выявление особенностей использования информационных потоков на различных уровнях управления.
1. Классификация потоков в логистике и их сущность
Жизнедеятельность общества неотделима от использования трех основных видов потоков:
) естественных, порожденных природой;
) миграции людей;
) человеческой деятельности.
Всеобщим наиболее доступным и продуктивным объектом организации и управления являются потоки третьего вида и, в частности, материальные и информационные, охватывающие и сопровождающие движение натурально-вещественных продуктов труда, особенно в их товарной форме, и играющие на современном историческом этапе ведущую роль в общественном производстве.
В практике современного рыночного хозяйства сформировалась и получила широкое признание концепция логистики, рассматривающая организацию и управление материальными потоками как единым целым с момента производства продукта до его конечного потребления и в неразрывной связи с информационным сопровождением.
Рассматриваемая проблема организации потоковых процессов всегда являлась существенной стороной хозяйственной деятельности предприятия. Однако на современном этапе развития рыночных отношений она приобрела особую важность и актуальность. Основная причина - появление серьезных собственников, стремящихся снизить издержки производства и повысить его прибыльность.
Очевидно, что для отечественных машиностроительных предприятий, характеризующихся своей сложной многоцеховой структурой и широкой номенклатурой выпускаемой продукции, проблема организации материальных и информационных потоков в силу своей масштабности стоит наиболее остро.
Тесная взаимосвязь рассматриваемых потоков в деятельности предприятия свидетельствует о том, что их эффективная организация невозможна при отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей специалистов своевременной и достоверной информацией, необходимой для планирования, организации, координации и контроля за функционированием всей производственной системы. Создание такой системы организации материальных и информационных потоков на предприятии предполагает интеграцию отдельных процессов логистической цепи в единую цепочку поставок, что обеспечит жесткий контроль за движением материальных и информационных потоков и позволит выявить «проблемные места», а следовательно:
·найти решения существующих проблем;
·снизить издержки производства;
·персонифицировать ответственность за движение материальных и информационных потоков и их нерациональное использование в каждом звене цепочки поставок;
·повысить согласованность действий всех участников логистической цепи;
·увеличить скорость движения рассматриваемых потоков;
·улучшить качество выпускаемой продукции.
Поток - это направленное движение совокупности чего-либо условно однородного (например, каких-либо процессов, продукции, информации, финансов, материалов, ресурсов и прочего); это совокупность объектов, воспринимаемых как единое целое, существующая как процесс на некотором временном интервале и измеряемая в абсолютных единицах за определенный период времени. [8, с. 79]
2. Логистика информационных потоков
Организация информационных потоков на предприятии предполагает выполнение следующих управленческих процедур:
·определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
·определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
·разработку документооборота;
·использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
·установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Сущность организации информационных потоков, как и организации материальных потоков, с нашей точки зрения, также состоит в организации выполнения заказа (ведь именно информация, как мы выяснили, сопровождает или опережает любой заказ и, соответственно, материальный поток) посредством формирования на предприятии логистической информационной системы (ЛИС). Последняя может быть определена как интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудования и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования ЛС. [6, с. 197]
ЛИС на предприятии может носить как автоматизированный, так и неавтоматизированный характер. В первом случае она приобретает форму корпоративной информационной системы (КИС), во втором - это традиционный документооборот.
В основу построения ЛИС заложены шесть основных принципов:
) полнота и пригодность информации для пользователя;
) точность исходной информации;
) своевременность;
) ориентированность;
) гибкость (информация должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид);
) подходящий формат данных.
Таким образом, для эффективного функционирования и дальнейшего развития предприятия в современных условиях хозяйствования необходимо, чтобы все стадии, начиная с закупки материалов, производства, транспортировки и сбыта, рассматривались на предприятии как единый непрерывный процесс трансформации и движения продукта труда и связанной с ним информации. Необходим переход от организации обособленных производственных процессов, материально-технического снабжения и сбыта к организации взаимодействующих между собой материальных, информационных, финансовых, денежных, трудовых и прочих потоков. По оценке зарубежных специалистов, такая интеграция может обеспечить снижение уровня запасов на 30-50%, а время движения продукции - на 25-45%. [2, с. 142]
Логистические информационные системы (ЛИС) подразделяют на три группы:
. Плановые, создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Примеры решаемых задач: создание и оптимизация звеньев логистической цепи, планирование производства, общее управление запасами.
. Диспозитивные (диспетчерские), создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Могут решаться следующие задачи: - детальное управление запасами (распределение по местам складирования); - распоряжение внутризаводским (внутрискладским) транспортом; - учет отправляемых грузов; - отбор грузов по заказам.
. В исполнительных (оперативных) логистических информационных системах обработка информации производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ (реальный масштаб времени). Решаются задачи контроля материальных потоков, оперативного управления обслуживанием производства, управления перемещением ППТН.
С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня:
·рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается, упаковывается грузовая единица;
·участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов;
·логистическая система в целом от момента отгрузки сырья поставщиком до поступления готовых изделий конечное потребление.
Задачи логистических информационных систем:
·плановых информационных систем - осуществить сквозное планирование в цепи «снабжение - производство - сбыт», ввязать логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток;
·диспозитивных и исполнительных систем - детализация намеченных планов и обеспечение их выполнения на отдельных производственных участках, на складах и на конкретных рабочих местах. [1, с. 47]
3. Особенности информационных потоков на разных должностных уровнях
Содержательную основу информационных систем составляют ее «функциональные компоненты» ─ модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации.
Функциональная структура информационной системы - совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий ─ корпораций выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня управления. [9, с. 66]
. Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач:
·финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;
·анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;
·маркетинг - анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;
·управление проектами ─ календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по. исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;
·управление документооборотом ─ система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие. [10, с. 78]
. Управление персоналом включает комплексы задач:
·организационный менеджмент в части моделирования организационной структуры управления и штатного расписания, определение функциональных (должностных) обязанностей подразделений и отдельных исполнителей;
·создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ);
·планирование затрат по персоналу, расчет потребности в трудовых ресурсах, расчет фонда оплаты труда, схемы тарифов и должностных окладов, премий, льгот, штрафных санкций;
·набор персонала, в том числе ведение вакансий, профессиональное тестирование, рекрутинг и отбор кандидатов;
·табельный учет рабочего времени, учет основной и дополнительной заработной платы, расчет налогов по заработной плате, формирование выходных расчетно-платежных документов и форм статистической отчетности, формирование бухгалтерских проводок для учета зарплаты.
. Логистика ─ управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе.
Основные комплексы задач логистики:
·управление продажами (сбыт) готовой продукции через оптовую, мелкооптовую и розничную торговлю;
·управление материальными потоками, включая материально-техническое обеспечение производственной деятельности предприятия и управление запасами; [11, с. 128]
. Управление производством включает комплексы задач:
·техническая подготовка производства (ТПП), в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно-справочной базы (номенклатура ДСЕ, конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, пооперационно-трудовые нормативы);
·технико-экономическое планирование (ТЭП), обеспечивает ведение нормативно-справочной базы для формирования портфеля заказов, номенклатурного плана производства, сбалансированного по ресурсам; производственной программы структурных подразделений, расчет плановой себестоимости продукции и нормативных затрат;
·учет затрат на производство (контроллинг), обеспечивает управление прямыми и косвенными затратами в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет незавершенного производства, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции, формирование сметы сводных затрат на производство по видам продукции, местам возникновения затрат, по периодам учета и т.п.
·оперативное управление производством. Комплекс заданий обеспечивает планирование и учет запуска-выпуска продукции в соответствии с производственной программой, диспетчеризацию материальных потоков для производственного процесса, оперативный учет выпуска готовой продукции и незавершенного производства.
. Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве. Основные участки бухгалтерского учета:
·ведение главной книги (интегрированного учетного регистра бухгалтерских проводок), вспомогательных учетных регистров;
·учет денежных средств (касса, расчетный, валютный счета, расчеты с подотчетными лицами);
·бухгалтерский учет основных средств;
·бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (материалы, товары, готовая продукция);
·бухгалтерский учет зарплаты;
·бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами (поставщиками и получателями);
·консолидация финансовой бухгалтерии на уровне бизнес-единиц предприятия. [12, с. 88]
4. Зарубежный опыт управления информационными потоками организаций
В качестве направлений совершенствования управления информационными потоками рассмотрим зарубежную практику
В последние годы относительно информационных технологий накоплено много информации. Так, в США в дополнении к Ежегодному обзору обрабатывающей промышленности предлагаются различные материалы об использовании компьютерных сетей. В наиболее полном объеме влияние применения компьютеров (обмен электронными данными внутри компании и Интернет) на производительность труда исследуется в работе Б. Атростика и С. Нгуена. На основе анализа множества производственных характеристик было установлено, что на предприятиях, имеющих электронные сети, средняя производительность труда выше, причем ее рост под действием этого фактора оценивается приблизительно в 5%.
Аналогичная работа была проведена для Японии. Это исследование базировалось на справочнике «Статистика по коммерческой деятельности», который дает информацию о профессиональной структуре фирм и некоторых характеристиках их функционирования, в том числе о степени аутсорсинга, а также об использовании ими компьютерных сетей. Из анализа следует, что применение таких прямых операционных сетей, как производственные и логистические системы контроля, влияет на производительность труда существеннее, чем улучшение менеджмента или планирования. В компаниях с развитыми компьютерными сетями работает больше «белых воротничков» и наблюдается повышенная оффшорная активность. [1, с. 108-109]
В свою очередь исследование, проведенное в Германии и являющееся одной из первых работ по электронной коммерческой связи между бизнесом показало, что профессионализм и величина фирмы являются важнейшими факторами, определяющими возможность использования электронных средств и эффективность этого процесса.
В сфере обслуживания ИТ применяются более широко, чем в обрабатывающей промышленности. Однако ранние исследования не охватывали эту отрасль, поскольку данные по ней были недостаточны. Сравнительно недавно положение начало меняться. Так, в США создана соответствующая база данных для розничной торговли. Предварительные результаты показывают, что рост в названном секторе сопровождается заменой традиционных продавцов предпринимателями, использующими новые технологии и процессы.
Сегодня по странам ОЭСР имеется множество свидетельств большого вклада информационных технологий в развитие сферы обслуживания. Так, голландские специалисты доказали, что инвестиции в компьютеризацию активизируют рост производительности, причем их влияние в розничной торговле больше, чем в оптовой. Они также считают, что практика гибкой занятости в розничной торговле во многом связана с применением компьютеров. В одной из работ по Германии отмечается, что опыт, полученный от применения инноваций в прошлом, помогает фирмам делать инвестиции в ИТ более производительными.
Исследования показывают, что прибыли от инвестиций в ИТ выше, чем от всех прочих вложений в основной капитал. Однако воздействие указанных технологий на результаты деятельности фирмы ощутимее, если они сопровождаются другими изменениями и инвестициями. Например, это могут быть затраты на переобучение или реорганизацию. Дополнительные факторы играют более значительную роль в тех компаниях, которые успешно экспериментируют и вносят внутреннюю инициативу. Это позволяет им в немалой степени увеличить экономический вклад информационных технологий. Эксперты также отмечают, что процессы инициирования внедрения таких нововведений и их влияние заметно различаются между фирмами и зависят от величины последних, возраста и рода деятельности.
Большое число исследований посвящено взаимодействию информационных технологий и человеческого капитала и их совместному вкладу в производительность. К сожалению, в них мало приводится данных, характеризующих профессионализм. В этом плане можно воспользоваться сведениями о заработной плате, поскольку она тесно коррелируется со степенью последнего. Так, Бэйли, Халтон и Кэмпбел выявили положительную взаимозависимость между заработной платой и производительностью труда в США, хотя причины этой корреляции не совсем очевидны. А. Кругер с помощью методов сравнительного анализа установил, что сотрудники, применяющие в своей работе компьютеры, оплачиваются лучше. Однако другие эксперты не нашли связи между использованием ИТ и зарплатами, но пришли к выводу, что продвинутые предприятия, как правило, платят более высокие зарплаты, причем, как до внедрения новейших технологии, так и после этого). [4, с. 114]
Предприятия, проводящие соответствующие преобразования, сокращают спрос на менее обученную рабочую силу. Однако дефицит подготовленных специалистов может уменьшить стремление к реорганизациям. В целом же компьютеризация ведет к значительному росту производительности.
Французские эксперты отмечают, что применение компьютеров порождает большую потребность в квалифицированной рабочей силы. Они обнаружили высокую положительную корреляцию между показателями компьютеризации и исследовательской работы и ростом производительности, средними зарплатами и долей административных работников (но отрицательную корреляцию между этими показателями и численностью синих воротничков).
Англичане Хаскел и Хеден нашли, что компьютеризация снижает спрос на ручной труд, несмотря на то что новые технологии увеличивают общий спрос на рабочую силу. По мнению другой группы специалистов из Великобритании, человеческий капитал, ИТ и организационные преобразования являются дополняющими друг друга факторами, организационные изменения сокращают спрос на неквалифицированную рабочую силу. В работах по Канаде также выявлена взаимодополняемость информационных технологий и квалификации. На предприятиях этой страны, использующих продвинутые технологии, возрастали требования к уровню подготовки сотрудников, что часто вело к увеличению курсов переобучения. Как следствие, фирмы, внедряющие такие новации, больше, чем другие, тратят на образование и тренинг своих рабочих. Практически все эксперты сходятся во мнении, что компьютеры являются технологией, требующей более высокой квалификации персонала. [5, с. 99]
Заключение
Информационные системы, относящиеся к разным группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Горизонтальной считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.
Преимущества интеграции систем:
·возрастает скорость обмена информацией;
·уменьшается количество ошибок в учете;
·снижается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
·совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.
Управление всеми информационными, финансовыми и материальными потоками, циркулирующими в логистическом центре, осуществляется информационно-аналитическим центром. Информационно-аналитические центры должны быть оснащены современными компьютерами, объединенными в локальную сеть, которая должна иметь выход в Интернет по выделенному каналу. Основу программного обеспечения составляет одна из достаточно совершенных систем автоматизированного управления. Находящийся в ней банк данных обеспечивает хранение всей информации, имеющей отношение к логистическому центру. Одним из основных видов работ информационно-аналитического центра является обслуживание специально созданных сайтов в Интернет, в которых хранится информация о товарах, продаваемых фирмами - клиентами логистического центра.
Список литературы
1.Алесинская Т.В. Основы логистики. Общие вопросы логистического управления. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. 121 с.
2.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Экономист, 2006 - 528 с.
.Захаров В. Базовые архитектуры интеллектуальных систем управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, №5. - С. 106 - 112.
.Захаров В. Влияние информационных технологий на развитие фирмы // Проблемы теории и практики управления, 2005, №5. - С. 113 - 120.
.Захаров В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, №4 - С. 96 - 100.
.Логистика /под ред. Б.А. Аникина М.: Инфра - М, 2006 - 368 с.
.Логистика /под ред. Т.А. Родкиной. М.:Проспект, 2008 - 408 с.
8.Манжай И.С. Логистика. - М.: Приор-издат, 2007 - 144 с.
9.Миротин Л.Б., Некрасов А.Г. Логистика интегрированных цепочек поставок. М.: Экзамен, 2006 - 256 с.
10.Новиков О.А., Нос В.А., Рейфе М.Е., Уваров С.А. Логистика. - СПб.: СЭПИ, 2007. - 112 с.
11.Основы логистики / под ред. Л.Б. Миротина и В.И. Сергеева. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 200 с.
.Скоробогатова Т.Н. Логистика. - Симферополь: ООО «ДиАйПи», 2005. - 116 с.