Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в 'Астраханской государственной консерватории'

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Терминология делопроизводства

1.2 Организация работы с документами

1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства

1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве

Вывод

2. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории"

2.1 Общая характеристика Консерватории

2.2 Задачи, функции и структура "Астраханской государственной консерватории"

2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы

2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования

2.5 Анализ документопотоков в "Астраханской государственной консерватории"

Вывод

3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами

3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов

3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории

3.4 Практическое использование АИС "Деканат"

3.5 Оценка экономической эффективности

Вывод

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Хотя, вряд ли настанет момент, когда все документы станут только электронными. Одно несомненно - электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать [30].

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (далее по тексту CЭД).

Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам организации, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется переход на электронную систему документации. Таким образом, выбранная тема является наиболее важной на сегодняшний день, так как хорошая электронная программа документооборота - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Компьютерная технология это связь информации с системой управления организации и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи [29].

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Организация возникает на столкновении двух процессов: организационной деятельности и тех или иных процессов в организуемой деятельности, превращающихся в объект организационного манипулирования.

В силу этого всякая организация, закрепляя те или иные процессы в деятельности, обеспечивает их поддержание и воспроизводство, она, функционируя как организованность, консервирует деятельность, и по мере трансформации систем деятельности начинает играть тормозящую роль. В какой-то момент наступает такая ситуация, в которой происходит разрыв между актуальными процессами в деятельности и теми процессами, которые призвана поддерживать и обеспечивать данная организация. Организация перестает соответствовать системам деятельности и, тем более, процессам ее ближайшего развития и с этого момента она требует реорганизации.

Помимо большого класса задач, связанного с ситуациями реорганизации ранее сформированных организованности деятельности, необходимо (хотя бы в плане мышления) выделить некий абстрактный класс ситуаций, в которых возникает необходимость в организационной деятельности как таковой.

Первым условием организации является множественность относительно независимых единиц деятельности - будь то отдельные акты деятельности, ориентации, социально-производственные системы или сферы деятельности. Вторым условием является то, что эти единицы представляют собой так или иначе организованные структуры деятельности (в этом плане необходимо еще раз подчеркнуть, что всякая организация является реорганизацией в плане истории деятельности). Третьим условием является установление некоторой новой связи этих единиц друг с другом, выделение целостности данной популяций единиц деятельности относительно каких-то процессов, которые должны поддерживаться и обеспечиваться [30].

При наличии этих трех условий может быть сформулирована задача организации и, следовательно, возникает необходимость осуществления специальной организационной деятельности и специального мышления, которое называется организационным проектированием или проектированием организации.

Как было отмечено, организация (как организованность, конструкция, форма) обеспечивает протекание определенных процессов, заданных телеологически, задача организации как конечного продукта организационной работы - сделать из многих независимых единиц, часто сталкивающихся друг с другом и находящихся в ситуации конфликта, - одно целое.

При этом организационная работа может направляться на любые моменты в деятельности и жизнедеятельности, превращая их в предмет соорганизации: на деятельность отдельного индивида или места, на взаимодействие множества отдельных актов деятельности внутри той или иной системы, на взаимодействие самих этих систем деятельности друг с другом, на функционирование систем деятельности, на развитие их, на взаимодействие и взаимоотношения между группами и коллективами.

Другими словами, организация осуществляется каждый раз по отношению к наличным структурам и организованности. Применение организации, прямо и однозначно обосновывается следующим положением: структуры и организации непрерывно свертываются в организованности, а эти организованности включаются в новые системы кооперации и становятся объектом (потенциальным или актуальным) организационной деятельности.

Объектом данного исследования является Астраханская Государственная Консерватория.

Предметом исследования служит информационно-документационное обеспечение управления Астраханской Государственной Консерватории (далее по тексту Консерватория).

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления.

делопроизводство документ компьютерная технология

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства в исследуемом учреждении, а также внесение предложений по автоматизации делопроизводства.

Исходя из поставленной цели, необходимо выполнить ряд задач:

-       проанализировать теоретические источники по организации делопроизводства;

-       изучить роль компьютерных технологий в делопроизводстве;

-       проанализировать деятельность Консерватории, провести функциональный анализ ее организационной структуры;

-       анализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу Консерватории;

-       проанализировать основные информационные и документационные потоки, их количественные и качественные характеристики;

-       провести анализ системы делопроизводства, технического и программного обеспечения Консерватории;

-       разработка предложений по совершенствованию работы с документами в Консерватории.

Дипломная работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения, списка использованных источников, приложений и перечня условных обозначений терминов и сокращений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленной задачи, формулируются объект и предмет исследования, указываются избранные методы исследования, определяется значимость полученных результатов.

В первом разделе дипломной работы рассматриваются теоретические основы организации системы делопроизводства, основные понятия делопроизводства, информационные потоки как ресурс развития организации и технология управления как информационный процесс; проводится анализ существующих систем автоматизации делопроизводства и документооборота; законодательной базы регламентирующей делопроизводство.

Второй раздел посвящен анализу делопроизводства в Консерватории, включая описание основных направлений деятельности и роли Консерватории в культурной жизни Астраханской области и России. Проводится анализ: организационной структуры управления Консерватории; законодательной, нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность Консерватории (в том числе деятельность по документационному обеспечению управления), анализ ведения делопроизводства, информационных и документационных потоков, анализ технического и программного обеспечения Астраханской государственной Консерватории.

Третий раздел дипломной работы посвящен разработке предложений по совершенствованию существующей системы делопроизводства в Консерватории, обоснованию тех или иных предложений. Здесь же производится оценка экономической эффективности от вносимых мероприятий.

В заключении подводятся итоги выполненных работ, итоги анализа информационно-документационного обеспечения объекта исследования и перечисляются предложения по его совершенствованию.

В приложении к дипломной работе приведены существующие документы Консерватории и проекты документов, предлагаемых и разработанных в ходе выполнения данной дипломной работы.

Для получения первичных данных об объекте исследования использовались следующие методы: метод изучения документов, метод наблюдения, метод опроса. Для анализа полученных данных использовались графические и статистические методы.

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Терминология делопроизводства

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

Согласно Федеральному закону № 149 от 27 июля 2006г. "Об информации, информационных технологиях и защите информации" информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1].

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности [18].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9]. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать и т.д. [9].

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей: бумажные и электронные документы.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает определение, какой документ признается электронным: "электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" [1]. Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.

В принятом в 2002 г Законе "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" [2].

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [9].

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (далее по тексту ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [9].

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

-       документирование деятельности;

-       организация работы с официальными документами.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах [9].

Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным стандартами, что обеспечивает юридическую силу документа.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке [9].

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [19].

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [19].

Целью документооборота является документационное обеспечение деятельности аппарата управления, то есть своевременная доставка руководителям и специалистам учреждения полной и достоверной информации, необходимой для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь [19].

Главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и наиболее простому маршруту, который обеспечивает наименьшие затраты времени [13].

Четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [16].

Выделяют документопотоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения [16].

Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия "номенклатура дел" и "дело".

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку [9].

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Также под системой документации можно понимать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [17].

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].

Закон Российской Федерации "О стандартизации", принятый 10 июня 1993 года, определяет следующее:

-       стандарт - типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам;

-       стандартизация - деятельность по установлению норм, правил и характеристик [3].

Таким образом, стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия [9].

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники [16].

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

-       унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-       унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-       унифицированная система отчетно-статистической документации;

-       унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

-       унифицированная система внешнеторговой документации [16].

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблицы и соединения форм.

Связный текст - это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях [9].

Трафарет - содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации [9].

Анкета - форма предоставления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков [9].

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы - нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов [16].

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их работке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Современное информационно-документационное обеспечение предприятия не возможно представить без использования различных информационных технологий.

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники [21].

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации.

Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов [13].

Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (далее по тексту АИС).

Под информационной системой понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск, и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей - абонентов системы [21].

Информационные системы, в которых представление, храпение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными информационными системами [21].

Развитие современных информационных технологий приводит к постоянному повышению сложности информационных систем, создаваемых для различных областей жизнедеятельности человека. Одной из разновидностей информационных систем являются системы автоматизации делопроизводства (далее по тексту САД) [16].

САД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе.

Архив документов - это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Внедрение САД позволяет:

-       обеспечить слаженную работу всех структурных подразделений;

-       упростить работу с документами, повысить ее эффективность;

-       повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

-       повысить оперативность доступа к информации;

-       максимально сократить оборот бумажных документов;

-       уменьшить затраты на копирование и доставку документов в бумажном виде;

-       снизить расходы на персонал и оборудование и др. [17]

Основные понятия документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение [20].

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства.

В конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

-       экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-       предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;

-       рациональное движение документов внутри организации;

-       обработка исполненных и отправляемых документов.

Если в организации вводится определенный формализм в управлении и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма и т.д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинают теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Любой документ в системе документооборота снабжается "карточкой", подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: "делопроизводство" и "документооборот". Часто можно услышать фразу: "Это не система документооборота, а система делопроизводства" или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

-       обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

-       поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

-       поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности включает:

-       протоколирование деятельности организации в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

-       оптимизацию бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

-       исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов в организации. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

-       исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [20].

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

-       документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

-       организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

-       систематизация архива документов [19].

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [16]

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

-       поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

-       потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

-       поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

-       содержанием или функциональной принадлежностью;

-       структурой;

-       режимом или цикличностью;

-       направлением;

-       объемом [16].

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.

В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации [16].

1.2 Организация работы с документами

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

-       централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления)  [19] ;

-       максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

-       маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

-       однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

-       организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ;

-       вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

-       исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

-       снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

-      поступающие (входящие) документы;

-      отправляемые (исходящие) документы;

-      внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Рассмотрим, как форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота. Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть - подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

.        Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

.        Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

.        Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело [16].

Переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, - на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства.

Сосредоточение операций по приему и отправке документов в "одних руках" одновременно решает несколько задач:

-       освобождает другие подразделения организаций от выполнения технических операций (проверка правильности поставки документов, вскрытий конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.).

-       повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и других используемых при обработке документов). Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем, он дважды проходит через его секретаря как представлено в соответствии с рисунком 1:

Рисунок 1 - Подписание документа руководителем

В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем [30].

Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями.

Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.

Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарь должен знать, что резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель.

Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Процедура согласования - чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке [30].

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству.

Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование.

Не редко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что редко снизит его эффективность. Избежать этого можно установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству

Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. "Снижение" уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.

Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций - специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т.д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.

Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:

-             поступающие из вышестоящих организаций;

-             поступающие из подведомственных организаций (филиалов, представительств);

-             поступающие из организаций, связанных договорными обязательствами;

-             обращения граждан и др.

Выделение среди других так называемых "нерегистрируемых документов". К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [23].

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-       законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-       указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-       правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-       правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-       правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-       государственные стандарты на документацию;

-       унифицированные системы документации;

-       общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-       государственную систему документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (далее по тексту ГСДОУ);

-       нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-       нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-       законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями. Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране. Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи.

Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам (в настоящее время - Министерство труда).

Законодательство РФ это важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия, регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц:

.        Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

2.      Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене";

.        Закон РФ "О государственной тайне";

.        Основы законодательства РФ "Об Архивном фонде РФ и архивах".

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 года № 149-Ф3 установил, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации [1].

Документирование информации. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления):

-       обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации;

-       информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают свои права на эти документы и на использование информации, содержащейся в них.

Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющим эту информацию.

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества.

Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации [1].

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

-       назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

-       установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

-       определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информатизации" от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства "Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ" от 1 декабря 1994 года, "Об улучшении информационного обеспечения населения РФ" от 12 января 1996 года.

Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене" от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектами - Российская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена [4].

Закон РФ "О государственной тайне" от 21 июля 1993 года №5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ [7].

К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну, порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы. Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации "Об утверждении перечня сведений) отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской Федерации "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 5 декабря 1991 г, постановлении Пенсионного фонда России "Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию" от 30 августа 1996 г. и др.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве"; Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.); "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28), направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела [25].

В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем (закон Российской Федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данным" от 23 сентября 1992 г и другие указы и постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы "О связи" от 16 февраля 1995 г. и "О почтовой связи" от 9 августа 1995 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие правовые нормативные акты.

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах в организации [8]. Для юридического оформления делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

-       инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;

-       перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);

-       положение о службе делопроизводства;

-       положение об архиве организации;

-       должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;

-       положение об экспертной комиссии организации;

-       табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;

-       альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);

-       номенклатура дел организации.

В документационном обеспечении применяются следующие стандарты:

-       ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

-       ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

-       ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования";

-       ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы";

-       ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования".

-       ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов [26].

Каждая организация разрабатывает и применяет собственные нормативные документы по делопроизводству, к числу которых относятся положение о службе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, табель и альбом форм документов, номенклатура дел и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие "унифицированная система организационно-распорядительной документации", которое нуждается в пояснении [10].

ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" применяется штемпельно-граверными предприятиями, изготавливающими печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268. Согласно постановлению изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать печати с изображением Государственного герба [11].

ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". Стандарт устанавливает форматы бумаги, используемые, в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen - Германские промышленные нормы) [12].

Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м²). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм. Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий.

ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования". Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела [13].

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве

 

Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается:

-       во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления;

-       во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация;

-       в-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения [28].

Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями. Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

Независимо от сферы деятельности выполнение любой работы и решение любой задачи всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. С этой точки зрения любая основная деятельность всегда связана с информационной, т.е. с деятельностью по сбору и обработке существующей информации и созданию новой. Соответственно в любой организации физические (т.е. реальные, основные, деловые) процессы тесно переплетаются с процессами информационными, взаимно корректируя друг друга. Это естественно, поскольку информационные процессы являются отражением процессов реальных. Информационное обеспечение призвано сделать это отражение как можно более наглядным и удобным для использования, что в свою очередь должно помочь лучше организовать деловые процессы в организации.

Базисная технология (специфика деятельности конкретной организации), безусловно, определяет круг применимых в данном случае компьютерных технологий. Однако нельзя забывать, что компьютерные технологии, в свою очередь, также могут оказывать заметное влияние на течение реальных деловых процессов в организации. Так, отмечено, что автоматизация информационного обеспечения управления приводит к двум видам так называемых сжатий деловых процессов. Первый вид сжатия - это горизонтальное сжатие, которое заключается в следующем. Несколько рабочих процедур объединяются в рамках многофункционального автоматизированного рабочего места, подключаемого к комплексной системе автоматизации управления. Характер деятельности непосредственных исполнителей деловых процессов приобретает информационный характер. Автоматизация множества операций позволяет концентрировать выполнение множества функций одним работником с меньшей квалификацией. Например, при приеме заказа от клиента выполняется не только его регистрация, но и планирование выполнения. В ходе планирования проверяется достаточность всех необходимых ресурсов, осуществляется их выделение, назначаются сроки выполнения, корректируется общий план-график работ, создаются заказы, наряды на выполнение работ для производственных подразделений и снабжения, причем планирование работ выполняется автоматически с помощью последовательности взаимосвязанных процедур. Кроме того, с помощью экспертной системы, в случае достаточно дорогостоящих заказов, может быть выполнена проверка финансового состояния клиента. В результате концентрации функций на одном автоматизированном рабочем месте обеспечивается более быстрое и качественное обслуживание клиента [30].

Второй вид - это сжатие по вертикали. Оно заключается в организации и контроле выполнения делового процесса со стороны менеджеров на основе использования локальных вычислительных сетей с архитектурой "клиент-сервер", систем управления потоками работ и распределенных баз данных. В частности, через распределенную базу данных работники предприятия обмениваются между собой информацией, в которой все изменения отражаются в реальном масштабе времени и становятся доступными параллельно для всех заинтересованных участников бизнес-процесса. Система управления рабочими потоками (workflow) оперативно связывает по локальной сети операции исполнителей из различных подразделений внутри предприятия и программные приложения в сквозные бизнес-процессы, которые контролируются руководством предприятия как единое целое. При этом шаги процесса выполняются в естественном порядке при допустимом распараллеливании работ.

Электронное связывание участников делового процесса через технологию управления потоками работ позволяет оперативно доставлять результаты выполненной работы до последующих исполнителей, автоматически сигнализируя о конце предыдущей операции. Таким образом, сокращаются затраты времени на межоперационные переходы. При этом достигается более гибкое планирование и использование имеющихся ресурсов.

Электронные коммуникации и безбумажная технология рабочих потоков позволяют сделать более прозрачным контроль исполнения процесса: когда в каждый момент времени можно знать его состояние на конкретных рабочих местах, отклонения в процессах сразу становится автоматически известным для всех заинтересованных исполнителей и менеджеров.

Кроме того, возможность оперативной связи участников процессов с менеджерами в случае возникающих проблем посредством электронной почты, проведения теле - и видеоконференций также повышает оперативность принятия решений без потери времени на проведение традиционных совещаний. Принимаемые управленческие решения моментально становятся известными через электронную почту и доски объявлений всем участникам процесса. Таким образом, сокращается число уровней управления на предприятии.

Как отмечалось выше, выполнение любой работы и решение любой проблемы всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. Важную роль при этом играют информационные процессы. Каждый информационный процесс имеет конкретную цель воздействия на информацию, может быть реализован определенным методом (или набором методов) на основе применения технических средств. В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Современная компьютерная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

-       систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаше всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

-       современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

-       способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций [16].

Компьютерная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные компьютерные технологии, т.е. человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Компьютерные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий:

-       сбора информации;

-       передачи информации;

-       накопления информации;

-       обработки информации;

-       хранения информации;

-       представления информации;

-       использования информации [20].

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов компьютерных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов, на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организациями основано на следующих процессах:

-       получение информации и ее обработка;

-       анализ, подготовка и принятие решений;

-       выполнение решений;

-       учет и контроль принятых решений [28].

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

-       повышение оперативности и качества работы с документами;

-       упорядочение документооборота;

-       создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

-       создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

-       исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля над исполнительской дисциплиной:

-       обеспечение контроля исполнения;

-       обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

-       обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

-       обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

-       сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

В области организации доступа к информации:

-       обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

-       единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

-       создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

-       использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п. [22]

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных компьютерных технологий:

-       совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных компьютерных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых компьютерных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных компьютерных технологий в своей системе управления;

-       комплексное внедрение компьютерных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные компьютерные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых компьютерных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение компьютерных технологий.

В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных в компьютерной прессе. Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения.

С одной стороны можно трактовать термин "документооборот" как отражение термина "делопроизводство", достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства - формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.

Другим способом трактовать термин "документооборот" было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному "документообороту" в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином "документооборот" и западными терминами:

-             DMS (Document Management Systems) - в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;

-             DocFlow системы или системы маршрутизации документов;

-             и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как "Системы автоматизации бизнес-процессов", имеется и другой перевод данного термина - "Системы поддержки управления".

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин "документооборот" еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию "бумажной" отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных относятся к системам оперативной обработки транзакций. То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Прежде чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности данной отрасли автоматизации предприятия.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Все перечисленное позволяет сделать вывод - система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет смысла говорить об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.

На дискуссии, состоявшейся на прошлогоднем "Фестивале Microsoft", в которой участвовали представители отечественных фирм, производителей программного обеспечения в области документооборота, было выработано солидарное мнение признать термин "документооборот", плохо приспособленным для использования в компьютерной индустрии. Необходимо использовать термины, отражающие более частные задачи, входящие в комплекс задач обозначаемых термином "автоматизация документооборота". Важным аспектом использования отдельных компонент информационной системы, выполняющим функции работы с документами является степень их интеграции между собой и возможности их встраивания сложившуюся инфраструктуру информационной системы.

Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться формализации термина "документ" по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:

"Бумажный" документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ - в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть "сырыми", то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.

Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.

К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ "живет" только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота.

Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных типов, за исключением последнего. При этом механизмы эти должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система должна позволять поиск непосредственно по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая "понятна" компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск по различным атрибутам данного файла документа, хранящимся в информационной системе [16].

Рассмотрим характерные подзадачи идеальной системы автоматизации документооборота и формализуем их функции, учитывая при этом различные типы документов, с которыми приходится работать пользователям системы.

Подсистемы и их функции

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами носит несколько "академический" характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:

-             системы автоматизации делопроизводства;

-             архивы документов;

-             системы ввода документов и системы обработки образов документов;

-             системы управления стоимостью хранения документов;

-             системы маршрутизации документов;

-             системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Системы автоматизации делопроизводства

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации.

Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации "Положение о делопроизводстве". Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так, например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее. О конкретных решениях и программных продуктах для реализации данных функций мы поговорим в наших последующих публикациях.

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.

К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Системы ввода документов и системы обработки образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу программного обеспечения распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Системы управления стоимостью хранения документов

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами - накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более "дешевые" устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

Системы маршрутизации документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется "стихийно". Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу - определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем, поэтому мы уделили им некоторое внимание [20].

Система организационно-правовой документации, понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система плановой документации, общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система распорядительной документации, система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Система отчетной документации, документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия "предрешения"), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Система договорной документации, в процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Системы документации обеспечивающего типа, рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Вывод

В первом разделе дипломной работы были рассмотрены теоретические основы организации системы документационного обеспечения управления, основные понятия документооборота, роль документационного обеспечения управления в системе организации.

2. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории"

2.1 Общая характеристика Консерватории

Федеральное Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Астраханская государственная консерватория (Академия)" (Сокращенное наименование - ФГОУ ВПО АПК) (далее в тексте "Консерватория") создана в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 17.01.1969г. №38.

Консерватория является ведущим музыкальным вузом своеобразного полиэтнического региона Российской Федерации. География обучающихся в Консерватории обширна - от Белоруссии до Дальнего Востока. Многие ее выпускники работают не только на территории бывшего СССР, но и за рубежом: в Великобритании, Израиле, Канаде, США, Италии, Дании, странах бывшей Югославии; имеют почетные звания заслуженных артистов и деятелей искусства, получают самые престижные премии лауреатов международных конкурсов и фестивалей.

Творческий энтузиазм отличает Консерваторию с первых лет ее существования (первый выпуск консерватории состоялся в 1976 году). Преподаватели исполнительских кафедр постоянно выступают в Поволжье, на Кавказе, во многих городах России.

Творческие коллективы консерватории насыщают концертную жизнь города и заметно влияют на уровень концертной жизни Астрахани.

Симфонический оркестр, оркестр русских народных инструментов, оперная студия, ансамбли педагогов и студентов "Скиф", "Ната-бене трио", ансамбли скрипачей и альтистов приобрели международную известность.

Консерватория выступает также как научный и научно-методический центр региона: проводятся всероссийские и международные научные конференции, посвященные проблемам искусствоведения и гуманитарного образования, методические семинары, традиционные Олимпиады и конкурсы-студентов музыкальных училищ.

Преподаватели консерватории выступают с докладами на международных симпозиумах, конгрессах, конференциях в нашей стране и за рубежом.

