курсовой работы "Учетно-операционная работа в банках" состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Глава 1. Основы организации учетно-операционной работы в банках
1.1 Организация документооборота в банках
Система документооборота, претендующая на интегрирующую роль в современном банке, должна: позволять интегрировать различные подразделения и организации в рамках одного бизнес-процесса; реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы; реализовывать гибкие, настраиваемые индивидуально процессы и маршруты.
В зависимости от принятой в банке схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:
1. Дополнительный контроль документов.
Любой подготовленный документ всегда проходит стадию дополнительного контроля, маршрутизация которой определяется как действующей нормативно-законодательной базой, так и существующими в банке технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.
. Обработка документа.
В независимости от того, сколько и каких этапов проходит документ, его обработка предусматривает совершение окончательных действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью документов в регистры и реестры. Лицо обработавшее документ и несет ответственность за данный документ.
Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.
Технология организации проверки корректности и установки разрешения совершения с документом тех или иных действий предусматривает настройку функций контроля за денежными переводами, формируемыми ответственными исполнителями, когда за конкретным исполнителем закрепляется контролер, причем наряду с выполнением специфических функций авторизации денежных переводов, контролер может быть наделен функциями ответственного исполнителя по другим операциям, тогда функции контроля денежных переводов этого исполнителя выполняют другие лица. Отдельные документы до того, как они будут исполнены в балансе банка, подвергаются еще и дополнительному контролю со стороны контролирующих работников. По таким счетам исполнитель не может совершить проводку без участия другого работника.
Организация учетно-операционной работы позволяет всегда получить полную информацию об исполнителе по документу, исполнителе по счету, исполнителе по контролю по любому отдельно взятому документу.
Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и контроля.
Расчетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его условный номер по межбанковским расчетам, Наименование плательщика и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка получателя, его корреспондентский счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Работники банка могут исправлять в платежных документах, инкассовых распоряжениях, требованиях, поручениях, указанные номера счетов, на номера других счетов тех же клиентов. Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся - мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся - платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные обязательства по ссудам, заявление о выдаче ссуды. Все расчетные денежные документы по характеру отражаемых в них банковских операций подразделяются на:
) Мемориальные.
) Кассовые приходные.
) Внебалансовые.
) Документы по межбанковским и межгосударственным расчетам.
Исполненные платежные документы хранятся в электронной форме на магнитных или иных видах носителей и не требуют распечатки или иного отображения содержания электронного платежного документа на бумажном носителе с целью хранения.
Правила и сроки хранения электронных платежных документов устанавливаются внутренними документами банка, разработанными в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую справку исполненных электронных платежных документов и использовать ее для выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами учета.
Руководители банка обязаны проверять своевременность составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за: своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.
В соответствии с законом "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Бухгалтерский учет ведется кредитной организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.
Бухгалтерский учет должен обеспечивать правильное, непрерывное и точное отражение в учете банковских операций с целью получения адекватной информации о состоянии банка по составу имущества, активов и обязательств для принятия решений по эффективному руководству и управлению банком. Бухгалтерский учет является основой контроля за экономным использованием финансовых ресурсов и имущества, снижению затрат банка, повышению доходности и рентабельности операций, приросту капитала, принятию своевременных мер по избежанию отрицательных явлений в финансово-хозяйственной деятельности.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
·формирование детальной, достоверной и содержательной информации о деятельности кредитной организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
·ведение подробного, полного и достоверного бухгалтерского учета всех банковских операций, наличия и движения требований и обязательств, использования кредитной организацией материальных и финансовых ресурсов;
·выявление внутрихозяйственных резервов для обеспечения финансовой устойчивости кредитной организации, предотвращения отрицательных результатов ее деятельности;
·использование бухгалтерского учета для принятия управленческих решений.
План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях и Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Кыргызской Республики, основаны на принципах и качественных характеристиках бухгалтерского учета, изложенных ниже. Ниже приведенные принципы и качественные характеристики должны соблюдаться кредитной организацией при разработке учетной политики, финансовых планов (бизнес-планов).
.Непрерывность деятельности. Этот принцип предполагает, что кредитная организация будет непрерывно осуществлять свою деятельность в будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации, существенного сокращения деятельности или осуществления операций на невыгодных условиях.
2.Отражение доходов и расходов по методу "начисления". Этот принцип означает, что финансовые результаты операций (доходы и расходы) отражаются в бухгалтерском учете по факту их совершения, а не по факту получения или уплаты денежных средств (их эквивалентов). Доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете в том периоде, к которому они относятся.
.Постоянство правил бухгалтерского учета. Кредитная организация должна постоянно руководствоваться одними и теми же правилами бухгалтерского учета, кроме случаев существенных перемен в своей деятельности или законодательстве Кыргызской Республики, касающихся деятельности кредитной организации. В противном случае должна быть обеспечена сопоставимость данных за отчетный и предшествующий ему период.
.Осторожность. Активы и пассивы, доходы и расходы должны быть оценены и отражены в учете разумно, с достаточной степенью осторожности, чтобы не переносить уже существующие, потенциально угрожающие финансовому положению кредитной организации риски на следующие периоды. При этом, учетная политика кредитной организации должна обеспечивать большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (намеренное занижение активов или доходов и намеренное завышение обязательств или расходов).
.Своевременность отражения операций. Операции отражаются в бухгалтерском учете в день их совершения (поступления документов), если иное не предусмотрено нормативными актами Национального Банка Кыргызской Республики.
.Раздельное отражение активов и пассивов. В соответствии с этим принципом счета активов и пассивов оцениваются отдельно и отражаются в развернутом виде.
.Преемственность входящего баланса. Остатки на балансовых и вне балансовых счетах на начало текущего отчетного периода должны соответствовать остаткам на конец предшествующего периода.
.Приоритет содержания над формой. Операции отражаются в соответствии с их экономической сущностью, а не с их юридической формой.
.Открытость. Отчеты должны достоверно отражать операции кредитной организации, быть понятными информированному пользователю и избегать двусмысленности в отражении позиции кредитной организации.
.Кредитная организация должна составлять сводный баланс и отчетность в целом по кредитной организации. Используемые в работе кредитной организации ежедневные бухгалтерские балансы составляются по счетам второго порядка.
.Оценка активов и обязательств. Активы принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. В дальнейшем активы кредитной организации оцениваются (переоцениваются) по текущей (справедливой) стоимости либо путем создания резервов на возможные потери.
Соблюдение вышеизложенных принципов должно обеспечивать:
·быстрое и четкое обслуживание клиентов;
·своевременное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учете и отчетности кредитных организаций;
·предупреждение возможности возникновения недостач, неправомерного расходования денежных средств, материальных ценностей;
·сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций на основе применения средств автоматизации;
·надлежащее оформление документов, исходящих из кредитных организаций, облегчающее их доставку и использование по месту назначения, предупреждающее возникновение ошибок и совершение незаконных действий при выполнении учетных операций.
План счетов предназначен для правильного ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях.
План счетов - это приложение к положению Нац. Банка "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Кыргызской Республики".
План счетов это нормативный документ, без которого работа в банке не может осуществляться. Без этого документа, как и без уставного капитала или учетной политики кредитная организация не может существовать.
В плане счетов огромное количество счетов предназначенных для учета материальных ценностей своих клиентов и для проведения операций с их счетами.
В Плане свыше 1000 синтетических счетов. Также в плане счетов есть счета для учета драгоценных металлов, ценных бумаг, основных средств, амортизации, кредитов, депозитов и т.д.
Счета в бухгалтерском учете определены только активные или только пассивные.
Каждый раздел в свою очередь делится по группам счетов в зависимости от экономического содержания. В целях адекватного отражения ликвидности баланса кредитных организаций введена единая временная структура активных и пассивных операций: до востребования; сроком до 30 дней; сроком от 31 до 90 дней; сроком от 91 до 180 дней; сроком от 181 дня до 1 года; сроком свыше 1 года до 3 лет; сроком свыше 3 лет.
По межбанковским кредитам и ряду депозитных операций дополнительно предусмотрены сроки на один день и до 7 дней.
Для разделения счетов по типам клиентов в плане счетов предусматривается использование единой классификации клиентов при отражении различных операций, основанной на выделении:
·резиденства - резидент и нерезидент по типам счетов (Т, И, С);
·формы собственности:
·средства бюджета, бюджетов КР и местных бюджетов и средства предприятий, находящихся в государственной и негосударственной собственности, в том числе финансовые, коммерческие и некоммерческие организации;
·вида деятельности.
Счета в иностранной валюте открываются на всех счетах, где могут, в установленном порядке, учитываться операции в иностранной валюте. Все совершаемые кредитными организациями банковские операции в иностранной валюте должны отражаться в ежедневном едином бухгалтерском балансе банка только в сомах.
В разделе Операции с ценными бумагами выделены группы счетов по видам операций: вложения в долговые обязательства (кроме векселей), вложения в акции, учтенные/переучтенные векселя, выпущенные кредитными организациями ценные бумаги. Расчеты по операциям с ценными бумагами, в том числе на организованном рынке ценных бумаг (ОРЦБ), сосредоточены в одной группе счетов.
В Плане счетов бухгалтерского учета определены счета внутри банковских операций кредитных организаций.
Для полноты учета и анализа результатов деятельности кредитных организаций должен активно использоваться аналитический учет.
Часть Б. Счета доверительного управления
Данные счета обособлены с целью обеспечения составления отдельного баланса, не включаемого в сводный по банку. Отдельный баланс банки оформляют в том случае, когда они выступают в качестве доверительного управляющего по договорам доверительного управления, независимо от их количества. Эти балансы в территориальные учреждения Банка не представляются.
Доверительные (трастовые) операции представляют собой операции по управлению имуществом, денежными средствами, ценными бумагами и т.п., принадлежащими клиенту, но от имени банка.
Часть В. Вне балансовые счета
Счета главы В и остальных глав начинаются с цифры 9.
Счета главы В применяются для отражения сделок, ценностей |и документов, не влияющих на актив и пассив баланса банка по балансовым счетам, а также - бланков строгой отчетности, бланков акций, других документов и ценностей.
Вне балансовые счета (так же, как и балансовые) подразделяются на 7 разделов, на счета первого и второго порядка.
По экономическому содержанию разделены на активные и пассивные, учитываются также методом двойной записи: активные счета корреспондируют со счетом 99999, пассивные - со счетом 99998, которые ведутся только в сомах.
Двойная запись может также использоваться при переводе денег с одного активного вне балансового счета на другой активный счет или с одного пассивного - на другой пассивный счет.
Часть Г. Срочные операции
На этих счетах учитывают куплю-продажу различных финансовых активов: драгоценных металлов, иностранной валюты, ценных бумаг и денежных средств, по которым дата расчетов не совпадает с датой заключения сделки.
В день наступления срока расчетов учет сделки на счетах этого раздела прекращается с одновременным отражением на балансовых счетах.
В учете в зависимости от срока исполнения сделки делят на срочные и наличные.
Под срочной сделкой понимают сделку купли-продажи финансовых активов, оформленную договором на срок с указанием конкретной даты расчетов, отстоящей от даты заключения сделки.
Наличными сделками считаются такие, расчеты по которым предстоит произвести не позднее двух банковских дней с даты заключения сделок без конкретно установленного дня расчетов.
В числе срочных сделок учет купли-продажи ценных бумаг по обратной части операций РЕПО ведут на отдельно выделенных для этих целей вне балансовых счетах первого порядка раздела "Г".
Сделка РЕПО - это срочная сделка по продаже ценных бумаг с обязательством последующего выкупа через определенный срок по заранее обусловленной цене. Применяется для улучшения показателей ликвидности баланса.
Возникающие при заключении сделок обязательства отражают на пассивных счетах, требования - на активных.
Обособленно учитывают нереализованные положительные и отрицательные курсовые разницы. На счетах второго порядка отражают такие разницы по переоценке иностранной валюты, драгоценных металлов и ценных бумаг.
В конце операционного дня при возникновении дебетовых остатков на пассивных счетах и кредитовых - на активных должен осуществляться перенос сальдо на соответствующий парный счет. Овердрафт по счету не допускается.
Часть Д. Счета ДЕПО
На счетах депо отражаются депозитарные операции с эмиссионными ценными бумагами акциями, облигациями, государственными облигациями, а также с иными видами ценных бумаг, являющимися эмиссионными в соответствии с действующим законодательством, переданными кредитной организации ее клиентами для хранения и (или) учета, для осуществления доверительного управления, для осуществления брокерских и иных операций, а также с ценными бумагами, принадлежащими кредитной организации на праве собственности или ином вещном праве.
В Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрены счета второго порядка по учету доходов, расходов, прибылей, убытков кредитных организаций, использования их прибыли, отражающие результаты деятельности коммерческих банков, все произведенные расходы и полученные доходы в финансовом году. Это позволяет исследовать структуру и соотношение отдельных статей доходов и расходов банка, а также их групп, провести анализ доходности отдельных операций банка, по факторный анализ прибыли коммерческого банка.
Счета по учету доходов и расходов закрываются в установленные сроки, в последний рабочий день путем перечисления сумм на счета Прибыль отчетного года или Убытки отчетного года. Периодичность распределения прибыли кредитные организации определяют сами.
1.3 Организация внутри банковского контроля
С целью рациональной организации учетно-операционной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям и график обслуживания клиентов.
Документооборот по банковским операциям - последовательное перемещение расчетно-денежных документов по инстанциям их оформления, проверки и обработки от клиентов к банку и наоборот, в пределах учреждения банка, разными учреждениями банка с начала выполнения операции до ее завершения и сдачи документа в архив.
В каждом банке разрабатывается график документооборота, в котором указывается время прохождения документов на всех этапах обработки информации структурными подразделениями банка.
Документооборот состоит из следующих основных этапов:
) проверка правильности оформления и содержания документов поступивших; определения возможности выполнения операции в зависимости от состояния счетов;
) проверка или оформление бухгалтерской проводки в документе, подписание его ответственным исполнителем, а в определенных случаях - контролирующим работником;
) передача документов для автоматизированной обработки;
) использование документов для проверки правильности отражения операции в лицевом счете;
) группировка документов и их переплета в папки для сдачи в текущий архив.
В учреждениях банка, имеющих на обслуживании большое количество клиентов, для улучшения качества обслуживания каждому клиенту определяется временной интервал, в пределах которого он лично может передать денежно-расчетные документы ответственному исполнителю и получить необходимые консультации. Графики документооборота и обслуживания клиентов утверждаются руководителем банка.
Правила и сроки хранения электронных платежных документов устанавливаются внутренними документами банка, разработанными в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую справку исполненных электронных платежных документов и использовать ее для выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами учета.
Руководители банка обязаны проверять своевременность составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.
Важным элементом организации учетно-операционной работы является применение внутрибанковского контроля.
Внутрибанковский контроль - это совокупность средств и способов, с помощью которых осуществляется контроль за правильностью выполнения и отображения в учете банковских операций.
По своему содержанию и времени проведения внутрибанковский контроль делится на текущий и следующий:
Текущий контроль - это контроль, осуществляемый на этапе оформления и проверки документов.
Текущий контроль является сплошным, то есть он проводится при выполнении ответственным исполнителем всех без исключения операций. Он предусматривает применение визуальных, логических, арифметических и других приемов контроля и должен предотвратить ошибки при осуществлении операций.
Дополнительному контролю подлежат отдельные операции, при выполнении которых существует вероятность возникновения ошибки и махинаций:
·выдача чековых книжек; гарантированных платежных поручений;
·взыскания с клиентов штрафов;
·операции по доходам и расходам банка;
·вкладные операции;
·операции по суммам до выяснения и некоторые другие.
Дополнительный контроль осуществляет штатный контролирующий работник или главный бухгалтер (его заместитель), что подтверждается его подписью на соответствующих документах. Например, главный бухгалтер (его заместитель) подписывает ордера на закрытие текущих и бюджетных счетов; ордера исправления допущенных ошибок в бухгалтерском учете; контролирует операции по формированию и использования уставного и других фондов банка; валютные операции и некоторые другие.
Круг операций, подлежащих дополнительному контролю, определяется в соответствии с нормативными документами НБУ и внутренних инструкций коммерческого банка.
Основной задачей последующего контроля является выявление недостатков текущего контроля и выяснения причин их возникновения. По результатам проверок, полученных в ходе последующего контроля, разрабатываются конкретные мероприятия по улучшению и недопущения в дальнейшем выявленных недостатков, повышения профессионального уровня бухгалтерских работников.
Следующий контроль осуществляется в виде тематических проверок и ревизий, может быть выборочным и сплошным.
Ревизия - это проверка хозяйственно-финансовой деятельности учреждения банка, основанная на изучении первичных документов и бухгалтерских записей. В акте ревизии отдельно освещается состояние учетно-операционной работы.
Внутри банковский контроль за совершенными операциями подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса). Особенно важен своевременный предварительный контроль, который осуществляется через контрольные подписи.
Глава 2. Учетно-операционная работа в банках
2.1 Характеристика учетно-операционной работы и принципы ее организации
Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
Бухгалтерская работа в банках в зависимости от ее содержания делится на операционную и учетную. Операционная работа заключается в обслуживании клиентов и проверке и обработке документов, являющихся основанием для проведения и отражения операции по бухгалтерским счетам. Она предусматривает следующие этапы:
·Проверка законности операции (соответствует ли операция уставной деятельности клиента, банка и действующему законодательству);
·Проверка правильности оформления документа;
·Проверка правильности отражения бухгалтерской проводки и подготовка документа для его проведения по бухгалтерскому учету;
·Проверка возможности осуществления операции (проверяется наличие денег на счету и др.);
·Передача документа для компьютерной обработки.
Качество исполнения бухгалтерским работником операционной работы зависит от его знакомства с правилами осуществления отдельных видов банковских операций (кассовых, депозитных, расчетных, обменных и др_) и требует соответствующей профессиональной подготовки.
В составе учетной работы можно выделить следующие основные виды:
·Ведение учета по внутри банковским операциям (учет уставного капитала, основных средств и материалов, капитальных вложений банка, доходов и расходов, финансового результата деятельности и т.д.);
·Контроль за регистрацией всех совершенных банковских операций;
·Проверка правильности и достоверности регистров аналитического и синтетического учета, полученных в процессе компьютерной обработки данных, введенные по документам;
·Сверка и подтверждение данных аналитического и синтетического учета путем составления ежедневного баланса;
·Подготовка и составление форм финансовой и другой отчетности коммерческих банков;
·Формирование архивных папок документов.
Банковская операция считается завершенной, если она отражена в бухгалтерском учете. Таким образом, рациональная и четкая организация учетно-операционной работы обеспечивает успешное выполнение возложенных на коммерческие банки функций.
Учетно-операционная работа - это совокупность процессов, связанных с оформлением документации по банковским операциям, ведением бухгалтерского учета и контролем за его полнотой и достоверностью.
Организация учетно-операционной работы в банке основывается:
·на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;
·на определенном учетной политикой банка и другими внутри банковскими положениями порядке подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым в банке операциям, их отражения в регистрах бухгалтерского учета и составления в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные процедуры должны учитывать возможные аспекты проведения наиболее сложных и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения в регистрах бухгалтерского учета и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах. При этом установленные учетной политикой банка формы и методы обобщения данных в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать своевременное и правильное составление сводной отчетности банка;
·на выделении в организационной структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии;
·на объединенных в локальную вычислительную сеть банка средствах вычислительной техники для ведения учета и подготовки отчетности, использование которых должно способствовать в необходимой мере автоматизации выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение в нем всех проведенных за день операций.
Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечить выполнение следующих условий:
.все операции с документами, принятыми от клиентов в течение операционного времени отражаются в бухгалтерском учете в тот же день (операционное время устанавливается банком самостоятельно);
2.передача обработанных документов на ВЦ банка производится в течение рабочего дня по графику, но не позднее чем за 1,5 - 2 часа до его окончания, для того чтобы ввести необходимую информацию, обработать ее для составления отчетности текущего дня;
.платежные поручения, принятые на инкассо за два часа до окончания рабочего дня, должны быть отправлены в учреждения банков по месту нахождения счета плательщика в тот же день;
.документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете следующего рабочего дня;
.платежи по имеющимся претензиям производятся за счет свободного остатка средств на начало рабочего дня и за счет денег, поступивших в банк в течение операционного времени:
.деньги, перечисленные от одногородних учреждений банков. обслуживаемых вычислительными центрами (ВЦ), используются для удовлетворения претензий не позднее утра следующего дня.
.Бухгалтерский ежедневный баланс составляется не позднее следующего рабочего дня (так как выписки с корреспондентских счетов банка поступают на следующий после проведенных операций день).
Для выполнения указанных требований необходима четкая организация учетно-операционной работы, обеспечивающая равномерную нагрузку на каждого банковского работника и быстрое прохождение документов по всем стадиям их обработки.
2.2 Синтетический и аналитический учет в банках
Аналитический учет - это подробный детальный учет, отражающий банковскую операцию во всех ее деталях. Задачи аналитического учета:
Øполно, подробно и оперативно отражать банковские операции на бухгалтерских счетах;
Øконтролировать банковские операции по существу и по форме, пользуясь данными первичных денежно-расчетных документов.
Основные регистры аналитического учета:
üлицевые счета;
üведомости остатков по счетам;
üведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.
Лицевые счета открываются по каждому балансовому и вне балансовому счету по видам учитываемых средств, ценностей с подразделением их по назначению и по владельцам. Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. По истечении отчетного года (после 31 декабря) разрешается новым счетам клиентов присваивать номера лицевых счетов, закрытых в отчетном году.
В аналитическом учете на счетах второго порядка открываются парные лицевые счета, определенные Списком парных счетов, по которым может изменяться сальдо на противоположное. Допускается наличие остатка (сальдо) только на одном лицевом счете открытой пары - активном или пассивном.
В обозначении счета целесообразно показывать текстом: по кредитным (депозитным) счетам - цель, на которую выдан (получен) кредит (депозит), номер и дату договора, размер процентной ставки, срок погашения кредита (депозита), цифровое обозначение группы кредитного риска, по которой начисляется резерв на возможные потери по кредитам; по кредитным и другим счетам - другие данные по решению кредитной организации.
В начале операционного дня операции по парным счетам начинаются по лицевому счету, имеющему сальдо, а при отсутствии остатка - со счета, соответствующего характеру операции. Если в конце рабочего дня на лицевом счете образуется сальдо противоположного признаку счета, т.е. на пассивном счете - дебетовое или на активном - кредитовое, оно должно быть перенесено бухгалтерской проводкой на соответствующий парный лицевой счет по учету средств на основании мемориального ордера. Если по каким-либо причинам образовалось сальдо на обоих парных лицевых счетах, необходимо в конце рабочего дня на основании мемориального ордера перечислить бухгалтерской проводкой меньшее сальдо на счет с большим сальдо, так как на конец рабочего дня должно быть только одно сальдо: либо дебетовое, либо кредитовое на одном из парных счетов.
Не допускается в конце дня образование в учете дебетового сальдо по пассивному счету или кредитового по активному счету.
Если четыре (менее четырех) знака номера филиала (отделения, структурного подразделения) излишни, то свободные знаки могут использоваться кредитной организацией по потребности. Свободные знаки в номере филиала (отделения, структурного подразделения) и в порядковом номере лицевых счетов обозначаются нулями и располагаются в неиспользуемых разрядах слева перед номером филиала (отделения, структурного подразделения) или порядковым номером лицевого счета.
Транзитные счета по учету валютной выручки, подлежащей обязательной продаже, средств государственных внебюджетных фондов, подлежащих перечислению в соответствующие фонды, и других средств открываются на тех балансовых счетах второго порядка, на которых ведутся расчетные (текущие) счета. При ведении по отдельным программам учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других товарно-материальных ценностей в номерах лицевых счетов в разрядах 1-5 слева обязательно обозначение номера балансового счета второго порядка, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета, а порядковые номера лицевых счетов (разрядность, реквизиты) могут устанавливаться банком самостоятельно.
В номерах лицевых счетов по учету взносов акционеров, вкладов физических лиц, расчетов с работниками банка, ведущихся по отдельным программам, в разрядах 1-8 слева обязательно обозначение реквизитов номера счета, предусмотренного настоящей схемой нумерации лицевых счетов, а порядковые номера лицевых счетов устанавливаются банком самостоятельно.
В целях создания резерва целесообразно в программном обеспечении предусмотреть для номеров счетов 25 знаков (резерв 5 знаков).
Организационную структуру бухгалтерского аппарата банк устанавливает самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящее из отделов и/или секторов (например, отделы учета операций в сомах, учета валютных операций, учета операций с ценными бумагами и др.). Независимо от специфики организационной структуры все бухгалтерские работники банка подчиняются его главному бухгалтеру.
Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие функции, - учетно-операционным аппаратом банка.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Ответственность за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности возлагается на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности.
Основные задачи главного бухгалтера - методическое обеспечение учета совершаемых банком операций, аналитические и контрольные функций, обеспечение обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает: отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком; оформление открытия счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль начисления процентов по счетам; контроль за использованием бланков строгого учета; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; представление руководству банка оперативной информации; составление отчетности; экономический анализ финансовой деятельности банка.
Главный бухгалтер ежедневно проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.
Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.
Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т.е. порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки с момента поступления в банк или создания до сдачи в архив (документы дня). Документооборот разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.
Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.
Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в необходимых случаях - из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями так, чтобы обеспечить систематический контроль, предотвратить задержки в обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника.
Операционные группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.
Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями и операционными бригадами - прерогатива главного бухгалтера.
Ответственные исполнители ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня они перечисляют деньги в установленной очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется оперативный учет состояния соответствующих счетов.
Обязанности операциониста следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.
В обязанности оператора подразделения автоматизации учета входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.
В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому оператор должен также выполнять распечатку лицевых счетов и проверочных ведомостей остатков средств на лицевых счетов по состоянию на первое число месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах, составлять сводные ордера и ведомости, заполнять ведомости отчетности.
Контролер руководит работой операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах; подписывает документы и выписки из лицевых счетов (контрольная подпись); ведет кассовые расходные журналы, сверяет их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады.
Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса).
Контрольные подписи ответственных исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств со счетов клиентов, при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному контролю, указан в Правилах учета.
Обязательной частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главный бухгалтер, его заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически проводить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься меры к устранению недостатков.
В штат учетно-операционного аппарата обычно входят работники, задача которых - последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение следующего рабочего дня на основании первичных документов, записей в лицевых счетах и других регистрах бухгалтерского учета. Проверяется наличие подписи уполномоченного работника банка на соответствующих документах, правильность перенесения в лицевые счета соответствующих реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале.
Результаты последующих проверок оформляются справками. Руководящие работники банка обязаны в пятидневный срок после получения такой справки лично рассмотреть ее в присутствии сотрудников бухгалтерии и принять адекватные меры.
Банки обязаны хранить свою бухгалтерскую документацию (первичные учетные документы, регистры учета и отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.
2.3 Совершенствование техники и технологии учетно-операционной работы в банках
Для того чтобы система внутреннего контроля стала эффективной, нужно её постоянно совершенствовать. Пути совершенствования можно выделить следующие: периодически пересматривать документы, устанавливающие стратегию и политику финансовой организации в области внутреннего контроля, утвержденную стратегию и политику внедрять менеджментом в практику на базе оценки рисков, создавать необходимую инфраструктура, позволяющую обеспечить эффективность контроля, создавать эффективные и безопасные каналы доведения информации, проводить независимый мониторинг эффективности системы внутреннего контроля.. Утверждать и периодически пересматривать владельцами (Советом директоров) документы, устанавливающие стратегию и политику финансовой организации в области внутреннего контроля:
Øустанавливать основные виды деятельности организации;
Øидентифицировать основные неотъемлемые риски, связанные с основными видами деятельности;
Øустанавливать приемлемые уровни риска, который может (должен) принимать на себя кредитная организация и её подразделения для достижения поставленных целей;
Øопределять основные методы контроля и структуру контроля, не позволяющие превысить установленные уровни риска.
II. Утвержденную стратегию и политику внедрять менеджментом в практику на базе оценки рисков:
üпроводить идентификацию, оценку и контроль внутренних и внешних факторов, которые могут неблагоприятно повлиять на достижение кредитной организацией поставленных целей (идентификация, мониторинг и контроль за рисками);
üутверждать организационную структуру и распределение полномочий;
üразрабатывать необходимые процедуры и процессы, направленные на выявление, отслеживание изменений и контроля за рисками;
üпланировать и контролировать деятельность по мониторингу эффективности системы внутреннего контроля;
üсоздавать контрольную среду, которая выражает и демонстрирует персоналу всех уровней важность внутреннего контроля и соблюдения этических норм.
III. Создавать необходимую инфраструктуру, позволяющую обеспечить эффективность контролей:
Øпроцедуры контроля реализовать на всех уровнях управления;
Øосуществлять периодические проверки обеспечения соответствия всех областей деятельности установленным политикам и процедурам;
Øобеспечивать встроенность мероприятий контроля в ежедневные операции;
Øобеспечивать разделение обязанностей и отсутствие конфликтов интересов при выполнении персоналом своих обязанностей;
Øобеспечивать адекватность, полноту и достоверность внешних рыночных данных о событиях, которые могут повлиять на принятие решений;
Øобеспечивать адекватность, полноту и достоверность финансовой и управленческой отчетности;
Øобеспечивать соответствие операций действующему законодательству.
IV. Создавать эффективные и безопасные каналы доведения информации:
üвесь персонал предупреждать о существующих политиках и процедурах, касающихся их обязанностей и ответственности;
üобеспечивать адресацию и быстроту доведения необходимой информацией до соответствующего персонала;
üобеспечивать соответствие уровня информационных систем и всех видов деятельности организации;
üобеспечивать безопасность информационных систем, осуществлять их периодическую проверку.
V. Проводить независимый мониторинг эффективности системы внутреннего контроля:
üпроводить на ежедневной основе мониторинг наиболее рискованных операций;
üпроводить оценку влияния на операции организации каждого вида риска по отдельности, и всеобъемлющую оценку риска с учетом существующих методов и мер контроля;
üобеспечить проведение эффективного и всеобъемлющего внутреннего аудита системы внутреннего контроля независимыми в функциональном отношении, адекватно подготовленными и компетентными сотрудниками;
üобеспечить своевременное доведение информации о недостатках внутреннего контроля до управляющих соответствующего уровня и ее правильная адресация;
üобеспечить доведение до менеджмента и Совета директоров информации о существенных недостатках внутреннего контроля и оценка ее эффективности.
Таким образом, при определении эффективности и адекватности системы внутреннего контроля должны в первую очередь учитываться не конкретные формы, методы и технологии контроля, не количество людей, занятых контролем, количество проведенных ими проверок или выявленных ошибок, а действия (или бездействие) менеджмента и владельцев предприятия, направленные на встраивание внутреннего контроля во все бизнес-процессы, своевременную оценку рисков и эффективности мер контроля, применяемых для смягчения их воздействия.
Заключение
Банк - основная структурная единица сферы денежного обращения. Продуктом банковской деятельности являются услуги, связанные с организацией платежей и расчетов, ведением счетов юридических и физических лиц, хранением денежных средств, кредитованием и выполнением прочих банковских операций.
Результат работы банка - это экономическая выгода, получаемая как им самим, так и его клиентами.
Основным предназначением учета является обеспечение всех заинтересованных сторон информацией об операциях и финансовом состоянии банка. При этом информация должна быть легко доступна, понятна, непротиворечива, не допускать различных толкований. Данная информация используется в процессе непосредственного управления банком, проведения операций, а также для целей анализа и контроля.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Организация учетно-операционной работы требует установления в учреждении банка порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Для этого составляются график и схемы документооборота, утверждаемые руководителем. При оформлении банковских операций необходимо обеспечивать контроль за законностью операций и сохранностью средств.
Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в необходимых случаях - из операционных бригад.
Бухгалтерский учет должен в полной мере использоваться для принятия управленческих решений, способствовать получению прибыли, сокращению финансовой и статистической отчетности.
Список использованной литературы
1.Аудит банков / Под ред. Г.Н. Белоглазовой, Л.П. Кроливецкой, Е.А. Лебедева. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 352 с.
2.Банк В.Р., Семенов С.К. Организация и бухгалтерский учет банковских операций / Учебное пособие - М.: Финансы и статистика, 2008. - 352 с.
.Банковское дело. / Под ред. Лаврушина О.И. = 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 672 с.
.Банковский контроль и аудит / Под ред. Н.В. Фадейкиной. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 496 с.
.Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности / И.Е. Глушков. - КноРус, 2008. - 944 с.
.Бухгалтерский учет. Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - 5-е изд., перераб. и доп - М.: Инфра-М, 2008. - 717 с.
.Бухгалтерский учет в коммерческом банке / В.Н. Курсов, Г.А. Яковлев. - изд.10-е перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2008. - 277с.
.Бухгалтерский учет в коммерческой организации / О.В. Рыбакова. - Издательство РАГС, 2008. - 360 с.
.Бухгалтерский учет в кредитных организациях. - М.: Книга сервис, 2008. - 384 с.
.Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета. / Учебник. - М.: Инфра-М, Форум, 2009. - 304 с.
.Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. / Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 752 с.
.Новое в бухгалтерском учете в коммерческих банках / В.Н. Курсов. - М.: Инфра-М. 2008. - 176 с.
.Основы банковской деятельности / Под ред. К.Р. Тагирбекова. - М.: Весь мир, 2008. - 716 с.
.Семенов С.К. Бухгалтерский учет и отчетность кредитных организаций. - М.: Экзамен, 2008. - 320 с.
.Тютюнник А.В. Бухгалтерский учет в банках. / Учебное пособие. - М.: МФПА, 2004. - 101 с.
.Управление деятельностью коммерческого банковского учреждения. / Под ред. О.И. Лаврушина М.: Юристъ, 2008. - 688с.