Организация работы с документами в медицинском учреждении
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. Штат и штатное расписание
. Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения
. Изменения в штатном расписании
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована.
Уровень управления современной организацией зависит от того, насколько рационально и грамотно поставлена работа с документами в организации, т.е. насколько эффективно организовано делопроизводство (документационное обеспечение управления).
Для оптимизации работы учреждения, руководителю организации необходимы сведения более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. Необходимые сведения, отражающие структуру и штат организации включает в себя штатное расписание организации.
В современном мире, когда резко возросли потоки информации, функции документирования, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, составляют огромный процент от всех управленческих функций и требуют больших интеллектуальных и трудовых затрат.
Кроме того, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого специалиста, имеющего дело с документами.
Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.
1. Штат и штатное расписание
Одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы. Несмотря на применение этого документа в течение длительного времени практически во всех организациях, у работников кадровых служб возникают вопросы о порядке его составления, оформления и изменения. Рассмотрим подробнее нормы права, регулирующие данные вопросы.
Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов.
Вот уже два с лишним года в России применяется единая форма штатного расписания. До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания, особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.
В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание. А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.
Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.
В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии)[2, c 231].
В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.
Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
Таким образом, одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы. Несмотря на применение этого документа в течение длительного времени практически во всех организациях, у работников кадровых служб возникают вопросы о порядке его составления, оформления и изменения.
. Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения
В медицинском учреждении штатное расписание составляется отдельно по бюджетным подразделениям и подразделениям, оказывающим платные медицинские услуги. При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений.
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данная форма (N Т-3) применяется организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ, в том числе бюджетными учреждениями.
Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения утвержден Приказом Минздравмедпрома Российской Федерации от 18.01.1996 г. N 16 [6, c 2].
Штатное расписание разрабатывается каждым учреждением здравоохранения самостоятельно и ежегодно утверждается главным врачом (директором, заведующим, начальником) по состоянию на 1 января по утвержденному настоящим приказом порядку:
. Штатное расписание является документом, которым определяется структура учреждения и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по учреждению.
. В соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации штатная структур и штатное расписание разрабатываются учреждениями здравоохранения самостоятельно. В графе "Утверждаю" ставится подпись главного врача (директора, заведующего, начальника) и дата утверждения.
. Штатное расписание составляется по установленной форме всеми учреждениями здравоохранения и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Пере утверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него не вносились изменения или вносились незначительные изменения. В этом случае оформляется перечень изменений.
. Наименование учреждения здравоохранения указывается в соответствии с действующей номенклатурой этих учреждений. В настоящее время для учреждений здравоохранения, действует номенклатура утвержденная приказом Минздравмедпрома России от 20.02.95 N 35.
. Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем учреждения здравоохранения.
. В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном. Например, врач-терапевт, медицинская сестра палатная, санитарка-буфетчица.
Должности, не относящиеся к медицинским или фармацевтическим, приводятся в штатном расписании, как правило, по немедицинским структурным подразделениям.
.Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.
. Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с номенклатурами врачебных и Провизорских должностей, должностей среднего медицинского и Фармацевтического персонала, перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными в установленном порядке.
. В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей (численность по штатному расписанию должна корреспондироваться с численностью по тарификационному списку), в том числе численность должностей врачебного, среднего и младшего медицинского и фармацевтического персонала, приравненного по оплате труда к врачам.
По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в штатном расписании на основании (пункта 5 порядка составления штатного расписания), определяется руководителем учреждения здравоохранения. При этом в каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном (например, заведующий структурным подразделением, врачи-специалисты, медицинская сестра, санитарка, водитель автомобиля, уборщик служебных помещений).
В штатном расписании указывается итоговая численность должностей, соответствующая расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной сметой (пункты 6, 7 порядка составления штатного расписания). Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.
При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным.
В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».
Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.
Всякого рода надбавки и должностной оклад, выплаченные за определенный месяц составляют месячный фонд заработной платы. Под фондом заработной платы понимаются суммарные денежные средства, предусмотренные штатным расписанием и системой оплаты, которые действуют на предприятии для выплаты работникам [9, c 376].
Для перехода на новую систему оплаты труда учреждениям здравоохранения при формировании штатного расписания и направлении его на согласование с вышестоящей организацией следует исходить из принципа достаточности численного состава работников учреждения для гарантированного выполнения ими соответствующих уставным целям федеральных бюджетных учреждений функций, задач и объемов работ. При этом главным распорядителям при согласовании штатного расписания необходимо обращать внимание на его обоснованность в части соответствия включенных в него данных функциям, задачам и объемам работ каждого из подведомственных федеральных бюджетных учреждений.
В случае, если в штатное расписание не вносились изменения либо вносились, но незначительные, то его переутверждение на предстоящий год необязательно. В этом случае оформляется перечень изменений на основании пункта 3 Порядка составления штатного расписания.
штатный расписание документ изменение
3. Изменения в штатном расписании
Иногда возникают ситуации, когда приходится вносить в штатное расписание определенные изменения. Как правило, изменения в штатное расписание вносятся в случаях сокращения численности или штата работников. При этом в случае сокращения численности сотрудников исключают только отдельные единицы, а в случае сокращения штата - целые подразделения. В данном случае работники, которые трудятся по сокращаемым профессиям подлежат увольнению по определенным статьям Трудового Кодекса Российской Федерации.
Согласно постановления Госкомстата Российской Федерации от 24.03.99 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в форме первичной документации (за исключением форм по учету кассовых операций) предприятие может в случае необходимости вносить дополнительные реквизиты. Однако все реквизиты утвержденных форм остаются без изменений, в том числе код, номер формы, название документа.
Очень важным в оформлении штатного расписания является то, что удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм категорически запрещено. Все вносимые изменения оформляются распорядительным документом компании. При этом форматы бланков, которые указываются в унифицированных формах первичной учетной документации хоть и являются рекомендуемыми, могут претерпевать изменения.
В процессе изготовления бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допустимо внесение изменений в плане расширения или сужения строк и граф, учитывая значность показаний, а так же включения необходимых дополнительных строк и вкладных листков, необходимых для удобства размещения и дальнейшей обработки всей необходимой информации [8, c 456].
Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. Заголовки приказа в данном случае могут быть следующими:
О внесении изменений в штатное расписание;
Об изменении штатного расписания;
О частичном изменении штатного расписания.
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
реорганизация компании;
изменение законодательства.
Заключение
Персонал-это основной ресурс организации. Работа с ним очень важна для какого-либо предприятия. Когда структура предприятия определена, составляется штатное расписание. Руководителю очень удобно его иметь, так как штатное расписание сообщает ему о количестве работников и заработной платы, также по нему руководитель определяет число вакансий и может видеть причину их появления.
Таким образом, одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы. Несмотря на применение этого документа в течение длительного времени практически во всех организациях, у работников кадровых служб возникают вопросы о порядке его составления, оформления и изменения.
Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения утвержден Приказом Минздравмедпрома Российской Федерации от 18.01.1996 г. N 16.
Штатное расписание разрабатывается каждым учреждением здравоохранения самостоятельно и ежегодно утверждается главным врачом (директором, заведующим, начальником) по состоянию на 1 января по утвержденному настоящим приказом порядку.
Также следует отметить, что иногда возникают ситуации, когда приходится вносить в штатное расписание определенные изменения. Как правило, изменения в штатное расписание вносятся в случаях сокращения численности или штата работников. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.
Таким образом, я полагаю, что штатное расписание очень важный документ, помогающий в работе руководителя и более эффективной работы организации.
Список использованной литературы
1. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник/Т. А. Быкова - М.;МЦФР, 2006г.-560с.
2. Габуева Л.А. Экономика ЛПУ: экономическая эффективность и бизнес-планирование. М.:Грантъ, 2001.
. Данилов, Е.Н. Анализ хозяйственной деятельности в бюджетных и научных учреждениях: учебник / Е.Н. Данилов, В.Е. Абарникова, Л.К. Шипиков. - Мн.: Интерпрессервис, Экоперспектива, 2003. - 336 с.
4. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина. - М.: Омега-Л, 2007.
5. Кучеренко, В.З. Основные направления реформирования российского здравоохранения на современном этапе // Экономика здравоохранения. - 2007. - №8. - С.11-19.
. Приказ ФСФО РФ от 23.01. 2001 г. №16 "Об утверждении методических указаний по проведению анализа финансового состояния организации" // Вестник ФСФО РФ. - 2001. - №2. - С.
. Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. - М.;Юстицинформ, 2005
. Семенов, В.Ю. Экономика здравоохранения / В.Ю. Семенов. - М.: МЦФЭР, 2008. - 456 с.
. Трушкина, Л.Ю. Экономика и управление здравоохранением: учебник / Л.Ю. Трушкина [и др.] ; под ред. Л.М. Демьянова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 376 с.
. Шамшурина Н.Г. Дифференцированная оплата труда медицинского персонала // ГлавВрач. - 2007. - №6. - С.5-7.