Выбор рационального способа доступа к информационным ресурсам
Выбор рационального способа доступа к информационным ресурсам
(курсовая работа)
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
. Постановка задачи для выбора рационального способа доступа к информационным ресурсам
.1 Описание информации и информационных ресурсов, определение проблемной ситуации
.2 Анализ формирования и оценка способов доступа к информационным ресурсам по поставленной задаче на предприятии ООО МК «Виктория»
. Разработка решения по выбору рационального способа доступа к информационным ресурсам
.1 Формирование и анализ альтернативных решений по использованию информационных ресурсов на предприятие ООО МК «Виктория»
.2 Систематизация информации
. Выбор и обоснование рационального способа доступа к информационным ресурсам для выполнения поставленной задачи. Формулировка управленческого решения
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЯ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы. Широко употребляемое выражение «информация - это власть» отражает реальное положение вещей в бизнесе. Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях». В.С. Юкаева определяет информацию, используемую в менеджменте, как «сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени». А.И. Иванов и А.В. Малявина рассматривают информацию как « неизвестные ранее сведения в отличие от тех, которые уже хранятся в соответствующих банках данных». Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:
·способностью отображать события, процессы, явления;
·возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.[1;стр.62]
Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем и внутреннем окружении. Экономическая информационная система и ресурсы в управлении представляют собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. Эффективность применения экономических информационных систем и ресурсов в практике управления экономическими объектами зависит от широты охвата и интегрированности на их основе функций управления, от способности оперативно подготавливать управленческие решения и адаптироваться к изменениям внешней среды и ее потребностей. Для 90-х годов ХХ века было характерно развитие телекоммуникационных средств, которое привело к созданию гибких локальных и глобальных вычислительных сетей, предопределивших возможность разработки и внедрения корпоративных экономических информационных систем и ресурсов. Они объединяют возможности систем комплексной автоматизации и локальной автоматизации. Наличие гибких средств связывания управленческих работников в процессе хозяйственной деятельности, возможность коллективной работы, как непосредственных исполнителей хозяйственных операций, так и менеджеров, принимающих управленческие решения, позволили во многом пересмотреть принципы управления предприятиями или проводить кардинальный реинжиниринг бизнес-процессов. Экономические информационные системы и ресурсы с момента первого их появления претерпевают постоянные изменения и совершенствуются по сегодняшний момент в соответствии с изменениями внешней и внутренней экономической среды. Усложнение архитектуры современных информационных систем и ресурсов предопределяют разработку и использование эффективных технологий проектирования, обеспечивающих ускорение создания, внедрения и развития тех или иных проектов, повышение их функциональной надежности. [2;стр. 15]
На основе выше изложенного, любое предприятие или организация должна выбирать и внедрять в работу, совершенствовать эффективные информационные ресурсы и системы. Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и успешность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
Актуальность темы данной работы состоит в том, что развитие организации в рыночных условиях невозможно без выбора рационального способа доступа к информационным ресурсам этой организацией и принятия на основе проведенных исследований правильных управленческих решений.
Цель работы: определить выбор рационального способа доступа к информационным ресурсам.
В рамках поставленных целей необходимо решить следующие задачи:
·Определить роль информационных ресурсов в управлении на примере поставленной задачи.
·Проанализировать и исследовать различные способы доступа к информационным ресурсам.
·Рассмотреть и выбрать наиболее рациональный способ доступа к информационным ресурсам.
·Проанализировать практическое применение на примере поставленной задачи использования рационального способа доступа к информационным ресурсам для принятия управленческого решения.
управленческий решение информационный ресурс
.Постановка задачи для выбора рационального способа доступа к информационным ресурсам
.1Описание информации и информационных ресурсов, определение проблемной ситуации
Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и оттого насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информация может приниматься менеджером к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знание и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 70% случаев, в то время, как мало информированные - только в 30%, согласно статистике опроса работающего населения. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности. Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а так же словесным или цифровым портретом. При даче характеристики информации используют следующие показатели:
·объем измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке определяется избыточность, требуемый объем, недостаточность.
·достоверность - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным или субъективным причинам.
·ценность рассматривается для получателя, как потребительская и с точки зрения понесенных затрат.
