Дать описание рабочего места секретаря и выделить практические рекомендации для улучшения организации его деятельности.
Эргономика как наука начала изучаться сравнительно недавно. Только в начале двадцатого столетия ученые обратили свое внимание условие труда и его влияние на работоспособность человека. Эргономика подробно рассматривалась и изучалась на всем протяжении своего становления и развития. Но до сих пор в теории эргономической дисциплины нет единства мнений по вопросам о понятии эргономики, ее содержании, направлении, задачах и др.
Современные тенденции развития экономики как научной дисциплины, динамичность развития законодательства в области стандартизации создают необходимость глубоких исследований эргономики и дают основание для дальнейшего изучения, данной науки.
В процессе исследования заявленной темы были использованы различные источники: нормативно-правовые акты, статьи периодических изданий, печатные издания, электронные ресурсы.
Теоретическую базу работы составили литературные источники и научные работы отечественных ученых в области исследования эргономики: Волошко Н.И., Генкина Б.М., Литвак И.М., Скриптуновой Е.А., Энговатовой О.А. и др.
Особенно стоит выделить таких авторов как Мунипов В.М., Зинченко В.П., их работы «Основы эргономики» и «Эргономика: человекоориентированное проектирование техники, программных средств и среды» освещают становление, историю, теоретические основы, методологию и проблематику эргономики. В данных источниках раскрывается суть эргономики как универсальной проектировочной дисциплины, ориентированной на создание техники, программных средств, объектов труда и быта с учетом наиболее благоприятных для человека психобиологических и иных параметров. Авторы показывают ее значение в качестве одного из инструментов повышения потребительной ценности, конкурентоспособности и рыночной стоимости товаров и услуг, обеспечения их безопасности, качества и эффективности. Также в данной литературе содержатся многочисленные примеры и практические рекомендации и извлечения из международных стандартов и других нормативно-технических документов.
Также в работе над теоретической частью исследования помогло учебное пособие Абрамова А.А. «Основы эргономики», котором изложены основные понятия и определения эргономики как науки, показаны ее задачи, структура, обозначены цели и связи с другими науками. Раскрыто содержание трудовой деятельности и рассмотрены функциональные состояния работающего человека. Подробно освещены вопросы психологического обеспечения эргономических систем, предъявляемые к ним требования.
Фундаментальное руководство Салвенди «Человеческий фактор. Эргономические основы проектирования производственной среды», посвященное проектированию производственной среды и эргономическому обеспечению здоровья и безопасности труда работающих, оказало помощь при анализе факторов влияющих на трудовые процессы секретаря. В данном пособии обобщаются итоги многолетних исследований, которые ведутся во многих странах по проблемам человеческого фактора.
Также помощь оказала статья Щура Д.А. «Эргономика рабочих мест: требования законодательства». В данной статье автор рассказывает, как возникла наука эргономика и как она развивалась в России. В статье есть описание общих требований к рабочему пространству, а также правила и нормы построение эргономичного офиса.
Для разработки практической части данной выпускной квалификационной работы были рассмотрены и проанализированы статьи авторов: Большовой С.И., Егоровой Н.В., Комаровой Е.С., Рыбченкова Т.В. и др.
Особенно при анализе рабочего места секретаря и распределении его на рабочие зоны помогла статья Бельдовой М.В. «Подсобное хозяйство» секретаря». В данной статье автор распределяет рабочее место секретаря на три сектора: собственно рабочее место секретаря, приемная для посетителей и вспомогательный сектор, который еще можно назвать «подсобным хозяйством». В основном статья посвящена третьему сектору. Автор подробно перечисляет, что должно находиться в шкафах, в аптечке и как должна быть обустроена хозяйственный сектор в офисе секретаря.
Также в работе над практическими рекомендациями в оптимизации рабочего места секретаря был использован анализ факторов влияющих на здоровье человека при выполнении работ на компьютере из статьи Лозовой А.В. «Эргономика офиса - правила комфорта». Также в данной статье дается определение термину «эргономика» и кратко излагается история создания науки эргономики. Автор делится советами, как правильно распределить рабочее пространства по зонам, и какая мебель не будет вредить здоровью офисных сотрудников.
Также в работе применялись электронные источники, в частности информация на официальных сайтах Международной эргономической ассоциации, Межрегиональной эргономической ассоциации, Международного профессионального клуба секретарей и др.
В процессе выполнения работы были проанализированы нормативно-правовые акты: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, ГОСТ 12.2.049-80, ГОСТ Р 50948-2001, регулирующие стандартизацию в области эргономики, предотвращающие неблагоприятное влияние на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с использованием компьютерных машин.
Также при анализе ответственности за нарушение требований охраны труда были рассмотрены Кодекс об Административных Правонарушениях РФ и Уголовный кодекс РФ.
При описании структуры, функций и задач «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» был использован локальный нормативный акт учреждения Устав Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района». А при рассмотрении функций секретаря и его роли в учреждении была использована должностная инструкция секретаря директора Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района».
Задачи исследования определяют структуру выпускной квалификационной работы. Она состоит из введения, двух глав и заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Первая глава работы является теоретической. Первый аспект, который рассматривается в данной главе, это историческое развитие эргономики как науки за рубежом и в России. Как комплексная наука эргономика возникла в 20-х годах прошлого столетия. С развитием технического прогресса возникла проблема, как согласовать использование все усложняющейся техники с физическими и психологическими возможностями людей. Первые исследования в этой области были проведены в наиболее технически развитых странах - прежде всего в Англии, США и Японии. В России исследование в области эргономики получило развитие в начале 20-х гг. XX века.
Вторым аспектом, рассматриваемым в первой главе, является понятие и сущность эргономики. Эргономика - это научная дисциплина, занимающаяся изучением взаимодействия между людьми и другими элементами систем, в профессии, которая использует теорию, законы, данные и методы конструирования в целях обеспечения здоровья человека и оптимизации общего функционирования системы. Также в этой главе формируются цели и задачи данной дисциплины.
Третий аспект, который рассматривает теоретическая глава работы, это характеристика оптимально организованного рабочего места секретаря руководителя, полностью соответствующее номам государственных стандартов и гигиенически требованиям. Также внимание уделяется и роли секретаря в системе управления, раскрывается понятие и функции, которые должен выполнять секретарь руководителя.
Вторая глава это проект рабочего места секретаря директора Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района». Проект состоит из анализа самого учреждения и роли секретаря в нем и подробного анализа самого рабочего места секретаря и практических рекомендаций по его оптимизации.
Данная выпускная квалификационная работа содержит четыре приложения. Первое приложение «Структура МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» демонстрирует сложную конструкцию структуры учреждения. Второе приложение «Макет рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» является графическим изображением, которое наглядно демонстрирует рабочий кабинет секретаря на настоящий момент времени. Третье приложение «Макет рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» в рамках проекта» также как и второе является графическим изображением и также наглядно показывает рабочий кабинет секретаря, но с учетом всех данных рекомендаций. Четвертое приложение «Проект докладной записки» является документом на имя директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района», в котором представлены разработанные автором рекомендации по оптимизации рабочего места секретаря. В приложении пятом «Расчеты экономических затрат при реализации проекта» содержатся анализ и расчеты экономических затрат на реализацию данного проекта.
эргономика секретарь рабочий место
1. Современные требования и тенденции в организации рабочего места секретаря руководителя
1.1 История зарождения и формирования науки эргономики
Эргономика это относительно молодая и малоизученная наука, которая начала формироваться в начале XX века. Однако истоки эргономики восходят еще к временам первобытного общества, которое научилось сознательно изготовлять орудия, придавая им удобную для определенной работы форму и расширяя тем самым возможности человеческих органов. В доисторические времена удобство и точное соответствие орудия потребностям человека были вопросом его жизни и смерти. Дж.М. Кристенсен, американский ученый, также относит предпосылки возникновения профессии эргономиста к временам первобытного человека: «Специально отобранные камни, костяные ложки, простейшие орудия и посуда явились результатом специфических осознанных реакций на взаимодействия между человеком и средой… Разница между первобытной эпохой и нашим временем заключается главным образом в степени сложности. Эта сложность, - подчеркивает ученый, - является основанием для существования эргономики».
Эргономику определяют как научную дисциплину, изучающую трудовые процессы с целью создания оптимальных условий труда, что способствует увеличению его производительности, а также обеспечивает необходимые удобства и сохраняет силы, здоровье и работоспособность человека.
Как комплексная наука эргономика возникла в 20-х годах прошлого столетия. С развитием технического прогресса возникла проблема, как согласовать использование все усложняющейся техники с физическими и психологическими возможностями людей. Первые исследования в этой области были проведены в наиболее технически развитых странах - прежде всего в Англии, США и Японии.
В 1921 г. японский ученый И. Танака издал книгу «Человеческая инженерия» и тем самым ввел в Японии этот термин. С 1925 г. исследования в указанной области достаточно интенсивно развиваются в различных военных организациях.
Неформальные группы специалистов, обсуждавших проблемы человеческих факторов, возникли в США накануне второй мировой войны.
В 1938 г. лаборатория по изучению человеческих факторов была создана в компании «Белл Телефон Лабороториес» (Bell Теlеphоnе Laboratories).
Эргономические исследования получают развитие в годы второй мировой войны. Однако для их названия использовались термины «человеческая инженерия», «инженерная психология», «исследования личного состава» и др. Для проведения исследований, связанных с проектированием радарных установок, сложного приборного оснащения военных самолетов и других не менее сложных систем, в которых человек выполнял функции контроля и управления, больше всего подходили специалисты, имевшие подготовку в области экспериментальной психологии. Ее методы и результаты явились исходным пунктом становления инженерной психологии, которую иногда называли экспериментальной психологией середины XX века. В это же время был дан импульс междисциплинарным исследованиям по выявлению оптимальных условий деятельности человека, а также его предельных возможностей. Физиологи, психологи, анатомы, инженеры и дизайнеры все чаще работали вместе и с взаимной пользой.
Отдельно стоит отметить развитие науки эргономики в Англии, т. к. именно в этой стране в 1961 г. была создана Международная эргономическая ассоциация.
В военное время в Англии эргономические экспериментальные исследования проводились в лабораториях Оксфордского, Кембриджского и других университетов, а также в ряде военных организаций и учреждений под руководством Совета медицинских исследований. Исследования, которые до 1939 г. выполнял Совет по изучению здоровья промышленных рабочих, имели много общего с «исследованиями личного состава» и были направлены на решение проблем учета возможностей и особенностей человека и групп людей в промышленности. В каждом из исследований реализовывался принцип приспособления работы к человеку или человека к работе с целью улучшения человеческой деятельности В ходе второй мировой войны с особой силой проявилась необходимость привлечения данных медико-биологических, психологических и социально-экономических наук для решения определенных вопросов развития техники. Однако нет оснований жестко связывать возникновение эргономики со второй мировой войной. Предпосылки эргономики фактически были заложены еще до войны, а в качестве самостоятельного направления исследований она оформилась после войны.
После войны в Англии остро ощущались разобщенность и различия интересов ученых, в особенности психологов и физиологов. Ослабли связи, и прежде всего информационные, между научными дисциплинами, предметом которых являются различные аспекты поведения человека в труде. В это время велись поиски организационных форм, которые позволили бы представлять и обсуждать научные доклады не в обществе исключительно физиологов, психологов или анатомов, а при участии всех названных ученых.
Все явственнее становится стремление к совместной деятельности, тесному общению ученых разных специальностей друг с другом. При изучении человека в трудовой деятельности стали осознаваться определенные ограничения, накладываемые традиционными дисциплинами.
В целях координации усилий различных специалистов и преодоления односторонности решения проблем рациональной организации труда отдельными научными дисциплинами, 12 ученых, встретившись летом 1949 г. В лаборатории К.Ф.Х. Маррелла, решили организовать группу для регулярного обмена научной информацией. В этом же году группа приступила к организации эргономического исследовательского общества, первоначально названного «Общество человеческих исследований», но сразу же было решено найти более подходящее название.
Второе заседание Общества человеческих исследований состоялось в 1950 г. в Психологической лаборатории Ф. Бартлетта Кембриджского университета. В Обществе к этому времени было уже 50 человек, возраст подавляющего большинства которых был до 40 лет. На заседаниях обсуждались доклады, посвященные главным образом военной тематике. Вновь был поднят вопрос о названии общества. Для обсуждения предложены были названия: Общество человеческой экологии (Человеческое экологическое общество), Общество изучения человеческой окружающей среды и др. В ходе дискуссии К.Ф.Х. Маррелл предложил для названия общества слово «эргономика». В результате с 16 февраля 1950 г. общество стало называться «Эргономическое исследовательское общество».
Название «эргономика» было выбрано в связи с тем, что новая область знания не принадлежит полностью ни одной из дисциплин, участвующих в ее разработке: физиологии, психологии или анатомии. Кроме того, как всякий термин, он должен быть кратким, однозначным, определенным и получить распространение в других странах. «Эргономика», - по определению
К. Маррелла, - это научные исследования взаимодействия человека и рабочей среды». Он поясняет, что имеется в виду не только непосредственное окружение, в котором работает человек, но также станки и материалы, методы и организация индивидуальной и коллективной работы.
Инициаторы создания общества, среди которых называют К.Ф.Х. Маррелла, О. Едхолма, П. Рэндла, У. Флойда, У. Хика и др., были единодушны в том, что объединение ученых смежных научных дисциплин для совместного решения общих проблем позволит добиваться лучших результатов, которые в принципе не могут быть получены в рамках какой-либо одной из дисциплин. В этом их убеждал опыт успешной совместной работы физиологов, психологов, анатомов, инженеров и дизайнеров в годы второй мировой войны.
На заседании общества в 1950 г. обсуждался вопрос об укреплении связей с промышленностью. Решено было организовать конференцию «Человеческие факторы в проектировании оборудования» с участием представителей промышленности. Эта первая конференция общества состоялась 18 апреля 1951 г. в Бирмингеме. В ее работе приняли участие 145 ученых специалистов. Среди них были четыре участника из Швеции, пять из США, по одному - из Голландии и Дании. На конференции были представлены доклады по антропометрии, проблемам сиденья и позы, средствам отображения информации и органов управления, мышечной силы и анализу работы.
В 1951 г. состав общества увеличился до 80 членов, 14 ученых и специалистов были гражданами США, Голландии и Швеции. Установлены были деловые контакты с промышленностью. Однако одной из важнейших оставалась задача доведения до предпринимателей, инженеров, конструкторов, технологов целей и задач исследований общества, как это делалось «исследователями личного состава» во взаимоотношениях с офицерами во время войны. Укрепляя деловые контакты ученых разных специальностей, общество начало выполнять в какой-то мере функцию их взаимообучения.
Вторая ежегодная конференция общества по междисциплинарной проблеме «Утомление» состоялась в Кренфилде 24 - 27 марта 1952 г., тема третьей конференции - «Измерение человеческой деятельности» (Оксфорд, 13 - 16 апреля 1953 г.), а в 1954 г. участники четвертой конференции обсуждали в Эсхорне Хилл проблему «Научное изучение человеческой деятельности в промышленности». Третью часть участников четвертой конференции составляли представители промышленности. Пятая конференция на тему «Человеческие факторы на транспорте» состоялась в апреле 1956 г., некоторые сделанные на ней доклады были опубликованы в первом номере журнала «Эргономика», который начал выходить в 1957 г.
В 1960 г. был образован факультет эргономики и кибернетики в технологическом колледже в Лавбро, первоначально готовивший эргономистов из числа дипломированных специалистов. В настоящее время этот факультет, переименованный в факультет наук о человеке, является ведущим национальным и международным подразделением высшего учебного заведения по подготовке специалистов в области эргономики. При факультете создан Институт эргономики потребительских товаров. Несколько позже эргономистов стали готовить на факультете прикладной психологии Астонского университета в Бирмингеме и факультете промышленного производства Бирмингемского университета, а также в некоторых других высших учебных заведениях.
Начиная с 1962 г. в Англии издается серия брошюр для работников промышленности, посвященных методическим вопросам использования данных эргономики на практике. В 1963-1964 гг. формируются исходные положения системного подхода в эргономике; впоследствии они интенсивно разрабатываются У. Синглтоном и другими английскими учеными. В 1965 г. К.Ф.Х. Маррелл издает монографию «Эргономика». В 1969 г. был основан информационный центр по эргономике, одна из задач которого - удовлетворение запросов английской промышленности в области применения данных эргономики.
В 1955 г. Европейское агентство поручило изучение эргономических проблем специальной группе. Интересна следующая деталь: европейские правительственные эксперты в области производительности труда проявили осторожность по отношению к термину «эргономика» и попросили дать его операциональное определение. В результате Европейское агентство по производительности труда вместо термина «эргономика» приняло определение «соответствие работы работающему» и приступило к реализации программы по этому направлению.
В 1976 г. Эргономическое исследовательское общество стало называться Эргономическим обществом, что отражало существенные изменения, связанные с явной ориентацией его членов на эргономическую практику.
В 1996 г. членами ассоциации были ученые и специалисты 45 стран, также в нее вошли национальные и несколько международных ассоциаций.
К числу последних относятся Скандинавское эргономическое общество (Дания, Финляндия, Норвегия, Швеция); Эргономическое общество Юго-Восточной Азии (Бруней, Индонезия, Малайзия, Филиппины, Сингапур и Таиланд) и Эргономическая ассоциация, объединяющая ученых и специалистов, говорящих на французском языке. Членом МЭА стало Европейское общество эргономики в стоматологии. Образованная в 1986 г. Европейская ассоциация когнитивной эргономики, однако, не входит в состав МЭА.
Выпускаемый с 1957 года журнал «Ergonomics» становится официальным органом Международной эргономической ассоциации. Кроме того, с 1969 г. в Англии издаются международные журналы «Applied Ergonomics» («Прикладная эргономика») и «Ergonomics Abstracts» («Реферативный журнал по эргономике»). Журналы эргономического профиля издаются также в Болгарии, Венгрии, США, Франции.
МЭА уделяет большое внимание подготовке кадров по эргономике.
В третьем издании справочника об образовательных программах в области эргономики (человеческих факторов), который создан при поддержке МЭА и опубликован в 1994 г., содержатся сведения о 223 программах из 32 стран мира.
Параллельно с Англией в Америке тоже начинается развития эргономики. В 1945 г. П. Фиттс организовал лабораторию инженерной психологии в Военно-воздушных силах США, а Ф. Тейлор создает лабораторию человеческой инженерии в Военно-морских силах США, где вместе со своими учениками положил начало научному изучению трудовой деятельности.
В результате их исследований была создана и внедрена в производство концепция инженерного проектирования методов работы и положено начало эргономике, хотя тейлоризм рассматривал человека как часть машины или как приложение к ней.
В начале 50-х годов в США ученые выделили несколько разных терминов: инженерная психология, человекотехника или человеческая инженерия и человеческие факторы. Большинство американских специалистов считало эти термины синонимами, обозначающими одну и ту же дисциплину эргономику. Позже у американских ученых возникали попытки рассматривать инженерную психологию и человеческую инженерию как разные понятия и, как разные области деятельности. Однако эти попытки не получили признания. В частности, А. Чапанис в ряде работ предлагал считать инженерную психологию частью области человеческой инженерии - ее собственно психологической частью. Но этому предложению и сам А. Чапанис практически не следовал, рассматривая инженера-психолога и специалиста по человеческим факторам как профессионально тождественные фигуры.
В 1953 г. В США был проведен первый симпозиум по проблемам человеческих факторов в технике на национальном уровне.
Ему предшествовало интенсивное развитие исследований человеческих факторов в проектировании систем и оборудования. Для проведения таких исследований в годы войны были организованы многие университетские центры. Характер исследований требовал приложения усилий ученых разных специальностей, включаемых в целевые группы, которые занимались бы общими проблемами, а не исследованиями в рамках отдельных дисциплин.
Так, с середины и в конце 1940-х годов начата разработка правительственных и университетских исследовательских программ с целью создать фундамент для развития новой области исследования. Такие программы имели: Гарвардская исследовательская лаборатория, Школы авиационной медицины ВМФ и ВВС, Нью-Йоркский университет, Лаборатория прикладной психологии Дж. Гопкинса, колледж Тафта и т.д. Авиационные компании (Дуглас, Ганс-Вот, Локхид и т.д.) организовали лаборатории и стали регулярно использовать результаты исследований в области человеческих факторов. В эти же годы появились и первые печатные издания: «Руководство по данным инженерной психологии», «Руководство по человеческим факторам для проектировщиков», «Человеческие факторы в подводной войне» и т.д. Начиная с 1950 г. появляются и образовательные программы по человеческим факторам для университетов (университет в Иллинойсе, университет Тафта, Мичиганский университет).
В 1957 г. образовано Общество инженерных психологов как отдельное подразделение Американской психологической ассоциации. Тем не менее, все острее ощущалась необходимость в создании национальной профессиональной организации, объединяющей специалистов в области человеческих факторов в технике, и издании соответствующего журнала.
В 1957 г. в США возникло Общество человеческих факторов, в создании которого принимали участие члены английского Эргономического исследовательского общества. В 1958 г. вышел первый номер американского журнала «Человеческие факторы». Кроме того, в США ежемесячно издается «Бюллетень Общества человеческих факторов». Термин «человеческие факторы» возник в результате буквального перевода и сокращения американского выражения «техника человеческих факторов» (human factors engineering) и получил распространение главным образом в США, где он обозначает область знания и новую профессию, которую в Европе определяют термином «эргономика». Человеческие факторы и эргономика как сферы научных исследований имели некоторые различия на первых этапах своего развития, хотя и тогда они представляли одно направление исследований. Тенденция развития такова, что различия между ними все больше нивелируются, а само направление исследований обогащается за счет органического сближения исследования человеческих факторов и эргономики.
В 1994 г. американское Общество человеческих факторов переименовано в Общество человеческих факторов и эргономики. В 1997 г. это общество насчитывало 5011 членов, в том числе 754 студента университетов и других вузов США. В обществе действуют следующие технические группы: аэрокосмические системы, эргономика для пожилых людей, коммуникации, производственная эргономика, организационное проектирование и др.
В 1970 г. подготовку специалистов в области человеческих факторов на уровне бакалавра, магистра и доктора наук осуществляли соответственно 20, 43 и 42 университета США. Одновременно с расширением подготовки кадров в США издаются работы по научным проблемам и методам исследования человеческих факторов в технике, а также руководства для инженеров, дизайнеров, архитекторов и других специалистов.
Наиболее масштабные программы эргономических исследований и разработок выполнялись в США по заказу и на средства Министерства обороны. В интересах своих ведомств достаточно интенсивно развивают эргономику: Национальное управление по аэронавтике и исследованию космического пространства; управление гражданского воздухоплавания; Министерство внутренних дел (угольная промышленность); Комиссия по регулированию использования ядерной энергии; управления, которые занимаются проектированием автомобильных дорог и дорожных знаков, а также обеспечивают безопасность, движения транспорта. Все возрастающий объем эргономических исследований проводит Национальный институт профессионального здоровья. Эргономика находит применение в подавляющем большинстве фирм и корпораций США.
Развитие эргономики в России началось в 1920-е годы. Основные направления работ того времени - художественное конструирование, физиология, психотехника. Большой вклад в художественное конструирование в тот период был сделан русскими художниками-авангардистами, предложившими концепцию «промышленного искусства». Они были вдохновлены идеей строительства нового общества, где люди имеют дело с современными и комфортабельными условиями работы. Они настаивали на том, чтобы художники привлекались к проектированию промышленных станков, рабочих мест и интерьеров.
На художественное конструирование в основном повлияли такие стили как «конструктивизм» и «пролетарское искусство», развивавшиеся в изобразительном искусстве и архитектуре в начале 20-х. Именно в эти годы в Петрограде был создан исследовательский и проектный отдел «материальной культуры» знаменитым художником-конструктивистом В.Е. Татлиным.
Этот отдел проектировал удобные и высокохудожественные повседневные вещи, такие как стулья, кровати, кухонная посуда. Также незамеченной осталась деятельность другого русского конструктивиста А.М. Родченко, который внес вклад в графический дизайн и проектирование многофункциональных объектов.
Первая Всероссийская конференция по научной организации труда прошла в 1921 г. А тремя годами ранее под руководством известного русского физиолога В.М. Бехтерева был организован Институт изучения мозга и психической деятельности, внутри которого был создан отдел профессиональной психологии. В 1920 г. Бехтерев и Мясищев предложили создать новую научную дисциплину для изучения трудовой деятельности - «эргологию» или «эргонологию». Примерно в это же время В. Ухтомский начал исследовательскую деятельность в области физиологии труда и создал лабораторию для изучения труда на промышленных предприятиях в Петрограде. В начале 20-х гг. был образован Центральный институт труда.
Существенный вклад в развитие эргономики в России в этот период был сделан Н.А. Бернштейном, заложившим основы биомеханики. В 30-е гг. в СССР сформировалась новая дисциплина «психотехника», направленная на анализ и улучшение трудовой деятельности. Интенсивные исследования предпринимались в области авиационной эргономики, где изучались кабины пилотов, уделялось внимание рукояткам, приборным панелям, креслу пилота, рабочему месту штурмана. В это время на многих крупных заводах создавались психофизиологические лаборатории, проводившие исследования с целью улучшения работы людей со станками и конвейерами. Также было образовано Психотехническое общество и начал издаваться журнал «Советская психотехника». Но в середине 1930-х гг. в результате политических решений и репрессий в СССР вся деятельность в области психотехники была прекращена.
Только в конце 1950-х гг. была осуществлена первая попытка возродить исследования в области психологии труда. В этот период в использование вошли два понятия - инженерная психология и эргономика. Как и в других развитых странах, оборонная промышленность стала основным заказчиком работ в этой области. В качестве предметных областей выступали авиация, космонавтика, военная техника. Исследовательские лаборатории по инженерной психологии были образованы в Ленинградском государственном университете в 1959 (под руководством Б.Ф. Ломова) и в Институте автоматической аппаратуры в Москве в 1961 (под руководством В.П. Зинченко). Большой вклад в развитие дисциплины в этот период внесли известные российские психологи Б.Г. Ананьев, А.Н. Леонтьев, П.Я. Гальперин и другие.
В начале 60-х гг. в Москве был создан исследовательский институт технической эстетики (ВНИИТЭ) с отделом эргономики. В течение нескольких лет деятельности ВНИИТЭ было основано десять региональных филиалов в столицах союзных республик и крупных городах Советского Союза. В каждом из филиалов имелся отдел или лаборатория эргономики, которые работали по единому плану и под методическим руководством головного отдела эргономики в Москве. Институт базировал свои исследования на использовании компьютерных технологий и программ, рассматривая их как современную техническую основу создания высококачественной продукции.
С конца 60-х годов ВНИИТЭ начинает публиковать научные труды в трех сериях: «Техническая эстетика», «Эргономика», «Материалы и отделка промышленных изделий». В них представлены результаты исследований специалистов ВНИИТЭ по актуальным проблемам теории, методики и практики отечественного дизайна.
В деятельности ВНИИТЭ того времени выделялись следующие основные направления:
1.Фундаментальные и прикладные исследования в области теории
2.и методики дизайна.
.Освоение и внедрение современных технологий и достижений науки и техники для создания промышленных изделий с высокими потребительскими свойствами.
.Формирование государственной системы цвета.
.Подготовка и повышение квалификации кадров в области дизайна.
.Рекламно-выставочная пропаганда в области науки и новых технологий.
.Обеспечение профессиональной информацией специалистов в области науки, промышленности и управления.
.Редакционно-издательская и полиграфическая деятельность.
ВНИИТЭ располагал квалифицированными кадрами специалистов, обеспечивающими профессиональный уровень исследований и разработок.
В институте работало 80 научных работников и дизайнеров, в том числе 8 докторов и 15 кандидатов наук. Институт подготавливал кадры высшей квалификации по специальностям «Техническая эстетика» и «Эргономика». Исследователи из ВНИИТЭ внесли существенный вклад в эргономическое обеспечение процесса проектирования. В 60-х гг. профессор В.М. Мунипов и его коллеги издавали несколько учебников, руководств и журнал по эргономике.
В 70-80-е гг. наблюдался ускоренный прогресс, как в гражданской, так и в военной отраслях. В оборонных отраслях промышленности и видах вооруженных сил были созданы Головные организации по эргономике, которые координировали работу внутри и между отраслями. Был создан Межведомственный координационный Совет по эргономике.
Под руководством П.Я. Шлаена была разработана серия стандартов по эргономическому обеспечению проектирования и разработки военной техники. Позднее был создан центр эргономических исследований и разработок в военной технике, который и сегодня остается лидирующей эргономической организацией России. Обширные исследования и разработки, начавшиеся в 1965 г., направленные на теорию человеко-машинных систем (в военно-морском флоте, космонавтике, авиации) были сделаны профессором А.И. Губинским и его коллегой профессором В.Г. Евграфовым. Ими был выпущен ряд совместных монографий, положивших основы разработки теории описания и оценки дискретных алгоритмов функционирования человеко-машинных комплексов различного назначения. Также Губинский систематизировал основные понятия в эргономике (такие как оператор, ошибка, надежность, эффективность и др.). В начале 70-х он создал обобщенный структурный метод, дающий основу для функционально-структурного анализа задач и расчет вероятности ошибки и времени отклика оператора. Этот метод до сих пор применяется для анализа надежности операторов.
В то время как позитивное влияние эргономики в военной и промышленной областях было очевидно, какой-либо существенный прогресс в области потребительских товаров отсутствовал. Несмотря на то, что институты, такие как ВНИИТЭ и др., создавали продвинутые и тщательно проработанные образцы (утюги, чайники, мебель), промышленность не внедряла эти идеи в серийное производство из-за отсутствия материалов, технологии, низкой культуры производства, отсутствия серьезной конкуренции между различными производителями в СССР.
В 1973 г. в Москве состоялось совещание экспертов стран-членов Совета Экономической Взаимопомощи (СЭВ), на котором были подготовлены предложения об организации научно-технического сотрудничества в области эргономики. Приняв во внимание подготовленные экспертами предложения, Комитет по научно-техническому сотрудничеству СЭВ включил проблему «Разработка научных основ эргономических норм и требований» в основные направления многостороннего сотрудничества. Государственными органами этих стран в 1974 г. было подписано соглашение о научно-техническом сотрудничестве по данной проблеме.
Экономический спад 80-90-х усугубил эту ситуацию. Значительная часть исследовательских и прикладных работ в области эргономики была остановлена из-за отсутствия денег и спада производства продукции. Некоторые профессиональные эргономисты сменили область своей деятельности (за исключением проектировщиков человеко-компьютерного интерфейса). В начале XXI века экономическая ситуация в России стала меняться. Как следствие, активизировалась деятельность в различных областях эргономики. Шаг за шагом промышленные предприятия заменили производственное оборудование и технологию, внедряли новые человеко-ориентированные подходы к проектированию и производству товаров. Активизировали свою деятельность эргономические институты и организации, среди которых Центр эргономических исследований и разработок (Эрго-центр), Российский институт защиты и экономики труда, ВНИИТЭ, Лаборатория эргономических исследований и разработок в ядерной энергетике (Эрголаб).
В августе 1995 года была создана Межрегиональная эргономическая ассоциация (МЭА). Она является правопреемницей Советской эргономической ассоциации (СЭА), существовавшей в СССР с 1986 года. Основная задача МЭА состоит в объединении всех специалистов по эргономике, работающих в разных регионах России. Специалисты в каждом регионе объединяются в региональные отделения МЭА.
Основные направления деятельности МЭА:
1.Научная деятельность, выполнение научно-исследовательских работ
2.в области эргономики. При МЭА функционируют диссертационные советы по присуждению учёных степеней и званий по психологии труда и эргономике. МЭА является одним из учредителей общественной академии проблем человеческого фактора.
.Практическая и производственная деятельность, реализация проектов и эргономических разработок, проведение экспертиз научных работ и научно-технических разработок.
.Информационно-пропагандистская и образовательная деятельность. МЭА является инициатором подготовки эргономистов в России. С участием ассоциации была создана специальность высшего профессионального образования 220101 «Эргономика», подготовлен стандарт этой специальности и изданы учебники.
.Организационная деятельность. Ассоциация организует и проводит международные и национальные научно-практические конференции
.и семинары по эргономике, занимается подготовкой и выпуском журнала «Человеческий фактор».
МЭА является федеративным членом Международной эргономической ассоциации (International Ergonomics Association, IEA) и Федерации европейских эргономических обществ (Federation of European Ergonomics Societies, FEES). Деятельность МЭА согласована с политикой и стратегическим планом деятельности этих организаций. Ассоциация способствует взаимодействию российских эргономистов со специалистами и экспертами в области эргономики по всему миру.
Штаб-квартира Межрегиональной эргономической ассоциации располагается в ОАО «НПП «Эргоцентр», который расшифровывается как «Научно-производственное предприятие межотраслевой центр эргономических исследований и разработок».
ОАО «НПП «ЭРГОЦЕНТР» сформировано в результате реорганизации в 2007 году из Федерального государственного унитарного предприятия (ФГУП) «Межотраслевой центр эргономических исследований и разработок», которое было образовано в соответствии с Решением Государственной комиссии Совета Министров СССР по военно-промышленным вопросам от 30 ноября 1990 года №324 и находилось в ведомственном подчинении Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации.
Сферой деятельности ОАО «НПП «Эргоцентр» является научно-методическое руководство внедрением разработок в практику, разработка нормативно-технической документации по эргономическому обеспечению создания и использования военной техники и продукции народнохозяйственного назначения.
К числу основных направлений деятельности ОАО «НПП «Эргоцентр» относятся формирование, накопление и распространение научно-технической информации по проблемам человеческого фактора и проведение исследований по проблемам человеческого фактора в интересах различных разрабатывающих и эксплуатирующих организаций.
1.2 Понятие, сущность и задачи эргономики в создании безопасных условий труда
Эргономика - это научная дисциплина, занимающаяся изучением взаимодействия между людьми и другими элементами систем, в профессии, которая использует теорию, законы, данные и методы конструирования в целях обеспечения здоровья человека и оптимизации общего функционирования системы.
Слово «эргономика» произошло от греческих слов ergon (работа) и nomos (закон), т.е. наука о трудовом процессе. Также в научной литературе эргономику определяют как научную дисциплину, комплексно изучающую человека (группу людей) в конкретных условиях его (их) деятельности в современном производстве.
Эргономика сформировалась на стыке наук - психологии, физиологии и гигиены труда, социальной психологии, анатомии и ряда технических наук.
В условиях научно-технической революции резко возросли стоимость технических средств, и «цена» ошибки человека при управлении сложными системами. Поэтому при проектировании новой и модернизации существующей техники особенно важно заранее и с максимально доступной полнотой учитывать возможности и особенности людей, которые будут ею пользоваться. При решении такого рода задач необходимо согласовать между собой отдельные рекомендации психологии, физиологии, гигиены труда, социальной психологии и т.п., соотнести их и увязать в единую систему требований к тому или иному виду трудовой деятельности человека.
Эргономика участвует в процессе проектирования и занимается оценкой задач, работы, продукции, окружающей среды и систем для того, чтобы гармонизировать их с потребностями, способностями и физическими возможностями людей.
Эргономика не изучает рабочую среду и другие ее виды как таковые, это предметы других наук. Для эргономики важно влияние среды на эффективность и качество деятельности человека, его работоспособность, физическое и психическое благополучие. Эргономика определяет оптимальные величины средовых нагрузок - как по отдельным показателям, так и в их сочетании. Взаимосвязанное эргономическое проектирование систем «человек - машина» и «человек - среда» - непреложное требование оптимизации деятельности человека и ее условий, характерное для эргономики.
Объектом изучения эргономики является система «человек - машина», а предметом - деятельность человека или группы людей с техническими средствами. В литературе можно встретить словосочетание система «человек - машина - среда». Такое представление системы некорректно, так как среда, по определению, не включается в нее, а противостоит ей. Кроме термина система «человек - машина», используются и другие: «эргатическая система», система «человек - автомат», система «человек - техника», что не меняет сути дела. Система «человек - машина» относится к числу основных понятий эргономики, в котором фиксируются существенные признаки данного класса объектов. Это абстракция, а не физическая конструкция или тип организации.
В целостном образовании, каковым является система «человек - машина», эргономика вычленяет и решает проблемы распределения функций в системе, соотношения деятельности человека с функционированием технической системы и ее элементов, распределения и согласования функций между людьми при выполнении рабочих задач, а также проектирует или организует деятельность человека или группы людей с техническими системами и ее элементами, обосновывает требования к указанным средствам деятельности и условиям ее осуществления, разрабатывает методы реализации этих требований в процессе проектирования и использования систем.
Общая цель эргономики формулируется как единство трех аспектов исследования и проектирования: удобство и комфортные условия эффективной деятельности человека, а соответственно и эффективное функционирование систем «человек - машина»; сохранение здоровья и развитие личности.
В конкретном исследовании и проектировании тот или иной аспект может превалировать. Однако общая цель реализуется через совокупность и взаимодополняемость указанных аспектов.
Эргономика является системно-ориентированной дисциплиной, которая в настоящий момент охватывает все аспекты человеческой деятельности. Эргономика развивает целостный подход, сочетающий рассмотрение и учет физических, когнитивных (мыслительных), социальных, организационных и других значимых факторов. Практикующий эргономист должен иметь широкую эрудицию во всех этих сферах. Эргономисты часто работают в конкретных секторах или предметных областях, которые постоянно эволюционируют - создаются новые, а старые получают новые перспективы развития.
Внутри эргономики имеются направления, которые более глубоко изучают специфические особенности человека и характеристики его взаимодействия. Сегодня в эргономике можно выделить следующие области:
·Физическая эргономика рассматривает анатомические, антропометрические, физиологические и биомеханические характеристики и их влияние на физическую деятельность человека. К вопросам этого направления относятся рабочие позы, погрузочно-разгрузочные работы, монотонные движения, работа, чреватая мышечно-скелетными расстройствами, компоновка рабочего места, безопасность и здоровье.
·Когнитивная эргономика связана с мыслительными процессами, такими как восприятие, память, рассуждение, моторная реакция и их ролью
·во взаимодействии человека с другими элементами системы. Это направление изучает умственную нагрузку, процессы принятия решения, работу, требующую высокой квалификации, взаимодействие человека с компьютером, надежность человека, профессиональный стресс и профессиональную подготовку.
·Организационная эргономика нацелена на оптимизацию социотехнических систем, включая их организационную структуру, политику
Говоря о задачах эргономики, необходимо вести речь о комплексе задач, стоящих перед эргономикой и решаемых ею:
1.Разработка теоретических основ проектирования деятельности человека-оператора с учетом специфики эксплуатации им технических систем и окружающей среды. При проведении аналитических исследований учеными было установлено, что на скорость обработки информации человеком влияют уровень его работоспособности, состояние, степень его тренированности, особенности мотивации и др. Это определило развитие «антропоцентрического подхода», т.е. подхода от человека к машине. Главным звеном при таком подходе становится проектирование деятельности человека-оператора. Проект деятельности выступает как основа решения всех задач, связанных
2.с разработкой системы «человек - машина» (СЧМ): от общей задачи определения ее принципиальной схемы до конкретных частных задач - выбора типа органов управления, оформления панелей и шкал приборов и т.п.
.В результате не человек рассматривается как простое звено, включенное в техническую систему, а машина - как звено, включенное в деятельность человека, пользуясь, которым оператор решает поставленные перед ним задачи.
.Исследование закономерностей взаимодействия человека
.с техническими системами и окружающей средой, определяющих качество его деятельности. Единой теоретико-методологической концепцией инженерной психологии и эргономики является концепция человека-оператора, которая реализуется в виде изучения закономерностей осуществления всех нервно-психических процессов в системе мозга как информационных.
В настоящее время изучены механизмы включения всех частных информационных процессов в единую систему общего информационного процесса. Эмпирическим основанием «гипотезы включения» послужили закономерности изменения времени нужного для выполнения действий простой сенсомоторной реакции, в зависимости от временного интервала между сигналами. Исследователями установлено более 70 эмпирических закономерностей восприятия и переработки информации, выражающихся в различного рода зависимостях, например зависимости получения и переработки информации человеком - от ее количества. Задача эргономистов на современном этапе состоит в систематизации этих закономерностей.
. Формулирование принципов создания СЧМ и алгоритмов деятельности в ней человека-оператора. К числу общих принципов относятся:
−системной эргономичности, которая состоит в том, что эргономическое проектирование должно быть нацелено на достижение наивысших показателей эффективности СЧМ при одновременном соблюдении допустимых или оптимальных условий деятельности человека по социальным, психологическим, физиологическим и медико-гигиеническим критериям;
−адаптивной эргономичности, заключающейся в том, что по мере развития и совершенствования информационно-программно-технических средств СЧМ эргономические требования должны пересматриваться
−в направлении улучшения их от допустимых к оптимальным;
−научной эргономичности, состоящей в том, что вопросы эргономического проектирования должны решаться на основе объективных количественных оценок, получаемых на начальных стадиях эргономического проектирования путем расчетно-аналитических, модельных и экспертных оценок, проверяемых опытно-экспериментальным путем на последующих стадиях;
−информационной эргономичности СЧМ, требующей, чтобы информация об объекте, обслуживаемом СЧМ, не только была полной, достоверной, актуальной, т.е. соответствовала истинному состоянию объекта, но и представлялась в виде, удобном для принятия решения человеком;
−программно-интеллектуальной эргономичности, обеспечивающей устойчивую тенденцию разумного освобождения человека от рутинных функций, т.е. монотонных, утомительных, нетворческих операций, и создания условий для максимальной реализации творческого потенциала человека, усиленного интеллектуальными возможностями программного обеспечения, что будет способствовать формированию и развитию личности оператора.
Эти общие принципы в совокупности представляют основу концепции эргономического проектирования.
. Выдвижение и проверка гипотез о перспективах развития труда человека и связанных с ним технических систем, факторов внешней среды. Недостаточная эффективность эргономического прогнозирования приводит к тому, что упускаются из виду психологические проблемы, связанные как с организацией непосредственного взаимодействия человека с ЭВМ, так и с внедрением средств автоматизации в уже сложившиеся организационные структуры человеческой деятельности. Очевидна необходимость разработки специальных эргономических мероприятий по преодолению психологического барьера человека при общении с машиной, по улучшению профессиональной подготовки пользователей и по обеспечению их творческих потребностей.
. Разработка специфических категорий эргономики, отражающих особенности ее предмета, содержания и метода. Наличие предельно широких понятий, отображающих наиболее общие, существенные свойства, признаки, отношения предмета исследования, является обязательным условием существования любой области знания. Без них невозможны систематизация и классификация полученного материала. В эргономике разработка, обсуждение и принятие ее основных категорий осуществляются в форме создания государственных стандартов.
В нашей стране в соответствии с государственным планом стандартизации разработан комплекс стандартов на общие эргономические требования. В настоящее время утверждено и введено в действие более 20 документов этого комплекса. Все они относятся к системе «человек-машина». Стандарты этого комплекса устанавливают связи между элементами СЧМ и формируют требования к оборудованию, человеку-оператору, рабочей среде. Терминологическую основу комплекса составляет ГОСТ 21033-75 «Система стандартов безопасности труда. Оборудование производственное. Общие эргономические требования», содержащий основные понятия системы «человек - машина» и ее элементов, а также термины и определения.
Стандартизация в области эргономики органически связана с Системой стандартов безопасности труда (ССБТ). В настоящее время в РФ введено в действие более 250 стандартов этой системы. Во многих из них содержатся требования эргономики. Также, принят ряд гигиенических требований, регулирующих условия работы различных специальностей в рамках соответствия требованиям эргономики. Так СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» устанавливает требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации рабочих мест с ними. Требования Санитарных правил направлены на предотвращение неблагоприятного влияния, на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с ПЭВМ.
. Выявление причин утомляемости работников при выполнении своей трудовой деятельности. Основным фактором, вызывающим утомление, является напряженность деятельности, т.е. нагрузка. Помимо абсолютной величины нагрузки на степень развития утомления оказывает влияние еще ряд факторов, среди которых необходимо выделить следующие:
−характер нагрузки: статический или динамический;
−интенсивность нагрузки, т.е. ее распределение во времени;
−постоянный и ритмический характер нагрузки.
Статическая физическая нагрузка при прочих равных условиях ведет к большему развитию утомления, чем динамическая, причем субъективное ощущение усталости в этом случае выражено особенно отчетливо.
Время наступления утомления и его выраженность зависят от степени интенсивности нагрузки следующим образом: при увеличении интенсивности нагрузки утомление наступает раньше, при уменьшении интенсивности нагрузки - время наступления утомления не изменяется (в последнем случае производительность труда значительно снижается, что невыгодно). Существует определенная оптимальная интенсивность нагрузки, при которой утомление развивается медленнее всего.
Помимо величины нагрузки существует ряд дополнительных или способствующих развитию утомления факторов. Сами по себе они не ведут к развитию утомления, однако, сочетаясь с действием основного фактора, способствуют более раннему и выраженному наступлению утомления.
Эти факторы можно разбить на три большие группы:
−микроклимат;
−использование техники;
−нарушение режима труда и отдыха.
К первой группе относятся: пониженное содержание кислорода во вдыхаемом воздухе, повышенное содержание углекислого газа, высокая температура среды, повышенная влажность, изменение барометрического давления и т.п.
Наибольшим разнообразием характеризуется вторая группа. Среди причин, входящих в эту группу, следует назвать изменение состава воздуха - загрязненность его различными газами (например, продуктами неполного сгорания топлива и др.); действие механических сил, ведущих к вибрации, тряске, ускорениям, воздействие электромагнитных колебаний, шумов и ультразвука, изменение освещенности, неудобство рабочей позы и многое другое.
Наконец, к третьей группе относятся факторы, связанные в основном с нарушением режима труда и отдыха: недостаточность времени для восстановления сил после утомления, неправильное использование перерывов между работой, непродуманное планирование работы и отдыха.
Управление эмоциональными состояниями - одна из задач эргономики, так как на развитие утомления сильно влияют эмоциональные факторы. Выраженность и время наступления утомления человека, его общего и специального физического развития.
В тех случаях, когда предъявляемые к организму требования находятся на пределе его физиологических возможностей или превышают их, наблюдается переход состояния адекватной мобилизации в состояние динамического рассогласования. Однако динамическое рассогласование может возникнуть при небольшой информационной нагрузке, когда имеются различного рода эмоциональные сдвиги, особенно связанные с малым навыком в работе.
Знание основ эргономики позволяет обеспечить безопасность, комфорт и эффективность системы «человек - машина» путем создания дизайнерами товаров, максимально удобных для осуществления трудовой деятельности человека.
. Оптимизация условий труда. Для решения данной задачи изучаются возможности и особенности различных категорий индивидов с целью учета полученных результатов при проектировании оборудования рабочих мест.
В том числе эргономика приобретает все большее значение и в решении комплексной проблемы реабилитации лиц, в той или иной мере утративших работоспособность. С этой же целью в эргономике изучаются психофизические возможности и особенности людей пожилого возраста. Таким образом, эргономика создает научную базу для решения важной социальной проблемы по вовлечению в производительный труд указанной части населения.
Эргономика призвана решать ряд проблем, связанных с оценкой точности, надежности и стабильности работы, влияния психической напряженности, утомления, эмоциональных факторов и особенностей нервно-психической организации оператора на эффективность его деятельности в СЧМ.
. Создание методов исследования, проектирования и эксплуатации СЧТС, обеспечивающих ее безопасность, эффективность и удовлетворенность трудом работающего в ней человека. Это связано с тем, что эргономика как наука находится в стадии становления, активного развертывания исследований. Разработка методологических проблем способствует построению теории эргономики и тем самым, обогащает практику конкретных исследований.
Можно сформулировать и основные задачи эргономических разработок, реализуемые при решении любой эргономической задачи:
·Анализ и синтез деятельности оператора в СЧМ. В процессе анализа изучается структура деятельности оператора, выявляются цели, мотивы и способы выполнения трудовой деятельности, рассматриваются возможные режимы работы и оценивается их влияние на результаты труда. На основании этих исследований определяются необходимые требования к характеристикам человека - оператора.
·Изучается комплекс эргономических свойств (характеристик) человека - оператора. Исследуется работа органов чувств человека, его центральной нервной системы, моторно-двигательного аппарата и т.д. Причем рассматриваются только оптимальные значения этих характеристик, а не экстремальные.
·Организация рабочего места оператора с учетом комплекса его эргономических свойств, определенных ранее. Разрабатываются требования, предъявляемые к рабочему месту в целом и к отдельным его элементам, с целью обеспечения максимальных удобств и эффективности работы.
·Профессиональная подготовка операторов, включающая в себя профотбор, профобучение, тренировку и формирование коллективов.
·Эргономическое проектирование и оценка СЧМ.
·Определение экономического эффекта эргономического обеспечения.
Разработка методологии эргономики осуществляется соответственно трем уровням методологического анализа, выделяемым в философии.
В эргономике можно различить три типа методологических средств:
−методологические средства мировоззренческого характера;
−общенаучные методологические средства;
−специально-научные или конкретно-научные методологические средства.
Методологические средства в процессе исследовательской практики органически слиты, включены в соответствующие эргономические представления, конкретизированы применительно к различным сферам практической и теоретической деятельности. В эргономике, учитывая характер ее возникновения, широко используются методологические средства смежных дисциплин, особенно психологии.
В эргономике используются следующие основные методологические принципы:
Принцип единства сознания и деятельности. Он означает, что сознание и деятельность не противоположны друг другу, но и не тождественны, а образуют единство. Сознание образует внутренний план деятельности, ее программу. Именно в сознании образуются динамические модели и образы действительности, позволяющие ориентироваться человеку в окружающей среде и обеспечивать успешность достижения целей деятельности.
Принцип гуманизации труда означает, что ведущая, творческая роль в процессе труда принадлежит человеку. При решении таких важнейших практических вопросов, как повышение производительности, эффективности и качества труда эргономика исходит, прежде всего, из требований, предъявляемых человеком к технике, из его возможностей и особенностей деятельности. Противоположным ему является принцип симпфликации (упрощения), при реализации которого стремятся к максимальному упрощению деятельности человека, выхолащиванию из нее всех творческих элементов, а сам человек низводится до придатка машины, оставаясь исполнителем лишь механических действий и движений.
Принцип активного оператора. Согласно этому принципу при определении роли человека в СЧМ очень важно, чтобы оператор осуществлял активные действия, имел свое личное отношение к выполняемым действиям, активно стремился к цели. Это связано с тем, что при пассивной позиции оператора его переход к активным действиям требует значительной затраты сил, однако эффективность его деятельности при этом может оказаться невысокой, что наблюдается, например, в работе машиниста. При активной же позиции оператора эффективность его деятельности достигает более высокого значения, а его психофизиологические затраты оказываются меньшими. Поэтому необходимо уже на стадии проектирования СЧМ определить характер будущей деятельности и уровень активности оператора.
Принцип проектирования деятельности. Проект деятельности должен выступать как основа решения всех остальных задач построения СЧМ. При разработке СЧМ наряду с техническими устройствами должна проектироваться деятельность оператора, который будет пользоваться этими устройствами.
В свою очередь, эти устройства должны разрабатываться на основе и с учетом проекта будущей деятельности оператора. Таким образом, к техническим устройствам нужно подходить как к средствам сознательной деятельности человека-оператора.
Принцип последовательности и непрерывности учета требований эргономики. Учет эргономических требований должен пронизывать все этапы существования СЧМ: проектирования, производства и эксплуатации. Реализация данного принципа на практике означает внедрение системы эргономического обеспечения СЧМ на всех этапах ее существования.
Принцип комплексности. Уже в самом определении эргономики как научной дисциплины предусматривается реализация данного принципа.
Он обеспечивает комплексное изучение человека (группы людей) в конкретных условиях его (их) деятельности, связанной с использованием машин.
Это достигается развитием междисциплинарных связей эргономики, взаимодействием её с другими науками о человеке и технике.
Основой для практической реализации рассмотренных принципов является применение системного подхода, который образует методологическую базу эргономики. Идеи системного подхода определяют многие исходные установки и теоретические положения эргономики: стремление к целостному рассмотрению человеко-машинных систем, системно-динамический взгляд на их структуру, включение деятельности человека в предмет научного рассмотрения, тенденция к научному синтезу различных аспектов исследования, стремление выявить возможные последствия деятельности человека. Применение системного подхода к СЧМ позволяет выявить различные характеристики связи человека и машины в конкретных условиях их взаимодействия. Сложность этого заключается в том, что человек-оператор, будучи сам сложной специфической системой, функционирует в более сложной системе, состоящей из ряда подсистем со сложными взаимосвязями между ними и своими внутренними противоречиями. Таким образом, системный подход позволяет по-новому ставить и решать многие задачи эргономики.
Методологическое значение имеет также ряд теоретических положений, разработанных либо непосредственно в эргономике, либо в смежных с ней дисциплинах и органично вошедших в ее состав: различие коррективной и проективной эргономики; гипотеза иерархической организации деятельности оператора; гипотеза оперативного образа и др.
1.3 Роль, место и функции секретаря руководителя в системе управления и характеристика его рабочего места
Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.
Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).
Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по-французски secret - тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас.
Секретарь - это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
Международный профессиональный клуб секретарей (International Association of Administrative Professionals) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.
Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
·функции по документационному обеспечению управления;
·функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.
К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем
и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.
Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:
·просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;
·поиск и обработка необходимой руководителю информации;
·знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.
Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).
Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках public relations (связи с общественностью), формирование архивов и т.д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой
и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.
Для того чтобы секретарь мог быстро и эффективно выполнял свои функции, рационально использовал рабочее время, необходимо как можно лучше и эргономичней оборудовать его рабочее место. К тому же если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о компании (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря в организации.
Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.
При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
·подходы к мебели и оборудованию;
·расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;
·в отдельных случаях потребность в особых условиях;
·возможность установки дополнительного оборудования.
Рабочее место секретаря. Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м.
Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.
В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются:
Ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час.
Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.
Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством - опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора - не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемых ПЭВМ, не должны превышать значений, указанных в таблице 1.
Таблица 1. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемые ПЭВМ
Наименование параметровВДУ ЭМПНапряженность электрического поляВ диапазоне частот 5 Гц - 2 кГц25 В/мВ диапазоне частот 2 кГц - 400 кГц2,5 В/мПлотность магнитного потокаВ диапазоне частот 5 Гц - 2 кГц250 нТлВ диапазоне частот 2 кГц - 400 кГц25 нТлЭлектростатический потенциал экрана видеомонитора500 В
Высокий уровень шума. Основным источником шума являются печатающие устройства, множительная техника и установки для кондиционирования воздуха, а также вентиляторы систем охлаждения и трансформаторы в процессоре компьютера. Уровень шума не должен превышать 40 дБ. Нормированные уровни шума обеспечиваются при использовании малошумного оборудования, применения звукопоглощающих материалов для облицовки помещений, а также различных звукопоглощающих устройств. В бытовых условиях применяются ковры, на полу и стенах, плотные занавески.
Видимое излучение экрана. Видимое излучение способствует возникновению близорукости и переутомлению глаз, мигрени и головной боли, раздражительности, нервному напряжению и стрессу. Чтобы избежать этого, необходимо правильно оборудовать рабочее место и соблюдать правила при работе с мониторами. Расстояние от глаз до монитора должно быть не меньше 60-70 сантиметров. Монитор должен стоять примерно на 10 градусов ниже горизонта уровня глаз и не давать бликов. В сумерках нужно зажечь дополнительный мягкий свет над рабочим местом. Требуется повысить частоту обновления на экране и выбрать оптимальное разрешение. Наиболее утомляемая работа происходит при вводе информации, поэтому желательно научиться печатать слепым методом, или печатать, не глядя на экран.
Плохой микроклимат помещения. Средняя температура воздуха в помещении офиса должна составлять +22°С, относительная влажность - 46%, атмосферное давление - 750 мм. рт.ст., содержание пыли - не более 10 мг/м воздуха рабочего места, максимальные размеры частиц - 2 мкм.
Для поддержания микроклимата в помещении должны быть предусмотрены вентиляция и отопление в теплое и холодное время года. В теплое время года вентиляция в помещении осуществляется бытовыми кондиционерами.
При полной загруженности оборудования температура воздуха в офисе не должна превышать +25°С. В холодный период помещение отапливается батареями радиаторов. Зимой температура воздуха в помещении офиса не должна опускаться ниже +19°С.
Неправильное освещение рабочего места, блики и мерцания.
Это важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание. Самым здоровым светом является естественный дневной свет. Однако работа с дисплеем зачастую происходит в помещениях с искусственным освещением. В этом случае такое освещение должно обеспечивать правильную работу глаз и приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Помещение офиса должно иметь естественное и искусственное освещение. Естественное освещение должно осуществляться через окна, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициенты естественной освещенности (КЕО) не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1.4%. Следует ограничивать прямую блесткость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей, находящихся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/кв. м. Яркость бликов на экране монитора не должна превышать 40 кд/м2 и яркость потока, при изменении системы отраженного освещения, не должна превышать 200 кд/кв. м. Дизайн компьютера должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус компьютера, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность одного цвета с коэффициентом отражения 0.4 - 0.6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. Для исключения бликов отражения на экранах от светильников общего освещения необходимо располагать источники света параллельно направлению взгляда на экран с обеих сторон. Не допускается расположение дисплеев экранами друг к другу.
Глаза человека меньше утомляются, если рабочее место освещено равномерно. Зрительный комфорт на компьютерном рабочем месте можно обеспечить с помощью отраженного света, который отражается от матовой белой поверхности потолка или при падении прямого света, который должен падать наклонно сбоку или отвесно сзади. Причем очень важным является равномерное распределение света на потолке при применении отраженного освещения. Оно обеспечивается только светильниками с широким светораспределением отраженного света. Мерцание распространенных ныне люминесцентных ламп, питающихся от дросселей, оказывает раздражающее действие на нервные клетки головного мозга, и, кроме того это мерцание складывается с мерцанием монитора на частоте обновления изображения, что приводит к сильной утомляемости глаз.
Большое значение в эргономике рабочего места имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.
Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на компьютере, позволять изменять позу с целью снятия статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Правильная высота сиденья: площадь сиденья на 3 см ниже, чем подколенная впадина. Рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420-550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой с закругленным передним концом. Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники не должны поднимать локти. Если они мешают, их лучше демонтировать. При регулировке стула необходимо учитывать высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.
Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Расположение клавиатуры на столе не должно приводить к напряжению рук. Уровень клавиатуры - чуть выше колен, таким образом, чтобы предплечья были параллельны полу. Правильная установка рабочего стола:
·при фиксированной высоте - лучшая высота - 72 см;
·рекомендуется возможность регулирования высоты рабочей поверхности в пределах 680-760 мм.
·стол должен обеспечиваться необходимый простор для рук по высоте, ширине и глубине; предпочтительно применение специализированного компьютерного стола;
·в области сиденья не должно быть ящиков стола.
Схемы размещения рабочих мест должны учитывать расстояния между рабочими столами с мониторами, которое должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1.2 м. Можно поставить 2 стола под прямым углом и сесть лицом к образованному ими углу - тогда локти стоят на столе, руки устают значительно меньше.
Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки и т.д., но важно не загромождать ими стол. Лучше использовать навесные полки или тумбочки на колесах. Такое расположение мебели позволяет экономить около 30% рабочего времени.
Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
·средства малой оргтехники - ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.
·средства составления и изготовления текстовых документов - к ним относятся компьютер, диктофон, принтер, сканер. Компьютер удобнее разместить на специальном столе-приставке. Монитор должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм (длина вытянутой руки), но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Угол считывания, т.е. направление взгляда должно быть на 10-20 градусов ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению. Возможно нормальное падение взгляда на поверхность экрана. Положение экрана - на уровне глаз или немного ниже, таким образом, чтобы шейные мышцы не напрягались. Должна предусматриваться возможность регулирования экрана по высоте, по наклону и в левом и правом направлениях. Для монитора 15» оптимально разрешение 800*600, для 17» - 1024*768 при указанных выше расстояниях, для 19», 21» - 1280x1024 при 0,8-1,5 м до экрана. Не слишком большое разрешение обычно обеспечивает более высокую частоту регенерации.
Рядом с компьютером, или в пределах досягаемости располагаются принтер и сканер. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. Сканер применяется для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.
·средства обработки бумажных документов - склеивающие
·и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов.
·средства хранения и поиска документов - картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах.
·средства связи - телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
·шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации.
На столе секретаря не должно быть лишних предметов. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.
Зона обслуживания посетителей. Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Мягкую мебель в приемную лучше не ставить, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.
Дизайн приемной руководителя должен смотреться солидно, так как он выполняет и представительские функции. Как бы великолепно не выглядел кабинет руководителя, все равно все посетители туда попадают через приемную, поэтому дизайн приемной директора должен соответствовать тому же стилю, в котором выполнен и его кабинет.
Существуют самые различные дизайн-проекты приемных, но при выборе стиля, нужно руководствоваться не только модными тенденциями, но и функциональными возможностями помещения. Очень важно, чтобы приемная была оборудована в соответствие со всеми потребностями секретаря, который там будет трудиться. Для этого важно продумать не только красивый интерьер, но составить проект, который бы отвечал всем требованиям эргономики и функциональности.
Приемная - это место ожидания важных гостей и клиентов, поэтому мебель для приемной руководителя должна быть удобной и качественной. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п.
Стоит уделить внимание цветовой гамме интерьера приемной и в целом офисному помещению. Цвет - один из важнейших источников информации.
Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно.
Теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности.
Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций, синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит, желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться.
Долгое воздействие красного вызывает возбуждение, переходящее в агрессивность, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников. Розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный цвета угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.
Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам увеличивается с возрастом. Важны и особенности темперамента. Флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.
Вспомогательная зона. В данной зоне располагаются шкафы для хранения документов, платяные шкафы, сейф. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером, также могут располагаться во вспомогательной зоне.
Шкафы, тумбы и стеллажи различных видов неизменно присутствуют даже в самых аскетичных интерьерах. Самое главное требование, предъявляемое к такой мебели - вместительность и наличие необходимого количества ящиков или отделений. Оптимальная высота для шкафа - 180 см. Однако некоторые компании в целях экономии площади предпочитают оборудовать помещения высокими моделями. С точки зрения эргономики это неверно. Человек, изо дня в день, находясь рядом с огромной мебелью, будет испытывать дискомфорт. Кроме того, полноценно использовать все полочки шкафа-небоскреба весьма затруднительно. На самом верху неминуемо будет скапливаться множество ненужных вещей, извлекаемых из шкафа только во время переезда.
Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню», визуально скрытую от мест для посетителей. В кухонной зоне могут располагаться маленький столик, электрический чайник, кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник, шкаф для посуды. Также в кухонной зоне может быть расположен мини-бар для руководителя.
В данной зоне должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.
Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа. Также секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство - обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.
Во вспомогательной зоне обязательно должен быть небольшой шкаф с посудой и различными мелочами, которые всегда должны быть в офисе. Обязательно в наличии у каждого секретаря руководителя в специальных шкафах, предназначенных для хранения посуды и других хозяйственных вещей должны быть:
·Чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки с блюдцем. Лучше всего и тех и других иметь по дюжине, поскольку посуда имеет обыкновение разбиваться. Чашки должны быть одного вида и с одним и тем же рисунком. Они могут быть фарфоровыми, фаянсовыми, керамическими или из прозрачного стекла.
·Десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком. Если секретарю приходится иногда подавать закуски, должны быть и закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи. Десертные вилки не обязательны, так как пирожные можно есть и чайными ложками, но ножи для фруктов должны быть.
·Кофейные и чайные ложки.
·Сахарница. При подаче чая, следует всегда подавать сахарницу. Причем сахар обязательно должен быть кусковой.
·Вилочки, лопаточки или щипчики - чтобы гости могли брать с общей тарелки кусочки лимона, колбасы или пирожные. Специальные щипчики должны быть для сахара.
·Заварочный чайник. Заваренный в чайнике крупнолистовой чай хороших сортов отличается более приятным вкусом.
·Вазочка для печенья, а также несколько более крупных тарелок или небольших блюд для пирожных и фруктов.
·Стеклянные стаканы для минеральной воды (лучше 12 штук), а также набор рюмок - в соответствии со сложившейся традицией празднования деловых свершений.
·Упаковка пластмассовых стаканчиков (не всегда есть возможность обеспечить всех заходящих в приемную стеклянной посудой), небольшая упаковка пластмассовых тарелок, вилок и ножей - в качестве подсобных инструментов для разделки пищи и подготовки ее перед подачей на стол -
·все-таки мыть придется меньше.
·Графин для соков и вина. Вино и соки, которые продаются в бумажных упаковках, на стол в таком виде лучше не ставить. Это же относится к молоку или сливкам: переливайте их в молочник, подавая к чаю или кофе.
·Две-три небольшие разделочные доски и необходимое количество острых ножей, штопор и консервный нож.
·Скатерть и салфетки. Лучше чтобы скатерть и салфетки были льняными, но в условиях офиса можно ограничиться бумажными салфетками и специальными подставками под блюда - пластиковыми или из других синтетических материалов. Подставки кладут не только под тарелки и чашки, но и под блюда, расставляемые на столе. Для бумажных салфеток хорошо иметь держатели - металлические, керамические или фарфоровые.
·Несколько полотенец, чтобы вытирать посуду, а также (в отдельном ящике) средства для мытья посуды.
·Небольшая аптечка, где должны быть бинт, лейкопластырь, вата, йод, перекись водорода и другие медикаменты, необходимых в случае получения мелких травм. Там должен быть и набор основных лекарств, которые могут понадобиться в любую минуту: средства от головной боли, валидол, нитроглицерин, настойка валерианы и т.д. Неплохо также иметь в офисе аппарат для измерения давления и уметь им пользоваться. Это, конечно, не входит в обязанности секретаря, но начальник будет гордиться помощником, который в любой ситуации будет на высоте.
Подводя итог, можно сказать, что во многом работоспособность секретаря зависит не только от правильно организованного трудового процесса, но и от того, как организовано его рабочее место. Оно должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Ведь ошибки при конструировании рабочего места зачастую приводят к опасным последствиям: заболевания, психические стрессы, ошибки в поведении людей, аварии, порча оборудования, несчастные случаи.
Невыполнение требований эргономики может расцениваться как нарушение требований охраны труда и наказываться привлечением виновных к административной ответственности, согласно ст. 5.27 КоАП РФ - наложение административного штрафа. Также при нарушении правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правил, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека или его смерти, то на виновного возлагается уголовная ответственность, согласно ст. 143 УК РФ.
2. Анализ рабочего места секретаря в МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» и разработка проекта с учетом требований науки эргономики
2.1 Структура организации, функции, задачи и роль секретаря в ее структуре
Муниципальное казенное учреждение «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района» (далее - Учреждение) было создано 1 апреля 2006 года, путем реорганизации Финансово-экономической службы при Управлении образования и культуры администрации Орджоникидзевского района, в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Это было сделано в целях ведения централизованного бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, а так же финансового, экономического и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений, находящихся в непосредственном подчинении Управления образования Администрации Орджоникидзевского района города Екатеринбурга.
Собственником имущества и учредителем Учреждения является муниципальное образование «город Екатеринбург».
Юридический адрес Учреждения: 620017, город Екатеринбург, улица Корепина, 1.
Учреждение является юридическим лицом, владеет и пользуется обособленным имуществом, переданным ему в праве оперативного управления, отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. Учреждение имеет самостоятельный баланс и смету, лицевой счет в органе, исполняющем бюджет муниципального образования «город Екатеринбург», расчетный счет в банковских учреждениях, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, является истцом и ответчиком в суде. Учреждение имеет печать установленного образца, штампы и бланки со своим наименованием.
Основным видом деятельности является ведение бухгалтерского, налогового и бюджетного учета и соответствующей отчетности, финансового, экономического и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района на основании заключенных с ними договоров, а так же выполнение функций по осуществлению ведомственного контроля по поручению Учредителя и Управления образования.
Учреждение так же осуществляет следующие функции:
−Совместно с руководителями образовательных учреждений составление смет доходов и расходов, расчетов к ним и предоставление
−на согласование начальнику Управления образования.
−Организацию исполнения смет доходов и расходов образовательных учреждений.
−Начисление и выплату в установленные сроки заработной платы.
−Проведение необходимых расчетов с организациями и физическими лицами в процессе исполнения смет доходов и расходов.
−Своевременное и полное перечисление установленных налогов
−и сборов, иных платежей.
−Участие в проведении инвентаризации и отражение ее в учете.
−Составление и предоставление в уполномоченные органы
−в установленные сроки бухгалтерской, налоговой, бюджетной и статистической отчетности.
Структура МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» сложная и состоит из нескольких групп. Во главе учреждения стоит директор, которому подчиняется главный бухгалтер, а так же некоторые технические отделы, указанные в Приложении 1, состоящие из нескольких специалистов.
Директор осуществляет непосредственное управление Учреждением, действует в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором, Уставом и трудовым законодательством Российской Федерации.
Он представляет Учреждение во всех органах власти и управления, судах и организациях любой правовой формы, руководит текущей деятельностью, осуществляет полномочия, необходимые для обеспечения нормального функционирования Учреждения и выполнения требований законодательства, за исключением полномочий, отнесенных к компетенции Учредителя.
Главный бухгалтер в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Он назначается и освобождается от должности директора, подчиняется непосредственно начальнику Управления образования и культуры и несет ответственность за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ.
Главный бухгалтер контролирует следующие отделы:
−Отдел по планированию бюджетных средств выполняет следующее.
−Отдел по начислению заработной платы выполняет следующее.
−Отдел по учету материальных ценностей.
−Отдел по учету содержания детей в детских дошкольных учреждениях выполняет следующее.
−Отдел финансирования и учета бюджетных средств выполняет следующее.
В МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» организация, формы и способы ведения бухгалтерского учета установлены на основании действующих нормативных документов, а именно Устава и Положением об учетной политике.
Учреждения и организации, находящиеся в ведении МУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и внебюджетным средствам в централизованном порядке в соответствии с Положением об учетной политике. Бухгалтерский учет исполнения смет ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренном Положением.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации возлагается на директора.
При централизации учета за руководителями остаются права получателей в пределах ассигнований, предусмотренных сметой.
Применяются унифицированные формы первичных документов. Предоставление этих документов регламентируется графиком документооборота, который организуют главный бухгалтер и начальники отделов.
Секретарь подчиняется директору Учреждения и относится к категории технических исполнителей. Основные функции секретаря в Учреждении:
−Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
−Ведение делопроизводства.
−Организация приема посетителей.
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
·Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения.
·Принимать поступающую на рассмотрение директора Учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
·Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
·Принимать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения.
·Готовить документы и материалы, необходимые для директора Учреждения.
·Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору Учреждения на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
·Организовывать проведение телефонных переговоров директора Учреждения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
·По поручению директора Учреждения составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
·Осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора Учреждения, взятых на контроль.
·Вести контрольно-регистрационную картотеку.
·Обеспечивать рабочее место директора Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
·Печатать по указанию директора Учреждения служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
·Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
·Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
·Копировать документы на персональном ксероксе.
За невыполнение своих функциональных обязанностей секретарь несет дисциплинарную ответственность.
2.2 Описание рабочего места секретаря и практические рекомендации для улучшения организации его деятельности
Для оценки рабочего места секретаря необходимо изучить его затраты рабочего времени. Это позволяет решить большинство задач, связанных с организацией труда и производственных ресурсов.
Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующего использования.
Для изучения рабочего времени выделяют следующие методы: хронометраж, фотография рабочего дня, метод моментных наблюдений, метод опроса.
Для получения данных о рабочем времени машинно-ручных видах работы наиболее рационально использовать методы моментных наблюдений и фотографию рабочего дня, т. к. при своей простоте проведения, они дают полную информацию о затратах времени работника.
Метод моментных наблюдений - это статистический способ получения средних данных о фактической загруженности работников и оборудовании.
Достоинствами данного метода являются простота проведения наблюдения, небольшая трудоемкость, получение требуемых сведений в короткие сроки.
Характерной особенностью метода моментных наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру рабочего времени практически на любом количестве объектов.
Наблюдения проводят, последовательно обходя выбранные рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными знаками в наблюдательном листе вид деятельности. Если есть специальные счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.
Результаты моментных наблюдений служат основой для разработки мероприятий по устранению потерь рабочего времени. Для их внедрения составляют план, в котором указывают сроки его выполнения и ответственных за проведение мероприятий. Результаты анализа и мероприятия, разработанные на его основе, обсуждают на производственных совещаниях.
Таким образом, метод моментных наблюдений дает весьма достоверный материал при значительно меньшей трудоемкости.
Фотография рабочего времени (далее ФРВ) - это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.
Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.
Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.
При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.
Применение фотографии рабочего времени в течение всей смены при машинно-ручных работах поможет улучшить организацию труда и повысить его производительность за счет эффективного использования всего фонда времени.
Использование метода моментных наблюдений и фотографии рабочего времени при исследовании работы секретаря, выявило, что большинство рабочего времени секретарь Учреждения тратит на работу с бумажными документами, примерно 50% всего рабочего времени. Секретарю приходится распечатывать большое количество документов и искать место для их хранения. Стоит отметить, что секретарь тратит много лишнего времени на прием факса, т. к. факсимильный аппарат находится в кабинете заведующего хозяйством. На работу с электронными документами секретарь тратит всего около 30% рабочего времени.
Рабочее место секретаря директора МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» располагается в отдельном кабинете, прилегающим к кабинету Директора Учреждения. Кабинет прямоугольной формы, площадью 15,90 кв. м.
Физическое внешнее состояние кабинета секретаря ниже среднего уровня: потолок с ярко выраженными ржавыми пятнами, черные полосы и разводы на стенах, на напольном покрытии ярко выраженные черные полосы.
В последний раз ремонт производился в 2004 году. В Приложении 2 графически изображен макет рабочего места секретаря соответствующего на данный момент времени.
Стены, пол и потолок. Стены кабинета покрыты водоэмульсионной матовой краской персикового цвета, которая не предназначена для частого мытья и не отличается высокой устойчивостью к стиранию. Данное покрытие обладает меловым эффектом - достаточно прислониться к стене, покрытой такой краской, как спина мгновенно становится белой.
Пол кабинета покрыт резиновым линолеумом на теплозвукоизолирующей подоснове светло-коричневого цвета. Линолеумное покрытие не имеет физических дефектов, однако на нем видны черные полосы.
Потолок в кабинете секретаря представляет собой оштукатуренную нижнюю поверхность плиты перекрытия, покрытую известковой побелкой.
На потолке образовано несколько трещин, а также имеется два желтовато-ржавых пятна. Сам потолок имеет бледно-желтоватый оттенок.
Рекомендации: Чтобы скрыть внешние косметические повреждения стен (царапины, черные разводы и потертости), а также обновить помещение и сделать его внешне эстетичным, следует покрасить стены воднодисперсионной краской. Преимущество этой краски в том, что она образует экономичное и прочное декоративное матовое покрытие, скрывающее косметические дефекты поверхности. Она устойчива к легкой влажной уборке и не обладает меловым эффектом. Средняя стоимость на рынке воднодисперсионной краски колеблется от 25 до 34 рублей за 1 кг.
Цвет стен рекомендуется сделать светло-бежевым. Данный оттенок бежевого, относится к теплой цветовой гамме и оказывает тонизирующий эффект, повышая работоспособность. Также, данный цвет визуально расширяет пространство и делает его помещение более светлым.
Для пола удачно выбрано линолеумное покрытие, т. к. оно долговечно, стоит сравнительно с другими напольными покрытиями недорого, а также является влагоустойчивым и теплопроводным. В данном случае нет необходимости менять напольное покрытие, следует только очистить пол от черных полос и других пятен специальными средствами по уходу за линолеумом. Специальные моющие средства растворяют грязь, а также укрепляют сам защитный слой, увеличивая тем самым срок службы напольного покрытия. Не следует использовать для очистки линолеума химические растворители, отбеливатели 100% концентрации, т. к. они могут повредить поверхность линолеума.
Так как потолок в кабинете секретаря устарел, и на нем появились трещины и пятна, следует произвести ремонт потолка. Рекомендуется три варианта ремонта: побелка с предварительной грунтовкой потолка, установка подвесного потолка и покраска потолка.
Побелка потолка с предварительным его грунтованием производится известковой или меловой побелкой, но т. к. изначально потолок был побелен известкой, то не рекомендуется применять меловую побелку, на потолке могут появиться пятна и разводы. Это самый экономичный вариант, но у него есть много минусов: спустя некоторое время побелка начинает осыпаться и желтеть, предварительное грунтование потолка очень трудоемко и рассчитано на затраты материала для грунта. Также при таком варианте ремонта, если потолок неровный, то предварительное грунтование не сможет скрыть всей его неровности.
Вторым вариантом ремонта является установка подвесного потолка в кабинете. Это самый дорогой способ ремонта потолка. Однако такой потолок очень долговечен, является теплопроводным, помогает решить проблемы звукоизоляции и акустики в помещении, за ним легко ухаживать, и он легко моется. Также отдать предпочтение подвесному потолку есть особый смысл, т. к. присутствует необходимость сделать незаметными различные коммуникационные и инженерные системы. При этом доступ к ним будет легко осуществим, так как панели легко монтируются и разбираются. Средний срок гарантии на подвесные потолки варьируется от 10 до 30 лет от момента установки потолка в зависимости от использованных материалов и компании-производителя.
Средний по стоимости и наиболее экономически выгодным для данного Учреждения является третий вариант ремонта потолка - это покраска.
В настоящее время на рынке наиболее распространена акриловая краска, которая является разновидностью водоразбавляемых красок.
При использовании этой краски, покрытие оказывается стойким к загрязнению и достаточно эластичным и способно перекрывать трещины в основании шириной до 1 мм. Краска не выделяет вредных для здоровья веществ, стойкая к влажной уборке и истиранию. На рынке существует две разновидности акриловой краски: латексная и матовая. Чтобы соответствовать Гигиеническим требованиям и избежать бликов от светильников на потолке, рекомендуется использовать матовую акриловую краску. Она не создает бликов и визуально расширяет помещение, при этом делая кабинет более уютным и светлым.
Этот вариант чуть дороже побелки, но значительно дешевле установки подвесных потолков. Средняя цена акриловой матовой белой краски для потолков составляет от 24 до 30 рублей за 1 кг.
Двери, окна и радиаторы отопления. В кабинет секретаря выходит две межкомнатные двери. Одна дверь входная из коридора Учреждения, а вторая ведет к кабинету Директора Учреждения. Обе двери распашные одностворчатые и открываются от себя. Двери изготовлены из прессованной древесины МДФ и представляют собой полотна, такие двери называются мезонитовыми. Такие двери являются прочными и долговечными, их стоимость существенна ниже деревянных дверей.
В кабинете встроены два двухстворчатых поворотных окна прямоугольной формы. Выходят окна на северо-восток. Рамы окон изготовлены из древесины и покрыты белой латексной краской. Окна старые, установлены в 1999 году, но каждый год их красят и внешне окна выглядят эстетично. Окно, находящиеся напротив рабочего места секретаря закрыто старыми сломанными вертикальными жалюзи, второе окно не снабжено системой световой защиты.
Старые чугунные радиаторы отопления размещаются в помещении под окнами. Защитных экранов не имеется и радиаторы отопления открыты.
Рекомендации: Так как окна в кабинете секретаря выходят на северо-восток, что обеспечивает соответствие нормам Гигиенических требований, по которым коэффициенты естественной освещенности (КЕО) должны быть не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории, необходимо оснастить помещение системой световой защиты.
Самой распространенной световой системой защиты в офисах является жалюзи. Наиболее распространены вертикальные жалюзи, они могут двигаться вправо-влево или равномерно от центра в обе стороны. Вертикальные жалюзи дают возможность плавно регулировать световой поток, впуская в помещение именно тот объем света, который необходим в данный момент. Вертикальные жалюзи изготавливают из трех типов материала: из ткани, из пластика, из алюминия. Наиболее практичны и удобны это вертикальные жалюзи из пластика, их можно легко помыть, они не боятся воздействия прямых солнечных лучей. Средняя стоимость вертикальных пластиковых жалюзи от 430 до 580 рублей за кв. м.
Менять радиаторы отопления очень дорого, и в данном случае это является не обязательной мерой. Достаточно установить защитный экран для радиатора. Экран скрывает радиатор, придавая помещению более эстетичный вид. В зимний период, когда батарея производит максимум тепла, установка экранов на радиаторы предотвращает ожоги от прикосновения. Экраны батарей не нуждаются в периодическом покрытии термостойкой краской. Чтобы произвести очистку радиатора или самого экрана от скопившейся пыли решетку экрана можно снять. Наиболее распространены экраны из оцинкованной стали, покрытые белой эмалью. Средняя цена одного экрана для радиатора отопления составляет 200 рублей.
Освещение. Кабинет секретаря освещен искусственным и естественным светом. Естественное освещение происходит за счет двух окон выходящих на северо-восток. Искусственное освещение осуществляется за счет светильников с экранирующими рассеивающими решетками. Источником света служат люминесцентные лампы. Светильники расположены по центру комнаты параллельно линии зрения секретаря со своего рабочего места. Данные светильники отвечают нормам Гигиенических правил.
Рекомендации: Для дополнительного освещения рабочей зоны, следует установить светильник местного освещения на рабочий стол секретаря. Это позволит дополнительно освещать документы, с которыми работает секретарь. Средняя цена на рынке светильника колеблется от 750 до 930 рублей.
Рабочее место секретаря. Зона рабочего места секретаря располагается в помещении ближе к двери, ведущей в кабинет Директора Учреждения, напротив окна. Рабочее место секретаря состоит из углового компьютерного стола цвета орех-крем фиксированной высотой 75 см с двумя встроенными выдвижными ящиками, углового стеллажа высотой 186 см и рабочего стула. Стул подъемно-поворотный с регулирующейся высотой сиденья. Ширина сиденья стула составляет 500 мм, глубина 490 мм, высота спинки 700 мм.
Рекомендации: Данный стол секретаря соответствует принятым нормам и стандартам, недостаток отсутствия встроенной тумбы, можно устранить, приобретя выкатную тумбу и установив ее в зоне рабочего места секретаря, но так, чтобы тумба не находилась в сидячей зоне и не мешала бы секретарю. На рынке большое множество различных выкатных тумб. Компания «Торговый Дом «ДУПЛЕКС» предлагает один из эргономичных вариантов выкатных тумб из серии Flight. Размеры тумбы 450х450х620, она состоит из трех ящиков и имеет 4 плавающих колеса, что позволяет легко передвигать тумбу в помещении. Стоимость данной выкатной тумбы 1709 рублей.
В соответствии с Гигиеническими правилами рабочее место секретаря должно быть оборудовано подставкой для ног, чтобы снимать нагрузку с ног при длительной сидячей работе. В Свердловской области лидером в производстве и продаже подставок для ног является компания «Урал-Смикон». Самая распространенная модель из серии офисной мебели STANDART с кодом э20958 имеет возможность регулирования высоты подставки, размеры подставки 420х300. Подставка изготовлена из пластика и имеет массажную поверхность. Цена данной подставки для ног 702 рубля.
Размеры данного рабочего стула: ширина поверхности сидения 470 мм, глубина поверхности сидения 340 мм, высота опорной поверхности спинки 390 м, ширина спинки, регулировка высоты сидения от пола в пределах 460-590 мм и другие размеры, показанные на рисунке 2. Стул имеет регулировку высоты, пружинно-винтовой механизм качания спинки с регулировкой под вес, эргономическую спинку с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 380 мм. Стоимость данного рабочего стула в интернет-магазине «ОФИС-ЛИДЕР» составляет 2623 рубля.
Оргтехника. Рабочее место секретаря оборудовано необходимыми средствами оргтехники, часть из которых не соответствует нормам Гигиенических правил. На рабочем столе секретаря расположены персональный компьютер, вентилятор, телефон и принтер. Персональный компьютер состоит из жидкокристаллического монитора SyncMaster 510N SKS, системного блока Acer Aspire M3900 PT.SEEE1.004, проводной мыши Logitech LS1 Laser Coconut 910-000865 и клавиатуры Genius KB06X2 PS/2.
Монитор SyncMaster 510N SKS с жидкокристаллическим дисплеем с диагональю 15 дюймов заключен в металлический черный корпус, отражающий свет. Характеристики: разрешение до 1024x768, цветовая палитра 24-бита, пропускная способность 81 МГц.
Системный блок Acer Aspire M3900 PT.SEEE1.004 на процессоре Intel Pentium с размерами 379x402x180 мм работает в операционной системе Windows XP Professional. Корпус системного блока металлический черного цвета с матовой поверхностью. Характеристики: частота процессора 3200 МГц, жесткий диск на 500 Gb, привод DVDRW, масса процессора 5.8 кг.
Мышь проводная Logitech LS1 Laser Coconut 910-000865 является оптической лазерной, стандартной формы состоящая из белого глянцевого пластика. Проводная клавиатура Genius KB-06XE белого цвета содержит 104 стандартные клавиши.
Телефон KXT-3026 обладает необходимым минимумом опций: память на 12 телефонных номеров, клавиша быстрого сброса линии, удержание линии, регулировка громкости звонка, повторный набор последнего номера. Данный телефонный аппарат белого цвета помещен на рабочем столе секретаря.
Принтер Hp LaserJet P2035N лазерный одноцветный с разрешением черно-белой печати 600x600 dpi. Максимальная скорость монохромной печати 30 стр./мин. Уровень шума принтера составляет 54 дБ. Максимальная нагрузка принтера - 25000 страниц в месяц, рекомендуемая - от 500 до 2500 страниц в месяц. Потребление энергии550 Вт в рабочем режиме. Размеры принтера (ширина х высота х глубина) 365x268x368 мм, вес принтера 10 кг. Корпус принтера покрыт матовой белой краской.
Также на рабочем столе секретаря помещается настольный механический вентилятор Vitek VT-1901 CH с осевым рабочим механизмом, который имеет две скорости вращения лопастей.
Рекомендации: Большинство средств оргтехники секретаря устарело и не отвечает современным международным и отечественным стандартам.
Из составляющих средств персонального компьютера секретаря только системный блок соответствует нормам Гигиенических правил, однако, стоит переставить процессор с рабочего стола в специально оборудованное место под столом, так чтобы системный блок не мешал в сидячей зоне секретаря. Другие же элементы персонального компьютера (монитор, мышь) стоит заменить на более современные модели.
В соответствии с нормами Гигиенических правил корпус оборудования должен быть матовым светлого цвета. На современном рынке большинство мониторов представлено с корпусом черного цвета, однако, крупные компании производители профессионального компьютерного оборудования изготавливают компьютеры различных цветов, в том числе и белого.
На сегодняшний день одной из самых популярных моделей жидкокристаллических мониторов является BenQ V2400 Eco. Корпус выполнен из матового текстурированного пластика белого цвета, материал корпуса не содержит вредных химических примесей, а система подсветки - ртути. Диагональ монитора 24 дюйма, разрешение 1920x1080 точек. BenQ V2400 Eco имеет возможность регулировать высоту монитора, а также угол наклона. Использование энергоэффективных светодиодов позволяет снизить уровень энергопотрбления до 36% по сравнению с обычными мониторами.
При включении режима Эко уровень энергопотребления снижается еще на 30%. Габариты монитора с подставкой 435.5x579.4x181.2 мм, вес 4.9 кг. Цена данного монитора колеблется от 6250 до 7120 рублей.
Для офисов лучше подходит оптическая компьютерная мышь.
Она дешевле лазерной и переключаемое разрешение в 800/1600 dpi для работы в офисе вполне приемлемо. Одним из лидеров на рынке компьютерных мышей является Проводная оптическая мышь Oklick 610 L. Корпус Oklick 610 L выполнен в оригинальной эргономичной форме под правую руку из белого матового пластика с прорезиненными боковыми поверхностями, предотвращающими скольжение мышки в ладони и обеспечивающие приятные ощущения при работе. Цена Oklick 610 L варьируется от 410 до 560 рублей.
В современном офисе распространено использование телефаксов, этот аппарат является самым популярным средством для оперативного обмена графической информацией, представленной в виде документов. В качестве оконечного оборудования выступают факсимильные аппараты, подключаемые к обычной телефонной линии и представляющие собой гибрид электронного телефонного аппарата и печатающего устройства. Сам факсимильный аппарат снабжен электронной системой автоматического приема и передачи графической информации, закодированной в цифровом виде. В качестве службы, отвечающей за саму передачу информации, выступают автоматические телефонные станции.
В настоящее время на рынке очень распространена модель телефакса Panasonic KX-FT988RU-B. Данный аппарат с типом печати на термобумаге со скоростью модема 9.6 Кбит/с обладает функциями копирования, автоответчика, Caller ID, АОН. В телефаксе присутствует записная книжка на 100 номеров, память для приема факсов максимум на 28 листов, авторезак для бумаги. Размеры Panasonic KX-FT988RU-B 360x130x230 мм, вес 2.7 кг. Средняя цена данного телефакса 4800 рублей.