Унификация системы организационно-распорядительной документации

Унификация системы организационно-распорядительной документации

ФГОУ ВПО «ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Унификация системы организационно-распорядительной документации

Научный руководитель:

Штолер Андрей Владимирович

Уфа 2012

Оглавление

Введение

Глава 1. Анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»

.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал -Сервис»

.2 Программа исследования документационного обеспечения управления ООО «Универсал-Сервис»

.3 Анализ организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

.4 Проблемы системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

Глава 2. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации

.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

.3 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

Введение

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 г. делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств.

Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А. Архипова, И.П. Маркова, А.Н. Соковой, Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З. Лившица и др.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организационно-распорядительной документации предприятия (на примере ООО «Универсал-Сервис») путем ее унификации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

провести анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»;

выявить проблемы документирования организационно-распорядительной деятельности ООО «Универсал-Сервис»;

изучить недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

предложить рекомендации по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации

Объект исследования выпускной квалификационной работы - процессы документирования деятельности коммерческого предприятия.

Предмет исследования - формирование и функционирование системы организационно-распорядительной документации.

Теоретической и методологической основой исследования выпускной квалификационной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем унификации организационно-распорядительной документации в организации.

В ходе работы над выпускной квалификационной работой нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И. Андреева, В.А. Кузнецова, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев и др.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи выпускной квалификационной работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе выпускной квалификационной работы будут выявлены проблемы системы унификации организационно - распорядительной документации в организации, а также будут предложены рекомендации по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

Во второй главе будут предложены мероприятия по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации.

В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис».

Список использованных источников и литературы включает в себя 66 источник.

В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

При написании настоящей работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г.

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, М.В. Стенюкова и др.

В издании «Секретарское дело» Т.В. Кузнецова уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы.

В работе Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии)» последовательно на базе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в службе кадров с момента получения или создания документов до сдачи дел в архивы по личному составу. В приложении дан ценный справочный материал о местонахождении документов, подтверждающих стаж работы граждан, в государственных и ведомственных архивах.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами», И.Л. Артамоновой «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».

Этапы, методы и сроки контроля, за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря», Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений», С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса».

В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А.Казуто - «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства», А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы», М.П. Бобылевой - «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап». Приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»;

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой - «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)» и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве», В.А. Еремченко - «О проблеме электронных документов». Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.

Основными источниками также являются организационно - распорядительная и нормативная документация ООО «Универсал-Сервис»:

Устав ООО «Универсал-Сервис» г. Уфа;

положение по организации делопроизводства в ООО «Универсал-Сервис»;

приказы и указания руководства ООО «Универсал-Сервис» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод опроса.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Глава 1. Анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»

.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал-Сервис»

ООО «Универсал-Сервис» было создано и учреждено на основе действующего законодательства и в порядке, предусмотренном Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», устава организации и договора о создании ООО от 22.10.2002 г. (1, 2, 3).

Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.12.2002 г.

ООО «Универсал-Сервис» является обществом, созданным на основе добровольного соглашения юридических лиц, объединяющих свои средства и имеющих целью удовлетворение общественных потребностей и извлечения прибыли.

Общество относится к субъектам малого предпринимательства и является юридическим лицом, имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законом, может от своего имени приобретать и осуществлять личные неимущественные права

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штамп со своим полным фирменным наименованием и указанием местонахождения фирмы. В соответствии с законом к учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Предприятие создано на неограниченный срок и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли.

Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Ассортимент продукции организации ООО «Универсал-Сервис» представлен в виде спальных гарнитуров, компьютерных столов, мягкой мебели.

На сегодняшний день предприятие оснащено новейшим станочным парком и самыми передовыми технологиями в области изготовления корпусной и мягкой мебели.

Производимая продукция проходит строгий контроль качества, огромное внимание уделяется деталям, а также дизайну и удобству в эксплуатации.

Предприятие является юридическим лицом, обладает всеми правами юридического лица и несет все обязанности юридического лица, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации (1, 2, 3). Учреждение имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, гербовую печать со своим наименованием, бланки.

Предприятие имеет право:

привлекать для осуществления своих уставных функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации;

приобретать или арендовать основные и оборотные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов, временной финансовой помощи и получаемых для этих целей ссуд и кредитов в банках, в т.ч. в валюте;

осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ;

планировать свою деятельность, разрабатывать и утверждать положения, регламентирующие деятельность предприятия, определять перспективы развития, исходя из заключенных договоров, спроса потребителей на продукцию, работы и услуги;

определять штатное расписание и месячный фонд заработной платы;

сдавать в аренду, продавать, передавать в залог имущество, а т.ж. совершать иные имущественные сделки, не противоречащие законодательству РФ.

участвовать в хозяйственных обществах за счет доходов, полученных от предпринимательской деятельности.

Структура управления в ООО «Универсал-Сервис» линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Рис. 1 - Организационная структура ООО «Универсал-Сервис»

Достоинства линейно-функциональной структуры в ООО «Универсал-Сервис»:

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов др.;

построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки линейно-функциональной структуры в ООО «Универсал-Сервис»:

каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели организации;

отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;

аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими, множества оперативных задач.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором - единоличным исполнительным органом общества. Директор общества подчинен общему собранию участников. Директор общества избирается общим собранием участников на 5 лет.

