Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

ЗМІСТ

РОЗДІЛ I. Загальне знайомство з підприємством. Техніка безпеки.

.1 Ознайомлення з підприємством. Структура ДЗУ

.2 Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства в установі, посадові обов`язків працівників, їх права.

РОЗДІЛ II. Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління.

.1 Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування.

.2 Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп`ютерної техніки.

.3 Організаційні форми діловодства.

.4 Організація документообігу на підприємстві.

.5 Комплекс операцій готовими документами. Прийом та первинна обробка документації.

.6 Розгляд та реєстрація документів.

.7 Автоматизована реєстрація документів.

.8 Порядок проходження та виконання документів.

.9 Робота з внутрішніми документами.

.10 Порядок обробки вхідних документів. Правила відправки кореспонденції.

.11 Здійснення контролю за якістю документування на підприємстві.

.12 Контроль і порядок використання бланків. Печаток, штампів на підприємстві.

.13 Методика узагальнення роботи по контролю за використанням документів і доручень керівника.

РОЗДІЛ III. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

.1 Оформлення, видача копій та розмноження документів.

.2 Характеристика особливостей оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

.3 Загальна характеристика оформлення службових листів.

.4 Використання сучасних комунікаційних систем зв’язку на підприємстві.

РОЗДІЛ IV. Організація роботи секретаря.

.1 Протоколювання ходу засідань, нарад.

САМОСТІЙНІ РОБОТИ

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

РОЗДІЛ I.

Загальне знайомство з підприємством. Техніка безпеки

ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ

Кожний робітник Виконкому Жовтневої районної ради міста Кривого Рогу прослуховує технічний мінімум. До цього мінімуму входять: накази; розпорядження; інструкції з техніки безпеки; правила користування індивідуальними засобами захисту протипожежним інвентарем.

Для кращого засвоєння знань з техніки безпеки в установі проводяться різні види інструктажів: ввідний, первинний, повторний, позаплановий, цільовий.

Відповідно до «Положення про розробку інструкцій з охорони праці» чинні інструкції розробляються інструктором з техніки безпеки, після чого їх затверджують.

Перед початком практики у Виконкомі Жовтневої районної у місті ради мені був проведений інструктаж з техніки безпеки, при якому було звернено мою увагу на наступне:

Ø дотримання правил дорожнього руху під час поїздок на практику та при поверненні з неї додому;

Ø  чекати транспорт тільки на спеціально відведених місцях;

Ø  дотримання правил безпеки при користуванні оргтехніки та іншими електроприладами;

Ø  дотримуватись правил техніки безпеки при роботі в архівному приміщенні, а також обережно користуватися картотекою;

Ø  обережно користуватися канцелярськими приладами;

Ø  працівник зобов’язаний переконатися у відсутності будь-яких пошкоджень на робочому місці, в тому числі з електрообладнанням;

Ø  дотримуватися усіх вимог пожежної безпеки;

Ø  переконатися в цілісності усіх проводів та приладів.

1.1 Ознайомлення з підприємством. Визначення структури служби ДЗУ

В період з 12.03.2012 року по 08.04.2012 моєю базою практики є виконком Жовтневої районної у місті ради, що розташований за адресою: 50014, м. Кривий Ріг, вул. Шурупова, 2, Жовтневий район, Дніпропетровська область.

На моїй базі практики такий керівний склад:

      Голова районної у місті ради

КОРИТНІК Володимир Васильович

      Заступник голови районної у місті ради

ХІСНИЙ Володимир Федорович

      Заступник голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів ради

ЛУШПІЙ Андрій Анатолійович

      Заступник голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів ради

ШВЕЦЬ Олександр Георгійович

      Керуючий справами виконкому районної у місті ради

ПОТАПЕНКО Анатолій Іванович

У Виконкомі Жовтневої районної ради є такі відділи:

Таблиця 1

У виконкомі існують такі служби ДЗУ: загальний відділ, відділ кадрів, архів, секретаріат.

На мою думку, Виконком Жовтневої районної у місті ради добре забезпечений матеріально - технічною базою. Відповідно до призначення всі технічні засоби поділяються на групи: засоби для складання документів (персональний комп’ютер, ручка, олівець); засоби копіювання та розмноження документів (принтер, ксерокс,); засоби для обробки документів (сканер); засоби адміністративно - управлінського зв’язку(факс, телефон).

Практично усі працівники управління використовують у своїй діяльності персональні комп’ютери (в залежності від посади). Це спрощує й прискорює процес підготування документів.

Також Виконком оснащений лазерними принтерами для швидкого роздрукування надрукованої інформації на паперовий носій.

Пристрій введення, необхідний для перетворення графічної інформації з твердої в електронну форму, цей пристрій називається сканером. Який теж є комп’ютерною технікою і є у Виконкомі.

Тобто, матеріально - технічна база досить добре розвинена в даній установі, що забезпечує високу продуктивність роботи його працівників.

Це чотирьох поверхова споруда.

На 1 поверсі розташовуються такі кабінети як:

Ø  служба у справах дітей

Ø  відділ економіки та промисловості

Ø  служба «05»

Ø  секретар комісії з житлових питань,юрист

Ø  програміст

Ø  служба «одного вікна»

Ø  відділ розвитку підприємництва

Ø  спеціаліст з питань захисту прав споживача

На 2 поверсі:

Ø  відділ бухгалтерського обліку

Ø  організаційний відділ

Ø  головний спеціаліст по роботі з політичними партіями

Ø  голова комітету з фізичної культури і спорту

Ø  приймальня

Ø  комітет у справах сім`ї і молоді

На 3 поверсі:

Ø  загальний відділ

Ø  відділ з питань культури

Ø  приймальня

Ø  малий зал

Ø  районний архітектор

Ø  відділ кадрів

Ø  головний спеціаліст з військово-мобілізаційної роботи

На 4 поверсі:

Ø  відділ освіти,приймальня

Ø  відділ введення Державного реєстру виборців

Ø  секретар комісії з питань захисту прав дитини

Ø  відділ з питань надзвичайних ситуацій

Ø  цивільного захисту населення,мобілізаційної,оборонної та правоохоронної роботи

Ø  фінансовий відділ.

Цокольний поверх:

Ø  районний методичний кабінет

Ø  центр соціальних служб для молоді Жовтневого району комендант

Ø  рада ветеранів війни та праці

Ø  приймальня громадян

Прибудова:

Ø  Відділ житлово-комунального господарства.

.2 Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства в установі, посадові обов’язки працівників, їх права

У виконкомі Жовтневої міської ради використовують нормативний документ ДСТУ 4163-2003, що установлює:

·        склад реквізитів, які слід використовувати при складанні й оформленні організаційно-розпорядчих документів,

·        вимоги до змісту і розташування реквізитів документів;

·        вимоги до бланків та оформлювання документів;

·        вимоги до тих документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.

Інструкція - це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

Роблячи висновки по оформленню, я відмітила, що усі інструкції в установі, в якій я проходила навчальну практику,оформлені за усіма стандартами, а також присутні усі необхідні реквізити, що розташовані за усіма встановленими правилами.

Посадова інструкція-це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.. Посадова інструкція - це обов’язковий кадровий документ.

Посадові інструкції на даній базі практики, маючи статус нормативного документа, чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов'язків між працівниками, уможливлюють об'єктивне оцінювання діяльності працівників, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій враховуються під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їх атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Посадові інструкції для керівників, професіоналів та фахівців розробляються згідно з вимогами чинного законодавства України і на основі випусків та розділів Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Посадові інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги" та "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою". У робочих інструкціях розділи "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" можуть бути відсутні.

. У розділі "Загальні положення" наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

. Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

. У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

. Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

. У розділі "Повинен знати" подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

. Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо

Вивчаючи оформлення даного документу, я дійшла висновку, що він оформлений за всіма вимогами та реквізитами.

РОЗДІЛ ІІ

ТЕХНОЛОГІЧНІ ПРОЦЕСИ З ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

.1 Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування

В Виконкомі Жовтневої районної міської ради функціонують такі документи: журнал реєстрації вхідних документів; журнал реєстрації створюваних вихідних документів; бланк листа; наказ; журнал обліку роботи дільниці оперативного друку та розмноження документів;зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю; акт; протокол; опис внутрішніх документів; журнал вхідних та вихідних телефонограм.

У даній установі документи класифікуються за такими ознаками:

. За способом фіксації інформації:

·   письмові;

·   графічні.

2. 3а назвою розрізняють:

·   накази, положення, протоколи, службові листи, звіти, заяви,довідки

3. За місцем складання:

•        внутрішні, що стосується внутрішніх питань Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

·   зовнішні, тобто вихідна та вхідна кореспонденція.

4.За походженням:

• службові, що стосуються діяльності Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

•офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.

.За складністю:

•прості, які містять інформацію з одного питання;

•складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

. За юридичною силою:

•справжні (істинні);

•фальшиві (підроблені)

. За терміном виконання:

•термінові;

•нетермінові.

. За стадіями виготовлення:

•оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

•копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі інші зовнішні ознаки

У виконкомі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність в даній установі шляхом видання різних документів. Протоколи,довідки,службовізаписки,листи,заяви,пояснювальнізаписки,реєстраційні картки, персональні картки - це далеко не повний перелік документів,які використовують у Виконкомі.

Функціональне призначення документів на моїй базі практики полягає у покращенні управлінської діяльності, а також доводять важливу інформацію до виконавців.

Спосіб документування - це дія або сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьба, фарбування, перфорація, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і т. ін.).

Методи документування - це захід або сукупність заходів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Документ містить соціальну інформацію, відтворену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його рис.

Засіб документування - це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів - це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

.2 Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп’ютерної техніки

Важливе місце в діловодстві виконкому належить загальним вимогам до оформлення документів. Головну роль при розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат А3 (297 х 420мм).

Для зручності обробки документа та по інструкції з діловодства з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 30мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле 10мм. Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле 20мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі посередині без крапок і тире.

У Виконкомі Жовтневої районної міста ради дотримуються вимог щодо Стандарту документів, які виготовляються за допомогою друкувальних засобів та комп’ютерної техніки.

.3 Організаційні форми діловодства

Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією в установі і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

)        Централізована-підходять установи з невеликим документообігом та незначною кількістю структурних підрозділів. За такої форми роботи всі операції з діловодства(прийом, реєстрація, відправка і т.д.) зосереджені в одній структурній одиниці-канцелярія або секретаріат.

)        Децентралізована-такої форми роботи з документами, їх обробка, контроль за використанням, реєстрація зберігання,відправка,здійснюється відповідно у структурних підрозділах.

)        Змішана-переважає у крупних установах зі складною структурою та великим документообігом. Частина операції (прийом,відправка…) здійснюється централізовано, а інша частина (реєстрація,зберігання) зосередженні у структурних підрозділах.

Ознайомившись з організацією діловодства на моїй базі практики, я визначила, що там змішана форма роботи з документами,тому що документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім’я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - у цих структурних підрозділах. Наприклад, накази з особового складу реєструються у відділі кадрів, бухгалтерська документація - у фінансовому відділі, листування на адресу структурних підрозділів може реєструватися у відповідних структурних підрозділах.

2.4 Організація документообігу підприємства

Документообіг - рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

У Виконкомі до організації документообігу ставлять такі вимоги:

Ø  Пряма плинність руху документів, документ найкоротшим і прямим шляхом потрапляє до виконавця з найменшими затратами часу.

Ø  Ритмічність руху документів, яка забезпечує їх рівномірне потрапляння і сприяє пропорціональній загрузці робітників архіву.

Ø  Розподіл документів між виконавцями, в залежності від їх функціональних обов’язків.

Документообіги розрізняють за напрямком і по відношенню до управлінського об`єкту.

За напрямком виділяють горизонтальні потоки і вертикальні. Даній установі притаманні, як вертикальні так і горизонтальні потоки. Також дана установа може отримувати і передавати документи установам одного рівня управління.

По відношенню до управлінського об`єкту виділяють вхідні (укази, закони, розпорядження, накази, листи, заяви, скарги тощо, що надійшли від вищих органів, організацій, громадян), вихідні (документи, які створювались в установі, але використовуються за її межами: листи, довідки, звіти тощо) і внутрішні (документи, які створюються і використовуються в установі, не виходячи за її межі: положення, посадові інструкції, правила, накази, рішення, звіти тощо). Раціоналізація документообігу передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документообіг характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документообіг складається з трьох потоків:

•        документообіг вхідних документів;

•        документообіг вихідних документів;

•        документообіг внутрішніх документів.

2.5 Комплекс операцій з готовими документами. Прийом та первинна обробка документації

Документи, одержані установою, проходять такі етапи:

         первинна обробка;

         попередній розгляд, розмітка;

         реєстрація;

         розгляд документів керівництвом;

         направлення на виконання;

         контроль виконання;

         виконання документів;

         підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дату надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Керівнику направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника Виконкому, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику установи. Керівництво Виконкому, розглядаючи вхідний документ, повинно визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві для підшивання до справи.

2.6 Розгляд та реєстрація документів

Всі документи, які надходять до виконкому Жовтневої районної у місті ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу або іншою для цього виділеною особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом виконкому Жовтневої районної у місті ради або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у не робочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням виконкому Жовтневої районної у місті ради та його структурними підрозділами, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівництву відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно».

Реєстрація документів - це фіксування факту одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даній установі лише один раз. Вихідні - в день підписання чи затвердження.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази установи по особовому складу; рішення колегіальних органів установи; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

.7 Автоматизована реєстрація документів

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою комп’ютера.

Запис на магнітний носій виконується з РКК, які забезпечують сумісність в програмних і технічних засобах, прямим уведенням з документа таких обов’язкових реквізитів:

-   назва виду документа;

-        кореспондент (автор);

         дата документа;

         індекс (дата й індекс надходження - для тих, що надійшли);

         заголовок до тексту або короткий зміст документу;

         резолюція;

         відповідальний виконавець;

         термін виконання;

         позначка про виконання.

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений таки відомостями: виконавці, хід виконання документу, додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самою установою.

На моїй базі практики, Виконком Жовтневої районної у місті ради, застосовують автоматизовану реєстрацію документів.

2.8 Порядок проходження та виконання документів

Під час проходження документа у виконкомі обов'язково роблять такі помітки:

-        про надходження документа;

         про взяття документа на контроль;

         про виконання документа і направлення його до справи.

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Відмітки про проходження та виконання документів

Внутрішні документи створюються, оформлюються, виконуються або використовуються у межах даного навчального закладу. Документопотік внутрішніх документів - рух документів, які використовуються для організації роботи установи. Передача документів здійснюється через вповноважених осіб. Документи передаються з відповідними позначками в реєстраційних формах.

На етапі підготовки та оформлення внутрішні документи схожі на вихідні документи,а на етапі використання та виконання - на вхідні.

Основні етапи підготовки і оформлення внутрішніх документів у коледжі:

Ø  складання проекту;

Ø  узгодження;

Ø  перевірка вірності;

Ø  підписання;

Ø  реєстрація.

