Организация работы менеджера
Министерство образования и науки Украины
Донбасский государственный технический университет
Енакиевский филиал
Шифр
Контрольная работа
по дисциплине «Организация работы менеджера»
Выполнил: студент группы
Проверил:
Енакиево, 2010 г.
СОДЕРЖАНИЕ:
1. Задание №1: Овладение навыками самоменеджмента. Инвентаризация времени
2. Задание №2: Составление пакета документации
3. Самранкета «Анализ временных затрат»
Пакет документов
Список литературы
1.Задание №1: Овладение навыками самоменеджмента. Инвентаризация времени
) Анализ использованного времени.
Таблица 1.1- Анализ видов деятельности и затрат времени.
№Вид деятельности, род занятийИнтервал времени (от-до)Продолжительность, минАБВГ1Ознакомление с вновь поступившими заявками на закупку необходимых материалов и товаров9.00-10.0060данетданет2Поиск подходящих поставщиков и альтернатив по средствам интернета.10.00-11.0060дададада3Подбор самых выгодных поставщиков, сортировка, калькуляция.11.00-11.2020дададада4Ознакомление руководства с подборкой фирм-поставщиков.11.20-12.0040данетданет5Выезд по адресу фирмы-поставщика с целью заключения договора.12.00-13.3090дададанет6Разговор с сослуживцами по работе.13.30-14.0030нетнетнетнет7Телефонные переговоры с начальством.14.00-14.3030нетнетнетда8Запрос счета-фактуры у фирмы-поставщика.14.30-15.0030дададанет9Посещение главного бухгалтера с целью подписания документов.15.00-16.0060даданетнет10Отчет перед директором о проделанной работе.16.00-17.0060даданетда
Таблица 1.2 -Лист дневных препятствий (перерывов в работе)
)Обработка данных таблицы «Анализ видов деятельности и затрат времени».
Оценка по каждой выполненной работе по следующим критериям:
А-была ли необходима эта работа?
Б-были ли оправданы затраты времени?
В-было ли целесообразным выполнение данной работы?
Г-был ли осознанно определен интервал времени?
Определим общую продолжительность трудового дня:
ƩПД=60+60+20+40+90+30+30+60+60=480 мин
Подсчитаем продолжительность работ по каждой из колонок, по которой был дан ответ «нет»:
ƩАн=60мин
ƩБн=160 мин
ƩВн=120 мин
ƩГн=400 мин
Произведем расчеты по следующим формулам:
ƩАн/ƩПД*100%=60/480*100%=12,5%
ƩБн/ƩПД*100%=160/480*100%=33%
ƩВн/ ƩПД*100%=120/480*100%=23%
ƩГн/ ƩПД*100%=400/480=83%
) Обработка данных таблицы «Анализ препятствий».
Проанализировав данные таблицы «Анализ препятствий» ,я пришел к такому выводу, что самым длительным было препятствие «задержка в дороге» оно заняло у меня 50 минут рабочего времени. Телефонные разговоры с финансовым директором по сути не являются необходимостью так как не несут каких-либо существенных изменений в работе. Визит начальника отдела кадров был необязательным так кА в мои обязанности не входит рассмотрение и обсуждение кандидатур на какие-либо должности. Чаще всего и без пользы меня отвлекают сотрудники моего отдела, их разговоры не касаются моей непосредственной работы. Во избежание бесполезных трат времени, я могу сократить количество ненужных разговоров с сослуживцами, подчиненными и начальством и сконцентрироваться на предстоящей работе.
Проведя анализ временных затрат я пришел к выводу, что мне следует принять ряд последующих мер:
.Предусматривать резерв времени для непредвиденных ситуаций и препятствий.
.Планировать свой рабочий день заранее.
.Оценивать работу прежде чем приступить к ней.
.Устанавливать приоритетные дела в зависимости от степени их важности.
.Тратить меньше времени на телефонные разговоры и прием посетителей.
.Уделять меньше времени мелким незначительным делам.
.Сократить разговоры на личные темы.
.Использовать современные вспомогательные средства (диктофон, автонабор на телефоне, формуляры и т.д.)
.Иметь систематический осмотр всех задач. которые возникают в сфере моей деятельности.
.Приступить к работе над собой, усовершенствовать навыки, развивать новые идеи.
) Анализ «поглотителей времени»
Таблица 5.1 - Анализ «поглотителей времени»
«Поглотитель времени»Возможные причины трат времениМеры по устранениюНеполадки в работе компьютераУстаревшая модель ПКПровести переговоры с начальством о необходимости обеспечения офиса современной техникойРазговоры по телефонуНизкая сосредоточенность на выполняемой работеПовысить концентрацию во время выполнения рабочих заданийЗадержка в дорогеПерегружена городская дорогаПланировать выезд заранее. Предусматривать резерв времени на случай проблем на дорогахОжидание факсаПромедление персонала на фирме-поставщикаПереговоры с директором фирмы о смене контактирующего лицаОжидание главного бухгалтераОтсутствие главного бухгалтера на рабочем местеРассмотреть возможность о планировании встреч заблаговременно, корректировка рабочего графика
2. Задание№2: Составление пакета документации
В отдел снабжения поступила служебная записка, в которой в которой содержится просьба закупить цемент. Менеджер по снабжению проводит поиск нескольких фирм, которые занимаются продажей и поставкой цемента. Из нескольких альтернатив выбирает самый выгодный по цене и качеству товара вариант. После этого с выбрано фирмой заключается договор, в котором обязательно указываются условия и сроки поставки товара. после подписания договора у фирмы - поставщика запрашивается счет-фактура, который в обязательном порядке проходит согласование у директора предприятия, финансового директора и главного бухгалтера предприятия. Далее на основании счета - фактуры в бухгалтерии выписывается доверенность на имя менеджера, в которой указывается имя фамилия и паспортные данные ответственного за получение груза, лица. Менеджер при получении товара доверенность передает представителю поставщика в основном это водитель, который доставляет товар, а в замен получает налоговую и расходную накладную. Налоговую накладную менеджер передает в бухгалтерию, а расходную накладную передает принимающему товар, кладовщику. самоменеджмент управление время документация
Список литературы
1.Акофф. Планирование будущего корпорации. М. 1985.
.Грейсон, ОДейл. Американский менеджмент на пороге ХХ века. М. 1991.
.М.Х. Мескон., М. Альберт. , Ф. Хедоури. Основы менеджмента. М. 1992.