Учет, регистрация и прохождение входящих документов
Министерство образования Российской
Федерации
Уфимский Государственный Авиационный
Технический Университет
Кафедра автоматизированных систем
управления
Расчетно-графическая работа
“Учет, регистрация и прохождение
входящих документов”
по дисциплине: « Проектирование
информационных систем»
Группа ПИЭ-403бз
Студент Швецова О.Н.
Принял Старцев Г.В.
Уфа 2011
Оглавление
Введение
1.
Описание предметной области
1.1
Входная и выходная информация процесса
1.2
Нормативная база процесса
1.3 Участники
процесса
2.
Мнемосхема процессов
3.
Моделирование
3.1
Формирование структурно-функциональной модели процесса
3.2 Схема
данных
4.
Концепция
6. План -
график работ
7. Смета
расходов
Вывод
Введение
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное
взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления
реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен
сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё
это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
Носителем информации является документ (в переводе с латинского
«документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Документ - это материальный объект с закреплённой на нём информацией для
передачи её во времени и пространстве.
Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты,
события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью
документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и
координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает
внешние связи предприятия и организаций.
Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил
оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно
составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
Весь объём документов, обращающихся в организации - это своеобразная
память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие
дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать
наилучшие решения.
Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по
разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта
и хранения.
Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка,
регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
В советское время был установлен единый порядок документирования,
внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их
информационных элементов (реквизитов).
Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики
складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
1. Описание предметной области
1.1 Входная и выходная информация процесса
документооборот автоматизированный информационный
Здесь описываются документы, которые используются в процессе. Их 3
класса:
) входящие: входящая корреспонденция, электронная регистрационная
карточка;
2) исходящие: документы для ген. директора после исполнения, документы
для подразделения после исполнения (документы после исполнения направляются в
архив), непринятые документы (возвращаются отправителю);
) внутренние: документы после проверок правильности доставки, наличия
документов, акт претензий (по документам, не прошедшим проверку), заполненная
электронная регистрационная карточка, электронные версии документов, документы
с проставленным регистрационным штампом, резолюции исполнителей.
1.2 Нормативная база процесса
Инструкция по делопроизводству в ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»
1.3 Участники процесса
1) сектор документооборота;
) ответственный за делопроизводство;
) референт ген. директора;
) руководитель подразделения;
) ген. директор.
2. Мнемосхема процессов
Рассмотрим документооборот ООО «Белорецкий завод рессор и пружин».
Ниже приведена мнемосхема существующего процесса, это
бизнес - процесс, построенный при помощи MS Visio 2007.
Вся корреспонденция,
поступающая в Общество, принимается и вскрывается в
секторе документооборота. При приеме документов проверяется правильность их
доставки в соответствии с указанным адресом, целостность упаковки и наличие
вложенных документов.
Документы,
поступившие ошибочно, возвращаются отправителю.
Корреспонденция, поступившая на имя
руководителей структурных подразделений или адресованная непосредственно
структурным подразделениям, передается
сектором документооборота в соответствующие структурные подразделения для
регистрации.
Основным принципом
регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Обществе один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления,
исходящие - в день подписания.
Документы,
поступившие непосредственно в адрес структурного подразделения,
передаются из одного подразделения в другое для исполнения по согласованию
между руководителями структурных подразделений, о чем ответственным за
делопроизводство в структурном подразделении делается соответствующая отметка в
базе «Вх/отделы». Передача документов внутри подразделения от
одного исполнителя другому производится через работника, ответственного за
делопроизводство, с обязательной отметкой в базе «Вх/отделы».
Рис. 1. Мнемосхема существующего процесса
3. Моделирование
3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
Для исследования предметной области на основе стандарта IDef0 средствами пакета BPWin была построена функциональная модель
«как есть» (см. рис. 2 - 6).
Рассмотрим набор входных и выходных документов, а также нормативную базу
и участников процесса на контекстном уровне функциональной модели:
Рис. 2
Декомпозиция процесса обработки входящих документов на основные функции
позволяет получить следующее представление:
Рис. 3
Рис. 4
Таким же образом декомпозирую блок - регистрация входящей документации
(см. Рис. 5).
Рис. 5
Следующая декомпозиция - рассмотрение входящей документации (рис. 6).
Рис. 6
Представим процесс автоматизации, то есть модель «как должно быть»,
где мы автоматизируем процесс регистрации входящих документов:
Рис. 7
Декомпозиция нулевого уровня имеет такие же блоки, как в модели «как
есть»:
Рис. 8
Декомпозиция процесса приема входящей документации:
Рис. 9
Декомпозиция процесса регистрации входящей документации
(автоматизированный процесс). Суть заключается в том, что работа идет с
электронными версиями документов, с которыми работает АИС, т.е. регистрирует
их:
Рис. 10
Декомпозиция процесса рассмотрения входящей документации (остается без
изменений):
Рис. 11
3.2 Схема данных
Рис. 12
4. Концепция
Преимущества, которые можно получить за счёт создания программного
продукта, автоматизирующего процесс:
большая пропускная способность сектора при автоматическом режиме работы с
документами;
улучшение возможности обновления документов;
возможность удаленного доступа к информации при наличии локальной сети
или Internet;
5. Техническое задание
Наименование системы - Автоматизированная система документооборота.
Разработчик - штатный сотрудник.
Объект автоматизации - процесс переноса документов.
Заказчик - ИП «Белорецкий компьютерный центр».
Основание для разработки - заявка специалиста отдела кадров ИП
«Белорецкий компьютерный центр».
Плановый срок работы по созданию системы - 28 дней с момента подписания
технического задания.
Источник финансирования работ: ИП «Белорецкий компьютерный центр».
Назначение создания АИС - автоматизация процесса переноса документов.
Цели создания АИС - ввести автоматизацию документооборота.
Входные данные: документы за определённый период.
6. План - график работ
Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: анализ
заявки -2день; разработка технического задания - 3дней, разработка АИС -14 дней
с момента принятия технического задания, тестирование и отладка АИС - 2 дней,
написание инструкции по эксплуатации АИС - 3 дня, обучение персонала - 6 дня с
момента принятия решения о пуске АИС.
Рис.13. Календарный план
Рис.14. Диаграмма Ганта
7. Смета расходов
Трудовые затраты предоставлены на рисунке 15.
Рис.15. Трудовые затраты.
Расходы на разработку технического задания составляют:
Расходы на разработку экономической информационной системы составляют:
заработная плата разработчика: 8500 рублей.
При программировании используется встроенный язык программирования 1С:
предприятие.
Расходы на тестирование информационной системы: 3200 рублей.
Расходы на внедрение АИС в эксплуатации 1600 рублей.
Итого для реализации проекта требуется - 13300 рублей.
Вывод
В ходе выполнения расчетно-графической
работы были рассмотрены:
· предметная область ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»;
· процессы, нуждающиеся в совершенствовании;
· выделен процесс и разработана информационная система.
В ходе разработки информационной системы разработано техническое задание
на проект, проектная документация, в которой определен календарный план
выполнения всех этапов проекта.
Так же была описана предметная область, алгоритм функционирования
системы, приведена смета расходов.