Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО 'Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого'

Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО 'Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого'

Факультет «Информационные системы и технологии»

дипломнЫЙ ПРОЕКТ

На тему: Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого»

Содержание

Введение

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОМСКОГО ТАНКОВОГО ИНЖЕНЕРНОГО ИНСТИТУТА И УРОВНЯ ЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1 Характеристика Омского танкового инженерного института и его деятельности

1.1.1 Организационная структура управления Омского танкового инженерного института

1.1.2 Программная и техническая архитектура информационной системы в отделе кадров Омского танкового инженерного института и используемых функциональных возможностей

1.2 Характеристика комплекса задач, и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач отдела кадров

1.2.2 Определение места проектирования задачи в комплексе задач и ее описание

1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации

.3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения информационной системы для автоматизации комплекса задач

.4 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИи системы документооборота ОТДЕЛА КАДРОВ

.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

.1.1 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

.2 Информационная модель и её описание

.2.1 Используемые классификаторы и системы кодирования

.2.2 Характеристика нормативно-справочной информации, входной и оперативной информации

ГЛАВА 3. Обоснование экономической эффективности проекта АВТОМАТИЗАЦИи системы документооборота ОТДЕЛА КАДРОВ

.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы

приложения

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организационное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого». С появлением автоматизированной системы можно гораздо ускорить процесс получения нужных данных, так как с выдачей информации сталкивается множество сотрудников и зачастую приходится дублировать одни и те же данные, изменяя в них лишь, фамилию. Создание автоматизированной системы позволит сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить в нужном количестве на экран компьютера.

Объектом исследования является кадровая служба Омского танкового инженерного института (Омского ТИИ).

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

·        провести анализ предприятия и структурного подразделения (отдела кадров);

·        подобрать и обосновать выбранное программное средство;

·        разработать программное средство для отдела кадров Омского танкового инженерного института;

·        провести обоснование экономической эффективности проекта.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что в последствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.

Персонал любой организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. Характерно и то, что кадры наиболее подвижная часть производительных сил.

Прогресс, достигнутый за последние несколько лет во всех аспектах вычислительной техники, включая теорию, технологию и приложения, привели к значительному расширению области применения компьютеров и росту числа их пользователей. Существенной частью современного общества являются разнообразные системы доступа и хранения информации, которые являются неотъемлемой составляющей современного научно-технического прогресса. Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу, т.к. более быстрая обработка данных и централизация их хранения с использованием клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощает доступ и ведение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные СУБД, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Важнейшим достоинством применения БД в информационных системах является обеспечение независимости данных от прикладных программ. Это дает возможность пользователям не заниматься проблемами представления данных на физическом уровне: размещения данных в памяти, методов доступа к ним и т. д.

В первой главе проведен обзор предприятия, проанализирована структура подразделения (отдела кадров). Рассмотрены основные функции отдела кадров. Приведена характеристика и обоснование автоматизации. Для разработки был подобран программный продукт.

Во второй главе описываются модели жизненного цикла отражающие различные состояния системы. Определены наиболее вероятные риски (неблагоприятные ситуации) при разработке программного средства.

В третьей главе произведен расчет эффективности внедрения программного средства, экономической важности проекта, его окупаемости при небольших затратах на короткий срок.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОМСКОГО ТАНКОВОГО ИНЖЕНЕРНОГО ИНСТИТУТА И УРОВНЯ ЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1 Характеристика Омского танкового инженерного института и его деятельности

ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт» имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого расположен в 14-ом военном городке города Омска. Берет свое начало от пехотного училища, сформированного 5 декабря 1939 года в городе Осиповичи (Республика Беларусь).

В декабре 1940 года пехотное училище было реорганизовано в военно-тракторное училище и передислоцировалось в город Бобруйск. Первый выпуск в училище командиров взводов для подразделений Красной Армии состоялся 10 июня 1941 года. Под Бобруйском в период с 26 июня по 7 июля 1941 года личный состав училища принимал участие в боевых действиях в составе четвертой армии Западного фронта. К августу 1941 года училище было передислоцировано в город Камышин и переименовано в Камышинское танковое училище по подготовке командиров танков и взводов.

В июле 1943 года по приказу Народного комиссара обороны училище передислоцируется в город Омск. После войны училище продолжает готовить офицеров - танкистов.

В мае 1946 года оно преобразуется в танкотехническое училище. За большие заслуги в подготовке офицерских кадров для Вооруженных Сил и в связи с 50-летием СА и ВМФ Указом Президиума Верховного Совета от 28 февраля 1968г. награждено орденом Красной Звезды.

В 1976 году училищу присвоено имя видного военноначальника дважды Героя Советского Союза Маршала Советского Союза Петра Кирилловича Кошевого.

Постановлением Правительства Российской Федерации 29 августа 1998 года училище реорганизовано в Омский танковый инженерный институт (Омский ТТИ).

С 1996 года Омский ТИИ готовит инженеров с высшим военно-специальным образованием по 5-летней программе обучения.

В институте осуществляется подготовка по специальностям высшего профессионального образования:

·        150300 Многоцелевые гусеничные и колесные машины;

·        1705 Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта;

·        по двум направлениям дополнительного образования - профессиональная подготовка водителей транспортных средств категории «В, С»;

·        повышение квалификации руководящих работников и специалистов по профилю вуза;

·        подготовка к поступлению в вуз.

В основу подготовки офицеров положен главный критерий качества - высокий военный профессионализм и методическое мастерство. Форма обучения по всем направлениям очная.

По окончании института выпускаются инженеры с высшим военно-специальным образованием, которые могут не только служить в Вооруженных Силах Российской Федерации, но и работать в гражданской среде.

За последние три года значительно возросло количество желающих из числа молодых преподавателей к повышению своей научно-педагогической квалификации.

В институте ведется плановая работа по совершенствованию методического мастерства преподавательского состава. На базе методического кабинета работает двухгодичная школа молодого преподавателя.

Уровень профессиональной подготовки профессорско-преподавательского состава института обеспечивает качественное решение задач по подготовке высококвалифицированных кадров для Вооруженных Сил Российской Федерации.

На сегодняшний день нет ни одной воинской части в Вооруженных Силах, где бы ни служили и трудились выпускники единственного танкового инженерного института. Многие из них занимали и занимают высокое положение в войсках.

1.1.1 Организационная структура управления Омского танкового инженерного института

В Омском ТИИ для обеспечения жизнедеятельности существует множество различных подразделений, представленных на рисунке 1.

Далее рассмотрим организационную структуру Омского ТИИ:

·        Отдел материального обеспечения (в который входят: продовольственный отдел - осуществляет закупки продовольствия, хранение, обеспечивает питанием офицерский состав, курсантов обучающихся в институте, столовая для курсантов; вещевой отдел - обеспечивает одеждой военнослужащих и курсантов; занимается ремонтом и пошивом военной формы, ателье; квартирно-эксплуатационный отдел).

·        Финансовый отдел - ведет учет расхода денежных средств института, занимается начислением заработной платы работникам и денежным довольствием курсантам (который делится на расчетную, материальную и экономическую группы, а также касса для выдачи денег).

·        Учебный отдел - контролирует весь учебный процесс (составляет учебные программы, расписание занятий, ведет контроль успеваемости курсантов) включает в себя: семнадцать кафедр (такие как: гуманитарных и социально-экономических дисциплин, тактики и тактико-специальной подготовки, управления войсками, боевых гусеничных машин, кафедра двигателей, электрооборудования и автоматики, эксплуатации и вождения, ремонта бронетанковой техники, технологий и производства (бронетанковой техники), вооружения танков и стрельбы, математики, физики, химии, иностранных языков, боевых колесных машин и военных автомобилей (подготовка ВДВ), русского языка).

