Пресс служба в системе высшего учебного заведения
Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»
Гуманитарный факультет
Отделение филологии
Кафедра филологии и массовых коммуникаций
Пресс служба в системе высшего учебного заведения
Выполнил студент
Третьяков В.И
Нижневартовск 2011
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЯ ПРЕСС СЛУЖБА
.1 Определение понятия пресс-службы
.2 Деятельность пресс - службы
.3 Классификация пресс-служб
ГЛАВА 2. ПРЕСС-СЛУЖБА В СИСТЕМЕ ВУЗА (на примере Нижневартовского государственного гуманитарного университета)
2.1 Предпосылки создания, структура и место пресс-службы в вузе
.2 Содержание деятельности и особенности функционирования пресс-службы в вузе
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Для реализации управленческого потенциала фирмы, государственного органа, или государственного учебного заведения, организации все чаще прибегают к организации собственной пресс-службы.
На сегодняшний день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими компаниями. Причиной создания собственного подразделения по связи со СМИ можно назвать много, например: неудовлетворительное качество заказной продукции сторонних агентств, неприемлемые цены, отсутствие контроля качества или невозможность контролировать в полной мере ход работы и качество выпускаемой им продукции.
Актуальность работы состоит в исследовании деятельности пресс-отдела, направленной на формирование и развитие положительных отношений со средствами массовой информации, а также на образование общего информационного поля внутри организации.
Цель курсовой работы заключается в изучении специфики функционирования пресс-отдела в структуре высшего учебного заведения гуманитарного профиля (на примере Нижневартовского государственного гуманитарного университета).
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть понятие пресс службы как отдельного подразделения в системе.
изучить особенности работы пресс-службы высшего учебного заведения;
выявить основные этапы формирования собственной пресс -службы (на примере Нижневартовского государственного гуманитарного университета).
определить места и роли пресс-отдела в структуре высшего учебного заведения гуманитарного профиля (на примере Нижневартовского государственного гуманитарного университета).
Объектом исследования в данной работе является информационное поле НГГУ.
В качестве предмета исследования выступает деятельность отдела по связям с общественностью Нижневартовского государственного гуманитарного университета.
Программа исследования состояла из нескольких этапов, которые нашли свое отражение в структуре данной работы: Работа состоит из 2-х глав: в первой главе рассматриваются теоретические аспекты пресс-службы как отдельного отдела. ; во второй - предпосылки создания, история становления и развития пресс-отдела НГГУ, функции которого осуществляет пресс-центра. Содержании деятельности, структура и место пресс-центра в системе организации данного типа.
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЯ ПРЕСС СЛУЖБА
.1 Определение понятия пресс службы и структура
Классическое определение пресс-службы, сформулированное ещё в Большой советской энциклопедии, звучит следующим образом:
1) служба информации, организуемая на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и тп для содействия журналистам, освещающим данные события;
) постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати. Пресс службу можно определить как совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое, выполняющих определённую функцию. Современная пресс-служба строится на основе анализа информационных потребностей и коммуникационных сетей. При этом внимание акцентируется на отборе необходимой и приоритетной информации, а также коммуникационных каналах её распространения .
Цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в передаче «нужной» информации в «нужное время» на самых разных уровнях. Исходя из этого формируется структура пресс-службы, которая может включать в себя следующие подразделения:
Отдел по связям со СМИ, отвечающий за работу с журналистами, своевременную подготовку и передачу информации , организацию пресс мероприятий.
Отдел коммуникационных стратегий, на который возлагается задача формулировки ключевых направлений информационной политики на внешнем и внутреннем уровнях, разработка имеджевой стратегии и мониторинга текущей ситуации.
Отдел выставок, планирующий и обеспечивающий участие в значимых выставках и ярмарках, разрабатывающий концепцию выставочной деятельности, оценивающий эффективность участия в подобных мероприятиях.
Отдел корпоративных связей с общественностью, в задачи которого входят формирование корпоративной культуры и создание определённой атмосферы в коллективе.
Отдел аналитики, проводящий анализ всей внешней среды, оценивающей эффективность деятельности пресс-службы в целом.
На практике пресс-служба зачастую отвечает за построение отношений со СМИ, и её функция сводится к распространению материалов о деятельности компании, органа власти или организации. В этом случае вся пресс служба может быть представлена пресс-секретарём. При таком подходе организация может понести большие имиджевые потери, так как большая часть важных участков информационной работы остаётся неохваченной. А руководитель пресс-службы столкнётся с отсутствием интереса к подаваемым материалам со стороны СМИ.
.2 Функции современной пресс-службы
Функции пресс-службы
.Выстраивание эффективных отношений со средствами массовой информации
Сотрудники пресс-службы должны осуществлять постоянное взаимодействие со СМИ: готовить информационно-аналитические материалы и рассылать их в соответствующие издания, представлять по запросу СМИ необходимую информацию, готовить интервью с руководством компании, организовывать пресс-конференции и брифинги, разрабатывать и проводить информационные кампании.
.Подготовка публичных выступлений первого лица организации или его заместителей.
Одной из самых важных задач пресс-службы является подготовка выступлений руководителей организации. Особенно сложен процесс подготовки публичных выступлений чиновников, их речь должна быть изложена простым и понятным языком. Необходимо донести до аудитории основные посылы, правильно расставив акценты и не изменив смысловой нагрузки.
.Подготовка для руководителей подразделений ежедневных обзоров средств массовой информации.
Вычленение наиболее интересных фактов, которые отражают развитие социально-экономических процессов. Обзор не должен превышать трех страниц. Суть материала должна передаваться 40
четко, без искажений ключевой мысли и интонации. Наиболее важные публикации целиком прилагаются к обзору.
.Разработка и реализация коммуникационной программы по сованию и укреплению позитивного имиджа организации.
В последние годы вопросам построения имиджа организации уделяется все больше внимания. Ведь создание имиджа предполагает разработку информационно-коммуникационных материалов, которые позволяют сознательно участвовать в жизни организации.
.Формирование корпоративной культуры.
Создание корпоративной культуры может входить в функции пресс-службы, так и отдела по управлению персоналом. Главной целью является формирование сплоченности, единства в процессе принятия и реализации решений. Особенно важна корпоративная культура в кризисных ситуациях. Пресс-служба в таких случаях берет эти функции целиком на себя и занимается подготовкой и изданием печатных материалов, созданием информационных носителей (например, внутреннего корпоративного сайта), реализацией обучающих программ, нацеленных на выработку антикризисных решений.
.Участие в выставочной деятельности.
Выставка - эффективное средство донесения ключевых информационных материалов. Она предполагает высокую степень наглядности и вовлечения участников в заданный коммуникационный процесс. Участие в выставках предполагает работу на стенде, организацию образовательных семинаров. Их проведение позволяет раскрыть основные содержательные аспекты деятельности компании или организации широкой общественности и профильным СМИ.
.Развитие системы внутрикорпоративных коммуникаций
нацеленных на привлечение кадров, сплочение коллектива, повышение его лояльности к организации.
.Создание системы экспертного аудита, позволяющей формировать пул экспертов и получать квалифицированные содержательные заключения по основным направлениям деятельности организации, которые затем могут быть переданы в СМИ и доведены до широкой общественности.
.Проведение студенческих конкурсов
Инициация студенческого конкурса совместно с высшим учебным заведением позволяет решить сразу несколько задач. Во-первых, создается качественный информационный повод. Во-вторых, по результатам конкурсного отбора к работе в организации могут быть привлечены наиболее яркие и талантливые студенты.
.Налаживание обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками.
Обратная связь позволяет выявлять эффективность информационных мероприятий, оценивать резонанс, вызванный размещением информационного материала, готовить актуальную информацию, отслеживать возникающие проблемы или кризисные ситуации, корректировать принимаемые решения, своевременно реагировать на негативные материалы. Постоянный мониторинг обратной связи дает возможность разработки альтернативных сценариев информационной работы. Например, в случае выхода негативного материала можно разместить альтернативную актуальную информацию - внимание аудитории будет оттянуто от негатива.
.Редакционно-издательская деятельность.
Пресс-служба оценивает потребность аудитории в информации, касающейся деятельности организации, и готовит рекомендации о целесообразности выпуска различных видов печатной продукции. Как правило, к разного рода мероприятиям выпускаются буклеты, рассказывающие о деятельности организации и ее продукции. Также возможно издание журнала или корпоративной газеты.
В функции пресс-службы входит подготовка письменных выступлений. Спектр подготавливаемых материалов чрезвычайно широк: от небольших поздравительных текстов до объемных содержательных отчетов. При подготовке большого аналитического материала предполагается тесное сотрудничество с другими подразделениями организации. Задача пресс-службы - получить информацию и облечь ее в понятный и доступный для восприятия вид.
.Ведение пресс-досье.
Подготовка пресс-досье существенно облегчает работу сотрудника пресс-службы. Пресс-досье содержат данные об основных изданиях, ведущих журналистах, пишущих на данную тему.
Пресс-досье помогают отслеживать тональность материалов, расстановку акцентов, собирать данные о том, какая из представленной информации находила отражение в том или ином СМИ. Каждая организация формулирует функции пресс-службы исходя из имеющихся потребностей. Например, пресс-служба Федеральной службы по тарифам выполняет следующие функции:
осуществление информационной политики компании;
обеспечение связей руководства компании со средствами массовой информации;
определение основных целевых групп для взаимодействия;
ежедневный мониторинг прессы и всей информации, касающейся сфер деятельности организации;
планирование PR-мероприятий и мероприятий, связанных со СМИ;
формирование положительного образа компании;
оперативное реагирование на возникающие кризисные ситуации и поступающую негативную информацию, способную навредить имиджу компании;
организация и проведение семинаров, конференций; их техническое и информационное сопровождение;
сбор, анализ поступающей информации;
рекламно-издательская деятельность;
организация рассылки поздравительных телеграмм, писем, открыток, подарков и т.п.;
ведение баз данных по СМИ, клиентам и т.д.
Работа с журналистами
.Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, круглых столов.
.Распространение через информационные агентства пресс-релизов.
.Консультирование представителей СМИ по вопросам, относящимся к компетенции компании.
.Предоставление средствам массовой информации сведений о деятельности компании, проводимых мероприятиях, важных совещаниях, событиях.
.Подготовка и распространение в СМИ официальных сообщений, пресс-релизов и других информационных материалов по различным вопросам деятельности компании.
Подготовка бэкграундеров компании для различных мероприятий.
Внутрикорпоративные мероприятия
.Издание внутрикорпоративных журналов, вестников, брошюр и т.д.
.Создание информационных стендов, досок объявлений и т.п.
.Разработка фирменного стиля, собственной рекламной и подарочной продукции.
Организация внутрикорпоративных мероприятий.
Поддержка интернет-сайта компании
.Своевременная публикация на сайте компании пресс-релизов, объявлений, информационных писем, записок и т.д.
.Представление на сайте всей необходимой контактной информации.
.