·насыщенность - это соотношение полезной информации и фоновой. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации и подчеркивания ценности, но нельзя допускать ее превышения.
·открытость характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников. Для конфиденциальной круг расширяется с условием сохранения этой информации в тайне и есть так же общедоступная информация. [2, стр.14]
Источники информации условно можно разделить на две группы: внешние и внутренние. Внешняя информация - это, во-первых, информация являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях, сборниках, докладах на семинарах и совещаниях; во - вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов; в - третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ и т.п.; в - четвертых, сведения из интернета. Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию. Внешняя информация сосуществует, анализируется и преобразуется во внутреннюю информацию. Внутренняя информация - это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи - отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т.п. [1; стр. 64]. Внутреннюю информацию можно классифицировать с точки зрения: содержания; спектра применимости; назначения; возможности закрепления и хранения; роли в управлении; степени готовности для использования; степени важности; степени полноты; предназначения для получателя; характера потребления; степени надежности; способа распространения. Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. Рассматривая роль информации в процессе принятия решения, необходимо обратить внимание на то, что ее содержание и степень полноты зависят оттого, на каком этапе принятия решения эта информация используется. На первом этапе это наиболее общая информация, содержащая широкий круг сведений и позволяющая, во-первых, сформулировать ситуацию и, во - вторых, определить проблему, актуальную в настоящий момент. Эта информация включает сведения об отклонении фактического состояния системы от стандартного, а так же содержит сведения о причинах возникшей проблемы, которые объясняются либо воздействием внешней среды, либо нарушением функционирования внутренней среды. Второй этап требует сбора совершенно иного типа информации. Поскольку содержанием этого этапа является формулирование направлений решения проблемы, то информация второго порядка касается обнаружения дефектов в системе связи организации и сбора информации о путях, с помощью которых эти нарушения могут быть устранены. Информация второго порядка, несомненно, гораздо более специализирована и касается более узкого круга проблем, но должна быть намного подробнее и конкретнее. Информация третьего порядка должна дать представление о том, какими достоинствами и недостатками с точки зрения ограничений и критериев обладает каждая из альтернатив, подвергающихся анализу. Это может быть информация о размере и составе ресурсов, времени, необходимом для осуществления решения, социальных последствий выбора той или иной альтернативы. Безотносительно к тому, на каком этапе выбирается информация, к ней предъявляются определенные требования, несоблюдение которых может привести к неправильным результатам в процессе принятия решения. Особо следует остановиться на информации прогнозирования, предназначенной для формулирования условий будущих решений, исходя из тех решений, которые были приняты сегодня. Иначе говоря, принимая сегодня решение, мы модулируем ситуации ближайшего будущего ли более отдаленного периода.[3,стр.67] Экономическая обстановка в мире и нашей стране на сегодняшний момент нестабильна. Это обязывает предприятия работать в наиболее напряженном режиме, постоянно обновляя, пополняя и анализируя обстановку внешней и внутренней среды, чтобы оставаться конкурентоспособным. Для этого необходимо наиболее рационально использовать информационные ресурсы предприятия внутренние и внешние. Необходимо отслеживать наличие и возникновение проблемных ситуаций, определять и использовать информацию для принятия решения этой проблемы.
Понятие проблемной ситуации включает понятие проблемы - несоответствия между желаемым и фактическим состоянием и понятие ситуации - комплекса условий, в которых существует проблема. Рассмотрим на примере конкретного предприятия рациональное использование информационных ресурсов. За основу для рассмотрения возьмем ситуацию, возникшую на мебельном производстве г. Ульяновска ООО «МК «Виктория». В кризисной ситуации в стране произошел спад продаж, соответственно уменьшение прибыли, получаемой предприятием. Это следует из сравнительного анализа по продажам за 2008-2009 гг. (См. Приложение 1). Руководителю предприятия необходимо принимать какие - либо решения, способствующие увеличению объема производства, и сбыта готовой продукции предприятия. Для принятия мер и решений необходимо определить: правильное ли выбрано направление? Будут ли принятые решения эффективные в устранении внутренних проблем предприятия? Необходимо выбрать направленность движения предприятия на рынке, определить сегмент, определить необходимость выпуска новой продукции. Необходим прирост поступления заказов на изготовление готовой продукции и полная загруженность производства для сохранения рабочих мест. Таким образом, определено существование проблемы. Проблема является актуальной. Руководителю необходима информация, для принятия управленческого решения, обнаружения проблем производства, работающего персонала (внутренних ошибок) и обеспечение прироста, достижение стабильности поступления заказов на готовую продукцию с помощью использования информационных ресурсов.
Согласно содержанию необходимо сделать вывод: использование информационных ресурсов для получения точной и своевременной информации позволяет принимать качественные и верные управленческие решения. Определена проблема для решения на конкретном предприятии.
.2Анализ формирования и оценка способов доступа к информационным ресурсам по поставленной задаче на предприятии ООО МК «Виктория»
Качественные характеристики информации достаточно многообразны, но основными из них являются: своевременность, достоверность, достаточность, надежность. Своевременность информации исходит из того, что с момента выдачи задания на сбор информации до ее получения проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конечном итоге вообще не может быть использована для принятия решения. Достоверность информации заключается в том, что, чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т.е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество принимаемого решения. Достаточность информации во многом зависит от ситуации, в которой принимается решение, поскольку понятие достаточности предполагает, с одной стороны, полноту информации, с другой - полезность полученной информации, а с третьей - вероятность определенной доли бесполезности информации, которая может стать с течением времени все - таки необходимой. Поэтому понятие достаточности во многом носит субъективный характер и зависит от значимости решения, квалификации и характера лица, принимающего решение. Надежность информации обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем. Перечисленные нами требования с трудом могут быть совмещены на практике, т.к. полнота информации и её достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения. Необходимо так же учитывать, что сбор любой информации, а особенно с высокой степенью надежности, за короткий период и в достаточном объеме требует значительных затрат. Задача состоит в определении оптимума между всеми этими параметрами, поскольку чрезмерная стоимость информации или большая продолжительность ее сбора могут сделать неэффективным любое, даже самое разумное решение.[2,стр.72] Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы, закрепляющие информацию в письменной форме. Документы могут классифицироваться по ряду признаков: по источнику информации (личные и служебные); по месту составления (внутренние и внешние); по содержанию; по форме (типовые, произвольные, трафаретные); по способу фиксирования; по срокам исполнения и хранения; по степени открытости. К документам предъявляют ряд требований, первое из которых состоит в четкости постановки цели. Другим требованием к документу является точное определение его объема, который обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений: отобранных и классифицированных фактов; суждений и выводов; рекомендаций, побуждающих исполнителей и руководителей к необходимым действиям.[3, стр.74]. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. [4, стр.12].
Вся получаемая разнородная информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование при принятии решений. Классификация должна предусматривать такие признаки решения, как поле принятия, характер и уровень принимаемого решения. Иначе говоря, должна быть создана информационная система, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных ли поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства. Информационные системы могут быть построены по функциональному или системному принципу. Функциональный принцип более прост, ибо он предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей. Результатом такого подхода является зачастую невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах. Придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях инновационного развития будет резко снижать ценность информации. При системном принципе информация подбирается под определенный круг вопросов по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации. [1, стр. 75]. Примерная рубрикация может корреспондировать с разделами бизнес-плана:
·позиция фирмы на рынке и пути ее укрепления;
·продукция и направления ее улучшения;
·ресурсы всех видов и пути оптимизации затрат;
·планирование, учет, финансы.
Практическая проблема, определенная в предыдущем разделе курсовой работы, требует системного принципа подбора информации. В связи с этим, задача была поставлена отделу сбыта и отделу маркетинга для выбора способов сбора и анализа информации, подготовки и принятия управленческого решения, прироста заказов на изготовление готовой продукции. Возникшая ситуация является отражением условий, в которых проявляется проблема. Проблема возникла особенно остро в условиях мирового экономического кризиса, уменьшения потребительского спроса и финансовых возможностей, увеличения конкуренции на рынке производителей мебели. При разработке решений может рассматриваться сразу несколько возможных альтернативных ситуаций. Для оценки и выбора способов рационального доступа к информационным ресурсам было организовано совещание отдела сбыта и маркетинга. На обсуждении были предложены альтернативы путей выбора способов по сбору и распространению внешней информации и продвижению продукции на потребительском рынке.
На обсуждение были сформированы несколько способов и путей достижения поставленной цели. Первый из них - это выставочная экспозиция в г. Москве на международной мебельной выставке «Красная Пресня» ЕвроЭкспоМебель 2009, которая предназначена для поддержания имиджа кампании, рекламы, сбора информации о заинтересованных потенциальных покупателях, изучения конкурентов. Все это в конечном итоге способствует наращиванию рынка сбыта и продвижению продукции и бренда производителя. Выставка проходит с 23.11.09-27.11.09гг. результативность этого пути проявляется через определенный промежуток времени, т.к. привлечение нового покупателя процесс трудоемкий и, по временным критериям, длительный. Этот способ необходим, но существуют ограничения во времени по нашей поставленной определенной проблеме. Он будет применен, но основную ставку на него делать невозможно, ведь загруженность производства требуется как можно быстрее. Этот способ сбора и распространения информации является рациональным для безостановочного прироста заказов в перспективе, работает на будущее. Второй способ - это сбор информации о конкурентах, чтобы провести сравнительный анализ и выявить недостатки и достоинства собственного производства. Недостатки, по возможности, удалить, а достоинствами апеллировать к потребителю.
Партнеры и конкуренты являются важнейшими элементами окружения производителя. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонность к риску, информация об их преимуществах и возможных стратегиях. Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта, цены. Пример готового сравнительного анализа цен по конкурентам - производителям в Приложении 2.
Существует бенчмаркинг - его сущность в сборе информации не по всем конкурентам, а лишь по тем, кто является лидером, имеет более высокие показатели, чем наша организация. Полученная информация может послужить отправной точкой к инновационным подходам, быть использованной для оценки степени риска. Объектом сбора информации могут явиться любые области деятельности фирмы - производство, технология, маркетинг, методы управления. [2, стр.69]. Этот способ сбора и применения информации используется постоянно, но он не может быть использован для решения определенной нами проблемы. Т.к. сбор данной информации трудоемкий, долгий, требует увеличения кадровых ресурсов и, соответственно, материальных затрат. Анализ и упорядочивание собранной этим способом информации так же требует длительного времени, которого, по поставленной задаче, мало. Далее, информация, касающаяся производства и управления, часто носит конфиденциальный характер, более подвержена неточностям и искажению. Третий способ - системное сетевое региональное продвижение готовой продукции в регионы, продвижение бренда, поиск новых рынков сбыта, система предложений каждому потребителю. Этот способ был принят, как наиболее рациональный и эффективный методом исключения остальных возможных.
Согласно содержанию необходимо сделать вывод: определена проблема предприятия, проанализированы и оценены способы доступа через информационные ресурсы к информации, необходимой для достижения поставленной цели и принятия управленческого решения. Это - системное сетевое региональное продвижение фирменного бренда и готовой продукции.
.Разработка решения по выбору рационального способа доступа к информационным ресурсам
.1 Формирование и анализ альтернативных решений по использованию информационных ресурсов на предприятие ООО МК «Виктория»
Организации, которые заботятся о том, чтобы их персонал своевременно получал необходимую и достоверную информацию на всех уровнях управления, в целом более успешны, чем те, которые не уделяют этому внимания. Процессами информирования в рамках системы управления организацией занимается информационный менеджмент. Информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности организации и информационных процессов в ней с целью направленного использования информации как ресурса. Объект управления в информационном менеджменте - информационные ресурсы предприятия, т.е. отдельные документы или массивы документов в информационных системах и персонал, занимающийся формированием этих ресурсов. Особенность объекта управления - его двойственный характер: в рамках организации существует внешняя и внутренняя информация, составляющая ее информационные ресурсы. Кроме того, информационные ресурсы обладают следующими особенностями, влияющими на процесс принятия соответствующих решений: несут в себе нечто новое; существуют вне их создателей; выражены на определенном языке в виде знаков; могут быть записаны на материальных носителях; могут быть доступны для воспроизведения без участия авторов, в том числе в виде устной речи. [5,стр.294]. Для решения поставленной на практике проблемы и, согласно выбранному способу доступа к информационным ресурсам, объектами рассматриваются здесь прайс-листы в печатном и электронном виде, фотографические изображения продукции, каталоги, сайт кампании - это ресурс для распространения; ресурс для сбора - информация о потенциальных клиентах и анкетирование работающих. Субъект управления, т.е. лицо, принимающее решения, - руководство предприятия, специалисты отдела, в данном случае - сбыта и маркетинга, и др. специалисты. Менеджерам в сфере управления информационными ресурсами необходимо: понимать свою отрасль и место в ней своей организации через информационные потребности; понимать возможности современных информационных систем и технологий; уметь определить стратегию развития информационных систем; уметь работать в современной информационной среде. К основным факторам, влияющим на принятие решений в сфере управления информацией, можно отнести следующие:
·специализация предприятия;
·нормативно - методическое обеспечение управления информационными ресурсами;
·состояние и тенденции развития информационных технологий;
·место расположения предприятия;
·организационно - правовая форма предприятия;
·цели деятельности предприятия;
·степень централизации управления;
·корпоративная культура;
·организационная структура предприятия;
·загрузка информационных каналов;
·принятые в организации процедуры выполнения заданий;
·наличие компьютеров и средств оргтехники;
·емкость информационных каналов;
·возможность использования современных информационных технологий;
·особенности существующей на предприятии информационной системы;
·стиль руководства и т.д.[5,стр.295]
·отправитель информации;
·кодирование информации, или формирование сообщения;
·канал связи;
·получатель информации;
·обратная связь.
Кодирование информации предполагает выбор формы, в которую организуется информация: текст, рисунок, схема, устная речь. Особое внимание следует обратить на организацию обратной связи - этапа, на котором отправитель и получатель как бы меняются местами. Обратная связь выступает чаще всего в виде отчетов нижестоящих звеньев перед выше стоящими и свидетельствует о том, насколько адекватно была воспринята информация, которую руководящие органы или лица направили по нисходящей непосредственным исполнителям тех или иных действий. Только при наличии налаженной и постоянно функционирующей обратной связи можно быть уверенным в том, что поступающая информация надежна и достоверна. Коммуникационные сети предполагают наличие разнообразных способов связей между участниками информационного процесса и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием. Складывающаяся система коммуникационных сетей зависит от размеров организации, сложности производственного процесса, географического расположения структурных подразделений фирмы, квалификации руководителя и того внимания, которое он уделяет созданию и успешному функционированию коммуникационных сетей. [1, стр.84]
Субъектами управления, которым руководитель ООО «МК «Виктория» делегировал полномочия выбора рационального способа доступа к информационным ресурсам для достижения поставленной цели, определили способ - это системное сетевое региональное продвижение готовой продукции в регионы, продвижение бренда, поиск новых рынков сбыта, система предложений каждому потребителю. Реализовывать этот способ на практике необходимо через системный подход. Системный подход предполагает разделение системы информационного обеспечения на составляющие. Их описание и анализ, а так же установление взаимосвязей требуют единообразия форм представления данных, систем показателей и классификации. Интегрированная система управления включает следующие элементы, которые показаны в Таблице 1:
Таблица 1.
Элементы интегрированной системыПрактическое содержание по рассматриваемому предприятию ООО «МК «Виктория»Банк данныхИнформационные ресурсы предприятия: полная информация о готовой продукции, ее ассортимент, цены и комплектность, тех. Описание, условия поставки, документация и т.д.Подсистема планированияСубъекты управления. Краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы, необходимая загруженность производства, обновление клиентской базы и т.д.Подсистема слежения и контроляКонтроль за достижением текущего соответствия между фактическим и планируемым состоянием объекта управления и цели.
Информационные системы и ресурсы (внутренние и внешние) распространяются на все этапы и работы, относящиеся к процессу информационного обеспечения. Интегрированные информационные системы особенно необходимы в настоящее время в связи с широким распространением матричных структур управления, деятельность которых основывается на единой базе данных и возможности ее постоянной корректировки и дополнения. На формирование и анализ альтернативных решений выбрано, методом ограничений, несколько способов доступа к информации и распространения информации:
·коммуникационные связи и интервью; анкетирование работающих клиентов на предмет пожеланий и проблем, неудовлетворительных моментов работы с предприятием посредством корпоративной сотовой связи, телефонной /факс междугородней связи;
·использование для сбора и передачи информации посредством интернета (web - сайта, электронной почты);
·рассылка и получение информации Почтой России (письма, бандероли);
·поездки, командировки, личные встречи и переговоры.
Согласно содержанию необходимо сделать вывод: субъекты управления, на основании теоретических знаний, должны уметь формировать, оценивать и анализировать практические направления и способы достижения поставленной цели, для оценки и систематизации информации, и принятия верного управленческого решения.
.2 Систематизация информации
Для упорядочивания информации и эффективного использования информационных ресурсов используются информационные системы. Экономические информационные системы представляют собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления [3,стр.15]. Процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы [2,стр.70]. Развитие методов интеллектуального анализа данных на основе применения концепций информационных хранилищ, экспертных систем, систем моделирования бизнес - процессов, реализованных в контуре общей информационной системы, способствуют усилению обоснованности принимаемых управленческих решений. Выбранные и сформированные способы доступа и распространения информационных ресурсов нуждаются в систематизации и оценке.
Субъекты управления, на основании теоретических знаний, должны уметь формировать, оценивать и анализировать практические направления и способы достижения поставленной цели, для оценки и систематизации информации, и принятия верного управленческого решения.
Это рассматривается в показанной ниже Таблице 2:
Таблица 2.
Способов доступа к информации и распространения информацииОписание и анализ выбранных способов доступа к информационным ресурсамВывод по результатам анализа1. коммуникационные связи и интервью; анкетирование работающих клиентов на предмет пожеланий и проблем, неудовлетворительных моментов работы с предприятием посредством корпоративной сотовой связи, телефонной /факс междугородней связиЭту функцию берет на себя отдел маркетинга. Принимая информацию, собирая данные по вопросам и предложениям, специалисты по маркетингу созваниваются с клиентами и в личной беседе с руководством собирают нужную информацию по заранее спланированным вопросам. Ведут сплошной и выборочный поиск новых рынков сбыта, обучают работе с продукцией, рекомендуют выставочные образцы, беседуют с персоналом и т.д. Персонал находится в штате предприятия, увеличения заработной платы не требуется. Занимаются распространением и разработкой рекламной продукции, что способствует продвижению бренда. Затраты на связь увеличиваются, но минимально, т.к. эти издержки заложены в стоимость единицы продукции.Сбор и передача информации максимальна, затраты минимальны, результат получения информации не занимает много времени, происходит в ускоренном режиме. Возможно найти психологический контакт и воздействие, применить обратную связь.2. использование для сбора и передачи информации посредством интернета (web - сайта, электронной почты); Эту функцию берет на себя отдел маркетинга. Занимается обновлением информации на сайте компании www.victoriamebel.ru обновляет новости на сайте для общего доступа, прайсы и изменения в них, фото и информацию по продукции, собирает статистику посещения сайта, занимается продвижением сайта в поисковых системах. Отправляет, получает и прорабатывает информацию по сотрудничеству, используя электронную почту. Этот способ особенно эффективен для удаленных регионов, т.к. затруднено соединение телефонной связи. Затраты не увеличиваются, т.к. интернет услуги компанией оплачиваются по безлимитному тарифу вне зависимости от потраченного трафика. Временные затраты минимальны, т.к. общение по интернету возможно фактически в режиме он-лайн. Сотрудники находятся в штате, не требуется увеличения заработной платы. Стоимость и обслуживание технической базы (компьютерной техники и др.) входит и закладывается как прочие издержки в стоимость единицы товара. Утрачивается эффект личного контакта.3. рассылка и получение информации Почтой России (письма, бандероли); Рассчитана на обмен официальными документами, рассылку печатной и рекламной продукции. Используется для упорядочивания документооборота. Необходима для людей, которые не умеют пользоваться интернетом для получения информации. Планируется для охвата большего сегмента рынка сбыта, для тотального распространения информации. Эту функцию берет на себя отдел сбыта.Требует дополнительных затрат на почтовые расходы, но затраты невелики. Дает возможность наглядно представить себя, как реального производителя, т.к. психологически не все доверяют сведениям, полученным из интернета. Поддерживает документооборот для правильного ведения бухгалтерского учета. Сотрудники находятся в штате предприятия, доп. затрат на заработную плату не требуется. Временной критерий получения информации увеличивается в несколько раз, но не является критичным.4. поездки, командировки, личные встречи и переговорыЭту функцию разделили между собой отдел сбыта и отдел маркетинга. ОС предоставляет информацию в ОМ об особо крупных покупателях, с которыми необходимо оговорить индивидуальные условия сотрудничества. Это возможно только при личной встрече и проведении переговоров для достижения соглашения о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях.Поездки требуют существенных материальных затрат и времени. Дают возможность разрешить спорные вопросы. Личное знакомство, как правило, способствует улучшению рабочих отношений.
.Выбор и обоснование рационального способа доступа к информационным ресурсам для выполнения поставленной задачи. Формулировка управленческого решения
Рассмотрим теорию решений в сфере управления информацией и их особенности. Круг задач, которые решают специалисты по управлению информацией, определяется с учетом функционального разделения труда. Основные функции таких специалистов включают:
·оценку информационных потребностей на каждом уровне в рамках каждой функции управления;
·изучение и рационализацию документооборота организации;
·стандартизацию и унификацию типов и форм документов;
·типизацию информации и данных;
·преодоление проблемы несовместимости типов данных;
·создание системы управления информационными ресурсами, и т.д.
Для управления информационными ресурсами создается информационная система, в рамках которой в этой работе реализуется информационная технология по определенной практической проблеме и поставленной цели. Особенности решений, принимаемых в сфере управления информацией, состоят в том, что они:
·оказывают влияние практически на все процессы, протекающие в компании;
·имеют стратегический характер;
·связаны с реализацией мероприятий по преодолению сопротивления нововведениям;
·часто связаны с автоматизацией информационной системы;
·принимаются на всех уровнях управления организацией;
·характеризуются высокой степенью неопределенности и риска, что, в частности, связано со сложностью определения стоимостных и временных характеристик проекта по созданию информационной системы;
·оказывают значительное влияние на качество и обоснованность большинства управленческих решений, а, следовательно, и на эффективность функционирования предприятия в целом.
Рассмотрим методы принятия решений в сфере управления информацией и соотнесем их с проделанной практической работой по предприятию ООО «МК «Виктория» в Таблице 3:
Таблица 3.
ЗадачиМетоды принятия решенийПроделанная практическая работа по предприятию ООО «МК «Виктория»ВыводПланирование создания информационной системыМетоды прогнозированияПланирование 100% загруженности производства, расширение рынка сбыта, продвижение брендаФактическое отсутствие желаемых планов - определение проблемыМетоды генерации альтернативОпределено три способа решения проблемыОпределение цели, желаемого результата для выбора способаМетоды моделированияРассмотрены эти способы по критериям затрат времени и материальных ресурсовОписание различных сценариев предполагаемых для достижения целиМетоды многокритериальной оценки альтернативПрименен метод исключения по представленным критериямВыбран путь достижения целиСоздание информационной системыМетоды анализа управленческих решенийПроанализировано выбранное направление, создана система прохождения пути к достижению цели и принятию решенияЧеткое определение шаговМетоды экспертной оценкиОценка полученной системы, делегирование полномочий и заданийРаспределение обязанностей, планов прироста отделу сбыта и маркетингаКонтроль и администрирование ИСМетоды анализа управленческих решенийПланирование прироста ежемесячно, контроль за эффективностью исполненияНеобходим система поощрений и штрафов для субъектов управленияМетоды причинно - следственного анализаОтчетность и предоставление показателей аналитики для руководителяИзучение, оценка и, по необходимости, изменение системы.Развитие ИСМетоды генерации альтернативПредложенные способы для достижения поставленной цели и решения проблемы будут осуществляться, как альтернативныеНеобходимо использовать рационально все информационные ресурсы предприятия, субъекты и объекты, определенные и представленные в краткосрочный и долгосрочный период времени. Постоянно обновлять собираемую информацию и отправляемую
Вывод и формулировка решения: согласно проделанной работе принято управленческое решение по выбору рационального способа доступа к внешним информационным ресурсам - это системное сетевое региональное продвижение готовой продукции в регионы, продвижение бренда, поиск новых рынков сбыта, система предложений каждому потребителю. Установлена цель, с обозначением плана ежемесячного прироста заказов на готовую продукцию в размере 4.000.000 рублей, способами системы обмена информацией, предложениями: коммуникационные связи и интервью; анкетирование работающих клиентов на предмет пожеланий и проблем, неудовлетворительных моментов работы с предприятием посредством корпоративной сотовой связи, телефонной /факс междугородней связи; использование для сбора и передачи информации посредством интернета (web - сайта, электронной почты); рассылка и получение информации Почтой России (письма, бандероли); в исключительных случаях - поездки, командировки, личные встречи и переговоры.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Эффективное принятие решений необходимо для выполнения основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому изучение и организация процесса принятия решений и их исполнения составляет основу теории управления. Современная наука об управлении, а вместе с ней и теория принятия управленческих решений возникли после того, как появились организации в современном понимании. Современные организации отличает от организаций старого типа большое количество руководителей высшего и среднего управленческого звена, а так же наличие сравнительно большого числа специалистов, которые, не будучи руководителями, в силу делегированных им полномочий должны принимать важные для организации решения. Коллективная работа и рациональность, в основе которых лежит профессиональное управленческое решение, стали стержнем организационной культуры современной фирмы. Перечисленные выше особенности оказали значительное влияние на возникновение принципиально нового характера управления организацией, дали толчок интенсивному развитию теории и практики принятия управленческого решения. Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально - экономического, технического, технологического развития любой организации, она является как бы катализатором научно - технического прогресса. Известное изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса является ее неисчерпаемость, сохранность, возможность параллельного использования, легкость передачи. Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого менеджера, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке [7, стр. 33]. Любой метод принятия решения в основе своей имеет информацию - сведения об объектах или процессах, их параметрах, свойствах и состояниях в конкретный момент, зафиксированные на каких - либо носителях. Особое внимание руководитель должен уделять построению и функционированию коммуникационных сетей, размер и форма которых определяется размерами организации, принципами ее построения, личностью руководителя, так как характер коммуникации неразрывно связан со стилем управления. Обеспечение процесса принятия решений, т. е. предоставление нужной информации нужному сотруднику в нужное время в нужном месте, - одна из основных задач информационной системы. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые в ней технологии и степень их автоматизации [5,стр.297].
На основе вышеизложенного необходимо сделать вывод: проделанная практическая работа основана на применении теоретических методов управления информационными ресурсами. Выбран рациональный способ доступа к информационным ресурсам для решения определенной проблемы. На основании проанализированной информации, принято управленческое решение о том, каким способом быстрее и с минимальными затратами достичь цели - увеличения объема продаж. Оценка обоснованности и правильности принятого решения показала, что в течение месяца произошло увеличение объема заказов на производство от новых клиентов в размере 3.000.000 рублей. Если учитывать предыдущие «нулевые» показатели, можно определить, что решение верно и наблюдается положительная динамика на будущее.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Литвак Б.Г. Управленческие решения: учебник для вузов - М.,1998. - 298с.
- Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческих решений: учебник для вузов - М:ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 1998. - 272 с.
- Макаров И.А. Теория выбора и принятия решений: учебник - М: Наука, 1982 - 332 с.
- Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений: учебник - М: Экономика, 1984 - 179 с.
- Лукичёва Л.И., Егорычев Д.Н. Управленческие решения: учебник, 4-е издание - М: Омега-Л,2009 - 383 с.
- Кардинская Н.Л. Принятие управленческого решения: учебник - М: ЮНИТИ, 1999 - 301с.
- Бирман Л.А. Управленческие решения: учебник для вузов - М: Дело, 2004 - 206 с.
- Ременников В.В. Разработка управленческого решения: учебник - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 - 328 с.
- Карпов А.В. Психология принятия управленческих решений: учебное пособие для вузов - М: Юрист, 1998 - 156 с.
<http://www.eup.ru/catalog>
<http://www.glossary.ru/cgi-bin>
<http://www.elibra.ru/magazin>