Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретические аспекты РАЗРАБОТКи ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА

.1 Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы

.2 Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования)

.3 Исследование и проектирование системы управления документацией в организации

ГЛАВА 2. ПРедпроектное обследование документационного обеспечения управления в Открытом Акционерном Обществе «Челябинский Трубопрокатный завод»

.1 История и современное состояние ОАО «ЧТПЗ»

.2 Анализ документационной деятельности ОАО «ЧТПЗ»

.3 Анализ и рекомендации по совершенствованию системы автоматизации в ОАО «ЧТПЗ»

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО «ЧТПЗ»

.1 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ»

.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Объектом выпускной квалификационной работы является система документационного обеспечения управления предприятия.

Предметом выпускной квалификационной работы является функционирование системы документационного обеспечения управления предприятия на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель данной работы - выпускной квалификационной работы является анализ и разработка организационного проекта по совершенствованию документационного обеспечения управления на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель работы определила следующие задачи:

-  Рассмотреть теоретические аспекты разработки организационного проекта;

-       Проанализировать существующею систему электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

-       Составить задание на оргпроектирование и дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОАО «ЧТПЗ».

-       Раскрыть физическую реализацию системы электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

Для написания выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников

Так, были изучены и проанализированы Государственные стандарты (ГОСТ), устанавливающие требования к документационному обеспечению деятельности предприятий, а также извлечения из Федерального закона «О техническом регулировании» и Постановления Госстандарта России «О национальных стандартах Российской Федерации», которые рассматриваются в работе Н.Н. Ильяшевой. В частности, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» направлен на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, и принципиально отличается от всех своих предшественников. Он впервые за всю историю отечественной стандартизации провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.

Вопросы управления документацией и документирования деятельности различных подразделений и служб предприятия рассматриваются в работах М.Ю. Рогожина (53), М.В. Стенюкова (59), Т.В. Кузнецовой (36), Л.С. Коробейниковой (30), Л.М. Вяловой (13), А.С. Красавина (33) и др.

Изучению и обобщению существующей практики работы с документами в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций посвящены работы В.С. Соколова (57), О.Н. Соколовой (58), М.В. Кирсановой (27), И.Н. Кузнецова (34), М.И. Басакова (7) и др.

Основные термины и определения, применяемые в процессе документационного обеспечения управления рассматриваются в работе В.В. Кардашевского «Документационное обеспечение управления. Словарь-справочник» (26), М.Ю. Рогожина «Справочник кадровика» (52), Д.Л. Щур «Справочник по делопроизводству» (67).

В отдельных работах предлагается система образцов и шаблонов документов в области делопроизводства: М.В. Стенюков «Образцы, шаблоны документов по делопроизводству» (60).

Современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий рассматриваются в работе С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления» (35), В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления» (48).

Основными методами исследования в данной работе являются анализ и обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов, опрос.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.

Таким образом, вопросы, связанные с организацией и функционирование системы документационного обеспечения на предприятии и в организации, достаточно разработаны. Однако мало изучены и представлены результаты исследований в области направлений совершенствования документационного обеспечения управления в практике российских предприятий.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Во введении сформулирована актуальность и практическая значимость выбранной темы, дана общая характеристика исследуемой темы, т.е. определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, которые помогут достичь поставленной цели. Также дана характеристика степени разработанности исследуемой проблемы в профессиональной литературе. Обоснована логика раскрытия темы выпускной квалификационной работы, дана характеристика структурных разделов.

В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрываются основные понятия документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрывается сущность работы служб документационного обеспечения деятельности предприятия. Приводится технология обработки документов.

Во второй главе проводится анализ документационного обеспечения деятельности предприятия на примере ОАО «ЧТПЗ». Дается общая характеристика предприятию, проводится оценка документационного обеспечения деятельности предприятия.

В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ», и проводится оценка их эффективности.

В заключении приведены результаты и сделаны основные выводы по результатам исследования.

Список использованных источников и литературы включает 73 наименования. Приложения дополняют текст выпускной квалификационной работы рисунками, схемами.

Глава 1. Теоретические аспекты РАЗРАБОТКи ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА

 

1.1 Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы

Организационное проектирование (сокращенно «оргпроектирование») - научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. rationalis - «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления (9, с. 272).

Оргпроектирование направлено, прежде всего, на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет (12, с. 352):

устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);

централизации отдельных функций управления;

концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;

улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);

разделения и кооперации труда в аппарате управления;

внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.

Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях (9, с. 272):

) организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);

) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения состава работ.

Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест. Обычно под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации). Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное. Различие между ними определяется не объектом рационализации, а ее задачами (14, с. 456).

Комплексное оргпроектирование проводится по четырем основным направлениям:

) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления;

) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления;

) создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности персонала управления;

) повышение оснащенности объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонала управления современной организационной и компьютерной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.

Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы персонала управления (20, с. 520).

В соответствии с этим комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его оргструктуры и штатов, системы организации и условий труда; по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации труд персонала управления. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.

В настоящее время в большей степе создаются локальные оргпроекты применительно к требованиям и специфике конкретных объектов отдельных предприятий (учреждений, организаций). Разрабатываются и типовые комплексные проекты, дающие принципиально новые модели организации труда и документооборота для однотипных систем управления (аппаратов управления), сходных по функциям и объемам работ. Это так называемое индивидуальное и типовое оргпроектирование.

Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов - один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат (21, с. 427).

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития opганизации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, одвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.

Планирование работы. К составлению плана следует привлекать минимальное число наиболее опытных специалистов. Разработку плана возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты (9, с. 272):

этапа	Наименование этапа	Трудоемкость	Сроки		Число исполнителей	Стоимость (руб.)
			Нач.	Ок.		7	.....	13

В этом документе графы 7-13 представляют сметную калькуляцию, которую можно представить на отдельном документе следующим образом:

п/п

Статьи расхода

Стоимость (руб.)

В том числе по этапам

Статьи расхода:

. Материалы и оборудование (17% к расходам по з/п или от общей суммы договора).

. Зарплата (40% от общей суммы договора).

. Накладные расходы (40-50% к расходам по з/п, 30% от общей суммы договора).

. Соцстрах (7% к расходам по з/п).

. Командировочные расходы (2-4% от общей суммы договора).

. Контрагенты (около 6% от общей суммы договора).

. Прочие расходы (12% от общей стоимости).

В основе планирования лежат расчеты трудозатрат выполнения проектных работ, так как трудовые затраты составляют главную часть стоимости работ и отражаются на сроках исследования и проектирования. Расчеты трудоемкости затрудняются вследствие отсутствия нормативов на такие виды работ. Как правило, они определяются опытно-статистическим путем. Использование опытно-статистических норм и аналогов трудоемкости позволяет с достаточной степенью точности произвести необходимые расчеты трудоемкости исследовательских работ.

Принципы планирования (12, с. 352):

. Конкретность и ясность заданий

. Реальность (нормативность)

. Трудоемкость (минимальная со стороны разработчиков)

. Организационная четкость взаимодействия исполнителей

. Интеграция работ

. Возможная параллельность выполнения работ

. Контролируемость и ответственность

Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана - графика выполнения исследовательских работ.

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу рекомендуется вносить следующие показатели (27, с. 160):

п/п	Наименование работ	Методы сбора данных	Источник информации	Формы сбора, обобщения, представления информации	Исполнители	Сроки
						Нач.	Окон.

Соответственно может быть построено рабочее задание конкретному исполнителю.

В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченных программой работ должна соответствовать определенная форма сбора и форма обобщения и представления результатов, которые, в свою очередь, находятся в зависимости от возможности их получения планируемыми методами сбора данных и источника информации.

Перечень и последовательность работ, намечаемых в рабочей программе исследования, определяется в соответствии с темой и целями исследования. Например, могут быть включены такие виды работ, как(21, с. 427):

изучение оргструктуры управления предприятием (фирмой);

изучение организации труда в аппарате управления;

изучение технологических процессов управления;

изучение систем документации; изучение оборудования, планировки служебных помещений и рабочих мест работников аппарата управления, условий их труда и пр.

Каждая работа, намеченная в рабочей программе, должна проводиться соответствующим методом.

В зависимости от используемых в исследовании методов можно определить источник информации:

) при изучении документов источниками являются продукты деятельности людей - документы;

) при наблюдении - деятельность людей;

) при опросе - сами люди, участвующие в определенной деятельности.

Для обработки полученных в ходе исследования результатов следует предусмотреть формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор их зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник (форма сбора), таблица, в которой будут сведены результаты опроса (форма обобщения); если целью интервью является выявление реальной оргструктуры учреждения, то формой представления результатов будет являться схема оргструктуры.

Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем темы с учетом квалификации и специализации. При определении сроков работ рабочей программы следует опираться на опытно-статистические нормы затрат рабочего времени на исследовательские и проектные работы.

Организация исследования - это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и комбинация их во времени, пространстве, по исполнителям и по видам работ.

Организовать исследование можно тремя способами (30, с. 310):

. Увеличение нагрузки персонала управления дополнительными обязанностями исследовательского типа.

. Создание специализированных групп и организация их работы (временный трудовой коллектив - ВТК).

. Приглашение консалтинговых фирм. (Оплата их труда, предоставление организационных возможностей для проведения исследования).

В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

Принципы формирования времени трудовых коллективов (ВТК) исследователей (31, с. 255):

. Принцип неоднородности (гетерогенности). Объединение в один коллектив одинаковых по способностям и характеристикам людей не обеспечит успеха их деятельности. Но стихийное формирование коллектива также не принесет успеха. Главное - специфика задач и проблем, для исследования которых формируется коллектив. Объединение личностей, необходимое для решения проблем данного типа. Как правило, в коллективе должны быть: проблемщик (который раньше других видит проблемы), энциклопедист (быстро находящий аналоги в других областях знаний), генератор идей (системщик), оптимизатор (поиск оптимальных вариантов решений), энтузиаст, скептик, прогнозист (который просчитывает все возможные последствия принимаемых решений) и др.

. Принцип срабатываемости предписывает привлекать в ВТК исследователей, склонных и способных работать вместе, даже с теми людьми, которые им не импонируют. Это не совместимость. Срабатываемость - это следствие умения управлять собой, своими отношениями с людьми ради определенных целей.

. Принцип совпадения формальной структуры коллектива с его неформальной организацией на основе приоритета неформального соподчинения, которое требует, чтобы формальная организация коллектива совпадала с фактической субординацией исследователей. А это значит, что формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения исследователей, а не наоборот. Это система управления мягкого типа: изучение неформального лидерства, исследовательских интересов, способностей, научного потенциала, организационных способностей и пр.

. Принцип перманентности (непрерывности) формирования состава ВТК. Это ротация исследователей.

. Принцип имитации, способность обладать специальными средствами имитации, воспроизводства решений других членов коллектива.

В целях совершенствования планирования и установления четкой последовательности выполнения, научно-исследовательских и проектных работ процесс исследования условно подразделяется на ряд стадий (этапов). Под стадией (этапом) проектно-исследовательской работы понимается крупная часть работы, имеющая самостоятельное значение, являющаяся объектом планирования и финансирования, заканчивающаяся, как правило, сдачей работ заказчику. Такое организационное разделение проектно-исследовательских работ позволяет регулировать финансирование взаимоотношений между исполнителем и заказчиком, организовывать контроль за ходом выполнения работ со стороны заказчика, повышать ответственность исполнителей за результаты исследовательских и проектных работ.

Количество этапов исследовательских и проектных работ определяется сложностью объекта исследования и проектирования. В зависимости от этого исследовательские работы подразделяются на одностадийные и многостадийные. При локальном исследовании (когда решается одна проблема/задача в условиях рационализации существующей системы управления) проектно-исследовательские работы, как правило, ведутся одностадийно. В комплексном исследовании (когда решается несколько проблем) осуществляется многостадийное исследование и проектирование.

Процесс исследования и проектирования делится на следующие основные стадии (37):

. Предпроектное исследование (анализ);

. Разработка проекта;

. Внедрение проекта (функционирование).

Рассмотрим содержание этапов разработки организационных проектов.

Таблица 1

План разработки организационных проектов

Стадии, этапы	Задачи				Содержание этапов
1-я стадия: Предпроектное исследование (анализ)
Этапы:
1.1 Сбор данных		Получить информацию для проведения исследования				Выбор объектов исследования (подразделений, работников), предметов (элементов содержания и организации труда); определение методов сбора, объема необходимой информации; реализация сбора и первичная обработка данных
1.2 Изучение и анализ		Определить «узкие места» (сформулировать проблему) и направления разработки (гипотезы)				Сопоставление данных, полученных по различным объектам и различными методами, определение достаточности и корректности данных, их типизация, выбор рациональных вариантов, выбор объектов и предметов оргпроектирования
2-я стадия: Разработка проекта
Этапы:
2.1 Моделирование			Представить реальный объект в обозримом виде (разработать технорабочий проект)			Определение методов моделирования, поиск вариантов решений и построения моделей, дополнительное исследование и анализ существующих рациональных вариантов, комплексное обоснование каждого варианта по экономическим, социальным, техническим, психофизиологическим и правовым критериям
2.2 Оптимизация			Обосновать проект решения, оптимального для данных условий			Анализ организационно-технических условий применения оргпроектного решения, установление допустимых границ вариации характеристик условий, выбор оптимального варианта оргпроектного решения для данных условий
3-я стадия: Внедрение проекта (функционирование)
Этапы:
3.1 Регламентация			Определить степень обязательности соблюдения оргпроектных решений			Определение статуса документа, определение уровня жесткости (обязательности соблюдения) для каждого из элементов проектного решения, определение допустимых границ и последствий отклонений от регламента
3.2 Внедрение			Довести разработку до исполнителей				Определение масштабов, сроков и этапов внедрения, разработка графика внедрения, создание организационного, методического, технического, социального и экономического обеспечения внедрения разработки, ознакомление и обучение пользователей новым методам работы, авторский контроль разработчик за ходом внедрения
3.3 Обеспечение функционирования				Создать условия соблюдения оргпроектных разработок			Контроль за соблюдением оргпроектных разработок, анализ отклонений, корректировка деятельности пользователей, корректировка и пересмотр оргпроектных решений

Таким образом, можно сделать следующие выводы, что организация исследования - это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

1.2 Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования)

Оргпроектирование включает несколько стадий (18, с. 145).

Первая стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы:

предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) - диагностика;

рабочее, детальное исследование;

анализ, обобщение и выводы.

Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление ТЗ и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное исследование проводится по четырем основным направлениям разработки комплексного проекта (17, с. 275).. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления (АУ) объекта исследования включает:

знакомство с характером основных взаимоотношений с выше- и нижестоящими организациями;

количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

основные документы, которыми они обмениваются.

Методами работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.. Первоначальное изучение документооборота аппарата управления включает выяснение следующих вопросов:

объем входящей и исходящей документации аппарата управления за ряд лет;

общую характеристику входящей и исходящей документации;

основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

распределение документации по структурным подразделениям;

общую характеристику документационных потоков;

наличие унифицированных форм;

общую характеристику постановки делопроизводства;

уровень регламентации документационных работ и т.д.

Источниками сведений являются:

данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

инструкция по делопроизводству;

опрос компетентных сотрудников аппарата;

составление схемы документационных потоков аппарата управления.

Основные методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос.. Первичное изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления включает:

определение количества средств организационной и компьютерной техники, имеющихся в аппарате управления;

характер их использования;

наличие централизованных служб технического обслуживания;

существующую потребность в технических средствах.

Источниками сведений служат: перечень имеющихся технических средств, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест, опрос компетентных специалистов.

Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов.. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления включает:

выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

общую характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

общую характеристику планировки помещений;

организацию рабочих мест и условий труда;

наличие потерь рабочего времени.

Источниками сведений служат: штатное расписание аппарата управления, опрос руководителей структурных подразделений, наблюдения.

Методы: опрос, наблюдения.

Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания (ТЗ) на проведение проектных работ (6).

Техническое задание (ТЗ) - документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, - является важным организационно-методическим и научно-техническим документом. Как правило, проект ТЗ составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

Техническое задание должно содержать ряд обязательных разделов:

основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

особые условия (специальные требования заказчика);

ориентировочные показатели экономической эффективности проекта (экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

отчет о выполнении работ по предпроектному обследованию;

предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

сметно-финансовый расчет затрат на исследование и проектирование и внедрение проекта;

документ об обеспечении финансирования работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

Оформление ТЗ производится в соответствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. ТЗ обсуждается на научно-технических советах у заказчика, согласовывается и утверждается заказчиком, а иногда и вышестоящей организацией. Разработка проекта ведется в строгом соответствии с утвержденным ТЗ, отступления от ТЗ допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

Вторая стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой. Она заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования - ТП. Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования (или детального исследования). Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание.

Следующий, третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта - РП. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место - до 50%.

На практике часто возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадию (или этап) - технорабочего проекта, в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными, доведенными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки ТЗ. При комплексном - состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.

Работы, выполняемые входе разработки комплексного проекта рационализации службы ДОУ (27, с. 160):

установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов;

определение приемов выполнения отдельных операций, то есть технологии операций;

подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимых для реализации отдельных операций;

разработка общей технологии документационного обеспечения управления;

нормирование отдельных операций;

расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания;

расчет необходимого штата делопроизводственного персонала;

распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

построение оргструктуры службы ДОУ;

проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ;

планировка служебных помещений персонала службы ДОУ;

разработка маршрутов доставки корреспонденции;

проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест;

подготовка сметы на проектируемое оборудование;

разработка положения о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, подготовка режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству;

расчет показателей проекта, расчет стоимости проектных работ, расчет экономической эффективности проекта ДОУ (7, с. 124).

Проектирование - это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов. Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

технические (процесс организации и использования существующей техники отраслью, в которой она применяется);

научные (перенос и утверждение достижений одной науки в другую или же формирование нового научного направления);

научно-технические (преобразование новой идеи или изобретения в социально и экономически значимую производственную продукцию, обладающую новыми технико-экономическими показателями);

организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).

Внедрение проекта может производиться силами (27, с. 160):

организации-разработчика;

специализированной внедренческой организации;

разработчика или специализированной внедренческой организации совместно с коллективом или коллективом организации (пользователя).

Процесс внедрения управленческих нововведений может принимать различные формы:

одноразовое применение процесса или перевод определенных подразделений аппарата управления на новую систему работы;

проведение эксперимента и, при удачном исходе, полное осуществление рационализации системы управления;

поэтапное внедрение проекта рационализации.

Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

эксперимент - мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);

подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали);

управленческое воздействие (введение изменения);

становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции);

контроль (оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

В процессе внедрения проекта можно выделить основные этапы.

Процесс внедрения должен начинаться с разработки плана внедрения (определяются основные этапы и сроки их проведения, устанавливаются подразделения и исполнители, отвечающие за организацию внедрения и осуществляющие контроль за внедрением, их обязанности и ответственность). В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

Одним из важных моментов внедрения является создание рабочей группы внедрения. В задачи этой группы входят: осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика; координация работ по внедрению проекта при участии нескольких организаций-разработчиков; контроль (авторский надзор) за ходом внедрения и сбор необходимых данных для проектировщиков в целях устранения недостатков проекта; оснащение рабочих мест оборудованием, предусмотренным проектом; организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии; осуществление различных мероприятий, необходимых для успешной реализации проекта. Состав группы не должен превышать 5-6 человек. Этап планирования заканчивается утверждением плана работы руководством заказчика и разработчика и изданием приказа.

Следующий - подготовительный этап. Основными направлениями на этом этапе являются:

обучение рабочей группы;

ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы;

закупка, установка и наладка нового оборудования согласно проекту;

разработка комплекса мер по стимулированию сотрудников;

создание форм документов, необходимых для контроля и фиксации хода внедрения проекта.

Третий этап - управление внедрением. Это непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, предусмотренных проектом. На этом этапе проводятся следующие работы:

контроль за правильностью использования установленного оборудования, соблюдение технологии работ, предусмотренной проектом;

контроль за соблюдением сроков внедрения, установленных планом внедрения и планами-графиками работ сотрудников;

устранение конфликтных ситуаций, вызванных недостатками проекта и сложностью перестройки психологии работников;

доведение до проектировщиков и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, выявленных в ходе внедрения;

ведение документов, контролирующих и оформляющих ход внедрения проекта;

постоянное консультирование сотрудников, работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

Завершается процесс внедрения расчетом реального экономического эффекта, полученного от внедрения нового оборудования и новой технологии, составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

Объекты исследования могут быть условно разделены на статические (относительно неизменяемые) и динамические (подвижные).

В основе исследования динамических объектов - технологических процессов - лежит их формализация (упрощенное представление).

Технологические процессы управления расчленяются на процедуры и операции.

Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

Операцию принято считать наименьшей законченной частью действия (работы), выполняемого на одном рабочем месте. При необходимости (при микроэлементном нормировании) могут быть выделены «элементы» операции, ее составные части.

В технологическом процессе выделяются творческие, формально-логические и технические операции. Например: операции «хранение», «машинописные работы» - технические; операции «контроль исполнения», «регистрация и учет» - формально-логические.

В исследовании систем управления используется и более детализированное разделение операций трудовых процессов на следующие типы:

ручные операции (выполняемые без механизмов, технических средств);

ручные механизированные (выполняемые с помощью механизмов, технических средств);

машинные (выполняемые машинами/техническими средствами, управляемыми работниками);

машинно-ручные (выполняемые при помощи машин/технических средств с ручным управлением);

автоматизированные (выполняемые машинами без непосредственного участия человека);

автоматические (выполняемые полностью машинами, техническими средствами).

Членение технологических процессов управления служит базой для различных методов исследования.

В соответствии с этапами проведения исследования методы могут быть подразделены на три группы:

методы исследования объектов (сбора исходных данных);

методы количественного и качественного анализа и синтеза;

методы проектирования.

Применение научно-исследовательских методов находится в прямой зависимости от целей и задач исследования на конкретном объекте. Многообразие методов приводит к необходимости их группировки по ряду признаков:

по полноте охвата исследованиями: полные (сплошные), выборочные;

по степени участия проектантов в обследовании объектов: непосредственные и апосредственные;

по времени исследования: непрерывные, периодические, разовые;

по отображению исследуемых объектов: описательные (логические, качественные), математико-статистические, матричные, графические.

Таким образом, можно сделать вывод, что на практике перечисленные методы используются в совокупности, так как только с помощью одного из методов не всегда удается осуществить глубокий анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

1.3 Исследование и проектирование системы управления документацией в организации

Моделирование организаций является важнейшим методом исследования и проектирования. Для понимания вопроса необходимо определить: что обозначается термином «модель»? Из огромного числа определений, принятых в различных областях знаний, пожалуй, наиболее универсальным и точным является следующее.

Модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности (34).

Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса.

Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности в организационном проектировании.

В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве:

средства осмысления действительности;

средства общения;

средства обучения и тренажа;

инструмента прогнозирования;

средства постановки экспериментов.

На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может изменяться. На этапе обследования это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п.

Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы (42):

постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса);

выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных; ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);

создание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);

проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.

Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций. Этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни.

Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций). Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).

Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.

Процесс составления графика включает три этапа:

определение композиции графика, то есть той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;

вычерчивание графика.

Графические модели должны отвечать следующим требованиям:

график должен нести большую информационную нагрузку;

форма графика должна соответствовать его назначению;

график должен быть прост, ясен и понятен;

количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей (48).

) Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков.

) Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

) Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

) Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

) Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

) Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

) Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначенными ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями.

Другим типом модели являются матричные модели.

Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.

На основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разрабатываются макеты форм рабочих документов. Для разработки форм документов, состава и содержания реквизитов и показателей, содержащихся в документах, предлагается использовать метод матричного проектирования.

Суть этого метода заключается в использовании системы матриц (табл. 1), отражающих функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы «Документ - Документ», «Документ - Реквизит», «Документ - Показатель»), так и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы «Реквизит - Реквизит», «Реквизит - Показатель», «Показатель - Показатель»).

Таблица 2.

Система матриц, необходимых для проектирования информационного документационного обеспечения системы управления

	Документ	Реквизит	Показатель
Документ
Реквизит
Показатель

Соответственно, в матрице «Документ - Документ» отражаются взаимосвязи документов. Это своего рода схема документооборота, если в матрице показать последовательность составления документов.

В матрице «Документ - Реквизит» отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки и использования, а также временная (календарная) структура документационного обеспечения.

В матрице «Документ - Показатель» отражается распределение всех технико-экономических показателей по документам.

В матрице «Реквизит - Реквизит» отражаются взаимосвязи реквизитов всех подразделений и управленческого персонала в разрезе календарного времени.

В матрице «Реквизит - Показатель» отражаются взаимосвязи технико-экономических показателей с реквизитами разработчиков и потребителей документов.

В матрице «Показатель - Показатель» отражаются функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежуточных и исходных показателей.

Использование подобного метода позволяет сократить или полностью исключить дублирование информации (за исключением показателей строгой статистической и бухгалтерской отчетности) и тем самым существенно сократить трудоемкость управленческой деятельности и, соответственно, численность управленческого персонала, повысить эффективность управленческих связей за счет оптимизации информационных и документальных потоков. Для этого все матрицы размещают в наиболее экономичной форме матричных взаимосвязей, позволяющей осуществлять итеративные операции по проектированию информационного документированного обеспечения функциональной управленческой деятельности.

Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадратов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадратов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 1).

Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

Рис. 1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)

Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.

Модель организационной структуры должна отражать: сколько структурных подразделений и какие из них включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры. По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.

На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.

В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную.

Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 2).

Рис. 2. Матричная организационно-структурная схема

Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична.

Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуются с помощью условных знаков в поле графика. Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры. Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующийся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как:

функциограмма;

график (карта) распределения ответственности.

Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа. Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 3).

Рис. 3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией

Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы.

Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 4).

Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей:

сетевые модели;

блок-схемы;

графики Гантта;

оперограммы;

организационно-технологические карты.

Рис. 4. Схема распределения обязанностей исполнителей

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма.

Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции.

Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями.

В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 6).

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно.

Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций.

Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 6) (41).

Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.

Блок-схемы - это функционально ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе.

Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ).

Рис. 5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве

Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение:

он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс;

дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определяющих эту длительность;

позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или нескольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика;

сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные.

Рис. 6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе:

Где 1 - разбор почты; 2 - регистрация; 3 - подготавливает почту к докладу; 4 - передает почту; 5 - знакомится с содержанием писем; 6 - пишет резолюцию; 7 - переносит текст резолюции в регистрационный журнал; 8 - передача почты исполнителю; 9 - ознакомление с содержанием; 10 - подготовка ответа; 11 - согласование; 12 - внесение изменений; 13 - перепечатка; 14 - считка, правка; 15 - подпись; 16 - отметка в регистрационном журнале; 17 - подшивка копии в дело; 18 - подпись конверта; 19 - передача в экспедицию

Термин «сетевая модель» основывается на понятии ориентированного графа, то есть совокупности количества точек и множества ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети.

В основе любой сетевой модели лежат три понятия (44):

работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие «работа» включает также «ожидание» - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и «зависимость», то есть логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результата другой;

событие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;

путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.

Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот.

Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположения элементов процесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика.

В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 7).

Рис. 7. Схема документооборота

Документооборот учреждения может быть описан комплексом сетевых моделей. Сеть, характеризующая весь процесс создания документов, отражающих все или наиболее крупные функции управления, представляет комплексную сетевую модель. График, моделирующий документационное обеспечение решения отдельных управленческих задач, - частную сеть.

Как правило, сетевая модель документооборота имеет детерминированную структуру, то есть она, однозначно описывает состав и взаимосвязь работ и событий (документов). Построению модели предшествует разработка списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. Иногда можно ограничиться списком событий, поскольку каждое событие несет расшифровку содержания работы. Составление сетевой модели может вестись с учетом технологии документооборота как от первичных (исходных) документов к конечным, так и наоборот. В любом случае анализ модели ведется «слева направо», то есть от первичных документов к конечным.

Для комплексного изучения информационных потоков в управленческой структуре используются матрицы типа «документ на документ» и «показатель на показатель». В них содержатся сведения о документах (показателях), маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.

Приступая к анализу организации машинописных работ в учреждении, необходимо определить общее количество лиц, выполняющих эти виды работ и объем машинописных работ за год. Для этого сводятся данные, полученные из журнала учета машинописных работ в машбюро, цифры, собранные в других структурных подразделениях, данные ФРД делопроизводственного персонала и анкетирования специалистов учреждения. Эти данные послужат основой для расчета необходимой численности работников при централизации работ по печатанию документов.

Для расчета экономической эффективности необходимы данные стоимости работ по печати документов, выполняемых специалистами учреждения. Они исчисляются из окладов специалистов и времени, затрачиваемого ими на печатание документов.

Во многом аналогично анализируется состояние работ в копировально-множительной службе учреждения: объем и количество оттисков, учет и движение заказов, нормы выработки. Однако по этому разделу требуется уточнить годовые объемы работ, выполняемые на каждом виде оборудования. Материал анализируется с помощью таблиц.

При анализе текущего хранения документов основное внимание обращается на номенклатуру дел (структурных подразделений и сводную), правильность ее составления, единую систематизацию дел, время утверждения в архивных органах, соблюдение требований номенклатуры при формировании дел, охват номенклатурой всей документации учреждения.

Анализ дел проводится, как правило, выборочно, при этом обращается внимание на дела постоянного или длительного сроков хранения. Выясняется соответствие заголовка заведенного дела содержанию дела, последовательность расположения документов внутри дела, правильность и полнота оформления обложки. Важны сведения о том, кто формирует документы в дела (секретари или исполнители), где и как дела хранятся (централизованно или в столах у исполнителей). Эти данные можно представить по структурным подразделениям в форме таблицы. Если в организации используются автоматизированные технологии, анализируется порядок формирования и хранения электронных документов.

Анализ организации архива учреждения должен, прежде всего, дать нам количественные данные об объеме хранимой в архиве документации (можно сопоставить с количеством фактически хранящихся дел). Эти данные позволяют определить необходимую площадь помещения архива, штаты, их соответствие нормам. Анализу подвергается ежегодный график приема дел в архив структурными подразделениями, полнота приема дел от них, правильность оформления сдачи дел в архив (описи и акты). ФРД сотрудников архива позволяет сопоставить фактическую выработку с типовыми нормами времени на архивные работы.

Тщательно анализируется информационно-справочный аппарат архива и его действенность, характер использования материалов архива в научных и практических целях. Можно дать таблицу по годам, показав количество работавших исследователей, наведенных справок и выданных дел.

Па основе анализа и выводов составляется техническое задание, представляющее собой основной перечень вопросов, по которым будет проводиться проектирование рациональной организации делопроизводства в учреждении.

управление документация электронный документооборот

ГЛАВА 2. ПРедпроектное обследование документационного обеспечения управления в Открытом Акционерном Обществе «Челябинский Трубопрокатный завод»

2.1 История и современное состояние ОАО «ЧТПЗ»

Открытое акционерное общество «Челябинский трубопрокатный завод» (ЧТПЗ), основано 60 лет назад. ЧТПЗ является одним из крупнейших предприятий по производству труб в России.

ОАО «ЧТПЗ» осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом, утвержденным на общем собрании акционеров 18 апреля 2002 года. Общество зарегистрировано решением Администрации Ленинского района г. Челябинска № 624-2 от 21.10.1992 г., свидетельство о государственной регистрации № 27-31 от 21.10.1992 г.

В соответствии с Уставом Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

производство и реализация труб сторонним организациям и физическим лицам,

производство чугуна,

производство стали в мартеновских и электропечах,

производство флюса,

производство сельскохозяйственной продукции,

строительная,

в области связи,

торговая,

медицинское обслуживание,

применение химпосуды и термопар из драгоценных металлов,

организация и деятельность ведомственной пожарной охраны.

На ЧТПЗ используются следующие виды производства труб:

-  горячая прокатка на трубопрокатных пилигримовых установках;

-       горячая прокатка на установке с автоматическим станом;

-       холодная прокатка труб;

-       электродуговая сварка прямошовных труб под слоем флюса;

-       непрерывная печная сварка;

-       сварка труб токами радиочастоты.

Предприятием выпускается свыше 3600 типоразмеров труб из углеродистых, низколегированных легированных, нержавеющих марок стали и различных сплавов.

Завод является единственным в Российской Федерации поставщиком горячедеформированных бесшовных труб диаметром более 325 мм и холоднодеформированных бесшовных труб диаметром более 120 мм.

Свыше 85% всех выпускаемых труб проходят неразрушающий контроль качества. (Ультразвуковой контроль бесшовных горячекатаных труб).

Челябинские трубопрокатчики выпускают не только трубы круглого сечения, но и овальные, плоскоовальные, квадратные, прямоугольные и шестигранные профили.

Потребителями продукции являются нефтегазовый и энергетический комплексы России, предприятия машиностроения, строительная индустрия, сельское хозяйство и другие отрасли промышленности. По объему производства завод является крупнейшим в России, каждая шестая труба российского производства выходит с маркой Челябинского трубопрокатного.

Высокое качество труб регламентируется международной системой качества серии ISO 9001. Завод имеет лицензии на производство труб по стандарту Американского нефтяного института (АPI) - сертификат N 5L-0288 и немецкому стандарту DIN 1629 , сертификат TUF CERT N' 144-990973.

Продукция ОАО «ЧТПЗ» экспортируется более чем в 20 стран мира, среди которых Германия, Италия, США, Турция, Египет, Сирия, Китай, Иран и другие. Стабильно высокое качество трубной продукции, передовые технологии, высокая квалификация технических и производственных кадров, внедрение в производство новейших достижений науки и техники в металлургии - отличительные черты ОАО «Челябинский трубопрокатный завод».

На предприятии разработаны совместные программы по улучшению качества поставляемой металлопродукции с такими крупнейшими предприятиями ТЭКа: РАО «Газпром», ОАО «АК Транснефть», ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «Тюменская нефтяная компания», ОАО «Лукойл», ОАО «Роснефть», «Юкос» и другими.

Завод располагает огромным техническим и производственным потенциалом и имеет шестидесятилетний опыт работы в трубном производстве. Челябинские трубопрокатчики намерены и впредь занимать лидирующие позиции в рейтинге российских трубных предприятий, как по объему, так и по качеству выпускаемой продукции.

Стратегия компании направлена на комплексное удовлетворение потребностей российских и мировых компаний топливно-энергетического комплекса за счет разработки и поставки передовых интегрированных решений для трубопроводного транспорта.

В целях реализации стратегии компании, повышения конкурентоспособности и качества продукции ЧТПЗ решает следующие задачи:

Задачи в краткосрочной перспективе:

-  оптимизация производственного цикла и продуктового ряда в условиях двух производственных площадок - ЧТПЗ и ПНТЗ

-       расширение сортамента и увеличение объемов выпуска насосно-компрессорных, обсадных и нефтепроводных труб

-       диверсификация рынков сбыта, увеличение сортамента горяче- и холоднокатаных труб, используемых в машиностроении и энергетике благодаря интеграции с ПНТЗ

-       реализация программы комплексной реконструкции производства

Задачи в средне-и долгосрочной перспективе:

-  обеспечение собственной трубной заготовкой. Проект предусматривает строительство сталеплавильного комплекса для выпуска полуфабрикатов для бесшовных труб диаметром 150-550 мм. Планируемая мощность производства - 1 млн. т. стали в год, что полностью обеспечивает потребности двух предприятий в трубной заготовке (ЧТПЗ - на уровне 350 тыс. т., ПНТЗ - около 700 тыс. т.)

-       создание современного высокоэффективного производства бесшовных труб

-       изменение структуры продаж в сторону увеличения доли продукции с более высокой добавленной стоимостью

-       увеличение присутствия на рынке путем развития существующих и создания новых товарных линий на производственных площадях

-       снижение производственных затрат за счет эксплуатации более современного технологического оборудования

-       дальнейшее развитие сервисного бизнеса (производство товаров с повышенной добавленной стоимостью: отводов, арматур и трубных узлов).

Совет директоров, исполнительная дирекция ОАО «ЧТПЗ» проводит политику в области качества и охраны окружающей среды, направленную на выпуск конкурентоспособной продукции на Российском и мировом трубных рынках и постоянное снижение техногенного воздействия на окружающую среду. Эта политика распространяется на всю компанию и дает ориентиры деятельности для каждого работника и компании в целом.

Главными целями деятельности ОАО «ЧТПЗ» являются:

-  полное удовлетворение все возрастающих требований и ожиданий потребителей продукции;

-       сбалансированный учет требований акционеров, интересов персонала ОАО «ЧТПЗ» и общества в целом;

-       снижение техногенного воздействия на окружающую среду и предотвращение её загрязнения;

-       осуществление своей деятельности в соответствии с требованиями нормативных документов и законодательных актов в области охраны окружающей среды.

Достижение поставленных целей осуществляется через внедрение и непрерывное улучшение систем менеджмента качества и охраны окружающей среды, соответствующих требованиям ISO 9001:2000; ISO 14001:1996; ГОСТ Р ИСО 9001-2001; API Q1 (7 издание),ISO TS 29001.

Потребителями продукции ОАО «ЧТПЗ» являются нефтегазовый и энергетический комплексы России, предприятия машиностроения, строительная индустрия, сельское хозяйство и другие отрасли промышленности. По объему производства завод является крупнейшим в России, каждая шестая труба российского производства выходит с маркой Челябинского трубопрокатного.

Документирование и организация работы с документами, включая их хранение, осуществляются в Обществе в соответствии с законодательством России, Уставом и утверждаемыми генеральным директором локальными нормативными актами, регламентирующими ведение делопроизводства и организацию архивного дела в Обществе. Общество несет ответственность за сохранность принадлежащих ему документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.).

В целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики Общество обязано обеспечить передачу на государственное хранение документов, имеющих научно - историческое значение, а также документов по личному составу в государственный архив Челябинской области в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

Общество обязано хранить следующие документы:

-  устав Общества, изменения и дополнения, внесенные в Устав, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации Общества;

-       документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

-       документы Общества, утверждаемые Общим собранием акционеров и иными органами управления Общества;

-       положения о филиалах или представительствах Общества;

-       годовые финансовые отчеты;

-       проспект эмиссии акций Общества;

-       документы бухгалтерского учета;

-       бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в Общем собрании акционеров;

-       отчеты независимых оценщиков;

-       документы финансовой отчетности, представляемые в соответствующие органы;

-       протоколы Общих собраний акционеров Общества, заседаний Совета директоров Общества, Ревизионной комиссии Общества;

-       списки аффилированных лиц Общества с указанием количества и категории (типа) принадлежащих им акций;

-       заключения Ревизионной комиссии Общества, аудитора Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

-       иные документы, предусмотренные законом «Об акционерных обществах» и другими нормативными правовыми актами законодательства России, локальными нормативными актами Общества, решениями органов управления Общества.

Общество хранит документы, по месту нахождения исполнительного органа Общества, в порядке и в течение сроков, которые установлены полномочным органом государственной власти. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, документы, имеющие научно-историческое значение, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в государственный архив Челябинской области. Передача и упорядочение документов осуществляются силами и за счет средств Общества.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Таблица 3

Планирование работ

№ п/п	Наименование этапа	Трудоемкость	Сроки проведения	Число исполнителей
1	Исследование	30 дней	с 01.12.10 по 30.12.10	1
2	Проектирование	15 дней	с02.01.10по 16.01.11	1

На этом этапе можно выделить три стадии предпроектного исследования:

1. Сбор данных / ориентировочное исследование / диагностика;

2. Изучение и анализ / рабочее детальное исследование, которое заканчивается составлением технического задания.

3. Составление рабочей программы исследования

Таблица 4

Рабочая программа исследования

№ п/п	Наименование работ	Методы сбора данных	Источник информации		Формы сбора, обобщения, представления информации	Исполнители	Сроки
							Начало		Оконча-ние
1. Ознакомление со структурой и штатом аппарата управления:
	Выявление структуры предприятия	Изучение документов		Устав, положения о подразделениях	Схема организационной структуры ОАО «ЧТПЗ» описание	Кочнева К.А.	01.12. 2010		04.12. 2010
2. Изучение документооборота ОАО «ЧТПЗ»:
2.1	Объем входящей, исхо-дящей, внутрен-ней документа-ции аппарата управления за 3 года	Изучение документов		Журналы регистрации	Таблица, диаграмма	Кочнева К.А..		03.12. 2010		09.12. 2010
2.2	Общая характе-ристика входя-щей, исходящей, внутренней документации	Изучение документов		Журналы регистрации	Описание, диаграмма	Кочнева К.А.		04.12. 2010		10.12. 2010
2.3	Наличие унифицирован-ных форм документов	Изучение документов		Инструкция по делопроизвод-ству, табель унифицирован-ных форм документов	Диаграмма	Кочнева К.А.		06.12. 2010		14.12. 2010
2.4	Изучение техно-логии работы с документами в системе электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ»	Изучение электронных документов		Отчеты, инструкция по делопроизвод-ству	Описание	Кочнева К.А.		14.12. 2010		30.12. 2010
3. Изучение организационно-технического обеспечения:
3.1	Определение количества средств органи-зационной и компьютерной техники	Изучение документов, наблюдение		Перечень техни-ческих средств, инструкция по эксплуатации многофункцио-нального уст-ройства, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест.	Описание, таблица	Кочнева К.А.		01.01. 2011		09.0 1. 2011

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. Кроме того, рабочая программа служит основанием для составления детального плана-графика выполнения исследовательских работ.

2.2 Анализ документационной деятельности ОАО «ЧТПЗ»

Делопроизводство в Обществе ведется на русском языке за исключениями, установленными федеральными законами и локальными нормативными актами Общества.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

-  наименование организации (автора или корреспондента);

-       наименование вида документа;

-       дата и регистрационный номер документа;

-       дата и индекс поступления;

-       заголовок к тексту (краткое содержание документа);

-       резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-       срок исполнения документа;

-       отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (3)

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Оформление управленческих документов В ОАО «ЧТПЗ» осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 2003 года. ГОСТ Р 6.30. 2003 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов» устанавливает 30 реквизитов, которые необходимы при оформлении документов.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения в ОАО «ЧТПЗ», должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения.

В целом данные правила являются достаточно эффективными. Это обусловлено тем, что правила оформления всех реквизитов подробно описаны, а при оформлении документов допускается альтернативный выбор того варианта оформления, который более удобен автору. Однако, несмотря на то, что в инструкции по делопроизводству установлены и требования к тексту документа, множество документов составляются с излишними фразами и вводными частями.

Для данного предприятия можно воспользоваться ниже приведенными

рекомендациями по совершенствованию процесса оформления документа.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов». Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Документационное обеспечение управления в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации.

В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ ОАО «ЧТПЗ» регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ в ОАО «ЧТПЗ» регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Документационное обеспечение управления в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется на основании инструкции по делопроизводству, которая подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 <#"540559.files/image009.gif">

Рис. 8. Изменение количества документов ОАО «ЧТПЗ» по годам

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 6).

Таблица 6

Анализ объема документооборота ОАО «ЧТПЗ» помесячно

Месяц	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
1	2	3	4	5
Январь	122	186	226	299
Февраль	118	192	209	274
Март	96	124	184	235
1	2	3	4	5
Апрель	107	149	211	219
Май	91	117	107	210
Июнь	94	163	192	308
Июль	102	195	168	312
Август	43	101	185	175
Сентябрь	109	132	243
Октябрь	99	136	191	257
Ноябрь	93	115	189	251
Декабрь	85	142	179	222
Итого	1140	1729	2173	3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

Кроме электронного документооборота на предприятии создана система, которая позволяет вести электронный документооборот с другими организациями, такими как Южно-Уральская железная дорога.

Долгожданный результат был получен при организации электронного обмена данными с АСУ «ЧТПЗ». Специалистам удалось оптимальным образом «состыковать» системы. Затем работники станции Челябинск-Южный и трубопрокатного завода приступили к отладке взаимодействия при осуществлении перевозки. Сегодня информация о «будущей» перевозке или заготовка накладной зарождается из заявки на перевозку и дополняется данными непосредственно из цеха предприятия во время загрузки вагона. Затем она передается в АСУ «ЧТПЗ» и далее - в систему ЭТРАН, минуя «бумажный» носитель по всей цепочке операций. Агент (товарный кассир) станции, получив такую «электронную» заготовку накладной, проверяет ее и производит окончательное оформление комплекта перевозочных документов. Сразу после этого сотрудник ЧТПЗ на своем рабочем месте получает готовую «электронную» квитанцию - подтверждение, что груз принят к перевозке. Так создается предпосылка для исключения «бумажного» носителя и перехода к электронному документообороту.

При этом происходит значительное сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документа в ручном режиме с «нуля», исключаются ошибки при набивке данных вручную, а также исчезает необходимость доставки документа по всей технологической цепочке. Это ведет к сокращению простоя вагонов, экономии средств в части платы за пользование вагонами, а также исключению операций по доставке «бумажных» документов. Иначе говоря, оформление накладных в режиме АСУ-АСУ является взаимовыгодным процессом.

Следующий шаг в развитии электронного документооборота между дорогой и ОАО «ЧТПЗ» - организация работы с использованием электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись, являясь сертифицированным программным средством, позволяет осуществлять юридически значимое взаимодействие при обмене сообщениями в электронном виде без предоставления бумажного документа (заверенного подписью должностного лица и печатью). А это означает полный переход на электронный обмен данными, начиная с заявок на перевозку и учетных карточек и заканчивая ведомостями подачи и уборки вагонов, накопительными карточками и др. документами.

Электронный архив документов - это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам.

Основные функции электронного архива:

−  Создание иерархического каталога документов;

−       Разделение информации по видам документов;

−       Хранение электронных документов(электронных копий документов);

−       Поиск необходимых документов как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа;

−       Доступ к документам на основе прав пользователей;

−       Просмотр документов;

−       Работа с копиями документов;

−       Печать документов;

−       Резервное копирование документов;

−       Администрирование системы (заведение новых пользователей, определение прав доступа и контроль).

Стоить также, заметить, что электронный архив не является заменой системы электронного документооборота, он её функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие этих двух систем, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации изменение, которой не предусмотрено.

Отсюда и вытекают основные отличия хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота:

−  Большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять её не имеют права;

−       Документы находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи используют их электронные копии;

−       Особое внимание уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения защиты информации.

Актуальность создания электронного архива документов обусловлено следующим:

−  Поиск информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;

−       С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах;

−       Информация, хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем;

−       Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с копией;

−       При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;

−       Ни один носитель информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.

2.3 Анализ и рекомендации по совершенствованию системы автоматизации в ОАО «ЧТПЗ»

Челябинский трубопрокатный завод является вертикально-интегрированной компанией, объединяющей производственные мощности в Челябинске (ЧТПЗ) и Первоуральске (Первоуральский новотрубный завод, ПНТЗ).

Документационное обеспечение управления в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации.

В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Анализ работы ОАО «ЧТПЗ» показал, что документооборот в организации не автоматизирован в должной степени, что вызывает значительное увеличение затрат труда и времени.

Недостатки существующей системы управления документооборотом:

−  большая трудоемкость обработки информации;

−       низкая оперативность, снижающая качество предоставления услуг;

−       невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации;

−       несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

−       неимение возможности клиенту самостоятельно следить за своим счетом и управлять набором услуг.

Игнорирование существующих недостатков приводит к росту дебиторской задолженности в связи с тем, что абоненты не могут оперативно отслеживать состояние своего счета и погасить долг в установленные сроки.

В условиях возрастающей конкуренции на рынке телекоммуникаций необходимо внедрение новых информационных технологий, целью которых является исправление изложенных недостатков. Это позволит повысить уровень обслуживания существующих клиентов организации и привлечь новых.

ОАО «ЧТПЗ» в соответствии с Уставом завода общество обязано хранить следующие документы:

устав общества

документы, подтверждающие права общества на имущество

внутренние документы

положение о филиале;

годовые отчеты

документы бухгалтерского учета

протоколы Общих собраний акционеров

бюллетени для голосования

отчеты независимых оценщиков и др.

Таким образом, хранению подлежать большинство документов, создаваемых в организации. Хранение документов в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется по традиционной схеме.

В архив общества передают дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются в архив общества, а хранятся в подразделениях аппарата управления общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

Подразделения аппарата управления общества производят передачу дел в архив общества один раз в год за весь год по графику, составленному отделом архивов, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному начальником службы ДОУ.

Если отдельные дела необходимы подразделениям для текущей работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

В период подготовки подразделением аппарата управления общества дел к передаче в архив общества отдел архивов предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел общества. Все выявленные при проверке недостатки это подразделение обязано устранить.

Прием каждого дела производит работник отдела архивов в присутствии работника службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества. При этом на всех экземплярах описи делают отметку о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел и дату приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник отдела архивов и работник службы делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один экземпляр описи возвращают этому подразделению.

Вместе с делами в архив общества передают информацию о регистрации передаваемых документов, содержащуюся в электронном виде в базе данных АС "Документооборот". Заголовок базы данных включают в опись.

Передачу дела в архив общества оформляют актом приема-передачи, который подписывают работник службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества, передавший дело, и работник отдела архивов, принявший его.

В случае упразднения или реорганизации подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства этого подразделения формирует в период проведения мероприятий по упразднению или реорганизации подразделения все имеющиеся документы в дела, составляет на них описи, оформляет дела и передает их в архив общества независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел упраздняемого или реорганизуемого подразделения аппарата управления общества.

Работники аппарата управления общества при работе с документами могут пользоваться завершенными делами (документами), хранящимися в подразделении (до сдачи их в архив), и делами (документами), находящимися в архиве общества.

Подразделения аппарата управления общества могут выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) заполняют карточки-заместители (их ставят на место выданного дела), в которых указываются отдел и подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме дела (документа).

Дела (документы), хранящиеся в службе ДОУ или архиве общества, могут быть выданы во временное пользование работникам подразделений аппарата управления общества, а также филиалов, иных обособленных структурных подразделений и учреждений общества по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи) только с разрешения начальника этого департамента.

Выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в подразделениях аппарата управления общества и архиве общества, сторонним организациям, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных, следственных и налоговых органов) выдачу (изъятие) документов производят с разрешения президента общества или лица, осуществляющего его полномочия, с оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и акта об изъятии.

Работники аппарата управления общества отвечают за сохранность полученных архивных дел (документов) и использование полученной информации.

Одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права.

Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений

Для совершенствования архивного хранения документов в ОАО «ЧТПЗ» предлагается организация и внедрение электронного архива.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО «ЧТПЗ»

3.1 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ»

В рамках рационализации документооборота ОАО «ЧТПЗ» предлагается совершенствовать технологию документооборота организации.

При этом основным методом совершенствования технологии документооборота должен стать метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе смоделировать организационную деятельность предприятия, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность предприятия, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности предприятия и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного подразделения или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

Реализация данного метода совершенствования документооборота может быть представлена через использование графика документооборота предприятия.

График документооборота организации - это сводный график, составными частями которого являются графики документооборота структурных подразделений (прил.).

В графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур.

Представляется вполне оправданным составление графиков документооборота структурных подразделений с учетом особенностей состава документации и технологии ее обработки в конкретном подразделении. Поэтому наименование граф и их количество в графиках документооборота подразделений будут различными.

График разрабатывается структурными подразделениями под методическим руководством канцелярии и утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

) утверждение документа уполномоченными лицами;

) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

) контроль за исполнением документа;

) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Чтобы рационализировать документооборот, необходимо автоматизировать процесс маршрутизации документов путем добавления модуля «Маршрутизация».

При этом маршрутизация документа может реализоваться в виде списка маршрутов для каждого документа, исполнителя и контролирующего. Кроме того, появиться возможность маршрутизировать документ, как на список персональных записей, так и на список узлов оргструктуры организации. С маршрутом документа связано исполнение или контроль исполнения некоторого задания.

Пользователь, который осуществляет маршрутизацию некоторого задания по документу, называется маршрутизирующий. Информация о том, кто является маршрутизирующем автоматически подставляется в диалоговую форму «Маршрут» и также доступна для исполнителей и контролирующих задания по документу.

Структурными элементами модуля «Маршрутизация» являются блоки:

«Задания»,

«Состояние маршрута»,

«Атрибуты маршрута»,

«Маршрутизация документа на список персон»,

«Маршрутизация документа на узел оргструктуры»

. «Задания»

Задание предполагает осуществление некоторого действия исполнителя, которое задается в одноименном справочнике, связано с маршрутизируемым документом и некоторым пользователем. К наиболее типичным действиям исполнителя относятся:

ознакомиться;

согласовать;

подписать;

подготовить ответ;

проголосовать и т.д.;

доработать;

утвердить;

оплатить;

доработать и т.д.

Все состояния по всем маршрутам и заданиям, всем исполнителям и контролирующим могут отслеживаться в реальном времени. Количество возможных заданий по документу канцелярии не ограничено.

. «Состояние маршрута»

Каждый маршрут для исполнителя и контролирующего выполнение задания по документу может иметь одно из следующих фиксированных состояний:

Направлено;

Ознакомлен;

Исполнено;

Проконтролировано;

Возвращено на доработку.

Переход из одного состояния маршрута исполнения задания в другое происходит по определенным событиям.

В случае, если пользователь загрузил на свою ПЭВМ файл документа из формы «Документы для исполнения заданий», то состояние маршрута меняется с «направлено» на «прочитано».

В случае, если пользователь отредактировал форму «Исполнение задания по документу» и нажал Кнопку «Исполнено», то состояние маршрута меняется с «направлено» или «прочитано» на «исполнено».

В случае, если пользователь отредактировал форму «Контроль исполнения задания по документу» и нажал Кнопку «Проконтролировано», то состояние маршрута меняется с «исполнено» на «проконтролировано».

В случае, если пользователь отредактировал форму «Контроль исполнения задания по документу» и нажал Кнопку «Возвратить на доработку» состояние маршрута меняется с «исполнено» на «возвращено на доработку».

Состояние всех маршрутов исполнения и контроля исполнения заданий по всем документам доступно в объеме, соответствующем правам доступа. Иным пользователям доступны только те маршруты исполнения и контроля исполнения заданий, для которых они были выбраны как «Исполнители» и «Контролирующие» соответственно.

. Атрибуты маршрута

Форма «Маршрут» исполнения и контроля заданий имеет следующие атрибуты:

Исполнитель персона, поле выбора или поиска из списка всех персон типа пользователь, используется для маршрутизации исполнения задания на определенную персону;

Исполнитель узел оргструктуры, поле выбора из всех доступных данному пользователю узлов оргструктуры, используется для маршрутизации исполнения задания на всех персон, входящих в выбранный узел оргструктуры;

Что сделать, значение выбирается из справочника «Действия исполнителя», используется для задания действия, которое необходимо осуществить в процессе исполнения задания;

Приоритет, поле свободного ввода, целочисленная переменная в диапазоне от 1 до 1000, наибольшее значение означает наибольший приоритет;

Форма отчетности, значение выбирается из одноименного справочника, используется для задания того, как исполнитель должен представить отчет об исполнении данного задания;

Дата назначенного исполнения, поле ввода в формате даты, используется для задания даты, не позже которой задание должно быть выполнено;

Контролирующий, поле выбора или поиска из всех персон типа «пользователь», используется для задания сотрудника, который будет осуществлять контроль исполнения задания для данного исполнителя;

Фактическая дата исполнения, поле ввода в формате даты, используется отображения и ввода даты, когда пользователь исполнил задание.

Примечание, поле свободного ввода, символьная переменная, длина до 256 символов.

Форма «Маршрут» исполнения и контроля заданий имеет следующие управляющие элементы:

Кнопка «Выбрать» персону исполнителя, позволяет вызвать диалог для выбора персоны из списка доступных пользователей или найти ее через поиск по фамилии;

Кнопка «Выбрать» узел оргструктуры, позволяет вызвать диалог для выбора узла оргструктуры, для пользователей которого будет маршрутизироваться данное задание;

Кнопка «Выбрать» персону контролирующего, позволяет вызвать диалог для выбора персоны из списка пользователей или найти ее через поиск по фамилии;

Чекбокс «Виден во вложенных узлах оргструктуры», позволяет разрешить или запретить маршрутизацию задания только для выбранного узла или, в т.ч. для всех вложенных узлов оргструктуры в выбранный.

. Маршрутизация документа на список персон (прил. 3).

Маршрутизация документа на список персон применяется в случае, когда есть определенный перечень персон, которые должны стать исполнителями заданий. Для каждой персоны задается свой набор атрибутов исполнения задания. Общее количество персон, для которых определяются задания, ограничено только общим числом пользователей системы. Использование данной функции наиболее удобно, когда список всех исполнителей не велик и эти персоны принадлежат разным узлам оргструктуры.

. Маршрутизация документа на узел оргструктуры (прил.3)

Маршрутизация документа на узел оргструктуры применяется когда необходимо осуществить массовую маршрутизацию заданий по документу всем персонам, принадлежащим к указываемым узлам.

Таким образом, в рамках рационализации системы документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ» предлагается совершенствовать технологию документооборота организации:

внедрить график документооборота предприятия,

использовать автоматизированный модуль «Маршрутизация».

3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

Реализация выше предложенных мероприятий позволит добиться существенного улучшения документационного обеспечения, как с качественной, так и с количественной, а также с экономической точки зрения.

В частности мероприятия будут способствовать эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации.

Если говорить об эффекте от внедрения автоматизированной системы маршрутизации документов, то он складывается из двух основных частей:

) Прямой эффект от внедрения автоматизированной системы, поддающийся количественным подсчетам:

.1 Экономия средств:

на расходные материалы (бумагу);

на оборудование (копировально-множительную технику и др.);

на доставку информации в бумажном виде;

на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

.2 Экономия рабочего времени сотрудников:

на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);

на прохождение документов;

на поиск нужных документов;

на повторное использование документов.

Данные западных консалтинговых компаний дают возможность предположить повышение эффективности в следующей пропорциональности (см. табл. 7)

Таблица 7

Сравнение показателей эффективности традиционных и автоматизированных маршрутов документов

Работа по традиционным маршрутам	Работа по электронной маршрутизации
около 15% всех документов безвозвратно теряется	рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%
до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов	время обработки одного документа уменьшается более чем на 75%
для каждого документа создается в среднем 19 его копий	время создания нового документа сокращается на 20-30% (благодаря быстроте поиска и наличию прототипов)

) Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам.

.1 Ускорение прохождения документов. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

.2 Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

.3 Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ.

.4 Формирование единого информационного пространства в масштабах организации.

.5 Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.).

Таким образом, рационализация документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления бизнес-процессами организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ понятия и сущности документационного обеспечения деятельности предприятия позволил сделать следующие выводы.

Деятельность предприятия невозможна без документационного обеспечения, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основными задачами делопроизводства является документирование, организация работы с документами, систематизация архива. При этом документооборот или движение от момента их создания до момента окончания работы с ними включает два контура: внешний и внутренний.

Организационное проектирование (сокращенно «оргпроектирование») - научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. rationalis - «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления (9, с. 272).

Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов - один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.

Анализ сущности работы служб документационного обеспечения управления показал, что данной службой является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами (например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.).

Основными задачами данных служб является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации. Для решения данных задач службы документационного обеспечения управления реализуют ряд функций, создают специальные структуры. При этом форма организации делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Для расчета численности данной службы используются такие показатели, как норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма обслуживания, норма времени обслуживания.

Для оценки эффективности работы служб ДОУ используют количественные и качественные показатели.

Анализ технологии обработки документов показал, что она основана на использовании стандартов трех уровней: ГОСТ Р ИСО 15489-102007, стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ, стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами.

На уровне предприятия устанавливается единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними, который закрепляется инструкцией по делопроизводству. При этом отдельно указываются принципы работы с документами на входе, выходе и внутри предприятия.

Анализ документационного обеспечения деятельности ОАО ЧТПЗ показал, что, с организационной точки зрения функционирование системы делопроизводства предприятия обеспечивается канцелярий, в состав которой входят: инспекция по контролю группы обработки входящих, внутренних и исходящих документов, экспедиция, секретариат. На предприятии принята инструкция, согласно которой организована система делопроизводства, в том числе оформляются документы.

Анализ документооборота компании за последние 3 года показал тенденцию к его росту.

Делопроизводство на уровне канцелярии автоматизировано с помощью документоориентированной корпоративной информационной системы (DIS: class), которая включает несколько функциональных модулей.

Однако выявлен ряд проблем документационного обеспечения:

) огромное количество различных документов;

) большое число документов, применяемых в процессе управления;

) частое дублирование учетно-отчетных данных;

) нерациональная организация документооборота, сложившаяся из традиционных маршрутов документопотоков;

) низкий уровень техники хранения и использования справочно-информационного банка данных по документам.

В рамках рационализации системы документационного обеспечения деятельности ОАО ЧТПЗ предлагается совершенствовать технологию документооборота организации:

внедрить график документооборота предприятия,

использовать автоматизированный модуль «Маршрутизация».

Реализация выше предложенных мероприятий позволит добиться существенного улучшения документационного обеспечения, как с качественной, так и с количественной, а также с экономической точки зрения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Опубликованные источники

1. Федеральный закон от 27 декабря 2002 № 184-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О техническом регулировании»

2.       Постановление Госстандарта РФ от 30.01.2004 № 4 «О национальных стандартах Российской Федерации»

.        ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

.        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.

Литература

5.   Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство / А.И. Алексенцев. - М.: Высшая школа, 2007. - 363с.

6.       Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 184 с.

.        Байкова, И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2008. - 352с.

8.   Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина. - Волгоград: ВолГУ, 2007. - 177с.

9.       Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - 416с.

.        Бобылева, М.П. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности // www.fingazeta.ru

.        Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: ТЕРМИКА, 2004. - 172 с.

.        Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. - 2007. - №6. - С. 10-15.

.        Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - М.: Феникс, 2010. - 320с.

.        Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления // #"540559.files/image010.gif">

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Организация контроля исполнения

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма журнальной регистрации исходящих документов

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96	15.04.2010	Администрация Тюменской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

Форма журнальной регистрации входящих документов

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	25.03.2010	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала "Правоведение"	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2010	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2010

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Регистрационно-контрольная карточка лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА	ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА	ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА	ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

Оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ			ДАТА				ИСХОД №
КОМУ							№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА								КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №				ОПИСЬ №	ДЕЛО №

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Схема направления движения потоков исходящих документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Контроль исполнения документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Техническое задание на создание автоматизированной системы

1. Общие сведения

Настоящее техническое задание определяет основные требования к выполнению работ по развитию системы делопроизводства и документооборота в ОАО «ЧТПЗ».

2. Назначение проведения работ

Работы проводятся с целью

организации в ОАО «ЧТПЗ» централизованного архива документов предприятия в виде иерархии папок/рубрикаторов;

совместное использование и редактирование документов;

оперативный обмен информацией;

хранение и контроль версий документов;

быстрый поиск нужной информации;

централизованное управление архивом и правами доступа к документам.

На первом этапе планируется установка программы на компьютеры канцелярии (5 рабочих мест);

Количество рабочих мест сотрудников, работающих с документами, которые в дальнейшем могут быть подключены к системе - до 50;

Документооборот в год (общее количество документов: входящие, исходящие и внутренние) - около 25 тыс. документов.

3. Требования к результатам работ

Общесистемное программное обеспечение в ОАО «ЧТПЗ»:

OS: Microsoft Windows Server 2003, СУБД Microsoft SQL Server 2000 (используется как платформа для 1С: Предприятие 7.7);

рабочие станции: большая часть - Windows 2000 Professional (SP4) (80% компьютеров) и частично Windows XP Professional (SP2).

Описание имеющейся аппаратной части:

имеется сервер: HP NetServer E60, P-III-500, 1 Gb. RAM, HDD 2*36 Gb;

в ближайшее время будет установлен: HP DL 380, Xeon 3,2*2шт., 1 Gb. RAM, HDD 2*144 Gb;

рабочие станции: Celeron-600, 128 Mb. RAM, HDD 8 Gb.

4. Требования к надежности

Подсистема должна функционировать с возможными перерывами на техническое обслуживание в нерабочее временя. Для проведения сложных (ресурсозатратных) функций администрирования и настройки допускается монопольный режим функционирования ядра системы делопроизводства и документооборота (без обслуживания клиентов в это время).

Надежность функционирования подсистемы должна быть предусмотрена по следующим направлениям:

-  обеспечение живучести;

-       обеспечение устойчивого функционирования.

5. Требования к живучести подсистемы

Подсистема должна функционировать с учетом требований к живучести, приведенных в следующей таблице (соотношение отказов элементов системы с отказом персонального компьютера):

№ п/п	Вид отказа	Работоспособность системы	Метод устранения (время устранения)
1	Отказ оборудования сервера	Отказ	Ремонт или замена сервера (48 часов)
2	Отказ сетевого оборудования	Работает только клиент на сервере	Ремонт или замена неисправного оборудования (24 часа)
3	Отказ	Переустановка операционной системы сервера (24 часа)
4	Отказ серверной части системы	Отказ	Восстановление серверной части системы (24 часа)
5	Отказ оборудования рабочей станции	Работают оставшаяся часть клиентов	Ремонт или замена оборудования рабочей станции (24 часа)
6	Отказ операционной системы рабочей станции	Работают оставшаяся часть клиентов	Переустановка операционной системы рабочей станции (24 часа)
7	Отказ клиентской части системы	Работают оставшаяся часть клиентов	Для N клиентов (N*8 часов)
8	Отказ периферийных устройств (принтер и т.п.)	Не выполняются функции, связанные с отказавшими устройствами	Устранение причины отказа (8 часов)
9	Отказ базы данных (повреждение носителя файлов базы данных )	Отказ	Ремонт или замена носителя, восстановление базы данных (48 часов)

Обеспечение устойчивого функционирования

В период функционирования системы должны выполняться следующие механизмы, которые в совокупности с организационным обеспечением эксплуатации ориентированы на повышение устойчивости ее функционирования:

создать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет;

выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений;

хранить все версии документов и вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;

проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

управлять правами пользователей и устанавливать различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей;

использовать технологию "WebPortal" для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

6. Требования к защите информации

При выполнении работы необходимо руководствоваться требованиями Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года №149 - ФЗ

7. Порядок контроля и приемки работ

Оформленная надлежащим образом отчетность предоставляется Заказчику для рассмотрения. Замечания по результатам работ, выявленные Заказчиком, устраняются Исполнителем немедленно. Если при выполнении работ возникли разногласия между Исполнителем и Заказчиком (или другими заинтересованными организациями), то составляется протокол разногласий (форма произвольная) и конкретное решение принимается в установленном порядке. После согласования проект утверждается Заказчиком, что подтверждается актом приемки-сдачи работ.

8. Сроки выполнения работ

Работы выполняются с момента заключения государственного контракта в течение одного месяца.

СОСТАВИЛИ

Наименование организации, предприятия	Должность исполнителя	Фамилия имя, отчество	Подпись	Дата
ОАО «ЧТПЗ»

СОГЛАСОВАНО

Наименование организации, предприятия	Должность исполнителя	Фамилия имя, отчество	Подпись	Дата
ОАО «ЧТПЗ»

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

Параметры	Системы автоматизации делопроизводства и документооборота
	Company Media	БОСС-референт	Optima Workflow	Documentum	LanDocs	ДЕЛО
На кого рассчитана система?	Средние и крупные организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Крупные организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Государственные предприятия
Соответствие ГСДОУ?	Да	Да	Нет	Нет	Да	Да
Структура организации
Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов?	Да	Да	Да	Да	Да	Нет данных
Возможно, ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга)?	Да	Нет	Да	Да	Нет	Нет
Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное)?	Да	Да	Да, список замещающих должен быть определен администратором системы	Нет	Да, список замещающих должен быть определен администратором системы	Да
Поддержка динамично меняющихся структур организации?	Да	Да	Да, на основе переопределения бизнес-ролей	Да	Нет	Нет
Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы?	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Нет
Возможна ли печать подготовленных документов на гандартных бланках?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Возможно ли создание документов по шаблонам?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Возможно ли формирование личных подборок документов?	Да	Да3	Да	Да	Нет	Нет
Возможно ли ведение
архива документов	Да	Элементы	Да	Да	Да	Да
организации?
Поддерживаемые схемы документооборота
Горизонтальная?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Вертикальная?	Да	Элементы	Элементы	Да	Элементы	Элемен-ты
Внешняя (входящая, исходящая корреспонденция)?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
«Сквозное» делопроизводство?	Да	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет
Учет движения бумажных документов и их копий?	Да, с автоматическим ведением журнала с рабочего места делопроизводителя	Нет	Нет	Нет	Нет	Да, выполняется дело производителем
Регистрация и контроль исполнения документов
Соответствие РКК документов и механизмов работы с ними стандартам?	Да	Да	Нет	Нет	Да	Да
Возможно ли указание ссылок одних документов на другие?	Да	Да, без автоматического создания об ратных ссылок	Элементы	Да	Элементы	Да
Возможны ли ограничения на права сотрудника регистрировать документ в системе?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Существуют ли гибкие средства идентификации сотрудника?	Да	Элементы	Да	Да	Элементы	Элементы
Хранится ли в системе информация о номенклатуре дел организации?	Да	Элементы	Нет	Нет данных	Элементы	Да
Возможно ли ведение номенклатуры дел подразделениям или филиал	Да	Нет	Нет	Нет данных	Нет	Нет
Возможна ли рассылка распорядильных документов в филиалы организации?
	Да	Нет	Да	Да	Нет	Нет
Возможно ли назначение исполнителем документа сотрудника другой организации или филиала?	Да	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет
«Сквозной документооборот»
Возможен ли в системе «Сквозной документооборот»?	Да	Нет	Элементы	Нет данных	Нет	Нет
Возможно ли получение информации о регистрации документа направленного в другую организацию (не зависимое подразделение, филиал)?	Да, автоматически	Вручную	Нет	Нет данных	Нет	Нет
Возможно ли получение сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (не исполине сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (не зависимое подразделение, зависимое подразделение, филиал)?	Да, автоматически	Вручную	Нет	Нет данных	Нет	Нет
Возможна ли автоматическая регистрация входящего документа на основании исходящего, полученного из филиала, независимо го подразделения?	Да	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет
Исполнение и контроль
Существует ли возможность получения сводной информации по исполнительской дисциплине?	Да	Да	Да	Нет	Да	Да
Возможно ли получение выборок по исполнительской дисциплине и формирование отчетов?	Да	Да	Да	Нет	Да	Да
Возможно ли визирование документов и направление на ознакомление?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Возможно ли участие в процессах визирования-ознакомления сотруд-ников независимых подразделений или филиалов?	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Нет
Как производится доставка уведомлений?	Специальная система доставки и оповещения	Почта	Почта	Почта и встроенные механизмы	Почта	Почта