2.9 Робота з внутрішніми документами

Внутрішні документи складаються, оформляються, виконуються і зберігаються в рамках самої установи, не виходячи за її межі. На етапах підготовки та оформлення порядок роботи з ними такою ж, як і з вихідними документами:

v  складання проекту документа виконавцем;

v  перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

v  погодження проекту документа;

v  підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

v  реєстрація документа (при підвищених вимогах до забезпечення збереження або їх загальних обсягах).

На етапах виконання і завершення робіт з внутрішніми документами порядок операцій такий же, як і з вхідними документами:

v  передача документа виконавцю (копіювання документа за наявності декількох виконавців)

v  контроль виконання документа;

v  виконання документа;

v  проставлення відмітки про виконання;

v  підшивка виконаного документа до справи.

Завершальними стадіями роботи з внутрішніми документами є:використання в довідково-інформаційної роботи та визначення термінів зберігання. В результаті рішення експертної комісії Виконкому внутрішні документи підлягають подальшому використанню в довідково-інформаційної роботі, передаються в архів, знищуються.

2.10 Порядок обробки вихідних документів. Правила відправки кореспонденції

Вихідний документ - документ, що відправляється (Офіційний документ, що відправляється з установи).

Порядок обробки та відправлення вихідної документації.

Уся вихідна кореспонденція обробляється та відправляється централізовано у Виконкомі. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

·        правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

·        правильність зазначення адреси кореспондента;

·        наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

·        наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

·        наявність на документі позначки про додатки;

·        відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.)

.11 Здійснення контролю якістю документування на підприємстві

На даному підприємстві контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, на формування

картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

На моїй базі практики під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп “Контроль” або літера “К”, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються. В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до реєстраційного журналу.

.12 Контроль і порядок використання бланків. Печаток, штампів на підприємстві

Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

У Виконкомі існує декілька видів бланків:

·        бланк для листів;

·        бланк конкретного виду документа;

·        загальний бланк.

Бланки можуть виготовлятися шляхом повздовжнього та кутового розташування реквізитів. Повздовжнє розташування реквізитів передбачає розташування реквізитів вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове розташування реквізитів передбачає, що постійні реквізити розміщуються в лівому верхньому куті аркуша.

Крім того, і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим і центрованим.

У фланговому розташуванні реквізити - кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі, у центрованому - початок і кінець кожного рядка однаково відділений від межі відведеної робочої площі.

Герб зображують посередині бланка або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

На загальних бланках подають лише окремі реквізити. Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків.

На моїй базі практики різноманітні види бланків зберігаються в службах ДЗУ або керівництва.

Основні положення:

·  Підприємство має тільки одну офіційну печатку. Дозволяється

·        мати круглу печатку для пакетів, кутовий штамп підприємства для бланка, малу металеву печатку для посвідчень.

·        Печатки та штампи виготовляються за вимогою, підписаною керівником підприємства.

·        Печатки та штампи зберігаються у вогнетривких металевих шафах або сейфах.

·        Зберігати печатки в шухлядах столів, передавати їх на зберігання особам, що не мають на це права, носити в кишенях одягу заборонено.

·        Особа, що персонально відповідає за облік і збереження печаток і штампів, призначається наказом керівника підприємства.

2.13 Методика узагальнення роботи по контролю за використанням документів і доручень керівника

Контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Відомо, що контроль включає в себе облік і узагальнення результатів виконання документів, інформування керівника. Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

· обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

· систематизацію нагляду за виконанням документів;

· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

· підвищення трудової дисципліни виконавців.

Періодично за формами реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику коледжу.

Контроль може здійснюватись у формах:

· суцільного контролю - за виконанням усіх документів;

· спеціального контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп'ютеризація документаційного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

· єдина система класифікації і кодування;

· автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

· уніфікація, спрощення і типізація документації;

· автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа

РОЗДІЛ III

Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві

3.1 Оформлення, видача копій та розмноження документів

Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу.

Копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку "Копія" і завірена у певному порядку.

Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

На моїй базі практики копії виготовляються тільки з дозволу керівництва за допомогою оргтехнічних засобів. Виконком Жовтневої районної у місті ради може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань громадської комісії з житлових питань: встати на квартирний облік,отримати ордер,приватизувати квартиру чи кімнату в гуртожитку може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копіями паспортів, індифікаційних кодів, актів, довідок с місця проживання та т.д.)

Копії документа виготовляються рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописними машинописним способами текст документу відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркушу документа. Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту «Підпис»,слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчує копію, її підпис та дата засвідчення. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою територіального центру(негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Позначка про засвідчення копії розташовується у правому верхньому кутку, де пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.

.2 Характеристика особливостей оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки,довідки, договори, запрошення, службові листи, витяги з протоколів, телеграми і т.д. Ось наприклад такі документи повинен уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку він обіймає: доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти ( про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи, тощо.

На підприємстві де я проходила практику використовують такі довідково-інформаційні документи:

Акти-бувають законодавчі та адміністративні. Вони складаються переважно зі вступної й конституційної частин.

Довідка-це документ, який містить опис і стверджує певну інформацію з життя й діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Запрошення-це коротке повідомлення у якому повідомляється про якусь подію, та прохання узяти у ній участь.

Службова записка-це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Листи-узагальнена назва різних за змістом документів, об’єднаних способом передавання тексту - пересилається поштою. Види листів:супровідні, інформаційні, ініціативні, рекомендаційні листи також: листи - підтвердження, відповіді, запрошення, вибачення,тощо.

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Пояснювальна записка - документ, в якому:

·        працівник підприємства, організації, установи викладає причини якихось подій, фактів, пояснює причини невиконання якого-небудь розпорядження, наказу, інструкції, усної вказівки, а також причини допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

·        міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Доповідна записка-це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

.3 Загальна характеристика оформлення службових листів

Службовий (діловий) лист - узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв’язку, електронною поштою тощо.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, які відповідають стандарту. Для таких бланків установлений набір обов’язкових реквізитів, які розміщуються на бланку в певній послідовності:

Державний Герб України (для державних підприємств, установ);

емблема підприємства, установи, організації;

код підприємства, установи;

найменування підприємства, установи, організації;

поштова й телеграфна адреса;

номер телефону, телетайпа, факсу;

номер рахунка в банку;

дата;

індекс документа;

посилання на дату й індекс вхідного документа;

адресат;

заголовок тексту;

текст;

підпис;

прізвище виконавця й номер його телефону.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна записка тощо. За змістом і значенням листи бувають:

інструкційні й гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.

За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи:листи, які потребують відповіді, та листи, які не потребують відповіді. До першої групи належать:лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція (лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.

Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа.

До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-застереження, лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист, лист розпорядження. Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз’яснення з питань звітності, податків тощо.

Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості продукції.

До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.

Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів. Вони являють собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товари, послуги та (або) надіслати пропозиції (оферту) на постачання товару, рекламацію (претензії за якість товару), відповіді на рекламацію, кредитні листи тощо.

У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають відшкодування збитків, заподіяних невиконанням або порушенням умов контракту іншою стороною. Рекламація повинна мати копії документів, які підтверджують такі факти. Оформляються копії у вигляді додатка до основного документа.

При укладенні контрактів з іноземними партнерами використовуються кредитні листи, у яких продавець просить надати гарантійного листа з банку з номером валютного розрахункового рахунка й гарантії банку сплати покупцем товарів та послуг.

Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного документа, що надсилається адресату. У тексті супровідного листа необхідно вказати, з якою метою надсилається основний документ, термін його виконання. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: договір про________ №_______ на 3 арк., у 3 прим.

При підготовці тексту листа повинні дотримуватись такі основні принципи: достовірність і об’єктивність змісту, повнота інформації,стислість викладу, нейтральність тону викладу. Текст листа не повинен допускати різних тлумачень.

Текст може бути простим і складним залежно від типу листа та його змісту. Простим вважається лист, який складається з однієї-двох частин: вступу й закінчення; закінчення й доказу.

Складні листи містять, як правило, три класичні частини: вступ-доказ-закінчення, причому їх порядок може змінюватися у різній послідовності.

У першій частині (вступі) дається обґрунтування питання: причина виникнення або його стисла історія, якщо приводом для складання листа є документ, обов’язково дається посилання на нього.

В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази або спростування. Вона повинна бути переконливою, щоб не виникали сумніви щодо правильності та обґрунтування запропонованих умов.

В закінченні формулюється основна мета листа. З метою спрощення операції обробки листів та прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два й більше різних питань. Він повинен бути одно предметним за змістом. Якщо лист адресований більш ніж за чотирма адресами, виконавцем складається список розсилання.

Листи підписуються керівником організації, його заступниками в межах наданої їм компетенції.

Вносити які-небудь поправки або доповнення в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його підписання. Текст листів друкується через 1,5 інтервалу. Сьогодні значна увага приділяється оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента.

Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий лист, то складається так звана “проміжна” відповідь, яка використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.

Зараз дуже часто використовується комерційне листування. Тому

потрібно пам’ятати про таке:

§  мета ділового листа передусім полягає у тому, щоб одержувач

дав на нього повну відповідь, щоб він купив щось або продав,

надав кредит, відмовився від своїх претензій тощо;

§  від змісту й претензії тексту листа залежатиме його конкуренто -

спроможність;

§  аргументованість тексту й надійність інформації;

§  головні критерії відбору мовних засобів (використання кліше

полегшує сприйняття тексту).

.5 Виготовлення листів-маятників

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк скоротити час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Таким чином лист-маятник швидко повернеться до відправника із стислою та конкретною відповіддю, виконавши свою мету.

3.6 Особливості оформлення копій листів

Використання листів - копій особливо ефективно коли необхідно за короткий час відправити декілька десятків або сотень однотипних за формою і змістом письмових повідомлень. Їх відмінність одне від одного буде тільки у персональних даних отримувача, в цій ситуації секретарю доречно використовувати якості основи для відповіді, стандартний текст розміщений на бланку. В цей текст вписується тільки звернення до отримувача (адреса вказується на конверті).

Ще більш прискорить розсилку таких письмових повідомлень наявність електронних копій, бланків конвертів з внесеним в них адресами одержувачів тобто адресатів.

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу. Першою умовою є відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.

.4 Використання сучасних комунікаційних систем зв’язку на підприємстві

У виконкомі дотримуються певних норм, правил ведення телефонних розмов, наприклад:

-   як можна швидше взяти слухавку;

-   треба представитися:

-        вітати абонента треба після того як представились;

-   витримуйте паузу щоб співрозмовник зміг відповісти вам;

    під час представлення референт роботи відповідні записи, оцінює ступінь важливості;

-   якщо ви переадресовуєте Основні завдання секретаря - виключати по можливості більшу частину звернень до керівника. Для цього секретар повинен знати функції установи та окремих працівників, щоб адресувати частину дзвінків безпосередньо до заступників або самостійно на них відповісти, дзвінок то називаєте його П.І.Б. и посаду того хто відповість;

-   секретар зобов'язаний інформувати керівника про те, хто із я кого питання дзвонив, коли він був відсутній;

-        незалежно хто дзвонив дотримуйтесь етики ділового спілкування, адже телефонний етикет є частиною нормативної культури й одним із важливих компонентів іміджу.

документ управління інформаційний секретар

РОЗДІЛ IV. Організація роботи секретаря

.1 Протоколювання ходу засідань, нарад

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

За обсягом протоколи можуть бути:

стислими - містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складають з таких реквізитів:

. Назва документа.

. Номер.

. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання виконкому тощо).

. Назва підприємства, організації.

. Дата й місце проведення зборів.

. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів комісії).

. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

. Текст.

. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Витяг з протоколу - це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню. Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам у Жовтневому виконкомі районної у місті ради. Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

На моїй базі практики оформляють протоколи за всіма стандартами інструкції з діловодства 2012 року, на чистих аркушах паперу формату А4. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної,а за обсягом більш всього використовують повні та стенографічні протоколи. Протокол у виконкомі веде секретар. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова районної у місті ради В.В. Коритник й секретар, протоколи засідань комісії - всі члени комісії(на комісії розглядуються ті чи інші питання,які поступають до відділів виконкому).

САМОСТІЙНІ РОБОТИ

Самостійна робота №1

ТЕМА: Категорії підприємств по об’єму документообігу.

Усією організаційною роботою з раціональної постановки діловодства, в установах займаються спеціальні структурні підрозділи. Основними положеннями ЄДСД передбачені чотири категорії установ, залежно від структури ДЗУ, організації роботи з документами та об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

Самостійна робота №2

ТЕМА: Обробка документів за допомогою оргтехніки.

На моїй базі практики використовують майже усі можливі методи обробки документів за допомогою оргтехніки. Сучасна обробка документів проходить через сучасні засоби оргтехніки. Принтер - одне з розповсюджених периферійських пристроїв ПК, яке дозволяє отримати тверду копію вихідних даних роботи у виконкомі. Принтери відрізняються один від одного по багатьом показникам: типом, ціною, швидкістю друку, додатковими можливостями та ін. Принтери бувають трьох типів: матричні, струйні, лазерні. Кожен з яких має свої переваги та недоліки.

Щоб вдосконалити прочитання тексту документа на різних обчислювачах, рекомендовано користуватися найбільш поширеними текстовими редакторами і шрифтами. Сьогодні такими редакторами є Word (версія 97 і вище), а шрифтами - Тіmes New Roman, яка постачають з більшістю обчислювачів.

Організація Виконкому використовує у своїй роботі найбільш поширені засоби оргтехніки.

Самостійна робота № 3

ТЕМА: Нові технології опрацювання інформації

Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони застарівають і заміняються новими. Так, наприклад, на зміну технології пакетного опрацювання програм на великий ЕОМ в обчислювальному центрі прийшла технологія роботи на персональному комп'ютері на робочому місці користувача. Телеграф, передав усі свої функції телефону. Телефон поступово витісняється службою експрес-доставки. Телекс передав більшість своїх функцій факсу й електронній пошті.

При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, цілком можливо, що до моменту завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів щодо її модернізації. Такі невдачі з впровадженням інформаційних технологій звичайно пов'язані з недосконалістю технічних засобів, в той час як основною причиною невдач є відсутність або слабка пропрацьованість методології використання інформаційної технології.

Самостійна робота № 4

ТЕМА: Створення та введення інформаційно-довідкової картотеки.

Одна з головних завдань - складання бланку даних про документ установи. На його основі у Жовтневому виконкомі районної міської ради зобов’язані за декілька хвилин відповісти на питання двох типів: у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться любий документ, в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню.

Для відповіді на такі питання інформаційно-документаційних ресурсів - найважливіша задача. Та перш за все для виконання саме цієї задачі записують в реєстраційні форми усі дані про документ.

Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна вести як і в традиційній формі за допомогою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі. Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або декілька ящиків, так як карточки будуть, у відмінності від строкової контрольної картотеки, накопичується протягом року. Поділювачами у довідковій картотеці за звичаєм бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або направлення діяльності в установі. В середині цих розділів зручніше розміщати карточки по алфавіту кореспондентів або питань діяльності. Окремо ведеться картотека по зверненню громадян. вона складається по алфавіту прізвищ авторів звернення. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо - нормативні та розпорядчі документи, котрі формуються по тематичному принципу. Часто ведуться окремо картотеки на виконані та невиконані документи. Кількість карток на обмежена. Їх можливо побудувати по будь - якому, внесеному в реєстраційну картку показнику. У цілому, до розповсюдження комп’ютерних технологій у сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документами організації була слабкою ділянкою роботи діловодної служби. Можливість інформаційно-довідкового обслуговування значно розширена з веденням автоматизованої системи реєстрації. Сучасні системи управління базами даних дозволяє наводити довідки по будь - якій комбінації даних, включених в реєстраційну картку документів.

Довідка дає деякі дані по конкретному питанню у термінові строки.

Для пошуку документу або групи документів можуть задаватися будь - які дані, що стосуються документу, які допоможуть знайти його. При пошуку довідок по конкретному документу можна безпосередньо задавати номер документу. Пошук документів може виконуватися по невиконаним документам, виконаними документами (які мають дату виконання про відмітку о розміщенні документу у справу), по всій оперативній базі даних (документа поточного діловодного року), а також при необхідності - по архівній базі даних (документи попередніх років). При видачі інформації по конкретному документу на екран виводяться та при необхідності роздруковується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються в табличній формі. Результатом пошуку невиконаного документу являється інформація про те, у якого виконавця документ знаходиться на даний момент. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, у якій справі знаходиться даний документ.

Самостійна робота № 5

ТЕМА: Виготовлення листів-маятників.

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк скоротить час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Таким чином лист-маятник швидко повернеться до відправника із стислою та конкретною відповіддю, виконавши свою мету.

Самостійна робота № 6

ТЕМА: Особливості оформлення копії листів, які відправляються.

Всі службові листи, які відправляються з виконкому, називаються вихідною кореспонденцією.

При підготовці листів і документів до відправки необхідно перевірити чи мають вони необхідні реквізити (штамп, печать, підписи та ін.) і зареєструвати документи в спеціальному журналі. Записи в журналі роблять в хронологічному порядку. Порядковий номер в журналі переносять на штамп листа і на його копію. Листи і інші документи, як правило, печатають в двох та більше екземплярах, направляють адресату, а копію підшивають в відповідну справу, що дозволяє завжди навести необхідну довідку.

Таку копію прийнято називати відпускною, вона відрізняється від справжньої копії порядком оформлення. На останній повинен бути штамп підприємства, завіряється вона керівником організації верхньому правому куті такі документи мають помітку: "Копія".

Копію - відпустку оформляють по іншому. Там, де повинен бути штамп, проставляють від руки дату і вихідний номер листа.

Перед найменуванням посадових осіб, які підписали оригінал, пишуть від «Оригінал підписали» або «Оп», потім пишуть прізвища, які підписували. Відпустку листа завіряє працівник, який веде діловодство. При цьому робиться

підпис: «З оригіналом вірно: секретар Т. Саєнко»

Якщо в оригіналі листа були зроблені вставки і виправлення, то їх треба внести також в копію - відпустку.

Самостійна робота № 7

ТЕМА: Робота з телефонограмами.

Телефонограма - це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.

Телефонограми мають такі реквізити:

. Назва документа - заголовок.

. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передання.

. Назва організації і службової особи - відправника телефонограми.

. Назва організації і службової особи - одержувача (кому).

. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше 50 слів).

. Підпис службової особи - керівника

організації або його заступника.

. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

Телефонограму використовують, коли треба терміново оповістити про засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Телефонограми, складає секретар. Одержавши телефонограму, секретар виконкому повинен ознайомити керівника чи працівників, яким адресована телефонограма. Телефонограми оформляють на чистих аркушах паперу формату А5 чи А4 в одному примірнику.

У Жовтневому виконкомі районної у місті ради телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Самостійна робота № 8

ТЕМА: Робота секретаря з відвідувачем.

Організовуючи прийом співробітників своєї організації, секретар повинен знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час; довести співробітників, дні та години прийому керівником по поточним справам. Обговорюючи прийоми з особистих питань, секретареві потрібна витримка, ввічливість, увага, турбота…Як правило, такі зустрічі відбуваються не в дні і години прийому.

Прийом відвідувачів з інших підприємств відбуваються заздалегідь записом в журналі відвідувачів. Таки журнал ведеться єдино для фіксації всіх видів прийому. Журнал містить таку інформацію:

§  номер за порядком;

§  дата та час прийому;

§  ініціали відвідувача;

§  місце роботи, посада;

§  з якого питання.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар має право вирішити, доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом.

Самостійна робота № 9

ТЕМА: Організація роботи зі зверненнями громадян на підприємстві.

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Дія цього Закону не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, антимонопольним та трудовим законодавством. Цей Закон регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення. Звернення адресуються органам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених питань і повинно містити прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Воно може бути усним «викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином. Оформлене без дотримання цих вимог звернення повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до повноважень адресата, воно в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Однак, забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржують ся.

Самостійна робота № 10

ТЕМА: Прийом делегацій.

Коли на прийом до виконкому Жовтневої районної у місті ради прибуває делегація, то залежно від обсягу делегованих створюють або робочу групу або виділяють співробітника, який буде супроводжувати делегацію по об’єктам.

Коли секретарю вже відомо про прийом делегації до виконкому, він повинен заздалегідь потурбуватися про приїзд і від'їзд відвідувачів. Секретар складає ділову і культурну програму перебування гостей, розселення, харчування тощо.

У разі прибуття іноземної делегації секретар зобов'язаний потурбуватися про перекладача.

Секретар повинен підготувати всі необхідні документи для керівника.

До іноземних делегацій та груп іноземців відносяться посадові особи та інші представники відповідних органів суб’єктів федерації іноземних держав з федеративним устроєм та адміністративно-територіальних утворень іноземних держав.

Рішення про можливість прийому іноземних делегацій та груп іноземців приймається головою райдержадміністрації.

Самостійна робота № 11

ТЕМА: Оформлення бізнес-поїздок керівника.

Підготовка відрядження керівника, а також працівників підприємства-важлива складова роботи секретаря. У Виконкомі Жовтневої районної у місті ради організацією відряджень працівників займається головний бухгалтер та інспектор відділу кадрів. Завдання на відрядження працівникам не виписують.

Успіх відрядження керівника залежить від того наскільки комфортно буде почувати себе керівник під час переїзду. А для цього треба на відмінно підготувати документи, узгодити розклад зустрічей та ін. Підготовка таких поїздок здійснюється за схемою:

)Дізнатися про мету відрядження, питання, що будуть обговорювати, зустрічі, місця відвідування;

)Підготувати проект програми відрядження, узгодити його з керівником;

)Внести корективи в нього, якщо вони є;

)Скласти перелік документів (особистих, службових, які знадобляться керівникові);

)Замовити квитки;

)Забронювати номер в готелі;

)Виписати посвідчення про відрядження

)Підготувати візитні картки;

)Перед виїздом разом з керівником перевірити за списком наявності всіх документів;

) Дати розпорядження шоферу для підготовки машини;

)Отримати від керівника завдання, які необхідно виконати за час його відсутності;

)Повідомити колег, які мали б зустрітися з керівником на час його відсутності;

)Через декілька днів зробити контрольний дзвінок референту компанії, що приймає керівника і запитати про зміни у програмі відрядження;

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому зазначається мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не повинен перевищувати 60 календарних днів. Коли дана установа направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати у розмірах, які зумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку країни щодо вивезення іноземної валюти за кордон.

Самостійна робота № 12

ТЕМА: Звітування діяльності та складання звіту.

Звіт-письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручень, зобов`язань, про підготовку до заходів та їх проведення; подається вищій інстанції або посадовій особі. Звіти бувають усні та письмові, періодичні, разові,текстові і статистичні або цифрові.

Звіт складають про роботу за певний період. Його реквізити такі:

ü  назва документа із зазначеним організації чи особи, яка звітує, предмета й періоду звітності;

ü  текст звіту із зазначенням поставлених завдань і повноти іх виконання, перелік виконаннях заходів, висновки і пропозиції;

ü  підпис особи, яка звітує(в індивідуальному звіті), чи відповідальної особи установи, організації;

ü  печатка установи(за потреби),дата.

Самостійна робота № 13

ТЕМА: Технологія обробки даних в інформаційних системах і мережах.

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожні стадії його розвитку існує потреба в управлінні Інформаційна система, я система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та виду інформації, так і з іншої - з системами, що₍забезпечують обмін інформацією процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, ш дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управлінь її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосувань комп'ютерної техніки - це питання економічної необхідності. В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

Ø  задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

Ø  задачі перетворення опису ситуації ( розрахункові задачі, задачі моделювання);

Ø  задачі прийняття рішень ( в тому числі і оптимізаційні).

Автоматизована інформаційна система - те взаємозв'язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випивають з цілей організації. Сьогодні, у вік інформації, практичні ножна інформаційна система використовує комп'ютерні технології, і тому надалі під інформаційними системами надалі будемо мати на увазі саме автоматизовані. Інформаційні системи включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпеченні і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:

·  засоби фіксації і збору інформації;

·  засоби передачі відповідних даних та повідомлень;

·  засоби збереження інформації;

·  засоби аналізу, обробки представлення інформації.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає. В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУ В), проектуючи (САПР),. наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання - на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші. Інформаційні системи і технології використовуються для обліку та аудиту. Фактори, що обумовлюють впровадження інформаційних систем.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.       ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

.        Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування міста.

.        Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон

.        Блощинська В. Сучасне діловодство. -К., 2007.

.        Діденко В. Сучасне діловодство. -К., 2003.

.        Делопроизводство/ за ред.. Т.В. Кузнецової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

.        Кушнаренко Н. Документоведення. - К. 2001.

.        Погиба Л. Складання ділових паперів. Практикум. - К. 2002.

9.       <http://bookucheba.com/page/langvig/ist/ist-10--idz-ax248--nf-38>

.        http://www.delovodstvo.ru/

.        <http://dilomova.org.ua/?p=211>

. <http://myreferatik.in.ua/load/referat_1_kurs/ukrajinska_mova/vitjag_z_protokolu_rekviziti/13-1-0-68>

.        <http://uk.wikipedia>.