Основні риси та обов`язки прес-секретаря
Опрацювання інформації для керівника
Вступ
Залежно від характеру діяльності та завдань організація обирає форму підрозділу, який виконує інформаційно-комунікаційні функції.
Прес-служба - це структурний підрозділ, який забезпечує інформаційні та комунікаційні потреби урядових відомств, політичних, громадських, бізнесових, а також постійно діючих міжнародних організацій.
Прес-центр - спеціальний підрозділ, що створюється на час проведення великих і важливих заходів (міжнародна конференція, виставка, з'їзд, багатосторонні міждержавні переговори) з метою їх інформаційного забезпечення.
Прес-секретар - особа, яка планує, організовує, координує процес реалізації та оцінює комунікаційну діяльність усієї організації.
До обов'язків прес-секретаря та його штату (прес-служби) входять:
написання та публікація матеріалів;
налагодження та підтримання відносин з мас-медіа;
дослідження та оцінювання ставлення громадськості до діяльності організації;
дорадча діяльність;
влаштування спеціальних подій;
речництво;
виробництво медіа-продукції;
тренінг працівників комунікаційним навичкам;
організація контактів із потенційно партнерськими організаціями.
1. Основні риси прес-секретаря
Прес-секретар повинен мати певні риси. Розглянемо основні з них.
Доступність і відкритість. Це не означає, що прес-секретар мусить постійно спілкуватися з журналістами. Ідеться про системність такого спілкування передусім через заздалегідь оголошені брифінги.
Улітку 1993 p., коли президенти України та Росії у Дагомисі вели переговори про розподіл Чорноморського флоту, українські журналісти поскаржилися Л. Кравчуку на бездіяльність його прес-секретаря. Вони нарікали, що не отримують від нього жодної інформації про перебіг переговорів. Натомість поставили за приклад прес-секретаря російського лідера В. Костикова, який систематично з'являвся перед репортерами, щоб повідомити, як відбувається розмова за зачиненими дверима. Зрозуміло також, що В. Костиков давав інтерпретацію, вигідну російській стороні.
Володіння оперативною інформацією. Прес-секретар постійно зазнає атак з боку журналістів, які прагнуть негайно отримати інформацію з питання, що їх цікавить. Слід знову наголосити на необхідності передбачувати питання, що можуть постати у зв'язку з певною подією.
Так, на початку жовтня 2000 р. масові демонстрації в Сербії змусили піти з посади президента С. Мілошевича, видачі якого давно вже вимагав Міжнародний трибунал ООН у злочинах у колишній Югославії. Вранці 6 жовтня стало відомо, що функції глави югославської держави перейняв на себе представник опозиції В. Коштуніца. Західні лідери привітали зміни в керівництві країни. Натомість прес-секретар президента України О. Марти-ненко не знайшов нічого кращого, як повідомити журналістів на брифінгу, що Л. Кучма "поки ніяк не відреагував на ситуацію в Югославії". Ситуацію довелося виправляти главі держави. Через чотири години в інтерв'ю журналістам президент заявив: "головне, щоб в Югославії перемогла демократія, щоб перемогу там отримав демократично обраний президент". Водночас він зазначив, що "уважно відстежує ситуацію в Югославії й сподівається на перемогу демократично обраного президента".
Політична коректність. Це свідоме уникнення вживання такої лексики або стилістичних зворотів, які б спровокували звинувачення в упередженому ставленні на соціальному, расовому, національному, статевому або побутовому грунті.
Точність і недвозначність висловлювань (роль лаконічної яскравої фрази). Передусім слід зазначити, що спроби приховати інформацію лише поглиблюють кризову ситуацію і додають їй скандальних рис. Зрозуміло, це йде не на користь прес-секретарю, який неминуче втрачає довіру та повагу журналістів.
Не йде на користь справі мовчання, тобто демонстративна відмова від спілкування (відома фраза "ноу комент" - "без коментарів"). Як свідчить практика, така відмова лише посилює власне уявлення репортерів про подію чи проблему або виникає підозра, що від них щось приховують.
Спілкуючись із пресою, прес-секретар мусить пам'ятати, що вона сподівається почути від нього коротку, але влучну фразу, здатну стати заголовком у газеті або цитатою у випуску телевізійних новин. Вміти говорити саунд-байтами (від англ. sound - звук, bite - шматочок) - неодмінна умова успішної роботи прес-секретаря. Але цей потяг до дотепного виразу так само потребує обережності та виваженості. Інакше преса скористається можливістю покепкувати.
2. Опрацювання інформації для керівника
Щоб керівник був гарно поінформований, прес-секретар має ознайомлювати його з відповідною інформацією. Керівника можуть цікавити різноманітні публікації на ту чи іншу тематику в цілому чи в конкретних виданнях. У такому разі прес-секретар має переглядати статті на теми, якими цікавиться керівник, знати, у яких засобах масової інформації вони найчастіше висвітлюються, стежити за такими виданнями. Перед тим, як передати статті на ознайомлення керівникові, найбільш важливі місця потрібно виділити закладками або маркером. Так прес-секретар полегшує керівнику процес сприйняття, заощаджує його час і, звичайно, показує себе висококваліфікованим фахівцем. Адже саме в таких робочих ситуаціях керівник може оцінити роботу та пересвідчитися, що ви помічник, який знає, чим цікавиться його керівник, усвідомлює політичну й економічну ситуацію в країні і, за необхідності, може висловити свою думку, порадити тощо.
Досвідчені асистенти керівника рекомендують складати список статей, з якими ознайомлюється керівник, за певною формою. Кількість вибраних статей залежить від цінності інформації, яку вони містять, а також від часу, який потрібен керівникові для ознайомлення.
Опрацювання інформації здійснюється різними методами. У міжнародній практиці поширені такі:
брошурування ксерокопій усіх наявних статей,(разом зі списком літератури) на потрібну тему. При цьому, як зазначалося, в ксерокопіях статей підкреслюються найважливіші думки. Добірка в папці кладеться керівникові на стіл на чітко визначене місце для таких матеріалів;
підготовка інформаційно-оглядового реферату. Прес-секретар самостійно оцінює матеріал кожної статті відповідно до ступеня його важливості, а потім робить загальний огляд. Інформаційно-оглядовий реферат рекомендується оформляти за належною схемою. Готуючи реферат, прес-секретар не вносить своїх коментарів і не вступає в полеміку з авторами статей. Власні назви, імена і прізвища іншомовного походження слід писати мовою оригіналу. Календарний час вказується точно, наприклад: у 2007 році, а не у минулому чи у наступному році. У рефераті дозволяється використовувати скорочення, якщо вони не викликають подвійних тлумачень тексту. Обсяг реферату становить, як правило, п'яту частину обсягу тексту опрацьоїваної статті(-ей).
Щодня прес-секретар повинен збирати і записувати в спеціальному щоденнику інформацію, яка може зацікавити керівника. Якщо потрібно, слід звернутися за уточненнями чи роз'ясненнями до фахівців. Керівникові потрібно надавати тільки достовірну інформацію.
Крім фахової періодики, прес-секретар переглядає певні книжки, відбираючи ті матеріали, що стосуються діяльності керівника, чи теми, якими він цікавиться. Для зручності слід робити вирізки або ксерокопії та складати їх в окремі папки за тематикою. Також прес-секретар повинен шукати статті, різні статистичні дані в мережі Інтернет, вказуючи посилання на ресурси.
Прес-секретар має постійно тренувати свою увагу і память. Фахівці рекомендують виділяти для цього 20-25 хв. щодня. При запам'ятовуванні нової інформації потрібно не просто намагатися її запам'ятати, а й подумки зіставляти нову інформацію з уже відомою, робити висновки, формувати свою думку. Саме такими навичками повинен володіти асистент керівника.