Консерватория имеет право:

-       на реализацию образовательных программ среднего, высшего, послевузовского, дополнительного профессионального образования, а также дополнительного образования в соответствии с законодательством Российской Федерации с момента получения лицензии на право ведения образовательной деятельности. Консерватория приобретает право на выдачу документов об образовании государственного образца своим выпускникам после получения в установленном порядке государственной аккредитации;

-       осуществлять функции заказчика - застройщика строительных и ремонтно-строительных работ в соответствии с законодательством Российской Федерации по объектам Консерватории;

-       создавать филиалы, а также открывать представительства и ликвидировать их в соответствии с законодательством Российской Федерации;

-       утверждать положения о филиалах, представительствах, назначать их руководителей;

-       в соответствии с законодательством Российской Федерации участвовать в работе ассоциаций, союзов и иных организаций в Российской Федерации и за рубежом;

-       определять структуру и штатное расписание, устанавливать заработную плату работникам Консерватории, в том числе надбавки и доплаты к должностным окладам, порядок и размер их премирования;

-       устанавливать для своих работников дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и применять иные социальные льготы в соответствии с законодательством Российской Федерации:

-       самостоятельно планировать свою деятельность и определять перспективы развития;

-       использовать на договорных началах объекты интеллектуальной собственности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

-       заключать договоры с юридическими и физическими лицами, не противоречащие целям и предмету деятельности Консерватории. Консерватория свободна в выборе предмета и содержания договоров, любых форм хозяйственных взаимоотношений, которые не противоречат законодательству Российской Федерации и настоящему уставу;

-       осуществлять функции государственного заказчика по размещению заказов на закупку товаров, работ и услуг для государственных нужд, необходимых для хозяйственной деятельности Консерватории;

-       в соответствии с законодательством Российской Федерации приобретать, арендовать или брать на прокат имущество, необходимое для обеспечения деятельности Консерватории в порядке и Случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

-       получать добровольные имущественные взносы, безвозмездные пожертвования, дары от отечественных и зарубежных юридических и физических лиц, международных организаций, средства, переданные по завещанию;

-       осуществлять внешнеэкономическую деятельность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

-       определять и обеспечивать необходимый режим содержания и использования занимаемых Консерваторией зданий и сооружений.

-       осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации [31].

2.2 Задачи, функции и структура "Астраханской государственной консерватории"

Консерватория является образовательным учреждением высшего профессионального образования. Официальное наименование Консерватории на английском языке - Astrakhan State Conservatoire.

Предметом и целями деятельности Консерватории являются:

-       удовлетворение потребности личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего, послевузовского профессионального, а также дополнительного профессионального образования в области музыкального искусства;

-       удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно-педагогических кадрах высшей квалификации (аспирантура, соискательство, докторантура) [31].

В соответствии с целями и предметом деятельности Консерватория осуществляет следующие основные виды деятельности:

-       на основе государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования разрабатывает и осуществляет основные и дополнительные образовательные программы в сфере высшего и дополнительного профессионального образования;

-       разрабатывает и реализует программы послевузовского профессионального образования;

-       формирует контингент студентов в пределах заданий (контрольных цифр), установленных Федеральным агентством по культуре и кинематографии, и численности, указанной в лицензии;

-       организует учебную практику и стажировку студентов и слушателей в объеме и в срок, определяемый учебными планами и программами;

-       издает научные труды, учебники, учебные пособия и другую учебно-методическую и нотную литературу;

-       обеспечивает необходимый режим содержания и использования занимаемых Консерваторией зданий и сооружений, меры охраны и противопожарной безопасности;

-       осуществляет сохранение библиотечных фондов, предметов искусства и реквизита Консерватории, закрепленных за ней на праве оперативного управления;

-       создает творческие коллективы по актуальным направлениям творческой, учебно-методической, научной деятельности, соответствующим целям и предмету деятельности, из числа штатных сотрудников и обучающихся Консерватории;

-       проводит творческие смотры и конкурсы для детей и юношества;

-       осуществляет повышение квалификации работников, организует их стажировки, а также проводит мастер-классы ведущих мастеров и деятелей искусств для студентов и работников Консерватории;

-       осуществляет международное сотрудничество по направлениям, соответствующим профилю деятельности Консерватории, устанавливает творческие и научные контакты;

-       организует, проводит и принимает участие в творческих смотрах, конкурсах, фестивалях, как в Российской Федерации, так и за рубежом в рамках целей и предмета деятельности Консерватории;

-       осуществляет постановку спектаклей и исполнение концертных программ, созданных в целях осуществления учебного процесса;

-       проводит симпозиумы, конференции, семинары, исследования, лекции, в том числе с участием иностранных юридических и физических лиц в Российской Федерации, принимает участие в симпозиумах, конференциях, семинарах, проводимых за рубежом;

-       обеспечивает деятельность диссертационного совета;

-       создает видео-, аудио - и мультимедийную продукцию, изготавливает реквизит, предметы бутафории, декорации (мягкие и жесткие), одежду для сцены, театральные и концертные костюмы, постижерские изделия для обеспечения образовательной, художественно-творческой деятельности [31].

Консерватория согласно имеющейся лицензии реализует следующие образовательные программы по специальностям в области музыкального искусства;

-       высшего профессионального образования;

-       послевузовского профессионального образования;

-       дополнительного профессионального образования;

-       дополнительного образования.

Основными задачами Консерватории являются развитие наук и искусства посредством научных исследований и художественно-творческой деятельности научно-педагогических работников и обучающихся, подготовка научно-педагогических работников высшей квалификации. Художественно-творческая деятельность направлена на формирование творческих индивидуальностей студентов [31].

Консерватория участвует в выполнении международных программ и проектов, связанных с ее профилем. Научные работники и профессорско-преподавательский состав принимают участие в международных конференциях, конкурсах, концертах, фестивалях, симпозиумах, выступая на них с докладами, сообщениями, концертными программами. Консерватория осуществляет международный обмен делегациями профессорско-преподавательского состава и студентов с целью развития международных контактов, укрепления профессиональных связей, в установленном порядке осуществляет международный обмен научными и нотными изданиями.

Консерватория находится в ведении Федерального агентства по культуре и кинематографии в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 5 января 2005 г. № 5-р.

Федеральное агентство по культуре и кинематографии в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации осуществляет полномочия главного распорядителя средств федерального бюджета, в том числе доводит до Консерватории лимиты бюджетных обязательств, оформляет Консерватории разрешение на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, утверждает ее смету доходов и расходов, вносит в нее изменения, а также осуществляет контроль целевого использования средств федерального бюджета, предоставления отчетности, выполнения заданий по предоставлению государственных услуг.

Художественно-творческая и научная деятельность в Консерватории осуществляется преподавателями, научными работниками, обучающимися, аспирантами и докторантами в соответствии с законодательством Российской Федерации в области образования, науки, культуры и искусства.

Преподавательский состав: всего преподавателей - 67 человек, докторов наук - 2 человек (2.99%), кандидатов наук - 11 человек (16.42%), профессоров - 21 человек (31.34%), Доцентов - 24 человек (35.82%), женщин - 42 человек (62.69%), преподавателей до 30 лет - 5 человек (7.46%), преподавателей от 30 до 39 лет - 6 человек (8.96%), преподавателей от 40 до 49 лет - 9 человек (13.43%), преподавателей от 50 до 59 лет - 27 человек (40.3%), преподавателей от 60 до 65 лет - 9 человек (13.43%), преподавателей старше 65 лет - 9 человек (16.42%).

Консерватория является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, вправе приобретать имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, имеет в оперативном управлении обособленное имущество, смету доходов и расходов, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также иные необходимые для ее деятельности печати и штампы, бланки, собственную символику.

Консерватория обладает исключительным правом использовать собственную символику (официальное наименование, товарный знак, эмблему и пр.) в рекламных и иных целях, в том числе коммерческих, на территории Российской Федерации и за рубежом, а также разрешать такое использование другим юридическим и физическим лицам на договорной основе в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Консерватория открывает в органах Федерального казначейства лицевые счета по учету средств федерального бюджета и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в валюте Российской Федерации, а также иные счета в соответствии с законодательством Российской Федерации [31].

Место нахождения Консерватории: г. Астрахань, ул. Советская, 23.

В состав Консерватории входят: факультеты; кафедры, секции, кабинеты; подразделения довузовской подготовки и другие структурные подразделения.

Организационная структура Консерватории представлена в соответствии с рисунком 2.

Общее руководство Консерваторией осуществляет выборный представительный орган - Ученый совет. В состав Ученого совета входят: ректор в качестве председателя Ученого совета, проректоры, а также по решению Ученого совета - деканы факультетов.

Рисунок 2 - Организационная структура Консерватории

В целях рассмотрения концептуальных вопросов развития и укрепления творческой, научной и материальной базы Консерватории на общественных началах создается Попечительский совет Консерватории, в состав которого входят выдающиеся деятели искусства, науки и культуры, представители государственных органов и деловых кругов. Положение о Попечительском совете и его персональный состав утверждается ректором и согласовывается с Федеральным агентством по культуре и кинематографии. В состав Попечительского совета в обязательном порядке включается представитель Федерального агентства по культуре и кинематографии.

Непосредственное управление деятельностью Консерватории осуществляет ректор, который: представляет Консерваторию во всех организациях и учреждениях; заключает договоры, выдает доверенности, открывает лицевые счета и счета в иностранной валюте, распоряжается финансовыми средствами, имуществом Консерватории; издает в пределах своих полномочий приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для всех сотрудников и обучающихся, осуществляет их поощрение и наложение взысканий; заключает (расторгает) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации срочные трудовые договоры с научно-педагогическими работниками, принимает на работу и увольняет других сотрудников Консерватории, определяет должностные обязанности всех работников и обучающихся Консерватории; назначает на должность проректоров; утверждает штатное расписание; утверждает положения о структурных подразделениях и назначает их руководителей; распределяет обязанности между проректорами и другими руководящими работниками; утверждает годовые планы научно-исследовательских работ; организует работу ректората [31].

В непосредственном подчинении ректора находятся: проректор по учебной работе, проректор по научной работе, проректор по творческой работе, проректор по административно-хозяйственной работе, секретарь, а также структурные подразделения, обеспечивающие административно управленческую работу в Консерватории (бухгалтерия, учебная часть, отдел кадров, отдел ДОУ).

Проректор по учебной работе и проректор по научной работе возглавляют работу профессорско-преподавательского состава по направлениям своей деятельности.

Факультет - структурное подразделение Консерватории, которое действует на основе соответствующего Положения, имеет в своей структуре кафедры, отделения, лаборатории, службы, осуществляет определенную образовательную политику, отвечает за целостность и координацию образовательной деятельности кафедр, отделений.

Органы управления факультета - деканат, возглавляемый деканом факультета.

Кафедра является основным структурным подразделением Консерватории, главным организатором учебной и воспитательной работы на факультете, несущим ответственность за качество профессиональной подготовки молодого специалиста, за соответствие содержания учебно-воспитательного процесса требованиям государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели, преподаватели, научные сотрудники. Возглавляет кафедру заведующий.

Проректор по административно-хозяйственной работе руководит работой административно-хозяйственной части (студенческим общежитием, хоз. частью); организует и проводит работу по рациональному использованию тепла, электроэнергии и воды; совместно с руководителями структурных подразделений Консерватории обеспечивает нормальные бытовые условия, порядок и санитарно-гигиеническое состояние во всех учебных, служебных и вспомогательных помещениях; руководит работами по благоустройству территорий, закрепленных за Консерваторией; организует мероприятия по обеспечению материалами, приборами, оборудованием, инвентарем для учебных, научных, хозяйственных и культурно-бытовых нужд; участвует в работе по рассмотрению проектов капитального ремонта зданий и сооружений и др.

Проректор по творческой работе организует досуговые студенческие мероприятия (концерты художественной самодеятельности, вечеринки и т.п.) в масштабах Консерватории; организует творческие конкурсы, фестивали; готовить к участию студентов в городских, краевых и региональных фестивалях и конкурсах культурно-массового направления; исполняет обязанности секретаря Совета по воспитательной работе и др.

Бухгалтерия осуществляет организацию бухгалтерского учета, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, организует учет поступающих денежных, материальных и основных средств, обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности, начисление заработной платы сотрудникам.

К основным функциям отдела кадров относятся: оформление, прием, перевод и увольнение работников, в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, штатным расписанием, приказами ректора; формирование личных дел работников Консерватории; заполнение и хранение трудовых книжек; ведение учета предоставления и оформление документов по очередным отпускам; осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; работа по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами.

