Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас - эмоционально тяжело.
Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.
А именно:
) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;
) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;
) рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: «не успел», «забыл», заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т.д.
К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному «сценарию» все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах. Тайм-менеджмент (далее - ТМ) - помощник, он учит освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них. Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач - выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Хочется отметить, что вводить систему ТМ эффективнее «сверху», так как личный пример руководителя - лучший для его подчиненных.
2.Методы рационального использования времени
Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.
На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.
Итак, простые правила рационального использования времени:
) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.
) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.
Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.
) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.
) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.
) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.
) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.
) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.
) Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой - позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.
Еще один важный момент. После решения важной задачи - отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.
3.Основные причины стрессов у предпринимателей
Что чаще всего становится причиной психологических перегрузок в работе предпринимателя и как с ними бороться с точки зрения обывателя, человек, владеющий собственной фирмой, должен быть надежно защищен от стрессовых ситуаций. Над ним нет начальства, которое запросто может лишить премии. Он работает в благоустроенном кабинете, который не нужно делить с десятком коллег. Наконец, его никто не может уволить. Но любой, кто хоть раз пытался наладить свое дело, знает, как далеки эти представления от реальности.
Любой бизнес - это риск и непредсказуемость, это десятки ответственных решений, которые приходится принимать ежедневно. И даже от самого успешного бизнесмена работа нередко требует очень высокого напряжения и эмоциональных и физических сил.
Психологи выделяют шесть основных причин, порождающих стресс у предпринимателей:
Причина №1. Финансовые проблемы. Вечный и, пожалуй, основной источник волнений для любого владельца фирмы. С финансовыми затруднениями сталкиваются даже самые удачливые бизнесмены. Причем чем перспективнее проект, тем больнее неудача и сильнее стресс, который она вызывает.
Причина №2. Плохая организация бизнеса. Стрессовую ситуацию порождают ошибки, связанные с управлением компанией. Например, важное поручение оказалось невыполненным из-за нечеткого разделения обязанностей между сотрудниками. И главный виновник этой неразберихи - руководитель, который не сумел наладить работу.
Причина №5. Гиперответственность. Руководители остро переживают любой, даже самый незначительный промах, допущенный кем-то из сотрудников фирмы. Они полагают, что это нормально. Но на самом деле, такая гиперответственность - явное отклонение от нормы. Люди, испытывающие такое чувство, постоянно недовольны собой и окружающими, и как результат часто испытывают стресс, который далеко не лучшим образом отражается на их работе. Причина №6. Повышенная восприимчивость. Не самый частый порок в среде успешных бизнесменов, но иногда и он становится причиной стресса. Руководители испытывают сильнейшее волнение от любого конфликта - с подчиненными, партнерами, клиентами, представителями государственных служб. Исследователи, изучающие стрессовые ситуации, выделяют в каждой из них три фазы: мобилизация, дезадаптация и дезорганизация. В целом, стресс разрушительно действует на человеческий организм. Но нет худа без добра: его начальная стадия нередко становится катализатором, позволяющим в считанные минуты собрать все силы и решить сложнейшую проблему.
Давно замечено: в момент мобилизационной фазы стресса у человека улучшается реакция, повышается четкость и оригинальность мышления. Поэтому некоторые руководители, не понаслышке знакомые с прикладной психологией, специально вызывают стресс у себя и своих подчиненных, чтобы воспользоваться «скрытыми резервами».
Доктор медицинских наук, врач-психотерапевт Петр Новиков считает, что человек, научившийся управлять этим психологическим механизмом, может показать фантастические результаты: - Стрессы закаляют, помогая более эффективно действовать в последующих нестандартных ситуациях. Главное - избегать длительных, непрерывных стрессов, которые затрудняют адаптацию к постоянно изменяющимся условиям. Нужно уметь вовремя переключаться, давая организму возможность вернуть измененные стрессом функции к норме. В случае если стресс продолжается и усиливается, за фазой мобилизации следует фаза дезадаптации. Человеку становится сложно формулировать свои мысли, он начинает совершать многочисленные ошибки. Наконец, если стресс на этой стадии не удалось побороть, наступает фаза дезорганизации, когда полностью теряется контроль над ситуацией. Наступает состояние вялости, апатии, расслабленности, пассивности и безнадежности. Если стресс дошел до фазы дезадаптации, то высока вероятность серьезной депрессии.
Так что не стоит принимать за благо постоянные стрессы, считая их нормальным состоянием бизнесмена. Как правило, люди, добившиеся успеха в бизнесе, отличаются недюжинной силой воли и отменным боевым духом. А об опасностях, подстерегающих остальных, хорошо сказал доктор Алексис Каррель, лауреат Нобелевской премии по медицине: «Деловые люди, не умеющие бороться со стрессом, умирают молодыми»
предприниматель время стресс планирование
Заключение
Управление временем (Time Management) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат - повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.
В данной работе были рассмотрены вопросы использования «Тайм-менеджмента», его значение, а так же роль в работе сотрудников.