секретар риса обов`язок діловий
3. Підготовка ділових поїздок
Прес-секретар до найдрібніших деталей має продумати ділову поїздку керівника, аби вона була максимально успішною. Для ділової поїздки керівникові необхідні:
у повному обсязі, бездоганно підготовлені документи та необхідні матеріали;
узгоджений розклад зустрічей та переїздів з урахуванням різниці в часі та кліматичних умов (якщо йдеться про закордонні поїздки);
продумані подарунки та сувеніри тощо
Для підготовки ділової поїздки керівника з урахуванням й специфіки секретар готує перелік питань, які вирішуватимуться, і зазначає терміни їх вирішення Також прес-секретар (якщо це входить до його компетенції) дбає про місце проведення ділових переговорів Нерідко відповідно до вказівки керівника прес-секретар продумує програму проведення ділової поїздки, виділяє головні тези виступу керівника.
Програма поїздки на кілька днів, в кілька пунктів, а особливо за кордон, буде насиченою та має містити таку інформацію:
дату відправлення, перебування, тривалість поїздки тощо;
список осіб, які супроводжують керівника в діловій поїздці;
засоби пересування (автомобіль, потяг, літак тощо),
перелік ділових зустрічей;
перелік матеріалів, потрібних керівникові підчас ділової поїздки;
перелік роздаткових матеріалів для ділових партнерів (буклети, бізнес-плани, кошториси тощо);
назви готелів з підтвердженням заброньованих у них місць;
дату, час та адреси проведення ділових зустрічей та засоби пересування між ними;
перелік осіб або підприємств, з якими потрібно встановити зв'язок (назва підприємства та ім'я його представника; поштова адреса підприємства; контакти електронна пошта, телефони тощо).
Програму ділової поїздки можна складати в кількох варіантах:
повна програма з усією інформацією;
стисла програма з мінімально можливим планом (час, імена, телефонні номери, адреси);
стисла програма на кожен день поїздки.
Стислу програму на кожен день поїздки можна детально розписати на маленьких каталожних картках, щоб керівник міг класти кожного дня по одній картці в свій портфель.
Повну програму слід підготувати в кількох примірниках, а саме:
1-2 примірники для керівника;
по одному примірнику для супроводжуючих осіб;
один примірник для заступника керівника;
один примірник для секретаря;
один примірник для картотеки чи звіту.
У разі відсутності керівника всю інформацію та пошту прес-секретар передає його заступникові або виконуючому обов'язки керівника. Телефонні дзвінки переадресовує тим, хто може вирішити питання без керівника. Якщо потрібно терміново вирішити питання, яке не входить в компетенцію заступників керівника, прес-секретар зв'язується з керівником по телефону і на підставі вказівок залагоджує справу.
Коли керівник повертається з ділової поїздки, прес-секретар має поінформувати його про стан справ у підпорядкованому йому відділі, підрозділі, на підприємстві. У свою чергу, керівник має ознайомити секретаря з матеріалами поїздки для підготовки звіту, який можна готувати в такому порядку:
обґрунтування необхідності або зазначення мети ділової поїздки;
перелік вирішуваних питань та їх розв'язання чи ухвалення рішень;
підсумки та пропозиції.
4. Прийом відвідувачів
Правильно організований прийом відвідувачів керівника - це гарантія успішного вирішення питань.
Відвідувачів можна умовно поділити на такі категорії:
представники інших підприємств;
працівники підприємства з поточними питаннями;
працівники підприємства з особистими питаннями;
особи, що прибули у відрядження;
делегації.
Прийом відвідувачів з інших підприємств прес-секретар повинен готувати заздалегідь. Слід вести облік в журналі відвідувачів (на паперовому чи електронному носії) за визначеною формою. Для прийому таким відвідувачам призначається дата і час. Також в журнал вноситься перелік питань, які вирішуватимуться, і фіксується передбачений для цього час. Прес-секретар має завчасно Довести до відома керівника питання, яке буде обговорюватися під час зустрічі, для того, щоб погодити з керівником і відвідувачем час, який для цього відводитиметься. Також про тривалість розмови секретар ще раз повідомляє відвідувачеві вже безпосередньо після оголошення керівникові про візит. Питання про продовження прийому погоджується з керівником.
Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, прес-секретар має самостійно вирішити: доповідати про нього керівникові відразу чи записати на прийом. Якщо після доповіді керівникові відвідувачу відмовлено у негайному прийомі, прес-секретар пропонує відвідувачеві переговорити з заступниками керівника або з іншими компетентними працівниками підприємства. Якщо відвідувача така пропозиція не влаштовує, прес-секретар записує його в журнал відвідувачів і після узгодження з керівником повідомляє йому точну дату і час, коли його прийме керівник.
Якщо керівник відсутній, відвідувача має прийняти його заступник або інший компетентний, працівник. Прес-секретар повинен у такій ситуації вибачитися за відсутність керівника і пояснити причину його відсутності. Не можна допускати зриву прийому без поважної причини.
Якщо прийом відміняється з будь-яких причин (хвороба, термінове відрядження тощо), прес-секретар зобов'язаний повідомити про це відвідувача і домовитися про час, на який переноситься прийом. Прес-секретар обов'язково має представитися і сказати свій контактний телефон для термінових довідок і повідомлень.
Для прийому відряджених осіб, прес-секретар повинен:
з'ясувати, чи погоджений з керівником цей прийом;
визначити, для вирішення яких питань прибув відвідувач;
зробити відповідні помітки у посвідченні про відрядження (або передати документи у відділ кадрів);
дізнатися, чи забезпечений відряджений житлом. Якщо ні, то Допомогти йому в цьому.
Якщо ж прийом прибуває делегація, прес-секретареві слід заздалегідь потурбуватися про приїзд і від'їзд відвідувачів, сувеніри для них. Потрібно скласти ділову і культурну програму перебування гостей, розселення, харчування тощо. У разі прибуття іноземної делегації секретар зобов'язаний потурбуватися про перекладача.
Прийом відвідувачів з особистих питань, як правило, планується на кінець тижня або кінець робочого дня. Цього дня керівники підрозділів, які можуть бути потрібні керівникові під час прийому, повинні бути на своїх робочих місцях, щоб у разі потреби допомогти йому. Організовуючи прийом працівників підприємства з особистих питань прес-секретареві слід виявляти вихованість і бути тактовним
Під час проведення прийомів різних категорій прес-секретар сам приймає всі телефонні дзвінки, переадресовує їх заступникам керівника. Не можна під час прийому пропускати в кабінет керівника, працівників, яких не стосуються вирішувані питання.
Висновки
Щоб полегшити роботу керівника, прес-секретар має допомагати йому орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити та опрацьовувати потрібну інформацію, а інколи готувати інформаційно-оглядові реферати. Також помічник повинен бути готовим продумати до дрібниць ділову поїздку керівника, належним чином організувати прийом відвідувачів під час його відсутності.
Щодня прес-секретар повинен збирати і записувати в спеціальному щоденнику інформацію, яка може зацікавити керівника. Якщо потрібно, слід звернутися за уточненнями чи роз'ясненнями до фахівців. Керівникові потрібно надавати тільки достовірну інформацію.
Крім фахової періодики, прес-секретар переглядає певні книжки, відбираючи ті матеріали, що стосуються діяльності керівника, чи теми, якими він цікавиться. Для зручності слід робити вирізки або ксерокопії та складати їх в окремі папки за тематикою. Також прес-секретар повинен шукати статті, різні статистичні дані в мережі Інтернет, вказуючи посилання на ресурси.
Прес-секретар до найдрібніших деталей має продумати ділову поїздку керівника, аби вона була максимально успішною.
Робота прес-секретаря полягає не лише у висвітлених вище вміннях, а й передбачає необхідність володіти багатьма іншими знаннями і навичками.
Використана література
. Вяткин К. Лоббизм по-немецки // Полис. - 1995. - №3. - С. 180-183.
. Светова С. Лоббизм как процесс. - 1996.
3. Почепцов Г. Г. Паблік рилейшнз: Навч. посіб. - 3-тє вид., випр. і доп. - К.: Т-во "Знання", КОО, 2006. - 327 с.
4. Слісаренко І. Ю. Паблік рилейшнз у системі комунікації та управління: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2001. - 104 с.