документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие.
Государственный герб.
Эмблема организации, учреждения, предприятия.
Изображение наград.
Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование министерства или ведомства.
Наименование учреждения, организации, предприятия.
Наименование структурного подразделения.
Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
Название вида документа.
Дата.
Индекс.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Место составления или издания.
Гриф ограничения доступа к документу.
Адресат.
Гриф утверждения.
Резолюция.
Заголовок к тексту.
Отметка о контроле.
Текст.
Отметка о наличии приложения.
Подпись.
Гриф согласования.
Визы.
Печать.
Отметка о заверении копий.
Фамилия исполнителя и номер телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о поступлении.
Предупредительный знак.
2. Опишите организационные формы делопроизводства
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
3. Опишите средства организационной техники для составления и оформления текстовых документов
Минимальный набор оборудования рабочего места секретаря включает в себя: компьютер, телефонный аппарат или мини-АТС (может добавиться селектор), копировальный аппарат, степлер (сшиватель документов) и факс. Кроме того, на столе должны находиться: настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с обычными канцелярскими принадлежностями (ножницами, ножом для бумаг, ручками различных видов и цветов, карандашами, клеящими карандашами и др.) и блокнот для записей.
Особое значение должно придаваться оборудованию рабочего места оргтехникой, которая сокращает время и трудовые затраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. На столе, где расположен компьютер, или рядом с ним располагается принтер.
Принтер должен быть в пределах досягаемости секретаря. Это важно и из соображений конфиденциальности.
В современных офисах компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети организации, а в случае приема-передачи факсов и электронной почты необходимо иметь выход в Интернет.
Все служебные документы во время работы секретаря должны лежать определенным образом. Поступившие и необходимые постоянно должны находиться на так называемой рабочей плоскости стола, а используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах.
На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Информация должна быть четко систематизирована, чтобы секретарь в нужный момент мог быстро ее найти, определив по установленному в организации индексу, в каком ящике и папке находится нужный документ. Очень удобно, когда все дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, имеют яркую маркировку, различную по расцветке, и специальные отметки, номера дел по номенклатуре.
Секретарь должен иметь следующие справочники:
·подробную карту города;
·телефонный справочник с адресами и телефонами организаций;
·справочник внутренних организаций;
·справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников;
·словарь русского и белорусского языков;
·справочник адресов Интернета;
·иностранные словари.
Вспомогательная зона оборудуется шкафами (лучше всего встроенными) для хранения дел, платяным шкафом и сейфом. Желательно для оформления интерьера приемной найти место живым растениям, которые являются природными очистителями воздуха в помещениях, снижают уровень шума (в офисах с постоянно работающими компьютерами).
4. Составьте и оформите протокол (общего собрания)
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КАМЕРОН»
ПРОТОКОЛ
.11.2010 №16
г. Лида
общего собрания
Председатель - О.С. Петрова
Секретарь - П.В. Сидоров
Присутствовали: 7 человек (О.Л. Рыжова, А.С. Сидорова, Р.Л. Белова, А.Н. Новикова, И.А. Мисюкевич, О.Н. Осипович, Е.А. Радюк)
Повестка дня:
. О рассмотрении номенклатуры дел Министерства образования Республики Беларусь.
Информация зав. общим отделом А.С. Сидоровой.
. О подготовке документов к передаче на государственное хранение.
Информация зав. архивом Р.Л. Беловой.
. СЛУШАЛИ:
Рыжова О.Л. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Сидорова А.С. - Информация о номенклатуре дел Министерства образования Республики Беларусь.
ПОСТАНОВИЛИ:
Рассмотреть номенклатуру дел Министерства образования Республики Беларусь
. СЛУШАЛИ:
Осипович О.Н. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Белова Р.Л. - Информация о подготовке документов к передаче на государственное хранение.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить и передать документы на государственное хранение.
Председатель (подпись) О.С. Петрова
Секретарь (подпись) П.В. Сидоров
Вдело №03-01
(подпись)
.11.2010
Список использованных источников
1.Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. - Минск: Амалфея, 2008. - 452 с.
.Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.- практич. руководство. / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - 8-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - 288 с.
.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 367 с. - (Высшее образование).
.Паневчик В.В Делопроизводство.- Мн.: Высш. шк., 2000. - 263 с.: ил.