Исследование системы управления персоналом ЕМУП 'Аптека № 420'

Оглавление

Цель и задачи практики

. Общая характеристика предприятия

. Анализ объема продаж в ЕМУП «Аптека № 420»

. Анализ и структурные движения персонала в ЕМУП «Аптека № 420»

. Характеристика и анализ управления персоналом организации     

. Анализ основных функций по управлению персоналом

.1 Найм персонала

.2 Анализ оценки персонала

.3      Обучение и развитие персонала

.4 Адаптация персонала

.5 Анализ системы стимулирования и мотивации труда персонала

. Анализ внешней среды

. Мероприятия и рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Цель и задачи практики

Целью практики является закрепление полученных теоретических знаний, а также развитие и накопление творческих навыков по анализу и совершенствованию организации системы управления персоналом.

Задачами практики являются:

·    изучение и участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации;

·        разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации;

·        сбор необходимых материалов и документов для выполнения дипломного проекта.

1.   Общая характеристика предприятия

ЕМУП «Аптека № 420» - это Екатеринбургское Муниципальное Унитарное Предприятие «Аптека № 420».

Аптека является юридическим лицом с самостоятельным балансом и расчетным счетом. Имущество аптеки закреплено за ней на правах хозяйственного ведения.

Основным направлением деятельности аптеки согласно Уставу и лицензии, является оптовая и розничная торговля фармацевтическими товарами, а также изготовление лекарственных средств.

Свою деятельность аптека осуществляет в соответствии с законодательством РФ, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления, приказами МЗ РФ, собственным Уставом и другими нормативными документами, регулирующими осуществление фармацевтической деятельности и лекарственное обеспечение населения.

Кроме населения аптека обслуживает Центральную городскую больницу № 7, Детскую городскую больницу № 10, здравпункты Уральской государственной консерватории и Ювелирного Дома «Русские самоцветы».

В настоящее время у аптеки заключено более 70 договоров с поставщиками на поставку медицинских и косметических товаров. Среди них такие крупные компании, как ЗАО «Аптека Холдинг», ООО «АС-Бюро», ЗАО ЦВ «Протек», ЗАО «Шрея-корпорейшн», ЗАО «Россиб-фармация», ИП Нудельман, ИП Федоров и др.

ЕМУП «Аптека №420» является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.

Организационная структура линейно-функциональная с двумя уровнями управления (рис. 1). Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется Заведующим аптекой, которого назначает Совет Директоров (Устав, статья 18). Второй уровень управления состоит из руководителей подразделений, которые непосредственно ставят задачи исполнителям и контролируют их выполнение.

Рисунок 1. Организационная структура ЕМУП «Аптека № 420»

В структуре аптеки 3 отдела. Отдел реализации занимается продажей готовых лекарственных форм и препаратов, а также продажей сопутствующих товаров. Как правило, в данном отделе работают либо студенты-заочники, либо фармацевты со средне-специальным образованием. Численность данного подразделения составляет 40% (6 человек) от всего коллектива (15 человек). Отдел снабжения занимается изучением спроса наиболее популярных препаратов, с целью анализа планируемых закупок. Именно от сотрудников этого подразделения зависит широта ассортимента лекарственных форм и препаратов, а также возможность заключения договоров с поставщиками с наиболее выгодными для аптеки условиями. Самым малочисленным является отдел изготовления лекарственных препаратов, в нем работаю 3 человека пенсионного возраста, так как уровень заработной платы здесь достаточно невысокий. Сотрудники этого отдела изготавливают по рецептам простейшие препараты, с ограниченным сроком действия. Более подробно персонал и его качественно-количественные характеристики будут рассмотрены далее.

Чтобы сделать выводы о перспективах развития предприятия, его месте на рынке фармацевтических услуг необходимо проанализировать общеэкономические показатели (Табл. 1).

Таблица 1 Финансово-экономические показатели ЕМУП «Аптека № 420» за 2009-2010гг

Данные для таблицы были взяты из показателей баланса ЕМУП «Аптека № 420», показателей отчета о прибылях и убытках, из сводной таблицы издержек обращения, а также структуры товарооборота.

Данный анализ осуществляется с помощью анализа баланса и отчета о прибылях и убытках компании. Инструментами анализа являются показатели платежеспособности, финансовой устойчивости, доходности и оборачиваемости. Показатели текущей платежеспособности показывают отношение наличных, безналичных и других краткосрочных активов к обязательствам компании. Основные показатели текущей платежеспособности: коэффициент абсолютной ликвидности, коэффициент критической ликвидности и коэффициент текущей ликвидности.

Показатели финансовой устойчивости определяют степень использования компанией займов и кредитов, а также её независимость от кредиторов.

Все эти показатели рассчитываются на основании основных финансовых показателей: прибыли, выручки, собственного капитала, оборотных активов, краткосрочных и долгосрочных обязательств.

Одним из главных показателей для оценки платежеспособности компании является коэффициент текущей ликвидности. Он определяется как отношение фактической стоимости находящихся в наличии оборотных активов (средств), в том числе запасов, готовой продукции, денежных средств, дебиторских задолженностей, незавершенного производства и т.д. к краткосрочным пассивам (обязательствам).

Еще важным показателем является коэффициент автономии или по-другому коэффициент финансовой независимости. Он определяется как отношение собственного капитала к сумме всех средств (сумма: капитала и резервов, краткосрочных пассивов и долгосрочных обязательств), авансированных предприятию.

Показатели доходности показывают комбинированный эффект ликвидности активов, управления активами, и управление обязательствами на деятельность компании.

Как видно из таблицы, произошло увеличение выручки на 8%, в основном это произошло от повышения себестоимости товаров на 8%, поэтому мы наблюдаем снижение рентабельности, но увеличение заработной платы сотрудников, за счет уменьшения численности и увеличения объемов работ.

Относительно ликвидности отметим, что как быстрая, так и текущая ликвидность в пределах нормы, что говорит о способности предприятия рассчитаться по краткосрочным обязательствам. Однако отрицательным моментом является то, что данные коэффициенты снижаются значительными темпами. Вследствие того, что коэффициенты утраты/восстановления базируются на показателях ликвидности, мы можем отметить снижение платежеспособности (возможно из-за снижения покупательной способности населения) и руководству следует задуматься над структурой краткосрочных и долгосрочных обязательств и над проблемой повышения ликвидности.

2.   Анализ объема продаж в ЕМУП «Аптека № 420»

На формирование ассортимента влияет много факторов, среди которых месторасположение аптечного учреждения, его размер и тип, а также форма организации торговли. Так, структура потребления в аптеках, расположенных в спальных или центральных районах города, в оживленных местах и в аптеках самообслуживания будет иметь свою специфику. Также деятельность по формированию ассортимента предусматривает изучение информации об особенностях рынка, выбор дистрибьюторов и определение ценовой политики, необходимые для эффективной прибыльной работы.

Управление ассортиментом - комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию ассортимента, минимизацию товарных запасов и дефектуры.

Среди основных способов управления ассортиментом необходимо выделить анализ собственных продаж. Этот метод применяют для определения оптимального размера запасов. Его эффективность зависит от частоты обновления ассортимента с учетом тенденций регионального рынка.

При работе над ассортиментом наибольшее внимание уделяется анализу собственных продаж. [2, стр. 134]

В I полугодии 2010г. в ассортименте нашей аптеки насчитывалось более 2,7 тыс. наименований реализуемых препаратов (с учетом формы выпуска и производителя). Тогда как во всех учреждениях города по итогам I полугодия 2010 г. количество торговых наименований составило 5,9 тыс. (Анализ ассортимента проведен по данным системы исследования рынка «Фармстандарт» компании «МОРИОН».)

Среднее количество реализуемых в месяц торговых наименований препаратов по аптеке - 1800-1900, из них лишь около 40% продавали каждый месяц (рис. 2). В этой аптеке сопутствующие категории товаров в исследуемый период составили более 1 тыс. торговых наименований (около 22% всего ассортимента), что обусловлено классическим форматом торговли.

Отметим, что в данном аптечном учреждении ежемесячно количество реализованных торговых наименований препаратов составляло около 40% ассортимента всех аптечных учреждений города, по городу в целом количество таковых колебалось в пределах 4700-4800. При анализе общегородской структуры учитывали все три типа аптечных учреждений (аптеки, аптечные пункты и киоски), которые имеют свою специфику формирования ассортимента. Также следует отметить, что в аптеке, как и в других учреждениях города, количество реализованных торговых наименований ЛС на протяжении января-июня 2010г. менялось незначительно.

Рис. 2 Динамика количества наименований ЛС (с учетом форм выпуска) в исследуемой аптеке и по городу в целом в январе-июне 2010г

Объем продаж ЛС в денежном выражении в исследуемой аптеке, несмотря на влияние фактора сезонности, был более стабильным, чем по городу в целом. Доля продаж аптеки в общем объеме продаж в денежном выражении по городу составляет около 2%. Немаловажно, что ее удельный вес по этому показателю к середине 2010г. по сравнению с его началом постепенно увеличивался. А это свидетельствует о том, что аптека наращивает свои обороты быстрее, чем это происходит по городу в целом.

В исследуемом аптечном учреждении на протяжении января-июня 2010г. динамика объемов закупок, как в денежном, так и в натуральном выражении соответствовала динамике объемов продаж, что свидетельствует о стабильности товарных остатков (рис. 3, 4). Остатки на начало каждого месяца исследуемого периода находились практически на одинаковом уровне, что также позволяет судить о неизменности подходов к управлению товарным ассортиментом.

Рис. 3 Динамика объемов закупок и продаж ЛС в денежном выражении в исследуемой аптеке в январе-июне 2010 г

Рис. 4 Динамика остатков на начало периода, объемов закупок и продаж ЛС в натуральном выражении в исследуемой аптеке в январе - июне 2010 г

3.   Анализ и структурные движения персонала в ЕМУП «Аптека № 420»

Анализ финансовых и экономических показателей говорит о том, что, несмотря на существующий кризис, предприятие достаточно устойчиво работает и пытается не только сохранить свои позиции, но и стремится к развитию, и немаловажную роль в этом развитии играет персонал ЕМУП «Аптека № 420».

Рассмотрим трудовой потенциал данного коллектива через динамику качественных и количественных показателей персонала (табл. 2).

Таблица 2

Кадровые показатели ЕМУП «Аптека № 420» за 2009-2010гг

Невозможно не заметить динамики этих показателей: произошло обновление персонала в категории работающих до года, повысился образовательный уровень персонала. Средний возраст персонала немного повысился, в основном за счет принятия на работу сотрудников возрастной категории от 30 до 50, так как они более стабильны в работе и не так стремятся сделать карьеру, как молодежь. Данный фактор поможет при грамотном управлении и мотивации создать стабильный коллектив как минимум на 5-7 лет.

Произошло снижение текучести, на что опять же, повлияло принятие на работу сотрудников зрелого возраста (30-40лет). Наибольшее обновление персонала происходит в отделе реализации, так как там работают часто студенты-заочники или вечерники. Ежеквартально составляются информационные записки о движениях кадров в подразделениях (Приложение 2), в которых указываются количество уволившихся и причины.

Основные причины увольнения персонала:

не устраивает заработная плата - 29%;

без комментариев - 6%;

переезд на другое место жительства - 14%;

отдаленность места жительства - 14%;

семейные обстоятельства - 6%;

по уходу за ребенком до 14 лет - 14%;

тяжелые условия труда - 11%;

за прогул - 3%;

истечение срока трудового договора - 3%. (Приложение 3)

Нужно отметить, что в основном увольняются те работники, стаж которых либо до 1 года, либо 1-3 лет. Это говорит о сложностях с системой адаптации и проблемах с мотивацией в организации, об отсутствии системы стимулирования, выстраивании карьеры.

4.   Характеристика и анализ управления персоналом организации

Сначала в ЕМУП «Аптека № 420» оформлением принимаемых и увольняемых работников занимался главный бухгалтер, он и вел кадровое делопроизводство и трудовой учет. В 2009 году было принято решение создать ставку менеджера по персоналу, чтобы сотрудник выполнял функции по управлению персоналом, помимо кадрового учета (оценку, адаптацию, мотивацию и т.д.).

Состояние и перспективы развития кадрового потенциала: на сегодняшний день менеджер по персоналу разработал множество положений и ввел процедуры оценки, адаптации, начали формироваться планы на обучение (к сожалению, большая часть программ пока приостановлена, произошло сокращение штата).

Стиль управления. Опросов и тестирования на данную тему не проводилось, но на основании собеседований с персоналом предприятия получилось следующее: у руководителя смешанный стиль управления или еще его можно назвать инструментальным, который состоит из двух видов ориентированный на задачу (сродни авторитарному) около 44% и ориентированный на человеческие отношения (демократический) 56%.

Организационная культура: в целом организационную культуру ЕМУП «Аптека № 420» можно назвать сильной. Коллектив имеет сильного лидера (заведующий), благосклонно относящегося к инновациям, приветствующего личную инициативу. Коллектив имеет общие позитивные цели, присутствует согласованность действий, имеется управленческая поддержка и контроль, конфликтность практически отсутствует. На данном этапе делается ставка на привлечение квалифицированных кадров, а значит, главное для руководства сейчас, материальное и моральное стимулирование и создание имиджа «достойного работодателя».

Методы и принципы управления. Применяются следующие методы управления: административные (дисциплинарные, подбор и расстановка кадров, разработка положений и должностных инструкций, издание приказов и распоряжений), экономические (планирование, стимулирование, оплата труда, установление материальных санкций и поощрений, страхование), социально-психологические (направленные на личные способности сотрудников и на психологический климат в коллективе).

Что касается принципов управления, то на сегодняшний день используется управление по ситуации (наблюдение и анализ), по результатам (коррективы в зависимости от достижения запланированных результатов), целевое управление (достижение личных целей). [6, стр. 342]

Характеристика службы управления персоналом

Можно сказать, что служба управления персоналом представлена менеджером по персоналу и заведующим аптекой, иногда к решению кадровых вопросов привлекается главный бухгалтер. Рассмотрим, каким образом происходит распределение функций по управлению персоналом между ними (табл. 5).

Таблица 5

Таблица функционального разделения труда

Как видно из таблицы 5, самыми трудоемкими являются подбор и расстановка персонала, а также осуществление работы по профессиональному продвижению. В данных функциях задействованы все уровни управления. Исходя из функций менеджера по персоналу, стоит отметить, что ему приходиться собирать и систематизировать информацию, вести все направления учета (воинский, пенсионный, соц. страх и т.д.), а также анализировать полученные результаты, разрабатывать новые положения и программы, а также проводить процедуры оценки, адаптации, различные диагностики личностных и профессиональных качеств, предоставлять отчеты руководству. При условии, что коллектив не будет увеличиваться такой объем работы возможно выполнять, но для того, чтобы все эти функции выполнялись своевременно и эффективно лучше взять менеджеру по персоналу помощника или возложить часть обязанностей на одного из сотрудников, как дополнительные функции, естественно с дополнительной оплатой.

5.   Анализ основных функций по управлению персоналом

.1 Найм персонала

Основной задачей при найме персонала на работу является удовлетворение спроса на работников в качественном и количественном отношении.

Существующая система поиска, подбора и найма персонала в ЕМУП «Аптека № 420»:

·  Появление вакансии (возникновение новой, либо необходимость заполнения существующей).

·      Заполнение заявки непосредственным руководителем.

·