Наряду с линейными руководителями (заместители директора, начальники отделов), существуют руководители функциональных подразделений (планового, бухгалтерии, отдел по работе с физическими лицами и др.), которые подготавливают проекты планов, отчетов, превращающиеся в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет главный бухгалтер ООО «Универсал-Сервис».

Заместитель директора по производству отвечает за:

надлежащую организацию производственной работы в соответствии с утвержденными программами (планами) Компании;

исполнительскую и трудовую дисциплину работников производственных подразделений;

сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну организации (предприятия), иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные работников Компании;

обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в производственных помещениях.

Заместитель директора по экономике и финансам осуществляет руководство хозяйственной деятельностью организации, координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений (66,

Начальник планово-экономического отдела осуществляет руководство работой по экономическому планированию в предприятия, направленном на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности (13, 42, 52).

Анализ бухгалтерской прибыли (до налогообложения) начинается с исследования ее динамики и структуры, как по общей сумме, так и в разрезе составляющих ее элементов.

Проведем анализ и оценку уровня и динамики показателей прибыли (таблица 1). Для анализа были использованы данные бухгалтерской отчетности предприятия из отчета о прибылях и убытках за 2009 г., 2010 г., 2011 г. (Форма №2 по ОКУД).

Таблица 1 Динамика показателей прибыли за 2009-2011 гг.

Из проведенного анализа следует, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Так, уровень себестоимости в выручке от реализации составил:

в 2009 г. - (14776,057*100%)/19894,235=74,27 %;

в 2010 г. - (13229,703*100%)/23777,942=55,63 %;

в 2011 г. - (36056,837*100%)/44489,934=81,04 %.

Таким образом, относительно 2009г. следует говорить о снижении эффективности хозяйственной деятельности предприятия. Доля расходов (коммерческих и управленческих) в валовом доходе составляет:

в 2009 г. - (2897,863*100%)/5118,18=56,61 %;

в 2010 г. - (2710,415*100%)/10548,239=25,6 %;

в 2011 г. - (2802,653*100%)/8433,097=33,23 %.

Очевидно, что в 2010 г. наблюдается снижение доли расходов (коммерческих и управленческих) в валовом доходе в 2,2 раза, в 2011 г. относительно 2010 г. доля расходов увеличивается в 1,2 раза. В целом же за исследуемый период наблюдается уменьшение расходов (коммерческих и управленческих), что является положительным фактором, так как это сказалось на росте прибыли.

Доля операционных результатов в прибыли от реализации составила:

в 2009 г. - (72,747*100%)/2220,316=3,27 %;

в 2010 г. - (32,765*100%)/7837,824=0,41 %;

в 2011 г. - (37,651*100%)/5630,444=0,66 %.

Доля прибыли, остающейся в распоряжении предприятия к прибыли

отчетного года составляет:

в 2009 г. - (2071,841*100%)/2292,123=90,38 %

в 2010 г. - (7558,253*100%)/7878,806=95,93 %

в 2011 г. - (5212,428*100%)/5658,199=92,12 %.

Высокий уровень прибыли, остающейся в распоряжении предприятия (более 90 %) за исследуемый период говорит о накопительных тенденциях в распоряжении финансовыми ресурсами предприятия.

Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода в 2010 г. возросла на 264,81 %, а в 2011 г. снизилась до 68,96 % - было выкуплено помещение для предприятия новой торгового площади.

Проанализируем структуру и динамику прибыли по основным видам деятельности (таблица 2).

Таблица 2 Анализ структуры и динамики прибыли по основным видам деятельности за 2009-2011 гг.

Анализ показывает, что если в 2009 г. соотношение между прибылью от реализации продукции и от оказания услуг было сопоставимым (54 % и 36 %), то в последующие годы стала преобладать прибыль от реализации товара. В 2011 г. прибыль от оказания услуг не достигла и 10 % в общей структуре прибыли. Данная ситуация говорит о том, что такой вид деятельности, как оказание услуг - не является самоцелью предприятия. Стратегия предприятия такова, что основной целью является получение прибыли от реализации товаров. Оказание услуг - второстепенный вид деятельности, который служит в основном для обеспечения гарантийных обязательств при продаже товаров.

Прибыль в 2010 г. по отношению к 2009 г. выросла примерно на 244 %, что привело также к соответствующему увеличению прибыли, остающейся в распоряжении предприятия почти в 3,7 раза. В 2011 г. прибыль по отношению к 2010 г. снизилась почти на 30 %, соответственно снизилась прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия почти на 31 %.

В динамике финансовых результатов можно отметить следующее положительное изменение в 2011 г.: прибыль от реализации растет быстрее, чем нетто-выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг. Это свидетельствует об относительном снижении затрат на организацию хозяйственной деятельности. В 2011 г. происходит обратный процесс, нетто- выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг растет в 2,6 раза быстрее, чем прибыль от реализации, что является негативным явлением.

Сравним рентабельность отдельных видов деятельности, используя при этом формулу:

R =  * 100

где R - рентабельность,

П - прибыль,

С - себестоимость.

Так, рентабельность реализации товаров (R1) равна

в 2009 г. R1=*100%=2,1 %;

в 2010 г. R1=*100%=80 %;

в 2011 г. R1=*100%=21 %.

