Построение информационной системы для производственного предприятия

Построение информационной системы для производственного предприятия

Содержание

Введение

Описание объекта

Технико-экономическое обоснование внедрения электронного документооборота

.1 Сокращение затрат на бумажные документы

.2 Сокращение сроков поиска документов

.3 Повышение производительности труда

.4 Высвобождение дополнительных площадей

Выбор конфигурации вычислительной сети

Описание структуры вычислительной сети

Теоретико-расчетная часть

Заключение

Литература

Введение

На пользовательском уровне достижения информатики проявляются в создании и развитии информационных систем, обеспечивающих хранение и преобразование необходимых пользователю данных.

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

В данном курсовом проекте рассматривается построение информационной системы для производственного предприятия. Ядром этой системы будет являться электронный документооборот. Его внедрение позволит в целом сократить расходы на обслуживание документации, улучшить контроль над выполнением и хранением документов, а также повысить производительность работы.

Проектируемая информационная система так же должна отвечать критериям безопасности, но в то же время должна оставаться удобной в работе для пользователей и не вызывать особых сложностей у администраторов при обслуживании.

1 Описание объекта

Исследуемый объект представляет собой небольшое производственное предприятие. Его структура изображена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Структура исследуемого объекта

Как в любой организации от начальников вниз по иерархической структуре управления спускаются руководящие указания, которые содержат планы, цели, задачи отделов, координируют деятельность организации. От сотрудников и начальников отделов наверх поступают отчеты о проделанной работе, предложения по улучшению условий для работы. Между равными по иерархии сотрудниками передается информация, необходимая им для работы. Скорость и надежность передачи рабочей информации значительно влияет на качество работы всего предприятия.

На момент проектирования информационной системы для автоматизации организационно - распорядительного документооборота на предприятии уже была реализована локальная вычислительная сеть, состоящая из элементов, указанных в таблице 1.

Таблица 1 - Элементы локальные сети

2 Технико-экономическое обоснование внедрения электронного документооборота

Сегодня на любом современном предприятии основным способом представления информации является документ. Кто владеет информацией, тот владеет миром, но для успешного ведения бизнеса необходимо не только владеть информацией, но и грамотно организовать управление документами. Фактически, неэффективное использование информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего:

·    потерянные деньги;

·        потерянное время;

·        упущенные возможности.

В конечном счете, автоматизация документооборота позволяет обеспечить компании конкурентное преимущество.

Поэтому на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Другими словами, необходима автоматизация документооборота, или система автоматизации документооборота предприятия (система электронного документооборота), которая заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Поэтому выбор решения для автоматизации процессов передачи и контроля управленческих решений производится среди систем, позиционирующихся в классе систем электронного документооборота или workflow-систем.

Распространение процессного подхода к управлению предприятием заставило менеджмент многих современных предприятий сконцентрировать внимание на автоматизации управления, на улучшении любых процессов управления своей деятельностью (предпродажной обработки клиентов, согласования и выполнения договоров, логистики и доставки и т.п.) и сокращении издержек при их выполнении. Для решения этих задач предназначены системы класса BPMS, позволяющие, собственно, автоматизировать управление бизнес-процессами.

Для отечественных компаний внедрение подобных систем означает упорядочивание деятельности, приведение ее к четким процедурам и значительное повышение эффективности работы. В конечном счете, автоматизация управления позволяет обеспечить компании конкурентное преимущество.

Внедрение информационных систем требуют не только немало усилий, но и солидных капиталовложений. Что же в результате получает организация? Как оценить экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота или системы автоматизации бизнес-процессов?

Эффективность работы, как известно, можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность. Внедрение системы электронного документооборота должно решать обе эти проблемы.

2.1 Сокращение затрат на бумажные документы

Сокращение затрат на копирование и размножение документов является самым очевидным. Перевод хотя бы части документов в электронный вид позволяет существенно уменьшить затраты на бумагу, копировально-множительное оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов. Однако на практике этот экономический эффект является наименее существенным.

Только через некоторое время, когда пользователи адаптируются к новым методам работы и существенная часть документооборота будет реально переведена в электронный вид произойдет действительное сокращение затрат на бумажные документы.

Причина этого - небольшие затраты современного предприятия на поддержание бумажного документооборота. Более того, далеко не все предприятия, внедрив электронный документооборот, сразу и полностью отказываются от бумажного. Только через некоторое время, когда пользователи адаптируются к новым методам работы и существенная часть документооборота будет реально переведена в электронный вид произойдет действительное сокращение затрат на бумажные документы. Существенный эффект от снижения таких затрат может быть только в достаточно крупных организациях с активным документооборотом.

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

.2 Сокращение сроков поиска документов

Каждый сотрудник тратит в день на поиск нужного ему документа (документов) в среднем от 10 до 60 минут своего рабочего времени. Примем за среднюю величину 20 минут, что вполне реально. Средняя заработная плата пускай будет равна 20 тыс. рублей. Если принять количество рабочих дней в месяц равным 21 при 9 часовом рабочем дня, то в среднем минута рабочего времени стоит около 1 рубля 80 копеек. Таблице 2.

Таблица 2 - Расчет стоимости рабочего времени

Получается, что в год каждый сотрудник теряет на поиск документов в среднем 10,5 рабочих дней, что для предприятия составляет 10 206 рублей затрат на его заработную плату. Для 23 сотрудников эта величина составит уже 241,5 рабочих дней и соответственно 234 738 рублей затрат на их заработную плату.

Внедрение электронного документооборота позволит сократить эти расходы. Чем больше организация, чем больше сотрудников пользуются системой, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

2.3 Повышение производительности труда

Как уже говорилось, внедрение системы электронного документооборота позволит контролировать сроки выполнения работ, занятость персонала и реально оценивать продуктивность работы каждого сотрудника.

Любой руководитель может получить, в пределах своей компетентности, информацию о сотруднике:

·    сколько и за какой период он выполнил чертежей;

·        в каких проектах принимал участие;

·        как соблюдал сроки исполнения.

Чувствуя постоянный и бдительный контроль за собой, исполнитель несомненно станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%.

Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. А это значит, что в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 1000 рублей. В год это составит 12 000 рублей, а для 23 сотрудников - 276 тыс. руб.

2.4 Высвобождение дополнительных площадей

В каждой организации есть несколько помещений, где хранятся бумажные чертежи и другая техническая документация. Часть ее можно будет перевести в электронный архив. В связи с этим высвободится как минимум одно помещение площадью примерно 20 кв.м. А при стоимости аренды 5 тыс. руб. в год за 1 кв.м это составит около 100 тыс. руб. дополнительной прибыли в год.

Наконец, сложим показатели по трем пунктам (таблица 3). По самым скромным подсчетам получается сумма в год 610 738 рублей.

Таблица 3 - Подсчет экономии

электронный документооборот вычислительный сеть

Экономическая выгода от внедрения системы электронного архива и документооборота очевидна даже при поверхностном расчете. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.

Справедливости ради, хотелось бы отметить следующее. Оценка в рублях складывалась из показателей экономии расходных материалов, экономии времени, стоимости выполнения исполнителем определенных действий.

Оценить экономию расходных материалов точно можно только опытным путем, остальное - просто голая теория. Оценить экономию стоимости выполнения операций (стоимость бизнес процесса) возможно, в том случае если они (бизнес-процессы) уже оценены, то есть проведена такая модная штука как реинжиниринг, по результатом которого написаны кучи отчетов, и в том числе дана стоимость существующих процессов. И даже, если оценка стоимости уже проведена, до внедрения дать оценку практически невозможно (если только не назначить сокращение времени выполнения определенных функций, сказав, например, что операции выполняются быстрее на 20% или производительность повысилась на 5%, что в принципе мы и сделали).

Исполнители будут во всю противиться работе с СЭД (особенно те кто не привык к работе на ПК), и на первых порах работать будут медленно. Кроме этого, потребуется увеличить штат компании для создания службы поддержки пользователей СЭД и администраторов СЭД.

Таким образом, экономический эффект в общем случае практически не определим.

Основной эффект от внедрения СЭД - повышение уровня контроля за выполнением сотрудниками своих обязанностей, соблюдение регламентов работы и гарантия наличия и сохранности документов.

3 Выбор конфигурации вычислительной сети

Сетевую архитектуру можно понимать как поддерживающую конструкцию или инфраструктуру, лежащую в основе функционирования сети. Данная инфраструктура состоит из нескольких главных составляющих, в частности компоновка или топология сети, кабельная проводка и соединительные устройства.

В курсовой работе конфигурация широко распространена при установке сетей, где количество пользователей не превышает 50 человек. Эта стандартная конфигурация подходит для большинства случаев проектирования сетей и проста в реализации. Ниже приведена ее характеристика:

Таблица 4 - Характеристика локальной вычислительной сети

На рисунке 2 представлена структура сети. В качестве центрального соединяющего устройства выбран коммутатор DGS-1216T/GE компании D-Link. Данное поколения серии WebSmart представляют собой экономически эффективное решение для сетей малого и среднего бизнеса (SMB) и снабжены дружественным пользователю Web-интерфейсом управления, обеспечивающим простоту настройки.

Являясь устройствами 2 уровня, эти коммутаторы включают в себя такие функции, как поддержка Jumbo-фреймов, IGMP snooping, зеркалирование портов, Spanning Tree и агрегирование портов.

Управление потоком IEEE 802.3x позволяет напрямую подключить серверы к коммутатору для быстрой и надежной передачи данных. На скорости 2000Мбит/с в режиме полного дуплекса коммутатор обеспечивает высокую скорость передачи данных к серверам с минимальными потерями данных.

Коммутаторы поддерживают тегирование согласно 802.1Q VLAN, осуществляя приоритезацию трафика для улучшения сетевой безопасности и производительности. Также осуществляется поддержка очередей приоритетов 802.1p, позволяющая пользователям работать с чувствительными к задержкам приложениям, включая потоковое мультимедиа и VoIP.

Также на данных коммутаторах реализована функция Asymmetric VLAN, обеспечивающая более эффективное совместное использование ресурсов, включая серверы и шлюзы.

Инновационная функция Safeguard Engine D-Link защищает CPU через коммутатор от широковещательной/ многоадресной/одноадресной рассылки, а также от избыточного трафика, вызванного вирусной активностью. Управление широковещательным штормом: пороговая величина 8 Кб, 16 Кб, 32K, 64 Кб, 128 Кб, 512 Кб, 1024 Кб, 2048 Кб, 4096 Кб в секунду. Помимо этого, предусмотрены дополнительные функции ограничения доступа к сети, включая фильтрацию на основе MAC-адресов. Данные коммутаторы поддерживают аутентификацию 802.1х на основе портов, позволяющую использование RADIUS-серверов [9].

Этот коммутатор содержит 14 гигабитных портов плюс 2 комбо порта, итого получается 16. В представленной структуре сети используется 8. Остальные свободные порты могут быть задействованы при возможном увеличении количества отделов или серверов.

Рисунок 2 - Структура сети

Два других вида коммутатора - это неуправляемые 8 и 5 потовые switch тоже фирмы D-Link. Компания D-Link реализовала технологию Green Ethernet в новой серии недорогих гигабитных коммутаторов для сетей малых и средних предпрятий. Данное устройство, безвредное для окружающей среды, уменьшает затраты на энергию, благодаря снижению потребляемой мощности, не жертвуя эксплуатационными и функциональными характеристиками [9].

На рисунках 3 и 4 изображен поэтажный план здания с расположением отделов и ПК в них.

Рисунок 3 - 1 этаж

Рисунок 4 - 2 этаж

Центральный свич будет находиться в серверной. В бухгалтерию, производственный отдел и отдел продаж поставим 8-ми портовые коммутаторы. Для руководителя и секретаря, а также в юридический отдел и отдел кадров будет достаточно по 5-потовму коммутатору. В принципе, для последних двух отделов будет достаточно и одного свича.

Во всех коммутаторах на данный момент количество используемых портов меньше номинального, что в дальнейшем позволит расширить сеть без больших финансовых вложений [1].

Все сетевое оборудование поддерживает полнодуплексный режим для Gigabit Ethernet, что обеспечивает высокую производительность сети. Если к тому же учесть, что основной трафик будет состоять из организационно-распорядительной документации, то потребность пользователей еще достаточно долгое время смогут удовлетворять возможности сети [1, 2].

Межсетевой экран D-Link серии NetDefend UTM DFL-860 является надежным решением для обеспечения безопасности, позволяющим защитить офисы SMB от различных сетевых угроз. Этот межсетевой экран поддерживает динамическую маршрутизацию, трансляцию сетевых адресов (NAT), виртуальные частные сети (VPN), активную сетевую безопасность, систему предотвращении вторжений (IPS), фильтрацию Web-содержимого (WCF), антивирусную (AV) защиту, балансировку нагрузки серверов и управление полосой пропускания - и весь этот функционал реализован в едином компактном настольном корпусе. При этом устройство может легко интегрироваться в существующую сеть.оснащен системой обнаружения и предотвращения вторжений (IDP/IPS), антивирусом (AV) и фильтрацией Web-содержимого для проверки и защиты содержимого на 7 уровне. Используемый в данном устройстве аппаратный ускоритель увеличивает производительность IPS и AV, управляющей базы поиска в Web, содержащей миллионы URL для фильтрации Web-содержимого (WCF). Сервисы обновления IPS, антивируса и базы данных URL защищают офисную сеть от вторжений, червей, вредоносных кодов и удовлетворяют потребностям бизнеса по управлению доступом сотрудников к Интернет.позволяет сканировать файлы любого размера, используя технологию потокового сканирования. Данный метод сканирования увеличивает производительность проверки, сокращая так называемые «узкие места» в сети. Этот межсетевой экран использует сигнатуры вирусов от известных надежных антивирусных компаний, например, Kaspersky Lab, при этом существует возможность обновления сигнатур. В результате вирусы и вредоносные программы могут быть эффективно заблокированы до того, как они, достигнут настольных или мобильных устройств [9].

Еще на самом proxy-сервере будет использоваться программный firewall.

Также в целях улучшения защиты сети нужно использовать антивирусное программное обеспечение. В нашем случае лучше будет, если оно будет относиться к корпоративным. Я остановила свой выбор на антивирусном программном обеспечении от Kaspersky Lab. По отчетам независимых тестирований оно лучше защищает от вредоносного программного обеспечения, а также обнаруживает его.

При корпоративной версии продукта устанавливаем серверную часть на proxy-сервер и поднимаем административную часть. На клиентских машинах сигнатуры будут обновляться через эту часть. Еще с сервера можно будет запускать проверку ПК, следить за зараженностью ПК пользователей и т.д. Централизованное антивирусное программное обеспечение также увеличивает безопасность сети.

4 Описание структуры вычислительной сети

Рисунок 5 - Логическая структура сети

Это делается с целью ограничения трафика между отделами [1].

Одной из основных задач курсовой работы была проектирование информационной системы для автоматизации организационно - распорядительного документооборота производственного предприятия. То есть внедрение электронного документооборота или СЭД. Есть несколько видов подобного рода систем с более или менее широким набором функций. Например, некоторые системы, помимо распорядительной и финансовой документации, управляют еще и производственными мощностями и ресурсами, а также учитывают взаимодействие с клиентами. Но для предприятий малого и среднего бизнеса, коим является рассматриваемое в курсовой работе, оптимальным по цене-качеству является СЭД, контролирующая финансовую и организационно-распорядительную документацию.

В своей работе я становила выбора на системе электронного документооборота PayDox. И вот почему.

Система PayDox Электронный Документооборот не требует установки на компьютер пользователя вообще никакого нового программного обеспечения - это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express. Обучение PayDox у пользователей происходит существенно быстрее, система выглядит гораздо проще в пользовательском интерфейсе. Пользователям обычно хватает часа, чтобы научиться работать с системой в рамках необходимой функциональности и, как правило, пользователям нравится работать с системой.

Система PayDox Электронный Документооборот устанавливается только на центральный сервер системы - установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Соответственно, затраты на обслуживание системы минимальны и почти не зависят от количества подключенных к системе компьютеров. Поэтому, с учетом относительно невысокой цены приобретения системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро.

Система PayDox Электронный Документооборот не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL - совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией как между несколькими инсталляциями PayDox, так и между PayDox и другими системами электронного документооборота и используемыми на предприятии приложениями.

Данные, содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений, можно подключать к документам PayDox для безопасного санкционированного использования пользователями, которым разрешен к ним доступ.

Система PayDox Электронный Документооборот изначально была спроектирована для решения важной задачи работы с удаленными офисами и предприятиями. Для организации единого информационного пространства предприятия с использованием PayDox можно использовать любые физические каналы связи - обычный телефон, выделенные линии связи, VPN, Интернет. Функциональность системы позволяет организовывать сбор периодической отчетности от удаленных подразделений - ежедневной, еженедельной, ежемесячной, ежеквартальной. Руководитель, уезжая в командировку, может быть в курсе всей текущей деятельности своего подразделения, подключаясь к системе с переносного компьютера.

В системе PayDox Электронный Документооборот имеется подсистема PayDox «Сообщения» для групповой работы сотрудников в режиме реального времени. Подсистема PayDox «Сообщения» позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу - факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью подсистемы PayDox «Сообщения» можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа. Состав дискуссионной группы по документу или проекту формируется автоматически только из пользователей, которым разрешен доступ к данному документу.

В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать комментарии в виде блог-комментария, позволяющего представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. - любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

Система PayDox Электронный Документооборот позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов, как для исходящих, так и для входящих платежей.

Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов.

Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из системы электронного документооборота.

Система PayDox Электронный Документооборот использует средства защиты данных, применяемые как стандартные для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Для хранения документов в PayDox используется центральная база данных, что предотвращает распространение документов по компьютерам пользователей. Документы в PayDox не перемещаются между компьютерами пользователей, а лежат в центральной базе данных системы, а пользователи получают e-mail уведомления со ссылками на необходимые документы. Документы внутреннего управленческого документооборота доступны только авторизованным пользователям, имеющим на это право. Вся работа пользователей с документами протоколируется в системном журнале. Доступ пользователей к документам полностью регламентируется.

Поэтому систему PayDox Электронный Документооборот можно использовать как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы электронного документооборота между территориально удаленными подразделениями компании [4].

Архитектура системы PayDox Электронный Документооборот изначально спроектирована так, что система является масштабируемой. Стандартная инсталляция системы на одном недорогом сервере способна обслуживать от единиц до сотен пользователей. При возникновении необходимости повысить мощность и быстродействие системы нужно просто установить более мощный сервер (опять же вполне в рамках разумного), либо установить сервер приложений и сервер базы данных системы электронного документооборота на два отдельных сервера. Что отображено в структуре проектируемой сети [4].

5 Теоретико-расчетная часть

На момент проектирования сама локальная сеть была уже развернута. Так что затраты предприятия составляют небольшая модернизация ЛВС и добавление компонентов для работы системы электронного документооборота.

Нам необходимо было поменять сетевое оборудование (коммутаторы), добавить два сервера для базы данных и Web-интерфейса и непосредственно покупка самих лицензий СЭД.

В таблице 5 приведены покупаемые компоненты и их цены [6, 7, 8, 9].

Таблица 5 - Перечень необходимого оборудования

Итак, затраты на внедрение составят порядка 301 тыс. руб. Из предыдущих разделов мы знаем, что выгода от использование СЭД составляет около 611 тыс. руб.

Теперь нетрудно посчитать время окупаемости введенных новшеств. Для этого разделим затраты на прибыль:

301 000/611 000 ≈ 0,5

Время окупаемости приблизительно равняется полугоду. Это хороший показатель и еще один аргумент в пользу электронного документооборота. Само собой, в рамках данного предприятия.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что все поставленные в курсовой работе цели были достигнуты. Локальная сеть хорошо структурирована и поддерживает возможность легкого расширения. Срок окупаемости достаточно мал, что говорит о ее корректности.

Внедряемая система электронного документооборота поддерживает защиту данных, оптимальна по критерию цена/качество и хорошо масштабируема. Кроме того, она не требует больших трудозатрат и финансовых вложений при реализации, но в то же время очень эффективна и удобна в использовании.

Литература

1.   Олифер В.Г., Олифер Н.А., «Компьютерные сети» 3-е издание, издательство: «Питер» 2006;

2.      Курс лекций по безопасности вычислительных сетей;

.        http://www.vniis.ru/;

.        http://www.erp-online.ru/;

.        http://www.team.ru/;

.        http://www.comcity.ru/;

.        http://www.htservice.ru/;

9.      http://www.dlink.ru.