Информационные системы учета

Дипломная работа

Информационные системы учета

Введение

информационный учет данные

Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам бухгалтерского учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

В новом качестве бухгалтер может быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком».

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных персональных компьютеров - необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют экономические системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятий, организации, фирмы.

Традиционно включаются функции управления подготовкой производства, планирования, материально-технического снабжения и сбыта (маркетинга); ведение бухгалтерского учета и осуществление бухгалтерской деятельности, реализации и сбыта готовой продукции, а также решение кадровых вопросов. В теории компьютерной обработки они называются функциональными подсистемами. Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации.

Бухгалтерский учет хозяйствующих субъектах в условиях рыночных отношений приобретает особое значение. Он строится на основе общих принципов и положений, закрепленных в Стандартах бухгалтерского учета, Генеральном плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов, изданных в соответствии с Законами Республики Казахстан «О бухгалтерском учете», «О налогах и других обязательных платежах в бюджет», а также инструкций, положений и рекомендаций, изданных конкретными органами Республики Казахстан по бухгалтерскому учету. Причем, действующая в республике система бухгалтерского учета соответствует Международным бухгалтерским стандартам.

Данные учета используются для оперативного руководства работой хозяйствующий субъектов и их структурных подразделений, для составления государственной финансовой отчетности, экономических прогнозов и текущих планов и, наконец, для изучения и исследования закономерностей развития экономики страны.

В современных условиях хозяйствования практически невозможно управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без своевременной, полной и достоверной экономической информации, которую дает только четко налаженная система учета.

Работники экономической службы и, в первую очередь, персонал бухгалтерии, должны хорошо знать всю систему учета и отчетности, упрощать и удешевлять ее, строго соблюдать положения, инструкции и другие нормативные акты, регламентирующие деятельность субъекта, организацию бухгалтерского и налогового учета.

Владельцы и трудовые коллективы предприятий всех отраслей экономики заинтересованы в бережном и рациональном расходовании сырья и материалов, сокращении отходов производства, устранении потерь, увеличении производства конкурентноспособной продукции, повышении ее качества, снижении себестоимости, сохранении окружающей среды. При этом нельзя недооценивать значение бухгалтерского учета в борьбе с бесхозностью, незаконным и нерациональным расходованием и хищением материальных ценностей, денежных средств и других ресурсов предприятия. Важна роль бухгалтерского учета в деле правильного определения размеров платежей подоходного и других налогов, сборов и отчислений, направляемых на формирование бюджета Республики Казахстан, пенсионного, дорожного и других фондов.

Размеры этих платежей определяются самими хозяйствующими субъектами на основе установленных государством нормативов и формируются по данным бухгалтерского и налогового учета.

Не менее важно, чтобы каждый субъект имел бухгалтерию, укомплектованную высококвалифицированными специалистами, и, в первую очередь, высокую квалификацию должен иметь главный бухгалтер. От четкой и слаженной работы бухгалтерии во многом зависит экономическое состояние субъекта, своевременность платежей в бюджет, расчеты с покупателями и заказчиками и другое.

Единая бухгалтерия призвана вести учет затрат на производство, калькулировать себестоимость произведенной продукции, работ и услуг, составлять отчетность о производстве и себестоимости продукции. Система субсчетов и счетов аналитического учета осуществляется субъектами самостоятельно, исходя из специфики отрасли экономики и организации производства. В результате новой системы организации учета затрат на производство, появляется возможность получить достоверные данные о затратах на производство по статьям и элементам затрат, точно определить себестоимость производимой продукции, работ или услуг, составить установленную владельцем предприятия и государством отчетность. Производственная бухгалтерия готовит материал для принятия различных управленческих решений. Учет и калькулирование в производственной бухгалтерии носят закрытый характер.

Новая система бухгалтерского учета, принятая в Казахстане, позволяет сделать предприятия более открытыми, а, следовательно, и наиболее предпочтительными для внутренних и внешних инвесторов, что положительно скажется, в конечном итоге, на общем подъеме всей экономики республики.

Основная цель данной дипломной работы - совершенствование информационных систем в бухгалтерском учете.

Задачи дипломной работы:

-        проведение экономического анализа функционирования информационных систем в бухгалтерском учете;

-        постановка и разработка проектных решений, связанных с совершенствованием обработки экономической информации в системах бухгалтерского учета на базе использования современных средств вычислительной техники, экономико-математических методов и рациональной технологии;

         разработка собственного программного продукта по задаче «Учет наличности в кассе».

1.Аналитическая часть

.1 Технико-экономическая характеристика компьютерной бухгалтерии

.1.1 Организационная структура и объект управления фирмы «ПлюсМикро»

Фирма «ПлюсМикро» была зарегистрирована в 1987 году как научно-технический кооператив и в 1991 году как товарищество с ограниченной ответственностью. Основная область деятельности фирмы - информационные технологии: разработка программного обеспечения, компьютерной сети, системная интеграция, автоматизация бухгалтерского учета и организационного управления. Количество работающих - около 60 человек. В других регионах фирма ПлюсМикро представлена дочерними компаниями и представительствами в Москве, Новосибирске, Алматы и Астане.

Фирма ПлюсМикро является официальным партнером компаний Oracle, TOSHIBA (авторизованный дилер) и SIEMENS.

Фирма начала свою деятельность с простой программы, ориентированной на очень ограниченный ресурс тогдашних компьютеров. Тем не менее, некоторые идеи, заложенные изначально, оправдали себя и в последующих версиях.

В настоящее время основной продукцией фирмы является пакет программ «Компьютерная бухгалтерия Лука», первая версия которой была разработана в 1988 году. Основные программные продукты:

1.       Лука Pro представляет собой мощный пакет для автоматизации экономических и управленческих задач средних и крупных предприятий и организаций с любой формой собственности и любой отраслевой принадлежности. Программа оснащена мощным генератором отчетов и конструктором экранных форм и поддерживает распределенную обработку данных. Вся стоимость проекта зависит в основном от объема внедренческих работ и услуг по обучению персонала. Лука Pro - программа, независимая в тех случаях, когда требуется подробнейшая многомерная аналитика, поддержка нескольких стандартов учета, работа с распределенными базами данных, обеспечение высокого быстродействия при работе большого количества пользователей в сети.

2.       Лука Бизнес представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение в виде набора модулей для автоматизации всех участков учета, включая такие как «Жилой дом на балансе» или «Цех питания» на промышленных или торговых предприятиях.

.        Лука Бюджет представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение в виде набора модулей для автоматизации всех участков учета в государственных учреждениях.

В 1995 году фирма приступила и в 1997 году закончила разработку Системы Комплексного Управления Налоговыми Службами (АИС СКУНС). Работа была выполнена по заказу Налогового комитета РК. Основные принципы, положенные в основу системы:

·   возможность групповой работы;

·   комплексность решений;

·   открытость;

·   гибкость.

АИС построена как распределенная корпоративная информационная сеть, узлами которой являются все учреждения Налоговой Инспекции области и другие организации, в которых возникает и обрабатывается информация. Каждый узел сети выполняет специализированные функции, но для их выполнения может использовать информацию, накопленную или обработанную в других узлах сети.

К системе подключены таможенное управление, управление юстиции, бюджетный банк. Список подключаемых организаций может не ограниченно расширяться, так как в Системе предусмотрено стандартное подключение поставщиков информации.

ИНИС РК разрабатывается по заказу Министерства Государственных Доходов Республики Казахстан. Объектами автоматизации являются подразделения налоговых органов страны. В первую очередь система предназначена для решения четырех основных задач:

1.       регистрация налогоплательщиков;

2.       ведение лицевых счетов;

.        организационное управление;

.        поддержка принятия решений.

Фирма ПлюсМикро также оказывает услуги по проектированию, монтажу и наладке локальных вычислительных сетей, установке сетевых операционных систем (Windows NT, Novell NetWare) и их обслуживанию.

В 1997 году фирма открыла информационный WWW- сервер, на котором широко представлена информация о фирме, ее проектах, и решениях и о городе Караганды.

Фирма является провайдером услуг Internet, оказывая полный спектр Internet-сервиса: доступ к сети, электронная почта, FTP, хостинг, разработка и оформление сайтов.

ПлюсМикро имеет свой магазин, через который реализуются вычислительное и копировально-множительное оборудование, кассовые аппараты, сопутствующие товары и расходные материалы.

Фирмой оказываются также следующие виды услуг:

·   ремонт, гарантийное и послегарантийное обслуживание средств вычислительной техники;

·   ремонт и обслуживание копировально-множительной техники TOSHIBA;

·   ремонт, обслуживание, ввод в эксплуатацию контрольно-кассовых аппаратов с фискальной памятью и фискальных карт на правах ЦТО;

·   сборка и модернизация компьютеров на заказ;

·   установка и настройка нестандартного программного обеспечения и оборудования:

·   обучение компьютерной бухгалтерии Лука. Курс пользователя от 24 часов;

·   обучение компьютерной бухгалтерии Лука. Курс администратора и разработчика приложений - от 32 часов.

Организационная структура фирмы представлена на рисунке 1.

Организационная структура фирмы «ПлюсМикро»

Рис.

Должностные обязанности:

·   Отдел разработки программных проектов: проектирование, разработка и внедрение программных проектов, разработка архитектуры систем, постановка задач;

·   Отдел внедрения экономических приложений: разработка, внедрение, сопровождение приложений экономического характера, подготовка документов, инструкций, постановка задач;

·   Отдел разработки программных проектов /Подразделение внедрения программных проектов/: разработка и сопровождение программной документации, внедрение и разработка программного обеспечения.

1.2 Компьютерные бухгалтерские программы

Программный комплекс "АЛТЫН" - это группа программ для автоматизации бухгалтерского учета на любых предприятиях с разной численностью, разными видами деятельности и разными формами собственности: малых и крупных, коммерческих и бюджетных, производственных, торговых, строительных и прочих предприятий. Основное отличие АЛТЫН'а от других бухгалтерских программ, представленных на казахстанском рынке, в том, что «АЛТЫН» не относится к «инструментальным» системам, а является законченной бухгалтерской программой, не требующей дополнительных настроек и поддержки программистов как в начале внедрения, так и в процессе эксплуатации.

Программный комплекс «АЛТЫН»:

-        это полное соответствие казахстанскому законодательству,

-        это полное отсутствие трудоемких расчетов,

         это максимальная автоматизация ввода бухгалтерских проводок,

         это готовые, содержательные документы, красивые, привычные и легко читаемые,

         это быстрый старт и эффективная дальнейшая работа,

         это уникальная возможность получения бухгалтерских документов на государственном языке.

Компьютерная бухгалтерия «АЛТЫН» делится на три модуля:

-        «АЛТЫН» - общая бухгалтерия,

-        «АЛТЫН» - основные средства,

         «АЛТЫН» - расчет зарплаты.

Все модули связаны между собой, но могут работать в автономном режиме, если пользователь по каким-то причинам не использует весь комплекс полностью. Компаниям с несколькими рабочими местами (компьютерами) рекомендуется использовать сетевую версию.

«АЛТЫН» - общая бухгалтерия.

Позволяет оформлять первичные документы: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и требования в банк, счета-фактуры, накладные на перемещение и отгрузку товаров и др. Процесс подготовки первичных документов сопровождается бухгалтерскими проводками, которые автоматически попадают в журнал проводок. Попутно бухгалтер получает «Кассовую книгу», журналы-ордера, расшифровки о движении наличности, книгу складских остатков и журнал регистрации счетов-фактур. Обработка входящих документов (накладные на приход товаров, сырья, материалов, авансовые отчеты, акты на полученные от поставщиков услуги, на списание ТМЦ, производственные и накладные расходы и др.) осуществляется с помощью функции «типовые проводки», и эти проводки также пополняют журнал. Кроме того, в журнале записываются проводки по функции «закрытие счетов». После выполнения необходимых расчетов в дополнительных модулях: «зарплата» и «основные средства» сформированные проводки переносятся в основной модуль и оказываются в журнале проводок.

Таким образом, в журнале собираются все бухгалтерские проводки, обеспечивающие получение множества документов, ведомостей, расшифровок, таблиц, среди них Главная книга, Баланс, Шахматка, журналы-ордера по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками, покупателями, расшифровка дебиторско-кредиторской задолженности, ведомости складского учета товаров и материалов, карточки аналитического учета по каждому объекту аналитики. Каждый из документов можно получить за любой интервал времени и на любой момент времени, и когда учет ведется оперативно, любая информация (о состоянии расчетов, объемах реализации, движении товаров, остатках) доступна ежедневно. Группировка объектов аналитики (товар, подотчетное лицо, поставщик, клиент) осуществляется с помощью балансовых счетов, субсчетов первого или второго порядков, а также по участкам, подразделениям, цехам, отделам, номенклатурным группам.

Очень удобно работать и с журналом проводок, т.к. всегда на экране монитора появляется любая его часть по желанию пользователя: проводки по дебету или кредиту любого счета, по дебету одного, кредиту другого, с начала года или с учетом заданного интервала времени, с итоговыми результатами, с возможностью печати.

Программное обеспечение обладает эффективными средствами контроля и позволяет легко ориентироваться как опытным, так и начинающим бухгалтерам.

«АЛТЫН - зарплата»

Это самый первый рабочий модуль «АЛТЫНа», современный инструмент, которому уже несколько лет нет аналогов. И на небольших предприятиях, и на очень крупных, с численностью до нескольких тысяч трудящихся, программа покорила бухгалтеров своей гибкостью, универсальностью, наличием всех необходимых функций. «АЛТЫН» хранит архивные данные последних лет работы, имеет «досье» на каждого сотрудника компании, массу информации о доходах, налогах, пенсионных вкладах. Расчеты происходят в считанные секунды и учитывают все предусмотренные правилами бухучета, виды начислений и удержаний, будь то зарплата ученого или медика, шахтера или геолога, строителя или пекаря. Бухгалтеру доступны настройки в отношении налогового законодательства: по расчетам подоходного налога с учетом усредняющего коэффициента (или без него), с резидентов и нерезидентов РК, исчисление социального налога, также удержание пенсионных взносов и автоматическая передача данных в централизованную программу ГЦВП. И, конечно, расчет оплаты по больничным листам и отпускных, удержание по исполнительным листам, ссуд, кредитов, перечисление вкладов в сбербанки и т. д. и т.п. И, как результат расчета, большой набор выходных документов (своды, «квитки», ведомости, реестры, справки), способный удовлетворить самого взыскательного бухгалтера, руководителя и даже каждого сотрудника в отдельности.

«АЛТЫН» - основные средства

Модуль осуществляет учет основных средств, фиксированных активов в бухгалтерском учете, а также в целях налогообложения.

Программа имеет картотеку, в которой хранится история каждого объекта учета. Объектами учета могут быть машины и механизмы, здания и сооружения, оборудование и транспорт, а также земельные участки, библиотечный фонд, продуктивный скот, музейные ценности, нематериальные активы и т.д. Инвентарная карточка дает сведения о первоначальной, текущей стоимости, сумме износа, информацию о технических характеристиках, дате ввода в эксплуатацию, методе расчета амортизации, сроке предполагаемой эксплуатации (срок полезной службы), ликвидационной стоимости, группе налоговой амортизации, норме расчета амортизации. Методы расчета амортизации возможны любые, принятые казахстанскими СБУ: прямолинейный, производственный, кумулятивный, метод уменьшающегося остатка. Все операции, которые, происходят с основными средствами, обрабатываются программно, и при этом оформляются первичные документы на поступление, выбытие, перемещение объектов (акты, ведомости), и автоматически составляются бухгалтерские проводки. Предусмотрены функции расчета налоговой амортизации для исчисления подоходного налога с юридических лиц по каждому объекту индивидуально, по налоговым группам, в целом по предприятию, налога на имущество, транспорт, землю. Выходными документами являются ежемесячные или сводные (ежегодные) ведомости-расчеты, инвентаризационные описи, по амортизации, переоценке. Модуль "Основные средства" (версия под Windows) самый «молодой» в составе «АЛТЫНа» и сама жизнь подсказала, каким ему быть.

Отличия ПК "АЛТЫН" от других бухгалтерских программ:

-        программа полностью настроена на Казахстанское законодательство, включая самые сложные виды учета, аналитики и расчета, не требует настройки и поддержки документов и отчетов со стороны программистов;

-        очень проста в работе, легко и быстро внедряется самим бухгалтером;

-        низкие цены, т.к. почти все затраты на программу разовые - только при приобретении;

-        бесплатные консультации по телефону, электронной почте, в офисе - постоянно, на весь срок эксплуатации.

 «1С: Бухгалтерия»

Фирма «1С» специализируется на дистрибуции, поддержке и разработке компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. Основанная в 1991 году, «1С» - чисто российская фирма, опирающаяся исключительно на собственные профессиональные успехи. «1С» поставляет со своего склада через самую развитую в СНГ партнерскую сеть полный спектр программ для офиса и дома, насчитывающий в настоящее время более 1500 позиций.

В Казахстан эту программу распространяет алматинская фирма «Сет». Специалисты этой фирмы подстраивают программы под казахстанские стандарты и распространяют ее через дистребьютеров. В г.Караганды насчитывается около 8 дистребьютеров программы, которые не только внедряют компьютерную бухгалтерию на фирмах, но и знакомят работников этих фирм с работой программ.

«1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения. Программа используется как для простого, так и для сложного учета. Самое простое использование - это ввод проводок, получение обороток, карточек счетов, главной книги, ведение кассы, банка, печати платежных документов, выдача отчетов для налоговых органов.

Полностью возможности программы раскрываются при ведении аналитического учета. В торговых фирмах это в основном учет наличия и движения товаров, расчеты с покупателями и поставщиками, учет валюты, учет договоров. В производственных фирмах - в основном учет материалов, склад, учат основных средств, готовой продукции. Программа ведет учет в количественном и суммовом выражениях.

В новой версии 7.7 системы 1С: Предприятие включен ряд дополнительных функциональных возможностей, позволяющих сделать работу с программой более удобной:

-        предусмотрен ряд гибких решений для бухгалтерского учета, механизм оптимизации обработки данных по наиболее часто используемым критериям;

-        реализован интеллектуальный механизм конфигурирования системы;

-        имеется ряд мастеров, облегчающих перенастройку системы малоподготовленному пользователю;

-        новшеством является также включение в ее состав средств визуального проектирования, возможность глубокой адоптации пользовательских интерфейсов к требованиям конкретного пользователя;

-        в данную версию включены средства для создания внешних компонентов.

Программа ЛУКА.Бизнес предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций. Алгоритмы работы типизированы и соответствуют текущему законодательству РК для небюджетной сферы. Типизированы также распределение прав и обязанностей по категориям персонала, участвующего в учетной работе. Все категории персонала используют совместно одну общую информационную базу, благодаря чему достигается высокая эффективность коллективной работы.

Все модули программы могут быть установлены на одном или, при работе в сети с выделенным сервером, на разных компьютерах в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками предприятия.

Таблица 1. Категории персонала и доступные функции

При рассмотрении пакета необходимо знать следующие понятия:

Соглашения:

Здесь коротко описаны основными принципы, которыми руководствовались разработчики при создании программы.

План счетов:

Используется два плана счетов. Бухгалтерский учет ведется в терминалах

синтетического плана счетов, который соответствует плану счетов установленному законодательством РК. Налоговый учет ведется с помощью вспомогательного плана счетов, специально разработанного для данной версии программы.

Счета первого уровня плана счетов имеют трехзначные цифровые обозначения, счета первого уровня второго плана счетов имеют двухзначные цифровые обозначения. Кроме того, в номер счета в качестве префикса включен номер плана счетов. Номер плана счетов отделяется символом «\» (обратный слэш), а обозначения счетов следующих уровней (субсчета) отделяется от номера счета и между собой символом «.» (точка).

Объекты калькуляции:

Объекты калькуляции - это учетные регистры, в которых суммируются затраты и доходы субъекта с целью определения себестоимости изготовленной продукции и выполненных работ для экономического анализа. В этой версии стандартно определены следующие объекты калькуляции:

-    администрация;

-        основное производство;

         вспомогательное производство.

Статьи затрат:

Статьи затрат представляют собой еще один набор учетных регистров для накапливания информации о всех расходах предприятия. Выделяют следующие статьи затрат:

-    основные расходы;

-        коммунальные платежи;

         организационные расходы;

         расход материалов;

         налоги и штрафы;

         расходы на полученные услуги;

         прочие расходы.

Меню:

Главное меню программы имеет одинаковый состав опций для всех участков учета:

-    база данных

-        объекты

         картотеки

         НСИ

         Операции

         Отчеты

         Сервис

База данных - набор основных операций с базой данных:

-    пользователи - выбор участка учета

-        открыть - открывает базу данных

         помощь - открывает файл с вспомогательной информацией

         выход - заканчивает сеанс работы с базой данных.

Объекты - доступ к базовым информационным объектам программы:

-    планы счетов - выбор текущего плана счетов

-        счета - открывает текущий план счетов

         главный журнал - открывает главный журнал в соответствии с установленной рабочей датой и текущим планом счетов

         рабочая дата - открывает календарь для установки рабочей даты (если дата по часам реального времени не соответствует учетному периоду)

         единицы измерения - открывает справочник единиц измерения

         курсы валют - открывает справочник валют

         текстовый редактор - открывает текстовый редактор

Картотеки - открывает доступ к общим для всех участков учета справочникам.

НСИ - открывает доступ к справочникам только для данного участка учета.

Операции - открывает доступ к журналам регистрации хозяйственных операций, характерных только для данного участка учета.

Отчеты - открывает доступ к отчетам, характерным только для данного участка учета.

Сервис - набор общих сервисных функций, настройка общих параметров программы, ввод индивидуальных характеристик субъекта, ввод начальных значений учетных объектов.

ЛУКА.Бизнес представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение для автоматизации всех участков учета на промышленных и торговых предприятиях.

От других распространенных пакетов программ ЛУКА.Бизнес отличается следующими свойствами:

-    в одной программе доступны средства для работы со всеми участками бухгалтерского учета на общей базе данных на одном или на нескольких компьютерах в локальной сети. Это комплексное решение и если все хозяйственные операции зарегистрированы, то никаких дополнительных действий (расчетов, сводов, экспорта записей и пр.) для получения всей бухгалтерской, налоговой и управленческой от четности больше не требуется;

-        в полном объеме поддерживаются операции налогового учета в соответствии с текущим законодательством РК;

         для каждого вида документов (хозяйственных операций) существует отдельный журнал и свое меню управления программой. Это позволяет организовать на каждом рабочем месте работу только со своими первичными документами, разделяя между сотрудниками права доступа, ответственность и обязанности. Во всех случаях оформления операций требующих данных более чем из одного документа, легко открыть любой дополнительный журнал. Например, приходуя импортный товар и работая с журналом накладных прихода сослаться на запись журнала таможенных деклараций;

         работа пользователей заключается в оформлении первичных

документов (выписка счетов, накладных и пр.). Каждому реальному документу соответствует регистрационная запись в журнале документов. По мере исполнения документов автоматически формируются и отражаются (проводятся) на регистрах бухгалтерского и вспомогательного планов счетов и на регистрах картотек учетные записи главного журнала. При этом ЛУКА поддерживает связи между первичными документами и учетными записями главного журнала. Чтобы найти нужный первичный документ по проводкам или наоборот достаточно одного щелчка мышкой;

ЛУКА.Бизнес единственная комплексная бухгалтерская система, не требующая настройки. Все решения приняты разработчиком на основании многолетнего опыта по внедрению компьютерного учета в организациях и на предприятиях различных отраслей и самых разных масштабов хозяйственной деятельности - банковский и гостиничный бизнес, промышленность и торговля, государственные бюджетные организации. Поддержка законодательства РК полностью и оперативно обеспечивается разработчиком.

Более сотни готовых отчетов способны удовлетворить все стандартные запросы бухгалтерии и управленческого персонала в малых и средних предприятиях с самыми различными видами деятельности.

Программа ЛУКА. Бюджет предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета в учреждениях и организациях, которые финансируются из республиканского или местного бюджета. Поддерживается оформление всех необходимых хозяйственных операций. Алгоритмы работы типизированы и соответствуют текущему законодательству РК для бюджетной сферы. Типизированы также распределение прав и обязанностей по категориям персонала, участвующего в учетной работе. Высокая эффективность коллективной работы достигается за счет совместного использования сотрудниками учреждений одной общей информационной базы.

Таблица 2. Категории персонала и доступные функции

ЛУКА.Бюджет представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение для автоматизации всех участков учета в государственном учреждении.

От других распространенных пакетов программ ЛУКА.Бюджет отличается следующими свойствами:

-    в одной программе доступны средства для работы со всеми участками учета на общей базе данных на одном или на нескольких компьютерах в локальной сети. Это комплексное решение и если все хозяйственные операции зарегистрированы, то никаких дополнительных действий (расчетов, сводов, экспорта записей и пр.) для получения всей бухгалтерской и управленческой отчетности больше не требуется;

-        в качестве учетных регистров используются два счетных плана - бухгалтерский и вспомогательный и картотеки аналитического учета. С каждым счетным планом связан свой главный журнал;

         аналитика ведется в разрезе специфик и источников финансирования;

-        для каждого вида документов (хозяйственных операций) существует отдельный журнал и свое меню управления программой. Это позволяет организовать на каждом рабочем месте работу только со своими первичными документами, разделяя между сотрудниками права доступа, ответственность и обязанности;

         работа пользователей заключается в оформлении первичных документов (выписка счетов, накладных и пр.). Каждому документу соответствует запись в журнале документов. По мере исполнения документов автоматически формируются и отражаются (проводятся) на регистрах бухгалтерского и вспомогательного планов счетов и на регистрах картотек учетные записи в главном журнале. При этом ЛУКА поддерживает связи между первичными документами и учетными записями главного журнала. Чтобы найти нужный первичный документ по проводкам или наоборот достаточно одного щелчка мышкой.

         для централизованных бухгалтерий предусмотрена возможность получения отчетности по отдельным бюджетным организациям;

         организован учет заявок на приобретение ТМЗ, МБП, ОС и услуг. Платежные документы, в свою очередь, формируются в соответствии с зарегистрированными заявками;

         для каждой республиканской программы открывается отдельная база

данных. Почтовая подсистема ЛУКИ позволяет получить консолидированную отчетность по всем программам администратора.

От пользователей не требуется практически никаких предварительных действий по, так называемой "настройке". Все решения приняты разработчиком на основании многолетнего опыта по внедрению компьютерного учета в организациях и на предприятиях различных отраслей и самых разных масштабов хозяйственной деятельности - банковский и гостиничный бизнес, промышленность и торговля, государственные бюджетные организации. Поддержка законодательства РК полностью и оперативно обеспечивается разработчиком.

2. Экономическая сущность комплекса экономических (информационных) задач в области бухгалтерского учета

.1 Общая характеристика функциональных задач бухгалтерского учета

В основе информационной системы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, назначение которых получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта. Учетные задачи объединены в комплексы, осуществляющие совокупность расчетов, выполняемых отдельными участками учета. Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которую должна обеспечить функция данного участка учета, ведением определенных синтетических счетов. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных сводок на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и инструкциях конкретного участка учета.

В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, характеризуемые логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных (рисунок 2).

Информационные связи в бухгалтерском учете

Рисунок 2

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационное взаимодействие отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи - взаимодействие с подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с другими организациями. Взаимная увязка комплекса учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнении проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки.

На первой фазе производится составление ведомостей аналитического учета, основой для получения которых служат данные первичных документов (например, в комплексе задач по учету труда и заработной платы на основании данных рабочих нарядов, табелей, различных документов по начислениям и удержаниям составляется расчетно-платежная документация, ведомости по начислениям и удержаниям заработной платы).

Итоговые данные аналитического учета служат для выполнения второй фазы - составления различных регистров аналитического и синтетического учета, журналов-ордеров по счету, карточек счета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, Главной книги, Баланса и форм отчетности.

Между комплексами задач существуют информационные связи. Для таких участков как: учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы - формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах.

Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации, в основном, служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

При создании компьютерных бухгалтерских систем изучению информационных связей комплексов учетных задач придается большое значение. Установление таких связей необходимо для определения общей архитектуры вычислительной сети, выявление наиболее оптимальных способов обмена информацией. Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета также строится с учетом рассмотренных фаз обработки и интеграции учетных задач.

Бухгалтерские задачи характеризуются также сложными внешними информационными связями с другими экономическими подразделениями, реализующими функции управления.

.2 Декомпозиция комплекса задач бухгалтерского учета

Учет основных средств

Основные средства представляют собой материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более 1 года) в качестве средств труда в сфере материального производства и в непроизводственной сфере. К основным средствам относятся: недвижимость, транспортные средства, машины и оборудование, хозяйственный инвентарь и другое.

Основные средства поступают на предприятие различными путями:

-    в результате капитальных вложений (строительство новых зданий, сооружений, передаточных устройств);

-        при получении за плату от юридических и физических лиц;

         при приобретении основных средств в обмен на ТМЦ;

         при передаче участником акционерного общества в счет своего взноса в уставный фонд;

         при безвозмездном поступлении.

Поступившие основные средства хранятся на складе как не установленное оборудование и учитываются как объекты капитальных вложений, не введенные в эксплуатацию.

На основании акта приемки-передачи основного средства происходит регистрация объекта и ввод его в эксплуатацию. В акте дается подробная характеристика объекта, указывается его первоначальная стоимость и сумма износа (если объект раньше находился в эксплуатации). Бухгалтерия закрепляет поступивший объект за материально-ответственным лицом, присваивает инвентарный номер, производит записи по приходованию объекта. Основные средства отражаются в учете по первоначальной стоимости приобретения.

Стоимость основных средств постоянно уменьшается под воздействием физического и морального износа. С целью устранения морального износа предприятие может произвести модернизацию или переоборудование основного средства, что отражается на текущей стоимости объекта.

В бухгалтерском учете полная балансовая стоимость основных средств погашается путем начисления износа по нормам амортизационных отчислений.

Амортизация может быть начислена различными путями:

-        методом равномерного (прямолинейного) списания стоимости;

-        методом списания стоимости пропорционально объему выполненных работ (производственный метод);

         методом ускоренного списания: уменьшающегося остатка, списания стоимости по сумме чисел (кумулятивный метод).

Суммы износа основных средств предприятие включает в прямые затраты подразделений производства.

Для целей налогообложения все основные средства предприятия, используемые в производстве и подлежащие амортизации, должны быть разбиты на налоговые группы, по которым необходимо организовать учет движения объектов и начисление амортизации по налоговым нормам. Для целей налогообложения приходуются основные средства, стоимость которых превышает 40 МРП.

Выбытие основных средств происходит:

-        при ликвидации по физическому и моральному износу, в результате стихийных бедствий, аварий, нарушений нормальных условий эксплуатации, в связи со строительством, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением предприятий;

-        при безвозмездной передаче с баланса на баланс;

         при продаже другим организациям.

При списании производится непосредственный осмотр основного средства, устанавливаются причины списания, возможность использования отдельных узлов, деталей и материалов. Все материальные ценности, полученные от ликвидации основных средств и годные для дальнейшего использования, приходуются на соответствующие счета бухгалтерского учета по цене возможного их использования.

Материальный отдел

ТМЗ поступают на склады учреждения от поставщиков, учредителей, подотчетных лиц за плату или безвозмездно. На центральный склад, на склады его подразделений либо в подотчет материально - ответственных лиц. Возможны также внутренние перемещения ТМЗ между складами и материально-ответственными лицами.

Учет ТМЗ осуществляется с помощью журналов, разбитых по своему назначению:

-        Приход ТМЗ

-        Пересортица-уценка

         Отпуск ТМЗ юридическим лицам

         Расход ТМЗ

         МБП в подотчете

         Журнал регистрации доверенностей

         Настройка счетов

Для организации учета ТМЗ используются картотека ТМЗ; картотека юридических лиц; справочник складов и материально-ответственных лиц. На каждую карточку ТМЗ необходимо записать балансовый счет 2-го раздела плана счетов и базовую единицу измерения.

Денежные средства

Раздел содержит обслуживание операций по банку и по кассе. Соответственно построено и меню. Меню подраздела "Касса", кроме операций, которые фиксируются в соответствующих журналах, содержит операции печати кассовой книги и назначения кассира.

Безналичные расчеты между хозяйствующими субъектами ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах выступают учреждения банков (государственные и коммерческие). Отношения между банками и клиентами носят договорной характер. Кроме расчетных счетов, в банках открываются специальные счета для хранения средств строго целевого назначения.

Учет в разделе ведется с помощью журналов:

-        Заявки на регистрацию договоров

-        Касса

         Банк

         Назначение кассира

Услуги

Раздел учета "Услуги" предназначен для учета полученных и оказанных услуг. Учет ведется в следующих журналах хозяйственных операций:

-        Услуги оказанные

-        Услуги полученные

         Авансовые отчеты

Путевые листы

В разделе учета Путевые листы используются следующие виды справочников:

-        Время года

-        Водитель

         Автомобиль

         Нормы расхода ГСМ

Перед тем как начать работу с журналами операций заполните справочники.

Информация, которую Вы занесете в них, будет в дальнейшем использоваться в учете.

Учет ведется в следующих журналах хозяйственных операций:

-        Обработка ПЛ

-        Заправка ГСМ

         Списание ГСМ

Расчет заработной платы

В разделе учета "Заработная плата" осуществляется обработка исходных данных, введенных из первичных документов, обработка данных, введенных в других разделах учета, получение и проверка итоговых результатов, корректировка и передача в другие разделы учета, а также подготовка и печать всей текущей отчетности по заработной плате.

После занесения исходной информации производится расчет заработной платы. По итогам расчета можно получить предварительную отчетность: ведомости начислений и удержаний, своды. По этим отчетам проверяется правильность расчета заработной платы.

Обнаруженные ошибки исправляются. Если в результате проверки ошибки не были обнаружены, распечатывается итоговая отчетность. После этого, выполняется распределение по счетам.

На этом расчет заработной платы текущего месяца завершается. Нужно перенести НСИ в следующий период.

В разделе учета "Заработная плата" используются следующие объекты:

Справочники:

-        "Подразделения";

-        "Должности";

         "Начисления";

         "Удержания";

         "График рабочих дней";

         "Значения МРП";

         "Ставки подоходного налога";

         "Проценты отчислений от заработной платы";

         "Налоги на заработную плату";

         "Шкалы подоходного налога для перерасчетов".

         "Настройка счетов удержаний для персонала";

Картотека:

"Персонал"

Журналы хозяйственных операций:

-        "Расчеты с персоналом";

-        "Удержания из заработной платы";

         "Перерасчеты по заработной плате";

         "Данные из другой организации";

         "Распределение заработной платы по счетам бухгалтерского учета";

         "Накопительный пенсионный фонд".

         "Платежная ведомость"

         "Перенос данных"

         "Корректировка специфик"

         "Очистить журнал НПФ"

3. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач бухгалтерского учета

.1 Технологические операции сбора, передачи, хранения, контроля и обработки данных бухгалтерского учета

В зависимости от используемых технических средств и требований к технологии обработки информации изменяется и состав операций технологического процесса.

Операции сбора и регистрации данных осуществляются с помощью различных средств. Различают:

1 механизированный;

2 автоматизированный;

3 автоматический способы сбора и регистрации данных.

1. Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляется непосредственно человеком с использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы учета времени и т.д.).

2.       Автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, универсальных систем сбора и регистрации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей.

.        Автоматический - используется в основном при обработке данных в режиме реального времени (информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск продукции, затраты сырья, простои оборудования и т.д. - поступает непосредственно в ЭВМ).

Технические средства передачи данных включают:

-        аппаратуру передачи данных (АПД), которая соединяет средства обработки и подготовки данных с телеграфными, телефонными и широкополосными каналами связи;

         устройства сопряжения ЭВМ с АПД, которые управляют обменом информации - мультиплексоры передачи данных.

Запись и передача информации по каналам связи в ЭВМ имеет следующие преимущества:

-        упрощает процесс формирования и контроля информации;

-        соблюдается принцип однократной регистрации информации в первичном документе и машинном носителе;

         обеспечивается высокая достоверность информации, поступающей в ЭВМ.

Дистанционная передача данных, основанная на использовании каналов связи, представляет собой передачу данных в виде электронных сигналов, которые могут быть непрерывными во времени и дискретными, т.е. носить непрерывный во времени характер. Наиболее широко используются телеграфные и телефонные каналы связи. Электронные сигналы, передаваемые по телеграфному каналу связи, являются дискретными, а по телефонному - непрерывными.

В зависимости от направлений, по которым пересылается информация, различают каналы связи:

-        симплексный (передача идет только в одном направлении);

-        полудуплексный (в каждый момент времени производится либо передача, либо прием информации);

         дуплексный (передача и прием информации осуществляются одновременно в двух встречных направлениях).

