Информационно–аналитическое обеспечение деятельности фирмы как условие ее успешного развития

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Информационно-аналитическое обеспечение деятельности фирмы как условие ее успешного развития

Содержание

Введение

Глава I. Теоретические основы информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы

1.1 Информационно-аналитическое обеспечение туристской фирмы - понятие, характеристика

1.2 Система информационно-аналитической деятельности туристской фирмы: основные направления, виды и формы

Выводы по I главе

Глава 2. Организация информационно-аналитической деятельности туристской фирмы как условие ее успешного развития

2.1 Анализ информационно-аналитической деятельности туристской фирмы "САМ" г. Донецк

2.2 Проект по организации информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской фирмы "САМ"

Выводы по II главе

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

В информационный век основным условием успешного развития любой организации (фирмы) является конкурентоспособность. Ни одна организация (фирма) не может осуществлять свою деятельность и оставаться конкурентоспособной без информации, которая является стратегическим ресурсом.

Но получение информации не является целью для туристских фирм. Целью можно назвать получение прибыли и "выживание" в условиях огромной конкурентной борьбы. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информационно-аналитическое обеспечение позволяет прогнозировать, диагностировать и корректировать деятельность организации (фирмы), находить оптимальные пути решения поставленных задач.

Глобальный характер информационного развития позволяет улучшать работу организаций (фирм), связанных с предоставлением различных форм отдыха людям.

Актуальность необходимости информационно-аналитического обеспечения в сфере туризма, находящегося в жесткой конкурентной борьбе бесспорна. Производственные предприятия испытали влияние информационной эпохи в гораздо меньшей степени, чем компании по оказанию услуг.

В условиях этой не простой борьбы (конкуренции) и динамично развивающейся рыночной экономики туристским фирмам необходима система информационного обеспечения, которая позволит объективно отражать сложившуюся экономическую ситуацию.

информационный аналитический туристская фирма

Информация играет важную роль во всех сферах деятельности. Уже практически не существует проблемы информационного кризиса, об этом можно судить по отсутствию информационного голода.

Проблема защиты информационных ресурсов отнюдь не нова - издавна государство, коммерческие и общественные организации и частные лица собирали, хранили и защищали от хищения или разрушения информацию.

Проблема исследования заключается в противоречии между потребностью в информационно-аналитическом обеспечении деятельности туристских организаций и реальным информационным обеспечением туристского бизнеса.

Объект исследования: туристская фирма.

Предмет исследования: информационно-аналитическое обеспечение деятельности туристской фирмы.

Цель исследования: разработать проект оптимизации информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы.

Задачи исследования:

1.       Выявить сущность информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы.

2.       Охарактеризовать основные направления, виды и формы информационно-аналитической деятельности туристской фирмы.

.        Провести анализ информационно-аналитической деятельности туристской фирмы.

.        Разработка рекомендаций по оптимизации информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской фирмы "САМ".

База исследования: туристская фирма "САМ" г. Донецк

Теоретическими основами исследования явились источники:

по вопросам использования информационных технологий в социально - культурном сервисе и туризме: Гуляев В.Г. , Морозов М.А., Широкова Г.В.

по теории информации: Афанасьев В.Г., Бачило И.Л., Блюменау Д.И., Вереченко А.П., Гордина В.В., Соколов А. В.,

по организации информационно-аналитического обеспечения: Кузнецов И.Н., Кравченко Т.К., Погостинская Н.Н., Полагутина Л. В.

комплексной автоматизации туристского бизнеса: Плотникова Н.И. и других, а также информационно-аналитические данные периодической печати.

Методы исследования:

·        Анализ документов

·        Письменный опрос (анкета)

·        Устный опрос (интервью экспертов)

Практическая значимость дипломного проекта состоит в актуализации проблемы информационно-аналитического обеспечения в сфере туризма, и разработке практических рекомендаций для конкретной фирмы, которые можно будет использовать и другим предприятиям данной сферы.

Положения выносимые на защиту:

1.   Информационно-аналитическое обеспечение деятельности туристской фирмы, как совокупность всех имеющихся у организации информационных ресурсов, баз данных, результатов информационной работы и преобразованных с помощью аналитических технологий знаний.

2.   Туристская компания представляет собой информационную систему в виде совокупности персонала, технических и программных средств, объединенных для обеспечения информационных процессов компании и предоставления информационных услуг.

3.   Проект информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской компании, включающий два уровня:

1) уровень информационно-аналитического обеспечения внутри организационных мероприятий и участвующего в них персонала информационно-аналитического отдела. Цель: оптимизация трудового процесса за счет высокой скоординированности деятельности структурных отделов туристской фирмы и филиалов и своевременного информационно-аналитического обеспечения каждого управленческого уровня соответствующей его деятельности информацией.

) уровень информационного сервиса, как дополнительное условие, предполагающее информационно-аналитическое обеспечение клиентов турфирмы. Цель: удовлетворение специфических потребностей сегмента туристского рынка посредством предоставления информационных услуг.

Структура дипломной работы

Дипломная работа состоит из введения, двух глав "Теоретические основы информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы" и "Технология организации информационно-аналитической деятельности туристской фирмы как условие ее успешного развития", выводов по каждой главе, заключения, списка литературы и приложений.

Глава I. Теоретические основы информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы

1.1 Информационно-аналитическое обеспечение туристской фирмы - понятие, характеристика

Развитие науки и техники привело к лавинообразному росту объема информации. В ХХ веке проблема обработки и хранения информации стала в полный рост, поэтому именно в ХХ веке ученые начали разрабатывать технологии хранения, обработки и представления информации, т.е. информационные технологии. С появлением в 50-х годах компьютеров человечество перешло из индустриального в информационное общество. Это означает, что дальнейшее развитие общества связано с развитием информационных технологий.

Сложность и неоднозначность процессов, протекающих в мире, риск и стремление получить хороший результат, многообразие и избыточность информации, необходимость ее селекционирования, отсутствие достоверного знания заставляют нас применять информационно-аналитическую деятельность в повседневной жизни, она становится важнейшей характеристикой современного общества. Термины "информационно-аналитическая деятельность", "аналитическая деятельность", "анализ", "аналитика" достаточно популярны, кажется, что содержание, которое в них заложено, очевидно и понятно. Смысл этой особенно необходимой в современных условиях деятельности раскрывается через понимание слагаемых "информационная" и "аналитическая".

Обычно термин "анализ" рассматривают в двух контекстах. С одной стороны, анализ - это мысленное расчленение объекта на элементы, которое позволяет получить представление о строении исследуемого объекта, его структуры, частей, в противоположность синтезу.

Согласно другой точке зрения, анализ включает в себя и процедуры синтеза, в связи с этим анализ отождествляют с исследовательской деятельностью. Слагаемое "информационная" означает отношение к информации как к ресурсу, владение всем арсеналом средств получения, передачи, накопления, хранения, обработки и выдачи информации потребителю.

Информационное обеспечение - совокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации (информационная и информационно-справочная работа), используемая в интересах организации. Основная задача информационного обеспечения в организации управления заключается в оснащении субъектов управления (прежде всего, руководителей, а также других участников управленческого процесса) информацией, необходимой для реализации конкретных функций управления, прежде всего в интересах выработки и реализации эффективных управленческих решений. Совершенствование информационного обеспечения в управлении - это обязанность руководителя и аппарата органа управления (прежде всего, информационно-аналитических подразделений).

Информационное обеспечение - один из видов обеспечения процесса управления и непосредственно самой служебной деятельности наряду с методическим, психологическим, материально-техническим и другими видами обеспечения.

Безусловно, информационные ресурсы являются неотъемлемой частью понятия информационного обеспечения. Информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах), которые можно использовать в интересах управления деятельностью организации.

Под информацией понимаются "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления", ст.2 Федерального Закона РФ.

Сегодня вряд ли кто будет оспаривать очевидное обстоятельство, что слово "информация" приобрело поистине магическое значение, а современные информационные технологии стали подлинным локомотивом мирового экономического и технологического развития. Мультипликативный эффект открытий и изобретений в области обработки информации и коммуникации проявляется неотвратимо. История дает нам несколько примеров этих эффектов, которые с полным основанием можно называть информационными революциями.

Пожалуй, первым технологическим достижением, имевшим огромное общественное и культурное значение, было изобретение Иоганном Гутенбергом печатного станка, использовавшего подвижные металлические литеры. Библия Гутенберга, напечатанная в 1456 г., приоткрыла дверь в культурное пространство, передвижение в котором привело нас через 500 лет в информационный век. Впервые в истории человечество получило возможность массово производить и распространять информацию в компактной, сохраняемой длительное время и общедоступной форме.

Последняя информационная революция связана с изобретением микропроцессорной технологии и появлением персонального компьютера. На микропроцессорах и интегральных схемах создаются компьютеры, компьютерные сети, системы передачи данных (информационные коммуникации). Информационная революция выдвигает на первый план новую отрасль - информационную индустрию, связанную с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Важнейшими составляющими информационной индустрии становятся все виды информационных технологий. Бурное развитие компьютерной техники и технологий послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации.

Термин "информация" происходит от латинского слова "information", что означает сведения, разъяснения, изложение. В простейшем бытовом понимании с термином "информация" обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т.д. о чем или ком-нибудь.

Информация - понятие прямо противоположное термину - неопределенность. Основываясь на идее, что информация устраняет некоторую неопределенность, т.е. незнание, описание любого события или объекта формально можно рассматривать как указание на то, в каком из возможных состояний находится описываемый объект. Тогда протекание событий во времени есть не что иное, как смена состояний, выбранных с некоторой вероятностью из числа всех возможных. Чем выше уровень неопределенности выбора, тем требуется больший объем информации, и результат выбора имеет значительную степень неожиданности.

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Одно и то же информационное сообщение (статья в газете, объявление, письмо, телеграмма, справка, рассказ, чертёж, радиопередача и т.п.) может содержать разное количество информации для разных людей - в зависимости от их предшествующих знаний, от уровня понимания этого сообщения и интереса к нему.

Компании занимаются сбором самой разной информации, которая необходима для нормального функционирования предприятий. Это информация о спросе и предложении, клиентах и др. Данный тип информации довольно просто получить в условиях развитого рыночного хозяйства через специализированные справочники, прайс-листы, обзоры. Компании собирают и информацию другого типа - неценовые сигналы рынка, используя источники СМИ, Интернет, консультантов и пр. Компании сами добывают информацию и покупают ее, затрачивая на это большие средства. Другая сторона деятельности компаний - распространение информации для потребителей (реклама).

Однако возможности получения и распространения информации у разных компаний неодинаковые, известным фактом является неравенство компаний в этом отношении. Информация распространяется неравномерно, "асимметрично". Поэтому те, кто обладает преимуществами в информации, обладает и известными конкурентными преимуществами. Понятие симметричности информации означает равное распределение информации между участниками; где прозрачность подразумевает открытость информации.

Информация может, как преобразовываться, так и сама преобразовывать другую информацию, т.е. одним из свойств информации является способность вызывать изменения. Любая информация предполагает реакцию на нее. Например, если человек получает тепловую информацию, дотрагиваясь до горячего камня, то реакцией организма на эту информацию будет отдергивание руки. Если человек не осознает эту информацию, то в следующий раз он опять будет дотрагиваться до камня, вытащенного из костра. Если информация осознанна, то она становится знанием - человек знает, что до раскаленного камня дотрагиваться нельзя.

Значит, знание позволяет много раз использовать информацию, которую получили только один раз.

Информация является одной из составляющих экономической системы. Более того, ни одна система не может существовать без информационных потоков.

Информационный поток - совокупность информационных сообщений, необходимых для осуществления управления и циркулирующих в определенном направлении. Независимо от содержания этих сообщений И. п. характеризуют следующие показатели: а) источник возникновения данного потока; б) направление движения информации; в) периодичность или частота; прохождения по нему информации; г) степень постоянства функционирования потока; д) объем и плотность, то есть насыщенность его информацией; е) вид носителя информации; ж) информационная емкость сообщений; з) структура, то есть виды! проходящей по нему информации; и) степень (эффективность) ' использования данного потока.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое "слишком много" и "слишком мало" в информационных обменах.

Нарушения в информационных потоках, их недостаточность приводят к сбоям в системах и к потерям в эффективности и прибыльности. Исследователи отмечают, что информационность - важнейшее свойство любой системы, без которого она не может существовать как система, поскольку ее элементы, составные части должны обмениваться информацией между собой и окружающей средой. Это верно и для искусственных систем, к которым относится любая экономическая система.

Информационные и финансовые потоки в мировой экономике, представляющей среду для международного, а в условиях глобализации и национального бизнеса, сливаются в единый информационно-финансовый комплекс, несущий рыночную информацию.

Под информационным обеспечением туристской фирмы понимается совокупность всех документов и данных, используемых ею для обслуживания сотрудников и клиентов и поддержки её функционирования независимо от видов носителей информации, а также их организация, включая структуру и взаимные связи других видов информационных массивов и баз данных.

Важнейшей проблемой информационного обеспечения является проблема построения обобщающих показателей результатов и условий предпринимательской деятельности.

Для принятия обоснованных управленческих решений, информационное обеспечение деятельности фирмы играет очень важную роль. Так же, не меньшую роль играет процесс сбора и обработки информации, поэтому информация должна обладать такими качествами, как:

репрезентативность, содержательность, достаточность

актуальность, своевременность, точность

достоверность, устойчивость

Репрезентативность связана с адекватным отражением свойств объекта.

Содержательность отражает семантическую емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных.

Достаточность (полнота) означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения состав (набор показателей).

Доступность восприятию обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования.

Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования.

Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного со временем решения поставленной задачи.

Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.

Информацию следует считать особым видом ресурса, т.е. запаса некоторых сведений об объекте. Однако, в отличие от материальных ресурсов, информация является неистощимым ресурсом и предполагает существенно иные методы воспроизведения и обновления.

Наличие или отсутствие рыночной информации напрямую определяет успех или неуспех компании. Но просто наличие информации, (без анализа) особой ценности не представляет. Важен не факт владения большим количеством информации, а умение обрабатывать и анализировать ее, в этом и будет заключаться ценность информации.

Необходимость поиска существующих связей между отдельными явлениями, обусловливает появление и развитие аналитических методов. Их использование позволяет осмыслить сущность новых явлений и выразить ее в известных понятиях.

Рис.1.1 Класификация информации циркулирующей в организации

Первичные источники информации представляют собой только что полученную информацию для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в тех случаях, когда доскональный анализ вторичных сведений не дает необходимую информацию. Виды и объемы нужной информации определяются тем, как фирма сформулировала задачи. Существует четыре основных метода сбора первичных данных: опрос, наблюдение, эксперимент и имитация. Предварительные исследования требуют меньшего объема информации, чем окончательные.

К первичным источникам информации относят:

непубликуемые документы;

научно-техническая литература;

справочная литература, периодика;

прогнозно-аналитические источники информации;

материалы конференций, тезисы;

Получение вторичной, итоговой информации из первичной и есть основная цель информационно-аналитической деятельности фирмы. Необходимость в информационно-аналитическом обеспечении возникает уже на стадии бизнес-планирования любой фирмы, для поиска занимаемой в будущем ниши деятельности, наведении справок о потенциальных конкурентах и точной оценки емкости рынка.

Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы.

Источники внутренней вторичной информации:

планы и исполнение финансовых планов (бюджетов);

данные о сбыте;

данные о прибылях и убытках;

счета клиентов;

данные о запасах;

результаты предыдущих исследований;

письменные сообщения (текущая информация);

жалобы потребителей, стандарты для определения результативности и др.

Вторичная информация обладает следующими достоинствами:

·              Многие ее виды недороги, поскольку не нужен сбор новых данных.

·              Информация обычно собирается быстро.

·              Часто имеется несколько источников информации, что позволяет выявлять различные доходы, сопоставлять данные.

·              Источники информации могут содержать данные, которые фирма не может сама получить.

·              Информация, собранная из независимых источников, как правило, весьма достоверна.

Однако у вторичной информации имеется и целый ряд недостатков:

·              Имеющаяся информация может не подходить для целей проводимого исследования в силу своей неполноты или общего характера.

·              Информация может быть устаревшей.

·              Могут публиковаться не все результаты исследования.

·              Могут существовать противоречивые данные, что может потребовать сбора новой, первичной информации.

·              Могут существовать противоречивые данные, что может потребовать сбора новой, первичной информации.

Как правило, вторичная информация обрабатывается и систематизируется для определенных целей и размещается на различного рода носителях. Она всегда доступна исследователям - маркетологам, но требует дополнительной существенной переработки, перегруппировки данных в интересах конкретного пользователя. Кроме того, она характеризуется определенным временным лагом, т.е. отставанием от реального времени - иногда до шести и более месяцев (для статистических сборников) .

Информация может быть полной, неполной или избыточной в зависимости от того, вся ли структура источника информации отражена на носителе информации, только частично или какие-то элементы структуры источника информации повторяются в имеющейся информации. Избыточность информации может возникать и за счёт дополнения информации, представляющей структуру источника информации, другой информацией, как-то характеризующей её (например, контроль чётности кодов). Информация не избыточна, если изъятие любой её части приводит к невозможности восстановить всю структуру источника информации.

Так же, информация может быть достоверной или ложной (или смесью их). Информация достоверна, если структура носителя информации, рассматриваемая как информация, представляет собой структуру источника информации. Степень достоверности информации проявляется через степень дублирования в полученной информации структуры источника информации. Информация ложна, если структура носителя информации, рассматриваемая как информация, представляет собой структуру другого источника, нежели интересуемый.

В туристской деятельности любая информация состоит из всех возможных фактов и предположений, которые непременно влияют на восприятие человека, принимающего решение. Информацией можно считать все, что хоть как-то позволит снизить степень неопределенности (прогнозы, факты, оценки, слухи). Менеджерами туристской отрасли должны использоваться все виды информации, для принятия более эффективных решений.

На рынке большое значение имеет как ценовая, так и неценовая информация. Это утверждение верно не только, например, для фондовой биржи, где особенно ярко видно влияние прочей информации, включая политическую, но и для всех рынков вообще.К. Эрроу назвал неценовую информацию "сигналами рынка". Сигналы эти наиболее слабо прогнозируемы, но именно они могут играть решающую роль в процессе выбора и потребителей, и производителей.

Обычно информацию классифицируют одним из двух способов:

Первый способ - по размещению источника информации, причем самое распространенное различие состоит в том, расположен источник информации внутри фирмы или же он внешний по отношению к ней. Причем, в большинстве туристских фирм основную часть используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники.

Вторым способом информацию можно классифицировать по ее предназначению. Это самая распространенная таксономия, так как компании, которые намереваются собирать информацию, делают это для достижения какой-то конкретной цели. Таким образом, для рассматриваемых ниже общепринятых категорий отличительными признаками выступают, во-первых, источник и, во-вторых, предназначение.

Внешняя информация

Рыночная информация. Это огромная и сложная область, и рыночная информация сейчас по праву является основным товаром для фирм, начиная от рекламных агентств и заканчивая банками (а также для специализированных компаний, занимающихся рыночными исследованиями), конкурирующих за право предоставить информацию фирмам.

Рыночная информация может быть очень разной - от конкретной (как, например, анализ структуры магазинов в узком сегменте розничного рынка) до самой общей (как анализ тенденций на мировом рынке какого-нибудь товара). От рыночной информации зависят разработки компаниями новых продуктов, услуг, маркетинговое планирование, планирование коммуникаций и рекламы, решения об экспорте, а также общие стратегические решения.

Природа рыночной информации меняется в зависимости от цели и от того, какой компании предназначена эта информация; категории, по которым обычно ищется информация, включают размер и рост рынка, покупательную способность, привычки, спрос и поведение потребителей, рыночную долю и информацию о конкурентах.

Информация о конкурентах. Ее иногда рассматривают как часть рыночной информации, но она по праву заслуживает отдельного рассмотрения, поскольку может влиять на принятие стратегических решений, даже если рыночные условия не учитываются непосредственно. Компании могут, например, заинтересоваться, где конкуренты находят источники сырья и специалистов, для того чтобы участвовать в конкурентной борьбе за эти источники или сохранить уже имеющиеся.

Известно, что точную информацию о конкурентах получить трудно, и эта область удостоилась пристального внимания благодаря таким неэтичным действиям некоторых компаний, как промышленный шпионаж. Шпионаж - это тень рыночно - конкурентной деятельности, двигатель для одних и тормоз для других.

Другим источником информации о конкурентах являются зарубежные партнеры и торговые представительства. Они могут предоставить сведения о том, каковы объемы и сезонность туристских потоков, направляемых конкурентами, из каких городов страны приезжают к ним туристы, какими дополнительными услугами они пользуются.

Информация о конкурентах анализируется и представляется в форме отчетов руководству туристской компании. Так как целью туристской фирмы является более совершенная организация работы, чем у конкурентов, она стремится выявить недостатки у конкурентов и старается избежать их в своей работе. По отношению к конкурентам у турфирмы разрабатывается определенная стратегия, в зависимости от которой выстраиваются политика туристского продукта, ценовая политика, подбирается соответствующий инструментарий из комплекса маркетинга.

Макроэкономическая и геополитическая информация. Хотя информация этого вида редко напрямую воздействует на компании, она может сыграть решающую роль при разработке долгосрочной стратегии. Например, информация о разработках в Китае помогла компаниям решить, выходить на китайский рынок или нет; примечателен тот факт, что первые иностранные компании, которые вышли на китайский рынок, обладали лучшими и наиболее достоверными источниками информации о политических и экономических переменах в Китае.

Внешняя финансовая информация. Компаниям, особенно крупным со сложной структурой инвестиций и (или) со сложной финансовой структурой, требуется разнообразная информация по таким вопросам, как, например, валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т.д. В последние годы на этих рынках наблюдаются тенденции к переходу в виртуальное пространство и предоставлению информации в режиме реального времени. Основная сложность для компаний и менеджеров, занимающихся сбором информации, - структурировать управление информацией, чтобы можно было собирать, ассимилировать и анализировать очень большие и чрезвычайно быстрые информационные потоки.

Информация о регулировании и налогообложении. Компаниям нужна информация об условиях регулирования, по всей вероятности, только для соблюдения правовых норм, а не по каким-то иным соображениям. Оценка условий регулирования тоже нужная задача, предшествующая принятию любого решения о выходе на иностранные рынки. Информация о налоговых системах важна не только для соблюдения правовых норм, но и для определения эффективного с точки зрения налоговых выплат, способа ведения операций.

Внутренняя информация

Это пример полностью внутреннего по отношению к фирме вида информации. К наиболее важным источникам внутренней информации в деятельности туристской фирмы можно отнести: туристские каталоги, периодические отчеты, справочники и списки, результаты деятельности специализированных групп сотрудников. Публикуемые источники поставляют разнообразную туристскую информацию по целому ряду вопросов, которые относятся к управлению (население, правовые и нормативные акты, экономические условия).

Информация о трудовых ресурсах. На сегодняшний день это "серая зона” в управлении информацией; хотя многие фирмы наладили сложную систему получения информации о рынке, конкурентах и производстве, лишь немногие имеют схожую по сложности систему для получения информации о трудовых ресурсах. Информация о трудовых ресурсах обычно сфокусирована на таких моментах, как обучение персонала и уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами.

Внутренняя финансовая информация. Эта категория информации описывает то, что обычно называют "показателями”. Она включает основную информацию из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, об имуществе и обязательствах, заработной плате и т.д. Такая информация обычно дает исходную картину финансового благополучия и рентабельности любой фирмы, в том числе и туристской.

При использовании информации в деятельности туристской фирмы (да и любой другой организации), необходимо помнить, что информация бывает: активная, пассивная, актуальная и неактуальная.

·              Активная информация - это та информация, которая является преобразующей информацией.

·              Пассивная информация - это та информация, которая находится в долговременной памяти, или преобразуется.

·              Актуальная информация - это та информация, которая может выступать как активная информация.

·              Неактуальная информация - это та информация, которая на данный момент не используется и обращение к которой связано только с фактом её существования.

В достаточно опытных фирмах наблюдается тенденция собирать информацию о личной жизни работников. Такая система наиболее распространена в США, но встречается и в других странах; фирмы пытаются получить как можно больше информации о характерах сотрудников, внешних интересах, семейной жизни, для того чтобы лучше удовлетворять потребности работников и повышать их моральное состояние. Некоторые японские фирмы воспринимают этот вид информации как естественную часть корпоративной программы социального обеспечения для работников и их семей. Однако в других странах сотрудники иногда воспринимают сбор такой информации как вторжение в их частную жизнь.

Информационно-аналитическим обеспечением фирмы занимается специализированная группа работников. Аналитическая деятельность - вид труда сотрудников органов управления, основное содержание которого составляет анализ (мыслительный процесс) коренных проблем, определяющих состояние и тенденции развития обстановки, управления деятельностью организации. Чем острее, противоречивее обстановка, в условиях которой приходится действовать, тем в большей степени аналитическая деятельность должна быть ориентирована на поиск неординарных решений возникающих проблем и необходимых для этого средств, в целях достижения конструктивных перемен в деятельности организации. Аналитическая деятельность является ядром, составной частью аналитической работы в органах управления.

Следует понимать, что в информационно-аналитической работе приходится многократно возвращаться к повторению действий. Проводя аналитическую работу, мы должны быть готовы возвращаться назад и вносить изменения в наш предварительный план каждый раз, когда в свете новых данных в этом возникнет необходимость. Применяя метод обратной последовательности этапов, мы расширяем свои знания по изучаемому вопросу.

В ХХ столетии аналитическая деятельность получила широкое распространение и превратилась в профессиональную деятельность. Во многих странах существуют "фабрики мысли", информационно-аналитические отделы и службы в государственных органах, компаниях, банках, политических партиях. Стремительно развиваются рынки аналитической информации, интеллектуального продукта, методического и программного обеспечения его получения. Становление российской информационной аналитики (информационно-аналитической деятельности, далее - ИАД) как особой отрасли деятельности проходило в кратчайшие сроки, в обстановке максимальной интенсификации всех процессов и обострения многих проблем. Несмотря на то, что аналитическая деятельность применялась издавна, ее классификация и точное определение еще не сложились.

Н.А. Сляднева дает следующее определение: "Информационная аналитика занимается производством нового знания на основе переработки имеющейся информации в целях оптимизации принятия решений. Современная информационная аналитика - сложная комплексная деятельность, опирающаяся как на естественный интеллект, так и на компьютерные технологии оперирования информационными массивами, методы математического моделирования процессов и т.п. "

Основная задача информационно-аналитической работы в туризме состоит в извлечении максимального количества релевантной (относящейся к решаемой задаче) информации из наличествующих или поступающих данных. Необходимость поиска существующих связей между отдельными явлениями, обусловливает появление и развитие аналитических методов. Их использование позволяет осмыслить сущность новых явлений и выразить ее в известных понятиях.

Каждый руководитель регулярно сталкивается с необходимостью анализа или оценки своей деятельности и деятельности партнеров.

В рыночных условиях именно аналитическая работа занимает ведущее место среди других функций управления, таких как планирование, организация, координация, регулирование и контроль.

Информационная аналитика, активно оперируя информационными продуктами и услугами, выполняет, прежде всего, задачу качественно - содержательного преобразования информации, функционально пересекаясь в этом плане с научной (производство нового знания) и управленческой (разработка вариантов решений, сценариев) деятельностью.

Рис 1.2 Алгоритм информационно-аналитической деятельности

Владение описанным алгоритмом семантической обработки данных является условием успеха деятельности во многих отраслях. Однако реальная практика вузовского образования в области информационной аналитики близка к нулю. В номенклатуре отсутствует базовая функциональная специальность необходимого профиля и профессии.

Точки зрения на вузовскую подготовку кадров в этой сфере распределяются в широком диапазоне - от полного скептицизма до реальных попыток осуществлять подготовку.

Информационная аналитика активно оперируя информационными продуктами и услугами, выполняет, прежде всего, задачу качественно-содержательного преобразования информации, функционально пересекаясь в этом плане с научной (производство нового знания) и управленческой (разработка вариантов решений, сценариев) деятельностью.

Скептики утверждают, что "аналитика - профессия, базирующаяся на эзотерическом знании и интуиции, на таинстве проникновения в скрытые механизмы политики, экономики и т.п., на штучной одаренности ее представителей, способных к интеллектуальной магии". Объективные основания такой позиции существуют. Аналитика эвристична по своей сути, поэтому достаточно сложно понять интеллектуальные технологии аналитической деятельности, выявить ее приемы и внедрить в обучении будущих специалистов. С другой стороны, аналитика - это деятельность, предполагающая органический синтез трех компонентов: владение аналитическими методами (функциональный компонент), знание предметной области (отраслевой компонент) и определенный тип структуры личности (личностный компонент) . Такая же структура характерна для научно - исследовательской, художественно-творческой, преподавательской, управленческой и т.п. видам деятельности. С этой точки зрения ничего мистического в аналитике нет.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, (например обработкой ее на компьютере).

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. Организация информационного обмена требует создания линии или канала передачи информации. Свойства канала должны обеспечить точную, надежную и быструю передачу сообщения, а значит, необходима адекватность типа канала виду сигнала.

Рис.1.3 Схематичный процесс передачи информации

Информационный объект - это объект, с внедрённой в него информацией (носитель информации). Информация также как и физические величины имеет размерность. Эта размерность представляет собой название источника информации или его элементов.

Канал связи - среда (пространство), в которой проявляется сигнал.

Сообщение - динамическая форма информации, реализуемая в сигнале.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована.

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

         Качество, достоверность и оперативность получения информации:

-        Знания, опыт, личные качества руководителя

         Квалификационный состав подчинённых

         Ситуация на рынке

где, I_вх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

I_ос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления_у - управляющая информация в результате сравнения

U - воздействие исполнительного органа на объект управления

V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Рисунок 1.4 Система управления объектом

Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации. Информация должна быть целенаправленной и удовлетворять некоторые требования (особенно в деятельности туристских фирм) пользователей к ее качеству.

Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости, представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее.

Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим туристским фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации.

Уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку.

Доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог ее принять для решения, не боясь при этом допустить ошибку. Поэтому для ясного понимания информации необходимо чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенными на иностранные языки.

Конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а так же за ее содержанием и характером.

Сложились два основных направления в изучении сущности и роли информации в современной экономике: во-первых, анализ информации как важнейшего фактора производства и элемента рыночной инфраструктуры (сигналов рынка); во-вторых, исследование производства самой информации и ее участие в воспроизводственных процессах.

Аналитическая работа предназначена для оценки информации и подготовки принятия решений. Иными словами, содержание аналитической работы заключается в приведении разрозненных сведений в логически обоснованную систему зависимостей (пространственно-временных, причинно-следственных и иных), позволяющих дать правильную оценку, как всей совокупности фактов, так и каждому из них в отдельности.

По результатам аналитической работы выявляются неиспользованные резервы в деятельности туристской фирмы, оцениваются итоги информационно-аналитической деятельности. Законы и методы мыслительной деятельности, а так же другие технические средства, с помощью которых происходит обработка данных, являются средствами аналитической работы.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл требований заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Анализ процесса формирования решения важен сам по себе, но анализ показывает, что качество решения зависит от качества имеющейся информации.

Таким образом, информация стала активнейшим элементом рыночной инфраструктуры, фактором производства и товаром. Наличие или отсутствие рыночной информации определяет успех или неуспех компании в производстве и сбыте продукции.

1.2 Система информационно-аналитической деятельности туристской фирмы: основные направления, виды и формы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Таблица 2.1

Очень важной задачей является создание системы информационно аналитического обеспечения. От масштаба организации, средств передачи данных, объема и структуры базы данных будет зависеть структура системы информационно-аналитического обеспечения.

Информационно-аналитические системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Современный подход к управлению предприятием основывается на интеграции управленческих и информационных технологий. Классики менеджмента Хаммер, Давенпорт, Джонсон, Моррис, Брандон и другие сходятся во мнении о том, что автоматизированное управление в организации и процесс внедрения информационной системы тесно связаны с перестройкой самой системы управления - оптимизацией организационной структуры, процессов и функций, описывающих взаимодействие звеньев этой структуры, а также с изменением мотивации персонала.

Рис.2.2 Структура информационной системы

Туризм и информация неразделимы: решение о поездке принимается на основе информации; сам тур в момент покупки - тоже только информация.

Работу туристской фирмы на рынке можно рассматривать в нескольких аспектах, в том числе:

) как работу государственных структур, объединений, ассоциаций на туристских рынках одной или нескольких стран по продвижению своего национального турпродукта и привлечению туристов в свою страну или свой регион;

) как работу туроператора по изучению спроса на туристские услуги с целью создания конкурентоспособного готового пакета туруслуг и обеспечения его сбыта;

) как работу продавца готового пакета туристских услуг по обеспечению успешной реализации туров.

Зависимость исполнителей от информации была осознана уже давно. Хотя это и не проявлялось настолько явно, необходимость в информации для бизнеса всегда была ощутима. И деятели бизнеса сейчас признают несовершенство источников информации. Для успешной деятельности любой фирмы, в том числе и туристской, необходим постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основе этой информации принимаются все управленческие решения.

Информационная система может внести свой вклад следующими способами:

.        улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.

2.       увеличивает эффективность и производительность.

.        предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

.        улучшает коммуникации.

.        улучшает использование знаний.

Внедрение информационных систем может способствовать:

·              получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

·              освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

·              обеспечению достоверности информации;

·              замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

·              совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

·              уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

·              предоставлению потребителям уникальных услуг;

·              отысканию новых рыночных ниш;

·              привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

При создании и использовании информационной системы для любой организации необходимо выполнить следующие условия:

.        Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией.

2.       Информационная система должна контролироваться людьми, пониматься ими и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

.        Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Информационно-аналитическое обеспечение в фирме складывается из четырех подсистем:

·              внутренней отчетности

·              сбора внешней текущей информации об окружающей фирму среде

·              данных маркетинговых исследований

·              данных анализа информации

Система сбора внешней текущей информации обеспечивает руководителей информацией о самых последних событиях. Это набор источников и методических приемов, посредством которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческой среде. Руководители собирают внешнюю текущую информацию, читая книги, газеты и специализированные издания, беседуя с клиентами, поставщиками услуг, турагентами и лицами, не относящимися к штатным работникам фирмы. Хорошо организованные фирмы принимают дополнительные меры для повышения качества и увеличения количества внешней текущей информации. Они поощряют своих турагентов, поставщиков услуг и других деловых партнеров, которые фиксируют происходящие события и сообщают о них. Фирма также может покупать сведения у сторонних поставщиков внешней текущей информации: различные рейтинги, статистические данные, информацию о тенденциях изменения туристского спроса.

Если же для решения конкретной проблемы не имеется данных, тогда проводятся маркетинговые исследования. В крупных туристских компаниях исследования осуществляются работниками маркетингового отдела. Малая фирма может обратиться с просьбой спланировать и провести такое исследование к специалистам.

Система анализа информации - набор совершенных методов анализа данных маркетинговых исследований и другой информации. Основу любой системы анализа информации составляют статистический банк и банк моделей.

Статистический банк - это совокупность современных методик статистической обработки информации, позволяющих наиболее полно раскрыть их взаимозависимость в рамках подборки данных и установить степень их статистической надежности.

Эти методики позволяют руководителю получить ответы на следующие вопросы:

·              Каковы основные переменные, оказывающие влияние на сбыт, и какова значимость каждой из них?

·              Что произойдет со сбытом, если поднять цену на 10%, а расходы на рекламу - на 20 %?

·              По каким переменным лучше сегментировать свой рынок и сколько его сегментов существует?

·              Какие характеристики товара являются наиболее вероятными показателями того, что потребители будут покупать именно этот турпродукт, а не товар конкурента?

Банк моделей - это набор математических моделей, способствующих принятию более оптимальных решений. У любой фирмы существует также внутренняя отчетность, отражающая показатели объема продаж, суммы издержек, движение денежной наличности, данные о дебиторской и кредиторской задолженности, протоколы оплаты.

Так как компьютеризация способствует усовершенствованию доступности и качества информации, сегодня более всего обсуждаемой в журналах по менеджменту является система управленческой информации, формируемая на компьютерной основе. Компьютеры имеют будущее в системе управленческой информации, но для этого должны быть использованы меры жесточайшего контроля.

Применение компьютеров позволяет туристским фирмам создавать системы внутренней отчетности, способные предоставлять информационное обеспечение для принятия решения. В компьютере держатся данные о клиентах, суммы, полученные с каждого клиента, суммы расходов, вся необходимая информация по туру.

Трудно представить себе организацию, в которой сотрудники не работали бы с документами. Какая бы ни была фирма - большая или маленькая, ей не обойтись без отчетов, протоколов и другой документации. Подготовка подобных документов из года в год требует большого количества служащих и отнимает много времени. В компьютере же эти документы находятся всегда и легко доступны для использования.

В обсуждении системе управленческой информации сегодня повсеместно встречаются две основные ошибки:

·              люди забывают, что каждый исполнитель в каждой корпорации имеет системе которая может быть хорошо разработана и не зависеть от компьютера;

·              система информации может быть источником поступления неправильной информации. Обсудим эти ошибки детально.

Очевидно, что система управленческой информации существовала и до появления компьютеров. Каждый менеджер имеет собственные источники информации и проверяет их перед тем, как принять то или иное решение. Менеджеры не должны рассматривать компьютер как нечто, производящее переворот в их деятельности, как нечто революционное. Но применение компьютеров бросает им вызов изменить свои подходы и научиться использовать новые ценные источники своевременной информации.

Сегодня многие менеджеры все еще ожидают поступления информации за обедом, от подчиненных, в разговоре с коллегами. Некоторые же менеджеры привыкли доверять бухгалтерским отчетам в качестве источников информации, но не многие из них пока еще полностью осведомлены о вспомогательных способностях компьютеров в этом отношении. Им нужно изменить подход и принять компьютеры в качестве своих коллег.

Менеджер должен подготовиться расширить свои способности к поиску информации.

Рассматривая вторую ошибку, можно отметить, что принятие решений на основе неправильной информации часто встречалось на практике, когда менеджеры обращались к таким системам. Во-первых, бухгалтерская система не дает даже приблизительных предельных издержек, необходимых для принятия многих решений. Во-вторых, переводные цены часто приводятся либо для налоговых целей, либо на основе издержек, а они являются плохими ориентирами в принятии решений "произвести или купить". В-третьих, бухгалтерские данные, собранные внутри организации или функциональных подразделений, часто бывают не согласованы с другими бухгалтерскими данными бизнеса в целом или с решениями о товарном ассортименте. Конечно, перевод такой сбивающей информации в системе на компьютерной основе не принесет пользы.

Менеджеры все-таки обладают информационными источниками, используя людские ресурсы или бухгалтерскую систему, к которой они привыкли обращаться. Но некоторые из этих источников обеспечивают поступление сбивчивой информации и вводят менеджеров в заблуждение.

Менеджеры должны обращаться к компьютерным информационным системам как к дополнительным источникам информации. Для этого они должны изучить и освоить эти компьютерные системы.

Управление в любой фирме сводится к "направлению предприятия к конечному результату". Управленческая информация, следовательно, состоит из сведений или данных, которые дают возможность тем, кто управляет предприятием, достичь ожидаемого ими конечного результата. Но управление предприятием - это комплексный процесс, происходящий, как правило, на трех уровнях, и одна и та же система управленческой информации не может обслуживать все три уровня.

Не могут также все уровни корпоративного менеджмента в равной степени извлечь выгоду из управленческих систем на основе компьютера.

1.      стратегический, менеджмент корпорации, производящий оценку возможностей предприятия в получении долгосрочной прибыли. На основе этой оценки менеджмент определяет корпоративную политику, цели и решает вопросы о размещении необходимых для достижения этих целей ресурсов. Существует много возможностей, которые компания еще не открыла для себя и по которым не будет внутрифирменной информации.

2.      корпоративного менеджмента стоят те менеджеры среднего звена, которые делят стратегический план на логистические подразделы, назначают фонды для их выполнения и распределяют ответственность для каждого или для группы исполнителей. Важной функцией менеджеров этого уровня является также оценка результатов деятельности. Их основная цель - производить управленческий контроль.

3.      менеджмента занят управлением производством, что включает: определение специфических нужд в людских ресурсах и материалах, необходимых для выполнения каждого раздела корпоративного плана; распределение этих ресурсов таким образом, чтобы план был выполнен более эффективно; сравнение фактических результатов с плановыми; проведение необходимых корректирующих действий. Эти процессы выполняются изо дня в день, и многие ежедневно возникающие проблемы сводятся к логистическим проблемам, связанным с потоками информации.

Наилучшим применением компьютеров в обслуживании систем управленческой информации является их использование в качестве помощи производственному менеджменту. Полезность компьютеров в системе управленческой информации, разработанных для стратегического менеджмента, находится под вопросом. И еще более сомнительным является полезность использования их в процессе управленческого контроля.

Туроператор по Турции "Наса Тревел" в своей работе использует компьютерные программы в целях облегчения работы менеджерам по продаже. В программы уже введены такие документы, как лист бронирования, договор с клиентом, цены по отелям, поэтому работа с клиентом осуществляется быстро и эффективно. Переписку со своими заграничными деловыми партнерами и турагентами фирма осуществляет посредством E-mail, что дает значительную экономию денежных средств, нежели переписка по факсу. Стратегический уровень управления представлен генеральным директором фирмы, который разрабатывает ее стратегию; намечает основные цели; определяет ее политику; оценивает возможности и риск, подстерегающий фирму в будущем; изучает и анализирует внешнюю текущую информацию.

Таким образом, компьютерные программы в основном используются операционным менеджментом: менеджерами по продажам, бухгалтерами, туроператорами.

Некоторые сторонники системы на компьютерной основе рассматривают системы как универсальное средство от всех управленческих неудач. Они считают, что целью "концепции совокупных систем" является полное контролирование предпринимательской деятельности с помощью компьютера и с ограничением прямого персонального контроля.

Информационными системами для менеджеров, осуществляющих управленческий контроль, могут являться системы, касающиеся бюджета, контроля издержек, измерения эффективности деятельности, анализа несоответствия, изменения и т. д.

До недавнего времени, осуществляя автоматизацию предприятия, руководство ограничивалось закупкой разрозненных программных комплексов для узкой области деятельности: начисления заработной платы, автоматизации работы отдела кадров и т.п.

Со временем ситуация начала меняться. Для оперативного решения вопросов, связанных с управлением и анализом финансово-хозяйственной деятельности на предприятиях, возникла потребность в комплексных информационных системах, обеспечивающих прозрачный доступ к управляемым различными модулями данным и имеющих средства для их анализа и перспективного планирования.

Появилось огромное количество разнообразных программ, которые можно условно разделить на несколько классов: комплексные, или автоматизированные системы управления (АСУ), системы управления документами (СУД), системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП), или workflow-системы, системы управления знаниями масштаба предприятия и много др. Все они решают множество задач, требуют разных условий освоения и эксплуатации, имеют разную продажную стоимость и пр.

Таким образом, на каждом уровне управления нужны оперативная и достоверная информация, умение работать с ней, а в современных условиях это невозможно без использования персонального компьютера, имеющего доступ в локальную (корпоративную, глобальную) информационную сеть, без современного программного обеспечения, установленного на этом компьютере.

Затраты на информатизацию складываются в основном из стоимости оборудования (или средств вычислительной техники) и стоимости программного обеспечения. При этом сам компьютер стоит сегодня примерно $800 и без установленного на нем программного обеспечения никакой ценности не представляет. Стоимость программного обеспечения сопоставима с ценой самого компьютера, и это только в том случае, если программное обеспечение относится к разряду общеупотребимого, или стандартного (в то время как подавляющая часть программ носит узкоспециальный характер и стоит совсем других денег) .

Например, очень важна реклама нового турпродукта и оценка ее эффективности при разных способах проведения (печатная, электронная).

Для анализа эффективности рекламы можно использовать широко распространенную программу, или, как говорят, стандартную, лишь немного приспособив ее для решения этой конкретной задачи, а можно обратиться к специалисту (программисту) и заказать специальную программу, которая будет решать только эту конкретную задачу.

Разница этих двух вариантов состоит:

·              во времени - стандартное ПО на компьютере есть всегда, специальное ПО надо заказывать;

·              в деньгах - стандартное ПО надо купить один раз и можно использовать его для решения самых разных задач, были бы знания и навыки.

Информационные технологии - термин, применяемый для обозначения самых современных способов и механизмов для сбора, обработки, анализа, хранения, распространения и применения информации. Об информационных технологиях говорят как о технологиях века, которые способны оказать серьезное влияние на производственную деятельность, сферу обслуживания, занятость населения и, в конечном итоге, на жизнь человечества в целом, благодаря достижениям в области микроэлектроники. Именно микроэлектроника создала основы для разработок в сфере автоматизированного проектирования, производства, гибких производственных систем, автоматизированных систем управления (АСУ), видеотекста, телеконференций и т.д. Сегодня многие достижения новых информационных технологий успешно используются на рынке туристских услуг, а два этих понятия настолько тесно взаимосвязаны между собой, что появился даже новый вид туризма - "альтернативный туризм" или "электронный туризм". Как известно, туризм представляет собой торговлю информационно-насыщенными услугами. Поэтому туризм представляет собой отрасль идеально подходящую для применения информационных технологий. Информация в туризме является тем связующим звеном, которая увязывает в единое целое различных поставщиков в рамках единой туристской отрасли.

В современных условиях система информационных технологий в индустрии туризма включает следующие элементы:

. Глобальные распределительные системы (GRS);

. Локальные системы бронирования туров, гостиничных мест и т.д.;

. Системы офисной поддержки;

. Системы менеджмента дестинациями;

. Электронные сети (Интернет);

. Мультимедийные технологии;

. Пакеты управления гостиницами, туристскими фирмами, ресторанами и т.д.

Проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности на сегодняшний день оказывается едва ли не единственным фактором повышения эффективности технологических процессов разработки, продвижения и реализации туристского продукта.

Важность и актуальность этого процесса еще не до конца осознана многими организациями, предприятиями и учреждениями индустрии туризма. Фирмы, сумевшие вовремя осознать роль информационных ресурсов и компьютерных технологий в организации и ведении турбизнеса, уже оценили предоставляемые им возможности. Они не только оптимизировали производство и реализацию своих продуктов в повседневной работе, но и приобрели существенные конкурентные преимущества на ближайшую и более отдаленную перспективу, все более и более обгоняя своих конкурентов, которые все еще решают свои проблемы по старому.

Аналитичность информации означает то, что вся система туристской информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю туристской фирмы для всестороннего изучения явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства.

Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться: пересматриваться формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника).

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем. Информационно-аналитическую систему можно представить в виде функциональных областей и уровней тесно взаимодействующих между собой. Это позволит системе быть более устойчивой и мобильной.

Уровни:

·              стратегический,

·              управленческий,

·              система знания,

·              эксплуатационный.

Рис.2.3 Типы информационной системы

Функциональные области:

·   продажи и маркетинга;

·   производства;

·   финансов;

·   бухгалтерского учета;

·   человеческих ресурсов.

Системы эксплуатационного уровня будут поддерживать управляющие операции, следить за элементарными действиями организации типа продажи, платежей.

Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание и помогать туристской организации управлять потоком документов.

Системы уровня управления обслуживают контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.

Системы стратегического уровня будут выступать как инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в туристской фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

·              требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;

·              требуемую пропускную способность системы;

·              требуемое время реакции системы на запрос;

·              безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;

·              простоту эксплуатации и поддержки системы;

·              необходимую безопасность.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Проектирование информационных систем охватывает три основные области:

·              проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;

·              проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;

·              учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т.п.

В реальных условиях проектирование - это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.

Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях туристской фирмы и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководство, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности фирмы и на основании каких информационных ресурсов будет осуществляться все это.

Выводы по I главе

Современное общество все больше приобретает черты информационного, необходимым условием жизни в котором является развитие информационно-аналитической деятельности.

Информационно-аналитическое обеспечение позволяет прогнозировать, диагностировать и корректировать деятельность организации (фирмы), находить оптимальные пути решения поставленных задач.

По результатам аналитической работы выявляются неиспользованные резервы в деятельности туристской фирмы, оцениваются итоги информационно-аналитической деятельности. Законы и методы мыслительной деятельности, а так же другие технические средства, с помощью которых происходит обработка данных, являются средствами аналитической работы.