К основным функциональным обязанностям учебной части относятся:

-       организация проведения учебного процесса в Консерватории и составляет расписание занятий и экзаменационных сессий: куда входит составление графика учебного процесса по всем специальностям и направлениям на учебный год, расчет объема нагрузки по каждой кафедре и Консерватории в целом, определение структуры и численности штатов профессорско-преподавательского состава;

-       ведение статистического учета контингента, обучающегося на всех факультетах и представляет формы отчетности в Министерство образования Российской Федерации и Астраханский областной комитет статистики.

К основным функциональным обязанностям секретаря относятся:

-       осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности ректора;

-       прием поступающей на рассмотрение ректора корреспонденции;

-       подготовка документов и материалов, необходимых для работы ректора;

-       по поручению ректора составление писем, запросов, других документов;

-       выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

-       организация проведения телефонных переговоров ректора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием телефонограмм;

-       выполнение отдельных служебных поручений ректора; обеспечение его рабочего места необходимыми канцелярскими принадлежностями;

-       создание условий, способствующих эффективной работе; печатание по указанию ректора служебных материалов;

-       организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников и т.д.

Отдел ДОУ осуществляет:

-       регистрацию документов и учетно-справочную работу по ним;

-       консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

-       организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу поступающих документов;

-       осуществления контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;

-       контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки (обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по данным вопросам);

-       разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

-       организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам студентов;

-       осуществление контроля за правильностью оформления документов;

-       консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела ДОУ.

Как видно из анализа организационной структуры в Консерватории имеется специальное структурное подразделение, выполняющее работы по документационному обеспечению управлению - отдел ДОУ (Канцелярия). Кроме, данного отдела работа с документами выполняется секретарем руководителя и сотрудниками структурных подразделений по направлению их деятельности.

2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы

Консерватория осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, Законом Российской Федерации от 10.07.92г. № 3366-1 "Об образовании" [5], Федеральным законом от 22.08.96 № 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" [6], Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18.10.2000 № 796, Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №300, приказов Минобразования России от 12.11.1999 № 864, от 10.11.2002 № 3906, другими федеральными законами, нормативными актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Консерватории от 18.12.2006г. (фрагмент Устава Консерватории приведен в Приложении А), а также правилами внутреннего учебного распорядка.

Деятельность Консерватории по реализации образовательных программ высшего, послевузовского, дополнительного профессионального и дополнительного образования регулируется приказами ректора, распоряжениями Ученого совета, а также разными видами локальных актов, которые рассматриваются и принимаются Общим собранием (конференцией) или Ученым советом Консерватории и утверждаются ректором, а именно:

-       Положение о порядке избрания членов Ученого совета Консерватории;

-       Положение о Попечительском совете;

-       Положение об Общем собрании (конференции) научно - педагогических и представителей других категории работников и обучающихся:

-       Правила внутреннего распорядка;

-       Коллективный договор между администрацией и сотрудниками Консерватории;

-       Порядок выдвижения кандидатур на должность ректора;

-       Положение о процедуре проведения выборов ректора;

-       Положение о процедуре проведения выборов декана факультета;

-       Положение о процедуре проведения выборов заведующего кафедрой;

-       Положение о статусе и функциях структурного подразделения;

-       Положение о кафедре;

-       Положение о деканате:

-       Положение об аспирантуре:

-       Правила приема студентов в Консерваторию;

-       Положение о приемной, предметных экзаменационных и апелляционной комиссиях;

-       Положение об аттестационной комиссии;

-       Положение о проведении текущего контроля успеваемости и полусеместровая аттестации обучающихся в Консерватории;

-       Положение о порядке отчисления, перевода и восстановления обучающихся Консерватории:

-       Правила перевода студентов Консерватории в другие и из других государственных и негосударственных образовательных учреждений;

-       Порядок перевода студентов Консерватории с платного на бесплатное (бюджетное) обучение;

-       Положение о порядке реализации программ высшего образования в сокращенные сроки;

-       Положение о профессиональной практике студентов;

-       Положение об итоговой аттестации выпускников Консерватории;

-       Положение о порядке назначения и выплаты стипендий и пособий студентам Консерватории;

-       Положение о надбавках, премиях и других формах материального поощрения работникам Консерватории;

-       Порядок наложения дисциплинарных взысканий на обучающихся и сотрудников Консерватории;

-       Правила проживания в общежитии;

-       Положение о порядке предоставления Консерваторией платных услуг, в том числе образовательных:

-       Положение о предоставлении педагогическим работникам Консерватории длительного (сроком до 1 года) отпуска;

-       Положение о порядке формирования и использования внебюджетных средств Консерватории;

-       Положение об организации учебной работы Консерватории и другие.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы по личному составу составляются в соответствии с "Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", введенным в действие постановлением Госкомстата России № 1 от 01.05.2004г. (образец документа по личному составу представлен в Приложении Б).

Трудовые книжки на работников ведутся в соответствии с требованиями: Трудового кодекса РФ, постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", приказа Минфина России от 22.12.2003г. № 117и "О трудовых книжках".

В деятельности Консерватории используются следующие классификаторы:

-       Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), закрепляющий перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации (утвержден Постановлением Госстандарта РФ №229 от 30 декабря 1993 года);

-       Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), используемый для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики. ОКПО является кодом вида деятельности организации;

-       Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД), 80-2 "Услуги в области образования", 80-30-11 "Услуги в области высшего профессионального образования";

-       Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) предназначен для: формирования информационных ресурсов регистров, реестров и кадастров, содержащих сведения о хозяйствующих субъектах; решения аналитических задач в области статистики, в системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом; обеспечения совместимости информационных систем, проведения автоматизированной обработки технико-экономической и социальной информации; анализа и прогнозирования социально - экономических процессов, разработки рекомендаций по регулированию экономики;

-       Общероссийский классификатор специальностей высшей научной классификации (ОКСВНК), создан как функциональная часть единого языка-посредника для автоматизированной обработки и обмена информацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерации с охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего образования при решении следующих задач: регулирования и планирования приема и выпуска специалистов в аспирантуру и докторантуру; статистического учета приема, выпуска и трудоустройства специалистов высшей научной квалификации; интеграции системы подготовки специалистов высшей научной квалификации Российской Федерации в соответствующие международные образовательные структуры; проведения международных статистических сопоставлений; статистического учета по линии ЮНЕСКО;

-       Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

-       Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН).

Кадровая документация (личная карточка работника, приказы по личному составу) Консерватории заполняется на основании таких общероссийских классификаторов как ОКУД, ОКПО.

В Консерватории используется следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

-       унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-       унифицированная система отчетно-статистической документации;

-       унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации;

-       унифицированная система документации по труду;

-       унифицированная система банковской документации.

Основным документом, регламентирующим работу по документационному обеспечению управлению, является примерная Инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Министерства образования РФ 24 июля 2000 г. № 2286.

Таким образом, собственной инструкции по делопроизводству в Консерватории нет.

Положения типовой Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в территориальных органах, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

Данная Инструкция по делопроизводству определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан. Положение Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

Правила и порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются специальными инструкциями.

Анализ законодательной, нормативной и методической базы показал, что обновление данных документов происходит систематически, так как в Консерватории имеется справочно-правовая система "КонсультантПлюс" и справочно-правовая система "Гарант". Однако, не разработана Инструкция по делопроизводству Консерватории.

2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования

 

В Консерватории ведется смешанная форма делопроизводства, при которой часть работ с документами выполняется централизованно отделом ДОУ, а часть сотрудниками структурных подразделений в соответствии с профилем работы.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Вся корреспонденция, поступающая в Консерваторию, принимается и регистрируется сотрудниками отдела ДОУ. В отделе ДОУ регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства Консерватории документация.

Протоколы совещаний у проректоров Консерватории регистрируются и хранятся в приемных проректоров.

Регистрация документов в отделе ДОУ осуществляется в журналах регистрации формы, которых представлены в соответствии с рисунками 3-5.

Рисунок 3 - Форма журнала регистрации входящих документов

Рисунок 4 - Форма журнала регистрации исходящих документов

Рисунок 5 - Форма журнала регистрации внутренних документов

Документы, не требующие визирования ректора (проректоров) университета и адресованные структурным подразделениям университета, направляются работником общего отдела непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в отделе ДОУ (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр.).

Анализ журналов регистрации позволил получить данные об объеме документооборота и представить их в таблице 1.

Как видно из таблицы 1 объем документооборота имеет тенденцию к небольшому, но стабильному увеличению, что связано с развитием эстетического воспитания и увеличению культурно-массовых мероприятий проводимых Консерваторией, развитием подведомственных учреждений культуры.

Таблица 1 - Объем документооборота за период с 2007г. по 2009г.

Наименование документа	Объем документооборота			Темпы роста, %
	2007год	2008год	2009год	в 2008 к 2007	в 2009 к 2008
Входящие	3245	3458	3566	107	103
Исходящие	2560	2658	2744	104	103
Внутренние	856	869	878	102	101
Итого в год:	6661	6985	7188	105	103
В среднем за месяц	555	582	599	105	103

Более наглядно представить данные об объеме документооборота можно с помощью гистограммы представленной в соответствии с рисунком 6.

Рисунок 6 - Динамика объема документооборота в период с 2007г. по 2009г.

 

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Консерватория издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора Консерватории в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы оформляются на бланке Консерватории и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Консерватории, по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Образец приказа Консерватории представлен в Приложении В.

Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируются главным бухгалтером.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Распоряжения - распорядительный документ, издаваемый проректорами Консерватории по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью (совещания, конференции и т.д.).

Организация контроля исполнения документов

Все поступающие на имя ректора Консерватории, в адрес Консерватории документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Согласно "Инструкции по делопроизводству" руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Консерватории, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.

Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес Консерватории возлагается на отдел ДОУ.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора Консерватории является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Консерватории (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Порядок снятия и выдачи копий документов

Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) Консерватории или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в Консерватории и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в отделе ДОУ. Копия документа воспроизводится полностью (бланк Консерватории, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов заверяются печатью.

Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета.

Печатью отдела кадров заверяются:

-       ксерокопии лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов).

-       копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников Консерватории: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов;

-       отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём Консерватории с заверением оттиском печати Консерватории.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел Консерватории составляется зав. отдела ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Консерватории. Фрагмент номенклатуры дел Консерватории представлен в Приложении Г.

Номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором.

В номенклатуру дел Консерватории включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, различного рода карточки и т.д.

Дела в Консерватории формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляются зав. канцелярией и архивом Консерватории.

С момента заведения и до передачи в архив Консерватории дела хранятся по месту их формирования.

Однако, данное требование Инструкции по делопроизводству не всегда выполняется.

В соответствии с существующими требованиями номенклатура дел или выписка из нее должны помещаться на внутренней стороне шкафа". Анализ показал, что данное требование не выполняется.

В архив Консерватории передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

В своей деятельности архив Консерватории руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве Консерватории. Ответственность за работу архива выполняет специалист отдела ДОУ.

Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения.

2.5 Анализ документопотоков в "Астраханской государственной консерватории"

 

Организация документооборота

Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Управление документопотоками осуществляется с помощью традиционной информационно-поисковой системы. Подсчет объема документов, анализ документооборота и мониторинг исполнительской дисциплины ведутся на основе регистрационных форм.

Передача документов осуществляется почтовой, курьерской связью, по каналам телекоммуникационной и факсимильной связи.

Порядок обработки поступающих документов

Все документы поступают в отдел ДОУ, где производится их первичная обработка, сортировка и регистрация. После регистрации часть документов передается ректору, проректорам, а часть поступает непосредственно в структурные подразделения Консерватории.

Получив документы для исполнения, работник должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками отдела ДОУ (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание).

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.

Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников отдела ДОУ.

Оперограмма движения входящей корреспонденции, не требующей ответного документа, представлена в соответствии с рисунком 7.

