Введенное число
|
Маска
|
Отображение числа
|
76, 364
|
000, 000
|
076, 364
|
44, 894
|
###, ###
|
044, 894
|
7636, 4
|
####, #
|
7636, 4
|
781,7
|
$###,
|
$782,
|
7,6
|
#,000
|
7,600
|
2,4
|
000,#
|
002,4
|
3,25
|
#??? /???
|
13/4
|
0,8
|
?,#
|
,8
|
0,2
|
0,00
|
0,20
|
0,7
|
#,00
|
,70
|
0,4
|
?,#%
|
40%
|
* - повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно,
чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть
больше одного символа " * ".
подчеркивание (_) - делает пробел шириной, соответствующей следующему
символу шаблона. Например, для того, чтобы Microsoft Excel делал пробел на
ширину символа скобок и положительные числа оказывались выровненными так же,
как и отрицательные числа, заключенные в скобки, следует ввести _) в конце
секции формата для положительных чисел.
"meкcm" - отображает любой текст, заключенный в двойные
кавычки.
@ - если в ячейке есть текст, то этот текст отображается в том месте
формата, где находится символ @.
Рисунок 22-Формат ячеек. Выравнивание.
.3
Выравнивание содержимого ячеек
Содержимое ячеек может быть выровнено по левому краю, по правому краю или
по центру. На новом рабочем листе все ячейки имеют формат Обычный, в котором
числа, даты и время выравниваются по правому краю ячейки, текст - по левому, а
логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ - центрируются. Изменение выравнивания не
влияет на тип данных. Для выравнивания содержимого ячеек необходимо:
·
выделить ячейки,
которые следует отформатировать;
·
в меню Формат
выбрать команду Ячейки;
·
выбрать вкладыш
Выравнивание (рисунок 22);
·
в поле списка по
горизонтали выбирается тип выравнивания по горизонтали:
по значению - выравнивание по умолчанию в зависимости от типа данных;
по левому краю (отступ) - содержимое ячейки выравнивается по левому краю
с отступом, указанным в поле справа;
по центру - содержимое ячейки центрируется;
по правому краю - содержимое ячейки выравнивается по правому краю;
с заполнением - содержимое выделенного диапазона заполняется символами,
указанными в левой ячейке выбранного диапазона;
по ширине - содержимое ячейки разбивается на несколько строк, а пробелы
между словами устанавливаются так, чтобы ширина строк соответствовала ширине
ячейки;
по центру выделения - содержимое левой ячейки выделенного диапазона
выравнивается по центру диапазона (все другие ячейки выделенного диапазона
должны быть пустыми);
·
в поле списка по
вертикали выбирается тип выравнивания по вертикали:
по верхнему краю - содержимое ячейки выравнивается по верхнему краю;
по центру - по центру;
по нижнему краю - по нижнему краю;
по высоте - содержимое ячейки разбивается на несколько строк, первая и
последняя строки выравниваются по верхней и нижней границе ячейки;
·
в группе флажков
Отображение можно включить следующие режимы:
переносить по словам - по достижению правой границы ячейки текст будет
переноситься на новую строку;
автоподбор ширины - размер символов уменьшается так, что содержимое
ячейки помещается в границах ячейки;
объединение ячеек - выделенные ячейки объединяются в одну;
·
в рамке
Ориентация выбирается направление расположения текста в ячейке - текст можно
расположить вертикально или под углом.
Для
быстрого выравнивания данных в ячейках используются кнопки .
Чтобы
выровнять текст по центру нескольких столбцов, необходимо:
·
выделить ячейку,
содержащую данные, которые необходимо выровнять по центру нескольких столбцов,
и пустые ячейки, находящиеся справа;
щелкнуть
кнопку .
.4
Установление шрифта
Для установления шрифта необходимо:
·
выделить группу
ячеек;
·
в меню Формат
выбрать команду Ячейки;
·
выбрать вкладыш
Шрифт (рисунок 23);
·
в списке Шрифт
выбирается тип шрифта;
·
в поле Начертание
выбирается начертание шрифта:
обычный - обычное начертание;
курсив - курсивное начертание;
полужирный - жирное начертание;
полужирный курсив - жирное курсивное начертание.
·
в поле Размер -
размер шрифта в пунктах (1 пункт = 0,375мм).
·
в поле Подчеркивание
- тип линии подчеркивания:
Нет - подчеркивание не используется;
Одинарное, по значению - подчеркивание символов одинарной линией;
Двойное, по значению - подчеркивание символов двойной линией;
Одинарное, по ячейке - подчеркивание одинарной линией по ширине ячейки;
Двойное, по ячейке - подчеркивание двойной линией по ширине ячейки;
Рисунок 23-Формат ячеек. Шрифт.
·
в поле Цвет -
цвет символов;
·
в рамке Эффекты
можно установить флажки:
зачеркнутый - зачеркивание текста одинарной линией;
верхний индекс - размер символов уменьшается, текст располагается выше;
нижний индекс - размер символов уменьшается, текст располагается ниже;
·
если установить
флажок Обычный, то в ячейке установится шрифт по умолчанию;
·
щелкнуть ОК.
.5 Изменение
размеров строк и столбцов
По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки
определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца
можно перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе
заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки) (рис.24). Для
изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и
перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе
заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по
ширине ячейки с самым длинным содержимым.
Рисунок 24- Изменение размеров строк и столбцов.
Для точного установления ширины столбцов необходимо:
·
выделить столбцы;
·
выбрать в меню
Формат пункт Столбец, затем пункт Ширина;
·
ввести в поле
Ширина столбца значение ширины столбца (число символов, которые могут
поместиться в столбце при использовании стандартного шрифта);
·
щелкнуть кнопку
ОК.
Команда Автоподбор ширины устанавливает ширину столбца по ширине ячейки с
самым длинным содержимым. Команда Стандартная ширина предлагает изменить
стандартную ширину для столбцов рабочего листа.
Для точного установления высоты строк необходимо:
·
выделить строку
или несколько строк;
·
выбрать в меню
Формат пункт Строка, а затем пункт Высота;
·
в поле Высота
строки ввести значение высоты строки в пунктах;
·
щелкнуть ОК.
Чтобы спрятать строки или столбцы необходимо:
·
выделить строки
или столбцы, которые следует спрятать;
·
выбрать в меню
Формат команду Строка или команду Столбец соответственно, затем выбрать команду
Скрыть.
Чтобы спрятать строку, можно перетянуть нижнюю границу заголовка строки
за верхнюю границу. Чтобы спрятать столбец, можно перетянуть правую границу
заголовка столбца за левую. Утолщенная рамка строки или столбца, а также
пропущенная буква столбца или пропущенный номер строки указывают на наличие скрытых
строк или столбцов.
Чтобы показать строки или столбцы необходимо:
·
выделить строки
или столбцы с обеих сторон скрытой строки или столбца;
·
в меню Формат
выбрать команду Строка или Столбец, затем выбрать команду Отобразить.
программа таблица диаграмма буфер
Чтобы показать строку, можно установить указатель мыши сразу под
утолщенной границей заголовка строки (указатель мыши примет вид на рисунок 25 (1)) и перетянуть ее вниз.
Чтобы показать столбец, следует установить указатель мыши вплотную справа от
утолщенной границы заголовка столбца (указатель мыши будет иметь вид на рисм 25
(2)) и перетянуть ее вправо.
.6 Оформление
таблиц
Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными
цветами. Для обрамления необходимо:
·
выделить ячейки,
которые необходимо обрамить;
·
в меню Формат
выбрать команду Ячейки;
·
выбрать вкладыш
Граница (рисунок 26);
·
в поле тип линии
выбрать тип линии рамки;
·
в списке цвет -
цвет линии;
·
для обрамления
выделенных ячеек извне следует щелкнуть кнопку внешние;
·
для обрамления
внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;
·
для снятия
обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;
·
с помощью группы
кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно
делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;
·
щелкнуть ОК.
Создавать
рамки можно также с помощью скрытого списка Границы - :
·
выделить ячейки,
которые необходимо обрамить;
·
щелкнуть на
стрелке рядом с кнопкой Границы;
·
выбрать тип
обрамления в палитре рамок.
Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти
ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Для удобства использования палитру рамок
можно вытянуть за заголовок с панели инструментов.
Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:
·
выделить ячейки;
·
выбрать в меню
Формат команду Ячейки;
·
выбрать вкладыш
Вид;
·
в палитре цветов
выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными
параметрами);
·
в списке Узор
выбрать узор;
·
щелкнуть кнопку
ОК.
Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать
панель инструментов Форматирование:
·
выделить нужные
ячейки;
для
изменения цвета фона щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и в палитре цветов выбрать цвет;
для
изменения цвета символов щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и выбрать цвет.
Рисунок 26-Формат ячеек.Граница
.7 Группирование элементов таблицы
Excel позволяет группировать элементы в сводной таблице для того, чтобы
создать один элемент. Например, для того, чтобы сгруппировать месяцы в кварталы
для построения диаграммы или для печати.
Для группирования элементов таблицы необходимо:
·
выделить строки
или столбцы, которые будут подчинены итоговой строке или столбцу (это будут
строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать);
·
в меню Данные
выбрать пункт Группа и структура;
·
выбрать пункт
Группировать.
Так можно создать все необходимые уровни структуры. Например, таблица на
рисунок 27 содержит 3
уровня детализации. Третий уровень скрывает строки 2-4 и 6-8, второй - скрывает
строки 2-9. Таким образом, первый уровень детализации содержит только строки 1
и 10. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими
цифрами в верхнем левом углу таблицы.
Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы, выбрать
пункт Группа и структура меню Данные, затем пункт Разгруппировать.
Рисунок 27-Уровни детализации.
5. Работа с
окнами
.1 Разделение
окон
Иногда необходимо одновременно просматривать различные части большой
таблицы. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна одним из следующих
способов.
·
Установить
указатель мыши на горизонтальную или вертикальную вешку разбиения (рис.28) (он
примет вид двунаправленной стрелки) и перетянуть в нужное место. Размеры
подокон можно изменять, перетягивая вешку разбиения.
·
Выделить столбец
или строку, по которой следует разделить окно. Для разделения окна на 4 части
необходимо выделить ячейку, по которой нужно выполнить разделение. Затем в меню
Окно выбрать команду Разделить. Окно разделится горизонтально по строке над
выделенной ячейкой и вертикально по столбцу слева от нее.
Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать команду Снять
разделение или дважды щелкнуть на вешке разбиения.
.2 Создание
нового окна
С помощью
команды Новое меню Окно можно создать дополнительное окно для активной рабочей
книги, чтобы просматривать различные части рабочей книги одновременно. В этом
случае в заголовке окна после имени рабочей книги через двоеточие указывается
номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги Отчет будет названо
Отчет:2.
Упорядочить окна рабочей книги можно следующим способом. В
меню Окно выбрать команду Расположить. В диалоговом окне Расположение окон
(рис.29) выбрать подходящий вариант:
рядом - окна будут занимать равные части экрана;
сверху вниз - упорядочение горизонтальными полосами;
слева направо - упорядочение вертикальными полосами;
каскадом - упорядочение каскадом.
Если установить флажок только окна текущей книги, то
размещаться будут только окна активной рабочей книги.
Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть
активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.
.3
Фиксация подокон
Иногда необходимо зафиксировать одну часть таблицы. Например,
зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для
фиксации только вертикальных или только горизонтальных заголовков следует:
·
чтобы
зафиксировать горизонтальные заголовки, выделить строку ниже заголовков;
·
чтобы
зафиксировать вертикальные заголовки, выделить столбец справа от заголовков;
·
в меню
Окно выбрать команду Закрепить области.
Для фиксации и вертикальных, и горизонтальных заголовков
необходимо:
·
выделить
ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной
ячейки и все столбцы слева от выделенной ячейки будут зафиксированы);
·
в меню
Окно выбрать команду Закрепить области.
Если разделить окно до фиксации подокон, они зафиксируются по
их текущему месту, а не по активной ячейке.
Отменяется фиксация окон и подокон командой Снять закрепление
областей меню Окно.
Рисунок 30-Присвоение имени.
.4 Присвоение
имени ячейке, диапазону или формуле
При обращении к ячейке, диапазону или формуле вместо адреса ячеек можно
использовать присвоенные им имена. Чтобы присвоить имя формуле необходимо:
·
в меню Вставка
выбрать пункт Имя, а затем пункт Присвоить;
·
в поле Имя (рисунок 30) ввести имя для формулы;
·
в поле Формула
ввести формулу (она должна начинаться со знака "=";
·
щелкнуть кнопку
Добавить, после чего имя формулы появится в списке;
·
для удаления
имени из списка следует выделить его и щелкнуть кнопку Удалить;
·
после ввода всех
имен щелкнуть ОК.
Чтобы вставить формулу с собственным именем, необходимо:
·
в меню Вставка
выбрать пункт Имя, а затем пункт Вставить;
·
в списке Имя
выбрать имя формулы и щелкнуть ОК.
Для присвоения имени ячейке или диапазону, следует:
·
выделить ячейку,
диапазон ячеек или несколько диапазонов, которым следует присвоить имя;
·
щелкнуть мышью в
поле имени в левой части строки формул;
·
набрать имя для
ячейки или диапазона;
·
нажать клавишу
Enter.
Если щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с полем имени, то появится
список собственных имен ячеек. При выборе имени из этого списка будет выделена
соответствующая ячейка или диапазон ячеек.
Если ячейке или диапазону ячеек присвоено имя, его можно использовать на
любом другом листе этой же книги. Можно также создавать имена, определенные
только для текущего уровня рабочего листа. Например, чтобы использовать
одинаковое имя на нескольких различных листах одной книги, необходимо:
·
в меню Вставка
выбрать пункт Имя, а затем - Присвоить;
·
в поле Имя
набрать сначала имя рабочего листа, за ним восклицательный знак, а затем имя
ячейки или диапазона ячеек, например, Лист5!Баланс;
·
в поле Формула
ввести формулу или ссылку (она должна начинаться со знака равенства) и щелкнуть
кнопку ОК.
Можно использовать одно и тоже имя для определения имени на уровне листа
и на уровне всей книги. Тогда имя на уровне рабочего листа будет перекрывать
общее имя на том листе, где оно определено.
.5 Создание
примечаний
Excel позволяет добавлять текстовые примечания к ячейкам. Это особенно
полезно в одном из следующих случаев:
·
рабочий лист
используется совместно несколькими пользователями;
·
рабочий лист
большой и сложный;
·
рабочий лист
содержит формулы, в которых потом будет тяжело разобраться.
После добавления примечания к ячейке в ее верхнем правом углу появляется
указатель примечания (красный треугольник). Для добавления текстового
примечания необходимо:
·
выделить ячейку,
к которой следует добавить примечание;
·
вызывать команду
Примечание из меню Вставка;
·
в поле, которое
появилось, ввести примечание (размер поля можно изменить, перетягивая маркеры
размера);
·
щелкнуть мышью за
пределами поля.
Примечание присоединится к ячейке и будет появляться при наведении на
него указателя мыши. Для изменения текста примечания следует выделить
соответствующую ячейку и в меню Вставка выбрать пункт Изменить примечание.
Также для этого удобно использовать контекстное меню.
Чтобы увидеть одновременно все примечания и работать с ними, можно
перейти в режим Примечания через соответствующий пункт в меню Вид. При этом
появляется панель Рецензирование (рисунок 30), содержащая кнопки для работы с
примечаниями.
6. Работа с
базами данных
С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных.
База данных в Microsoft Excel - таблица, состоящая из однотипных записей
(строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей
выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать
телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и
адреса абонентов.
Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую
таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз
данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает
всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа,
обрабатываются как набор полей, которые образуют записи (рис.32).
Рисунок 32- Работа с базами данных.
.1 Сортировка
данных
Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю.
Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных
следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.
В поле списка Сортировать по (рис.33) выбирается поле, по которому будут
отсортированы данные, и тип сортировки:
по возрастанию - цифры сортируются по возрастанию, текст - в алфавитном
порядке, логические выражения - ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.
по убыванию - сортировка в обратном порядке.
В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы
данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле
Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие
одинаковые значения в первых двух ключевых полях.
Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует
выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.
При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом
столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по
которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка.
Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные
строки или столбцы.
6.2 Формы
данных
При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск,
сортировка, подведение итогов, Microsoft Excel автоматически рассматривает
таблицу как базу данных.
При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а
также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать формы
данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает
данные и создает диалоговое окно формы данных (рис.34). В форме данных на экран
выводится одна запись. При вводе или изменении данных в полях этого окна
изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных.
Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов. Имена
столбцов становятся именами полей в форме данных. Поле соответствует каждому
столбцу таблицы. Форма данных автоматически раскрывается так, чтобы вывести на
экран сразу все поля в данной таблице, до 32 полей за один раз. С помощью
полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных. Позиция выведенной
записи указывается в верхнем правом углу. Передвигаться по полям формы можно с
помощью мыши и клавиш Tab (вниз), Shift+Tab (вверх). В правой части окна
расположены следующие кнопки.
Добавить - очищает поля для ввода новой записи базы данных. Если снова
щелкнуть кнопку Добавить, то введенные данные будут добавлены, как новая
запись, в конец базы данных.
Удалить - удаляет выведенную запись, другие записи базы данных
сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.
Вернуть - восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи,
удаляя сделанные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо сделать это
перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи.
Назад - выводит предыдущую запись в списке. Если был определен критерий с
помощью кнопки Критерии, то кнопка Назад выведет предыдущую запись из тех,
которые удовлетворяют заданному критерию.
Далее - выводит следующую запись базы данных.
Критерии - очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами
сравнения для поиска необходимого подмножества записей.
Правка - служит для выхода из режима ввода критериев. Доступна только
после нажатия кнопки Критерии.
Очистить - удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только
после нажатия кнопки Критерии.
Закрыть - закрывает форму данных.
Для добавления записи к базе данных необходимо:
·
выделить ячейку в
таблице, к которой следует добавить запись;
·
в меню Данные
выбрать команду Форма;
·
щелкнуть кнопку
Добавить;
·
заполнить поля
новой записи;
·
для перемещения к
следующему полю нажать клавишу Тab;
·
после ввода
данных нажать клавишу Enter для добавления записи;
·
после добавления
всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть.
Новые записи будут добавлены в конец базы данных.
.3
Установление диапазона критериев
Критерии бывают двух типов.
·
Критерии
вычисления - это критерии, которые являются результатом вычисления формулы.
Например, диапазон критериев =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21) выводит на экран строки,
имеющие в столбце F значения большие, чем среднее значение величин в ячейках
F7:F21. Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА. При
фильтрации будут доступные только те строки, значения которых будут придавать
формуле значения ИСТИНА.
·
Критерии
сравнения - это набор условий для поиска, используемый для извлечения данных
при запросах по примеру. Критерий сравнения может быть последовательностью
символов (константой) или выражением (например, Цена > 700).
Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию,
необходимо:
·
выделить ячейку в
таблице;
·
в меню Данные
выбрать команду Форма;
·
щелкнуть кнопку
Критерии;
·
в полях
редактирования ввести критерии для поиска данных;
·
для вывода на
экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Далее;
·
для вывода на
экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад;
·
для поиска
записей в списке по другим критериям щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые
критерии;
·
по окончанию
щелкнуть кнопку Закрыть.
Чтобы снова получить доступ ко всем записям таблицы, необходимо щелкнуть
кнопку Критерии, а затем - кнопку Правка.
Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное
подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран
только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают
определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации
данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню
Данные.
.4 Автофильтр
Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со
стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.35). С их помощью
можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После
выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент,
будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Цена выбрать 99 грн., то
будут выведены только записи, у которых в поле Цена содержится значение 99 грн.
Рисунок 35- Работа с базами данных.
Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно
Пользовательский автофильтр (рисунок 36). В верхнем правом списке следует выбрать один из
операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа - выбрать одно из
значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по
левую сторону - значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться
только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ
будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Например, в окне на
рисунок 36 введены условия для вывода записей по изделиям с ценой больше 99
грн. и меньше 187 грн.
Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением
по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В
диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо
выбрать количество записей, а в поле справа выбрать - наибольших или
наименьших.
Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить
все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.
Рисунок 36-Пользовательский автофильтр.
.5
Расширенный фильтр
Команда Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные с использованием
диапазона критериев для вывода только записей, удовлетворяющих определенным
критериям (рисунок 37).
При повторной фильтрации будут просматриваться все строки, и скрытые, и
открытые. Значение переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:
Рисунок 37-Расширеный фильтр.
фильтровать список на месте - переключатель, скрывающий строки, которые
не удовлетворяют указанному критерию;
скопировать результат в другое место - копирует отфильтрованные данные на
другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;
Исходный диапазон - поле, определяющее диапазон, который содержит список,
подлежащий фильтрации;
Диапазон условий - поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе,
который содержит необходимые условия;
Поместить результат в диапазон - поле, определяющее диапазон ячеек, в
который копируются строки, удовлетворяющие определенным условиям; это поле
активно только в том случае, если выбран переключатель скопировать результат в
другое место;
Только уникальные записи - переключатель, который выводит только строки,
удовлетворяющие критерию и не содержащие неповторяющихся элементов. Если
диапазон критериев не определен, то в этом случае все строки списка, содержащие
дубликаты, будут скрыты.
Для установления сложных критериев необходимо:
·
вставить
несколько строк в верхней части рабочего листа;
·
в одном из
вставленных пустых строк ввести имена столбцов, по которым следует
отфильтровать таблицу;
·
при использовании
критериев сравнения, имена критериев должны быть идентичны именам столбцов,
которые проверяются;
·
в строках,
расположенных под строкой с именами проверяемых столбцов, ввести критерии,
которым должны соответствовать ячейки проверяемых столбцов;
·
выбрать в меню
Данные пункт Фильтр, затем - Расширенный фильтр, и в диалоговом окне ввести
условия фильтрации.
Рисунок 38- Диапазон критериев
Для объединения критериев с помощью условного оператора И следует указать
критерии в одной и той же строке, а для объединения критериев с помощью
условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в разных строках. Например,
диапазон критериев на рисунок 38 выводит на экран все записи, имеющие в столбце
Цена значения больше 50 и меньше 200.
После использования команд Автофильтр или Расширенный фильтр, таблица
переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команд Microsoft Excel
влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только
нужных строк, можно скопировать полученное подмножество данных в другое место
для дальнейшего анализа.
Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные выбрать пункт
Фильтр, затем пункт Отобразить все.
7. Создание
диаграмм
Диаграмма - это представление данных таблицы в графическом виде, которое
используется для анализа и сравнения данных. На диаграмме числовые данные ячеек
изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме.
Группы элементов данных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца
на рабочем листе, составляют ряд данных.
Для создания диаграммы необходимо:
·
на рабочем листе
выделить данные, по которым следует построить диаграмму, включая ячейки,
содержащие имена категорий или рядов, которые будут использоваться в диаграмме;
·
выбрать команду
Диаграмма меню Вставка или щелкнуть кнопку ;
·
в диалоговых
окнах Мастера диаграмм следует выбрать тип, формат и другие параметры
диаграммы;
·
для перехода к
следующему шагу используется кнопка Далее >;
·
для построения
диаграммы на любом шаге можно щелкнуть кнопку Готово, тогда Мастер диаграмм
самостоятельно закончит построение диаграммы;
·
в последнем (4-м)
окне щелкнуть кнопку Готово.
Диаграмму можно перетянуть мышью в любое место. Для изменения размера
диаграммы необходимо щелкнуть на ней мышью и перетянуть маркеры размера. Для
изменения типа и параметров построенной диаграммы следует щелкнуть на диаграмме
правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать подходящую команду. Для
удаления диаграммы следует щелкнуть на ней мышью, чтобы появились маркеры
размера, и нажать клавишу Delete.
8. Печать
таблиц
Перед распечаткой таблиц необходимо установить параметры страницы с
помощью команды Параметры страницы меню Файл. Во вкладыше Страница (рисунок 39)
устанавливается ориентация и размер листа бумаги, масштаб изображения и
качество печати. В рамке Ориентация устанавливается ориентация листа:
книжная - вертикальное расположение листа бумаги;
альбомная - горизонтальное расположение.
Если включен переключатель установить, то таблица будет распечатана в
масштабе, указанном в поле справа (без изменения размера листа на экране). Если
включить переключатель разместить не более чем на, то таблица или выделенная
область будет уменьшена настолько, чтобы разместиться на количестве страниц,
указанном в полях стр. в ширину и стр. в высоту. В поле Размер бумаги
выбирается формат листа бумаги, а в поле Качество печати - разрешающая
способность принтера.
Рисунок 39- Страница
Для установления полей страницы следует выбрать вкладыш Поля и в полях верхнее,
нижнее, левое и правое ввести значения полей. В полях верхнего колонтитула и
нижнего колонтитула выбирается расстояние от верхнего края листа до верхнего
колонтитула и нижнего края листа до нижнего колонтитула соответственно.
Для ввода колонтитулов используется вкладыш Колонтитулы. Содержимое
колонтитулов или выбирается в полях списка верхний колонтитул и нижний
колонтитул, или вводится после нажатия кнопок Создать верхний колонтитул и
Создать нижний колонтитул.
После установления всех параметров в окне Параметры страницы необходимо
щелкнуть кнопку ОК.
Для просмотра таблицы перед печатью используется команда Предварительный
просмотр меню Файл или кнопка . В этом режиме, чтобы увеличить изображение, следует навести
указатель мыши, который примет вид лупы, на интересующий фрагмент и щелкнуть
кнопку мыши. Следующий щелчок кнопки мыши отдаляет изображение. Выйти из режима
предварительного просмотра можно с помощью кнопки Закрыть или клавиши Esc.
Для распечатки таблицы необходимо в меню Файл выбрать команду Печать. В
диалоговом окне Печать (рисунок 40) в поле списка Имя следует выбрать принтер, если возможно
печатать на нескольких принтерах.
Рисунок 40 - Печать.
В рамке Печатать, диалогового окна Печать указываются страницы, которые
будут напечатаны:
все - все страницы;
страницы - только страницы, указанные в полях с и по.
В рамке Вывести на печать выбирается объект печати:
выделенный диапазон - печатать только выделенную область;
выделенные листы - печатать выделенные листы (для выделения 2-х и больше
листов необходимо щелкать мышью на их ярлыки при нажатой клавише Ctrl);
всю книгу - распечатка всей рабочей книги.
В поле Число копий указывается количество копий. Чтобы распечатать целиком
первую копию, затем вторую и т.д. следует включить флажок разобрать по копиям.
Чтобы напечатать одну копию активных листов достаточно щелкнуть кнопку .
Заключение
xcel - это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная
программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и
автоматизированной обработки табличных данных. Электронная таблица - это
электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых
образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом
электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно
ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст
или символьные данные и формулы. К обработке данных относится:
проведение различных вычислений с помощью формул и функций,
встроенных в редактор;
построение диаграмм;
обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный
фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);
решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения,
Сценарии "что - если" и другие задачи);
статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование
(инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа"). Excel - это
программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными
таблицами. Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут
использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и
связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов
в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы.
Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой.
Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и
статистических вычислений. Важной особенностью использования электронной
таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений
ячеек.
Список литературы
1. <http://ru.wikipedia.org>
. <http://math.tsu.ru>
. <http://office.microsoft.com>
. http://delcomp.ru
. http://www.lessons-tva.info