Каналы характеризуются скоростью передачи данных, достоверностью, надежностью передачи.

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой в единицу времени и измеряется в бодах (бод = бит/сек):

-        телеграфные каналы (низкоскоростные - V=50-200 бод);

-        телефонные (среднескоростные - V=200-2400 бод);

При выборе наилучшего способа передачи информации учитываются объемные и временные параметры доставки, требования к качеству передаваемой информации, трудовые и стоимостные затраты на передачу информации.

Говоря о технологических операциях сбора, регистрации, передачи информации с помощью различных технических средств необходимо несколько слов сказать и о сканирующих устройствах.

Ввод информации, особенно графической, с помощью клавиатуры в ЭВМ очень трудоемок. В последнее время наметились тенденции применения деловой графики - одного из основных видов информации, что требует оперативности ввода в ЭВМ и предоставления пользователям возможности формирования гибридных документов и БД, объединяющих графику с текстом. Все эти функции в ПЭВМ выполняют сканирующие устройства. Они реализуют оптический ввод информации и преобразование ее в цифровую форму с последующей обработкой.

В числе документальных носителей, которые могут сканироваться камерой, системы являются: текст, штриховые чертежи, фотографии, микрофильмы. Сканирующие устройства на базе ПЭВМ применяются не только для ввода текстовой и графической информации, но и в системах контроля, обработки писем, выполнения различных учетных функций.

Для указанных задач наибольшее применение нашли способы кодирования информации штриховыми кодами. Сканирование штриховых кодов для ввода информации в ПЭВМ производится с помощью миниатюрных сканеров, напоминающих карандаш. Сканер перемещается пользователем перпендикулярно группе штрихов, внутренний источник света освещает область этого набора непосредственно около наконечника сканера. Штриховые коды нашли широкое применение и в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при считывании с карточки работника фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).

В последнее время все большее внимание уделяется устройствам тактильного ввода - сенсорному экрану ("сенсорный" - чувствительный). Устройства тактильного ввода широко применяются как информационно-справочные системы общего пользования и системы автоматизированного обучения.

На практике существует множество вариантов (организационных форм) технологических процессов обработки данных. Это зависит от использования различных средств вычислительной и организационной техники на отдельных операциях технологического процесса.

Построение технологического процесса зависит от характера решаемых задач, круга пользователей, от используемых технических средств, от систем контроля данных и т.д.

Технологический процесс обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

1.       прием и комплектовка первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);

2. подготовка МН и контроль;

. ввод данных в ЭВМ;

. контроль, результаты которого выдаются на ПУ, терминал.

Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;

. запись входной информации в исходные массивы;

. сортировка (если в этом есть необходимость);

. обработка данных;

. контроль и выдача результатной информации.

Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, CD-ROMами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации.

4.Вопросы разработки информационных технологий бухгалтерского учета

.1 Этапы разработки технологических процессов бухгалтерского учета

Проектирование рациональных технологических процессов обработки данных является довольно сложной задачей. Эта сложность обусловливается тем, что сама система АОЭИ относится к классу сложных систем и при ее разработке должны учитываться многие параметры, среди которых не только чисто технические, но и параметры, учитывающие различные человеческие факторы, вопросы повышения сроков эксплуатации и использования инструментальных средств, уменьшения сроков разработки, ряд экономических соображений и т.д.

Технология электронной обработки задач - совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой информационной технологии на базе децентрализованной обработке бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты:

-        применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

-        формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

         существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;

         создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений;

         возможность формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

         интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

         возможность организации информационно- справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

Новая интегрированная технология - сложный информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно, на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения - файлы переменной и условно - постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно - постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода.

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:

-        составление регистра введенных документов с присвоением уникального им номера, даты выписки и других признаков;

-        автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

         преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;

         автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

         удаление неверных документов;

         контроль и корректировка неверной информации;

         печать первичного документа;

         дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы дынных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности.

Все этапы разработки технологических процессов документируются. Документирование - оформление описания выбранных вариантов построения информационной технология с комментариями, обеспечивающими их использование в процессе эксплуатации системы.

Наличие документального обоснования позволяет проверить правильность варианта.

4.2 Параметры технологических процессов бухгалтерского учета

Рациональное построение и оптимизация информационных технологий возможны только на основе использования параметрической модели процесса.

Параметры - измеримые величины, характеризующие структуру процесса и его развитие. Параметры информационных технологий отражают взаимосвязанное множество характеристик процессов. Параметры элементов системы проектирования информационной технологии взаимозависимы.

Рассматривая основные характеристики технологических процессов обработки данных, используются обобщенные показатели с дальнейшей их детализацией на других уровнях анализа системы обработки данных.

К таким параметрам относятся:

экономический эффект от автоматизации обработки данных (ОД);

капитальные затраты на средства вычислительной и организационной техники;

стоимость проектирования технологических процессов ОД;

ресурсы на проектирование и эксплуатацию системы;

срок проектирования технологии ОД;

эксплуатационные расходы;

параметры функциональных задач;

параметры вычислительной и организационной техники;

стоимость организации и эксплуатации БД или файлов данных;

параметры структур хранения и стоимость хранения данных;

время доступа к данным;

время решения функциональных задач пользователей;

эффективность методов контроля.

Анализируя выше сказанное, можно выделить три группы параметров: исходные - параметры задач, параметры ВТ, ресурсы, параметры структур хранения; промежуточные и результатные - экономический эффект от автоматизированной обработки данных, эксплуатационные расходы, срок и стоимость проектирования и т.д.

На технологию обработки данных влияют факторы, не зависящие или слабо зависящие от проектировщика, - нерегулируемые, и факторы, на которые он может оказать существенное влияние - регулируемые (управляемые).

К нерегулируемым параметрам технологии можно отнести: объем входных и выходных данных; сложность алгоритма и объем вычислений; периодичность и регламентность решения задач; степень использования результатов одной задачи в других задачах; параметры жестко заданных технических средств и общесистемного программного обеспечения и т.д.

К регулируемым параметрам технологии можно отнести выбор характеристик технических средств и программного обеспечения, параметры информационного обеспечения, методы контроля и защиты данных, размещение технических средств, последовательность операций технологического процесса.

В процессе выбора регулируемых (управляемых) параметров при проектировании технологии обработки данных хорошим подспорьем является использование методов математического моделирования. Иногда для упрощения задачи приходится рассматривать отдельные фрагменты технологического процесса, осуществляя поиск рациональных решений. Таким методом надо пользоваться очень осторожно, так как частичная оптимизация может оказать отрицательное влияние на общую оптимизацию.

Практика обработки данных и ряд теоретических исследований показали целесообразность выбора некоторых значений регулируемых параметров технологии в случае принятия нерегулируемыми параметрами определенного значения. Например, при большом объеме входных данных с целью уменьшения затрат времени на их обработку рекомендуется подготовку данных осуществлять на многопультовых системах подготовки данных на магнитном носителе. При этом следует максимально использовать программные методы контроля с точной локализацией ошибок, обнаруженных в процессах ввода и обработки информации. Это позволяет обеспечить процесс нахождения и исправления ошибок.

Большой объем входных данных диктует в качестве целесообразной технологии выбирать такую технологию, которая предусматривает уменьшение количества вычислений в программах вывода, обеспечение возможности возобновления печати в случае сбоя, обрыва и замятия бумаги, обеспечение надежности устройств вывода, в том числе путем резервирования, проработки методов размножения табуляграмм и т.п.

Сложность алгоритма и большой объем вычислений определяют необходимость создания в программах контрольных точек, которые позволят возобновить обработку данных в случае каких-либо сбоев ЭВМ не с самого начала, а с ближайшей контрольной точки.

.3 Критерии качества технологических процессов бухгалтерского учета

Проектирование рациональной технологии следует рассматривать как задачу принятия решений. Каждая задача такого типа характеризуется наличием ряда целей и наличием различных путей достижения этих целей с различной эффективностью их реализации. Эффективность реализации различных вариантов технологического процесса должна быть количественно определена, т.е. выражена с помощью определенной величины: критерия эффективности.

Пользуясь этим показателем, можно определить сравнительные достоинства и недостатки различных вариантов организации технологических процессов. Кроме того, углубляясь в сравнительные оценки, необходимо говорить и об эффективности использования тех или иных готовых программных продуктов однотипных или близких по своим функциональным возможностям, будь то табличные процессоры, текстовые редакторы, базы данных или интегрированные ППП. Чем может быть обоснован выбор того или иного программного продукта при решении конкретных экономических задач?

Анализируя сложность системы в качестве критерия часто используется отношение затрат и выпуска. Этот критерий целесообразно применять и при анализе технологии обработки данных. Выпуском при этом можно было бы считать удовлетворение информационных потребностей пользователей. При этом затраты и выпуск должны быть выражены в одних и тех же единицах. Тогда критерий оценки вариантов технологий может быть определен величиной:

K = W - Z (1)

где W - стоимостная оценка выпуска;

Z - затраты на разработку (приобретение, модификацию) и функционирование технологии обработки данных.

При этом предпочтение отдается варианту с большим значением K.

В настоящее время, к сожалению, нет достаточно надежных способов определения стоимостной оценки выпуска.

Но, когда для разных технологий имеем одинаковое удовлетворение информационных потребностей пользователей, в качестве критерия эффективности можно принять затраты (Z). В этом случае выбор вариантов технологий должен осуществляться по минимуму затрат.

Затраты можно разложить на ряд составляющих:

Z = Z_r + E + Z_e + Z_m (2)

где Z_r - разовые затраты на разработку, отладку, внедрение технологии, приобретение доп. оборудования, обучение персонала и т.д.

E - коэффициент эффективности капитальных вложений;

Z_e - эксплуатационные затраты, связанные с работой по выбранной технологии;

Zm - затраты, связанные с модификацией и адаптацией технологии обработки данных.

Помимо глобального критерия, рассмотренного ранее (эффективность), используются и локальные критерии, одним из которых является время решения задачи на ЭВМ. В настоящее время поставлен и решен целый ряд задач по рациональной и оптимальной технологии обработки данных. Эти задачи связаны с выбором организации информационных массивов, выбором способов обработки данных, в частности выбором методов сортировки, способов разделения задач на модули, поиска информации.

Большое внимание уделяется методам обеспечения достоверности и надежности информации и т.д. В основе качественной оценки информационной технологии лежит многообразие методов и способов их конструирования. Важнейшим показателем является степень соответствия информационной технологии научно-техническому уровню ее развития. Другим важнейшим показателем качества информационных технологий является функциональная полнота (F) - отношение областей автоматизированной обработки информации (Qa) к области обработки информации (Qи) для функционирования всей системы управления:

F = Qа / Qи (3)

Показатель своевременности переработки информации (Ксв) определяется числом значений показателей, разработанных в рамках информационной технологии в течение определенного времени (t), и значений показателей, полученных за пределами планового срока их представления (Δt):

Kсв =( t - Dt )/ t(4)

Качественной характеристикой информационных технологий являются показатели их надежности. Различают функциональную и адаптивную надежности.

Функциональная - свойство информационных технологий с определенной надежностью реализовать функции информационного программно-технологического обеспечения, технического и эргономического обеспечения.

Адаптивная - свойство информационной технологии реализовывать свои функции при их изменении в пределах установленных при проектировании границ:

Kад = to / (to+tв)         (5)

tо - cреднее время между отказами, обратно пропорционально величине интенсивности потока отказов;

tв - среднее время восстановления, обратно пропорционально интенсивности потока восстановлений.

4.4 Критерии оптимизации информационных технологий бухгалтерского учета

Экономические задачи (плановые, учетные, управленческие и т.д.) нуждаются в информации о развитии и потребностях экономики, о состоянии объектов управления. Эта информация позволяет проанализировать деятельность объекта за прошедший период, сделать обобщающие выводы и дать прогноз будущей деятельности объекта управления.

Для экономических задач, реализуемых в диалоговом (интерактивном) режиме характерны следующие факторы:

1.       Многовариантность решений (каждая задача имеет различные варианты, отличающиеся друг от друга экономическими показателями, расходуемыми ресурсами, достигаемым экономическим эффектом).

2.       Наличие критерия оптимальности.

Многовариантность решений задачи диктуется существованием различных путей для достижения цели, поставленной в задаче. При этом немаловажную роль играет вмешательство человека в ход решения задачи.

Интерактивный режим решения задачи чаще всего применяется в оперативном управлении экономическим объектом. Данные здесь чаще подвержены изменениям, модернизации и требуются ответы в различных разрезах и на многочисленные вопросы. Экономическая задача, как правило, многокритериальна, поэтому для выбора критерия необходимо участие человека.

Многовариантность и многокритериальность экономических задач предполагает их реализацию как человеко-машинные процедуры.

Одним из параметров экономических задач, решаемых в интерактивном режиме, является сложность алгоритма (объем вычислений и сложность процедур обработки данных, требующих больших контрольных моментов в технологическом процессе АОЭИ).

Большое значение имеют также периодичность решения задачи и частота использования входных и результатных данных. Рост периодичности требует минимизации времени и эксплуатационных расходов на решение задачи, повышает степень оперативности результатов расчета и количества контрольных операций. Увеличение частоты использования показателей приводит к повышению требований к их достоверности и росту автономности внесения изменений в хранимые данные. Для организации процесса автоматизированного решения задач характерно широкое применение методов логико-синтаксического и арифметического контроля исходных, промежуточных и результатных данных.

Технология внутримашинной ОЭИ задается последовательностью реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.). Все это требует уменьшения числа просмотров массивов и времени решения задачи, сокращения числа и объема трудоемких процедур, использования эффективных методов поиска информации.

При декомпозиции процесса решения задачи на ЭВМ на отдельные этапы необходимо так же учитывать наличие готовых программ для реализации соответствующего модуля и наличие готовых программных вопросников.

При проектировании оптимальной внутримашинной технологии ОД в интерактивном режиме необходимо установить критерии оптимизации и ограничения. Критерий оптимизации технологии ОД должен быть единственным, если мы хотим применить для решения этой задачи экономические методы. Важным условием является критерий, остальные (показатели, условия) выступают как ограничения.

Одним из критериев оптимизации технологии ОЭИ в интерактивном режиме является время реализации задачи на ЭВМ, зависящее от характера работы с массивами. Поэтому разработка оптимальной технологии ОЭИ на ЭВМ должна обеспечить выполнение следующих требований:

-        сокращение числа массивов на МН, что способствует уменьшению времени счета;

-        увеличение количества параллельно обрабатываемых в одном модуле массивов;

         сортировки и эффективные методы поиска в оперативной памяти;

         сокращение времени ответа пользователя на запросы ЭВМ;

сокращение времени ввода данных пользователем с клавиатуры.

При разработке оптимальной технологии ОЭИ важными критерием является время ожидания ответа пользователем или ЭВМ. Оптимальным считается время ожидания равное 2 сек. Если оно превышает 2 сек, то это ведет к увеличению времени решения задачи, к неэффективному использованию ТС и каналов связи. Если время ожидания меньше 2 сек, то снижается работоспособность человека.

Другим критерием оптимизации технологии ОД является использование различных СУБД (тип и параметры СУБД влияют на эффективность эксплуатации системы). Следующим критерием является выбор необходимого и достаточного количества запросов для реализации задачи и получения необходимой информации.

Технология диалогового режима на практике способствует наилучшему сочетанию возможностей пользователя и ЭВМ в процессе решения экономических задач. Так, например, диалоговый режим общения с БД обеспечивает:

-        возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;

-        улучшение характеристик выходных данных за счет оперативной корректировки запроса с терминала;

         возможность расширения, сужения или изменения направления поиска сразу после получения результатов;

         многоплановость точек доступа;

         быстрый доступ к редко используемой информации;

         оперативный анализ выходной информации;

Для диалогового режима характерны три показателя:

. "дружественность" простота освоения и ведения экранного диалога (режим подсказок, прощение ошибок в манипуляциях и т.д.);

. "гибкость"- показатель гибкости определяет диапазон различных процедур при работе пользователя с терминалом;

. "продуктивность"- данный показатель характеризует время от момента обращения пользователя до выдачи на экран необходимой информации.

В процессе диалога пользователь реализует следующие основные функции:

-        функцию ввода (оперативность исправления текста, визуальный контроль);

-        функцию просмотра (редактирование текста с включением, исключением, заменой, сдвигом, перестановкой, разъединением, слиянием данных);

-        функцию обработки (смысловая ОД, новое размещение страниц, составление оглавления, организация ввода данных из других программ);

-        функцию воспроизведения текста, которая управляет выводом текста и фиксирует параметры печати.

Говоря о диалоговом режиме, о взаимоотношении пользователя и ЭВМ

необходимо затронуть вопрос о степени защищенности данных системы. Проблема защиты информации является одной из важнейших при проектировании оптимальной технологии ОИ. Эта проблема охватывает как физическую защиту данных и системных программ, так и защиту от несанкционированного доступа к данным.

Проблема обеспечения санкционированности использования данных охватывает вопросы защиты данных от нежелаемой их модификации или уничтожения, а также и от несанкционированного чтения.

Можно выделить три обобщенных механизма управления доступа к данным:

1.       идентификация пользователя (защита при помощи программных паролей). Пароль периодически меняется, чтобы предотвратить несанкционированное его использование. Этот метод является самым простым и дешевым, но не обеспечивает надежной защиты.

2.       метод автоматического обратного вызова (отпадает необходимость в запоминании паролей, пользователь сообщает ЭВМ свой идентификационный код, который сверяется с кодами, находящимися в памяти ЭВМ и только затем получает доступ к информации). Недостаток: низкая скорость обмена.

3.       метод кодирования данных - наиболее эффективный метод защиты. Источник информации кодирует ее при помощи некоторого алгоритма и ключа кодирования. Получаемые закодированные выходные данные не доступны никому, кроме владельца ключа.

Режим графического представления диалога задается в виде схемы и таблиц диалога. Схема диалога разрабатывается на весь комплекс решаемых задач, вводится в систему и предопределяется организация пользователя с ЭВМ.

Схема диалога представляет собой графическую интерпретацию конструкции диалога, задающей требуемую последовательность обменов данными между пользователем и системой. Основным графическим представлением схемы диалога является диаграмма состояний. Каждая вершина графа соответствует определенному состоянию диалога, а дуга определяет изменение этого состояния. В каждом состоянии диалога система ожидает ввода сообщения от пользователя и в зависимости от введенной информации переходит в другое состояние. При выходе осуществляется соответствующая обработка данных из информационной базы и выдается определенная информация на экран или печать.

Различают линейные (при вводе и просмотре разнотипной информации), древовидные (при выборочной коррекции и управлению по меню) и сетевые (соответствуют директивному управлению и непосредственному редактированию данных) схемы диалога.

Одной из применяемых на практике графовых моделей диалоговой системы является дерево разговоров, где вершины представляют собой тексты на экране дисплея, а дуги - возможные пути перехода от одной вершины к другой. Работы, выполняемые ЭВМ, изображаются в форме ветвей дерева разговоров. В корне дерева располагается сообщение пользователя, инициирующее задачу, затем происходит разветвление различной степени в зависимости от числа вариантов ответа пользователя на запрос ЭВМ. Множество вершин графа определяет множество состояний, в которых может пребывать диалоговый процесс. Множество дуг графа соответствует возможным переходам из одного состояния в другое. Смена состояний осуществляется либо по программе, либо в соответствии с директивами пользователя.

При этом необходимо учитывать следующее:

-        количество вершин в графе должно отражать все возможные ситуации, возникающие в процессе диалога (т.е. обеспечена функциональная полнота);

-        переход из одного состояния в другое должен выполняться за короткие промежутки времени (доли секунд или нескольких секунд).

Пользователю сообщается перечень возможных работ (режимов) в пределах заданной темы диалога:

1.       ввод исходной информации;

2.       корректировка информационной базы;

.        корректировка классификаторов-ценников;

.        выдача информации по регламентированным и нерегламентированным запросам;

.        конец работы.

.5 Обоснование необходимости использования и создания АРМ - бухгалтера для решения комплекса задач бухгалтерского учета

Для эффективной работы необходимо вычислительное оборудование в следующей конфигурации:

-        сервер - специализированный сервер с объемом ОЗУ - 64 ... 256 МБ, оснащенный стримером и источником бесперебойного питания;

-        рабочая станция - персональный компьютер с объемом памяти не менее 32 … 64МБ для Windows95, Windows NT.

В отличие от централизованной обработки данных, связанной с концентрацией основных вычислительных мощностей в ВЦ, есть возможность отказаться от этой в значительной мере "искусственной тенденции" и проводить обработку информации в местах ее непосредственного возникновения и использования. Это позволяет ликвидировать промежуточные звенья при общении человека с ЭВМ. В результате все технологические процедуры, начиная от ввода информации и кончая получением выходных данных, могут выполняться работниками управления непосредственно на своих рабочих местах.

Системы обработки данных (СОД) на базе концепции АРМ получили широкое развитие.

АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ.

При создании АРМ-бухгалтера выделяют следующие основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ-бухгалтера следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ-бухгалтера должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ-бухгалтера следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ-бухгалтера может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

АРМ-бухгалтера - это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса при выполнении им профессиональных функций. За бухгалтером остается лишь небольшая часть ручных операций и принятие управленческих решений.

К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное и технологическое обеспечение. Каждый бухгалтер имеет свой комплекс инструментальных средств (программы, массивы данных), записанных на жестком магнитном диске или магнитных дискетах.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится автоматизированной (компьютерной) бухгалтерией.

Можно остановиться на основных преимуществах АРМ, применение современных персональных ЭВМ в качестве технических средств АРМ бухгалтера позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом АРМ является возможность использования ПЭВМ на малых и средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось при централизованной обработке.

В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ-бухгалтера и передачи полученных результатов на ПЭВМ более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Такие процедуры обработки информации как ввод, группировка данных осуществляется на одном рабочем месте. Бухгалтер непосредственно участвует в вычислительном процессе и несет за него полную ответственность. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышению оперативности и достоверности учетных данных.

АРМ-бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации, вести повторный просчет.

Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы бухгалтерского учета журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения учета.

Применение ПЭВМ изменяет методы формирования первичной учетной документации. Начинается переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы - автоматизации первичного учета.

Создается новая диалоговая форма автоматизированной формы учета, позволяющая организовать информационно-справочное обслуживание бухгалтера путем получения информации, хранящейся в базе данных ПЭВМ, что обеспечивает более оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Децентрализованная обработки бухгалтерского учета с использованием ПЭВМ предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Технология обработки охватывает несколько уровней, начиная с места возникновения первичного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности.

Автоматизируются многие расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Бухгалтер имеет возможность по своему желанию формировать различные новые формы документов, сводок, таблиц. Все это требует от бухгалтера знаний ПЭВМ, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ.

Организация АРМ бухгалтера ведет к повышению производительности его труда, усилению контрольных и аналитических функций, повышению престижности и культуры работы.

.6 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач бухгалтерского учета

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ - бухгалтера должен отвечать следующим требованиям:

-        своевременное удовлетворение информационной и вычислительной

потребности специалиста;

-        минимальное время ответа на запросы пользователя;

-        адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

         простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

надежность и простота обслуживания;

-        терпимость по отношению к пользователю;

-        возможность быстрого обучения пользователя;

         возможность работы в составе вычислительной сети.

Программное обеспечение АРМ-бухгалтера подразделяется на системное и прикладное (рисунок 3):

Схема программного обеспечения АРМ-бухгалтера

Рис.

При проектировании ПО АРМ-бухгалтера необходимо соблюдать принцип ориентации разрабатываемых программных средств на конкретного пользователя, что должно обеспечить реализацию функций, соответствующих профессиональной ориентации АРМ.

АРМ-бухгалтера должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами:

операционные системы ЭВМ;

трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;

средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

Следует отметить, что АРМ - бухгалтера включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, базы данных и базы знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач. Решение экономических задач на основе АРМ связано с поиском требуемой информации в информационной базе, последующей ее обработкой по расчетным алгоритмам и выдачей результатов на экран или печать. Эффективная эксплуатация АРМ требует использования языков общения пользователя с ЭВМ. Наиболее развитые средства общения пользователя с ЭВМ реализуются лингвистическими процессорами, способными осуществить различные виды анализа входного сообщения (синтаксический, морфологический, семантический), и ориентированными на работу с конкретной предметной областью.

Диалог реализуется на основе предварительно разработанного сценария, который представляется семантическими сетями, таблицами диалога, фреймами (структуры данных нового типа, на основе которых строятся интеллектуальные БД) и др. средствами, используемыми для задания моделей предметной области.

Описанные функциональные возможности АРМ-бухгалтера реализуются совокупностью программных компонентов.

Каждый из программных компонентов выполняет широкий набор действий и в большинстве случаев может использоваться независимо от других. Центральным компонентом, без которого невозможна работа других средств является ОС. Она обеспечивает: создание и актуализацию каталога файлов различных типов, просмотр каталогов и распечатку файлов, переименование и редактирование файлов, защиту файлов, распределение внешней памяти и др.

Наиболее популярной пользовательской многозадачной ОС следует признать ОС UNIX. Достоинства: простая файловая структура, наличие иерархических справочников-файлов, большой выбор инструментальных средств для работы в многозадачном режиме. Функциональные возможности ОС UNIX позволяют эффективно использовать ее в локальных сетях ПЭВМ(например, для разделения файлов).

В состав ПО АРМ - бухгалтера входят средства управления информационной базой, обеспечивающие:

-        создание и актуализацию информационной базы;

-        поиски требуемой информации по регламентируемым и нерегламентируемым запросам;

         организацию форматного ввода-вывода информации;

         вычислительную обработку и др.

Для представления данных в информационной базе часто используется

реляционная модель. Наряду с реляционными СУБД применяются табличные процессоры. В этом случае входные и выходные данные и НСИ представляются в форме таблиц, алгоритмизация сводится к построению модели расчета показателей выходных документов (ППП Excel). К этой же группе относятся интегрированные пакеты, которые реализуют функции табличных процессоров, СУБД, текстового редактора, средств поддержки принятия решений, программ создания презентаций, графического редактора.

4.7 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач бухгалтерского учета

Информационное обеспечение бухгалтерского учета, характеризуется большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно - справочной документации.

Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе - полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу.

Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной области. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

-        назначению - распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;

-        содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;

         объему отражаемых операций - единичные (первичные) и сводные;

         способы использования - разовые и накопительные;

         числу учитываемых позиций - однострочные и многострочные;

         месту составления - внутренние и внешние;

         способу заполнения - вручную, при помощи средств автоматизации учета.

Распорядительные - это документы, которые содержат разрешение на совершение какой - либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

Исполнительные (оправдательные) - это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

Большая часть бухгалтерских документов - комбинированные (распорядительно - исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

Документы учетного оформления содержат бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки - расшифровки.

Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета - фактуры, платежные требования - поручения).

Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный - о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный - для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ - требование на отпуск. По лимитно - заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.

Однострочный документ содержит одну учетную позицию; многострочный - две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.

Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

Информационное обеспечение в АРМ-бухгалтера - это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в бухгалтерских информационных системах.

Эффективность принятия решений зависит от полноты, качества, надежности и оперативности информации, циркулирующей в системе. Это во многом зависит от информационного обеспечения, которое должно быть организовано таким образом, чтобы отвечать требованиям системного подхода при ее функционировании:

-        объективно отражать процессы, происходящие в системе управления;

-        иметь практическую целенаправленность, т.е. проектирование информационного обеспечения должно производится с учетом всего комплекса решаемых задач;

         обеспечивать наличие расчетно-аналитической информации, которую нельзя получить в процессе непосредственного наблюдения и измерения;

         повышать коэффициент использования информации на всех организационных уровнях управления (минимум первичной, максимум вторичной, производной информации);

         обеспечивать информационную совместимость всех видов информационных систем.

Проектирование информационного обеспечения - сложный и трудоемкий процесс, требующий выполнение ряда работ:

-        разработка методических основ организации информационного обеспечения;

-        создание единой системы классификации и кодирования информации;

         определение объемов и потоков информации;

         определение структуры и состава базы данных;

         создание и ведение баз данных;

         выбора способов контроля и корректировки баз данных;

         унификация языка запросов и описания данных пользователей.

Исходя из этого, можно определить, что информационное обеспечение рассматривается как совокупность средств и методов построения информационной базы. Информационное обеспечение бухгалтерских информационных систем подразделяется на внемашинное и внутримашинное (рисунок 4, страница 46).

Структура информационного обеспечения бухгалтерских информационных систем

Рис.

Внемашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета:

Бухгалтерская информация - это совокупность сведений о производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерская информация служит не только для анализа итогов, но также и для прогнозирования результатов деятельности предприятия различных решений. Кроме внутренних пользователей, а именно руководителей предприятия, существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. К ним относятся акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб.

Классификация бухгалтерской информации:

В зависимости от различных классификационных признаков бухгалтерская информация может подразделяться на различные виды.

В зависимости от отношения к информационной системе она подразделяется на входящую (внутреннюю и внешнюю) и исходящую (внутреннюю и внешнюю).

В зависимости от процесса обработки на необрабатываемую и обрабатываемую (промежуточную, результатную).

В зависимости от стадии формирования и обработки на первичную и вторичную.

В зависимости от степени насыщенности на достоверную и недостоверную.

В зависимости от значимости на полезную и бесполезную.

В зависимости от степени стабильности на переменную и постоянную (абсолютно постоянную, условно-постоянную).

В зависимости от влияния на источник формирования на активную и пассивную.

В зависимости от формы идентификации на цифровую, алфавитную и символьную.

Бухгалтерская информация считается полезной, если она достоверна и значима.

Достоверность свидетельствует о полноте отражаемых хозяйственных процессов на предприятии, легкой проверяемости и отсутствии заинтересованности какого-либо конкретного лица.

Значимость бухгалтерской информации заключается в своевременности и полезности, основанной на обратной связи.

Требования, предъявляемые к бухгалтерской информации с целью однозначности ее восприятия, следующие:

-        бухгалтерская информация должна быть сопоставима и постоянна, т.е. в течение учетного периода надо использовать одни цифры и методы бухгалтерского учета;

-        бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует тратить усилия на учет незначительных факторов;

         бухгалтерская информация должна быть консервативной, т.е. следует выбирать менее оптимистическую оценку, связанную с отсутствием прибыли и учетом возможных убытков;

         бухгалтерская информация должна быть полной, т.е. содержать максимум сведений.

Структура бухгалтерской информации может быть представлена последовательностью информационных совокупностей, начиная от реквизита и заканчивая информационной системой (рисунок 5, страница 48).

Реквизит - это минимальная, логически неделимая информационная совокупность, характеризующая отдельные свойства сущности. Реквизиты бывают: реквизиты-основания и реквизиты-признаки.

Показатель - это минимальная информационная совокупность, состоящая из одного реквизита-основания и нескольких реквизитов-признаков и несущая в себе смысловую нагрузку.

Документ - это информационная совокупность, состоящая из показателей, разных по значению, но одинаковых по форме.

Сообщение - это информационная совокупность, состоящая из одних реквизитов-признаков.

Файл (массив) - это информационная совокупность, включающая несколько показателей, либо реквизитов, либо сообщений определенной формы, но различных по значению.

Информационный поток - это совокупность массивов, относящихся к какому-то конкретному участку бухгалтерского учета.

Информационная система - наивысший уровень единицы информации, состоящий из информационных потоков и имеющий прямые и обратные связи.

Структура учетной информации

Рисунок 5

Система классификации и кодирования:

Цель кодирования - представить информацию в наиболее компактной и удобной форме.

Классификация - это разбиение множества на подмножества по их сходному или различию в соответствии с принятыми методами.

Объект классификации - это элемент классифицируемого множества.

Признак классификации - это свойство или характеристика объекта, по которой производится классификация.

Различают иерархическую и фасетную системы классификации.

Иерархическая система классификации - это разбиение множества объектов на подмножества, классов на подклассы и т.д., при котором между подмножествами устанавливаются отношения соподчинения.

Фасетная система классификации, в котором применяется параллельное разбиение множества объектов на независимые классификационные группировки по различным признакам.

Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений различным объектам.

Основой кодирования многопризначных номенклатур является их классификация. Поэтому такие коды называют классификационными. Классификация и кодирование информации - это единый и неразрывный процесс однозначного описания экономической информации.

Различают следующие системы кодирования:

1.       Порядковая - объекты кодируются в соответствии с текущим номером. Эта система используется когда кодируемых объектов немного и используется только один признак.

2.       Серийно-порядковая - предполагает предварительное разбиение кодируемого множества объектов на подмножества; в каждой группе объектов выделяется серия кодовых обозначений, в пределах которых каждому объекту присваивается номер по порядку, серии обозначений для каждой группировки определяется таким образом, что после присвоения кодов элементам этой группировки, в ней оставались бы еще свободные номера - резервы на случай появления новых объектов.

.        Последовательная - используется при иерархической системе классификации, каждому признаку классификации в кодовых обозначениях отводится соответствующее количество признаков таким образом, что код нижестоящей группировки образуется путем добавления к коду вышестоящей группировки.

.        Параллельная - предназначена для обозначения объекта по нескольким независимым признакам. Ей соответствует фасетная система классификации.

Нормативно-справочные документы содержат различные регламентирующие нормативы, нормы и прочие данные, которые длительное время используются в расчетах без изменения.

Внутримашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета:

Это часть информационной базы, представляющая собой совокупность массивов данных на машинных носителях, используемых при функционировании бухгалтерской информационной системы. Машинные носители представляют собой материальный объект, пригодный для автоматического ввода информации в ЭВМ или ПЭВМ. К ним относятся жесткие магнитные диски (винчестеры), гибкие магнитные диски (ГМД, дискеты), магнитные карты и др.

Информационный массив - совокупность семантически связанных между собой данных, определенным способом именованная и организованная. Организованность информационного массива - это значит определить его состав, структуру, т.е. для каждого информационного массива определяется перечень реквизитов, длина каждого реквизита и последовательность расположения их в информационном массиве. По назначению информационные массивы делятся на входные, промежуточные и выходные. Входные массивы включают оперативную или исходную информацию и запросы на решение задач по управлению объектом. Выходные массивы содержат данные для вывода на печать, дисплей. На основании этой информации пользователи принимают решения, т.е. используют информацию.

Внутримашинная информационная база может быть организована следующими образами: в виде локальных массивов, ориентированных на локальную задачу или комплекс задач; путем формирования массивов в базу данных.

База данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов, хранимых на запоминающих устройствах прямого доступа (магнитные диски) и обеспечивает реализацию функций управления информационной системы. Целью создания базы данных является сокращение времени обработки данных, уменьшение избыточности хранимых данных, совместное использование данных широким кругом пользователей для решения задач, независимость данных от программ решения задач, надежность хранения данных в базе данных и т.д.

Использование баз данных требует наличия программных средств управления данными, которые находятся в базе данных, они называются системой управления базой данных (СУБД).

СУБД - это комплекс общесистемных программ для ввода-вывода, загрузки, корректировки информационных массивов, обеспечивающих доступ к данным из прикладных задач пользователей ИС. Базу данных вместе с СУБД называют банком данных (БнД). Структуру БнД составляют: база данных и СУБД (рисунок 6).

Структура банка

Рис.

5. Проектная часть

.1 Информационное обеспечение комплекса задач в информационной системе бухгалтерского учета

.1.1 Внемашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета. Используемые классификаторы и коды

Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группировочного (одного или нескольких) признака, например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

Общегосударственные классификаторы (ОК) - единые для РК, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве. К ним можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства ОКОНХ), код организационно - правовой формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, код единицы измерения (СОЕД), ОК управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, отнесем к этой группе классификаторов, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходимость их проектирования на предприятии или фирме при компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды - индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия даже при приобретении типового проекта.

Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

В то же время некоторые коды используются только для бухгалтерских задач. Исходя из сказанного локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа - это коды, единые для предприятия: структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, табельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц.

5.2 Характеристика входной учетной информации

Денежные средства - важнейший инструмент развития производства. Хранятся они в кредитных учреждениях и в кассе предприятия. Используются на приобретение материальных ценностей, оплату труда, услуг сторонних организаций, платежи финансовым органам, банку и на другие нужды.

Основными первичными документами являются приходных и расходный кассовые ордера. Сразу же после поступления или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами.

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Обе они должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все, предусмотренное кассовой книгой.

При обработке кассовой книги на вычислительных машинах на основании отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является, таким образом, регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 45 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 45 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту - расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 45 по синтетическим счетам и данные переносятся в Главную книгу.

Основным приходным документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т.д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Данные с первичных документов (приходный и расходный кассовые ордера) вводят в ПЭВМ с клавиатуры.

Таблица 3. Перечень и описание входных сообщений