Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе

Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

«Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе»

Введение

С каждым годом все большее количество предприятий общественного питания с различными формами производства и торговли задумываются об организации системы автоматизированного управления и учета. Для этих целей сегодня на отечественном рынке представлено не мало программных продуктов, позволяющих существенно облегчить процесс комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности. На каждом предприятии общепита, будь то ресторан, кафе, бар, ночной клуб, развлекательный комплекс или корпоративная столовая, зачастую первостепенное значение придается вопросам обеспечения учета и контроля, позволяющим повысить эффективность работы, качество обслуживания и конкурентоспособность заведения.

Однако, далеко не все представленные сегодня на рынке предложения способны в полной мере удовлетворить потребности заведений в надежной и многофункциональной учетной системе. Тем не менее, сегодня практически невозможно представить повседневную деятельность предприятий общепита без использования автоматизированных систем учета. Особенно если принять во внимание тот факт, что эффективное управление рестораном требует принятия взвешенных решений, основанных на тщательном планировании в ресторанном анализе работы всех подразделений. На отечественном рынке представлен целый спектр программных продуктов, позволяющих успешно справляться с подобными задачами, и рестораторам бывает не просто отдать предпочтение продукции конкретного разработчика.

При всей своей простоте и сравнительной дешевизне автоматизированные системы управления имеют довольно широкие возможности. Они позволяет осуществить контроль за работой всех подразделений ресторана и получить оперативные отчеты по реализации и выручке, наладить грамотное и четкое обслуживание клиентов в зале, распечатку заказов на кухне, расчет себестоимости продукции. Широкие функции разграничения должностных полномочий позволяют четко контролировать деятельность сотрудников, предотвращая тем самым злоупотребления со стороны персонала.

Эффективное управление, а, следовательно, и деятельность предприятия ресторанного бизнеса требует принятия взвешенных решений, основанных на тщательном планировании и всестороннем анализе и координации работы всех подразделений организации.

Работа должна быть быстрой, согласованной и легко контролируемой, ведь от этого зависит качество предоставляемых услуг, а, следовательно, и доход предприятия.

Руководителю ресторана (кафе, бара) для выбора правильного управленческого решения всегда необходимо быть в курсе событий и иметь оперативную информацию о движении сырья и товаров на складе, поступлений полуфабрикатов, расчетах с поставщиками, а также выпуске продукции в цехах и ее реализации в залах.

Для контроля движения каждого товара на конкретном участке, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты. Раньше для каждого объекта заводилась отдельная карточка, в результате чего их набиралось несколько сотен. Для составления элементарного отчета нужно было все перебрать и произвести огромное количество арифметических операций.

Но ещё сложнее - контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа - сличение фактических остатков товаров на каждом участке с расчетными, необходимо было высчитывать количество используемых продуктов, причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках. И самое главное, для оперативного управления рестораном обязателен учет денег. В настоящее время в сфере общепита довольно остро стоит проблема злоупотреблений персонала. Из опыта работы ресторанов на сегодняшний день известно, что не менее 30% от выручки заведения оседает в карманах сотрудников, занимающих различные должности. При этом могут использоваться следующие методы воровства денежных средств:

-    использование лишних папок со «своими» завышенными ценами;

-        сговор официантов с кассирами и поварами, отпуск блюд «мимо кассы» и переписывание счетов на меньшую сумму;

         при некоторых благоприятных условиях приготовление собственных холодных блюд и реализациях их гостям и т.д.

Кроме того, немалая часть денег может перерасходоваться службой снабжения, когда в закупочных актах появляются завышенные цены.

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. И все же это необходимая мера для избежания. Вообще, рассуждая о функционале системы автоматизации, надо отметить интересную тенденцию: помимо выполнения своих прямых функций система в ресторанах и бизнесе индустрии развлечений становится также элементом статуса, имиджа заведения, подобно акустике класса hi-end или престижным дизайнерским решениям.

На сегодняшний день одной из наиболее эффективных мер по борьбе со злоупотреблениями персонала и упрощению ведения учета на предприятиях общественного питания является внедрение АСУ, такой как ресторанная система R-Keeper, которая была разработана в России и учитывает именно отечественную специфику.

Актуальность темы дипломной работы обусловливается также необходимостью повышения конкурентоспособности услуг, предоставляемых ПРБ, основной составляющей которой является их качество.

Теоретической и методологической основой исследования послужили законодательные и иные нормативно-правовые акты и документы органов государственной власти РФ, а также материалы, собранные непосредственно на обследованном предприятии. Информационную базу составили специальные и периодические издания, а также информационные ресурсы сети Интернет.

1. Методологические основы учёта и управления в ресторанном бизнесе

1.1    Особенности бухгалтерского учета в ресторанном бизнесе

Развитие общественного питания на современном этапе характеризуется значительным ростом товарооборота, расширением сети ресторанов, кафе, усложнением экономических связей с другими отраслями народного хозяйства. В этих условия возрастают требования к управлению, планированию и анализу хозяйственной деятельности предприятий.

Одним из средств управления и руководства хозяйственной деятельностью предприятий и организаций является бухгалтерский учет. Он призван осуществлять контроль за выполнением плановых заданий, обеспечением сохранности собственности, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, правильного расходования фонда заработной платы, содействовать укрепления режима экономии и хозяйственного расчета.

Новые условия хозяйствования предусматривают расширения самостоятельности предприятий и организаций общественного питания в торговой и производственной деятельности, осуществление ее на принципах самоокупаемости и самофинансирования, переход на экономичные методы управления предприятиями и организациями.

Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский. В основе хозяйственной деятельности предприятия общественного питания лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров, а также изготовление собственной продукции. Поэтому основными средствами бухгалтерского учета являются: контроль за сохранностью товаров, своевременное предоставление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;

контроль за товарными запасами, выявление не ходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

контроль над финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т.д.), за правильность расчета с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;

учет расходования фонда заработной платы, выявления соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;

выявление возможности для снижения издержек обращения и повышение рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль, поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);

контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно проводить инвентаризации и ревизии.

В бухгалтерском учете предприятий общественного питания используются специальные приемы и способы, совокупность которых составляет метод бухгалтерского учета. Основными методами бухгалтерского учета предприятий общественного питания являются документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, счета, двойная запись, баланс, отчетность.

Совершаемые на предприятиях хозяйственные операции оформляются определенной формой документами, на основе которых они получают отражение в бухгалтерском учете - документация. Она обеспечивает тщательный контроль за наличием и движением хозяйственных средств предприятия и хозяйственных процессов. На предприятиях питания бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением - бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности. В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера, бухгалтерский учет может осуществляться специализированной организацией или специалистом на договорных началах.

Для определения фактических расходов предприятия необходимо установить контроль за каждым их видом и по каждому объекту бухгалтерского учета. Это достигается при помощи калькуляции, являющейся способом исчисления себестоимости произведенной продукции. Калькуляция - розничная цена общественного питания. Ее можно составить из расчета стоимости сырья на 100 блюд, для определения цены одного блюда, или на одно блюдо. Продажные цены рассчитываются в калькуляционной карточке отдельно на каждое блюдо или изделие кухни. Перед составлением калькуляции необходимо знать ассортимент выпускаемых блюд и кулинарных изделий, нормы закладки сырья по Сборнику рецептур блюд и цены на сырье и продукты. Сборники рецептур блюд и кулинарных изделий являются нормативными документами, в которых указаны расход сырья, выход полуфабрикатов и готовых блюд, а так же дана технология их приготовления. Для более плотного удовлетворения спроса потребителей, повара могут разрабатывать новые рецепты блюд. В каждом рецепте Сборника даны нормы вложения сырья по массе в граммах и нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных компонентов и массы всего блюда в целом. Расход специй, соли и зелени в рецептурах отдельных блюд не указан. Нормы расхода этих продуктов на одно блюдо даны по вводной части соответствующих разделов Сборника. Особенностью предприятий общественного питания является определение с помощью калькуляции продажной цены готовой продукции, а не ее себестоимости.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия важно обеспечить постоянный контроль за каждым видом хозяйственных средств. Наличие и движение их в бухгалтерском учете отражаются с помощью счетов, представляющих собой способ наблюдения и группировки отдельных видов средств, источников их образования и совершаемых хозяйственных процессов. Операции по движению и изменению средств предприятия питания должны быть отражены в бухгалтерском учете определенным образом. Каждая хозяйственная операция связана с регистрацией взаимосвязанных процессов, вызывающих уменьшение или увеличение средств. Для их отражения используют двойную запись - способ учета хозяйственных операций на экономически взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете средств предприятия питания все многообразие хозяйственных средств, их источников и процессов отражается как в обобщенных показателях, так и по каждому объекту отдельно. Все хозяйственные операции отражаются в установленном порядке на счетах, а в конце отчетного периода группируются и обобщаются. Определение в денежном выражении итоговых данных, характеризующих работу предприятия питания, осуществляется периодически с помощью составления баланса.

Показатели баланса характеризуют состояние, группировку и размещение хозяйственных средств и источников их образования на 1-е число месяца. Эти данные являются начальными для следующего отчетного периода. Баланс является основой, но не единственной формой отчета. Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности предприятий общественного питания ведется по двойной системе в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета.

В соответствии с «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» предприятия всех организационно-правовых форм самостоятельно определяют форму, технологию обработки учетной информации. Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность применяемых учетных регистров и порядок записи в них. Перед бухгалтерским учетом ставится задача по организации контроля за снабжением, по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, а также по нахождению путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске, предупреждение возникновения недостач, растрат, хищении и так далее. В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии общественного питания решающее значение имеет четкая организация материальной ответственности.

Распространенными формами ведения бухгалтерского учета, применяющимися в настоящее время на практике, являются журнально-ордерная, мемориально-ордерная, упрощенная форма ведения бухгалтерского учета с использованием ведомостей и автоматизированная.

Сводный учет, начисления амортизации на основные средства, учет МБП или бухгалтерское делопроизводство практически одинаковы и в производстве в торговле. Как следствие, для автоматизации перечисленных выше областей бухгалтерского учета в фирмах самого разнообразного профиля успешно применяются одни и те же универсальные пакеты программ. Универсальный пакет, на внедрение в предприятии общественного питания или, тем более, специальный модуль для бухгалтера-калькулятора должны, с одной стороны, обладать основными характеристиками обычной «складской» программы, обеспечивающей учет движения материальных ценностей:

должны существовать складские карточки для учетов остатков каждой разновидности продукта. За счет этого пользователю предоставляется возможность знать остатки (натуральные и стоимостные) на складе на любую дату, сравнивать эти расчетные остатки с результатами инвентаризации и выпускать инвентаризационные акты;

должны фиксироваться документы о поступлении продуктов на склад по реальным закупочным ценам с автоматическим наращиванием остатков на упомянутых выше складских карточках. Единственной спецификой по сравнению со стандартными складскими программами является насущность в распечатке не столько приходных накладных, сколько закупочных актов, так как в современных условиях распространенным способом снабжения является закупка продуктов за наличные в магазинах. Как следствие, для ускорения подготовки таких актов весьма желательна связь с кадровой подсистемой АСУ предприятия, что позволяет простым выбором из перечня личных карточек или путем ввода табельного номера впечатывать в документ все необходимые паспортные данные «закупщика»;

должны фиксироваться документы отпуска продуктов со склада. Это необходимо, во-первых, при списании испорченных продуктов, а во-вторых, для списания прямой продажи со склада.

большинство предприятий общественного питания в качестве отчетного документа по движению продуктов использует так называемую «сальдовую оборотную ведомость», в которой сведены натуральные и стоимостные остатки на начало отчетного периода, весь приход и весь расход за период и остатки на конец периода для каждой разновидности продуктов. Поэтому стоит проверить возможность получение такого отчета за произвольный временной интервал.

Сразу заметим, что в современных условиях подойдет не всякая складская программа, а только та, которая позволяет работать со среднеучетными ценами. При подготовке калькуляций желательно, чтобы каждому блюду можно было поставить в соответствие номер калькуляционной карточки, наименование и отпускную цену (для многих ресторанов необходима возможность задавать отпускную цену в валюте), а так же занести информацию о нормах выхода в готовом виде. Для более строгого расчета себестоимости в калькуляционной карточке полезно иметь поле, в котором зафиксированы денежные эквиваленты нормативных трудозатрат на изготовление каждого блюда. При воде информации с чека практически для всех предприятий общественного питания необходимы поля, в которые можно занести код официанта, тип отпуска (служебное питание, питание по абонементу, обслуживание туристов, отпуск за наличные), дату отпуска, номер зала и отпускную цену. Естественно, что в отсутствии связи с кассовым аппаратом цена должна подсказываться из калькуляционной карточки. Одновременно с оформлением отпуска программа должна произвести автоматическое списание продуктов со складских карточек. Еще одним полезным режимом при использовании программы окажется автоматизированная инвентаризация склада. Постоянно используя возможности этой программы, вы получите сведения о том, сколько каких продуктов должно оставаться у вас на складе. Однако, реальные остатки всегда будут расходиться с расчетными, хотя бы потому, что абсолютно точно соблюсти нормы закладки практически невозможно. Поэтому весьма приятно, когда программа позволяет быстро ввести данные об инвентаризации, сравнить их с расчетными остатками и на основании этого сравнения принять решение о том, находиться ли расхождение «в пределах нормы». Если вы считаете, что все нормально, то программа должна автоматически (разумеется только с вашего разрешения) создать акт инвентаризации, в котором учетные остатки сводятся к фактическим, с выпуском «бумажной» копии этого документа.

Изучение тенденций в общепитовском рыночном секторе указывает на активное развитие сегмента сетевых заведений. Причем на рынок выходят не только известные рестораторы, но также и крупные производственные кампании, оценившие перспективность вложений в сетевую концепцию и возможность не только окупаемости инвестиций, но и стабильной прибыльной работы в долгосрочной перспективе. Несмотря на то, что существующие сегодня на рынке ресторанные сети довольно сильно отличаются по структуре и концепции построения, можно условно выделить два базовых подхода к управлению.

Первый подход - централизованная схема управления. Для нее характерен следующий принцип работы: существует единый управляющий центр, в котором происходят формирование меню, назначение цен, закупочная деятельность, расчеты с поставщиками, а также отслеживание всех перемещений продукции с центрального распределяющего склада во все торговые точки сети. Здесь же ведется бухгалтерский учет, проводится анализ поступающих данных и формируется вся необходимая финансовая отчетность.

Второй подход - децентрализованное автоматизированное управление. При такой схеме работы в офисе происходят только сбор и анализ данных о работе торговых точек и принятие глобальных решений о дальнейшем развитии предприятия. А вся текущая деятельность проводится в самих заведениях. Однако, на практике схема управления строится преимущественно по смешанному сценарию. Часто владелец сети разнообразных ресторанов имеет возможность организовать организованную закупку продуктов и алкогольных напитков. В то же время далеко не во всех случаях у владельца сети одинаковых ресторанов есть возможность открытия централизованного склада или создания управляющего офиса. При этом может существовать условно выделенный центр в одном из ресторанов, где осуществляется формирование меню, взаиморасчеты с поставщиками, анализ данных и ведение бухгалтерского учета, а вся закупочная и складская деятельность отдана непосредственно в рестораны, где так же осуществляются калькуляция, розничное ценообразование и расчет себестоимости реализуемой продукции. Но помимо того, что данные должны быть консолидированы в единой учетной базе для удобства их дальнейшего анализа и статистической обработки, процесс их передачи следует сделать полностью автоматизированным и надежно защищенным от потерь информации.

1.2 Сущность и значение автоматизированного учета и управления в ресторанном бизнесе

В управлении ПРБ одной из важнейших задач является координация действий различных его частей. Работа должна быть быстрой, согласованной и легко контролируемой, ведь от этого зависит качество предоставляемых услуг, а, следовательно, и доход предприятия в целом.

Решению этой проблемы может служить автоматизация управления. Специально разработанные АСУ на базе POS-терминалов, позволяют контролировать объём продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчёты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учёт и прогнозирование.

Главная задача существования ресторанной АСУ - «борьба за спасение» прибыли заведения. Специфика ресторанного бизнеса такова, что владелец может быть легко обворован своим персоналом, его цель - минимизация потерь от воровства. Кассовые аппараты тоже сначала появились в барах, а не в магазинах - для того, чтобы бармены и официанты не обворовывали хозяина. В современных компьютерных системах больше возможностей для противодействия этой проблеме, и это главная причина автоматизации.

Воровство в ресторанах часто уменьшает прибыль на 50 процентов. При этом ресторанный фронт-офис, при небольших административных вложениях, которые нужны для его приобретения, полностью исключает воровство. Компьютерная система позволяет снизить затраты на контроль, менеджмент, составление отчётов - в конечном счёте, на персонал./20, с. 34/ Любая компьютерная система не является самостоятельным сторожем, но способна стать весьма эффективным помощником, используя оперативные методы в борьбе с хищениями. Оперативные методы можно сравнить с замком на двери, который охраняет дом от воров. Они препятствуют совершению хищений или позволяют оперативно обнаружить их. В свою очередь статистические методы позволяют выявить подозрительный персонал на основе накопленных данных. Сами по себе они не являются доказательством факта хищений, но указывают официантов и барменов, на которых необходимо сконцентрировать внимание при применении оперативных методов.

Наиболее простым оперативным методом является оплата гостем только по распечатанному чеку. При всей простоте и очевидности этого метода он является весьма эффективным. Получение любой распечатки чека фиксируется компьютерной системой, как и любое последующее изменение этого чека с указанием причины и менеджера, осуществившего подобные изменения. Вместе с тем гость видит все наименования и количество заказанных блюд и напитков. Чек содержит подробную информацию о времени обслуживания, времени завершения, данные об официанте или бармене, кассире. К сожалению, не всегда гости требуют чек, особенно если дозаказывают что-либо после закрытия основного чека. Наиболее остро эта проблема стоит в барах и быстром питании, где гости зачастую не смотрят на чек и готовы платить вообще без чека, руководствуясь сообщением на дисплее покупателя. Более изощренный способ предполагает предъявление уже использованного чека, так как часто гости оставляют свой чек. Естественно, мало кто из гостей обратит внимание на неверное время открытия и закрытия заказа. Известен случай, когда официант изготавливал подложные чеки для больших заказов. В его автомобиле, припаркованном недалеко от ресторана, находились notebook и принтер. Этот обман вскрылся, когда гость, желая уточнить что-то у менеджера, предъявил свой чек, заметно отличающийся от стандартного. /20, с. 36/

Важнейшим способом контроля остается сервис-печать. Она предполагает получение напитков в баре и блюд на кухне только при наличии так называемой марки. Для этого на кухне и в сервис-баре устанавливаются специальные мини-принтеры, подключенные к ресторанной системе. При вводе заказа она определяет, какие блюда, на каком принтере нужно распечатывать. Блюда, сервис-печать которых выполнена, запоминаются системой и не могут быть удалены официантом. Удаление таких блюд фиксируется менеджером. Таким образом, все блюда, полученные на основании марок, фиксируются системой. Официанту для получения неучтенных блюд необходимо вступить в сговор с кухней и баром. А значит, материальный интерес от хищения уменьшается. Хорошие компьютерные системы предполагают возможность передавать на кухню и в бар не только наименование блюд, но и инструкции по их приготовлению. В этом случае отпадает необходимость общения официанта с кухней и барменом отпадает, что дает дополнительные возможности контроля. Например, в некоторых ресторанах вводится посредник между кухней и рестораном - так называемая марочница. Она также имеет сервис-принтер, получает заказы из кухни, проверяет их соответствие марке и отдает официанту. При такой схеме возможность официанта получить неучтенное блюдо из кухни весьма мала. При отсутствии марочницы менеджер в зале может периодически наблюдать за местом получения заказа официантами. Официанты, устно общающиеся с барменом и раздачей на кухне, должны быть проверены дополнительными способами. В идеале такое общение вообще необходимо запретить. В ресторанах быстрого питания сервис-печать весьма эффективна при разделении кассы и выдачи. В этом случае заказ вообще не может быть получен без оформления через кассу. К сожалению, сервис печать не помогает в барах, где бармен сам наливает напитки и регистрирует продажи, а также в ресторанах быстрого питания, где касса и раздача совмещены.

Важным методом контроля является визуальный контроль над столами в ресторане. Компьютерные системы позволяют просмотреть любой заказ. Менеджер в зале периодически сверяет блюда и напитки, находящиеся на столе, с блюдами и напитками, находящимися в заказе. Как правило, это делается для официантов, вызвавших по тем или иным причинам подозрения. Некоторые компьютерные системы позволяют осуществлять просмотр столов и заказов не в зале, а с компьютера, находящегося в офисе. Это помогает скрытно выбирать столы для контроля и осуществлять проверку внезапно для официантов. Дополнительно система сама может находить подозрительные столы для проверки. Например, если за столиком находится два гостя, а заказано всего одно горячее блюдо, есть смысл произвести проверку такого стола. Однако этот метод также малоэффективен для баров.

Наиболее уязвимым местом в ресторане остается бар. Проблемой здесь является получение денег и выдача заказа одним лицом. Первую группу методов борьбы, уже получивших распространение, можно отнести к пассивным. Например, в некоторых ресторанах бармены, получая деньги, не могут самостоятельно закрыть чек и обращаются к кассиру. Это существенно замедляет работу бара. Для исключения получения денег по информации на дисплее от покупателя запрещается отказ от оплаты после высвечивания итога. Все затрудняет злоупотребления в баре, но не может их исключить. В этом случае, единственно эффективным решением в данном случае является совмещение системы видеонаблюдения и контроля за кассой. Современные компьютерные системы обеспечивают просмотр чеков в режиме on-line. На практике это означает, что менеджер видит, как бармен наливает пиво и подходит к кассе. Тут же он контролирует в системе кассового наблюдения, что именно пробил бармен в чеке. При ведении видеозаписи этот же контроль можно осуществить позднее, например, уделить больше внимания одному из барменов. Этот способ хорош также тем, что бармен не знает, в какой момент за ним ведется наблюдение, и не может быть уверен, что запись не будет изучена позднее. Этот же способ может быть порекомендован для контроля выдачи кухни и сервис-бара, так как имеется возможность просматривать всю сервис-печать. Важнейшим методом контроля является инвентаризация. При традиционном способе, с использованием мерного стаканчика, довольно ощутимыми могут оказаться убытки, особенно, если принять в расчёт высокую себестоимость элитных спиртных напитков. Современные компьютерные системы позволяют рестораторам, использовать в своих заведениях более совершенную схему учёта алкогольной продукции. В соответствии с этой схемой при снятии фактических остатков учитывается общий вес открытой бутылки вместе с напитком. Согласно стандартам веса различных ёмкостей, предоставляемым фирмой-производителем, рассчитывается вес самого напитка./26, с. 39/ Такой подход требует более сложных арифметических расчётов, но избавляет от необходимости переливать напиток. В автоматизированных системах помимо учёта оптовой и розничной реализации блюд закладывается схема детального учёта алкогольной продукции и проведения раздельной инвентаризации каждого вида ёмкостей «по весу».

Принцип работы по этой схеме довольно прост и эффективен. В процессе оприходования товара на складе в программу вносится вес одного литра напитка в граммах, а также ведётся список ёмкостей с указанием веса каждой тары. Причём учёт продукции, поступающей на склад, происходит раздельно, в зависимости от ёмкости бутылок (0,5; 0,75; 1 л). В процессе продаж алкоголя в разлив или в случае использования содержимого бутылки для приготовления коктейлей с помощью программы производится полный учёт информации. Данные о продажах спиртного заносятся в программу на основе информации, поступающей как из бара, так и непосредственно из зала ресторана. Списание товара со склада происходит в соответствии с правилами учёта партий./24, с. 46/

В процессе проведения инвентаризации используется документ, в котором каждая разновидность алкогольной продукции указывается в разрезе видов ёмкостей. Все закрытые ёмкости в программе учитываются по количеству в соответствии с объёмом. Открытые же бутылки взвешиваются на весах, после чего полученные данные заносятся в программу, которая автоматически производят необходимые расчёты и сравнивают книжные и фактические остатки. В результате происходит оприходование обнаруженных излишков и списание выявленных недостач. На основе этих данных формируются бухгалтерские проводки и составляется отчёт, в котором отражается исчерпывающая информация о движении и остатках товаров в разрезе единиц учёта алкогольной продукции.

Столь детальный контроль над продажами алкогольной продукции позволяет существенно сократить убытки заведения. При воровстве, как правило, расход продуктов не соответствует расчетному. Современные системы позволяют делать расчет остатков в баре и на кухне в режиме on-line. Это означает возможность производить внезапные проверки в этих подразделения ресторана. /23, с. 39/

Таким образом, ресторанная АСУ даёт возможность получать статистические данные для более грамотного построения управления предприятием, т.е. запасами на складе, персоналом. Для более эффективного управления бизнесом необходимо накопление и анализ данных.

Например, если в выходные дни с хорошей погодой количество гостей в ресторане невелико, то в такой день можно «использовать труд» меньшего количества официантов и кухонных рабочих; таким образом, появляется возможность сэкономить на заработной плате. Также важен учёт, отслеживание движения товаров: если товарные запасы растут очень быстро, имеет смысл приостановить закупки и таким образом сэкономить оборотные средства. Ресторанная система даёт возможность анализировать, какие блюда приносят максимальную прибыль, какие - минимальную: изменения в ассортименте без анализа продаж сделать невозможно.

Помимо того, что в заведении на 15-45% снижается воровство, появление компьютерной «управляющей» системы способствует соблюдению технологии производства, уменьшению количества ручного труда по обсчету производства, усилению контроля за закупщиком и за продажами - за скидками, возвратами, списаниями.

Таким образом, АСУ является средством для повышения эффективности бизнеса и помимо всех прочих достоинств, её наличие работает на улучшение имиджа компании.

Руководитель получает возможность реально контролировать деятельность каждого сотрудника, объективно оценивать качество его работы. Компьютерная система позволяет видеть, какое время человек работал, сколько столиков он обслужил (если речь идёт об официанте), какую прибыль принёс заведению и т.д. АСУ также необходима для своевременного отслеживания ассортимента в ресторане, баре: если гость заказал некоторое блюдо, а его не оказалось, то это не лучшим образом сказывается на имидже.

Поскольку ресторанная АСУ нужна в первую очередь для минимизации воровства, то на первый взгляд может показаться, что персоналу она приносит одни неприятности - следовательно, «рядовым сотрудникам» она абсолютно не нужна. На самом же деле это не совсем так. Компьютерная система упрощает работу официанта, кассира, повара, хостесс, завскладом и прочих, сокращает количество действий, которые они должны совершать.

Например, благодаря АСУ, официант почти не тратит времени на не связанную с гостем работу. Когда официант принял заказ, он не должен бежать с написанным от руки листочком на кухню: нужно подойти к своему рабочему месту (терминалу) и набрать заказ. Причём официант не «печатает» названия блюд, а просто нажимает «лёгким движением» кнопку с соответствующим пунктом меню. Более того, на мониторе он чётко видит, какие столики он обслуживает, к какому из них он должен подойти.

Графический интерфейс позволяет за считанные секунды набрать заказ и заняться другими клиентами.

Официант может не бояться, что он что-то забудет, ошибётся в сложении или вычитании: все заказы документируются, а все расчёты произведёт система. Официант может сосредоточиться на обслуживании - следовательно, повышается качество обслуживания. Хостесс видит на мониторе, какие столики заняты, и ведёт гостей сразу к свободным столикам.

Повар получает чётко напечатанный заказ, в котором часто даже указывается время, к которому должно быть готово то или иное блюдо. В более продвинутых системах кухня имеет возможность передать официанту какую-либо информацию - на его терминал или так называемое hand-held устройство.

И, наконец, для гостя плюсом является то, что использование в ресторане компьютерной системы приводит к ускорению обслуживания - официант не должен тратить время на написание «бумажек», бегать с ними каждый раз на кухню; кухня же начинает выполнять заказ сразу после того, как он поступил и т.д. Клиент может оговорить, к которому часу ему должны подать то или иное блюдо.

Гостю приятно получить чётко напечатанный счёт вместо неразборчивой записки и убедиться, что он платит именно за то, что он заказал, что его не обсчитали и т.д. Кроме того, ресторанная компьютерная система делает очень простой работу со скидками, которые тоже оценят посетители.

Приобретение дополнительного оборудования может дать гостю возможность подозвать официанта к столику в любой момент (для этого на столах должна быть установлена кнопка вызова официанта, а сотрудники оснащены hand-held терминалами или пейджерами).

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. И все же это необходимая мера для избежания. Вообще, рассуждая о функционале системы автоматизации, надо отметить интересную тенденцию: помимо выполнения своих прямых функций система в ресторанах и бизнесе индустрии развлечений становится также элементом статуса, имиджа заведения, подобно акустике класса hi-end или престижным дизайнерским решениям. Учредитель руководствуется следующей логикой: мы ценим своих посетителей, мы соответствуем высокому уровню, стандарту качества, поэтому у нас стоит именно такая система, а не популярный дешевый ненадежный аналог (который в ходе использования оказывается более затратным). Ведь сбои в работе системы могут очень дорого обойтись всему заведению.

1.3    Стандартная структура ресторанной автоматизированной системы управления

Первое структурное деление - разбиение системы на так называемые фронт-офис и бэк-офис. Некоторые системы включают в себя только фронт-офис, перекладывая функции бэк-офиса на другие компьютерные системы (специализированные программы склада, бухгалтерии).

Фронт-офис - та часть системы, которая функционирует непосредственно в зале ресторана и связана с обслуживанием гостей, приёмом и изготовлением заказов.

Бэк-офис - позволяет рассчитывать себестоимость, производить калькуляцию, вести складской учёт, следить за товародвижением, формировать проводки для бухгалтерской системы.

На основе работы АСУ формируется множество отчётов, которые позволяют руководителям разного уровня получать необходимую им информацию «под разными углами зрения».

В предыдущей главе был подробно описан порядок составления калькуляционных карточек, которые необходимы для контроля движения каждого товара на конкретном участке, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции. Понятно, что без вышеназванного эффективная работа ресторана окажется невозможной.

Функциональные возможности ресторанных АСУ значительно упрощают процедуру проведения калькуляции. Данная форма составления калькуляционных и технологических карт разбита на четыре части (рисунок ниже).

Описание калькуляционной таблицы входящей в состав АСУ:

·   Первая колонка калькуляционной таблицы содержит название компонента, если имеются взаимозаменяемые компоненты, то ячейка примет вид выпадающего списка позволяющего выбирать желаемый компонент.

·   Вторая колонка содержит величину закладки компонента (брутто), при изменении величины в этой ячейке выход и стоимость пересчитываются автоматически.

·   Третья колонка содержит единицу измерения закладки и выхода, если компонент является продуктом, то ячейка примет вид выпадающего списка при изменении единицы измерения колонки закладка и выход пересчитываются автоматически. Если компонент является блюдом, то ячейка примет простой вид и будет содержать выход блюда являющегося компонентом.

·   Четвертая и пятая колонки содержат коэффициенты потери при холодной и тепловой обработках, коэффициенты указываются в процентах. При изменении этих ячеек выход пересчитывается автоматически.

·   Шестая колонка содержит величину выхода компонента (нетто). При изменении ячейки закладка и стоимость пересчитываются автоматически.

·   Седьмая колонка содержит цену компонента. Цена зависит от выбранного набора цен. При изменении стоимость пересчитывается автоматически.

·   Восьмая колонка содержит единицу измерения цены. Если компонент является продуктом, то ячейка имеет вид выпадающего списка. При изменении ячейка цена пересчитывается автоматически. Если компонент является блюдом, то ячейка имеет простой вид и содержит стоимость блюда являющегося компонентом.

·   Девятая колонка содержит наценку. Наценка зависит от выбранного множества наценок и от того указана ли наценка на продукт, компонент, блюдо. Если компонент является блюдом, то ячейка не будет содержать наценку, но можно ввести её вручную. При изменении величины наценки стоимость пересчитывается автоматически.

·   Десятая колонка содержит итоговую стоимость компонента. Эта колонка рассчитывается автоматически и не может быть изменена вручную.

·   Последняя строка таблицы содержит итоговые выход и стоимость блюда. Эти величины продублированы в правой верхней части окна.

Правая верхняя часть окна содержит:

·   Коэффициент умножения - величина, на которую умножается закладка компонентов. При изменении этого коэффициента умножение и пересчёт всех параметров происходит автоматически.

·   Стоимость - итоговая стоимость блюда. Выход - итоговый выход блюда. Выход элементов - итоговый выход элементов.

Все ресторанные АСУ традиционно имеют интерфейс с существующими гостиничными системами. Иногда гостиничная и ресторанная являются частями одного целого, как и в случае системы R-Keeper - SHELTER, которую я буду рассматривать в следующей главе.

Главная функция, ради которой создаётся интерфейс между гостиничной и ресторанной АСУ - так называемое «закрытие на комнату». Это означает, что гость может прийти в ресторан отеля, пообедать, а затем попросить записать на свой счёт. В этом случае официант / кассир должен связаться с гостиничной АСУ, получить подтверждение платёжеспособности данного гостя, а затем занести сумму, которую гость потратил, на его «гостиничный» счёт. Эти деньги либо вычтут из суммы, которую клиент внёс при заселении в гостиницу, либо прибавят к долгу, который гость должен будет оплатить при отъезде из отеля.

Фронт-офисы ресторанных АСУ имеют модуль учёта рабочего времени. Во-первых, это необходимо для расчёта заработной платы; во-вторых, система имеет информацию, какая смена сейчас работает, какие сотрудники входят в её состав и т.п. Таким образом, если официант выйдет на работу «не в своё время» АСУ не позволит ему обслуживать гостей - если только у неё не будет специально введена дополнительная информация. При конфигурировании системы в конкретном заведении учитываются особенности его работы.

Когда гости приходя в «обычный» ресторан и садятся за столик, то это стол система переводит в статус «открытый» (т.е. новых гостей хостесс сюда уже не приведёт). Стол «закрепляется» за определённым официантом, работающим в данную смену, отсюда могут поступать заказы - причём гости имеют возможность «дозаказать» что-либо неограниченное количество раз. Когда гости собираются уходить и просят счёт, то официант - со своего терминала или с помощью кассира - распечатывает и приносит «пре-чек». Гости оплачивают счёт получают фискальный чек после чего они могут покинуть ресторан.

Если, пока гости отдыхают в ресторане, заканчивает работу одна смена официантов и начинает другая, то система позволяет передать «открытый» стол другому официанту, который закончит обслуживание.

Компьютерная система необходима в случае существования сложной системы скидок - «устным счётом» здесь точно не обойтись, тем более что ресторан может предоставить скидки не на все блюда, только в определённые дни недели, в фиксированные часы и т.п. АСУ хранит эту информацию и настойчиво «напоминает» о ней официанту или кассиру.

Ресторанные АСУ часто имеют интерфейс с различными дополнительными системами:

. Диспенсерные системы - служат для контроля за разливом напитков.

. Дополнительные модули тарификации - например, для управления бильярдом: автоматическая система контролирует игру помощью включения-выключения света над столом. То есть - при включении стола зажигается свет и одновременно начинается тарификация, поскольку существует возможность электронного управления системой подсветки. Такая операция производится непосредственно с официантской станции или с кассы. После окончания игры свет также выключается системой, которая и производит расчет. Результат тарификации может быть добавлен к счёту. Тарификация с помощью POS может быть весьма изощрённой. Кроме времени суток может учитываться день недели, и даже конкретная дата, например, праздники. Кроме того, подобные способности тарифицирующих систем можно использовать и для других услуг. Например, некоторые рестораны размещают у себя сауны - их тоже можно оснащать тарифицирующим управлением. Системы тарификации с успехом используются и в боулинге. На самом деле, боулинг, как правило, уже оснащен компьютерной системой тарификации. Но боулинг не обладает возможностью выдачи фискального чека, и потому результат игры все равно приходится проводить через кассу. Так что гораздо удобнее заложить расчет по боулингу в общий чек заказа (тем более, что игроки, как правило, заказывают пиво, закуску) и выдавать единый счет.

. Пейджинговая система - позволяет сотрудникам (кухне, бару) и гостям передавать информацию официантам. Это независимая система, не входящая в АСУ - в отличии от hand-held терминалов.

.GSM-система - предназначена для владельцев и руководящего состава ресторанов. Она даёт возможность отслеживать информацию с помощью мобильного телефона.

. Подключённый мониторинг - аналогичная система для работы с АСУ ресторана домашнего компьютера.

Оборудование для стандартной структуры ресторанной АСУ зависит от вместимости и пропускной способности ресторана. Минимальный вариант ресторанной АСУ может функционировать на одном современном персональном компьютере. В таком случае на этом ПК будет храниться и база данных системы, и к нему будет подключена вся периферия и пр.

Стандартная конфигурация АСУ рестораном включает в себя:

. Компьютер-сервер, на котором храниться база данных системы.

. Офисный компьютер (компьютеры), на которых работает руководство, бухгалтерия, завскладом и т.д.

.        Рабочие станции (терминалы) официантов, кассиров, барменов. Здесь возможно 2 решения: терминалы могут быть специализированными (официант не может работать с терминалом кассира), а могут быть универсальными, где возможности каждого сотрудника ограничиваются его правами доступа. Рабочие станции сегодня принято оборудовать сенсорными мониторами, которые значительно упрощают и ускоряют работу сотрудников ресторана.

.        Кассовые аппараты, разрешённые для применения в отелях и ресторанах.

.        Периферия: специализированный принтер для кухни, принтер для печати предварительных и окончательных счетов, фискальный принтер, офисный принтер.

2. Анализ существующих автоматизированных систем управления на современном ресторанном рынке

.1 Сравнительный анализ технических характеристик автоматизированных систем управления «Эксперт» и «R-keeperr»

С каждым годом все большее количество предприятий общественного питания с различными формами производства и торговли задумываются об организации системы автоматизированного управления и учета. Для этих целей сегодня на отечественном рынке представлено немало программных продуктов, позволяющих существенно облегчить процесс комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.

На каждом предприятии общепита, будь то ресторан, кафе, бар, ночной клуб, развлекательный комплекс или корпоративная столовая, зачастую первостепенное значение придается вопросам обеспечения учета и контроля, позволяющим повысить эффективность работы, качество обслуживания и конкурентоспособность заведения. Однако, далеко не все представленные сегодня на рынке предложения способны в полной мере удовлетворить потребности заведений в надежной и многофункциональной учетной системе.

В этом случае приятным исключением является автоматизированный программно-аппаратный комплекс «ЭКСПЕРТ», созданный кампанией «АВЕРС Технолоджи», уже не первый год эффективно занимающийся внедрением информационных технологий в ресторанном бизнесе и индустрии развлечений.

Универсальность комплекса «ЭКСПЕРТ» состоит в его легкой и быстрой настройке в соответствии с теми схемами работы, которые существуют на предприятии. Программа комплекса включает в себя несколько частей, предназначены для работы с разграничением уровня доступа персонала к системе (по операциям, залам, видам оплаты, и типам скидок). Поскольку каждый сотрудник имеет дело лишь с той частью программы, которая отвечает его должностным обязанностям, это позволяет сконцентрироваться на выполнении своих функций и свести к минимуму возможное количество допускаемых ошибок.

В процессе автоматизации заведения рабочее место официанта, бармена, кассира и администратора зала оснащается специализированным модулем, имеющий графический цветной интерфейс, спроектированный для работы с сенсорным экраном, но в то же время поддерживающим работу с помощью клавиатуры и мыши. Подобная наглядная схема работы максимально упрощает действия сотрудников в торговом зале, поскольку не требует от них особых знаний и навыков. В результате значительно ускоряется процесс обслуживания посетителей, увеличивается пропускная способность, минимизируется время ввода заказов и обработки счетов.

В качестве системы «фронт-офиса» выступает модуль «ЭКСПЕРТ: Торговый Зал», выполненный по архитектуре клиент-сервер, написанный в среде разработки Speedsoft Sibyl (аналог Delphi) и работающий под управлением операционной системы IBM OS/2. Благодаря всем этим факторам достигается надежное и устойчивое функционирование системы, происходит быстрый обмен информацией, исключается возможность возникновения сбоев в работе, потерь информации в следствие неполадок в компьютерной сети и разрушения баз данных, а так же преднамеренное проникновение в систему извне.

К терминалам официантов и станциям кассира и бармена подключается считыватели магнитных карточек, используемые для регистрации персонала. В результате идентификации при помощи карт или за счет ввода вручную кода и пароля сотрудник получает доступ к тем из 130 заложенных в системе действиям, выполнение которых предусмотрено его должностными обязанностями. Например, официантам можно либо разрешить доступ только к тем залам, в которых они работают, либо вовсе запретить им открытие счета без администратора. Все операции можно производить с любого терминала при наличии соответствующих прав у персонала. В результате этого легко настроить систему так, чтобы сотрудникам были доступны на дисплее только те столики, которые расположены на обслуживаемой ими территории. Наглядность работы обеспечивается световой индикацией информации (состояние стола, блюда, категории, скидки, удаления и т.п.). Система позволяет отображать до 15 залов, в каждом из которых можно расставить до 40 столиков по местам, соответствующих их реальному расположению с учетом конфигурации помещения. Цвет столиков на дисплее будет меняться в зависимости от состояния их обслуживания: свободен, занят, распечатан счет, ведется несколько счетов одновременно. Это позволит персоналу непосредственно на рабочем месте быстро оценить степень загруженности зала и исключить возможность допущения ошибок или задержек с обслуживанием.

После нажатия официантом иконки столика происходит автоматическое открытие счета. Для заполнения заказа на дисплее появляется меню, структурированное по категориям, в каждой из которых представлен свой список блюд, напитков или услуг. Удобство и скорость обслуживания посетителей достигается за счет того, что выполнение заказов осуществляется как путем нажатия иконок, соответствующих блюдам из меню, так и по горячим клавишам или коду. Учет дополнительной информации в заказе придает особую гибкость в обслуживании. Это касается применения ряда модификаторов: некоторые из них запускаются автоматически после выбора позиции в меню. Например, при заказе блюда из мяса система предложит выбрать степень его прожарки. Также в заказе можно указать время приготовления блюда, вид добавляемых в него приправ, условия его подачи (со льдом, с солью и пр.). При этом не составит труда перевести заказ в другое подразделение ресторана или перекинуть его на другой счет. Вся введенная информация будет автоматически распечатана на специализированных принтерах печати заказов, устанавливаемых на кухне и в баре. В случае, если потребуется удалить уже распечатанный заказ, система поинтересуется причиной отказа, что позволит в дальнейшем более объективно анализировать статистические данные. Поскольку все действия при работе с системой автоматически фиксируются в протоколе, это исключает возможность злоупотреблений со стороны персонала.

При работе системой реализован целый спектр универсальных возможностей, включая передачу счетов другому официанту, перенос с одного столика на другой и даже их разделение между гостями. Благодаря комплексу «ЭКСПЕРТ» официанту не составит большого труда на любой стадии обслуживания начать вести отдельные счета для каждого из гостей, сидящих за одним столиком. В системе предусмотрена функция выбора формы оплаты счета (наличные, кредитные карты, представительские, внутренние платежные карты ресторана и т.д.). Здесь реализована возможность смешанной формы оплаты заказа, при которой часть средств посетитель может внести наличными, а оставшуюся сумму попросить списать со своей кредитной карточки. Понятие «представительская оплата» очень удобна при организации питания собственных сотрудников. В этом случае оплата пойдет не через кассу, а будет заложена в себестоимость реализованной продукции. Для удобства обслуживания каждому гостю может быть выдана магнитная платежная карта с внесенной на нее предоплатой, что оградит официантов и барменов от работы с наличностью и позволит клиентам более рационально планировать свои финансовые возможности. А чтобы упростить работу с сотрудниками компаний, находящихся по соседству, которые часто посещают заведение, можно использовать платежную систему, рассчитанную на организацию бизнес-ланчей и различных мероприятий.

При наличии соответствующих прав доступа в комплексе предусмотрена возможность ввода фиксированных по величине процента скидок. Помимо этого можно настроить систему автоматических скидок в зависимости от дня недели, времени суток суммы счета, категории клиентов, количества заказанных блюд или даже присутствия определенной позиции меню в счете. В этом случае официантам не придется постоянно смотреть на часы и держать в голове внушительный объем информации. Практика предоставления скидок или установления наценок на различные позиции меню поможет наиболее гибко проводить финансовую политику в заведении, тем самым стимулирования приток потенциальных посетителей.

Для того, чтобы избавить официантов или администраторов от расчетов стоимости услуг зависящих от стоимости зависящих от времени (сауна, караоке, бильярд, боулинг, тренажеры и т.д.), в комплексе реализована автоматическая тарификация по времени за счет настройки системного таймера. Помимо этого предусмотрена возможность организации работы за счет подключения пейджеров официанта и установки кнопок вызова на столиках в зале, что позволяет максимально упростить и ускорить процесс обслуживания посетителей.

Для больших ресторанов или многофункциональных развлекательных комплексов, в которых размещено немало удаленных друг от друга терминалов, придется к месту встроенная в комплекс система обмена сообщениями. В соответствии с ней информация после отправки сразу же будет выведена в окошках всех терминалов с указанием сотрудника и времени отправки. Подобная функция оказывается очень полезной как в случае скорейшего поиска конкретного человека, так и для внутрисистемных объявлений. Например, при поступлении на склад какой-либо категории спиртных напитков, барменам можно отправить подробные указания по их реализации.

Печать гостевого чека производится на принтере счетов у официанта, где имеется возможность вывода информации на подкладных самокопирующихся бланках с нанесенной на них символикой предприятия. После распечатки счета все действия с ним в системе блокируются и сотрудник заведения уже не может внести какие-либо изменения. Если в счет закрадется ошибка, скажем, будет внесено не заказанное посетителем блюдо, то в комплексе предусмотрена возможность разблокировки. Для этого вызывается администратор зала, непосредственно контролирующий процесс внесений изменений в счет. Кроме того, реализованы менеджерские функции по изменению формы оплаты по закрытому счету, просмотров всех счетов за смену, оценке состояния залов (групп столов) и пр.

После закрытия счета чек печатается на кассе, где обычно устанавливается универсальный принтер, печатающий заказы на рулонной термобумаге, а счета - на подкладных бланках. В целях экономии средств в качестве кассы можно использовать принтер со встроенной памятью - фискальный регистратор. Поскольку в конце каждого рабочего дня обычно снимаются данные по итогам работы, то для этого в системе предусмотрена возможность получения различных отчетов как в целом по заведению, так и по каждому из кассовых терминалов в отдельности. Управляющему не составит труда вывести отчеты по продажам с разбивкой по официантам, барменам и кассирам, балансовый отчет по сумме выручки (Х-отчет), данные по отказам и скидкам, а также информацию по времени продаж, наглядно отображающую среднюю нагрузку за день.

Система «бэк-офиса» представляет собой ряд самостоятельных программных продуктов, работающих под операционной системой MS Windows на обычном персональном компьютере. К их числу относится модуль «ЭКСПЕРТ: Отчеты торгового зала», написанный под программу баз данных «MS Access», благодаря которому можно получать разную информацию о работе предприятия. В том числе при помощи генератора отчетов быстро анализировать разнообразные данные в зависимости от задаваемых параметров, при этом строя графики и диаграммы за любой период времени. Например, этот модуль помогает быстро отследить долю продаж конкретного продукта, оценить, насколько отражается предоставление скидок на росте посещаемости заведения и уровне реализации блюд, или выстроить позиции меню по степени их популярности у клиентов.

Модуль контроля над персоналом «ЭКСПЕРТ: Мониторинг» позволяет на основании просмотра и анализа протокола системных событий и детального просмотра счетов проконтролировать текущую работу персонала, узнать, на каком основании предоставлены скидки или удалены заказы.

Изменять и дополнять любые настройки системы самостоятельно и оперативно вносить изменения с компьютера в офисе можно будет благодаря модулю настроек торгового зала «ЭКСПЕРТ: Менеджер». Также с его помощью удастся вести учет персонала и формировать отчеты за любой период времени по каждому из сотрудников.

Благодаря модулю «ЭКСПЕРТ: Калькуляция и Склад» в системе ведется весь необходимый документооборот, включая приход продукции, нормы расхода ингредиентов на приготовление блюд, перемещение продуктов между различными подразделениями, инвентаризация, списание и пр. В программе можно задать любое количество производств и складов, вести единый справочник ингредиентов, товаров и блюд, а так же редактировать все хранящиеся калькуляционные карточки.

В системе существует гибкий выбор способа расчета себестоимости блюд по FIFO, LIFO или по средним ценам за определенный период. Для того, чтобы сэкономить время работы бухгалтерии, есть возможность распечатки документов, соответствующих принятым формам ОКУД. Помимо этого программа заметит допущенные ранее ошибки, определив при этом, какие документы должны быть перепроверены, а так же отразит объем излишков или недостач товара. Программа не только выдаст предупреждение об истекших сроках годности используемых продуктов и товаров, но и запретит их использовать без санкции руководства. С помощью модуля можно проанализировать расход товаров за отчетный период и дать рекомендации по объемам его закупок.

«ЭКСПЕРТ» - единое комплексное решение вопросов автоматизации, охватывающее практически все сферы учета и контроля на предприятии. Исключение составляет лишь блок вопросов, связанных с ведением бухгалтерского учета, для этого в комплексе предусмотрена возможность эффективной связи с различными бухгалтерскими программами. Наиболее гибкие возможности предусмотрены при работе с системой «БЭСТ», в чью базу данных проводки передаются непосредственно, без каких-либо промежуточных операций.

Однако, на сегодняшний день лидером рынка автоматизации заведений сферы общепита и развлечений является автоматизированная система учета «R-Keeper», разработанная московской компанией UCS.

«R-Keeper» - сертифицированный программно-аппаратный комплекс, который занимает лидирующую позицию среди автоматизированных систем учета в общепите. На этой системе автоматизировано более 1600 ресторанов по всему миру. Осуществление полного контроля за работой всех подразделений ресторана, получение оперативных отчетов по реализации и выручке; получение информации об использовании финансов предприятия; максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа; исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях; наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа; осуществление статистических расчетов по продажам; создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве.

Кампания - разработчик UCS предлагает текущую версию программы - 6. Находиться на рынке автоматизации с 1992 года. Основные программные продукты: R-Keeper (АСУ для ресторанов), Store House (складская программа, часто back-end).

На сегодняшний день, эта система автоматизации установлена почти в 6 тысячах ресторанов. Среди них не только российские предприятия, но и иностранные - например, турецкие, болгарские, австрийские и испанские.

«R-Keeper» - это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента, т.е. для управления ресторанным бизнесом. Легкость обучения персонала (с использованием подробных руководств и встроенных файлов помощи) позволит начать эксплуатацию системы спустя непродолжительный период времени после ее приобретения.

Эта программа является модульной, и ее внедрение можно производить поэтапно-то есть часто владельцу заведения общепита не нужно покупать систему целиком. Кроме того, хозяину небольшого ресторанчика не всегда необходимы те же модули, что и собственнику крупного. В этом смысле «R-Keeper» - очень гибкая программа.

Распределённое хранение данных, позволяющее быстро обращаться к информации, как работникам администрации, так и персоналу сферы обслуживания, в случае технических сбоев в сети - быстро и оперативно восстановить информацию.

Компания UCS - лидер по производству программного обеспечения для автоматизации ресторанов, кафе, баров, танцевальных клубов, развлекательных комплексов, аквапарков, бильярдных клубов, боулингов, гостиниц, предприятий быстрого питания, предприятий по доставке собственной продукции, кофейни, корпорации ресторанов, клубов или кинотеатров.

Система «R-Кeeper: V6» предназначена для автоматизации как небольшого кафе или кино-бара, так и огромного развлекательно комплекса, как концептуального ресторана, так и бильярдного клуба.

В ресторанах (на предприятиях) в зависимости от размера, индивидуальных особенностей и т.п. могут использоваться различные технологии, которые поддерживаются системой «R-Кeeper: V6».

Для небольшого кафе, где гостей обслуживают официанты, возможно использование системы «R-Keeper» в следующей конфигурации: в зале устанавливается кассовая станция и терминал официанта, а на кухне можно установить принтер для печати сервис-чеков.

В больших ресторанах конфигурация «R-Keeper» зависит от размера и индивидуальных особенностей. В зале может находиться несколько кассовых станций, официантских и барных терминалов. На производстве устанавливаются сервис-принтеры для печати заказов. Помимо сервис-принтеров, производство может быть дополнительно оснащено видео-дисплеями. что упрощает работу персонала производства.

В ночных клубах с большим количеством баров, где гости могут свободно перемещаться из одного зала в другой, соответственно из бара в бар, удобно исключить расчёт гостя непосредственно с барменами и официантами. Для этого в системе существует возможность работы по магнитным картам - технология «Карта на входе».

Для предприятий, где есть бильярд, боулинг, или любая другая услуга, цена которой зависит от времени и продолжительности использования, в системе «R-keeper» предусмотрена возможность тарификации. Тарифы, т.е. правила по которым вычисляется цена ресурса, определяются пользователем.

В аквапарке, где кроме водных аттракционов существуют другие услуги, в том числе многочисленные бары, кафе, возможны следующие варианты конфигурации «R-Keeper».

На предприятиях быстрого обслуживания, возможно использовании системы «R-Кeeper» в режиме Fast Food. В «концептуальном ресторане» «R-Кeeper» позволяет осуществлять полный перечень операций по обслуживанию гостя от оформления заказа до печати счета и фискального чека.

В пиццериях и других предприятиях, где есть услуга по доставке продукции собственного производства, возможно использование системы «Delivery», которая позволяет автоматизировать процесс доставки.

При использовании системы «R-Keeper» на предприятиях общественного питания, расположенных на территории гостиницы, возможно закрытие счета на комнату. В таком случае гость, может оплатить счет при выезде из отеля…

В заведении, где установлена программа «R-Кeeper», возможна выдача гостям именных магнитных карт, которые дают право на скидку или оплату.

Для контроля работы корпорации ресторанов, кинотеатров, клубов или развлекательных комплексов возможно использование системы Back Office. Эта программа предназначена для получения консолидированной отчетности как по одному предприятию, так и по всей сети предприятий.

По каким же направлениям система «R-Keeper» дает наиболее ощутимые результаты?

•        Во-первых, это максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов. Это достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях.

•        Во-вторых, исключаются ошибки в расчетах и поддерживается документальность операций на всех уровнях.

•        В-третьих, осуществляются статистические расчеты по продажам.

•        В-четвертых, создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве или расчету зарплаты персонала.

•        Ну и, наконец, система имеет надежную защиту от несанкционированного доступа.

«R-Keeper» является программно-аппаратным комплексом. В его состав входят: автоматизированные рабочие места кассира, официанта, менеджера, калькулятора и складского работника. Рабочее место кассира - POS-терминал - представляет собой персональный компьютер в дизайне кассового аппарата. Он оснащен специализированной POS-клавиатурой, монитором кассира, дисплеем покупателя, принтером чеков, денежным ящиком и модулем фискальной памяти. На терминал устанавливается программа рабочего места кассира.

Рабочее место официанта представляет собой официантскую станцию в виде специализированного компьютера с программируемой клавиатурой или монитором «Тоuch screen». Иногда оно совмещается с рабочим местом кассира. Остальные модули для работы менеджера, калькулятора и кладовщика устанавливаются на обычные компьютеры. Все эти рабочие места объединяются в локальную вычислительную сеть. Таким образом, программный комплекс «R-Keeper» позволяет автоматизировать деятельность всего персонала ресторана - от бармена до кладовщика.

Что касается срока окупаемости комплексного решения, то для каждого заведения общепита он будет своим. В среднем, срок окупаемости автоматизации заведения на основе программы «R-Keeper» не превышает 1 года.

Для более 6000 ресторанов, кафе, предприятий быстрого обслуживания (Fast Food) в 135 городах (включая Москву, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Минск, Киев и т.д.) в 16 странах внедрение программного продукта фирмы UCS системы «R-Keeper» - свершившийся факт!!!

Сотрудники этих предприятий уже не могут представить без ресторанной системы «R-Keeper» свое рабочее место, ведь данная система существенным образом облегчила выполнение повседневных обязанностей, а также управление рестораном. Для тех же, кто еще не начал использовать систему «R-Keeper» заметим, что она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

Система «R-Keeper» - это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового менеджмента, т.е. для управления ресторанным бизнесом.

С самого первого дня работы системы в ресторане увеличится скорость выполнения всех необходимых операций без ухудшения качества их обработки. «R-Keeper: TM» является высоконадежной и живучей системой, позволяющей защищать информацию от несанкционированного вмешательства.

Легкость обучения персонала (с использованием подробных руководств и встроенных файлов помощи) позволит начать эксплуатацию системы спустя непродолжительный период времени после ее приобретения.

Многолетний опыт тесной работы компании со многими ресторанами гарантирует, что в «R-Keeper» учтены все пожелания по системе учета и количеству необходимых отчетов.Keeper является многофункциональной системой, включающей в себя целое семейство программных продуктов, из компонентов которого как из кубиков можно построить систему, удовлетворяющую потребностям конкретного ресторана или кафе.

В минимальной конфигурации система работает на одной кассовой машине, максимальное количество терминалов ограничено только характеристиками Вашей компьютерной сети.

Store House» - является одной из наиболее надежных систем складского учета а ресторане. Формирует большое количество необходимых управленческих отчетов, позволяющих со всех сторон осветить проблему учета и планировать финансовую деятельность: предоставление в любой момент остатков на складах, указание запасов продуктов меньше минимального и больше максимального, формирование заявки на закупку, регулирование оптимального запаса продуктов; анализ цен поставщиков, анализ продаж: прибыль за день, месяц, год, в денежном и процентном выражении, по всем блюдам и группам блюд; определение самого продаваемого и самого непродаваемого блюда, динамика наценки на блюдо, регулирование наценки; позволяет получить сравнительный финансовый анализ двух периодов; определение валовой прибыли (теоретической и реально полученной). Таким образом, складская программа StoreHouse - специальный инструмент, предназначенный для автоматизации ресторанного бизнеса. Функциональность продукта позволяет решать следующие ключевые задачи:

         ввод и хранение данных обо всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, валютах, плане счетов, ставках налогов и т.п.;

         всесторонний учет движения товара;

         создание технологических и калькуляционных карт блюд. Автоматический расчет себестоимости в калькуляционных картах на основании имеющихся в системе документов по FIFO или по цене последнего прихода;

         создание для одного блюда нескольких карт с различным периодом действия;

         автоматическое списание продуктов на основании реализации блюд с использованием или без использования взаимозаменяемых продуктов;

         списание испорченных продуктов;

         многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация полуфабрикатов;

         возможность использования сканера, весов для проведения инвентаризации;

В системе StoreHouse предусмотрена возможность взаимодействия с ресторанной системой R-Keeper.

Интеграция позволила автоматизировать процедуру переноса данных из «StoreHouse» в АСУ для дальнейшей обработки в системе. Согласно схеме, работа менеджеров зала ведется в системе «R-Keeper», которая установлена непосредственно на кассовых терминалах. После этого данные поступают в складской модуль «Store House», откуда информация попадает в Microsoft Navision, где автоматически формируются проводки. Теперь система сама сформирует документы и подготовит проводки, укажет необходимые аналитические измерения - останется только учесть эти документы в Microsoft Navision.

Раньше бухгалтерии «общепита» приходилось тратить большое количество рабочего времени на «ручной» перенос данных из системы «Store House» в Microsoft Navision. При этом перенос осуществлялся по некоторым типам документов только в суммовом выражении (например, по операциям перемещения со склада на склад). После интеграции обмен информацией осуществляется на уровне документов без выпадения некоторых звеньев, которыми жертвовали во имя сокращения трудозатрат.

Возможности администрирования склада.

Приложение StoreHouse Administrator, входящее в состав системы складского учета StoreHouse, позволяет осуществлять администрирование прав пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.

Возможности системы по индивидуальной настройке склада.

Система автоматизации склада StoreHouse позволяет производить ряд настроек в зависимости от индивидуальных пожеланий пользователя, таких как:

задание способа нумерации документов и продуктов,

закрытие периода (позволяет запретить изменение данных за какой-либо период),

ведение протокола (система хранит данные о всех изменениях в документах с указанием имени пользователя, даты, времени и характере изменений).

Штрих-М: Ресторан - представляет собой конфигурацию компонентов «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие 7.7Ф». При всей своей простоте и сравнительной дешевизне программа имеет довольно широкие возможности. Она позволяет осуществить контроль за работой всех подразделений ресторана и получить оперативные отчеты по реализации и выручке, наладить грамотное и четкое обслуживание клиентов в зале, распечатку заказов на кухне, расчет себестоимости продукции, имеет систему скидок. Система предварительного регулирования столов позволяет сделать предварительный заказ продуктов для банкета и забронировать столик. Широкие функции разграничения должностных полномочий позволяют четко контролировать деятельность сотрудников, предотвращая тем самым злоупотребления со стороны персонала.

ресторанный автоматизированный управление система

2.3 Анализ стоимостных характеристик автоматизированных систем управления в ресторанном бизнесе

Если собрать рекламные листовки всех разработчиков программно-технических комплексов для общепита, получится странная картина. Описание функционала этих систем совпадает почти дословно (может быть, за небольшими исключениями), однако цена за базовый комплекс у них будет разной. Что имеет значение при покупке товара или услуги? Задав этот вопрос любому человеку, мы гарантированно получим в 90% случаев ответ: «Цена».

Но выбор интеллектуального продукта - процесс ответственный, и здесь легко ошибиться, отталкиваясь преимущественно от прайс-листа. Цена во многом зависит от маркетинговой политики кампании-разработчика, а так же от многих других параметров. Итак, что заложено в прайс-листы? Что такое «дорого» и «дешево», когда речь идет о приобретении программно-технического комплекса для ресторана?

Цена на такой интеллектуальный продукт, как программа автоматизации ресторана, зависит от мнения и возможностей потребителя в отдельно взятой стране. В России при автоматизации ресторана соотношение цены программного обеспечения и оборудования (POS-терминалов, принтеров и т.п.) - приблизительно 50/50, если, конечно, в смете присутствует не больше 2-3 рабочих мест официанта. Хотя на Западе считается нормальным, если стоимость программного обеспечения превышает стоимость оборудования в десять и более раз. С американских позиций, например цены на такой специализированный софт в России - очень низкие. Это во многом продиктовано возможностями рестораторов, которые не готовы платить за весь комплекс автоматизации более 10-15 тыс. долларов.

Люди, приобретая для ресторана информационную систему, покупают опыт профессиональных рестораторов, - уточняет Игорь Ситник, генеральный директор UCS SPb. - Все их потребности, пожелания учитываются разработчиками, вносятся в базовую версию на протяжении всего времени существования программного продукта на рынке. Чем больше этот срок, тем выше надёжность программы. Рестораторы стали лучше понимать необходимость организации и бухгалтерского, и управленческого учёта на предприятии. Система автоматизации рассматривается ими как серьёзный инструмент в снижении издержек (увеличивается скорость работы персонала, уменьшаются потери), а значит она достаточно быстро окупается. Вопрос цены безусловно остаётся важным, но выходит на первый план и вопрос необходимости таких систем на современных предприятиях.

Ожидания рестораторов относительно стоимости автоматизации классического ресторана находятся в интервале 5000-15000 у. е., - рассказывает Семён Урбах, коммерческий директор ООО «АСТОР ВЦ». - Однако реальная стоимость зависит от потребности заведения в функционале системы. Теоретически, любое заведение может заплатить такую сумму, вплоть до 15000. Другой вопрос, на сколько оправданы такие затраты и нужен ли полный функционал системы. Вообще говоря, ориентируясь на опыт работы с розничной торговлей, могу сказать, что чем выше конкуренция на рынке, тем больше функционала нужно использовать, чтобы повысить свою эффективность работы. В частности, в Москве или Санкт-Петербурге конкуренция больше, чем в регионах, поэтому рестораторы в этих городах покупают более дорогие функциональные решения. В регионах зачастую ситуация обратная. Чтобы адаптироваться к ней, мы например, разработали несколько версий нашего программного продукта - каждая версия ориентирована на свой сегмент. Система облегчённого типа для экономичного класса стоит в три раза дешевле, чем версия для классического ресторана.

Не все рестораторы представляют себе «кухню» создания программы автоматизации. Между тем, это долгий и сложный процесс. Речь идёт не только о создании самого продукта, но и о его тестировании, выявлении ошибок. На это уходят месяцы (и чем больше, тем лучше!), и труд всех специалистов закладывается в стоимость программы.

Добавлю так же, что разработка программного обеспечения - процесс, который не имеет завершения. Нужны средства, на улучшение, обновление версий, на поддержку партёров и пользователей. Крупные компании-разработчики программного обеспечения вкладывают в силы в развитие своей дилерской сети в разных городах России. Дилеры в регионах работают и с K-REEPER, и с TillyPad, и с «Трактиръ», и с «АСТОР: Ресторан», и с «1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе».

Программный доступ должен окупить и затраты на собственное продвижение. Достаточно крупные средства в маркетинг и брендинг вкладывает, например, компания «КОМПЛИТ», Разработчик системы TillyPad. Чтобы делить рынок с K-REEPER, этой компании понадобилось в течении последнего года много затрачивать на создание у потребителя узнаваемого образа торговой марки - при помощи рекламы и PR.

Сколько в действительности стоит брендинг системы для клиента - вопрос закрытый. В фирмах, продающих менее раскрученные продукты, можно слышать разные цифры. Есть мнение, например, что в некоторых случаях стоимость бренда составляет до 50% от стоимости всей системы. Но проанализировать эту составляющую извне практически невозможно.

Значительных затрат требует внедрение программы. В некоторых случаях стоимость внедрения может составлять от 6-10% до трети стоимости всего комплекса автоматизации. Особенно, это касается таких решений, которые далеки от «коробочных». - Одним из решающих факторов, влияющих на успех использования любой информационной системы, является качество внедрения системы и качество обучения персонала заказчика, - говорит Андрей Макарычев, руководитель отдела работы с ресторанами компании «Кристалл Сервис». - А качество напрямую зависит от профессионализма внедряющей организации, от того, на сколько специалисты знают тонкости учёта и технологии предприятия общественного питания и какой консалтинг они способны предоставить ресторатору. Для каких систем возможность адаптации системы под нужды заказчика является основным преимуществом. Базовый функционал системы отражает все технологические процессы в кафе или ресторане и позволяет быстро «открыть двери для посетителей». Однако детальная настройка системы продолжается в рамках дальнейшего сопровождения - когда ресторатор уже начинает получать информацию от системы и готов поставить задачу разработчику, скажем, настроить ему уникальные формы отчётов.

Нужно исходить из масштабов предприятия.

От уровня заведения цена системы автоматизации зависеть не должна. Она должна зависеть от его размера. Небольшие заведения, с моей точки зрения должны укладываться в 3-5 тыс. долларов (без потери в жизненно необходимом функционале!); средние - от 5 до 12 тыс.; масштабные развлекательные комплексы - от 30 тыс. и более. Для небольшого заведения вполне можно приобрести систему, адекватную по цене. Очень важно при этом выбирать программу с полным необходимым набором: с модулем учёта склада, калькуляции, хорошими отчётами и т.п. Без учёта склада и возможности анализа полученной информации, система, в общем-то, бесполезна. Необходимо очень внимательно подойти к выбору предлагаемого оборудования. Кроме того, никогда не советую делать акцент на дешёвом оборудовании. Нужно не дешёвое, а соответствующее требованиям ресторана. На этом можно много сэкономить.

Чем больше сервисных функции реализовано в системе - тем выше цена на оборудование.

С: Франчайзи «Бухучёт и Торговля». - Например, некоторым организациям для учёта достаточно установить обыкновенный пассивный кассовый аппарат. В этом случае мы получаем дешёвое решение, но значительно проигрываем в удобстве работы, в возможности расширения функций и т.п. Диаметрально противоположное решение - компьютеризованные рабочие места. Здесь количество сервисных функций ограничено только лишь фантазией разработчика. Но и стоимость таких кассовых мест на порядок превышает стоимость отдельных ККМ.

Нельзя заставлять заказчика экономить на возможностях системы, и продавать продукт по частям. Каждый проект должен включать сразу все возможности системы. Это выгодно как крупным, давно работающим заведениям, так и небольшим ресторанам, которые только открылись. Очень полезна возможность работы и контроля в реальном времени, которая должна так же вводиться с самого начала. Другими словами, установка полнофункциональной системы ведёт к реальной экономии.

Как же можно всё-таки сократить расходы на комплексную систему автоматизации?

Во-первых, использовать современные решения и технологии. Например, технология «Один терминал - два рабочих места» позволяет сократить затраты на организацию рабочих мест обслуживания посетителей за счёт правильной организации использования минимума оборудования. Технология «Продвижения готовности блюда на кухне» - сокращает «холостой пробег» официанта, а следовательно получить дополнительный доход.

Во-вторых, необходим правильный подбор и расстановка оборудования. В некоторых случаях, на определённых рабочих местах можно использовать более демократичное оборудование. Однако, не следует забывать, что надёжность - залог экономии на будущих затратах на ремонт.

И самое главное - выбирать поставщика, оказывающего максимум услуг по внедрению, сопровождению и обслуживанию системы у заказчика. Однако экономить на возможностях - никак нельзя!

Переход минимального комплекса автоматизации к более развёрнутому должен быть обоснован. Одним из таких оснований является увеличение проходимости ресторана. Как следствие, растёт количество официантов и количество рабочих мест для них. (примерно $2000 за дополнительное рабочее место, включающее компьютер, программное обеспечение и торговое оборудование). Возрастает и необходимость в дополнительных рабочих местах администратора, управляющего ресторана, директора и т.д. (от $700 - минимум - компьютер). Со временем могут потребоваться расширение функций системы. Например, консолидация данных для сетей ресторанов или организация системы скидок (от $1000, включая компьютер).

Таблица 1. Функциональные особенности и расценки программ автоматизации

Следует задуматься о перспективах развития.

Иногда предприятия идут по пути «кусочной» автоматизации, выбирают «малобюджетное» решение, экономят с точки зрения количества рабочих мест функциональных особенностей программного обеспечения. Но пределы расширения функций программного обеспечения в рамках каждого поставщика разные. Для выбора программного обеспечения на начальном этапе необходимо руководствоваться не только стандартными функциями, например, как подсчёт проданных блюд и списание продуктов, но и учитывать наличие профессиональных особенностей складского учёта, возможность построения нужных отчётов о деятельности предприятия, наличие функций персонального маркетинга (привлечение постоянных посетителей), возможность построения постоянного учёта для сети предприятий. Таким образом, не оценив свои потребности в работе ресторана, затраченные на установку системы учёта средства могут быть в течении первого года работы увеличены в несколько раз из-за переоборудования и замены программного обеспечения.

3. Эффективность внедрения автоматизированной системы управления в предприятии общественного питания

.1 Пути ликвидации проблем хищения на предприятии общественного питания с помощью внедрения АСУ

Злоупотребление персонала - одна из самых острых проблем в сфере общепита. Под ними понимаются, в первую очередь, такие распространенные нарушения как воровство продуктов, посуды и приборов, рекламных атрибутов, а так же наиболее часто замечаемые - финансовые махинации, которыми могут грешить сотрудники, занимающие различные должности. Именно последняя категория злоупотреблений более всего беспокоит владельцев ресторанов. Еще с советских времен сфера общественного питания отличалась огромными масштабами злоупотребления. В кафе и ресторанах объем воровства варьировался от 20-30% до 90%! выручки. Изменилась ли сейчас ситуация принципиально? Однозначный ответ - «нет». Однако, сейчас у каждого заведения есть один или несколько конкретных владельцев, большинство из которых не хочет мириться с тем, что они недополучают львиную долю своих доходов. Существует, конечно, такая точка зрения, что процент воровства можно заложить в цены, тем самым застраховать себя от потерь. Проблема заключается в том, что при подобном попустительстве процент воровства растет значительно быстрее роста цен и достигает ужасающих объемов.

Итак, чтобы бороться со злоупотреблениями - необходимо знать врага в лицо. Какие же основные методы злоупотреблений существуют?

Официанты не всегда довольствуются только «чаевыми». Нередки случаи, когда они пытаются, используя слабый контроль, «заработать» в убыток ресторану. При этом могут использоваться, например, следующие методы воровства денежных средств:

использование лишних папок меню со «своими» завышенными ценами;

использование скидок в дневное время с закрытием счетов без скидки по вечернему варианту;

идут на сговор с кассирами и поварами, отпуская блюда «мимо» кассы, при этом кассиры переписывают счета на меньшую сумму;

при наличии компьютерной системы учета обманывают гостей, говоря, что касса не работает и предоставляют рукописный счет к оплате;

при некоторых благоприятных условиях сами приготавливают холодные блюда и реализуют их гостям и т.д.

Немалая часть денег может перерасходоваться службой снабжения, когда в закупочных актах появляются завышенные цены.

Наибольшую опасность для успешной работы ресторана представляет директор или управляющий, который пытается при значительных возможностях получить свою выгоду, он при этом может:

поставить условие каждому бармену, официанту, кассиру, снабженцу и представителю фирмы-поставщика, чтобы все ему платили определенный процент или фиксинг, тогда каждый может спокойно под его прикрытием зарабатывать и себе;

при принятии банкетов включать в стоимость «свой интерес»;

при сговоре с бухгалтером укрывать некоторые денежные суммы от владельца;

вместе с официантами использовать в корыстных целях систему скидок для гостей и пр.

Однако, каждый метод, используемый с целью воровства денег или продуктов любой категорией сотрудников ресторана, можно легко вычислить или определить по определенным приметам и показателям. Наиболее часто используемый способ борьбы с воровством продуктов - это качественное проведение инвентаризации. Для исключения утечки финансовых потоков следует сначала определить так называемые «тонкие места» в системе контроля и учета.

Многие факты показывают, что больше всего воруют в ресторанах, где директор или владелец старается держать персонал под страхом, используя грубость, повышенный тон общения или еще более жесткие меры воздействия.

Нынешняя система ресторанов и баров выросла из нашего старого советского общепита - вместе с котлетами из хлеба с запахом и вкусов мяса и компотом на десерт из очень странных кусочков, очень похожих на сухофрукты. Из этих «традиций» и складывается ситуация, при которой бармена заставляют выполнять функции, совершенно противоположные его обязанностям. Задумаемся: а что должен делать бармен в ресторане? Какова его главная задача? Очевидно, делать напитки такими, чтобы они нравились гостям. А при этом, чтобы и продажа ресторанной продукции росла, и количество постоянных клиентов увеличивалось - с помощью общения, профессионализма и личного обаяния, ведь, все знают золотое правило - 20% постоянных клиентов приносят 80% выручки. Но если продавец в конце смены обязан сделать отчет о продажах, снять остатки и подготовить передачу смены, - то для того, чтобы уйти домой сразу по окончании работы, он начнет считать заранее, не будет увеличивать ассортимент (зачем больше считать?), станет отказывать клиенту в приготовлении напитка, если в конце смены необходимо открывать новую бутылку, что увеличивает количество разлива (опять же, снимать остатки сложнее). Действия по подсчетам более свойственны бухгалтеру или калькулятору. Совершенно очевидно, что лучше умеет считать человек, который зарабатывает этим на жизнь. Бармен, совмещая профессии бухгалтера, администратора, закупщика, кассира, инкассатора и т.д., естественно, продает меньше. Что делает ресторан менее успешным.

Понятно, что контролировать работу персонала необходимо, иначе не будет никакого порядка. Но, если хозяин пытается бороться с воровством при помощи различных уловок, ужесточения финансовой дисциплины, частых проверок и тому подобное, он начинает мешать этими мероприятиями главному - продажам.

Существует некоторая закономерность: если достойная зарплата и дисциплинарный контроль при отсутствии фактора страха быть беспричинно уволенным, то злоупотребления удается почти полностью исключить. В противном случае владельцам ресторанов приходиться смириться с потерей как минимум 10-20% денежных средств от общей выручки. Тогда можно использовать другие методы контроля - споттерские услуги, применение метода «перестановки персонала», частую смену кадров на отдельных участках работы и т.д.

Некоторые сети, например, устанавливают видеокамеры для контроля над продавцами и поварами. Одна такая камера обойдется в 600 $, но выручка после ее установки возрастет на 25-30%. Чтобы вскрыть проблему хищений на предприятии можно специально нанять на работу людей из заведений, где распространено воровство, и подождать пока новый сотрудник что-нибудь украдет. Если через месяц кража не выявиться, ресторатор делает вывод, что в его заведении также отлажен механизм воровства.

«Бороться» с хищением при помощи контроля над мелочами - дело бесполезное. Работники ежечасно будут придумывать как это обойти, а хозяин придумывать новые «капканы»… И так до бесконечности. Единственный эффективный способ борьбы с воровством - отсечь персонал от денег. Никто из обслуживающего персонала денег от посетителей не получает. Это не всегда бывает понятно рестораторам, но эффективность такого метода уже давно доказана, и для любого ресторана от него только - только польза. А как же тогда сохранить хорошую команду? Самое эффективное - поставить заработок персонала в зависимость от уровня продаж.

Не маловажна проблема и занижения реализации. Это, наверное, наиболее распространенный путь воровства персонала с огромным количеством способов его реализации. Суть заключается в том, что продажа не регистрируется, а деньги, полученные от клиента, частично или полностью не учитываются через кассу, а кладутся в карман официанта или бармена. Наиболее яркий и незамысловатый пример: нескольким приносят один и тот же счет на кофе, получают деньги и не пробивают фискальный чек по кассе. При большой загрузке кафе таким способом официант получит ощутимый «дополнительный» доход. Естественно, при наличии сговора между официантом, кассиром и кухней масштаб подобных злоупотреблений просто катастрофический.

Что делать в данной ситуации?

Сейчас мы будем рассматривать два варианта: ручной учет и контроль и наличие автоматизированного учета. При ручном учете единственный путь - использование нумерованных фирменных бланков счетов и организационное выделение одной точки приема наличных денег. Все оплаты от клиентов должны поступать только в данную точку. Сотрудник данной точки - кассир-контролер - следит за соблюдением сплошной нумерации бланков предсчетов. Кроме того, сотрудник-кассир, в случае спорных ситуаций, будет являться материально ответственным лицом. У данного способа есть несколько «но»: во-первых, он применим только в небольших заведениях, во-вторых, нужно тщательно продумать технологию работы кассира с тем, чтобы он сам не вступил в сговор с официантами и барменами.

Какие возможности контроля предлагает автоматизированный учет?

Оформление заказов происходит через терминал - компьютерную кассу, связанную с сервером, на котором в реальном времени контролируются все операции по каждому из сотрудников, ведется учет списания продуктов и контроль остатков. Итак, если заказ не пробит по кассе:

Не формируется марка заказа на кухню, являющаяся основанием для готовки блюда, - тем самым, в случае злоупотребления, увеличивается количество людей, участвующих в сговоре. Теперь в нем обязательно должна участвовать кухня. Не секрет, что чем больше людей в цепочке сговора, тем более вероятно его обнаружение, и тем менее он интересен в смысле «дополнительного дохода».

При отсутствии введенного в терминал заказа не печатается счет гостя, и официант вынужден, выдавая себя, просить рассчитаться без счета, ссылаясь на неработающий принтер, кассу и т.п.

Система прав доступа не позволяет официанту несколько раз распечатывать один и тот же счет. Право на повторную распечатку предоставляется администратору или метрдотелю.

Учетный остаток по складу, рассчитываемый компьютерной системой в реальном времени на основании продаж, не совпадает с фактом. При любых подозрениях можно быстро проверить кухню и бар, проведя выборочную инвентаризацию.

Вынос продуктов - менее изощренный способ, чем первая группа способов, но не менее выгодный, в особенности для барменов, путь злоупотреблений. Нельзя утверждать, что пересортицы быть не должно. Она всегда присутствует на кухне и в баре. Однако, ее контроль очень важен. Особенно критична пересортица по бару. Пересортица по кухне явление нормальное, если вы знаете, чем она вызвана. Единственный способ борьбы - инвентаризация, и чем чаще она проводиться, тем лучше. Оптимальный график - ежедневная инвентаризация по кухне и в конце и начале смены по каждому бармену. Ручной учет, конечно, позволяет проводить инвентаризации, но сколько времени вы будете сравнивать полученные данные с учетными, а главное, насколько учетные данные будут соответствовать действительности. В вопросе инвентаризаций очень важную роль играет оперативность, которую может обеспечить только наличие компьютерной системы учета, работающего в режиме реального времени, т.е. пересчитывающей остатки по результатам каждой продажи, каждого возврата, каждого прихода и перемещения.

Только современная система позволяет в любой момент получить и распечатать полный или выборочный отчет по учетным остаткам и специальный бланк для инвентаризации. После ввода фактического остатка в систему будет сформирована сличительная ведомость, в которой вы сможете увидеть расхождения по каждому продукту. Актуализация данной сличительной ведомости обновит данные фактического остатка, создав необходимые акты. Инвентаризация остатков по бару обычно проводиться самим барменом с вводом данных по фактическим остаткам непосредственно в компьютерную кассу. Действует правило: принял смену - введи остатки. Введенные барменом остатки мгновенно обрабатываются системой. В результате - четкое понимание того, что происходит в баре.

Если хозяин ресторана на 100% уверен в человеке, который занимается закупками для его заведения, или он занимается этим вопросом сам, тогда эти злоупотребления его миновали. Если нет, тогда это еще один из путей злоупотреблений. Сговор с поставщиками и завышения цен в приходных документах, некоторый фиксированный «интерес» при выборе поставщика и т.д. Эти способы менее изощрены, нежели перечисленные ранее, но это не уменьшает приносимый ими убыток.

Как это выявить и остановить?

Статистическая информация о ценах закупки на все используемые товары за длительный период времени - это единственный помощник в данной ситуации. Необходимо отслеживать историю цен закупки по наиболее ходовым и по наиболее дорогостоящим товарам. Подобный анализ позволит выявить расхождения, указывающие на наличие злоупотреблений. Подобный анализ можно проводить и вручную, но, к сожалению, он отнимет все время, ведь заниматься этим нужно постоянно. При наличии компьютерной системы учет цен закупок по различным поставщикам достаточно быстр и удобен, что позволяет свести попытки завышения цен закупки к нулю. Человек, занимающийся закупками, знает, что в любой момент хозяин ресторана может поднять данные по закупкам определенного вида продуктов, сравнить данные по поставщикам, посмотреть динамику цен и задать ему обоснованные вопросы.

Если выше были перечислены «классические» способы потерь, то дополнительно к этому необходимо рассмотреть и еще один способ, виновником которого является как сам управляющий, так и персонал заведения.

Все знают золотое правило - 20% постоянных клиентов приносят 80% выручки. Однако, есть много примеров, когда работа с постоянными клиентами не ведется или ведется из рук вон плохо. Для решения данной проблемы в первую очередь необходимо желание управляющего. Только он может организовать работу с постоянными клиентами правильно и нацелить персонал на максимальное удовлетворение их потребностей. Для начала необходимо вести базу данных по постоянным клиентам, пользоваться которой имеют возможность, как управляющий, так и рядовые официанты. Зачастую вводится отдельная должность - хостесс. В информации о постоянном клиенте можно указать его Ф.И.О., день рожденья, гастрономические пристрастия, любимый столик и т.д. Важно создать индивидуальные условия для обслуживания данного клиента, с тем, чтобы он пришел еще раз и привел своих друзей. Здесь же велика роль продуманных персональных скидок и маркетинговых акций.

Помощником в организации грамотной работы с постоянными клиентами и, что главное, оценке ее эффективности станет система автоматизации, в рамках которого будут вводиться, храниться и обновляться данные по постоянным клиентам, по персональным дисконтным картам с накопительной системой скидок. Без системы ресторатор предоставляет обслуживающему персоналу возможность самому решить, постоянный это клиент или нет, «повесить» на него еще парочку заказов и получить «премию» в виде скидки, которую ресторатор установил для постоянного клиента. Система позволит фиксировать каждый визит постоянного клиента, потраченные им суммы. В случае с корпоративным клиентом или туристическими группами - использовать схемы безналичных взаимозачетов. Система позволит создать условия обслуживания, выгодные для клиента и прибыльные для владельца ресторана.

В заключение хочется отметить, что панацеи от злоупотреблений в сфере общественного питания и услуг не существует. Однако, наиболее эффективным способом является использование системы компьютерного учета. Но, покупая подобную систему, владелец ресторана должен понимать, что система - это только инструмент, который может предоставить мощные рычаги контроля, несравнимые по эффективности с ручным учетом. На этапе внедрения системы команда профессионалов объяснит, как пользоваться данными рычагами.

3.2 Расчет эффективности внедрения автоматизированных систем управления на предприятии

.2.1 Экономическая характеристика предприятия

В качестве объекта исследования эффективности от внедрения системы R-Keeper возьмем кафе «Лазурный берег» или общество с ограниченной ответственностью «Ника+». ООО «Ника+» является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Основной целью своей деятельности, являясь коммерческой организацией, ресторан преследует извлечение прибыли.

Кафе «Лазурный берег» работает круглогодично, ежедневно, с 10:00 до 24:00 часов.

Предметом деятельности ООО «Ника+» является:

-           организация общественного питания,

-           деятельность по реализации и организации потребления продукции общественного питания, пищевой продукции и полуфабрикатов, в т.ч. колбасных изделий и копченостей, обеденной продукции, горячих, холодных, десертных блюд, закусок и напитков; а также реализация продовольственных товаров, не подлежащих длительному хранению, икры осетровых и лососевых рыб, готовой деликатесной продукции, и т.п.;

-           розничная торговля пивом, прохладительными напитками, сухими и креплёными винами, водочными, коньячными изделиями (ликёром, ромом, бренди), другими алкогольными, а также табачными изделиями и шоколадом в установленном законодательством порядке;

-           организация досуга людей,

-           проведение банкетов, обслуживание свадеб, юбилеев, торжеств и ритуалов;

-           создание собственной производственной инфраструктуры, включая производственные и перерабатывающие мощности, складские и другие вспомогательные объекты, транспорт и сбытовую сеть (оптовую / розничную) и управление ими;

-           осуществление внедрения новых технологий приготовления, расширения ассортимента и повышения качества продукции общественного питания.

Вместимость торгового зала кафе «Лазурный берег» представлена 50 посадочными местами. Кроме того, ресторан располагает баром, кухней, мойкой, складскими помещениями.

Кадровая структура предприятия представлена:

. Управленческим звеном: директор, бухгалтер, заведующий производством, администратор.

. Обслуживающим звеном: повара (2 человека), официанты(4), бармены(2), мойщики(2), снабженец(1)

Кафе «Лазурный берег» относится к предприятию общественного питания высшей наценочной категории (наличие в меню фирменных блюд, обслуживание официантами).

3.2.2 Финансовое состояние предприятия до внедрения системы

Для определения финансового состояния кафе, необходимо рассчитать чистую прибыль в месяц.

. Определение количества посетителей.

Количество посетителей может быть определено на основе графика загрузки зала или оборачиваемости мест в течение дня.

При определении количества посетителей по графику загрузки зала основными данными для составления графика являются: режим работы предприятия, продолжительность приёма пищи одним посетителем и процент загрузки зала по часам его работы.

Средние проценты загрузки залов в отдельные часы работы предприятий рассматриваемого типа (кафе с обслуживанием официантами) представлены в таблице 1.

Таблица 2. Загрузка кафе по отдельным часам работы

Количество посетителей, обслуживаемых за 1 ч работы предприятия, определяется по формуле

N_ч =,

где N_ч - количество посетителей обслуживаемых за 1 ч; Р - вместимость зала (количество мест); δ - оборачиваемость места в зале в течение данного часа; χ - загрузка зала в данный час, %.

Общее количество потребителей за день составит

N_д = ∑N_ч

Среднее количество посетителей в кафе «Лазурный берег» в день составит 431 человек.

. Определение валовой выручки за месяц работы.

Валовая дневная выручка предприятия определяется по формуле

Q_д = N_д * М,

где Q_д - валовая выручка за день работы; М - средняя сумма счёта одного посетителя (в соответствии с ценами меню кафе «Лазурный берег»).

Q_д = 431 ∙ 250 руб. = 107 750 руб.

Валовая средняя выручка за месяц работы кафе составит 3286375 руб.

С учётом злоупотреблений персонала, который может укрывать 15 - 45% денежных поступлений, валовая выручка, показанная инвестору, будет равна 2793419 руб. (при расчёте минимального показателя злоупотреблений).

. Определение валовой прибыли.

Валовая прибыль предприятия, показанная инвестору, определяется по формуле

TQ = Q - C - W - НДС,

где ТQ - валовая прибыль, показанная инвестору; C - себестоимость продукции; W - заработная плата персонала.

Себестоимость продукции в кафе «Лазурный берег» в среднем составляет 30% от валовой выручки и равна 838 025 руб.

Заработная плата персонала:

директор - 15000 руб.;

заведующий производством - 10000 руб.;

бухгалтер - 10000 руб.;

- администратор - 9000 руб.;

повар - 8000 руб.;

снабженец - 8000 руб.;

официант - 6000 руб.;

бармен - 7000 руб.;

мойщик - 4000 руб.

Месячные затраты на заработную плату персоналу составляют 113 000 руб.

Отчисления на заработную плату - 29 380 руб. (пенсионный фонд - 20%; фонд социального страхования - 3.2%; фонд обязательного медицинского страхования - 2.8%).

Налог на добавленную стоимость (20%) - 726 289 руб.

TQ = 2 793 419 ˗ 838 025 ˗ 113 000 ˗ 29 380 ˗ 726 289 = 1 086 725 руб.

. Определение чистой прибыли.

Чистая прибыль предприятия, показанная инвестору, определяется по формуле

PQ = TQ - Налог на прибыль (35%)

PQ = 1 086 725 - 380 354 = 706 371 руб.

.2.3 Финансовое состояние предприятия после внедрения системы R-Keeper

1. За счёт исключения злоупотреблений валовая месячная выручка предприятия должна составить 3 286 375 руб.

. Определение валовой прибыли предприятия.

Система складского учёта Store House позволяет значительно снизить потери на закупку продукции, что уменьшает себестоимость продукции в среднем на 5%.

TQ = 3 286 375 - 879 926 - 113 000 - 29 380 - 726 289 =1 537 780 руб.

. Определение чистой прибыли предприятия.

PQ = 1 537 780 - 538 223 = 999 557 руб.

Таким образом, с внедрением в кафе «Лазурный берег» полнофункциональной компьютерной системы R-Keeper, чистая прибыль за месяц увеличится на сумму 293 186 руб.

3.3 Расчёт окупаемости автоматизированной системы учёта R-Keeper

Окупаемость рассчитывается по формуле:

Т_ок = ,

Где Т_ок - период окупаемости системы;  - сумма инвестиций.

Таблица 3. Стоимость системы R-Keeper

Наиболее важным и дорогостоящим элементом системы является кассовая станция R-Keeper на базе терминала Fujitsu ICL. Компания Fujitsu является ведущим мировым производителем кассовых аппаратов, известным на рынке уже более 70 лет и обеспечивает высочайшее качество и надёжность системы.

Контрольно-Кассовая Машина Fujitsu ICL представляет собой специализированный IBM PC-совместимый компьютер, имеющий в качестве дополнительных устройств: считыватель магнитных карточек, встроенный чековый принтер, кассовый ящик и дисплей покупателя.

Вычислительная мощность Fujitsu ICL, в совокупности с модулем фискальной памяти и системой R-Keeper, позволяет полноценно использовать ККМ для работы на любом предприятии общественного питания.

Благодаря ряду своих характеристик, контрольно-кассовая машина Fujitsu ICL является на сегодняшний день одной из самых удобных в работе баров и предприятий с технологией быстрого обслуживания «фаст-фуд».

Моноблочная конструкция и небольшие габариты позволяют легко разместить ККМ в рабочем пространстве, даже таком небольшом, как стойка бара. А уменьшение числа проводов, помимо эстетических достоинств, имеет и чисто практические преимущества: порядок на местах установки, большая надёжность, возможность оптимизации эргономики рабочего места. Кроме того, близкое расположение клавиатуры и монитора позволяет не переводить взгляд с одного на другое, а сконцентрировать внимание для осуществления быстрого ввода заказа.

Жидкокристаллический цветной экран с высоким разрешением, большим углом обзора и великолепной яркостью помогает работать как в условиях полумрака, так и при ярком солнечном свете. Подобный вид экрана не имеет вредных излучений и мерцания, что понижает утомляемость персонала, работающего с этим устройством. Это немаловажно в условиях работы бара и предприятий с технологией быстрого обслуживания «фаст-фуд», где есть необходимость постоянно находиться перед монитором ККМ. Кроме того, у жидкокристаллического монитора нет эффекта выгорания и потери яркости, что позволит работать ему годами, не изменяя своих свойств.

Fujitsu ICL опционально имеет встроенный вакуумно-флуоресцентный дисплей покупателя. Для удобства покупателя дисплей установлен на подставке (ножке) с возможностью вращения вокруг своей оси на 360 градусов.

ККМ оснащена встроенным термопринтером (опционально матричным принтером). Для придания чекам фирменного вида существует возможность впечатывания логотипа предприятия.

Fujitsu ICL имеет возможность установки источника бесперебойного питания, что позволяет, в случае сбоя подачи электропитания (что особенно актуально в г. Сочи), работать автономно в течение получаса.

В соответствии с требованиями налоговой инспекции РФ, Fujitsu ICL оснащён энергонезависимой памятью (так называемой «фискальной памятью») и входит в Государственный реестр Контрольно-Кассовых машин. Наличие этого условия, в комплексе с сертифицированной для работы в ресторане системой R-Keeper, избавляет от проблем с постановкой аппарата на учёт в налоговых органах.

Основные технические характеристики кассового терминала:

Процессор: AMD586-133

Оперативная память: 8 Мб

Жёсткий диск: более 6 Гб

Питание: 220 В, 50 Гц

Потребляемая мощность: 70 Вт

Наработка на отказ: не менее 150 тыс. часов (при наличии профилактического обслуживания).

Интегрированный одностанционный принтер:

термопечать на термобумаге шириной 80 мм (опционально матричная печать на обычной бумаге шириной 76 мм, опционально без принтера, с ровной площадкой под внешний принтер).

Дисплей оператора: диагональ 25 см, плоский, цветной, жидкокристаллический.

Клавиатура: 93 клавиши.

Считыватель магнитных карт: на 1-ю и 2-ю дорожку.

Дисплей покупателя (опционально): вакуумно-флюоресцентный (зеленые символы на черном фоне).

Порты: 3 RS-232, 1 LPT, 1 дисплея покупателя, 1 Ethernet (локальная компьютерная сеть), выход питания +24 в для внешнего POS-принтера.

Габариты ККМ: ширина 360*глубина 50*высота 430 Денежный ящик: ширина 320*глубина 540*высота 115 Вес нетто: ККМ 14 кг, денежный ящик 6 кг.

Итак, общая сумма инвестиций необходимых для внедрения системы R-Keeper составляет:9685Ч36,88=357 183 руб.

= 357 183 руб.

Т_ок = 1,2 месяца.

Таким образом, система окупится за 1 месяц и 7 дней и начнёт приносить значительную прибыль предприятию, а также способствовать повышению его имиджа, за счёт улучшения качества обслуживания, что является немаловажным элементом эффективной работы предприятия ресторанного бизнеса.

Заключение

К настоящему времени в России сформировалось большое количество ресторанных сетей, охватывающие как крупные города, так и регионы страны. Осознание прибыльности этого бизнеса и его бурное развитие способствует возникновению различных сетевых концепций. Наряду с классическими сетями (фаст-фуд, кофейни, рестораны с традиционной формой обслуживания), отличающимися единой концептуальной направленностью появляются так называемые «сети по факту», холдинги, которые могут включать одновременно абсолютно не похожие по стилистике заведения принадлежащие однако, одному или нескольким владельцам.

Подобное многообразие создаваемых на практике сетей диктует в свою очередь необходимость разработки различных схем управления. Однако, эффективное управление сетевой ресторанной структурой невозможно без использования информационной (автоматизированной) системы управления.

Можно условно выделить два базовых подхода к управлению.

Первый подход - централизованная схема управления. Для нее характерен следующий принцип работы: существует единый управляющий центр, в котором происходят формирование меню, назначение цен, закупочная деятельность, расчеты с поставщиками, а также отслеживание всех перемещений продукции с центрального распределяющего склада во все торговые точки сети. Здесь же ведется бухгалтерский учет, проводится анализ поступающих данных и формируется вся необходимая финансовая отчетность.

Второй подход - децентрализованное автоматизированное управление. При такой схеме работы в офисе происходят только сбор и анализ данных о работе торговых точек и принятие глобальных решений о дальнейшем развитии предприятия. А вся текущая деятельность проводится в самих заведениях. Однако, на практике схема управления строится преимущественно по смешанному сценарию.

Хочется отметить, что автоматизированные системы управления помогают бороться и с хищениями на предприятии питания, однако, панацеи от злоупотреблений в сфере общественного питания и услуг не существует, но наиболее эффективным способом является использование системы компьютерного учета. Покупая подобную систему, владелец ресторана должен понимать, что система - это только инструмент, который может предоставить мощные рычаги контроля, не сравнимые по эффективности с ручным учетом. На этапе внедрения системы команда профессионалов объяснит, как пользоваться данными рычагами.

Стоит отметить, что выбор модели управления предприятием питания зависит от многих факторов: квалификации персонала, концепции заведения, наличие склада-распределителя, уровня сервиса поставщиков и т.д. Задача же информационной системы - обеспечить модель управления, которую выбрало руководство предприятия, и в случае изменения подхода к управлению быть в состоянии поддержать эти изменения.