Основные преимущества электронного документооборота
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы состоит в том, что создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений.
Основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Цель работы - выявление основных направлений и методов совершенствования документооборота и процесса документирования управленческой деятельности.
В соответствии с поставленной целью задачи работы сформулированы следующие:
1.анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации.
2.анализ возможностей совершенствования электронного документирования управленческой деятельности.
1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Ханниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах действительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей. В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.». идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.
Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.
Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа с точки зрения современного архивного дела требуют пересмотра.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.
Современный этап развития делопроизводства тесно связан со становлением новой российской государственности, ориентированной на создание демократического правового государства. Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В правовом государстве закон регулирует все отношения, имеющие большое значение для субъектов и объектов права, В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны. Однако остались практически не урегулированными вопросы, связанные с функционированием документов в процессе выполнения ими задач документационного обеспечения управленческих процессов в организациях, иначе говоря, действующее законодательство не распространяется на сферу делопроизводства.
В связи с этим, в главе обосновывается необходимость разработки закона «О документации» (предлагается его концепция) и комплекса подзаконных актов. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации управления документацией,
Урегулирование законодательством сферы работы с документами и выдвижение информации в число основных ресурсов управления и производства, а также изменение методов управления в последнее время создает предпосылки для перехода в государственном масштабе от понимания работы с документацией как обеспечивающей функции к управлению документацией как основной функции менеджмента любой организации. Такой переход обусловлен не только наличием в России необходимых предпосылок, но и мировым опытом, что в условиях глобализации информационных процессов будет иметь для России позитивное значение.
Российское законодательство в течение последних нескольких лет начинает активно проявлять интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности. Последним прямо настоящим прорывом было принятие федерального закона от 10 января 2002 «Об электронной цифровой подписи».
Кроме того, есть целый ряд ГОСТов. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», определяющий требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях, информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы; ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования»; ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».
Кроме законов и государственных стандартов указанных в этой главе существует еще ряд постановлений, указов, писем, стандартов, для описания которых потребуется, наверное, отдельный выпуск журнала. Следует заметить, что работа в правом регулирования области информационных технологий продолжается и сейчас. Вводятся новые понятия («обладатель информации», «информационная технология», «оператор информационной системы» и другие), обеспечивающие однозначное толкование законодательных норм. За обладателем информации закрепляются исключительные права на определение доступа к информационным ресурсам и их использование.
Таким образом подход к защите электронного документооборота должен быть комплексным. Необходимо трезво оценивать возможные угрозы и риски СЭД и величину возможных потерь от реализованных угроз. Как уже говорилось, защиты СЭД не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним. Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров, принтеров и прочих устройств; защиты сетевой среды, в которой функционирует система, защита каналов передачи данных и сетевого оборудования, возможно выделение СЭД в особый сегмент сети. Комплекс организационных мер играют роль на каждом уровне защиты, но им, к сожалению, часто пренебрегают. А ведь здесь и инструктаж, и подготовка обычного персонала к работе с конфиденциальной информацией. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь совершенны они бы не были.
2. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей. Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:
. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:
·Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа
·Предоставление следующей информации:
·какие документы обрабатываются в компании
·в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить
·Повышение исполнительской дисциплины
·Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)
·Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):
·объем обрабатываемых документов
·время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;
·и т.п.
·Сокращение времени на внедрение управленческих решений
·Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.
·Контроль исполнения приказов и т.п.
. Повышение качества работы компании в смысле сокращения времени обработки запросов извне и количества совершаемых при обработке ошибок. Соответственно, первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:
·Сокращение времени согласования документов
·Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:
·Создание документов (шаблоны)
·Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов
·Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам
·Сокращение времени поиска документов
·Сокращение вероятности утери документов
.Но главной целью электронного документооборота является внедрение современных программно-технических средств для автоматизации процессов обработки
Среди решаемых здесь задач можно выделить:
·направленные на улучшение работы сотрудников;
·сокращение времени согласования;
·повышение исполнительской дисциплины;
·четкий и прозрачный контроль доступа;
·контроль исполнения и сбор отчетности по исполнению;
·направленные на повышение эффективности использования информации;
·сокращение времени доступа к документам;
·классификация документов, облегчающая их поиск;
·структурированное хранение связанных документов;
·история работы с документом.
Среди функций можно выделить следующие:
·прием электронных документов;
·хранение;
·управление движение документов;
·аутентификация пользователя и разделения прав пользования.
Преимущества от внедрения СЭД могут быть различными, от ожидаемых, до совсем неожиданных на первый взгляд. Условно можно разделить преимущества, получаемые компанией от внедрения СЭД, на три группы:
1.За счет переложения на СЭД выполнения части операций, увеличивается скорость и точность работы, что не могут не оценить клиенты компании.
2.Повышается мобильность компании в смысле адаптации к окружающему миру:
·компания имеет возможность быстрее менять свой курс движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия;
·благодаря своевременно предоставляемой качественной аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне.
3.улучшение взаимодействия сотрудников. В частности, с помощью СЭД без дополнительных усилий, исключительно благодаря регистрации документов и назначению заданий в электронном виде, секретарь получает этот отчет в течение нескольких секунд и пересылает его руководителю. Кроме того, половина атрибутов регистрационной карточки заполняется с помощью СЭД автоматически, заполнять остальную половину - одно удовольствие (надо только выбрать из справочника нужное значение); журналы регистрации формируются системой автоматически и доступны за любой период в любой момент по нажатию одной кнопки мыши; поиск документов вообще осуществляется другими сотрудниками самостоятельно.
