты этого этапа информатизации связаны с разработкой Интернет представительства, размещение его на сервере провайдера, текущее обслуживание представительства. Эффект от наличия такой системы определяется актуальностью размещаемой информации и квалификацией специалистов, осуществляющих поддержку сайта.

На эффективность Web-сайта влияют такие факторы, как содержание, структура, новизна информации на нем, ее достоверность, уникальность стиля. Содержание Web-сайта определяет, есть ли на нем интересная, заслуживающая внимания информация. Неинтересный сайт никому не нужен, не будет посещаться, обречен на постепенное угасание.

Структура Web-сайта должна быть понятна каждому посетителю. Имея перед глазами документ, пользователь интуитивно должен представлять себе способ получения другой информации. Однажды запутавшись в джунглях сайта, клиент повторно на него не придет. И напротив, ясная и прозрачная структура сайта, в которой поиск данных не представляет труда, обязательно привлечет дополнительных посетителей.

Новизна информации оказывает сильное влияние на его эффективность. Если информация не обновляется, то после второго посещения сайт перестанет быть интересным. Информацию необходимо обновлять, а старую - переносить в архив. Доступной должна быть и старая, и новая информация. Показать посетителям, что материалы обновлены можно, указывая дату создания и обновления каждого документа. Также авторитетность сайта определяет и достоверность информации. Стиль Web-сайта должен быть уникальным. Сайт должен быть всегда узнаваемым, независимо от того, виден на экране логотип или нет. Стиль создается различными способами, в том числе - манерой изложения информации.

Учесть эти факторы можно лишь при строгом соблюдении технологии проектирования представительства, которая предусматривает выполнение следующего состава работ по проектированию Web-представительства:

) осознание цели разработки Web-представительства;

) фиксация внешних условий, в которых будет функционировать представительство;

) концептуальное проектирование Web-представительства;

) выбор средств создания Web-сайта;

) разработка структуры сайта, конструирование Web-страниц;

.) информационное наполнение Web-страниц;

) тестирование сайта;

) размещение сайта на Web-сервере;

) объявление о существовании сайта;

) контроль работоспособности сайта;

) исследование эффективности сайта;

) обновление и модернизация сайта.

Таким образом, общая схема автоматизации от создания АРМ до реализации интернет-представительства позволит сформировать эффективное информационное пространство предприятия.

1.4 Построение эффективного информационного пространства и методы оценки его функционирования

Признаки компании с высоким уровнем реализации информационного менеджмента определяют следующие показатели:

высшее руководство компании способно описать процедуры информационного менеджмента в компании;

наиболее прямое участие высшего менеджмента в процедурах принятия стратегических решений в ИМ;

наличие чётких целей бизнеса для осуществления инвестиций в ИТ;

наличие динамики по уменьшению перемен в управлении.

Признаки неэффективного информационного менеджмента на предприятии показывают следующие ситуации:

высшее руководство ощущает низкую рентабельность от инвестиций в ИТ;

ИТ часто являются преградой для осуществления новых стратегий компании;

медленное или противоречивое действие механизмов принятия решений в ИТ;

высшее руководство не может объяснить процедуры в рамках ИМ на предприятии;

проекты ИТ не укладываются в сроки или бюджет;

аутсорсинг рассматривается как быстрое решение проблем;

частая смена механизмов управления.

Эксперты считают, что 80% компаний не используют новые технологии именно из-за неспособности понять ИТ и лишь 20% - из-за отсутствия соответствующих знаний и навыков у сотрудников ИТ-отделов. Тенденции дальнейшего развития информационного менеджмента на предприятия:

постоянное увеличение роли ИТ как ресурса в реализуемых технологиях;

повышение ценности и конфиденциальности накапливаемой информации;

перевод всё большего количества процессов в онлайн;

увеличение потребности в мобильности процессов ИМ и применяемых ИТ;

увеличение доли аутсорсинга в вопросах управления инфраструктурой (ИТ услугами).

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами.

. Оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта. Данный подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов - продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр. К примеру, финансовый менеджер, сократив срок подготовки отчетов, предоставляет более оперативную и, следовательно, более ценную информацию руководителю для принятия последним управленческих решений. Другой пример - оператор по обработке заказов, который не просто обрабатывает больше заказов, он обрабатывает быстрее каждый отдельный заказ. В результате клиент затрачивает меньше времени на оформление заказа, а это уже может повысить лояльность клиента к данной организации, что, в конечном счете, приведет к повторному обращению. Организация получит постоянного клиента, что будет гораздо дешевле, чем искать нового.

Получается, что далеко не всегда существует возможность напрямую оценить и представить в финансовом выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации. Часть эффектов в первом приближении не поддается финансовой оценке, хотя в дальнейшем может повлиять на финансовые результаты организации.

Поэтому оценивать эффект от проекта автоматизации, выраженный исключительно в деньгах, было бы некорректно.

. Смешанный подход: производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы - снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации - повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д. (что в конечном счете повышает организационную и социальную эффективность информационных технологий). Этот метод называется Balanced Scoreсard.

Его основные составляющие.

Стратегическое развитие предприятия в рамках данной методологии рассматривается в следующих направлениях:

Финансовые показатели (показывает, насколько интересно акционерам и инвесторам вкладывать деньги в наше предприятие).

Взаимоотношения с клиентами (показывает, чем мы можем заинтересовать наших клиентов, чтобы привлечь их и добиться требуемых финансовых результатов).

Внутренние процессы (показывает, какие процессы играют наиболее важную роль при реализации нашего конкурентного преимущества).

Инновации и развитие персонала (показывает, за счет каких знаний, умений, опыта, технологий и прочих нематериальных активов мы сможем реализовать наше конкурентное преимущество).

Каждое из последующих направлений позволяет определить, за счет чего будет реализовано развитие предыдущего. Таким образом, направления (темы) в Balanced Scoreсard взаимосвязаны и представляют собой причинно-следственную цепочку стратегий: от конечных финансовых целей до ресурсов, необходимых для их достижения.

Разработка сбалансированной системы показателей заключается в разработке системы взаимосвязанных целей, критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности. Затем задаются плановые значения целей/факторов успеха/показателей эффективности на стратегический и тактический период. Достижение этих значений периодически отслеживается и используется для принятия решений по изменению планов/целей/стратегий.

Построение информационной системы управления предприятия подразумевает автоматизацию процессов данного предприятия. А именно:

) Процессы управления.

) Бизнес-процессы.

) Процессы обеспечения.

) Процессы инноваций и развития.

Возможность использования методологии Balanced Scorecard для оценки эффективности проекта объясняется тем, что суть методологии - всеобъемлющая оценка эффективности системы управления предприятиЕм.

Стратегические направления Balanced Scorecard освещают основные аспекты управления - отношения с учредителями и клиентами, внутренние ресурсы и конкурентные преимущества. Повышение эффективности системы управления в разрезе стратегических направлений Balanced Scorecard ведет к достижению целей организации.

