Теоретические основы исследования планирования как функции управления

Теоретические основы исследования планирования как функции управления

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Планирование роль является важнейшими элементами управления современной организацией. Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения.

Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения. Контроль же можно определить как деятельность, направленную на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм (технологических, поведенческих и др.) организации. Все вышесказанное подтверждает актуальность темы исследования.

Целью работы является всесторонне изучение систем планирования и контроля в рамках функционирования современной организации.

Достижение данной цели обусловило постановку следующих частных задач:

определение понятия и сущности планирования как функции управления в организации;

выявление особенностей построения системы планирования в организации;

изучение существующих способов совершенствования системы планирования в организации;

анализ систем планирования в ООО «ФрансАвто»;

разработка рекомендаций по совершенствованию системы планирования в ООО «ФрансАвто».

Предметом исследования является такая функция управления, как планирование, а также возможные пути ее реализации в рамках функционирования конкретного предприятия.

Объектом исследования выступает одно из предприятий г. Воронежа - Общество с ограниченной ответственностью «ФрансАвто».

Теоретические основы исследования составили научные теории в области функций управления организацией, а также аналитические работы авторов по тем или иным аспектам темы исследования.

Структуру работы составляют: введение, в котором поставлены основные цели и задачи работы; основная часть, представленная тремя главами: «Теоретические основы исследования планирования как функции управления в организации», «Анализ системы планирования в ООО «ФрансАвто» и «Рекомендации по совершенствованию системы планирования в ООО «ФрансАвто», в которых наиболее полно рассмотрены вопросы темы исследования; заключение, содержащее основные выводы по работе; список литературы, на основе которой была написана данная работа; приложения, поясняющие те или иные положения работы.

1  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1     Понятие и сущность планирования и контроля в организации. Виды планирования и контроля

Планирование на предприятии является одним из важнейших условий его успешного функционирования. Не имея плана, предприятие будет идти в неизвестность, направляемое только лишь несистематизированными внешними воздействиями и внутренними решениями управленцев.

Планирование представляет собой функцию управления. Сущность этого процесса заключается в логичном определении развития предприятия, постановке целей для любого сектора деятельности и работы каждого структурного подразделения, что необходимо в современных условиях.

При осуществлении планирования ставятся задачи, определяются материальные, трудовые и финансовые средства для их достижения и сроки исполнения, а также последовательность их реализации.

Планирование дает главное - цель, зная которую руководство фирмы будет принимать решения, обоснованные и направленные на ее достижение. На предприятии планируются все процессы: маркетинг, производство, финансы и так далее. Планирование включает в себя эти и другие планы. При его проведении необходимо согласовывать все процессы, происходящие на предприятии. Это делается для того, чтобы каждое небольшое решение в организации принималось с четкой привязкой к определенной цели, выработанной по итогам проведения планирования [21. С. 47].

Планирование является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений при проведении необходимых нововведений и изменений на предприятии с целью достижения желаемого стратегического результата.

Сущность планирования заключается в формулировании основных направлений деятельности предприятия (миссии) и показателей его развития на планируемый период (целей), определяющих желаемый результат его деятельности в целом и в конкретном бизнесе.

В рамках планирования обеспечивается комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие, и определяются действий по их разрешению, а также разрабатывается конкретный план управленческих действий (стратегии) по выполнению миссии предприятия и достижению сформулированных целей.

Планирование представляет собой набор процедур и решений, с помощью которых разрабатывается стратегия предприятия, обеспечивающая достижение целей функционирования предприятия.

Планирование в организации могут быть представлены в разных формах и видах, а также подчиняться определенным принципам их построения, как представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Принципы планирования и контроля

Непрерывность означает, что планирование должно охватывать все этапы работы и распространяться как на длительную перспективу, так и на более короткие сроки. Бессистемность, на каком-либо одном этапе, способна разрушить даже хорошо продуманный план, и устранение ее последствий зачастую требует немалых усилий.

Научность означает, что планирование должно осуществляться на научной основе, т.е. опираться на достоверную информацию, выполняться научно обоснованными методами. В современном планировании и контроле для этого широко применяются математические модели, компьютерная техника.

Приоритетность означает необходимость правильного выбора ведущих (приоритетных) звеньев, от реализации которых зависит общий успех дела. Именно умение выбирать такие приоритеты отличает сильного менеджера от более слабого.

Взаимная увязка и координация означает необходимость охвата всех производственных подразделений предприятия с целью обеспечения сбалансированности совместной работы.

Различают три основные формы организации планирования.

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации.

Процесс планирования, в котором на предприятии участвует множество лиц, осуществляется, как правило, комбинированно сверху вниз и снизу вверх в соответствии с так называемым принципом встречного потока. Представители как минимум двух уровней управления должны согласовать свои цели и представления о путях их достижения в ходе многократно повторяющихся совещаний (плановых конференций), являющихся основой формирования и утверждения плана (рис. 2).

Рисунок 2 - Комбинированное планирование

Необходимо отметить, что планирование бывает разных видов. Рассмотрим их более подробно. Виды планирования представлены в Приложении 1.

1.2 Построение системы планирования в организации

Планирование представляет собой процессы обработки информации. Этот процесс осуществляются с использованием специфических методов и инструментов.

Входом для этих процессов служит информация о внешней и внутренней среде окружающей предприятия.

Выходом - планово-контрольная информация, которая отражается в планах и отчетах.

Плановая информация определяет цели и мероприятия, характеризующие будущие события, имеющие отношения к предприятию.

Фактическая информация отражает уже произошедшие события, сравнивая фактическую с плановой информацией можно получить контрольную информацию.

Согласно системному подходу система планирования должна обладать целенаправленностью, целостностью или полнотой, а также специфическим описанием и целевой ориентированной структурой [8. С. 51].

Процесс планирования характеризуется следующими специфическими признаками:

аналитической и прогнозной информацией о развитии внешней и внутренней среды предприятия в качестве исходной информации;

методами планирования, используемыми при обработке информации;

планово-контрольной информацией, содержащейся в планах и отчетах в качестве выходной информации;

субъектами планирования (руководители и их помощники, оснащенные соответствующими вспомогательными средствами обработки информации, прежде всего компьютерами и программным обеспечением).

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе планирования, и одновременно ее признаками являются элементы, представленные на рисунке 3.

Рисунок 3 - Требования к системе планирования

Процесс планирования в компании состоит из нескольких этапов:

определение миссии и целей организации.

анализ среды, включающий в себя сбор информации, анализ сильных и слабых сторон фирмы, а также ее потенциальных возможностей на основании имеющейся внешней и внутренней информации.

выбор стратегии.

реализация стратегии.

-оценка и контроль выполнения.

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры.

Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.

Система планирования предприятия состоит из отдельных подсистем:

планирование целей, предметом которого являются высшие материальные, стоимостные и социальные цели, в совокупности, определяющие политику предприятия (генеральное целевое планирование);

планирование потенциала, охватывающее планирование по видам, объектам и структуре потенциала;

планирование процессов и объектов, в рамках которого определяется во времени и пространстве последовательность осуществляемых процессов, необходимых для достижения цели, и устанавливается вид и объем использования в соответствующих процессах субъектов и объемов ресурсов;

плановые расчеты, которые являются количественным выражением планировани.

В целом, подводя итог данному разделу, можно сделать вывод, что система планирования может быть построена в результате реализации функционирования тех или иных элементов в разные периоды действия. Для наибольшей эффективности функционирования системы планирования и контроля необходимо соблюдение определенных принципов ее построения.

Таким образом, подводя итог данной главе, можно сделать вывод, что планирование в организации являются самостоятельными функциями управления.

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

распределения ресурсов;

координации деятельности между отдельными подразделениями;

координации с внешней средой (рынком);

создания эффективной внутренней структуры;

контроля за деятельностью;

развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

система планирование контроль

2      АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ В ООО «ФРАНСАВТО»

.1     Общая характеристика и основные показатели ООО «ФрансАвто»

Общество с ограниченной ответственностью «ФрансАвто» является одним из крупных предприятий города Воронежа.

На сегодняшний день ООО «ФрансАвто» является единственным в Воронеже и в Центрально-Черноземном регионе официальным дилером легендарной французской марки CITROËN.

Компания работает на автомобильном рынке с апреля 2005 г. Основной вид деятельности - продажа новых автомобилей Citroen, в том числе, предпродажная подготовка, гарантийное и послегарантийное обслуживание. Модельный ряд представлен автомобилями: Citroen C2, C3, C3 «Pluriel», C4, C5, С6, С8, «Picasso», «Berlingo», «Jumper».

В автосалоне представлены более 15 банков и страховых компаний. Специалисты компании оказывают содействие в расчет кредита и страховании при покупке автомобиля.

Во главе предприятия стоит генеральный директор, за которым закреплено право последнего слова при принятии решений и подписи касающихся экономической, юридической и хозяйственной деятельности предприятия. В структуру ООО «ФрансАфто» входят 11 отделов (Приложение 2).

Проведем анализ финансового состояния ООО «ФрансАвто» на основе бухгалтерского баланса ООО «ФрансАвто» (Приложение 3). Анализ проведен в таблице 1.

Таблица 1 - Анализ финансового состояния ООО «ФрансАвто»

Как видно из таблицы 1 финансовое состояние в ООО «ФрансАвто» на протяжении последних 3 лет было достаточно неустойчивым и смогло нормализоваться только к концу 2011 года, что, на наш взгляд, связано с финансовым кризисом и постепенным снижением его влияния в 2011 году на данное предприятие.

На сегодняшний день предприятие, как дилер, обладает рядом преимуществ (табл.2), которые делают функционирование более эффективным и перспективным.

Таблица 2 - Преимущества ООО «ФрансАвто» как официального дилера CITROËN

Для наиболее подробной характеристики ООО «ФрансАвто» проведем оценку внешней и внутренней среды предприятия, проведем оценку возможностей (Приложение 4) и угроз (Приложение 5).

Далее осуществим анализ внутренней среды посредством анализа сильных и слабых сторон. Анализ слабых и сильных сторон позволяет понять, какие у предприятия есть преимущества, для того, чтобы использовать их для развития деятельности, а какие недостатки, чтобы иметь возможность устранить существующие «минусы», в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

В целом, результаты данной таблицы показывают, что ООО «ФрансАвто» обладает как сильными, так и слабыми сторонами, наличие которых необходимо учитывать со стратегической точки зрения. Результаты исследования представим в виде матрицы (табл.3).

Таблица 3 - Матрица SWOT- анализа для ООО «ФрансАвто»

Таким образом, мы видим, что у ООО «ФрансАвто» имеется несколько направлений развития.

В целом, подводя итог данному разделу, можно сделать вывод, что ООО «ФрансАвто» является одним из динамично развивающихся предприятий города Воронежа. Несмотря на наличие некоторых финансовых проблем в 2009-2010 гг. организации удалось преодолеть финансовый кризис и к концу 2011 году выйти на новый уровень развития.

2.2     Анализ системы планирования в ООО «ФрансАвто»

Цель планирования в ООО «ФрансАвто» - разработка и построение системы планов предприятия, направленных на удовлетворение спроса потребителей и получение достаточной и стабильной прибыли от хозяйственной деятельности. Необходимо отметить, что в структуре управления ООО «ФрансАвто» имеется отдел планирования и контроля, структура которого представлена на рисунке 4.

Рисунок 3 - Структура отдела планирования и контроля ООО «ФрансАвто»

Бюро экономического планирования разрабатывает направления развития предприятия в финансовом плане, как основе всего функционирования предприятия.

Бюро общего развития занимается разработкой планов по всем остальным направлениям деятельности ООО «ФрансАвто». Однако, фактические данное бюро занимается разработкой планов в маркетинге.

Бюро анализа и прогнозов отдела планирования и контроля ООО «ФрансАвто» занимается анализом текущей деятельности и прогнозирования развития предприятия на краткосрочную перспективу. На наш взгляд, задачи и функции данного бюро дублируют функциональные обязанности других отделов, в частности, экономического отдела.

Бюро контроля занимается контрольными функциями и будет рассмотрено нами в следующем разделе.

На наш взгляд, данная структура отдела планирования и контроля ООО «ФрансАвто» не оправдана и с точки зрения количества структурных элементов, и с точки зрения количества работников, поскольку при таком количестве сотрудников и бюро планирование и контроль становятся более раздутыми, а, следовательно, менее конкретными и в связи с этим менее эффективными.

Стоит отметить, что в ООО «ФрансАвто» существует своя технология планирования, применяемая всеми бюро отдела планирования и контроля, которая включает в себя:

определение и обоснование основной цели и вытекающих из нее задач предприятия;

оформление поставленной задачи, установление конкретных показателей и заданий для исполнителей;

детализацию задания по видам и объемам работ, конкретным рабочим местам и срокам исполнения;

детальные расчеты затрат и получаемых результатов на весь период планирования.

Каждый из указанных элементов оформляется отдельным локальным актом, который является обязательным для того отдела, для которого осуществлялось планирование (экономический отдел и отдел маркетинга).

Деятельность, связанную с планированием, осуществляемую в ООО «ФрансАвто» можно разделить на несколько основных этапов:

. Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях ООО «ФрансАвто» и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов.

. Деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности ООО «ФрансАвто».

. Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении.

Таким образом, процесс планирования в ООО «ФрансАвто» является первым этапом общей деятельности фирмы. Исполнение плана в ООО «ФрансАвто» осуществляется по схеме, представленной на рисунке 4.

Рисунок 4 - Схема исполнения плана в ООО «ФрансАвто»

Как было отмечено в главе 1 данного исследования система планирования в организации начинается с построения целей, ценностей и миссии, которые представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Ценности и миссия ООО «ФрансАвто»

Для наибольшей эффективности в функционировании предприятия в ООО «ФрансАвто» разработаны стратегические цели развития, представленные в таблице 5.

Таблица 5- Стратегические цели ООО «ФрансАвто»

Таким образом, мы видим, что в ООО «ФрансАвто» разработаны основные «отправные» точки, ориентируясь на которые строится вся система планирования. В таблице 5 указаны основные цели ООО «ФрансАвто». На основе данных целей и исходя из особенностей развития данного предприятия были разработаны более детальные цели и основные направления планирования, которые представлены в приложении 7.

Таким образом, мы видим, что наиболее «проблемными» участками деятельности ООО «ФрансАвто» являются сферы финансов и маркетинга. В связи с этим, именно в данных областях осуществляется планирование в ООО «ФрансАвто».

На наш взгляд, данная позиция предприятия не верна, поскольку планирование должно осуществляться в перспективе развития предприятия, а не только на определенный момент, то есть получается, что планирование в ООО «ФрансАвто» носит неполный характер, поскольку затрагивают лишь два аспекта деятельности - финансы и маркетинг, то есть в ООО «ФрансАвто» осуществляется планирование только финансовой и маркетинговой деятельности, что говорит о недоработанности системы планирования на данном предприятии. Рассмотрим указанные виды планирования в ООО «ФрансАвто» более подробно.

Финансовое планирование в ООО «ФрансАвто» осуществляет бюро экономического планирования. Планирование финансов включает в себя планирование трех элементов, представленных на рисунке 5.

Рисунок 5 - Элементы финансового планирования в ООО «ФрансАвто»

Совокупность запланированных доходов и расходов в ООО «ФрансАвто» фиксируется в финансовом плане, который имеет структуру, представленную в приложении 8.

Структура финансового плана ООО «ФрансАвто» имеет как достоинства, так и недоработки. К достоинствам можно отнести включение в финансовый план всех основных показателей деятельности предприятия.

К недостаткам, на наш взгляд, относится обобщенность плана, то есть в нем нет указаний на более детальную проработку и анализ возможных доходов и расходов, так же в плане не предусмотрены форс-мажорные и кризисные ситуации, которые могут повлиять на функционирования фирмы.

Кроме того, в плане нет анализа соотнесенности ни номинальной, ни процентной с предыдущим годом, стоит только цифровое обозначение, которое не дает представления о динамики финансовых процессов, протекающих в ООО «ФрансАвто».

Стоит отметить, что еще одним недостатком финансового планирования в ООО «ФрансАвто» является наличие только краткосрочного планирования, то есть планы разрабатываются только сроком на один год с разделением на кварталы. Отсутствие долгосрочного планирования не дает представления о возможностях предприятия и его дальнейшем функционировании и его перспективах.

Еще одним направлением планирования в ООО «ФрансАвто» является планирование маркетинговой деятельности. Данным видом планирования занимается бюро общего планирования совместно с отделом маркетинга. Маркетинговое планирование в ООО «ФрансАвто» осуществляется по направлениям, представленным приложении 9.

Как видно маркетинговое планирование в ООО «ФрансАвто» обосновано и включает в себя основные элементы маркетинговой деятельности предприятия. Необходимо отметить, что наибольшей проработанности подвергается планирование представительских мероприятий, структура которых представлена в приложении 10.

Такие же подробные планы существуют и по остальным элементам маркетингового планирования. Таким образом, мы видим, что данный вид планирования на предприятии достаточно развит, что является его несомненным плюсом. В тоже время, недостатком является отсутствие среднесрочного и долгосрочного планирования. Указанные планы разрабатываются поквартально и на следующий год. Более длительные планы отсутствуют, что не дает проследить перспективу развития данного предприятия.

Для более глубокого анализа системы планирования в ООО «ФрансАвто» нами было проведено исследование оценки данной системы. В ходе работы был разработан алгоритм оценки качества системы планирования в ООО «ФрансАвто», предполагающий последовательное выполнение следующих этапов:

. Согласование перечня анализируемых показателей (параметров легенды) и утверждение опросной анкеты (Приложение 11). Анкета, разработана для оценки качества системы планирования. Экспертам предлагается оценить систему планирования по определенным критериям. В качестве экспертов выступали 10 сотрудников предприятия из разных отделов.

. Проведение опроса респондентов. Анкета состоит из трех частей («Ожидание», «Восприятие» и «Важность»). Первая часть анкеты фиксирует ожидания респондентов относительно выделенных критериев оценки качества системы планирования, используя пятибалльную шкалу Лайкерта (1- не удовлетворительно; 2 - низкий уровень; 3 - удовлетворительно; 4 - хорошо; 5 - отлично). Вторая часть анкеты предназначена для оценки восприятия респондентами степени соответствия обследуемой системы планирования выделенным критериям (1 - полное разочарование; 2 - раздражен; 3 - ожидания оправдались; 4 - приятно удивлен; 5 - восторг). Соответственно, третья часть анкеты (значимость) предназначена для оценки важности тех же параметров по пятибалльной шкале (1 - полное безразличие; 2 - не важно; 3 - должно быть; 4 - важно; 5 - жизненно необходим).

. Оценка рейтинга (среднего балла) ожидания респондентов.

. Оценка рейтинга (среднего балла) восприятия качества систем планирования.

. Оценка рейтинга (среднего балла) значимости (важности).

. Исчисление по каждому параметру легенды коэффициента качества как разности рейтингов восприятия и ожидания

Qi = Pi - Ei                                                                                      (1)

где Qi - коэффициент качества (quality) по i - му критерию;

Pi - потребительское восприятие (perception) качества по критерию i;

Ei - потребительское ожидание (expectation) качества по i - му критерию.

Удовлетворительным результатом считаются негативные коэффициенты качества, максимально приближающиеся к нулевому значению. Положительные значения коэффициентов указывают на «суперкачество» и, как правило, в исследованиях встречаются редко.

. Расчет диапазона проблемности как суммы значений всех отрицательных уровней проблемности критериев качества услуги.

Результаты исследования представлены в таблице 6.

Таблица 6 - Результаты исследования по оценке эффективности систем планирования в ООО «ФрансАвто»

Проведенное исследование позволило выявить ряд общих проблем, основными из которых являются:

во-первых, ни одна из исследуемых систем планирования не отвечает требованию критерия «Осознание сотрудниками организации смысла существования Вашего предприятия», следовательно, на предприятии либо вообще не проводится ознакомление сотрудников с целями предприятия, либо наблюдается не полнее понимание данных целей сотрудниками, что негативно сказывается на общем функционировании ООО «ФрансАвто».

во-вторых, выявлено, что качество подготовки документов не соответствует требованиям экспертов, что в свою очередь отрицательно влияет на уровень согласования плановых расчетов, а также на процесс контроля планов;

в-третьих, в системе планирования ООО «ФрансАвто» не достаточно эффективно используются инструменты стратегического анализа.

В целом, проведенное исследование позволило выявить наличие определенных проблем в системе планирования ООО «ФрансАвто», совокупность которых представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Недостатки системы планирования в ООО «ФрансАвто»

Таким образом, подводя итог данному разделу, можно сделать вывод, что система планирования, существующая на анализируемом предприятии, нуждается в усовершенствовании, которое должно быть направлено на устранение выявленных в ходе анализа недостатоков. Рекомендации по совершенствованию системы планирования для ООО «ФрансАвто» будут представлены в третьей главе данного исследования.

Таким образом, подводя итог данной главе, можно сделать вывод, что в ООО «ФраснАвто» на сегодняшний день существует и система планирования, и система контроля. Данные системы в ООО «ФрансАвто» осуществляются в несколько этапов в соответствии с целями и принципами, разработанными данной организацией.

В организационной структуре ООО «ФраснАвто» присутствует специальное структурное подразделение - отдел планирования и контроля, сотрудники которого выполняют соответствующие функции. Наличие данного структурного подразделения говорит о повышенном внимании руководства фирмы к таким управленческим функциям, как планирование и контроль. В то же время, сама структура отдела планирования и контроля, на наш взгляд, не отвечает требованиям и интересам самого предприятия и нуждается в корректировке.

Изменить так же, на наш взгляд, необходимо и направленность осуществления планирования и контроля, которое в ООО «ФрансАвто» носит ограниченный характер, путем добавления планирования и контроля в других сферах функционирования предприятия.

Кроме того, в совершенствовании нуждаются и некоторые составные элементы систем планировании и контроля. Рекомендации по их улучшению будут представлены в следующей главе данного исследования.

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ В ООО «ФРАНСАВТО»

3.1     Пути совершенствования системы планирования в ООО «ФрансАвто»

Рекомендации по совершенствованию системы планирования предлагаются в соответствии с устранением выявленных недостатков.

1.       Разработка эффективной структуры отдела планирования.

На наш взгляд, структура отдела планирования ООО «ФрансАвто» раздута и неэффективная по своей функциональности. Для устранения данной проблемы нами разработана более эффективная структура отдела планирования, представленная на рисунке 7.

Рисунок 7 - Рекомендуемая структура отдела планирования ООО «ФрансАвто»

Специалист по финансовому и инвестиционному планированию должен осуществлять следующие функции:

- разрабатывает финансовую стратегию предприятия на определенный период времени;

определяет финансовые проблемы, которые требуют решения в перспективе; определяет финансовые возможности, которые необходимо использовать;

прогнозирует ситуацию на рынке, влияющую на финансовые показатели деятельности предприятия (экономическую: уровень инфляции и безработицы, покупательская способность потребителей, тенденции изменения величины процентной ставки за кредиты, пр.; политическую; экологическую; научно-техническую; др.);

планирует основные показатели финансово-экономического состояния предприятия, цели предприятия на перспективу, способы их достижения во времени.

разрабатывает прогнозы прибыли и убытков; движения (потока) наличных средств (поступления и платежи), отток наличных средств (затраты и расходы), чистый денежный поток (избыток или дефицит), начальное и конечное сальдо банковского счета; баланса активов и пассивов.

оценивает и прогнозирует финансовую стабильность и устойчивость предприятия;

устанавливает приоритеты финансовых задач;

определяет источники и способы решения финансовых вопросов; источники поступления финансовых ресурсов; определяет степень риска по ним;

разрабатывает финансовый план предприятия.

Необходимо отметить, что в обязанности специалиста по финансовому и инвестиционному планированию входит только планирование и прогнозирование. Анализом текущего финансового состояния деятельности предприятия занимаются сотрудники экономического отдела.

Специалист по планированию маркетинга, рекламы и сбыта продукции должен осуществлять следующие функции:

разработка системы целей и задач ООО «ФрансАвто»;

разработка миссии и ценностей фирмы;

проведение анализа внешней и внутренней среды предприятия, его сильных и слабых сторон;

анализ рынка (сбыта, потребителей и т.д.);

проведение маркетинговых исследований;

- разработка долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии предприятия на основе исследования, мониторинга, диагностики и прогнозирования ситуации на рынках товаров и услуг;

оценка конкурентоспособности товаров и услуг на основе исследования потребительских свойств производимой продукции, контроля, испытаний и установления предъявляемых к ней требований, настоящих и будущих запросов потребителей;

планирование мероприятий по повышению конкурентоспособности фирмы;

планирование ценовой политики фирмы;

планирование рекламных и PR-акций;

планирование сбытовой деятельности;

разработка схемы реализации плановых мероприятий.

Необходимо отметить, что поскольку в структуре ООО «ФрансАвто» отсутствует отдел маркетинга, то специалист по планированию маркетинга, сбыта и рекламы осуществляет не только планирование и прогноз маркетинговой деятельности, но и анализ текущих маркетинговых показателей.

В обязанности специалиста по кадровому планированию и общему развитию организации входит:

планирование потребности в персонале;

планирование обучения и развития персонала;

планирование мероприятий по безопасности труда;

построение и планирование целей и задач управления;

построение текущих, оперативных и долгосрочных планов развития предприятия;

проектирует модели возможного развития событий, составляет прогнозы, пр.;

принимает участие в разработке мероприятий по эффективному использованию ресурсов предприятия.

Поскольку в ООО «ФрансАвто» имеется отдел кадров, то текущее управление кадрами осуществляет он, а специалист отдела планирование осуществляет только подготовку мероприятий по планированию использования персонала.

На наш взгляд, предложенная нами структура планового отдела позволит ООО «ФрансАвто»:

сократить расходы на оплату труда большого количества работников;

сделать задачи планирования более детальными и проработанными.

. Внедрение разных видов планирования.

В ООО «ФрансАвто», как показало исследование, осуществляется только краткосрочное планирование сроком максимум на один год. На наш взгляд, отсутствие долгосрочного планирования не дает возможности определить перспективу развития предприятия и его возможности.

Для осуществления долгосрочного планирования на предприятии нами предлагается внедрение в работу отдела планирования метода сбалансированных показателей.

Основное преимущество данного метода состоит в том, что он пронизывает всю структуру предприятия и инициирует согласованные оперативные действия персонала, направленные на реализацию стратегии. Вся информация, связанная со стратегическими целями, доступна сотрудникам всех уровней. Обработанная и проанализированная информация, согласованная с тактическими и стратегическими аспектами деятельности, становится знанием. Наличие такого корпоративного знания - главная ценность предприятия, важнейший элемент принятия обоснованных эффективных решений.

Правильно построенная система сбалансированных показателей, позволит предприятиям:

сосредоточить все свои ресурсы (финансовые, кадровые, технологические, информационные) на реализации стратегии и добиться неуклонного движения предприятия к поставленным целям;

обеспечить связь между стратегическими целями и ежедневной работой коммерческих, производственных и административных структур (за счет введения измеримых показателей, связанных с целями);

повысить управляемость и эффективность деятельности предприятия, а также снизить риски;

помогает преобразовать огромный объём данных, получаемых из множества информационных систем предприятия в информацию, доступную для понимания.

Долгосрочное планирование в ООО «ФрансАвто» нами рекомендуется осуществлять в несколько этапов (Приложении 11).

Основные области долгосрочного планирования для ООО «ФрансАвто»:

организационная структура;

торговые мощности;

капитальные вложения;

потребности в финансовых средствах;

доля рынка и т.д.

Наличие долгосрочного планирования позволит ООО «ФрансАвто» увидеть возможности развития предприятия в перспективе, а, соответственно, скорректировать цели и задачи.

.        Внедрение дополнительных направлений планирования.

3.       Как уже отмечалось выше, в ООО «ФрансАвто» существуют два вида планирования - финансовое и маркетинговое, другим сферам деятельности предприятия отдел планирования уделяет достаточно мало внимания, что искажает истинную картину особенностей функционирования фирмы.

.        Нами предлагается расширить направления планирования в ООО «ФрансАвто». Совокупность предлагаемых нами направлений представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Рекомендуемые направления планирования для ООО «ФрансАвто»

Планирование всех сфер функционирования предприятия, на наш взгляд, позволит руководству ООО «ФрансАвто»:

иметь более точное представление о развитии фирмы;

оценить возможности предприятия для осуществления определенных действий в процессе деятельности;

более тщательно контролировать работу всех структур и подразделений;

составлять направления стратегического развития на разные периоды времени.

. Привлечение всех подразделений и служб предприятия к планированию деятельности.

Как было выявлено в процессе анализа системы планирования ООО «ФрансАвто» большинство сотрудников фирмы не только не принимают участия в процессе планирования деятельности фирмы, но также не знают или не до конца осознают основные цели существования и развития предприятия. На наш взгляд, это существенный недостаток, поскольку без знания цели деятельности трудно осуществлять ее на высоком уровне.

В процессе планирования идет координация, и это одно из назначений плана, координация работы всех подразделений компании. В результате таких координированных усилий появляются показатели определенные для того или для иного подразделения и в целом о предприятию. И показатели уже выполнения плана являются основой для принятия дальнейших управленческих решений.

Данная рекомендация пересекается с предыдущей, поскольку при расширении направлений планирования неизбежно применение знаний и навыков сотрудников из разных служб и подразделений.

Кроме того, при применении профессиональных навыков всех сотрудников предприятия составление планов в той или иной области будет более профессиональным, проработанным, поскольку сам процесс будет ориентирован не только на факт планирования, но и на анализ текущих показателей, которые служат основой всего процесса планирования.

. Предварительный анализ проблем в деятельности для составления планов развития.

Как уже отмечалось, для построения качественного плана развития необходимо точное определение текущего функционирования предприятия с выявлением всех плюсов и минусов, всех возможных ресурсов. Без точного анализа всех направлений текущей деятельности невозможно построение прогнозов развития.

Таким образом, без предварительного анализа невозможно построение ни краткосрочных, ни долгосрочных планов развития предприятия.

.        Документальное оформление всех элементов планирования.

Как было выявлено ранее в ООО «ФрансАвто» не все планы утверждаются руководством в письменном виде, многие документально вообще никак не оформляются.

В целом, систему планирования в ООО «ФрансАвто» с учетом существующих показателей и предложенных рекомендаций можно представить в виде схемы.

В целом, подводя итог данному разделу, необходимо отметить, что в ООО «ФрансАвто» необходимо применение всех рекомендаций в комплексе. Только совокупное решение всех выявленных проблем позволит сделать процесс планирования более эффективным и применимым в реальной деятельности предприятия.

3.2     Расчет эффективности внедрения предлагаемых мероприятий для ООО «ФрансАвто»

Необходимо отметить, что предложенные нами рекомендации по совершенствованию систем планирования и контроля имеют как материальный плюс, так и нематериальные. На рисунке 9 представлены элементы нематериального обоснования предложенных рекомендаций.

Рисунок 9 - Эффективность предложенных рекомендаций

Как видно из рисунка 9 эффект от предложенных рекомендаций по совершенствованию системы контроля и планирования в ООО «ФрансАвто» весьма существенный, несмотря на то, что носит нематериальный характер.

Стоит отметить, что предложенные нами рекомендации позволят ООО «ФрансАвто» получить и финансовый эффект, выраженный, прежде всего, в сокращении расходов на оплату труда сотрудников отдела планирования и контроля. Расчет экономической эффективности данных рекомендаций представлен в таблицах 7 и 8.

Таблица 7 - Затраты на оплату труда сотрудников отдела планирования и контроля ООО «ФрансАвто»

Как видно из таблицы 7 ООО «ФрансАвто» тратит огромную долю всей выручки предприятия на содержание отдела планирования и контроля, что существенно сказывается на финансовом положении предприятия.

Нами предлагается сокращение штата отдела планирования и распределение контрольных функций между руководителями отдельных структурных элементов, что позволит существенно сократить расходы на планирование и контроль в ООО «ФрансАвто».

В таблице 8 представлены затраты на оплату труда отдела планирования в предложенном нами варианте.

Таблица 8 - Предлагаемые затраты на оплату труда отдела планирования в ООО «ФрансАвто»

Расчет экономической эффективности предложенных рекомендаций по совершенствованию системы планирования представлен в таблице 9.

Таблица 9 - Расчет экономической эффективности предложенных рекомендаций в системе планирования

Как видно из таблицы 9 экономическая эффективность от предложенных рекомендаций по совершенствованию системы планирования составляет 83100 руб. в месяц.

Таким образом, подводя итог данной главе, можно сделать вывод, что для улучшения качества функционирования системы планирования в ООО «ФрансАвто» нами были разработаны рекомендации двух видов:

направленные на устранение существующих недостатков системы планирования, которые существуют в ООО «ФрансАвто» на сегодняшний день;

направленные на общее совершенствование систем планирования.

Применение данных рекомендаций в комплексе, на наш взгляд, позволит ООО «ФрансАвто» построить такую систему планирования, которая позволит реализовывать краткосрочные и долгосрочные цели и задачи предприятия в наиболее полном объеме и с наибольшей эффективностью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы и предложения по работе:

.        Планирование - это процесс разработки и установления руководством предприятия, система количественных и качественных показателей его развития, которая определяет темпы, пропорции, тенденции развития данного предприятия как в текущем, так и на перспективу.

.        Планирование - это главная функция управления. Основные задачи на уровне предприятия:

- сосредоточение внимания на приоритетных направлениях;

готовность к реакции на изменения во внешней среде;

сведение к минимуму нерациональных действий при возникновении неожиданных ситуаций;

обеспечение четкого взаимодействия между подразделением предприятия и исполнителями.

. Планирование деятельности предприятия позволяет:

предвидеть перспективу развития предприятия на будущее, использовать будущие благоприятные условия либо решать возникающие проблемы;

более рационально распределять и использовать все ресурсы предприятия;

обеспечивать устойчивость бизнеса и избежать риска банкротства;

целеустремленно, последовательно и эффективно проводить научно-техническую политику на предприятии;

своевременно обновлять и модернизировать выпускаемую продукцию и повышать ее качество в соответствии с конъюнктурой рынка;

повышать эффективность производства и улучшать финансовое состояние предприятия;

обеспечивать координацию действий на предприятии;

стимулировать сбор, анализ и использование необходимой информации;

совершенствовать контроль за ходом производственно-хозяйственной деятельности.

. Анализ системы планирования был проведен на основе деятельности ООО «ФрансАвто». ООО «ФрансАвто» одно из крупных предприятий города Воронежа. Основным видом деятельности является продажа и сервисное обслуживание автомобилей марки CITROËN.

. Планирование в ООО «ФрансАвто» осуществляется в рамках работа отдела планирования. Анализ систем планирования, существующих на сегодняшний день в анализируемом предприятии имеет ряд достоинств и недостатков.

. Достоинствами системы планирования в ООО «ФрансАвто» являются:

наличие отдельного структурного подразделения;

разработка общих планов развития на период до одного года;

проработанность отдельных направлений планирования.

Среди недостатков системы планирования в ООО «ФрансАвто» можно выделить:

неэффективность структуры отдела планирования;

отсутствие долгосрочного планирования;

отсутствие документального оформления планирования;

низкий уровень участия всех сотрудников предприятия в планировании;

низкий уровень предварительного анализа текущих ситуация для составления планирования в том или ином направлении;

ограниченное число направлений деятельности предприятия, подвергаемых планированию (только финансы и маркетинг).

. Для устранения существующих недостатков систем планирования в ООО «ФрансАвто» нами были разработаны следующие рекомендации по совершенствованию системы планирования:

разработка эффективной структуры отдела планирования;

- внедрение разных видов планирования;

- внедрение дополнительных направлений планирования;

привлечение всех подразделений и служб предприятия к планированию деятельности;

предварительный анализ проблем в деятельности для составления планов развития.

документальное оформление всех элементов планирования.

8. Необходимо отметить, что комплексное применение предложенных рекомендаций имеет как коммерческую, так и экономическую эффективность, что подтверждается соответствующими расчетами. В целом, предложенные рекомендации позволят сделать системы планирования ООО «ФрансАвто» более эффективной.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.     Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы / М. М. Алексеева. М.: Финансы и статистика, 2010. - 248 с.

2.       Ананьев В. К. Управление предприятиями. Коэффициенты как инструмент финансового анализа / В. К. Ананьев // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2009 - № 42. - С.4.

.        Бирн Дж. Стратегическое планирование / Дж. Бирн // Бизнес уик. - 2008. № 7. - С. 42 - 47.

.        Бовыкин В.И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления / В. И. Бовыкин. - М.: Экономика, 2010. - 368 с.

.        Бойделл Т. Разработка стратегии и ее реализация в условиях российского предприятия / Т. Бойделл. - М.: АО «ИНФРА-М», 2009. - 204 с.

.        Бородушко И.В. Стратегическое планирование и контроллинг / И. В. Бородушко. - СПб.: Питер, 2010. - 192 с.

.        Веснин В.Р. Стратегическое планирование на предприятии / В. Р. Веснин. - М.: Триада-ЛТД, 2005. - 384 с.

.        Владимирова Л.П. Прогнозирование и планирование в условиях рынка / Л. П. Владимирова. - М.: Дашков и К, 2009. - 400 с.

.        Галенко В.П. Бизнес-планирование в условиях открытой экономики / В. П. Галенко. - М.: Академия, 2010. -288 с.

.        Гомола А.И. Бизнес-планирование / А. И. Гомола. - М.: Академия, 2005. 144 с.

.        Грищенко В.Н. Теоретические основы прогнозирования и планирования В. Н. Грищенко. - СПб.: СПбГУЭиФ, 2009. - 125 с.

.        Давыденко Е.А. Проблемы организации планирования и контроля на отечественных предприятиях / Е. А. Давыденко // Финансовый менеджмент. 2009. - №2. - С.9-13.

.        Деловое планирование: Методы, организация, современная практика / Под редакцией В.И. Попова. - М.: Финансы, 2010. - 366 с.

.        Дряхлов Н. И. Эффективность планирования на предприятии / Н. И. Дряхлов // СОЦИС: Социологические исследования.- 2009.- № 12. - С. 87-92.

.        Елина О.А. Расчет эффективности системы внутрифирменного планирования / О. А. Елина // Справочник экономиста. - 2009. - №11. - С. 14-18.

.        Жуков А. А. Управление предприятием в режиме реального времени / А. А. Жуков // Топ-менеждер. - 2009. - №7. - С. 65-72.

.        Ильин А.И. Планирование на предприятии / А. И. Ильин. - Мн: ООО «Новое знание», 2010. - 214 с.

.        Имамов А.И. Планирование и контроль на предприятии / А. И. Имамов. М.: Новое знание, 2010. - 259 с.

.        Скляренко В.К. Виды планов, их характеристики и взаимосвязь / В. К. Скляренко // Справочник экономиста. - 2009. - №11. - С. 103-108.

.        Тарасов А. Как нам организовать контроль? / А. Тарасов // Финансовый контроль. - 2009. - № 4. - С.50-56.

.        Черняк В.З. Бизнес-планирование / В. З. Черняк. - М.: РДЛ, 2010. - 272 с.

.        Шевчук Д.А. Бизнес-планирование / Д. А. Шевчук. - Рн/Д: Феникс, 2008. 208 с.

.        Янг С. Системное управление организацией / С. Янг. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010 . - 456 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Виды планирования

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Структура управления ООО «ФрансАвто»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Матрица возможностей ООО «ФрансАвто»

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Сильные и слабые стороны ООО «ФрансАвто»

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Цели и направления планирования в ООО «ФрансАвто» на сегодняшний день

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Элементы маркетингового планирования в ООО «ФрансАвто»

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Этапы долгосрочного планирования в ООО «ФрансАвто»

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Рекомендуемый процесс планирования в ООО «ФрансАвто»