Рисунок 7 - Оперограмма движения входящий корреспонденции

На рисунке пунктирной линией обозначена часть маршрута входящего документа, адресованного непосредственно в адрес структурного подразделения или не требующего предварительного рассмотрения руководства.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Подготовленный проект документа передается через делопроизводителя или лично исполнителем соответствующему должностному лицу для подписания. Подписанный (при необходимости утвержденный) документ передают в отдел ДОУ, где ему присваивают исходящий регистрационный индекс и передают по назначению.

Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в отделе ДОУ и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города - делопроизводителем отдела ДОУ через отделение почтовой связи.

Оперограмма движения исходящего документа представлена в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8 - Оперограмма движения исходящего документа

Из оперограммы видно, что в случае неправильного оформления документ может возвращаться на доработку. Такой возврат может быть неоднократным, что не может не сказаться на скорости исполнения документа.

Обработка внутренних документов в Консерватории включает: составление проекта документа; согласование (визирование); регистрацию.

Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела Консерватории.

Внутренние документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования с руководителем структурного подразделения, ректором. В некоторых случаях производится согласование документов в юридическим отделом.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Оперограмма движения внутреннего распорядительного документа представлена в соответствии с рисунком 9.

Рисунок 9 - Оперограмма движения внутреннего документа

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.

В общем, весь поток информации в Консерватории исходя основной задачи данного учреждения - образовательная деятельность может быть представлен диаграммой в соответствии с рисунком 10.

Рисунок 10 - Общая контекстная диаграмма движения информационных потоков.

Следующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) образовательной деятельности на вышестоящей диаграмме в соответствии с рисунком 11.

Рисунок 11 - Декомпозиция движения информационных потоков при процессе обучения

Состав документов определяется содержанием основной деятельности организации. Так в учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по системе образования - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются экзаменационные и зачетные ведомости, списки обучающихся, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2.6 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения объекта исследования

В Консерватории имеется более 20 рабочих мест оснащенных персональными компьютерами. Все компьютеры объединены в локальную вычислительную сеть. Локальная сеть построена по смешанной топологии.

Технические характеристики средств автоматизации Консерватории близки к представленным ниже:

-       процессор Intel Pentium - 4 3000C (800MHz bus);

-       материнская плата Albatron PX865PE Pro II;

-       оперативная памятьDDR 2х512Mb (pс-3200) 200MHz/400Mbps Samsung Original;

-       накопитель на ЖМД120.0 Gb Seagate Baracuda ST3120022А (7200);

-       накопитель на ГМД 1,44 Мб Mitsumi Black;

-       накопитель Combo DVD/CD-RWToshiba SD-R1312 Black;

-       видеокарта Connect3D Radeon 9800 Pro;

-       сетевой контроллер 3Com® OfficeConnect®: 10/100/1000, интегрирован на материнской плате;

-       клавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS;

-       монитор 17 LG "Flatron F700B" LR MPRII TCO'99 NI D OSD.

Периферийное оборудование:

-       Hp Laserjet 1300, Lpt/Usb2.0;

-       Hp Scanjet 3970, Usb 2.0 /Ccd 2400*2400 /48/12 /Слайд-Адаптер.

Однако не все персональные компьютеры имеют столь высокие технические характеристики, небольшая часть - достаточно старая техника, не удовлетворяющая современным требованиям.

Программное обеспечение Консерватории

На все персональные компьютеры установлены:

-       операционная система Windows XP;

-       интегрированный пакет Microsoft Office;

-       программа Антивирус Касперского Personal, используемая для постоянного контроля над всеми потенциальными источниками проникновения вредоносных программ - электронной почтой, Интернетом, внешними носителями информации.

Из специализированного программного обеспечения в Консерватории используется:

-       справочно-правовая система "Гарант";

-       справочно-правовая система "КонсультантПлюс";

-       программное обеспечение "ПАРУС", используемое в отделе кадров и бухгалтерии. Система "ПАРУС" обеспечивает решение следующих задач: организацию труда и заработной платы; ведение часовых тарифных сеток; аттестация и паспортизация рабочих мест; формирование статистических и аналитических отчетов по труду и заработной плате; разработка систем материальной мотивации персонала; расчет заработной платы; ведение табеля учета рабочего времени; учет листков нетрудоспособности и др.

Следует отметить, что сотрудники Консерватории достаточно квалифицированно используют возможности офисного пакета. Так при составлении всех документов используется текстовый редактор MS Word. Табличный процессор MS Excel используется не только для выполнения дополнительных расчетов сотрудниками бухгалтерии, но и учебной частью для распределения нагрузки преподавателей, сотрудниками кафедр для выполнения расчетов по учебной деятельности, отделом кадров для составления штатного расписания. Фрагмент окна штатного расписания представлен в соответствии с рисунком 12.

Рисунок 12 - Фрагмент электронного штатного расписания

Однако возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются, нет и специализированного программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, можно сделать вывод, что в полном объеме возможности персонального компьютера для организации работы с документами не используются.

 

Вывод

Проведенный анализ позволил сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на достаточно хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки:

-      большие потери времени на согласование и визирование документа;

-      отсутствует Инструкция по делопроизводству;

-      затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества;

-      возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются;

-      имеются недостатки в текущем хранении документов;

-      использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии;

-      специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства необходимо разработать документ, позволяющий регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является "Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Все остальные выше перечисленные недостатки можно решить путем автоматизации делопроизводства и документооборота. Для этого необходимо выбрать соответствующее программное обеспечение. Учитывая, что Консерватория является высшим учебным заведением со своей свойственной только учебным заведениям организацией делопроизводства считается целесообразным рассмотреть вопрос об использовании специализированного программного обеспечения для вузов.

3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами

Система делопроизводства в любой фирме, организации описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т.п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования учреждения. Поэтому первым этапом совершенствования делопроизводства в Консерватории, как и в любом другом учреждении должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в Консерватории предлагается разработать такой документ как "Инструкция по делопроизводству".

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства.

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления [19]:

-      создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

-      образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

-      упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

-      установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

-      разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

-      создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Назначением инструкции по делопроизводству является установление единого порядка работы с документами в Консерватории. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для данного учреждения. Другими словами можно сказать, что Инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Основой для составления Инструкции по делопроизводству может служить Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной, положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

-      сбор и анализ материала;

-      разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

-      внедрение инструкции в организации.

Как правило, основными разделами Инструкции являются "Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами". Предваряет инструкцию раздел "Общие положения", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся: назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Также здесь отмечается, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В данном разделе перечисляются те нормативные документы, которые применяются наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

В раздел "Документирование управленческой деятельности" целесообразно включить следующие подразделы:

-      общие требования к документам;

-      бланки документов;

-      оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

-      особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

-      правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

-      подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

-      подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

-      подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

-      составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

-      ведение деловой переписки;

-      составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

-      подготовка и оформление договоров.

Раздел "Организация работы с документами" должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.

В разделе "Организация работы с документами" также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

-      образцы бланков документов;

-      образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

-      перечень нерегистрируемых документов;

-      перечень утверждаемых документов;

-      перечень документов, заверяемых печатью организации;

-      формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

-      форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Разработанный и предлагаемый к использованию фрагмент проекта Инструкции по делопроизводству Консерватории представлен в Приложении Д.

3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов

Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов вуза является их унификация. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.

Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной организации или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.

Стандартизация и унификация управленческих документов вуза позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов являются [27]:

-      рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

-      сокращение документопотоков;

-      повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при соблюдении установленных единых правил создания документации и соответствия ее государственным стандартам [27].

К основным этапам работы по унификации и стандартизации в высшем учебном заведении относятся:

-      установление круга документов, циркулирующих в вузе;

-      стандартизация форм и текстов документов;

-      трафаретизация форм и текстов документов.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов, типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо (записка).

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Это прямой эффект. Имеет место и косвенный эффект за счет совершенствования системы управления вузом, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.

Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой.

Так, стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162х229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (210 х 297 мм) с фальцовкой пополам [10].

Применение конвертов с окнами исключает написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда специалистов, печатающих в условиях большого объема переписки. Применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем.

Примером унификации могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организации имеют право по мере необходимости вносить дополнительные реквизиты. Типовые унифицированные первичные документы изготавливаются централизованно, большими тиражами. Это обеспечивает их единство не только по содержанию, но и по форме. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Разработанная электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации представляет собой перечень файлов, которые содержат программное обеспечение и инструкцию пользователя. Следует также отметить, что электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации является одним из элементов автоматизации составления отчетности в вузе.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и должны использоваться всеми организациями (в том числе и высшими учебными заведениями). Они утверждаются постановлениями Госкомстата РФ, согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах" [15].

Электронная форма унифицированной формы приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику представлена в соответствии с рисунком 13.

Как видно из рисунка, часть реквизитов в данной форме уже заполнено, чтобы сократить время на составление документа.

Практика показывает, что деловая переписка - в отличие от бытовой - однообразна. Чтение однообразных деловых писем не только не утомляет получателя, но и экономит его время, помогает быстро и оперативно решать вопросы.

Вот почему в настоящее время актуально проводить унификацию (трафаретизацию) административной переписки, используя при этом межотраслевые унифицированные типовые формы документов.

Рисунок 13 - Электронная форма унифицированного документа

Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов имеют ряд особенностей [27]:

-      единообразие требований для всех органов управления, обеспечивающих возможность автоматизированной обработки одного и того же документа в нескольких вычислительных центрах;

-      стабильность требований к структуре документов, позволяющих избавиться от частых перестроек программ их обработки;

-      регистрация изменений требований к документам и строгий порядок оповещения об этих изменениях, позволяющих пользователям знать заранее о предстоящих изменениях в документальном хозяйстве;

-      надзор за соблюдением требований стандартов как средство борьбы с "творческим подходом" к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.

Большое значение в унификации и стандартизации как форм, так и текстов документов имеет использование шаблонов и типовых фраз.

Шаблон (трафарет) - это документ, содержащий заранее подготовленный типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом [27]. Такие тексты для типовых управленческих ситуации, подготовленные один раз и записанные на компьютеры всех лиц, занимающихся составлением документов, значительно ускоряют процесс подготовки документов и позволяют сосредоточиться на содержании. На основании вышеизложенного, в Консерватории предлагается разработать электронные формы документов, одна из которых приведена в Приложении Ж.

При подготовке на компьютере типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, создав письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и обращения и соединив со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием (например, разного рода уведомления, приглашения принять участие в конференции и т.п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов [27].

Степень трафаретизации может быть различной: целый документ, его часть или даже только абзац, предложение. Трафаретизация облегчает документирование и восприятие информации.

Типовые тексты позволяют экономить до 50-75% времени составителя. И при этом стопроцентная гарантия, что ничего не будет пропущено. Трафаретизация необходима и для того, чтобы можно было легче и оперативнее вводить информацию с документа в ЭВМ и в дальнейшем при необходимости быстро находить ее.

Трафаретные тексты и формы документов вводятся в действие приказом ректора Консерватории. Трафаретные тексты используют следующим образом:

-      исполнитель имеет сборник трафаретов (при подготовке документа он находит в сборнике нужный вариант и заполняет бланк с указанием номера текста и вставок);

-      у исполнителя есть трафаретные тексты (он от руки или на ЭВМ делает вставки).

Трафаретизация не только позволит повысить производительность труда исполнителей, но и будет способствовать повышению культуры делопроизводства Консерватории.

3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории

На рынке образования сегодня сложилась парадоксальная ситуация: являясь средоточием интеллектуальных ресурсов страны, высшие учебные заведения остаются наименее автоматизированной отраслью. Автоматизация систем управления в большинстве вузов носит лоскутный характер и, в лучшем случае, ограничивается установкой бухгалтерской и складской учетной программ.

Но это не столько вина, сколько беда вузов. Существующие на рынке программные продукты, как правило, слабо учитывают ярко выраженную отраслевую специфику рынка образования. К тому же из-за нехватки ресурсов проекты комплексной автоматизации в вузах зачастую тормозятся и не доводятся до конца. Некоторые вузы идут по пути создания собственных разработок силами специалистов IT-подразделений, что позволяет создавать решения, учитывающие особенности бизнес-процессов конкретного вуза. Но плюсы такого подхода очень часто полностью нивелируются большой зависимостью от команды программистов [15].

Между тем процесс комплексной автоматизации управления вузом (причем, в первую очередь, его основной деятельности - управления учебным процессом) - не дань моде на информационные технологии, а насущная необходимость.

Вузы сегодня работают в условиях жесткой конкуренции, более того - вынуждены каждый день подтверждать свою востребованность на рынке образовательных услуг и финансовую состоятельность. Следовательно, они должны подходить к вопросам управления как полноценные бизнес-единицы, в т. ч. - в плане управленческого инструментария.

Исходя из выше изложенного и рассмотрев порядок и технологию работы с документами в Консерватории было внесено предложений по автоматизации наиболее "громоздкой" части делопроизводственного процесса.

В целях автоматизации, рассмотрев имеющееся в настоящее время, на рынке программное обеспечение, был сделан выбор в пользу автоматизированной информационной системы "Деканат".

Автоматизированная информационная система "Деканат" (далее АИС "Деканат") предназначена для автоматизации работы деканатов ВУЗа. Система рассчитана на сетевое взаимодействие всех факультетов с единой базой данных, расположенной на сервере ВУЗа. Основные возможности программы: ввод учебного плана, личная карточка студента, экзаменационно-зачётная ведомость, учёт пропусков студентов и т.д.

Основные возможности программы [32]:

-      ведение учебных планов;

-      личная карточка студента;

-      заявки на учебные поручения;

-      выписки из учебного плана;

-      график учебного процесса;

-      экзаменационная ведомость;

-      промежуточная аттестация;

-      сводные ведомости;

-      перевод студентов на следующий курс;

-      численный состав групп;

-      количество студентов;

-      материальная помощь;

-      оплата;

-      пропуски;

-      трудоустройство;

-      различные виды списков;

-      полная совместимость с АИС "Абитуриент".

Реализация серверной части предполагается на свободно распространяемом программном обеспечении MySQL SERVER. Вся введенная информация сохраняется на сервере и доступна через клиентские места через протокол TCP/IP.

3.4 Практическое использование АИС "Деканат"

В основе всего учебного процесса лежит учебный план, который позволяет практически полностью описать учебный процесс от первого дня учебы в вузе до получения диплома.

Учебный план - документ, определяющий состав учебных предметов, изучаемых в учебном заведении, их распределение по годам обучения, недельное и годовое количество времени, отводимое на предмет.

Когда студент поступает в высшее учебное заведение, он выбирает определенную специальность, имеющую свой набор дисциплин. При этом для разных специальностей может предусматриваться различное число часов, отводимых на аудиторную и самостоятельную работы по одной и той же дисциплине.

Учебный план обязан содержать в себе:

-      график учебного процесса;

-      сводные данные по бюджету времени (в неделях);

-      информацию о производственной и пр. практиках;

-      информацию о дипломных, курсовых работах или проектах;

-      информацию о государственных экзаменах;

Учебный план дает основную информацию, необходимую для подготовки и составления расписания. Рабочие программы, описывающие дисциплину с содержательной точки зрения, академические справки и вкладыши к диплому, заявки кафедрам также основываются в первую очередь на учебном плане. Поэтому при составлении учебного плана особое внимание уделяется тому, что информация, хранящаяся в нем, будет использоваться и другими разделами информационной системы.

Для всех дисциплин предусматривается возможность разбиение аудиторных часов в первую очередь по семестрам [32].

Особое внимание здесь хотелось бы обратить на тот момент, что большая часть информации учебного плана не вводится, а вычисляется по уже введенным данным. Такой способ организации позволяет избежать избыточности данных, хранящихся в системе, и ошибок при вводе.

Введенная информация используется для печати учебных планов. Для этого в программе разработана функция, предварительного экранного просмотра учебного плана, который затем печатается на листе формата A3. Если нет соответствующего данному формату принтера, то возможно масштабирование до А4, посредством настройки принтера.

В программе учтено то, что получаемые планы имеют массу специфических деталей, без которых осуществление учебного процесса было бы сложнее. Причем одни и те же данные могут обрабатываться по-разному в зависимости от контекста.

Одним из плюсов использования системы является то, что все планы имеют одинаковое оформление и набор условных обозначений.

Прежде чем вводит новый учебный план, необходимо в справочник внести группу, для которой будет создаваться учебный план. Для этого существует справочник "Группы", в котором выбирается специальность для которой формируется план.

После ввода новой группа, для нее составляется учебный план с помощью меню программы пункт Отчеты/Учебные планы.

Работу начинают с заполнения первой страницы, последовательно вводя шифр и названия блоков дисциплин и их приоритеты. Для этого из выпадающего списка выбирается шифр и соответствующее шифру название блока дисциплин. Эти данные сверяются с данными стандартного учебного плана специальности.

Программой предусмотрена возможность оформления заявок на учебные поручения, для чего предназначен пункт меню Отчеты/Учебные планы/Заявка на учебные поручения.

Кроме того, имеется возможность сформировать выписку из учебного плана, которая в готовом виде выглядит так как представлено в соответствии с рисунком 14.

Рисунок 14 - Выписка из учебного плана

Выписка из учебного плана - это документ, составленный для информирования студентов определенной специальности о наборе дисциплин, изучаемых ими на том или ином курсе. Помимо перечня дисциплин документ содержит информацию о преподавателе, форме аттестации и количестве часов, отведенных на каждую дисциплину. Информация в документ собирается системой. Пользователь может ее лишь просматривать и в случае необходимости распечатать данный документ.

Помимо выписки из учебного плана программа позволяет получить информацию по графику учебного процесса, который аккумулируется системой автоматически. Пользователь может лишь просматривать его. При необходимости "График учебного процесса" можно экспортировать в Excel. Для этого на панели инструментов есть специально предназначенная пиктограмма.

При работе со студентами прежде всего предусмотрено заполнение анкеты студента.

Ввести студента в базу данных программы "Деканат" можно двумя способами. Первый: завести новую анкету и вводить все данные вручную. Второй: перенести часть сведений из программы "Абитуриент".

Если студент перевелся с другого ВУЗа, факультета или специальности, то заполняются вкладки Оценки и Академическая справка анкеты студента. В них заносится информация о уже имеющихся у студента оценках.

При открытии в уже сохраненной и заново открытой анкете вкладки "Оценки" отображаются все дисциплины, которые студент должен изучить во время обучения в ВУЗе. Эти данные берутся из учебного плана, заполненного на данную группу. А также в дальнейшем здесь можно будет посмотреть успеваемость студента на протяжении всей учебы в ВУЗе, включая государственные экзамены, темы курсовой и дипломной работы. Оценки заносятся автоматически при заполнении электронных экзаменационных ведомостей предусмотренных в программе.

Вид анкеты студента представлен в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 - Вид анкеты студента

Как видно из рисунка в анкете студента имеется большое число вкладок, каждая из которых имеет свое назначение и заполняется в случае необходимости. Так во вкладку "Академическая успеваемость" заносятся те дисциплины, которые изучал студент в другом ВУЗе, факультете или специальности в том случае, если они отсутствуют в учебном плане группы, в которой в данный момент обучается студент. Эти дисциплины в дальнейшем вносятся в диплом.

Если студент переводится на другую специальность, факультет в этом же ВУЗе или берет академический отпуск, то его анкета переносится в новую группу. Для этого предусмотрен простой механизм действий: достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки в любом месте вкладки "Специальность" и в появившемся окне выбрать пункт "Новая группа".

Все старые сведения исчезнут, и в данной вкладке вводится новая информация: регистрационный номер, данные приказа о зачислении, группа. Остальные данные во вкладках "Личные данные", "Образование", "Дополнительно" и "Экзамены" при переводе на новую специальность остаются прежними.

В дальнейшем, при открытии вкладки "Специальность" в анкете студента, предоставляется выбор: данные о какой группе нужно открыть.

В АИС "Деканат" предусмотрена печать различных бланков. Например, если необходимо распечатать документы на студента, то в анкете студента на вкладке "Специальность", "Зачисление" используется блок, представленный в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16 - Блок кнопок для печати бланков документов

Кнопка "Экзаменационный лист" используется для распечатки индивидуального экзаменационного листа в том случае, если студент сдает сессию досрочно. Для этого в окне "Семестр" достаточно указать семестр, за который необходимо распечатать экзаменационный лист. На бланке будет указана фамилия студента, группа и все дисциплины, которые изучаются в данном семестре. Список дисциплин берется из учебного плана, который к моменту печати, должен быть заполнен на данную группу.

Кнопка "Печать бланков" используется для распечатывания основных документов студента. При нажатии на нее появляется меню со списком бланков, которые можно просмотреть: "Академическая справка", "Диплом о неполном высшем образовании" и "Диплом о высшем образовании", представленное в соответствии с рисунком 17.

При нажатии в открывшемся меню любой строки, например "Академическая справка", появляется окно "Дополнительно", в котором уже указаны фамилия, имя студента (в родительном падеже) и стоит дата выдачи (которую можно изменить), а также в данном окне вводится регистрационный номер студента и подтверждается открытие кнопкой "Да".

При просмотре "Диплома о высшем образовании" в окне "Дополнительно" вводится номер диплома и дата решения аттестационной комиссии.

Рисунок 17 - Меню "Печать бланков"

Появляется заполненный бланк, в котором на данного студента указаны все имеющиеся сведения, взятые как из его личной анкеты, так и из заполненных экзаменационных ведомостей. Данные о приказах, о допуске студента к государственным экзаменам, защите ВКР и о выдаче диплома заполняются в следующем блоке в анкете студента на вкладке "Специальность", "Зачисление".

При отчислении студента в его анкете во вкладке указывается причина отчисления и данные приказа об отчислении.

После отчисления в анкете студента будут доступны только кнопки восстановления, а также печати бланков и личной карточки. В дальнейшем отчисленный студент будет фигурировать в списках группы, но строка с этим студентом будет выделена серым цветом, и данные в экзаменационной ведомости на этого студента сохраняться не будут.

При печати экзаменационных ведомостей фамилии отчисленных студентов в них вноситься не будут.

При восстановлении студента также указывается причина восстановления и данные приказа о восстановлении. Информация об отчислении и восстановлении студента заносятся в его личную карточку. После нажатия на кнопку "Восстановить" все кнопки в личной карточке студента становятся доступными.

После окончания ВУЗа сведения о трудоустройстве студента вносится в его анкету с указанием должности, и сохраняются с помощью специально предназначенной кнопки в этом же блоке.

В АИС "Деканат" можно сформировать экзаменационную ведомость. Для этого достаточно в системном меню выбрать пункт Отчеты/Сессия/Экзаменационная ведомость.

После того как преподаватель проставить аттестацию, данные об аттестации с печатного документа заносятся в электронный вид, форма которого представлена в соответствии с рисунком 18. Для просмотра сводной ведомости студентов в АИС "Деканат" существует раздел Отчеты, пункт Сессия.

Можно открыть как ведомости по определенным семестрам (в этом пункте в скобочках есть указание на это - (сем.)), так и общую сводную ведомость.

Для того чтобы открыть сводную ведомость по семестрам необходимо выбрать на панели инструментов в выпадающем списке номер группы.

Рисунок 18 - Вид "электронной экзаменационной ведомости"

Просмотр общей сводной ведомости происходит аналогично. На панели инструментов необходимо выбрать номер группы в выпадающем списке. В открывшемся окне появится список студентов данной группы, перечень всех дисциплин в алфавитном порядке, которые студент должен изучить за время обучения в ВУЗе, с указанием семестра, и оценок, уже полученных студентами. Эти данные берутся из заполненных экзаменационных ведомостей, а также из учебного плана данной группы автоматически. В конце таблицы подводятся итог, окно итоговой ведомости представлено в соответствии с рисунком 19.

Рисунок 19 - Окно сводной ведомости

В АИС "Деканат" предусмотрено большое количество отчетов.

Отчет "Количество студентов" - отражает список имеющихся специальностей данного факультета с указанием всех групп и количества студентов, обучающихся в них. Предварительный просмотр документа и печать осуществляется с помощью специально предназначенной кнопки на панели инструментов, специальная кнопка применяется и для передачи данных в Excel.

Отчет "Материальная помощь" показывает список студентов, обучающихся на бюджетной основе всех групп данного факультета, имеющих возможность получить материальную помощь в течение года. В таблице фамилии студентов и номера групп заполняются автоматически из списка всех студентов факультета, а данные о денежных выплатах по месяцам заносятся вручную. Суммы в столбцах "Итого за год" и "Остаток" считаются автоматически. Форма отчета "Материальная помощь" представлена в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20 - Отчет "Материальная помощь студентам"

Для внесения данных и просмотре сведений об оплате за обучение студентами, обучающимися на коммерческой основе, предназначен Отчет "Оплата". Данный отчет содержит список всех студентов выбранной группы, названия месяцев, а так же столбцы итого, контракт и остаток суммы за обучение, что представлено в соответствии с рисунком 21.

Рисунок 21 - Окно отчета "Оплата"

Для того чтобы ввести сумму, которую оплатил студент в данном месяце необходимо выделить ячейку напротив фамилии этого студента и ввести число. Столбец "Контракт" заполняется из блока "Оплата" в личной анкете студента. Суммы в столбцах "Итого" и "Остаток" считаются автоматически. Если студент заплатил сумму большую положенной, например, вперед за несколько лет обучения, то в столбце "Остаток" появляется значение со знаком минус, и это число потом заносится в таблицу "Оплата" на следующий год. Данные отчета "Оплата" с данными по предоплате за обучение представлены в соответствии с рисунком 22.

Рисунок 22 - Отчет с данными о предоплате студента

Для внесения данных и просмотре сведений о количестве пропущенных занятий студентами данного факультета существует отчет "Пропуски". Данный отчет отображает список всех студентов выбранной группы, а также столбцы с месяцами, в которые и вносится количество пропущенных занятий каждым студентом по уважительной и без уважительной причин.

Сведения о пропусках за каждое полугодие и за год считаются автоматически.

Окно отчета "Пропуски" представлено в соответствии с рисунком 23.

Рисунок 23 - Окно отчета "пропуски"

Если при нажатии на пункт меню "Пропуски" в дополнительном меню выбрать строчку "Пропуски годовой", то откроется сводная таблица по количеству пропущенных занятий по уважительной и без уважительной причин на все курсы всех специальностей данного факультета за год, а также общее количество пропусков по факультету в целом. Таблица заполняется автоматически и данные в ней изменить нельзя.

Если необходимо посмотреть сведения о трудоустройстве выпускников ВУЗа, то достаточно посмотреть отчет "Трудоустройство". Данный отчет содержит специальности данного факультета, количество полученных дипломов и трудоустройство по различным областям (армия, милиция или МЧС, государственные учреждения, образовательные учреждения и т.д.).

Данные берутся из заполненных анкет студентов, подсчитываются автоматически и изменить их в таблице нельзя.

Также можно посмотреть статистику трудоустройства по различным критериям. Например, всех студентов, обучавшихся на платной или бюджетной основе, а также женщин. Для этого необходимо на панели инструментов в выпадающем списке сделать соответствующий выбор. Окно выбора просмотра отчета "Трудоустройство" представлено в соответствии с рисунком 24.

Рисунок 24 - Окно выбора критерия отчета "Трудоустройство"

Сведения из отчета можно распечатать или использовать для передачи в Excel.

Коротко рассмотрев основные возможности АИС "Деканат" можно сделать вывод, что ее использование позволит значительно ускорить: процесс составления различных видов документов деканатов; получения справок по различным вопросам, касающимся учебной деятельности как профессорско-преподавательскому составу Консерватории, так и родителям и студентам.

Для поддержания в рабочем состоянии системы автоматизации и упрощения работы сотрудников особенно на первых этапах использования предлагаемой системы необходимо разработать такой документ как "Руководство пользователя", фрагмент проекта которого представлен в Приложении К.

Руководство пользователя (англ. user guide или user manual), руководство по эксплуатации, руководство оператора - документ, назначение которого - предоставить людям помощь в использовании некоторой системы. Документ входит в состав технической документации на систему и, как правило, подготавливается техническим писателем.

Большинство руководств пользователя помимо текстовых описаний содержит изображения. В случае программного обеспечения, в руководство обычно включаются снимки экрана, при описании аппаратуры - простые и понятные рисунки или фотографии. Используется стиль и язык, доступный предполагаемой аудитории, использование жаргона сокращается до минимума либо подробно объясняется.

Типичное руководство пользователя содержит:

1.      Аннотацию, в которой приводится краткое изложение содержимого документа и его назначение.

2.      Введение, содержащее ссылки на связанные документы и информацию о том, как лучше всего использовать данное руководство.

3.      Страницу содержания.

4.      Главы, описывающие, как использовать, по крайней мере, наиболее важные функции системы.

.        Глава, описывающая возможные проблемы и пути их решения.

.        Часто задаваемые вопросы и ответы на них.

.        Где ещё найти информацию по предмету, контактная информация.

.        Глоссарий и, в больших документах, предметный указатель.

Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы, как правило, нумеруются, с тем, чтобы на них можно было сослаться внутри документа или из другого документа. Нумерация также облегчает ссылки на части руководства, например, при общении пользователя со службой поддержки.

Структура и содержание документа Руководство пользователя автоматизированной системы регламентированы подразделом 3.4 документа РД 50-34.698-90. Структура и содержание документов Руководство оператора, Руководство программиста, Руководство системного программиста регламентированы ГОСТ 19.505-79, ГОСТ 19.504-79 и ГОСТ 19.503-79 соответственно.

Кроме руководства пользователя необходима и разработка такого документа как приказ о переходе на систему автоматизированного документооборота, проект которого представлен в Приложении Л.

3.5 Оценка экономической эффективности

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта в Консерватории.

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии при работе с документами.

Для расчёта были использованы данные объема документооборота одного из деканатов за апрель 2010 г. Всего в апреле 2010 г. было обработано 220 документов.

Экономия времени на один документ после проведения автоматизации составляет 0, 20ч.

Общее количество экономии времени в месяц составляет 44,00 ч. или около 5,5 рабочих дней (44,00/8) на трех сотрудников, т.е. на одного сотрудника составит около 2 рабочих дней. Основные показатели сравнительного анализа вариантов отражены в таблице 2.

Таблица 2 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед. измерения	Варианты		Результаты сравнения: повышение (+), понижение (-)
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	20	2

Произведем расчет оценки предложенных мероприятий.

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 3.

Таблица 3 - Исходные данные для расчета

Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	Базовый	Проектируемый вариант
			вариант
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	руб.	6000	6000
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн	22	20
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,4	0,4	Н	кВт	0,04	0,04
Действующий тариф на электроэнергию, руб. /кВт*ч	k	Руб. /кВт*ч	2,52	2,52
Число дней в году необходимое для работы на компьютере	В1	дн	249	247
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	249	247
Время работы специалиста за компьютером в течение раб. дня	Ч1	час	8	8
Кол-во часов использования освещения в течение раб. дня, час	Ч2	час	3	3
Балансовая стоимость оборудования	Кб	Руб.	12500	12500
Число машин, шт.	n	шт	1	1
Норма отч. на аморт. комп.	a1	%	10	10
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3
Годовой полезный фонд рабочего времени	ПФВР	час	2000	2000

Так как расчет осуществляется на основе существующей в Консерватории материальной базы, то сумма первоначальных вложений равна нулю (К=0).

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

1.         заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

2.         стоимость потребляемых энергоресурсов;

3.         расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться следующей формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ) (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы - базовый вариант:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 6000 * 22/22) = 98280,00 руб.

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дней):

ЗП = 1,365 * 12 * 6000 * 20/22 = 89345,45 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 8934,55 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂) (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб. /кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 22 дня:

Э = 2,52 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 3) = 2083,23 руб.

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 20 дней работы:

Э = 2,52 * (0,4 * 247 * 8 + 0,04 * 249 * 3) = 2067,11 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 16,13 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3):

С_АМ =  (3)

где К_б - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B_{1 -} число дней работы аппаратуры;

Ч_{1 -} количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в базисном варианте составит:

С_АМ =  = 1431,80 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

С_АМ =  = 1420,25 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 11,50 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С₁ = 98280,00 + 2083,23 + 1431,80 = 101794,98 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 89345,45 + 2067,11 + 1420,25 = 92832,81 руб.

Годовая экономия от использования, предлагаемого программного средства будет равна:

С1 - С2 = 101794,98 - 92832,81 = 8962,17 руб.

Таким образом, установка данного программного средства на 1 рабочее место может дать годовую экономию - 8962,17 рублей.

Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.

Помимо этого, внедряемый программный продукт способствует проявлению социального эффекта, который достигается за счет того, что система предоставляет такие возможности, как:

-      облегчение труда работников;

-      уменьшить суммарное время работы над документами;

-      отказаться от бумажных технологий.

 

Вывод

Использование автоматизированной системы делопроизводства и документооборота с использованием трафаретизации и унификации документов позволит реализовать новые возможности управления документооборотом Консерватории, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе.

Заключение

Информация выступает, сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

Согласно Федеральному закону "Об информации, информационных технологиях и защите информации" информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1].

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности [16].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9].

Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.

Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Использование информационных систем в организации делопроизводства и документооборота организаций стало просто средством оптимизации внутренних процессов, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация делопроизводства и документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

-       единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

-       создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

-       использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.

В результате выполнения дипломной работы на тему: "Компьютерные технологии в организации делопроизводства в Астраханской Государственной консерватории" была рассмотрены: терминологическая база выпускной квалификационной работы; основные аспекты организации работы с документами; законодательная и нормативно-методическая база современного делопроизводства; различные направления использования и преимущества компьютерных технологий в организации делопроизводства.

Был проведен анализ: основных направлений деятельности, функций и задач Астраханской Государственной Консерватории, ее месте в культурном мире Астраханской области и России; функциональный анализ структуры управления Консерватории; законодательной, нормативной и методической базы, регламентирующей работу Консерватории; ведения делопроизводства Консерватории (порядок и способы регистрации документов, формы журналов регистрации, порядок составления документов, организация контроля их исполнения, организация документов в делопроизводстве; информационных и документационных потоков; инфраструктуры Консерватории.

Изучение данных вопросов, позволило сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки: большие потери времени на согласование и визирование документа; отсутствует Инструкция по делопроизводству; затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества; возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются; имеются недостатки в текущем хранении документов; использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии; специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.

Все необходимые данные и показатели работы были получены путем проведения опроса и непосредственного участия в работе с документацией организации.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства была предложена разработка документа, позволяющего регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является "Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Для сокращения времени на составление отдельных видов документов и уменьшения числа ошибок в их оформлении предложены к использованию и разработаны электронные формы (шаблоны) документов. Раскрыта целесообразность их использования и преимущества работы с такими формами.

Для решения всех остальных вышеперечисленных недостатков была предложена к использованию автоматизированная информационная система "Деканат". Описаны этапы и необходимые работы по переходу на систему автоматизации, а в целях обеспечения перехода на систему АИС "Деканат" разработан проект приказа о введении в эксплуатацию данной системы.

Для обеспечения устойчивого функционирования и облегчения работы специалистов по работе с АИС "Деканат" разработан проект документа "Руководство пользователя по работе в АИС "Деканат".

Проведена оценка социальной и экономической эффективности от вносимых мероприятий по совершенствованию работы с документами. Вносимые на рассмотрение предложения по организации работы с документами в Консерватории позволят: создать единое информационное пространство данного учебного заведения; повысить эффективность делопроизводства и контроля, снизить трудоемкость работы; сократить время, затрачиваемое на составление различных видов документов; улучшить исполнительскую дисциплину; экономить время на всех этапах деятельности сотрудников; обеспечить коллективную работу с документами; сократить рутинные операции по заполнению документов, минимизировать вероятность ошибок; ускорить процесс создания и корректировки документов; облегчат поиск необходимой информации; что в конечном счете приведет к возрастанию оперативности работы с документами.

Список использованных источников

1.      Российская Федерация. Законы. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [федер. закон принят 27 июля 2006 г. № 149] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

2.      Российская Федерация. Законы. "Об электронной цифровой подписи" [федер. закон принят 10.01.2002 № 1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Российская Федерация. Законы. "О стандартизации" [федер. закон принят 10 июня 1993г. № 5154-1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Российская Федерация. Законы. "Об участии в международном информационном обмене" [федер. закон принят 04.07.1996г. № 85 (ред. от 29.06.2004г.)] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Российская Федерация. Законы. "Об образовании" [федер. закон принят 10.07.1992г. № 3366-1] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Российская Федерация. Законы. "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" [федер. закон принят 22.08.1996г. № 125-ФЗ] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Российская Федерация. Законы. "О государственной тайне" [федер. закон принят 21.07.1993г. № 5485-1 (ред. от 22.08.2004г.)] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1984 и утверждена приказом Главархива СССР № 33 от 25.05.1988г.

.        ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТАНДАРТ России, М.: 1998г.

.        ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - М.: ГОССТАНДАРТ России, 2003г.

.        ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" [принят постановлением Правительства 24.12.1998г. № 1268] // Информационно-справочная система "Гарант", версия 5.25 от 22.01.2010г.

.        ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" - М.: ГОССТАНДАРТ России, 1990 г.

.        ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительного хранения" - М.: ГОССТАНДАРТ России, 1989 г.

.        Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 01.05.2004 г. № 1 - М.: ГОССТАНДАРТ России, 2004 г.

.        Делопроизводство в образовательном учреждении. - М.: Образование в документах, 2006. - 188с.

.        Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на компьютере. - СПб.: Питер, 2006. - 240с.

.        Кирюхин, Ю.Г., Фионова, Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Часть1: учебное пособие. - Пенза: изд-во Пенз. Гос. Ун-та, 2006. - 144 с.

.        Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. - М.: изд-во "Знания", 2008 г., 459 с.

.        Охотников, А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Изд.2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: издательский центр "МарТ", 2005. - 304 с. - (Серия "Безупречные документы").

.        Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие для нач. проф. образования. - М.: Академия, 2007. - 288с.

.        Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: изд-во Инити, 2006 г., 400 с.

.        Гайфулина, М.В. Автоматизированные системы регистрации документов в компании [Текст] // Секретарское дело журнал - М., 2006. № 1. С.16-18

.        Кузнецова, Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами // Делопроизводство. - М., 2007. №4. С.10-15

.        Кузнецов, С.Л. Новое о законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году // Делопроизводство. - М.: Управление персоналом, 2006, №5, С.46-47

.        Кузнецов, Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // "Делопроизводство". - М.: Управление персоналом, 2007, №2. С.3-7

.        Кузнецов, С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. - М.: 2006. № 3, С.34-37

.        Панов, И.А. Применение унификации, стандартизации и трафаретизации управленческих документов в делопроизводстве вуза с использованием автоматизированных технологий // Секретарское дело. - М.: 2006, № 5. С.17-29

.        Сысоева, Л.А. Информационная система как средство создания единого внутри - и межкорпоративного информационного пространства // Секретарское дело - М., 2004. № 11. С.29-33

.        Сысоева, Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами. // Делопроизводство. - М., 2006. № 2. С.67 - 76.

.        Тронин, О.Д. Серьезное управление документами // Инфо-бизнес. - М.: 2008, №45, С.52 - 55

.        Устав Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Астраханская государственная консерватория" от 18.12.2006г.

.        Сайт http: \\ www.izone.ru/business/work/ais-dekanat. htm

Приложения

Приложение а

Приложение Б

Приказ по личному составу

Приложение В

Приложение Г

Фрагмент номенклатуры дел

Российская Федерация Министерство культуры Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)"

УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГОУ ВПО "Астраханская Государственная Консерватория (Академия) ____________________А.В. Мостыканов ________________________ 2009 год

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

г. Астрахань

01.    Отдел ДОУ

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Устав Астраханской Государственной консерватории. Свидетельство о государственной регистрации		Постоянно (Ст.37а)
01-02	Лицензия на образовательную деятельность		Постоянно
01-03	Свидетельство об аттестации образовательного учреждения		Постоянно
01-04	Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения		Постоянно
01-05	Контракт на право управления не жилым фондом, свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком		Постоянно (ст.1096)	На гос. хранение не передаются
01-06	Приказы ректора по основной деятельности и основания к ним (подлинники)		Постоянно (ст.17)
01-07	Коллективные договоры		Постоянно (ст.369) а
01-08	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год (ст.1074)	После замены новыми
01-09	Должностные инструкции		3 года (ст.56)	После замены
01-10	Журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции		3 года (ст.1066)
…	…

Приложение Д

Фрагмент проекта Инструкции по делопроизводству

УТВЕРЖДЕНА приказом ректора ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория" от 00.00.0000 № 00

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

"АСТРАХАНСКОЙ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ КОНСЕРВАТОРИИ (АКАДЕМИИ)"

Астрахань, 0000г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Астраханской государственной консерватории (Академии) (далее по тексту Консерватория) и составлена в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286.

1.2 Инструкция предусматривает:

-       порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

-       организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

-       порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

-       сосредоточение всей технической работы с документами в отделе ДОУ и других подразделениях.

1.3 Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в Консерватории осуществляет отдел ДОУ Консерватории.

Отдел ДОУ разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству, дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями Консерватории, проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

.4 Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства Консерватории.

.5 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (деканов, зав. кафедрами, начальников отделов и т.д.)

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

-       обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;

-       обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения Консерватории, должностным лицам и в иные организации;

-       докладывают руководству Консерватории о ходе выполнения данных им поручений;

-       обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив Консерватории;

-       принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

-       обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Консерватории возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

.7 Работники структурных подразделений

должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, отдел ДОУ и др.);

об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в отдел ДОУ.

.8 Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками Консерватории, допускается с разрешения руководства Консерватории.

.9 В подразделениях Консерватории, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

.10 Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой Консерватории, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

.11 При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив консерватории.

Приложение Ж

Электронная форма документа

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТРЕСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОЛНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)"

			Номер документа	Дата составления

ПРИКАЗ

о переводе студента Консерватории

Студента: ____________________________________________________

Фамилия, имя, отчество

Факультет ____________________________________________________

Курс: __________ группа: ________ форма обучения: _______________

Перевести на:

Факультет ____________________________________________________

Курс: __________ группа: ________ форма обучения: _______________

_____________________________________________________________

оформление договора

в связи с:

_____________________________________________________________

                                                        (указать причину)

Основание: ___________________________________________________

Ректор ___________________________

С приказом студент ознакомлен:___________________________________г.

Личная подпись                                       дата

Приложение К

Фрагмент проекта Руководства пользователя

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ФГОУ ВПО "Астраханской

Государственной консерватории

(Академии)"

__________

__. _______. 20__ г.

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ

АИС "Деканат"

г. Астрахань

1. Общие сведения о программе

Автоматизированная информационная система "Деканат" (далее АИС "Деканат") предназначена для автоматизации работы деканатов ВУЗа.

Основные возможности программы: ввод учебного плана, личная карточка студента, экзаменационно-зачётная ведомость, учёт пропусков студентов и т.д.

2. Запуск программы

Для запуска программы "Деканат" необходимо запустить файл deanery. exe, затем появится окно Авторизации:

После того как авторизация осуществлена, открывается главное окно программы "Деканат":

Оно состоит из следующих частей: главного меню, панели инструментов, рабочей области.

Панель инструментов содержит значки:

Соединить;

Отключить;

Создать нового;

Поиск.

Функции Соединить, Отключить предназначены для перехода из одного сеанса пользователя в другой. Применив функцию Отключить, появляется окно Авторизации, в котором необходимо ввести имя и пароль пользователя.

Функцией Поиск студента вызывается окно Поиск студента:

После ввода фамилии студента автоматически осуществляется его поиск в базе данных, а двойной щелчок по найденным данным позволяет вывести на экран анкету студента.

Назначение пунктов меню главного окна программы

Пункт меню Файл содержит функции соединения, отключения и выхода из программы.

Пункт меню Создать содержит разделы Студент и Поиск студента. Функцией Студент вызывается окно Анкета, в котором вводится личная информация о студенте.

Команды пункта меню Списки выводят списки студентов, занесенных в базу данных, по различным критериям.

Команды пункта меню Отчеты позволяют формировать отчеты различного вида, экзаменационные ведомости, приказы, вводить учебные платы, зачислять абитуриентов на первый курс и переводить студентов на последующие курсы.

В пункте меню Справочники содержится справочная информация о нумерации групп, кратких названиях кафедр и их принадлежности к факультету, о преподавателях, работающих там и о предметах, которые ведутся на данных кафедрах. Данные в этот раздел вводятся в первую очередь, так как информация из справочника может понадобиться уже в самом начале работы с программой.

3. Описание интерфейса окна при работе с учебными планами

Для того чтобы начать работу с учебным планом необходимо выбрать в главном меню окна программы пункт Отчеты.

После чего откроется окно Учебный план, в котором в верхней части установлены четыре вкладки: "Уч. план стр.1", "Уч. план стр.2", "Уч. план стр.3", "Уч. план стр.4".

Первые две вкладки содержат перечень всех дисциплин учебного плана, третья - график учебного процесса, четвертая - сведения о практике и государственной итоговой аттестации.

Помимо вкладок окно Учебный план содержит в себе собственную панель инструментов.

Кнопка Дисциплина позволяет вызвать диалоговое окно для ввода названий дисциплины в справочник программы. Аналогично действуете кнопка Шифр, после нажатия которой появляется диалоговое окно.

Шифр дисциплины берется из стандартного учебного плана специальности, вводится с клавиатуры. Сохраняется, добавляясь в справочник нажатием кнопки Добавить.

Данная панель инструментов так же включает в себя два выпадающих меню (свитка), каждое из которых является перечнем групп.

Свиток "1" содержит перечень групп, на которые начат или уже составлен учебный план. Свиток "2" содержит перечень групп, имеющихся в справочнике системы, но для которых учебный план еще не составлен.

Кнопка Открыть предназначена для загрузки учебного плана группы, предварительно выбранной из свитка "1".

Кнопка Сохранить  нужна для сохранения нового учебного плана или копирования учебного плана одной группы на другую группу.

Кнопка Обновитьнеобходима для сохранения внесенных изменений при редактировании учебного плана.

Приложение Л

Проект приказа

МИНИСТРЕСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОЛНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)"

ПРИКАЗ

.00.0000 № ___

О вводе в эксплуатацию автоматизированной информационной системы в ФГОУ ВПО

"Астраханская государственная консерватория"

С целью обеспечения эксплуатации автоматизированной информационной системы

ПРИКАЗЫВАЮ:

. Утвердить Руководство по работе с автоматизированной информационной системой в ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория".

. Утвердить порядок работы, регистрации и контроля документов в деканатах ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория".

. Установить:

. Деканам ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория" назначить сотрудников, ответственных за обеспечение работы в АИС "Деканат".

. Заведующему отделом ДОУ:

.1 До 00.00.0000 г. внедрить автоматизированную информационную систему в ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория" и начать ее опытную эксплуатацию.

.2 До 00.00.0000 г. провести обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство в деканатах ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория".

.3 С 00.00.0000 г. начать промышленную эксплуатацию АИС "Деканат" в ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория".

Ректор ФГОУ ВПО "Астраханская государственная консерватория"

_________________________________________________________

С приказом ознакомлены: