Организация работы с документами в бухгалтерии
АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Факультет менеджмента
Кафедра информационных технологий управления
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу “Делопроизводство”
на тему:
Бухгалтерская документация в процессе управления
|Студент |Н.Г.Микульская |
|Наименование учебной группы |ЭУП-1 |
|Руководитель |В.Ф.Быченков |
Минск, 2000
СОДЕРЖАНИЕ
|1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………... |…….|
| |3 |
|2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ…………………………… |…….|
| |4 |
| 2.1. Виды используемых в бухгалтерии документов…………………. |…….|
| |5 |
| 2.2. Организация работы с документами в бухгалтерии……………… |…….|
| |8 |
|3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………… |…..|
| |.11|
| ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………….. |…..|
| |.12|
| ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………… |…..|
| |.13|
1 Введение
В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети
негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного
для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения,
как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится
одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и
влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной
деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные,
ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей
полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной
борьбы.
Значимость данного структурного подразделения требует постоянного
совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее
кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий
обработки экономической информации.
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является
совершенствование организации и ведение делопроизводства в этом
подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-
денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-
распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий
жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.
Основным литературным источником при написании этой работы являлась
книга Андреевой В.И. “Делопроизводство в бухгалтерии”, содержащая
малоизвестные работникам коммерческих структур общие требования к
оформлению служебных документов.
2 Делопроизводство в бухгалтерии
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с
документами как носителями информации. Документ является объектом и
результатом труда в сфере управления.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение
и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное
использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя
явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-
либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.
Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-
распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы
бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам
бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-
денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и
объяснительные записки и д.р.).
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с
действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является
систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых
впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности
фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а
также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и
государственные архивы.
2.1 Виды используемых в бухгалтерии документов
Организационные документы представлены уставами, положениями в том
числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников
этого структурного подразделения, инструкциями и правилами.
Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер
и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и
организацию работы системных органов государства. Например, Положение о
бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь или Положение о
документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Положения утверждаются в установленном порядке.
Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом государственного
управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления
правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и
граждан”.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка
применения законодательных актов и распорядительных документов. Например:
”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих
на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения
бухгалтерского отчета предприятия”.
К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы,
распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения
копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно
копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная
плата.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного
документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам
создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;
утверждение положений, правил и т.п.
По средством приказа руководитель ставит основные задачи перед
работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ
обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например:
“Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в
бухгалтерию.
Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных
комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно
определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие
решений или как документ с записью всего происходящего на собрании.
Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по
форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный
протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в
дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.
Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются
комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно
связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для
составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество
разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-
передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема
объектов и т.п.
Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих
документов различного содержания, которые служат средством общения с
учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь,
уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения
многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой
деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы,
уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и
т.п.
Служебные письма занимают до 80% входящие и исходящей документации
учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии.
Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который
информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.
Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если
необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам:
указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного
учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место
явлении или факте, о выполнении работы.
2.2 Организация работы с документами в бухгалтерии
Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические
функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу
может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция
бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.
Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией
по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.
Так как бухгалтерия – это структурное подразделение учреждения,
организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью
документального фонда организации в целом и включены в общий
документооборот.
Под документооборотом понимается “движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В
Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано,
что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется
графиком”.
Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:
* Входящие (поступающие) документы;
* Исходящие (отправляемые) документы;
* Внутренние документы.
Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов,
адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или
специально выделенным работником. При получении документов, после проверки
правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность
вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех
приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных
страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и
их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или
плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на
регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в
отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно
входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и
сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает
достаточно большое количество документов от отделов.
Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и
проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных
обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за
которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность,
материальная, расчет заработной платы и т.д.
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат
обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления
первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию
(законность документируемых операций, логическая увязка отдельных
показателей) [3].
“Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам
совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными
ордерами (накопительными ведомостями)” [4] или “содержащиеся в принятых к
учету первичных документах информация, необходимая для отражения в
бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах”
[5].
Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в
инструкциях по бухгалтерскому учету.
Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в
бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных
документов.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в
общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию
(экспедицию).
При отправке проверяется правильность оформления документа:
* Наличие подписи;
* Наличие заголовка;
* Правильность адресования;
* Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном
комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.
3 Заключение
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,
обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и
источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой
работы.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно
связана со всеми формами управленческой деятельности, используется
аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных
на него функций.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,
предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно
является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном
итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации
документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии,
где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к
отрицательным экономическим последствиям.
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. – М., 1994.
2. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
– М., 1984 с.4 п.37
3. Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. п. 16, с. 11
4. Горбачев Н.Н. Методическое пособие по курсу “Делопроизводство”. Часть I-
II. – М.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997. –
142 с.
5. Киреанова М.В., Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение управления. -
Новосибирск, 1986.