Основные учетные документы государственного (муниципального) архива, их целевое назначение

Основные учетные документы государственного (муниципального) архива, их целевое назначение

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ»

(раздел № 3)

по теме

«ОСНОВНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО (МУНИЦИПАЛЬНОГО) АРХИВА, ИХ ЦЕЛЕВОЕ НАЗНАЧЕНИЕ»

ВВЕДЕНИЕ

1. Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и муниципальных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные (муниципальные) архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации.

2. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В муниципальном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.

Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

1. Система учетных документов архива, их целевое назначение

Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

·книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени (приложение 1);

·список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших (приложение 2);

·лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда (приложение 3);

·опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись (приложение 4);

·реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава (приложение 5);

·инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

·паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

·лист учета и описания уникального документа;

·список фондов, содержащих особо ценные документы;

·перечень номеров особо ценных дел (номерник);

·реестр описей особо ценных дел, документов;

·книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

·опись страхового фонда;

·дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

·лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение 6);

·внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы (приложение 7).

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

2. Общие требования к учетным документам архива

В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление дел в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов. Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу которого пишут «продолжение фонда №_, лист 2» и т.д. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

Лист фонда является самым сложным для заполнения учетным документом. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел постоянного хранения, отражающих изменение в составе и объема фонда. Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название фонда» указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении или выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании:

. описи дел постоянного хранения;

. описи дел по личному составу;

. акта приема-передачи дел в государственный архив;

. акта о выделении дел к уничтожению;

. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;

. акта о неисправимом повреждении дел.

Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения - только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 - 16 «наличие (остаток)». Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации. На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

Архивные описи дел, документов представляют собой справочник, в котором содержится перечень всех единиц в архивном фонде. Архивная опись предназначена для того, чтобы вести учет и раскрывать содержание архивного фонда. Опись дел составляется отдельно для документов постоянного хранения и отдельно для дел, касающихся личного состава. В описи дел, документов единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией под порядковыми номерами. Не допускается присвоение в описи дел, документов одинаковых порядковых номеров. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения.

После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

Паспорт архивохранилища составляется ежегодно на каждое архивохранилище и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема-передачи документов, проверки их наличия, о необнаружении дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других - карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а, следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

Для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, Главное архивное управление Московской области организует и ведет фондовый каталог. В установленные сроки архивы высылают в Главное архивное управление форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января для внесения изменений в ЦФК.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

·централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

·унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

·динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов.

По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного порядка работы.

В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс Архивный фонд, ставший общеотраслевой технологией учета.

В ряде органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс Фондовый каталог применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов.

Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Архивный фонд», необходимых для ведения государственного учета. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД «Фондовый каталог», необходимых для ведения государственного учета.

документ архив муниципальный сохранность учет

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как видно из всего вышесказанного, государственные и муниципальные архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, осуществляют комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создают и совершенствуют научно-справочный аппарат, обеспечивают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляют самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет обеспечение вечного хранения и использования Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007

.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ

.ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998

.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации . М., 2002

.Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.1997 г.)

Приложения

Формы учетных документов, обязательных для ведения во всех типах архивов

Приложение 1

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

№ ппДата поступленияНаименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документыНаименование, номер и дата документа, по которому приняты документыНазвание фондаГоды документовКол-во ед. хр. Или неописанных документов (листов)Краткая характеристика состоянияНомер фонда, присвоенныйпоступившим документам по списку фондовПримечания12345678910

Итого поступило за ______________ год _________________________________________ ед. хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

в том числе: _________________________________________

_________________________________________

_________________________________________

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

СПИСОК ФОНДОВ

Номер фондаДата первого поступленияНазвание фондаОтметка о выбытииПримечания12345

Итого на 01.01. ... г. _______________________________ фондов

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за ......... г. __________________________ фондов

(цифрами и прописью)

выбыло за ......... г. _________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 3

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фондаНАЗВАНИЕ ФОНДА12

Дата первого поступления фондаМЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)№ фондаПрежний № фонда123

Учет неописанных документов

Дата записиПОСТУПЛЕНИЕВЫБЫТИЕНаличие (остаток)ед. хр. (документов, листов)Наименование, №, дата документаКол-во ед. хр (документов, листов)Наименование, №, дата документаКол-во ед. хр (документов, листов)123456

Учет описанных документов

Дата записиПОСТУПЛЕНИЕВЫБЫТИЕНаличие (остаток) ед. хр. № описигодНазвание описи или аннотация (краткая характеристика документов)Кол-во ед.хр.№ описиНаименование, №, дата документаКол-во ед.хр.По данной описиПо фонду в целом12345678910

Приложение 4

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК ______________________________________

(наименование уполномоченного органа

__________________________________________________

исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области

__________________________________________________

архивного дела, федерального государственного архива)

от ______________ № ______________

№ппДелопроизводственные индексы или номера по старой описиЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечания123456

В опись внесено ____________________________________

(цифрами и прописью)

с № ____________________ по № _____________________

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий отделом (архивохранилищем)

ПодписьРасшифровка подписи

Дата

Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд № __________________ руководителя организации

ОПИСЬ № ________________ Подпись Расшифровка подписи

дел постоянного хранения Дата

за ____________________ год

№ ппИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечания123456

В данный раздел описи внесено _______________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _______________ по № _______________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________

пропущенные номера: _______________________________

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий архивом организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ______ Протокол ЭПК _______________

(наименование (наименование уполномоченного органа______________________________________________________

организации) исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области________________________________________________

архивного дела, федерального государственного архива)

от ________ № ________от ______________ № ______________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Приложение 5

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

№ппНомер фондаНомер и название описиКоличество ед. хр.наименование датыКол-во экз.Примечаниявсегов т.ч. пол.с.12345678

Итого на 01.01. ... г. __________________________ описей

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в ____ г. ______________________ описей

(цифрами и прописью)

выбыло в _____ г. ____________________________ описей

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 6

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _____________________ листов

(цифрами и прописью)

с №________________ по №__________________

в том числе:

литерные номера листов _____________________________

пропущенные номера листов _________________________

пронумерованы чистые листы_________________________

+ листов внутренней описи ___________________________

Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов12

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 7

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела

№ ппДелопроизводственный индексДатаЗаголовок документаКоличество листовПримечания123456

Итого ______________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________ лл.

(цифрами и прописью)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата