Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОСРЕЧФЛОТ

МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

Кафедра "Менеджмент на водном транспорте"

Контрольная работа

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

На тему: Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Выполнил: студент Пивнов М.В.

I курс, группа ОП - 4

Проверил:

преподаватель Г. М. Куликова

Москва 2011 г.

Содержание

Введение

. Основные сведения из истории делопроизводства

. Состав нормативно - методической базы делопроизводства, законы РФ, правовые акты Президента РФ, правовые акты Правительства РФ, правовые акты федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечении, ГОСТы, УСД

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

1. Основные сведения из истории делопроизводства

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Слово "документ" происходит от лат documentum, что означает "доказательство", "свидетельство". В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем слово документ стало употребляться в двух значениях:

) паспорт, удостоверение личности,

) все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо - произведение искусства, чертеж, фотография, магнитная запись и т.д.

Слово "дело-производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело), т.е. решать вопрос.

История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)

На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г., были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени "Его Императорского Величества"; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.

. Состав нормативно-методической базы делопроизводства, законы РФ, правовые акты Президента РФ, правовые акты Правительства РФ, правовые акты федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения, ГОСТы, УСД

. Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. аспекты.

Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В РФ и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.);
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-инструкции по делопроизводству

-положения о службе по делопроизводству

-должностные инструкции

-перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов

-перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать

• государственные стандарты на документацию (ГОСТы);
• унифицированные системы документации (УСД);
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ);
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.
• Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.
• 2. Законы РФ
• Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ (1994 - 1995 гг.). Он устанавливает виды и разновидности определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; он также устанавливает письменную форму сделки, определяет виды договоров и общие положения о договоре.
• Уголовный Кодекс РФ определяет ответственность за подделку документов.
• Основными федеральными законами, регулирующими стороны работы с информацией и документацией, являются следующие:
• Закон РФ "О стандартизации" (1993 г.). Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Законом установлен государственный контроль за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона. В нем определены правила применения международных (региональных) стандартов на территории РФ.
• Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995 г.). Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, документы и массивы в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем отмечено, что документы, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими являются их собственностью. Документированная информация, предоставляемая в обязательном порядке в органы государственной власти юридическими лицами и гражданами представляет собой информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.
• Закон РФ "Об участии в международном информационном обмене" (1996 г.). Он определяет, что объектом международного информационного обмена в рамках единого мирового информационного пространства могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена могут выступать РФ, субъекты РФ, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица РФ, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Закон устанавливает ограничения при осуществлении международного информационного обмена, защиту конфиденциальной информации, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам.
• Закон РФ "О государственной тайне" (1993 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности РФ.
• Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах РФ (1993 г.). Определяют организацию архивного дела в стране, меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи и вывоза архивных документов за границу.
• В развитие перечисленных законов принимались указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и иные правовые акты. В их числе:
• Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 года №5-р "Об утверждении перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати".
• Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 "О Федеральном архивном агентстве".
• Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 года №177 "Вопросы Федерального архивного агентства".
• Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
• Письмо Росархива от 2 марта 2006 года №2/407-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли (ИССАО)"".
• Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
• Письмо Росархива от 11 марта 2005 года №2/476-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли (ИССАО)" в 2004 году и планах развития на 2005 год".
• Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
• Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 года № 117н "О трудовых книжках".
• Письмо Росархива от 24 ноября 2003 года № 2/2047-А "О модернизации Информационно-справочной системы архивной отрасли".
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
• Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ".
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 "О трудовых книжках".
• Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных Федеральной архивной службы России"".
• Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 года №23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
• 3. ГОСТы на документацию
• Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом "О стандартизации" ГОСТы и общероссийские классификаторы информации принимает Госстандарт России.
• В названии ГОСТов представлены их цифровой шифр и полное название. В шифре ГОСТов, принятых Госстандартом России, начиная с 1997 г., добавляется буква "Р" (Россия). Последние две цифры ГОСТа отражают год его принятия. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".
• Требования стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов.
• Все ГОСТы, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации. В составе этой системы существует самостоятельный комплекс, включающий стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Эти стандарты определяют унифицированные системы документации, единую систему внешнеторговой документации, требования к построению формуляра-образца, требования к оформлению документов, систему ОРД, организацию архивного дела, порядок придания юридической силы документам на машинном носителе.
• Основные стандарты в области делопроизводства:
• ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
• ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
• ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения".
• ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".
• ГОСТ 6.10.5 - 87 " Унифицированные системы документов. Требования к построению формуляра - образца".
• ГОСТ 17914 - 72 "Обложки дел длительных хранений. Типы, размеры и технические требования".
• ГОСТ Р 34.10 - 2001 "Информационная технология. Криптография, защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписки".
• 4. Унифицированные системы документации
• Наряду с работой по стандартизации в нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД).
• УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
• В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
• Необходимость унификации документов обусловлена следующими причинами:
• потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций,
• стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов,
• развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных,
• приданием документам юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

В настоящее время действует 8 УСД:

1. УС ОРД,
2. УС банковской документации,
3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,
4. УС отчетно-статистической документации,
5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,
6. УС документации по труду,
7. УС документации Пенсионного фонда РФ,
8. УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется уполномоченными министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов.

Одновременно с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки данных, содержащихся в УСД.

. Государственная система документационного обеспечения управления

Для упорядочения документооборота в масштабах страны, сокращения количества и повышения качества документов, использования вычислительной техники для создания и обработки документации в 1990 г. была издана Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных организаций, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

.Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

состав управленческих документов;

порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

общие требования к составлению текстов управленческих документов.

.Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

документооборота организации;

построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

.Механизация и автоматизация работы с документами.

.Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

делопроизводство документационный социальный информация

Литература

1.В. С. Пташинский, И. В. Клоков. Эффективное делопроизводство. - <http://fictionbook.ru/author/vladimir_sergeevich_ptashinskiyi/yeffektivnoe_deloproizvodstvo/read_online.html>?

.Т.В. Кузнецов. - "Делопроизводство (документационное обслужевание управления)" 5-е издание, - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2007 -. - 528 с.