Информация стала активнейшим элементом рыночной инфраструктуры, фактором производства и товаром. Наличие или отсутствие рыночной информации определяет успех или неуспех компании в производстве и сбыте продукции.

Основным видом производимых продуктов становится информационный продукт. Необходимым условием жизни в таком обществе является владение навыками информационно-аналитической деятельности.

Глава 2. Организация информационно-аналитической деятельности туристской фирмы как условие ее успешного развития

2.1 Анализ информационно-аналитической деятельности туристской фирмы "САМ" г. Донецк

"САМ", ООО Туристская фирма

Адрес: Донецк ул. Университетская 36, 1-й этаж

Тел.: (062) 3811616

Email: sam@com. dn.ua

URL: #"583485.files/image003.gif">

Такая композиция позволяет менеджеру во время работы с клиентом добавлять, или, если это разрешено старшим менеджером по туру, удалять любую услугу даже из программы стандартного тура.

То есть если заказчик хочет отель по дешевле, то такое изменение возможно не только выбором внутри одного отеля, но и смены гостиницы в частном случае.

"Конструирование туров" - режим, предназначенный для формирования пакетов услуг и программ туров, готовых к реализации, калькуляции их стоимости, расчета прибыли, комиссионных и т.п.

Это достаточно актуальный режим, потому что на сегодняшний день, достаточно высокий уровень конкуренции, поэтому новый продукт может позволить занять прочное место на туристском рынке.

Удобство программы также заключается в том, что она позволяет показать графический вид отеля, интерьер его комнат.

Это является преимуществом данной программы. Потому что любой потенциальный клиент при выборе отеля основывается на реальных фотографиях.

Программа также определяет наличие свободных мест на квотируемые услуги, что предотвращает перепродажу, таким образом, менеджеру не нужно звонить и узнавать об их наличие.

В работе с клиентом менеджер получает возможность изменить программу стандартного тура (при этом показать графический вид отеля, интерьер его комнат) в соответствии с пожеланиями клиента и автоматически получить конечную стоимость тура. Программа определяет наличие свободных мест на квотируемые услуги, что предотвращает перепродажу.

Введя паспортные данные клиентов, менеджер получает возможность формировать все необходимые для оформления документы (договора, ваучеры, списки туристов, анкеты в посольство и т.д.) автоматически. Все отчеты делаются в формате популярного редактора Microsoft Word for Windows, что позволяет легко редактировать их в случае необходимости.

Также возможность получения отчетов, позволяет распечатывать отдельную информацию о туре для клиента.

В программе ведется база данных партнеров компании, информация из которой используется для рассылки факсов и электронной почты.

Финансовый модуль программы позволяет:

1.       контролировать оплату туров клиентами,

2.       взаиморасчеты с партнерами,

.        оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени, распечатать кассиру приходно/расходные ордера,

.        счета фактуры.

В настоящее время в базе не реализован режим для работы с постоянными клиентами, что не позволяет вести с ними персональную работу, а также нет возможности работы с базой в отдаленном месте от работы.

Для обоснования проектных решений по автоматизированному решению необходимо провести SWOT-анализ, который позволит выявить сильные и слабые стороны предприятия, и выявить первоочередные экономико - информационные задачи.

Таблица 2.3

Результаты SWOT-анализа

Таким образом, в данном проекте основное внимание будет уделено поиску путей совершенствования выделенных недостатков.

Классифицируя по уровням, можно выделить на сегодняшний день только

информацию для менеджеров:

·              специальные данные и информация для менеджеров туристской отрасли;

·              научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области туризма;

·              доступ к первоисточникам - организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы, возможности приобретения первоисточников, их получения по межбиблиотечному абонементу в различных формах.

·              коммерческая информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях. Информация о поставщиках: специализированные информационные службы.

Наличие только одного уровня информации не эффективно, поэтому появилась необходимость расширить сферу документооборота данной фирмы и добавить уровень: руководство и клиент.

Также будет добавлен режим работы удаленного клиента, который может осуществляться в нескольких режимах:

·              режим гостя,

·              режим турагента,

·              режим полного доступа к информации туроператора.

Работа удаленного клиента, при бронировании тура, будет происходить точно также, как простая работа в браузере при просмотре HTML-страниц

Информационно-аналитическая база данных турфирмы "САМ"

2.2 Проект по организации информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской фирмы "САМ"

Практика в туристской фирме "САМ" показывает, что только специализирующаяся на информационном обслуживании и автоматизации турбизнеса фирма способна организовать продукт, который удовлетворит даже самую взыскательную турфирму. Потому что, только основываясь на опыте десятков турфирм, имеющих свой взгляд на бизнес, можно обеспечить процесс информационного сопровождения и создать удовлетворительное программное обеспечение.

Актуальность проекта позволит систематизировать информацию, усовершенствовать коммуникативную деятельность с партнерами, облегчить работу руководителя фирмы за счет предоставления ему своевременных, достоверных, полных и целесообразных отчетов по интересующим его вопросам.

Предлагаемый новый режим удаленного клиента будет позволять руководству компании, менеджерам и клиентам (в отдельности, на разных уровнях, и объемах разрешенной информации) получать логико-информационный анализ данных.

Это позволит создать условия для контроля туристического потока на региональном рынке услуг и, в конечном счете, создание единой туристической информационной интерактивной сети внутри компании.

Целью разрабатываемого проекта является совершенствование информационно-аналитической базы турфирмы.

При разработке проекта выполнялись следующие принципы:

.        Системность - перед реализацией проекта был проведен анализ базы и выявлены недочеты, которые нуждаются в коррекции последовательных действий.

2.       Комплексность - коррекция будет приведена комплексно, вместе с соответствующими изменениями в структуре организации.

.        Актуальность - старая информационная база нуждается в коррекции в декабре, так как сезон уже практически начался. Отсутствие необходимой информации или ее задержка находят отражение, в итоге, в объеме оказанных услуг и уровне удовлетворения клиентов.

Основные задачи проекта:

·              сделать более доступный интерфейс

·              добавить режим работа удаленного клиента, который может осуществляться в нескольких режимах:

1.       режим гостя

2.       режим турагента

.        режим полного доступа к информации туроператора:

·              добавить режим работы удаленного клиента, при бронировании тура, будет происходить точно также, как простая работа в браузере при просмотре HTML-страниц

·              организовать коммуникационного поле между сотрудниками и клиентами, Это может быть гостевая книга, или возможность посылать своей сообщения определенному менеджеру, то есть создать электронный ящик на сервере

·              организовать возможность бронирования заказа "дома", Это удобно для очень занятых клиентов. Дома посмотрел выбрал, и забронировал

При коррекции базы данных планируется сгруппировать общую туристскую информацию из различных информационных источников по трем уровням (руководство, менеджер, клиент):

·              Для получения общей информации предлагается использовать специализированные справочники по инфраструктуре туризма, например, справочник "Туристские фирмы Украины".

·              Для поиска иностранных партнеров предлагается использовать материалы выставок и семинаров по туризму и сопутствующим отраслям (развлечения, спорт, досуг, образование и т.д.), данные посольств и консульств, информацию Комитета по туризму.

·              Для сбора информации по ценам и возможной динамике их изменения предлагается использовать прайс - каталоги туристских компаний принимающей стороны, тарифы авиаперелетов различных авиакомпаний, тарифы страховых компаний, визовые сборы и т.д.

·              Для работы со сроками возможного заказа должен использоваться календарный план отправляющей и принимающей стороны. Режим календаря пока вообще не реализован в информационной базе.

Пользование информационными базами данных, введенными в персональный компьютер:

·              резко ускорит процесс получения информации из круга источников первичной информации,

·              обеспечит возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем улучшение и расширение обслуживания клиентов;

·              повышение уровня эффективности менеджмента вследствие экономии времени исполнителей и менеджеров и перераспределения его в пользу принятия решений;

·              увеличение возможной нагрузки и пропускной способности;

·              повышение точности информации, что сокращает убытки, обусловленные ошибками в принятии решений;

·              возможность организации запроса и интерактивного режима для поиска информации в нужное время для конкретного человека;

·              получение руководством важной информации для планирования, управления и принятия решений.

Информационно-аналитическое обеспечение управленческого решения является одним из важнейших компонентов информационной деятельности фирмы, в частности туристской фирмы.

Туристская фирма "САМ" за долгие годы работы накопила много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации.

Одним из главных условий выполнения данного проекта является знание и владение навыками информационного менеджера.

Поэтому предлагается расширить штат на одну дополнительную единицу: информационного менеджера, который будет контролировать, дополнять и администрировать базу.

Задачи информационного менеджера, должны сочетаться с информационно-аналитической деятельностью в которые входит выполнение следующих видов деятельности:

1.      информационное управление проектами (планирование и контроль);

2.      разработка и эксплуатация системы поддержки менеджмента; программные средства; система коммуникаций; порядок прохождения внутренней и внешней информации и т.д.;

3.      структурирование данных и банков данных;

4.      консультирование пользователей информационной базой данных;

5.      руководство, планирование и контроль исполнения информационных процессов;

6.      управление кадрами, подбор специалистов, их использование;

7.      приобретение, ввод в действие и эксплуатация технических и программных средств;

8.      защита данных (информации) и их надежность;

9.      приобретение данных из внешнего информационного пространства;

Технология поэтапного внедрения

Технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной.

Таким образом, планируется сначала, внедрить режим для руководства, потом для менеджеров, при условии найма информационного менеджера, а потом активизировать режим удаленного гостя.

При этом объем информации будет напрямую зависеть от уровня.

Информация для менеджеров:

·              специальные данные и информация для менеджеров туристской отрасли;

·              научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области туризма;

·              доступ к первоисточникам - организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы, возможности приобретения первоисточников, их получения по межбиблиотечному абонементу в различных формах.

·              коммерческая информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях. Информация о поставщиках: специализированные информационные службы.

Информация для клиентов:

·              новости и литература - информация служб новостей и агентств, прессы, электронные журналы, справочники, энциклопедии;

·              потребительская информация - расписания транспорта, резервирование билетов и мест в гостиницах, заказ товаров и услуг, банковские операции и т.п.;

Информация для руководства

·        календарный отчет по работе менеджеров, когда и что они делали в базе,

·        зарплата менеджеров, и возможность ее коррекции,

·        информация об объеме оказанных услуг,

·        возможность получения статистических данных - выделить самые популярные направления, количество туров по каждому направлению,

·        возможность построения графиков по оказанным услугам, что необходимо для коррекции работы компании

·        конкуренты - данный раздел является наиболее важным. В нем будет собираться информация от маркетинговых исследований, и будет возможность анализировать конкурентную базу.

Для поддержки информационно-аналитического обеспечения туристкой фирмы "САМ" на должном уровне необходимо распределение поэтапных действий, согласованных между менеджерами туристской фирмы и генеральным директором согласно таблице 3.

Таблица 2.4

"Порядок принятия информационных решений".

Главнейшей причиной создания информационной базы данных является неструктурированность общего информационного потока приводящего постоянно к снижению общей оперативной деятельности отделов фирмы.

База даст возможность индивидуализировать свои действия и корректировать общую информацию независимо от доступности ее первоисточников.

Так как в фирме присутствуют нисходящие, вертикальные информационные потоки со слабой обратной связью то откорректированная информационно-аналитическая база в большей мере облегчит выход с этой весьма сложной ситуации с предоставлением совершенно новой формы обеспечивающей доступ оперативной информации руководящим органам фирмы.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

То есть возможность расширить новыми режимами и возможностями старую информационную базу не возможно, поэтому нужно либо самим создать новую, либо ее заказать

Новая информационная база данных будет включать весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность туристской фирмы в целом и ее производственно-хозяйственную деятельность, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития туристской фирмы. Набор статистических показателей для базы данных должен тщательно разрабатываться и уточняться и охватывать те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования туристской фирмы. Для этого необходимо решить вопросы о системе хранения и обновления данных, а также обосновать увязки данных, их взаимное согласование, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Информационная база данных должна непрерывно обновляться на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Технологии создания информационно-аналитического обеспечения

Сегодняшние туристские фирмы активно разыскивают новые способы использования информационных технологий для достижения превосходства над конкурирующими фирмами.

При осуществлении проекта можно использовать два основных варианта решения проблемы внедрения информационной системы.

Первый путь - разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие туристские фирмы. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям.

BPwin является мощным средством моделирования и документирования бизнес-процессов. Этот продукт использует технологию моделирования IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) - наиболее распространенный стандарт, который принят для моделирования бизнес-процессов.

Кроме стандарта IDEF0, BPwin поддерживает также методологии моделирования DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow).

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming)

Используются как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывает:

·              функции обработки информации (работы);

·              документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке

·              информации;

·              внешние ссылки (external references), которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

·              таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

IDEF3 (Workflow Diagramming) - это метод, имеющий основной целью дать возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Техника описания набора данных IDEF3 является частью структурного анализа. В отличие от некоторых методик описаний процессов IDEF3 не ограничивает аналитика чрезмерно жесткими рамками синтаксиса, что может привести к созданию неполных или противоречивых моделей.

Единицы работы - Unit of Work (UOW).

UOW, также называемые работами (activity), являются центральными компонентами модели.

Связи. Связи показывают взаимоотношения работ. Все связи в IDEF3 однонаправлены и могут быть направлены куда угодно, но обычно диаграммы IDEF3 стараются построить так, чтобы связи были направлены слева направо. В IDEF3 различают три типа стрелок, изображающих связи, стиль которых устанавливается через меню Edit/Arrow Style.

Перекрестки (Junction). Окончание одной работы может служить сигналом к началу нескольких работ, или же одна работа для своего запуска может ожидать окончания нескольких работ. Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия стрелок при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые могут или должны быть завершены перед началом следующей работы. Различают перекрестки для слияния (Fan-in Junction) и разветвления (Fan-out Junction) стрелок. Перекресток не может использоваться одновременно для слияния и для разветвления.

Основные характеристики BPwin:

·              Иерархическая структура диаграмм, облегчающая последовательное уточнение элементов модели.

·              Контекстные диаграммы для описания границ системы, области действия, назначения объектов.

·              Декомпозиционные диаграммы для описания особенностей взаимодействия различных процессов.

·              Экспорт моделей в средства имитационного моделирования.

·              Интеграция и связь со средством проектирования баз данных ERwin (методология IDEF1X).

·              Поддержка свойств, определяемых пользователем.

Основные достоинства BPwin:

BPwin обладает интуитивно-понятным графическим интерфейсом, быстро и легко осваивается, что позволяет сосредоточиться на анализе самой предметной области, не отвлекаясь на изучение инструментальных средств.помогает быстро создавать и анализировать модели с целью оптимизации деловых и производственных процессов.

Применение универсальных графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.

Посредством набора графических инструментов для отображения действий и объектов, BPwin позволяет легко построить схему процесса, на которой показаны исходные данные, результаты операций, ресурсы, необходимые для их выполнения, управляющие воздействия, взаимные связи между отдельными работами.

Интерактивное выделение объектов обеспечивает постоянную визуальную обратную связь при построении модели. BРwin поддерживает ссылочную целостность, не допуская определения некорректных связей и гарантируя непротиворечивость отношений между объектами при моделировании.

Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности. Механизм вычисления расходов на основе выполняемых действий (Activity-Based Costing, ABC) - это технология, применяемая для оценки затрат и используемых ресурсов. Она помогает распознать и выделить наиболее дорогостоящие операции для дальнейшего анализа.

Отображение модели данных в ErWin

Различают три уровня логической модели, отличающихся по глубине представления информации о данных:

·              диаграмма сущность-связь (Entity Relationship Diagram, ERD);

·              модель данных, основанная на ключах (Key Based model, KB);

·              полная атрибутивная модель (Fully Attributed model, FA).

Диаграмма сущность-связь представляет собой модель данных верхнего уровня. Она включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области. Такая диаграмма не слишком детализирована, в нее включаются основные сущности и связи между ними, которые удовлетворяют основным требованиям, предъявляемым к ИС. Диаграмма сущность-связь может включать связи многие-ко-многим и не включать описание ключей. Как правило, ERD используется для презентаций и обсуждения структуры данных с экспертами предметной области.

Модель данных, основанная на ключах, - более подробное представление данных. Она включает описание всех сущностей и первичных ключей и предназначена для представления структуры данных и ключей, которые соответствуют предметной области. Полная атрибутивная модель - наиболее детальное представление структуры данных: представляет данные в третьей нормальной форме и включает все сущности, атрибуты и связи.

Основные компоненты диаграммы Erwin - это сущности, атрибуты и связи. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от всех остальных экземпляров. Атрибут выражает определенное свойство объекта. С точки зрения БД (физическая модель) сущности соответствует таблица, экземпляру сущности - строка в таблице, а атрибуту - колонка таблицы.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться. Для этого было созданo описание системы в целом и ее взаимодействие с внешней средой.

Цель рассматриваемой задачи заключается в своевременном получении информации для принятия решения относительно эффективности деятельности по проектированию.

Данная задача решается в реальном времени, при котором обеспечивается доступ к базе данных по мере необходимости.

Входом для общей работы являются турпродукт, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на него.

Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке.

В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются, в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

Второй путь - приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Туристский бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера. Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности немного.

Поэтому в контексте данной работы предлагается разработка базы в BPwin, что позволит повысить эффективность деятельности компании, а также повысить качество обслуживания. ри этом будет необходимо пригласить специалиста по созданию информационной базы. Некоторые блоки можно будет взять из старой - режим работы с менеджерами, но два новых - для клиентов и руководства - нужно будет добавить самостоятельно.

Результаты проекта

Отразим ожидаемые значения продаж туров по годам (прогнозируемое увеличение продаж ≈ 20 туров в год).

Прогноз объемов реализации туров после реализации проекта

Как показано на графике, объем реализованных туров увеличится, таким образом, доля занимаемая турфирме на рынке увеличится, скорость и удобство обслуживания также увеличится.

Выводы по II главе

·              Программный комплекс туристской компании - это творческая работа ее сотрудника, когда всегда под рукой необходимая информация о каждом туре, о каждом клиенте, о каждом партнере и взаиморасчетах; мгновенное заполнение любых стандартных форм документов: анкет, листов бронирования, ваучеров и т.п.

·              Для обоснования проектных решений по автоматизированному решению необходимо провести SWOT-анализ, который позволит выявить сильные и слабые стороны предприятия, и выявить первоочередные экономико - информационные задачи.

·              Целью информационно-аналитического обеспечения туристской фирмы является обеспечение производителей и пользователей туристских услуг доступной и достоверной информацией позволяющей дополняться и совершенствоваться в единую информационную базу самой фирмы.

·              Выбор информации должен осуществляться с выводом на принтер, что позволит следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри туристской фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

·              Деятельность туристской фирмы напрямую зависит от наличия в штате информационно-аналитического менеджера, который осуществляет обработку и анализ информации о геополитической ситуации, как в принимающей, так и в отправляющей стране.

·              Вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться: пересматриваться формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных.

Заключение

Информатизация - это процесс развития и массового применения информационных средств и технологий, основанных на компьютерной технике и телекоммуникациях, для оптимального обеспечения социальных, экономических и индивидуальных потребностей в доступе к информационным ресурсам общества.

Результатом этого процесса является овладение стратегическим ресурсом, которым стала информация и практическое его использование.

Информационная технология - это инструментарий пакет прикладных программ, который помогает решать задачи предметной области.

Сегодня далеко не все туристские компании (гостиницы, рестораны) используют специальное ПО, но почти все они имеют в той или иной степени автоматизированный офис, где работает в основном стандартное ПО.

В небольших турфирмах, работающих всего лишь с несколькими сотрудниками, организационная структура существенно упрощена. Как правило, в таких фирмах среди сотрудников не существует жесткого разграничения обязанностей. Одни и те же люди принимают клиентов, посылают факсы, ведут многочисленные переговоры по телефону. При этом значительная масса времени уходит на "бумажную работу" и на обработку информации. В условиях жесткой конкуренции на рынке туристских услуг таким небольшим фирмам живется нелегко. Основной проблемой для них является поиск преимуществ с целью выживания в условиях конкуренции с гигантами турбизнеса. С другой стороны, турист становится все более разборчивым и требовательным к качеству сервиса. Способ выживания малых турфирм в современных условиях и способ повышения прибыльности бизнеса - это ставка именно на современные компьютерные технологии: полная автоматизация процесса оформления заказов; установка жесткого внутреннего распорядка работы с документами. Средствами достижения подобных целей являются: прямые каналы связей с зарубежными партнерами; компьютерные системы бронирования туров, что позволяет на 100% избегать ошибок или неточностей в оформлении заказов туристов; система электронной почты; Internet; введение системы типовых документов и единой базы данных. Система управления турфирмой функционирует в условиях неопределенности, т.е. решения принимаются при неполной и частично искаженной информации о состоянии системы, условиях ее деятельности, последствиях возможных альтернативных решений и т.п. Организация процедур выработки рациональных решений в этих условиях - одна из наиболее сложных проблем организации управления предприятием. Основой управленческого мониторинга является система информационного обеспечения. Под информационным обеспечением понимается сбор, обработка и передача финансовой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для планирования и контроля за ходом деятельности вверенных им подразделений, измерения затрат и оценки полученных результатов.

Процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие воздействия - это информация особого рода. Чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия - тем больше информации нужно для эффективного управления. Эффективное применение информационных технологий во многом определяется уровнем квалификации субъектов процессов информатизации при условии, что предлагаемые рынком технологии максимально доступны потребителю. Соответственно, должна постоянно совершенствоваться система подготовки и переподготовки кадров специалистов, создающих и использующих информационные технологии.

Список литературы

1.       Академия рынка: Маркетинг /Пер. с фр. М.: Экономика, 2003. - 398с.

2.       Аакер Д, Йохимштайлер Э. Бренд-лидерство: новая концепция брендинга: пер. с англ. - М.: Издательский дом Гребенникова, 2003. - 256с.

.        Амблер Т. Маркетинг и финансовый результат: Новые метрики богатств корпораций. М.: Финансы и статистика. 2005. - 198с.

.        Ансофф И. Стратегическое управление/ Под ред.Л.И. Евенко-Пер. с англ. - М.: Экономика, 2002. - 512с.

.        Аренков И.А. Маркетинговые исследования: основы теории и методики - СПб.: СПбУЭФ, 2006. - 198с.

.        Арестова О.Н., Бабанин Л.Н., Войскунский А.Е. Коммуникация в компьютерных сетях: психологические детерминанты и последствия / Вестник МГУ. Серия X1V. Психология, +4, 1996. - 380с.

.        Арман Дайан. Академия рынка "Маркетинг", М.: Экономика 2001. - 298с.

.        Афанасьев В.Г. Человек в управлении обществом.М., 1977. - 776с.

.        Барчуков И.С., Нестеров А.А., Нестерова Е.В. Организационные основы продвижения турпродукта на рынке услуг: Учебно-методическое пособие - СПб.: ООО "Книжный дом", 2004. - 296с.

.        Барчуков И.С., Нестеров А.А., Нестерова Е.В. Туризм: организация, управление, маркетинг: Учебно-методическое пособие. - СПб.: ООО "Книжный дом", 2005. - 224с.

.        Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество, М.: Academia, 1999. - 386с.

.        Биржаков М.Б. Введение в туризм: Учебник. - Издание 8-е, переработанное и дополненное. - Спб.: Издательский дом Герда, 2006. - 445с.

.        Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем М: "Финансы и статистика", 2000, - 300с.

.        Виханский О.С. Стратегическое управление. - М.: Изд-во МГУ, 2003. - 409с.

.        Вольфган Хойер. Как делать Бизнес в Европе. М.: Финансы и статистика, 2004. - 154с.

.        Дроздов А.В. Экологический императив и рекреационная география. // Известия РАН. Серия географическая. - 1998. - №4. - 92с.

.        Гантер Б., Фернхам А. Типы потребителей: введение в психографику /Пер. с англ. под ред. И.В. Андреевой. - СПб.: Питер, 2001. - 304с.

.        Гембл П. Маркетинг взаимоотношений с потребителями / П. Гембл, М. Стоун, Н. Вудкок; Пер. с англ.В. Егорова. - М.: ФАИР-пресс, 2002. - 512с.

.        Голубков Е.П. Основы маркетинга. - М.: Финпресс, 1999. - 221с.

.        Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология, практика. - М.: Финпресс, 1998. - 298с.

.        Гуляев В.Г. Организация туристской деятельности. - М.: Финансы и статистика, 1996. - 512с.

.        Глущенко Е.В., Захарова Е.В., Тихомиров Ю.В. Теория управления: Учебный курс.М., 1997. - 392с.

.        Дроздов А.В. Экологический императив и рекреационная география. // Известия РАН. Серия географическая. - 1998. - №4. - 92с.

.        Дурович А.П. Реклама в туризме. // Уч. пособие. - М.: ООО "Новое знамя", 2003. - 254с.

.        . Дурович, А., Анастасова, Л. Маркетинговые исследования в туризме / А. Дурович, Л. Анастасова. - М.: новое знание, 2002. - 348с.

.        Дурович, Н.И. Кабушкин, Т.М. Сергеева и др. Организация туризма: Учеб. Пособие - М.: Новое знание, 2003. - 632с.

.        Егоров А.Ю. Комплексный анализ в системе маркетинговой деятельности - М.: ИНФРА-М, 2003. - 268с.

.        Еферин В.П., Мотин В.В. Оценка конкурентоспособности при маркетинговых исследованиях - М.: ЦИПКК АП, 2003. - 412с.

.        Ефремова М.В. Основы технологии туристического бизнеса. М.: Ось-89, 1999. - 239с.

.        Жулевич Е.В., Копанев А.С. Организация туризма. Мн.: БГУЭУ, 1999. - 253с.

.        Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг - М.: Международные отношения, 2002. - 219с.

.        Иванов В.Н. Социальные технологии в современном мире.М., 1996. - 335с.

.        Исмаев Д.К. Работа туристической фирмы по организации зарубежных поездок. М.: Луч, 1996. - 109с.

.        Лапин К.П. Социология. - СПб, 1998. - 122с.

.        Леонтьев А.А. Общение как объект психологического исследования // Методологические проблемы социальной психологии.М., 1975. - 22с.

.        Макарова Н.В. Информатика: Учебник. - 3-е перераб. изд. - М.: Финансы и статистика, 2000.

.        Монсон П. Современная западная социология: теории, традиции, перспективы/Пер. со шв. СПб, 1992. - 388с.

.        Монтехано Х.М. Структура туристического рынка. - Смоленск: СГУ, 1997. - 270с.

.        Квартальнов В.А. Мировой туризм на пороге 2000 года: прогнозы и реальность. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 232с.

.        Квартальнов В.А. Туризм: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 320с.

.        Косолапов А.Б. Теория и практика экологического туризма: учеб. Пособие. - М.: КНОРУС, 2005. - 240с.

.        Ламбен Ж. - Ж. Стратегический маркетинг. - СПб.: Наука, 1996. - С.189

.        Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005. - 256с.

.        Миронова Е.Ю. Мотивация покупки туров // Труды Академии туризма. Выпуск 3. - СПб: "Невский Фонд", 2000. - 36с.

.        Мухина М.К. Изучение стиля жизни потребителей и сегментирование рынка на основе психографических типов // Маркетинг успеха. - 2001. - №1. - 70с.

.        Папирян Г.А. Международные экономические отношения: маркетинг в туризме. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 208с.

.        Информационно-аналитическое обеспечение предпринимательской деятельности / Погостинская Н.Н., Погостинский Ю.А., Жамбекова Р.Л., Ацканов Р.Р. - Нальчик: Эльбрус, 1997. - 176с.

.        Сенин В.С. Организация международного туризма. М.: Финансы и статистика, 2000. - 400с.

.        Современное постиндустриальное общество: природа, противоречия, перспективы: Учеб. пособие для студентов экон. направлений и специальностей / В.Л. Иноземцев. - М.: Логос, 2000. - 302с.

.        Скотт М. Девис, Майкл Данн Бренд-билдинг создание бизнеса, раскручивающего бренд / Пер. с англ. под ред. Домнина В. - СПб.: Питер, 2005. - 273с.

.        Труды Академии туризма. Выпуск 3. - СПб: "Невский Фонд", 2000. - 295с.

.        Ульяновский А.В. Мифодизайн: коммерческие и социальные мифы. - СПб.: Питер, 2005 - 528с.

.        Ушаков Д.С. Прикладной туроперейтинг. - М.: ИКЦ " МарТ", 2004. - 416с.

54.     http://www.wsclan. narod.ru/itsys. htm <http://www.wsclan.narod.ru/itsys.htm>

55.     http://www.big-gorod. info <http://www.big-gorod.info>

56.     <http://www.oborot.ru>

57.     <http://www.evrodol.ru>

58.     <http://www.fact.ru>

59.     <http://www.osp.ru>

60.     http://www.ito. bitpro.ru <http://www.ito.bitpro.ru>

61.     <http://www.rsoft.ru>

62.     http://www.sdf. hdf.ru <http://www.sdf.hdf.ru>