Заказ дипломной. Заказать реферат. Курсовые на заказ.
Бесплатные рефераты, курсовые и дипломные работы на сайте БИБЛИОФОНД.РУ
Электронная библиотека студента
 

Тема: Инструкция как разновидность организационно-правовой документации






1. Инструкция в системе организационно-правовой документации. Должностные инструкции.

1.1. Регламентирующая функция инструкций.

По мнению В. Ф. Янковой, организационная функция лежит в основе всей управленческой деятельности, являясь первичной по отношению к другим функциям управления [29, 10].

В. В. Галахов и И. К. Корнеев отмечают, что организационная функция включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

? создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

? установление структуры управления;

? определение должностной структуры и штатной численности управленческого и производственного персонала;

? регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

? формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

? лицензирование деятельности в необходимых случаях;

? установление режима работы и системы охраны;

? организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ [16, 24].

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов – документов, которые содержат положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

? учредительный договор;

? устав;

? положение об организации;

? положения о структурных подразделениях;

? положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

? регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

? регламенты работы аппарата управления (руководства);

? штатное расписание;

? инструкции по отдельным видам деятельности;

? должностные инструкции;

? правила.

Эти документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, и составляют правовую основу деятельности организации [16, 24].

Таким образом, назначение организационно-правовых документов – регламентация деятельности организации во всех ее аспектах.

Если мы объединим различные определения организационно-правовых документов, то получим следующее: организационно-правовые документы ? это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции организации, предприятия, учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Однако некоторые исследователи из состава организационно-правовых выделяют в самостоятельную группу организационные документы. Так, О. В. Васютинская определяет организационные документы как большую группу документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность [15, 100].

В данной работе мы рассмотрим подробно два основных типа инструкции как разновидности организационно-правовой документации.

1.1.1. Понятие «инструкция». Основные требования к оформлению.

По определению С. Ю. Кабашова, инструкция - письменный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов [20, 65]. Инструкция – документ постоянного или длительного действия (действует до замены новой). Инструкции, отмечает С. Ю. Кабашов, могут применяться как:

1) самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем организации;

2) как акты, утверждаемые органом исполнительной власти [20, 65].

Т. В Кузнецова определяет инструкцию как правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные социальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан [17, 155]. Также инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Текст любой инструкции состоит из разделов (глав), имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Сами разделы нумеруются римскими цифрами.

Текст должен начинаться с раздела «Общие положения», который, по мнению С. Ю. Кабашова, представляет собой констатирующую часть инструкции, где указаны:

1) основания разработки данной инструкции;

2) ее основное назначения;

3) сфера распространения инструкции;

4) ответственность за нарушение установленных инструкцией правил и технологий [20, 66].

Т. В. Кузнецова включает также в раздел «Общие положения» дату ввода инструкции в действие, указание на отмену ранее действовавшей инструкции [17, 155].

По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер: используются слова «должен», «необходимо», «следует», «запрещается», «не допускается» [21, 104]. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок инструкции, подчеркивает Т. В. Кузнецова, должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования [17, 155]. К примеру, «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации президента Российской Федерации». Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к должностной инструкции ? на вопрос «кого?».

Инструкция оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 [1] на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание данной инструкции.

Инструкция может утверждаться непосредственно руководителем организации. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (в данном случае – руководителя организации), его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения. В случае если инструкция утверждается распорядительным документом руководителя, гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа (приказ, распоряжение) в творительном падеже, его даты и номера.

 Обязательными реквизитами инструкции являются:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);

4) место составления;

5) заголовок к тексту;

6) визы согласования документа;

7) подпись;

8) гриф утверждения [17, 155].

9) Если издается распорядительный документ об утверждении, то на бланке

1.2.1. Должностная инструкция: определение, выполняемые функции.

Вначале рассмотрим, какие определения должностной инструкции существуют в настоящее время.

Так, в Большом юридическом словаре под редакцией А. Я. Сухарева находим следующее определение: «Краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации» [26, 211].

Схожее определение дается и в Современном экономическом словаре под редакцией Б. А. Райзберга: «Инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме» [25, 148].

 По мнению С. Ю. Кабашова, должностная инструкция ? нормативный документ, регламентирующий деятельность работника [20, 64]. А Е. Пивень называет должностную инструкцию основным документом, определяющим функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействие сотрудников [22]. В. В. Галахов и И. К. Корнеев понимают под должностной инструкцией правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы [16, 36].

Как видно из данных дефиниций, основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу (не на какого-либо конкретного сотрудника). По мнению В. Ф. Янковой, должность ? первичный элемент структуры управления, поэтому должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу [30, 21]. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника (к примеру, «Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы»).

 А С. Россол дает следующее определение: «Должность – первичная структурная единица штатного расписания организации, определяющая содержание, объем полномочий и место в иерархической структуре лица, ее замещающего» [23, 65].

Таким образом, должностные инструкции выполняют:

1) организационные;

2) регламентирующие;

3) регулирующие функции.

По мнению В. Ф. Янковой, применение должностных инструкций позволяет:

1) обеспечить четкое разграничение обязанностей между работниками;

2) исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ;

3) организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ [30, 22].

Также должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия. Кроме того, они позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда ? принцип разделения и кооперации труда [30, 22].

С. Россол также отмечает, что правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

1) получить четкое представление о трудовой функции работника;

2) грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;

3) определять необходимую квалификацию персонала;

4) эффективно проводить аттестацию рабочих мест;

5) эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;

6) снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей [23, 69].

1.2.2. Правила оформления должностных инструкций и их структура.

Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации. Ее обязательными реквизитами являются:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) гриф утверждения;

4) дата и номер документа;

5) место составления;

6) заголовок к тексту (указывается название должности и при необходимости ее функциональное назначение);

7) текст;

8) подпись;

9) визы согласования, включая ознакомительную визу работника [30, 24].

Должностные инструкции подписывает руководитель структурного подразделения и утверждается руководителем организации или его заместителем, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем кадровой службы, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения работник проставляет на последней странице первого экземпляра (подлинника)  должностной инструкции ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата» [30, 25].

Типовая должностная инструкция, как правило, включает в себя следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Должностные обязанности»;

3) «Права»;

4) «Ответственность»;

5) «Взаимоотношения».

По мнению В. В. Галахова и И. К. Корнеева, в разделе «Общие положения» содержатся:

1) наименование должности, обозначение структурного подразделения;

2) подчиненность;

3) порядок назначения на должность и освобождения от должности;

4) перечень документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

5) условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия;

6) квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

7) требования к специальным знаниям и навыкам [16, 37].

Отметим, что другие исследователи (В. Ф. Янковая, Е. Пивень) выделяют в самостоятельные разделы «Квалификационные требования» и «Необходимые знания».

 Раздел «Должностные обязанности» содержит:

1) содержание деятельности работника (группа решаемых вопросов, направления работы, состав объектов деятельности);

2) виды работ, выполняемых работником (определяются не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает»);

3) сами обязанности разбиваются на группы:

? по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника;

? по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

? по использованию работником организационных, методических, инструкторских и других форм работы (выезды на места, проведение консультаций);

? по соблюдению сроков выполнения конкретных действий [16, 37].

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

1) право принимать решения, давать указания, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

2) право обращаться с предложениями к вышестоящему руководству;

3) право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях (и пределы представительства);

4) право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

5) право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию;

6) право требовать определенных действий от других работников [16, 37].

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки, отмечают В. В. Галахов и И. К. Корнеев, являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы [16, 37]. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается:

1) от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник;

2) кому, какую информацию и в какие сроки предоставляет;

3) с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

4) с кем осуществляет совместную подготовку документов (и др. вопросы информационных взаимосвязей) [16, 38].

М. Сытинская предлагает представить в инструкции все виды трудовых отношений, в которых участвует работник:

? отношения с работодателем;

? с заместителем работодателя;

? с руководителем, которому подчинен функционально;

? с руководителем структурного подразделения;

? с руководителем группы внутри отдела;

? с другим работником, с которым связан производственным процессом;

? с клиентом данной организации [27, 38].

1.2.3. Разработка должностных инструкций.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемых работником, занимающим определенную должность, т. е. составить описание должности или рабочего места. Это позволит сформулировать требования, предъявляемые к знаниям, опыту и т. п. кандидата на замещение соответствующей должности.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. Как отмечает В. Ф. Янковая, при регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников [30, 21]. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации (или заместителем руководителя, если он утверждал инструкцию). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. В связи с этим одна из задач руководителя подразделения – отслеживание изменений в деятельности организаций и их подразделений, регламентированных нормативно-правовыми актами, в целях их отражения в должностных инструкциях работников [30, 21].

Составление должностной инструкции состоит из нескольких этапов:

1) подготовительный (оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг должностных обязанностей и место должности в организационной структуре, предусматривается определенный комплекс полномочий и ответственность работника);

2) разработка проекта (документ наполняется реальным содержанием, фиксируются обязанности, определяются права);

3) согласование проекта;

4) утверждение должностной инструкции;

5) ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности [24, 68].

Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа.

При разработке должностных инструкций значительную помощь могут оказать квалификационные справочники, в частности Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [5]. Справочники содержат квалификационные характеристики, которые предназначены для обоснования рационального разделения и рациональной организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также для обоснования принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям (при проведении аттестации руководителей и специалистов) [23, 68].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Инструкция по виду деятельности.

2.1. Определение и структура инструкции по виду деятельности.

По определению Ю. М. Демина, инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов компании [19, 101].

Инструкция по виду деятельности составляется на основе типовых текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых – на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, и с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией.

Инструкция имеет следующую структуру:

? общие положения;

? типовая технология осуществления деятельности;

? особенности осуществления деятельности (по этапам и/или в зависимости от реальных условий ее осуществления);

? ответственность сотрудников за нарушение инструкции [19, 101].

Проект инструкции по виду деятельности подписывают его ответственный руководитель и руководитель (начальник) соответствующего структурного подразделения либо заместитель руководителя организации по соответствующему направлению деятельности, а утверждает руководитель организации.

2.2.1. Инструкция по ведению делопроизводства в организации: назначение и правила оформления.

 В качестве одного из видов инструкции по виду деятельности рассмотрим инструкцию по ведению делопроизводства.

По определению В. И. Андреевой, инструкция по ведению делопроизводства в организации – основной локальный нормативный акт в сфере делопроизводства, закрепляющий принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления [12, 28].

А. Ю. Чуковенков отмечает, что инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения [28, 17].

По мнению А. Ю. Чуковенкова, разработка инструкции по ведению делопроизводства является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации по следующим направлениям:

? создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций);

? рационализация организационной структуры, определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также определение системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

? упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

? установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

? разработка, развитие и объединение на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

? создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения управления [28, 17].

По мнению В. И. Андреевой, в инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации [12, 28]. Кроме того, в инструкции по ведению делопроизводства должен быть отражен вопрос о форме работы с документами в организации (централизованной, децентрализованной, смешанной).

 Как правило, в инструкциях по ведению делопроизводства описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако, отмечает В. И. Андреева, с практической точки зрения целесообразней показать в инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных групп (кадровых, бухгалтерских и т. д.) [12, 29].

Количество и наименования разделов инструкции по ведению делопроизводства, их последовательность, состав приложений определяются разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [3], Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [10]. При этом важно, чтобы положения  инструкции по ведению делопроизводства отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

В инструкции по ведению делопроизводства, отмечает А. Ю. Чуковенков, нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков [28, 21]. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание инструкции по ведению делопроизводства, отмечает А. Ю. Чуковенков, зависят от целого ряда факторов: порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств и т. п. [28, 21]. Так, в инструкцию могут включаться разделы: «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий» и др. Если организация активно сотрудничает с зарубежными партнерами, включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж». Как правило, инструкции по ведению делопроизводства содержат от 5 до 15 разделов.

 2.2.2. Структура инструкции по виду деятельности в работе А. Ю. Чуковенкова.

По мнению А. Ю. Чуковенкова, к числу обязательных разделов инструкции можно отнести следующие:

1) общие положения;

2) подготовка и оформление документов;

3) организация документооборота и исполнения документов;

4) контроль исполнения документов;

5) формирование дел и хранение документов [28, 21].

В «Общих положениях» указывается:

? в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана инструкция и на какие системы документации распространяется;

? кто отвечает за состояние делопроизводства в организации и его совершенствование, а также осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами;

? порядок ввода инструкции в действие и внесения в нее изменений и дополнений.

В разделе «Подготовка и оформление документов» определяются требования к бланкам организации и к оформлению отдельных реквизитов документов, а также к  подготовке и оформлению отдельных видов документов.

В разделе «Формирование дел и хранение документов» необходимо учесть требования Основных правил работы архивов организаций, обязательно отразив специфику организации работы с документами в конкретной организации.

Целесообразно включать в инструкцию и раздел «Ответственность в области управления документами». Согласно ГОСТ Р 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования», ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами [2]. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками, в том числе и теми, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности (руководством организации, руководителями структурных подразделений, работниками кадровой службы, работниками отдела делопроизводства и т. д.), и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.

2.2.3. Структура инструкции по виду деятельности, предложенная В. И. Андреевой.

В. И. Андреева выделяет следующие разделы инструкции по ведению делопроизводства:

1) общие положения;

2) состав документов организации;

3) подготовка документов, организация документооборота;

4) информационно-поисковая система организации;

5) контроль исполнения документов;

6) организация документов в делопроизводстве;

7) передача документов на архивное хранение [12, 29].

Как видно, структура инструкции, предложенная В. И. Андреевой, во многом совпадает со структурой, представленной в работе А. Ю. Чуковенкова. Рассмотрим подробно различия.

В. И. Андреева включает в инструкцию раздел «Состав документов организации», в котором называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций.

В. И. Андреева отмечает, что основной задачей оптимизации документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям [12, 30]. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи В. И. Андреева считает разработку Табеля форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, структурированные по управленческим функциям. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе инструкции «Подготовка документов, организация документооборота». В этом разделе рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов, порядок придания документам юридической силы. Отметим, что А. Ю. Чуковенков также вносит требования к бланкам и реквизитам в раздел «Подготовка и оформление документов».

Обязательным дополнением к разделу «Подготовка документов, организация документооборота», по мнению В. И. Андреевой, должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов [13, 28].

Также В. И. Андреева предлагает выделить в самостоятельный раздел инструкции требования к языку и стилю служебных документов.

В разделе «Организация документооборота» отражается движение потоков входящих, исходящих и внутренних документов.

Для входящих документов, отмечает В. И. Андреева, необходимо подробно описать этап их предварительного рассмотрения и показать, как данные документы подразделяются:

? на регистрируемые в службе делопроизводства и регистрируемые в структурных подразделениях;

? передаваемые на рассмотрение руководителю организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения;

? контролируемые в ходе исполнения и неконтролируемые [14, 23].

Для исходящих и внутренних документов устанавливаются основные этапы движения проектов документов, полномочия работников организации по их согласованию и подписанию, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способов передачи по каналам связи (почта, электронная почта, факс, телеграф и т. д.).

В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объем документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы [14, 24].

Приложением к разделу «Организация документооборота» должен стать График документооборота организации.

В разделе инструкции «Информационно-поисковая система организации», отмечает В. И. Андреева, должны быть показаны регистрационные формы (книги, журналы, карточки, автоматизированный учет документов), порядок индексации документов, особенности регистрации и поиска входящих, исходящих и внутренних документов [14, 25].

В разделе «Контроль исполнения документов»:

 ? характеризуется система постановки документов на контроль и ведения контроля;

? указывается порядок снятия документов с контроля;

? устанавливаются показатели, определяющие состояние исполнительской дисциплины;

? перечисляются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов [14, 25].

Особое внимание, по мнению В. И. Андреевой, должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву сроков исполнения документов.

В разделе «Организация документов в делопроизводстве» раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, признаки заведения дел, правила формулирования заголовков дел и их индексации. Здесь же, отмечает В. И. Андреева, должен быть показан порядок оперативного хранения документов:

? оформление обложек дел;

? использование дел в справочных целях;

? условия изъятия при необходимости отдельных документов и дел [14, 25].

Раздел «Передача документов на архивное хранение» посвящен вопросам проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии, оформления результатов ее работы. В разделе, по мнению В. И. Андреевой, должен быть приведен порядок:

? составления описей дел;

? отбора документов на уничтожение;

? передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации;

? отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора [14, 25].

Названные разделы В. И. Андреева предлагает дополнить следующими: «Порядок размножения служебных документов», «Совершенствование системы делопроизводства», «Контроль состояния делопроизводства». В качестве самостоятельных разделов, отмечает В. И. Андреева, желательно выделить порядок работы с бухгалтерской, кадровой и другими видами документации [14, 25].

2.2.4. Приложения к инструкции по ведению делопроизводства.

Помимо названных выше документов (Табель, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов) к инструкциям целесообразно прилагать:

? образцы бланков официальных документов организации;

? регистрационные формы;

? разработанные в организации классификаторы и перечни (классификатор структурных подразделений, исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т. п.);

? формы документов аналитического характера (справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т. п.);

? формы номенклатур дел, описей документов и дел, листа-заверителя дела [14, 26].

2.2.5.  Разработка инструкции по ведению делопроизводства.

Работа над инструкцией по ведению делопроизводства состоит из трех основных этапов:

1) подготовительный (определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных);

2) создание проекта инструкции, его редактирование, согласование и утверждение;

3) работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесение в инструкцию необходимых изменений [28, 19].

Помимо этого, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений.

Подготовке проекта инструкции должны предшествовать:

? изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела (в частности, ГСДОУ [3], Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [10], ГОСТ Р 6.30 – 2003 [1], ГОСТ Р 15489-1 – 2007 [2], Основные правила работы архивов организаций [6]);

?  анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;

? выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;

? анализ ранее действовавших в организации инструкций по делопроизводству;

? изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях [28, 20].

При составлении инструкции необходимо учитывать специфику организации (особенности структуры, форму собственности, порядок принятия решений). Например, инструкция по ведению делопроизводства в акционерном обществе разрабатывается с учетом требований Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Инструкцию разрабатывает, как правило, служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда разработкой занимается юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы инструкция разрабатывалась именно сотрудниками данной организации. Для этой работы организация может привлечь по договору специализированные научные центры [28, 18]. Инструкция по делопроизводству утверждается распорядительным документом, издаваемым руководителем организации.

2.3. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

В. И. Андреева отмечает, что особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, поскольку знакомиться с такой информацией и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь сотрудники, имеющие к ней доступ.

В инструкции должны быть указаны:

? виды конфиденциальной информации;

? виды и разновидности конфиденциальных документов;

? правила работы с этими документами;

? доступ к конфиденциальной информации;

? режим коммерческой тайны, ее охрана и т. д. [14, 26].

2.4. Инструкция по кадровому делопроизводству.

Данная инструкция не является обязательным документом. Как отмечалось выше, в инструкции по делопроизводству можно выделить разделы, определяющие порядок работы с различными группами документации (в том числе кадровой). Однако многие специалисты для удобства рекомендуют все же вынести вопросы работы с кадровой документацией в отдельный документ.

Инструкция по кадровому делопроизводству решает широкий круг практических задач. Так, в инструкции по кадровому делопроизводству утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного действия работника кадровой службы [24, 34].

Кроме того, при разработке данной инструкции также учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой, численностью сотрудников, но и особенностями кадрового делопроизводства. Если особенности оформления кадровых документов будут закреплены в локальном акте, новые сотрудники, пришедшие на работу в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы организации.

Инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается на основе следующих нормативно-правовых актов:

1) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [8];

2) Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [11];

3) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя [9];

4) ГОСТ Р 6.30 – 2003 [1];

5) Инструкция по заполнению трудовых книжек [4];

6) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных исполнительной власти [10];

7) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения [5];

8) Основные правила работы архивов организаций [7].

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, ведения табеля учета рабочего времени и т. д. Логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий [24, 35].

Возможен и другой принцип деления инструкции по кадровому делопроизводству на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов [24, 36]. К примеру, один раздел можно посвятить порядку оформления приказов, другой – трудовых книжек и т. д. Кроме того, в инструкцию можно включать разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел кадровой службы, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, формы регистрационных журналов. Необходимо также наглядно показать требования к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов [24, 37]. Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции необходимо делать ссылки на приложения, поскольку это значительно упрощает работу.

 


Похожие работы

Документационное обеспечение деятельности Мирового суда (на примере судебного ...
Таким образом в системе управленческой документации должностная инструкция занимает значимую роль, ее...
...специфику судебной деятельности и особенности организационно - правовой формы учреждения, правом создавать распорядительные документы наделены...
Организационные документы в системе управления предприятием
Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его...
Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно -распорядительной документации .
Информационное обеспечение работы менеджера
2.1 Системы документации . 2.1.1 Организационно - правовая документация .
...его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы
Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами
...разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и...
Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно - правовой форме или...
Трудовые отношения и ведение кадровой документации
Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно - правовой форме оно создано, в процессе...
Следующим этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для своих сотрудников.
Анализ нормативно- правовой и документационной базы делопроизводства...
Типовая инструкция , предъявляя требования к унификации элементов оформления документации , в значительной степени облегчает создание типовых
Таким образом, закладывалась правовая база для понимания этой организационно - правовой формы как...
Документ и система документации
...документов, включенные в ОКУД, и иные виды документов, соответствующие организационно - правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности.
Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации . До настоящего времени в...