С другой стороны, проект внедрения корпоративной информационной системы можно рассматривать как один из этапов оптимизации системы управления предприятием. Автоматизация процессов в данном случае рассматривается как оптимизация процессов предприятия с использованием возможностей информационных технологий. При этом под оптимизацией процессов понимается улучшение показателей эффективности процессов.

В результате, автоматизация процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности процессов. Показатели эффективности процессов являются одновременно элементами сбалансированной системы показателей. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей

. TCO (Total Cost of Ownership) - методика, которая предназначена помочь руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем.

Цель ее применения - получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.

Например, когда принимается решение о приобретении компьютера и при этом используется анализ совокупной стоимости владения, то высокая цена компьютера может рассматриваться как аргумент в пользу более дешевого варианта. Но если к стоимости компьютера добавить затраты, которые могут возникнуть в процессе его эксплуатация, то может оказаться, что общая сумма затрат на покупку и эксплуатацию «дешевой» техники оказывается выше.

Значение показателя TCO для каждой закупки должно сравниваться с показателем совокупных выгод владения TBO (Total benefits of owner ship) для определения реальной ценности приобретения.

Рассмотренные нами обзорно основные методики позволяют оценить эффективность внедрения информационных систем с разных позиций и могут быть применены к различным типам информационных систем.

Научного определения понятия «единое информационное пространство» еще не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Основными компонентами информационного пространства являются: информационные ресурсы, средства информационного взаимодействия, информационная инфраструктура.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия имеет несколько этапов: анализ бизнес-процессов организации, анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов, формирование требований к информационной системе, проектирование, решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах, этап информатизации на предприятии.

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами: оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта, смешанный подход , TCO.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ООО «МИРАНТА»

.1 Общая характеристика ООО «Миранта»

Общество с ограниченной ответственностью «Миранта». Адрес: Челябинск, Троицкий тракт, д.19, корп. 3

ООО «Миранта» - компания со 100% российским капиталом существует на рынке производства мебели уже более 5 лет, специализируется на изготовлении и поставках мебели для ванных комнат под торговыми марками «Koral» и «Corozo». Данные бренды являются собственностью компании. Руководство компании «Миранта» ответственно относится к понятию «Отечественный производитель» и прикладывает все усилия к поднятию престижа этого статуса.

Миссия (краткая формулировка)

Мы предоставляем каждому лучшую возможность обустроить жизненное пространство ванных комнат.

Цели организации.

Рассмотрим дерево целей.

МиссияСтратегические цели№ 1 № 2Тактические цели№1№2№3№4№5Оперативные цели№1№2№3№4№5Рисунок 3 - Дерево целей

Стратегические цели ООО «Миранта»:

№1 - Увеличение оборота.

№2 - Снижение или сохранение стоимости товара, несмотря на инфляционные процессы.

Тактические цели ООО «Миранта»:

№1 - Открытие торговых точек в торговых комплексах. Уральского региона

№2 - Подготовка и проведение рекламных компаний

№3 - Достижение договоренностей с поставщиками о дополнительных скидках при увеличении объемов закупа.

№4 - Поиск новых поставщиков, отвечающих новым условиям работы.

№5 - Расширение производства для выпуска дополнительных видов продукции.

Оперативные цели ООО «Миранта»:

№1 - Анализ торговых комплексов в Челябинске и Екатеринбурге, выбор торговых комплексов, подготовка к открытию в торговых комплексах:

расчет затрат - главный бухгалтер

подбор ассортимента - управляющий делами

заключение договоров с торговыми комплексами - управляющий делами

расширение обслуживающей структуры

подготовка маркетинговых мероприятий

формирование складских запасов для новых торговых точек

№2 - Сбор информации и анализ по городам Уральского региона с целью открытия в них торговых точек:

анализ численности населения города, покупательской способности жителей, их предпочтений, анализ конкурентов, анализ торговых комплексов, выбор места для торговой точки - маркетолог

расчет затрат на открытие торговой точки - главный бухгалтер

набор персонала, формирование обслуживающей структуры - менеджер по персоналу

продвижение торговой точки - маркетолог

№3 - Поставщики:

регулярный сбор информации по производителям - менеджер по закупу

анализ новых товаров - маркетолог

заключение договоров с новыми поставщиками, достижение договоренностей по ценам на товар - менеджер по закупу

Генеральный директорГлавный бухгалтерНачальник производстваРук-ль технич. отделаНачальник отдела продажБухгалтер (2)Менеджер по закупу (2)Водитель (2)Менеджер по продажам (3)Менеджер по пер-соналу (1)Специалист по работе с деревом (3)Экспедитор (1)Маркетолог (1)Грузчик (2)Менеджер по рекламе (1)Специалист по работе с ДСП (9)Кладовщик (1)Маляр (1)Сборщик (4)Рисунок 4 - Структура управления ООО «Миранта»

№4 - Определение нового ассортимента для производства:

предварительный анализ товара, планируемого для производства - маркетолог

расчет затрат и прибылей - главный бухгалтер

№5 - Поиск возможностей расширения производственных площадей, закуп оборудования, найм сотрудников, поиск поставщиков по материалам, закуп сырья и материалов - директор.

2.2 Анализ информационных потоков в ООО «Миранта»

Анализ потоков информации - важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей.

Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональными подразделениями предприятия для бизнес-процессов, а затем исследуем информационные потоки в отделах в рамках этого бизнес-процесса.

В самом начале определим общий перечень циркулирующих на предприятии документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ООО «Миранта»» для бизнес-процесса циркулирует около 51 форма документов.

Количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения, в сумме составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости одних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процессе деятельности предприятия.

Так же можно выявить взаимосвязи подразделений и маршруты движения документов, что позволяет сделать вывод о наличии тесной связи между функциональными подразделениями.

Таблица 1 - Анализ входящей - исходящей документации ООО «Миранта»

Исходящая документацияВходящая документацияИтого исх. докБухгалтерияПроизводствоТехнич. отделОтдел продажБухгалтерия1135Производство 321511Технич.отдел1152Отдел продаж27114Итого вход.док611313

Эта таблица построена в шахматной композиции, где по строкам дается распределение исходящих или создаваемых в подразделениях форм документов, а по строкам - распределение исходящих. Итоговая строка показывает общее количество форм документов, получаемых каждым подразделением. Итоговый столбец - общее количество форм документов, поставляемых другим подразделениям. Сопоставление данных итоговой строки с данными итогового столбца, отображающих «вход» и «выход», соответственно, показывает, что они различны. Это объясняется тем, что в подразделения могут поступать одинаковые формы документов. Так в Матрице движения документов в бизнес-процессе «Разработка нового товара» «входит» 10 форм документов, а «выходит» - 9. Здесь можно предположить, что некий документ остается в том подразделении, в которое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общую форму.

Рассмотрим матрицы движения документов по бизнес-процессам:

. Разработка нового товара

Сбыт продукции (включая процесс производства)

. Планирование

На данной стадии анализа важно отметить, что создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения. Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

. Бизнес-процесс «Разработка нового товара».

Схема бизнес-процесса «Разработка нового товара» приведена в Приложении А.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

ПодразделениеВходящих документовИсходящих документовОтдел продаж 77Бухгалтерия 11Производство 21Технический отдел 00Итого109Информационная загруженность отмечается у отдела продаж. На входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены по-разному: входящих документов больше, чем исходящих. Это свидетельствует о том, что информация передается устно, следовательно, точность и обязательность передачи отсутствует.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Период бинес-процесса «Сбыт продукции» должен быть 93 дня.

Кнур за 1 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 2 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 3 квартал = 93 дня/131дней = 0,7

Кнур за год 2011 = (0,93+0,93+0,7)/3=0.85.

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Разработка нового товара» равен 0,85 - низкий показатель. Невыполнение показателей нормы связано с невыполнением планов разработки при росте объемов продаж, т.к. возникает загруженность отдела продаж и процесс подготовки и оформления документов откладывается.

. Бизнес-процесс «Сбыт продукции».

Бизнес-процесс «Сбыт продукции» приведен в Приложении Б.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

Таблица 3 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Сбыт продукции»

ПодразделениеВходящих документовИсходящих документовОтдел продаж 45Бухгалтерия 32Производство 78Технический отдел 10Итого1515

Наибольшая информационная загруженность отмечается у производственного отдела. Таким образом, видно, что на входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены по-разному. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее, либо, наоборот, усложняя. Отсутствие исходящей документации из технического отдела говорит о том, что информация передается устно, следовательно, точность и обязательность передачи отсутствует.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая. Период прохождения быта продукции, начиная с заказа клиента и до отпуска товара должен быть 45 дней.

-й квартал 2011 года:

Кнур на январь = 45дней/45дней=1,

Кнур на февраль = 45дней/45дней=1,

Кнур на март = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на апрель = 45дней/48дней=0,9.

Кнур за I квартал=(1+1+0,9+0,9)/4=0.95.

2-й квартал 2011 года:

Кнур на май = 45дней/45дней=1,

Кнур на июнь = 45дней/45дней=1,

Кнур на июль = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на август = 45дней/48дней=0,9.

Кнур за 2 квартал=(1+1+0,9+0,9)/4=0.95.

-й квартал 2011 года:

Кнур на сентябрь = 45дней/45дней=1,

Кнур на октябрь = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на ноябрь = 45дней/52дней=0,86,

Кнур на декабрь = 45дней/54дней=0,83.

Кнур за 3 квартал=(1+0,9+0,86+0,83)/4=0.89.

Кнур за год 2011 = (0,95+0,95+0,89)/3=0.93.

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Сбыт продукции» равен 0,93 - близок к норме. Невыполнение показателей нормы связано с задержкой документов в отделах и их несвоевременной передачей. Также причиной снижения коэффициента выступает сезонный рост объемов продаж и несвоевременное выполнение производственных обязательств. Задержка производства возникает по причине длительного формирования и несвоевременной передачи документов.

. Бизнес-процесс «Планирование».

Схема бизнес-процесса «Планирование» приведена в Приложении В.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

Таблица 4 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Планирование»

ПодразделениеВходящих документовИсходящих документовОтдел продаж 22Бухгалтерия 22Производство 22Технический отдел 22Итого88

Информационная загруженность одинаковая у всех отделов. На входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены идентично. Следовательно, бизнес-процесс «Планирование» достаточно сбалансированный.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Период процесса планирования должен быть 32 дня. Разработка плана происходит в конце календарного года. Поэтому расчет производим только за третий квартал.

Кнур за 3 квартал = 32 дня/54дня = 0,59

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Планирование» равен 0,59 - низкий показатель. Невыполнение показателей нормы связано с задержкой сбора и анализа информации в отделах в связи с рабочей перегрузкой в конце года. Необходимо повышать эффективность получения информации.

Подведем итоги анализа бизнес-процессов.

. Общая информационная загруженность подразделений:

Таблица 5 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям во всех бизнес-процессах

ПодразделениеВходящих документовИсходящих документовОтдел продаж 1314Бухгалтерия 65Производство 1111Технический отдел 32Итого3332

Анализ таблицы показывает, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен:

сбыт продукции - 0,93

разработка нового товара - 0,85.

планирование - 0,59.

Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%

2.3 Анализ основных компонентов информационного пространства в ООО «Миранта»

Компоненты:

. Личные коммуникации.

. Техническое обеспечение.

. Организационное обеспечение.

. Программное обеспечение.

. Интернет.

. Личные коммуникации

Виды личных коммуникаций, принятых в ООО «Миранта»:

телефонный звонок;

совещание;

личное посещение;

Каждый вид коммуникации включает в себя:

подготовительный этап (примеры: дойти до кабинета, где проводится совещание; дойти до человека, с которым необходимо обсудить какие-либо вопросы; снять телефонную трубку, набрать номер, подождать ответа)

сам процесс коммуникации;

резюме (выводы по результатам делового общения);

запись задачи по результатам коммуникаций;

обсуждение личных проблем (обязательно происходит во время личных коммуникаций);

окончание коммуникации (возвращение на свое рабочее место).

Проанализируем временные затраты на личные коммуникации и высчитаем в процентном соотношении каждый этап коммуникаций.

Таблица 6 - Этапы коммуникаций

Итого Временные затраты на этапыТелефонный звонокЛичное посещениеСовещание Подготовительный, мин152026% от общего времени3,4%11,6%31,3%19%Процесс коммуникации, мин10153055% от общего времени 34%34,9%46,9%40%Резюме 55515% от общего времени1711,6%7,8%11%Запись задачи3339% от общего времени9,97,14,66,6%Обсуждение личных проблем1010121% от общего времени34%23,2%1,6%15,4%Окончание коммуникации0,55510,5% от общего времени1,7%11,6%7,8%8%Итого, мин29,54364136,5Итого % 100100100100

Из таблицы видим, что сам процесс коммуникаций занимает 40% от общего времени личных коммуникаций, резюме и запись задачи - 17,6% от общего времени, остальные временные затраты (подготовительный этап, обсуждение личных проблем, окончание коммуникаций) - 42,4% - бесполезная потеря времени. Следует учитывать, что при электронном деловом общении этап записи задачи отпадает, поскольку это происходит автоматически, т.е. экономия составит еще 6,6%

Возможные результаты коммуникаций:

получение новой задачи;

получение интересующей информации;

отсутствие результата;

принятие совместных решений.

Составим таблицу анализа личных коммуникаций - временной промежуток - 1 рабочий день - в расчет берем усредненные показатели.

Таблица 7 - Анализ личных коммуникаций в ООО «Миранта»

Отдел С кем контактТема контактаСпособ коммуни-кацииРезультаты коммуни-кацииВремя коммуникации, минОбщееПолезноеДиректорГлавный бухгалтерБух.учетЛичное посещениеЭкономическая ситуация3010Начальник произв.Произв. вопросыСовещание Сроки производства3014Рук-ль технич. отделаВопросы доставки товараТел. звонокЗадача по доставке товара155Начальник отдела продажУвеличение продажСовещание Задача по развитию продаж4018Бухгалтерия ДиректорФинансовые отчетыЛичное посещениеЭкономическая ситуация3010Начальник произв.Производст. отчетыТел. звонокЗадача подготовки документов155Рук-ль технич. отделаОтчеты технич. отделаТел. звонокЗадача по подготовке документов155Начальник отдела продажПрибыли от продажСовещание Решения о максимально возможных скидках4018Производство ДиректорПроизв. вопросыСовещание Произв. информация3014Бухгалте-рияПроизводст. отчетыТел. звонокПроизводст. информация155Рук-ль технич. отделаВопросы доставки товараТел. звонокЗадача по доставке товара155Начальник отдела продажГотовность товараТел. звонокНет 51Технический отделДиректорВопросы доставки товараТел. звонокИнформация по доставке товара155Бухгалте-рияОтчеты технич. отделаТел. звонокРешения по формам документов155Начальник произвВопросы доставки товараТел. звонокРешения по доставке товара155Начальник отдела продажВопросы доставки товараТел. звонокСогласование времени доставки155Отдел продажДиректорУвеличение продажСовещание Информация по продвижению товара4018Бухгалте-рияПрибыли от продажСовещание Требуемые скидки4018Начальник произвЗаказ Тел. звонокЗадача на изготовление мебели103Начальник технич. ОтделаВопросы доставки товараТел. звонокЗадача по доставке товара155Итого 445174

Полезное время высчитывается по результатам анализа предыдущей таблицы.

Итого:общее время коммуникаций в день - 445 мин.

Из них полезное время - 174 мин. - это 39 %

Бесполезное время - 271мин. - это 61 %

Полезным временем считаем сам процесс коммуникации.

Основные результаты коммуникаций:

получение новой задачи - 7 - 43 % от общих результатов;

получение интересующей информации - 7 - 43 % от общих результатов;

отсутствие результата - 1 - 6 % от общих результатов;

принятие совместных решений - 5 - 31 % от общих результатов.

. Техническое обеспечение

Проведем анализ средств единого информационного пространства ООО «Миранта»

В комплекс технических средств входят:

компьютеры различных моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Технические средства позволяют совершенствовать единое информационное пространство ООО «Миранта».

. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение информационного пространства - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение информационного пространства в ООО «Миранта» включает в себя следующие элементы:

) Организационная структура - приведена в параграфе «2.1 Общая характеристика ООО «Миранта». Взаимодействие между отделами обусловлено функциональными связями между ними.

) Документы - приказы, инструкции, обеспечивающие взаимодействие между отделами.

Организационное обеспечение в ООО «Миранта» не выполняет ряд необходимых функций, а именно:

анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

. Программное обеспечение

На предприятии установлена 1 С бухгалтерия 8.

Программа позволяет совершать следующие операции.

Программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия». Правила ведения учета настроены именно в конфигурации.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав «1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

по средней себестоимости,

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ FIFO).

Для поддержки способов оценки FIFO на счетах учета материально-производственных запасов ведется партионный учет. Различные способы оценки могут применяться независимо для каждой организации. В бухгалтерском и налоговом учете организации способы оценки МПЗ совпадают.

По складам может вестись количественный или количественно-суммовой учет. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В «1С:Бухгалтерии 8» регистрируются данные инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Все операции по оптовой торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации.

Для розничной торговли поддерживается как оперативное отражение розничной реализации, так и отражение продаж по результатам инвентаризации. Товары в рознице могут учитываться по покупным или по продажным ценам. Для розничных продаж поддерживается оплата банковскими кредитами и использование платежных карт.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается использование нескольких типов цен, например: оптовая, мелкооптовая, розничная, закупочная и т. п. Это упрощает отражение операций поступления и реализации.

Реализован учет движения наличных и безналичных денежных средств и валютных операций. Поддерживается ввод и печать платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров. Автоматизированы операции по расчетам с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами (включая перечисление денежных средств на банковские карты сотрудников или корпоративные банковские карты), внесение наличных на расчетный счет и получение наличных по денежному чеку, приобретение и продажа иностранной валюты. При отражении операций суммы платежей автоматически разбиваются на аванс и оплату. На основании кассовых документов формируется кассовая книга установленного образца.

Реализован механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка».

Учет расчетов с поставщиками и покупателями можно вести в рублях, условных единицах и иностранной валюте. Курсовые разницы по каждой операции рассчитываются автоматически. Расчеты с контрагентами в конфигурации всегда ведутся с точностью до документа расчетов. При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация. Возможно распределение сумм начисленной амортизации за месяц между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.

Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством, учет переработки давальческого сырья, учет спецодежды, спецоснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей. В течение месяца учет выпущенной готовой продукции ведется по плановой себестоимости. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.

Для сложных технологических процессов, предполагающих промежуточные стадии с выпуском промежуточных изделий (мебель некрашеная, древесные щиты) поддерживается складской учет полуфабрикатов и автоматический расчет их себестоимости.

Для учета общехозяйственных расходов поддерживается применение метода «директ-костинг». Этот метод предусматривает, что общехозяйственные расходы списываются в месяце их возникновения и полностью относятся на расходы текущего периода.

Учет НДС реализован в соответствии с нормами гл. 21 НК РФ. Автоматизировано заполнение книги покупок и книги продаж. «Помощник по учету НДС» контролирует порядок выполнения регламентных операций.

В «1С:Бухгалтерии 8» ведется учет движения персонала, включая учет работников по основному месту работы и по совместительству, при этом внутреннее совместительство поддерживается опционально, то есть поддержку можно отключить, если на предприятии это не принято. Обеспечивается формирование унифицированных форм по трудовому законодательству.

Несмотря на наличие программных возможностей не автоматизированы:

начисление зарплаты работникам предприятия по окладу с возможностью указать способ отражения в учете отдельно для каждого вида начисления;

ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты и перечисления зарплаты на карточные счета работников;

депонирование;

исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций;

формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку отчетности для системы персонифицированного учета ПФР.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются следующие системы налогообложения:

общая система налогообложения (налог на прибыль для организаций в соответствии с гл. 25 НК РФ);

упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ);

система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ).

«1С:Бухгалтерия 8» предоставляет пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в самых различных разрезах.

При формировании отчетов есть возможность настройки группировки, отбора и сортировки информации, выводимой в отчет, исходя из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем функций. Но эти функции не настроены.

В «1С:Бухгалтерию 8» включены обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и контролирующим государственным органам, включая формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации, отчеты для органов статистики и государственных фондов.

Сервисные возможности программы, которые не используются руководством ООО «Миранта»

. «Центр антикризисного управления» создан специально для получения руководителем оперативной информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.

. «Монитор бухгалтера» позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

. «Календарь бухгалтера» заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

. Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчетов.

. Интернет

. Сайт. Бизнес в Интернете развивается через рекламу и продвижение сайта компании. Сайт выступает как дополнительный офис компании, который работает круглосуточно без обеда и выходных и расположен рядом с каждым вашим клиентом. В ООО «Миранта» проводится работа по продвижению сайта

. Интернет-магазин. ООО «Миранта» осуществляет продажу и поставку товара через интернет-магазин как розничным покупателям, так и оптовикам.

. Электронная почта. Посредством электронной почты происходит деловое общение сотрудников с партнерами компании, клиентами.

2.4 Анализ эффективности компонентов информационного пространства ООО «Миранта»

Анализ эффективности компонентов информационного пространства является одной из основных задач управления, поскольку от этого зависят результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Одной важной проблемой является обмен информацией внутри компании. «Информационные провалы» между сотрудниками и подразделениями значительно увеличивают издержки по операциям компании и приводят к сбоям в основных бизнес-процессах. Если на уровне сотрудник - сотрудник в рамках одного подразделения компании обмен информацией, как правило, налажен, то на уровне подразделение - подразделение проблема «информационных провалов» стоит более остро. Например, заявка или вопрос, переданный сотрудником в другое подразделение, часто не обрабатывается в указанные сроки или просто теряется. Регламенты работы других подразделений не прозрачны для сотрудника, передающего в них свое сообщение. Также сотруднику сложно отследить факт приема переданного сообщения коллегами и начало/окончание его обработки.

Анализ эффективности выполним в двух направлениях:

. Экономическая целесообразность компонентов информационного пространства.

. Взаимоотношения с клиентами как результат сформированной системы информационного пространства.

. Проведем анализ экономической целесообразности компонентов информационного пространства.

Показатели для анализа:

временные затраты сотрудников на информационный обмен;

потери информации в процессе передачи;

полезность информации - перечень лишних документов - их % от общего числа документов

)По результатам анализа личных коммуникаций выявлено, что сам процесс коммуникаций занимает 40% от общего времени личных коммуникаций, резюме и запись задачи - 17,6% от общего времени, остальные временные затраты (подготовительный этап, обсуждение личных проблем, окончание коммуникаций) - 42,4% - бесполезная потеря времени. Следует учитывать, что при электронном деловом общении этап записи задачи отпадает, поскольку это происходит автоматически, т.е. экономия составит еще 6,6%

Эффективность личных коммуникаций составляет 57,6% (процесс коммуникаций, резюме, запись задачи).

)Результаты личных коммуникаций присутствуют:

получение новой задачи - 7 - 43 % от общих результатов;

получение интересующей информации - 7 - 43 % от общих результатов;

отсутствие результата - 1 - 6 % от общих результатов;

принятие совместных решений - 5 - 31 % от общих результатов.

Следовательно, результативность личных коммуникаций составляет 94% (т.к. отсутствие результата в 6% случаев).

)Равномерная информационная загруженность каждого подразделения должна составлять 25% от всех оформляемых в компании документов. Наиболее загруженным информационно является отдел продаж (41% документов оформляется там), на втором месте - производство (34% документов). Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов (7,7%), что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Рассчитаем коэффициент равномерности информационной загруженности по подразделениям следующим образом:

Отдел продаж - должно быть 25% документов, фактически - 41% документов, отклонение = (25 х 100) / 41 = 64%

отдел продаж:отклонение от нормы - 64%

производство:отклонение от нормы - 36%

технический отдел:отклонение от нормы - 32%

бухгалтерия:отклонение от нормы - 70%

Среднее по компании отклонение от нормы:

(64 + 36 + 32 + 70) / 4 = 50%

)Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен:

сбыт продукции - 0,93

разработка нового товара - 0,85.

планирование - 0,59.

Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Средний показатель равен:

(0,93 + 0,85 + 0,59) / 3 = 0,79

) Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, сохранность информации составляет 97%.

Рассчитаем снижение эффективности деятельности компании с учетом указанных данных.

Таблица 8 - Анализ снижения эффективности деятельности компании

1234ПоказательЗначение коэффициента, %Вес коэффициента, %Итог (1х2)Эффективность личных коммуникаций57,60,3017,28 Результативность личных коммуникаций940,1514,1Коэффициент равномерности информационной загруженности 500,105Показатель непрерывности информационных потоков790,3023,7Сохранность информации 970,1514,55ИТОГО10074,63

Таким образом, эффективность информационного пространства в ООО «Миранта» составляет 74,63%.

. Взаимоотношения с клиентами как результат сформированной

системы информационного пространства.

На взаимоотношения с клиентами влияют следующие показатели информационного пространства:

результативность личных коммуникаций - т.к. наличие результата в коммуникациях в первую очередь является обеспечением выполнения компанией обязательств, в том числе перед клиентами; коэффициент равен 94% - т.е. близок к норме

сохранность информации - т.к. сохраненная и переданная по назначению информация является залогом качественного обслуживания клиентов; коэффициент равен 97% - т.е. близок к норме.

показатель непрерывности информационных потоков - т.к. отражает соответствие скорости протекания бизнес-процессов заявленным параметрам; коэффициент равен 79% - не соответствует норме, возможны задержки поставки мебели - это может повлечь за собой нарушение отношений с клиентами.

Анализ информационных потоков в бизнес-процессах показал, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен: сбыт продукции - 0,93, разработка нового товара - 0,85; - планирование - 0,59. Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, часть информации не доходит до своего адресата.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ООО «МИРАНТА»

.1 Определение функций и задач информационного пространства ООО «Миранта»

Разработка единого информационного пространства в ООО «Миранта» подразумевает комплекс мероприятий, который включает в себя:

организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно- технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

обучение сотрудников организации;

использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;

проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

обеспечение безопасности информации;

работу службы эксплуатации и внедрения;

наполнение базы данных;

Единое информационное пространство в ООО «Миранта» должно выполнять следующие функции:

. не потерять информацию о клиентах, поставщиках, партнерах и конкурентах. Например, легко получить в нужный момент ФИО, телефон и должность необходимого контактного лица клиента, или узнать адрес удаленного склада поставщика и его режим работы;

. собирать и анализировать историю общения разных подразделений и сотрудников компании с клиентами. Например, не допустить одновременного предложения клиенту одинаковых услуг или товаров разными сотрудниками компании или восстановить историю переговоров с партнером об условиях поставок в спорной ситуации;

. сотрудник не унес с собой данные о контрагентах, и компания не потеряла их навсегда. Например, при увольнении менеджера все контакты и история работы с клиентами останется в компании, и возможно будет продолжать с ним работу;

. во время болезни или отпуска сотрудника можно было не прерывать работу с его клиентами; сравнить клиентов между собой и выбрать лучших для работы с ними. Например, проанализировав клиентов по объему, стабильности и суммам продаж, а также их лояльности и перспективности, мы можно выделить, наиболее важных для компании клиентов и сконцентрировать усилия на работе с ними. Тем самым сэкономить ресурсы компании и использовать их наиболее эффективным способом;

. выделять, в зависимости от текущей задачи, группы клиентов с общими характеристиками (сегменты). Например, для персонального предложения 1000 клиентам услуг потребовалось бы 1000 персональных коммерческих предложений, а в случае работы с группами клиентов достаточно 5-7 различных предложений, учитывающих характеристики каждого сегмента. Единое информационное пространство в ООО «Миранта» должно помочь:

сократить временные затраты сотрудников на выполнение основной деятельности путем автоматизации делового общения;

оптимизировать процесс документооборота;

максимально использовать технические средства, организационное и программное обеспечение для повышения эффективности деятельности компании.

Для достижения стратегических целей информационное пространство должно отвечать следующим требованиям:

Таблица 9 - Соответствие информационного пространства ООО «Миранта» поставленным целям»

ЦелиТребования к информационному пространствуВыполнение требований в ООО «Миранта»1. Увеличение оборота- сохранность информации, - непрерывность информационных потоков, - эффективное использование времени сотрудников+ - - 2. Снижение или сохранение стоимости товара- Интернет, - электронная система расчетов+ -3. Открытие торговых точек- эффективное использование времени сотрудников-4. Проведение рекламных компаний- оргтехника, - интернет+ +5. Получение доп.скидок от поставщиков- электронная почта, - эффективное использование времени сотрудников+ - 6. Поиск новых поставщиков- электронная почта+7. Расширение производства- электронная почта, - электронная система расчетов+ -

Анализ таблицы показывает, что для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе:

электронная система расчетов;

эффективное использование времени сотрудников;

непрерывность информационных потоков.

3.2 Разработка информационных потоков в ООО «Миранта»

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить следующие недостатки информационных потоков:

коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое;

распределить информационную нагрузку по всем подразделениям равномерно.

Таблица 10 - Распределение документов по подразделениям

Подразделение Виды документовИтого документовОтчетные Плановые Исполнительные Бухгалтерия 1. Отчет о прибылях убытках 2. Финансовая отчетность1. План работы на месяц (инвентаризация и т.д.)1. Счета-фактуры 2. Накладные 3. Платежные поручения 4. Нормативы 5. Тарифные ставки8Отдел продаж 1. Отчет по продажам 2. Отчет по эффективности рекламной акции 3. Портрет потребителя1. План продаж 2. План продвижения товара1. Договора с клиентами 2. Порядок заключения договоров 3. Должностные инструкции8Производство 1. Отчет по произведенной продукции 2. Отчет о техническом состоянии оборудова-ния1. План закупа материалов 2. План производства 3. План разработки нового товара1. Нормативы 2. Должностные инструкции 3. Техника безопасности8Технический отдел1. Отчет о расходах ГСМ 2. Отчет о состоянии транспорта 3. Отчет о произведенных доставках 4. Отчет «характеристика потре бителей»1. План доставки товара клиентам 2. План обслуживания клиентов1. Должностные инструкции 2. Техника безопасности

Равномерное распределение количества форм документов по отделам позволит распределить информационную нагрузку.

Использование электронного документооборота даст возможность:

коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

3.3 Формирование компонентов нового информационного пространства ООО «Миранта»

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо:

минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников;

провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8:

начисление зарплаты работникам предприятия по окладу с возможностью указать способ отражения в учете отдельно для каждого вида начисления;

ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты и перечисления зарплаты на карточные счета работников;

исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций;

формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку отчетности для системы персонифицированного учета ПФР;

Также следует использовать сервисные возможности программы 1С Бухгалтерия 8, которые не используются руководством ООО «Миранта»

. «Центр антикризисного управления» создан специально для получения руководителем оперативной информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.

. «Монитор бухгалтера» позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

. «Календарь бухгалтера» заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

. Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчетов.

Следующим этапом совершенствования информационного пространства ООО «Миранта» будет являться внедрение программного продукта «1С: CRM ПРОФ».

Вся информация о контрагентах переноситься из различных источников в единую базу «1С: CRM ПРОФ». Карточка контрагента и контактного лица позволяет классифицировать их по различным параметрам, влияющим, например, на продажи или перспективность сотрудничества и т.п. По всем типам данных возможен анализ в отчетах и составление выборок, например, для осуществления рассылки по e-mail или телемаркетинга. Документ «Событие» позволяет фиксировать историю взаимоотношений с контрагентами и контактными лицами.

Для решения проблемы «информационных провалов» существует несколько эффективных инструментов, таких как: передача в информационной системе сообщений между сотрудниками, поручения, и автоматическая маршрутизация задач бизнес-процессов внутри компании.

Передача сообщений между сотрудниками в информационной системе имеет ряд преимуществ. Например:

устно переданная информация может быть забыта, а post-it, приклеенный на монитор, может отклеиться и быть выброшенным. Чтобы этого не случилось информацию лучше передавать в письменном виде через систему автоматизации;

если сотрудник передает заявку в другое подразделение, он может через какое-то время видеть статус этой заявки, какие действия по ней были предприняты адресатом;

если один сотрудник выполнил свою задачу бизнес-процесса, то система автоматически создает следующую задачу другому сотруднику, не теряя время на передачу информации;

если руководителю необходимо поручить какое-либо задание конкретному сотруднику и назначить контролера его выполнения, то это можно сделать с помощью бизнес-процесса.

Обмен информацией в «1С: CRM ПРОФ» происходит в основном с помощью: документа «Событие», бизнес-процесса «Поручение» и задач основных бизнес-процессов компании. Механизм передачи «События» ответственному позволяет гарантированно доставить информацию сотруднику и проконтролировать статус ее обработки. Бизнес-процесс «Поручение» и «Отчет по бизнес-процессам» представляют собой подсистему выдачи и контроля исполнения поручений с автоматическими уведомлениями контролера о стадиях выполнения поручения. Основные бизнес-процессы компании позволяют автоматически создавать задачи для ответственных сотрудников, связывать цепочкой работ различные подразделения компании, задавать необходимые на данном этапе бизнес-процесса действия с помощью документов и инструкции, рассчитывать вероятность успешного окончания бизнес-процесса, контролировать ход бизнес-процессов с помощью отчета.

В программе «1С: CRM ПРОФ» возможно управление бизнес-процессами.

Реализация методики управления бизнес-процессами и административными регламентами (BPM, Business Process Management) позволяет задать единые стандарты работы компании.

Получаемые возможности:

копирование опыта лучших сотрудников,

четкие инструкции и правильная работа сотрудников в стандартных ситуациях;

руководство получает мощный инструмент управления, позволяющий оперативно выявлять проблемы в рабочих процессах, совершенствовать и прогнозировать число успешно завершенных процессов;

значительно повышается контроль над состоянием бизнеса.

Бизнес-процесс нужен внутри системы автоматизации, чтобы:

задать правильную последовательность действий для достижения требуемого результата;

компания работала в едином ритме. Можно проанализировать ход выполнения текущих бизнес-процессов и выявить стадии (задачи), на которых теряется время;

прогнозировать продажи («Воронка продаж») и корректировать работу сотрудника/подразделения/компании. Каждый сотрудник видит прогноз его продаж на период, может планировать и правильно расставлять приоритеты своей работе. Руководство видит прогноз по компании в целом и при необходимости может принять корректирующие действия;

контролировать процесс выполнения выданных поручений. Руководитель, перегруженный работой, выдает поручение сотруднику, а для того, чтобы не забыть проверить результаты работы, формирует отчет по выданным поручениям.

В программе «1С:CRM ПРОФ» создан полноценный механизм управления бизнес-процессами. Карта маршрута бизнес-процесса создается в режиме Конфигуратор, а остальная настройка происходит в режиме пользователя. Есть возможность создавать шаблоны бизнес-процессов, описывать их параметры, задавать необходимые на данном этапе бизнес-процесса действия (с помощью документов и инструкции), рассчитывать вероятность успешного окончания бизнес-процесса, контролировать его ход с помощью отчета, изменять параметры шаблона в процессе выполнения и досрочно завершать бизнес-процесс.

Основные бизнес-процессы компании позволяют автоматически создавать задачи для ответственных сотрудников, связывать цепочкой работ в единое целое различные подразделения компании.

В «1С:CRM ПРОФ» включены готовые универсальные бизнес-процессы: Продажа, Согласование коммерческого предложения, Согласование договора, Маркетинговое мероприятие, Сервис, Разбор жалобы, Поручение. Есть возможность быстро создать свои бизнес-процессы и связывать их с документами.

Программа имеет ряд дополнительных возможностей, полезных на предприятии по производству мебели.

. Управление качеством. В деятельности практически любой компании бывают сбои. И эти сбои превращаются в конкретные жалобы клиентов, которые нужно обрабатывать. «1С:CRM ПРОФ» включает в себя подсистему фиксации, разбора и анализа поступающих от клиентов жалоб. Создан специальный типовой бизнес-процесс «Разбор жалобы», регламентирующий порядок работы.

. Управление знаниями. В процессе работы компании у сотрудников накапливается опыт и специальные знания, которые необходимо аккумулировать. «1С:CRM ПРОФ» включает в себя подсистему «База знаний», которая позволяет собирать, систематизировать, хранить и получать быстрый доступ к информации. Примерами хранимой в «Базе знаний» компании информации являются внутренние регламенты, описание товаров и услуг компании, информация о конкурентах, ответы на часто задаваемые вопросы и т.п.

. Интеграция с каналами коммуникаций. Консолидировав клиентскую базу в единой системе и проведя анализ клиентов, у компании часто возникает потребность в коммуникациях с определенным клиентским сегментом. Интеграция «1С:CRM ПРОФ» с каналами коммуникаций (офисная АТС, e-mail, подготовка почтовых отправлений, SMS и Факс) позволяет значительно снизить среднюю стоимость одного контакта с клиентом, связываться с клиентами удобным для них способом непосредственно из CRM-системы, используя нужную в данный момент выборку.

Проект внедрения CRM-системы обычно связан с глубокими организационными изменениями в компании. В первую очередь, компания должна принять идею клиентоориентированности, а затем уже выбрать себе инструмент и консультанта по внедрению.

3.4 Анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта»

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

устраняется дублирование функций;

повышается эффективность работы в целом;

снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Таблица 11 - Меры по совершенствованию информационного пространства в ООО «Миранта»

Проблемы информационного пространстваПоказатель Рекомендуемые мерыОжидаемый результатНеравномерная Информационная загруженность 50%Пересмотр информационных потоков, восстановление равномерностиПоказатель равен 100%Низкая эффективность личных коммуникаций57,6%Внедрение программы «1С:CRM ПРОФ»Показатель равен 100%Недостаточная результативность личных коммуникаций94%Внедрение программы «1С:CRM ПРОФ»Показатель равен 100%Показатель информационной непрерывности ниже 179%Внедрение программы «1С:CRM ПРОФ», подключение дополнительных возможностей 1С Бухгалтерия 8Показатель равен 100%Информационные потери в количестве 3%97%Внедрение программы «1С:CRM ПРОФ»Показатель равен 100%Улучшение отношений с клиентами произойдет автоматически при устранении указанных недостатков.

Экономические показатели

Затраты:

установка программного обеспечения «1С: CRM ПРОФ» - 10 800 руб.

дополнительная настройка «1 С-бухгалтерии 8» - 3 000 руб.

Итого затраты: 13 800 руб.

Экономические выгоды

повышение производительности труда в среднем на 20%;

качественное повышение эффективности коммуникаций (устранение потерь информации, информационная непрерывность, равномерность информационной загруженности и т.д.) определит количественное увеличение прибыли предприятия.

Затраты на з/п сотрудников составляют 950 000 руб. / мес.

Оборот компании - 15 млн. руб./мес.

Прибыль (за вычетом прямых производственных затрат) - 20% -

это 3 млн. руб.

Повышение производительности труда при сохранении объема работы повлечет за собой сокращение расходов на з/п на 20% - экономия составит 190 000 руб.ежемесячно

Повышение эффективности коммуникаций приведет к увеличению количества заказов примерно на 7%. Соответственно, оборот составит 16 млн. руб. Прибыль 20% - 3,2 млн. руб. Прибыль увеличится на 200 000 руб.

Соответственно, общие экономические выгоды - 390 000 руб. в месяц.

Обновление информационного пространства необходимо производить 1 раз в 1-2 года. Этот срок объясняется:

ростом компании;

изменением конъюнктуры рынка;

изменением общей законодательной базы;

научно-техническим прогрессом и появлением новых технологических и технических возможностей.

Все это влечет за собой необходимость совершенствования информационного пространства внутри компании.

Возьмем средний срок - 1,5 года (18 месяцев)

За 18 месяцев экономические выгоды составят 390 000 * 18 = 7 020 000.

Вычтем из этой суммы затраты на совершенствование информационного пространства в ООО «Миранта»:

020 000 - 13 800 = 7 006 200 руб.

Т.е. экономический эффект от совершенствования информационного пространства ООО «Миранта» составит 7 млн.руб.

Таким образом, принимаемые меры должны увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта», а, следовательно, и эффективность бизнеса в целом.

Выводы по Главе 3

Для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе: электронная система расчетов; эффективное использование времени сотрудников; непрерывность информационных потоков.

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить недостатки информационных потоков.

Использование электронного документооборота даст возможность коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1; устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо: минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников; провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8, внедрить программный продукт «1С: CRM ПРОФ».

Все это позволит увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проделанной работы можем сформулировать выводы.

Научного определения понятия «единое информационное пространство» еще не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия имеет несколько этапов: анализ бизнес-процессов организации, анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов, формирование требований к информационной системе, проектирование, решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах, этап информатизации на предприятии.

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами: оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта, смешанный подход , TCO.

Анализ информационного пространства в ООО «Миранта» включал в себя анализ информационных потоков, анализ компонентов информационного пространства, а также расчет эффективности информационного пространства ООО «Миранта».

Анализ информационных потоков в бизнес-процессах показал, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен: сбыт продукции - 0,93, разработка нового товара - 0,85.

планирование - 0,59. Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, часть информации не доходит до своего адресата.

Для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе: электронная система расчетов проектов; эффективное использование времени сотрудников; непрерывность информационных потоков.

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить следующие недостатки информационных потоков:

коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое;

распределить информационную нагрузку по всем подразделениям равномерно.

Использование электронного документооборота даст возможность:

коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо:

минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников;

провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8, а также првести внедрение программного продукта «1С: CRM ПРОФ».

Ожидаемый экономический эффект составит около 7 млн. руб. за период эксплуатации обновленного информационного пространства.

Принимаемые меры должны увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта», а, следовательно, и эффективность бизнеса в целом.

Таким образом, в процессе работы были решены поставленные задачи, посредством которых достигнута цель - оценка единого информационного пространства ООО «Миранта» г. Челябинска и выработка мероприятий по её совершенствованию, которые базируются на изучении и анализе применяемых компонентов информационного пространства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: ООО Управление персоналом. - 2005 г. - 189 с.

2.Ветлугина И.М. Теоретические основы информационного моделирования. Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во Дальневост. Ун-та, 2007. - 321с.

.Информатика: учеб. пособие для студ. / сост.: А. В. Могилев, Н. И. Пак. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 608 с.

.Информатика Учебник. / Под ред Н.В. Макаровой. - 4-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 201 с.

.Информационный менеджмент: краткий курс. Учебное пособие/ Васюхин О. В., Варзунов А. В. - СПб.: СПбГУ ИТМО, 2010. - 294 с.

.Информационно-аналитические понятия: Учебно-метод. пособие / З.Н. Бетина, Д.А. Бетин. - Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. - 96 с.

.Компьютерные технологии в жизненном цикле изделия: Учебное пособие / Яблочников Е.И. , Фомина Ю.Н., Саломатина А.А. - СПб: СПбГУ ИТМО, 2010. - 239 с.

.Информационные технологии управления проектами: Учеб. пособие / Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова Г.Н., ФГОУ ВПО РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева, 2007. - 269 с.

.Рагулин П.Г. Теоретические основы информационных технологий. Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во Дальневост. Ун-та, 2008. - 231с.

.Советов Б.Я. Информационные технологии: Учеб. Для вузов. - М.: Высш. шк., 2009. - 134 с.

.Алиев В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: учебное пособие. - М.: «ФОРУМ»: ИНФРА-М. 2007. - 253 с.

.Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 253 с.

.Басаков М.И.Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - Ростов-на-Дону: Феникс. - 2007. - 177 с.

.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводства и документооборот. - М.: Эксмо. - 2007. - 168 с.

.Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. - М.: Высшая школа, 2009. - 198 с.

.Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2010. - 420 с.

.Деловая игра «Виртуальная фирма компьютерной техники»/ Афанасьева Т. В. - Ульяновск: УлГТУ, 2007. - 111 с.

.Журавлева Т.Ю. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel. - М.: МГОУ, 2011. - 204 с.

19.Информационные системы в экономике/ И.В. Чернышев, А.Н. Никулин, Д. Н. Расторгуев. - Ульяновск: УлГТУ, 2009. - 154 с.

.Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. - М.: Омега-Л, 2008. - 464 с.

.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. документационное обеспечение управления. - Новосибирск: Новосибирский институт народного хозяйства. - 2008. - 307 с.

.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М. - 2007. - 201 с.

.Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: Дашков и Ко, 2009. - 230 с.

.Климова, М.А. Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций. - М.: ФГУ"Редакция "Российской газеты". - 2008. - 356 с.

.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2007. - 153 с.

.Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009. - 149 с.

.Милова В.М., Семенова, Е.Г., Виноградов, А.А и др. Документирование систем качества. - СПб.: ГУАП. - 2009. - 205 с.

.Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008. - 312 с.

.Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009. - 297 с.

.Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. - М.: ИндексМедиа. - 2007 г. - 112 с.

.Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007. - 341 с.

.Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. - М.: Академия, 2009. - 177 с.

.Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике. - М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008. - 463 с.

.Трахтенгерц Э.А. Компьютерные методы реализации экономических иинформационных управленческих решений: Методы и средства. - М.: СИНТЕГ, 2009. - 172 с.

.Труханович, Л.В., Щур, Д.Л Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: Изд-во: Дело и сервис. - 2009. - 199 с.

.Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. - М.: Форум, Инфра-М, 2009. - 221 с.

.Филимонова Е.В, Информационные технологии в профессиональной деятельности. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 167 с.

.Филимонова Е.В., Черненко Н.А., Шубин А.С. Информационные технологии в экономике. - М.: Феникс, 2008. - 448 с.

.Хеннер Е.К. Информационное пространство. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 608 с.

.Информационная культура, информационная грамотность и компью-терная компетентность [Электронный ресурс]: #"justify">.Информационная культура [Электронный ресурс]: #"justify">.Кравец В.А., Кухаренко В.Н. Вопросы формирования информационной культуры [Электронный ресурс]: <#"justify">.Об информационной культуре [Электронный ресурс]: #"justify">.Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // #"justify">.[Электронный ресурс] //<#"justify">.[Электронный ресурс] // #"justify">.Электронный документооборот [Электронный ресурс]// #"justify">.Этот многообразный мир документооборота [Электронный ресурс]// <#"justify">Приложение А

информационный пространство предприятие

Бизнес-процесс «Разработка нового товара»

Требование директораМаркетолог Разрабатывает систему сбора и анализа информацииАнкета для потребителейМенеджер по продажамОпрос потребителей Отчет по результатам опросаМаркетолог Анализ результатовЗаказ на разработку товараНачальник производстваРазработка товараЭскизы и расчетыМаркетолог Анализ расчетов Отчет с расчетамиГлавный бухгалтерАнализ экономической выгодыОтчет по экономической выгоде нового товараМаркетолог Анализ результатов отчета экон. выгодыПроект нового товараМенеджер по продажамТестирование (опрос покупателей)Отчет по результатам опросаМаркетолог Анализ отчета менеджераПроект с изменениямиГенеральный директорАнализ проектаПриказ о производствеНачальник производстваЗаказ на изготовлениеПересылка письмаГотовый товар Специалист производстваПриложение Б

Бизнес-процесс «Сбыт продукции»

Заказ от клиентаМенеджер по продажамСчет на оплатуПоступление денег на счетБухгалтерия Получение оплатыИнформирование менеджера по продажамМенеджер по продажамАнализ заказа и оплатыФормирование заказа на произ-воНачальник производстваРасчет затрат материаловЗаказ материаловМенеджер по закупуЗаказ материаловПолучение счета на оплатуБухгалтерия Подготовка плат.порученияОплата за материалыМенеджер по закупуПолучение материалов Подготовка отчетаНачальник производстваЗаказ на изготовлениеБухгалтерияСпециалист производстваОтчет об изготовленииПодпись о готовностиНачальник производстваПодготовка отчета о готовностиПередача отчетаМенеджер по продажамИнформационное письмо готовностиПересылка письмаКлиент Инф. письмо о способе полученияПересылка письмаСообщение об исполненииМенеджер по продажамЗаказ на доставку Технический отделНачальник производства Приложение В

Бизнес-процесс «Планирование»

Требование директораБухгалтерия Анализ экономических показателейОтчеты по эк. деят-сти предприятияМаркетологАнализ внешней средыОтчет по результатам анализаПроизводство Анализ состояния производстваОтчет о состоянии производстваТехнический отделАнализ технических средствОтчет о состоянии технических средствДиректор Анализ полученных данныхПлан работы на годГлавный бухгалтерОтчет об исполненииНачальник отдела продажОтчет об исполненииНачальник технич. отделаОтчет об исполненииНачальник производства Отчет об исполненииГенеральный директор