Расход (списание) горюче-смазочных материалов
РАСХОД (СПИСАНИЕ) ГСМ
Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее - Инструкция N 133), строго не регламентирует применение тех или иных форм первичных учетных документов по движению горюче-смазочных материалов (ГСМ), в том числе по их расходу (списанию), как это было в Инструкции о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.05.2002 N 74 (далее - Инструкция N 74), и Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 N 114 (далее - Инструкция N 114).
Первичными учетными документами, которыми оформляется учет движения и списания ГСМ, согласно Инструкции N 133 являются:
) ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. Это документ движения ГСМ, т.к. выдача ГСМ еще не дает основания для его списания.
Применение такой ведомости согласно Инструкции N 74 должно было производиться по форме согласно приложению 1 к Инструкции N 74.
В соответствии с п. 77 Инструкции N 133 такая ведомость должна содержать необходимые реквизиты: наименование выданных ГСМ, их количество (в единицах, в которых осуществляется складской учет и учет движения ГСМ в бухгалтерии), фамилии и имена материально ответственного лица (МОЛ) и водителя (другого МОЛ), получившего ГСМ, их подписи. Все другие реквизиты, необходимые для идентификации документа, должны быть заполнены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности".
Вопрос о том, должна ли такая ведомость составляться в разрезе автомобилей или МОЛ, т.е. на каждый автомобиль или МОЛ - отдельная ведомость, решается в зависимости от масштабов и направлений деятельности организаций.
Кроме этого документа движения ГСМ, на основании которого производятся записи по кредиту сч. 10 "Материалы", в Инструкции N 133 упоминаются еще: лимитно-заборная карта, требование-накладная, требование, накладная.
Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.
Любое движение ГСМ, не приводящее к их списанию на себестоимость продукции, работ, услуг, издержки обращения, отражается в бухучете записями:
Д-т сч. 10 - К-т сч. 10 - по соответствующим субсчетам, иерархию которых организация выбирает самостоятельно в зависимости от потребностей учета и управления;
) отчет о движении горюче-смазочных материалов - это документ второго уровня, т.е. при его составлении МОЛ склада подтверждает движение вверенных ему ГСМ другими первичными учетными документами как по приходу под его ответственность, так и по расходу. Среди таких документов в п. 79 Инструкции N 133 перечислены: товарно-транспортные накладные, требования, ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов. Заметим, что товарно-транспортные накладные, требования могут быть как документами по приходу, так и по расходу ГСМ для отдельного МОЛ.
Отчет о движении ГСМ вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.
Так же, как и ведомость учета выдачи ГСМ, отчет о движении ГСМ не дает основания для списания ГСМ в организации в целом;
) документы отпуска и списания ГСМ на затраты:
накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов;
карточки учета расхода топлива за отчетный период;
отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство.
В Инструкции N 74 в качестве основания для списания бензина и дизельного топлива на затраты производства указывались накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
Как видим, Инструкция N 133 расширила список материальных ценностей, которые списываются в организации согласно указанным в п. 3) документам (не только топливо, но и другие ГСМ); расширила список документов списания.
Что касается карточек складского учета, то в п. 57 Инструкции N 133 указывается, что отпуск материалов со складов (из кладовых) в подразделения организации на производство может оформляться путем записи в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и первичным учетным документом. На карточках складского учета проставляются учетные цены материалов (ГСМ). С методом ведения карточек складского учета ранее в Инструкции N 114 связывались методы ведения бухучета материалов: сальдовый и с использованием оборотных ведомостей. В первом случае карточки складского учета заполнялись по форме оборотной ведомости с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы; остатки выводились соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках складского учета производил работник бухгалтерской службы или уполномоченное лицо.
В п. 94 - 102 Инструкции N 114 аналитический и бухгалтерский учет материалов с использованием карточек складского учета представлен более подробно. Не запрещено и после отмены Инструкции N 114 им пользоваться, т.к. такой порядок не противоречит положениям Инструкции N 133 и строго не регламентируется в ней с привязкой к типовым формам первичных учетных документов.
Согласно п. 83 Инструкции N 133 указанные ведомости или карточки принимаются к бухучету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка.
Подчеркнем, что путевые листы, являясь первичными учетными документами и бланками строгой отчетности, не дают основания для списания ГСМ на затраты. Их данные нужно сначала обобщить в таких документах, как накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов и (или) карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Что касается отчета о расходе горюче-смазочных материалов на производство, то это новый документ списания. Он согласно п. 83 Инструкции N 133 может являться основанием для списания ГСМ на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом.
В бухгалтерском учете операции по движению и списанию ГСМ отражаются следующими записями:
Д-т сч. 10 - К-т сч. 10 - отражено движение топлива в организации на основании ведомости учета выдачи ГСМ, требований, лимитно-заборных карт;
Д-т сч. 20, 23, 25, 26, 29, 44, 79, 91, 92, 94 - К-т сч. 10 - отражено списание (отпуск) ГСМ на основании накопительных ведомостей данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ, карточек учета расхода топлива за отчетный период, отчета о расходе ГСМ на производство, товарных и товарно-транспортных накладных, актов на списание ГСМ, документов инвентаризации ГСМ и др.:
на затраты;
обособленным подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс;
на операционные расходы (при их выбытии в порядке прочей реализации, обмена, безвозмездно);
на внереализационные расходы при выбытии в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций;
на счет учета недостачи (хищения) или порчи товарно-материальных ценностей.
Аналитический учет материалов в Инструкции N 133 представлен очень кратко (п. 72 - 74 Инструкции N 133) по сравнению с Инструкцией N 114. Но он в целом повторяет ранее действующий порядок. При этом новый порядок так же, как и ранее действовавший, не учитывает тот факт, что бухгалтерский, в том числе аналитический, учет на большинстве предприятий автоматизирован. И делать различие между сальдовым методом и с использованием оборотных ведомостей не приходится, т.к. с помощью программ автоматизации учетных процессов можно получать информацию в любом виде и разрезе, в виде оборотных ведомостей, оборотно-сальдовых ведомостей или сальдовых ведомостей.
Оценка при отпуске и ином выбытии
горючий смазочный материал учет
Пунктом 14 Инструкции N 133 определено, что при отпуске запасов, в том числе ГСМ (кроме товаров, учитываемых по розничным ценам), в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения запасов (способ ФИФО).
Первые два из трех указанных выше способов оценки (в том числе материалов и ГСМ) успешно "перекочевали" в Инструкцию N 133 из п. 34 Инструкции N 114. А вот методу ЛИФО не повезло, его просто отменили. Зато узаконили метод ФИФО.
Напомним, что в условиях инфляции способ ЛИФО позволяет более точно оценить прибыль (она имеет минимальное из возможных значений), однако страдает точность оценки запасов (они также получают минимальную из возможных оценок). Способ ФИФО, наоборот, предполагает точность оценки запасов (им дается максимально возможная оценка в условиях роста цен), а точность оценки прибыли в этих условиях страдает (она имеет тенденцию к завышению).
Применение одного из перечисленных способов по группе (виду) запасов производится в течение отчетного года и определяется в учетной политике организации.
Согласно п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 N 62 (далее - Инструкция N 62), способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом утверждения соответствующего документа (решения, приказа, распоряжения, другого документа, которым оформляется учетная политика).
Таким образом, на момент вступления в силу Инструкции N 133 учетная политика уже должна быть сформирована и утверждена.
Исходя из смысла п. 18, 19 Инструкции N 62 изменения в учетной политике организации могут иметь место в том числе в случае изменения законодательства.
Дополнения в учетную политику, вносимые организацией в связи с осуществлением (возникновением) хозяйственных операций, не имевших место ранее, не считаются изменениями в учетную политику, если соответствующие способы и методы учета не были уже оговорены в учетной политике.
Таким образом, применение способа ФИФО возможно с момента вступления в силу Инструкции N 133 организациями:
не оговорившими в учетной политике на 2011 год способ оценки запасов при их отпуске в производство и ином выбытии, на основании дополнения в учетную политику, вносимого после вступления в силу Инструкции N 133;
оговорившими в учетной политике на 2011 год способ ЛИФО, но не применявшими его в связи с отсутствием соответствующих хозяйственных операций, на основании изменения в учетную политику, вносимого после вступления в силу Инструкции N 133, вводимого с начала отчетного 2011 года.
Что касается тех организаций (хотя данное заключение чисто теоретическое, поскольку большинство организаций, имеющих понятие о методах оценки запасов, были информированы о грядущих изменениях, т.к. Инструкция N 133 была зарегистрирована в НРПА 10.01.2011), которые все же применяли метод ЛИФО при списании материалов в производство и ином выбытии, то им нужно внести изменения в учетную политику, которые будут действовать с 01.01.2011, пересчитать все такие отпуски и выбытия с применением одного из разрешенных Инструкцией N 133 способов оценки и уточнить налоговый учет по налогу на прибыль.
Суть способа ФИФО отражена в п. 17 Инструкции N 133. Оценка по способу ФИФО основана на допущении, что запасы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть запасы, первыми поступающие в производство (реализацию), должны быть оценены по себестоимости первых в последовательности приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало отчетного периода. При применении этого способа оценка запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец отчетного периода, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости реализованных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.
От способа оценки запасов при списании напрямую зависит и их оценка на конец отчетного периода.
Способы оценки материалов по средней себестоимости и себестоимости каждой единицы не претерпели изменения по сравнению с положениями Инструкции N 114.
Также оценка запасов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало отчетного периода и поступивших запасов в течение этого отчетного периода (п. 16 Инструкции N 133). При этом предусмотрены 2 варианта, а именно "взвешенной" и "скользящей" оценки, что должно раскрываться в учетной политике организации.
Также (п. 48 Инструкции N 133) при списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы материалов могут применяться 2 варианта исчисления себестоимости единицы материалов:
включая все расходы, связанные с приобретением запаса;
включая только стоимость материала (упрощенный вариант).
Применение упрощенного варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных затрат (ТЗЗ) и других затрат, связанных с приобретением материалов, на их себестоимость. В этом случае величина отклонения (разница между фактическими затратами по приобретению материала и его ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов по ценам приобретения.
В качестве единицы измерения в бухучете ГСМ могут выступать сразу две: массы (килограммы) и объема (литры). Вышеизложенное верно для организаций, которые осуществляют не только использование ГСМ для собственного потребления на транспортные цели, но и хранение их и использование на хозяйственные и технологические цели. Например, при поступлении жидкого топлива на склады, оборудованные резервуарами для его хранения, единицей измерения его количества являются единицы массы - килограммы (т.к. при хранении жидкого топлива его плотность, а значит, и объем могут колебаться в зависимости от температуры окружающей среды). При использовании ГСМ на работу машин и механизмов, транспортных средств единицей измерения являются литры (для бензина, дизтоплива и сжиженного углеводородного газа) и кубические метры (для сжатого природного газа), т.к. нормы расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования установлены в этих единицах измерения. Порядок применения норм регулируется Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 N 141. Для перевода единиц массы (килограммы) в единицы объема (литры) используются коэффициенты перевода, рассчитанные на основании данных об усредненной плотности того или иного топлива.
Согласно п. 24 Инструкции N 133 при выбытии запасов их стоимость, числящаяся в бухучете организации, должна быть признана в качестве расходов в том отчетном периоде, в котором признаются соответствующие доходы. В отношении ГСМ это означает, что признание их в качестве расходов производится согласно учетной политике организации в составе, во-первых, тех или иных счетов учета затрат, которые закрываются (списываются под реализацию) опять же согласно учетной политике организации только тогда, когда признаются доходы, что зависит от метода признания выручки, операционных или внереализационных доходов. Например, организация, определяющая момент реализации по оплате за отгруженные товары, работы, услуги, не может до поступления денег за них признать понесенные и учтенные расходы на ГСМ.
Уценка ГСМ
Согласно п. 19 Инструкции N 133 запасы, которые устарели, повреждены или цена реализации которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного периода за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.
Одним из новшеств Инструкции N 133 является введение в отечественный бухгалтерский лексикон понятия чистой стоимости реализации и механизма образования и списания резерва под снижение стоимости материальных ценностей в виде разницы между чистой стоимостью реализации и фактической себестоимостью запасов.
Фактически это означает образование резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Но в Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89), в комментариях к сч. 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" речь идет о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива и т.п. ценностей, определившейся на счетах бухгалтерского учета, от их рыночной стоимости.
Определения понятия "рыночная стоимость материалов" в отечественном законодательстве, регулирующем вопросы бухучета, нет.
Очень хорошее определение понятия рыночной стоимости, по мнению автора, приведено в п. 10 Методических рекомендаций Министерства по управлению государственным имуществом и приватизации Республики Беларусь от 27.11.2000 N 26 "Методические рекомендации по оценке рыночной стоимости недвижимости и имущественных прав на нее" (не зарегистрированы в НРПА):
это расчетная сумма, за которую продавец готов продать собственность готовому купить покупателю в коммерческой сделке после должного маркетинга, во время которой каждая из сторон действовала компетентно, расчетливо и без принуждения и на цену сделки не влияют побочные факторы. Но речь идет о недвижимости.
Фактические данные о рыночной стоимости материальных ценностей, по которым создается резерв, должны быть документально подтверждены, при этом можно использовать сведения (в Инструкции N 133 нет определенного перечня таких документов):
о стоимости производства новых аналогичных видов материальных ценностей от организаций-изготовителей;
об уровне цен на новые аналогичные материальные ценности, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе.
Резерв под снижение стоимости материальных ценностей образуется за счет финансовых результатов организации на величину разницы между чистой стоимостью реализации и фактической себестоимостью запасов, если последняя выше чистой стоимости реализации (п. 20 Инструкции N 133).
Чистая стоимость реализации определяется по каждой единице запасов или по группе запасов путем вычитания из ожидаемой цены реализации ожидаемых расходов на завершение производства и (или) реализацию.
При определении чистой стоимости реализации учитываются изменения цены или себестоимости запасов, непосредственно относящиеся к событиям, произошедшим после окончания отчетного периода, если эти события подтверждают условия, существовавшие на конец данного периода.
Материалы, предназначенные для использования в производстве продукции, не уцениваются до уровня ниже их себестоимости, если готовую продукцию, в состав которой они войдут, предполагается реализовать по цене, соответствующей себестоимости или выше себестоимости.
На сумму уценки фактической себестоимости запасов до чистой стоимости реализации делается запись:
Д-т сч. 91 "Операционные доходы и расходы" - К-т сч. 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей".
Счет 91 "Операционные доходы и расходы" выбран в данном случае в качестве счета финансовых результатов (п. 21 Инструкции N 133), т.к. согласно комментарию к сч. 14 Инструкции N 89 образование резерва под снижение стоимости материальных ценностей отражается именно по дебету этого счета.
В каждом последующем периоде пересматривается чистая стоимость реализации запасов. Если чистая стоимость реализации запасов, которые ранее были уценены и числятся в запасах на конец отчетного периода, в дальнейшем увеличивается, списанная ранее сумма сторнируется (в пределах суммы первоначальной уценки) таким образом, чтобы новая фактическая себестоимость материалов соответствовала наименьшей из фактической себестоимости или пересмотренной возможной чистой стоимости реализации (п. 22 Инструкции N 133).
На конец отчетного периода при списании материалов, по которым образован резерв под снижение стоимости материальных ценностей, зарезервированная сумма восстанавливается и в бухучете делается запись (п. 23 Инструкции N 133):
Д-т сч. 14 - К-т сч. 91.
Списание ТЗЗ
Учет ГСМ, как и других материалов, как показано выше, может осуществляться с помощью сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". При этом в состав отклонения в стоимости материалов (разницы между фактической себестоимостью приобретаемых материалов и их учетной ценой) входят и ТЗЗ.
Их бухучет и порядок списания на затраты производства или увеличение стоимости реализованных материалов не претерпели существенных изменений по сравнению с нормами Инструкции N 114.
Транспортно-заготовительные затраты или отклонения в стоимости материалов, относящиеся к материалам, отпущенным в производство, на управленческие нужды и на иные цели, подлежат ежемесячному списанию на счета бухгалтерского учета, на которых отражен расход соответствующих материалов (20 "Основное производство", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" и др.) (п. 54 Инструкции N 133).
Порядок распределения и списания ТЗЗ по отдельным видам или группам материалов представлен в п. 55, 56 Инструкции N 133.
Транспортные документы
В настоящее время применяется понятие "транспортные документы", а не "путевые листы", потому что понятие "путевые листы" входит в понятие "транспортные документы". Так, заказ-поручение по типовой форме ТР-132, не являясь путевым листом, является транспортным документом.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 N 138 "Об утверждении Инструкции о порядке оформления транспортных документов и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь" (далее - Постановление N 138) утверждены единые формы путевых листов, которые применяются независимо от регулярности пассажирских перевозок, вида оплаты стоимости перевозки, вида перевозки (внутриреспубликанская или международная) и периода действия:
для автобуса - форма путевого листа 1 (а);
для грузовых автомобилей - форма 2 (г);
для легкового служебного автомобиля - форма 3 (л).
Утверждена новая форма путевого листа для легкового автомобиля-такси - форма 3 (т), а также новая редакция формы ТР-132 "Заказ-поручение".
Также Постановлением N 138 утверждена Инструкция о порядке оформления транспортных документов (далее - Инструкция N 138).
Транспортные документы являются первичными учетными документами и относятся к бланкам строгой отчетности. Они могут оформляться как вручную, так и с помощью технических средств. В транспортные документы допускается вносить дополнительную информацию, не предусмотренную Инструкцией N 138, которая не должна препятствовать прочтению иных записей.
Путевые листы предназначены для накопления и систематизации информации о показателях учета работы транспортных средств и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.
Согласно п. 6 Инструкции N 138 заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производится уполномоченным лицом (лицами) автомобильного перевозчика (далее - перевозчик). При этом реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, могут не заполняться. Участие водителя в заполнении путевых листов не допускается, за исключением проставления отметок, удостоверяющих прием и сдачу транспортного средства, а также случаев, когда водитель является индивидуальным предпринимателем, выполняющим автомобильные перевозки. В путевом листе легкового автомобиля водитель дополнительно заполняет раздел "Выполнение задания".
Путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются водителям под роспись только на один рабочий день. На более длительный срок путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток. Путевые листы легкового автомобиля-такси и легкового служебного автомобиля могут оформляться водителю сроком до одного календарного месяца, все - при условии сдачи соответствующих путевых листов за предыдущий период работы.
В Инструкции N 138 сделана попытка урегулировать порядок оформления талонов заказчика, если перевозка выполняется нескольким заказчикам. Так, согласно п. 8 Инструкции N 138 первая часть талона заказчика (экземпляр для заказчика) передается заказчику автомобильной перевозки совместно со счетом на оплату. Вторая часть талона заказчика (экземпляр для перевозчика) прилагается к путевому листу. В случае выполнения перевозок нескольким заказчикам автомобильных перевозок талон заказчика (экземпляры для заказчика и перевозчика) выписывается на каждого заказчика автомобильной перевозки отдельно, а к путевому листу прилагаются все вторые части талонов (экземпляр для перевозчика). Только пока не ясно, как к одному путевому листу можно приложить несколько вторых частей талонов, являющихся его же частью, причем в каждом путевом листе имеется всего один экземпляр талона для перевозчика.
Также на сегодняшний день вызывает вопросы применение следующих норм Инструкции N 138: "На основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля может не оформляться:
на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;
на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы".
По мнению автора, во-первых, разрешение что-то делать не означает обязательности это делать именно так. Таким образом, субъекты хозяйствования имеют право предусмотреть иной порядок, чем тот, который разрешен п. 10 Инструкции N 138, т.е. оформлять путевые листы. Во-вторых, в данном пункте слова "если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы" логично было бы расположить так, чтобы они относились к обоим случаям, по которым разрешено не оформлять путевые листы. Например, индивидуальному предпринимателю это подходит, руководителю микроорганизации, возможно, тоже, а тем, кому такое разрешение не нужно, никто не запрещает учитывать работу транспортных средств и водителей, составляя путевые листы.
Согласно п. 2 Постановления N 138 применявшиеся ранее бланки путевых листов остаются действительными до их полного использования. Более того, после отмены Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 N 31 "Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению" (далее - Постановление N 31) оформлять старые бланки нужно с учетом норм Инструкции N 138, которыми не предусмотрена необходимость заполнения путевых листов строго по нормам соответствующих инструкций, как было ранее. Это означает (п. 6, 7 Инструкции N 138), что в путевых листах (транспортных документах) следует указывать общие сведения:
период действия путевого листа;
наименование перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
марка и регистрационный знак транспортного средства;
данные о водителе и его водительском удостоверении;
отметки о прохождении водителем медицинского осмотра и о техническом состоянии транспортного средства;
данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) транспортного средства, о движении топливно-смазочных материалов, о работе водителя (кондуктора) и транспортного средства;
отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу транспортного средства; иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевые листы.
При этом предусмотрена возможность оставлять незаполненными те реквизиты путевых листов, по которым информация отсутствует или не ведется соответствующий учет. Например, гр. 17 и 18 путевого листа формы 3 (л) "При возвращении автомобиль: сдал...; принял..." при отсутствии учета сдачи и принятия автомобиля в конце рабочего дня можно не заполнять. То же можно сказать и о гр. 15, 16 "Автомобиль технически исправен...". Такие ситуации могут иметь место, когда служебный автомобиль не сдается в конце рабочего дня на стоянку (гараж) организации, а находится под ответственностью водителя; если это личный автомобиль работника, используемый им для служебных целей, но на который заполняются путевые листы (причем наниматель имеет право заполнять путевые листы на автомобили работников, находящихся в имущественном найме, вне зависимости от того, производятся или нет расходы на обслуживание и топливно-смазочные материалы на такие автомобили).
В п. 83 Инструкции N 133 указано, что основанием для списания горюче-смазочных материалов на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство.
Следует заметить, что для учета работы таких оборудования, машин и механизмов в настоящее время продолжают действовать специальные формы первичных учетных документов, в которых содержатся разделы для учета расхода топливно-смазочных материалов (горюче-смазочных материалов).
Например, Постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 11.04.2005 N 13 утверждены формы первичных учетных документов в строительстве и Инструкция о порядке применения и заполнения форм первичных учетных документов в строительстве (данное Постановление продолжает действовать):
сменный рапорт (форма С-18) - для учета работы строительной машины, являющейся самоходным средством, и строительного механизма (далее - строительная машина);
путевой лист строительной машины (форма С-20) - для учета работы строительной машины, являющейся транспортным средством.
Существуют и другие отраслевые, специализированные формы для учета работы машин, оборудования и механизмов, которые применяются субъектами хозяйствования и в которых есть в том числе разделы для учета движения топливно-смазочных материалов, но которые не являются путевыми листами или транспортными документами (в смысле Постановления N 31 и Постановления N 138).
Поэтому разрешение списывать горюче-смазочные материалы на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, с составлением отчета о расходе горюче-смазочных материалов на производство субъекты хозяйствования могут применять по своему усмотрению. Например, при оформлении работы оборудования, машин и механизмов специализированными формами отчетов отчет о движении ГСМ можно упразднить (не оформлять).
Остается действующим Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.10.2003 N 44 (далее - Постановление N 44), которым утверждены формы путевых листов для ИП: легкового автомобиля-такси индивидуального предпринимателя типовой формы N 5(и) и автобуса индивидуального предпринимателя, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, типовой формы N 1(ри) - и инструкции по их заполнению. Путевой лист формы N 5(и) имеет намного более компактный вид, содержит меньшее количество реквизитов, граф и строк, чем путевой лист для легкового автомобиля-такси формы 3 (т), утвержденной Постановлением N 138. Таким образом, индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги такси, имеют право и сегодня пользоваться формами путевых листов, утвержденными Постановлением N 44.