Информационные технологии свадебных салонов

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Информационные технологии в управлении"

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

.        ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ

.1 Общая характеристика

.2 Особенности информационных технологий управления

.3 Описание информационных процессов в управлении

.4 Модель бизнес-процесса

.5 Вывод по разделу 1

. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ"

.1 Организационно-экономическая сущность задачи

.2 Описание исходной информации

.3 Описание результирующей информации

.4 Описание условно-постоянной информации

.5 Описание алгоритма решения задачи

.6 Вывод по разделу 2

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Я отдала предпочтение проектируемой организации - Свадебному салону. На мой взгляд, эта тема более чем актуальна так как она не оставляет ни одного человека в стороне, а некоторые бывают там не один раз. В наше время многие пары хотят справить свадьбу в лучших традициях (тенденциях). И конечно все пары сталкиваются с проблемой и не одной…это и одежда и букет и приглашения и музыка, фотографии - вообще все что имеет место на свадьбе. Мой салон поможет им с решением этих задач.

.        ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ

1.1 Общая характеристика

Исследуемое в данной курсовой работе предприятие - Свадебный салон.

Основным направлением салона является:

Для невесты: Большое количество моделей свадебных платьев. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: фота, шляпки, перчатки, болеро, накидки, шубки и т.д. Предусмотрен салон сумок, обуви, белья.

Для жениха: Большой выбор костюмов, фраков, смокингов, рубашек. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: запонки, держатели галстуков, галстуки, бабочки, платочки. Предусмотрен салон обуви.

По характеру деятельности магазин является коммерческой организацией, так как ее основной стратегической целью является получение прибыли. По организационно-правовой форме является ИП, так как такая форма предполагает упрощенную систему налогообложения.

Свадебный салон (организация) имеет ряд отделов, выполняющих различные функции: кадровые, финансовые и бухгалтерского учета, сбыта, поставки. Все отделы в совокупности составляют внутреннюю среду и имеют общую главную цель: повышение эффективности деятельности организации. Именно они формируют сильные и слабые стороны компании, создают условия для её дальнейшего роста или паузы в развитии.

Так же "Свадебный салон" должен удовлетворять потребности клиентов, связываться с поставщиками, учитывать действия конкурентов, то есть организация всегда связана с макросредой -внешней средой.

1.2 Особенности информационных технологий управления

Выбор автоматизированных информационных технологий зависит от размера предприятия. Данная организация относится к малым предприятиям.

)        Информационные технологии связаны с решением задач бухгалтерского учета в программе "1С: Бухгалтерия". Создание информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам по предоставлению услуг. Организационная телекоммуникация среды связи между пользователями и другими предприятиями заключается в передаче информации на расстояние с помощью технических средств (телефона, телеграфа, радио, телевидения, компьютера и т. п.). Самой известной и наиболее емкой телекоммуникационной сетью является Интернет.

)        Рабочие места организовываются в виде автоматизированных рабочих мест. У бухгалтера, это компьютер с различными информационными системами, у кассира - автоматизированная касса, продавцы-консультанты пользуются компьютерами, для более быстрого оказания такой услуги, как пошив платья на заказ.

)        Автоматизированный банк данных используется для информационной поддержки работы руководителя. Сюда входят: сканер, принтер, телефон, факс.

1.3 Описание информационных процессов в управлении

Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается преимущественно в электронном виде, что повышает значимость системы безопасности информационной системы и снижает издержки на создание отчетов, внесение поправок и исправление по сравнению с отчетами на бумажном носителе. Государственные службы принимают отчетность как в электронном виде, так и на бумажных носителях, договоры с поставщиками заключаются в основном с использованием бумажных носителей, но ведение переписки и заключение договоров с некоторыми поставщиками происходит исключительно в электронном виде. Основой для описания информационных процессов в управлении сетью "Свадебных салонов" является его организационная структура (см. ниже). Одним из критериев определения размера предприятия является численность персонала. В соответствии с законом РФ № 209-ФЗ от 24 июля 2007 (ред. от 01.07.2011) "О РАЗВИТИИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" к субъектам малого предпринимательства относятся предприятия с численностью до 100 человек включительно. По этой классификации сеть "Свадебных салонов" относится к малому предприятию.

Схема информационных потоков сети "Свадебный салон "

1.  Текущая переписка (о наличии товара)

2.      Текущая переписка (о наличии товара)

.        Экономические отчеты

.        Отчетность о продаже и выручке

.        Правовая информация

.        Товар, материалы

.        Договоры, текущая переписка

.        Приказы, распоряжения

.        Товар

.        Оплата

Условные обозначения:

Информация внутри организации движется в соответствии с организационной структурой данной организации (Рис 2.) т.е. от администрации поступают различные приказы к продавцам, от магазинов поступает своего рода отчетность. В свою очередь коммерческий отдел предоставляет директору экономические отчеты. Кроме того, объекты внешней среды оказывают влияние на деятельность организации. На рисунке 1 представлены такие объекты внешней среды как "потребители", "Поставщики" и "Государственные службы". С потребителями связаны продавцы консультанты, дизайнеры и кассиры.. Поставщики после заключения договоров с коммерческим отделом осуществляют поставки магазинам. С государственными службами связаны главный бухгалтер, который обязан предоставлять им отчетность обязательной формы, и коммерческий директор, который получает нормативную информацию для того, чтобы деятельность сети магазинов осуществлялась в рамках закона.

информационный управление учет денежный

1.4 Модель бизнес-процесса

Рис. 3 . Бизнес-процесс "Учет работы с поставщиком - сети Свадебных салонов"

Описание модели бизнес-процесса "Работа с поставщиком - сети Свадебных салонов"

На схеме представлен верхний уровень функциональной модели. Оформляется заказ поставщику на продукцию требуемого вида, количества и качества. Поставщик принимает заказ, выставляет счет на оплату и при осуществлении оплаты поставляет изготовленную продукцию. Поступившая продукция проходит через коммерческий отдел. Если продукция не соответствует установленным нормам, но брак в работе незначителен, и может быть исправлен, то продукция возвращается поставщику на доработку. Если поставленная продукция соответствует установленным нормам, то она направляется в магазины. Если же продукция полностью не соответствует установленным требованиям и не подлежит исправлению брака или продукция доработана и, тем не менее, брак в ней не исправлен, то оформляется возврат продукции поставщику и уплаченных за продукцию денежных средств.

1.5 Вывод по разделу 1

Итак, в данном разделе была дана общая характеристика сети Свадебных салонов, описана ее внешняя и внутренняя среда. Кроме того, были описаны информационные технологии управления данными и информационные процессы в управлении данными.

С помощью информационных потоков мы видим наглядно какие информационные потоки проходят через сотрудников, и на ком лежит ответственность за те или иные действия для эффективной работы магазинов.

.        ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ"

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Автоматизация учета денежных операций при выполнении заказов необходима для более эффективного планирования деятельности сети магазинов. Это связано с двумя моментами:

Во-первых, оперативно собранная, отсортированная информация о доходах и расходах, характеризующая как конкретный заказ, так и совокупность заказов за весь анализируемый период, дает четкое представление о структуре издержек, что дает возможность минимизировать какие-либо затраты в общей структуре издержек в следующем отчетном периоде, т.е. выполнить задачи оперативного, тактического и стратегического планирования по итогам каждого анализа. Если этот процесс автоматизирован, т.е. выполняется быстрее, то и планирование деятельности на всех уровнях также осуществляется гораздо быстрее, что немаловажно в условиях современной быстроменяющейся экономики.

Во-вторых, автоматизация позволяет сократить издержки на дополнительное составление отчетности для анализа, что также минимизирует затраты, связанные с управлением. В данной организации наибольшую нагрузку по сортировке экономической информации и формированию аналитической информации для анализа получает главный бухгалтер, что занимает значительное время и отрывает от выполнения текущих обязанностей (см. раздел (см. Схема информационных потоков). В связи с этим автоматизация процесса учета доходов и расходов должна упростить этот процесс и высвободить больше времени главному бухгалтеру для выполнения текущих обязанностей.

1. Наименование задачи: автоматизация учета денежных операций.

2.      Цель решения: эффективная работа деятельности организации.

.        Назначение: решение предназначено для руководства.

.        Периодичность решения и требование к срокам решения: при каждом выполнении поступившего заказа по истечении 1 дня после выполнения заказа (оперативный анализ), поквартально до 15-го числа первого месяца следующего за отчетным периодом квартала (тактический анализ), по итогам года к 15-ому января следующего года (стратегический анализ).

.        Источники и способы поступления данных: электронные отчеты о проделанной работе от главных продавцов, коммерческого отдела, "отчет о прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс" от коммерческого отдела, "приходная накладная" от отдела по работе с поставщиками

7.      Информационная связь с другими задачами: данная задача информационно связана с такими основными задачами как "Учет и анализ работы с клиентами товарного склада", "Автоматизация оперативного планирования работы фирмы".

2.2 Описание исходной информации

Для решения данной задачи необходимы следующие документы:

а) "Отчет старшего менеджера 024"

Структура документа

· Количество документов за период: ежедневно 1 шт.

·        Количество строк в документе (в среднем): 5.

·        Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм затрат с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.)

б) "Отчет коммерческого отдела 022"

Структура документа

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

·        Количество строк в документе (в среднем): 6.

·        Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.)

в) "отчет о прибылях и убытках (форма №2)"

Структура документа

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

·        Количество строк в документе (в среднем): 30.

·        Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.).

г) Бухгалтерский баланс

Структура документа

· Количество документов за период: за месяц 1 шт.

·        Количество строк в документе (в среднем): 40.

·        Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.).

д) Приходная накладная

Структура документа

2.3 Описание результирующей информации

Формы выходных документов. В результате решения задачи требуется получить такой документ: "Анализ прибылей и убытков"

Структура документа

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

·        Количество строк в документе (в среднем): 50.

·        Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с выше представленными первичными документами ("Отчет главного продавца 024", "Отчет коммерческого отдела 022", "отчет о прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс", "приходная накладная")

2.4 Описание условно-постоянной информации

Для решения задачи требуется такие расчетные документы как чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования, платежные поручения и приходная накладная. Структура этих документов утверждена федеральной налоговой службой (ФНС) приказом от 30 марта 2007 г. "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БАНКАМИ ИНФОРМАЦИИ О НАЛИЧИИ СЧЕТОВ В БАНКЕ И (ИЛИ) ОБ ОСТАТКАХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА СЧЕТАХ, ОБ ОПЕРАЦИЯХ НА СЧЕТАХ ПО ЗАПРОСАМ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ И СООТВЕТСТВУЮЩИХ ФОРМ СПРАВОК И ВЫПИСКИ"

2.5 Описание алгоритма решения задачи

Введение условных обозначений

Для получения документа "Анализ прибылей и убытков" необходимо рассчитать такие показатели как, "Суммарная стоимость", "Суммарная стоимость поставок", Общую сумму текущих затраты при работе каждого подразделения и сумму иных затрат и убыток или прибыль.

Введем следующие обозначения:

.        Исходные данные:- номер товара соответствующего наименования, i = 1, 2, …, n;_i - количество заказов, k_i= 1, 2, …, m;_i - стоимость одного заказа, s_i = 1, 2, …; - наименование поставок, j =1, 2, …;_j - количество j-ых поставок, k_j = 1, 2, …;_j - стоимость j-ой поставки, s_j =1, 2, …;- наименование должности, e = 1, 2, …, 10;_e - сумма текущих затрат e-ого должностного лица, d_e =1, 2, …;_e - сумма иных затрат e-ого должностного лица, g_e =1, 2, …;

.        Результирующие показатели:_i - суммарная стоимость проданных товаров;_j - суммарная стоимость поставок_е - общая сумма затрат при работе- прибыль или убыток

.        Описание последовательности расчетов:_i= ∑ k_{i *} s_{i ;}

Z_j = ∑ k_{j *} s_j;

Z_е = ∑ (d_e,g_e);

P = C_i- Z_j- Z_е

2.6 Вывод по разделу 2

В данном разделе была поставлена задача об автоматизации учета денежных операций. Мы выявили с помощью, каких документов можно контролировать денежные потоки. Чтобы эффективнее вести учет, нужно каждое рабочее место обеспечить определенной техникой, для каждого сотрудника.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Светник, Т. В. Теория организации: учеб. пособие / Т. В. Светник ; БГУЭП ; Нац. фонд подготовки кадров (НФПК). - Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. - 173 с.

2.      Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: экономика: учеб. пособие : рек. Учеб.-метод. центром "Клас. учеб." / Т. Д. Бурменко, Н. Н. Даниленко, Т. А. Туренко ; под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2007. - 322 с.

.        Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: менеджмент : учеб. пособие для вузов : рек. Учеб.-метод центром "Классический учебник" / под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2008. - 416 с.

.        Беркович, Т. А. Персональный менеджмент: учеб. пособие / Т. А. Беркович ; БГУЭП. - Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2010. - 176 с.

.        Лекционный материал

.        Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2008. - 556 с.

.        Снежинская М.В., Кондратьев О.В., Мелихов Ю.Е. Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них. - М.: Альфа-Пресс, 2008. - 215 с.

.        Корнеев И. К. Информационные технологии / И.К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев - М.:Проспект, 2007. - 222 с.

.        Шарков Ф. И. Курс лекций / А. А. Родионов, Ф. И. Шарков - М.:Экзамен, 2007. - 254 с.

.        Пятибратов А. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / Л. П. Гудыно, А. А. Кириченко, А. П. Пятибратов - М.:ИНФРА-М, 2008.-735 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Товарная накладная(N ТОРГ-12)

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рис. 2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ.