Изучение и исследование кадровой деятельности на предприятии

Изучение и исследование кадровой деятельности на предприятии

Содержание

Введение

Раздел 1. Виды учета и их назначение

Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету

2.1 Трудовая книжка

2.2 Личная карточка

2.3 Учетная карточка научного работника, государственного и муниципального служащего

2.4 Личное дело

2.5 Алфавитная карточка

Раздел 3. Комплекс документов по штатно-должностному учету

3.1 Структура и штатная численность

3.2 Штатное расписание

3.3 Должностная карточка и штатно-должностная книга

Раздел 4. Комплекс документов по воинскому учету

Раздел 5. Комплекс документов по статистическому учету кадров

Раздел 6. Табельный учет кадров

Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовые правоотношения работодателя (организации) с работником регулируются Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям Трудового кодекса РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

трудовой договор;

приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

личные карточки работников;

трудовые книжки;

табель учета рабочего времени;

график отпусков;

личные заявления работников и др.

учет персональный табельный кадровый

Руководство каждой организации должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

В дипломной работе представлен материал, обеспечивающий деятельность кадровых служб организации по одному из главных направлений их работы, связанных с учетом кадров.

Основными целями дипломной работы является:

. Комплексное изучение проблем правового, теоретического и практического характера связанных с учетом кадров;

. Обобщение достижений предыдущего опыта исследования рассматриваемой проблемы;

. Изучение и анализ кадровой деятельности.

Для достижения указанных целей в процессе исследования ставилась задача, глубоко и всесторонне освещающие все аспекты учета кадров.

Вышеуказанные цели и задачи в основном и определили содержание выпускной квалификационной работы, а также систему обсуждаемых и выносимых на защиту проблем.

При написании дипломной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Л.А. Румыниной; Л.В. Труханович; Т.В. Кузнецова; Л.В. Санкина и других.

Данная дипломная работа состоит из введения, семи разделов, заключения и приложений. В первом разделе дипломной работы рассказывается кратко о каждом виде учета кадров: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; - статистический; - табельный.

Во втором разделе рассмотрены все виды документов необходимые для персонального учета кадров: - трудовая книжка; - личная карточка; - личное дело; - алфавитная карточка.

В третьем разделе рассматриваются все виды документов необходимые для организации штатно-должностного учета кадров. К ним относятся: - структура и штатная численность; - штатное расписание; - должностная карточка; - штатно-должностная книга.

В четвертом разделе рассказывается об учете военнослужащих и поставленных в резерв граждан и комплексе документов, обеспечивающих данный вид учета.

В пятом разделе рассказывается о видах статистического учета и правилах оформления некоторых форм по учету кадров.

Шестой раздел включает в себя табельный учет рабочего времени, подробное описание его организации и применении.

Практическая часть - представлена в седьмом разделе, где приводятся: материалы обследования постановки учета кадров на базе преддипломной практики - Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"; а также приводятся рекомендации по улучшению работы кадровой службы в данной организации. Образцы документов по теме дипломной работы, оформленные и заполненные применительно к организации - базе преддипломной практики прилагаются в разделе "Приложения".

Раздел 1. Виды учета и их назначение

Учет в кадровой службе является одной из ее важнейших функций. Учет подразделяется на: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; - статистический; - табельный.

Каждое из указанных направлений характеризуется определенным составом документов.

Персональный учет обеспечивается оформлением и ведением таких документов в кадровой службе, как:

трудовой договор (контракт);

приказы по личному составу:

трудовая книжка;

книги по учету выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

выдачи копий трудовых книжек;

личные карточки;

учетные карточки научных сотрудников;

алфавитные карточки и алфавитные книги учета личных дел;

контрольные карточки и др.

Персональный учет позволяет знать полную информацию о сотрудниках (образование, здоровье, опыт работы, возраст и др.). Персональный учет является одним из важных учетов, т.к., отражает трудовую деятельность работников и подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. К оформлению документов предъявляются строгие требования, без соблюдения которых документы могут не иметь юридическую силу.

Штатно-должностной учет обеспечивает оформление и ведение таких документов в кадровой службе, как:

структура и штатная численность;

штатное расписание;

штатно-должностная книга и должностные карточки.

Штатно-должностной учет позволяет узнать: - общую численность сотрудников в организации; - численность сотрудников работающих в определенном отделе; - оклад и др.

Штатно-должностной учет играет в жизни организации большую роль, помогает узнать, сколько в организации вакантных должностей, на какие должности, в какое структурное подразделение требуются люди, и знать общую численность сотрудников. Без штатно-должностного учета ни одна организация не может правильно функционировать.

Воинский учет подразделяется на: общий и специальный. На общем состоят граждане, не забронированные за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа организации, то его ставят на специальный воинский учет.

Воинский учет позволяет определить, сколько в организации работает военнослужащих.

Для ведения воинского учета необходимо подготовить приказ об организации воинского учета в организации и план работ по ведению воинского учета в компании.

Статистический учет ведется в кадровых службах с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров, на основании которых разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению специалистами. Формы статистической отчетности могут быть утверждены Госкомстатом РФ, отраслевыми органами управления.

Как правило, статистические формы представляются к определенному сроку либо в орган управления, либо в органы статистики. Статистические формы составляются с определенной периодичностью - раз в месяц, квартал, год. Требования к оформлению и указания о сроках и месте представления указываются в формах.

Существует несколько видов форм статистического учета это: № 1-ПР, № П-4 (НЗ), № 1-Т, № П-4, № 57-Т.

Наиболее подробно разберем два вида форм: П-4 и 1-Т в разделе 5.

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени (табельный учет).

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и другими формами неполного использования рабочего времени.

К каждому разделу из перечисленных выше документов, предъявляются требования к их составлению и оформлению, их ведению. В следующих разделах данной дипломной работы будут рассмотрены данные вопросы более подробно.

Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету

2.1 Трудовая книжка

У работодателя, принявшего работника на работу, есть еще несколько обязанностей, одна из которых - обеспечить надлежащий учет кадров, т.е. оформить дополнительно ряд документов. К таковым относятся: трудовая книжка, личная карточка, личное дело, алфавитная карточка работника. Эти документы не только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы. После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в архиве так же долго, как и приказы по личному составу - 75 лет. Данные документы могут быть использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому законодательством установлены четкие правила их оформления и типовые формы. Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные государственные органы (Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд и т.д.).

На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В том случае, если работник поступает на работу впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с начала работы (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).

Существуют "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с внесенными изменениями от 6 февраля 2004 г.). В пункте 44 этих Правилах установлено, что работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.

В соответствии с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", утвержденным приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н, обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на платной основе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми Госзнаком заключены соответствующие договоры.

Правила ведения трудовых книжек предписывают работодателям организовать и обеспечить:

хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.

Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо иметь две учетные книги, формы которых утверждены постановлением Минтруда России "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" от 10 октября 2003 г, № 96 и введены в действие с 30 ноября 2003 г.:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Указанные книги лучше приобрести готовыми, так как они имеют определенную форму. Страницы каждой из книг должны быть пронумерованы и прошнурованы, на последней странице должна быть соответствующим образом сделана заверительная запись о том, сколько страниц (прописью) пронумеровано, прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой находится узел шнуровки, на наклейке - оттиск печати.

Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом, фиксируется факт, кому и на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопаситься от возможных неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т.д.) о том, что он не имел трудового стажа до заключения с вашей организацией трудового договора, требовать нельзя. Образец заявления приведен в приложении № 1.

Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в "Приходно-расходной книге". С работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением бланка трудовой книжки. После выдачи чистого бланка трудовой книжки работнику сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в "Правилах ведения трудовых книжек" и на основании представленных работником документов (паспорта, документа об образовании). После заполнения нового бланка трудовой книжки информация о ней также должна быть внесена в "Книгу учета трудовых книжек".

Образец оформления трудовой книжки приведен в приложении № 2.

2.2 Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) заполняется в одном экземпляре на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на работу.

Правила заполнения личных карточек, также как и других унифицированных форм, описаны в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью".

Заполнение личной карточки производится работником, осуществляющим кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником. При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса РФ установлен четкий перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу.

В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению, ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой деятельностью и степень ее автоматизации. В случае если осуществляется автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения личных карточек.

Краткие правила заполнения личной карточки:

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления - проставляется арабскими цифрами (также как и во всех других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер - берется из приказа о приеме на работу. Фактически это личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика - на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования - только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник. Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ);

Алфавит - первая буква фамилии работника;

Характер работы - на основании приказа о приеме на работу (постоянно, временно);

Вид работы - основная, по совместительству;

Пол - первая буква слов, обозначающих пол работника: "м" - мужской, "ж" - женский;

Раздел I "Общие сведения":

реквизиты трудового договора - из приказа или из трудового договора;

пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" - полностью и разборчиво из паспорта работника;

пункт 2 "Дата рождения" - словесно-цифровым способом, например, "10 августа 1982 г." (в поле кодирования - только цифрами - "10.08.1982");

пункт 3 "Место рождения" - в точном соответствии с паспортом работника или иным документом, удостоверяющим личность работника, например, "гор. Нижний Тагил Свердловской области";

пункт 4 "Гражданство" - на основании паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть указана одна из следующих формулировок: "Гражданин Российской Федерации", "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)", "Иностранный гражданин", "Лицо без гражданства";

пункт 5 "Знание иностранного языка" - здесь указывается знание иностранного языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации) следующим образом: "Читает и переводит со словарем", "Читает и может объясняться", "Владеет свободно";

пункт 6 "Образование" - все сведения приводятся в соответствии с документом об образовании (аттестатом, дипломом и др.) Уровни образования формулируются следующим образом: "Основное общее образование", "Среднее (полное) общее образование", "Начальное профессиональное образование", "Среднее профессиональное образование", "Неполное высшее образование", "Высшее образование", "Послевузовское образование". Если образование незакончено - в соответствии с академической справкой о незаконченном образовании, т.е. в формулировке добавляется еще одно слово, например, "Незаконченное среднее образование". В сведениях по послевузовскому профессиональному образованию указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура;

пункт 7 "Профессия" - в данном случае под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемой целью и характером трудовых функций, право на который возникло у человека после соответствующей подготовки (образования). Информация для записи берется из трудовой книжки. Также может указываться и дополнительная профессия, которая представляет интерес для организации, сведения о которой сообщает работник;

пункт 8 "Стаж работы" - определяется на основании записей в трудовой книжке работника и (или) других подтверждающих документов путем суммирования отдельных периодов работы. Необходимо помнить, что к каждому случаю увольнения по периодам, относящимся к трудовой деятельности, добавляется один день (собственно, это день увольнения, который является последним днем работы). В общем стаже работы указывается суммарное количество лет, месяцев, дней работы; в других видах стажа, например, в непрерывном, указывают его продолжительность, которая определяется в соответствии с действующими нормативными документами;

пункт 9 "Состояние в браке" - по паспорту работника. Если данных в паспорте нет, работник может сам дополнить этот пункт информацией, если сочтет нужным. Требовать в обязательном порядке предоставления сведений, не отмеченных в паспорте нельзя, помня о гарантированном частью 1 статьи 23 Конституцией РФ гарантированное право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны. Данная графа в основном записывается следующими формулировками "Никогда не состоял (не состояла) в браке". "Состоит в зарегистрированном браке", "Состоит в незарегистрированном браке", "Вдовец (вдова)", "Разведен (разведена)", "Разошелся (разошлась)";

пункт 10 "Состав семьи" - указываются ближайшие родственники (проживающие с работником, находящиеся у него на иждивении и т.д.);

пункт 11 "Паспорт" - в соответствии с паспортом работника;

пункт 12 "Место жительства" - адрес местожительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации (или в соответствии со свидетельством о регистрации по месту пребывания);

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняются: на основании военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Заполнение данного раздела подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

После данного раздела (окончание второй станицы личной карточки) работник, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства, проставляет свою подпись, т.е. он фактически заверяет правильность внесенной в личную карточку информации о работнике.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" заполняются на основании изданных приказов и, как правило, после внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника - об этом указано в п.12 "Правил ведения и хранения трудовых книжек": " с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку". Подпись работник проставляет в графе 6 таблицы данного раздела. Если работник принят на условиях совместительства, эти сведения могут быть отражены дополнительно в графе 3 или графе 6 таблицы данного раздела на основании документов, подтверждающих данные сведения. В графе 5 таблицы в качестве основания указывают соответствующие приказы.

Раздел IV "Аттестация" - в графе 2 таблицы данного раздела указывается решение (а не рекомендации) аттестационной комиссии на основании протокола заседания, в графе 6 указывается приказ, на основании которого проводилась аттестация работников.

Раздел V "Повышение квалификации" - при заполнении данного раздела необходимо руководствоваться статьями 196-197 Трудового кодекса Российской Федерации, действующим законодательством об образовании. Вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, документ, удостоверяющий факт повышения квалификации (графы 3 - 7) указываются в соответствии с выданным работником документом о повышении квалификации. В графе 8 в качестве основания указывают либо приказ работодателя о направлении работника на повышение квалификации, либо договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с частью 2 статьи 197 Трудового кодекса Российской Федерации.

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" - заполнение этого раздела производится на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке в соответствии с указанными в них сведениями. Если работник проходил профессиональную подготовку в объеме свыше 500 часов аудиторных занятий, то он получает диплом о профессиональной подготовке, если проходил профессиональную подготовку в учреждениях начального профессионального образования - свидетельство об уровне квалификации.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" - как правило, в данный раздел вносится информация одновременно с внесением записей в соответствующий раздел трудовой книжки согласно пунктам 24-25 "Правил ведения и хранения трудовых книжек", а также поощрения, учитываемые частями 1 и 2 статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации. Не вносятся премии, предусмотренные действующей системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

Раздел VIII "Отпуск" - информация вносится на основании изданных приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6 заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится информация обо всех видах отпусков, периоде работы, за который он представляется, продолжительность и об основании его представления. Точный учет отпусков позволяет правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с действующим законодательством" - в данном разделе должен вестись учет льгот, на которые имеет право работник в соответствии с действующим законодательством, т.е. те льготы, которые работнику должен предоставить работодатель, а также те льготы, в реализации которых работодатель косвенно задействован. В графе "Основание" указывается тот нормативный правовой акт (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться те или иные льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" - сюда вносятся любые дополнительные сведения, представляющие интерес для работодателя, например, информация о наличия водительского удостоверения, об изменении фамилии, о наличии на иждивении ребенка инвалида, об обучении (по заочной, вечерней и д. формам) в учреждениях профессионального образования, другие.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" - информация вносится в точном соответствии с текстом приказа и записью в трудовой книжке работника.

В конце личной карточки кадровый работник и увольняемый работник должны поставить свои подписи. В случае отказа работника поставить свою подпись нужно составить специальный акт. Но лучше убедить работника в том, что в случае необходимости личная карточка может служить документом, на основании которого можно доказать те или иные сведения, необходимые ему для представления в соответствующие органы, например, в Пенсионный фонд. Правда, работнику кадровой службы кроме своей подписи на личной карточке необходимо проставить также печать (кадровую или основную) перед сдачей карточки уволенного работника - тогда на личной карточке будет полный состав удостоверения. К сожалению, действующими правилами не предусмотрено проставление печати на личной карточке, что иногда используется не в интересах работника соответствующими органами.

Образец оформления личной карточки приведен в приложении № 3.

2.3 Учетная карточка научного работника, государственного и муниципального служащего

Учетная карточка предназначена для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, конструкторских, образовательных и других учреждениях и организациях осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Карточка ведется как по месту основной работы, так и по месту работы по совместительству.

Заполняется она в одном экземпляре сотрудником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов (диплома доктора наук или кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также на основании опроса работника. Заполненная учетная карточка должна быть подписана научным работником, на которого она составлена, и заверена руководителем кадровой службы, заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо руководителем организации.

При заполнений учетной карточки нужно руководствоваться следующими правилами:

ученая степень записывается на основании диплома Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени (доктора наук, кандидата наук);

в пункте 4 "Послевузовское профессиональное образование" указываются наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения;

сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата. Ученое звание младшего научного сотрудника (ассистента) записывается на основании приказа руководителя научно-исследовательского учреждения.

Хранятся учетные карточки в отдельной картотеке по месту работы. Перемещения научного работника по работе и изменения его о графических данных отмечаются в учетной карточке.

На каждого научного работника также ведется личная карточка.

При увольнении научного работника в учетной карточке делается соответствующая отметка, а по истечении 1 года с момента увольнения карточка уничтожается.

2.4 Личное дело

Личное дело - это совокупность документов, персонального учета в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, государственных и муниципальных служащих обязательно (в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ")), специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочий и технический персонал организации, личные дела, как правило, не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2. Личное дело работника оформляется в течение семи рабочих дней с момента приема его на работу в организацию. Оформление и ведение личного дела осуществляется работником кадровой службы в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных работником документов.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

. Анкетно-биографические и характеризующие документы;

анкету;

автобиографию;

копии (ксерокопии) документов об образовании;

личное заявление о приеме на работу или об увольнении;

выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении копии таких приказов);

трудовой договор;

заявления работника о переводах;

представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);

аттестационные листы;

характеристики и рекомендательные письма;

отзывы должностных лиц о работнике;

выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждения государственными наградами;

копии наградных листов;

иные документы.

. Дополнительные документы, к которым относятся:

старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

карточки учета (листы) поощрений и взысканий;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.).

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на работу;

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

копии документов об образовании;

выписка из приказа о приеме на работу;

карточка (лист) поощрений и взысканий;

внутренняя опись.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника:

аттестационные листы;

представления к перемещению работника;

другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.

В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные работника, под которыми в соответствии со ст.85 Трудового кодекс РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ.

Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам. В первую очередь - это сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).

Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:

перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;

условия и механизм допуска к личным делам;

порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела;

права работников на ознакомление с материалами личного дела;

ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;

другие вопросы.

Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом.

Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы, содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных, включаются в личное дело.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает:

1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела;

2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);

4.Составление внутренней описи документов дела

. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено.

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. ЭПК.

Образец оформления обложки личного дела приведен в приложении № 4.

2.5 Алфавитная карточка

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.

Записи в журнале должны выполняться чернилами (пастой) синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств. Все изменения записей вносятся также, как и в трудовую книжку. Журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Образец алфавитной карточки приведен в приложении № 5.

Раздел 3. Комплекс документов по штатно-должностному учету

3.1 Структура и штатная численность

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации, с указанием вида документа подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждаются руководителем организации, с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст составляется в форме таблицы, в которой приводится наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Образец оформления структуры и штатной численности приведен в приложении № 6.

3.2 Штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т.к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписание не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличию), по которым происходит утверждение нового штатного расписание.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 № 26) у работодателя появилась, возможность использовать уже готовую форму штатного расписания форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи в конце формы.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительствам РФ (ст.57 Трудового кодекса РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессии рабочих должностей служащих и тарифных разрядов. Образец оформления штатного расписания приведен в приложении № 7.

Вносить изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

"О внесении изменений в штатное расписание";

"Об изменении штатного расписания";

"О частичном изменении штатного расписания".

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

совершенствование организационной структуры компании;

проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

реорганизация компании;

расширение или сокращение производственной основы компании;

изменение законодательства;

оптимизация управленческой работы;

планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто это процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вносятся. Это могут быть:

Переименование должности;

Перевод;

Переименование отдела;

Изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст.57 Трудового кодекса РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора.

Статья 73 Трудового кодекса РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч.2 ст.73 Трудового кодекса РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменении, в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст.73 Трудового кодекса РФ, после этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

Согласно ст.72 Трудового кодекса РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсации, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т е. при выполнении требований ст.73 Трудового кодекса РФ).

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

. Трудовой договор. Так как согласно ст.57 Трудового кодекса РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.

. Личную карточку Т-2 (раздел 3).

3.3 Должностная карточка и штатно-должностная книга

Кроме основного документа (личного дела), по которому осуществляется персональный учет работников организации, ведется должностная карточка. Она является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую заполняется. В карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности работников.

Карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру организации. Число должностных карточек в картотеке должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей. На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям в порядке, обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей организации.

Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны отражаться в должностной картотеке. При исключении должности из номенклатуры должностная карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку.

Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием. Образец оформления указанных документов приведены в приложении № 8-9.

Раздел 4. Комплекс документов по воинскому учету

В соответствии с Федеральным законом "Об обороне" от 31.05.1996 № "61-03 (пп.6 п.1 ст.8) все организации должны вести воинский учет. Процесс воинского учета регламентирован Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 "Об утверждении Положения о воинском учете". Согласно данному Положению, воинский учет - это система регистрации призывных и мобилизационных людских ресурсов, в рамках которой осуществляется комплекс мероприятий по сбору, обобщению и анализу сведений об их количественном составе и качественном состоянии. Основная задача системы очень схожа с главной HR-задачей в компании, только масштабы другие: речь идет о сборе информации, необходимой для комплектации состава Вооруженных Сил РФ, других войск, воинских формирований, как в мирной жизни, так и в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

Воинский учет подразделяется на общий и специальный. На общем состоят граждане, не забронированные за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа организации, то его ставят на специальный воинский учет. Также на специальном воинском учете состоят лица, проходящие службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ на должностях рядового и начальствующего состава.

Каждая организация должно быть зарегистрировано и поставлено на воинский учет в военном комиссариате. Многие руководители ошибочно полагают, что если кадровик не "засветится" в военкомате по месту нахождения компании, то необходимость в воинском учете автоматически отпадет. Но дело в том, что в военный комиссариат непременно поступят сведения о новой организации, причем не позже 5 рабочих дней с момента ее внесения в ЕГРЮЛ. Эта обязанность лежит на регистрирующем органе (п. 19 "Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений", утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438). Так что "люди в погонах" могут нагрянуть с проверкой в любое время, и в первую очередь к тем, кто сам не дает о себе знать.

Разумеется, чем больше военнообязанных и сотрудников призывного возраста, тем объемнее учетная работа. Сколько кадровиков необходимо выделить для ее ведения. В п.12 "Положения о воинском учете" указаны соответствующие нормативы:

один работник, выполняющий обязанности по совместительству, - при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан;

один освобожденный работник - при наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан;

два освобожденных работника - при наличии на воинском учете от 2000 до 4000;

по одному освобожденному работнику - на каждые последующие 3000.

Численность работников, находящихся в организации на воинском учете, определяется по состоянию на 31 декабря предшествующего года. Таким образом, на 31 декабря необходимо сверить количество сотрудников, подлежащих воинскому учету, и не забыть про женщин, имеющих военно-учетные специальности (данная информация содержится в личных карточках Т-2, графа образование).

Посчитав людей, необходимо подготовить приказ об организации воинского учета в организации и план работ по ведению воинского учета в компании, который в дальнейшем будет согласован с военным комиссариатом. Кроме того, следует подготовить список работников организации, пребывающих в запасе. Образец оформления приказа приведен в приложении № 10.

За подробной информацией о том, какие еще документы необходимо предъявить для постановки организации на воинский учет, а также о форме и содержании данных документов, имеет смысл обратиться в территориальный военный комиссариат, так как местные органы власти имеют право предъявлять свои требования.

Кроме того, рекомендуется подготовить открытую справочную информацию для сотрудников организации, состоящих на воинском учете, где указать их ответственность, обязанности, действия в случае наступления военного положения и мобилизации.

Круг обязанностей, возложенных на работника, ведущего воинский учет в организации, очерчен в "Инструкции Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях" утвержденный Министерством обороны РФ, а также в п.30-32 "Положения о воинском учете". Рассмотрим этот вопрос подробно.

Принимая сотрудников на работу, кадровик обязан:

. Проверять у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения, выданные взамен военных билетов), а у лиц, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверения граждан, подлежащих призыву на военную службу. Необходимо сверять соответствие указанных документов паспортным данным гражданина, идентичность фотографии ее владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, и срок действия. При обнаружении в документах неоговоренных исправлений, неточностей, подделок или неполного количества листов, их владельца следует направить в военный комиссариат по месту состояния на воинском учете.

. Устанавливать, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете. В случаях отсутствия у человека, подлежащего постановке на воинский учет, соответствующей отметки, направлять его в военный комиссариат по месту жительства, а проживающих в населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, - в орган местного самоуправления.

. Заполнять раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки работника (форма № Т-2) или личной карточки государственного служащего (форма № T-2 ГС).

. Сообщать в двухнедельный срок в военный комиссариат обо всех принятых на работу и уволенных гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах, подлежащих призыву на военную службу. В сообщении указывать воинское звание, фамилию, имя, отчество, год рождения, военно-учетную специальность, состав семьи и место жительства сотрудника, дату приема/увольнения на работу и должность, а, кроме того, полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов отдела кадров.

. Разъяснять сотрудникам организации порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации. Установленных законодательством Российской Федерации. Осуществлять контроль за исполнением, а также информировать граждан об ответственности за неисполнение указанных обязанностей.

Так же, в течение календарного года сотрудник, ответственный за военно-учетную работу, обязан:

. Обеспечивать полноту и качество воинского учета пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу из числа работников организации.

. Не реже одного раза в год сверять сведения о воинском учете граждан в личных карточках с документами воинского учета военных комиссариатов. В населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, - с учетными данными органа местного самоуправления.

Дата сверки устанавливается военным комиссариатом по месту нахождения организации. В ходе сверки уточняются пункты раздела II "Сведения о воинском учете", формы Т-2, а также: ФИО; дата рождения; место рождения; образование; должность (профессия); семейное положение и состав семьи; домашний адрес. До начала сверки указанные данные уточняются по документам воинского учета граждан, соответствующим документам организации, и при личном общении с работниками. По завершении сверки в журнале проверок состояния воинского учета и бронирования граждан представитель военкомата делает записи о проведении проверки и, в случае необходимости, вносит замечания.

. По запросам органов, осуществляющих воинский учет, в двухнедельный срок направлять необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о работниках, состоящих (или не состоящих, но обязанных состоять) на воинском учете.

. Своевременно оформлять бронирование военнообязанных за организацией на период мобилизации и на военное время. Порядок бронирования определен "Инструкцией по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утвержденный

. Ежегодно в сентябре представлять в военный комиссариат списки работающих в организации молодых людей 15 - и 16-летнего возраста, а до 1 ноября - списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

. Оповещать сотрудников о вызовах в военный комиссариат.

. Обеспечивать работникам возможность своевременной явки по вызовам (повесткам) в военные комиссариаты.

. Направлять по запросам военного комиссара сведения о численности работников организации, в том числе забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

. Направлять в военный комиссариат сотрудниц в возрасте от 18 до 45 лет (ранее не состоявших на воинском учете), имеющих специальности, обязательные для постановки на воинский учет.

. В личных карточках формы №Т-2 и №T-2 ГС граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных негодными к военной службе по состоянию здоровья, в п.8 р.2 производить отметку "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

К сожалению, на сегодняшний день многие работодатели не понимают задач своей компании в деле укрепления боеготовности Родины. Действительно, ведь это лишние расходы для организации: обучение ответственного работника ведению воинского учета, замена отсутствующего специалиста на время военных сборов, дополнительные проверки. Однако не все знают, что за нарушения в области воинского учета на работодателей возлагается административная ответственность.

За непредставление в установленный срок в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков работников, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, налагается штраф в размере от 300 до 1000 руб. (ст.21.1 КоАП РФ). За неоповещение работника о вызове по повестке военного комиссариата, а также необеспечение возможности своевременной явки по вызову предусмотрен штраф в размере от 500 до 1000 руб. (ст.21.2 КоАП РФ). Несвоевременное представление сведений об изменениях состава постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, карается штрафом в размере от 300 до 1000 руб. (ст.21.3 КоАП РФ). Ну а за несообщение сведений о принятых/уволенных сотрудниках, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, организации придется заплатить от 300 до 1000 руб. (ст.21.4 КоАП РФ).

К ответственности за неисполнение обязанностей по воинскому учету также могут быть привлечены и работники. Например, неявка гражданина, состоящего или обязанного состоять на воинском учете, по вызову (повестке) военного комиссариата в установленные время и место без уважительной причины влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 500 руб. (ст.21.5 КоАП РФ). Такое же наказание грозит тем, кто не сообщил в установленный срок в военкомат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, по месту жительства об изменении семейного положения, образования, места работы, должности.

Раздел 5. Комплекс документов по статистическому учету кадров

Целью статучета является:

определение списочной численности работников за какой-то период работы (месяц, квартал, год);

определение средней численности внешних совместителей и лиц, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.

Осиновыми статистическими формами являются: № 1-ПР, № П-4 (НЗ), № 1-Т, № П-4, № 57-Т.

Начиная с отчета за 2007 год, сдается новая форма № П-4. утвержденная постановлением Росстата от 09.06.2007 т. № 46. Принципиальных отличий от предыдущей она не содержит, поэтому порядок заполнения этой отчетности (далее - Порядок) остался прежним (утв. постановлением Росстата от 20.11.2006 г. № 69).

Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации.

Если она превышает 15 человек, то фирма обязана представлять отчет по форме № П-4 ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. При этом разделы 2 и 3 отчета заполняются нарастающим итогом за квартал, полугодие и 9 месяцев.

Если же средняя численность работников 15 человек и меньше, то отчет (состоящий из титульного листа и раздела 1) надо сдавать ежеквартально нарастающим итогом (то есть за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год) также не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом. Разделы 2 и 3 формы № П-4 такие организации заполняют только при сдаче отчета за год.

При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:

отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке "декабрь 2007 года". А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут "январь декабрь 2007 года".

наименование организации. Указывается полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и сокращенное в скобках. Например: "Общество с ограниченной ответственностью "Лютик" (ООО "Лютик")";

почтовый адрес (почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ);

код по ОКНО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

Правила заполнения формы № 1-Т (утв. постановлением Росстата от 09.10.2006 г. № 56) идентичны с формой № П-4. Различие - только в составе отчета. Форма № 1-Т состоит всего из двух листов: адресной части (титульного листа) и непосредственно из раздела, в котором отражаются сведения по работникам и заработной плате. Данные в этом отчете также указываются раздельно по видам предпринимательской деятельности.

Перечислим некоторые моменты, актуальные при заполнении и сдаче обеих форм отчетности:

. Общее правило представления статочетности следующее: отчеты сдаются по месту расположения организации. Если же фирма зарегистрирована в одном субъекте, а деятельность осуществляет в другом, то представлять отчетность нужно будет по месту осуществления деятельности.

. Несколько слов о сдаче отчетности организациями с обособленными подразделениями. Состав их статистической отчетности будет зависеть от места расположения этих подразделений. Если они находятся и одном субъекте РФ, как и головная организация, то в территориальный орган статистики сдается один отчет по всей организации в целом (включая данные по всем подразделениям). Если же обособленные подразделения расположены в других субъектах России, то головная организация должна сдать два отчета: один - с данными по всему юридическому липу (с учетом сведений по подразделениям) и второй (на отдельном бланке) - по организации в целом, но за исключением данных по обособленным подразделениям из других субъектов. При этом сами подразделения обязаны подать свои статистические сведения по месту своего нахождения.

. При заполнении строк по видам деятельности работники вспомогательных и административных служб (бухгалтерия, кадровики, управленцы, уборщицы, охранники и т.п.) учитываются по основному виду деятельности организации. Также по основному виду деятельности учитываются работники, занятые капитальным ремонтом основных средств. Работники, занятые в строительстве хозяйственным способом, учитываются в строительстве.

. Если некоторые работники занимаются несколькими видами деятельности, относящимися к разным кодам ОКВЭД. то сведения по ним указываются по той деятельности, которой они занимались, большее количество времени.

. Этот пункт будет важен для фирм, торгующих в розницу. Если наряду с торговлей пищевыми продуктами в магазинах продаются и непродовольственные товары, то численность и заработная плата работников отражается по колам 52.11.1 (розничная торговля в неспециализированных магазинах замороженными продуктами) или 52.11.2 (розничная торговля в неспециализированных магазинах не замороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями). В неспециализированных магазинах, торгующих в основном непродовольственными товарами, сведения о работниках указываются по коду 52.12 (прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах).

. Сведения о заработной плате и выплатах социального характера указываются в тысячах рублях с одним десятичным знаком.

Образец формы 1-Т приведен в приложении № 11.

Раздел 6. Табельный учет кадров

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени.

Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях организации приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Формы № Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы) и Т-13 (Табель учета использования рабочего времени) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и могут использоваться организациях всех форм собственности.

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и другими формами неполного использования рабочего времени.

Контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее организуется по одной из следующих систем: карточной - с помощью контрольных часов; жетонной - с применением табельных жетонов или марок; пропускной - посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков; рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров; с помощью контрольно-пропускных устройств; других.

Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.;

осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным лицом.

Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего структурного подразделения (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания и телефон подписавшего.

В организации могут использоваться комбинированные система учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или в разрезе структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях о явившихся и не явившихся, опоздавших, о сверхурочных часах, времени простоев и т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени сверхурочных работ, времени простоев и т.д.).

Каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, которые приводится во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 3 лет. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по ту кадров.

К содержанию табеля предъявляются следующие требования:

Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

В случае если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.

В случае если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется "Х".

В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской - в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

В графе 2 арабскими цифрами (1, 2,3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу организации.

В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на организации правилами.

Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки - по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с Трудовым кодексом РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.

В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора организации и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора организации.

Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Сверхурочные работы могут производиться в порядке, установленном действующим трудовым законодательством. Для учета часов сверхурочной работы используются документы, оформленные в надлежащем порядке на производство таких работ, с указанием в них отработанного времени и других данных, необходимых для определения доплат за эти часы работы. Учет времени простое рабочих осуществляется на основе соответствующих документов (листков о простое, накопительных ведомостей о простое и др.). Учет внутрисменных простоев ведется, как правило, начиная от 5 мин, а, принимая во внимание специфику организации производства и труда в отдельных производствах (конвейерах, поточных линиях и т.п.) - начиная от 1 мин. Конкретный перечень производств, где учет внутрисменных простоев ведется, начиная от 1 мин, определяется в отраслевых инструкциях по учету труда и заработной платы. Использование рабочих во время простоя на других работах оформляется выдачей им разовых нарядов, и в листок о простое это время не включается.

Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

В случае выполнения работником трудовых функций на территории организации (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов.

В случае нахождения работника не на территории производственных площадок организации, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение.

В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией организации на основании табелей учета рабочего времени, внесенных работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным.

В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется заместителю руководителя по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия - в службу охраны.

Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются соответствующим руководителем структурного подразделения не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Ежемесячно могут составляться аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих структурных подразделений.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, справок о выполнении государственных обязанностей и другие документы.). Образец оформления табельного учета приведен в приложении № 12.

Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"

Преддипломная практика проходила в Отделе кадров структурного подразделения Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал".

Отдел по работе с персоналом является функциональным подразделением, созданным на основании приказа МГУП "Мосводоканал" от 12.09.2005 № 471.

Сокращенное название отдела по работе с персоналом - "ОРП".

Отдел по работе с персоналом осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата МГУП "Мосводоканал", отделами и службами ПЭУКС, районами канализационной сети, подразделениями, входящими в систему МГУП "Мосводоканал" и другими сторонними организациями.

Согласно штатному расписанию штатная численность МГУП "Мосводоканал" составляет 2500 человек.

В своей деятельности отдел руководствуется:

Уставом МГУП "Мосводоканал";

Положением о Производственно-эксплуатационном управлении канализационной сети;

Трудовым кодексом Российской Федерации, иными актами трудового законодательства и законодательства о пенсионном и социальном обеспечении;

действующими постановлениями и решениями органов государственной власти и управления Российской Федерации, распоряжениями и постановлениями Правительства Москвы и его департаментов, регулирующими деятельность жилищно-коммунального и водопроводно-канализационного хозяйства;

приказами и распоряжениями МГУП "Мосводоканал", Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети, Коллективным договором МГУП "Мосводоканал" и Положением об отделе кадров.

Так же как и в любой организации в МГУП "Мосводоканал" Отдел кадров занимает значимое место.

Отдел кадров является структурным подразделением МГУП "Мосводоканал" и состоит из 5 человек, начальника отдела по работе с персоналом, заместителя начальника по работе с персоналом и инженеров по работе с персоналом.

Основными задачами отдела по работе с персоналом являются:

. Проведение единой кадровой политики МГУП "Мосводоканал" в соответствии со стратегией развития Предприятия и мер по ее реализации;

. Комплектование Управления и его структурных подразделений квалифицированными кадрами рабочих и специалистов;

. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров;

. Формирование стабильно работающего трудового коллектива;

. Создание кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности;

. Организация системы учета кадров и ведение кадрового делопроизводства в соответствии с действующими нормативными требованиями;

. Организация воинского учета работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

. Организация и ведение работы по назначению трудовых и льготных пенсий, выплат из негосударственного пенсионного фонда;

. Организация и координирование работы по периодическому медицинскому обследованию работников;

. Организация и ведение работы по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

. Организация работы и осуществление контроля за соблюдением дисциплины труда в структурных подразделениях Управления;

. Обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников;

. Оказание информационно-консультативной помощи структурных подразделениям Управления по работе с персоналом.

Для реализации задач своей деятельности отдел по работе с персоналом выполняет следующие функции:

. Определяет потребность Управления в кадрах и источники ее покрытия в соответствии с планом по труду, на основании представляемых структурными подразделениями сведений;

. Организует подбор и осуществляет комплектование структурных подразделений Управления кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политики МГУП "Мосводоканал", профилем Управления, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

. Осуществляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, действующими положениями, должностными инструкциями и штатным расписанием;

. Осуществляет расстановку кадров, на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контролирует правильность расстановки работников и использование их труда в структурных подразделениях Управления;

. Организует, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, адаптацию молодых специалистов и рабочих;

. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, фактической численности работающих. Осуществляет обработку и защиту персональных данных работников;

. Организует и координирует работу по разработке положений о функциональных структурных подразделений Управления, типовых должностных инструкций руководящих работников и специалистов;

. Осуществляет, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, изучение профессиональных и деловых качеств работников в процессе их трудовой деятельности. Вносит соответствующие предложения по ротации (внутреннему перемещению кадров), с целью обеспечения максимальной отдачи и качества их работы;

. Организует и ведет работу по формированию в структурных подразделениях контингента специалистов - кадрового резерва, подготовленных для руководящей управленческой деятельности, на основе преемственности кадров, способных оперативно и грамотно решать задачи по обеспечению бесперебойного водоотведения;

. Осуществляет организационную, координирующую и методическую работу по отбору, подготовке и обучению кандидатов на выдвижение, с учетом их профессиональных, личных и деловых качеств;

. Осуществляет ротационное передвижение кандидатов в резерв, их стажировку на соответствующих должностях, с целью проверки на практике их компетентности, соответствия занимаемой должности, формированию требуемых для руководителя организаторских навыков;

. Организует и проводит работу по соблюдению работниками ПЭУКС дисциплины труда, определяемой Трудовым кодексом РФ и Коллективным договором МГУП "Мосводоканал";

. Оформляет распорядительные документы по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, применению мер материального воздействия к нарушителям трудовой дисциплины в соответствии с действующими нормативными документами;

. Осуществляет контроль по соблюдению работниками ПЭУКС Правил внутреннего трудового распорядка МГУП "Мосводоканал", иных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовым функциям работников и дисциплине труда, с целью обеспечения активного, результативного поведения персонала;

. Анализирует причины текучести кадров, потерь рабочего времени, нарушений дисциплины труда, разрабатывает мероприятия по их устранению и обеспечивает их выполнение;

. Оформляет материалы на поощрение персонала, представления к награждению, в соответствии с положениями Коллективного договора МГУП "Мосводоканал";

. Осуществляет ведение установленной документации по кадрам. Осуществляет учет кадров, оформляет и обеспечивает хранение учетно-распорядительных, нормативно-правовых и других кадровых документов по личному составу;

. Выдает работникам справки, копии кадровых документов, оформляемые и заверяемые в установленном порядке;

. Заполняет трудовые книжки, обеспечивает их хранение, готовит заверенные копии и выписки из трудовых книжек, выдает трудовые книжки работникам при увольнении. Обеспечивает правильность учета и хранения бланков строгой отчетности;

. Составляет график отпусков работников Управления, руководящих работников структурных подразделений, осуществляет документальное оформление очередных отпусков, ведет учет использования работниками очередных и дополнительных отпусков;

. Организует, в соответствии с распоряжениями и методическими рекомендациями МГУП "Мосводоканал" проведение аттестации работников Управления. Подготавливает характеристики для аттестации на руководящих работников, входящих в номенклатуру Предприятия. Участвует в анализе результатов аттестации, осуществляет контроль за выполнением решений аттестационных комиссий;

. Ведет табельный учет работников аппарата Управления, производит оформление и учет командировок;

. Подготавливает пакеты документов для первичного назначения трудовых и льготных пенсий, выплат из негосударственного пенсионного фонда работникам ПЭУКС;

. Формирует и ведет банк данных о количестве работников Управления, достигающих пенсионного возраста и возраста необходимого для оформления льготных пенсий;

. Ведет делопроизводство по пенсионному обеспечению работников Управления, компьютерную базу данных "Сведения о трудовом стаже (СЗВ-К), осуществляет сохранность документов социального обеспечения;

. Систематизирует кадровые документы, законченных кадровым делопроизводством в дела, их подготовку к передаче в архив МГП "Мосводоканал" для постоянного хранения, в соответствии с установленными требованиями. Составляет акты об уничтожении кадровых документов, сроки, хранения которых истекли;

. Организует и координирует проведение лечебно-профилактических мероприятий в целях выявления нарушений состояния здоровья работников и медицинских противопоказаний к работе. Осуществляет контроль за выполнением медицинских рекомендаций, обеспечивает рациональное трудоустройство лиц, имеющих противопоказания к работе;

. Организует и ведет работу по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

. Организует и ведет воинский учет работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу, с использованием программного продукта "Военный учет и бронирование";

. Обеспечивает социальные гарантии работников Управления в области занятости, в соответствии с положениями Коллективного договора МГП "Мосводоканал";

. Проводит консультирование работников Управления по предоставлению различных социальных льгот (образования детей, медицинского обслуживания, добровольного и обязательного медицинского страхования и др.), предусмотренных локальными нормативными актами и Коллективным договором МГУП "Мосводоканал";

. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. Принимает меры к выявлению и устранению причин порождающих жалобы работников;

. Участвует в разработке предложений по мерам социальной защищенности работников, в рамках Коллективного договора МГУП "Мосводоканал";

. Осуществляет планирование подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала структурных подразделений Управления, на основе их заявок и производственной необходимости;

. Проводит подбор преподавателей из числа специалистов и инструкторов производственного обучения из числа высококвалифицированных рабочих;

. Организует прохождение производственной практики студентов и учащихся профессионально-технических учреждений, в соответствии с договорами, заключенными МГУП "Мосводоканал". Осуществляет подбор и назначение руководителей производственной практики;

. Организует разработку и корректировку программ повышения уровня профессиональных знаний, профессионального развития, умений и навыков рабочих и специалистов, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политикой МГУП "Мосводоканал", новыми направлениями развития техники и технологий;

. Проводит анализ качественных показателей результатов подготовки и повышения квалификации кадров, их эффективности (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и специалистов, рост производительности труда, заработной платы и т.д.) и разрабатывает на основе результатов анализа предложения по совершенствованию форм и методов обучения;

. Содействует внедрению в учебный процесс современных технических средств обучения и тренажеров по новой технике и новым технологическим процессам, внедрению компьютерной системы учета непрерывного обучения всех категорий работников Управления;

За период практики я закрепила полученные мною теоретические знания по таким дисциплинам, как "Документационное обеспечение кадровой службы", "Трудовое право", "Информационные системы в кадровой деятельности".

Во время прохождения практики я познакомилась с нормативно-методическими документами, регламентирующими работу Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал": Положением об Отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями сотрудников и т.д.

Эти документы были разработаны в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Производственная практика началась с проведения первичного инструктаж на рабочем месте. Инструктаж был проведен инженером по технике безопасности.

В процессе прохождения преддипломной практики принимала участие в подготовке документации составляемой при изменениях служебного контракта и переводах - оформление дополнительных соглашений и приказов по переводам; при предоставлении отпусков - оформление приказов по отпускам. Работала с личными карточками сотрудников, вносила записи по отпускам; с личными делами сотрудников, подшивала дополнительные соглашения. Вносила записи в трудовые книжки по приему, переводу и увольнению сотрудников. Помогала в заполнении табельных форм по учету рабочего времени.

Изучила должностные обязанности сотрудников отдела. Принимала участие в работе Отдела кадров, применяя в работе нормативно-методические документы и собственные знания.

В данной организации применяются унифицированные формы для приема, перевода, увольнения работников.

Для дипломной работы были собранны и подготовлены материалы на основе преддипломной практики по: воинскому учету, защите конфиденциальных данных, персональному учету и табельному учету, проведен анализ правильности их оформления.

На основании проведенного анализа, были выявлены отдельные недостатки в правильности оформления документов.

В целях совершенствования работы по организации учета кадров мною были составлены и оформлены правильно документы по учету кадров, которые приведены в приложениях к данной работе: Приказ об учете и хранения трудовых книжек, Личная карточка сотрудника, Обложка оформления личного дела и др.

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель организации несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся в организации, и должен быть знаком с законодательством об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня "достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде".

Не менее важным для администрации организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Эта документация, и особенно документация по учету кадров, служит подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Представленные документы в приложении помогут правильной работе отдела кадров МГУП "Мосводоканал": Приказ об учете и хранения трудовых книжек, Личная карточка сотрудника, Обложка оформления личного дела и др.

Список используемой литературы

1. Источники.

.1 Законодательство

. Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст, действующая редакция. - М.: Экзамен, 2005.

.2 Нормативные документы

. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

. "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", постановление РФ от 16.04.2003 № 225 (с внесенными изменениями от 06.02.2004 г.)

. "Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

. "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек", постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 96

. "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ").

. Федеральный закон "Об обороне" от 31.05.1996 № 61-03

. "Об утверждении Положения о воинском учете", постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

. Литература

.1 Учебная

. Румынина В.В. Румынина Л.А. Трудовые отношения: от приема. до увольнения (практическое руководство директора магазина). - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007 - 368 с.

. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 224 с.

. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2002. - 304 с.

. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. - 6-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательство "Дело и сервис", 2008. - 608 с.

.2 Научная

. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство // Секретарское дело. 2008 г. № 9. С60.

. В.И. Андреева. Трудовая книжка: что изменилось? Справочник кадровика. 2004. №6. с.49

. Т.В. Кузнецова. Документирование трудовых отношений. Секретарское дело. 2008 №9.

. В. В. Митрофанова. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению. Секретарское дело. 2004 № 3

. Г.И. Щербакова. Отчетность кадровика. Справочник кадровика. 2008 № 1.

. Е. Чеботарева. Штатное расписание: друг или враг кадровика. Секретарское дело. 2006 № 1.