·        Научно-исследовательский и редакционно-издательский отдел - занимается изданием учебного пособия, плакатов.

·        Лаборатория вычислительной техники - обеспечивает институт техническими и программными средствами, разрабатывает программы для отделов и служб.

·        Технический отдел (в него входят бронетанковая служба, ракетно-артиллерийская служба, автомобильная служба).

·        Кадровый отдел - обеспечивает квалифицированный подбор персонала, учитывает сотрудников по отделам, ведет учет увольняемых и принятых на работу сотрудников, ведет учет по отпускам, больничным листам, по стажу работы.

Рассмотрим подробнее функции отдела кадров на нескольких основных позициях.

.        Прием на работу новых сотрудников. Включает в себя:

·        Сбор документов по сотруднику: паспорт (просмотр), трудовая книжка, копии дипломов, справки с прежнего места работы и т.д.

·        Подготовка приказа о приеме на работу, направление его руководству на подпись.

·        Заполнение личной карточки сотрудника, помещение ее в картотеку.

·        Запись сотрудника в алфавитку.

·        Если у сотрудника нет страхового свидетельства, подготовка анкеты застрахованного лица.

·        ·             

·             

·       

·       

·             

·             

·       

·             

·       

·       

·       

·       

·       

·       

·       

·       

·       

Рис. 1. Организационная структура Омского ТИИ

·        Если у сотрудника нет идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), подготовка заявления в Налоговую инспекцию на присвоение ИНН.

·        Если требуется, то вносятся изменения в штатное расписание.

·        Копия приказа направляется в бухгалтерию (для расчета зарплаты).

·        Подшивка приказа о приеме.

·        Запись в журнале регистрации приказов.

.        Увольнение сотрудника. Включает в себя:

·        Подготовка приказа об увольнении.

·        Запись в личной карточке. Помещение личной карточки в архив.

·        Корректировка записи о сотруднике в алфавитке.

·        Запись в трудовой книжке и выдача ее сотруднику.

·        Если требуется, то надо внести изменения в штатное расписание.

·        Если требуется, то расчет числа дней компенсации за неиспользованный отпуск.

·        Подшивка приказа об увольнении.

·        Копия приказа направляется в бухгалтерию.

·        Запись в журнале регистрации приказов.

.        Кадровое перемещение. Включает в себя:

·        Подготовка приказа о кадровом перемещении.

·        Запись в личной карточке.

·        Корректировка записи о сотруднике в алфавитке.

·        Если требуется, то надо внести изменения в штатное расписание.

·        Подшивка приказа о перемещении.

·        Копия приказа направляется в бухгалтерию.

·        Запись в журнале регистрации приказов.

.        Оформление отпуска. Включает в себя:

·        Подготовка приказа по отпуску.

·        Запись в личной карточке.

·        Расчет продолжительности отпуска.

·        Если надо, то расчет продолжительности дополнительного отпуска.

·        Подшивка приказа.

·        Копия приказа направляется в бухгалтерию.

·        Запись в журнале регистрации приказов.

.        Оформление больничных листов. Включает в себя:

·        Расчет процента оплаты больничного листа.

·        Запись в журнале регистрации больничных листов.

·        Больничный лист направляется в бухгалтерию.

. Ведение штатного расписания. Включает в себя:

·        При приеме: занять ставки по определенной должности.

·        При увольнении: освободить ставки.

·        При перемещении: освободить ставки по старой должности, занять ставки по новой должности.

·        На основании приказов руководства вносятся изменения в структуру штатного расписания: добавить, удалить должность и установить количество ставок.

.Информационно-справочное обслуживание. Включает в себя:

·        Выдача справок сотрудникам (устно и письменно).

·        Письменные справки сотрудникам регистрируются в журнале регистрации справок.

·        Отчеты руководству на их «непредсказуемые» запросы.

. Отчетность. Включает в себя:

·        В Пенсионный фонд: подготовка анкет на присвоение страхового номера.

·        Ежегодная подготовка индивидуальных сведений о стаже и заработке.

·        В Пенсионный фонд (совместно с бухгалтерией).

·        Ежегодная подготовка справок о доходах и налоговых карточек в Налоговую инспекцию (совместно с бухгалтерией).

. Нормативно-справочная информация включает в себя:

·        На основании приказов руководства меняются внутренние справочники для предприятия: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты.

·        Также могут измениться внешние для предприятия справочники и классификаторы, например, ОКПДТР, КЛАДР. Отдел кадров обязан учесть эти изменения в своей работе.

·        Изменения КЗоТ также необходимо учесть в работе.

Работники отдела кадров занимаются учетом сотрудников предприятия. Руководящему персоналу обычно нужна сводная информация, и они обращаются к отделу кадров с просьбой предоставить им такую информацию.

Сотрудникам бухгалтерии (расчетная группа) от отдела кадров передаются копии документов для ведения собственной базы данных для расчета зарплаты. (Это конечно плохо, когда есть две базы данных по одним и тем же сотрудникам. В перспективе планируется одна единая база данных для кадрового учета и расчета зарплаты)

1.1.2 Программная и техническая архитектура информационной системы в отделе кадров Омского танкового инженерного института и используемых функциональных возможностей

В Омском танковом инженерном институте имеется большое количество компьютеров самой разной конфигурации, и используются различные программы такие как:Graphics Suite X3 - программа предназначена для создания векторной графики.++BUILDER 6 PROFESHIONAL - средство разработки приложений.2000 - двух и трехмерная система автоматизированного проектирования и черчения.

КОМПАС - система автоматизированного проектирования, предназначена для плоского черчения и трёхмерного проектирования, с возможностями оформления проектной и конструкторской документации

На момент исследования в отделе кадров имеется 2 компьютера:

·        процессор Intel Pentium II400MГц, жесткий диск Seagate 120GB, оперативная память 128 Мбайт, операционная система Microsoft WindowsXP, устройство чтения компакт дисков, SVGA-дисплей.

Также имеется два принтера HP LaserJet P1005 A4, 600dpi, 14ppm, 2Mb и Canon i-SENSYS MF4018, тип аппарата: лазерный многофункциональный аппарат, функции аппарата: печать, сканирование, копирование, максимальное разрешение для ч/б печати 1200x600 dpi.

Список программного обеспечения:WINDOWS XP - программа, управляющая основными действиями компьютера, его периферийными устройствами и обеспечивающая запуск всех остальных программ, а также взаимодействие с оператором.OFFIS 2007 - пакет программ, содержащий полный набор средств для работы и имеющий удобный интерфейс, помогает пользователям создавать профессионально оформленные документы.

Данный объем программного и технического обеспечения позволяет внедрить программное средство на базе «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

1.2 Характеристика комплекса задач, и обоснование необходимости автоматизации

На любом предприятии ведется делопроизводство, которое занимается учетом документов и Омский ТИИ не исключение.

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «Делопроизводство» чаще звучит как документационное обеспечение управления (ДОУ).

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо. В Омском ТИИ делопроизводством занимается отдельное структурное подразделение - отдел кадров.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, приказов МО РФ, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства. А для Омского танкового инженерного института также требования по составлению и оформлению документов являются приказы Министра обороны Российской Федерации в частности Приказ МО РФ № 170 [2].

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

·        технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

·        технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокса);

·        технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, адресовальные, бумагорезательное оборудование и др.);

·        средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами. Использование ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа, набранный текст распечатать на принтере и сохранить на электронном носителе для дальнейшего использования.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа.

Разновидность - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.

Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на 3 группы:

·        организационные документы;

·        распорядительные документы;

·        справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.

Учредителями разрабатываются организационные документы, на основе ГОСТов, правовых актов, а также приказов Министра обороны. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач Омского ТИИ издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.

Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или организационно - распорядительными документами. Исключением являются финансово - бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

·        унифицированная система организационно - распорядительной документации;

·        унифицированная система отчетно-статистической документации;

·        унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

·        унифицированная система документации по труду;

·        унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТе Р 6.30 - 2003 [1]. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач отдела кадров

Внедрение новых технологий жизненно важно для растущих и развивающихся предприятий. Использование вычислительной техники для решения задач необходимо на любом хоть на малом предприятии, хоть на крупном каким является Омский ТИИ. Необходимо делать ставку на новые технологии. Внедрение данной системы позволит:

·        резко повысить производительность труда (в десятки и сотни раз)

·        повысить качество и достоверность документооборота

·        привести документацию подразделения в порядок и в соответствии с приказами

·        наметить переход от учета к анализу

Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов, так как повысится достоверность и полнота документов.

Сложность определения эффекта заключается в следующем. Любая предметная область выпускает какой-то результат, ради которого она существует, причем результат работы предметной области часто материален. Внедрение компьютеров влияет не на материальный результат предметной области, а на ее информационную подсистему, необходимую для функционирования предметной области. Улучшение информационной подсистемы косвенно, опосредованно, влияет на материальный результат предметной области.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства дает эффект двух типов. Первый - это количественный эффект, который можно посчитать в цифрах. Это прибыль предприятия, производительность труда сотрудников, количество ошибок в работе и т.д. Второй - это качественный эффект, который косвенно влияет на количественные показатели и может быть частично выражен через них. Это порядок, удобство, наглядность, достоверность информации, новые возможности.

Влияние автоматизации на эффективность работы сотрудников.

Посмотрим на ситуацию с точки зрения руководства: в отделе кадров нашего предприятия работает пять сотрудника, средняя зарплата в отделе кадров - 8000 руб.

Фонд заработной платы отдела кадров в год равен пять человек, умножим на 8000 рублей и на двенадцать месяцев, получаем 480 000 рублей.

Рассмотрим подробнее, на что тратятся эти деньги, т.е. какая работа сотрудников оплачивается этими деньгами. Здесь нужно отделить эффективную работу от неэффективной.

В целях выявления неэффективной работы сотрудников и затраты рабочего времени на исправление ошибок, поиск нужной документации был проведен эксперимент. Пример: на поиск документа, личной карточки одного из сотрудников в алфавитном порядке, уходит примерно 30 минут. Исправления, дополнения в личной карточке занимает еще около 20 минут. Таким образом, на один документ было затрачено около 50 минут рабочего времени. В процентном соотношении эффективная и неэффективная работа до автоматизации показана в таблице 1.

Таблица 1 Работа сотрудников до автоматизации

Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиску документов равно 480000 рублей умножить на 40 процентов получаем 192000 рублей в год.

С компьютером формирование отчетности в идеале производится нажатием одной кнопки. При этом в течение года должна выполняться на достойном уровне вся необходимая основная (эффективная) работа. При технологии баз данных поиск данных в компьютере производится очень быстро. Средства контроля, заложенные в программу, уменьшают количество ошибок пользователей. Соотношении эффективная и неэффективная работа после автоматизации показана в таблице 2.

Таблица 2 Работа сотрудников после автоматизации

Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиск документов равно: 480000 рублей, умноженное на 20 процентов и получаем 96000 рублей в год.

Экономия равна: 192 000 рублей минус 96000 рублей получаем 96000 рублей в год.

Таким образом, компьютер перераспределяет доли работ, резко увеличивая долю эффективной работы. При этом сильно снижаются непроизводительные затраты рабочего времени. Зарплата персонала начинает расходоваться по назначению - это плата за действительно эффективную работу. На расчетном счете денег не увеличивается, но ваши деньги начинают работать на вас, а не пропадают впустую, как было раньше. Повышается мотивация персонала за счет избавления его от рутины, работа становится более интересной.

Вывод: активное применение автоматизированной системы для своевременного получения нужной и достоверной информации для управления трудовыми ресурсами может принести дополнительную прибыль.

1.2.2 Определение места проектирования задачи в комплексе задач и ее описание

Прежде чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а потом внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Зачастую для этого на предприятии ведутся работы по исследованию и анализу функционирования бизнес-процессов. Определяются ключевые сотрудники, проводиться анкетирование с целью определения выполняемых функций, сбор информации по движению документов, прописываются сложившиеся бизнес - правила.

Руководитель может решить проводить исследование формализуемых процессов, как силами собственных экспертов, так и воспользоваться услугами и опытом внешних консультантов.

Но, несмотря на результат его решения, основными целями, которые ставятся при проведении подобных проектов, являются:

·        предоставление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм. Обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

·        формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно - управленческой структуры;

·        упорядочение информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

·        выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;

Анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем.

Все перечисленные цели достигаются с помощью программного продукта компании Computer Associates - BPwin. Эти цели являются фундаментом дальнейшего развития процесса обследования предприятия, который лежит в основе проекта реструктуризации и перехода предприятия на новый, более качественный уровень.автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD, IDEF3.

Применение данных методологий в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия в трех информационных разрезах IDEF0.

Первый информационный разрез - функциональность системы. В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Funktion Modeling) бизнес-процесс представляется в виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, обмениваясь информационными и материальными потоками с помощью людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой работой. С помощью функционального моделирования можно провести системный анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах или функциях, на показателях их правильного выполнения, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. За внешней простотой скрывается вся суть бизнес-процесса. Вся входящая и исходящая информация, источники и результаты, механизмы агрегированы настолько, что позволяют осмыслить их в целом.

В контекст входит описание цели моделирования, области моделирования, т.е. описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие и точки зрения - позиции, с которой будет строиться модель. Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом. После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием, или как ее еще называют - декомпозицией, одной из работ на вышестоящей диаграмме. BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.

Кроме основных видов диаграмм модель нотации IDEF0 в BPwin может включать следующие элементы:

Диаграмма дерева узлов. Диаграмма дерева узлов имеет вид традиционного иерархического дерева, где верхний прямоугольник соответствует работе с контекстной диаграммы, а последующие нижние узлы представляют собой дочерние уровни декомпозиции. Диаграмм деревьев узлов в модели может быть сколько угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграммы только для показа (FEO). Чаще всего FEO диаграммы строятся, чтобы показать модель с других точек зрения, вырезать важный кусок из сложной диаграммы, рассмотреть вариации модели или проблемной области, проанализировать их, не внося изменений в основную модель.

Второй информационный разрез - потоки информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0. поскольку они описывают потоки данных. Позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом внешней информационной средой. Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных. Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных. Без объекта «внешняя сущность» аналитику бывает иногда сложно определить, откуда пришли в компанию данные документы. Или какие документы еще приходят от, такой внешней сущности как, например, «клиент». Объект «хранилище данных» является уникальным обозначением длительного хранения, очередности обработки, резерва документов. Это предоставление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы - движение объектов, поставка и распространение объектов.

Третий информационный разрез- последовательность выполняемых работ. В отличие от диаграмм IDEF0, DFD, элементы которых позволяют точно описать функциональность системы и организацию документооборота, описать с их помощью логику построения системы не удастся. Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия модель дополняют диаграммами еще одной методологии- IDEF3, так же называемой диаграммами workflow diagramming. В IDEF3 включены элементы логики. Что позволяет аналитику моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.

В результате обследования предприятия строится функциональная модель существующей организации работы AS-IS (Как есть). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал» и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс, модель AS-IS позволяет выяснить «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Внедрение информационной системы неизбежно приведет к перестройке существующих бизнес - процессов предприятия. Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места. В чем будут состоять преимущества новых бизнес - процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес - процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующие работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально) и т.д.

Сравнение результата с существующей структурой позволяет, во-первых, оценить адекватность модели, а во-вторых - предложить решения, направленные на совершенствование этой структуры.

Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели TO-BE (Как будет) модели новой организации бизнес-процессов. Модель TO-BE нужна для оценки последствий внедрения информационной системы и анализа альтернативных, лучших путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем.

Деятельность по формированию кадров, их перемещению по подразделениям, повышению в должности осуществляется отделом кадров на основании приказов.

Входными документами для работы отдела кадров являются:

·        ведение штатного расписания;

·        запросы от сотрудников;

·        заявление о приеме на работу;

·        справки от сотрудников;

·        заявление на перемещение;

·        документы от сотрудников;

·        документы от организаций;

Выходными документами отдела кадров являются:

·        отчетность;

·        приказ о приеме на работу;

·        приказ о перемещении;

·        ответы на запросы;

·        выдача справок.

Общая схема- «AS-IS» «Работа отдела кадров» показана в приложении 1.

Декомпозиция общей схемы «AS-IS» «Работа отдела кадров» показана в приложении 2.

Сотрудники отдела кадров Омского ТИИ, при приеме на работу соискателя руководствуются нормативными документами. Рассматривают документацию, полученную от соискателя работы, проверяют соответствие с указанными требованиями на занимаемую должность. Требования к занимаемой должности устанавливаются в соответствии с нормами КЗоТа, и требованиям вышестоящего командования.

Начальник отдела кадров проверяет составленные документы с целью:

правильности оформления документа;

соответствие образования, опыта работы и личных данных сотрудника.

Рассмотрев, и при необходимости внеся изменения, начальник отдела кадров подписывает документы о приеме на работу. После чего назначается испытательный срок работы сотрудника.

Отдел кадров при рассмотрении кандидатур на свободную вакансию, производит отбор по нескольким критериям:

а) возрастные данные;

б) образование;

в) опыт работы;

г) характеристика с прежнего места работы.

Пункты «б», «в» и «г» считаются более значимыми для приема на работу сотрудников. Характеристику с прежнего места работы может запросить начальник отдела кадров, не только у соискателя работы, но и отправить запрос на прежнее место работы.

При получении характеристики с прежнего места работы сотрудника сведения заносятся в личную карточку сотрудника. Таким образом, формируют алфавитную картотеку сотрудников.

Картотека ведется ручным способом. Поиск нужной информации о сотрудниках начинается с просмотра картотеки.

автоматизация информационный риск функциональный

1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации

Рассмотрим в данном разделе дипломного проекта, какие документы отдел кадров направляет в бухгалтерию и иные подразделения:

·        приказы о приеме на работу;

·        приказы о кадровом перемещении;

·        приказы об увольнении.

Эти документы регистрируются в журнале регистрации приказов и журнале регистрации больничных листов.

На основании этих документов бухгалтерия ведет свою собственную базу данных сотрудников для расчета зарплаты. В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии большинство документов не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

·        индивидуальные сведения по сотруднику;

·        списки сотрудников;

·        события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

·        штатное расписание.

На основании этих документов руководство принимает управленческие решения, поэтому от отдела кадров требуется достоверная, полная, релевантная информация. При нынешней системе учета это не всегда соблюдается. Часть информации искажается, не все сведения о сотрудниках заполняются в личных карточках. При достаточно сложном запросе сотрудники не в состоянии перебрать все личные карточки сотрудников для выборки нужной информации и начинают искать косвенные пути решения проблемы: обзванивать объекты, опрашивать сотрудников (отрывая их от работы), вспоминать, придумывать. Естественно, что от этого страдает руководство и все предприятие в целом.

1.3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы.

Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. На следующем этапе необходимо разработать концепцию подсистемы, в которой должны быть сформулированы основные требования к программе, определены взаимодействия с существующими подсистемами.

Далее, создание конфигурации на платформе «1С: Предприятие» версия 8.1, а именно создание справочников, документов, отчетных форм для демонстрации.

Оценив затраты на внедрение и ожидаемую экономическую эффективность, можно переходить к решению о выборе стратегии и составить ориентировочный план внедрения программы.

1.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения информационной системы для автоматизации комплекса задач

Из рассматриваемых на рынке информационных систем, о чем уже выше говорилось, существует много программ, которые отвечают всем современным требованиям системы управления и комплексно решают ее задачи. Но многие из них достаточно дорогостоящие. Прежде всего, дорогостоящими является не только приобретение программного продукта, а главным образом, само внедрение. Так как в Омском танковом инженерном институте имеется программа «1С: Предприятие» версия 8.1, то целесообразно будет отдать предпочтение программному продукту «1С: Предприятие» версия 8.1.

Программное обеспечение должно быть достаточным, и обладать следующими свойствами - надежностью, модульностью построения, удобством эксплуатации.

Основные преимущества «1С: Предприятие» версия 8.1 рассмотрены ниже.

. Области применения.

Гибкость платформы позволяет применять «1С: Предприятие» версия 8.1 в самых разнообразных областях:

·        автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

·        поддержка оперативного управления предприятием;

·        автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

·        ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

·        широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

·        решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

·        расчет зарплаты и управление персоналом;

·        другие области применения.

. Экономическая и аналитическая отчетность.

Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

·        получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;

·        группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;

·        сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;

·        различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

. Эргономический пользовательский интерфейс.

Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

·        значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;

·        облегчение работы неподготовленных пользователей, быстрое освоение системы;

·        удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;

·        разнообразные сервисные возможности;

·        универсальные инструменты для создания отчетов любой сложности.

. Масштабируемость.

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Система «1С: Предприятие» версия 8.1 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных.

.        Администрирование.

Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.

. Быстрая разработка и модификация.

Технологическая платформа «1С: Предприятие» версия 8.1 содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку «1С:Предприятия» версия 8.1, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.

1.4 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Каждое программное средство имеет свои технические требования: объем памяти, оперативная память и т.д., в нашем случае для внедрения «1С: Бухгалтерия» версия 8.1 компьютер должен иметь:

·        операционную систему Microsoft WindowsXP;

·        процессор Intel Pentium II400MГц и выше;

·        оперативная память 128 Мбайт и выше;

·        жесткий диск Seagate 120GB;

·        устройство чтения компакт-дисков;

·        USB-порт;

·        SVGA-дисплей.

Так как в отделе кадров компьютеры соответствуют заданному техническим данным, то в полнее возможно внедрить программное средство «1С: Конфигурация ОК ОТИИ»

В первой главе проведен обзор предприятия, проанализирована структура подразделения (отдела кадров). Рассмотрены основные функции отдела кадров. Приведена характеристика и обоснование автоматизации. Для разработки был подобран программный продукт.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ документооборота отдела кадров

2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Методология проектирования информационных систем описывает процесс создания и сопровождения систем в виде жизненного цикла (ЖЦ) информационной системы, представляя его как некоторую последовательность стадий и выполняемых на них процессов. Для каждого этапа определяются состав и последовательность выполняемых работ, получаемые результаты, методы и средства, необходимые для выполнения работ, роли и ответственность участников и т.д. Такое формальное описание жизненного цикла информационной системы позволяет спланировать и организовать процесс коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом.

Жизненный цикл информационной системы можно представить как ряд событий, происходящих с системой в процессе ее создания и использования.

Модель жизненного цикла отражает различные состояния системы, начиная с момента возникновения необходимости в данной информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления. Модель жизненного цикла - структура, содержащая процессы, действия и задачи, которые осуществляются в ходе разработки, функционирования и сопровождения программного продукта в течение всей жизни системы, от определения требований до завершения ее использования.

В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла:

Каскадная модель предусматривает последовательное выполнение всех этапов проекта в строго фиксированном порядке. Переход на следующий этап означает полное завершение работ на предыдущем этапе.

Поэтапная модель с промежуточным контролем. Разработка информационной системы ведется итерациями с циклами обратной связи между этапами. Межэтапные корректировки позволяют учитывать реально существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах; время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки.

Спиральная модель. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка. Особое внимание уделяется начальным этапам разработки - анализу и проектированию, где реализуемость тех или иных технических решений проверяется и обосновывается посредством создания прототипов (макетирования).

На практике наибольшее распространение получили две основные модели жизненного цикла:

каскадная модель (характерна для периода 1970-1985 гг.);

спиральная модель (характерна для периода после 1986.г.).

Существует целый ряд стандартов, регламентирующих жизненный цикл программного обеспечения, а в некоторых случаях и процессы разработки. Среди наиболее известных стандартов можно выделить следующие:

·        ГОСТ 34.601-90 - распространяется на автоматизированные системы и устанавливает стадии и этапы их создания. Кроме того, в стандарте содержится описание содержания работ на каждом этапе. Стадии и этапы работы, закрепленные в стандарте, в большей степени соответствуют каскадной модели жизненного цикла.

·        ISO/1EC 12207:1995 - стандарт на процессы и организацию жизненного цикла. Распространяется на все виды заказного программного обеспечения. Стандарт не содержит описания фаз, стадий и этапов.

·        Custom Development Method (методика Oracle) по разработке прикладных информационных систем - технологический материал, детализированный до уровня заготовок проектных документов, рассчитанных на использование в проектах с применением Oracle. Применяется CDM для классической модели жизненного цикла (предусмотрены все работы/задачи и этапы), а также для технологий «быстрой разработки» (Fast Track) или «облегченного подхода», рекомендуемых в случае малых проектов.

·        Rational Unified Process (RUP) предлагает итеративную модель разработки, включающую четыре фазы: начало, исследование, построение и внедрение. Каждая фаза может быть разбита на этапы (итерации), в результате которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования. Прохождение через четыре основные фазы называется циклом разработки, каждый цикл завершается генерацией версии системы. Если после этого работа над проектом не прекращается, то полученный продукт продолжает развиваться и снова минует те же фазы. Суть работы в рамках RUP - это создание и сопровождение моделей на базе UML.

·        Microsoft Solution Framework (MSF) сходна с RUP, так же включает четыре фазы: анализ, проектирование, разработка, стабилизация, является итерационной, предполагает использование объектно-ориентированного моделирования. MSF в сравнении с RUP в большей степени ориентирована на разработку бизнес-приложений.

·        Extreme Programming (XP). Экстремальное программирование (самая новая среди рассматриваемых методологий) сформировалось в1996 году. В основе методологии командная работа, эффективная коммуникация между заказчиком и исполнителем в течение всего проекта по разработке информационной системы, а разработка ведется с использованием последовательно дорабатываемых прототипов.

Позднее был разработан и в 2002 г. опубликован стандарт на процессы жизненного цикла систем (ISO/IEC 15288 System life cycle processes). К разработке стандарта были привлечены специалисты различных областей: системной инженерии, программирования, управления качеством, человеческими ресурсами, безопасностью и пр. Был учтен практический опыт создания систем в правительственных, коммерческих, военных и академических организациях. Стандарт применим для широкого класса систем, но его основное предназначение - поддержка создания компьютеризированных систем.

.1.1 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

Под риском проекта понимают потенциальную, численно измеримую возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта. Такие ситуации могут возникать в связи с неопределенностью, то есть со случайными изменениями условий экономической деятельности, неблагоприятными, в том числе форс-мажорными, обстоятельствами, а также в связи с возможностью получения непредсказуемого результата в зависимости от предпринятого или не предпринятого действия. Основные риски ИТ-проектов:

. Масштаб проекта

. Кадровое обеспечение

. Управление рисками

. Нереальные сроки

. Финансирование

. Организационная политика

. Многочисленные задержки выполнения работ

. Неожиданные функциональные бреши

. Вопросы взаимопонимания

. Сопротивление нововведениям

Разрешение рисков. В иные модели жизненного цикла риски входят как фактор разработки, тогда как некоторые не учитывают риски вовсе. Поэтому необходимо определить, имеются ли риски в проекте и каково их влияние на ход выполнения проекта в случае их проявления.

2.2 Информационная модель и её описание

Автоматизированное рабочее место специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

·        возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

·        работа в реальном масштабе времени;

·        обеспечение требований ко времени реакции системы;

·        регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

·        хранение данных о состоянии устройств системы;

·        возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

·        обеспечение высокой надежности технических средств АРМ.

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

2.2.1 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификация должностей на предприятии - это эффективный инструмент управления персоналом. Выстроенный на основе определенных единых факторов оценки, он позволяет создать качественную систему оплаты труда, т. е. сформировать сетку заработных плат и компенсационный пакет.

Долгое время все вопросы, связанные с классификацией должностей сотрудников, решались с помощью Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), имевшего статус нормативного документа. При определении размера зарплаты предприятия пользовались единой тарифно-квалификационной сеткой. Однако такая система не универсальна: она складывается из отдельных сеток по всем видам предприятий и учреждений, распространяясь внутри ведомств, что требует адаптации для каждой конкретной организации, а во-вторых, охватывает далеко не все специальности. Тем не менее, многие компании стараются соблюдать ЕТКС. В то же время, сегодня, благодаря изменениям в законодательстве и экономической ситуации в стране, компании имеют возможность использовать и другие формы и методы классификации должностей. Один из них - ранжирование должностей.

Ранжирование должностей - это метод их соизмерения по степени сложности работ или другим установленным критериям. Метод предусматривает составление рядов должностей/работ по мере возрастания или убывания их сложности без количественной оценки.

Классификация должностей тесно связана со всеми элементами системы управления персоналом, а именно:

.Подбор/отбор работников - перечисление требований для каждой позиции.

.Карьерный рост (управление мотивацией) - описание каждого уровня должностей и возможностей сотрудников.

.Система оплаты труда - определение значимости должности, соответственно, уровня базовой оплаты, системы премиальных, а также составляющих социального пакета.

.Система обучения - получение необходимой квалификации.

Основные задачи классификации (дифференциации, ранжирования, грейдирования) должностей:

·        выделение категорий персонала с разной мотивационной структурой (оценка человеческих ресурсов, создание прозрачной системы оплаты);

·        выделение категорий персонала с разным позиционированием в компании и на рынке труда (построение в соответствии с содержанием работы иерархии должностей, отражающей внутреннюю структуру компании);

·        исключение дублирования функций, упорядочение системы подчиненности;

·        определение требований для каждой позиции (предоставление служащим информации о мере их ответственности и ожидаемых от них результатах).

Однако главная задача ранжирования - приведение иерархии должностей в соответствие с целями, задачами и потребностями предприятия.

Это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий - специальность и разряд.

Некоторые должности и специальности, используемые на предприятии, с примерным кодом по «Общероссийскому Классификатору», приведены ниже (см. табл. 3, 4).

Таблица 3 Общероссийский классификатор должностей

Таблица 4 Разряд отражает квалификацию рабочего по специальности

Штатное расписание действует для всех категорий Оклад определяется по утвержденному штатному расписанию (см. табл. 5).

Таблица 5 Штатное расписание

Список военкоматов нужен для воинского учета военнообязанных сотрудников и не только так как институт военный отдел кадров очень тесно взаимодействует с военкоматами. Список военкоматов города Омска приведены в таблице 6.

Таблица 6 Военкоматы города Омска

КЛАДР - классификатор адресов России. Поставляется Налоговой инспекцией на дискете, имеет сложную иерархическую структуру: РЕГИОН - ГОРОД - УЛИЦА - ДОМ. Содержит также список стран мира. Имеется программа для просмотра адресов. В перспективе возможно подключение КЛАДРа к системе кадрового учета. Список значений показан в таблице 7.

Таблица 7 Списки значений

Все эти данные заполняются по каждому сотруднику и используются для заполнения документов.

2.2.2 Характеристика нормативно - справочной, входной и оперативной информации

Для каждого пользователя необходимо определить набор его прав в системе, следует также, исходя из разрешенных действий, предоставить пользователю удобный и функциональный интерфейс, не содержащий лишних элементов. Например, делопроизводитель должен иметь возможность принять и выдать документы, и ему совсем не нужно видеть пункты меню, которые позволяют отслеживать работу инспектора.

Для создания индивидуальных пользовательских интерфейсов предназначены объекты конфигурации Интерфейс. Они позволяют создавать наборы команд главного меню и панели инструментов, с которыми будет работать пользователь.

Как правило, для каждой категории пользователей создается свой интерфейс, который ставится в соответствие конкретному пользователю. В отличие от ролей, каждому пользователю можно назначить только один интерфейс по умолчанию, однако средствами встроенного языка можно управлять видимостью других интерфейсов. На рисунке 2 показан интерфейс инспектора отдела кадров Омского танкового инженерного института.

Рис. 2. Интерфейс инспектора отдела кадров

Объект конфигурации Справочник является прикладным и предназначен для работы со списками данных. Он используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой будет храниться, например, список сотрудников, наименование должностей, список подразделений.

Справочник состоит из элементов. Характерной особенностью объекта конфигурации его является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник: например, добавить в справочник новых сотрудников. Каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробнее описывает этот элемент. Большинство реквизитов объекта конфигурации Справочник разработчик создает самостоятельно, однако у каждого объекта конфигурации Справочник существуют два поля «по умолчанию»: Код и Наименование.

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, предназначена для разных элементов справочника. Так, например, каждый элемент справочника Сотрудники может содержать информацию о составе семьи сотрудника. Для одного сотрудника это будет только супруга, а у другого семья может состоять из супруги, сына и дочери. Для описания подобной информации могут быть использованы табличные части объекта конфигурации Справочник, являющиеся подчиненными объектами конфигурации.

Справочник Сотрудники. Удобная форма заполнения позволяет быстро заполнить личные данные о сотруднике (см. рис. 3). В ней содержатся такие реквизиты как:

·        код;

·        наименование;

·        подразделение;

·        должность;

·        образование;

·        дата рождения сотрудника;

·        семейное положение;

·        паспортные данные;

·        ИНН;

·        пенсионное свидетельство;

·        состав семьи и т.д.

Возможен и другой вид иерархии - иерархия элементов. В этом случае в качестве родителя выступает не группа элементов справочника, а непосредственно один из элементов справочника. Например, такой вид иерархии можно использовать при создании справочника Подразделения, когда одно подразделение является родителем для нескольких других, входящих в его состав. Справочник Подразделения.

Рис. 3. Справочник Сотрудники

Также иерархическую форму имеют справочники такие как:

·        Справочник Должности;

·        Справочник Воинские звания (см. прил. 6, 7).

В зависимости от того, какие действия мы хотим выполнять со справочником, нам требуется изображать справочник в «разном виде». Например, для того, чтобы выбрать некоторый элемент справочника, удобнее представить справочник в виде списка, а для того, чтобы изменить какой-то элемент справочника, удобнее представить все реквизиты этого элемента справочника на одной форме. Поэтому объект конфигурации Справочник может иметь произвольное количество форм, часть из которых можно назначить в качестве основных.

Форма служит для «визуализации» данных, находящихся в базе. Она представляет эти данные в удобном для пользователя виде и позволяет описать алгоритмы, которые будут сопровождать работу пользователя с данными, показанными в форме.

Рис. 4. Справочник Подразделения

Любая форма может быть описана в конфигураторе. Для создания такого описания существует подчиненный объект конфигурации Форма. Как правило, он подчинен одному из прикладных объектов, но может существовать и самостоятельно. На основании описания, содержащегося в объекте конфигурации Форма, в нужный момент работы пользователя платформа «1С: Предприятие» создаст программный объект Форма, с которым и будет работать пользователь.

Справочник Образование, имеет два поля по «по умолчанию»: Код и Наименование (см. рис. 5).

Рис. 5. Справочник Образование

По такому же простому принципу построены и справочники такие как:

·        Справочник Оклады (см. прил. 8).

·        Справочник Пол (см. прил.9).

·        Справочник Семейное положение (см. прил.10).

Документ - одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. Тем не менее, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации изменений, внесенных в учетные регистры.

Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существуют реквизиты, которые создаются автоматически - это "Дата" и "Номер". Номер создается, если при конфигурировании длина номера указана больше 0. Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе отдельно для каждого создаваемого вида документа.

Объект конфигурации Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни организации вообще. На основе объекта конфигурации Документ платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут храниться, например, такие документы, как приказ о приеме на работу, или платежные поручения, или счета и т. д.

Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы.

Свойства документа отличается от свойств всех остальных объектов базы данных. Документ обладает способностью проведения. Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, повлияло на состояние учета. До тех пор, пока документ не проведен, состояние учета неизменно, и документ - не более чем черновик, заготовка. Как только документ будет проведен - изменения, вносимые документом в учет, могут вступить в силу и состояние учета может быть изменено.

Поскольку документ вносит изменения в состояние учета, он всегда «привязан» к конкретному моменту времени. Это позволяет отражать в базе данных фактическую последовательность событий.

Следующим важным фактом, вытекающим из двух предыдущих, является то, что система «1С: Предприятие» имеет механизмы, позволяющие отслеживать правильность состояния учета. Предположим, что мы изменили один из проведенных ранее документов и снова провели его «задним числом». В этом случае система «1С: Предприятие» способна отследить, повлияют ли внесенные нами изменения на последующие проведенные документы, и если это так, система способна перепровести необходимые документы.

Каждый документ, как правило, содержит информацию, которая подробнее описывает этот документ. Набор такой информации является одинаковым для всех документов одного вида, и для описания такого набора используются реквизиты объекта конфигурации Документ, являющиеся подчиненными объектами конфигурации. Большинство реквизитов объекта конфигурации Документ разработчик создает самостоятельно, однако у каждого объекта конфигурации Документ существуют два поля «по умолчанию»: Дата и Номер документа. Поскольку тип данных Дата содержит дату и время с точностью до секунды, этот реквизит и определяет в основном положение документа на оси времени.

Кроме этого, каждый документ содержит, как правило, некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, предназначена для разных документов.

Документ Приказ о приеме на работу, предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях прошедших в жизни организации (см. рис. 6).

Рис. 6. Документ Приказ о приеме на работу

Такими же свойствами обладает документ приказ о перемещении в нутрии организации (см. рис. 7).

Рис. 7. Документ Приказ о перемещении

Журналы документов являются средством для отображения в едином списке документов нескольких видов. Журнал документов может иметь несколько форм и макетов табличного документа.

Рис. 8. Журнал регистрации входящих документов

Отчеты используются для получения сводной информации на основании данных, введенных в системе. Обычно отчет содержит алгоритмы получения и обработки информации, формы, при помощи которых организуется интерфейс для ввода параметров алгоритмов и представления результатов их работы, а также макеты, используемые для вывода результатов выполнения алгоритма в табличный документ.

Примером применения отчетов может быть получение сводных данных о хозяйственной деятельности в необходимых для анализа разрезах.

Конфигурация представляет собой описание. Она описывает структуру данных, которые пользователь будет использовать в режиме работы «1С: Предприятие». Кроме этого конфигурация описывает всевозможные алгоритмы обработки этих данных, содержит информацию о том, как эти данные должны будут выглядеть на экране и на принтере, и т.д.

Для того чтобы систему «1С: Бухгалтерия» можно было быстро и легко настраивать на нужные прикладные задачи, все описание, которое содержит конфигурация, состоит из неких логических единиц, называемых объектами конфигурации.

Самое важное качество объектов конфигурации - это их прикладная направленность. Объекты конфигурации не просто некие абстрактные конструкции, при помощи которых разработчик пытается описать поставленную перед ним задачу. Они представляют собой аналоги реальных объектов, которыми оперирует предприятие в ходе своей работы.

Например, на каждом предприятии существуют различные документы, с помощью которых оно фиксирует факты совершения хозяйственных операций. Точно так же в конфигурации существуют объекты вида «Документ».

Кроме этого на каждом предприятии обязательно ведется список сотрудников, справочник номенклатуры или товаров. В конфигурации тоже есть специальные объекты вида «Справочник», которые позволяют разработчику создавать компьютерные аналоги таких списков.

На основе объектов конфигурации платформа создает в базе данных информационные структуры, в которых будут храниться данные.

Для того чтобы иметь возможность отличать друг от друга пользователей, работающих с информационной базой, в системе «1С: Бухгалтерия» существует режим ведения списка пользователей.

В этом режиме администратор базы имеет возможность создавать и удалять пользователей системы, назначать им интерфейсы и роли и т. д.

Рис. 7. Дерево конфигурации отдела кадров Омского ТИИ

Во второй главе описываются модели жизненного цикла отражающие различные состояния системы. Определены наиболее вероятные риски (неблагоприятные ситуации) при разработке программного средства. Разработано программное средства «1 С: Конфигурация ОК ОТИИ», которое оптимизирует все запросы и вводимые данные по делопроизводству, повышает качество и достоверность документооборота.

ГЛАВА 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения, какого - либо мероприятия, в нашем случае контроля за выполнением и финансированием договоров и контрактов, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

·        улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

·        повышение технического уровня, качества и объёмов вычислительных работ;

·        увеличение объёмов и сокращение сроков переработки информации;

·        повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

·        уменьшение численности персонала, занятого обработкой исходных данных, переработкой и получением необходимой информации;

·        снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации программного изделия, на один рубль капитальных единовременных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведённые затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технике - экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технике - экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объёмах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценке деятельности организаций - разработчиков программного изделия.

Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности.

В данном разделе изложена методика и специфика расчёта экономической эффективности проекта, а также указаны все необходимые для выводов показатели и формулы для расчётов.

В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса.

Под существующим технологическим процессом подразумевается та методика получения оперативных данных из действующей системы, которая использовалась бы при составлении отчёта, если бы не существовало автоматизированного решения задачи.

Сопоставление базового и проектного вариантов производится на основании расчёта экономических показателей.

Экономическая эффективность проекта складывается из составляющих:

·        косвенного эффекта, который характеризуется увеличением прибыли, снижением затрат;

·        прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

Для расчёта экономической эффективности используются следующие трудовые показатели:

1) Абсолютное снижение трудовых затрат (∆ Т) рассчитывается по формуле (1)

∆ Т = Т₀ - Т₁,(1)

где Т₀ - трудовые затраты информации по базовому варианту;

Т₁ - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) рассчитывается по формуле (2)

Кт = ∆ Т ÷ Т0 × 100 %.(2)

) Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт) рассчитывается по формуле (3)

Yт = С₀ - С₁.(3)

К стоимостным показателям относятся:

) Абсолютное снижение стоимостных затрат ( ∆ С ) рассчитывается по формуле (4)

∆С = С₀ - С₁,(4)

где С₀ - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту;

С₁ - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс) рассчитывается по формуле (5)

Кс = ∆ С ÷ Со × 100%.(5)

) Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) рассчитывается по формуле (6)

Ус = С₀ ÷ С₁.(6)

) Формула экономической эффективности имеет вид и рассчитывается по формуле (7)

Е = Э÷К,(7)

где Э - чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;

К - объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.

) Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е и наступает, когда Э = Е×К, срок окупаемости разработанного проекта рассчитывается по формуле (8)

Т = 1 ÷ Е,(8)

где Т- срок окупаемости проекта со всеми рисками связанными с внедрением программного средства и вложенными инвестициями.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Здесь будут рассчитаны затраты (трудовые и стоимостные) на работу в базовом варианте и на работу после внедрения задачи автоматизации.

Расчет трудовых затрат по базовому и проектному варианту.

А. Базовый вариант (ведение контроля комбинированным способом - частично автоматизированным, частично ручным способом)

Объём работы измеряется количеством обработанных документов, который должен обработать специалист в существующей системе. В отделе кадров Омского танкового инженерного института за год примерно обрабатывается 10000 документов. В отделе работает 5 человек. Годовой фонд рабочего времени (Fгод.) для каждого года рассчитывается отдельно, в нашем случае Fгод=1960 часов.

В среднем один сотрудник выполняет 2000 документов в год. Отсюда следует, 2000 документов разделить на 1960 часов примерно равно 1,5 документа в час. Это есть норма выработки одного сотрудника в час.

Трудоёмкость (Т₀) определяется делением объёма работы на норму выработки

Т₀= 2000 ÷ 1,5= 1333.

Б. Проектный вариант (контроль с помощью «1С: Бухгалтерия» версия 8.1)

Норма выработки при проектном варианте показывает. Сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием «1С: Бухгалтерия» версия 8.1

Норма выработки в час составляет 4 документа.

Трудоёмкость (Т₁) определяется делением объёма работы на норму выработки

Т₁= 1333 ÷ 4 = 444.

)Абсолютное снижение трудовых затрат (∆ Т) рассчитываем по формуле (1)

∆Т= 1333 - 444= 889.

) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) рассчитывается по формуле (2)

∆Кт = 889 ÷ 1333 × 100% = 67.

) Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Ут) рассчитывается по формуле (3)

Ут = 1333÷444 = 3.

Расчет стоимостных показателей:

А. Базовый вариант (ведение контроля комбинированным способом)

Затраты на ручную обработку информации определяются следующим образом:

1.Материальные затраты:

В материальные затраты на ручную обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 300 рублей. Соответственно на год потребуется:

× 12 = 3600 руб.

2.       Трудовые затраты.

Количество работников - 5 человек. ФОТ (Фонд оплаты труда) каждого работника - 8000 рублей средняя зарплата в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

8000 × 12 × 5 = 480000 руб.

Отчисления по единому социальному налогу составляют 26,5% от ФОТ:

480000 × 0,265=127200 руб.

Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии (силовой и освещения), отопления, водоснабжения, канализации, амортизации здания, затраты на заработную плату и др.) составляют 70% от ФОТ:

480000 × 0,70 = 336000 руб.

Всего затраты на ручную обработку информации составляют:

С₀ = 3600 + 480000 + 127200+ 336000 = 946800 руб.

Б. Проектный вариант (контроль с помощью «1С: Бухгалтерия» версия 8.1).

Затраты на автоматизированную обработку информации определяются следующим образом:

.Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:

1 картриджи - 4шт. × 3500 руб. = 14000 руб.

2 бумага - 20шт. × 120 руб. = 2400 руб.

Итого = 16400 руб.

2.Трудовые затраты.

Количество работников - 4 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) каждого работника - 8000 рублей средняя зарплата в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

8000 × 12 × 4=384000руб.

Отчисления по единому социальному налогу составляют 26,5% от ФОТ:

384000 × 0,265 = 101760 руб.

Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии (силовой и освещения), отопления, водоснабжения, канализации, амортизации здания, затраты на заработная плата и др.) составляют 70% от ФОТ:

384000 × 0, 70 = 268800 руб.

Срок действия проекта - 5 лет, тогда Амортизационные отчисления составят 20% (100% / 5) от капитальных вложений

280000× 0, 2 = 56000руб.

Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:

С₁=16400 + 384000 + 101760 + 268800 + 56000 = 826960 руб.

Капитальные вложения в создание «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

Автоматизированная информационная система создавалась сотрудниками отдела ИТ (отдела информационных технологий).

.        Материальные затраты.

В таблице 8 приведены затраты на расходные материалы и инструменты.

Таблица 8 Затраты на расходные материалы и инструменты

. Трудовые затраты.

Проект выполнялся усилиями 2 специалистами отдела ЛВТ

ФОТ (фонд оплаты труда) в месяц составляет:

Руководитель проекта - 15000 руб.

Помощник программиста- 10000 руб.

Процесс создания автоматизированной информационной системы занял около 4 месяцев.

Всего ФОТ = (15000+10000) × 4=100000 руб. в год.

Отчисления на социальное обеспечение составляют 26,5% от ФОТ:

100000 × 0,265 = 26500 руб.

Накладные расходы составляют 100% от ФОТ:

100000 × 1 = 100000 руб.

Таким образом, проведём калькуляцию проекта по созданию автоматизированной информационной системы (см. табл. 9)

Таблица 9 Калькуляция проекта информационного обеспечения для задач отдела кадров

Приобретение компьютеров для отдела кадров не требуется. Имеющиеся в наличии компьютеры вполне удовлетворяют требованиям «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

Таким образом, затраты (инвестиции) на создание информационного обеспечения отдела кадров составляют: К = 241760.

Рассчитаем значение стоимостных показателей:

) Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆ С) рассчитывается по формуле (4)

∆ С = 946800 - 826960= 119840 руб.

) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс) рассчитывается по формуле (5)

Кс = 119840 ÷ 946800 × 100 = 13.

) Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) рассчитывается по формуле (6)

Ус = 946800 ÷ 826960 = 1, 2.

Определим экономическую эффективность - это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта.

Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость.

7) Экономическая эффективность (Е) рассчитывается по формуле (7):

Е = 119840 ÷ 241760 = 0, 5.

На один рубль вложенных на проект затрат приходиться 48 копеек прибыли.

8) Срок окупаемости рассчитывается по формуле (8):

Т = 1 ÷ 0,5 = 2 года.

Окупаемость проекта составляет два года с учетом вложенных инвестиций.

Таблица 10 Показатели экономической эффективности

Проанализировав полученные экономические показатели, приведенные в таблице, можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта решения задачи, так как при использовании информационного обеспечения снижается трудоемкость выполняемой работы, происходит условное высвобождение численности, снижаются трудовые и стоимостные затраты по обработке документов, что является выгодным для деятельности предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном дипломном проекте достигнуты следующие задачи:

·        проведен анализ предприятия и структурного подразделения (отделка кадров);

·        подобрано и обосновано выбранное программное средство;

·        разработано программное средство для отдела кадров Омского танкового инженерного института;

·        проведено обоснование экономической эффективности проекта.

Цель данного дипломного проекта автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого» достигнута С появлением автоматизированной системы увеличился процесс получения нужных данных, Создание автоматизированной системы позволило сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить в нужном количестве на экран компьютера. Повысив тем самым коэффициент произведенной работы, сократив практически до минимума ошибки при вводе информации.

Эффективность внедрения программного средства также экономически выгодно для Омского танкового инженерного института. При незначительных вложенных инвестициях его окупаемость за небольшой срок значительно выше затраченных средств, что благоприятно сказывается на развитии ОТИИ, и подтверждается актом об апробации.

Целесообразно отметить и ряд незначительных недостатков дипломного проекта, такие как невозможность учета ряда документов текущего делопроизводства, недостаточное количество выводимых отчетов связанных с конкретными отделами предприятий, но позволяет при внедрении в другие отделы доработать эти недостатки за короткое время.

Список литературы

1.       ГОСТ 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов."

.        Приказ МО РФ № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» - М. 1999.

3.       Аксенов К.А. Работа с CASE-средствами BPwin, ERwin/К.А.Аксенов, Б.И.Клебанов. - Екатеринбург. 2004. - 50 с.

.        Анфилатов В.С. Системный анализ в управлении экономическими объектами / В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 128 с.

5.       Балдин К.В. Теоретические основы автоматизации профессиональной деятельности в экономике. Учебник. - М.: МПСИ, 2005. - 245 с.

6.       Барановская Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Т.П. Барановская. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 256 с.

7.       Баронов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.

.        Бугорский В.Н. Сетевая экономика: учеб. пособие / Финансы и статистика, 2008. - 256 с.

.        Быкова А. Организационные структуры управления. - М.: Олма-Пресс, 2003. - 278 с.

.        Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. Под. ред. Пятибратова А.П./Пятибратов А.П., Гудыно Л.П., Кириченко А.А. - ФиС, 2002. - 580 с.

.        Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. - Питер: Гелиос АРВ, 2002. - 270 с.

.        Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учебник для вузов. - М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. - 230 с.

.        Емельянова Н.З. Основы построения автоматизированных информа-ционных систем. Учебное пособие. - М.: Форум, 2005. - 216 с.

14.     Кремер Н.Ш. Исследование операций в экономике: учеб, пособие для вузов / Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, И.М. Тришин, М.Н. Фридман; под ред. Н.Ш. Кремера. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 320 с.

15.     Лугачев М.И. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2005. - 230 с.

.        Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite - М. 2003, - 432 с.

17.     Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем /А.И. Мишенин. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 200 с.

18.     Пасько В.П. Энциклопедия ПК. Аппаратура. Программы. Интернет. - Киев: Издательская группа BHV; СПб.: Питер, 2004. - 800 с.

.        Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия // Приор. - 2002. - 384 с.

20.     Проектирование экономических информационных систем / под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 112 с

.        Радченко М.Г. «1С: Предприятие» версия 8.1.Практическое пособие разработчика. Питер. 2004. - 420 с.

22.     Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине “Электронные системы управления документооборотом”/ Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права - М., 2003 - 168 с.

Источники Интернет

23.     www.1с.ru/v8.1с.ru

24.     www.buhsost.ru <#"564407.files/image009.gif">

Приложение 2

Декомпозиция AS-IS «Работа отдела кадров»

Приложение 3

Общая схема TO-BE «Работа отдела кадров»

Приложение 4

Декомпозиция TO-BE «Работа отдела кадров»

Приложение 5

Экранная форма Справочника Сотрудники

Приложение 6

Экранная форма Воинские звания

Приложение 7

Экранная форма Справочник Должности

Приложение 8

Экранная форма Справочник Оклад

Приложение 9

Экранная форма Справочник Пол

Приложение 10

Экранная форма Справочник Семейное положение