Учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Понятие подотчетных средств и их документальное оформление

.2 Цели расходования подотчетных сумм и список подотчетных лиц

.3 Правила расчётов с подотчетными лицами

. УЧЕТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО "ЗАВОД ЭЛЕКОН"

.1 Организационно-экономическая сущность предприятия ОАО "Завод Элекон"

.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Завод Элекон"

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Обычно организации за наличный расчет покупают немного, но в любой организации появляется необходимость выдать сотруднику деньги под отчет. Кроме того, наличными денежными средствами рассчитываются и командированные работники.

Командировочные расходы - отнюдь не самая значительная статья затрат для организаций, но они доставляют немало беспокойства бухгалтерам. Поездки сотрудников связаны с массой разнообразных и порой непредвиденных ситуаций и затрат, а получить от работника все необходимые документы бывает крайне сложно.

Несмотря на то что данный вопрос освещается в статьях практически каждого профессионального издания, у бухгалтера, аудитора и налогового инспектора всегда остаются сомнения по поводу налогообложения тех или иных расходов из-за большого количества частных случаев, а также спорных моментов, что безусловно подчеркивает актуальность выбранной темы исследования.

Предметом исследования данной курсовой работы является теоретико-методологические и прикладные проблемы организации учета подотчетных сумм организации. Объектом исследования являются подотчетные средства предприятия.

Информативной основой исследования являются работы российских специалистов в области бухгалтерского и налогового учета; материалы научных конференций; периодической печати.

Цель исследования - рассмотреть бухгалтерский учёт подотчетных расчетов организации. Для более полного и глубокого понимания выбранной темы исследования в работе будут рассмотрены следующие вопросы:

- понятие подотчетных средств и их документальное оформление;

- цели расходования подотчетных сумм и список подотчетных лиц;

правила расчётов с подотчетными лицами;

- бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Завод Элекон".

Практический аспект учета расчетов с подотчетными лицами рассмотрен на примере ОАО "Завод Элекон".

ОАО "Завод Элекон" является головным предприятием в России по разработке и производству электрических соединителей для всех отраслей оборонной и гражданской промышленности, а также специальных электроразрывных соединителей для ракетной Космической и военно-морской техники.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Понятие подотчетных средств и их документальное оформление

Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=100379> по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100011> ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). [10]

Согласно п. 11 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100027> Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. [10]

Помимо этого указанным пунктом <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100027> предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. [14, c. 113]

Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Рассмотрим подробно виды документов и порядок их оформления.

. Приказ по порядку выдачи и списания подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства под отчет;

срок, на который выдаются подотчетные суммы (например, 60 рабочих дней);

предельный размер подотчетных сумм (например, 100 000 руб.);

срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например, в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы).

Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм можно закрепить в учетной политике организации.

. Доверенность. Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=41168;fld=134;dst=101554> и М-2а <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=41168;fld=134;dst=101615> утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

. Расходный кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=27261;fld=134;dst=100135>, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

. Авансовый отчет. Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=33265;fld=134;dst=100020>, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=47274;fld=134;dst=100246> и Т-9а <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=47274;fld=134;dst=100253>);

командировочное удостоверение (форма N Т-10) <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=47274;fld=134;dst=100261>;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=47274;fld=134;dst=100269>.

Отметим, что, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.

1.2 Цели расходования подотчетных сумм и список подотчетных лиц

Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям выдавать средства под отчет на две основные цели: либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. В рамках этих двух направлений выделим список подзатрат, на оплату которых могут расходоваться подотчетные суммы, и представим его в виде рисунка 1 данной курсовой работы.

Рис. 1 Основные цели выдачи подотчетных сумм

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам предприятия связи, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя предприятия. В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные средства на оплату хозяйственных расходов, список лиц, которые могут быть направлены в служебную командировку, не ограничен. В принципе нельзя исключать, что в командировку может быть направлен любой работник организации, если в этом есть служебная необходимость. Поэтому в положении о расчетах с подотчетными лицами можно указывать, а можно и не указывать, кто может получить аванс на расходы, связанные со служебной командировкой. Если организация не сформирует список подотчетных лиц, которые имеют право получать деньги на командировку, то данная информация может быть получена из приказа руководителя о направлении работника в служебную командировку. В таблице укажем, кто из сотрудников учреждения может попасть в список подотчетных лиц.

Таблица 1 Перечень подотчетных лиц

Отдельно стоит остановиться на водителях предприятия связи, обеспечивающих доставку работников до работы. Обоснованность включения их в список подотчетных лиц, казалось бы, не вызывает сомнений, но иногда они не получают денег на руки, вместо них им выдаются топливные карты для заправки автомобиля по безналичному расчету.

Логичен вопрос: является ли в такой ситуации водитель подотчетным лицом и нужно ли ему составлять авансовый отчет о произведенных расходах? С одной стороны, в этом нет очевидной необходимости, так как работник не получал на руки наличные деньги. Им произведены расходы по приобретению ГСМ, которые затем организация оплатит в безналичном порядке. С другой стороны, в целях осуществления контроля за расходованием материальных ценностей работнику нужно отчитаться по заправке автомобиля топливом. Безусловно, топливная компания выставит и счет, и акт о количестве потребленного топлива. Но здесь есть один неудобный для организации момент. Как правило, документы по приобретенному топливу выставляются поставщиком по итогам месяца, когда топливо уже оприходовано в баках автомобилей и израсходовано. Поэтому лучше, если прежде водитель тоже отчитается о произведенных расходах на ГСМ, приложив к отчету чеки АЗС, в которых отражено, сколько топлива залито в бак автомобиля и по какой цене. [17, c. 94]

Бухгалтеру проще будет проконтролировать расчеты с топливной компанией и в случае расхождений отчетов водителя и поставщика установить причины этих расхождений. Если будет выявлена недостача, то с водителя можно будет взыскать ее стоимость при условии, что он является подотчетным или материально ответственным лицом. Таким образом, даже если водитель не получает денег на руки, его все равно целесообразно включить в список подотчетных лиц. Это в интересах компании, которая сможет не только лучше проконтролировать расходы водителя, но и взыскать с него недостачу или перерасход.

1.3 Правила расчётов с подотчетными лицами

В настоящий момент в законодательстве нет четкого требования к составлению отдельного документа, регулирующего расчеты с подотчетниками. Тем не менее, многие компании уже пришли к выводу, что без такого положения просто не обойтись, особенно в ходе проверок, когда ревизоры цепляются к каждому недочету бухгалтерии. Чтобы ошибок было меньше, нужно разработать положение, которое позволяло бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований к наличному денежному обращению.

Каждая организация исходя из вида и специфики оказываемых услуг самостоятельно решает, что включить в правила расчетов с подотчетными лицами, тем не менее, можно выделить основные разделы, которые актуальны для многих организаций (рисунок 2). [15, c. 67]

Дополнительно к названным разделам компания вправе ввести подразделы, в которых она может конкретизировать требования (например, к отдельным недобросовестным сотрудникам, к представлению необходимых документов по отдельным расходам, с которыми есть сложности по документальному подтверждению). При этом нужно помнить, что положение о расчетах с подотчетными лицами направлено на соблюдение норм законодательства, поэтому оно не должно противоречить Порядку <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100011> ведения кассовых операций, Положению <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=80737;fld=134;dst=100009> об особенностях направления работников в служебные командировки и иным нормативным актам в сфере денежного обращения.

Рис. 2 Основные разделы положения о расчетах с подотчетными лицами

За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов суммы работники компании обязаны отчитаться, о чем сказано в Порядке <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100029> ведения кассовых операций и Положении <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=80737;fld=134;dst=100064> об особенностях направления работников в служебные командировки. В этих целях в положении о расчетах с подотчетными лицами должны быть определены соответствующие сроки и документы, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах.

Хозяйственные расходы. На оплату данных затрат денежные средства выдаются в подотчет на срок, установленный руководителем предприятия (как правило, он не превышает одного или двух месяцев). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. Существует и такая практика: в кассе остается излишек денежных средств, чтобы его не сдавать инкассаторам, он выдается на руки подотчетному лицу якобы на хозяйственные расходы, а в итоге затем все равно возвращается в кассу. Такие действия могут быть расценены проверяющими как нецелевая выдача денежных средств, не предусмотренная Порядком <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100011> ведения кассовых операций. Можно, конечно, попробовать не сдавать в кассу деньги, а передать их другому подотчетному лицу, но это является прямым нарушением п. 11 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100031> Порядка ведения кассовых операций, который запрещает передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому работнику предприятия. [10]

Командировочные расходы. Аванс выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника в предстоящей командировке. Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В положении о расчетах с подотчетными лицами компания может закрепить перечень указанных документов и сроки их представления в бухгалтерию. А если еще дать на это ссылку в положении о документообороте и должностных инструкциях, то работникам не придется каждый раз напоминать, чтобы они своевременно отчитались по подотчетным суммам и произведенным расходам. В противном случае сотрудник в следующий раз не получит аванс на расходы, так как выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу.

Однако важно отметить тот факт, что работники не спешат отчитываться по авансам, а предприятие не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а предприятие получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.

Как видно из данного рисунка 2 в настоящее время все больше компаний практикуют оплату хозяйственных и командировочных расходов в безналичном порядке. Оплата расходов с помощью банковских карт имеет следующие преимущества. Комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие наличности. Даже если карта будет потеряна работником, ее можно восстановить и использовать имеющиеся на ней средства. И наконец, средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник предприятия находится в командировке в другом городе или области. [22, c.7]

Также важно отметить, что в случае если работник добровольно не погашает задолженность перед работодателем, взыскать с него сумму долга можно в принудительном порядке. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. [1]

Удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, суммы задолженности могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО "ЗАВОД ЭЛЕКОН"

2.1 Организационно-экономическая сущность предприятия ОАО "Завод Элекон"

ОАО "Завод Элекон" является головным предприятием в России по разработке и производству электрических соединителей для всех отраслей оборонной и гражданской промышленности, а также специальных электроразрывных соединителей для ракетной Космической и военно-морской техники. ОАО "Завод Элекон" производит свыше 70 типов соединителей, включая более 30 000 типа номиналов. В частности, ОАО "Завод Элекон" производит: вилки для монтажа на кабель (ОНП-ВГ-25); прямоугольные вилки и розетки, предназначенные для печатного и объемного монтажа (ГРПМ 1); кабельные вилки и кабельные розетки (СНЦ127, РВН1, ОНЦ-ВГ-6, ШР); соединители для ракетно - космической техники (ЭНВУ1, АРВД, АЭР-2); соединители для техники в атомной энергетике (СНЦ-ЗМ).

Завод ТОП (топливной аппаратуры) (ныне это ОАО "Завод Элекон") начал работать как самостоятельное предприятие в апреле 1939 года. Уже к концу 1940 года объем выпуска продукции был увеличен в 2,5 раза, строились новые корпуса.

Во время Отечественной войны завод начал изготавливать продукцию для фронта: радиаторы для танков и машин, тару для патронов, кольца для гранат, беспламенные горелки для обогрева моторов самолетов и танков, взрыватели для мин, газофильтры для бомб, лопаты, лампы, кирки пуговицы и другое. Специальная лаборатория под руководством академиков С.М. Вавилова и В.Г. Хлопина разработала и выпускала светосостав постоянного действия для навигационных приборов самолетов, танков, кораблей. За годы войны объем выпускаемой продукции увеличился в 3,5 раза. Многие сотрудники были удостоены высоких наград Родины.

После войны предприятие перешло на выпуск других необходимых изделий: строительных лесов, контейнеров для перевозки кирпича, диафрагменных насосов, генераторов, краскотерок, тачек, цепей для комбайнов, транспортеров, ножовок, бочек и др. изделий.

В 1950 году произошло второе рождение завода. В связи с развитием в стране машиностроения, приборостроения, энергетики и др. отраслей резко возросла потребность в электрических соединителях. Поэтому 17 июля 1950 года было принято решение перепрофилировать завод на выпуск новых изделий. Завод получил новое наименование: завод №371.

В 1991 -1997 годах в связи с резкими изменениями в экономике страны ОАО "Завод Элекон" наряду со многими другими оказался в условиях финансового кризиса, причинами которого явились конверсия производства, глубина которой достигла 99%, задолженность по кредитам по причине отсутствия государственной поддержки, взятым на перепрофилирование, и проценты по кредитам, финансовые потери в размере 3,5 млрд. руб. из-за неоплаченной продукции по госзаказу, отвлечение средств на сокращение и содержание мобилизационных мощностей, увеличение стоимости энергоносителей, введение массы налогов и т.д.

Положение резко изменилось со сменой руководства и приходом на предприятие в ноябре 1997 года новой команды во главе с Н.А. Колесовым. За короткое время ОАО "Завод Элекон" сумел поправить свои дела, погасить долги и начать нормальную работу.

В настоящее время на предприятии проводится большая работа по реконструкции и обновлению оборудования и перевода работы на новую современную ступень развития.

Главными целями деятельности коллектива ОАО "Завод Элекон" и его экономической политикой являются:

·   выполнение программы развития;

·   реализация приоритетных направлений в социально-экономическом развитии предприятия, дальнейшее обеспечение роста заработной платы за счет роста производительности труда и объема производства;

·   сохранение численности рабочих мест не ниже достигнутого уровня, улучшение качественного состава работников;

·   создание условий для развития инициативы и творчества каждого работника коллектива, направленных на снижение издержек производства, повышение производительности труда и в итоге - прибыльности предприятия;

·   реализация программы по энергосбережению;

·   осуществление технологического прорыва для повышения производительности труда и обеспечения качества изделий;

·   проведение глубокой модернизации производственных мощностей, насыщение гибкими технологиями на базе переналаживаемых обрабатывающих центров и других станков с ЧПУ.

документальный отчет бухгалтерский учет

2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Завод Элекон"

Учет расчетов с сотрудником, которому выданы денежные средства под отчет, на предприятии ОАО "Завод Элекон" осуществляется с использованием счета 71 <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=107972;fld=134;dst=101867> "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту - израсходованные подотчетным лицом суммы либо возвращенные им организации ОАО "Завод Элекон". Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации Колесова Н.А., списывается со счета 71 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Дебиторская задолженность сотрудника организации списывается после утверждения авансового отчета.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами":

Дебет Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит