Выдача документов с места работы
Выдача
документов с места работы
Работники часто обращаются к нанимателям с просьбой выдать
копию конкретного документа либо справку, подтверждающую определенный факт,
связанный с работой у этого нанимателя. Если для некоторых документов типовые
формы утверждены нормативными правовыми актами, то отдельные формы наниматель
вынужден разрабатывать самостоятельно. Рассмотрим, какие требования следует
соблюсти и какие обстоятельства учесть при разработке наиболее часто
испрашиваемых документов.
Классификация
документов с места работы
характеристика выписка справка работа
Каждый наниматель обязан в пятидневный срок выдать любому
работнику (иному лицу по доверенности, выданной работником), в том числе
уволенному, по его просьбе справку с указанием специальности, квалификации,
должности, времени работы, размера заработной платы и другие документы о
работе, предусмотренные законодательством (ст.51 Трудового кодекса Республики
Беларусь (далее - ТК)).
Таким образом, если работник обратился к нанимателю с просьбой
выдать документ, не предусмотренный законодательством, наниматель вправе
отказать в предоставлении этого документа или сведений. Наниматель также может
ответить отказом на просьбу о выдаче документов или сведений, содержащих
информацию о личной жизни других граждан (без их согласия) (ст.18 Закона
Республики Беларусь от 10.11.2008 N 455-З "Об информации, информатизации и
защите информации"), либо составляющую коммерческую (Положение о
коммерческой тайне, утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь
от 06.11.1992 N 670) или иную охраняемую законом тайну.
Документы с места работы условно можно разделить на три категории:
для которых предусмотрена типовая форма;
выдаваемые по форме, установленной сторонними организациями для
определенных целей (выдача кредита и т.п.);
форма которых не закреплена и наниматель разрабатывает ее
самостоятельно.
Для документов первой категории определены следующие типовые
формы:
справка о месте работы, службы и занимаемой должности;
справка о периоде работы, службы;
справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения
им возраста 3 лет и др. (Постановление Министерства труда и социальной защиты
Республики Беларусь от 05.10.2010 N 140 "Об установлении типовых форм
справок и разрешения");
представление к назначению пенсии;
протокол об отказе в представлении к назначению пенсии;
справка с места работы для назначения пенсии;
справка о фактическом заработке, учитываемом для исчисления
пенсии, и др. (Приказ Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 14.03.1996
N 8 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации на
предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных
субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к
назначению пенсий")
Предусмотрены также типовая форма справки о размере заработной
платы (денежного довольствия), утвержденная Постановлением Министерства труда и
социальной защиты Республики Беларусь от 07.07.2010 N 95, типовая форма справки
об удержании алиментов и их размере, утвержденная Постановлением Министерства
юстиции Республики Беларусь от 11.08.2010 N 46, и др.
Ко второй категории относятся, например, справки о заработной
плате работника, которые ему требуются для представления в какие-либо
организации. В большинстве случаев работники обращаются к нанимателю за выдачей
такой справки при заключении кредитного договора с банками. Несмотря на наличие
законодательно установленной формы указанной справки, банки, как правило,
разрабатывают собственные формы, исходя из специфики своей работы и данных,
которые, по их мнению, должны быть отражены в справке. При этом в ряде случаев
используется фирменный бланк банка. С одной стороны, нормы законодательства
предусматривают обязанность нанимателя выдать по просьбе работника справку с
указанием размера заработной платы, с другой - данные нормы не обязывают
соблюдать форму, разработанную банком и представленную работником.
Однако необходимо помнить, что работник вправе обжаловать в
судебном порядке отказ нанимателя в выдаче запрашиваемых документов, поэтому
решение нанимателя должно быть мотивированным. Если в одном случае обоснованием
может служить то, что выдача документа законодательством не предусмотрена либо
для отдельных сведений установлено ограничение разглашения, то при несоблюдении
формы справки о размере заработка, по которой работник просит предоставить
необходимые ему сведения, отказ мотивировать сложно.
К третьей категории относятся те виды документов, которые
наниматель обязан выдать по просьбе работника, но унифицированной формы для них
нет. Рассмотрим некоторые из таких документов.
В зависимости от целевого назначения характеристика подразделяется
на внешнюю и внутреннюю. Внутренние характеристики используются в рамках самой
организации. Например, в случае проведения внутреннего конкурса на занятие
вакантной должности или при аттестации. Внешние характеристики предназначены
для представления третьим лицам, органам, организациям. Чаще всего такие
характеристики составляются по запросам госорганов: судов, правоохранительных
органов, военных комиссариатов и др. От целевого назначения зависит способ их
оформления и необходимость наличия реквизита "Адресат". Кроме того,
если для внутренней характеристики достаточно подписи руководителя структурного
подразделения, в котором трудится работник, то внешняя характеристика
заверяется подписью руководителя организации и скрепляется печатью нанимателя
(п.17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2).
Обязательным элементом характеристики является дата ее составления
и подпись.
Структуру характеристики (образец 1) можно разделить на несколько
основных частей.
Образец 1
. Анкетные данные. Здесь, как правило, приводятся фамилия, имя,
отчество, дата рождения работника, его образование и должность. Дополнительно
могут быть отражены сведения об отношении работника к военной службе, его
семейное положение. При указании образования следует дать полные наименования
учреждений образования, периоды обучения в них, полученные специальности,
квалификации, ученую степень (при ее наличии).
. Трудовая деятельность. В этой части делается запись о периоде
работы в организации. При этом если за время работы в организации работник
менял структурные подразделения и должности, целесообразно представить, с какой
должности начиналась его трудовая деятельность, и далее в иерархическом порядке
описать продвижение по должностной лестнице. Если работник в период трудовой
деятельности проходил повышение квалификации (переквалификацию), такие сведения
также должны быть отражены.
. Личные и деловые качества. Эта часть является наиболее сложной в
характеристике работника. Если данные для предыдущих двух частей фиксируются в
личном деле работника, то его личные и деловые качества требуют объективной
оценки. Как правило, при определении качеств работника наниматель полагается на
мнение его непосредственного руководителя (мастера, начальника цеха или
отдела). Уместно также изучить мнения других работников, которые трудятся в
непосредственном контакте с лицом, которому дается характеристика, и на их
основе выработать объективную оценку личных и деловых качеств характеризуемого.
В качестве деловых характеристик следует рассмотреть имеющийся
опыт, степень профессионального мастерства, качество выполняемой работы, знание
нормативных правовых актов, касающихся выполнения должностных обязанностей,
умение планировать и организовать трудовой процесс, способность к руководству и
контролю. В этой части необходимо указать и об имеющихся поощрениях либо
наказаниях.
К личным данным нужно отнести отношения с руководителем, коллегами
и клиентами организации. Здесь обычно оцениваются ответственность, трудолюбие,
активность, доброжелательность и другие качества сотрудника.
Выписка
из трудовой книжки
Выписка и копия трудовой книжки должны быть выданы по месту
основной работы не позднее 5 дней со дня обращения работника (подп.2.1 Перечня
административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными
организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики
Беларусь от 26.04.2010 N 200). Выписку из трудовой книжки следует отличать от
ее копии. К копии трудовой книжки предъявляются иные требования. Как правило,
копия представляет собой документ, полученный путем тиражирования трудовой
книжки посредством копировальной аппаратуры. В этом случае на копии должна быть
сделана отметка о заверении:
Отметка о заверении копии включает наименование должности лица,
заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Такая заверительная надпись удостоверяется печатью организации (п.64 Инструкции
по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики
Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 19.01.2009 N 4).
Выписка из трудовой книжки в отличие от копии представляет собой
отдельный документ справочного характера. Выписка выдается на основании
письменного заявления работника (ч.4 п.50 Инструкции о порядке ведения трудовых
книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики
Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30)), которое обычно пишется
в произвольной форме (образец 2).
Образец 2
Выписка из трудовой книжки, как правило, оформляется согласно
образцу 3.
Образец 3
Сведения о работе указываются в точном соответствии с информацией,
содержащейся в трудовой книжке.
Например, если вопрос касается сведений, содержащихся в приказе по
личному составу, наниматель вправе оформить выписку (образец 4).
Образец 4
Аналогично наниматель вправе поступить и в случае, если требуется
предоставить копию штатного расписания. На практике работники могут обращаться
за такой копией при наличии спора с нанимателем для обращения в комиссию по
трудовым спорам или суд, например, если работник не согласен с окончательным
расчетом при увольнении. Штатное расписание может содержать сведения,
касающиеся интересов иных лиц, в частности, размеры окладов, надбавок и др. В
этой ситуации наниматель также может оформить выписку (образец 5).
Образец 5
Справка
о работе по совместительству
По желанию работника в трудовой книжке может быть отражена
информация о работе по совместительству. Такие сведения вносятся по основному
месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству
(п.6 Инструкции N 30), как правило, копии приказа. Информация о работе по
совместительству может быть также подтверждена справкой с места работы, где
работник трудится на условиях совместительства.
При оформлении данной справки важно указать все необходимые для
заполнения трудовой книжки сведения: фамилию, собственное имя и отчество
работника, период работы по совместительству, а также наименование и реквизиты
документа, на основании которого с работником заключался и расторгался (если
это произошло) трудовой договор (образец 6).
Образец 6
Рассмотренные формы документов наиболее распространены. Тем не
менее на практике работник может обратиться с просьбой выдать специфический
документ. Учитывая, что четко установленных форм таких документов, как правило,
не предусмотрено, при их разработке нужно учесть следующие рекомендации.
. Если работник ходатайствует о выдаче выписки из какого-либо
документа, необходимо помнить, что текст выписки должен полностью
соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без
сокращений и искажений.
. При составлении документа следует учитывать цели, для которых он
выдается, и по возможности уточнить у работника, какие данные обязательно
должен содержать этот документ.
. При оформлении документов о работе нужно соблюдать требования
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД),
утвержденной Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25, Инструкции по
делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь,
утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от
19.01.2009 N 4, и других нормативных актов в сфере делопроизводства.