Высокий уровень рентабельности в 2010 г. связан с переходом предприятия на новую систему расчетов с поставщиками, но в связи с ужесточением конкуренции на рынке такого рода товаров в 2011 г. наблюдается снижение данного показателя до 21 %. Ситуация объясняется тем, что в таких условиях (закуп дорогостоящего товара при насыщенном рынке сбыта) организация не может позволить себе большой наценки на данный товар.

Рентабельность оказания услуг (R2) равна

в 2009 г. R2=*100%=1234 %;

в 2010 г. R2=*100%=50 %;

в 2011 г. R2=*100%=59 %.

Высокий показатель рентабельности оказания услуг в 2009 г. (1234 %) объясняется системой предприятия такой деятельности в 2009 г., когда централизованная поставка запасных частей для ремонта бытовой техники сказывалась на низком уровне себестоимости этих запасных частей.

Рентабельность оптовой торговли (R3) равна

в 2009 г. R3=*100%=29 %;

в 2010 г. R3=*100%=29 %;

в 2011 г. R3=*100%=21 %.

Рентабельность оптовой торговли в 2009 г. и 2010 г. достигает одного уровня (30 %), в 2011 г. - наблюдается незначительное снижение рентабельности оптовой торговли до 21 %.

Таким образом, ясно, что в процессе управления финансовыми ресурсами предприятия главная роль отводится формированию прибыли по операционной деятельности. Характер операционной деятельности предприятия определяется прежде всего отраслью экономики, к которой она принадлежит. Основу операционной деятельности исследуемой предприятия составляет торговая деятельность.

Прибыль от операционной деятельности по данным вышеизложенного анализа занимает наибольший удельный вес в общем объеме прибыли предприятия. Соответственно возможности формирования операционной прибыли на разных стадиях жизненного цикла предприятия определяют цели и задачи не только политики управления прибылью, но и направленность общей стратегии развития предприятия.

При анализе показателей рентабельности и деловой активности предприятия будут использованы следующие коэффициенты:

рентабельность продаж (R1), определяемая по формуле:

=

рентабельность всего капитала предприятия (R2 ), равная

=

рентабельность внеоборотных активов (R3), причем:

=

где А1 - итог раздела I баланса (актив);

рентабельность собственного капитала (R4), равная

=

где ПIII - итог раздела III баланса (пассив);

рентабельность перманентного капитала (R5), определяемая по формуле:

=

где ПIv - итог раздела IV баланса (пассив);

общая оборачиваемость капитала (О1), равная

О1=

оборачиваемость мобильных средств (О2), определяемая по формуле;

О2=

где AII - итог раздела II баланса (актив);

оборачиваемость материальных оборотных средств (О3), определяется как

О3=

оборачиваемость готовой продукции (О4), равная

О4=

оборачиваемость дебиторской задолженности (О5), определяется отношением:

О5=

средний срок оборота дебиторской задолженности, в днях:

(С1)=  

где 365 - количество дней в календарном году;

оборачиваемость кредиторской задолженности (О6), равная

(О6)=  

средний срок оборота кредиторской задолженности, в днях (С2), равный

(С2)=  

фондоотдача внеоборотных активов (Ф1),являющаяся отношением

(Ф1)=  

оборачиваемость собственного капитала (О7),

(О7)=  

Результаты расчетов коэффициентов представлены в таблице 3.

Таблица 3 Результаты расчетов коэффициентов рентабельности и деловой активности предприятия

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

Рентабельность всего капитала предприятия достаточно высокая и достигает в 2009 г. - 43 %, в 2010 г. - 84 %, в 2011 г. - 35 %. В 2011 г. наблюдается снижение рентабельности капитала до 35 %, что свидетельствует о перенакоплении активов предприятия, но в целом в предприятия данный показатель превышает 30 %, что свидетельствует о достаточно эффективном использовании всего имущества предприятия.

Рентабельность внеоборотных активов резко выросла в 2010 г. почти в 4,5 раза по сравнению с 2009 г. Это явление связано с общим повышением рентабельности в предприятия в 2010 г. Снижение рентабельности внеоборотных активов в 2011 г. в 21 раз вызвано увеличением внеоборотных активов предприятия в данный период. Снижение исследуемого показателя свидетельствует о недостаточно эффективном использовании внеоборотных активов.

Рентабельность собственного капитала в 2009 г. и в 2010 г. достигает 90 %, в 2011 г. наблюдается снижение данного показателя.

Рентабельность перманентного капитала в исследуемый период совпадает с рентабельностью собственного капитала.

Общая оборачиваемость капитала в 2009 г. достигает 3,73, в 2010 г. наблюдается снижение данного показателя до 2,55 , в 2011 г. незначительное повышение - до 2,82 раз.

Оборачиваемость мобильных средств резко возросла в 2010 г. до 14,67 раз, что произошло из-за смены расчетов с поставщиками. В 2011 г. оборачиваемость мобильных средств снизилась до 3,44 раз, но осталась на достаточно высоком уровне.

Оборачиваемость материальных оборотных средств имеет тенденцию к снижению: с 17,66 раз в 2009 г. до » 6 раз в 2010 г. и в 2011 г., что свидетельствует об относительном снижении спроса на товары к 2011 г.

Оборачиваемость готовой продукции по сравнению с 2009 г. (41,99 раз) в 2010 г. резко падает, что связано со сменой поставщиков. Данный факт является негативным, так как свидетельствует о росте конкуренции на рынке сбыта данных товаров, а также о затоваривании.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2010 г. по сравнению с 2009 г. (86,57) падает до 8,8 раз, но к 2011 г. ситуация стабилизируется, наблюдается рост исследуемого показателя (до 22,74 раз). Главным образом, это связано с сокращением сроков оборота дебирской задолженности до 16 дней. Рост данного коэффициента свидетельствует о расширении коммерческого кредита, предоставляемого предприятия.

Оборачиваемость кредиторской задолженности имеет тенденцию к росту с 7,36 раз в 2009 г. до 119,98 раз в 2011 г. Рост данного показателя свидетельствует об увеличении скорости оплаты задолженности и росте коммерческого кредита, предоставляемого данной предприятия. При этом наблюдается снижение среднего срока оборота кредиторской задолженности с 49 дней в 2009 г. до 3 дней в 2011 г. Этот факт является отрицательным для финансово-хозяйственной деятельности предприятия, так как очевидно сокращение устойчивых пассивов.

Рост фондоотдачи внеоборотных активов с 82,41 раз в 2009 г. до 128,59 раз в 2010 г. связан с общим ростом выручки от реализации продукции. Снижение данного коэффициента в 2011 г. до 15,55 раз связано с затратами предприятия на покупку помещения под новые торговые площади.

В 2010 г. произошло снижение оборачиваемости собственного капитала с 7,57 раз в 2009 г. до 2,68 раз в 2010 г., что свидетельствует о наличии тенденции к бездействию части собственных средств предприятия. В 2011 г. ситуация меняется и наблюдается рост оборачиваемости собственного капитала до 3,15 раз.

В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт.

Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.

Для целенаправленного принятия управленческих решений по деятельности предприятия необходимо изучить влияние факторов на размер прибыли.

Составим ряд таблиц по данным бухгалтерской отчетности и проведем факторный анализ методом элиминирования. Аддитивная модель прибыли в ООО «Универсал-Сервис» до налогообложения имеет следующий вид:

Пн= Вр-Сс-Иоб -/ +Одр+/-Вдр

где Вр - выручка (нетто) от продажи товаров (продукции, работ, услуг) (за минусом налога на добавленную стоимость и иных аналогичных платежей);

Сс - себестоимость проданных товаров (продукции, работ, услуг);

Иоб - издержки обращения (коммерческие расходы);

Одр - сальдо прочих доходов и расходов;

Вдр - сальдо внереализационных доходов и расходов.

Таблица 4 Исходные данные в тыс. руб. (в сопоставимых ценах, к=1,115)

. На изменение прибыли от продаж (Ппр= Вр - Сс - Иоб) оказывает влияние 3 фактора:

) ∆Ппр (∆Вр) - изменение выручки;

) ∆Ппр (∆Сс- изменение себестоимости проданных товаров и услуг;

) ∆Ппр (∆Иоб) - изменение издержек обращения. Рассчитаем влияние этих факторов на изменение прибыли от продаж:

∆Ппр = Ппр1-Ппр0 = ∆Ппр (∆Вр) - ∆Ппр (∆Сс) - ∆Ппр (∆Иоб) = (49606,3 - 23777,94) - (40203,4 - 13229,70) - (3124,9 - 2710,94) = 25828,36 - 26973,69 - 414,48 = -1559,92 тыс. руб.

что равно абсолютному отклонению исследуемого показателя.

. На изменение налогооблагаемой прибыли влияет 5 факторов:

) ∆Пн(∆Вр) - изменение выручки;

) ∆Пн(∆Сс) - изменение себестоимости проданных товаров и услуг;

) ∆Пн(∆Иоб) - изменение издержек обращения;

) ∆ Пн(∆Одр) - изменение сальдо прочих операционных доходов и расходов (сальдо положительное);

) ∆Пн(∆Вдр) - изменение сальдо внереализационных доходов и расходов (сальдо отрицательное). Рассчитаем влияние этих факторов на изменение прибыли до налогообложения:

∆Пн = Пн1-Пн0 = ∆Пн (∆Вр) - ∆Пн (∆Сс) - ∆Пн (∆Иоб) +∆ Пн(∆Одр) -∆Пн(∆Вдр) = ((49606,3 - 23777,94) - (40203,4 - 13229,70) - (3124,9 - 2710,94) + (41,98 - 32,765) - (-11,03 - 8,217)= -1559,92 + 9,125 - (-19,247) = -1550,69 тыс. руб. -

что равно абсолютному отклонению исследуемого показателя.

Таблица 5 Изучение влияния факторов на динамику прибыли от продаж и прибыли до налогообложения

Из анализа мы видим, что произошло падение прибыли от продаж (в 1,25 раз) и до налогообложения (в 1,25 раза) за счет роста выручки на 25828,36 тыс. руб. или 108,6 %, роста себестоимости на 26973,69 тыс. руб. или 203,8 %, роста положительного операционного сальдо на 9,215 тыс. руб.

Отрицательное влияние оказали рост издержек обращения на 414,48 тыс. руб. или 15,3 %.

.2 Программа исследования документационного обеспечения управления ООО «Универсал-Сервис

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат. Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации, определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих к цели кратчайшим путем. То есть программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.)

Таким образом, программа, должна содержать:

цель проведения исследований;

содержание проблемы, ее актуальность и важность;

рабочую гипотезу решения проблемы в процессе исследования;

обеспечение исследования ресурсами;

методологию исследования;

предполагаемый результат исследования и эффективность.

План работ включает следующие основные реквизиты:

Таблица 6 Планирование работы

Организационно-методическая подготовка исследования включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана - графика выполнения исследовательских работ. Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. Ниже представлена рабочая программа исследования со следующими показателями (таблица 7):

Таблица 7 Рабочая программа исследования

Таким образом, ООО Универсал-Сервис» самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, реорганизации, переименования и ликвидации филиалов.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором. Директор общества подчинен общему собранию участников. Директор общества избирается общим собранием участников на 5 лет.

Наряду с линейными руководителями (заместители директора, начальники отделов), существуют руководители функциональных подразделений (планового, бухгалтерии, отдел по работе с физическими лицами и др.), которые подготавливают проекты планов, отчетов, превращающиеся в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет главный бухгалтер ООО «Универсал-Сервис».

Заместитель директора по экономике и финансам осуществляет руководство хозяйственной деятельностью организации, координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.

Начальник планово-экономического отдела осуществляет руководство работой по экономическому планированию предприятия, направленном на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

В качестве объекта исследования будет рассматриваться унификация системы организационно-распорядительной документации организации ООО «Универсал-Сервис».

.3 Анализ состояния организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

ООО «Универсал-Сервис» присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (8, 14).

Организационно-распорядительные документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (8, 26).

Унификация документов в ООО «Универсал-Сервис» проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам .

При проведении унификации в ООО «Универсал-Сервис» предусматриваются все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения (9, 19, 23, 28, 43). Не считая того, учитываются психофизиологические способности человека и характеристики технических средств.

Основными принципами унификации документов на предприятии являются:

унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - эталона документов для конкретной системы документации и установлении на его базе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

единообразие форм документов и правил их построения, составления, дизайна. Обеспечивается методом наибольшей типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

комплексность унификации. При её проведении обязаны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, обязаны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств;

информативность. Значит включение в документы лишь тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач, для поиска и доказательства юридической силы документа;

сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования способов управления, к примеру, в направлении повсеместного внедрения оргтехники;

стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми эталонами) ;

сопряжение с действующими системами классификации и кодировки технико-экономической информации;

экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого внедрения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления рационального размера реквизитов и т.д.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в ООО «Универсал-Сервис», организационно-распорядительная управленческая деятельность (38, 45, 46, 47) главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация на предприятии классифицируется на три группы:

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки) (29);

организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений (33, 34, );

распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание) (49, 50, 53). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат) (54).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён приостановленный в настоящее время Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ (8). Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

-дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

-оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направление его в дело;

- отметка о поступлении документа в организации;

-идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Универсал-Сервис» представлены в таблице 8.

Таблица 8 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Модель внешнего документооборота ООО «Универсал-Сервис» представлена на Рис. 2.

Рис. 2 - Модель внешнего документооборота ООО «Универсал-Сервис»

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе (40, 67) .

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс) (41).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО «Универсал-Сервис» можно изобразить, как представлено на Рис. 3.

Рис. 3. Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО «Универсал-Сервис» состоит из следующих этапов:

. Получение указания на разработку

. Подготовка проекта документа

. Согласование (визирование)

. Передача адресату

. Отметка о доставке

. Выдача (оформление) резолюций

. Постановка на контроль

. Отчет об исполнении

. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО «Универсал-Сервис» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Универсал-Сервис» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Универсал-Сервис» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».

Документооборот представлен в таблице 9.

Таким образом, объем документооборота в ООО «Универсал-Сервис» по данным 2010 г. составляет 2608 документов, из них 34,6 % приходится на подлинники и 65,4 % на копии документов.

Таблица 9 Документооборот ООО «Универсал-Сервис» по данным 2011 года

Структура подлинных документов представлена на Рис. 4.

Рис. 4. Структура документооборота ООО «Универсал-Сервис»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), только 21,73 % документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2009 - 2011 гг. представлена на Рис. 5.

Рис. 5. Динамика документооборота за 2009 - 2011 гг.

Данные Рис. 5 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Универсал-Сервис».

Объем документооборота в 2010 г. по сравнению с 2009 вырос на 8,9 %, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. - всего 5,0 %.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Универсал-Сервис» используются следующие документы:

. Приказы по личному составу (внутренние).

. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате (Рис. 6).

а) Исходящие документы

б) Входящие документы

Рис. 6. Структура документооборота кадровых документов

В структуре исходящих документов 85,1 % приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8 %) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки).

1.4 Проблемы системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис»

организационный распорядительный документация управление

Исследование организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 70 человек - только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

Серьезным нарушением в системе является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ (4) «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО «Универсал-Сервис», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело (7).

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства (59, 60, 61, 63, 68).

В ООО «Универсал-Сервис» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ООО «Универсал-Сервис» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «Универсал-Сервис» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО «Универсал-Сервис» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов (9).

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ (36, 37, 39, 43, 55, 56).

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли. Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Динамика показателей прибыли за 2009-2011 гг. показала, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

Анализ состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Универсал-Сервис» показал, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), 21,73 % документов - исходящие, остальные 30,15 % - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления (44, 57, 59, 62) . В организации только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления (27, 35, 58).

Глава 2. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Существующая система ГСДОУ, на сегодняшний день заметно устарела, разработан новый проект ГСДОУ, но он также обладает определёнными недостатками.

Работа с документами (25) в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации (21, 24, 30).

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов (10, 20, 23, 28, 29). Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив (11, 15, 16, 18).

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

При подготовке проекта ГСДОУ в полной мере был использован комплексный подход. ГСДОУ необходимо представлять как систему взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: организационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности (состав управленческих документов, стандартизация документов и их отдельных групп); техническое обеспечение ДОУ. По существу систему можно представить как единый комплекс автоматизированного документирования (текстового редактора): автоматизированного документооборота (электронная почта), автоматизированной ИПС (автоматизированные картотеки, классификаторы и т.д.) и автоматизированного хранения и использования документов (автоматизированная номенклатура дел, описи дел и т.д.) (14, 22).

Рассмотрим более подробно содержание разделов проекта ГСДОУ.

В первом подразделе первого раздела «Основные положения» раскрываются понятия и сфера распространения ГСДОУ.

В разделе определяется, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (12, 17, 23).

ГСДОУ установленные государством межотраслевые единые требования к документированию информации на различных носителях, порядку ее идентификации, а также к формированию государственных информационных ресурсов и организации использования .

ГСДОУ распространяется на органы исполнительной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, иные предприятия и организации на территории Российской Федерации, независимо от ведомственной принадлежности, формы собственности и организационной структуры, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Действие ГСДОУ не распространяется на документы, работа с которыми регламентирована Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и соответствующими нормативными актами об отнесении информации к категории «Для служебного пользования».

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

установлению ответственности за документационное обеспечение;

видовому составу управленческих документов;

оформлению документов;

организации документооборота;

построению информационно-поисковых систем;

организации пользования документами;

правилам хранения документов.

В субъектах Российской Федерации документационное обеспечение управления (делопроизводство) в соответствии с ГСДОУ ведется на русском языке, государственном языке субъекта Российской Федерации.

Во втором подразделе даются основные термины и их определения, использованные в ГСДОУ.

Третий подраздел посвящен связи ГСДОУ с другими российскими и зарубежными нормативными актами в этой сфере.

Важное значение в работе с документами в организациях (подраздел 1.4) имеют нормативные акты, а также полномочия различных федеральных ведомств в сфере ДОУ. Особое место уделяется раскрытию задач, функций и прав Федеральной архивной службы в области ДОУ.

В подразделе 1.5 изложены права и обязанности организаций в области ДОУ. Например, устанавливается, что руководитель организации имеет право:

назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;

устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;

определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;

определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.

При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки документированной информации соответствующие структуры подчиняются тому же руководителю.

Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.

Во втором разделе системы изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.

Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.

Документационное обеспечение управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю организации или его первому заместителю.

Служба ДОУ может иметь различные назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие Службы ДОУ:

В министерствах и ведомствах Российской Федерации, республиканских органах представительной и исполнительной власти, мэриях крупных городов управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариат заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

В организациях представителей и исполнителей власти областей, краев, городов, районов создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Юридической основой функционирования Службы ДОУ как структурного подразделения и ее работников является их правовая регламентация, основой которой являются Устав (Положение) организации, Положение о Службе ДОУ и должностные инструкции для работников Службы.

Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Структура и штат Службы ДОУ утверждается руководителем организации в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

В четвертом разделе «Документирование управленческой деятельности» на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией.

Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.

При необходимости совершенствования документооборота организации табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрации документов, ответственном за контроль, сроке исполнения, месте хранения подлинника и копий документов.

Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой.

Разделами табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и др.).

Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключает необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.

В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости.

В Табель форм документов организации включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

формы документов, утвержденные распорядительными документами данной организации.

Табель форм документов разрабатывается службой ДОУ с участием специалистов структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранятся в службе ДОУ; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации.

Контроль за ведением табеля осуществляет служба ДОУ организации.

Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменении задач и функций структурных подразделений.

Организация документооборота (раздел 5) в проекте ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях (электронная почта, факсимильная связь и др.).

В разделе 6 «Унифицированно - поисковая система по документам» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера. Регистрационный номер и дата документа являются основой учетных данных о документе. Учетные данные проставляются автоматически при вводе документа в ИПС организации.

Решение о критериях ввода документов и информации в ИПС принимает руководитель организации. В качестве регистрационных форм используются электронные РКФ, их бумажные эквиваленты или журналы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, бухгалтерские, финансовые, пенсионные и др.).

Регистрируются документы: поступающие из других организаций и частных лиц, создаваемые внутренние и отправляемые. В зависимости от приоритетов организации допускается регистрировать проекты документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Целесообразно регистрировать документы в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Данные регистрации переносятся в регистрационный штамп или соответствующую зону бланка документа.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Отдельно регистрируются документы федеральных органов власти, служебная переписка, обращения граждан, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (персоналу), протоколы коллегиальных органов, договоры (контракты), бухгалтерские балансы, отчеты в налоговые органы и др.

Письма, телексы, документы посылаемые по факсимильной связи регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях в зависимости от их адресования.

Регистрация производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях организации, например бухгалтерские балансы и отчеты в налоговые органы в бухгалтерии (финансовом отделе), спецификации и накладные в отделе продаж, товарно-транспортные накладные и графики отгрузки в транспортном отделе и т.д. В службе ДОУ регистрируются документы вышестоящих организаций, распорядительные документы и переписка за подписью руководства организации, протоколы и решения коллегиальных органов.

Место регистрации документов закрепляется в Инструкции по ДОУ и Табеле форм документов организации.

Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.

Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных органов Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается в тексте документа или резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация или организация-автор документа.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Нормативные, типовые сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации или распорядительных документах.

Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя с документами.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель несет ответственность за неразглашение, утрату, подделку или порчу документов и информации.

Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.

При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные акты.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями и организациями в установленном порядке.

Если документ рассылается в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.

Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Остальные исполнители получают уведомления по электронной почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.

В ходе исполнения могут формироваться персональные папки по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные по его инициативе в другие организации.

Исполнитель имеет право предлагать изменения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о результатах и датах поэтапного исполнения, о результате окончательного исполнения.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку о направлении документа в дело подписывает должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.

После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.

В заключительном разделе проекта ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями и дополнениями от 24 марта 2011 г.) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.

Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;

разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;

устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;

согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:

организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.

Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций - разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства:

оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера:

определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;

давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;

осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

государственную систему документационного обеспечения управления;

типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;

типовые положения о службе документационного обеспечения;

типовые положения о порядке документирования деловой информации:

типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;

регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

типовые перечни документов постоянного срока хранения;

перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

государственные стандарты;

общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством (1).

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (8, 26).

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами.

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи» (5, 6).

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, не у регулированность которого соответствующими правовыми актами и технико - технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.

.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «Универсал-Сервис», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие 8.0».

Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы.

Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.

Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Универсал-Сервис».

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры (51), установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15 % всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени в попытках найти их;

повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50 %, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75 %, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80 %.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В итоге, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

.3 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Универсал-Сервис» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф,

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 г. может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс.руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле:

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

) расчет расходов на материалы представлен в таблице 10.

Таблица 10 - Расчет затрат на материалы

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,4 тыс.руб.

Расходы на хранение архива:

площадь архива - 15м2

стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 г. в размере:

*300 * 12 = 54000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./м2 в мес.тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс.руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2012 г. в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс.руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 11.

Таблица 11 - Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 г. при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 12.

Таблица 12 Затраты на внедрение электронного документооборота

После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 г. может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс.руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению дело производства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

Заключение

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В первой главе выпускной квалификационной работы был проведен анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис».

Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли.

Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.

Ассортимент продукции ООО «Универсал-Сервис» представлен в виде спальных гарнитуров, компьютерных столов, мягкой мебели.

Динамика показателей прибыли за 2009 - 2011 гг. показала, что прирост валового дохода в 2010 г. более чем на 100 % связан не столько с ростом выручки от реализации, сколько со значительным снижением себестоимости, доля которой в 2010 г. составила примерно 55 % в выручке от реализации.

Коэффициент рентабельности продаж в 2010 г. достиг 33 %, по сравнению с 2009 г. он вырос в 3 раза, это изменение обусловлено сменой расчетов с поставщиками.

В 2011 г. рентабельность продаж падает до 12 %, причины снижения данного показателя рассматривались выше. Снижение прибыли на 1 рубль реализованной продукции свидетельствует о понижении спроса на товар, реализуемой организацией.

В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт. Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.

Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.

Во второй главе выпускной квалификационной работе были предложены рекомендации по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

Список использованных источников и литературы

1.       Конституция Российской Федераций принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Государственный флаг РФ. Государственный герб РФ. Государственный Гимн РФ. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 63 с.

.        Трудовой кодекс Российской Федерации (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 207 с.

.        Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч. 1, 2, 3, 4 (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 528 с.

.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

.        Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.

.        Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

.        Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000, с изменениями от 27.10.2003 г.

.        ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов».

.        ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

.        Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие./Н.Н. Анодина - М.: Омега-Л, 2009. - 176 с.

.        Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие./В.И. Андреева - КноРус, 2011. - 248 с.

.        Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2010. - 272 с.

.        Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учебное пособие./И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В Макарова - М.: Академия, 2011. - 63 с.

.        Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С 23-26.

.        Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина - Волгоград. Изд-во ВолГУ, 2010. - 77 с.

.        Басаков М.И. Современное делопроизводство (Докумен-тационное обеспечение управления): Учебное пособие./М.И. Басаков - М Феникс, 2009. - 474 с.

.        Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Учебное пособие./М.И. Басаков - М.: Феникс, 2009. - 415 с.

.        Басаков М.И. Делопроизводство. Учебное пособие. /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова - М.: Феникс, 2010. - 376 с.

.        Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие./Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2010. - 67 с

.        Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот./А.Н. Белов, А.А. Белов - М.: Эксмо-Пресс, 2010. - 560 с.

.        Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2010. -224 с.

.        Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения в условиях автоматизации документооборота)/ делопроизводство, 1999, №2, с 9-13

.        Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традицион-ного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2010. - 172 с.

.        Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие./В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова - М.: Омега-Л, 2010. - 191 с.

.        Ватолина М.В. Организация работы с документа-ми./М.В. Ватолина - М.: Феникс, 2010. - 317 с.

.        Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы; организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. /В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло - М.: Проспект, 2011. - 455 с.

.        Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. М.: Юнити-Дана, 2011. - 390 с.

.        Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

.        Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2009. - 246 с.

.        Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документальное обеспечение управления). /О.И. Замыцкова, М.И. Басаков, - М.: Феникс, 2010. - 375 с.

.        Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2091. - 208 с.

.        Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 4-е издание./ М.В. Кирсанова - М.: Дашков и к, 2010. - 158 с.

.        Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления./ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2011. - 363 с.

.        Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии. / М.В. Кирсанова Ю.М. Аксенов, В.Н. Кирсанова - М.: Омега-Л, 2009. - 248 с.

.        Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Изд. 6-е, испр., доп./М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - М.: Сибирское соглашение, 2009. - 364 с.

.        Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов./И.К. Корнеев, А.В. Пшенко - М.: Проспект, 2009. - 324 с.

.        Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. - 2010. - № 2-3. - С. 16-21

.        Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. / Н.П. Крюкова - М.: Инфра-М, 2009. - 272 с.

.        Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса / Секретарское дело, 1997, №1

.        Кузнецова Т.В. Секретарское дело./ - Управление персоналом, 2006. - 344 с.

.        Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Секретарское дело, 2007, №4 с.24

.        Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии./ М.: ИНФРА-М, 2012, 304 с

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления./ Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова - М.: Юнити-Дана, 2009. - 360 с.

.        Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы; Путь к профессионализму; Положение о порядке и сроках хранения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. - № 6. - С. 45-46.

.        Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебное пособие. Н.Н. Кушнаренко. - Киев.: Знание, 2010. - 460 с.

.        Лапп В.П. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие по дисциплине./В.П. Лапп, В.Ф. Иванова - М.: Академия, 2009. - 327 с.

.        Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. /М.В. Ларин - М.: Дашков и К, 2010. - 287 с.

.        Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./Н.С. Ларьков - М.: АСТ, 2010. - 427 с.

.        Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д: МарТ, 2010. - 272 с.

.        Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями./Е.А. Лопатникова - М.: Омега-Л, 2010. - 318 с.

.        Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. /Н.В. Макарова, Г.С. Николацчук, Ю.Ф. Титова - СПб.: Питер, 2010. - 410 с.

.        Молодькова Э.В., Тестова В.С. Документационное обеспечение кадровой работы. - СПб.: СПбГУЭФ, 2010. - 84 с.

.        Непогода А.В. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов./ А.В. Непогода, П.А. Семченко - М.: Омега-Л, 2009. - 480 с.

.        Оскерко Т.С. Современный секретарь. Актуализация компетенций./Т.С. Оскерко, С.В. Шалашень - М.: Издательство Гревцова, 2011. - 264 с.

.        Охотников А.В. Документоведение и делопроиз-водство./А.В. Охотников, Е.А. Булавина - М.: Издательский центр Март, 2011. - 355 с.

.        Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспе-чение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. - («Карманное учебное пособие»). /Ю.А. Панасенко - М.: РИОР, 2009. - 113 с.

.        Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 3-е издание переработанное и дополненное./А.В. Пшенко - М.: Академия, 2010. - 176 с.

.        Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятель-ности./А.А. Раздорожный - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.

.        Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие./М.Ю. Рогожин - М.: Проспект, 2010. - 383 с.

.        Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2010. - 295 с.

.        Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011. - 192 с.

.        Румынина Л.А. Документационное обеспечение управле-ния./Л.А. Румынина - М.: Академия, 2011. - 224 с.

.        Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: разработка, учет и хранение служебной документации. практ. пособие. 2-е изд./Е.П. Смирнова - М.: Омега-Л, 2010. - 152 с.

.        Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений / секретарское дело 1997, №2, с 15-19

.        Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., А-Приор, 2008 - 176 с.

.        Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2010. - 416 с.

Приложение 1

Приказ по основной деятельности

ООО «Универсал-Сервис»

ПРИКАЗ

.01.2011 №2

Уфа

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ

. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в ООО «Универсал-Сервис» г.Уфы.

. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 12.02.2011.

. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Универсал-Сервис» с 01.02.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с начальником отдела кадров Гумеровой И.В. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.2011.

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Егорова П.А.

Директор ООО «Универсал-Сервис»________ Каминская К.В.

Приложение 2

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Приложение 3

Приказ по личному составу

ООО «Универсал-Сервис»

ПРИКАЗ

.05.2010 №2

Уфа

Премировать:

.1. За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения премировать главного бухгалтера фирмы Корастелеву И.Г. в размере 5000 руб.

Принять:

.1. Нестеренко Ивана Ивановича на должность на должность программиста с 08.05.2011 с окладом 10000 руб. в месяц согласно заключенному договору.

Основание: договор №5 от 8.05.2011

С приказом ознакомлен________________(подпись)____________(дата)

Перевести:

.1. Захарова Геннадия Алексеевича, старшего специалиста планово-экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.05.2011. с окладом 7500 руб. в месяц.

Основание: заявление Захарова Г.А., докладная записка начальника планово-экономического отдела Ушакова С.С.

С приказом ознакомлен________________(подпись)____________(дата)

Директор ООО «Универсал-Сервис»________ Каминская К.В.

Приложение 4

Директору ООО «Универсал-Сервис»

Каминской К.В.

От начальника

планово-экономического отдела

Ушакова С.С.

.05.2011 г. № 10-л

Докладная записка

о прогуле, совершенным старшим специалистом планово-экономического отдела

Довожу до Вашего сведения, что сегодня 10.05.2011 г. старший специалист планово-экономического отдела отсутствовал Захаров Геннадий Алексеевич на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Захарова Г.А. не имеется.

В связи с допущенным нарушением предлагаю вынести выговор и перевести на другую должность Захарова Г.А. за прогул.

Начальник планово-экономического отдела ____________Ушаков С.С.