.1 «ЕВФРАТ-Документооборот»
«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Разработана компанией Cognitive Technologies, полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях.
Сегодня с программными продуктами для автоматизации документооборота и делопроизводства линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей по всей России.
Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:
·регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
oрегистрация нового документа на основе существующего;
oавтоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
·присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
·связывание документов перекрёстными ссылками;
·ведение номенклатуры дел;
·сканирование и распознавание документов:
oподдержка потокового сканирования;
oраспознавание «на лету» (Drag&Recog);
·работа со словарями и справочниками:
oподдержка иерархических словарей и справочников;
·постановка документов на контроль:
oназначение контролера и ответственного по документу;
·слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
oнастраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
oавтоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
·поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:
oсохранение поисковых запросов;
oиспользование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
·подготовка и печать журналов и отчетов:
oформирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
oвозможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
oвозможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
oэкспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
·автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
Таким образом функциональность системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
·автоматизировать регистрацию документов и заданий;
·обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
·осуществлять мгновенный поиск информации;
·контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
·проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
·организовать долговременное хранение документов организации;
·обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
·разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
·криптографического шифрования и применения ЭЦП;
·протоколирования действий пользователей в системе.
В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:
·встроенный модуль просмотра и печати; технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
·встроенный генератор отчетов;
·технология морфологического анализа текста;
·механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
·встроенные средства взаимодействия удаленных серверов
Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
·АРМ «Пользователь» - рабочее место для доступа к системе;
·АРМ «Администратор» - рабочее место настройки и администрирования системы;
·модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
·модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
·модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
·средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
·модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие настройки:
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:
·входящие документы
·исходящие документы
·внутренние документы
Шаблоны журналов, справок и отчетов:
·журнал входящих документов
·журнал исходящих документов
·журнал внутренних документов
·общий журнал по потокам документов
·отчёт о выполнении документов по потокам
·отчет по документам, которые надо выполнить
·отчет о выполнении поручений
·отчёт по поручениям, которые надо выполнить
Таким образом система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, продуктивность работы отдельных сотрудников и подразделений в целом, улучшить исполнительскую дисциплину, сократить время исполнения поручений, повысить оперативность получения необходимой информации, качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии. Также по оценкам отечественных экспертов («Парламентская газета», 25.12.2002), внедрение электронного документооборота в государственных структурах способно на 15-20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25-30% - непосредственно аппарат.
.2 «БОСС-Референт»
Данная система разработана компанией «АйТи». «БОСС-Референт» ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.
В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:
·анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка;
·реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота;
·автоматизация работы с корреспонденцией;
·наработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины:
·обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам:
·обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.
В результате внедрения «БОСС-Референт» организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.
Внедрение системы обеспечивает создание единого управленческо-информационного пространства организации, поддержку установленных организацией регламентов работы с документами, поручениями и информацией, существенное повышение качества внутрикорпоративного взаимодействия.
Главными результатами внедрения системы являются:
1.Прозрачность деловых процедур.
БОСС-Референт дает возможность задавать ограничения на время рассмотрения документов, переданных на согласование (; время, в течение которого сотруднику необходимо делегировать поручения своим подчиненным, и время их выполнения; отслеживать ход принятия решений и выполнения поручений. Прозрачность деловых процедур, возможность выявлять факты задержек в принятии решений и их реализации (необходимые для анализа причин задержек) способствуют росту четкости и обязательности в работе всех подразделений организации.
2.Повышение управляемости.
3.Стандартизация управленческих процедур.
Деятельность организации сопровождается заключением однотипных договоров, выпуском типовых приказов, согласованием типовых служебных записок. Типовые документы составляют до 80% документооборота организации. Подготовив типовой документ по шаблону, сотрудник не тратит время на выяснение, кому его нужно отправить: он выбирает типовой маршрут, относящийся к этому документу, и документ начинает свое движение согласно настроенной схеме его обработки в организации.
4.Высокая скорость реагирования на новые возможности.
Время является источником конкурентных преимуществ: чем выше скорость принятия решений, тем эффективней компания реагирует на изменения внутренних и внешних условий деятельности, тем прочнее ее конкурентные позиции на рынке.
5.Обучаемость.
Новые знания и способности организаций создаются посредством быстрого поиска информации и экспертов, обмена знаниями между сотрудниками, путем координации деятельности сотрудников разных функциональных подразделений. БОСС-Референт предоставляет для этого все необходимые возможности.
Систему электронного документооборота, построенную на основе «БОСС-Референта», можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
·«железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»
·технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой
·система «БОСС-Референт», представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
В состав данной программы принято также включать пользователей системы, которые могут работать с помощью как средств клиента Lotus Notes, так и Web-браузера MS Internet Explorer
В дополнение к системе электронного документооборота «БОСС-Референт» предлагаются программные продукты, необходимые многим организациям для реализации бизнес-процессов документооборота и делопроизводства, среди них:
1.Генератор отчетов Report'sMan.
Обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота «БОСС-Референт».
2.Системы сканирования и распознавания текста.
Система «БОСС-Референт» интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.
3.Факс-сервер Extra Fax
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.
3.3 «ДЕЛО»
Программа «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Движение документов происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Система «Дело»:
·обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;
·обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах;
·предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование»;
·поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизации;
·позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»);
·имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
Основной функцией программы «Дело» является обеспечение полного жизненного цикла документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами:
1.Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
2.Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
.Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
.Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
.Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
.